Valorizaciones y liquidaciones de Obra con Herramientas deà

COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERU

CONSEJO DEPARTAMENTAL HUANUCO

Programa de Actualización Profesional

CURSO TALLER

VALORIZACIONES Y LIQUIDACIONES DE OBRA USANDO HERRAMIENTAS DE EXCEL Ing. Jorge Blanco Ruiz [email protected] [email protected]

Valorizaciones y Liquidaciones de Obra usando Herramientas de Microsoft Excel

VALORIZACIONES Y LIQUIDACIONES DE OBRA USANDO HERRAMIENTAS DE MS EXCEL El presente trabajo forma parte de los cursos que imparto a mis alumnos de la carrera de Ingeniería Civil de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC) y de la carrera de Edificaciones del SENCICO y es fruto de muchos años de experiencia en el desarrollo de sistemas aplicativos para la construcción, llevados a cabo en mis años de Jefe de Informática en una constructora del medio y luego en la aventura como contratista de obras y consultor independiente. Este trabajo tiene por finalidad mostrar procedimientos que simplifican el trabajo diario aumentando la productividad. Desde su aparición las hojas de cálculo sirvieron como una valiosa herramienta para facilitar el proceso de elaboración de las valorizaciones de obra, las cuales se elaboraban para cada periodo programado, usando generalmente como plantilla la hoja de la valorización anterior para procesar la nueva, el ingreso de datos a la misma era un proceso repetitivo que no nos permitía el manejo de toda la información siendo propenso además a producir errores de digitación, por esta razón se busco establecer un procedimiento para elaborar la misma de una manera mas o menos estandarizada que propicie el mayor control de toda la información procesada. El presente curso pretende mostrar un procedimiento automatizado para el manejo adecuado de las Valorizaciones y Liquidaciones de Obra usando herramientas de Excel, la poderosa Hoja de Cálculo de Microsoft, que facilitan enormemente el manejo de la información. Este curso esta dirigido a aquellas personas que se encargan de preparar las valorizaciones de obra y que cuentan con un conocimiento al nivel operativo de Microsoft Excel u otra hoja de cálculo de similares características Iniciaremos este curso definiendo previamente los conceptos de valorizaciones de obra tomando como base los apuntes del Ing. Miguel Salinas Seminario en su libro Costos,

Presupuestos, Valorizaciones y Liquidaciones de Obra publicado por el Instituto de Construcción y Gerencia (ICG). Luego explicaremos las herramientas de Excel que usaremos para preparar nuestra aplicación a través de un archivo modelo cuyo contenido incluimos en el anexo 1 y en el disquete.

Ing. Jorge Blanco Ruiz

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VALORIZACIONES Y LIQUIDACIONES DE OBRA USANDO HERRAMIENTAS DE MS EXCEL El presente trabajo forma parte de los cursos que imparto a mis alumnos de la carrera de Ingeniería Civil de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC) y de la carrera de Edificaciones del SENCICO y es fruto de muchos años de experiencia en el desarrollo de sistemas aplicativos para la construcción, llevados a cabo en mis años de Jefe de Informática en una constructora del medio y luego en la aventura como contratista de obras y consultor independiente. Este trabajo tiene por finalidad mostrar procedimientos que simplifican el trabajo diario aumentando la productividad. Desde su aparición las hojas de cálculo sirvieron como una valiosa herramienta para facilitar el proceso de elaboración de las valorizaciones de obra, las cuales se elaboraban para cada periodo programado, usando generalmente como plantilla la hoja de la valorización anterior para procesar la nueva, el ingreso de datos a la misma era un proceso repetitivo que no nos permitía el manejo de toda la información siendo propenso además a producir errores de digitación, por esta razón se busco establecer un procedimiento para elaborar la misma de una manera mas o menos estandarizada que propicie el mayor control de toda la información procesada. El presente curso pretende mostrar un procedimiento automatizado para el manejo adecuado de las Valorizaciones y Liquidaciones de Obra usando herramientas de Excel, la poderosa Hoja de Cálculo de Microsoft, que facilitan enormemente el manejo de la información. Este curso esta dirigido a aquellas personas que se encargan de preparar las valorizaciones de obra y que cuentan con un conocimiento al nivel operativo de Microsoft Excel u otra hoja de cálculo de similares características Iniciaremos este curso definiendo previamente los conceptos de valorizaciones de obra tomando como base los apuntes del Ing. Miguel Salinas Seminario en su libro Costos,

Presupuestos, Valorizaciones y Liquidaciones de Obra publicado por el Instituto de Construcción y Gerencia (ICG). Luego explicaremos las herramientas de Excel que usaremos para preparar nuestra aplicación a través de un archivo modelo cuyo contenido incluimos en el anexo 1 y en el disquete.


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VALORIZACIONES, POLINÓMICAS Y REAJUSTES1 El manejo económico de los contratos de obra es un proceso que debe manejarse adecuadamente para permitir a la obras contar con el flujo económico que le permita desenvolverse adecuadamente, este se basa en la legislación vigente, las bases y el contrato. Anteriormente los contratos de obra se manejaban con el RULCOP (Reglamento Único de Licitaciones y Contratos de Obras Publicas), reglamento que fue modificado por la Ley Nº 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones Adquisiciones del Estado y su reglamento, esta Ley y su reglamento sufrió muchas modificaciones los que origino que se ordenara a través del Texto Único Ordenado de la Ley y su nuevo Reglamento.

DS Nº 012-2001-PCM Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. No contiene ninguna mención sobre valorizaciones.

DS Nº 013-2001-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Art. 153° Valorizaciones y metrados.m etrados.Las valorizaciones tienen el carácter de pagos a cuenta y serán elaboradas elaboradas el último día de cada período previsto en las Bases o en el contrato, por el inspector o supervisor y el contratista, en función de los metrados ejecutados con los precios unitarios del Valor Referencial, agregando separadamente los montos proporcionales de gastos generales y utilidad. El subtotal así obtenido se multiplicará por el factor de relación, calculado hasta la quinta cifra decimal. A este monto se agregará, de ser el caso, el porcentaje correspondiente al Impuesto General a las Ventas. Los metrados de obra ejecutados serán formulados y valorizados valorizados conjuntamente

por el el

contratista y el inspector o supervisor, y presentados a la Entidad dentro de los plazos que establezca el contrato. Si el inspector o supervisor no se presenta para la valorización conjunta con el contratista, éste la efectuará. El inspector o supervisor deberá revisar los metrados durante el período de aprobación de la valorización. El plazo máximo de aprobación por el inspector o el supervisor de las valorizaciones y su remisión a la Entidad para períodos mensuales, es de cinco (5) días, contados a partir del primer día hábil del mes siguiente al de la valorización respectiva, y será cancelada por la Entidad en fecha no posterior al último día de tal mes. Cuando las valorizaciones se refieran a períodos distintos a los previstos en este párrafo, las Bases o el contrato establecerán el tratamiento correspondiente de acuerdo con lo dispuesto en el presente Artículo.

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Articulo del Ing. Miguel Salinas Seminario con ampliaciones y modificaciones del autor. Ing. Jorge Blanco Ruiz

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A partir del vencimiento del plazo establecido para el pago de estas valorizaciones, el contratista tendrá derecho al reconocimiento de los intereses pactados en el contrato y, en su defecto, al interés legal, de conformidad con los Artículos 1244, 1245 y 1246 del Código Civil. El pago de los intereses se efectuará en las valorizaciones siguientes.

Art. 154° Discrepancias respecto a las Valorizaciones o Metrados2 Si surgieran discrepancias respecto de la formulación, aprobación o valorización de los metrados entre el contratista y el inspector o supervisor o la Entidad, según sea el caso, se resolverán en la liquidación del contrato, sin perjuicio del cobro de la parte no controvertida. Sólo será posible iniciar un procedimiento arbitral inmediatamente después de ocurrida la controversia si la valorización de la parte en discusión representa un monto superior al cinco por ciento (5%) del contrato actualizado. La iniciación de este procedimiento no implica la suspensión del contrato ni el incumplimiento de las obligaciones de las partes.

Definición Podemos definir a las Valorizaciones como la cuantificación económica de un avance físico realizado en un periodo dado, es decir la cuantificación de los metrados realmente ejecutados en un periodo multiplicados por el precio unitario base o referencial, cuya sumatoria de parciales en incrementado por el porcentaje de gastos generales y utilidad establecidos en el presupuesto base, y cuyo total es multiplicado por el F actor de Relación (FR) correspondiente a su oferta económica.

V = ( Metrado x PUVR + GGU) x FR Donde

FR : Factor de Relación:

Cociente de dividir el Presupuesto Ofertado entre el Presupuesto Base aproximado a la 5ta cifra decimal.

1. Periodos para valorizar. No precisados en las normas. Se debe fijar en B ases o Contrato. a) Quincenal. b) Mensual. c) Otros. 2. Tipos de Valorizaciones. a) De Obra Principal b) De Obra Adicional c) De May. Gastos Generales d) De Intereses


Contrato Principal. Presupuesto Adicional Ampliación de Plazo. Demora en el pago.

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3. Sistemas de Valorizar. Vinculados a los Sistemas de Licitación.

a) A Suma Alzada. Se valorizan los metrados contratados. Ejemplo:

Partida

Metrado Metrado Contrat. Ejecut.

Metrado Valoriza.

Concreto fć 140 Concreto fć 175

70 m 3 100 m 3

70 m3 100 m3

85 m3 90 m3

b) A Precios Unitarios. Se valorizan los metrados realmente ejecutados. Ejemplo:

Partida Concreto fć 140 Concreto fć 175

Metrado Contrat.

Metrado Ejecut.

70 m 3 85 m3 100 m 3 90 m3

Metrado Valoriza 70 (+ 15m3) 90 ( - 10m3)

Los sistema de valorización dependen del tipo de obra, en las obras de edificación generalmente se contratan a Suma Alzada pues los volúmenes de obra son más fáciles de medir, mientras que en las obras de saneamiento o carreteras en donde los volúmenes totales tienen cierta incertidumbre se contratan a Precios Unitarios

4. Procedimiento para Valorizar. No precisado en la Norma. Se debe establecer en las Bases.

a) Fecha para metrar avance. b) Fecha de presentación de Valorización. c) Documentación para Trámite de Valorización • Primera Valorización: Inscripción Obra: ESSALUD y MT-PS. • A partir de la Segunda: Copias de Comprobantes de Aportaciones ESSALUD, SENCICO, CONAFOVICER, IES.

d) Plazo de Pago de la Valorización.

• Quincenal. • Mensual • Otro e) Intereses por Demora en el Pago. Norma señalada que debe ser de acuerdo a lo establecido Código Civil. Art. 1245º. Interés Legal Efectivo (TIL)

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Articulo modificado por el Art. 3° del DS Nº 079-2001-PCM Ing. Jorge Blanco Ruiz

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INT. = VAL. ADEUD. x ( F.A.TIL DIA PAGO VAL. -1) F.A. TIL DIA VENCT. PAGO VAL. NO HAY INTERESES DE INTERESES Un fuente para obtener los intereses es la Superintendencia de Banca y Seguros a través de los reportes publicados en el diario El Peruano o su página Web www.sbs.gob.pe

f) Fondo de Garantía. No mencionado en las Normas Vigentes.

• Obras < S/. 450.000 (A.D. sin publicación): Algunas entidades consideran F.G.T. • Obras > S/. 450.000 (A.D. Publicadas y Licitaciones): No debería considerarse Fondo de Garantía.

Resolución 01-95-EF/76.01 VAL. MES REAJUSTES Y OTROS VAL. BRUTA VB = AMORTIZ. ADELANTOS VAL.NETA VN = FDO. GTIA. F.G. = VAL. LIQ. (EFECTIVO) = I.G.V. =

V R V+R - A VB - A 5% VB (*) VN - F.G. 18% VN

(*) Puede o no aplicarse según Entidad.

SISTEMA DE REAJUSTES Continua vigente: Art. 44º del D.S. Nº 013-2001-PCM

Art. 44° Formulas de Reajuste de los contratos formulados en moneda nacional1 1. En los casos de contratos de tracto sucesivo o de ejecución periódica o continuada de bienes o servicios, pactados en moneda nacional, las Bases o el contrato podrán establecer fórmulas de reajuste de los pagos que corresponden al contratista. Dicho reajuste no podrá exceder el Índice de Precios al por Mayor a Nivel Nacional que establece el Instituto Nacional de Estadística e Informática - INEI, correspondiente al mes de pago, salvo cuando se trate de bienes con cotización internacional o cuyo precio esté influido por ésta. 2. En el caso de contratos de obras pactados en moneda nacional, las Bases establecerán las fórmulas de reajuste. Las valorizaciones que se efectúen a precios originales del contrato y sus ampliaciones serán ajustadas multiplicándolas por el respectivo coeficiente de reajuste “K que se obtenga de aplicar en la fórmula o fórmulas polinómicas, los Índices Unificados de Precios


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de la Construcción que publica el Instituto Nacional de Estadística e Informática - INEI, correspondiente al mes en que debe ser pagada la valorización. En caso de que no se publiquen los Índices Unificados de Precios de la Construcción dentro del mes a que corresponden, las valorizaciones se reajustarán proyectando los Índices Unificados de Precios de la Construcción del último mes publicado, incrementados algebraicamente con el promedio de la variación producida en los referidos Índices de los dos (2) últimos meses conocidos. Una vez que se publiquen los Índices Unificados de Precios de la Construcción definitivos se efectuarán las regularizaciones correspondientes. Tanto la elaboración como la aplicación de las fórmulas polinómicas se sujetan a lo dispuesto en el Decreto Supremo Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. 3. En el caso de contratos de consultoría de obras pactados en moneda nacional, los pagos estarán sujetos a reajuste por aplicación de fórmulas monómicas o polinómicas, las cuales deberán estar previstas en las Bases. Para tal efecto, el consultor calculará y consignará en sus facturas, el monto proyectado resultante de la aplicación de dichas fórmulas, cuyas variaciones serán mensuales, hasta la fecha de pago prevista en el contrato respectivo, utilizando el promedio de los dos (2) últimos índices oficiales señalados en el contrato, publicados a la fecha de facturación. Una vez publicados los índices definitivos, se efectuarán las regularizaciones correspondientes. 4. No son de aplicación las fórmulas de reajuste cuando las Bases establezcan que las propuestas se expresen en moneda extranjera, salvo el caso de los bienes sujetos a cotización internacional o cuyo precio esté influido por ésta.

Formula Polinómica El sistema de Fórmulas Polinómicas (FP) lo usamos en el Perú para reajustar el valor de los presupuestos de Obra desde la fecha de su elaboración, hasta la fecha de pago del avance de obra, esta fórmula esta basada en un expresión matamática que representa las incidencias de los componentes del costo total de una obra, es decir el costo directo de la obra (Mano de Obra, Materiales y Equipo) y el costo indirecto (Gastos generales y Utilidad) se excluye del costo los impuestos, en el Perú estos impuestos están representados por el IGV (Impuesto General a las Ventas) que en otros países se denomina IVA.

K = a Jr/Jo + b Mr/Mo + c Er/Eo + d Vr/Vo + e GUr/GUo Firmado el Contrato no se puede modificar. Las fórmulas se hacen para cada especialidad, por ejemplo para la construcción de un edificio se divide en 4 formulas, una para toda la parte estructural (el casco de la Obra) otra para la Arquitectura (Acabados) otra para las Instalaciones Sanitarias y finalmente otra para las Instalaciones eléctricas.


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Las incidencias de los Componentes del Costo total de una obra denominados Insumos o recursos se asocian a lo que se denomina Índices Unificados, lo cuales agrupan a los insumos por una característica común, en el Perú estos índices unificados (IU) son 79, por ejemplo el Cemento Pórtland tipo I tiene el índice 21, la Mano de Obra el índice 47, el fierro corrugado el 03, el bloque o ladrillo el 17. Adjunto un diccionario de Índices que se usa aquí. Estos IU distribuyen las incidencias de una obra y sirven para medir la variación de precios de los insumos a través de los Índices de Precios que publica el INEI (Instituto Nacional de Estadística e Informática) que distribuye la variación de los 79 IU en 6 zonas geográficas con esto valores usamos a la FP para calcular el valor del Coeficiente de Reajuste (K) con el cual reajustamos los presupuestos. Construir una FP se basa en distribuir el costo parcial de una obra en sus denominados Índices Unificados para formar monomios, se estructura de acuerdo a lo siguiente: Debemos tener presente que siendo la Formula Polinómica inmodificable luego de la suscripción del contrato en necesario verificar que la misma cumpla con lo siguiente: 

Contiene máximo 8 monomios



La incidencia de Cada monomio es mayor al 5%



Se pueden formar monomios con hasta 3 submonomios.



Cada monomio o submonomio estará asociado a un Índice Unificado vigente para la zona donde se ejecuta la obra (p.e. IU=05 no existe en la zona 5, IU=79 no esta vigente en ninguna zona por estar discontinuada su producción)

Reajuste El Reajuste sirve para actualizar el valor del presupuesto ofertado a fecha base a la fecha de cobro de la valorización. Su concepto básico es el REINTEGRO y la comparación de Reintegros.

R = V (K r 1)-Dd-Dm Donde: V

: Monto Valorizado

Kr

: Coeficiente de Reajuste a la fecha de Valorización

Dd

: Deducción de Reajuste que no corresponde del Adelanto Directo.

Dm

: Deducción de Reajuste que no corresponde del Adelanto de Materiales.


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a) Concepto General Se reajusta al mes siguiente de la Valorización.

b) Obra Atrasada REINT. EJECT. =

REINT. PROGRAMADOS

c) Obra Permanentemente Adelantada. REINT. EJECT.

REINT. PROGRAMADOS

d) Obra con Adelanto Directo Art. 129° Clase de Adelantos: Las Bases o el contrato podrán establecer los siguientes adelantos: a) Directos al contratista, los que en ningún caso excederán en conjunto del veinte por ciento (20%) del monto del contrato.

• Amortización de Adelanto Directo

A =

AD C

*V

• Deducción reajuste que no corresponde para adelanto directo

D =

AD C

*V *  

 − 1  Ka  Kr

Donde:

AD

: Adelanto Directo

C

: Monto del Contrato

V

: Monto Valorizado

Kr

: Coeficiente de Reajuste a la fecha de Valorización

Ka

: Coeficiente de Reajuste a la fecha de pago del adelanto.

e) Obra con Adelanto para Materiales. Art. 129° Clase de Adelantos: Las Bases o el contrato podrán establecer los siguientes adelantos: b) Para materiales, insumos o servicios a utilizarse en el objeto del contrato, los que en conjunto no deberán superar el cuarenta por ciento (40%) del monto del contrato.

M max = Coeficient e * % *


Ir Io

* SV * FR

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Donde Mmax : Monto Máximo Coef

: Coeficiente de Incidencia de la Formula Polinómica

%

: Porcentaje de Incidencia de la Formula Polinómica

Ir

: Índice Unificado de Precios a la fecha de Solicitud de Adelanto.

Io

: Índice Unificado de Precios a la fecha Base.

SV

: Saldo Bruto por Valorizar al momento de pedir el adelanto.

FR

: Factor de Relación.

• Amortización

Ia   Amortizacion = ∑  M * PU m * FR *  Io   Amortiza solo meses que se usa material.

• Deducción reajuste que no corresponde.

 Ir − Ia   Io  

D = A *  Donde M

: Metrado del material utilizado en la valorización

PUm

: Precio del Material

A

: El menor valor entre el adelanto utilizado o el saldo por amortizar

Ir

: Índice Unificado de Precios a la fecha de Solicitud de Adelanto.

Ia

: Índice Unificado de Precios a la fecha de Pago del Adelanto.

Io

: Índice Unificado de Precios a la fecha Base.

FR

: Factor de Relación.

A Y D NO NECESARIAMENTE EMPIEZAN Y TERMINAN JUNTAS


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CONSTRUYENDO NUESTRA HOJA INICIAL Usaremos como ejemplo para desarrollar nuestra hoja de Valorizaciones la obra “C.E. 5033 200 MILLAS - AMPLIACION Y REHABILITACION” que proyectara CORDELICA y ejecutara la empresa CONSTRUCTORA VALORIZA SAC. La obra era la construcción de un centro educativo en la zona aledaña al ovalo 200 Millas en el Callao y consistía en la Ampliación de un área de laboratorios, rehabilitación de aulas existentes y la construcción de una losa deportiva y rehabilitación del cerco existente. El presupuesto Base de esta obra era de S/. 878,799.22 y se ejecutaría en un plazo de 120 días calendarios. El contratista oferta S/. 801,408.38 y el mismo plazo de obra. Para proceder a preparar nuestra hoja inicial de datos requerimos la siguiente información: •

Presupuesto Base Comprende todas y cada una de las partidas de obra, los metrados, precios unitarios y gastos generales y utilidad, esto se debe hacer para cada formula del presupuesto.

•

Presupuesto Oferta El presupuesto Oferta con los Precios Unitarios ofertados

•

Disgregado de Gastos Generales y Utilidad Los Gastos Fijos y Variables ofertados y la utilidad

•

Formulas Polinómicas Las que se establecen en el Expediente Técnico para cada presupuesto

•

Cronogramas Valorizados Cronograma Valorizado de Obra y de Adquisición de Materiales acorde con el plazo de obra ofertado.

Estos datos son consignados en el archivo anexo Datos Iniciales.XLS, a partir de ellos construiremos nuestra hoja de valorizaciones, para ello procederemos a conocer algunas de las herramientas que usaremos para esto.

Dar nombre a una celda o a un rango de celdas Este es un procedimiento simple que permite facilitar el manejo de la información en las Hojas de Cálculo, al permitirnos referirnos a una celda o rango de celda sin especificar su ubicación exacta, es decir que antes para referirnos a la celda B5 de la hoja “Hoja 3” debíamos indicar =Hoja3!B5 es decir primero la referencia a la hoja y luego a la celda, sin embargo si el valor contenido es esta celda tiene una característica única, como por ejemplo se refiere al valor de la tasa del IGV, seria mas simple si a esta la llamáramos simplemente TASAIGV y cuando nos refiramos a esta celda solo debenos llamar a esta etiqueta para traer el valor que esta contenida en la celda. De manera similar podemos tener una serie de valores en una tabla que esta


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contenida en un rango como =Hoja3!B8:D11 si a este rango le damos un nombre podríamos referinos a el simplemente por él. ¿Cómo lo hacemos?

Par asignar un nombre a una celda o rango de celdas podemos hacerlo de tres maneras: Primera Forma 1. Seleccione la celda, el rango de celdas a los que desee asignar un nombre. 2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas.

3. Escriba el nombre de las celdas. 4. Presione ENTRAR. Segunda forma 1. Seleccione la celda, el rango de celdas a los que desee asignar un nombre. 2. En la barra Menú/insertar/nombre escoja la opción definir

3. Escriba el nombre de las celdas. 4. Presione Aceptar. Tercera forma 1. Seleccione la celda, el rango de celdas a los que desee asignar un nombre. Ing. Jorge Blanco Ruiz

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2. Presione simultáneamente las teclas abreviadas CTRL+F3 3. Escriba el nombre de las celdas. 4. Presione Aceptar. Nota No puede asignarse un nombre a una celda mientras se esté cambiando el contenido de la misma. Esta característica de asignar nombre es de mucha utilidad pues podremos definir así valores calculados como son los costos directos base y ofertados de nuestros presupuestos incluidos en el archivo ejemplo Datos Iniciales.XLS Una vez asignado los nombres de celdas podemos usar estos para incluirlos en formulas o traer rápidamente resultados usando el menú insertar, elegir nombre y luego pegar. Una forma abreviada es usar el método abreviado F3

Usar funciones para calcular valores Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la función PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo. Argumentos

Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como

VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.


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Estructura La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.

Funciones de Excel Excel presenta una serie de funciones que nos permite calcular valores o estructuras de texto, bases de datos, etc. Para acceder a las funciones de Excel podemos hacerlo a través del icono

que se ubica en la barra de herramientas o a través del

menú/insertar/función... o simplemente usando las teclas abreviadas SHIFT+F3, luego se presentara la ventana Pegar Función

Esta ventana esta dividido en 2 columnas una para la Categoría de la función, a la izquierda, y la otra para las funciones que corresponden a la categoría seleccionada, a la derecha, debajo e muestra la sintaxis de la función Funciones de Búsqueda y Referencia Ing. Jorge Blanco Ruiz

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La funciones de búsqueda y referencia nos permiten extraer datos de tablas que cumplen bajo un determinado criterio, esto es muy útil para simplificar operaciones con datos. Unas de estas funciones es BUSCARV y BUSCARH que permiten tomar valores de tablas y que serán de mucha utilidad en nuestra aplicación. BUSCARV Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado

es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.

Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_de_comparación

es el conjunto de información donde se buscan los datos.

Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. •

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_de_comparación deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.

•

Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción Ascendente.

•

Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos.

•

El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente.

Indicador_columnas

es el número de columna de matriz_de_comparación desde la

cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparación; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_de_comparación y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!;


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si

indicador_columnas

es

mayor

que

el

número

de

columnas

de

matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF! Ordenado

Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque

un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A. Observaciones Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A. Ejemplos

En la hoja de cálculo anterior, donde el rango A4:C12 se denomina Rango: BUSCARV(1;Rango;1;VERDADERO) es igual a 0,946 BUSCARV(1;Rango;2) es igual a 2,17 BUSCARV(1;Rango;3;VERDADERO) es igual a 100 BUSCARV(0,746;Rango;3;FALSO) es igual a 200 BUSCARV(0,1;Rango;2;VERDADERO) es igual a #N/A debido a que 0,1 es menor que el menor valor de la columna A BUSCARV(2;Rango;2;VERDADERO) es igual a 1,71


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BUSCARH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar. Sintaxis BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice

una referencia a un rango o el nombre de un rango. •

Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.

•

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en deberán colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, es posible que BUSCARH no devuelva el valor correcto.

•

El texto en mayúsculas y minúsculas es equivalente.

•

Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A continuación haga clic en Opciones y después en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar . Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y después en Ascendente.

Indicador_filas

es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deberá

devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!


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Ordenado es un valor lógico que especifica si desea que el elemento buscado por la

función BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la función BUSCARH encontrará el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A. Observaciones Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A. Ejemplos Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos. A1:A4 contiene "Ejes"; 4; 5; 6. B1:B4 contiene "Cojinetes"; 4; 7; 8. C1:C4 contiene "Engranajes"; 9; 10; 11. BUSCARH("Ejes"; A1:C4;2;VERDADERO) es igual a 5 BUSCARH("Cojinetes",A1:C4,3,FALSO) es igual a 7 BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;VERDADERO) es igual a 8 BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;) es igual a 11 Matriz_buscar_en también puede ser una constante matricial: BUSCARH(3;{1;2;3/"a";"b";"c"/"d";"e";"f"};2;VERDADERO) es igual a "c" Las funciones BUSCARV y BUSCARH son de mucha utilidad y las usaremos frecuentemente para extraer valores tales como los índices unificados de precios y los metrados de avance, estas funciones conjuntamente con la adecuada asignación de nombres nos serán de mucha utilidad para el cálculo de las valorizaciones de obra. El primer paso será crear una tabla con los índices unificados de precios para la zona geográfica donde se ejecuta la obra, la cual consiste en una tabla con una fila de encabezados y 79 filas de índices unificados, y columnas para cada mes iniciando con el mes base. Excel reconoce a la fechas como números que contabilizan los días transcurridos desde el 01/01/1900 hasta el día de la fecha. Estos números toman el formato de fecha con la siguiente característica: dd/mm/yy ó dd-mm-yy Para representar el día, mes y año respectivamente Por ejemplo el día 25 de Junio de 2002 se representa así: d


25

m

6

y

02

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dd

25

mm

06

yy

02

ddd

Mar

mmm

jun

yyy

2002

ddd

Martes

mmmm

junio

yyyy

2002

Cuando ingresamos una fecha solo como mes y año, Excel asigna el primer día del mes para esta fecha por ejemplo: mmm-yy

mm-yy

m-y

mmm-yyy

mmmm-yy

mmmm-yyy

Jun-02

06-02

6-02

Jun-2002

Junio-02

Junio-2002

Esto es muy importante para definir los meses que ingresaremos en nuestra tabla de índices unificados de precios. La primera columna de esta tabla será nombrada como IU y tendrá valores alfanuméricos del IU 01 al 79, esto es obligatorio pues a pesar que algunos de estos índices han dejado de usarse su inclusión es indispensable. Insertaremos una nueva hoja de cálculo a la que llamaremos Índices y en ella crearemos la tabla con los índices unificados de precios para nuestra obra como se muestra en el cuadro siguiente:

IU

Insumo

Ago-98

Sep-98

Oct-98

Nov-98

01 Aceite

201.23

201.56

203.56

214.56

02 Acero de Construcción Liso

258.63

259.45

260.42

258.52

Corrugado 03 Acero de Construcción I

298.56

301.25

304.25

299.25

04 Agregado Fino N

225.34

230.25

229.24

226.37

D I C E S Importada 76 Válvula de Bronce

-

-

-

-

77 Válvula de Bronce Nacional

233.53

234.57

245.01

240.00

78 Válvula de Fierro Fundido Nacional

307.56

308.12

302.14

303.85

-

-

-

-

79 Vidrio Incoloro Nacional

Una vez llena nuestra tabla la dejaremos preparada para los próximos meses y acudiremos a ella cada vez que debamos transcribir los índices unificados de precios (IUP) que se publiquen cada mes.


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Esta Tabla nos servirá para extraer de ella los índices de precios para un determinado índice unificado en un mes especifico. Para hacer esto usaremos las funciones de búsqueda y referencia. Por ejemplo si deseo conocer el índice de precio para el agregado fino de septiembre de 1998, debemos hacer un cruce de información en la tabla anterior, es decir debemos ubicar la fila donde esta el índice 04 y cruzarla con la columna donde esta el mes sep-98, de ahí concluiremos que el valor buscado es 230.25

CÁLCULO DEL COEFICIENTE DE REAJUSTE El Expediente Técnico de la Obra nos trae las Formulas Polinómicas, las cuales debemos preparar para calcular el reajuste para lo cual en nuestra hoja modelo hemos creado la tabla mostrada y que nombraremos INDICES podemos extraer los valores requeridos para calcular el coeficiente de reajuste como se muestra ha continuación:

Excel puede hacer esto facilmente, para lo cual usaremos la función BUSCARH bajo el siguiente sintaxis:

BUSCARH(MES, INDICES, IU + 1, 0) Donde


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Mes

: Mes que se desea consultar y que se refiere al primer día del mes

Índices : Tabla de Índices Unificado de Precios a cuyo rango total se le ha asignado el nombre INDICES

IU

: Índice Unificado, la fila donde se deberá realizar la búsqueda será la número IU + 1

pues la primera fila de encabezados es la número 1 las siguientes será el número de índice mas uno.

0

: El valor Ordenado será siempre falso por lo que se le asigna el valor cero (0)

Esta formula nos servirá para calcular el Coeficiente de Reajuste en la Formula Polinómica, así como para calcular el Monto Máximo de adelanto de materiales, la deducción de materiales y demás operaciones donde el índice de Precio sea requerido.

En este ejemplo el índice de precios para la Mano de Obra (IU=47) se extrae de la tabla de INDICES usando la función BUSCARH. La celda F13 contiene el mes(Ago-98) que se desea consultar, el nombre indices se refiere a la tabla donde hemos almacenado los Índices de Precios, la celda C15 nos da el IU de insumo a buscar, cuya ubicación esta en la fila IU+1. Esta formula tiene una característica adicional, se ha congelado para el mes la ubicación de las filas y para el IU la ubicación de las columnas, de esta manera podremos usar la formula para copiarla a otras celdas, este es un principio que usaremos mucho: En excel una formula se piensa bien una vez y luego se puede copiar a otras ubicaciones El paso siguiente será calcular el K i de acuerdo a la siguiente formula:


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K i = Coef * % *

I r I o

La suma de los K i nos darán el Coeficiente de Reajuste, valor que guardaremos para cada mes y cada formula asignándoles un nombre de acuerdo a la siguiente característica:

K NN _MM YY Donde: NN

se refiere al número de formula (p.e. Estructuras=01, Arquitectura=02...)

MM

se refiere al numero del mes de reajuste (01 a 12)

YY

se refiere a las 2 últimas cifras del año (98, 99, 00, 01,.......)

Nosotros además hemos encontrado una manera automatizada de generar esta etiqueta para cada formula como se muestra a continuación:

Esta formula convierte la fecha de reajuste (sep-98) a un formato de texto del tipo mmyy es decir convierte el valor numérico de fecha al texto 0998, el cual ha sido concatenado al texto “k01_” para dar la etiqueta que identificará al coeficiente de reajuste calculado. Esta etiqueta se coloca al lado del valor de reajuste calculo y servirá para cuando asignemos el nombre a la celda, pues dicha etiqueta se mostrará como nombre sugerido lo que nos abreviará esta asignación.


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CUADRO DE METRADOS VALORIZADOS Con el Presupuesto Base preparemos los cuadros de metrados valorizados que nos permitirán calcular los montos valorizados para cada periodo y formula. Este procedimiento nos permitirá controlar los valores asignándoles una etiqueta con las siguientes características:

VALNN _ XX Donde NN


XX

se refiere al número de valorización

Por eso cuando queramos referirnos a la Valorización Nº 5 de Instalaciones Sanitarias podríamos encontrarla bajo el nombre VAL03_05


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Los Montos valorizados serán el resultado del metrado de avance multiplicados por el precio base o referencial, la sumatoria de estos parciales darán el costo directo al que se le sumara los gastos generales y utilidad para obtener el costo total, a este valor se le aplica el factor de relación para obtener el monto valorizado para el periodo y la formula. Este valor es el que será nombrado de acuerdo a la etiqueta que se muestra al lado. Explicaremos en clase el procedimiento para reproducir esto para todas las valorizaciones proyectadas.

CRONOGRAMA VALORIZADO El Cronograma Valorizado de Obra se presenta antes de la firma del contrato y este debe ser reprogramado una vez establecido la fecha de inicio de obra. De este nuevo cronograma denominado reprogramado se deben tomar los valores programados para cada periodo y formula. Este procedimiento nos permitirá controlar los valores asignándoles una etiqueta con las siguientes características:

PROGNN _ XX Donde NN


XX

se refiere al número de valorización

Por eso cuando queramos referirnos al monto programado de

la Valorización Nº2

de

Instalaciones Eléctricas podríamos encontrarla bajo el nombre PROG04_02


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Los montos programados nos servirán para comparar el avance de obra y para el calculo del reajuste de acuerdo a la normatividad vigente.

CALCULO DEL REAJUSTE El reajuste de las valorizaciones se hace comparando los montos valorizados acumulados y los montos programados acumulados para calcular el monto del reajuste reconocido en cada periodo de valorización. Excel nos permite hacer esto fácilmente pues podemos traer fácilmente los montos valorizados y programando pegando el nombre correspondiente de la lista de nombres de celdas que hemos ido creando. El reajuste es el resultado de multiplicar el monto valorizado por el coeficiente de reajuste menos uno de acuerdo a la siguiente formula:

R = V (K r 1) A este valor de reajuste debemos descontarle las deducciones de reajuste que no corresponde que calcularemos luego. Nuestro cuadro se prepara de la siguiente manera:


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La primera columna será para identificar los números de valorización, la segunda y tercera para ingresar los montos valorizados y programados, ósea pegando los valores VAL01_01 a VAL01_05 y PROG01_01 a PROG01_05, las dos siguientes es para calcular los montos acumulados valorizados y programados, la siguiente columna es para ingresar el mes de reajuste que le corresponde a cada valorización, a continuación el valor del coeficiente de reajuste correspondiente a dicho mes. El reajuste real y el programado se hace de acuerdo con la formula mostrada anteriormente, el Reajuste Reconocido será el resultado de comparar los montos valorizados y programados acumulados de acuerdo a lo siguiente:

Caso 1 En la primera valorización no interesa si la obra esta adelantada o atrasada, el reajuste reconocido será el real

Caso 2 Si la obra esta atrasada el reajuste reconocido será el real

Caso 3 Si la obra esta adelantada y viene de estar adelantada (permanentemente adelantada) el reajuste reconocido será el real

Caso 4 Si la obra esta adelantada y viene de estar atrasada el reajuste reconocido será el reajuste programado acumulado menos el reajuste reconocido acumulado anterior

Caso 5 En la ultima valorización se compara el reajuste real acumulado con el reajuste programado acumulado, de lo cual podemos deducir:


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•

Si el reajuste real acumulado es mayor que el reajuste programado acumulado, el reajuste reconocido será el reajuste programado acumulado menos el reajuste reconocido acumulado anterior

•

Si el reajuste real acumulado es menor que el reajuste programado acumulado, el reajuste reconocido será el reajuste real acumulado menos el reajuste reconocido acumulado anterior

Cada uno de estos caso podríamos simplificarlo usando la función de Excel: SI() que nos permite preparar un función condicional para poder abarcar cada uno de los casos descritos y cuya sintaxis es la siguiente:

=SI(MVAi>MPAi, SI(MVAi-1>MPAi-1, RRi,RPAi-RRECAi-1),RRi) Donde

MVAi

: monto valorizado acumulado

MVAi-1

: monto valorizado acumulado anterior

MPAi

: monto programado acumulado

MPAi-1

: monto programado acumulado anterior

RRi

: Reajuste Real = V*(K-1)

RPAi

: Reajuste Programado Acumulado

RRECAi-1

: Reajuste Reconocido Acumulado Anterior

Esta formula funciona para los casos del 2 al 4,

Para el ultimo caso la formula seria la siguiente

=SI(RRAi>RPAi, RPAi-RRECAi-1,RRAi-RRECAi-1)


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Donde

RRAi

: Reajuste Real Acumulado

RPAi

: Reajuste Programado Acumulado

RRECAi-1

: Reajuste Reconocido Acumulado Anterior


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DEDUCCIONES DE REAJUSTE QUE NO CORRESPONDE


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Valorizaciones y liquidaciones de Obra con Herramientas deà

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