Program Audit 1.
Pengujian pengendalian
a.
Pengujian pengendalian biaya gaji dan upah
·
Minta register gaji dan upah, pilih sampel karyawan dan periksa kebenarannya.
·
Himpun arsip personalia, periksa kelengkapan arsip karyawan dan lakukan perbandingan
informasi pengurangan gaji/ upah dengan catatan personalia. b.
Pengujian pengendalian pendistribusian cek dan gaji
·
Pilih dan minta sampel gaji yang sudah di cancelled
·
Bandingkan tanda-tangan cek penerima dengan tanda tangan dalam catatan.
·
Mengamati pendistribusian cek secara langsung
2.
Pengujian Substantif
a.
Program audit awal
·
Buat top schedue
·
Minta rincian biaya gaji, upah dan rekening terkait
·
Lakukan tes matematis
·
Cocokkan
b.
Prosedur analitis
·
Bandingkan saldo gaji, upah dan rekening terkait dengan saldo tahun sebelumnya
·
Bandingkan saldo dan anggaran
·
Hitung rasio
c.
Detail transaksi
·
Telusuri nama dan tarif gaji dan upah untuk dasar pencatatannya
·
Telusuri waktu yang tampak pada kartu hadir dan pulang serta laporan yang ditandatangani
mandor ·
Tentukan dasar pengurangan dan penggajian dan bandingkan dengan catatan pengurangan
yang telah diotorisasi ·
Bandingkan total gaji dan upah dan rekening terkait dari data yang dibuat
·
Adakan observasi pengadaan mesin absensi dan kartu absensi yang tidak digunakan
d.
Detail Sado
·
Buat ringkasan daftar kompensasi staff atau pimpinan dan telusuri ke kontrolnya
·
Periksa daftar gaji untuk satu atau beberapa bulan dan tes perhitungan PPh apakah sesuai
Undang-undang ·
Bandingkan total biaya gaji, upah dan rekening terkait dalam laporan Laba Rugi dan SPT
·
Bandingkan data yang ada dalam daftar gaji dan upah dengan catatan personal.
·
Lakukan observasi pada saat pembayaran gaji dan upah.
e.
Penyajian dan Pengungkapan
·
Periksa penyajian dan pengungkapan dalam neraca dan Laporan laba Rugi apakah sudah tepat.
Pengertian siklus personalia Siklus personalia suatu perusahaan meliputi kejadian-kejadian dan kegiatan-kegiatan yang bersangkutan dengan pemberian kompensasi kepada pimpinan dan pegawai perusahaan. Jenis-jenis kompensasi tersebut meliputi gaji, upah (per jam, per hari, atau per unit pekerjaan), komisi, bonus, tunjangan, opsi membeli saham, berbagai kesejahteraan ( benefit ) yang diberikan kepada pegawai (misalnya asuransi kesehatan). Siklus personalia berkaitan dengan dua siklus lain. Pembayaran kompensasi kepada karyawan dan pembayaran pajak penghasilan karyawan yang dipotong perusahaan dari penghasilan karyawan berhubungan dengan transaksi pengeluaran kas dalam siklus pengeluaran. Kemudian, pendistribusian biaya tenaga kerja pabrik ke barang dalam proses berkaitan dengan siklus produksi. Namun untuk kelompok transaksi utama dalam siklus ini adalah transaksi-transaksi penggajian/pengupahan.
Materialitas, Risiko Bawaan, dan Prosedur Analitis
Materialitas Untuk perusahaan jasa seperti bank, kantor akuntan publik, atau perusahaan asuransi, jasa personalia biasanya merupakan salah satu pos biaya yang besar. Sedangkan pada lembaga-lembaga pendidikan, jasa personalia umumnya adalah sebagai pengeluaran utama. Dengan berkembangnya perusahaan jasa maka akan menyababkan semakin pentingnya peranan tenaga kerja, sehingga siklus jasa personalia pada banyak perusahaan merupakan bidang audit material. Di lain pihak, saldo
rupiah utang gaji dan upah pada umumnya tidak begitu signifikan, namun pengungkapan yang berkaitan dengan opsi saham dan program pensiun biasanya merupakan pengungkapan yang material.
Risiko Bawaan Risiko bawaan yang ada pada siklus personalia adalah:
Pada asersi kelengkapan, auditor tidak begitu khawatir karena kebanyakan pegawai akan bereaksi untuk menagih kepada majikannya jika meraka tidak dibayar tepat pada waktunya. Namun kecurangan bisa terjadi di asersi keberadaan atau keterjadiaan. Pegawai bisa saja terlibat dalam pembuatan daftar gaji dengan nama-nama fiktif dan mengalihkan cek gaji tersebut untuk kepentingan mereka.
Pada perusahaan manufaktur, apabila perputaran tenaga kerjanya cukup sering, maka perlu diamati apakah ada kemungkinan tetap dimasukkannya nama pegawai yang telah keluar dalam daftar gaji yang harus dibayar.
Mengenai dana pensiun juga bisa menyebabkan adanya salah perhitungan atau perhitungan yang rumit.
Jadi, risiko bawaan pada siklus personalia cukup tinggi terjadi pada asersi keberadaan dan keterjadiaan, penilaian atau pengalokasian, serta penyajian dan pengungkapan.
Prosedur Analitis Prosedur analitis sangat bermanfaat dalam mengidentifikasi kecurangan potensial, misalnya apabila gaji atau upah kotor pegawai lebih tinggi dari jumlah yang diperkirakan auditor. Prosedur ini akan sangat efektif apabila auditor bisa menggunakan pernagkat lunak audit digeneralisasi, mengelompokkan (sort ) pegawai berdasarkan kategori pegawai dan kemudian menganalisis gaji atau upah rata-rata per kategori pegawai. Adapun prosedur analitis yang biasa digunakan dalam audit siklus personalia antara lain:
Rasio
Rumus
Manfaat dalam Audit
Biaya tenaga kerja rata-rata per Total kelompok biaya tenaga
Untuk menilai kewajaran biaya
kelompok tenaga kerja
kerja : Jumlah tenaga kerja
tenaga kerja berdasarkan
dalam kelompok bersangkutan
kelompoknya
Total pendapatan : Jumlah
Digunakan dalam mengukur
karyawan penuh waktu
produktivitas tiap pegawai.
Pendapatan per karyawan
Biasanya digunakan dalam perusahaan jasa
Persentase biaya tenaga kerja
Total biaya tenaga kerja : Total
Untuk pengujian kewajaran biaya
terhadap total pendapatan
pendapatan
tenaga kerja. Data ini biasanya dibandingkan dengan data
statistik bidang usaha
Persentase PPh karyawan
Total pajak penghasilan :
Menguji kewajaran biaya tenaga
terhadap total pendapatn kotor Pendapatan bruto karyawan
kerja. Data ini biasanya
karyawan
dibandingkan dengan standar tarif pajak
Perbandingan biaya tenaga
Biaya tenaga kerja tahun ini :
Pengujian kewajaran biaya
kerja (gaji, upah, bonus) dengan Biaya tenaga kerja tahun lalu
tenaga kerja apabila selisih
biaya tahun lalu atau anggaran
berbeda secara signifikan lebih dari 1,0
Perbandingan utang gaji tahun
Utang gaji tahun ini : Utang gaji
ini dengan utang gaji tahun lalu tahun lalu disesuaikan dengan
Pengujian kewajaran utang gaji apabila rasio berbeda signifikan
tingkat pertumbuhan dalam volume biaya tenaga kerja
Rasio pajak penghasilan
Pajak penghasilan karyawan :
Pengujian kewajaran pajak
karyawan dengan total biaya
Total biaya tenaga kerja
penghasilan karyawan
tenaga kerja
berdasarkan rasio tahun lalu
Persentase biaya kesejahteraan Total biaya kesejahteraan
Pengujian kewajaran biaya
karyawan terhadap biaya
karyawan : Biaya tenaga kerja
kesejahteraan karyawan.
tenaga kerja bruto
bruto
Biasanya dibandingkan dengan data statistik bidang usaha.
Aktivitas Pengendalian – Transaksi Penggajian/Pengupahan
Dokumen dan Catatan Adapun dokumen dan catatan yang penting dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi-transaksi penggajian/pengupahan:
Otorisasi personil. Memo yang diterbitkan oleh departemen personalia tentang pengangkatan pegawai beserta semua perubahan status pegawai untuk pembuatan daftar gaji & upah.
Kartu waktu hadir. Kartu yang digunakan bagi setiap pegawai untuk mencatat jam kerja yang telah dilakukan pegawai yang bersangkutan.
Catatan waktu kerja. Formulir yang digunakan untuk mencatat waktu kerja seorang pegawai pada suatu pekerjaan tertentu.
Daftar gaji & upah. Daftar yang menunjukkan nama pegawai, pendapatan kotor, potonganpotongan, dan pembayaran bersih untuk suatu periode.
Rekening bank – gaji & upah. Rekening giro yang dibuka di bank, khusus untuk keperluan pembayaran gaji dan upah.
Cek gaji/upah. Perintah tertulis kepada bank untuk membayar sejumlah tertentu kepada pegawai yang menunjukkan cek tersebut di bank.
Ikhtisar distribusi biaya tenaga kerja. Laporan yang menunjukkan pengklasifikasian rekening dari pendapatn kotor para pegawai pabrik untuk setiap periode pembayaran.
Formulir pajak penghasilan karyawan. Formulir-formulir yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak untuk pembayaran pajak atas gaji & upah pegawai yang telah dipotong.
Arsip pegawai. Berisi data kepegawaian untuk setiap pegawai yang meliputi informasi pengangkatan pegawai yang bersangkutan, evaluasi jabatan, dll.
File induk data personil. File komputer yang berisi data terkini semua karyawan yang diperlukan untuk menghitung gaji dan upah.
File induk pendapatan karyawan. File komputer yang berisi pendapatan kotor, potonganpotongan, dan pendapatan bersih setiap pegawai.
Fungsi-Fungsi dan Pengendalian yang terkait Pengolahan transaksi penggajian/pengupahan menyangkut fungsi-fungsi berikut:
Permulaan transaksi penggajian/pengupahan meliputi:
-
Pengangkatan karyawan
-
Pemberiaan otorisasi perubahan gaji/upah
-
Penerimaan jasa meliputi: Pembuatan data kehadiran dan waktu kerja
-
Pencatatan transaksi penggajian/pengupahan meliputi: Penyiapan dan pencatatan daftar gaji/upah
Pembayaran gaji/upah meliputi:
-
Pembayarn gaji/upah dan mengamankan upah yang belum/tidak diambil
-
Pembayarn pajak penghasilan karyawan
Pengujian Substantif Saldo-Saldo Penggajian/ P engupahan Pengujian substantif saldo-saldo penggajian/ pengupahan biasanya dilakukan pada tanggal neraca atau mendekati tanggal neraca.
Penentuan Risiko Detektif
Pengujian pengendalian atas efektivitas pengendalian untuk risiko ini memungkinkan auditor untuk menetapkan tingkat risiko deteksi pada tingkat rendah, sehingga tingkat risiko deteksi bisa diterima untuk kebanyakan asersi penggajian/ pengupahan adalah moderat ata u tinggi. Akibatnya, pengujian tersebut seringkali dibatasi hanya dengan menerapkan prosedur analitis atas rekening-rekening biaya dan utang biaya yang bersangkutan,serta pengjuian detil terbatas. Apabila prosedur analitis menunjukkan adanya fluktuasi yang tidak wajar, mak diperlukan pengujian detil lebih banyak.
Perancangan Pengujian Substantif Program audit yang bisa dipertimbangkan untuk mengaudit saldo rekening utang gaji/ upah sama dengan apa yang telah diidentifikasi. Namun dalam hal ini auditor tidak perlu mengkonfirmasi utang gaji/ upah. Uraian tentang pengujian substantif khusus untuk saldo-saldo penggajian/pengupahan yang akan dijelaskan di bawah ini dibatasi hanya prosedur-prosedur berikut :
Menghitung ulang utang-utang yang berkaitan dengan penggajian/ pengupahan
Mengaudit program kesejahteraan karyawan dan program pension
Mengaudit opsi saham
Melakukan verifikasi atas kompensasi kepada para pejabat perusahaan
Tujuan khusus audit untuk siklus personalia Asersi
Tujuan Audit Kelompok Transaksi
Tujuan Audit Saldo Rekening
Keberadaan dan
Biaya gaji dan upah serta biaya PPh
Saldo utang gaji dan upah serta
Keterjadiaan
karyawan dalam pembukuan berkaitan
utang PPh karyawan
dengan kompensasi atas jasa yang
mencerminkan jumlah terutang
diberikan selama periode yang diaudit
per tanggal neraca (AT2)
(AT1) Kelengkapan
Biaya gaji dan upah serta biaya PPh
Utang gaji dan upah serta utang
karyawan mencakup semua biaya yang
PPh karyawan mencakup semua
terjadi untuk jasa personalia selama
utang kepada karyawan dan
periode yang diaudit (L1)
utang kepada negara per tanggal neraca (L2) Utang gaji dan upah serta utang
Hak dan Kewajiban
PPh karyawan adalah kewajiban perusahaan klien (HK1) Penilaian atau
Biaya gaji dan upah serta PPh karyawan
Utang gaji dan upah serta utang
Pengalokasian
telah dihitung dengan teliti dan telah
PPh karyawan telah dihitung
dicatat (NA1)
dengan teliti dan telah dicatat (NA2)Distribusi biaya tenaga kerja pabrik telah dihitung dan dicatat dengan benar (NA3)
Penyajian dan
Biaya gaji dan upah serta biaya PPh
Utang gaji dan upah serta utang
Pengungkapan
karyawan telah diidentifikasikan dan
PPh karyawan telah
dikelompokkan dengan benar dalam
diidentifikasikan dan
laporan rugi laba (SU1)
diklasifikasikan dengan benar dalam neraca (SU2)Laporan keuangan telah memuat pengungkapan yang tepat tentang program pensiun dan program benefit lainnya (SU3)
ASA BERNILAI TAMBAH DALAM SIKLUS JASA PERSONALIA Akuntan publik dapat membantu dengan :1.
Menyarankan ukuran produktivitas karyawan yang tepat.2.
Mengidentifikasi langkah-langkah yang dapat diambil klien untuk meningkatkanproduktivitas.
