UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ Vicerrectorado de Investigación
Logística TINS Básicos INGENIERÍA INDUSTRIAL | INGENIERÍA DE SISTEMAS TEXTOS DE INSTRUCCIÓN BÁSICOS (TINS) / UTP Lima ‐ Perú
Logística
© Logística Desarrollo y Edición: Vicerrectorado de Investigación Elaboración del TINS: Ing. Jesús Rubén Ramírez Sabuco Diseño y Diagramación: Julia Saldaña Balandra Soporte académico: Instituto de Investigación Producción: Imprenta Grupo IDAT Queda prohibida cualquier forma de reproducción, venta, comunicación pública y transformación de esta obra.
2
Logística
“El presente material contiene una compilación de obras de Logística publicadas lícitamente, resúmenes de los temas a cargo del profesor; constituye un material auxiliar de enseñanza para ser empleado en el desarrollo de las clases en nuestra institución. Éste material es de uso exclusivo de los alumnos y docentes de la Universidad Tecnológica del Perú, preparado para fines didácticos en aplicación del Artículo 41 inc. C y el Art. 43 inc. A., del Decreto Legislativo 822, Ley sobre Derechos de Autor”.
3
Logística
4
Logística
Presentación Continuando con la serie de publicaciones de carácter institucional en la formación de ingenieros, en el marco de orientación de la estructura curricular y siguiendo las coordenadas de los syllabi de los cursos, correspondientes, se presenta el presente texto de instrucción TINS, para la carrera de Ingeniería Industrial y la de Ingeniería de Sistemas. El contenido temático, elaborado con sentido didáctico de enseñanza‐aprendizaje comprende un conjunto de conocimientos, recopilados de la fuente bibliográfica pertinente, en el ámbito universitario. La composición comprende implícitamente tópicos de abastecimientos, nombre con el que se empezó a conceptualizar la entrega, transporte, recepción y seguimiento del producto o la realización del servicio, en un intento de sistematización, con un nombre denominado “rocrematics”. No obstante, dada las necesidades de productos y servicios a escalas mayores, en épocas de guerra el nombre de uso militar llamado logística, ha venido a imponerse, con sentido de sistema. Aspecto que ha provocado la tecnologización operativa desde el proceso de recepción de insumos y materiales hasta el proceso de circulación del producto, como parte de los diversos servicios de la cadena fabril; tanto en las relaciones biunívocas de empresas, cuanto en las interrelaciones de las empresas que forman un “cluster”. La presente composición ha sido posible, gracias a la paciente labor del profesor Ing Jesús Ramírez Sabuco, de destacada experiencia profesional y encomiable labor académica, quien ha hecho posible una estructura secuencial, en concordancia al sillabus del Curso de Logística y contiene los siguientes temas: 1. Recorrido y control integral del flujo de material 2. Diseño de un sistema integral 3. Definición de logística 4. Funciones de la logística 5. Importancia y valor agregado de la logística 6. Barreras para la integración eficiente de la red logística 7. Operaciones del sistema logístico 8. Evolución y perspectiva de la logística 9. Planeación y control 10. Impacto en estructura de información 11. Factores críticos de la cadena logística 12. Áreas de decisión 13. Directrices para formular una estrategia 14. Organización de la logística 15. Clasificación de los materiales 16. El gráfico ABC como técnica de gestión de inventarios 17. Importancia en la organización
5
Logística
18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47.
Incidencia en la organización Programación de stock Catalogación Costos logísticos Clasificación de los sistemas productivos según la demanda Cálculo del lote económico de compra Tipos de control de stock Frecuencia económica de pedidos Stock de seguridad Gestión de inventarios Materiales con demanda dependiente Sistemas MRP Tipos de sistemas MRP Debilidades relevantes del MRP Sistema MRP cerrado (closed loop) Fuentes de incertidumbre en sistema MRP Mecanismos recomendados MRP II Procedimiento general de compras Registro y archivo Compras del estado Licitaciones y concursos públicos Bases de los procesos de selección Evaluación y clasificación de ofertas La adjudicación directa selectiva La adjudicación de menor cuantía Tráfico: marítimo, aéreo y terrestre Aduanas: funciones y procedimientos Almacenes Información logística; enfoque “justo a tiempo” aplicado al flujo logístico
Finalmente es preciso reconocer que el presente trabajo ha sido posible gracias a la acuciosa labor académica del profesor Ing. Jesús R. Ramírez S., a quien la Institución agradece. Ing. Lucio H. Huamán Ureta Vicerrectorado de Investigación
6
7
Logística
Logística
Índice Semana 1 y 2 48. Recorrido y control integral del flujo de material ............................................... 49. Diseño de un sistema integral ............................................................................. 50. Definición de logística.......................................................................................... 51. Funciones de la logística ...................................................................................... 52. Importancia y valor agregado de la logística ....................................................... 53. Barreras para la integración eficiente de la red logística .................................... 54. Operaciones del sistema logístico ....................................................................... 55. Evolución y perspectiva de la logística ................................................................ 56. Planeación y control ............................................................................................ 57. Impacto en estructura de información................................................................ 58. Factores críticos de la cadena logística................................................................ 59. Áreas de decisión ................................................................................................. 60. Directrices para formular una estrategia............................................................. Semana 3 61. Organización de la logística ................................................................................. 62. Clasificación de los materiales ............................................................................. Semana 4 63. El gráfico ABC como técnica de gestión de inventarios....................................... 64. Importancia en la organización ........................................................................... 65. Incidencia en la organización............................................................................... Semana 5 66. Programación de stock ........................................................................................ 67. Catalogación ........................................................................................................ 68. Costos logísticos................................................................................................... Semana 6 y 7 69. Clasificación de los sistemas productivos según la demanda ............................. 70. Cálculo del lote económico de compra ............................................................... Semana 8 y 9 71. Tipos de control de stock..................................................................................... 72. Frecuencia económica de pedidos ...................................................................... 73. Stock de seguridad............................................................................................... 74. Gestión de inventarios......................................................................................... Semana 11 75. Materiales con demanda dependiente ...............................................................
8
11 11 20 23 23 24 25 25 26 27 28 31 32
35 35
39 44 44
45 47 50
55 55
61 63 64 65
67
76. 77. 78. 79. 80. 81. 82.
Logística
Sistemas MRP....................................................................................................... Tipos de sistemas MRP ........................................................................................ Debilidades relevantes del MRP .......................................................................... Sistema MRP cerrado (closed loop)..................................................................... Fuentes de incertidumbre en sistema MRP ........................................................ Mecanismos recomendados................................................................................ MRP II ................................................................................................................
67 73 73 73 75 75 75
Semana 12 83. Procedimiento general de compras..................................................................... 77 84. Registro y archivo................................................................................................. 80 Semana 13 85. Compras del estado ............................................................................................. 81 Semana 14 86. Licitaciones y concursos públicos ........................................................................ 99 87. Bases de los procesos de selección ..................................................................... 102 Semana 15 88. Evaluación y clasificación de ofertas ................................................................... 107 Semana 16 89. La adjudicación directa selectiva ......................................................................... 115 90. La adjudicación de menor cuantía....................................................................... 116 91. Tráfico: marítimo, aéreo y terrestre .................................................................... 119 92. Aduanas: funciones y procedimientos................................................................. 128 Semana 17 93. Almacenes............................................................................................................ 131 Semana 18 94. Información logística; enfoque “justo a tiempo” aplicado al flujo logístico ....... 139 Bibliografía........................................................................................................................ 143
9
Logística
Distribución Temática Clase N°
Tema
Semana
Horas
1 y 2
4
3
2
4
El gráfico ABC como técnica de gestión de inventarios 17. Importancia en la organización 18. Incidencia en la organización
4
2
5
19. Programación de stock 20. Catalogación 21. Costos logísticos
5
2
6 y 7
4
8 y 9
4
10
2
1. 2. 3. 4. 5. 6. 1 y 2
3
7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Recorrido y control integral del flujo de material Diseño de un sistema integral Definición de logística Funciones de la logística Importancia y valor agregado de la logística Barreras para la integración eficiente de la red logística Operaciones del sistema logístico Evolución y perspectiva de la logística Planeación y control Impacto en estructura de información Factores críticos de la cadena logística Áreas de decisión Directrices para formular una estrategia
14. Organización de la logística 15. Clasificación de los materiales 16.
22. 6 y 7
8 y 9
10
23. 24. 25. 26. 27.
Clasificación de los sistemas productivos según la demanda Cálculo del lote económico de compra Tipos de control de stock Frecuencia económica de pedidos Stock de seguridad Gestión de inventarios
E X A M E N P A R C I A L
10
Clase N°
Logística
Tema
Semana
Horas
Materiales con demanda dependiente Sistemas MRP Tipos de sistemas MRP Debilidades relevantes del MRP Sistema MRP cerrado (closed loop) Fuentes de incertidumbre en sistema MRP Mecanismos recomendados MRP II
11
2
11
28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35.
12
36. Procedimiento general de compras 37. Registro y archivo
12
2
13
38. Compras del estado
13
2
14
39. Licitaciones y concursos públicos 40. Bases de los procesos de selección
14
2
15
41.
Evaluación y clasificación de ofertas
15
2
16
42. 43. 44. 45.
La adjudicación directa selectiva La adjudicación de menor cuantía Tráfico: marítimo, aéreo y terrestre Aduanas: funciones y procedimientos
16
2
17
46.
Almacenes
17
2
47.
Información logística; enfoque “justo a tiempo” aplicado al flujo logístico
18
2
19
2
18 19
E X A M E N F I N A L
11
Logística
SEMANA 01 y 02 1.
RECORRIDO Y CONTROL INTEGRAL DEL FLUJO DE MATERIAL: El recorrido y Control Integral significa recorrer y controlar la planeación y administración del flujo de materiales, desde la materia prima y componentes abastecidos hasta la entrega de productos al cliente.
Control Integral del Flujo Control
Información
Producción
Stock
Producción
Stock
Manufactura
Stock
Ventas
Ventas Centro de Distribución
Gráfico Nº1. Control integral del flujo de materiales desde la materia prima y componentes abastecidos hasta la entrega de productos al cliente
2.
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTEGRAL: a)
b) c)
El diseño de un sistema de control integral del flujo de materiales implica un proceso donde se consideran: - Costos de producción y abastecimiento. - Costos de almacenar y distribuir. - El servicio al consumidor (confiabilidad de envío, tiempos de entrega, precio, etc.). El aspecto más importante a considerar en este proceso son los requerimientos del mercado. El diseño del sistema considera cuatro elementos fundamentales: Estructura física básica, Estructura de producto, Estructura de control y Estructura organizacional.
12
2.1.
2.2.
2.3.
Logística
LA ESTRUCTURA FÍSICA BÁSICA: Considera los procesos primarios y el flujo de materiales asociados. En particular, es importante identificar las líneas de separación entre las partes de la empresa involucradas, los puntos de stock, y la relación entre los procesos primarios por combinación producto‐mercado. LA ESTRUCTURA DE PRODUCTO Es importante para un buen desempeño del sistema logístico. Éste tiene relación con; El grado de modularidad del producto; El grado de producibilidad de módulos y; El grado de estandarización de componentes. LA ESTRUCTURA DE CONTROL: Se refiere a los aspectos de planeación y control, toma de decisiones e infraestructura de información. Un concepto relevante para determinar las características de la estructura de control es el Punto de Desacople.
2.3.1
PUNTO DE DESACOPLE • El Punto de Desacople es aquél que indica que tan profundo penetra una órden en el flujo de productos. • Este concepto es muy importante porque: • Separa las actividades orientadas por pedidos de las orientadas por pronósticos y planeación. • Es el punto donde la demanda independiente se convierte en dependiente. • Coincide con el último punto de almacén importante de productos. • Después del punto no debe haber puntos de almacén. • Antes del punto puede haber stocks si se justifican. • Los consumidores se abastecen de éste punto. • Crea cierto grado de libertad para optimizar las actividades previas al punto independientemente del comportamiento de la demanda. • Separa 2 áreas dónde la naturaleza de la toma de decisiones difiere. Previo al punto el riesgo por la inversión en stocks es el criterio predominante. Posterior al punto el criterio relevante es el riesgo de perder pedidos. • El concepto de punto de desacople (PD) es importante en el diseño de un sistema de control integral. • Éste separa la parte de la organización orientada hacia los pedidos del consumidor de la basada en la planeación. El pedido del consumidor penetra en la cadena logística hasta el punto de desacople.
13
Logística
•
En general, el PD coincide con un almacén principal. En teoría, no debe inventario en la parte de la estructura logística ubicada después del PD. • La posición del PD debe definirse para cada combinación producto‐mercado. ESTRUCTURA DE RED LOGÍSTICA BÁSICA CON PUNTO DE DESACOPLE
Gráfico Nº2. Estructura de red logística básica con punto de desacople
ESTRUCTURA BÁSICA Y TIEMPOS DE ENTREGA Y RESPUESTA
Gráfico Nº3. Estructura básica y tiempos de entrega y respuesta
14
2.3.2
Logística
RELACIÓN ENTRE ESTRUCTURA DE PRODUCTO Y PUNTO DE DESACOPLE:
-
-
-
La estructura de producto puede imponer limitaciones a la ubicación del punto de desacople. Sí módulos no producibles están involucrados y el producto se vuelve específico desde el inicio del proceso de ensamble, el punto de stock para materias compradas es el último punto en el que es posible tener flexibilidad en rango. En cambio, si se tienen módulos producibles se tiene la opción de colocar el punto de desacople a nivel de sub‐ ensamble o partes componentes (materias compradas). A partir de este punto puede venderse acorde a los requerimientos del consumidor. Junto con otros factores, la estructura de producto determina dónde ubicar el punto de desacople, tomando como base el nivel de flexibilidad de rango.
2.3.3
RELEVANCIA DEL PUNTO DE DESACOPLE:
-
-
El posicionamiento del punto de desacople se relaciona con 2 clases de riesgo; El riesgo derivado de la inversión en recursos y; el originado por la posibilidad de perder órdenes. La selección del PD es importante para definir la estructura organizacional y el tipo de riesgo que la empresa desea tomar.
Gráfico Nº4. Riesgo del negocio vs los puntos de desacople
15
Logística
2.3.4
POSICIONANDO PUNTO DE DESACOPLE: FUERZAS RELEVANTES
Las características de negocio relevantes para definir la ubicación del punto de desacople son: Características de producto y mercado: Confiabilidad y tiempo de entrega. Grado de predicibilidad de la demanda. Nivel de especificidad de la demanda y producto. Características de proceso y stock: Tiempos de respuesta y costos del proceso. Nivel de control del proceso y abastecimiento. Costos de inventario y valor agregado entre almacenes. Riesgo de obsolescencia. Restricciones de Proceso: Éstas fuerzan la posición del punto de desacople hacia el mercado. Sí el tiempo de respuesta aumenta, o el control del proceso y/o iniciación (set‐up) del mismo se dificultan entonces el punto se Requerimientos del mercado: Éstos hacen que el punto tienda a posicionarse hacia el mercado, sobre todo si la competencia nos obliga a entregar más rápido y confiable. Limitaciones de mercado o producto: Éstas sugieren ubicar el punto hacia los proveedores, sobre todo si los pronósticos no son confiables, la demanda es irregular o los consumidores o producto tiende a ser específico. Consideraciones de costo de inversión: Si el costo de mantener inventarios es alto, el punto tiende a ubicarse hacia los proveedores.
16
Gráfico Nº5. Posicionamiento punto de desacople fuerzas relevantes
Logística
2.3.5
POSICIONES POTENCIALES DEL PD:
•
•
La posición del PD depende de los requerimientos del mercado (incluyendo los tiempos de entrega del cliente) y los tiempos de respuesta de los procesos de producción y distribución. Se identifican 5 posiciones potenciales del PD: – PD1: Producir para Almacenar y Embarcar.‐ Los productos son manufacturados y distribuidos a almacenes ubicados cerca de los consumidores. – PD2: Producir para Almacenar.‐ Los productos terminados se almacenan en las plantas enviándose directamente a los consumidores. – PD3: Ensamblar a la Órden.‐ Se almacenan solamente partes y sub‐ensambles en las plantas, realizándose el ensamble final de acuerdo a los pedidos. – PD4: Producir a la Órden.‐ Solamente materia prima y componentes se almacenan, manufacturándose los artículos finales de acuerdo a pedidos específicos. – PD5: Comprar y Producir a la Órden.‐ No se tienen inventarios. Se compra y producen artículos de acuerdo a pedido.
17
Logística
POSICIONES POSIBLES DE PUNTOS DE DESACOPLE
Gráfico Nº6. Posiciones posibles de puntos de desacople aplicados al control de los almacenes
2.3.6
DETERMINAR POSICIÓN DE PUNTO DE DESACOPLE:
• •
¿Que tan “arriba” ubicar el punto sin perder consumidores por el nivel actual del desempeño en la entrega? Se requiere encontrar un rango de posibles posiciones a partir de DP1 hacia DP5. Los aspectos relevantes a considerar son: El tiempo de respuesta debe ser menor al requerido por el cliente. Variaciones en tiempos de respuesta o volúmenes de producción dificultan la entrega de pedidos completos y en la fecha prometida. En caso de producir por lotes y con tiempos de preparación largos, se sugiere ubicar el punto hacia “abajo”.
18
Logística
En caso de tener un proceso complejo, variable, o con proveedores no confiables, se sugiere ubicar el punto hacia “abajo”. ¿Qué tan “abajo” ubicar el punto de desacople sin tener un alto nivel de riesgo por invertir en stocks? Se busca obtener un rango de posibles posiciones. Los aspectos importantes a considerar son: Los stocks son más costosos mientras más cerca del mercado estén. Es difícil pronosticar confiablemente una demanda de mercado irregular, la cuál se manejaría con altos niveles de stock. Alta variedad de productos aumenta el riesgo en tiempos de espera. Se sugiere ubicar el punto hacia “arriba” si se tiene un segmento específico de mercado, o el producto es de alto valor agregado. -
• •
2.3.7
POSICIONANDO PUNTO DE DESACOPLE: CASO DE TRASLAPE
‐ En caso de traslape entre los rangos de posiciones posibles, la ubicación del punto de desacople depende de un análisis operacional. ‐ Si se espera una fuerte competencia y el tiempo de entrega es importante, se sugiere ubicar el punto cerca del mercado. ‐ De lo contrario, el costo de mantener stocks predomina sugiriéndose ubicar el punto hacia “arriba”.
Gráfico Nº7. Posicionamiento punto de desacople. Caso Traslape donde el tiempo de respuesta es menor al requerido por el cliente
19
Logística
2.3.8
POSICIONANDO PUNTO DE DESACOPLE: CASO DE DIFERENCIAL
‐ En caso de que los rangos de posiciones posibles no coincidan, la situación requiere de cambios estructurales. ‐ Mientras, se sugiere ubicar el punto de manera conservadora.
Gráfico Nº8. Posicionamiento punto de desacople. Caso de diferencial donde el tiempo de respuesta es mayor al requerido por el cliente
2.3.9
POSICIONANDO PUNTO DE DESACOPLE: ELIMINANDO EL DIFERENCIAL:
Gráfico Nº9. Posicionamiento punto de desacople eliminando el diferencial con el objetivo de reducir tiempo de respuesta
20
Logística
2.4.
3.
LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: La organización logística debe estructurarse por combinación producto‐ mercado, y se refiere a las funciones, áreas de responsabilidad y autoridad de la organización. DEFINICION DE LOGISTICA: Es el enfoque total de la administración de todas las actividades involucradas físicamente con la adquisición, movimiento y almacenamiento de materia prima, inventario en proceso y de producto terminado, desde el origen hasta el punto de consumo. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA LOGÍSTICA Administración de Materiales Manufactura/ Proveedores Conversión
Administración de Distribución Distribución Distribuidores
Inv. Inv. M.P. P.T.
Centros Distribución Consumidores
Plantas
Logística Gráfico Nº10. Flujo de abastecimiento de la logística administrando los materiales y la distribución
3.1
DEFINICIÓN DE LA ADMINISTRACION DE LA RED LOGISTICA
-
-
Concierne la integración eficiente de proveedores, plantas, almacenes y puntos de distribución para que los productos o servicios se generen en las cantidades correctas, distribuyan a las localizaciones adecuadas oportunamente. Todo lo anterior de tal manera que el costo total del sistema logístico se minimice sujeto a la satisfacción de niveles de servicio preestablecidos.
21
Logística
PROCESO LOGÍSTICO: UNE A LA EMPRESA CON SUS PROVEEDORES Y CLIENTES
Flujo del Material con Valor Agregado Incremental M.P.
P.T. RA
Proveedores
EA
M
AN
UF
AC
Centros Distribución
Plantas
D IS
T
U R IB
ÓN CI
Consumidores
SO
Plantas
PO
RT
C
P M O
S A R
TU
Distribuidores
Flujo de Información Gráfico Nº11. Proceso logístico: abastecimiento del material y flujo de información
3.2
3.3
DEFINICION LOGÍSTICA INTEGRAL: Es una rama de la ingeniería industrial que garantiza la oportuna disponibilidad del portafolio de productos, en un volumen suficiente para satisfacer y superar las necesidades del mercado, adoptando las mejores prácticas operativas, financieras, administrativas y de servicio al cliente, a un costo razonable. Existen muchísimas definiciones para la logística, pero todas, como es obvio, tienen el mismo sentido. Aquí están otras definiciones para la logística. DEFINICION LOGÍSTICA EFECTIVA Es la gerencia de la cadena de suministro desde el proveedor de mi proveedor, hasta el cliente de mi cliente. En general, la logística comprende:
– Producto Correcto – Cantidad Requerida – Tiempo Exigido
22
Logística
– Condiciones adecuadas – Lugar preciso – Costo razonable 3.4
DEFINICION LOGÍSTICA POR PETER DRUKER Para Peter Druker (uno de los “gurús”de la administración):
“La logística es la última frontera de la rentabilidad” Producto
Producción
Distribución y Servicio Marketing
Última frontera de la rentabilidad Gráfico Nº12. Logística según Peter Druker priorizando al producto la distribución y servicio para incrementar la rentabilidad
3.5
CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES Y DISTRIBUCIÓN FÍSICA:
-
-
ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES: Concierne las actividades para adquirir y usar todos los materiales utilizados en la producción de artículos o servicios; Compras, Tráfico, Recepción, Manejo de Materiales, Control de Producción e Inventarios. DISTRIBUCIÓN FÍSICA: Involucra las actividades para planear, implantar y controlar el flujo eficiente de materia prima, inventario en proceso y producto terminado desde el origen hasta el consumidor; Servicio al Consumidor, Pronósticos de Demanda, Control de Producción e Inventarios, Manejo de Materiales, Admón. de Pedidos, Soporte de Servicio y Refacciones, Selección de Puntos de Localización y Empaque.
23
Logística
4.
5.
FUNCIONES DE LA LOGÍSTICA: Localización de Instalaciones. Compras. Empaque. Planeación y Control de Producción e Inventarios. Manejo de Materiales. Almacenamiento. Tráfico y Transportación. Administración de Pedidos/Ordenes. Soporte de Servicio y Refacciones. Retornos de Producto y Manejo de Desperdicios. Programas de Distribución con Proveedores y Clientes. Movimiento de Personal. Sistema de Comunicación en la Red de Distribución.
IMPORTANCIA Y VALOR AGREGADO DE LA LOGÍSTICA:
Valor Agregado
% del Costo
4 21 27 48
Utilidad Logística
Tiempo y Lugar
Mercadeo
Propiedad
Producción
Transformación
Gráfico Nº13. Distribución del valor agregado logístico donde la logística representa el 21% del costo
5.1
IMPORTANCIA DE LA LOGISTICA:
-
En 1997, las empresas Americanas erogaron $US 860 billones en actividades logísticas. Se estima que 56% de este gasto se refiere a actividades de transporte, y 38% a gastos asociados a inventarios.
24
-
-
6.
Logística
Compaq estima que perdió US$500 millones a US$ 1.0 billon en ventas en 1995 porque sus laptops y desktops no estuvieron disponibles cuando y donde los clientes las iban a comprar. IBM perdió en 1993 una parte importante de sus ventas potenciales de desktops porque no pudo abastecer la cantidad suficiente de chips para el control de las pantallas.
BARRERAS PARA LA INTEGRACION EFICIENTE DE LA RED LOGISTICA:
-
Funciones con objetivos conflictivos. 1. Compras. 2. Producción. 3. Distribución. Incertidumbre en demanda. Variabilidad inherente en actividades logísticas. Status del estudio de la Logística en desarrollo.
6.1
OBJETIVOS CONFLICTIVOS EN LA RED LOGISTICA:
-
-
-
-
-
Los objetivos conflictivos de los elementos de la red logística dificultan su integración y desempeño eficiente. Abastecimientos: 1. Requerimientos estables artículos. 2. Tiempo de entrega flexible. 3. Poca variación en la mezcla. 4. Tamaños de lote grandes. Producción: 1. Corridas de producción grandes. 2. Lograr alta productividad y calidad. 3. Lograr costo de producción bajo. Distribución: 1. Bajos inventarios. 2. Costos de transporte bajos. 3. Capacidad de respuesta rápida. Clientes: 1. Tiempo de respuesta rápido. 2. Nivel de inventario disponible alto. 3. Variedad de productos alta. 4. Precios bajos.
25
Logística
7.
OPERACIONES DEL SISTEMA LOGÍSTICO: 7.1
COMPRAS O ABASTECIMIENTOS El proceso de obtener productos y materiales de proveedores externos. Requiere de la planeación de requerimientos, identificación de proveedores, negociación, colocación de órdenes, transporte a la planta, recepción e inspección, almacenaje y manejo. Incluye la responsabilidad de coordinarse con proveedores en la programación y continuidad del abasto de insumos, manejo de especulación de precios, y la investigación y desarrollo de nuevos proveedores. El objetivo principal es el soportar la manufactura con insumos oportunos al mínimo costo.
7.2
SOPORTE A MANUFACTURA El proceso de planear, programar y soportar las operaciones de manufactura. Requiere la planeación maestra y el desempeño del almacén de inventario en proceso, manejo, transporte, y programación de componentes. Incluye la responsabilidad por el almacenamiento del inventario en las plantas y la máxima flexibilidad en la coordinación del ensamble final en varias localizaciones geográficas entre manufactura y distribución.
7.3
DISTRIBUCION Requiere del desempeño de la recepción y proceso de órdenes, mantener inventarios, almacén y manejo, y el transporte hacia los clientes a través de los canales de distribución. Incluye la responsabilidad de coordinarse con la planeación de mercados en la definición de precios, promociones, niveles de servicio, y manejo de retornos. El objetivo principal es el de proporcionar estratégicamente el servicio deseado al consumidor al mínimo costo.
8.
EVOLUCIÓN Y PERSPECTIVA DE LA LOGÍSTICA • 1956 ‐ 65: Una Década de Conceptualización de la Logística. • Desarrollo del análisis de costo total de las operaciones logísticas. • Enfoque de sistemas al análisis de las interrelaciones del sistema logístico. • Mayor preocupación por el servicio al consumidor al mínimo costo logístico. • Atención a canales de distribución. • 1966 ‐ 70: Prueba del Concepto de Logística.
26
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 9.
Logística
Desarrollo fragmentado; Admón. de Materiales / Distribución Física. Los sistemas de medición del desempeño fomentaban la optimización local, evitando la integración. 1971 ‐ 79: Un Período con Cambio de Prioridades. Crisis energética impulsó el movimiento hacia la mejora del transporte y almacenamiento. Preocupación ambiental/ecológica impacta las operaciones logísticas. Altos costos de capital y recesión. Fuerte orientación hacia la Administración de Materiales por la incertidumbre en la obtención de los insumos. La computación impulsó el desarrollo de modelos logísticos. 1980´s: Impacto Tecnológico y Político. Liberación del transporte en USA fomentó el incremento de la productividad a través de una mejor coordinación de la distribución, manufactura y abastecimientos. La tecnología de la micro computación fomentó la descentralización e intercambio de información, acercando los clientes a la empresa. Revolución de la tecnología de la comunicación, código de barras y EDI, impulsa la coordinación e integración de los elementos del sistema logístico. 1990´s y Hacia el Futuro: Fuerzas Integradoras de la Logística. Ciclos de productos cada vez más cortos. Incremento en la Segmentación del mercado y variedad de opciones. Mayores expectativas en el nivel de servicio al cliente. Avances en tecnología de proceso, producto e informativa. Globalización de los mercados. Procesos de manufactura y administración JIT. El balance de poder está cambiando del productor al distribuidor. Incremento en competitividad en todas las dimensiones y de presión sobre los márgenes de utilidad
PLANEACIÓN Y CONTROL a) La naturaleza de la planeación y la toma de decisiones en las áreas del sistema logístico difiere si se ubican previamente al punto de desacople o posteriormente. b) La coordinación de éstos dos aspectos es importante. A nivel de control, la interfase entre los planes y la toma de decisiones en ambas partes (antes y después del PD), se logra a través del Programa Maestro de Producción (MPS).
27
Logística
Gráfico Nº14. Planeación y control del sistema logístico
10.
IMPACTO EN ESTRUCTURA DE INFORMACIÓN
Gráfico Nº15. Impacto de los puntos de desacople en la estructura de información desde el producto terminado hasta la materia prima
28
11.
Logística
FACTORES CRITICOS DE LA CADENA LOGÍSTICA:
Proveedores
Logística Hacia Planta
Manufactura
Logística al Mercado
Servicio Post-venta
- Abastecimiento. - Transporte. - Manufactura. - Transporte entre - Admón. de centros - Almacén M.P. - Transporte y manejo plantas, almacenes de servicio (CD). - Transporte entre procesos y y al consumidor. - Transporte de partes alm. - Pta. plantas. y refacciones entre planta y CD. Gráfico Nº16. Factores críticos de la cadena logística por proceso priorizando el abastecimiento de los materiales
Factores Críticos de la Cadena. Estructurales. Asignación de recursos. Políticas administrativas: - Decisiones relevantes. - Indicadores de desempeño/ Conceptos claves de costo. - Tecnologías de información y automatización. Gráfico Nº17. Factores críticos de la cadena logística por proceso productivo e informativo
11.1
FACTORES ESTRUCTURALES DE LA CADENA LOGÍSTICA:
Proveedores
Logística Hacia Planta
- Almacén M.P.: - Cantidad Número. - Localización. Localización. - % de asignación.. Función. - Aspectos locales: Capacidad. Reg. fiscal. Características del - Transporte: Medios. mercado. Cantidad de Costos de M.O. y unidades. M.P. Contratistas. Economía y - Reg. fiscal. política.
Manufactura
- Manufactura: Dispersa? Cantidad. Capacidad. Grado desacople de proceso. Localización. Tecnología. Flexibilidad? - Aspectos locales: Reg. fiscal. Características de mercado. Costos de M.O. y M.P. Economía y política.
Logística al Mercado
Servicio Post-venta
- Centros de Dist.: - Centros de Servicio: Cantidad. Localización. Función. Función. Localización. Cantidad. Capacidad. Capacidad. Autonomía? - Transporte: - Mercado local. Contrato? Medios. Cantidad. Capacidad. - Aspectos locales: Reg. fiscal. Política.
Gráfico Nº18. Factores estructurales de la cadena logística priorizando el tiempo de abastecimiento y tiempo de información a través de la cadena logística
29
Logística
11.2
FACTORES CRÍTICOS EN LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS:
Proveedores - Desarrollo de proveedores. - Costo de aprendizaje de proveedores. - Auditorías de calidad. - Sistemas soporte.
Logística Hacia Planta - Inventario M.P. - Sistemas y automatización. - Reemplazo y manto. de flota. - Costo transporte. - Espacio. - Costo M.O. - Empaque.
Manufactura
Logística al Mercado
Servicio Post-venta
- Costos del centro. - Planta. - Inventario. - Inventario. - Equipo. - Sistemas y - Manto. Preventivo. automatización. - Sistemas - Reemplazo y automatización. manto. flota. - Inventario. - Espacio y equipo. - Costo M.O. - Costo transporte. - Costo flexibilidad. - Empaque.
EDUCACIÓN Gráfico Nº19. Factores críticos en la asignación de recursos priorizando el tiempo de abastecimiento y tiempo de información a través de la cadena logística
11.3
FACTORES CRÍTICOS EN POLÍTICAS ADM.: DECISIONES CLAVE.
Proveedores - Configuración de red. - Justificación de tecnologías. - Medio de transporte? - Contratar transporte?. - Objetivos e indicadores de desempeño. - Patrones de envío. - Admón. del abasticimiento.
Logística Hacia Planta - Niveles de inventario M.P. - Tecnologías?.
Manufactura
- Cantidad personal directo e indirecto. - Coordinación de actividades. - Políticas y procedimientos. - Niveles de inventario. - Desempeño en la entrega. - Tecnologías. - Líneas de producto por planta. - Misión. - Capacidades. - Nivel de calidad?
Logística al Mercado
Servicio Post-venta
- Metodología y - Nivel de servicio políticas de plaa ofrecer. neación y pro- Costo de servicio nósticos. óptimo. - Roles y responsabilidades. - Nivel de servicio al cliente deseado. - Nivel inventario. - Tecnologías. - Patrones entrega.
Gráfico Nº20. Factores críticos en políticas administrativas: decisiones clave priorizando el tiempo de abastecimiento y tiempo de información a través de la cadena logística
30
11.4
Logística
FACTORES CRÍTICOS EN POLÍTICAS ADM.: INDICADORES CLAVE Y CONCEPTOS DE COSTO.
Proveedores
Logística Hacia Planta
Manufactura
- Calidad: - Niveles de Variabilidad del inventario M.P. - Costos Transporte. proceso. - Espacio de almacén. Retrabajo. Desperdicio. - Personal. Rendimiento. - Tpo. respuesta. - Tiempo de ciclo. - Desperdicio. - Costo M.O. directo. - Personal staff y costo. - Desempeño en la entrega. - Nivel inventario.
- Materia Prima: Costo. Calidad. Confiabilidad. Tpo. entrega. Flexibilidad. Tpo. respuesta.
Logística al Mercado
Servicio Post-venta
- Costo transporte. - Costo del servicio. - Nivel inventario. - Tiempo de respuesta. - Tpo. respuesta. - Nivel inventario. - Tpo. de entrega. - Espacio almacén. - Personal indirecto. - Desperdicio. - Costo de expeditar órdenes.
Gráfico Nº21. Factores críticos en políticas administrativas: indicadores claves y conceptos de costos priorizando el tiempo de abastecimiento y tiempo de información a través de la cadena logística
11.5
FACTORES CRÍTICOS EN POLÍTICAS ADM.: TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓNY AUTOMATIZACIÓN.
Proveedores - Enlace EDI con proveedores. - Evaluación de proveedores. - Integración de sistemas de negocio. - Monitoreo de información. - Costo, calidad y entrega de M.P.
Logística Hacia Planta
Manufactura
Logística al Mercado
Servicio Post-venta
- Rastreo de uni- CAD/CAM/CAE. - DRP. - Sistemas admón. dades de tpe. - FMS Cells. - Tecnología carga de servicio y partes. - Tecnologías de - Robótica. y descarga. - Integrar plantas y carga y descarga. - Tecnología de Gpos. - Rastreo unidades centros servicio. - Tecnología manejo - Integración de sist. transporte. de materiales. de negocio. - Modelos Opt´n.. - Sistema admón. - Sist. Planeación y - Tecnología para de almacén. Control. admón. órdenes. - Integración de - Control de proceso. - Enlace EDI con sistemas negocio. - Tpo. ciclo proceso. clientes. - Monitoreo del - Monitoreo inventario. - Monitoreo tpe. transporte. - Información calidad. - Visibilidad P.T.. - Visibilidad de M.P. - Integración de En tránsito. sistemas negocio. Recepción. Nivel y movimiento de inventario.
Gráfico Nº22. Factores críticos en políticas administrativas, tecnologías de información y automatización priorizando el tiempo de abastecimiento y tiempo de información a través de la cadena logística
31
Logística
12.
ÁREAS DE DECISIÓN: Aunque la planificación logística es un problema de decisión multifacético, dichos problemas se pueden subdividir en cuatro áreas principales de decisión: - NIVEL DE SERVICIO AL CLIENTE - UBICACIÓN DE LOS SERVICIOS - POLÍTICA DE INVENTARIOS - SELECCIÓN DE MEDIO Y RUTA DE TRANSPORTE
12.1
NIVEL DE SERVICIO AL CLIENTE Afecta de manera importante al diseño del sistema logístico, un bajo nivel de servicios permite tener inventarios centralizados en pocos lugares y utilizar medios de transporte más baratos. Nivel de servicios más elevados van a requerir lo contrario. A medida que aumenta el nivel de servicio, los costos aumentan en forma desproporcionada. Por ello, el primer objetivo de la planificación estratégica logística es fijar los niveles de servicios más adecuados de acuerdo con los deseos y necesidades de los clientes
12.2
UBICACIÓN DE LOS SERVICIOS Ubicación geográfica de los puntos de fabricación y almacenamiento. Si se fija el número, lugares y tamaño de los servicios y se le asigna a cada punto una parte de la demanda del mercado, se esta determinando los caminos por los que los productos deben de moverse hasta llegar a los puntos de comercialización. La asignación de la demanda, que debe ser satisfecha desde la fábrica o los puntos de almacenamiento, afecta a los costos de distribución. El principal objetivo de la ubicación del servicio es encontrar la asignación de demanda al menor costo.
12.3
POLÍTICA DE INVENTARIOS Se centra en la forma como se va a manejar los niveles de stocks. Se puede manejar dos estrategias posibles, las salidas o entradas de productos según el control de nivel de existencias. Otras estrategias incluyen la ubicación selectiva de los artículos, de la línea de los productos en los almacenes de las fábricas, en las regionales o locales, o manejar los niveles de inventarios a través de diferentes métodos de control continuo.
32
Logística
Esta decisión afectará la decisión de la ubicación en los almacenes. Una política de inventarios experimentara el efecto de consolidación de inventarios. Según se vaya reduciendo los puntos de almacenamiento se producirá una disminución desproporcionada de la cantidad de inventarios en el sistema. Además menos incertidumbre menos stock de seguridad. En contrapartida aumenta el costo de transporte. 12.4
13.
SELECCIÓN DE MEDIO Y RUTA DE TRANSPORTE Uno de los aspectos más importantes es la consolidación de envíos. Cuando se toma la decisión de ubicación de los almacenes también se le esta asignando un sector en el mercado. Esto a su vez afecta el nivel de utilización que va a tener el transporte. El número, tamaño y ubicación de los puntos de almacenamiento depende de la política de transporte, como esta depende de estas decisiones.
DIRECTRICES PARA FORMULAR UNA ESTRATEGIA 13.1 13.2 13.3 13.4
13.5
DISTRIBUCIÓN DIFERENCIADA Por: Tamaño del pedido Volumen Movimiento ESTRATEGIA MIXTA Ej. Almacén POSTERGACIÓN “Envía todo lo que puedas que no sean productos finales, tan lejos como puedas”. BALANCE DE COSTOS Los principales factores de costos‐servicio como: transporte y el inventario, la producción y la distribución o el servicio al cliente y todos los demás costos logísticos entran en conflictos unos con otros. Si no se consideran algunos de los factores la planificación no es óptima. CONSOLIDACIÓN Puede afectar el nivel de servicio.
33
Logística
13.6
ESTANDARIZACIÓN La variedad tiene su precio en los canales logísticos. La proliferación de los productos incrementa los inventarios y disminuye el tamaño de los envíos. La clave es proporcionar variedad al mercado sin incrementar mucho los costos logísticos.
34
35
Logística
Logística
SEMANA 03 14.
15.
ORGANIZACIÓN DE LA LOGÍSTICA La organización interna de la logística depende de varios factores: 1. Tipo de empresa. 2. Política de empresa. Ej. Utilizar solo materiales nacionales 3. El medio ambiente Ej. Clima, que obliga a adoptar formas especiales de almacenamiento. 4. Potencial económico de la empresa. CLASIFICACIÓN DE LOS MATERIALES 15.1
15.2
15.3
POR SU PROCEDENCIA • Local • Nacional • Importación POR SU DEMANDA • POR EL N° DE PERIODOS EN QUE SE REALIZA - Mono periódica.‐ La demanda se produce una sola vez. - Multiperiódica.‐ La demanda se mantiene a través del tiempo, bien sea continuo o discontinuo, regular o irregular. • SEGÚN EL GRADO DE DEPENDENCIA - Demanda independiente.‐ Aleatoria en función de las condiciones del mercado, y no relacionado directamente con la de otros materiales. - Demanda dependiente.‐ Depende de las necesidades de otros materiales. • SEGÚN CONTINUIDAD - Continuas o discretas. POR EL N° DE AREAS QUE LA UTILIZAN • De uso general.‐ Utilizado por dos o más áreas • De uso específico.‐ Utilizado por una sola área.
36
Logística
15.4
POR SU IMPORTANCIA EN LA PRODUCCIÓN • Estratégico.‐ Materiales cuya falta ocasiona paralización en la producción. • Importante.‐ Material relacionado con la producción. • No relacionados con la producción.
15.5
CON RELACIÓN A LA PRODUCCIÓN • Materia prima.‐ Material indispensable para la producción. Su transformación da lugar al producto que fabrica la empresa. Forma parte del producto final. • Activo fijo.‐ Equipos y maquinarias que son susceptibles de depreciación. • Depreciación: los muebles se desprecian en 10 años; equipos y maquinarias en 5 años; vehículos en 4 años; computadoras en 3 años; inmuebles en 25 años. • Equipos de operación.‐ Materiales que dan valor agregado al producto y son indispensables para la producción, forman parte de un activo fijo y son intercambiables. • Materiales auxiliares.‐ Intervienen en el proceso productivo, pero no forman parte del producto que se obtiene. Se les conoce como “materiales indirectos”. • Utillaje.‐ Materiales que sirven para manufacturar el producto pero no forman parte de él. Pueden ser: herramientas, moldes, matrices, etc. • Repuestos.‐ Materiales utilizados para la conservación y reparación de los equipos y materiales utilizados en la empresa. • Materiales de embalaje.‐ Materiales que sirven para embalar los productos fabricados en la empresa. Ej. Madera, papel, cartón, clavos, etc. • Productos semi terminados.‐ Partes o piezas, acabadas o no, necesarios para complementar el producto final. Se considera como el resultado de un proceso productivo anterior o diferente. • Productos terminados.‐ son los productos que fabrica y vende la empresa.
15.6
POR SU RELACIÓN CON EL STOCK • De stock.‐ se mantiene almacenado para su consumo en cualquier momento, y su reposición es efectuado por Logística. • De no stock.‐ Se pide cuando se necesita. Pueden ser materiales para proyectos, materiales para prueba, bienes de capital, etc.
37
Logística
15.7
POR SU SIGNIFICADO ECONOMICO PARA LA EMPRESA: ABC • Un aspecto importante para el análisis y la administración de un inventario es determinar qué artículos representan la mayor parte del valor del mismo ‐ midiéndose su uso en dinero ‐ y si justifican su consecuente inmovilización monetaria. • Estos artículos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los que se consumen en mayor proporción, sino aquellos cuyas valorizaciones (precio unitario x consumo o demanda) constituyen % elevados dentro del valor del inventario total. • Generalmente sucede que, aproximadamente el 20% del total de los artículos, representan un 80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artículos inventariados, alcanza el 20% del valor del inventario total.
38
39
Logística
Logística
SEMANA 04 16.
EL GRAFICO ABC COMO TECNICA DE GESTION DE INVENTARIOS El gráfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es una herramienta que permite visualizar esta relación y determinar, en forma simple, cuáles artículos son de mayor valor, optimizando así la administración de los recursos de inventario y permitiendo tomas de decisiones más eficientes. Según este método, se clasifican los artículos en clases, generalmente en tres (A, B o C), permitiendo dar un orden de prioridades a los distintos productos: ARTICULOS A: Los más importantes a los efectos del control. ARTICULOS B: Aquellos artículos de importancia secundaria. ARTICULOS C: Los de importancia reducida. La designación de las tres clases es arbitraria, pudiendo existir cualquier número de clases. También el % exacto de artículos de cada clase varía de un inventario al siguiente. Los factores más importantes son los dos extremos: unos pocos artículos significativos y un gran número de artículos de relativa importancia. Esta relación empírica formulada por Wilfredo Pareto, ha demostrado ser una herramienta muy útil y sencilla de aplicar a la gestión empresarial. Permite concentrar la atención y los esfuerzos sobre las causas más importantes de lo que se quiere controlar y mejorar. El método o gráfico ABC puede ser aplicado a: • Las ventas de la empresa y los clientes con los que se efectúan las mismas (optimización de pedidos). • El valor de los stocks y el número de ítems de los almacenes. • Los costos y sus componentes. • Los beneficios de la empresa y los artículos que los producen (determinar aquellos productos que, teniendo una alta penetración en el mercado ‐ facturación‐, disponen de baja rentabilidad; detectar por prioridades aquellos productos que, teniendo una baja penetración ‐comercialización‐, disponen de alta rentabilidad).
40
Logística
CASO DE APLICACIÓN: A continuación se desarrollará un caso que permitirá visualizar cómo se determinan las tres zonas (A‐B‐C) en un inventario constituido por 20 artículos:
Cuadro Nº1: Datos a obtener del inventario
SOLUCIÓN: 1. Se debe determinar la participación monetaria de cada artículo en el valor total del inventario. Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a lo siguiente: • Columna nº 1: Corresponde al nº de artículo. • Columna nº 2: Los porcentajes de participación de cada artículo en la cantidad total de artículos. Para nuestro ejemplo, como tenemos un inventario constituido por 20 artículos, cada artículo representa el 5% dentro del total (100%/ 20 art.= 5%) • Columna nº 3: Representa la valorización de cada artículo. Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo. Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20 artículos.
41
Logística
•
Columna nº 4: Nos muestra el % que representa cada una de las valorizaciones en el valor total del inventario.
Cuadro Nº2. Determinación de la participación monetaria de cada artículo en el valor total del inventario
2.
Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4, tomando las participaciones de cada artículo en sentido decreciente, lo que dará origen a la tabla nº 3:
42
Logística
Cuadro Nº3. Participación de los artículos en % de la valorización
3.
Trazado de la gráfica y determinación de zonas ABC:
Gráfico Nº23. Gráfico ABC A=60% B=20% C=20%
43
Logística
A partir de los datos de la tabla 3 y la gráfica se puede observar que unos pocos artículos son los de mayor valorización. Si solo se controlaran estrictamente los tres primeros, se estaría controlando aproximadamente el 60% del valor del inventario. Asignamos la zona A para estos artículos. Controlando también los art. 3, 6 y 11, se estaría controlando, en forma aproximada, el 82% del valor del inventario. (Zona B) Se ve claramente en la gráfica que el 15% del inventario justifica el 60% del valor, mientras que el 30% del mismo justifica el 82% de dicho valor; a su vez, el 70% del inventario justifica el 18% del valor. Si se tiene en cuenta los costos de mantenimiento y de control de estos últimos, se llega a la conclusión que no es necesario controlarlos estrictamente, ya que son de poca valorización, y que debe mantenerse el mínimo stock posible de los mismos. La asignación de las zonas A, B y C en la gráfica que estamos analizando se realizó en función del alto % de valorización de los tres primeros artículos (25,47%, 18.55% y 16.08%, respectivamente), sin embargo, las zonas pueden asignarse de forma diferente, por ejemplo, incluyendo en la zona A los seis primeros artículos, que representan alrededor del 80% del valor del inventario, en la zona B los siguientes tres artículos, y los restantes en la zona C. De esta forma, controlando el 30% del inventario (zona A) se estaría controlando aproximadamente el 80% del valor del mismo. Observando las zonas A y B de la gráfica que se da a continuación, se puede ver que el 45% del inventario justifica alrededor del 90% de su valor y que el 55% del inventario justifica, aproximadamente, el 10% del mismo valor.
Gráfico Nº24. Gráfico ABC A=80% B=10% C=10%
44
Logística
CONCLUSIONES: Si bien cada almacén tiene distintos tipos de curvas ABC, lo importante es recordar que: Para los artículos A se debe usar un estricto sistema de control, con revisiones continuas de los niveles de existencias y una marcada atención para la exactitud de los registros, al mismo tiempo que se deben evitar sobre‐stocks. Para los artículos B, llevar a cabo un control administrativo intermedio. Para los artículos C, utilizar un control menos rígido y podría ser suficiente una menor exactitud en los registros. Se podría utilizar un sistema de revisión periódica para tratar en conjunto las órdenes surtidas por un mismo proveedor. Los sistemas informáticos permiten hacer uso de niveles uniformes de control para todos los artículos, sin embargo, el establecimiento y análisis de prioridades que se pueden realizar con la técnica ABC resultan muy útiles a los fines de mejores tomas de decisiones. 17. IMPORTANCIA EN LA ORGANIZACIÓN: • A: Control exhaustivo – bajo inventario, demanda precisa • B: Meno atención que los A. • C: Baja periodicidad en revisión de parámetros. Bajo costo del inventario 18. INCIDENCIA EN LA ORGANIZACION • Tiempo de entrega depende de que el proveedor complete su transporte • Consolidación del despacho, con diferentes ítems • Entrega depende de la disponibilidad de inventario del proveedor • Competencia entre distintos pedidos, genera prioridades al proveedor
45
Logística
SEMANA 05 19.
PROGRAMACIÓN DE STOCKS 19.1 19.2
19.3 19.4
FINALIDAD Controlar los stocks para facilitar su adecuada renovación con la menos inversión posible de dinero y evitando las acumulaciones o agotamientos. STOCK Es el conjunto de materiales a la espera de su posterior empleo más o menos próximo que permita alimentar regularmente a los usuarios sin imponerles las discontinuidades inherentes a la fabricación o los posibles retrasos por parte de los proveedores. Por definición esta sometido a fluctuaciones de su volumen. STOCK MEDIO El stock evoluciona entre dos límites como consecuencia de las salidas del almacén y de las sucesivas entregas. CLASES DE STOCK
•
•
Stock normal.‐ constituido por el material nuevo de utilización continua. Al considerar el stock normal, es preciso excluir a los artículos destinados en su totalidad al consumo directo. Dichos artículos deben ser pues, aprovisionado únicamente bajo petición de los utilizadores. El stock normal debe ser igualmente depurado de todas las “malas”, géneros invendibles o no utilizables que abarrotan a los almacenes no organizados, en proporciones que llegan al 30% y al 40%. Stock de seguridad.‐ Artículos de empleo excepcional, en caso de un aumento de la demanda, deterioro de maquinaria o retraso de parte de los proveedores.
•
Stock de obsoletos.‐ Artículos nuevos que dejan de necesitarse. Son artículos a extinguir.
•
Stock de recuperación.‐ Material susceptible de ser utilizado.
•
Stock de tránsito.‐ En transporte o préstamo
46
Logística
19.5
19.6
19.7
FUNCIÓN DE LOS STOCKS Los inventarios, desde el punto de vista panorámico de la industria, son muy parecidos a la suspensión de un vehículo. Las variaciones de la demanda son absorbidos por los inventarios, de la misma forma que la suspensión de un vehículo absorbe las irregularidades de la carretera. Los inventarios constituyen una necesidad para la empresa, en igual forma que los sistemas de suspensión para los vehículos. Además, permite la independización de los procesos de abastecimiento y producción, eliminando las presiones y los costos excesivos. Asimismo, los procesos de producción y ventas. La administración de inventarios generará más confianza en producción y ventas. IMPORTANCIA DE LOS STOCKS Absorben la mayor parte del activo circulante. Si se tiene materiales innecesarios, en exceso, obsoletos, etc. La empresa ha convertido dinero en efectivo y además sufrirá falta de liquidez y falta de materiales necesarios, con los problemas de retrasos en los pagos, perdida de crédito ante los proveedores, demoras o paralizaciones de la producción. Esta situación es bastante común en nuestras empresas, lo que al debilitarse la disponibilidad de fondos para las operaciones normales, tendrán que recurrir a la obtención de créditos, cuyos intereses generalmente altos, reducirán las utilidades y, por lo tanto, el éxito de la empresa y su supervivencia.
VISIÓN QUE SE TIENE DE LOS STOCKS • Algunos consideran como un verdadero peligro, que compromete el equilibrio financiero de su compañía. El tener stocks excesivamente elevados. • Otros consideran que peor que una inmovilización exagerada de capitales es la falta accidental de materia prima, que entrañaría el riesgo de paro brusco de la producción. • Otros admiten la posibilidad de un débil porcentaje de demanda no satisfecha.
19.8
CONTROL DE STOCKS Se debe aplicar una técnica selectiva de control de los stocks. Es una necesidad fundamental que dicho control sea efectivo y eficaz, con los medios más económicos. Pero dicho control resulta pronto tan incierto como pesado y costoso por la cantidad de ítems que necesitan para las actividades de la empresa.
47
Logística
Anteriormente se realizaba con el “ojo o palpito” para definir el momento de renovar las existencias y las cantidades adecuadas a solicitar.
La clasificación ABC permite dosificar la intensidad del control, con arreglo a la significación económica para la empresa. Clase A: Control riguroso, intenso, preciso y frecuente. Clase B: Control no muy frecuente, intenso y preciso. Clase C: Control esporádico, cada cierto tiempo, estableciendo la posibilidad de stock de protección. 20.
CATALOGACIÓN 20.1
20.2
DEFINICION DE LA CATALOGACIÓN Proceso mediante el cual se identifica los materiales de una entidad, refiriéndola a normas o estándar determinados de antemano para clasificarlas de acuerdo a su naturaleza o uso y asignarles un símbolo o código que lo represente, consiguiendo mediante este proceso la simplificación de las existencias. La catalogación permite obtener, depurar, homogenizar, actualizar y proporcionar la información necesaria acerca de todos los bienes y servicios que utilice la empresa, lo cual facilitara la toma de decisiones de las gestiones logísticas. ETAPAS DE LA CATALOGACIÓN
20.2.1
NORMALIZACIÓN Consiste en seleccionar calidades, tamaños, acabados, dimensiones, pesos, volúmenes, marcas, color, procedimientos, embalajes, inspección, etc. Que se adapten mejor la entidad para constituir con ellas las normas, usualmente escritas, a las que deben ceñirse las existencias de los almacenes y las adquisiciones que se hagan, así como todas las personas que requieran y soliciten materiales en la empresa. La establece un comité con personal de Logística, Producción, Control de calidad, Ingeniería, finanzas y áreas usuarias. Se debe normalizar en proporción al significado económico para la empresa.
48
20.2.2
20.2.3
Logística
IDENTIFICACIÓN Consiste en precisar las características primarias y particulares de cada artículo, en relación a las generales, de manera de asegurarse naturaleza específica y sus diferencias con otros materiales, su descripción, especificaciones y características. CLASIFICACIÓN Consiste en la selección y agrupación de los ítem por grupos, clases y subclases, según su uso yo naturaleza.
Ejemplo: a) CLASE O FAMILIA: materiales de ferretería en general. SUB CLASE: • Aseguradores :clavos, arandelas pernos, etc. • Cerrajería : cerrojos, picaportes, chapas, bisagras, etc. • Otros : arandelas, anillos y otros. b)
CLASE : herramienta de mano. SUB CLASE: • Herramientas para aflojar y ajustar. • Herramientas de corte • Herramientas de extracción. • Herramientas de medición: metros, winchas, etc.
c)
OTRAS CLASES: abrasivos, impresos, útiles de oficinas, rodamientos, pinturas, etc.
La división de las clases se efectúa en función de la variedad de tipos de materiales que se tenga en la empresa y de la agrupación que se desea hacer. 20.3
CODIFICACIÓN Consiste en asignar números, letras u otros símbolos, de manera de distinguir cada artículo por las características que le pertenecen. Permite diferenciarlo de los demás y evita la duplicidad o el aumento de variedades. 20.3.1 CLASES DE CÓDIGOS Se pueden utilizar: • Alfabéticos.‐ solo se emplean letras. Ej. : la guía telefónica. • Numéricos.‐ Se emplean solamente números. Es el más indicado para la Logística. • Alfanuméricos.‐ Es una combinación de los anteriores. Es muy útil cuando se tiene limitación en el número de dígitos, pues con un solo carácter podemos tener hasta 26
49
Logística
posibilidades (A‐Z), mientras que para los números, con un solo número solo tenemos 10 alternativas (0 – 9). 20.3.2
FORMAS DE CODIFICACIÓN • Por familias.‐ cuando los materiales son susceptibles de usarse en varias dependencias. • Por consumo específico.‐ Cuando se quiere identificar el material con el centro de consumo. Es muy utilizado para repuestos, activo fijo, algunos formatos de uso específico, etc. • Mixto.‐ Cuando en un mismo sistema de codificación contempla las 2 anteriores. Ejemplo: Por familia puede ser del tipo: .............. Elemento .............. Subtipo .............. Familia Se antepone un dígito que indica el grupo genérico, ejemplo: Mercaderías Insumos Repuestos Productos terminados Materias primas Material de embalaje • Por ubicación.‐ X X XX XX XXX Elemento Grupo Sección Planta Área de consumo • Para emplear el sistema mixto, a los de consumo general se implementa con los dígitos necesarios para informarles con los de ubicación.
En los códigos debe considerarse la posibilidad de expansión, debe preguntarse previamente como se requiere la información. Ejemplo: codificación de materiales eléctricos. 18 Materiales eléctricos 1806 Lámparas incandescentes 1806020 Lámparas incandescentes de 20 watts 1806025 Lámparas incandescentes de 25 watts 1806100 Lámparas incandescentes de 100 watts 1806250 Lámparas incandescentes de 250 watts Ejemplo: código de ubicación XX X X Columna Fila Estante
50
Logística
Ejemplo: mixto XX XX XX XX XXX Almacén Familia subclase grupo correlativo 20.3.3 20.4
PUBLICACIÓN Se emite el manual p catálogo, con toda la información solicitada.
MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN Por ser dinámico el proceso, cada nuevo ítem deberá seguir todas las etapas descritas. Además debe de encargarse de las altas, bajas, transferencias y modificaciones del catálogo.
20.5
VENTAJAS DE LA CATALOGACIÓN
• • • • • • • • • • • •
Simplifica sus inventarios, reduciendo el Nº de artículos y su variedad. Disminuye los errores e improvisaciones, mediante la identificación clara y exacta de los materiales. Emplea mejor el espacio disponible en los almacenes. Mejora el cálculo de sus necesidades. Concentra la atención del personal en menor variedad de artículos y facilita su conocimiento. Elimina los obsoletos. Simplifica la contabilización y compilación de los documentos. Mejora el control de las actividades logísticas. Disminuye el tiempo de permanencia de los materiales en recepciones. Reduce el costo de almacenamiento. Facilita la gestión y administración de los almacenes. Libera capital que antes se invertía en materiales, poniéndolo a disposición de la empresa para otros menesteres.
Hay que tener en cuenta que las ventajas inciden sobre los costos y las utilidades de la empresa. 21.
COSTOS LOGÍSTICOS Se entiende como costo logístico, al conjunto de gastos realizados para obtener un producto, una mercadería, o un servicio que se agrupan en varios elementos, los cuales tiene relación directa con las actividades o funciones logísticas, y que deben ser conocidas por los gerentes de logística, para analizarlos o evaluarlos, en beneficio de una mejor gestión logística, entre ellos tenemos los siguientes:
51
Logística
21.1
21.2
COSTO UNITARIO Se refiere al precio de compra, más los gastos relacionados con los fletes, aduanas, transporte a destino, etc., en los materiales importados con que se abastece la producción. En el caso de los materiales nacionales se considerará como costo unitario el precio de los artículos puestos en los almacenes de la empresa. COSTO DE ADQUISICION También llamado de adquisición, es la suma de todos los gastos inherentes al abastecimiento de materiales, en un lapso determinado, generalmente un año dividido entre el número de órdenes de compra emitidas en el mismo periodo de tiempo. Los gastos que se efectúan para la renovación de las existencias, ó para su adquisición se pueden clasificar en: a) Gastos de ordenar: Se denomina así a la suma de todos los gastos efectuados desde la preparación de la requisición, hasta la emisión de la Orden de compra y del envío al proveedor. Por lo tanto hay que analizar, controlar y evaluar las siguientes actividades: • Control de inventarios para iniciar la renovación, mediante la requisición (tiempo empleado en la requisición de stocks) • Preparación y emisión de la requisición. • Recepción de la requisición por compras y su análisis en relación con los proveedores que pueden abastecer los materiales solicitados. • Preparación y emisión de la solicitud de la cotización, o el tiempo empleado en obtener los precios y definir las condiciones del aprovisionamiento. • Recepción de cotizaciones, análisis y evaluación para decidir a quien comprar (nivel que decide). • Preparación y emisión de la Orden de compra, incluyendo los trámites para la firma de los niveles correspondientes. • Envío de la Orden de compra al proveedor que se emplea, la formación de comités de compra y el nivel que toma la decisión tienen una influencia decisiva en este costo.
b)
Gastos de seguimiento: Corresponde a la suma de los gastos efectuados en lograr que el proveedor cumpla con remitir la mercadería en la fecha ofrecida y con oportunidad.
52
c)
Logística
Dentro de la adquisición de materiales, la labor de seguimiento o contacto con los proveedores, comprende: gastos de cables, Télex, llamadas telefónicas, visitas a las fábricas o plantas, etc., es decir toda la actividad del personal encargado de controlar que la mercadería llegue a la empresa. Además los gastos relacionados con la recepción de los materiales a su llegada, la emisión de los documentos correspondientes, el control de calidad a que se somete el material y el ingreso al almacén y su ubicación correspondiente. El tiempo que se emplea en estas actividades y el personal que interviene, es para la empresa un gasto que corresponde al seguimiento de la orden de compra y culmina con el ingreso al almacén. Gastos diversos: Existe otros gastos relacionados con la compra de materiales y que corresponden a actividades posteriores al ingreso a la empresa del material, para que mientras no se efectúen, no se pueda cerrar la orden de compra y considerarla como atendida. Estos puntos son:
• • •
Control de facturas y seguimiento de éstas dentro de la empresa para que se efectúe el pago y se cumpla con el proveedor. Anotaciones en el control de inventarios y balance de los costos. Documentos que hay que enviar después de llegado el material, sea el proveedor, a los usuarios y a todos aquellos interesados en el control correspondiente.
La obtención del costo de renovación, permite definir para la empresa cuanto le cuesta cada orden de compra que emite y por ello, es que la suma de todos los gastos, hay q dividirla entre el número de órdenes emitidas. Una vez obtenido el valor de la orden de compra se puede establecer como objetivo, alcanzar determinado costo de renovación, para lo cual se debe analizar los procesamientos, el tiempo empleado en la emisión de la orden de compra, los niveles de autorización, etc. Es decir de todos los aspectos que pueden encarecer este caso. 21.3 COSTO DE ALMACENAMIENTO Contar con existencias, le cuesta a la empresa una fuerte cantidad de dinero en las diversas actividades relacionadas con el mantenimiento y control de los abastecimientos (materiales) que almacena; por ello, es que a mayor
53
Logística
cantidad almacenada, es mayor el costo anual de poseer abastecimientos. Estos costos se expresan como un porcentaje del promedio anual del valor del inventario, en el cual se consideran los gastos de caja y costos intangibles, pero reales en que se incurren por tener existencias. Este costo comprende los gastos siguientes: a) Gastos de inversión: Corresponden a este rubro los intereses sobre el capital invertido en existencias. El dinero produce intereses, y cuando no se tiene cuesta conseguirlo. Así tenemos que en la actualidad, el valor del dinero en el Perú fluctúa entre el 8% y 10% al año, en dólares. Los inventarios forman una gran parte del capital de trabajo de una empresa, que al transformarse en materiales, no produce intereses mientras no tiene movimiento. Es como mantener dinero ocioso, que al estar convertido en materiales, no se puede invertir en otras actividades productivas y en muchos casos, se encuentran empresas faltas de liquidez, pero con enormes cantidades de stocks. b) Gastos de riesgo: Tener materiales implica el riesgo de perderlos por robo, incendio, deterioro, etc. Y por ello las empresas aseguran las existencias, el valor del seguro que toma la empresa es un gasto que corresponde al costo de poseer materiales en almacenes y que, generalmente es fijado como un porcentaje sobre el valor promedio del inventario. c) Gastos de cuidado: Tener materiales en los almacenes exige cuidarlos, ubicándolos en un determinado espacio y mantenerlos para evitar su deterioro, así como controlarlos para evitar los desperdicios, la obsolescencia y la acumulación de materiales sin movimiento. Esto origina horas hombre para su control y cuidado de todos y cada uno de los artículos almacenados, que lógicamente, es mayor cuanto mayor es el volumen y la variedad de los materiales con que cuenta la empresa. d) Impuestos: La influencia que los inventarios tienen sobre los resultados, hay que valorizarlos, para establecer el porcentaje del impuesto que se pague, esto se debe al monto invertido en materiales que guarda la empresa en sus almacenes. En la actualidad en el Perú este costo fluctúa entre el 40% al 45% del valor promedio del inventario.
54
55
Logística
Logística
SEMANA 6 y 7 22.
CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS PRODUCTIVOS SEGUN LA DEMANDA. Podemos destacar que desde el punto de vista de la demanda final sobre el producto, se puede inferir que existen dos esquemas básicos de administración de Stocks (Inventarios). Dependiendo del tipo de Demanda Final que tenga un producto, se puede decir que existen dos Esquemas Básicos de Administración de Stocks (Inventarios). Tales como: Con Demanda Independiente y Con Demanda Dependiente.
22.1
MATERIALES CON DEMANDA INDEPENDIENTE: Cuando se tiene una demanda independiente, la cantidad de productos en inventario no depende sólo de las decisiones internas del Sistema de Producción, sino que fundamentalmente de las condiciones del mercado. Estas condiciones del mercado se ven reflejadas como el consumo de un determinado bien en un determinado momento. Los Modelos que permiten dimensionar el Volumen del Inventario cuando se tiene una demanda independiente se llaman MODELOS DE TIPO REACTIVO, y se aplican para dimensionar el volumen de productos finales a fabricar y a dimensionar el stock de productos que tendremos en inventario. Los modelos de tipo reactivos también son usados, desde una perspectiva tradicional, para dimensionar los Lotes de Producción que deben ser manufacturados bajo condiciones de estructura de costos similares a las que se definen para el caso de compras y almacenamiento. 1) VENTAJAS DE LA UTILIZACIÓN DE SISTEMAS DE TIPO REACTIVO: • La facilidad de controlar los niveles de inventario. • Se pueden llevar, de manera más sencilla, los Registros tanto de entrada o salida de productos. 2) DESVENTAJAS DE LA UTILIZACIÓN DE SISTEMAS DE TIPO REACTIVO: • El volumen de material almacenado es voluminoso. • El problema (peligro) de obsolescencia de productos que se almacenan. • El deterioro y pérdida de productos.
23.
CÁLCULO DEL LOTE ECONÓMICO DE COMPRA 23.1
ECUACION DEL MODELO DE WILSON:
Costo Total = Costo Adquisición + Costo Material + Costo Almacenamiento
56
CT = Siendo: CT S Q a u T
: : : : : :
Logística
S *a T + ( S *u) + Q *u* Q 2
Costo total anual Consumo anual en unidades Lote Económico (cantidad a comprar en cada lote) Costo de adquisición por pedido Precio unitario Tasa de almacenamiento (expresado en %)
23.2
MODELOS MÉTODOS DETERMINISTICOS
CASO 01: Determinar el lote económico de compra de un material cuyo precio unitario es de US$ 100 y del cual se consumen 1200 unidades anuales y su costo de adquisición es de US$ 100 y el costo de almacenamiento 10% de la inversión. 1. MÉTODO DE TABULACIÓN:
Nº PEDIDOS AÑO
1 2 3 4 5 6 8 10 12
DE TAMAÑO DEL COSTO ANUAL COSTO DE ∑ C. AL DE ALMACENAM ADQUISICIÓ LOTE ADQUISICIÓN IENTO N + C.
1200 600 400 300 240 200 150 150 120 100
100 200 300 400 500 600 800 1000 1200
6000 3000 2000 1500 1200 1000 750 600 500
6100 3200 2300 1900 1700 1600 1550 1600 1700
Cuadro Nº4. Método de tabulación. Lote económico = 150 unidades y realizando 8 pedidos al año
57
Logística
2.
MÉTODO GRÁFICO
Gráfico Nº25. Método gráfico. Cálculo del lote económico=155 unidades y realizando 8 pedidos al año
58
3.
Logística
MÉTODO MATEMÁTICO Derivando la ecuación de CT con respecto a Q.
−S u* T + =0 Q E2 2
Q E = 2* S * a u * T
Q E = 2*1200 * 100 100 * 0.10 = 155 PROBLEMA 01: Determinar el lote económico de compra para un material del cual se tiene la siguiente información:
Cuadro Nº5. Método tabulación. Lote Económico=1200 unidades y realizando 6 pedidos al año
PROBLEMA 02: Un artículo tiene una demanda anual de 180000 unidades, su precio unitario es de $10, su costo de adquisición $ 5320 por cada pedido y el de almacenamiento se ha establecido en 32% anual sobre el stock promedio ¿Cuál es el lote económico de compra?
59
Logística
Nº DE
∑ C. ADQUISICIÓN DE ALMACENAM + C. ADQUISICIÓN IENTO ALMACENAMI
TAMAÑO DEL COSTO ANUAL COSTO DE
PEDIDOS AL AÑO
LOTE
1 2 3 4 5 6 8 10 12
180000 90000 60000 45000 36000 30000 150 22500 18000 15000
5320 10640 15960 21280 26600 31920 42560 53200 63840
288000 144000 96000 72000 57600 48000 36000 28800 24000
293320 154640 111960 93280 84200 79920 78560 82000 87840
Cuadro Nº6. Método tabulación. Lote económico=22,500 unidades y realizando 8 pedidos al año
PROBLEMA 03: Para el mismo ejemplo anterior, considerar que los vendedores ofrecen, de acuerdo al volumen de compra, los siguientes precios unitarios:
Cuadro Nº7. Método tabulación. Lote económico=90,000 unidades y realizando 2 pedidos al año
60
23.3
Logística
MODELOS METODOS PROBABILISTICOS En los modelos de inventario se asumió lo siguiente: ‐ Demanda conocida y estable ‐ Tiempo de espera constante La realidad práctica no es así, ya que si pueden ocurrir ambas situaciones como lo indica la figura siguiente:
Q
r
s tL1
tL2
tL3
Gráfico Nº26. Modelos métodos probabilísticos. Tiempo vs Cantidad demandada
En este caso tenemos que: a) Existe una demanda variable b) Existe un tiempo de espera variable Por lo tanto, la solución de ese problema es bastante complejo y puede ser logrado en función de un procedimiento de prueba y error de manera dirigido para obtener convergencia, asumiendo un valor de demanda constante se calcula un punto de reorden, y con este valor se recalcula un nuevo Q para otra demanda y nuevamente otro r, finalmente convergen a valores en el tiempo de Q y r.
61
Logística
SEMANA 8 Y 9 24.
TIPOS DE CONTROL DE STOCKS 24.1 CANTIDAD FIJA – TIEMPO VARIABLE PROBLEMA: Consideramos un material que se consume 12 000 unidades al año, se pide en lotes de 5000 unidades y su tiempo de suministro de 3 meses. Definiciones: Tiempo de suministro: Es el tiempo que transcurre desde la emisión del pedido hasta la llegada del material a nuestra empresa y que esté disponible en los almacenes para que los usuarios lo utilicen cuando crean conveniente. Cobertura del pedido: Tiempo de consumo que cubren un determinado pedido. Condiciones del pedido: • Se hace un nuevo pedido cuando el stock en almacenes es igual al punto de repedido (PR). PR = SS + C x TS (1) Siendo: SS: Stock de seguridad C x TS: El consumo durante el tiempo de suministro • La cantidad a pedir siempre será igual a Q. Para el problema desarrollado: PR = SS + C x TS (1) PR = 3000 + 12000/12 x 3 = 6000 • Se debe hacer un pedido cuando el stock es igual en almacenes a 6000 unidades. • La cantidad a pedir siempre será igual a 5000 unidades. • La cobertura del pedido es de 5 meses.
62
Consumo mensual =
Logística
S 12000 = = 1000 12 12
Cobertura = 5000/1000 = 5 meses Se dice que es de tiempo variable porque no se sabe en que fecha específica se va a hacer el nuevo pedido dependiendo de la evolución real de los stocks. Debido a que se somete al material a un control constante de los stocks y a que las desviaciones de los consumos reales con respecto a los programados son reajustados con la fecha variable de la emisión de los pedidos, se pueden tener stocks de seguridad reducidos. Por esta razón, este método es adecuado para los materiales comprendidos en el grupo A. 24.2
TIEMPO FIJO – CANTIDAD VARIABLE En este método las fechas en que se realizan los pedidos fijos, cambiando la cantidad a pedir en cada pedido. Siendo: SI: Stock que se tiene en almacenes en el momento de hacer el pedido. P: Cantidad a pedir. Tratando que con la llegada de P se reponga el stock máximo, se cumple: SI – C x TS + P = SS + Q Despejando P: P = SS + Q + Cx TS – SI PROBLEMA 01: Con los mismos datos del ejemplo anterior, si el material se repone con el método que se esta explicando y si en la fecha de pedido (febrero), tenemos un stock de 7000 unidades ¿Cuál es la cantidad a pedir? Reemplazando datos: P = 3000 + 5000 + 1000x 3 – 70000 = 4000 unidades Si en la próxima fecha de pedido, tenemos un stock en almacenes de 4500 unidades ¿Cuánto se debe pedir? P = 3000 + 5000 + 1000x 3 – 4500 = 6500 unidades Debido a que el control es esporádico, ya que verificamos los stocks solo en las fechas que nos toca emitir los pedidos, requerimos de stocks de
63
Logística
seguridad bastante amplios, mayores que los que se utilizarían con el método de cantidad fija – tiempo variable. Por esta razón es adecuado para los materiales es considerados en el grupo C. 25.
FRECUENCIA ECONÓMICA DE PEDIDOS:
PROBLEMA 01: Determinar el plan de pedidos para una empresa cuyo costo de adquisición es de 300 un. , la tasa de almacenamiento es 15 % y considerando que se admite un error de 5%. Reemplazando en la primera fórmula N por 5
K=
(100 + 5) ± 5( 5 + 200 ) 100
Desarrollando, se tiene dos raíces: K1 = 1.370 y K2 = 0.729 Elevando al cuadrado ambas raíces: K12 = 1.876 y K22 = 0.531 Considerando una frecuencia base de 12
64
Logística
La frecuencia superior a 12 se obtienen multiplicando 12 por K12 ; y las menores a 12, multiplicando en forma sucesiva 12 por K22 , hasta encontrar un valor aproximado a 0.5. PLAN DE PEDIDOS Reemplazando en la tercera fórmula
2a 2 × 300 = = 4000 T 0.15
Por lo tanto, estamos en condiciones de hallar los CAV límites. 26.
STOCK DE SEGURIDAD Se crea para protegernos contra un mayor consumo con respecto a lo programado o una demora de parte del proveedor o problemas en el proceso productivo. Su determinación está influenciada por dos costos:
26.1
COSTOS DE AGOTAMIENTO DE STOCKS: Es el costo ocasionado por la falta de materiales.
65
Logística
Elementos: • Ausencia de ventas. • Lanzamientos de una fabricación fuera de programa. • Mayor costo de compras urgentes. • Pérdida de imagen de la empresa. Costo de agotamiento de stocks = F * R * RA
Siendo: F = Frecuencia de pedidos R = Costo de un agotamiento de stock RA = Riesgo de agotamiento de stock en cada entrega.
26.2
COSTO DE ALMACENAMIENTO
Costo de almacenamiento = SS * u * T
Siendo: SS : Stock de seguridad u : Precio unitario T : Tasa de almacenamiento
27.
GESTIÓN DE INVENTARIOS Teniendo en cuenta que la entrega instantánea a todos los componentes de la cadena logística no siempre es posible, para garantizar la disponibilidad del producto será necesario mantener un nivel de inventario que permita ajustarse a la demanda. La importancia de la gestión de inventarios en la función logística viene determinada, además de para garantizar la continuidad, por el hecho de que vienen a representar las dos terceras partes de los costes logísticos. La gestión de inventarios supone la búsqueda del equilibrio entre la falta y el exceso, considerando los costes financieros y los asociados a almacenaje, deterioro, seguros y obsolescencia. Existen dos medidas básicas en la gestión de inventarios, además de la consideración de los valores absolutos, que se obtiene por recuento físico, tanto a nivel de unidades físicas como de unidades monetarias, la rotación y los días de stock. La medida de rotación nos dice el número de veces que se refresca el 100 por 100 del almacén en el período anual, es decir:
Rotación = Utilización anual / Nivel de stock
66
Logística
La medida de días de stock nos dice el número de días de inventario actual que duraría al nivel de uso estándar, sin refresco, siendo su cálculo a través de la siguiente fórmula: Días de stock = Nivel de stock / Uso anual 27.1 27.2
RATIO DE CONSUMO: Es la relación entre la cantidad consumida de un determinado material y la producción obtenida en un determinado periodo de tiempo. INDICE DE ROTACIÓN: Es la relación entre el consumo durante un determinado periodo de tiempo, por lo general un año, y el stock promedio, comprendiendo el stock normal y el de seguridad.
IR =
consumo anual stock promedio
Siendo :
Stock promedio =
∑ stock finales Número de meses considerados
Este número expresa el número de transacciones anuales, pero no es otra cosa que un medio de control de la evolución de los stocks. Es en cierta manera un barómetro económico que permite apreciar la eficiencia de la gestión. Si su valor es reducido, ello indica que las cantidades invertidas son probablemente demasiada altas y si es muy elevado puede haber escasez de stock. El índice de rotación varía de un artículo a otro. Es recomendable comparar los resultados obtenidos con los que fueron fijados previamente.
67
Logística
SEMANA 11 28.
MATERIALES CON DEMANDA DEPENDIENTE En este caso, como su nombre lo indica, la demanda que experimenta un determinado producto depende de las negociaciones y acuerdos que se tomen entre el cliente y la empresa, a nivel del Sistema de Planificación de la Producción. Los Modelos que permiten cuantificar el nivel de inventarios bajo este esquema son llamados MODELOS DE TIPO PROACTIVOS, o de Cálculo de Necesidades. (MRP). Estos modelos de tipo proactivos o de Calculo de Necesidades, los cuales son aplicados a Sistemas de Manufactura y, específicamente, cuando existen productos de tipo Estandarizado o Semiestandarizado.
1)
2)
29.
VENTAJAS DE LA UTILIZACIÓN DE SISTEMAS DE TIPO PROACTIVO: • Permiten dimensionar los inventarios de acuerdo a las necesidades del sistema de producción. DESVENTAJAS DE LA UTILIZACIÓN DE SISTEMAS DE TIPO PROACTIVO: • Sólo se pueden implementar si en la empresa que utiliza este sistema existe una infraestructura computacional adecuada.
SISTEMAS MRP 29.1
PROPÓSITO FUNDAMENTAL DE MRP
• • •
Planear y controlar los requerimientos e inventarios de los artículos de demanda dependiente. Se diseño para minimizar inventarios mediante la obtención de lo que se requiere solamente para tenerlo disponible cuando se necesita. Está diseñado para: - Determinar órdenes de compra y producción para regular el flujo del inventario de materia prima y producto en proceso necesario para satisfacer las necesidades de producto terminado. - Asegurar la disponibilidad de materiales, componentes y productos para la producción y envío al consumidor final planeados. - Mantener niveles mínimos de inventario de artículos de demanda dependiente.
68
29.2
Logística
CLASIFICACIÓN DE ARTÍCULOS POR TIPO DE DEMANDA
Gráfico Nº27. Clasificación de artículos por tipo de demanda dependiente e independiente
29.3
ESQUEMA CONCEPTUAL DEL MRP
Gráfico Nº28. Esquema conceptual del MRP. Los requerimientos para la planificación de los materiales
69
Logística
29.4
INSUMOS DEL MRP
Gráfico Nº29. Insumos del MRP para la planeación de requerimientos de materiales
29.4.1
PROGRAMA MAESTRO DE PRODUCCIÓN: • Define las necesidades de producto terminado y cuándo se requieren. • Los períodos más prácticos empleados son: Semanas, (Pzas./semana). • Time buckets = semanas. • El horizonte de planeación (cuántos time buckets) mínimo debe ser el suficiente para cubrir los tiempos de abastecer y producir de los productos terminados de la empresa. • Los insumos son una mezcla de pedidos y pronósticos ajustados por la toma de decisiones. • El horizonte de planeación contempla normalmente:
70
Logística
29.4.2
LISTADO DE MATERIALES Y PARTES (BOM): • Lista estructurada e materiales y partes requeridas para fabricar productos finales. • Está estructurada representando la secuencia de producción. Cada nivel de la estructura representa una etapa de producción. • Debe ser actual y precisa. • Debe tenerse un número de identificación para cada ítem de la lista, la descripción del mismo, la cantidad requerida por unidad de producto o ensamble, la unidad de medida y la parte o ensamble superior al que se asocia. • Existen seis formatos tradicionales de BOM´s: single level explosion, indented explosion, summary explosion, single level implosion, indented implosion, y summary implosion.
29.4.3
ARCHIVO DE STATUS DE INVENTARIOS: • Contiene los niveles de inventarios actuales y las cantidades ordenadas de cada ítem. • Además se incluyen tiempos de entrega, tamaños de lote, proveedores, tasas de desperdicio, historia de uso, y otros. • Debe ser actualizada y precisa.
29.4.4
RESULTADOS DEL MRP:
Gráfico Nº30. Resultados del MRP para comprar, producir y reprogramar
71
Logística
• • •
• • •
MRP toma las necesidades de productos terminados del MPS y obtiene los requerimientos totales de cada parte y material a través de un proceso de explosión de los BOM´s. Estas cantidades se comparan con las existencias disponibles y por llegar, determinándose las necesidades netas ( qué y cuántas). El cuándo se requieren se determina con una programación hacia atrás (backward) utilizando los tiempos de abastecimiento y producción. MRP planea órdenes de compra y producción con base a la información de qué, cuánto y cuándo. Las órdenes pueden ser dadas en lotes o por los requerimientos netos. Además, MRP identifica posibles problemas para poder satisfacer las necesidades, infactibilidad de programas, puede replanear, asignar prioridades.
29.4.4
CODIFICACIÓN DE ITEMS • Para facilitar el proceso de explosión y cálculo de requerimientos netos se asigna códigos “low level” a cada item. • Todos los productos terminados tienen código cero (0). • Los componentes, partes o materiales que se emplean directamente para hacer productos finales o terminados tienen código uno (1). • La asignación de números de código continúa de manera similar a la previa. • A los ítems que se usan para hacer varios otros ítems, se les asigna el código del nivel más bajo en el que aparezca. La asignación de códigos se realiza de “abajo hacia arriba”. • La codificación asegura que los requerimientos netos de un ítem se determinan solamente hasta que todas las necesidades de los ítems a los que posteriormente forma parte se calculan.
72
Logística
PROBLEMA 01.‐ Resuelva el problema considerando un período de entrega de 2 y tamaño de lote igual al requerimiento neto.
PROBLEMA 02.‐ Resuelva el problema considerando un período de entrega de 2 y tamaño de lote igual a 15.
73
Logística
30.
TIPOS DE SISTEMAS MRP 30.1
30.2
31.
REGENERATIVOS: Diseñado para replanear no muy frecuentemente (semanalmente, por ejemplo). El proceso completo del MRP se recalcula con base en la última información. Se recomienda para ambientes estables. Cambio Neto (Net Change): Diseñado para una replaneación parcial diaria. El proceso se recalcula parcialmente considerando los cambios ocurridos. Se recomienda para ambientes volátiles
DEBILIDADES RELEVANTES DEL MRP • Los sistemas MRP se recomiendan para utilizarse en ambientes productivos de fabricación y ensamble.
•
32.
Entre las principales debilidades se encuentran: - Supone recursos de capacidad ilimitada. - Se suponen tiempos de entrega constantes. - Cambios de rutas de proceso son imposibles. - La priorización de la secuenciación de órdenes es por fecha solamente.
SISTEMA MRP CERRADO (CLOSED LOOP) • El sistema MRP original con un alcance limitado de proporcionar un plan de órdenes y warnings de programas no factibles se amplió posteriormente hacia el MRP Cerrado.
•
Este incorpora: - El plan agregado de producción. - La planeación de los requerimientos de capacidad de los recursos. - Realimentación de planta y proveedores.
74
SISTEMA MRP CERRADO
Gráfico Nº31. Sistema MRP cerrado para planeación de requerimientos de capacidad
75
Logística
Logística
33.
FUENTES DE INCERTIDUMBRE EN SISTEMA MRP • •
La existencia de incertidumbre hace necesaria la utilización de mecanismos de amortiguación. Se identifican 2 fuentes de incertidumbre que afectan un sistema MRP; La incertidumbre de la demanda y la del suministro. Éstas a su vez, se pueden separar en incertidumbre por cantidad y por fecha.
34.
MECANISMOS RECOMENDADOS • • •
35.
INVENTARIO DE SEGURIDAD: Se recomienda para manejar la incertidumbre de cantidad en la demanda o en el suministro. TIEMPO DE SEGURIDAD: Se recomienda para manejar la incertidumbre en el tiempo. OTROS MECANISMOS: En lugar de manejar la incertidumbre sería ideal reducirla. Para esto pueden aplicarse cualesquiera de los siguientes: Mejores herramientas de pronósticos. Relación cliente ‐ proveedor. Programas maestros de clientes y proveedores. Mejores sistemas de control en piso. Holgura en capacidad.
MRP II • •
El alcance del sistema MRP se ha extendido a considerar todos los recursos de la organización y no sólo los materiales. Este ha evolucionado hacia el MRP II, en el cual se incorpora información de manufactura, mercadotecnia, ingeniería y finanzas para integrar un plan total operativo de una empresa.
76
Logística
SISTEMA MRP II Gráfico Nº32. Sistema MRP II para planear requerimiento de materiales y planear requerimientos de capacidad
77
Logística
SEMANA 12 36.
PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS 36.1
36.2
36.3
OBJETO Definir las actividades necesarias para asegurar una eficaz gestión de compras que garantice que los productos y los servicios comprados, están conformes con los requisitos especificados mediante contrato o solicitud de servicio, y que la compra se produce en las mejores condiciones (técnicas, de servicio y de precio). ALCANCE Se aplica a las compras de los productos y servicios que se realizan para las labores de la Planta de Producción y que tengan incidencia en la calidad de los ensayos y en el mantenimiento de su Sistema de Gestión de la Calidad. REFERENCIAS • Manual de Calidad. Especificaciones Técnicas. • Procedimiento XX‐XX1: Tratamiento de no conformidades, acciones correctivas, preventivas y reclamaciones. • Procedimiento XX‐XX2: Evaluación de Proveedores. • Procedimiento XX‐XX3: Control de Maquinaria, Equipos. • Procedimiento XX‐XX4: Control de Documentación y Registros.
36.4
DEFINICIONES PROVEEDOR.‐ Empresa que suministra productos (materiales o equipos), y /o servicios que deben satisfacer unas especificaciones de calidad y requisitos fijados por la Planta de Producción en los pedidos. PROVEEDOR HABITUAL.‐ Proveedor que ha sido evaluado y seleccionado para el suministro de material o un servicio, que está incluido como tal en el Listado de Proveedores. PROVEEDOR ALTERNATIVO.‐ Proveedor que ha sido evaluado y seleccionado para el suministro de material o de un servicio en substitución de los habituales y al que se le realiza una compra de material y/o servicio de forma puntual. Excepcionalmente, aquél que no habiendo sido todavía evaluado, suministra un material o servicio, al no haberse identificado entre los proveedores habituales alguien que pueda ofrecer el citado producto y/o servicio de las características necesarias en el plazo preciso.
78
36.5
Logística
MATERIAL INVENTARIABLE.‐ Aquel material o bien que deba ser inventariado por Ley, así como cualquier otro que venga definido como tal. MATERIAL FUNGIBLE.‐ Aquel material o bien que se consume o destruye durante la realización de un ensayo, prueba o análisis. Así como cualquier otro que venga definido como tal. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Con independencia de quién gestione las compras, es necesario que se cumpla lo siguiente: • Saber lo que se debe comprar (ESPECIFICACIONES o documentos semejantes), • Tener certeza de que el proveedor cumpla (LISTA PROVEEDORES) y que conozca las especificaciones y requisitos de lo que le pedimos (CONDICIONES), • Realizar los contratos en condiciones controladas (REQUISITOS), comprobar que lo que se recibe es lo pedido (VERIFICACIÓN) • Y evaluar la calidad real recibida (EVALUACIÓN).
36.5.1
REQUISITOS DE COMPRA DE PRODUCTOS O SERVICIOS Una vez identificados los productos y servicios sujetos por sus características al Sistema de Calidad, se establece su definición con referencia a normas y especificaciones técnicas, así como otros requisitos de plazos, embalajes, etc. El Jefe de Logística, es el responsable de la elaboración de las “Especificaciones” de las Órdenes de Compra correspondientes, cuando sea necesario (no se considera aplicable para productos/ servicios habituales, para los que se especificará las características del producto en el apartado “Descripción” de la orden de compra), para lo cual solicitará el apoyo técnico que considere necesario (Generalmente a los Responsables de Área de Calidad y/o Investigación y Desarrollo de Productos). En las órdenes de compra siempre se incluirán, como mínimo, los siguientes datos: - Características del producto o servicio - Cantidad - Fecha de entrega (siempre que sea limitante para la calidad de la investigación o del servicio prestado) - Codificación
79
Logística
La orden de compra se enviará por fax, a mano o por correo, utilizando el modelo de “Orden de Compra y Recepción de Bienes”, formato XXX‐XX‐01, o documento que incluya al menos dicha información. La persona encargada de la gestión de compras adjuntará, siempre que sea necesario, otras especificaciones especiales que deban cumplir el material o servicio, indicándolo en el apartado “Observaciones”. Cuando un pedido no sea rutinario o se suponga que puede haber problemas en su tramitación, previamente al envío de la orden de compra, contactará con el proveedor para aclarar las condiciones del pedido. En el caso de suministros directamente gestionados por la Planta de Producción, se emitirá la orden de compra correspondiente: - Para cantidades menores a XXX $, con la firma del Responsable designado para realizar la compra. - Para cantidades mayores a XXX $; una vez que haya sido revisada por el Responsable de Área/ Jefe de Planta de Producción y aprobada por el Jefe de Logística, a fin de verificar que se han incluido en la misma todas las especificaciones requeridas para asegurar el cumplimiento de los requisitos aplicables. 36.5.2
RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS O SERVICIOS El Responsable del Almacén, aceptará las Maquinas, Equipos y Materiales, verificando que corresponda con lo indicado en la orden de compra correspondiente. Asimismo realizará una comprobación funcional a fin de verificar que están de acuerdo con las especificaciones de la citada orden y poseen la documentación adecuada para su uso. En caso afirmativo, se procederá a la aceptación de las Maquinas, Equipos y Materiales, rellenando el correspondiente apartado del formato XXX‐XX1 (“Orden de Compra y Recepción de Bienes”). El Responsable del Almacén aceptará el pedido comprobando: - Si existe deterioro del material. - Que coinciden las cantidades y calidades de la orden de compra, el check del proveedor, y la cantidad recibida. - Que las guías, boletas y/o factura son correctos.
80
37.
Logística
En caso de requerirse comprobación técnica, ésta será realizada por: a) Si es Maquinaria, Equipo: el Responsable del Área que lo solicitó o un Técnico de Área. b) Si es un informe de ensayo o un mecanizado: la persona que requirió dicha actividad. c) Si es un Certificado de Calibración: el Responsable de Área. La firma en el apartado “Recepción de bienes” por parte de la persona que recibe el pedido, supondrá la aceptación de éste. En caso de no poder revisar técnicamente en el momento de recibir el material/producto se indicará “Pendiente de comprobación Técnica”. Especificando en cada caso quién ha realizado la verificación. Cuando exista un retraso en la recepción de la compra, que el Responsable de Área considere que puede afectar a la calidad del resultado, un error en la entrega o deterioro del suministro; la persona que recepciona el material lo hará constar en la orden de compra y en un informe de no conformidad, adjuntando una copia en el archivo de evaluación de proveedores. El Responsable de Calidad archivará copia de la orden de compra. La recepción de equipos de medida y/o ensayo, estará de acuerdo con los requerimientos descritos en el manual de calidad y el procedimiento XX‐XX. REGISTRO Y ARCHIVO El Responsable de Calidad, bajo supervisión del Jefe de Logística es responsable del archivo de los registros técnicos y de calidad originados por las compras realizadas en base a los criterios establecidos.
81
Logística
SEMANA 13 38.
COMPRAS DEL ESTADO 38.1
DE QUE MANERA COMPRA O CONTRATA EL ESTADO
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
Convoca a un PROCESO DE SELECCION
Bolsa de Productos
Contrata a un “Agente de Bolsa”
Evaluación Internacional de Procesos
Encarga a organismo internacional para la selección del proveedor
Fuente: Ley 26850, DU 93-2001Ley 25565
Gráfico Nº33. ¿Cómo compra o contrata el Estado?
38.2
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES – PAAC
38.2.1
FASES DE LA CONTRATACION ESTATAL
P lanific ac ión y Ac tos P reparatorios
S elec c ión
E jec uc ión C ontrac tual
• Plan Estratégico Inst.
• Convocatoria.
• Garantías
• Plan Operativo Inst.
• Registro de participantes
• Adelantos
• Determinación de necesidades • Presupuesto Institucional • Plan Anual de Contrataciones • Expediente de contratación • Designación del Comité Especial • Elaboración de las Bases.
• Consultas y Observaciones • Presentación de propuestas • Evaluación y calificación • Otorgamiento de la Buena Pro • Formalización del Contrato ‐ Suscripción
• Adicionales y reducciones • Ampliaciones y prórrogas • Subcontratación • Intervención Econó‐ mica de Obra • Resolución • Penalidades • Recepción y conformidad • Liquidación
Gráfico Nº34. Fases de la contratación estatal desde la planificación, selección y ejecución
82
1
38.2.2
38.2.3
38.2.4
Logística
PLANIFICACIÓN A NIVEL DE ESTADO • Planes Estratégicos Sectoriales Multianuales (PESEM) • Planes de Desarrollo Concertado (PDC) • Presupuesto General de la República
PLANIFICACIÓN A NIVEL INSTITUCIONAL • Plan Estratégico Institucional (PEI) • Plan Operativo Institucional (POI) • Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) • Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (PAAC) EL PAAC Y LAS FASES DE LA CONTRATACION PUBLICA
Programación Selección Ejecución Contractual
PAAC
Gráfico Nº35. El PAAC y las fases de la contratación pública desde la programación, selección y ejecución
38.2.5
EL PAAC COMO INSTRUMENTO DE GESTIÓN LOGÍSTICA
FINALIDADES: • Programar • Difundir • Evaluar
83
Logística
CARACTERÍSTICAS: • Obligatorio • Integral • Público • Formal 38.2.6
PROGRAMANDO LAS ADQUISICIONES • ¿Qué adquirir y cuánto adquirir? • Pedidos Vs. Presupuesto
Gráfico Nº36. Programa de las adquisiciones
84
38.2.7
Logística
ELABORACION DEL PAAC Y SU RELACION CON EL PIA S egundo Momento (30 Días naturales des pués )
Aprobac ión de PIA
P lan Anual
Aprobac ión
C ons olidac ión de c uadro de nec es idades
Difundir: Dentro de los 5 días hábiles de aprobado
P rimer Momento
Us uarios definen requerimientos
S E AC E L OC AL Y WE B DE L A E NT IDAD
Gráfico Nº37. Elaboración del PAAC y su relación con el PIA
C O NT E NID O D E L P A A C
Gráfico Nº38. Contenido del PAAC; en la página Web del SEASE
85
Logística
38.2.8
MODIFICACION DEL PAAC • Reprogramación de la asignación presupuestal o de metas institucionales • Valor Estimado varíe en +/‐ 25% y cambie el Tipo de Proceso. => Incluir o Excluir procesos de selección ‐ Aprobación formal ‐ Comunicación: • CONSUCODE : SEACE • Local y web de la Entidad.
38.2.9
ERRORES FRECUENTES
• • • • • • •
No publicó instrumento aprobatorio en SEACE y/o en la Web de la Entidad. Aprobación en “vías de regularización”. No informó modificación al SEACE o lo hizo fuera de plazo. El funcionario designado como usuario no cumple con mantener actualizado su PAAC. No incluye procesos de otros regímenes. No precisa si se trata de procesos años anteriores. Se incurre en fraccionamiento.
38.3
EXPEDIENTE DE CONTRATACION
38.3.1
38.3.2
38.3.3
DEFINICIÓN DE ACTOS PREPARATORIOS Constituye una etapa de actuaciones de la fase de planificación y programación, previa al desarrollo del proceso de selección, que se inicia con la decisión de adquirir o contratar. DEFINICIÓN DE EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN Documento que contiene todas las actuaciones referidas a la adquisición o contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato. El Expediente de Contratación se elabora en la Fase de Actos preparatorios y acaba en la liquidación del contrato. FINALIDAD Contar con la base técnica y económica que le permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la calidad requerida o mejorada y a un costo o precio adecuado.
86
38.3.4
Logística
FUNCIONARIOS Y DEPENDENCIAS RESPONSABLES • Titular de la Entidad. • Máxima Autoridad Administrativa. • Dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones. • Área Usuaria. • Comité Especial.
NOTA: DL 1017 Funcionarios del órgano de compras deben estar capacitados en el manejo de las contrataciones 38.3.5
DELEGACIÓN DE COMPETENCIAS
• • •
Titular de la Entidad o Máxima Autoridad administrativa puede delegar su autoridad. Es indelegable la facultad de exonerar y nulidad de oficio. Responsabilidad solidaria entre delegante y delegado.
NOTA: DL 1017 Indelegable la aprobación de adicionales de obra y otras que establezca el Reglamento: ¿Pronunciamiento sobre observaciones a las Bases? 38.3.6
INICIO
NE C E S IDAD C ons olidar en el P AAC
Área Us uaria / R equerimiento
DE C A
Indagaciones: ADS , ADP y AMC E s tudios de Mercado: L icit. Y C P
Definición de caracterís ticas técnicas (C .T.) y valor referencial (V.L .)
Prohibic ión de F racc ionamiento: No se debe dividir una adquisición o contratación para dar lugar al cambio del tipo de proceso de selección
Determinación del tipo de proceso de s elección: L P, C P, ADP , ADS , AMC .
Gráfico Nº39. Flujo de la necesidad de consolidar en el PAAC; para determinar el tipo de proceso de selección
87
Logística
38.3.7
38.3.8
INDAGACIONES Averiguaciones previas mediante cotizaciones, compras recientes, etc. ESTUDIO DE MERCADO Investigación y análisis de las condiciones del mercado, mediante documentos, investigaciones, publicaciones, que permiten identificar y/o mejorar las características de lo requerido.
Cuadro Nº8. Cálculos de valores referenciales según el estudio de mercado
38.3.9
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN Contenido (Art. 38º del Reglamento) y Requerimiento Área Usuaria y Características técnicas y cantidad y Valor Referencial : Estudio de mercado / indagación y Disponibilidad Presupuestal
88
Logística
1)
ADEMÁS SE DESPRENDE: • Sistema de contratación: Suma Alzada monto fijo integral Precios Unitarios monto según lo ejecutado MODALIDADES DE SELECCIÓN: • Tradicional • Subasta Inversa (presencial – Electrónica) • Convenio Marco de Precios.
2)
3)
MODALIDADES DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL: • Por su financiamiento a. De la entidad. b. Del contratista. c. De terceros. •
Por el alcance del contrato de bienes y ejecución de obras: a. b. c. d.
Llave en mano. Concurso Oferta. Plazo de ejecución y entrega Proceso según relación de tems /etapa /tramos /paquetes /lote e. Tipo de proceso de selección f. Inclusión Plan Anual
4)
APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE a. Designación del Comité Especial b. Declaración Jurada de los integrantes del comité especial c. Notificación del encargo a los miembros del comité especial
8) ADEMÁS DEBE CONTENER EN OBRAS: • Declaración de viabilidad SNIP • Expediente técnico (planos, especificaciones técnicas, memoria descriptiva, presupuesto de obra) • Disponibilidad de terreno 38.3.10
APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE Cada Entidad determina procedimientos y plazos para su elaboración y aprobación.
89
Logística
Será aprobado por el funcionario competente, de acuerdo a sus normas de organización interna. Una vez aprobado, es entregado al Comité Especial para la elaboración de las bases. 38.3.11
CONCLUSIONES
EL EXPEDIENTE APROBADO es requisito para convocar a proceso de selección, bajo sanción de nulidad. EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN debe contener todas las actuaciones referidas a la adquisición o contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato. 38.4
selección ES EL ENCARGADO DE CONDUCIR EL PROCESO DE SELECCIÓN?
38.4.1
PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN DEL COMITÉ ESPECIAL • Colegialidad • Especialidad • Solidaridad • Autonomía • Confidencialidad
38.4.2
¿QUIÉN DESIGNA AL COMITÉ ESPECIAL? • El Titular o la Máxima Autoridad (facultad delegable). • Características:
-
En función a las personas Puede ser para mas de un proceso Por escrito
•
La Entidad entregará al Comité Especial el expediente de la contratación, con la información técnica y económica.
38.4.3
¿CUÁLES SON LOS IMPEDIMENTOS PARA SER MIEMBRO DEL COMITÉ ESPECIAL?
• • •
Titular o la Máxima Autoridad Funcionarios: Control y fiscalización Funcionarios que aprobaron el expediente, Bases, Comité Especial y apelaciones.
90
•
Funcionarios, sancionados.
servidores
Logística
o
expertos
independientes
38.4.4
CONFORME AL ALCANCE DEL ENCARGO, EL COMITÉ ESPECIAL PUEDE SER: • COMITÉ ESPECIAL: Para cada proceso de selección, se da en cualquier tipo de proceso, salvo menor cuantía (opcional). • COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE: Para varios procesos de selección; solo está permitido en las Adjudicaciones Directas y las Menores Cuantías.
38.4.5
¿CUÁNDO NO ES NECESARIO CONFORMAR COMITÉ ESPECIAL? • En los procesos de menor cuantía. (opcional) • En las contrataciones exoneradas. • En las Compras Corporativas Obligatorias
38.4.6
¿CUÁL ES LA CONFORMACIÓN DEL COMITÉ COMITÉ ESPECIAL?
B) PARA PROCESOS DE SELECCIÓN EN GENERAL: • •
Deberá estar conformado por 3 o 5 miembros Condiciones mínimas: - Un (01) integrante deberá pertenecer a la dependencia encargada de las contrataciones. - Un (01) integrante del área usuaria
NOTA: Uno de los miembros deberá tener conocimiento técnico sobre el objeto de la convocatoria. 38.4.7
CONFORMACIÓN DEL COMITÉ ESPECIAL MODALIDADES DE SELECCIÓN
SUBASTA INVERSA: • Presencial: 02 miembros uno dirigirá la subasta y el otro asumirá las funciones de secretario. • Electrónica: 02 miembros CONVENIO MARCO DE PRECIOS • Integrada por 03 o 05 miembros, donde 01 como mínimo, deberá ser representante de la sociedad civil. COMPRAS CORPORATIVAS: • Facultativas: Según el acuerdo de las partes, 03 a 05 miembros
91
Logística
38.4.8
¿CÓMO ES LA PARTICIPACIÓN EN UN COMITÉ ESPECIAL?
•
•
SUPLENTES: Sustituye al titular en caso de su ausencia. Si el titular ha sido reemplazado, éste, ya no podrá reincorporarse. EXPERTO INDEPENDIENTE: Personas jurídicas o naturales, especialistas en el objeto de la convocatoria que integran o asesoran al Comité Especial. Para integrar un Comité Especial no necesitan estar inscritos en el RNP y se contratan vía menor cuantía.
38.4.9
CON RESPECTO A SUS INTEGRANTES ¿PUEDEN SER REMOVIDOS? • No pueden ser removidos, salvo caso fortuito, fuerza mayor o cese en el servicio debidamente declarado. ¿CUÁNDO SESAN LAS FUNCIONES? • Buena Pro consentida • Cancelación del proceso
NOTA: No se puede renunciar al cargo de miembro del Comité Especial. ¿CUÁNDO SE ADOPTAN ACUERDOS? • Para procesos en general • Para Sesionar: Todos • Para Adoptar Acuerdos: - Unanimidad - Mayoría
38.4.10
NOTA: Los actos deberán figurar en actas suscritas, con las votaciones y la fundamentación de los votos en contra. 38.4.11
¿QUÉ MODIFICA EL COMITÉ ESPECIAL? • Factores de evaluación (Sólo por consultas y observaciones) • Condiciones de las Bases que no constituyan requerimientos mínimos. • Puede realizar acciones de fiscalización, sin paralizar el proceso de selección
92
Logística
NOTA: El Comité Especial no puede modificar las Bases Aprobadas de oficio 38.4.12
¿PARA QUÉ NO ES COMPETENTE? PARA MODIFICAR: • Cantidad, plano o dimensión de bien, servicio ú obra. • Características y especificaciones • Valor referencial • Financiamiento • Tipo de proceso
38.4.13
¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES DEL COMITÉ ESPECIAL? • Elabora las Bases • Convoca al proceso • Absuelve Consultas y observaciones • Evalúa propuestas • Otorga la Buena Pro • Declara desierto • Consulta o propone las modificaciones de características técnicas o del valor referencial • Otros actos necesarios NOTA: DL 1017 Si CE toma conocimiento que en las propuestas has documento sobre cuya veracidad existe duda razonable, informará a órgano encargado para que efectúe inmediata fiscalización. Sin embargo, no se suspenderá, en ningún caso, la continuidad del proceso.
38.4.14
CASO PRACTICO Durante la Aprobación del Plan Anual de la Entidad X, se pudo apreciar las siguientes situaciones: El PIA de la Entidad fue aprobado el 30‐12‐2007 y la fecha de aprobación del PAAC 2008 se realizó el18‐02‐2008. Dicha Entidad efectúa directamente en el extranjero la compra de repuestos para sus Aviones de origen Ruso y considera que no es necesario su programación en el PAAC. En el ejercicio anterior (2007), se convocaron procesos de selección, los que fueron declarados desiertos. Para la 2° convocatoria, los procesos respectivos fueron incluidos como procesos normales en el PAAC 2008
93
Logística
4 Se programó una adquisición de bienes por S/. 100,000.00 cuya composición determina que existe prestación de servicios por S/.70,000.00 y bienes por S/.30,000.00 5. Asimismo, luego de la aprobación del PAAC, los usuarios de la Entidad casi a diario presentan memos de requerimientos de bienes y servicio para que sean atendidos a la brevedad posible por el Órgano Logístico, situación que, de acuerdo a la experiencia de períodos anteriores, se extiende casi hasta fin de año. 6. La Entidad X aprobó su Expediente de una ADP por S/. 300,000 en Diciembre 2007. Su Informe de Disponibilidad Presupuestal dio cuenta de que ya no existen fondos en el PIA 2007, pero que tomarán en cuenta la previsión hecha en el proyecto PIA 2008. Consecuentemente, se efectúa la convocatoria de dicho proceso la última semana de Diciembre 2007. 7. Analizar la información contenida en el siguiente expediente de contratación: Servicio de Vigilancia: Términos de Referencia del personal • 01 Gerente de Operaciones. • 05 supervisores. • puestos de vigilancia de 24 horas de lunes a domingo. • puestos de vigilancia de 12 horas de lunes a viernes. • El Supervisor necesariamente deberá ser oficial retirado de las fuerzas armadas o policía nacional, con un grado mínimo de capitán. • El Gerente de Operaciones deberá haber ejercido como mínimo el cargo de comandante de las fuerzas armadas o policiales. • Edad mínima de los vigilantes: 28 años; Talla mínima: 1.70 m. • Los vigilantes en un 95% deberán ser licenciados de las fuerzas armadas. • El uniforme de los vigilantes necesariamente deberá ser acorde con los colores de la institución. Organización Administrativa • Polígono de tiro propio. • Prácticas de tiro semanal. • Capacitación contra incendios. • Capacitación para trato al público. • Chalecos antibalas de nivel 03. • Unidades móviles: de 03 a 05 vehículos 4 x 4. • Infraestructura adecuada.
94
Logística
8. ¿Podrá solicitar la OCI la remoción de los miembros titulares de un comité especial permanente por supuestas faltas, recomendando que mientras duren las investigaciones, participen los suplentes? 9. ¿Si un proceso de selección donde intervino un miembro suplente es declarado nulo, podrá reincorporarse el titular para la nueva convocatoria? 38.5
PROCESOS DE SELECCIÓN 38.5.1 ETAPAS GENERALES DE UN PROCESO DE SELECCIÓN
REGISTRO DE PARTICIPANTES
CONVOCATORIA
PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
INTEGRACION DE BASES
FORMULACIÓN Y ABSOLUC. CONSULTAS
FORMULACIÓN Y ABSOLUCIÓN DE OBSERVACIONES
EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
OTORGAMIENTO DE BUENA PRO
Gráfico Nº40. Etapas generales de un proceso de selección para el otorgamiento de Buena Pro
95
Logística
38.5.2
CONVOCATORIA ART. 98° PROYECTO
Publicación en el SEACE (Bases y resumen ejecutivo)
Licitación Pública Concurso Público Adj. Directas
Adicionalmente, las entidades pueden utilizar otros medios para publicitar convocatoria.
Gráfico Nº41. Medios para publicar convocatoria
38.5.3
CONVOCATORIA ART. 97º PROYECTO
Adjudicación de Menor Cuantía
Publicación en SEACE. Sin perjuicio de cursar invitaciones a uno o más proveedores.
Gráfico Nº42. Convocatoria para adjudicación de menor cuantía
96
38.5.4
Logística
REGISTRO DE PARTICIPANTES ART. 100º PROYECTO • Todo proveedor que desee participar en un proceso de selección deberá registrarse ante la Entidad. Debe acreditar inscripción vigente en RNP. • Dicho registro se efectúa desde el día siguiente de la convocatoria hasta un día hábil después de haber quedado integradas las Bases . • En AMC de bienes y servicios, debe hacerse efectivo antes de la presentación de propuestas.
38.5.5
CONSULTAS Y OBSERVACIONES ART. 102º Y 106º PROYECTO CONSULTAS Solicitan por escrito la aclaración de cualquiera de los extremos de las Bases o plantean solicitudes respecto de ellas. OBSERVACIONES Observan las Bases mediante escrito debidamente fundamentado. ¾ Elevación de observaciones al Titular de la Entidad ¾ Elevación de observaciones al OSCE
38.5.6
INTEGRACIÓN DE BASES ART. 111º PROYECTO
Reglas definitivas del Proceso que obligan a todos los Postores y al Comité Especial Plazos: De no haber observaciones: Día sgte. de vencido el plazo De haberse presentado: Día sgte. de vencido el plazo para solicitar elevación De solicitarse elevación: 2 días hábiles sgtes. de notificado el Pronunciamiento.
El Comité Especial no podrá continuar con la tramitación del proceso de selección si no ha publicado las Bases integradas en el SEACE, bajo sanción de nulidad.
97
Logística
38.5.7
PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS • •
Acto Público (LP, CP y ADP) Acto Privado (ADS y AMC)
En dos sobres cerrados: propuesta técnica y propuesta económica. • Propuesta Técnica: Original y copias • Propuesta Económica: sólo original • Acreditación de representantes: En caso de persona natural carta poder simple En caso de personas jurídicas: acreditación de representantes legales con copia simple del documento registral vigente; en caso de apoderados: carta poder simple más copia del documento registral vigente del representante legal. 38.5.8
SUBSANACIÓN DE DOCUMENTOS PROPUESTA TÉCNICA: ¾ Solo defectos de forma, tales como omisiones o errores en documentos presentados que no modifiquen el alcance de la propuesta.
¾ Plazo máximo: PROYECTO: Entre uno (1) o dos (2) días para subsanar PROPUESTA ECONÓMICA: No es subsanable omisiones o errores PROYECTO: ¾ Defectos de foliación y de rúbrica ¾ Error material aritmético, solo en los procesos bajo el sistema de precios unitarios o tarifas. En dicho caso se corrige.
98
38.5.9
Logística
OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO SOLUCIÓN EN CASO DE EMPATE PROYECTO: - En AD y AMC a favor de las MYPES integradas por personas con discapacidad o a los consorcios conformados en su totalidad por éstas, siempre que acrediten tener dicha condición. - En AD y AMC a favor de las MYPES o a los consorcios conformados en su totalidad por éstas - A favor del postor que haya obtenido el mejor puntaje económico en caso de bienes u obras; o el mejor puntaje técnico tratándose de servicios - A prorrata - Por sorteo
38.5.10
OTORGAMIENTO DE BUENA PRO A PROPUESTAS QUE EXCEDAN VR PROYECTO: - De acuerdo al 33º del DL 1017 se debe contar con asignación suficiente de recursos y la aprobación del Titular, salvo que el postor que hubiera obtenido el mejor puntaje total acepte reducir su oferta económica en un monto igual o menor al valor referencial. - En procesos públicos, la aceptación se deberá efectuar en dicho acto, en privados, la aceptación constará en documento escrito. - Plazo: 10 días hábiles
38.5.11
CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO PROYECTO: - Cuando se hayan presentado dos o más propuestas, el consentimiento de la buena pro será a los 08 días. En el caso de AMC, el plazo será de 05 días hábiles.
99
Logística
SEMANA 14 39.
LICITACIONES Y CONCURSOS PUBLICOS • Son procesos públicos cuyas convocatorias debe publicarse en El Peruano. Incluso deben publicarse el otorgamiento de la Buena Pro. • El Concurso Público se utiliza para la contratación de Servicios • La Licitación Pública se utiliza para la adquisición de Bienes u ejecución de Obras • La presentación de propuestas y el otorgamiento de la Buena Pro se realizan en Actos Públicos, es decir con presencia de participantes y de Notario o Juez de Paz (Artículo 79º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones). • Cualquier persona tiene el derecho de adquirir las Bases Administrativas y participar. • No hace falta que el proveedor o consorcio se encuentre inscrito en la Base de Datos de uso interno de PROMpyme.
39.1
CRONOGRAMA BÁSICO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA Y DEL CONCURSO PÚBLICO
Por lo menos, debe haber 20 días entre la convocatoria (contado desde el día siguiente de la publicación en el diario oficial El Peruano) y la presentación de propuestas
La venta de Bases es desde el día siguiente de la convocatoria hasta un día después de su Integración
Presentación de Propuestas
Convocatoria
Día 0
Publicación en El Peruano
Día 1
2
3
4
Período mínimo para tramitar consultas
5
6
7
8
9
10
11 12 13 14 15 16 17 18
Período mínimo para tramitar observaciones
Período máximo para absolver consultas
Integración de bases
19
Día 20
5 días como mínimo
Para poder participar, necesariamente se tiene que comprar las bases. Para todos los casos, se consideran DIAS HÁBILES
Artículos 18º, 47º, 49º, 75º, 76º, 77º, 78º, 79º y 81º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones Gráfico Nº43. Seguimiento a una convocatoria de una licitación pública y concurso público
100
39.2
Logística
LOS PROCESOS DECLARADOS DESIERTOS Y LAS EXONERACIONES A PROCESOS DE SELECCIÓN
• •
Los procesos “desiertos” retroceden para convertirse en procesos más cortos Las exoneraciones (mayormente por Situaciones de Urgencia) hacen que cualquier proceso adquiera la forma de una Adjudicación de Menor Cuantía
39.3
¿QUÉ PASA SI LA LICITACIÓN O EL CONCURSO PÚBLICO QUEDAN DESIERTOS?
MAYOR VALOR REFERENCIAL
Adj. Directa Selectiva
Licitación Pública
Adj. Directa Selectiva
Concurso Público
Adj. Direc Pública Adj. Direc. Selectiva
Menor Cuantía MENOR VALOR REFERENCIAL MENORES REQUISITOS PARA PARTICIPAR
MAYORES REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Gráfico Nº44. La licitación y concursos públicos cuando son desiertos se convierten en adjudicación directa selectiva
101
Logística
Las Licitaciones y Concursos “retroceden” para convertirse en Adj. Directas manteniendo su valor referencial original. Por lo general se convierten en Adj. Directas Selectivas, pues no tiene sentido gastar nuevamente en la publicación de su convocatoria en los Diarios. 39.4
¿QUÉ PASA SI LA ADJUDICACIÓN DIRECTA QUEDA DESIERTA?
MAYOR VALOR REFERENCIAL
Menor Cuantía Menor Cuantía
Adj. Directa Selectiva
Licitación Pública
Adj. Directa Selectiva
Concurso Público
Menor Cuantía Menor Cuantía
Adj. Direc Pública Adj. Direc. Selectiva
Menor Cuantía MENOR VALOR REFERENCIAL MENORES REQUISITOS PARA PARTICIPAR
MAYORES REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Gráfico Nº45. La adjudicación directa selectiva si queda desierta se convierten en menor cuantía
Las Adjudicaciones Directas “retroceden” para convertirse en Adj. de Menor Cuantía manteniendo su valor referencial original.
102
39.5
Logística
¿QUÉ OCURRE EN UNA EXONERACIÓN DE PROCESO?
MAYOR VALOR REFERENCIAL
Licitación Pública
Menor Cuantía
Menor Cuantía
Concurso Público Adj. Directa Pública.
Menor Cuantía Menor Cuantía
Adj. Directa Selectiva
Menor Cuantía MENOR VALOR REFERENCIAL
MENORES REQUISITOS PARA PARTICIPAR
MAYORES REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Gráfico Nº46. Para una exoneración del proceso corresponde la de menor cuantía
Se exonera del proceso que le correspondería (Licitación, Concurso o Adj. Directa) sometiéndose al trámite de una Adj. Menor Cuantía. 40.
BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCION 40.1
40.2
¿QUÉ SON LAS BASES? • Pautas y reglas de contratación • Debe contemplar criterios objetivos • Debe cumplir con las Bases estándar • Prepublicación opcional? ¿QUÉ ÓRGANO LAS ELABORA? y Comité Especial y Conformación: 3 miembros y Nueva facultad: verificación Artículo 24º del D. L. 1017
103
Logística
40.3
40.4
40.5
¿QUÉ DEBEN CONTENER LAS BASES? CONDICIONES MÍNIMAS ART. 25º TUO ¾ Especificaciones ¾ Calendario ¾ Metodología de evaluación ¾ Proforma de contrato ¾ Sistema/modalidad de contratación CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS ART. 75º RGTO. ¾ Copia certificado RNP ¾ DDJJ ART. 76º Rgto ¾ Dcto. para acreditar requerimientos ¾ Dcto. para acreditar factores ¾ Documentación facultativa ¾ Oferta Económica ¿DEBE HABER APROBACIÓN? ¾ Siempre: Por escrito, con visación. ¾ Titular de la Entidad– Nunca quien elabora las Bases ¾ Delegación DETERMINACIÓN DEL VALOR REFERENCIAL: ANTIGÜEDAD Actualmente: Obras Bienes Servicios No hay posibilidad de extender tal periodo.
•
Decreto Legislativo Nº 1017: Obras: 6 meses contados “desde convocatoria”. Bienes y servicios: 3 meses contados “a partir de aprobación del expediente de contratación”. Cuando se requiera periodo mayor. Órgano Encargado, responsable de determinar el valor referencial, deberá indicar el periodo de actualización del mismo.
104
40.6
Logística
VALOR REFERENCIAL
Límite mínimo: S/. 42 500.703 (70%) S/. 42 500.71
S/. 60 715.29
Límite máximo: S/. 66 786.819 (110%)
S/. 66 786.81
TAMBIÉN: I. PUNTAJE TÉCNICO MÍNIMO Para acceder a la evaluación económica II. EVALUACIÓN ECONÓMICA Verificación de topes (consultoría y ejecución de obras) y asignación puntaje III. COSTO TOTAL Aplicación de bonificaciones, excepto Subasta Inversa 40.7
40.8
40.9
¿SE PUEDEN MODIFICAR LAS BASES APROBADAS? ¾ Mediante consultas se aclaran. ¾ Se modifican a través de observaciones de parte y Pronunciamientos del CONSUCODE y del Titular de la Entidad. ¾ Procedimiento. LO QUE NO ESTÁ BIEN: ¾ De oficio, el Comité Especial no puede modificar las Bases. ¾ El Comité Especial no puede modificar especificaciones técnicas, requiere consentimiento del Área Usuaria. BASES EN MODALIDADES ESPECIALES SUBASTA INVERSA: ¾ Contenido ¾ Valor Referencial
105
Logística
COMPRAS CORPORATIVAS: ¾ Facultativas o Comité Especial ¾ Obligatorias o Perú Compras
106
107
Logística
Logística
SEMANA 15 41.
EVALUACION Y CALIFICACION DE OFERTAS
41.1
41.2
REQUERIMIENTO TÉCNICO MÍNIMO Características técnicas y cualquier otro requisito establecido como tal en las Bases y en las disposiciones legales que regulan el objeto materia de la contratación. Deben ser cumplidos y acreditados por todos los postores para que su propuesta sea admitida. PROYECTO: En todos los casos, el plazo o fecha de entrega METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN
Criterios Factores de Evaluación
Puntaje Documentos Sustentatorios
Gráfico Nº47. Factores de evaluación de ofertas
Los factores deben ser: Objetivos, Racionales, Razonables, Congruentes y Proporcionales 41.3
EVALUACIÓN TÉCNICA
41.3.1
FACTORES DE EVALUACIÓN: BIENES
PROYECTO: Podrán considerarse los siguientes factores de evaluación: ¾ Plazo de entrega. (RTM‐Factor) ¾ Garantía comercial del postor y/o del fabricante.
108
¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
Logística
La disponibilidad de servicios y repuestos. La capacitación del personal de la Entidad. Mejoras a las características técnicas La experiencia del postor Cumplimiento de la prestación Otros
41.3.2
EXPERIENCIA DEL POSTOR
PROYECTO: ¾ Se acredita con contratos o comprobantes de pago ¾ También se puede acreditar con contratos en ejecución. ¾ No hay limitación de cantidad, monto o duración de la contratación a acreditar ¾ Tiempo Máximo 10 años ¾ Hasta 5 veces el Valor Referencial ¾ Máximo de 20 contrataciones ¾ Debe indicarse bienes iguales y similares 41.3.3
CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN
PROYECTO: ¾ Se evalúa en función a constancias o certificados ¾ Debe acreditar cumplimiento de la prestación sin aplicación de penalidades ¾ Máximo 10 contrataciones ¾ Deberán estar referidos a los contratos que se presentaron para acreditar la experiencia del postor. 41.3.4
FACTORES DE EVALUACIÓN: SERVICIOS EN GENERAL
PROYECTO: Deberá considerarse: ¾ Experiencia del postor: Actividad y/o especialidad Podrán considerarse los siguientes: ¾ Cumplimiento del servicio ¾ Personal propuesto para la prestación del servicio ¾ Mejoras ¾ Otros factores referidos al objeto de la convocatoria tales como equipamiento, infraestructura
109
Logística
41.3.5
EXPERIENCIA DEL POSTOR
PROYECTO: ¾ Se acredita con contratos o comprobantes de pago También se puede acreditar con contratos en ejecución periódica. ¾ No hay limitación de cantidad, monto o duración de la contratación a acreditar ¾ Tiempo Máximo 10 años Hasta 5 veces el Valor Referencial ¾ Máximo de 10 servicios ¾ Debe indicarse bienes iguales y similares 41.3.6
FACTORES DE EVALUACIÓN: CONSULTORÍA
PROYECTO: Deben considerarse los siguientes factores: ¾ Experiencia en la actividad ¾ Experiencia en la especialidad ¾ Personal propuesto para la prestación del servicio ¾ Mejoras ¾ Objeto de la convocatoria: equipamiento, infraestructura, recursos, entre otros. Adicionalmente, podrán considerarse: ¾ Cumplimiento del servicio por el postor 41.3.7
EXPERIENCIA DEL POSTOR
PROYECTO: ¾ Experiencia en la actividad * No mayor a 15 años * No mayor a 5 Veces el Valor Referencial * Máximo 10 servicios ¾ Experiencia en la Especialidad * No mayor a 15 años * No mayor a 2 Veces el Valor Referencial * Máximo 10 servicios
110
41.4
Logística
¿CÓMO SE EVALÚA PARA LA EJECUCIÓN DE OBRAS? SÓLO EN LICITACIONES PÚBLICAS Y ADJUDICACIONES DIRECTAS PÚBLICAS En ADS y AMC no hay factores técnicos de evaluación. 41.4.1
FACTORES DE EVALUACIÓN: OBRAS PROYECTO: Deberán considerarse los siguientes: ¾ Experiencia en obras en general ¾ Experiencia de obras similares ¾ Experiencia y calificaciones del personal profesional propuesto ¾ Cumplimiento de ejecución de obras
41.4.2
EXPERIENCIA DEL POSTOR PROYECTO: Experiencia en obras en general: ¾ No mayor a 15 años ¾ No mayor a 5 Veces el Valor Referencial Experiencia en obras similares: ¾ No mayor a 15 años ¾ No mayor a 2 Veces el Valor Referencial. Cada obra 20% del VR
41.4.3
CONSORCIO PROYECTO: Evaluación de experiencia ¾ El consorcio podrá acreditar como experiencia la sumatoria de los montos facturados de aquellos integrantes que se hubieran comprometido a ejecutar conjuntamente el objeto materia de convocatoria. ¾ Proporcionalidad con el porcentaje de participación del integrante del consorcio.
111
Logística
41.4.4
EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Propuesta Técnica: 100 puntos Propuesta Económica: 100 puntos
Puntaje mínimo que deben obtener los postores para acceder a evaluación económica: ¾ Bienes y Obras Puntaje Mínimo: 60 puntos ¾ Servicios y consultoría Puntaje Mínimo: 80 puntos 41.4.5
CONTENIDO DE PROPUESTA ECONÓMICA: GARANTÍA DE SERIEDAD DE OFERTA
¾ LP, CP o AD ‐‐‐‐‐‐‐ Garantía ¾ AMC ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ Declaración jurada ¾ Postor ganador y 2do lugar mantienen vigencia hasta suscripción del contrato. 41.4.6
LIMITES MÍNIMOS Y MÁXIMOS DE LAS PROPUESTAS ECONÓMICAS
Límites del valor referencial y a) Límite máximo:
Actualmente D. Leg. 1017 Bienes Bienes y servicios: 100% VR Servicios 110% VR Obras: 110% VR Obras y
b) Límite mínimo:
Actualmente Bienes: 70% VR Servicios: 70% VR Consultorías: 90% VR Obras: 90% VR
D. Leg. 1017 Bienes: Ninguno Servicios: Ninguno Consultoría y 90% VR ejecución de obras
112
41.4.7
Logística
CALIFICACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA
Pi = Om x PMPE Oi Donde: Pi PMPE Oi Om I
= = = = =
P unta je oferta económica i P unta je Má ximo por P rop. E con. Oferta del P ostor i Oferta económica menor P ropuesta
41.4.8
PUNTAJE TOTAL
BIENES Y SERVICIOS EN GENERAL Puntaje Total = (C1 x Prop Tec + C2 x Prop Econ) PROYECTO 0.60 < C1 < 0.80 0.20 < C2 < 0.40 C1 + C2 = 1.00 SERVICIOS DE CONSULTORÍA Puntaje Total = C1 x Prop Tec + C2 x Prop Econ 0.80 < C1 < 0.90 0.10 < C2 < 0.20 C1 + C2 = 1.00
113
Logística
41.4.9
BONIFICACIONES
¾ Bienes y Servicios ◦ Adicionar veinte por ciento (20%) ‐ Ley 27633 sólo si presentó declaración jurada SALVO SUBASTA INVERSA (Art. 31 D.L.1017) PROYECTO: ¾ Servicios y Obras (Montos que correspondan a ADS y AMC) ◦ Adicionar diez por ciento (10%) (Fuera de la provincia de Lima y Callao)
114
115
Logística
Logística
SEMANA 16 42.
LA ADJUDICACIÓN DIRECTA SELECTIVA
Se usa para: Adjudicación Directa Selectiva
Bienes Obras Consultoría Obras Servicios
Obras - Consultoría Obras
Adj. Menor Cuantía
Bienes Servicios
Gráfico Nº48. Aplicación de la adjudicación de menor cuantía y de la adjudicación directa selectiva
•
Es un proceso NO Público, es decir, su convocatoria NO se publica en El Peruano Se invita a por lo menos 3 proveedores y a PROMpyme simultáneamente (Artículo 85º del Reglamento de Ley ‐ Comunicado Nº003‐2003 (PRE) del CONSUCODE) Es un proceso de relativa duración Cualquier persona tiene el derecho de adquirir las Bases Administrativas No hace falta que el proveedor se encuentre inscrito en la Base de Datos de uso interno de PROMpyme
• • • •
116
42.1
Logística
CRONOGRAMA BÁSICO EN UN PROCESO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA SELECTIVA (ADS) Por lo menos, debe haber 10 días entre la convocatoria y la presentación de propuestas
La venta de Bases es hasta un día después de la Integración
Presentación de Propuestas
Convocatoria
Día 0
Día 1
Comunicación a PROMpyme y publicación en la Web
Día 2
Día 3
Día 4
Día 5
Día 6
Periodo Mínimo para recibir Consultas y Observaciones
Día 7
Integración de bases
Día 8
Día 9
Día 10
3 días como mínimo
Para poder participar, necesariamente se tiene que comprar las bases. Para todos los casos, se consideran DÍAS HÁBILES. Gráfico Nº49. Seguimiento día a día a un proceso de adjudicación directa selectiva (ADS)
43.
LA ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA
Bienes
Adjudicación Directa Selectiva
Obras Consultoría Obras Servicios
Se usa para: Obras - Consultoría Obras
Adj. Menor Cuantía
Bienes Servicios
Gráfico Nº50. Aplicación de una adjudicación de menor cuantía
117
Logística
¾ ¾ ¾ ¾ ¾
Proceso “no público”, es decir no se publica en El Peruano Proceso rápido y de corta duración. La Adjudicación Directa declarada desierta adquiere este trámite Las Exoneraciones de Procesos también adquieren este trámite Se invita a por lo menos un “proveedor” y se comunica PROMpyme simultáneamente (Artículo 85º del Reglamento de Ley ‐ Comunicado Nº003‐2003 (PRE) del CONSUCODE) PROMpyme se encarga de difundir este proceso para que más personas participen
¾ 43.1
¿CUÁNDO SE CONVOCA A UNA ADJ. MENOR CUANTÍA PARA OBRAS Y CONSULTORÍA DE OBRAS?
Deben comunicar a PROMpyme, las Obras a partir de 10 UIT
OBRAS
S/ 0
OBRAS
S/. 90, 000
S/. 31, 000
Estos márgenes son similares para todas las entidades (Gob. Central, Regional, Empresas Públicas, Municipios)
118
43.2
Logística
CRONOGRAMA BÁSICO EN UN PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA (OBRAS Y CONSULTORÍA DE OBRAS)
Por lo menos, debe haber 7 días entre la convocatoria hasta la presentación de propuestas
Convocatoria
Día 0
Presentación de Propuestas
No se indica cuál es el período mínimo para Consultas
Día 1
Comunicación a PROMpyme y publicación en la Web
Día 2
Día 3
Día 4
Día 5
Día 6
Día 7
No se indica cuál es el período mínimo de venta de bases
Para poder participar, necesariamente se tiene que comprar las bases, y se puede hacer por lo menos desde el mismo día de la convocatoria. Artículo 18º, 47º, 98º, 100º y 103º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones Gráfico Nº51. Seguimiento día a día a un proceso de adjudicación de menor cuantía
43.3
¿CUÁNDO SE CONVOCA A UNA ADJ. MENOR CUANTÍA PARA BIENES Y SERVICIOS?
Deben comunicar a PROMpyme los procesos a partir de 4 UIT BIENES SERVICIOS
S/. 0
BIENES SERVICIOS
S/. 12, 400
S/. 15, 000
S/. 35, 000
Las empresa públicas (caso ESSALUD) y a los organismos autónomos como el BCR, la SBS, etc. tienen otros márgenes (Ver cuadros de Valores Referenciales)
119
Logística
43.4
44.
CRONOGRAMA BÁSICO DE UNA ADJ. MENOR CUANTÍA BIENES Y SERVICIOS La ley no establece plazos mínimos entre la convocatoria y la presentación de propuestas para este tipo de procesos. No hay etapas. El proveedor sólo tiene que entregar en el día y horas señaladas su propuesta (personalmente, vía fax o e‐mail) Las bases se reparten gratuitamente, incluso las que se imprimen desde la Web de PROMPYME pueden servir. Artículos 92º, 93º, 94º y 97º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones
TRAFICO: MARITIMO, AEREO Y TERRESTRE 44.1
EL TRANSPORTE MARÍTIMO INTERNACIONAL El transporte marítimo internacional supone el 80% del comercio internacional expresado en toneladas. En total el volumen de tráfico marítimo mundial alcanza unos 5,000 millones de toneladas y se mueve en una flota de 30,000 buques que representan unos 800 millones de toneladas de peso muerto (TPM). Asimismo, hoy en día operan en el mundo unos 2,300 buques porta contenedores con una capacidad total de 4 millones de TEUs. El segmento de buques mayores a 2,000 TEUs de capacidad ha pasado de representar cerca del 17% de la capacidad de la flota en 1985 a ocupar en la actualidad más del 60% . El crecimiento del tráfico mundial de contenedores ha ido a la par de una mayor concentración empresarial, hasta el punto que mientras en 1981 los 20 principales operadores mundiales sólo acumulaban el 32% de la capacidad total de la flota, actualmente ya superan el 50% y operan integrados en seis alianzas estratégicas.
44.1.1
ELEMENTOS DEL TRANSPORTE MARÍTIMO
1) Tipos de Buques Especiales: Para el transporte de productos especiales (productos químicos, peligrosos, cemento, maderas, combustible, frigorífico, etcétera). Bulk‐Corriers (graneleros): Son buques que disponen de un gran volumen de bodegas aptas para el transporte de
120
Logística
graneles ‐sólidos o líquidos‐ de baja densidad. La mayoría dispone de medios propios de carga y descarga que les permite independizarse de las instalaciones portuarias. Portagabarras (Lash): Los que transportan en su interior embarcaciones de menor por te, las que a la llegada a cercanía de puerto son echadas al agua y recogidas por remolcadores que las conducen a puerto de destino. Roll on ‐ Roll off: Se caracterizan por disponer de rampas en proa o popa o en ambos extremos a la vez, por las que los remolques son introducidos en el buque, distribuyéndoselos por las diferentes cubiertas, evitando los manipuleos intermedios de la carga. Petroleros: Destinados al transporte de combustibles. Representan el 45% de la flota mundial y son los buques de mayor tamaño. Porta contenedores: De creciente importancia y tamaño Los portacontenedores componen el segmento de buques que más creció en los últimos 35 años. En la actualidad se construyen buques de este tipo capaces de transportar más de 12.000 contenedores.
2) Explotación de los buques Los buques pueden explotarse de acuerdo con las condiciones o formas operativas que establezcan sus armadores. Puede ser a través de una "línea regular" o de "tráfico conferenciado" o como "Outsiders": o bajo la modalidad de "Tramp". Veamos sus particularidades esenciales. a) Línea regular La explotación de buques a través de líneas regulares ofrece un servicio de carácter permanente en un tráfico determinado, con salidas y entradas a puertos que integran el itinerario a intervalos regulares. La regularidad, como característica del servicio, no presupone acuerdo alguno entre los armadores que lo ofrecen acerca de tarifas, frecuencias u otros aspectos del tráfico. b) Tráfico conferenciado Este tráfico se realiza como consecuencia de una "conferencia" o "acuerdo de fletes" en virtud del cual dos o más transportistas navieros se obligan a servir determinada línea con cierta regularidad, a cobrar fletes uniformes y a cumplir con un número mínimo de salidas (zarpadas) hacia o desde los puertos que integran el corredor marítimo. La característica saliente de esta modalidad radica en la habitualidad del tráfico y en la igualdad de fletes para las mismas mercaderías.
121
Logística
c) Outsiders Es el caso de armadores que no se hallan ligados por acuerdo alguno para regular las frecuencias de entrada y salida a puertos, itinerarios preestablecidos o tarifas predeterminadas. Son armadores que operan fuera de la conferencia, libremente, sin ataduras, pero desarrollan el tráfico de manera paralela a ellas. En consecuencia, sin obligación alguna de cumplir con las reglas que comprometen a los armadores conferenciados (regularidad, itinerario, tarifas comunes, etcétera). Por lo tanto el itinerario podrá realizarse con regularidad o no y las tarifas podrán ser similares o menores, todo lo cual no impide que su operatoria y los servicios que presten puedan ser tan eficientes como los que ofrezcan los armadores conferenciados. d) Tramp La modalidad del tráfico Tramp tiene por característica el ser un tráfico libre por oposición al regular o conferenciado. Es la modalidad usual para el transporte de mercaderías a granel (Cereales). Por otra parte, es igualmente usual que se contrate el flete en esta modalidad sin incluir los gastos de carga, estiba y descarga. En cambio, en el tráfico conferenciado es común que en el valor del flete se hallen incluidos los gastos mencionados. Además de la característica señalada ‐tráfico libre‐ tiene otras dos. irregularidad del tráfico y fletes no uniformes. La contratación de los servicios de un buque Tramp puede realizarse bajo tres modalidades: arrendamiento a casco desnudo, el fletamiento a tiempo y el fletamiento por viaje. 3) Conferencias Marítimas. Concepto. Son acuerdos de tipo formal (asociaciones voluntarias) entre las compañías navieras (tanto privadas como estatales) cuyo objeto principal es establecer una política común del tráfico marítimo. En virtud de esta política común se trata de evitar las llamadas “guerras de fletes” que tuvieron lugar en épocas anteriores y que causaron la inestabilidad de los fletes y los servicios y la ruina económica de varias compañías. No son solo acuerdos de fletes. Suelen ser acuerdos que regulan, además, la cantidad y calidad de los servicios que prestan.
122
Logística
4) Conocimiento de Embarque (C.E.) Este documento es conocido en inglés como “Bill of Lading” es el documento probatorio de un contrato de transporte marítimo de mercancías, por lo que toda enajenación, gravamen o embargo de las mismas, para ser plenamente valido, deberá comprender el título mismo. Por sus características legales, de contrato, el conocimiento de embarque es un documento negociable y puede ser endosado de acuerdo a la Ley de Títulos y Operaciones de Crédito, convirtiéndolo en Título de Propiedad de las mercancías que en él se describen. El ‘conocimiento’ debe ser entregado por el transportador, capitán o agente marítimo, al cargador, contra la devolución de los recibos provisionales. El ‘conocimiento’ debe contener las siguientes menciones a) Nombre y domicilio del transportador; b) Nombre y domicilio del cargador; c) Nombre y nacionalidad del buque; d) Puerto de carga y descarga o hacia donde el buque deba dirigirse a ‘órdenes’. e) Nombre y domicilio del destinatario, si son nominativos, o de la persona o entidad a quien deba notificarse la llegada de la mercadería, si los conocimientos son a la orden del cargador o de un buque intermediario; f) La naturaleza y calidad de la mercadería, número de bultos o piezas o cantidad o peso, y las marcas principales de identificación; g) Estado y condición aparente de la carga; h) Flete convenido y lugar de pago; i) Número de originales entregados; j) Lugar, fecha y firma del transportador, agente marítimo o capitán. Para qué sirve el conocimiento? 1) Es la instrumentación del contrato de transporte por agua de mercaderías, y como tal, prueba la existencia del mismo, sus condiciones, el flete a pagar y, en general, las obligaciones a cargo de las partes.
123
Logística
2) Sirve como ‘recibo' de las mercaderías a bordo. 3) Es un título de crédito. En él se dan los tres elementos que caracterizan a los títulos de crédito: necesidad, literalidad y autonomía. Además, es un título representativo de la mercadería, por lo cual el tenedor legítimo del conocimiento puede disponer de la misma (venderla, darla en prenda o en garantía, etc.) durante el viaje. 4) Es título ejecutivo. El tenedor del conocimiento tiene ‘noción ejecutiva’ para obtener la entrega de la mercadería en el puerto de destino. Tipos de Conocimiento de Embarque: 1. A la orden: Representa un título de crédito ya que el expedidor puede transferir sus derechos a través del endoso. 2. Nominal: Identifica inequívocamente el consignatorio, ya que se extiende a favor de una persona física o moral, indicándose claramente su nombre o razón social. 3. Limpio: Es aquel en el cual no se pone ninguna anotación con relación al estado de las mercancías, lo que significa que éstas han sido embarcadas en perfectas condiciones y que el número de paquetes el correcto. 4. Sucio: Se emite cuando la mercancía presenta algún defecto o faltante y se añade una cláusula que indica dicha irregularidad. 5. Recibo a bordo: Indica que un buque determinado ha recibido a bordo las mercancías. 6. Recibo para embarque: cuando el cargador entrega la mercancía a bordo, se le otorga un comprobante “el recibo de embarque”, que es firmado por un oficial. Posteriormente, este recibo se carga por el conocimiento que va firmado por el capitán. 7. Consolidado: Es utilizado por los reexpedidores de carga, que agrupan mercancías compatibles de diferentes embarcadores, para varios consignatarios, que se localizan generalmente en un mismo puerto, país o área geográfica en que se despacha como un solo embarque. 44.2
EL TRANSPORTE AEREO El transporte aéreo nunca debe ser descartado por meras razones de costos. Si bien las tarifas del trasporte aéreo son más altas que las marítimas, una evaluación general del costo total de distribución puede mostrar, a veces, más conveniencia en la alternativa aérea, especialmente cuando se trata de productos de alto valor agregado.
124
44.2.1
Logística
VENTAJAS DEL TRANSPORTE DE CARGAS AÉREO:
Menor costo de embalaje: Debido al tratamiento y manipuleo con que se maneja la carga aérea, no es necesario utilizar embalajes costosos. En la mayoría de los casos el propio embalaje comercial, esqueletos o el empleo de paletas es suficiente. Asimismo, al no utilizar embalajes pesados se obtiene una significativa reducción en el peso bruto y, por consiguiente, un menor costo de flete. Rapidez en la entrega: Es una característica propia del medio aéreo lo que se complementa con la elevada frecuencia de vuelos. Penetración y formación de red: por la capacidad del medio aéreo de llegar profundamente a destinos continentales y de efectuar trasbordas aéreos evita la utilización de otros medios terrestres, abaratando de esta forma los costos totales del flete. Seguridad: Dado el reducido tiempo de transporte y las características de control de la carga aérea, se hace dificultosa la acción de robos y pillaje, contrastando en este aspecto con los medios de transporte marítimo y terrestre. Puntualidad en la entrega: Debido a los rigurosos horarios de operación, el transporte aéreo de cargas asegura una notable exactitud en el cumplimiento de los plazos de entrega, lo que lo diferencia de los otros medios. Gastos de puerto: En contraste con el transporte marítimo, donde los gastos de puerto como el remolque, el pilotaje, el dragado, etc., son muy altos, en el aéreo son prácticamente inexistentes, trasladándose este beneficio a los fletes. Renovación de stocks: El mantenimiento de grandes stoch de mercadería ocasiona un alto costo financiero. Efectuando la renovación de los mismos en las cantidades sólo necesarias, mediante la utilización del transporte aéreo, se produce una importante reducción del costo mencionado. Gastos de seguro: El riesgo general del transporte aéreo de cargas es menor que en los otros tipos de transportes, por lo que las primas de seguros que se aplican son considerablemente más bajas. Ello es debido a que, dadas las especiales características del tráfico aéreo, ese riesgo es reducido. Asimismo, el manipuleo casi individual y cuidadoso disminuye la posibilidad de daños y roturas, así como también las oportunidades de robo y pillaje se
125
Logística
ven limitadas por el almacenamiento temporal en lugares cerrados y limitados. Gastos de almacenaje: Con la fluidez que el transporte aéreo de cargas impone a sus servicios, se reducen al mínimo los tiempos de almacenaje, con el ahorro consiguiente. Con las premisas de que el transporte debe ser una fuente de beneficios y además un medio de ampliar los mercados, el transporte aéreo de cargas es la forma más moderna a la que podemos recurrir, es uno de los determinantes de la economía mundial y tiene más ventajas que otros medios de transporte. 44.2.2
ESPECIAL APTITUD DEL TRANSPORTE AÉREO DE CARGAS Dadas las características del transporte aéreo en cuanto a la rapidez en la entrega, la seguridad, el cumplimiento de los horarios, etc., es especialmente apto para: Mercadería perecedera; Animales; Productos químicos y farmacéuticos; Productos electrónicos, de computación y telecomunicaciones; Productos de alto valor agregado; Productos delicados que deben ser transportados con cuidado.
44.2.3
AVIONES: El avión es el medio de transporte de la carga aérea, y la mayoría de las restricciones en el movimiento de la carga aérea se deben a la particular naturaleza de este medio: pesos, volúmenes, dimensiones de las puertas de carga, etcétera. Los aviones se dividen en dos categorías: Los aviones convencionales: B707, B727, B737, DCS, DC9; Los aviones de gran capacidad o defusciaje ancho: A300,A310,B747,B767, LIOI 1, DCIO.
Así mismo todos los aviones, ya sean convencionales o de fuselaje ancho, pueden ser clasificados: Aviones de carga puros: que pueden llevar carga y correo en las cubiertas principal e inferior; Aviones de pasajeros: donde los pasajeros son transportados en la cubierta principal, mientras que la carga y el correo se llevan en la cubierta inferior;
126
Logística
Aviones mixtos o combi; son una combinación de los aviones de pasajeros y de carga.
La carga de los aviones puede ser transportada en Bultos sueltos Pallets Contenedores 44.2.3
LA GUÍA AÉREA La Guía Aérea‐ equivalente al Conocimiento de Embarque marítimo y a la Carte de Porte ferroviaria o de carretera‐ es el documento a través del cual se instrumenta el Contrato de Transporte de mercaderías por vía aérea. La Guía Aérea es un importante documento no negociable, que si bien no involucra propiedad como la posesión del conocimiento marítimo, cumple varios propósitos; sus principales funciones son: Contrato de transporte: emitir la guía aérea es la evidencia documentada del contrato de transporte entre el expedidor y el transportador. Prueba de recibo de la mercadería: luego de emitida, la copia de guía aérea correspondiente es entregada al expedidor, conformando la evidencia de la aceptación de la mercadería Factura de flete: la guía aérea se puede utilizar como cuenta o factura, ya que indicaría, cuando es a pagar en destino, lo que debe abonar el consignatario al agente de cargas y/o al transportador. Certificado de seguro: la guía aérea sirve como certificado del seguro automático incluido en el flete como asimismo el seguro que el expedidor solicitara acordar con el transportador en forma directa. Liberación aduanera: la guía aérea es el documento que encabeza la tramitación del despacho a plaza de la mercadería. Para ser válida, la guía aérea debe haber sido completada y firmada por el agente IATA de cargas aéreas en nombre del expedidor y como representante de la compañía aérea.
127
Logística
44.3
TRANSPORTE TERRESTRE El transporte por carretera es poco complejo y de fácil acceso para cualquier usuario y es el que permite la existencia del concepto "puerta a puerta". Al existir una fuerte competencia en la oferta de este tipo de transporte, el exportador puede negociar condiciones ventajosas. Las características más destacadas del transporte por carretera son su simplicidad, versatilidad y flexibilidad, pues permite el transporte de prácticamente cualquier tipo de mercadería, desde el lugar de producción o almacenaje hasta el de producción o consumo, de forma rápida y relativamente económica. Se puede disponer de muchos tipos de vehículos, que se adecuan a las características de la mercadería a transportar y al viaje a realizar. De manera general, se pueden distinguir tres grandes tipos de transporte por carretera, a saber: Cargas completas: Se suelen contratar por viaje, con precios fijados independientemente de que el vehículo se complete o no. Con frecuencia, si el transportista prevé dificultades para encontrar cargamentos de retorno, aplicará un precio más alto que en el caso de tener un retorno asegurado, para así cubrir el riesgo de tener que regresar vacío. Cargas agrupadas: Las cargas agrupadas implican que varios cargadores van a compartir el mismo vehículo del transportista
44.3.1
CARTA DE PORTE Se utiliza para el transporte terrestre, tanto por ferrocarril como por camión (en este último caso también se lo denomina por el término portugués de "conocimiento rodoviario") y tiene las siguientes funciones: título de propiedad de las mercaderías, prueba del contrato de transporte y prueba que las mercaderías se recibieron a bordo del medio de transporte. Equivale en cierta medida al Conocimiento de Embarque del trasporte marítimo sin ser transferible. A partir del 1 de junio de 1992, y por Resolución 9/92 se establece como obligatoria en el Mercosur el formulario TIF/DTA "Conocimiento‐Carta de Porte Internacional‐TIF/Declaración de Tránsito Aduanero ‐ DTA'.
44.3.2
SEGURO UNICO DE RESPONSABILIDAD CIVIL (CARTA AZUL) Por Resolución 37/92 se determina la existencia de una Póliza especial para el Transporte Terrestre a manejarse por convenios entre las aseguradoras de los distintos países miembros. La misma cubre la responsabilidad Civil de los vehículos en tránsito o sea de los daños que pudieran ocacionar a personas, otros vehículos o cosas en general (no la carga que necesita una póliza
128
Logística
contratada según vimos en la unidad 3) Agregamos en anexo texto de la resolución. También se establece en otra resolución una Póliza Única (carta verde) para los vehículos 45.
ADUANAS: FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS 45.1 LA ADUANA PERUANA Y SU ROL ACTUAL • La Aduana Peruana tiene como función facilitar las operaciones de Comercio Exterior aplicando controles en la lucha contra el fraude aduanero. • Los servicios se brindan promoviendo la eficacia de su sistema de Gestión de la Calidad. • Busca reducir costos y tiempos al usuario del comercio exterior. • Busca ofrecer la transparencia de nuestros servicios: Es así que hemos logrado procedí mentar cada uno de los regímenes y operaciones aduaneras. 45.2 PROCESO ACTUAL DEL MANIFIESTO DE CARGA • Recibe información diversa de distintos operadores del Comercio Exterior. • Orientado a un proceso de control de la Carga, NO a la generación de Riesgo. 45.3 FORMAS Y MEDIOS DE LA TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN OPERADORES: • Transportista • Almacén • Agente de carga internacional • Agente de Aduana
129
Logística
45.4
CUADRO DE BRECHAS ADUANERAS
MERCANCIA INGRESADA AL PAIS
BRECHA DE CONTRABANDO
MANIFIESTO DE ORIGEN
BRECHA DE CONTRABANDO POR ADUANAS BRECHA DE A. LEGAL
MANIFIESTO DE DESTINO MERCANCIA DESTINADA
BRECHA DE DEFRAUDACION
TRIBUTOS PAGADOS
Gráfico Nº52. Brechas aduaneras
CONTROL ADUANERO
DUA
DESPACHAR MERCANCIA
MANIFESTAR MERCANCIA
EDIFACT
CONTROL POSTERIOR ALTO RIESGO
MEDIANO RIESGO
BAJO RIESGO
TRANSPORTAR MERCANCIA INTERNACIONAL
COMPRA VENTA INTERNACIONAL
TRANSACCION BANCARIA
PUERTOS OPERADORES MERCANCIA
Información Requerida
TRANSACCION
Gráfico Nº53. Control aduanero desde la manifestación de la mercancía hasta transportar mercancía internacional
130
131
Logística
Logística
SEMANA 17 46.
ALMACENES 46.1 DEFINICIÓN: Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía. Son manejados a través de una política de inventario. Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados. Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir de manera coordinada el sistema de gestión del almacén y el modelo de almacenamiento. 46.2 PRINCIPIOS DE ALMACENAJE. Al margen de que cualquier decisión de almacenaje que se adopte tenga que estar enmarcada en el conjunto de actividades de la distribución integrada, se deben tener siempre en cuenta las siguientes reglas generales o Principios de Almacenaje: 1. El almacén NO es un ente aislado, independiente del resto de las funciones de la empresa. En consecuencia, su planificación deberá ser acorde con las políticas generales de ésta e insertarse en la planificación general para participar de sus objetivos empresariales. 2. Las cantidades almacenadas se calcularán para que los costos que originen sean mínimos; siempre que se mantengan los niveles de servicios deseados. 3. La disposición del almacén deberá ser tal que exija los menores esfuerzos para su funcionamiento; para ello deberá minimizarse: a. El Espacio empleado, utilizando al máximo el volumen de almacenamiento disponible. b. El Tráfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la frecuencia con que se produzcan los movimientos. c. Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios disponibles y a la utilización de cargas completas. d. Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones ambientales y de seguridad incrementan notablemente la productividad del personal. 4. Por último, un almacén debe ser lo más flexible posible en cuanto a su estructura e implantación, de forma que pueda adaptarse a las necesidades de evolución en el tiempo.
132
Logística
46.3
SISTEMA DE GESTIÓN DEL ALMACÉN: Se entiende por tal el sistema que determina los criterios para seleccionar el material que ha de salir del almacén para atender una petición concreta. La importancia de este sistema radica en que incide directamente sobre el período de permanencia de los productos en el almacén. El sistema más extendido es el FIFO (Primero en entrar, primero en salir), según el cual el primer producto llegado al almacén, es el primero que se expide. El sector de automoción es muy dinámico, por ello, y para evitar la aparición de obsoletos, es preciso seguir el FIFO. También tiene la función de dirigir la administración del almacén y de cualquier otra división de la empresa, así como de poner en práctica lo que se haya decidido en la gestión de producción. El almacén alojará lo que se habrá pedido con la función compra y/o lo que se habrá fabricado después de la planificación de lanzamiento. Gestionará el estatuto de la cuarentena según las instrucciones del control de calidad. Permitirá las salidas decididas por fabricación o por el servicio comercial. También existen la regla del LIFO (Ultimo en entrar, último en salir), se aplica en el área de alimentos, específicamente en frescos. Además del FEFO (Primero en caducar, primero en salir), utilizado en las industrias de productos farmacéuticos. La gestión del almacén tiene como función esencial optimizar los flujos físicos que le vienen impuestos del exterior. El almacén solo controla los flujo internos: reenvasados y reabastecimiento en las zonas de preparación a partir de stock de masa (en almacenes de materia prima y suministros). Aparte de la eventual prefacturación del transporte, la gestión del almacén no conoce ningún dato financiero. Excepcionalmente, la gestión puede realizar una valoración del stock, no para la contabilidad sino para controlar las primas de seguros. Muy a menudo el almacén es asimismo responsable de los reenvasados y de la logística externa. Por lo tanto, la gestión de almacén deberá poseer las respectivas funcionalidades correspondientes. En resumen, la gestión de almacén dependerá de la dirección de logística, cuando esta exista en la empresa y si no de la dirección general.
46.4
FUNCIONES DE LOS ALMACENES: 1) Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros. 2) Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. 3) Mantener informado constantemente al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima. 4) Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas) 5) Vigilar que no se agoten los materiales (máximos – mínimos). Minimizar costos logrando así dar mayor eficiencia a la empresa. 6)
133
Logística
7) 8)
Darle movimiento a los productos estacionados dentro del almacén, tanto de entrada como de salida. Valorizar, controlar y supervisar las operaciones internas de los movimientos físicos y administrativos.
46.5
CLASIFICACIÓN DE LOS ALMACENES: Cada almacén es diferente de cualquier otro. Por lo tanto, es necesario establecer mecanismos para clasificar los almacenes. Algunos de los parámetros usados para su clasificación son: 1) Según su relación con el flujo de producción. 2) Según su ubicación. 3) Según el material a almacenar. 4) Según su localización. Según su función logística. 5)
46.5.1
SEGÚN SU RELACIÓN CON EL FLUJO DE PRODUCCIÓN. Los almacenes se pueden clasificar según su relación con el flujo de producción en los siguientes: • Almacenes de materias primas: aquellos que contienen materiales, suministros, envases, empaques, etc.; que serán posteriormente utilizados en el proceso de transformación productiva. • Almacenes de productos intermedios: aquellos que sirven de colchón entre las distintas fases de obtención de un producto. • Almacenes de productos terminados: son los que se usan exclusivamente para almacenar productos del final del proceso de transformación productivo. • Almacenes de materia auxiliar: sirven para almacenar repuestos, productos de limpieza, aceites, pinturas, etc. La demanda de estos productos suele ser relativa. • Almacenes de preparación de pedidos y distribución: su objeto es acondicionar el producto terminado y ponerlo a disposición del cliente.
46.5.2
SEGÚN SU UBICACIÓN: • Almacenaje interior: almacenaje de productos con protección completa contra cualquiera de los agentes atmosféricos, permitiéndose incluso modificar las condiciones de temperatura e iluminación.
134
•
46.5.3
Logística
Almacenaje al aire libre: carecen de cualquier tipo de edificación y están formados por espacios delimitados por cercas, marcados por números, señales pintadas, etc.
SEGÚN EL MATERIAL A ALMACENAR: • Almacén para bultos: el objetivo de este almacén radica en reunir el material en unidades de transporte y de almacén cada vez mayores para el aprovechamiento pleno de la capacidad de carga de un vehículo para conseguir su transporte económico. • Almacenaje de graneles: si es posible, debe estar en las proximidades del lugar de consumo debido a que el transporte es costoso. Hay que hacer transportable y almacenable el material que se puede verter. Su contenido debe poderse medir automáticamente, su extracción regulable y con conexión a un medio de transporte. • Almacenaje de líquidos: es un material específico de granel pero que puede ser transportable por tuberías. • Almacenaje de gases: requieren unas medidas de seguridad especiales que han de ser observadas por la alta presión, temperaturas o la particular inflamabilidad.
46.5.4
SEGÚN SU LOCALIZACIÓN: Se clasifican en almacenes centrales y regionales: • Almacenes centrales: aquellos que se localizan lo más cerca posible del centro de fabricación. Están preparados para manipular cargas de grandes dimensiones. • Almacenes regionales: aquellos que se ubican cerca del punto de consumo. Están preparados para recoger cargas de grandes dimensiones y servir mediante camiones de distribución de menor capacidad. La elección de almacenes centrales o almacenes regionales depende del tipo de carga y la estructura de los costos de la empresa. Así productos de bajo valor, o costos de transporte elevados, conducen al uso de almacenes regionales. Por el contrario, con costos de almacén elevados, por el valor del producto, implican almacenes centrales. En cualquier caso existen métodos para la evaluación de la mejor decisión al respecto.
135
Logística
46.5.5
SEGÚN SU FUNCIÓN LOGÍSTICA: Estos pueden clasificarse de la siguiente forma: • Centro de consolidación: estos almacenes reciben productos de múltiples proveedores y los agrupan para servirlos al mismo cliente. Son muy habituales en industrias cuyos productos tienen una gran cantidad de componentes. El centro de consolidación produce ahorros por el uso de medios eficientes de transporte al agrupar envíos reduciendo los niveles de stock en el cliente. • Centro de Ruptura: tienen la función inversa de los centros de consolidación. Reciben la carga de un número reducido de proveedores y sirven a un gran número de clientes, con necesidades dispares.
•
Reducen el número de contacto de los fabricantes con los clientes finales y reducen el movimiento de los clientes que únicamente han de acudir a un centro de ruptura para recoger múltiples productos. La mayor simplicidad de estos dos (2) sistemas hace que en la práctica, empresas con múltiples proveedores y múltiples clientes (como los sistemas de distribución) desagrupen las funciones pasando a tener un centro de consolidación para el aprovisionamiento y un centro de ruptura para la distribución. Esta aplicación es lo que se conoce como separación del almacén de reserva y picking. Es interesante considerarla cuando la unidad de carga de salida es menor que la unidad de carga de entrada. Centro de Tránsito: conocidos en ingles como CROSS‐DOCK, son almacenes que no almacenan, solo mueven productos. Un ejemplo claro son los almacenes de transporte urgente. Este tipo de centro, muy complicado de gestionar, permite aumentar la eficiencia del transporte entre nodos y mantener altos niveles de servicios al cliente reduciendo el stock total.
136
Logística
•
Almacenes cíclicos o estacionales: Son almacenes que recogen una producción puntual para hacer frente a una demanda constante, o que permite resolver una demanda puntual frente a una producción más constante.
•
Almacenes de custodia a largo plazo: Es el único de los almacenes analizados cuyo objetivo es estar lleno, sin importarle los costos de transporte, demanda o ritmos de producción.
46.6
ZONAS DE UN ALMACÉN: Estas áreas son vitales para el buen funcionamiento del almacén, sin embargo varían en función de la estructura de la empresa. • Muelles y zonas de maniobras. Espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehículos para entrar, salir y posicionarse adecuadamente para proceder a su descarga. • Zona de recepción y control. Dentro de secuencia de actividad y una vez descargada las mercancías del vehículo que las ha transportado, es preciso proceder a la comprobación de su estado, de las cantidades recibidas y a la clasificación de los productos antes de situarlos en sus lugares de almacenamiento. • Zona de stock – reserva. Esta zona es la destinada a ubicar los productos durante un determinado período de tiempo. En ella deben incluirse los espacios necesarios para alojarlos, sino los adicionales para pasillos y para los elementos estructurales que puedan formar las estanterías de soporte. • Zona de picking y preparación. Esta zona está destinada a la recuperación de los productos de sus lugares de almacenamiento y a su preparación para ser trasladados o transportados adecuadamente. • Zona de salida y verificación. Antes de proceder a la carga del vehículo, es preciso consolidar la totalidad de las mercancías a enviar, pudiendo ser conveniente realizar un proceso de verificación final de su contenido. • Zonas de oficinas y servicios. Organización de las operaciones administrativas a realizar en el almacén. • Otras zonas especializadas. Cámaras frigoríficas. ¾ El almacenamiento de productos que requieren el mantenimiento de bajas temperaturas se realiza en cámaras frigoríficas. ¾ Devoluciones. ¾ Paletas vacías.
137
Logística
¾ Envases vacíos ¾ Zona de mantenimiento ¾ Muelle de carga 46.7
DISTRIBUCIÓN DE LAS ZONAS DE UN ALMACÉN 1. Zona de servicio. 2. Zona de recepción y control. 3. Zona de devoluciones. 4. Zona de stock y reservas. 5. Zona de picking y preparación. 6. Zona de salida y verificación. 7. Zona de oficinas y servicios.
46.8
IMPORTANCIA DE LOS ALMACENES La gestión de almacenes e inventarios adquieren una gran importancia dentro de la red logística ya que constituyen decisiones claves que definen en gran medida la estructura de los costos – servicios del sistema logístico de una empresa. Si pudiéramos definir con verdadera exactitud la demanda y lograr un suministro eficiente y efectivo, la razón de ser de esta actividad no sería necesaria, pero la realidad es otra. El impacto de factores tales como la globalización de los mercados, el incremento acelerado de los avances científicos‐técnicos, la aceptación acelerada del “justo a tiempo” y el surgimiento de nuevas necesidades como brindar servicios que agreguen valor al producto, no permiten operar con costos razonables, por lo que el empleo de los almacenes e inventarios es una herramienta para mejorar la coordinación demanda – suministro. Cualquier reducción en el costo de almacenamiento incidirá a la hora de definir el costo final del producto, ya que el precio de un producto lo fija comúnmente el mercado, la reducción de los costos de almacenamiento redundará de inmediato en un aumento de los beneficios de la empresa y en los clientes. Existen cuatro (4) razones básicas por las que una empresa realiza actividades de almacenamiento: 1) Reducción de los costos de producción – transporte Coordinación de la demanda y el suministro 2) 3) Apoyo al proceso de producción 4) Apoyar el proceso de comercialización
138
139
Logística
Logística
SEMANA 18 47.
INFORMACION LOGISTICA; ENFOQUE “ JUSTO A TIEMPO” APLICADO AL FLUJO LOGISTICO
47.1
47.2
COMPRAS JUSTO A TIEMPO. En el flujo logístico; de información y físico del material a través del proceso de transformación, existen muchas esperas potenciales. Las compras justo a tiempo (JIT) reducen el despilfarro que se presenta en la recepción y en la inspección de entrada, también reduce el exceso de inventario, la baja calidad y los retrasos. CARACTERÍSTICAS DE LAS COMPRAS JIT: Proveedores Pocos proveedores. Proveedores cercanos o grupos de proveedores remotos. Repetir negocio con los mismos proveedores. Uso activo del análisis para permitir que los proveedores deseables sean/permanezcan competitivos en los precios. La licitación competitiva limitada, en su mayoría, a nuevas compras. El comprador se resiste a la integración vertical y a la consecuente eliminación del negocio del proveedor. Los proveedores son animados a extender las compras JIT a sus proveedores. Cantidades Tasa de producción constante (un prerrequisito deseable). Entregas frecuentes en lotes pequeños. Acuerdos contractuales a largo plazo. Papeleo mínimo para lanzar los pedidos. Las cantidades entregadas varían de una entrega a otra, pero son fijas para el término total del contrato. Poco o ningún permiso de rebasar o disminuir las cantidades recibidas. Proveedores motivados para empaquetar en cantidades exactas. Proveedores motivados para reducir sus tamaños de lotes de producción (o almacenar material no liberado)
140
Logística
Calidad Mínimas especificaciones del producto impuestas al proveedor. Ayudar a los proveedores a cumplir los requerimientos de calidad. Relaciones estrechas entre el personal de aseguramiento de la calidad del comprador y del proveedor. Proveedores motivados a utilizar diagramas de control del proceso en lugar de la inspección de lotes por muestreo. Envíos Programación de la carga de entrada. Asegurar el control mediante la utilización de una compañía de transportes propia o contratar transporte y almacenamiento. 47.3
OBJETIVO DE LAS COMPRAS JUSTO A TIEMPO: • Eliminación de las actividades innecesarias. Por ejemplo, la actividad de recepción y la actividad de inspección de entrada no son necesarias con el justo a tiempo. Si el personal de compras ha sido eficaz en la selección y desarrollo de los proveedores, los artículos comprados se pueden recibir sin un conteo formal, inspección y procedimientos de pruebas. • Eliminación del inventario de planta. Casi no se necesita inventario de materias primas si los materiales que cumplen los estándares de calidad se entregan donde y cuando son necesarios. El inventario de materias primas sólo es necesario si hay motivo para creer que los suministros no son fiables. La reducción o eliminación del inventario permite que los problemas con otros aspectos del proceso productivo aparezcan y se corrijan. El inventario tiende a esconder los problemas. • Eliminación del inventario en tránsito. Los departamentos de compras modernos consiguen una reducción del inventario en tránsito estimulando a los proveedores a situarse cerca de la planta y proporcionar un transporte rápido de las compras. Cuanto más corto sea el flujo de material y dinero en la "tubería" de los recursos, menos inventario se necesitará. Otra forma de reducir el inventario en tránsito es tener inventario en consignación. Bajo un acuerdo de consignación, el proveedor mantiene la propiedad del inventario. Otros acuerdos implican encontrar un proveedor que esté dispuesto a situar su almacén donde lo tiene normalmente el usuario. El proveedor factura en base a un recibo de recogida firmado por el usuario, o al número de unidades enviadas.
141
Logística
•
Mejora de la calidad y la fiabilidad. Reducir el número de proveedores y aumentar los compromisos a largo plazo en los proveedores tiende a mejorar la calidad del proveedor y la fiabilidad. Los proveedores y los compradores deben tener un entendimiento y una confianza mutua. Para lograr entregas sólo cuando sean necesarias, y en las cantidades exactas, se requiere también una calidad perfecta, o cero defectos.
142
143
Logística
Logística
Bibliografía •
CARRANZA, Octavio – SABRIÀ, Federico: (2004). Logística: mejores prácticas en Latinoamérica ‐ 426 páginas.
•
HAY, Edward J.: (2005). Justo a Tiempo Edi.: NORMA.
•
LEENDERS HAROLD, Michael: Administración de Compras y Materiales Edi.: CECSA LD E. FEARON WILBUR B. ENGLAND
•
MAULEÓN TORRES, Mikel: (2006). Logística y costos.
•
MERCADO, Salvador: (2006). Compras: Principios y aplicaciones. 220 páginas.
•
ROBUSTÉ, Francesc: (2005). Logística del transporte Universidad Politécnica de Cataluña. Centro de Innovación del Transporte ‐ 206 páginas.
•
RUEDA SANCHEZ, Gregorio: Nueva Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
•
URZELAI INZA, Aitor: (2006). Manual básico de logística integral.
•
VALDÉS PALACIOS, Armando: Administración Logística Edi.: SAGSA
144
