BAB II PENDAHULUAN
A. LAT LATAR BELA BELAKAN KANG G
Bagi sebuah perusahaan perusahaan adanya struktur struktur organisasi organisasi sangat diperlukan diperlukan.. Terutama bagi mereka yang percaya bahwa bagan organisasi diperlukan guna menjamin menjamin manajemen manajemen yang efektif, efektif, akan menjadi bingung bila hal tersebut tersebut tidak ada. Individu tidak akan memahami pekerjaan mereka, apa yang harus dilakukan, bagaimana pekerjaan mereka akan bisa memenugi pekerjaan pekerja an subunit lain. Dengan tidak adanya bagan organisasi untuk mengklarifikasikan hubungan, maka hal yang tida tidak k logi logik k dan dan keka kekabu bura ran n akan akan terja terjadi di.. Keny Kenyata ataan anny nya, a, setiap setiap pros proses es dari dari pembuatan bagan organisasi merupakan tes yang baik bagi keberadaan bagian tersebut, karena setiap hubungan yang tidak bisa dibuatkan bagannya tampkanya akan menjadi kurang kuat dan karenanya membingungkan mereka yang bekerja di dalamnya. ereka yang mendukung dengan kuat percaya bahwa manajemen akan memi memili lih h stru strukt ktur ur orga organi nisas sasii deng dengan an spes spesifi ifika kasi si tertu tertuli liss atas atas persy persyara aratan tan!! persyaratan penting dari masing!masing tingkat manajemen, departemen departe men , komite dan pekerja pekerjaan an atau atau kelomp kelompok ok pekerja pekerjaan an yang yang sama. sama. ateri ateri ini memberi memberikan kan kepa kepada da kita kita indi indivi vidu du dan dan kelo kelomp mpok ok info inform rmasi asi guna guna memb memban antu tu mema memaha hami mi bagaimana usaha mereka berkorelasi dengan usaha pihak lain. Dibeberapa c ontoh, perusahaan kecil yang dapat berjalan dengan baik di tahap awal perkembangan mereka, mereka, mulai mulai gagal gagal bila bila pendiri pendiriny nyaa tidak tidak bisa bisa terus terus meneru meneruss memanaj memanajeme emeni ni denan gaya pribadi mereka. Transisi dari keberhasilan perusahaan kecil menjadi perusahaan besar ang berhasil, terganggu karena karyawan melakukan pekerjaan yang yang sesuai sesuai dengan dengan kepriba kepribadia dian n dan keteram keterampila pilan n khusus khusus mereka mereka diband dibanding ing dengan pekerjaan yang diperlukan utnuk kinerja organisasi. Bagan organisasi dan dokume dokumen n penduk pendukung ung diperlu diperlukan kan dari dari saat awal awal keberad keberadaan aan perusa perusahaa haan, n, tidak tidak hanya bila telah menjadi besar bagi satu orang untuk memanajemeni.
"truktur "truktur organisasi organisasi dihasilkan dari keputusan keputusan manajerial mengenai mengenai empat atribut penting dari seluruh organisasi# pembagian kerja, dasar departementasi, ukuran
1
departe departemen men,, dan pendel pendelega egasian sian wewena wewenang. ng. Keputu Keputusan san yang yang dibuat dibuat manajer manajer dipengaruhi oleh faktor desain pekerjaan dan desain organisasi seperti perbedaan individu, kompetensi tugas, teknologi , ketidakpastian lingkungan strategi, dan karak karakte teris ristik tik mana manajer jer tert tertent entu. u. $trib tribut ut stru strukt ktur ur mene menent ntuk ukan an seber seberap apaa luas luas organisasi mencerminkan dimensi formal, kompleksitas dan sentralisasi. "truktur organi organisasi sasi berkon berkontri tribus busii pada pada efektiv efektivitas itas organi organisasi sasi dan hubung hubungann annya ya dalam dalam menjustifikasi minat.
B. RUMU RUMUSA SAN N MAS MASAL ALAH AH
%okok & pokok masalah '. Bagaimana pengertian struktur organisasi( ). Bagaimana Konsep *ob Description , *ob $nalisis, dan *ob +valuasi( . bagaimana Konsep staffing( -. $pa %rinsip & prinsip "taffing ( . $pa itu %engembangan "taffing (
C. TUJU TUJUAN AN MASA MASALA LAH H
$dapun tujuan penulisan makalah ini adalah # • •
"ebagai penyelesaian tugas mata kuliah /enegemen keperawatan0. $gar mahasiswa lebih memahami dan mendalami pokok bahasan khususnya tentang /"truktur 1rganisasi dan Konsep "taffing0.
D. MANF MANFA AAT
2aporan 2aporan ini bermanfaat bermanfaat bagi penulis penulis bahwa dalam setiap perusahaan perusahaan baik itu perusahaan kecil ataupun besar harus memiliki struktur organisasi yang baik dan benar.
2
BAB II PEMBAHASAN
A.
Pengertian struktur rganisasi
"truktur organisasi adalah susunan komponen!komponen 3unit!unit kerja4 dalam organisasi. "truktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi!fungsi atau kegiatan!kegiatan yang berbeda! beda tersebut diintegrasikan 3koordinasi4. "elain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi!spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. "truktur 1rganisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme!mekanisme formal organisasi diolah. "truktur organisasi terdiri atas unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja. $dapun faktor!faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi sebagai berikut# '. "trategi 1rganisasi untuk mencapai tujuannya. "trategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi
dapat disusun di
antara para manajer dan bawahan. $liran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah. ). Teknologi yang digunakan. %erbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang!barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi, sebagai contoh
perusahaan
mobil yang
mempergunakan
teknologi industri massal akan memerlukan tingkat standarisasi dan spesialisasi yanglebih tinggi dibandingkan perusahaan industri pakaian jadi yang mengutamakan perubahan mode. . $nggota 3karyawan4 dan orang!orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan
mereka untuk
bekerjasama harus
diperhatikan
dalam
merancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan di antara satuan!satuan kerja pada rancangan struktur organisasi
3
seperti pelanggan, supplier dan sebagainya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur. -. 5kuran organisasi besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan! satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi akan semakin kompleks dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.
"edangkan unsur!unsur struktur organisasi terdiri dari# '. "pesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas!tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi 3pembagian kerja4 dan penyatuan tugas!tugas tersebut menjadi satuan!satuan kerja 3departementalisasi4 ). "tandarisasi kegiatan, merupakan prosedur ! prosedur yang digunakan organisasi
untuk menjamin
terlaksana nya
kegiatan seperti
yang
direncanakan . . Koordinasi
kegiatan
menunjukan
prosedur
!
rosedur
yang
mengintegrasikan fungsi ! fungsi satuan ! satuan kerja dalam organisasi . -. "entralisasi dan desentralisasi
pembuatan keputusan yangmenunjukan
lokasi 3letak4 kekuasaan pembuatan keputusan. . 5kuran satuan kerja menunjukan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.
"truktur 1rganisasi dapat didefinisikan sebagai pola hubungan di antara posisi!posisi dalam organisasi dan antara anggota!anggota dalam organisasi. $da beberapa pendapat atau defenisi mengenai struktur organisasi yakni diantaranya # •
Definisi lain dari struktur organisasi adalah jaringan yang relatif stabil dari hubungan antara personel dan tugas yang membentuk sebuah organisasi 36agner III dan 7ollenbeck, '884.
•
%embentukan struktur organisasi dapat membagi pekerjaan di antara anggota!anggota organisasi dan dan mengkoordinasikan aktivitas!aktivitas yang dilakukan sehingga semua anggota organisasi dapat diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi.
4
Tujuan pembentukan struktur organisasi antara lain adalah sebagai berikut 3ullins, '884 # 9 emperoleh kinerja organisasi dan penggunaan sumber daya yang ekonomis dan efisien 9
emonitor aktivitas dalam organisasi
9 engetahui area pekerjaan yang ditanggani oleh kelompok atau perorangan dalam organisasi. 9 engkoordinasikan bagian dan area kerja yang berbeda dalam organisasi 9 eningkatkan fleksibilitas sehubungan dengan respon untuk permintaan dan pengembangan di masa yang akan datang, serta dapat mengadaptas perubahan karena pengaruh lingkungan. 9 Kepuasan sosial dari anggota yang bekerja dalam organisasi.
"truktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang akan diikuti. "ebuah struktur organisasi mempunyai tiga dimensi yaitu kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi 3:obbins, '88;4.
B. Knse! J" Des#ri!tin $ J" Ana%isis$ &an J" E'a%uasi (. Pengertian J" Des#ri!tin Job description 3jobdesk4 atau uraian jabatan
adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan
5
$dapun contoh contoh atau bagian!bagian pada Job description adalahsebagaiberikut# () Mana*er U+u+ ,General Manager )
anejer utama mempunyai wewenang tertinggi perusahaan yang bertanggung jawab atas berlangsungnya segala kegiatan perusahaan meliputi memimpin mengatur, membimbing dan mengarahkan organisasi perusahaan, dimana kegiatan tersebut untuk mencapai prestasi yang tinggi dalam menghasilkan produk!produk berkualitas dengan jaminan sistem mutu yang selalu terjaga dan dilaksanakan secara konsisten. -) Mana*er Pa"rik ,Factory Manager )
anajer pabrik bertugas dan bertanggung jawab dalam mengatur dan mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan produksi dan mengambil tindakan untuk kelancaran jalannya proses produksi. "elain itu manajer pabrik memiliki tugas dan tanggung jawab# 3'4 erencanakan, mengkoordinasi, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan
manufacturing
yang
meliputi %%I=,
produksi,
teknik
purchasing dan gudang untuk memperlancar proses pencapaian sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. 3)4 meningkatkan usaha dalam bidang peningkatan mutu produk, produktifitas kerja dan pengendalian biaya operasional secara kontinu. 34 engatur dan mengendalikan proses manufacturing sesuai dengan standar yang ditentukan. )
Mana*er Penge+"angan &an Penga/asan Mutu Pr&uk , Branch Process Development and Quality Manager )
anajer %D>= bertugas dan bertanggung jawab dalam memeriksa bahan baku, bahan tambahan, produk jadi, dan bahan pengemas. engawasi analisa kualitas produksi, bertanggung jawab atas kelengkapan laboratorium untuk analisa dan pengembangan produk.
6
"elain itu B%D>= bertugas dan bertanggung jawab # 3'4 engendalikan semua kegiatan departemen %D>= dalam aspek proses pengendalian mutu untuk menjamin kelangsungan aktifitas perusahaan. 3)4 Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ?2% dan Kalibrasi di laboratorium serta ?@% dan 7$==% diproses produksi. 34 engendalikan semua kegiatan pengendalian mutu pada proses awal pengawasan mutu dan hasil pengawasan serta pengembangan produk. 3-4 engatur dan merencanakan kerja, kebutuhan kerja tenaga kerja, alat bantu dan fasilitas kerja selama masih dalam batas!batas standar baku yang diselaraskan dengan rencana manajemen. 34 enilai=. 0) Mana*er Keuangan ,Finance and Accounting Manager)
anajer keuangan bertugas dan bertanggung jawab merencanakan, menyiapkan budget dan planning 3$1%4 untuk menentukan tujuan yang harus dicapai. emonitor kegiatan operasional dalam hal aspek financial supaya sejalan dengan $1%. enandatangani bank instrument 3=ek, transfer bank4 sesuai dengan batasan yang ditetapkan perusahaan. Aerifikasi setiaap pengeluaran biaya ataupun pembelian aset dan penggunaan dana lainnya sesuai dengan batasan yang ditetapkan oleh perusahaan. enetapkan pelasanaan sistem dan prosedur yang berkaitan dengan keuangan 1) Mana*er Persna%ia , Branch Personnerl Manager )
anajer personalia memiliki fungsi merencanakan, mengkordinir, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan kepersonaliaan yang meliputi hubungan industrial, administrasi kepegawaian, keamanan, kehumasan, dan pelayanan umum untuk mendukung proses pencapain tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. "elain itu manajer personalia memiliki tugas dan tanggung jawab menciptakan hubungan industrial yang harmonis untuk mencapai ketenangan industrial 3ketenangan kerja dan ketenangan usaha4 dilingkungan perusahaan.
7
2) Mana*er Pe+asaran , Areaa Sales and Promotion Manager )
anajer pemasaran memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengkoordinir distribusi produk ke daerah pemasaran, melakukan tugas penjualan dan permintaan produk, menyiapkan rencana penjualan dan permintaan produk, merencanakan dan membuat rancangan promosi, serta membuat rencana penjualan dan permintaan produk. 3) Purcashing !!ice
%urchasing memiliki tugas dan wewenang dalam menetapkan dan memelihara prosedur pembelian untuk mengendalikan aktifitas pembelian, mengesahkan dokumen pembelian sebelum dokumen dikirim ke pemasok dan memilih serta mengevaluasi pemasok yang telah ditetapkan. -. Pengertian J" Ana%isis
*ob analisis 4 $nalisis *abatan merupakan sebuah proses yang sistematis dari penghimpunan informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. *ob analisis 4 $nalisis *abatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. *ob analisis 4 $nalisis *abatan secara sistematik meliputi kegiatan! kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan
<
jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan "D kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja. =ontoh hasil informasi yang didapat dari kegiatan *ob $nalysis < analisis jabatan antara lain# uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya
pekerjaan,
besar
kecilnya
risiko
pekerjaan,
sulit
tidaknya
pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan. etode %enghimpunan informasi dan data pada job analisis 4 $nalisis *abatan yang paling sesuai
adalah tergantung pada tujuan dari pada job
analisis 4 $nalisis *abatan, jenis!jenis informasi yang akan dikumpulkan, sumber informasi, cara pengumpulan informasi dan cara dimana data tersebut akan dianalisis dan dilaporkan. namun metode yang paling umum dan banyak
8
digunakan dalam melakukan job analisis 4 $nalisis *abatan adalah dengan beberapa metode sebagai berikut # a. etode 1bservasi Dengan menganalisa pekerjaan funsional yaitu mengobservasi orang yang melaksanakan pekerjaan, tujuannya untuk menganalisis persyaratan dari pekerjaan bukan menilai. Dalam melakukan analisa pekerjaan fungsional diperlukan banyak informasi, dimana informasi ini terbagi menjadi kategori yaitu Data, 1rang dan Barang. Informasi data meliputi Koordinasi, analisis, pengumpulanm komputasi, penyalinan dan pembandingan. Informasi kategori 1rang meliputi @egosiasi, Instruksi, %enyeliaan< "upervisi, peragaman, pembujukan, pembicaraan dan pelayanan. "edangkan kategori barang meliputi pengendalian,
dorongan,
manipulasi,
pemeliharaan,
pemberian
dan
penanganan.
b. etode 6awancara, Dalam melakukan job analisa 4 $nalisis *abatan data dapat diperoleh dengan metode wawancara yaitu mewawancarai pemegang pekerjaan dan atasan mereka. Dalam metode wawancara ini bisa dibagi menjadi jenis yaitu individu, wawancara kelompok karyawan dan kelompok supervisor, dalam metode wawancara ini mengenai validitasnya tergantung pada pengunaan metode sistematik dan sampel yang diambil. @amun metode ini ada kelemahan yaitu bisa terjadi distorsi informasi sehingga diperlukan informasi tambahan.
c. etode Kuesioner aitu dengan memberikan kuesioner kepada karyawan dan meminta kryawan untuk mengisi kuesioner tersebut dengan menjelaskan tugas dan tanggung jawab mereka sesuai jabatan yang di embannya. *enis kuesioner ini terbagi menjadi jenis yaitu Kuesioner Informasi job analisa Kuesioner lengkap, Kuesioner analisis posisi. Kelebihan dari metode kuesioner dalam job analisa ini adalah informasi pada sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan dalam waktu yang cepat serta memungkinkan analis pekerjaan untuk mengajukan pertanyaan standar untuk semua peserta. @amun
9
kendalanya biasanya bisa saja karyawan tidak dapat menyelesaikan kuesioner sesuai yang ditargetkan hal ini mungkin karyawan salah menafsirkan atau mungkin mengambil waktu terlalu lama untuk mengembalikannya.
d. etode catatan harian karyawan Informasi pekerjaan dalam melakukan job analisa dapat diperoleh dari catatan yang dibuat oleh karyawan yang isinya apasaja yang dilakukan dalam menjalankan pekerjaannya. Buku catatan ini akan sangat berguna dan berharga dalam mencari sumber informasi ketika dibuat secara akurat dan update serta catatan harian ini pula dapat mengidentifikasi tugas!tugas karyawan yang tidak teratur jika dikemudian hari di butuhkan data kegiatan karyawan tersebut. @amun terkadang karna kurangnya kedisiplinan karyawan dengan berbagai alasan mereka kurang konsisten dalam menuliskan aktifitas pekerjaan kesehariannya sehingga data kurang lengkap. .
Pengertian *" e'a%uasi
erupakan %roses menganalisis dan menilai suatu jabatan secara sistematik untuk mengetahui nilai relatif bobot berbagai jabatan dalam suatu organisasi. erupakan aktivitas yang dilakukan untuk menentukan nilai relative atau nilai jabatan 3 job value4 antara jabatan satu dengan jabatan yang lain. a. Tu*uan J" E'a%uasi
'. empermudah penentuan gaji pokok dalam penerimaan karyawan baru ). empermudah penetapan gaji pokok bagi "D yang promosi atau transfer . empermudah memberikan keputusan /Special Assignment 0 pada "D yang belum memperoleh posisi -. enentukan nilai relative dari jabatan!jabatan yang ada dalam suatu organisasi dengan cara yang logis dan disepakati bersama!sama.
10
". Para+eter J" Ana%isis
+valuasi jabatan secara umum menggunakan tiga parameter yang saling brehubungan, yaitu # '. Know How " yakni seluruh unsure pengetahuan, keilmuan, ketrampilan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melaksanakan jabatan sesuai dengan standar kinerja. ). Problem Solving, yakni tantangan pemikiran yang dibutuhkan dalam pekerjaan untuk menganalisa, mengevaluasi, menciptakan, menjelaskan dan mengambil suatu kesimpulan yang dilakukan berdasarkan 5ndang! undang praktek organisasi dan profesionalisme pekerjaan . Accountability, merupakan hasil dan konsekuensi dari suatu tindakan atau keputusan yang telah dibuat. Dampak akuntabilitas diukur dari hasil kerja jabatan.
#. Ha+"atan 5 6a+"atan &a%a+ Penera!an s7arat 5 s7arat J" Ana%isis
'. Biaya "ebab sebelum menetapkan atau menerapkan metode tsb, perlu disusun terlebih dahulu spesifikasi jabatan melalui deskripsi jabatan dan analisa jabatan 3penelitian4 ). Tidak ada atau tidak memiliki tenaga ahli dalam *ob +valuation. Biasanya perusahaan bekerjasama dengan konsultan, sering timbul masalah karena hasil keputusan penelitian tsb menyimpang atau bias. . Kesadaran karyawan untuk memahami apa dan tujuan job evaluation masih kurang, yang disebabkan karena factor pendidikan yang berbeda.
&. S7arat 5 s7arat &i%aksanakan J" e'a%uasi
'. %erusahaan harus mengadakan suatu analisa jabatan yang baik untuk menentukan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan ). Diadakan penggolongan jawaban . "ebelum dimulai Job Evalution perlu diadakan penyebaran ide kepada para karyawan, sehingga mereka benar!benar memahami dan memaklumi job evaluation tersebut.
11
e. Met&e J" E'a%uasi
'. etode Kualitatif a !anking "et#od erupakan
metode
evaluasi
jabatan
yang
dilakukan
dengan
membandingkan tingkat kepentingan antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain. b $lassification "et#od %Job &rading' Disusun klas!klas jabatan dengan deskripsi jabatan yang bersifat umum. "etelah itu jabatan!jabatan yang akan dinilai dibandingkan dengan deskrpsi jabatan tersebut dalam klas!klas jabatan. ). etode Kuantitatif a (#e )actor $omparison "et#od etode ini merupakan bentuk lain dari ranking method, hanya pada metode ini telah dilakukan pembobotan secara sederhana untuk setiap pekerjaan dengan membandingkannya terhadap keseluruhan pekerjaan yang ada di suatu organisasi. b
Point "et#od etode ini dipandang lebih teliti dan objektif dalam menentukan nilai suatu jabatan. 5ntuk dapat menggunakan metode ini organisasi sudah harus memiliki uraian jabatan yang lengkap disertai dengan spesifikasi dan persyaratan jabatan.
8. Sur'e7 Pengka*ian
Dengan melakukan evaluasi jabatan, diharapkan keadilan penggajian di dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat tercapai, sehingga jabatan yang memang
memberikan
sumbangan
besar
terhadap
pencapaian
tujuan
perusahaan akan mendapatkan imbalan yang lebih besar daripada jabatan lainnya. $tau dengan kata lain, secara internal telah ada keseimbangan dan keadilan dalam sistem imbal jasa. 5ntuk membandingkan gaji di satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dikenal suatu kegiatan yang disebut dengan survey penggajian. Kegiatan ini bertujuan untuk membentuk keadilan eksternal serta berguna untuk menetapkan besaran imbalan agar tetap kompetitif dalam memberikan imbalan kepada karyawan. emang kegiatan
12
ini bukanlah hal yang mudah dan sederhana. Kegiatan ini hanya dapat dilakukan spesialis "D atau Konsultan "D yang bekerja sama dengan berbagai perusahaan. %ada dasarnya kegiatan survey penggajian berusaha untuk membandingkan jabatan!jabatan yang ada dalam suatu perusahaan dengan jabatan!jabatan sejenis di berbagai perusahaan lainnya. Biasanya, perbandingan dilakukan pada perusahaan!perusahaan yang sejenis pula, misalnya diantara sesama perusahaan minyak atau antara perusahaan perbankan. 7asil dari survey ini akan menunjukkan apakah suatu perusahaan memberikan imbalan lebih baik, sama atau justru dibawah perusahaan lainnya.
C.
Knse! sta88ing
enurut :. Duane dan *. =lifton 3'8C8p. )84 staffing merupakan proses formal dari memastikan bahwa organisasi mempunyai sumber daya berijaEah atau memenuhi syarat untuk mendekati tujuan, dan mewakili sumber hidup dari setiap perusahaan. enurut *hon 3'8C-4 staffing dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mengisi pekerjaan dengan orang yang tepat. 7al inimerupakan bagian daritugas manajer organisasi. Dan ini merupakan seni dari penempatan orang!orang yang berijaEah atau memenuhi syarat dan antusias ke dalam posisi jabatanpekerjaan yang ditawarkan. enurut T. 7ani 7andoko 3);; )4 penusunan personalia 3staffing4 adalah fungsimanajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota!anggota organisasi.
(. Prses Pen7usunan Persna%ia ,Sta88ing) %roses penyusunan personalia 3staffing process4 dapat dipandang sebagai
serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalian oraganisasi dengan orang!orang yang tepat dalam posisi!posisi tepat dan pada waktu yang tepat.
$dapun langkah!langkah dalam proses penyusunan pesonalia atau staffing process sebagai berikut # a. Peren#anaan Su+"er Da7a Manusia
13
%erencanaan sumber daya manusia adalah mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi. $da tiga bagian perencanaan personalia yang dibutuhkan # '4. %enentuan Kebutuhan *abatan %enyusunan personalia organisasi dimulai dengan # %enentuan tujuan dan rencana organisasi • %enentuan spesifikasi jabatan 3 job specification 4 jenis!jenis jabatan dan • • •
)4.
keterampilan yang dibutuhkan. eramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa mendatang %ersediaan karyawan untuk melaksanakan berbagai kegiatan %engembangan "umber!sumber %enawaran %ersonalia. $da dua sumber
perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi manajer lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang sudah ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang yang tepat dalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi. ". Penarikan %enarikan 3 recruitment 4 berkenaan dengan pencarian dan penarikan
tenaga kerja potensial dalam jumlah yang tepat dan dengan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. %enarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan!kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan!jabatan yang tersedia. etode yang digunakan untuk penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan melalui iklan, leasing 3penggunaan tenaga honorer4, rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga!lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer. #. Se%eksi "eleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu
jabatan tertentu dari lamaran yang masuk. $dapun langkah!langkah dalam prosedur seleksi yang dapat digunakan yaitu # 6awancara pendahuluan • %engumpulan data!data pribadi 3 biografis 4 • %engujian 3 testing 4 •
14
6awancara yang lebih mendalam %emeriksanaan referensi!referensi prestasi • %emeriksaan kesehatan • Keputusan pribadi • 1rientasi jabatan • $da beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa •
faktor lain mungkin juga berpengaruh dalam kondisi!kondisi tertentu, tetapi tidak mungkin untuk menyatakan secara tepat semua faktor yang dicari dalam diri karyawan potensial. Bebarapa factor tersebut adalah # 2atar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk • •
menunjuk apa yang telah dilakukan seseorang di waktu lalu. Bakat dan minat 3 aptitude dan interest 4, untuk memperkirakan minat dan
•
kapasitas atau kemampuan seseorang. "ikap dan kebutuhan 3 attitudes dan needs 4, untuk meramalkan tanggug
•
jawab dan wewenang seseorang. Kemampuan!kemampuan analistis dan manipulative, untuk mempelajari
•
kemampuan pemikiran dan penganalisaan. Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam
•
pelaksanaan aspek!aspek teknik pekerjaan. Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan phisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan
&. Pengena%an &an 9rientasi "etelah diseleksi, karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan
diperkenalkan dengan organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi. e. Lati6an &an Penge+"angan Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan dan mencapai hasil!hasil kerja yang telah ditetapkan. %eningkatkan efektivitas kerja dapat dilakukan dengan latihan 3training4 dan atau pengembangan. 2atihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan
keterampilan!keterampilan
dan
teknik!teknik
pelaksanaan
pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. "edang pengembangan lebih luas ruang
15
lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat!sifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi. f. Peni%aian Pe%aksanaan Ker*a Di dalam penilaian pelaksanaan kerja dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar!standar atau tujuan!tujuan yang dikembangkan bagi posisi tersebut. g. Pe+"erian Jasa &an Peng6argaan %emberian jasa dan penghargaan yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan di waktu yang akan datang. Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang. Dalam pemberian kompensasi ini harus memperhatikan prinsip keadilan, yaitu pada bagaimana mereka melihat nilai relatif dibandingkan yang lain yang berdasarkan pada tanggung jawab yang diemban, kemampuan yang dimiliki, produktivitas dan kegiatan!kegiatan manajerial. 6. Peren#anaan &an Penge+"angan Karir Dalam perencanaan dan pengembangan kakir mencakup transfer 3promosi, demosi dan lateral4, penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian dan pension. D. Prinsi! 5 !rinsi! Sta88ing
Dalam staffing berlaku prinsip utama yaitu # *(#e !ig#t "an in (#e !ig#t Place and (ime+ yang berarti bahwa setiap personel ditempatkan pada unit kerja yang sesuai dengan keahlian dan kecakapannya, dengan demikian suatu perkerjaan
16
kolusi dan korupsi yang berakibat buruk terhadap kemajuan unit organisasi kerja itu sendiri. %rinsip!prinsip "T$FFI@?enurut 7arold KoontE # '. %rinciple of staffing objective 3%rinsip tujuan staffing4 # Kedudukan
of
managerial
appraisal
3%rinsip
penilaian
pelaksanaan4
#
%elaksanaan pekerjaan harus dinilai oleh atasan dengan menggunakan standar yang telah ditentukan.pelaksanaan. G. %rinciple of open competition in promotion 3prinsip kompetisi yang sehat dalam pengangkatan4 # anager untuk penyelenggaraan pekerjaan harus dipilih dari calon!calon yang terbaik, yaitu dari dalam atau dari luar perusahaan. H. %rinciple of managerial development objective 3%rinsip tujuan pengembangan manajemen4 # Tujuan dari pada pengembangan manajemen ialah untuk membantu kelancaran pekerjaan daripada manajer yang telah ada. C. %rinciple of managerial development leadership 3%rinsip tujuan pengembangan kepemimpinan4 # %engembangan manajemen yang baik dinilai daripada top manager. 8. %rinciple of direct management development 3%rinsip pengembangan manajemen yang
terarah4 # $lat yang paling efektif untuk mengembangkan
manajemen ialah atasan melaksanakan pertama!tama tugasnya dengan sempurna.
17
E. Penge+"angan Sta88ing
Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas
kerja
karyawan
dan
mencapai
hasil!hasil
kerja
yang
telah
ditetapkan.%eningkatkan efektivitas kerja dapat dilakukan dengan latihan 3training4 dan atau pengembangan. 2atihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan!keterampilan dan teknik!teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. "edang pengembangan lebih luas ruang lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat!sifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi. %ada umumnya karyawan dikembangkan dengan metode yaitu etode! metode on the job0 yang biasa digunakan yaitu # '. =oaching dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka. ). %lanned progression atau pemindahan karyawan dalam saluran!saluran yang ditentukan melalui tingkatan!tingkatan organisasi yang berbeda . :otasi jabatan
pemindahan karyawan melalui
jabatan!jabatan yang
bermacam!macam dan berbeda!beda -. %enugasan sementara, di mana bawahan ditempatkan pada posisi manajeman tertentu utuk jangka waktu yang ditetapkan .
"ystem!sistem
penilaian
presntasi
formal
%engembangan
/off
the
job0dilakukan dengan # %rogram!program pengembangan eksekutif, di universitas!universitas atau lembaga!lembaga pendidikan lainnya, di mana para manajer berpartisipasi dalam program!program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode!metode pengajaran lainnya, sensitive
3peka4
2atihan laboratorium di mana orang belajar menjadi terhadap
orang
lain,
lingkungan
dan
sebagainya,
%engembangan organisasi, yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan keeluruhan organisasi, %enilaian %elaksanaan Kerja Di dalam penilaian pelaksanaan kerja dilakukan dengan membandingkan antara
18
pelaksanaan kerja perseorangan dan standar!standar atau tujuan!tujuan yang dikembangkan bagi posisi tersebut. 2evel perkembangan dipengaruhi oleh ) faktor # a# $ompetence
%engetahuan dan ketrampilan dasar yang ditunjukankan oleh seseorang untuk pencapaian sasaran atau atau pelaksanaan tugas tertentu yang membutuhkan waktu tertentu. Faktir & faktor yang mempengaruhi competence # J ! pendidikan J ! pengalaman J ! latihan 3 melalui pelatihan pembinaan < coaching, dll 4 : ". #++it+ent J '. motiasi dan keyakinan diri dalam melakukan tugas atau pencapaian sasaran tertentu. J ). merupakan sikap yang bisa dilihat dari prilaku J ! motivasi 3 minat dan semangat untuk melakukan tugas atau mencapai sasaran tertentu 4. J ! keyakinan diri 3 kepercayaan seseorang akan kemampuan untuk mencapai sasaran tertentu atau melaksanakan tugas tanpa bantuan pemimpin atau orang lain4. J
19
BAB III PENUTUP a. Kesi+!u%an
"tuktur 1rganisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana
keseluruhan
kerja
tersebut
dapat
dikordinasikan
dan
dikomunikasikan $dapun faktor!faktor yang memengaruhi "truktur 1rganisasi
"trategi 1rganisasi
"kala 1rganisasi
Teknologi
2ingkungan Berdasarkan dari pembahasan masalah yang telah diuraikan dapat
disimpulkan bahwa anajemen "taffing bukanlah kegiatan manajemen yang mudah,perlu banyak pertimbangan!pertimbangan yang harus dijalankan dan tentunya harus akurat,karena jika terjadi kekeliruan maka akan menimbulkan
20
kekacauan
dalam
pekerjaan
yg
akhirnya
menimbulkan
ketidak
profesioanalan.
". Saran
"etelah membaca makalah ini, diharapkan para pembaca dapat memahami dan mengerti akan isi dan maksud dari judul tersebut diatas. %ara pembaca bisa mendapatkkan pelajaran serta dapat menambah wawasan mengenai /"truktur 1rganisasi0 .
DAFTAR PUSTAKA
$tmosudirdjo, %rayudi. 3'8884. esain Serta Struktur -rganisasi. *akarta# "TI$, 2$@ %ress. www.google.com. Struktur -rganisasi 3di akses pada tanggal ) april );';4 1leh Indrawadi, "."i, $% http # << id. 6ikipedia. 1rg< wiki< odel organisasi social 3diakses pada tanggal )H februari );';4 oleh 7eriyanto
Choliq, Abdul Dr., H., MT. Pengantar Manajemen, Semr!"# $% Sr! &er'(. 2011 Terr), *eor"e $. d! +e(lie . $ue. Dasar-dasar Manajemen, -'r# /umi A'(r. ur(!o, Dr(. ". Dasar-dasar Ilmu Organisasi, o")'r# &e!erbi A!di. 2002
21