DEFINICION: Son libros donde donde se asientan las operaciones realizadas por las empresas empresas o instituciones expresadas en valor monetario y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas son la fuente para su elaboración; pueden tratarse de libros empastados, registros, conjuntos de hojas, tarjetas, fichas, etc.
FINALIDAD: Cumplir con las obligaciones que impone la ley al respecto y lograr la información o datos necesarios para conocer la situación económica financiera y/o legal de la empresa. Además constituyen el único medio para demostrar las operaciones realizadas.
PERSONAS OBLIGADAS A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD: De conformidad con el Art. 65 del texto único ordenado de la ley Impuesto a la Renta, están obligados a llevar libros de contabilidad completa toda persona Jurídica y otros perceptores de renta de tercera categoría cuyos ingresos brutos anuales superen las 150 UIT, siendo los comerciantes los que deberán llevar sus libros de contabilidad con la intervención de contadores públicos y mercantiles. Los contribuyentes perceptores de renta de tercera categoría con ingresos hasta 150 UIT deberán llevar como mínimo un Registro de Ventas, un Registro de Compras y Libro Diario de formato simplificado.
PERSONAS AUTORIZADAS A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD: De acuerdo con la ley de profesionalización del contador Ley N° 28951 de actualización de la Ley N° 13253 de profesionalización del contador publico y de creación de los colegios de contadores públicos los comerciantes deberán llevar sus libros de contabilidad con la intervención de los contadores públicos o mercantiles.
CLASIFICACION DE LOS LIBROS CONTABLES DESDE SU PUNTO DE VISTA LEGAL: Teniendo en cuenta el aspecto legal los libros de contabilidad se clasifican en obligatorios y voluntarios: 1. Libros Obligatorio.- Declarado indispensable por el código de comercio, su carácter obligatorio es por la vinculación que tienen con asuntos tributarios y son: Libros de inventarios y balances, Diario, Caja y Bancos, Mayor, Planillas de pago, Actas, Actas, Registro de ventas e Ingresos, Registro de de compras. 2. Libros Voluntarios.- Son aquellos libros que a criterio de la empresa se lleva no siendo obligatorio legalizarlos. Caja chica, Bancos, Clientes, Proveedores, Cuentas Corrientes, etc.
CLASIFICACION DE LOS LIBROS CONTABLES DESDE SU PUNTO DE VISTA TECNICO CONTABLE: Estos libros se clasifican en principales y auxiliares; siendo la implementación de los auxiliares en la l a medida que se tornen obligatorios o cuando sea de utilidad en la organización. 1. Libros principales.- De acuerdo con el papel que desempeña son aquellos que se utiliza para registrar en forma inmediata las operaciones que realizan las empresas. Estos son: Libro de inventario y balances, Libro diario, Libro caja y bancos y Libro mayor. 2. Libros auxiliares.- Son aquellos donde se registran de modo analítico y detallado las distintas operaciones. Estos libros facilitan el registro sintetico en los libros principales. Estos son: Registro de ventas e ingresos, Registro de compras, Registro de activos fijos, Registro de ingresos, libro de retenciones, Registro de inventario permanente valorizado, Registro especial de letras por pagar, Registro especial de letras por cobrar, planilla de pagos, caja chica, bancos, etc.
LEGALIZACION: La legalización no es otra cosa que una constancia que el notario o juez hace en el primer folio de libro o primera hoja suelta, anotando el numero de legalización, apellidos y nombres, denominación o razón social del deudor tributario, según sea el caso; numero de RUC, denominación de libro o registro, fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso; numero de folios de que consta; fecha y lugar en que se otorga y, sello y firma del notario o juez según sea el caso; además de un sello en cada uno de los folios. Todos los libros y registros contables deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando son llevados en hojas sueltas o continuas.
SISTEMA COMPUTARIZADO DE LOS LIBROS CONTABLES: Las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar libros de contabilidad que registre sus operaciones mediante un programa de sistema computarizado de contabilidad y que cumpla con legalizar sus listados y hojas de procedimientos no estarán obligados a llevar los libros principales de contabilidad, tampoco los denominados registros auxiliares, siempre que el sistema adoptado sustituya a cada uno de los mencionados libros. La implementación debe comunicarse a la SUNAT dentro del ejercicio económico.
A) LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCE. Es un libro principal obligatorio de foliación simple en el cual se registra en detalle el dinero disponible, derechos, vienes, valores, deudas, obligaciones y patrimonios que posee una persona natural o jurídica al inicio de sus operaciones y al cierre de cada ejercicio económico. Sirve como base y punto de partida de toda labor administrativa; ya que da a conocer por menorizadamente lo que pertenece y/o adeuda a la sociedad o comerciante, al mismo tiempo que registra la ganancia o perdida sufrida en las operaciones como consecuencia de la gestión.
ASPECTO LEGAL: La base legal primigenia de libro esta contenido en el código de comercio que expresa lo siguiente: El comerciante empezará por el inventario inicial sus operaciones y debe contener: a) Relación exacta del dinero, bienes y valores de toda clase apreciados en su valor real y que constituye el activo. b) Relación exacta de todas las deudas y toda clase de obligaciones, si las tuviera que forma el pasivo. c) Se fijara la diferencia entre el activo y el pasivo que constituirá el capital. (1)
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DE………DEL………………20…….. .. ENCABEZAMIENTO: AL…… DE………DEL………………20…… ANOTAR EL CODIGO DE LA CUENTA A NIVEL DE 2 DIGITOS: 10, 20, 30, ETC. ANOTAR EL CODIGO DE LA SUB CUENTA Y DIVISIONARIA: 10.1, 20.4, 30.6, ETC. LLAMADO TAMBIEN GRAN COLUMNA, SIRVE PARA COLOCAR LOS TITULOS DE LAS CUENTAS Y SUB CUENTAS: -10 EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO 10.1 CAJA (5) COLUMNA FALSA O ACCESORIA.- SE ANOTAN LOS VALORES O PRECIOS UNITARIOS.
10 PARES DE MEDIAS REY C/U S/.5.00 (6) COLUMNA DESTINADA AL REGISTRO DE IMPORTES PARCIALES O PARA AGRUPAR CANTIDADES DE UNA MISMA CUENTA. (7) SE REGISTRA LAS CANTIDADES TOTALES.
B) LIBRO DIARIO: Es un libro principal obligatorio de foliación simple, en el cual se registra las operaciones que efectúa la empresa en forma ordenada y cronológica, indicando siempre el deudor o deudores y el acreedor o acreedores. Tiene una función dinámica en el se van registrando las variaciones patrimoniales como consecuencia de los actos
administrativos que realizan los propietarios o factores, constituyéndose en uno de los ejes de la contabilidad por el sistema de la partida doble.
ASPECTO LEGAL: Su obligatoriedad fue instituida por el código de comercio; luego por otras normas, al igual que el libro de inventario y balances, el libro diario forma parte de la contabilidad completa. (1)
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ENCABEZAMIENTO. ANOTAR EL FOLIO DEL LIBRO MAYOR. ANOTAR EL CODIGO DE LAS CUENTAS QUE INTERVIENEN EN LA OPERACIÓN. ANOTAR EL NUMERO DE ASIENTO, DENOMINACION DE LAS CUENTAS DEUDORAS Y ACREEDORAS, CODIGO Y DENOMINACION DE LAS SUB CUENTAS, FECHA Y GLOSA O EXPLICACION. A CRITERIO DEL CONTADOR PUEDE UTILIZARCE PARA EL FOLIO MAYOR EN ESTE CASO ES PRUDENTE CORRER HACIA LA IZQUIERDA LAS ANOTACIONES DE LAS COLUMNAS (3) Y (4). ANOTAR CANTIDADES PARCIALES POR CADA SUB CUENTA FACILITANDO DE ESTA MANERA EL ANALISIS DE LAS CUENTAS. ANOTAR EL IMPORTE DE LAS CUENTAS QUE RESULTEN DEUDORAS. ANOTAR EL IMPORTE DE LAS CUENTAS QUE RESULTEN ACREEDORAS.
C) LIBRO CAJA Y BANCO: Es un libro principal obligatorio en el que se registran las operaciones cuyo movimiento se realiza con dinero en efectivo cheques o valores representativos de dinero, se trata de ingresos o egresos por las múltiples y variadas operaciones que incurre la empresa en el desarrollo de sus actividades. Entre otras ventajas, según la forma adoptada permite al
usuario conocer en cualquier momento cual es su disponibilidad de efectivo en caja, en cuentas corrientes bancarias o en ambos casos a la vez, sin contar con que permite decentralizar el trabajo, simplificando la labor que realiza el libro diario.
ASPECTO LEGAL: Al igual que el libro de inventario balance y diario debe ser legalizado ante notario público, juez de paz letrado o juez de paz, según corresponda para que tenga los efectos que la ley confiere.
DEBE
HABER 1
2 3
1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)
4
5 6 7 8
2 3
4
5 6 7 8
Datos de cabecera. Numero de registro. Fecha en que se realiza la operación. Codigo de la cuenta que dio origen al ingreso o egreso. Si se trabaja a nivel de sub y divisionarias, servirá además para anotar el código de las mismas. Titulo de las cuentas que se debitan o acreditan, detalle de la operación y otros pormenores de utilidad para la empresa. Anotar el importe de cada documento cuando las operaciones efectuadas en un dia son repetidas y referidas a una misma cuenta. El importe de cada documento en tanto las operaciones se repitan y estén referidas a una misma cuenta y en la misma fecha. El saldo inicial, importe por cada cuenta utilizada diariamente y para anotar el saldo final.
D) LIBRO MAYOR: Es un libro principal de foliacion doble (hay de foliacion simple como los vinculados a fines tributarios, en el se concentran las cuentas deudoras y acreedoras registradas en el libro diario, registro que se hacen en forma ordenada, resumida, cronologica e independiente por cada cuenta, a fin de determinar el movimiento y saldode cada una de ella, facilitando de esta manera la formulacion de los estados financieros. En la practica es un libro diario resumido y clasificado por su naturaleza y objeto.
ASPECTO LEGAL Este libro fue instituido por el codigo de Comercio que al respecto en su Art.39 dice “las cuentas de cada objeto o persona en par ticular deben registrarce abriendo cuentas en el debe y haber en el libro mayor y a cada una de estas cuentas se trasladaran por orden riguroso de fecha los hacientos del diario refente a ellas”.
ESTRUCTURA: Adopta formas variadas prevaleciendo en nuestro medio el rayado corriente y el rayado simple de dos columnas con saldos.
*PRIMERA FORMA 10 DEBE
20 MERCADERIAS
10 HABER
Viene a ser un libro diario desdoblado DEBE frente al HABER, correspondiendo el lado izquierdo para el DEBE y el derecho para el HABER; cada una de estas partes tiene espacios para hacer las anotaciones de fecha, contrapartida o el concepto que sustituye cuando estas son variadas, importes parciales, importes totales.
*SEGUNDA FORMA FECHA DIA MES
DETALLE
DEBE
HABER
SALDOS DEUDOR ACREEDOR
Esta segunda forma es de foliación simple dispone de dos columnas para recibir los importes del DEBE y HABER, opcionalmente una o dos columnas para anotar los saldos en forma permanente. Este diseño se presenta frecuentemente en los sistemas computarizados donde se trabaja con hojas sueltas permitiendo agilizar el registro de operaciones. Al final de cada ejercicio serán objeto de encuadernación y empaste.
A. REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS.
Es un libro auxiliar obligatorio en el que se anota las ventas de vienes o servicios que en la práctica constituyen la actividad principal de negocios, registro que se hará en forma detallada, ordenada y cronológica, teniendo como sustento las facturas, boletas de venta, tickets, y notas de débito y crédito generadas por devoluciones, anulaciones, descuentos, intereses u otros conceptos. Es el único libro que permite garantizar y/o demostrar las ventas realizadas, principalmente es útil al estado en el control de los impuestos que gravan estas operaciones, tributos que sucesivamente han recibido los nombres de Impuestos de timbre, Bienes y Servicios, hasta su denominación actual, impuesto general de ventas.En otros paices, impuesto al valor agregado.
ASPECTO LEGAL En aplicación del artículo 65 del decreto legislativo N° 774(LIR), cuyo texto a sido modificado con el articulo 39 del Decreto Legislativo N° 945 del 23-12-2003 23 -12-2003 es obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas generadoras de renta de tercera categoría. La citada norma es compatible con el artículo 37° de la ley del impuesto general a las ventas e impuesto selectivo al consumo que establece que los contribuyentes de impuestos están obligados a llevar un registro de ventas e ingresos y un registro de compras en los que se anotaran las operaciones que se realicen.
CONTENIDO a) El registró debe contener columnas separadas para la información requerida en las normas referidas a libros y registros vinculados a asuntos tributarios los cuales son: 1) Numero correlativo del registro o código único de la operación de venta. 2) Fecha de emicion del comprobante de pago o documento. 3) En los casos de empresas de servicios públicos, adicionalmente deberá registrar la fecha de vencimiento y/o pago de servicios. 4) Tipo de comprobante de pago o documento. 5) Numero de serie de comprobante de pago, documento o de la maquina registradora. 6) Numero de comprobante de pago o documento, en forma correlativa por seri o por numero de la maquina registradora. 7) Tipo de documento de identidad de cliente. 8) Numero de RUC del cliente, cuando cuente con este, o numero de documento de identidad. 9) Apellidos y nombres, denominación o razón social del cliente. 10) Valor de la exportación, de acuerdo al monto total facturado. 11) Base imponible de la operación grabada. 12) Importe total de las operaciones exoneradas. 13) Impuesto selectivo al consumo, de ser el caso. 14) Impuesto general a las ventas y/o impuesto de promoción municipal. 15) Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible. 16) Importe total del comprobante de pago. 17) Tipo de cambio utilizado conforme a lo dispuesto en las normas sobre la materia.
18) Totales.
B. REGISTRO DE COMPRAS Es un libro auxiliar obligatorio para empresas generadoras de rentas tercera categoría; en el se anotan las compras de bienes y servicios necesarios para desarrollar la actividad principal del negocio y las otras conexas. Objeto de aplicación del impuesto general a la venta, las operaciones se asientan en forma ordenada, cronológica y detallada teniendo como elementos de sustento los comprobantes de pago, pólizas de importación y notas de debito y crédito recibidas de los proveedores generadas por devoluciones, descuentos, intereses, ratificación de precios, etc. ASPECTO LEGAL
Rigen las mismas disposiciones de registro de ventas. DISEÑO Y CONTENIDO
El libro de registro de compras debe contener en columnas separadas la información mínima que se detalla a continuación. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o)
Numero correlativo del registro o código único de la operación de compra. Fecha de emisión del comprobante de pago o documento. Fecha de vencimiento o fecha de pago de los servicios del negocio. Tipo de comprobante de pago o documento de acuerdo a la codificación que apruebe la SUNAT. Serie del comprobante de pago o documento. Año de emisión de la declaración única de aduanas o de la declaración simplificada de importación. Numero de comprobante de pago o documento. Tipo de documento de identidad del proveedor. Numero de RUC del proveedor o numero de documento de identidad. Apellidos y nombres, denominación social del proveedor. Base imponible de las adquisiciones grabadas que dan derecho a crédito fiscal. Monto del impuesto general a las ventas. Base imponible de las adquisiciones grabadas que dan dercho a crédito fiscal. Monto del impuesto general a las ventas. Base imponible de las adquisiciones grabadas que no dan derecho a credito fiscal.
p) Monto general del impuesto general a las ventas correspondiente a la anterior adquisición. q) Valor de las adquisiciones no grabadas. r) Monto del impuesto selectivo al consumo. s) Otros tributos o cargos que no forman parte de la base imponible. t) Importe total de las adquisiciones registradas según comprobantes de pago. u) Totales.
REGISTRO DE LETRAS POR PAGAR
Es un registro auxiliar voluntario, en el se anotan en forma cronológica y sistemática los pormenores de las letras aceptadas a proveedores, referenciando el documento que dio origen a la operación. ASPESTO LEGAL
No existe razón alguna para que se obligue a su legalización, es opcional; sin embargo es oportuno e incluso saludable ayude al control. DISEÑO Y CONTENIDO
Hay diferentes formas y tamaños siendo semejantes al registro de letras por cobrar con el natural cambio que se origina en el termino “girador” en lugar de aceptante; asi mismo para el registro de las operaciones se seguirán las mismas indicaciones que en el registro de letras por cobrar. C. LIBRO DE RETENCIONES
Es un libro auxiliar obligatorio en donde se anotan los pormenores de los servicios prestados por trabajadores independientes con contratos de prestación de servicios normados por la legislación civil, cuando el servicio sea prestado en el lugar y horario designado por quien lo requiere y cuando el usuario proporciones los elementos de trabajo y asuma los gatos que la prestación de servicio demanda. Tiene como finalidad el control de los servicios que se pagan a los trabajadores cuya actividad no tiene carácter dependiente y a la empresa le sirve para sustentar gastos o costos. ASPECTO LEGAL
Es obligatorio de acuerdo al reglamento del impuesto a las rentas deberá ser legalizado ante un notario publico de la localidad o a falta de estos por un juez paz letrado o juez de paz lo cual debe realizarse antes de uzarlo.
CONTENIDO
Además de los datos generales el diseño debe tener el suficiente numero de columnas para registrar. a) Fecha de retención, cuando esta consida con la fecha de pago de la retribución. b) Información de la persona que presto los servicios, de acuerdo a lo siguiente. 1) Tipo de documento de identidad. 2) Numero de documento de identidad. 3) Apellidos y nombres. c) Información de la retribución de acuerdo a lo siguiente. 1) Monto bruto de la retribución. 2) Monto de las retribuciones efectuadas. 3) Monto neto de la retribución. d) Totales. D. LIBRO DE REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO. VALORIZADO.
Es un libro auxiliar donde se anotan las entradas y salidas de existencias (mercaderías, materias primas, materias auxiliares, suministros, envases, etc.) tanto unidades como en términos monetarios permitiendo conocer con exactitud y en cualquier fecha, la cantidad y valorización al costo de las existencias almacenadas. La empresa moderna emplea sistemas computarizados como medio eficaz de control y valoración pues opera con mayor rapidez, y la utilidad que presta es múltiple, entre otras cosas permite conocer al instante el saldo de existencia a efecto de aplicar convenientemente una política de reposición; conocer de inmediato el costo del producto vendido; llevar un sistema de inventario permanentes; controlar el movimiento de almacén mediante verificación sorpresiva; etc. Los contribuyentes empresas o sociedades que deben practicar inventario en razón de la actividad que desarrolla, estarán obligados a llevar invetario permanente de sus existencias, la evaluación de sus inventarios se realizara de acuerdo a las normas que señala el reglamento. Actualmente su legislación esta contenida dentro de las normas del impuesto a la renta, para personas generadoras de renta de tercera categoría y por las normas sobre libros y registro vinculados con asuntos tributarios.
“AÑO DEL CENTENARIO DE MACCHU PICHU PARA EL MUNDO”
UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ESCUELA ACADEMICA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
CATEDRA: CONTABILIDAD I TEMA
: LIBROS DE CONTABILIDAD
DOCENTE: CPCC. VICTOR A. PRETELL PAREDES. INTEGRANTES: JHON CARLOS SANCHEZ PUERTA. TONY LUIS CUSCO VASQUEZ. OSCAR RUBEN RIVERA GARCIA.
CICLO : I TARAPOTO – 2011 PERU
BIBLIOGRAFIA
CONTABILIDAD GENERAL BASICA I Autor: CPCC JOSE G. CALDERON CALDERON MOQUILLAZA Decima edición - JCM editores CONTABILIDAD GENERAL BASICA II Autor: CPCC JOSE G. CALDERON MOQUILLAZA Decima edición - JCM editores http://www.gabilos.com/comosehace/LibrosEmpresarios/textolibrosDefiniciones.htm http://www.gestiopolis. http://www.ge stiopolis.com/canales/fi com/canales/financiera/art nanciera/articulos/no%2016/lib iculos/no%2016/libroscontabl roscontables.htm es.htm
