Liquidaciones y Valorizaciones de Obra en Excel

SENCICO GERENCIA ZONAL TACNA

Programa de Actualización Profesional

CURSO TALLER

VALORIZACIONES Y LIQUIDACIONES DE OBRA USANDO HERRAMIENTAS DE EXCEL Ing. Jorge Blanco Ruiz [email protected] [email protected]

Valorizaciones y Liquidaciones de Obra usando Herramientas de Microsoft Excel

VALORIZACIONES Y LIQUIDACIONES DE OBRA USANDO HERRAMIENTAS DE MS EXCEL El presente trabajo forma parte de los cursos que imparto a mis alumnos de la carrera de Ingeniería Civil de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC) y de la carrera de Edificaciones del SENCICO y es fruto de muchos años de experiencia en el desarrollo de sistemas aplicativos para la construcción, llevados a cabo en mis años de Jefe de Informática en una constructora del medio y luego en la aventura como contratista de obras y consultor independiente. Este trabajo tiene por finalidad mostrar procedimientos que simplifican el trabajo diario aumentando la productividad. Desde su aparición las hojas de cálculo sirvieron como una valiosa herramienta para facilitar el proceso de elaboración de las valorizaciones de obra, las cuales se elaboraban para cada periodo programado, usando generalmente como plantilla la hoja de la valorización anterior para procesar la nueva, el ingreso de datos a la misma era un proceso repetitivo que no nos permitía el manejo de toda la información siendo propenso además a producir errores de digitación, por esta razón se busco establecer un procedimiento para elaborar la misma de una manera mas o menos estandarizada que propicie el mayor control de toda la información procesada. El presente curso pretende mostrar un procedimiento automatizado para el manejo adecuado de las Valorizaciones y Liquidaciones de Obra usando herramientas de Excel, la poderosa Hoja de Cálculo de Microsoft, que facilitan enormemente el manejo de la información. Este curso esta dirigido a aquellas personas que se encargan de preparar las valorizaciones de obra y que cuentan con un conocimiento al nivel operativo de Microsoft Excel u otra hoja de cálculo de similares características Iniciaremos este curso definiendo previamente los conceptos de valorizaciones de obra tomando como base el DS 011-79-VC, así como los apuntes del Ing. Miguel Salinas Seminario en su libro Costos, Presupuestos, Valorizaciones y Liquidaciones de Obra publicado por el Instituto de Construcción y Gerencia (ICG). Luego explicaremos las herramientas de Excel que usaremos para preparar nuestra aplicación a través de un archivo modelo cuyo contenido incluimos en el anexo 1 y en el disquete.

Ing. Jorge Blanco Ruiz

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VALORIZACIONES, POLINÓMICAS Y REAJUSTES1 Los Contratos de Obra tienen básicamente tres aspectos fundamentales que marcan la relación contractual entre la empresa contratante y el contratista de obra, estas son: el contratista se compromete a ejecutar la obra de acuerdo a las especificaciones técnicas, así como completarla en un plazo determinado, en compensación el cliente retribuye dichos trabajos de acuerdo a un precio pactado, es por esto que para poder cumplir a cabalidad con el objeto del contrato es pertinente un adecuado manejo económico de los flujos que genera la obra a fin de permitir que se desenvuelva adecuadamente. Este proceso se basa en la legislación vigente, las bases y el contrato. Anteriormente los contratos de obra se manejaban con el RULCOP (Reglamento Único de Licitaciones y Contratos de Obras Publicas), reglamento que fue modificado por la Ley Nº 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su reglamento, esta Ley y su reglamento sufrió muchas modificaciones los que origino que se ordenara a través del Texto Único Ordenado de la Ley y su nuevo Reglamento de acuerdo a la Ley Nº 28267. DS Nº 083-2004-PCM Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. No contiene ninguna mención sobre valorizaciones. DS Nº 084-2004-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. SUBCAPÍTULO V VALORIZACIONES Y PAGOS Artículo 255.- Valorizaciones y metrados Las valorizaciones tienen el carácter de pagos a cuenta y serán elaboradas el último día de cada período previsto en las Bases o en el contrato, por el inspector o supervisor y el contratista. En el caso de las obras contratadas bajo el sistema de precios unitarios, las valorizaciones se formularán en función de los metrados ejecutados con los precios unitarios del valor referencial afectado por el factor de relación, agregando separadamente los montos proporcionales de gastos generales y utilidad ofertados por el Contratista; a este monto se agregará, de ser el caso, el porcentaje correspondiente al Impuesto General a las Ventas. En el caso de las obras contratadas bajo el sistema a suma alzada, durante la ejecución de la obra, las valorizaciones se formularán en función de los metrados ejecutados con los precios unitarios del Valor referencial, agregando separadamente los montos proporcionales de gastos generales y utilidad del valor referencial. El subtotal así obtenido se multiplicará por el factor de relación, calculado hasta la quinta cifra decimal; a este monto se agregará, de ser el caso, el porcentaje correspondiente al Impuesto General a las Ventas. En las obras contratadas bajo el sistema a Precios Unitarios se valorizará hasta el total de los metrados realmente ejecutados, mientras que en el caso de las obras bajo el sistema de Suma Alzada se valorizará hasta el total de los metrados del presupuesto de obra. Los metrados de obra ejecutados serán formulados y valorizados conjuntamente por el contratista y el inspector o supervisor, y presentados a la Entidad dentro de los plazos que establezca el contrato. Si el inspector o supervisor no se presenta para la valorización conjunta con el contratista, éste la efectuará. El inspector o supervisor deberá revisar los metrados durante el período de aprobación de la valorización. El plazo máximo de aprobación por el inspector o el supervisor de las valorizaciones y su remisión a la Entidad para períodos mensuales, es de cinco (5) días, contados a partir del primer día hábil del mes siguiente al de la valorización respectiva, y será cancelada por la Entidad en fecha no posterior al último día de tal mes. Cuando las valorizaciones se refieran a períodos distintos a los previstos en este párrafo, las Bases o el contrato establecerán el tratamiento correspondiente de acuerdo con lo dispuesto en el presente Artículo.

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Articulo del Ing. Miguel Salinas Seminario con actualizaciones y modificaciones del auto r. Ing. Jorge Blanco Ruiz

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A partir del vencimiento del plazo establecido para el pago de estas valorizaciones, por razones imputables a la Entidad, el contratista tendrá derecho al reconocimiento de los intereses pactados en el contrato y, en su defecto, al interés legal, de conformidad con los Artículos 1244°, 1245° y 1246° del Código Civil. Para el pago de los intereses se formulará una Valorización de Intereses y se efectuará en las valorizaciones siguientes. Concordancias: CC.: Arts. 1244, 1245º y 1246º. Artículo 257.- Discrepancias respecto de valorizaciones o metrados Si surgieran discrepancias respecto de la formulación, aprobación o valorización de los metrados entre el contratista y el inspector o supervisor o la Entidad, según sea el caso, se resolverán en la liquidación del contrato, sin perjuicio del cobro de la parte no controvertida. Sólo será posible iniciar un procedimiento de conciliación o arbitraje dentro de los quince (15) días hábiles después de ocurrida la controversia si la valorización de la parte en discusión representa un monto superior al cinco por cien (5%) del contrato actualizado. La iniciación de este procedimiento no implica la suspensión del contrato ni el incumplimiento de las obligaciones de las partes.

Definición Podemos definir a las Valorizaciones como la cuantificación económica de un avance físico realizado en un periodo dado, es decir la cuantificación de los metrados realmente ejecutados en un periodo multiplicados por el precio unitario base o referencial, cuya sumatoria de parciales en incrementado por el porcentaje de gastos generales y utilidad establecidos en el presupuesto base, y cuyo total es multiplicado por el Factor de Relación (FR) correspondiente a su oferta económica.

V = (ΣMetrado x PUVR + GGU) x FR

Donde FR : Factor de Relación:

Cociente de dividir el Presupuesto Ofertado entre el Presupuesto Base aproximado a la 5ta cifra decimal2.

1) Periodos para valorizar. “..Las valorizaciones tienen el carácter de pagos a cuenta y serán elaboradas el último día de cada período previsto en las Bases o en el contrato, por el inspector o supervisor y el contratista..” 2 a) Quincenal. b) Mensual. c) Otros. 2) Tipos de Valorizaciones. a. De Obra Principal Contrato Principal. b. De Obra Adicional Presupuesto Adicional c. De May. Gastos Generales Ampliación de Plazo. d. De Intereses Demora en el pago. 3) Sistemas de Valorizar. a. Vinculados a los Sistemas de Licitación. A Suma Alzada. Se valorizan los metrados contratados.  Ejemplo:

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Partida

Metrado Metrado Contrat. Ejecut.

Metrado Valoriza.

Concreto fć 140 Concreto fć 175

70 m3 100 m3

70 m3 100 m3

85 m3 90 m3

Artículo 255 del DS Nº 084-2004-PCM


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Ejemplo:



A Precios Unitarios. Se valorizan los metrados realmente ejecutados.

Partida

Metrado Contrat.

Concreto fć 140 Concreto fć 175

Metrado Ejecut.

70 m3 85 m3 100 m3 90 m3

Metrado Valoriza 70 (+ 15m3) 90 ( - 10m3)

Los sistemas de valorización dependen del tipo de obra, en las obras de edificación generalmente se contratan a Suma Alzada pues los volúmenes de obra son más fáciles de medir, mientras que en las obras de saneamiento o carreteras en donde los volúmenes totales tienen cierta incertidumbre se contratan a Precios Unitarios 4) Procedimiento para Valorizar. Los metrados de obra ejecutados serán formulados y valorizados conjuntamente por el contratista y el inspector o supervisor, y presentados a la Entidad dentro de los plazos que establezca el contrato. Si el inspector o supervisor no se presenta para la valorización conjunta con el contratista, éste la efectuará. El inspector o supervisor deberá revisar los metrados durante el período de aprobación de la valorización. a) Fecha para metrar avance. b) Fecha de presentación de Valorización. c) Documentación para Trámite de Valorización Primera Valorización: Inscripción Obra: ESSALUD y MT-PS.  A partir de la Segunda: Copias de Comprobantes de Aportaciones ESSALUD,  SENCICO, CONAFOVICER, IES. d) Plazo de Pago de la Valorización. Quincenal.  Mensual  Otro  e) Intereses por Demora en el Pago. Norma señala que debe ser de acuerdo a lo establecido Código Civil.  Art. 1245º. Interés Legal Efectivo (TIL) 

INT. = VAL. ADEUD. x ( F.A.TIL DIA PAGO VAL. -1) F.A. TIL DIA VENCT. PAGO VAL. NO HAY INTERESES DE INTERESES Un fuente para obtener los intereses es la Superintendencia de Banca y Seguros a través de los reportes publicados en el diario El Peruano o su página Web http://www.sbs.gob.pe/PortalSBS/TipoTasa/TasaDiaria_8.asp


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SISTEMA DE REAJUSTES Art. 256º del D.S. Nº 084-2004-PCM Artículo 256.- De los reajustes En el caso de contratos de obras pactados en moneda nacional, las Bases establecerán las fórmulas de reajuste. Las valorizaciones de obra y de adicionales serán ajustadas multiplicándolas por el respectivo coeficiente de reajuste «K» que se obtenga de aplicar en la fórmula o fórmulas polinómicas, los Índices Unificados de Precios de la Construcción que publica el Instituto Nacional de Estadística e Informática – INEI correspondiente al mes en que debe ser pagada la valorización. Tanto la elaboración como la aplicación de las fórmulas polinómicas se sujetan a lo dispuesto en el Decreto Supremo N 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. Dado que los Índices Unificados de Precios de la Construcción son publicados por el INEI con un mes de atraso, los reintegros se calcularán en base al coeficiente de reajuste «K» conocido a ese momento. Posteriormente, cuando se conozcan los Índices Unificados de Precios que se deben aplicar, se calculará el monto definitivo de los reintegros que le corresponden y se pagarán con la valorización más cercana posterior o en la liquidación final sin reconocimiento de intereses. Formula Polinómica El sistema de Fórmulas Polinómicas (FP) lo usamos en el Perú para reajustar el valor de los presupuestos de Obra desde la fecha de su elaboración, hasta la fecha de pago del avance de obra, esta fórmula esta basada en un expresión matamática que representa las incidencias de los componentes del costo total de una obra, es decir el costo directo de la obra (Mano de Obra, Materiales y Equipo) y el costo indirecto (Gastos generales y Utilidad) se excluye del costo los impuestos, en el Perú estos impuestos están representados por el IGV (Impuesto General a las Ventas) que en otros países se denomina IVA.

K = a Jr/Jo + b Mr/Mo + c Er/Eo + d Vr/Vo + e GUr/GUo

Firmado el Contrato no se puede modificar. Las fórmulas se hacen para cada especialidad, por ejemplo para la construcción de un edificio se divide en 4 formulas, una para toda la parte estructural (el casco de la Obra) otra para la Arquitectura (Acabados) otra para las Instalaciones Sanitarias y finalmente otra para las Instalaciones eléctricas. Las incidencias de los Componentes del Costo total de una obra denominados Insumos o recursos se asocian a lo que se denomina Índices Unificados, lo cuales agrupan a los insumos por una característica común, en el Perú estos índices unificados (IU) son 80, por ejemplo el Cemento Pórtland tipo I tiene el índice 21, la Mano de Obra el índice 47, el Acero Corrugado el 03, el Bloque o Ladrillo el 17. Adjunto un diccionario de Índices que se usa aquí. Estos IU distribuyen las incidencias de una obra y sirven para medir la variación de precios de los insumos a través de los Índices de Precios que publica el INEI (Instituto Nacional de Estadística e Informática) que distribuye la variación de los 80 IU en 6 zonas geográficas con esto valores usamos a la FP para calcular el valor del Coeficiente de Reajuste (K) con el cual reajustamos los presupuestos. Construir una FP se basa en distribuir el costo parcial de una obra en sus denominados Índices Unificados para formar monomios, se estructura de acuerdo a lo siguiente: Debemos tener presente que siendo la Formula Polinómica inmodificable luego de la suscripción del contrato en necesario verificar que la misma cumpla con lo siguiente:    

Contiene máximo 8 monomios La incidencia de Cada monomio es mayor al 5% Se pueden formar monomios con hasta 3 submonomios. Cada monomio o submonomio estará asociado a un Índice Unificado vigente para la zona donde se ejecuta la obra (p.e. IU=05 no existe en la zona 5, IU=79 no esta vigente en ninguna zona por estar discontinuada su producción)

Reajuste El Reajuste sirve para actualizar el valor del presupuesto ofertado a fecha base a la fecha de cobro de la valorización. Su concepto básico es el REINTEGRO y la comparación de Reintegros.


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Donde:

R = V (Kr - 1)-Dd-Dm V Kr Dd Dm

: Monto Valorizado : Coeficiente de Reajuste a la fecha de Valorización : Deducción de Reajuste que no corresponde del Adelanto Directo. : Deducción de Reajuste que no corresponde del Adelanto de Materiales.

a) Concepto General Se reajusta al mes siguiente de la Valorización.  b) Obra Atrasada

∑REINT. EJECT. <= ∑REINT. PROGRAMADOS c) Obra Permanentemente Adelantada. ∑REINT. EJECT. < ∑ REINT. PROGRAMADOS d) Obra con Adelanto Directo Artículo 243.- Clases de adelantos Las Bases o el contrato deberán establecer los siguientes adelantos: 1) Directos al contratista, los que en ningún caso excederán en conjunto del veinte por cien (20%) del monto del contrato original. Artículo 244.- Entrega del adelanto directo En el caso que en las Bases o el Contrato se haya establecido el otorgamiento de este adelanto, el Contratista dentro de los quince (15) días contados a partir del día siguiente de la suscripción del contrato, podrá solicitar formalmente la entrega del adelanto adjuntando a su solicitud la garantía correspondiente, debiendo la Entidad entregar el monto solicitado dentro de los siete (7) días contados a partir del día siguiente de recibida la solicitud y garantía correspondiente. En el caso que la Entidad entregara parcialmente el adelanto directo, se considerará que la condición establecida en el inciso del Artículo 240º del Reglamento se dará por cumplida con la entrega del primer desembolso . Artículo 246.- Amortización de adelantos

La amortización del adelanto directo se hará mediante descuentos proporcionales en cada una de las valorizaciones de obra. •

Amortización de Adelanto Directo

A = •

AD C

*V

Deducción reajuste que no corresponde para adelanto directo

D = Donde:

AD C V Kr Ka

AD C

 Kr  − 1  Ka 

* V * 

: Adelanto Directo : Monto del Contrato : Monto Valorizado : Coeficiente de Reajuste a la fecha de Valorización : Coeficiente de Reajuste a la fecha de pago del adelanto.

e) Obra con Adelanto para Materiales.

Artículo 243.- Clases de adelantos Las Bases o el contrato deberán establecer los siguientes adelantos:


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2) Para materiales o insumos a utilizarse en el objeto del contrato, los que en conjunto no deberán superar el cuarenta por cien (40%) del monto del contrato original. Artículo 245.- Entrega del adelanto para materiales e insumos Las solicitudes de otorgamiento de adelantos para materiales o insumos, deberán ser realizadas con la anticipación debida, y siempre que se haya dado inicio al plazo de ejecución contractual, en concordancia con el calendario de adquisición de materiales e insumos presentado por el contratista. No procederá el otorgamiento del adelanto de materiales o insumos en los casos en que las solicitudes correspondientes sean realizadas con posterioridad a las fechas señaladas en el calendario de adquisición de materiales. Para el otorgamiento del adelanto para materiales o insumos se deberá tener en cuenta lo dispuesto en el Decreto Supremo Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.

M max = Coeficient e * % * Donde

Mmax Coef % Ir Io SV FR

Ir Io

* SV * FR

: Monto Máximo : Coeficiente de Incidencia de la Formula Polinómica : Porcentaje de Incidencia de la Formula Polinómica : Índice Unificado de Precios a la fecha de Solicitud de Adelanto. : Índice Unificado de Precios a la fecha Base. : Saldo Bruto por Valorizar al momento de pedir el adelanto. : Factor de Relación.

Artículo 246.- Amortización de adelantos

La amortización del adelanto para materiales e insumos se realizará de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto Supremo Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. Cualquier diferencia que se produzca respecto de la amortización de los adelantos se tomará en cuenta al momento de efectuar el pago siguiente que le corresponda al contratista y/o en la liquidación. • Amortización

Amortizaci on =

Ia   M PU FR * * *  ∑  m Io 

Amortiza solo meses que se usa material. •

Deducción reajuste que no corresponde.

 Ir − Ia    Io 

D = A *  Donde

M PUm A Ir Ia Io FR

: Metrado del material utilizado en la valorización : Precio del Material : El menor valor entre el adelanto utilizado o el saldo por amortizar : Índice Unificado de Precios a la fecha de Solicitud de Adelanto. : Índice Unificado de Precios a la fecha de Pago del Adelanto. : Índice Unificado de Precios a la fecha Base. : Factor de Relación.

A Y D NO NECESARIAMENTE EMPIEZAN Y TERMINAN JUNTAS


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CAPITULO III NORMAS ESPECIALES PARA LA EJECUCIÓN DE OBRAS SUBCAPITULO I ASPECTOS GENERALES Artículo 239.- Requisitos adicionales para la suscripción del contrato de obra Para la suscripción del contrato de ejecución de obra, adicionalmente a lo previsto en el Artículo 200°, el postor ganador deberá cumplir los siguientes requisitos: 1) Presentar la Constancia de capacidad libre de contratación expedida por el Registro Nacional de Proveedores. 2) Designar al residente de la obra, cuando no haya formado parte de la propuesta técnica. 3) Entregar el calendario de avance de obra valorizado en concordancia con el cronograma de desembolsos establecidos y sustentado en la programación de obra PERT-CPM concordante con el plazo, la misma que deberá ser presentada. 4) Entregar el calendario de adquisición de materiales e insumos necesarios para la ejecución de obra en concordancia con el calendario de obra valorizado. Artículo 240.- Inicio del plazo de ejecución de obra El inicio del plazo de ejecución de obra comienza a regir desde el día siguiente de que se cumplan las siguientes condiciones: 1) Que se designe al inspector o al supervisor, según corresponda; 2) Que la Entidad haya hecho entrega del expediente técnico de obra completo; 3) Que la Entidad haya hecho entrega del terreno o lugar donde se ejecutará la obra; y, 4) Que la Entidad entregue el Calendario de Entrega de Materiales e Insumos necesarios, cuando en las Bases se hubiera establecido tal responsabilidad por parte de la Entidad. 5) Que se haya entregado el adelanto directo al contratista, de haber sido solicitado por éste, hecho que deberá cumplirse por la Entidad dentro del plazo de siete (7) días de haber recibido la garantía correspondiente. Las condiciones a que se refieren los literales precedentes, deberán ser cumplidas dentro de los quince (15) días contados a partir del día siguiente de la suscripción del contrato. En caso de que el contratista solicite la entrega del adelanto directo, la solicitud y entrega de la garantía deberá formalizarse dentro del indicado plazo. En caso no se haya solicitado la entrega del adelanto directo, el plazo se inicia con la entrega del terreno. En cualquier caso, el plazo contractual entrará automáticamente en vigencia al día siguiente de cumplirse todas las condiciones estipuladas en el contrato o en las Bases. Asimismo, si la Entidad no cumple con lo dispuesto en los incisos precedentes por causas imputables a ésta, en los quince (15) días siguientes al vencimiento del plazo previsto anteriormente, el contratista tendrá derecho al resarcimiento de daños y perjuicios por un monto equivalente al cinco por mil (5/1000) del monto del contrato por día y hasta por un tope de setenta y cinco por mil (75/ 1000) de dicho monto contractual. Vencido el plazo indicado, el contratista podrá además solicitar la resolución del contrato por incumplimiento de la Entidad.


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CONSTRUYENDO NUESTRA HOJA INICIAL Usaremos como ejemplo para desarrollar nuestra hoja de Valorizaciones la obra ”CONSTRUCCION DE TALLER, EDIFICIO DE DOS PISOS, SUB ESTACION, CASETA DE GUARDIANIA Y CERCO PERIMETRICO DEL CFP SENATI RIO NEGRO” que proyectara SENATI y ejecutara la empresa CONSTRUCTORA VALORIZA SAC. La obra era la construcción de un Taller y otras obras en la localidad de Rio Negro, provincia de Satipo, departamento de Junin. El presupuesto Base de esta obra era de S/. 857,989.95 INCLUIDO I.G.V. y se ejecutaría en un plazo de 90 días naturales. El contratista oferta S/. 772,190.96 y el mismo plazo de obra.

Para proceder a preparar nuestra hoja inicial de datos requerimos la siguiente información: Presupuesto Base • Comprende todas y cada una de las partidas de obra, los metrados, precios unitarios y gastos generales y utilidad, esto se debe hacer para cada formula del presupuesto. Presupuesto Oferta • El presupuesto Oferta con los Precios Unitarios ofertados Disgregado de Gastos Generales y Utilidad • Los Gastos Fijos y Variables ofertados y la utilidad Formulas Polinómicas • Las que se establecen en el Expediente Técnico para cada presupuesto Cronogramas Valorizados • Cronograma Valorizado de Obra y de Adquisición de Materiales acorde con el plazo de obra ofertado. Estos datos son consignados en el archivo anexo Datos Iniciales.XLS, a partir de ellos construiremos nuestra hoja de valorizaciones, para ello procederemos a conocer algunas de las herramientas que usaremos para esto.

Dar nombre a una celda o a un rango de celdas Este es un procedimiento simple que permite facilitar el manejo de la información en las Hojas de Cálculo, al permitirnos referirnos a una celda o rango de celda sin especificar su ubicación exacta, es decir que antes para referirnos a la celda B5 de la hoja “Hoja 3” debíamos indicar =Hoja3!B5 es decir primero la referencia a la hoja y luego a la celda, sin embargo si el valor contenido es esta celda tiene una característica única, como por ejemplo se refiere al valor de la tasa del IGV, seria mas simple si a esta la llamáramos simplemente TASAIGV y cuando nos refiramos a esta celda solo debenos llamar a esta etiqueta para traer el valor que esta contenida en la celda. De manera similar podemos tener una serie de valores en una tabla que esta contenida en un rango como =Hoja3!B8:D11 si a este rango le damos un nombre podríamos referinos a el simplemente por él. ¿Cómo lo hacemos?

Par asignar un nombre a una celda o rango de celdas podemos hacerlo de tres maneras: Primera Forma 1. Seleccione la celda, el rango de celdas a los que desee asignar un nombre. 2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas.


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3. Escriba el nombre de las celdas. 4. Presione ENTRAR. Segunda forma 1. Seleccione la celda, el rango de celdas a los que desee asignar un nombre. 2. En la barra Menú/insertar/nombre escoja la opción definir

3. Escriba el nombre de las celdas. 4. Presione Aceptar. Tercera forma 1. Seleccione la celda, el rango de celdas a los que desee asignar un nombre. 2. Presione simultáneamente las teclas abreviadas CTRL+F3 3. Escriba el nombre de las celdas. 4. Presione Aceptar. Nota No puede asignarse un nombre a una celda mientras se esté cambiando el contenido de la misma. Esta característica de asignar nombre es de mucha utilidad pues podremos definir así valores calculados como son los costos directos base y ofertados de nuestros presupuestos incluidos en el archivo ejemplo Datos Iniciales.XLS Una vez asignado los nombres de celdas podemos usar estos para incluirlos en formulas o traer rápidamente resultados usando el menú insertar, elegir nombre y luego pegar. Una forma abreviada es usar el método abreviado F3


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Usar funciones para calcular valores Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la función PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo. Argumentos Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. Estructura La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.

Funciones de Excel Excel presenta una serie de funciones que nos permite calcular valores o estructuras de texto, bases de datos, etc. Para acceder a las funciones de Excel podemos hacerlo a través del icono que se ubica en la barra de herramientas o a través del menú/insertar/función... o simplemente usando las teclas abreviadas SHIFT+F3, luego se presentara la ventana Pegar Función


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Esta ventana esta dividido en 2 columnas una para la Categoría de la función, a la izquierda, y la otra para las funciones que corresponden a la categoría seleccionada, a la derecha, debajo e muestra la sintaxis de la función Funciones de Búsqueda y Referencia La funciones de búsqueda y referencia nos permiten extraer datos de tablas que cumplen bajo un determinado criterio, esto es muy útil para simplificar operaciones con datos. Unas de estas funciones es BUSCARV y BUSCARH que permiten tomar valores de tablas y que serán de mucha utilidad en nuestra aplicación. BUSCARV Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)

es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Valor_buscado

Matriz_de_comparación es el conjunto de información donde se buscan los datos.

Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. •

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_de_comparación deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.

•

Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción Ascendente.

•

Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos.

•

El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente.

Indicador_columnas es el número de columna de matriz_de_comparación desde la

cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento Ing. Jorge Blanco Ruiz

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matriz_de_comparación; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_de_comparación y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF! Ordenado Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque

un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A. Observaciones Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A. Ejemplos

En la hoja de cálculo anterior, donde el rango A4:C12 se denomina Rango: BUSCARV(1;Rango;1;VERDADERO) es igual a 0,946 BUSCARV(1;Rango;2) es igual a 2,17 BUSCARV(1;Rango;3;VERDADERO) es igual a 100 BUSCARV(0,746;Rango;3;FALSO) es igual a 200 BUSCARV(0,1;Rango;2;VERDADERO) es igual a #N/A debido a que 0,1 es menor que el menor valor de la columna A BUSCARV(2;Rango;2;VERDADERO) es igual a 1,71 BUSCARH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar. Sintaxis


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BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice

una referencia a un rango o el nombre de un rango. Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser • texto, números o valores lógicos. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del • argumento matriz_buscar_en deberán colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, es posible que BUSCARH no devuelva el valor correcto. El texto en mayúsculas y minúsculas es equivalente. • Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha • seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A continuación haga clic en Opciones y después en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y después en Ascendente. Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deberá

devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF! Ordenado es un valor lógico que especifica si desea que el elemento buscado por la

función BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la función BUSCARH encontrará el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A. Observaciones Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A. Ejemplos Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos. A1:A4 contiene "Ejes"; 4; 5; 6. B1:B4 contiene "Cojinetes"; 4; 7; 8. C1:C4 contiene "Engranajes"; 9; 10; 11. BUSCARH("Ejes"; A1:C4;2;VERDADERO) es igual a 5 BUSCARH("Cojinetes",A1:C4,3,FALSO) es igual a 7 BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;VERDADERO) es igual a 8 BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;) es igual a 11 Matriz_buscar_en también puede ser una constante matricial: BUSCARH(3;{1;2;3/"a";"b";"c"/"d";"e";"f"};2;VERDADERO) es igual a "c" Las funciones BUSCARV y BUSCARH son de mucha utilidad y las usaremos frecuentemente para extraer valores tales como los índices unificados de precios y los metrados de avance, estas funciones conjuntamente con la adecuada asignación de nombres nos serán de mucha utilidad para el cálculo de las valorizaciones de obra.


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El primer paso será crear una tabla con los índices unificados de precios para la zona geográfica donde se ejecuta la obra, la cual consiste en una tabla con una fila de encabezados y 79 filas de índices unificados, y columnas para cada mes iniciando con el mes base. Excel reconoce a la fechas como números que contabilizan los días transcurridos desde el 01/01/1900 hasta el día de la fecha. Estos números toman el formato de fecha con la siguiente característica: dd/mm/yy ó dd-mm-yy Para representar el día, mes y año respectivamente Por ejemplo el día 25 de Junio de 2002 se representa así: d 25 m 6 dd 25 mm 06 ddd Mar mmm jun ddd Martes mmmm junio

y yy yyy yyyy

02 02 2002 2002

Cuando ingresamos una fecha solo como mes y año, Excel asigna el primer día del mes para esta fecha por ejemplo: mmm-yy mm-yy m-y mmm-yyy mmmm-yy mmmm-yyy Jun-02 06-02 6-02 Jun-2002 Junio-02 Junio-2002 Esto es muy importante para definir los meses que ingresaremos en nuestra tabla de índices unificados de precios. La primera columna de esta tabla será nombrada como IU y tendrá valores alfanuméricos del IU 01 al 80, esto es obligatorio pues a pesar que algunos de estos índices han dejado de usarse su inclusión es indispensable. Insertaremos una nueva hoja de cálculo a la que llamaremos Índices y en ella crearemos la tabla con los índices unificados de precios para nuestra obra como se muestra en el cuadro siguiente: IU 01 02 03 04

Insumo Aceite I Acero de Construcción Liso N Acero de Construcción Corrugado Agregado Fino D

I C E 76 Válvula de Bronce Importada 77 Válvula de BronceS Nacional

78 Válvula de Fierro Fundido Nacional 79 Vidrio Incoloro Nacional 80 Concreto Premezclado

Ago-03 201.23 258.63 298.56 225.34

Sep-03 201.56 259.45 301.25 230.25

Oct-03 203.56 260.42 304.25 229.24

Nov-03 214.56 258.52 299.25 226.37

233.53 307.56 100.25

234.57 308.12 101.35

245.01 302.14 104.23

240.00 303.85 105.69

Una vez llena nuestra tabla la dejaremos preparada para los próximos meses y acudiremos a ella cada vez que debamos transcribir los índices unificados de precios (IUP) que se publiquen cada mes. Esta Tabla nos servirá para extraer de ella los índices de precios para un determinado índice unificado en un mes específico. Para hacer esto usaremos las funciones de búsqueda y referencia. Por ejemplo si deseo conocer el índice de precio para el agregado fino de septiembre de 2003 debemos hacer un cruce de información en la tabla anterior, es decir debemos ubicar la fila donde esta el índice 04 y cruzarla con la columna donde esta el mes sep-03, de ahí concluiremos que el valor buscado es 230.25


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CÁLCULO DEL COEFICIENTE DE REAJUSTE El Expediente Técnico de la Obra nos trae las Formulas Polinómicas, las cuales debemos preparar para calcular el reajuste para lo cual en nuestra hoja modelo hemos creado la tabla mostrada y que nombraremos INDICES podemos extraer los valores requeridos para calcular el coeficiente de reajuste como se muestra ha continuación: Excel puede hacer esto fácilmente, para lo cual usaremos la función BUSCARH bajo el siguiente sintaxis: BUSCARH(MES, INDICES, IU + 1, 0) Donde Mes : Mes que se desea consultar y que se refiere al primer día del mes Índices: Tabla de Índices Unificado de Precios a cuyo rango total se le ha asignado el nombre INDICES IU : Índice Unificado, la fila donde se deberá realizar la búsqueda será la número IU + 1 pues la primera fila de encabezados es la número 1 las siguientes será el número de índice mas uno. 0 : El valor Ordenado será siempre falso por lo que se le asigna el valor cero (0) Esta formula nos servirá para calcular el Coeficiente de Reajuste en la Formula Polinómica, así como para calcular el Monto Máximo de adelanto de materiales, la deducción de materiales y demás operaciones donde el índice de Precio sea requerido.

En este ejemplo el índice de precios para la Mano de Obra (IU=47) se extrae de la tabla de INDICES usando la función BUSCARH. La celda F13 contiene el mes(Ago-98) que se desea consultar, el nombre indices se refiere a la tabla donde hemos almacenado los Índices de Precios, la celda C15 nos da el IU de insumo a buscar, cuya ubicación esta en la fila IU+1. Esta formula tiene una característica adicional, se ha congelado para el mes la ubicación de las filas y para el IU la ubicación de las columnas, de esta manera podremos usar la formula para copiarla a otras celdas, este es un principio que usaremos mucho: En excel una formula se piensa bien una vez y luego se puede copiar a otras ubicaciones


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El paso siguiente será calcular el K i de acuerdo a la siguiente formula:

K i

=

Coef * % *

I r I o

La suma de los K i nos darán el Coeficiente de Reajuste, valor que guardaremos para cada mes y cada formula asignándoles un nombre de acuerdo a la siguiente característica: Donde:

K NN _MM YY NN MM YY

se refiere al número de formula (p.e. Estructuras=01, Arquitectura=02...) se refiere al numero del mes de reajuste (01 a 12) se refiere a las 2 últimas cifras del año (98, 99, 00, 01,.......)

Nosotros además hemos encontrado una manera automatizada de generar esta etiqueta para

cada formula como se muestra a continuación: Esta formula convierte la fecha de reajuste (sep-98) a un formato de texto del tipo mmyy es decir convierte el valor numérico de fecha al texto 0998, el cual ha sido concatenado al texto “k01_” para dar la etiqueta que identificará al coeficiente de reajuste calculado. Esta etiqueta se coloca al lado del valor de reajuste calculo y servirá para cuando asignemos el nombre a la celda, pues dicha etiqueta se mostrará como nombre sugerido lo que nos abreviará esta asignación.

CUADRO DE METRADOS VALORIZADOS Con el Presupuesto Base preparemos los cuadros de metrados valorizados que nos permitirán calcular los montos valorizados para cada periodo y formula. Este procedimiento nos permitirá controlar los valores asignándoles una etiqueta con las siguientes características:


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VALNN_XX Donde

NN se refiere al número de formula (p.e. Estructuras=01, Arquitectura=02...) XX se refiere al número de valorización Por eso cuando queramos referirnos a la Valorización Nº 5 de Instalaciones Sanitarias podríamos encontrarla bajo el nombre VAL03_05


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Los Montos valorizados serán el resultado del metrado de avance multiplicados por el precio base o referencial, la sumatoria de estos parciales darán el costo directo al que se le sumara los gastos generales y utilidad para obtener el costo total, a este valor se le aplica el factor de relación para obtener el monto valorizado para el periodo y la formula. Este valor es el que será nombrado de acuerdo a la etiqueta que se muestra al lado. Explicaremos en clase el procedimiento para reproducir esto para todas las valorizaciones proyectadas.

CRONOGRAMA VALORIZADO El Cronograma Valorizado de Obra se presenta antes de la firma del contrato y este debe ser reprogramado una vez establecido la fecha de inicio de obra. De este nuevo cronograma denominado reprogramado se deben tomar los valores programados para cada periodo y formula. Este procedimiento nos permitirá controlar los valores asignándoles una etiqueta con las siguientes características:

PROGNN_XX Donde

NN XX

se refiere al número de formula (p.e. Estructuras=01, Arquitectura=02...) se refiere al número de valorización

Por eso cuando queramos referirnos al monto programado de la Valorización Nº2 Instalaciones Eléctricas podríamos encontrarla bajo el nombre PROG04_02

de

Los montos programados nos servirán para comparar el avance de obra y para el calculo del reajuste de acuerdo a la normatividad vigente.


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CALCULO DEL REAJUSTE El reajuste de las valorizaciones se hace comparando los montos valorizados acumulados y los montos programados acumulados para calcular el monto del reajuste reconocido en cada periodo de valorización. Excel nos permite hacer esto fácilmente pues podemos traer fácilmente los montos valorizados y programando pegando el nombre correspondiente de la lista de nombres de celdas que hemos ido creando. El reajuste es el resultado de multiplicar el monto valorizado por el coeficiente de reajuste menos uno de acuerdo a la siguiente formula:

R = V (Kr - 1) A este valor de reajuste debemos descontarle las deducciones de reajuste que no corresponde que calcularemos luego. Nuestro cuadro se prepara de la siguiente manera:


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La primera columna será para identificar los números de valorización, la segunda y tercera para ingresar los montos valorizados y programados, ósea pegando los valores VAL01_01 a VAL01_05 y PROG01_01 a PROG01_05, las dos siguientes es para calcular los montos acumulados valorizados y programados, la siguiente columna es para ingresar el mes de reajuste que le corresponde a cada valorización, a continuación el valor del coeficiente de reajuste correspondiente a dicho mes. El reajuste real y el programado se hace de acuerdo con la formula mostrada anteriormente, el Reajuste Reconocido será el resultado de comparar los montos valorizados y programados acumulados de acuerdo a lo siguiente: Caso 1 En la primera valorización no interesa si la obra esta adelantada o atrasada, el reajuste reconocido será el real Caso 2 Si la obra esta atrasada el reajuste reconocido será el real Caso 3 Si la obra esta adelantada y viene de estar adelantada (permanentemente adelantada) el reajuste reconocido será el real Caso 4 Si la obra esta adelantada y viene de estar atrasada el reajuste reconocido será el reajuste programado acumulado menos el reajuste reconocido acumulado anterior Caso 5 En la ultima valorización se compara el reajuste real acumulado con el reajuste programado acumulado, de lo cual podemos deducir: Si el reajuste real acumulado es mayor que el reajuste programado acumulado, • el reajuste reconocido será el reajuste programado acumulado menos el reajuste reconocido acumulado anterior Si el reajuste real acumulado es menor que el reajuste programado acumulado, • el reajuste reconocido será el reajuste real acumulado menos el reajuste reconocido acumulado anterior Cada uno de estos caso podríamos simplificarlo usando la función de Excel: SI() que nos permite preparar un función condicional para poder abarcar cada uno de los casos descritos y cuya sintaxis es la siguiente:

=SI(MVAi>MPAi, SI(MVAi-1>MPAi-1, RRi,RPAi-RRECAi-1),RRi) Donde

MVAi MVAi-1

: monto valorizado acumulado : monto valorizado acumulado anterior


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MPAi MPAi-1 RRi RPAi RRECAi-1

: monto programado acumulado : monto programado acumulado anterior : Reajuste Real = V*(K-1) : Reajuste Programado Acumulado : Reajuste Reconocido Acumulado Anterior

Esta formula funciona para los casos del 2 al 4,

Para el ultimo caso la formula seria la siguiente

=SI(RRAi>RPAi, RPAi-RRECAi-1,RRAi-RRECAi-1) Donde

RRAi RPAi RRECAi-1

: Reajuste Real Acumulado : Reajuste Programado Acumulado : Reajuste Reconocido Acumulado Anterior


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DEDUCCIONES DE REAJUSTE QUE NO CORRESPONDE


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Liquidaciones y Valorizaciones de Obra en Excel

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