DIVISI LIAISON DIVISI LIAISON OFFICER (LO)
Nama Ketua Divisi
: Asy-syifaa Asy-syifaa Halimatusa’diah
NIM
: 16116054
Anggota
:
Abdulloh Kafa Bihi
Rovika Nur Fitri
Wirastuti Artanti
Maureen Widyawan
Indah Nurharuni
Clara Wahyunita
Afifah Zulfa Lubis
Saila Rachma
Harfi Maulana
Mohammad Fahmi Hakim
Safira Prisya
Feni
Jannisa Vavaza
Anggita Alifah Humaira
Lindy Priyanka Ramadhin
Faishal Farras
Gia Rahmanisa
Alfred Fernaldi Purnama
Intan Khoirunnisa
Kiem Adi Budiman
Putri Amara
Mentari Kasih
Destaya Mentari Putri
Esti Rahayuning Tias
Deskripsi Kerja
:
1. Menjadi penghubung informasi antara pihak panitia Wisuda Juli Nymphaea 2017 dan wisudawan sebagai LO Wisudawan. 2. Menjadi pemandu bagi orang tua wisudawan pada hari pelaksanaan wisuda sebagai LO Orangtua. 3. Memastikan tiap informasi dan segala yang perlu diketahui wisudawan dan orang tua wisudawan tersampaikan dengan jelas
4. Mendampingi dan membantu membawakan hadiah-hadiah wisudawan apabila dibutuhkan sewajarnya 5. Memastikan keikutsertaan wisudawan dalam arak-arakan dari awal sampai akhir Program Kerja
:
1. Mengkonfirmasi keikutsertaan wisudawan dalam setiap acara yang dipersiapkan panitia. 2. Mengkonfirmasi kehadiran orang tua dan kerabat wisudawan pada hari pelaksanaan wisuda. 3. Memastikan keamanan orang tua dan kerabat wisudawan pada hari pelaksanaan wisuda. Perihal
Latar Belakang
Tujuan
Deskripsi LO diperlukan sebagai penyalur informasi dan pendamping antara panitia Wisuda Juli Nymphaea 2017, wisudawan, dan orang tua wisudawan Memastikan informasi panitia tersampaikan kepada setiap wisudawan dan orangtua wisudawan 1. Membuat timeline kerja 2. Menentukan LO wisudawan dan LO orangtua (khusus apabila diminta) setiap wisudawan 3. Menentukan runner (LO Sabuga) 4. Memberikan informasi baik melalui LINE personal chat, LINE
Metode
grup, dan SMS kepada seluruh LO Wisudawan, LO Orangtua, dan LO Sabuga 5. Memastikan setiap LO Wisudawan dan LO Orangtua sudah mengontak wisudawan dan orangtua wisudawan masing-masing 6. Mem follow-up perkembangan semua LO untuk memastikan ketersampaian informasi
7. Menyampaikan dan memastikan teknis lapangan hari wisuda sudah dimengerti setiap LO Wisudawan, LO Orangtua, dan LO Sabuga 8. Membuat penanda untuk wisudawan, berupa ikat kepala wisudawan 9. Membuat penanda untuk orang tua wisudawan berupa bros penanda 10. Menjemput orang tua dan atau kerabat wisudawan setelah selesai acara sidang di pintu Sabuga SB-2 Wisudawan 11. Seluruh LO memakai dresscode baju panitia Wisuda Juli Nymphaea 2017 berwarna cokelat disertai jaket angkatan bagian dalam (warna biru) 12. Berkonsultasi pada ketua divisi LO wisuda sebelumnya (Sani Septianingrum) Jumat, 9 Juni 2017: Rekrutmen terbuka seluruh panitia divisi Wisuda Juli Nymphaea 2017 Senin, 12 Juni 2017: Rekrutmen terbuka ditutup untuk seluruh panitia, tapi Divisi LO masih terbuka terhadap SDM baru, karena panitia yang mendaftar via oprec masih kurang Waktu Pelaksanaan
Selasa, 13 Juni 2017: Membuat grup Divisi LO di LINE Rabu, 14 Juni 2017: Mendiskusikan bentuk dan jenis penanda orangtua wisudawan Kamis, 15 Juni 2017: Membeli contoh nametag yang akan dipakai untuk penanda orangtua wisudawan Jumat, 16 Juni 2017: Mendatangi TU SITH untuk menanyakan daftar dan jumlah wisudawan
Sabtu, 17 Juni 2017: Berkoordinasi dengan Kadiv LO sebelumnya ( Kak Sani) soal surat izin untuk meminta daftar wisudawan ke TU SITH, meminta Destaya (Sekretaris) dan Kenzie (Kadiv Perizinan) untuk membuat dan menyerahkan surat izin tersebut ke TU SITH Minggu, 18 Juni 2017 – Rabu, 5 Juli 2017: LIBUR LEBARAN, diisi dengan koordinasi berjalanan terkait pelaksanaan Divisi LO Merancang dan menyelesaikan RAB untuk diserahkan kepada Bendahara (Tanti) Rabu, 28 Juni 2017: Penggantian penanda orangtua dari nametag menjadi bros Jumat, 7 Juli 2017: Mendatangi TU SITH untuk mengambil daftar wisudawan yang setelah sebelumnya diserahkan surat izin bersama Kadiv Perizinan Sabtu, 8 Juli 2017: Meminta uang kepada Bendahara untuk pemesanan ikat kepala dan bros penanda orangtua wisudawan Minggu, 9 Juli 2017: Menyelesaikan bros penanda orangtua wisudawan dan memasan ikat kepala himpunan Selasa, 11 Juli 2017: Koordinasi LO dan wisudawan yang dilakukan berkala Rabu, 12 Juli 2017: Menyelesaikan tahap pemasangan LO dan wisudawan Senin, 17 Juli – Kamis, 20 Juli 2017: Koordinasi LO dan wisudawan Sabtu, 22 Juli 2017: D-DAY 1. Rekrutmen terbuka khusus untuk Divisi LO masih t erbuka meski Keberjalanan
oprec sudah ditutup karena masih kurang orang. Setelah penutupan dan close-rec baru didapat 12 orang yang siap untuk menjadi LO
2. Awalnya
penanda
orangtua
disediakan
nametag,
namun
kemudian setelah berdiskusi kembali dengan Kak Sani akhirnya diubah menjadi bros, meski kemudian setelahnya sehari sebelum D-Day, Imma (dari Divisi Syukwis) mengubah bros flanel menjadi bros dari kertas origami, perubahan terjadi karena ukuran yang lebih besar 3. Permintaan untuk daftar wisudawan ditolak sebab mengharuskan adanya surat izin terlebih dahulu, setelah diproses baru bisa diserahkan ke TU SITH setelah libur lebaran dan baru benar benar lengkap termasuk yudisium dan sebagainya beberapa hari setelah tanggal penentuan 4. Menyelesaikan RAB dengan perkiraan jumlah wisudawan 28 orang, namun setelah keluar daftar wisudawan yang pasti mengikuti Wisuda Juli 2017, akhirnya RAB turun dan dapat ditekan. RAB ikat kepala himpunan yang awalnya menargetkan Rp10.000,- per wisudawan menjadi Rp8000,- per wisudawan, namun kelebihannya dialokasikan untuk penanda orangtua yang harganya melebihi RAB sebelumnya 5. Mengikuti audiensi bersama wisudawan 6. Menyelesaikan pembagian LO wisudawan pada Rabu, 12 Juli 2017, mulai menerima pesanan LO orangtua dari wisudawan. Selain itu, akhirnya didapat bantuan dari Biologi 2015 yang membantu sebagai LO tambahan untuk wisudawan. 7. Pengambilan ikat kepala dari vendor pada 19 Juli 2017 8. Menyelesaikan penentuan runner (LO Sabuga). 9. Memberikan informasi mengenai syuting video profil wisudawan dari divisi Pubdok. 10. Membantu pemesanan paket LFM pada 17 Juli 2017 dengan pembayaran via rekening atau tunai lunas.
11. Memberikan ikat kepala, penanda orang tua, bukti pembayaran paket LFM, pada 20 Juli 2017 saat syukwis. 12. Memulai briefing khusus divisi LO untuk menginformasikan teknis lapangan pada 20 dan 21 Juli 2017 di sela-sela Syukwis dan Wisnite 13. Divisi LO wajib sudah hadir bersama wisudawan dan orangtua sebelum pukul 07.00 di Sabuga pada 1 Agustus 2015 14. Menjemput orang tua dan membawanya ke spot SITH pukul 12.00 setelah prosesi sidang di Sabuga, kemudian diantar ke gedung LABTEK XI SITH. 15. Setelah mengantar orang tua dan kerabat wisudawan, kembali ke spot SITH pukul 13.30 dan menyambut wisudawan pukul 13.00 16. Mengikuti rangkaian acara arak-arakan hingga penyambutan wisudawan di gedung LABTEK XI SITH bagian Selatan 17. Mengembalikan barang-barang milik wisudawan seperti bunga, sepatu, dan payung yang dititipkan 1. Kesulitan mendapatkan LO wisudawan karena sudah banyaknya massa Biologi 2016 yang double job dan divisi yang diharuskan stay on di hari H (seperti Perform, Arak-arakan, Logistik, dsb) 2. Beberapa LO sedikit kurang responsif namun masih dapat ditanggulangi Evaluasi
3. Ada LO runner yang tidak bisa menjadi LO Sabuga di hari H karena mengerjakan tugas sebagai LO orangtua wisudawannya, hal ini juga dikarenakan Form Kelengkapan Lapangan yang diserahkan
ada
kesalahan
setelah
sebelumnya
dilakukan
penggantian 4. Dresscode LO sesuai kesepakatan divisi LO sendiri karena tidak ada request khusus dari wisudawan. Dengan pemakaian kaos
Wisjul Nymphaea 2017 disertai jaket angkatan warna biru, sangat mudah mengenali LO lainnya dan mudah juga ditemukan wisudawan. 5. Paket LFM cepat sekali habis. Untungnya seluruh wisudawan sudah mendapatkan pesanan paket mereka, meski ada dua orang wisudawan yang memesan Paket Foto Studio B sudah sold out.
1. Diusahakan untuk Divisi MSDM mengategorikan anak-anak yang bisa LO dan divisi non hari H lainnya bisa double job, sehingga kelebihan lainnya dialokasikan khusus untuk divisi la in yang bekerja di hari H 2. Responsif dari LO wisudawan harus ditingkatkan kembali agar Solusi
tidak ada miskomunikasi dengan wisudawan 3. LO Sabuga harus dipastikan benar-benar bisa hadir tanpa meninggalkan kewajibannya sebagai LO bagi wisudawan, selain itu perlu benar-benar dikondisikan dengan tepat agar tidak ter jadi kesalahan kembali dalam mengisi FKL 4. Form yang harus diisi bagi wisudawan diharapkan disatukan, baik yang berasal dari Divisi LO sendiri maupun dari kebutuhan divisi lain
Tingkat keberhasilan
90%
