BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Sistem akuntansi penggajian adalah fungsi, organisasi, formulir, catatan, dan laporan tentang penggajian pada karyawan yang dibayar tiap bulan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan dibutuhkan oleh manajemen guna mempermudah pengelolaan perusahaan (Baridwan, 1990:373). Sistem akuntansi penggajian adalah fungsi, dokumen, catatan, dan sistem pengendalian intern yang digunakan untuk kepentingan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja (Mulyadi, 2001:373). Apabila perusahaan sudah ada sistem akuntansi penggajian yang baik, maka diharapkan perusahaan memiliki praktek yang sehat seperti, kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi tenaga kerja langsung, pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran, perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan, catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah (Mulyadi, 2001:387). Gaji mempunyai arti penting bagi karyawan sebagai individu karena besarnya gaji mencerminkan ukuran nilai karya mereka diantara para karyawan itu sendiri, keluarga dan masyarakat. Tingkat pendapatan absolut karyawan akan menentukan skala kehidupannya, dan pendapatan relatif mereka menunjukkan status, martabat dan harganya. Akibatnya, apabila karyawan memandang gaji yang mereka terima tidak memadai, maka prestasi kerja, semangat, dan motivasi moti vasi mereka bisa menurun. 1.2.Rumusan Masalah 1. Apa itu sistem akuntansi penggajian dan pengupahan? 2. Bagaimana Sistem Penggajian dan Pengupahan? 3. Bagaimana bagan alir dokumen pada Sistem Sis tem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan? 1.3.Tujuan Masalah 1. Mengetahui sistem akuntansi penggajian dan pengupahan. 2. Mengetahui sistem Pengajian dan Pengupahan 3. Mengetahui bagan alir dokumen pada Sistem Penggajian dan pengupahan
1
BAB II PEMBAHASAN 2.1. SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetaoan tarif gajih dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran dan gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. 2.1.1. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah : a. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu. b. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu. c. Jumlah gaji dan upah yang di terima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu. d. Rincian unsure biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama peride akuntansi tertentu. 2.1.2. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi penggajian dan pengupahan adalah : a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang terkait dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, perubahan tarif upah, pemindahan, dsb. b. Kartu jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan dapat berupa daftar hadir biasa, dapat berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. c. Kartu jam kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang digunakan oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. dokumen ini diisi oleh penyelia pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk
2
kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan oleh distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. d. Daftar gaji dan daftar upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi, dsb. e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. f. Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. g. Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Dihalaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. h. Bukti kas keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dafta r gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 2.1.3. Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah : a. Jurnal umum. Dalam pencatatan gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap departemen didalam perusahaan. b. Kartu harga pokok produk. Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan pesanan tertentu. c. Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. d. Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. 2.1.4. Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam system akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sbb : a. Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif
3
gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. b. Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. c. Fungi pembuat daftar gaji dan upah. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. d. Fungsi akuntansi. Dalam system akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Fungsi akuntansi yang menangani system akuntansi penggajian dan pengupahan berada dibagian utang bagian kartu biaya dan bagian jurnal.
Bagian utang. Bagian ini memegang fungsi pencatatan utang yang dalam system akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian kartu biaya. Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja.
Bagian jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatatan jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum. e. Fungsi keuangan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek bunga pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tsb ke bank. Uang tunai tsb kemudian dimasukkan ke dalam Jaringan prosedur yang membentuk system fungsi keuangan.
2.2. PROSEDUR SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN 2.2.1. Prosedur System Penggajian Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : a. Prosedur pencatatan waktu hadir. b. Prosedur pembuatan daftar gaji. c. Prosedur distribusi biaya gaji. d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. e. Prosedur pembayaran gaji. 2.2.2. Prosedur System Pengupahan Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : a. Prosedur pencatatan waktu hadir. b. Prosedur pencatatan waktu kerja. c. Prosedur pembuatan daftar upah.
4
d. Prosedur distribusi biaya upah. e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. f. Prosedur pembayaran upah. Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir harus ditandatangani oleh karyawan setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan sesuai dengan jam kerja yang biasa atau bekerja pada jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau juga menerima tunjangan lembur. Prosedur pencatatan waktu kerja. dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pemesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja difungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan atau penurunan pangkat daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen yang menikmati manfaat dari tenaga kerja. distribusi ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah.
2.3. BAGAN ALIR DOKUMEN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN Latihan Buatlah bagan alir dokumen system penggajian yang terdapat pada perusahaan untuk bagian-bagian : a. Bagian pencatat waktu b. Bagian gaji dan upah c. Bagian utang d. Bagian jurnal e. Bagian kartu biaya
5
Bagian Pencatat Waktu
Bagian Gaji dan Upah
1
Mulai
8 Kartu Penghasilan Karyawan
KJH Mencatat jam hadir karyawan
Daftar Hadir Karyawan
Kartu Jam Hadir
Bukti Kas Keluar
1
2 SPG
1
2
RDG
1 2
Daftar Gaji
1
1 Kartu Penghasilan Karyawan
2
Keterangan : KJH : Kartu Jam Hadir RDG : Rekap Daftar Gaji SPG : Surat Pernyataan Gaji DG : Daftar Gaji
6
3
T
Membuat rekap gaji
KJH
2
T
Membuat daftar gaji
Membuat daftar hadir
Daftar Hadir Karyawan
DG
2
A
Bagian Utang
2
7 Kartu Penghasilan Karyawan
SPG
RDG DG
2
RDG
Bukti Kas Keluar
1 2
Daftar Gaji
2 1 1
1
9
Membuat bukti kas keluar
Kartu Penghasilan Karyawan
SPG 2
RDG
1 2
Daftar Gaji
1 3
Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar
2 Bukti Kas Keluar
1
3
4
Kartu Penghasilan Karyawan
7
Bagian Utang Lanjutan
6
4 Kartu Penghasilan Karyawan
Kartu Penghasilan Karyawan
SPG
SPG
RDG
2
RDG
2
2 Daftar Gaji
2
1
Daftar Gaji
1
3 Bukti Kas Keluar
1
3 Bukti Kas Keluar
1
Dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama dengan pemasukkan uang gaji
Mengisi cek & memintakan tanda tangan atas cek
7
Menguangkan cek ke bank & memasukan uang ke amplop gaji
Membayarkan gaji kepada karyawan & meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan
Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya
Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya
6
8
8
Bagian Jurnal
4
9
BKK RDG
2
RDG DG
1
Bukti Kas Keluar
Membuat bukti memorial
BKK RDG
Register cek
1
Bukti Memorial
Jurnal Umum
5
Bagian Kartu Biaya 5
2 1
Bukti Memorial
Kartu Biaya
1 1
N
Selesai
2
BKK RDG
2
N
9
BAB III PENUTUP
3.1. KESIMPULAN
System akuntansi penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. System akuntansi pengupahan digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana. Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi penggajian dan pengupahan adalah dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, kartu jam hadir, kartu jam kerja, daftar gaji dan daftar upah, rekap daftar gaji dan rekap daftar upah, surat pernyataan gaji dan upah, amplop gaji dan upah, dan bukti kas keluar. Fungsi yang terkait dalam system akuntansi penggajian dan pengupahan adalah fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi akuntansi, fungsi keuangan.
10
