PENERAPAN TEKNIK-TEKNIK STATISTIK UNTUK PEMECAHAN MASALAH MUTU
I.
Pendahuluan
Berdasa Berdasarka rkan n berbagai berbagai pengalam pengalaman an dan keberha keberhasil silan an beberap beberapa a perusahaan yang menerapkan sistem manajemen kualitas modern, pada umumnya mereka membutuhkan teknik untuk menjaring informasi dari proses , agar dapat dijadikan bahan pembuatan keputusan manajemen untuk meningkatkan kinerja proses secara terus menerus, Salah satu elemen penting dari manajemen kualitas modern adalah membuat keputus keputusan an berdasarkan berdasarkan data/fakta data/fakta , dan dan bukan berdasarkan berdasarkan kepada opini. Berbagai data itu harus dikumpulkan melalui pengukuran performansi kualitas, sehingga karakteristik kualitas dari keluaran berupa barang/ barang/jas jasa a yang yang kemudia kemudian n dibandi dibandingk ngkan an dengan dengan hasil hasil penguku pengukuran ran tersebut dengan spesifikasi keluaran yang diinginkan pelanggan, serta mengambil mengambil tindakan perbaikan yang tepat apabila apabila ditemukan ditemukan perbedaan antara antara performa performansi nsi aktual aktual dengan dengan standar standar melalui melalui proses penggali penggalian an akar masalah penyebab terjadinya penyimpangan Teknik statistik dapat menambah observasi yang obyektif dan akurat dan memberikan cara berfikir yang sistematis , realistis , objektif serta dapat dapat menye menyeder derha hana naka kan n masal masalah ah yang yang rumi rumit, t, cara cara berf berfik ikir ir stat statis isti tik k diantaranya : 1. Memb Member erik ikan an kepe kepent ntin inga gan n lebi lebih h besa besarr kepa kepada da fakt fakta a dari dari pada pada konsep yang abstrak 2. Tidak menyatakan menyatakan fakta dalam bentuk perasaan perasaan / gagasan 3. Hasil observasi observasi dapat dapat menyingk menyingkapkan apkan penyimpangan penyimpangan dan dan variasi variasi yang ang meru merupa paka kan n kese keselu luru ruha han n bagi bagian an yang yang ters tersem embu buny nyi. i. Pengungkapan masalah yang tersembunyi merupakan sasaran akhir observasi. 4. Meneri Menerima ma kecende kecenderung rungan an umum yang nampak nampak dalam dalam sejumla sejumlah h besar hasil observasi merupakan informasi yang dapat dipercaya II.
Peranan nan metode sta statis tistik tik dalam dala alam manajem ajeme en pr pros oses es produksi Secara alami dalam kegiatan manusia tidak terlepas terlepas dari berbagai variasi, baik secara individu, kelompok , maupun organisasi, contohnya keberangkatan seseorang pekerja dari rumah ke rempat kerja dengan menge mengend ndara araii mobi mobil, l, khus khusus usny nya a yang yang berka berkant ntor or di Kota Kota-K -Kot ota a besar besar
dengan kondisi kemacetan lalu lintas, variasi menginjak rem, gas, putar kemudi , menginjak rem ,dll , adalah variasi yang terjadi dalam upaya mencapai tujuan dengan selamat. Demikian pula kegiatan operasional bisnis , dimana banyak terjadi variasi-variasi yang sangat komplex dan akan berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi apabila tidak di cari penyebab terjadinya variasi dalam proses operasional dan upaya perbaikannya. Proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial /berurutan dari orang , metode, dan mesin atau peralatan , dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah keluaran untuk pelanggan. Suatu proses merubah masukan secara terukur ke dalam keluaran secara terukur pula melalui sejumlah langkah sekuensial yang terorganisasi. Pengertian Variasi dalam hal ini adalah ketidak seragaman dalam sistem operasional sehingga menimbulkan pebedaan perbedaan dalam kualitas pada keluaran (barang/jasa) yang dihasilkan Pada dasarnya dikenal 2 sumber /penyebab timbulnya variasi : 1. Variasi penyebab khusus, adalah kejadian-kejadian di luar sistem yang mempengaruhi variasi dari dalam sistem, penyebabnya adalah dari faktor manusia, peralatan,material, lingkungan , metode kerja, dll . Penyebab khusus ini mengambil pola-pola non acak , sehingga dapat diidentifikasi/ditemukan, sebab mereka memilki pengaruh kuat terhadap proses, sehingga menimbulkan variasi. Dalam konteks pengendalian proses statistikal menggunakan peta kemdali/control chart , jenis variasi ini sering ditandai dengan titik pengamatan yang melewati batas kendali 2. Variasi penyebab umum, adalah faktor-faktor di dalam sistem /yang melekat dalam proses yang menyebabkan timbulnya variasi dalam sistem dan keluarannya, atau disebut juga penyebab sistem/acak, karena penyebabnya adalah dalam sistem, maka untuk menghilangkannya harus menelusuri elemen-elemen dalam sistem dan merupakan kewenangan pihak manajemen untuk mengatasinya. Pemahaman dalam pengendailan variasi merupakan inti dari teori Deming, Dr. W.Edwards Deming menyatakan bahwa sasaran dari pengendalian kualitas adalah mengurangi variasi sebanyak mungkin. Pendekatannya adalah menstandarkan proses dengan cara bahwa setiap orang menggunakan prosedur kerja ,material, dan peralatan yang sama, disamping itu pihak manajemen industri harus mempelajari proses , mencari sumber-sumber potensial dari variasi , mengumpulkan data, kemudian menghilangkan variasi penyebab khusus .
Walupun variasi mutu tidak dapat diperkirakan , tetapi tidak semua variasi dapat mempengaruhi mutu selama variasi tersebut dalam batas standar yang berlaku Pada dasarnya penyebab variasi dapat dibedakan ke dalam 2 kelompok : 1. Jumlah penyebab variasi yang kecil dapat berpengaruh besar. (vital Few) 2. Jumlah penyebab variasi besar tetapi berpengaruh kecil (trivial many) Biasanya faktor penyebab yang berpengaruh terhadap masalah adalah faktor yang dianggap kecil, tetapi menjadi faktor dominan terhadap terjadinya penyimpangan mutu, hal ini disebut Prinsip Pareto Berdasarkan uraian di atas , dapat disimpulkan bahwa metode statistik dapat berperan dalam pengendalian proses operasional , karena melalui pendekatan statistik, setiap penyimpangan/variasi yang berdampak terhadap penyimpangan kualitas produk dapat diungkap berdasarkan fakta dan data sehingga dapat diperbaiki dan tidak terulang kembali. III.
Evolusi konsep kualitas
Apakah kualitas itu ? Upaya mendifinisikan kualitas dalam organisasi jasa tertentu bukanlah sesuatu yang mudah dilakukan. Namun demikian , dari berbagai literatur dijumpai beberapa definisi kualitas yang banyak dikutip dan diadaptasi. Definisi umum tersebut dikemukakan oleh empat guru besar kualitas : 1. Josep M. Juran Juran mendefinisikan kualitas sebagai kecocockan untuk pemakaian (fitness for use). Definisi ini menekankan orientasi pada pemenuhan harapan pelanggan melalui kegiatan kelompok pemecahan akar permasalahan dalam mengurangi variasi hingga mencapai standar yang diinginkan. 2. Philip B. Crosby Pendekatan Crosby menaruh perhatian besar kepada transformasi budaya kualitas, orientasi kepada keterlibatan setiap orang dalam organisasi terhadap proses, yaitu dengan menekankan kesesuaian individual terhadap persyaratan/tuntutan. Pendekatan Crosby merupakan proses top down.
3. W. Edwards Deming Strategi Deming didasarkan kepada alat-alat statistik , strategi ini cenderung bersifat bottom up. Penekanan utama strategi ini adalah perbaikan dan pengukuran kualitas secara terus menerus, berfokus kepada proses untuk mengeleminasi variasi, karena sebagian besar variasi dapat dikendalikan manajemen melalui pemberdayaan seiap karyawan, maka kualitas dapat disempurnakan secara berkelanjutan. 4. Taguchi Filosofi Taguchi didasarkan kepada perkiraan bahwa biaya dapat diturunkan melalui perbaikan kualitas dalam proses / produksi , fokus strategi kepada loss function Beberapa contoh definisi kualitas secara umum : Kesesuaian dengan persyaratan / tuntutan/standar Kecocokan untuk pemakaian Perbaikan / penyempurnaan secara berkelanjutan Bebas dari kerusakan / cacat Pemenuhan kebutuhan pelanggan sejak awal dan setiap saat Melakukan hal-hal yang benar secara benar sejak awal. Sesuatu yang membahagiakan pelanggan Penelusuran evolusi manajemen mutu terpadu dengan menjelaskan konsep dasar melalui 6 perubahan : 1. Fitness to Standard (FTS) FTS ini mengevaluasi apakah suatu produk yang dibuat sesuai dengan apa yang tertera dalam manual/sesuai dengan apa yang dipersyaratkan oleh disainer Kelemahan konsep ini dapat menciptakan konflik antara produser/bagian operasi dengan bagian inspeksi, karena banyak produk yang tidak sesuai harus dikembalikan, dan mengabaikan kebutuhan pasar karena berorientasi kepada spesifikasi disainer 2. Fitness to Use (FTU) FTU berarti menjamin kepuasan kebutuhan pasar, kemampuan produk untuk menyesuaikan terhadap keinginan pelanggan/konsumen melalui pengawasan kualitas yang ketat
dalam proses operasional/produksi, sehingga biaya operasi tinggi karena waste tinggi, daya saing rendah. 3. Fitness of Cost Berarti mutu tinggi dengan biaya operasi rendah , untuk mencapai kondisi tersebut harus meminimize variasi-variasi dalam proses operasional Metode modern untuk menyelesaikan perubahan ini : Menggunakan SQC Monitoring proses disamping hasil Menyediakan umpan balik pada setiap tahapan , dimanapun setiap pekerja lini memperhatikan pekerjaan orang sebelumnya, dan dapat menjamin kesalahan dapat segera diperbaiki. Melembagakan peran serta pekerja lini kedalam disain dan perbaikan proses operasi untukmembuat realible terus menerus 4. Fitness to latent Requirement FTLR berarti memenuhi kebutuhan konsumen sebelum konsumen menyadari kebutuhannya, orientasi kepada prediksi dan peramalan terhadap perubahan perilaku konsumen, sehingga variasi-variasi banyak ditemukan karena harus berpacu dengan waktu sebelum didahului oleh pesaing. 5. Fitness to Corporate Culture (sesuai budaya perusahaan) Konsep ini mendasarkan kualitas sebagai landasan budaya perusahaan agar dapat memenuhi kebutuhan konsumen secara terus menerus dengan lebih baik. Pebaikan produk berikut kualitasnya dilakukan secara berkelanjutan dengan QFD (quality function deployment) suatu metode manajemen yang menata seluruh aktivitas pimpinan , staf dan karyawan perusahaan sebagai suatu kesatuan sedemikian rupa sehingga dapat memberikan reaksi cepat terhadap setiap perubahan eksternal untuk mencapai sasaran strategik perusahaan. 6. Fitness to Global Environmental Requirements ( Sesuai lingkungan Global) Konsep ini menghasilkan produk berkualitas yang melestarikan sumber daya alam yang langka sehingga terjaga dari kerusakan
IV.
akibat penggunaan teknologi modern , sehingga dalam kegiatan operasional perusahaan harus berwawasan lingkungan (Aplikasi Iso 14000 dan Eko Labeling ) Perbaikan yang berkelanjutan Dalam konsep MMT untuk dapat memperbaiki mutu secara terus menerus dilakukan melalui perbaikan proses yang dipakai dalam membuat produk, dengan demikian perbaikan berfokus kepada proses, bukan kepada hasil. 1. Manajemen by Proscess (MBP ) MBP bekerja sebagai berikut : a. mempersiapkan sasaran, kemangkan suatu rencana implementasi untuk menyelesaikan sasaran tersebut , termasuk penugasan orang yang diperlukan untuk penyelesaiantugasnya, kemudian kembangkan suatu sistem untuk mengukur apakah mentaati rencana dan menyelesaikan hasil yang sesuai rencana,bila terjadi ketidak sesuaian , maka dilakukan analisis, sehingga dapat diketahui akar masalahnya dan perbaikannya secara sistematis dan berkelanjutan b. Model WV (wave) dari perbaikan secara berkelanjutan MMT menggunakan ungkapan continuous improvement untuk menyatakan ide perbaikan sebagai suatu proses pemecahan masalah, C.I. berdasarkan kepada dua ide utama , yaitu : perbaikan sistematis (berdasarkan ilmiah) dan perbaikan berulang-ulang (iterative). Perbaikan Sistematis Perbaikan berasal dari penggunaan suatu pendekatan ilmiah dan alat-alat serta suatu struktur untuk upaya tim dan perorangan. Struktur upaya tim memudahkan partisipasi semua anggota, memilih informasi yang lebih tersembunyi. Setelah membuat tahap pertama perbaikan menggunakan metode ini, ulangi untuk memperoleh perbaikan yang berkelanjutan. Shoji Shiba memodifikasi model “W” dari Kawakita , untuk aplikasi MMT yang dikenal sekarang sebagai model WV,model ini dapat mengingatkan kepada tiga langgkah perbaikan dan pemeliharaan mutu yang dipergunakan secara umum.
VII. 7 (Tujuh) Alat Bantu Pengendalian Kualitas VII.1.Dalam proses pemecahan masalah kendali mutu, khususnya masalah-masalah reaktif, harus mudah dipahami/dipelajari, mudah digunakan , dan mudah dipantau, oleh karena itu digunakan standar yang berupa tahapan pemecahan masalah dan alat bantu, pada umumnya alat bantu yang digunakan dalam pemecahan masalah adalah sebagai berikut : 1. Check sheet 2. Diagram Pareto 3. Diagram sebab akibat 4. Grafik 5. Peta kendali 6. Histogram 7. Diagram Pencar VII.2. Mengumpulkan data Data memegang peranan penting dalam pemecahan masalah , terutama dalam kegiatan operasional perusahan. Tanpa data dan fakta yang akurat akan menimbulkan pengambilan keputusan tidak akuran dan akan merugikan, untuk itu dibutuhkan metode pengumpulan data yang baik dan tepat serta mudah dibaca/dipahami a. Kejelasan menetapkan tujuan Data adalah suatu pedoman untuk bertindak , sehingga keakuratan data sangat diperlukan, untuk itu diperlukan beberapa syarat mutlak yang harus dipenuhi oleh data agar mampu berperan sebagai pedoman : 1) 2) 3) 4)
Data harus berasal dari Fakta, bukan hasil rekayasa Data harus dapat diukur Data harus dapat dipercaya Data harus terbaru
Sebelum mengumpulkan data , harus ditetapkan terlebih dahulu tujuannya, tujuan secara umum adalah :
3
1). Mengendalikan dan memonitor proses produksi/operasi 2). Menganalisa penyimpangan 3). Melakukan pemeriksaan
4 5
b.
Merekam data dengan cara yang benar
Dalam kegiatan pengumpulan data, faktor kerapihan dan sistematikanya harus baik, sehingga dengan metode yang baik, data akan dapat memberikan informasi secara mudah, pada intinya pengumpulan data, perlu berpedoman kepada 5 W+ 1 H VII.3. Stratifikasi
Startifikasi berasal dari kata Strati atau yang dikenal “Strata” yang berarti tingkatan. Stratifikasi berarti pemilahan sejumlah unsur ke dalam kelompok lebih kecil atau tunggal, sehingga memberikan kemudahan untuk bahan informasi dalam memilih prioritas masalah Stratifikasi ini dapat bermanfaat dalam menunjang kegiatan GKM , khususnya dalam mencari prioritas masalah dan proses penelusuran penyebab masalah dengan alat bantu diagram sebab akibat. Dengan demikian stratifikasi bermanfaat untuk : 1. Menanamkan cara berfikir prioritas 2. Memudahkan dalam memilih berbagai alternatif 3. Sebagai landasan untuk mengambil keputusan 4. Langkah awal untk menuju analisa lebih lanjut. VII.4.
Check Sheet
Falsafah dasar dari alat bantu QC adalah berfikir atas dasar fakta dan mengindari pernyataan mungkin atau katanya, sehingga di dalam proses kegiatan pemecahan masalah harus didukung oleh data dan fakta yang akurat dan terkini, khususnya dalam era reformasi ini setiap orang berani menggugat kepada orang yang dianggap merugikan nama baiknya atas pernyataan-pernyataan yang tidak bisa dipertanggung jawabkan, demikian pula di dalam kegiatan operasional perusahaan, pengambilan keputusan yang tidak didukung data akurat akan merugikan organisasi perusahaan. Check Sheet adalah alat bantu sederhana untuk mengklasifikasikan data dengan memberikan tanda untuk dibaca dan bukan untuk ditulis, merupakan lembar periksa yang berbentuk formulir isian , dimana masalah yang diperiksa sudah tertera di dalamnya. Tujuan pembuatan untuk check sheet adalah pengumpulan data dengan mudah dan menyusunnya secara otomatis dapat memberi informasi. Check sheet meliputi urutan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Amati setiap hal yang perlu dilaporkan di tempat kerja 2. Uraikan kondisi normal dan abnormal 3. Catat data yang diperlukan dan teruskan informasinya ke tempat yang sesuai 4. Dalam kondisi sangat tidak normal, identifikasi penyebabnya dan tetapkan tindakan perbaikannya untuk mencegah tidak terulang kembali Hal-hal penting harus diperhatikan dalam check sheet : 1. Uraikan maksud dan tujuan dari pemeriksaan (Judul, hari, tanggal,lokasi,periode,lokasi, dll, mengandung unsur 5 W + 1 H ) 2. Pahami proses pengumpulan data , perhitungan dan sistem penggunaan informasi , melalui prosedur pemeriksaan yang mudah dan analisis yang sesuai
3. 4. 5.
Tetapkan tindakan perbaikan dari hasil chek sheet dengan memberikan tanggung jawab kepada orang yang tepat Kesimpulan hasil pemeriksaan Aliran sirkulasi check sheet
Modul ini hanya digunakan dikalangan internal perusahaan
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
25
