TUGAS MAKALAH MENGELOLA KOMUNIKASI
DIAJUKAN SEBAGAI TUGAS MATA KULIAH PERILAKU ORGANISASI
DISUSUN OLEH : KELOMPOK 7 KETUA
: ROHMALIA
(3130032)
ANGGOTA
: M MARDIAN
(3130018)
YANCE JU JUNAIDI
(3130126)
EKO KR KRISTIAAN
(3130076)
KANIA GISELA
(3130070)
CAHYA GUMILAR
(313007!)
"AKULT "AKULTAS AS EKON E KONOMI OMI INSTITUT INSTITU T BISNIS # MULTIMEDIA MULTIMEDIA ASMI ASMI JAKARTA 2016
MENGELOLA KOMUNIKASI (MANAGING COMMUNICATION)
PROSES KOMUNIKASI
Untuk memahami kompleksitas proses komunikasinsecara lebih baik, dua unsur penting di setiap situasi komunikasi adalah pengirim dan penerima. Pengirim adalah siapa pun yang ingin mengemukakan ide atau konsep kepada orang lain, mencari informasi, maupun mengungkapkan pikiran atau emosi. Penerima adalah orang yang menjadi tujusn informasi. Pengirim $%&'&*&+,& (encodes) ide dengan memilih simbol-simbol yang menyusun pesan. P%-& (message) adalah rumusan kasat mata dari ide yang dikirimkan kepada penerima. Pesan dikirimkan melalui -./& (channel) atau pengangkut komunikasi. Saluran dapat berupa laporan formal, panggilan telepon, pesan surat elektronis, atau rapat tatap muka. Penerima $%&-*,& (decodes) simbol-simbol untuk menerjemahkan makna pesan. Terakhir, /$& .*, (feedback) terjadi ketika penerima merespons komunikasi dari pengirim dengan memberikan pesan balasan. Tanpa umpan balik, komunikasi bersifat satu arah; dengan umpan balik, komunikasi menjadi dua arah. Umpan balik merupakan sarana ampuh untuk efektivitas komunikasi karena memungkinkan pengirim mengetahui apakah penerima menafsirkan pesan dengan tepat. BERKOMUNIKASI LINTAS BUDAYA
etika manajer dari dua budaya yang jauh berusaha untuk berkomunikasi, kesalahpahaman dapat terjadi. !iskomunikasi lintas-budaya dapat terjadi karena berbagai alasan "gambar #$.%&. 'ntropolog budaya (d)ard T. dan !ildred *. 'ula berteori bah)a budaya adalah komunikasi dan komunikasi yang dapat dibagi menjadi beberapa bagian budaya ditentukan+ kata-kata, ruang, )aktu, dan perilaku.
Kata-kata
udaya berbeda dalam jumlah informasi kontekstual yang diperlukan ketika orang berinteraksi dengan satu sama lain. ndividu dari budaya komunikasi konteks tinggi tidak memerlukan pertukaran informasi rinci, melainkan bergantung pada pengetahuan yang sudah mereka miliki tentang individu lain sebelum interaksi. Ruang
esalahpahaman dapat terjadi ketika seorang pengusaha dari budaya di mana laki-laki menyentuh dan memeluk satu sama lain sebagai bagian dari normal, kehidupan sehari-hari memulai kontak fisik dengan rekannya dari budaya di mana menyentuh antara laki-laki jarang terjadi dan hanya terjadi dengan anggota keluarga. ang terakhir individu akan merasa tidak nyaman dan mungkin salah menafsirkan maksud dari kontak fisik. Waktu
ndividu di 'sia, Timur Tengah, dan 'merika /atin cenderung melihat )aktu berbeda daripada kebanyakan orang dari 'merika Serikat, nggris, dan 0erman. !anajer dari budaya )aktu polychronic melakukan banyak hal sekaligus, tunduk pada interupsi, berkomitmen untuk hubungan manusia, sering mengubah rencana, dan basis ketepatan pada hubungan. 1ontoh yang paling umum dari kesalahpahaman terjadi berkaitan dengan janji )aktu. Tingkah laku
!embaca bahasa tubuh seseorang bisa menjadi latihan yang menantang karena melibatkan subyektif mengevaluasi komunikasi nonverbal.
BERKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI S./& K4$/&*,-* "4$.
Saluran komunikasi formal (formal communication channel) adalah saluran komunikasi yang berjalan pada rantai komando atau tanggung ja)ab tugas yang diberikan organisasi. eempat arah saluran komunikasi formal,yaitu + 1) K4$/&*,-* ,% 5 (downward communication), aliran komunikasi
formal yang paling akrab dan jelas, adalah sebutan untuk pesan dan informasi yang dikirimkan dari manajemen puncak kepada ba)ahan ke arah ba)ah. 2) K4$/&*,-* ,% - (upward communication) formal meliputi pesan-pesan yang mengalir dari tingkat hierarki organisasi yang lebih ba)ah ke tingkat yang lebih tinggi. !enyelaraskan aliran komunikasi ke atas dan ke ba)ah yang sehat memastikan lengkapnya sirkuit komunikasi antara para pega)ai dan manajer. 3) K4$/&*,-* 4*4&. (horizontal communication) adalah pertukaran pesan secara lateral atau diagonal antar sesama pega)ai. 9) Komunikasi diagonal , sementara mungkin saluran paling digunakan komunikasi dalam organisasi, adalah penting dalam situasi di mana anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui jalur lain. Sebagai contoh, penga)as keuangan dari sebuah organisasi besar mungkin ingin melakukan analisis biaya distribusi. Salah satu bagian dari tugas yang mungkin melibatkan memiliki tenaga penjualan mengirimkan laporan khusus langsung ke penga)as keuangan daripada pergi melalui saluran tradisional di departemen pemasaran. 2engan demikian, arus komunikasi akan diagonal sebagai la)an vertikal "ke atas& dan hori3ontal. 2alam hal ini, saluran diagonal yang paling efisien dalam hal )aktu dan usaha bagi organisasi.
S./& K4$/&*,-* P**
Saluran komunikasi pribadi (personal communication channels) berada di luar saluran ke)enangan formal. omunikasi informal ini berdampingan dengan saluran-saluran formal, tetapi dapat mele)atkan tingkatan hierarkis dan memotong rantai komando vertikal guna menghubungkan hampir semua orang di organisasi. Tiga jenis saluran komunikasi pribadi +
#& J*&+& ** (personal networking) berarti diperoleh dan dipupuknya hubungan pribadi yang menembus batas-batas departemen, hierarkis, dan bahkan organisasi. 2) S%.%&*&+& (grapevine), yaitu jaringan komunikasi informal dari orang ke orang yang tidak dikenai sanksi oleh organisasi. Selentingan menautkan para pega)ai ke semua arah, mulai dari 1(4 hingga manajemen madya, staf pembantu, dan pega)ai lini. Selentingan selalu ada di organisasi, namun dapat menjadi kekuatan dominan bila saluran-saluran formal ditutup. 3) K4$/&*,-* %/.*- eahlian komunikasi tertulis menjadi makin penting di tempat kerja kolaboratif de)asa ini. Para manajer dapat meningkatkan keahlian menulis mereka dengan mengikuti saran-saran berikut+ 5ormati pembaca.. • etahui poin 'nda dan langsung membahasnya. • !enulislah dengan jelas, bukan mengesankan. • !iliki opini kedua. • HAMBATAN KOMUNIKASI YANG E"EKTI" H$& D*/ 4.% P%&+**$ . 'da lima hambatan spesifik yang diciptakan
oleh pengirim komunikasi+ #. Masalah semantik . omunikasi telah didefinisikan sebagai transmisi informasi
dan pemahaman melalui
penggunaan simbol umum .
Sebenarnya , kita tidak dapat mengirimkan pemahaman 6. Penyaringan. 7iltering, umum terjadi dalam komunikasi ke atas dalam organisasi, mengacu pada manipulasi informasi sehingga penerima merasakan itu sebagai positif. !isalnya, ba)ahan 8!enutupi8 informasi yang tidak menguntungkan dalam pesan kepada atasan mereka. 'lasannya untuk penyaringan ini adalah arah "ke atas& yang memba)a informasi kontrol kepada manajemen. %. In-Group Language. Penggunaan bahasa dalam kelompok dapat mengakibatkan kemacetan komunikasi ketika orang luar atau kelompok lain yang terlibat. 9. Status Perbedaan. 4rganisasi sering mengungkapkan peringkat hirarkis melalui berbagai simbol. Perbedaan status tersebut dapat dianggap sebagai ancaman oleh orang-orang yang lebih rendah dalam hirarki, dan ini dapat mencegah atau mendistorsi komunikasi.
$. Tekanan Waktu . Tekanan )aktu merupakan penghalang penting untuk komunikasi. !anajer tidak punya )aktu untuk sering berkomunikasi dengan setiap ba)ahan. :amun, tekanan )aktu sering dapat menyebabkan masalah yang jauh lebih serius dari ini H$& D*/ 4.% P%&%*$ . 2alam beberapa situasi hambatan yang dibuat
oleh penerima+ #. Selektif
mendengarkan .
2alam hal ini, individu cenderung untuk
menutup informasi baru, terutama jika hal itu bertentangan dengan keyakinan yang ada . 2engan demikian, dalam arahan dari manajemen , penerima pemberitahuan yang menegaskan kembali keyakinannya . 5alhal yang bertentangan dengan praduga diabaikan atau terdistorsi untuk mengkonfirmasi prasangka mereka. 6. Putusan ilai . 2alam setiap situasi komunikasi, penerima membuat penilaian. ni pada dasarnya menetapkan suatu nilai keseluruhan untuk pesan sebelum menerima seluruh komunikasi. %. Sumber Kredibilitas. Sumber kredibilitas adalah kepercayaan, keyakinan, dan keyakinan bah)a penerima memiliki perkataan dan tindakan komunikator. H$& D*/ 4.% %&+**$; P%&%*$; / K%/&' . Pengirim atau
penerima juga menciptakan hambatan dalam komunikasi organisasi. Sebagai contoh, ada tiga tipe tertentu dari hambatan. #. Kerangka
!"uan.
ndividu
yang
berbeda
dapat
menafsirkan
komunikasi yang sama secara berbeda , tergantung pada pengalaman sebelumnya yang menghasilkan variasi dalam proses encoding dan decoding . 6. Perilaku Pro#emi". proemics , didefinisikan sebagai penggunaan individu dari ruang ketika interpersonal berkomunikasi dengan orang lain. %. $%erload komunikasi . Salah satu tugas penting yang dilakukan oleh manajer adalah pengambilan keputusan . Salah satu faktor yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang efektif adalah informasi. arena kemajuan , kesulitan tidak terletak dalam menghasilkan informasi . Sebaliknya , manajer sering merasa terkubur
oleh banjir informasi dan data. 'kibatnya , orang tidak bisa menyerap atau cukup merespon semua pesan yang ditujukan kepada mereka.
