Tutorial de Formulas y Gráficos en Excel.
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Introducción: Excel es una aplicación del paquete básico de Microsoft Office basada en una hoja de calculo cuya unidad básica es la celda, donde en dicha hoja el usuario es capaz de realizar distintas funciones como, bases de datos, gráficos, cálculos, generación de macros y lenguaje de programación, estas capacidades complementan una amplia gama de tareas para distintas ramas de la informática así como áreas de la administración, contaduría y Ciencias naturales. Una hoja de cálculo es una tabla cuyas celdas pueden contener: – Texto –
Valores numéricos, fechas y datos horarios horarios
Fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas. –
Formulas y Funciones: Fórmula.- Es una forma breve de expresar información de modo simbólico (como en una fórmula matemática o una fórmula química), química), o una relación general entre cantidades. Una fórmula describe típicamente un cálculo, cálculo, como una suma, que será realizada sobre una o más variables. A menudo, las fórmulas tienen el formato implícito de una instrucción o comando. En la terminología de una hoja una hoja de cálculo informática, una fórmula es habitualmente una cadena una cadena de texto que contiene referencias contiene referencias de celdas, como: celdas, como: =A1+A2 donde A1 y A2 describen "celdas" (columna A, fila 1 o 2) dentro de la hoja de cálculo. El resultado aparecerá en la celda que contiene dicha fórmula (por ejemplo, en A3, debajo de los valores anteriores). El signo = precede el segundo término (derecha) de la fórmula que indica la celda en la que están almacenados los datos. La parte izquierda o primer miembro de la fórmula se omite en estos casos pues el resultado se almacena en el lugar en que se encuentra la fórmula y sería redundante decir A3 =A1 + A2 , si la fórmula está almacenada en A3. La mayoría de los programas de computación, no pueden manejar una lógica simbólica y sólo trabajan con cantidades numéricas y deben respetarse los requerimientos sobre las unidades en la introducción de datos.
Partes fundamentales en la hoja de calculo
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Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de cálculo y por tanto de Excel. Mediante fórmulas, se llevan a cabo todas las operaciones que se necesitan en una hoja de cálculo. Las fórmulas se pueden utilizar para múltiples usos: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos cálculos financieros, estadísticos y científicos. Las funciones permiten hacer más fácil el uso de Excel e incrementar la velocidad de cálculo, en comparación con la tarea de escribir una fórmula. Por ejemplo, se puede crear la fórmula =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la función AVERAGE(A1:A8) para realizar la misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias fórmulas, ya que las funciones son más rápidas, ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen la posibilidad de errores tipográficos. Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números. Las funciones aceptan información, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayoría de los casos, el resultado es un valor numérico, pero también pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lógicos, matrices o información sobre la hoja de cálculo.
Manejo de Formulas Al manejar formulas en este programa podemos realizarlas tanto en la celda como en la barra de referencias. La fórmula debe empezar con un signo igual (=).Después, la fórmula se irá conformando paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres. Para introducir una fórmula en una celda o en la barra de herramientas, se pueden seguir los siguientes pasos:
1.-Con el ratón seleccionar una celda o la zona derecha de la barra de herramientas.
3 2.-Iniciar la introducción de datos con el signo igual (=).Para que Excel reconozca que se introducirán valores numéricos numéricos y por consiguiente consiguiente una fórmula. 3.-Colocar números, celdas seleccionadas , funciones, separándolos por los signos de operación (por ejemplo: +, -, *, /). 4.-Para terminar solo hacer clic en Enter.
Asistente de Funciones El uso de funciones puede simplificarse, sobre todo cuando existen muchos datos a calcular. El Asistente de Funciones es el encargado de ayudarnos en este proceso. Este sirve para identificar formulas y tenerlas a la mano atraves de una opción colocada en la barra de herramientas con el signo signo sigma y de esta manera seleccionar fácilmente fácilmente alguna función y si no estamos seguros de que sea la correcta nos proporciona una breve explicación tanto de la función como de cada ca da uno de sus argumentos. Para insertar una función con sus argumentos en una hoja de cálculo se puede seguir el siguiente proceso: 1.-Seleccionar la celda en la que desee introducir la función (celda activa). 2.-Hacer clic sobre el botón sigma (colocado en la parte superior de la barra de herramientas) para mostrar mostrar el cuadro de funciones como se muestra muestra en la figura . En este cuadro de diálogo se debe elegir la función que se desea utilizar. En cuadros de diálogo posteriores se podrán elegir los argumentos.
2.1.-El cuadro de diálogo de la figura figura muestra las distintas categorías de funciones disponibles en Excel. Estas categorías clasifican el gran número de funciones disponibles en grupos más reducidos. Excel muestra también una lista de las funciones utilizadas más recientemente.. En la parte inferior del cuadro de
diálogo aparece una breve descripción de la función seleccionada, así como 4 de sus argumentos.
3.-Después de seleccionar la función deseada se clica en el botón OK y se siguen las instrucciones del Asistente de Funciones en el siguiente cuadro de diálogo que aparece, que permite definir los argumentos. 4.-Al completar este cuadro se clica en el botón OK para completar la función e insertarla en la celda activa. *La función consultar la formula muestra el resultado obtenido a medida que se introducen los argumentos pudiendo llevar llevar a otras funciones. Opciones y Funciones predeterminadas en Excel: •
Funciones más recientemente utilizadas.
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Todas las funciones disponibles.
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Funciones Financieras.
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Funciones para manejo de fechas y horas.
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Funciones matemáticas y trigonométricas.
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Funciones estadísticas.
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Funciones de búsqueda y referencia.
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Funciones para usar bases de datos.
•
Funciones para manipulación de texto.
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Graficas Elementos Básicos en la creación de gráficos Esta función tiene como como objetivo interpretar o representar a través de formas geométricas, (líneas, vectores, superficies o símbolos), símbolos), manifestar visualmente la relación matemática o correlación estadística que guardan entre sí algún fenómeno. También puede ser un conjunto de puntos, puntos, que se plasman en coordenadas cartesianas, y cartesianas, y sirven para analizar el comportamiento de un proceso, o un conjunto de elementos o signos.
Barra de herramientas grafica La barra de herramientas para gráficos, puede seleccionarse directamente en el menú contextual o seleccionando insertar (grafico) . En esta opción al seleccionar la inserción se despliega un menú donde es posible elegir el tipo de gráfico deseado.
Creación de gráfico básico: 1.-Seleccionar los datos a representar.
2. Seleccionar la opción insertar (Grafico ) en la barra de herramientas
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A continuación aparece el primero de una serie de cuadros de diálogo del Asistente para Gráficos, cuyas indicaciones deben seguirse para terminar creando el gráfico deseado.
Selección de objetos gráficos Un gráficos esta compuesto de títulos, leyendas, marcadores , texto, ejes y la propia área de gráfico. Podemos configurar los gráficos, añadiendo objetos, o elegir un formato especifico para modificar su apariencia. Antes de dar formato a un objeto gráfico, es necesario seleccionarlo.
Gráficos en Excel Microsoft Excel ya no proporciona el Asistente para gráficos, pero se pueden crear gráficos básicos a partir de pasos sencillos y auxiliados, haciendo clic en tipo de gráfico, en la barra de herramientas Insertar. Los gráficos se utiliza para mostrar una serie de datos numéricos en formato gráfico para que sea más fácil comprender
grandes cantidades de datos y la relación entre diferentes series de datos.
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Para crear un gráfico en Excel: Comenzamos por introducir introducir datos numéricos numéricos en una tabla u hoja de cálculo. Posteriormente graficaremos los datos en una tabla, seleccionando el tipo de e Insertando en una hoja de datos Creación de grafica partir de datos en una hoja
Elementos en una grafica
Un gráfico posee varios elementos algunos se muestran por defecto, otros se pueden
añadir dependiendo de la necesidad del usuario. Podemos cambiar la visualización 8 de los elementos de un gráfico moviéndolos atraves de la hoja o seleccionando con el botón derecho de nuestro mouse, cambiando su tamaño y formato. También podemos eliminar elementos que no queramos mostrar. 1.-El área de gráfico(el grafico en sí y todos sus elementos) 2.-El área de trazado(es el área del grafico delimitada por los ejes) 3.-Los datos (son valores individuales trazados en un gráfico representados con barras, columnas, líneas o pasteles) 4.-Eje X (muestra categorías) y Y (muestra valores) a lo largo del eje que trazan los datos en el gráfico. 5.-Leyenda (identifica los diseños o colores asignados a una serie de datos o categorías en un gráfico 6.-Título del eje (texto descriptivo para el eje o gráfico) 7.-Etiqueta de datos (proporciona información adicional acerca de un punto especifico en el grafico)
Creación de un grafico 1. En la hoja de trabajo, organizar los datos que desee representar en un gráfico. Los datos pueden estar dispuestos en filas o columnas - Excel determina automáticamente la mejor manera de representar los datos en el gráfico. 2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar para el gráfico. NOTA: Si las celdas que desea representar en un gráfico no se encuentran en un rango continuo, puede seleccionar celdas no adyacentes o rangos, siempre y cuando la selección se forma un rectángulo También puede ocultar las filas o columnas que no quieren representar en el gráfico. 3. Vaya a la pestaña pe staña Insertar, en la barra de herramientas 4. Damos clic en el tipo de gráfico y, a continuación, hacemos clic en un subtipo de gráfico del menú desplegable que apareceré. 5. Nuevamente clickeamos en cualquier parte del gráfico insertado para activarlo. Al hacer clic en el gráfico, aparecerá la Herramientas de gráficos que permite agregar diseño, presentación y formato a las pestañas. 6. El grafico será automáticamente incluido en la hoja de cálculo. Sera asignado un nombre automáticamente.
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Mover gráfico en hoja nueva 1. En la ficha Diseño, en el grupo Ubicación, hacemos clic en Mover gráfico. 2. Elegimos el lugar donde deseamos que el gráfico sea colocado y damos clic insertar 3. Renombramos la la tabla y listo.
Cambiar nombre de Tabla 1. Damos clic en el gráfico. 2. Elegimos Diseño, Propiedades, clickeamos en el nombre de gráfico 3.Al aparecer el cuadro de texto renombramos. 4. Pulsamos ENTER.
Cambiar diseño gráfico 1. Damos clic en cualquier parte del gráfico. 2. Ir a Herramientas de gráficos gráficos y diseño. 3. En los diseños gráficos, hacemos clic en el diseño que queramos utilizar. Para ver todos los diseños disponibles, haga clic en Más .
Cambiar el estilo gráfico
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1. Damos clic en cualquier parte del gráfico. 2. Diseño, Estilos de diseño, clic en estilo deseado. *Para ver todos los estilos predeterminados p redeterminados de gráficos, clic en Más información.
Gráfico, Ejes y Títulos Para hacer más fácil entendible una grafico, podemos agregar títulos y ejes. Para agregar un título de gráfico: 1. Hacemos clic en cualquier parte del gráfico. 2. Diseño, Etiquetas y clic en el Título del gráfico. 3. Clic en Título Centrado. 4. Al aparecer el cuadro de texto renombrar. NOTA: También puede utilizar los botones de la barra de herramientas ( Inicio, grupo y Fuente). Para dar formato a todo el título, también podemos hacerlo dando clic derecho, Formato de título y opciones de formato. Para agregar títulos de eje: 1.Clic en cualquier parte del gráfico. 2. Diseño, Etiquetas, clic en los Títulos de ejes. e jes. 3.Dependiendo del eje seguiremos el paso a continuación descrito: a). Para agregar un título al eje horizontal seleccionamos dicho eje, hacemos clic en Título de eje horizontal primario, y luego nuevamente clic en la opción que desee. b). Para agregar un título al eje vertical, clickeamos en el Título de eje vertical primario y, a continuación, haga clic en la opción op ción que desee. 4. Al aparecer el cuadro de texto renombramos 5. Para quitar un título de eje, damos clic en Título de eje, clic en el título de eje a eliminar, y luego clic en borrar.
Etiquetas de datos
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1. Seguir los siguientes pasos: a. Hacer clic en el área del gráfico para añadir una etiqueta de datos a uno o varios elementos. b. Hacer clic en los datos para agregar una etiqueta de datos a todo los elementos. c. Hacer clic en cada dato para agregar una etiqueta o una base de datos para cada elemento
2. Diseño, Etiquetas, clic en Etiquetas de datos y posteriormente elegimos la de nuestro agrado. 3. Los cuadros de texto aparecerá en el área de su gráfico basado en su selección. 4. Hacemos clic en el cuadro de texto para modificar el texto. 5. Para quitar etiquetas de datos, haga clic en Etiquetas de datos y posteriormente borrar
Leyenda
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Al crear un gráfico aparece una leyenda, la cual puede ser ocultada o cambiada de lugar después de crear el gráfico. 1. Hacemos clic en el gráfico que desea mostrar u ocultar una leyenda. 2. Diseño, grupo Etiquetas, damos clic en Leyenda. 3. Siga uno de estos procedimientos: a)Para ocultar la leyenda, damos clic en Ninguno. b)Para mostrar una leyenda, damos clic en la opción de presentación que deseamos. c)Para opciones adicionales, damos clic en Más opciones de leyenda y, a continuación, seleccionamos la deseada. NOTA: Para quitar rápidamente una leyenda de un gráfico, puede seleccionarlo y, a continuación, presione SUPRIMIR. También podemos hacer clic en la leyenda y después dar clic en Eliminar.
Bibliografía: [ ] Paul, Excel 2010. Fórmulas y funciones, Anaya Multimedia, 2010, 30/09/2005-,
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