A. Bidang Manajemen
1. Pemesanan obat
Setiap minggunya (pada hari jumat) di Apotek Menmari selalu di cek obat-obat apa saja yang stoknya tersisa sedikit kemudian pada hari sabtu obat-obat yang stoknya sedikit tersebut dibuat daftar atau dengan kata lain dibuat defekta. Defekta tersebut berisi obat-obat atau barang-barang apa saja yang akan dipesan pada minggu selanjutnya, defekta dibuat untuk mempermudah pemesanan obat kepada PBF. Jika ada sales dari PBF yang datang maka pertama Apoteker Pengelola Apotek (APA) melihat defekta terlebih dahulu untuk mengetahui barang-barang apa saja yang akan dipesan kepada PBF tersebut. Selanjutnya APA menulis pesanan di surat pesanan, surat pesanan ada bermacam-macam jenisnya. Macam-macam jenis surat pesanan yaitu ada surat pesanan yang digunakan untuk memesan obat-obat biasa seperti obat keras, obat wajib apotek, obat bebas, obat bebas terbatas serta alat-alat kesehatan dan produk lainnya, surat pesanan biasa ini terdiri atas 2 rangkap, rangkap yang asli diserahkan kepada sales dari PBF yang didalamnya tertulis nama obat serta jumlah obat yang akan dipesan dan rangkap copyannya untuk arsip di apotek. Yang kedua ada surat pesanan untuk obat-obat narkotika, surat pesanan ini terdiri dari 4 rangkap dengan warna yang berbeda yaitu warna putih untuk Pedagang Besar Farmasi (PBF), warna biru untuk Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM), warna merah muda untuk Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, dan warna kuning untuk arsip Apotek. Surat pesanan narkotika hanya digunakan untuk memesan 1 obat narkotika, namun pada Apotek menmari tidak menyediakan obat-obat narkotika sehingga tidak mempunyai surat pesanan narkotika. Yang ketiga ada jenis surat pesanan psikotropika yang digunakan untuk memesan obat dengan golongan psikotropika. Surat pesanan psikotropika terdiri dari 2 rangkap, rangkap pertama berwarna putih untuk Pedagang besar Farmasi dan rangkap kedua untuk arsip apotek. Dan yang terakhir yaitu surat pesanan untuk obat-obat prekursor atau obat yang mengandung prekursor. Prekursor
adalah zat atau bahan pemula atau bahan kimia yang dapat digunakan dalam pembuatan Narkotika dan Psikotropika. Surat pesanan untuk prekursor juga terdiri dari dua rangkap, rangkap pertama untuk PBF dan rangkap kedua untuk arsip apotek. Setelah APA membuat menulis obat yang akan dipesan pada surat pesanan, surat pesanan tersebut ditandatangani oleh APA dan diberi stempel apotek kemudian lembar pertama dari surat pesanan diserahkan pada sales dari PBF yang akan ditindaklanjuti oleh sales yang nantinya akan mengirimkan barang yang telah dipesan.
2. Penerimaan , Penataan, dan Penyimpanan Barang
SOP Penerimaan dan Penyimpanan Barang 1. Saat barang datang dari PBF 2. Cek kesesuaian antara SP dengan faktur dan barangnya (kecocokan tentang nama barang , bentuk, jumlah sediaan, nomor batch, dan tanggal ED 3. Cek kondisi barang (rusak, pecah, tersegel atau tidak) 4. Apabila barang tidak sesuai pesanan atau dalam kondisi rusak, barang dikembalikan ke PBF 5. Apabila semua barang sesuai pesanan dan dalam kondisi baik, barang diterima dan faktur ditandatangani oleh apoteker atau asisten apoteker dilengkapi dengan nomor SIK/SIA serta dibubuhi stempel apotek 6. Faktur diambil satu lembar untuk arsip apotek 7. Serahkan faktur kepada bagian administrasi untuk dimasukkan kedalam buku atau komputer 8. Cocokkan harga yang sudah ada di buku atau komputer dengan harga yang tertera pada faktur baru, apakah ada kenaikan ata u tidak 9. Hargai barang-barang / obat bebas dan letakkan sesuai dengan spesifikasinya. Untuk obat keras langsung disimpan kedalam almari berdasarkan abjad 10. Buat kwitansi pembayaran faktur
11. Arsip faktur sesuai dengan nama PBF masing-masing Proses penerimaan barang di apotek menmari sudah sesuai dengan SOP yang ada disana. Saat ada barang datang, barang dicek kesesuaiannya dengan SP dan faktur. Hal-hal yang harus dicek kesesuaiannya adalah nama barang, bentuk sediaan, jumlah barang, bobot/volume barang, nomor batch serta tanggal kadaluarsa dari barang tersebut. Selain hal-hal tersebut kita juga harus mengecek kondisi barang yang kita terima apakah barang tersebut rusak, pecah, tersegel atau tidak, kondisi barang yang kita terima harus dalam keadaan baik. Jika semua barang yang datang sudah sesuai dan keadaaannya pun telah diketahui baik maka barang diterima dan faktur ditandatangani oleh apoteker dan distempel dengan stempel apotek. Faktur copyan pada lembaran paling bawah pada faktur diambil 1 lembar untuk arsip apotek Barang-barang yang sudah diterima selanjutnya dihargai, cara memberi harga barang-barang atau obat di apotek menmari yaitu pertama harga beli dari pbf ditambahkan ppn atau pajak sebesar 10% kemudian ditambahkan lagi dengan presentase keuntungan, presentase keuntungan masing-masing obat berbeda-beda tergantung golongan obat tersebut. Presentase keuntungan yang ditambahkan untuk obat-obat keras dan obat wajib apotek sebesar 20%, obat bebas; obat bebas terbatas; produk jamu serta alat kesehatan sebesar 10%, dan yang terakhir produk susu sebesar 5%. Setelah harga+ppn ditambahkan presentase keuntungan telah dihitung/ dijumlahkan maka hasilnya merupakan harga jual untuk produk tersebut. Kemudian masing-masing barang yang sudah dihargai diberi label yang tertulis harga barang tersebut dan selanjutnya ditata atau diletakkan pada lemari/etalase atau diletakkan di tempat penyimpanan barang. . Kemudian kita menginput data barang yang datang sesuai dengan faktur yang telah diterima ke dalam komputer berdasarkan nama obatnya masingmasing, yang ditulis/dimasukkan adalah data-data tentang obat tersebut seperti nama/merk obat, nama PBF, bentuk kemasan obat, jumlah obat,
satuan obat, diskon, harga asli obat, harga + ppn, harga jual serta tanggal kadaluarsa. Faktur yang sudah di input datanya disimpan dalam tempat penyimpanan faktur atau dikelompokkan berdasarkan nama PBF yang telah diurutkan berdasarkan nomor. Namun sebelumnya dibuat dahulu kwitansi pembayaran faktur, sesuai dengan nominal yang tertera pada faktur, lalu digabungkan bersama faktur dan disimpan pada tempat yang sesuai atau yang telah disesuaikan. Penyimpanan barang di apotek menmari sudah ditentukan untuk masingmasing barangnya. Untuk obat-obat keras dan obat wajib apotek ditaruh di etalase bagian dalam apotek, jadi tidak diperlihatkan atau tidak dipajang diluar dan disimpan dengan konsep alfabetis, dari A hingga Z. Obat-obat bebas, bebas terbatas, produk jamu, produk susu, alat kesehatan serta perlengkapan bayi dipajang pada etalase depan dan bisa dilihat oleh pembeli/pengunjung apotek dan disimpan sesuai dengan efek farmakologi dan bentuk sediaan. Selain itu juga ada lemari tersendiri/khusus untuk penyimpanan obat-obat psikotropika.
3. Pencatatan obat di buku obat
Setiap menerima barang dari PBF, data yang ada di faktur selalu di input ke dalam komputer, disesuaikan dengan penyimpanan obat tersebut apakah termasuk obat dalam (obat keras dan obat wajib apotek) atau obat luar ( obat bebas, bebas terbatas, jamu, susu, alat kesehatan). Sedangkan obat-obat yang keluar dicatat di dalam buku obat yang keluar, terdapat 2 buah buku yaitu buku dalam untuk obat-obat yang ditempatkan didalam dan buku luar untuk obat-obat yang ditempatkan diluar. Pencatatan tersebut dilakukan untuk mengetahui pendapatan apotek dari obat yang keluar setiap harinya.
4. Pembayaran (Incaso)
Pembelian obat dan alat kesehatan di Apotek Menmari s ecara umum dibagi 2 yaitu : 1. Pembelian Tunai Pembelian tunai adalah pembelian yang dilakukan dengan membayar langsung secara tunai 2. Pembelian Kredit Pembelian kredit adalah pemebelian yang membayar setelah jatuh tempo/dengan kredit. Biasanya PBF memberikan masa jatuh tempo sekitar 21 hari atau 1 bulan. Pada saat pembayaran, apotek akan membayar sejumlah uang yang sesuai dengan nominal yang ada dalam kwitansi. Setelah dibayarkan maka faktur yang asli diserahkan kepada apotek dan pada kwitansi dituliskan kata “Lunas” dan ditandatangani oleh sales dari PBF. Faktur asli kemudian digabungkan dengan faktur yang sebelumnya telah dimiliki oleh apotek dengan Surat Pesanan dan Kwitansi kemudian disimpan sebagai arsip. Di apotek menmari juga terdapat buku pembayaran, setiap barang datang maka jumlah yang harus dibayarkan dicatat dalam buku tersebut, nanti ketika sudah dibayarkan maka diberi keterangan lunas. Buku pembayaran ada 1 namun didalamnya dipisahkan antar masing-masing PBF nya.
5. Pengembalian Barang atau Obat (Retur)
Apabila barang yang dikirim tidak cocok dengan pesanan atau terdapat kerusakan maka barang tersebut dapat diretur. Barang tersebut diretur karena : 1. Tidak cocok dengan surat pesanan 2. Kemasan rusak 3. Mendekati Expire date atau sudah masuk Expire date
Obat yang tidak sesuai dengan surat pesanan atau rusak saat diterima oleh apotek dapat diretur. Hal pertama yang dilakukan adalah menuliskan nama barang serta alasan kenapa barang tersebut diretur pada formulir retur yang disediakan oleh PBF atau jika tidak disediakan oleh PBF maka menggunakan formulir retur dari Apotek sendiri. Tanda retur ditandatangani oleh APA dan dibubuhi stampel apotek. Barang yang akan diretus akan dibawa oleh sales dari PBF. Setelah tanda retur dan barang yang diretur dibawa oleh sales dan nanti sales akan datang kembali untuk menyerahkan faktur retur dan mengembalikan uang penggantian dari barang yang telah diretur atau ditukar dengan barang yang sama namun waktu kadaluarsanya masih panjang. Faktur retur akan ditandatangani oleh APA dan dibubuhi stampel apotek. Cara meretur obat yang mendekati waktu kadaluarsa atau sudah kadaluarsa yaitu pertama dengan mengecek Distributor asal barang tersebut dipesan serta tanggal fakturnya. Kita dapat mengecek dari data yang ada didalam komputer. Selanjutnya faktur dicari pada tempat penyimpanan faktur sesuai dengan masing-masing Distributor. Ketika sales Distributor tersebut datang barang tersebut dapat diretur, APA akan membuat tanda retur dan tanda retur serta barang yang akan diretur diserahkan untuk dibawa oleh sales. Jika sales kembali, sales akan menyerahkan faktur retur untuk ditandatangani dan menyerakan biaya pengganti dari barang tersebut atau jika tidak maka sales bisa memotong uang yang akan dibayarkan oleh apotek kepada PBF untuk barang yang akan dibayarkan selanjutnya.
6. Pelaporan
Narkotika,
Psikotropika,
Prekursor,
dan
Pelayanan
Kefarmasian (Resep dan Swamedikasi)
Setiap bulannya kegiatan di apotek selalu dilaporkan. Ada beberapa macam pelaporan yang dilakukan yaitu pelaporan obat Narkotika, Psikotropika, Prekursor, serta Pelayanan Kefarmasian (Resep dan swamedikasi.
a. Pelaporan obat golongan Narkotika dan Psikotropika Obat golongan Narkotika dan Psikotropika dilaporkan secara online ke Ditjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Departemen Kesehatan Nasional (http://sipnap.binfar.depkes.go.id). Pelaporan jenis obat golongan tersebut dilakukan setiap bulannya maksimal tanggal 10. Apoteker pengelola apotek akan melaporkan secara online dan akan mengisi borang yang telah disediakan.
b. Pelaporan Prekursor Obat-obat Prekursor tunggal dilaporkan setiap bulannya ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat. Apoteker pengelola apotek akan mengisi lembaran pelaporan prekursor yang berisi nama obat, satuan, saldo awal, jumlah prekursor yang masuk dan dari PBF mana, Jumlah prekursor yang keluar dan ditujukan untuk siapa, serta stock akhir yang tersedia di apotek. Laporan untuk
melaporkan prekursor bisa diisi untuk lebih dari 1 obat prekursor. Laporan dikirimkan via fax dan pos.
c.
Pelaporan Pelayanan Kefarmasian (Resep dan Swamedikasi) Pelaporan untuk pelayanan kefarmasian ditujukan setiap bulannya ke dinas kesehatan kabupaten/kota setempat. Sama seperti prekursor, Apoteker pengelola apotek akan membuat surat pelaporan yang akan diisi, formatnya berisi Jumlah Resep yang masuk, Jumlah Swamedikasi tertulis yang pernah diberikan, serta Jumlah informasi obat tertulis yang diberikan kepada pasien. Laporan tersebut dikirimkan via fax dan lewat pos, namun pengiriman lewat pos tidak dilakukan setiap bulan melainkan beberapa bulan sekali.
Apotek menmari setiap bulannya selalu melaporkan obat-obat narkotika psikotropika, prekursor dan pelayanan kefarmasian sesuai dengan aturan.
SURAT PESANAN PSIKOTROPIKA
Yang bertandatangan dibawah ini: Nama
:
.............................................................................
Alamat
:
.............................................................................
Jabatan
:
.............................................................................
Mengajukan permohonan kepada : Nama Perusahaan
:
.............................................................................
Alamat
:
.............................................................................
Jenis Psikotropika sebagai berikut : 1. ....................................sebanyak......................................... 2. ....................................sebanyak......................................... 3. ....................................sebanyak......................................... 4. ....................................sebanyak......................................... Untuk keperluan apotek: Nama
: Apotek Menmari
Alamat
: Jl. Jend.Gatot Subroto 470 – Banyumas
Banyumas, tgl. Apoteker Pengelola Apotek,
Format buku pencatatan psikotropika
No.
Tgl.
Stock
Pemasukan
Pengeluaran
Sisa
awal Dari
No. faktur
Jml
Pasien
Alamat
Dokter
Jml
Ket.
