1
BAB I
Pendahuluan
A. Latar Latar Bela Belakan kang g Masala Masalah h
Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga,
Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
Namun terkadang kita tidak mengetahui seluk beluk surat. ntuk itu, dalam makalah ini akan dibahas mengenai seluk beluk surat. !alam makalah
2
ini, terdapat contoh surat resmi yang dapat dijadikan sebuah acuan dalam pembuatan surat resmi dan juga terdapat tata cara pembuatan surat lamaran pekerjaan sehingga pada saat membuat surat lamaran tersebut tidak lagi mengalami kesulitan.
B. Rumu Rumusa san n Mas Masal alah ah ". Bagaim Bagaimana anakah kah seluk seluk belu beluk k sura suratt # $. Bagaimanakah Bagaimanakah penggunaa penggunaan n bahasa bahasa indon indonesia esia dalam dalam surat # %. Apa saja saja kelem kelemaha ahan n dan keungg keunggula ulan n surat surat #
C. Tujuan juan ". ntuk ntuk menget mengetahu ahuii seluk seluk beluk beluk surat. surat. $. ntuk ntuk mengetahu mengetahuii penggun penggunaan aan bahasa bahasa indon indonesia esia dalam dalam surat. surat. %. ntuk ntuk mengetahui mengetahui berbagai berbagai macam jenis surat surat serta serta keunggula keunggulan n dan
kelamahan surat.
3
BAB II
Pembahasan
A. Sur Surat at dan Perke Perkemba mbanga nganny nnya a
Berdasarkan catatan sejarah, kegiatan surat menyurat di &ndonesia telah dimulai jauhsebelum kedatangan bangsa 'ropa. (akni (akni pada masa kerajaan )utai, *arumanegara,Pajajaran, *arumanegara,Pajajaran, +ajapahit, Sriwijaya dan +ataram, walaupun hanya terbatas pada hubunganantarpara raja. Bentuknya masih sangat sederhana, menggunakan kulit kayu, potongan bambu, daun lontar, dan kulit binatang.
)egiatan pos semakin lancar, setelah pembuatan alan -aya Pos de rote Postweg0dari Anyer sampai Panarukan sepanjang "111 km pada "213 atas perintah gubernur jenderal4erman j enderal4erman 5illiam !aendels. +enyebabkan waktu tempu pos dari awa Barat ke awa *imur yang sebelumnya memakan waktu 61 hari, diperpendek jadi enam hari.
Perangko pertama di dunia diterbitkan di &nggris "2610 dengan nama Penny Black,yang membuka 7aman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda, saat menjajah &ndonesia,mengikuti pula jejak &nggris. Pada "28$, diterbitkan perangko Belanda pertama, bergambar -aja 5illem &&&. Sementara di jajahannya 4india Belanda, perangko digunakan pertama kali pada "298. :etaknya di Belanda sebanyak sebanyak dua juta lembar.
4
Sampai awal abad ke;$1 ada yang disebut hari pos. Saat hari tibanya kapal dariBelanda. 5arga Belanda sangat menantikan kedatangan surat;surat dari negeri leluhurnya.)emudian pos pun berkembang pesat, ketika dimulainya era pesawat udara. !an kantor posmerupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.
+eskipun pemerintah kolonial Belanda menyediakan banyak kotak pos brie
". Persia dan +esir
Pada awalnya, surat berisikan dokumen;dokumen pemerintah yang biasa dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain dengan kuda ataupun kereta kuda. Sistem pengiriman pos di dunia dimulai di +esir sekitar tahun $111 S+. !i +esir, di mana pertukaran kebudayaan dengan Babilonia terjadi, pembungkus surat atau amplop bisa berupa kain, kulit binatang, atau beberapa bagian sayuran. +ereka juga membungkus pesan mereka menggunakan lapisan tipis dari tanah liat yang dibakar. Sedangkan kekaisaran Persia di bawah kekuasaan :yrus sekitar tahun 911 S+ menggunakan sistem pengiriman pesan yang terintegrasi.
5
Pengendara kuda :hapar0 akan berhenti di titik;titik pos tertentu :hapar;)haneh0. !i sini, pengendara kuda akan mengganti kudanya dengan yang baru untuk mendapatkan kecepatan maksimum dala m pengiriman pesan. Sistem ini disebut dengan angariae.
$. *iongkok
!i sisi lain dunia, di *iongkok, sebuah pelayanan pos sudah dimulai sejak 7aman !inasti :hou pada ""$$;""$" S+. Seperti di Persia, surat yang dikirimkan biasanya berisikan mengenai dokumen pemerintah. Sistem pengirimannya terdiri atas beberapa orang yang bergantian menyampaikan pesan tiap radius sembilan mil atau empat belas koma lima kilometer. Sistem ini semakin berkembang dengan jangkauan yang lebih luas pada masa pemerintahan !inasti 4an pada tahun $1$ S+ hingga tahun $$1 ketika *iongkok berhubungan dengan -omawi dan sistem pelayanan pos mereka.
%. &ndia
Perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah kekuasaan )ekaisaran +auryan %$$;"28 S+0 memperlihatkan perkembangan infrastruktur di &ndia )uno. )aum +auryan mendirikan sistem pengiriman pesan, pendirian sumur umum, rumah peristirahatan, dan fasilitas;fasilitas umum lainnya. Pengiriman pesan dilakukan menggunakan kereta terbuka yang ditarik kuda yang disebut dengan !agana. Selain itu, pada masa ini para penguasa juga melindungi tanah;
6
tanah yang mereka punya dengan mengirimkan pesan kepada polisi atau agen militer tempat mereka berada dalam arus komunikasi seperti melalui pembawa pesan dan merpati pos. *erkadang masyarakat awam juga mengirimkan surat kepada kerabatnya yang tinggal berjauhan.
6. -omawi
)erajaan -omawi sendiri memebangun sistem pelayanan pos paling canggih pada tahun "6 yang bersaing dengan :hina oleh )aisar Augustus. angkauan sistem pelayanan pos ini mencakup seluruh dataran +editerania karena adanya kebutuhan penyampaian pesan dari pemerintah -omawi dan militer antar pro
8. -enaisans hingga saat ini
5alaupun kerajaan;kerajaan di Barat mulai hancur, tidak berarti sistem pelayanan pos juga hilang begitu saja. Sistem ini dipertahankan setidaknya hingga abad ke sembilan sebelum akhirnya terpecah;pecah dan tidak digunakan lagi= berbeda dengan di *imur di )ekaisaran
7
Bi7antium di mana sistem tersebut bertahan lebih lama karena adanya penyerapan sistem tersebut oleh kerajaan &slam di Baghdad.
!engan perkembangan bisnis internasional yang semakin meluas, ada tuntutan seputar korespondensi bisnis. Perusahaan;perusahaan mulai membangun pelayanan pos milik mereka sendiri. 4ingga abad "% , hubungan antara pusat;pusat komersial bisnis >lorence, enoa, dan Siena telah berjalan dengan pusat komersial bisnis di Prancis tara. 4al ini menarik minat para pedagang di 'ropa sehingga mereka memistiskan untuk menyediakan jalur internasioanl untuk berita dan bisnis. Pada saat itu pula sudah terdapat pelayanan pos antara ?enesia dengan )onstantinopel, pusat kerajaan &slam pada saat itu.
Akan tetapi, dengan menguatnya negara;bangsa di 'ropa, muncul lah tuntuan mengenai hak pri
rance @ouis & di mana ia menciptakan -oyal Postal Ser
8
akan di cap untuk menujukan kapan dan kemana surat;surat tersebut ditujukan.
Saat ini kemajuan sistem pengiriman surat juga dipengaruhi oleh teknologi yang berkembang saat ini= misalnya surat udara ataupun surat elektronik. Surat udara pertama berasal dari Paris pada September "21 yang mengangkut lima ratus pounds surat dari atas balon udara. Sedangkan surat elektronik pertama ditemukan pada "31 oleh -ay *omlinson.
B. Jenis – Jenis Surat Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat
dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas. . Surat Pribadi Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. :iri;ciri surat pribadi yaituC a. *idak menggunakan kop surat. b. *idak ada nomor surat. c. Salam pembuka dan penutup berormat surat bebas. !. Surat Resmi Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi= misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Surat;surat resmi memiliki bagian;bagian tetap, antara lainC
9
a. )op surat )epala surat yang ditulis lengkap terdiri atas a0 nama instansi, b0 alamat lengkap, c0 nomor telepon, d0 nomor kotak pos, dan e0 lambang atau logo. )elima unsur tersebut terdapat pada kepala surat. b. *anggal surat *anggal surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf yang diawali huruf kapital, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota, karena nama kota sudah ada pada kepala surat. Setelah tanggal tidak ada tanda baca. c. Nomor surat, lampiran, dan perihal )ata nomor, lampiran, dan perihal ditulis dengan diawal i huruf kapital dan diikuti dengan tanda titik dua C0 yang ditulis secara estetik sesuai dengan panjang ketiga kata tersebut. d. Alamat instansi/lembaga !alam menuliskan alamat surat, terdapat hal D hal yang perlu diperhatikan. Seperti C Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai
dengan kebiasaan si pemilik nama menulis namanya. Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsurnya, tidak menggunakan huruf kapital secara
keseluruhan. Penulisan alamat surat juga harus cermat, lengkap, dan
informatif. ntuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup ditulis (th. !engan huruf awal huruf kapital disertai dengan tanda titik. Penggunaan kata kepada sebelum nama tidak diperlukan karena kepada merupakan kata penghubung antar
10
bagian kalimat yang menyatakan arah. Alamat pengirim juga
tidak perlu memakai kata dari yang menyatakan asal. )ata Saudara ditulis dengan disingkat, Sdr. sedangkan kata
Bapak dan &bu ditulis lengkap, tanpa disingkat. ika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti !r. atau !rs. atau memiliki pangkat seperti kolonel atau kapten, kata sapaan Bapak, &bu, Sdr tidak
digunakan. ika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berhimpit dengan gelar, pangkat, atau
jabatan. )ata jalan pada alamat surat tidak disingkat. Alamat yang lebih sempit dengan alamat yang lebih luas tingkatannya diantarai
dengan tanda koma. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai dengan nama jabatannya, atau nama jabatannya saja, dan bukan
nama instansinya. e. &si surat Secara garis besar, isi surat dapat dikelompokkan menjadi bagian pembuka, bagian isi, dan bagian penutup. (ang penulisannya perlu diperhatikan, terutama dalam penggunaan kata D kata didalamnya. )arena informasi akan lebih mudah untuk diterima, jika penggunaan kata D kata dalam isi surat tersebut mudah untuk dimengerti.. f. Pengirim Surat abatan, Nama *erang, dan *anda tangan0. Penulisan pengirim surat perlu memperhatikan hal D hal berikutC Nama tidak perlu ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, cukup ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama tiap unsurnya.
11
Nama tidak perlu diberi tanda kurung, digarisbawahi, dan tidak
perlu diakhiri dengan tanda baca. g. *embusan )etentuan penulisan tembusan adalah sebagai berikut C ika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan. Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama
orang, bukan nama instansi. !alam tembusan tidak perlu diberikan )epada (th atau (th. !alam tembusan tidak perlu ada ungkapan, untuk laporan, untuk diperhatikan, untuk bahan pertimbangan, atau ungkapan lain
yang mengikat. !alam tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip karena setiap
surat resmi pasti ada tembusan. ". Surat Setengah Resmi Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan kepada suatu organisasi atau instansi tertentu. :ontohnya surat lamaran kerja, surat permohonan i7in membangun, surat i7in masuk kantor, surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih. #. Surat $iaga Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan= dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
%. Surat &inas Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti
instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan
12
administrasi dalam suatu instansi. >ungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. :iri;ciri surat dinasC +enggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan. +enggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal. +enggunakan salam pembuka dan penutup yang baku. +enggunakan bahasa baku atau ragam resmi. +enggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat. >ormat surat tertentu. '. Surat Lamaran (erja Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Eleh karena itu, terdapat aturan;aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian; bagian seperti berikut iniC *empat dan tanggal pembuatan surat. Nomor surat. @ampiran. 4al atau perihal. Alamat tujuan. Salam pembuka. &si surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu C ; Paragraf pembuka. ; &si surat. ; Paragraf penutup. Salam penutup. *anda tangan dan nama terang. ). Surat (eluarga Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga, perkenalan, atau persahabatan. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang tua, famili, kepada kenalan, dan sebagainya.
13
*. Surat S+sial Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial
yang ditujukan kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu. &si surat sosial selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan. ,. Mem+ +emo adalah pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami. +enurut pemakaiannya, memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi tidak resmi0. +emo bersifat resmi dipakaisebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. +emo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataantidak resmi antar teman,saudara, atau orang lain yang memiliki hubunganakrab. :iri;ciri C Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalamkantor
atauorganisasi !ilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat
menyampikanmemo secara hori7ontal maupun secara
kepada pihak yang memiliki jabatan satara. Penyampian secara
memerintahkansesuatu. +erupa bentuk komuikasi yang berisi saran, arahan, atau
peneranganmengenai sesuatu hal. +emiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan suratresmi pada umumnya, terutama dalam isi surat.
14
)arena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkanidentitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dankode pos, secara lengkap. :iri;ciri Bentuk +emo Bentuk memo terdiri atas dua bagianC )epala +emo • ; Penerima. ; Pengirim. ; Perihal dan tanggal pengimin. ; Paraf dan nama terang pengirim. &si, penulislangsung menyampikan pesanatau perintah • dalam kalimat pendek dan lugas.
C. Surat -lektr+nik-mail dan Perkembangannya !i antara sekian banyak penggunanya, mungkin masih banyak yang
belum mengetahui sejak kapan email digunakan dan siapa orang pertama yang menciptakannya. Berikut akan dipaparkan sepintas sejarah awal terciptanya email beserta seluk beluknya. Semuanya bermula pada tahun "392 di sebuah perusahaan yang bernama Elt Break and Newman BBN0. Perusahaan ini dikontrak oleh !epartemen Pertahanan AS untuk menciptakan sesuatu yang disebut A-PAN'*, yang kemudian berubah menjadi internet. A-PAN'* merupakan singkatan dari Ad
15
pengguna pada mesin yang sama dapat saling mengirim pesan satu sama lain. Pengguna dapat membuat dokumen teks yang kemudian akan dikirimkan ke dalam kotak surat pada mesin yang sama. Awalnya -ay bereksperimen dengan sebuah program yang bernama SN!+S yang bisa digunakan untuk meninggalkan pesan pada sebuah komputer, sehingga orang lain yang memakai komputer itu dapat membaca pesan yang ditinggalkan. @alu ia melanjutkan eksperimennya dengan menggunakan file protocol yang bernama :(PN'* sehingga program SN!+S tadi bisa mengirim pesan ke komputer lain yang berada di dalam jaringan A-PAnet. &tulah awal terciptanya sebuah Fe;mailF. Pesan e;mail yang pertama kali dikirim -ay, dan merupakan e;mail yang pertama di dunia adalah GH5'-*(&EPG. Pada tahun "3$, -ay mengenalkan icon F I F sebagai identitas e;mail untuk memisah user id dan domain sebuah alamat e;mail, yang berarti GatG atau GpadaG. Salah satu program email pertama yang terbesar yang dapat digunakan oleh umum adalah 'udora. 'mail ini pertama kali ditulis pada tahun "322 oleh Ste
16
&nternet 'Jplorer. )edua client email tersebut menjadi popular tidak hanya karena mereka lebih baik dari 'udora, tapi juga karena mereka disediakan secara cuma;cuma dengan web browser. "1. )omponen 'mail Sebuah alamat email terdiri atas dua bagian, yaitu di sebelah kiri tanda I disebut user id, yang menunjukkan identitas pemilik e;mail tersebut. ser id ini dapat berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. Sedangkan teks setelah la mbang I contohC ymail.com0 disebut domain name/hostname, yang menunjukkan identitas domain tempat e;mail mail serorwarding dan ';mail berbasis web, masing;masing mempunyai kelebihan dan kekurangan. Pop +ail ';mail jenis ini sama dengan email yang anda terima dari &SP anda. )elebihannya C ; )emampuan untuk dibaca secara offline tidak perlu connect ke internet0 untuk mengecek email, anda perlu connect ke ser
membaca email. )ekurangannya C ; Anda tidak bisa mengecek email anda di sembarang tempat. 5eb Based +ail 'mail jenis ini merupakan email yang ditawarkan oleh berbagai situs/web. )elebihannya C ; Anda bisa mencek email anda dari mana saja. )ekurangannya C ; ntuk mengecek email anda harus selalau terhubung ke internet. 'mail >orwarding
17
)elebihannya C ; Anda bisa menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya, selain itu tidak perlu memberi tahu email anda yang baru. "$. +etode Pengiriman ntuk mengirim email kita memerlukan suatu program mail;client. 'mail yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. "%. +engakses 'mail 'mail pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserirefoJ. +etode ini disebut sebagai web;based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak email. :ontohC (ahooK +ail dan mail. ntuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. @ayanan email berbasis web
biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis. +enggunakan program pengakses email e;mail client0, sepertiC 'udora +ail, Eutlook 'Jpress, +o7illa *hunderbird, +utt. !engan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari &SP. )euntungannya adalah dapat membaca email tanpa perlu terhubung secara terus;menerus dengan internet dan puluhan bahkan ratusan email dapat diterima dan dikirimkan secara bersama;sama sekaligus. )elebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi;fungsi penyuntingan
18
dan pembacaan email secara offline. !engan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
"6. 'tika penggunaan email 'tika dalam email sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada email yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin pentingC angan mengirim email dengan lampiran attachment0 yang terlalu • besar lebih dari " mb0. *idak semua orang mempunyai akses &nternet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas email penerima, sehingga akan ditolak mailser
•
• •
•
email yang dapat diterima dan dikirim0 penggunanya. angan mengirim lanjut forward0 email tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju. Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong. angan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda B'-*'-&A). !an tentu saja, gunakan kata;kata dengan santunC0. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang
sebetulnya kita maksudkan. "8. )eamanan )eamanan data di email tidaklah terjamin dan selalu ada resiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. 4al ini disebabkan oleh karena email itu akan melewati banyak ser
19
'mail dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan enkripsi0. Salah satu program enkripsi yang populer adalah PP Pretty ood Pri
&. /ungsi Surat . Surat Sebagai Aalat (+munikasi Surat merupakan salah satu alat komunikasi, yang dijadikan sebagai
alat penyampai informasi dari penulis kepada pembaca / penerimanya. Sebagai alat komunikasi, surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. 4al tersebut berarti, surat juga dapat
20
dibalas sebagai timbal balik feedback0 dan surat juga dapat dibuat / ditujukan kepada lebih dari satu orang. !. Surat Sebagai Alat 0ntuk Menghemat 1aktu2 Tenaga2 dan Biaya Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka atau tidak berhadapan secara langsung. adi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Eleh sebab itu surat juga dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya. ". Surat Sebagai Bukti Tertulis Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu dikemudian hari, surat dapat dijadikan sebagai acuan. +isalnya pada surat D surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan / diarsipkan untuk kepentingan D kepentingan lain dikemudian hari.
-. Bentuk Surat (ang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola atau patron surat yang
ditentukan oleh atak layout0 bagian;bagian surat. Seluruh surat berperihal harus ditulis dengan menggunakan % tiga0 bentuk utama, yaitu C ; Bentuk resmi &ndonesia official style0. ; Bentuk lurus block style0. ; Bentuk bertakuk indent style0. )etiga bentuk utama diatas masing;masing mempunyai
21
)eteranganC ". )epala surat. Nomor. $. *anggal, bulan, dan tahun. %. Nama dan alamat yang dituju. 6. Salam pembuka. *ubuh surat. 8. Salam penutup. 9. abatan pengirim surat. . Nama pengirim. 2. *embusan. Bentuk @urus Penuh Surat yang berbentuk lurus penuh ini disusun dengan aturan, yaitu semua bagian yang terdapat dalam surat selain kop surat. Seluruhnya diketik mulai dari margin kiri.
22
)eteranganC ". )epala surat. $. Nomor surat. %. *anggal. 6. Alamat tujuan. 8. 4al/perihal. 9. Salam pembuka. . &si surat. 2. Salam penutup. 3. Nama organisasi yang mengeluarkan surat. "1. Nama penandatanganan. "". abatan penandatanganan. "$. @ampiran. "%. *embusan. "6. &nsial pengonsep dan penulis. Bentuk @urus Bentuk lusrus pada dasarnya hamper sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama, jabatan, tanda tangan, nama terang dan N&P, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kanan.
23
)eteranganC ". )epala surat. $. Nomor surat. %. *anggal. 6. Alamat tujuan. 8. 4al/perihal. 9. Salam pembuka. . &si surat. 2. Salam penutup. 3. Nama organisasi yang mengeluarkan surat. "1. Nama penandatanganan. "". abatan penandatanganan. "$. @ampiran. "%. *embusan. "6. &nisial pengonsep dan penulis. Bentuk Setengah @urus Surat yang berbentuk setengah lurus disusun dengan aturan, semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama, batas;batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak 8 @ima0 ketukan dan setiap paragraph baru di mulai pada margin yang sama diantara paragraph yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi.
24
)eteranganC ". )epala surat. $. Nomor surat. %. *anggal. 6. Alamat tujuan. 8. 4al/perihal. 9. Salam pembuka. . &si surat. 2. Salam penutup. 3. Nama organisasi yang mengeluarkan surat. "1. Nama penandatanganan. "". abatan penandatanganan. "$. @ampiran. "%. *embusan. "6. &nisial pengonsep dan penulis. Bentuk @ekuk Bentuk lekuk dan gerigi pada dasarnya tidak terlalu berbeda dengan bentuk setengah lurus. (ang membedakannya hanya pada pengetikan alamat dalam yang setiap barisnya lebih menjorok ke dalam.
25
)eteranganC ". )epala surat. $. Nomor surat. %. *anggal. 6. Alamat tujuan. 8. 4al/perihal. 9. Salam pembuka. . &si surat. 2. Salam penutup. 3. Nama organisasi yang mengeluarkan surat. "1. Nama penandatanganan. "". abatan penandatanganan. "$. @ampiran. "%. *embusan. "6. &nisial pengonsep dan penulis. Bentuk Alenia +enggantung
26
)eteranganC ". )epala surat. $. Nomor surat. %. *anggal. 6. Alamat tujuan. 8. 4al/perihal. 9. Salam pembuka. . &si surat. 2. Salam penutup. 3. Nama organisasi yang mengeluarkan surat. "1. Nama penandatanganan. "". abatan penandatanganan. "$. @ampiran. "%. *embusan. "6. &nisial pengonsep dan penulis. Surat juga memegang peranan sebagai barometer kemajuan lembaga. Artinya, surat yang bagus isi dan penampilannya akan memancarkan citra yang baik bagi lembaga yang mengeluarkannya. Akan tetapi, kenyataan dilapangan masih banyak kesalahan yang terjadi dalam penulisan surat. )esalahan tersebut dapat diminimalisasi dan dihindari, yaitu dengan mengetahui ciri surat. Adapun ciri surat, yaituC
27
+enggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis, dan
warna sesuai dengan surat yang akan ditulis. +enggunakan bentuk surat yang standar. +enggunakan bahasa &ndonesia yang baku. +enggunakan gaya bahasa yang lugas. +enggunakan bahasa yang lugas. +enggunakan bahasa yang sopan dan hormat. +enyajikan fakta yang lengkap dan benar. *idak menggunakan singkatan, kecuali yang la7im dipakai dalam
surat;menyurat. *idak menggunakan kata;kata yang sulit atau isti lah yang belum
masyarakat. Selain itu, agar dapat menjadi penulis surat yang baik, para koresponden harus memenuhi sejumlah persyaratan lagi, yaituC +engetahui prosedur surat menyurat secara umum. +enguasai pemakaian bahasa tulis dengan baik. +engetahui seluk;beluk permasalahan yang akan ditulis. +engetahui posisi hubungan antara pengirim dan penerima surat. /. Pengg+l+ngan Surat Surat sangat beraneka ragam, dibedakan menurut wujud, jenis, nama dan
sifatnya. . Pengg+l+ngan Surat Menurut 1ujudnya ".". Surat Bersampul Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas surat beserta sampul/amplopnya. ".$. )artu Pos )artu pos adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran "1 cm J "8 cm. ".%. 5arkat Pos 5arkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan surat. ".6. *elegram dan *eleJ *elegram adalah tanda/berita yang tercetak dari jarak jauh. *eleJ berasal dari kata telegrafer eJchange yang berarti pertukaran berita.
28
".8. +emo dan Nota +emo dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. ".9. Surat *anda Bukti Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau untuk membuktikan keabsahan sesuatu hal. !. Pengg+l+ngan Surat Menurut Pemakaiannya $.". Surat Pribadi Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain atau kepada organisasi. Surat pribadi dibedakan menjadi dua macam, yaitu C $.".". Surat pribadi yang isinya bersifat pribadi, yaitu surat yang dikirim kepada teman atau kepada kerabat/keluarga. $.".$. Surat pribadi yang isinya bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi. $.$. Surat Pemerintah Surat pemerintah adalah surat resmi yang terutama dipergunakan oleh instansim pemerintah. $.%. Surat Bisnis Surat bisnis adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan untuk urusan perdagangan atau jual beli. $.6. Surat Sosial Surat sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan. ". Pengg+l+ngan Surat Menurut Banyaknya Sasaran 3ang &ituju Penggolongan surat berdasarkan sasaran dibagi menjadi C %.". Surat biasa, yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi. %.$. Surat edaran dan surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya banyak. #. Pengg+l+ngan Surat Menurut Isi dan Maksudnya
29
Setiap surat pasti memiliki maksud yang akan disampaikan kepada pihak yang dituju. :ontohnya surat permohonan, surat penuntutan, surat pesanan dan surat keterangan. %. Pengg+l+ngan Surat Menurut Si4atnya 8.". Surat Biasa Surat biasa asalah surat yang isinya bersifat biasa, maksudnya tidak boleh diketahui oleh orang lain. 8.$. Surat )onfederasial Surat konfederasial adalah surat untuk kalangan terbatas. 8.%. Surat -ahasia Surat rahasia adalah surat yang hanya boleh dibuka dan hanya boleh diketahui isinya oleh orang yang dituju. '. Pengg+l+ngan Surat Menurut 0rgensi Penyelesaiannya 9.". Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa. 9.$. Surat Segera/'kspres Surat segera/ekspres adalah surat yang memerlukan
penyelesaian dengan segera, tetapi tidak se;urgent surat kilat. 9.%. Surat )ilat Surat kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera.
5. Bahasa Surat . Penggunaan Bahasa Ind+nesia dalam Surat Penggunaan kata D kata yang belum dikaji kebenarannya tidak
dibenarkan. Penggunaan kata D kata seperti gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang semacam itu adalah termasuk kata yang tidak baik. )arena kata D kata yang dianggap baik adalah seperti bagaimana. mengapa, nanti, memberi, membuat. !. (ata yang La6im
30
Pilihlah kata D kata yang la7im atau memakai istilah dalam bahasa &ndonesia. Seperti masukan bukan input, suku cadang bukan spare part, dan peringkat bukan ranking. ". (ata yang Cermat )ata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan menyarankan merupakan kata D kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam surat. Penggunaan sapaan Bapak, &bu, Saudara, dan Ananda hendaknya tepat pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut. Apakah penerima surat lebih tinggi pangkat atau kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim surat. #. 0ngka7an Idi+matik nsur D unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. nsur D unsur itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan. (ang termasuk ungkapan idiomatik antara lainC sesuai dengan, bertemu dengan, terbuat dari, dan luput dari. %. 0ngka7an yang Bersin+nim ngkapan D ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan sekaligus. :ontohC ; sejak dan dari ; adalah dan merupakan ; butuh dan perlu 8. 7enulisan Surat yang Baik dan Benar Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis
mengikuti syarat;syarat,yaitu C ". *idak mengandung makna ganda. $. Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama. %. Sederhana. 6. *epat menggunakan kata dalam pemakaiannya. 8. *ulisannya tersusun rapi dan berurutan. Bahasa yang digunakan dalam surat, sebaiknyaC
31
". +engutamakan sama derajat. $. *egas. %. +udah dimengerti oleh pembaca. 6. +enggunakan bahasa yang sopan. 8. elas antara penulisan dan makna. I. (eunggulan dan (elemahan Surat Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis &ndonesia, $113 C60. -umusan lain tentang surat dapat dikemukakan bahwa, surat adalah sehelai kertas bertulis atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi berupa pemberitahuan, permohonan, undangan dan lain;lain yang disampaikan seseorang kepada orang atau pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas karena kedudukannya dalam suatu organisasi, instansi atau perusahaan. !alam praktik surat;menyurat senantiasa ada informasi atau pesan yang disampaikan, ada pihak pengirim dan penarima informasi atau pesan, ada media yaitu tulisan, kertas bertulis, pengirim, penerima dan feedback. Surat; menyurat akan terjadi bila minimal ada dua pihak yang saling berkepentingan. )eunggulan dari komunikasi tertulis C ". +empunyai bukti tertulis yang autentik. $. !isajikan dengan lebih matang, bersih dan rapi. %. !asar hukumnya kuat. 6. Sulit dimanipulasi. Sedangkan kelemahannya C ". )ejadiannya lambat dan tidak secara langsung. $. Selalu memakai sarana atau alat bantu. %. )esalahan tidak langsung dapat dikoreksi. 6. *idak dapat dibantu dengan gerakan atau mimik muka.
32
BAB III
Penutu7
A. (esim7ulan
Adapun kesimpulan yang dapat kami tarik pada makalah ini yaitu sebagai berikutC
". Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesann, pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat. $. Surat ada yang tidak resmi dan ada juga yang resmi. :ontoh surat resmi yaitu surat dinas sedangkan contoh surat tidak resmi yaitu surat pribadi. %. Surat memiliki fungsi sebagai alat komunikasi, wakil penulis, alat untuk menghemat waktu. *enaga dan biaya, dan sebagai bukti tertulis.
B. Saran Adapun saran yang mungkin dapat kami ajukan. Antara lain sebagai
berikut C ". !iharapkan pada saat menulis surat resmi diperhatikan langkah D langkahnya agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatannya. $. !iharapkan agar pada saat menulis surat jenis apapun itu juga diperhatikan langkah;langkah dalam pembuatannya. %. !iharapkan agar mahasiswa dapat membedakan antara surat resmi dan tidak resmi.
