MAKALAH
SISTEM INFORMASI PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Mata kuliah : system informasi manaje
SISTEM INFORMASI PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Definisi Pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan merupakan proses pemilihan alternatif tindakan untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Pengambilan keputusan dilakukan dengan pendekatan sistematis terhadap permasalahan melalui proses pengumpulan data menjadi informasi serta ditambah dengan faktor – faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan. Menurut Herbert A. Simon (Kadarsah, 2002:15-16), tahap – tahap yang harus dilalui dalam proses pengambilan keputusan sebagai berikut :
Tahap pemahaman ( intelegence phase )
Tahap perancangan ( design phase )
Tahap pemilihan ( chice phase )
Tahap implementasi ( implementation phase )
Tahapan dan Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan
Menurut Simon, proses pengambilan keputusan meliputi tiga fase utama yaitu inteligensi, desain, dan kriteria. Ia Kemudian menambahkan fase keempat yakini implementasi (Turban, 2005).
Fase Inteligensi
Intelegensi dalam pengambilan keputusan meliputi scanning (Pemindaian) lingkungan, entah secara intermiten ataupun terus-menerus. Inteligensi mencakup berbagai aktivitas yang menekankan identifikasi situasi atau peluang-peluang masalah. Tahapan dalam fase intelegensi antara lain identifikasi masalas (peluang), klasifikasi masalah, dan kepemilikan masalah.
Fase Desain
Fase desain meliputi penemuan atau mengembangkan dan menganalisis tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Hal ini meliputi pemahaman terhadap masalah dan menguji solusi yang layak. Tahapan dalam fase intelegensi antara lain memilih sebuah prinsip pilihan, mengembangkan (menghasilkan) alternatif-alternatif, dan mengukur hasil akhir.
Fase Pilihan
Pilihan merupakan tindakan pengambilan keputusan yang kritis. Fase pilihan adalah fase di mana dibuat suatu keputusan yang nyata dan diambil suatu komitmen untuk mengikuti suatu tindakan tertentu. Batas antara fase pilihan dan desain sering tidak jelas karena aktivitas tertentu dapat dilakukan selama kedua fase tersebut dank arena orang dapat sering kembali dari aktivitas pilihan ke aktivitas desain. Sebagai contoh, seseorang dapat menghasilkan alternatif baru selagi mengevaluasi alternatif yang ada. Fase pilihan meliputi pencarian, evaluasi, dan rekomendasi terhadap suatu solusi yang tepat untuk model.
Fase Implementasi
Pada hakikatnya implementasi adalah solusi yang diusulkan untuk suatu masalah atau inisiasi terhadap hal baru, dan pengenalan terhadap perubahan. Definisi implementasi sedikit rumit karena implementasi merupakan sebuah proses yang panjang dan melibatkan batasa-batasan yang tidak jelas. Pendek kata, implementasi berarti membuat suatu solusi yang direkomendasikan bisa bekerja.
Sistem Pendukung Keputusan ( SPK )
Sistem Pendukung Keputusan merupakan suatu sistem interaktif yang mendukung keputusan dalam proses pengambilan keputusan melalui alternatif–alternatif yang diperoleh dari hasil pengolahan data, informasi dan rancangan model. Dari pengertian sistem pendukung keputusan maka dapat ditentukan karakteristik antara lain :
Mendukung proses pengambilan keputusan, menitikberatkan pada management by perception.
Adanya interface manusia / mesin dimana manusia (user) tetap memegang control proses pengambilan keputusan.
Mendukung pengambilan keputusan untuk membahas masalah terstruktur, semi terstruktur dan tidak struktur.
Memiliki kapasitas dialog untuk memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan.
Memiliki subsistem – subsistem yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga dapat berfungsi sebagai kesatuan item.
Membutuhkan struktur data komprehensif yang dapat melayani kebutuhan informasi seluruh tingkatan manajemen
Keputusan tingkatan
Dalam sistem pendukung keputusan terdapat tiga keputusan tingkatan perangkat keras maupun lunak. Masing – masing tingkatan berdasarkan tingkatan kemampuan berdasarkan perbedaan tingkat teknik, lingkungan dan tugas yang akan dikerjakan. Ketiga tingkatan tersebut adalah : keputusan terstruktur, keputusan semi terstruktur, dan keputusan tidak terstruktur.
Keputusan Terstruktur
Keputusan terstruktur adalah keputusan yang dilakukan secara berulang-ulang dan bersifat rutin. Informasi yang dibutuhkan spesifik, terjadwal, sempit, interaktif, real time, internal, dan detail. Prosedur yang dilakukan untuk pengambilan keputusan sangat jelas. Keputusan ini terutama dilakukan pada manajemen tingkat bawah. Contoh: Keputusan pemesanan barang dan keputusan penagihan piutang; menentukan kelayakan lembur, mengisi persediaan, dan menawarkan kredit pada pelanggan.
Keputusan Semi terstruktur
Keputusan semiterstruktur adalah keputusan yang mempunyai sifat yakni sebagian keputusan dapat ditangani oleh komputer dan yang lain tetap harus dilakukan oleh pengambil keputusan. Informasi yang dibutuhkan folus, spesifik, interaktif, internal, real time, dan terjadwal. Contoh: Pengevaluasian kredit, penjadwalan produksi dan pengendalian sediaan, merancang rencana pemasaran, dan mengembangkan anggaran departemen.
Keputusan Tidak Terstruktur
Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan yang penanganannya rumit karena tidak terjadi berulang-ulang atau tidak selalu terjadi. Keputusan ini menuntut pengalaman dan berbagai sumber yang bersifat eksternal. Keputusan ini umumnya terjadi pada manajemen tingkat atas. Informasi yang dibutuhkan umum, luas, internal, dan eksternal. Contoh: Pengembangan teknologi baru, keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain, perekrutan eksekutif.
keuntungan sistem pengambilan keputusan
Beberapa keuntungan penggunaan SPK antara lain adalah sebagai berikut (Surbakti, 2002):
Mampu mendukung pencarian solusi dari berbagai permasalahan yang kompleks.
Dapat merespon dengan cepat pada situasi yang tidak diharapkan dalam konsisi yang berubah-ubah.
Mampu untuk menerapkan berbagai strategi yang berbeda pada konfigurasi berbeda secara cepat dan tepat.
Pandangan dan pembelajaran baru.
Sebagai fasilitator dalam komunikasi.
Meningkatkan kontrol manajemen dan kinerja.
Menghemat biaya dan sumber daya manusia (SDM).
Menghemat waktu karena keputusan dapat diambil dengan cepat.
Meningkatkan efektivitas manajerial, menjadikan manajer dapat bekerja lebih singkat dan dengan sedikit usaha.
Meningkatkan produktivitas analisis.
komponen sistem pengambilan keputusan
Adapun komponen-komponen dari Sistem Pengambilan Keputusan adalah sebagai berikut.:
Management Data
Termasuk database, yang mengandung data yang relevan untuk berbagai situasi dan diatur oleh software yang disebut Database Management System (DBMS).
Management Model
Melibatkan model finansial, statistikal, management science, atau berbagai model kualitatif lainnya, sehingga dapat memberikan ke sistem suatu kemampuan analitis, dan manajemen software yang dibutuhkan.
Communication
User dapat berkomunikasi dan memberikan perintah pada Decision Support Sistem melalui subsistem ini. Ini berarti menyediakan Interface.
Knowledge Management
Subsistem optional ini dapat mendukung subsistem lain atau bertindak atau bertindak sebagai komponen yang berdiri sendiri.
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi. Umumnya SIM mengambil data dari system pemrosesan transaksi.
Karakteristik SIM
Beberapa karakteristik Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah sebagai berikut :
Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas: prosedur operasi, aturan pengambilan keputusan, dan arus informasi.
Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.
Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung (manajer menggunakan laporan dan informasi dan membuat kesimpulan-kesimpulan tersendiri untuk melakukan pengambilan keputusan).
Macam-macam laporan SIM
Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya.
Laporan ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data/informasi.
Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul kalau terjadi keadaan yang tidak normal. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin memerlukan laporan pengiriman barang dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu. Laporan ini hanya muncul kalau keadaan yang diminta terpenuhi.
Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukkan dua atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan.
Sistem-sistem Pendukung Pengambilan Keputusan
Sistem pendukung pengambilan keputusan/Decision Support System(DSS)
Sistem pendukung keputusan adalah sistem interaktif berbasis komputer yang mendukung pemakai dalam kemudahan akses terhadap data dan model keputusan. serta dalam upaya untuk membantu proses pengambilan keputusan yang efektif untuk memecahkan masalah yang bersifat semi terstruktur dan tidak terstruktur, karena itu harus mampu:
Ditambah / dikembangkan
Mendukung analisis data dan model desisi
Berorientasi pada masa yang akan datang
Digunakan dalam waktu yang tidak terjadwal
Sistem pendukung keputusan merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat. DSS lebih ditujukan untuk mendukung manajemen dalam melakukan pekerjaan yang bersifat analitis, dalam situasi yang kurang terstruktur dan dengan kriteria yang kurang jelas. DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomasikan pengambilan keputusan, tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan dapat melakukan berbagai analisis dengan menggunakan model-model yang tersedia.
Tujuan DSS
Menurut Turban (2005), Tujuan dari DSS adalah sebagai berikut:
Membantu dalam pengambilan keputusan atas masalah yang terstruktur
memeberikan dukungan atas pertimbangan managerial dan bukannya dimaksudkan untuk menganti fungsi manager.
Meningkatkan efektivitas keputusan yang diambil daripada perbaikan efisiensinya.
Kecepatan komputasi
Meningkatkan produktifitas
Dukungan kualitas
Berdaya saing
Mengatasi keterbatasan koognitif dalam pemrosesan dan penyimpanan.
Karakteristik DSS
Beberapa Karakteristik DSS antara lain adalah sebagai berikut :
Menawarkan keluwesan, kemudahan beradaptasi, dan tanggapan yang cepat.
Memungkinkan pemakai memulai dan mengendalikan masukan dan keluaran.
Dapat dioperasikan dengan sedikit atau tanpa bantuan pemrogram profesional.
Menyediakan dukungan untuk keputusan dan permasalahan yang solusinya tak dapat ditentukan di depan.
Menggunakan analisis data dan perangkat pemodelan yang canggih.
Sistem Informasi Eksekutif/Executive Support Systems (ESS)
Sistem informasi eksekutif adalah sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang. Pemakai yang awam dengan komputerpun tidak sulit mengoperasikannya karena sistem dilengkapi dengan antarmuka yang sangat memudahkan pemakai untuk menggunakannya (user-friendly).
Karakteristik ESS antara lain :
Dapat digunakan untuk meringkas, menapis, dan memperoleh detil data.
Menyediakan analisis kecenderungan (trend analysis), pelaporan perkecualian, dan kemampuan drill-down.
Dapat digunakan untuk mengakses dan memadukan data internal dan eksternal.
Mudah digunakan dan terkadang tidak perlu atau hanya perlu sedikit pelatihan untuk menggunakannya.
Dapat digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa perantara.
Menyajikan informasi dalam bentuk teks, grafik, dan table.
Terkadang dilengkapi fasilitas komunikasi elektronis (e-mail dan konferensi dengan komputer), kemampuan analisis data (spreadsheet, bahasa query, dan DSS), dan perangkat produktivitas pribadi (seperti kalendar elektronis).
Sistem Pengambilan Keputusan Kelompok/Group Decision Support System (GDSS
Konsep GDSS
Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (group decision support system GDSS) adalah "sistem berbasis komputer yang membantu sekelompok orang melakukan tugas (atau mencapai tujuan) yang sama dan memberikan antarmuka untuk digunakan bersama." istilah lain juga digunakan untuk menggambarkan aplikasi tekhnologi informasi kedalam situasi kelompok. Istilah lain antara lain sistem pendukung kelompok , kejasama berbantuan komputer, dukungan kerja kolaboratif terkomputerisasi, dan sistem penemuan elektronik.
Letak Lingkungan GDSS
GDSS membantu memecahkan masalah dengan cara menyediakan lokasi yang kondusif untuk komunikasi. Jika anggota bertemu pada saat yang bersamaan, maka lokasi ini disebut pertukaran sinkron salah satu contoh adalah pertemuan komite. Jika para anggota bertemu pada watu yang berbeda-beda, maka lokasi ini disebut Pertukaran asinkron salah satu contohnya adalah saling berbalas komunikasi melalui e-mail.
Ruang Keputusan
Ruang keputusan (decision room) adalah tempat sekelompok kecil orang bertemu langsung. Ruang ini membantu komunikasi melalui kombinasi perabotan, peralatan dan tempat. Peralatan mencakup kombinasi komputer, mikrofon penangkap suara, kamera video, dan layar lebar. Ditengah tengah ruangan terletak konsol fasilitator. Fasilitator adalah seorang yang tugas utamanya adalah menjaga diskusi dijalurnya.
Sistem Pakar/Expert System (ES)
Sistem pakar (expert system), yaitu sistem yang meniru kepakaran (keahlian) seseorang dalam bidang tertentu dalam menyelesaikan suatu permasalahan (Horn, 1986).
Konfigurasi Sistem Pakar
Sistem pakar tediri dari empat bagian utama antara lain :
Interface Pengguna
Basis Pengetahuan (knowledge basis)
Mesin Inferensi (inference engine)
Mesin Pengembangan
Interface Pengguna
Memungkinkan manajer untuk memasukan instruksi dan informasi kedalam sistem pakar yang menerima informasi dari sistem tersebut. Intruksi ini menentukan parameter yang mengarahkan sistem pakar dalam prosespemikirannya. Input informasi berbentuk nilai yang dikaitkan dengan penjelasan. Terdapat dua penjelasan : penjelasan dari pertanyaan yang diberikan manajer dan penjelasan mengenai solusi masalah
Basis Pengetahuan (knowledge basis).
Berisikan fakta yang menggambarkan masalah serta tekhnik penggambaran pengetahuan yang menjelaskan bagaimana fakta bersentuhan secara logis. Istilah Domain masalah (problaim domain) digunakan untuk menggambarkan area permasalahan.
Mesin Inferensi (inference engine)
Bagian dari sistem pakar yang melakukan pemikiran dengan cara menggunakan isi basis pengetahuan dalam urutan tertentu. Selama konsultasi, mesin inferensi memeriksa aturan-aturan basis peengetahuan satu demi satu, dan jika persyaratan satu aturan benar, maka suatu tindakan dilaksanakan . Dalam terminologi sistem pakar, aturan diberhentikan jika tindakan diambil.
Mesin Pengembangan
Sistem pengembangan, yang digunakan untuk membuat sistem pakar. Ada dua pendekatan yang tersedia : bahasa pemograman dan kerangka sistem pakar. Kerangka sistem pakar (expert system shell) adalah prosesor siap pakai dan dapat disesuaikan untuk masalah tertentu dengan cara menambahkan basis pengetahuan yang sesuai. Cara pikir berbasis kasus (casebased reasoning–CBR) pendekatan ini menggunakan data historis sebagai dasar untuk pengidentifikasian masalah dan merekomendasikan solusi.
KESIMPULAN
Sistem pendukung keputusan dirancang memiliki sifat yang dinamis dan fleksibel dalam perusahaan. Sistem pendukung keputusan membantu memberikan alternatif-alternatif pada proses pengambilan keputusan, tetapi tidak menggantikan pemakai sebagai pengambil keputusan. Konsep DSS merupakan sebuah sistem interaktif berbasis komputer yang membantu pembuatan keputusan memanfaatkan data dan model untuk menyelesaikan masalah-masalah yang bersifat tidak terstruktur dan semi terstruktur.
Para manajer membuat beragam keputusan dalam proses penyelesaian suatu masalah. Dalam menyelesaikan masalah, manajer melalui empat aktivitas : intelijen, perancangan, pemilihan, dan pengkajian. Dalam mengambil cara pandang sistem dan mengikuti pendekatan sistem, manajer dapat menggunakan model sistem umum suatu perusahaan atau model lingkungan. Tujuan dari mengambil cara pandang sistem adalah memberi kesempatan kepada organisasi untuk bekerja sebagai sistem yang efektif dan efisien.
1
