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Libro de matrícula de acciones: alcances sobre su finalidad y la forma en que deben ser administrados Jonathan Zuta Chávez(*)
Voces: Ley General de Sociedades – Acciones – Libro matrícula de acciones – Accionistas – Junta General de Accionistas – Emisión de acciones – Transferencia de acciones – Creación de acciones – Canje de acciones – Legalización de Libros y Registros.
1. Consideraciones generales El libro de matrícula de acciones constituye uno de los instrumentos jurídicos más importantes en el acervo documentario de una sociedad, pues dota de seguridad jurídica a los accionistas en el ejercicio de sus derechos y determina la exigibilidad de las obligaciones que estos asumen por tener tal condición frente a la sociedad o terceros. Si tuviéramos que establecer un orden de prelación en la implementación de los libros que exige la Ley General de Sociedades, Ley N° 26887, en adelante “LGS”, podríamos afirmar que a partir de la información contenida en el libro de matrícula de acciones se formula la lista de asistentes y se establece el quórum que exige el art. 124° de la LGS para declarar válidamente instalada la junta y los acuerdos que se adopten en ella. Posteriormente, dichos acuerdos se asentarán en el acta respectiva y deberán constar en el libro de junta general de accionistas. En la praxis, se suscitan muchas interrogantes sobre este aspecto dado que la LGS prescribe determinadas formalidades que se deben cumplir, sin embargo no establece un procedimiento específico para llevar a cabo el llenado de los asientos en el libro de matrícula de acciones. Por lo expuesto, en el presente informe abordaremos de forma detallada cual es el procedimiento a seguir para implementar y manejar adecuadamente el libro de matrícula de acciones, así como su incidencia en el ámbito societario y tributario.
2. La matrícula de acciones: oponibilidad erga omnes De conformidad con el art. 91° de la LGS, se establece que sólo se considerará propietario de la acción a quien aparezca registrado como tal en la matrícula de acciones.
Asimismo, prescribe que cuando se encuentre en litigio la propiedad de acciones, la persona que figure registrado en la matrícula como accionista será quien podrá ejercer los derechos que le confiere su participación, salvo mandato judicial que disponga lo contrario. El artículo bajo comentario regula un aspecto fundamental de la manera como opera una sociedad anónima, pues a diferencia de otras formas societarias, la titularidad de la acciones se determina sobre la base de lo anotado en la matrícula de acciones (registro privado) y no de la información que figura en los Registros Públicos.
3. Actos registrables en la matrícula de acciones Por su parte, el art. 92 de la LGS prescribe los actos que corresponderá anotar en la matrícula de acciones, lo cuales definiremos a continuación: a) La creación de acciones.- Constituye la decisión prevista en el pacto social o por acuerdo de la junta general de accionistas al momento de formar la sociedad o aumentar el capital social respectivamente. b) La emisión de acciones.- Se produce una vez que han sido suscritas y pagadas en por lo menos el 25% de su valor nominal, salvo el caso de aportes en especie que se encontrarán sujetos a la revisión de la valorización de dichos aportes por parte del directorio y su comprobación judicial de ser requerida. La emisión de acciones puede representarse en certificados provisionales o definitivos, anotaciones en cuenta o cualquier otra forma permitida por ley. c) La transferencia de acciones.- Puede originarse a través de cualquiera de los actos jurídicos regulados en el Código Civil. V.gr.: compraventa, donación, permuta e inclusive contratos atípicos. Cabe señalar que dicho acto surte efectos entre las partes desde el momento de su celebración, por lo que para ellas la transferencia es válida y oponible, sin perjuicio de la comunicación que debe efectuarse para que el adquirente ejerza sus derechos como accionista frente a la sociedad.
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d) El canje de acciones.- Tiene lugar en un procedimiento de fusión, a través del cual los accionistas de las sociedades incorporadas o absorbidas reciben las acciones emitidas por la sociedad absorbente, a cambio de las acciones que tenían en las primeras. e) El split o desdoblamiento de acciones.- Consiste en multiplicar el número de acciones por un determinado factor, reduciendo el valor nominal de las mismas. No supone, por lo tanto, aportación alguna a la sociedad. El capital social y el patrimonio neto permanecen invariables aumentando únicamente la cifra accionaria. f) Derechos y gravámenes.- Debemos entender que la norma hace referencia a los derechos de terceros que pueden recaer sobre las acciones, puesto que los derechos del accionista se estipulan en el estatuto social. El término “derechos”, lato sensu, puede definirse como la facultad, poder, situación o autorización que confieren las normas jurídicas a las personas para obrar o abstenerse sobre un bien o frente a los demás sujetos de derecho. V.gr. el derecho de usufructo sobre las acciones Por su parte, el gravamen es la afectación que se realiza sobre un determinado bien (en el presente caso “acciones”) con la finalidad de respaldar un crédito, para que de esta manera el acreedor se pueda ver garantizado. En tal sentido, el gravamen siempre está subordinado a una obligación, que de incumplirse conllevara la venta del bien afectado. En lo atinente al presente tema, la garantía mobiliaria es el gravamen que recae sobre las acciones. g) Limitaciones a la transferencia de acciones.- Tratándose de sociedades anónimas, prima facie, las acciones pueden ser transferidas, gravadas o afectadas libremente. No obstante, el pacto social, el estatuto o por acuerdo de junta general de accionistas se pueden establecer restricciones que limiten temporalmente el pleno ejercicio del derecho de propiedad. h) Acuerdos parasocietarios.- El art. 8° de la LGS prevé que también le serán aplicables a la sociedad los acuerdos celebrados entre los accionistas o entre los accionistas y terceros ajenos a la sociedad, siempre que se cumpla con comunicar los mismos a la sociedad. Sin embargo, en el supuesto que tales acuerdos sean contrarios al estatuto o el pacto social, prevalecerán estos últimos. Sobre el particular, deberá tratarse de acuerdos que versen sobre las acciones o que tengan por objeto el ejercicio de los derechos inherentes a ellas.
4. Implementación del libro de matrícula de acciones: unificación entre el tratamiento societario y tributario 4.1. Desde el punto de vista societario La LGS prescribe que la matrícula de acciones debe llevarse, conjunta o alternativamente, de la siguiente manera: • En un libro especialmente abierto a dicho efecto o en hojas sueltas, debidamente legalizados. • Mediante registro electrónico o en cualquier otra forma que permita la ley. En caso se use simultáneamente ambos sistemas y surja discrepancia entre estos prevalecerá lo anotado en el libro o en las hojas sueltas, según corresponda. El régimen de la representación de las acciones de las sociedades anónimas abiertas se registra mediante anotaciones en cuenta ante CAVALI S.A. I.C.L.V., por lo que se sujetará a lo dispuesto en la legislación del mercado de valores.
4.2. Desde el punto de vista tributario La Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT califica a los libros de actas de junta general de accionistas y matrícula de acciones como libros vinculados a asuntos tributarios. En lo concerniente al libro objeto de nuestro análisis se establece la información mínima que debe contener y nos remite al art. 92° de la LGS, el cual hemos desarrollado en el punto 3 y 4.1. Así también, indica que los libros deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. En dicho extremo, el art. 2° de la citada resolución regula el procedimiento a seguir para la apertura de los libros conforme al siguiente detalle: a) La legalización estará a cargo de un notario o, a falta de éstos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal de la sociedad, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias. b) El notario deberá dejar constancia en la primera de hoja del libro, consignando la siguiente información: – Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso. – Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social de la sociedad, según sea el caso. – Número de RUC. – Denominación del libro. – Fecha de la incautación del libro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso. – Número de folios de que consta. – Fecha y lugar en que se otorga. – Sello y firma del notario o juez, según sea el caso. c) El notario o juez, según sea el caso, sellará todas las hojas del libro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. d) Tanto los notarios como los jueces llevarán un registro cronológico de las legalizaciones que otorguen. En dicho registro indicarán el número de la legalización, los apellidos y nombres, denominación o razón social de la sociedad, el número de RUC, la denominación del libro que se ha legalizado, la fecha de la incautación del libro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso, el número de folios de que consta y la fecha en que se otorga la legalización. e) En ningún caso el número de legalización o folios podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras. De igual modo, el art. 4° regula el procedimiento para la legalización del segundo libro y los subsiguientes, para lo cual se deberá tener en cuenta lo siguiente: a) Tratándose de libros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior. b) Tratándose de libros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro. c) Lo establecido en el presente inciso no será de aplicación en el caso de libros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autoridad competente, bastando para la le-
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galización del segundo y siguientes libros la presentación del documento en el que conste la referida diligencia. d) De producirse, de ser el caso, la devolución de los libros incautados a que se refiere el párrafo anterior, no podrá realizarse en ellos anotación alguna debiendo procederse a su cierre inmediato.
5. Aplicación práctica para llenado del asiento en el libro de matrícula de acciones(1) Tal como se mencionó inicialmente, la LGS no establece lineamientos para el llenado del libro, por lo que consideramos conveniente presentar algunos formatos de mayor aplicación en la praxis.
FORMATO N° 1 - SEGUNDO FOLIO DEL LIBRO DE MATRÍCULA DE ACCIONES Asiento N° 1 Lima, …/…/… La empresa AAA; identificada con RUC N.°………………, domiciliada en ………………………., distrito de …………….., provincia de ………………… y departamento de ……………………; se constituyó mediante Escritura Pública de fecha …….. de ……… de ………, ante Notario de ………….., Dr.(a) ………………………..; quedando registrada en el asiento A00001 de la Partida Electrónica N° ………………… del Registro de Personas Jurídicas de ………………………………. ; con un capital suscrito y pagado de S/. …………...00 (……………………………….. y 00/100 nuevos soles); dividido en ……… acciones ordinarias, nominativas de un valor nominal de S/. ……..., cada una; distribuidas de la siguiente manera: Accionista
N° de acciones
Valor nominal
% Capital social suscrito y pagado
N° del certificado de acciones
BBC
500
S/. 500
50%
001
CCC
400
S/. 400
40%
002
DDD
100
S/. 100
10%
003
_______________________ YYY Gerente General
FORMATO N° 2 - ANOTACIÓN DE UNA TRANSFERENCIA DE ACCIONES Asiento N° 2 Lima, …/…/… Se procede a anotar la transferencia de acciones que efectuó don DDD, identificado con DNI N° ……………., titular de 100 acciones, íntegramente suscritas y pagadas, representativas del 10% del capital social a favor de doña EEE, según consta por contrato de compraventa de fecha …/…/…, bajo los siguientes términos: Don DDD transfirió la titularidad de 50 acciones a favor de doña EEE. Por su parte, doña EEE pagó en dinero, íntegramente y al contado el monto total del precio pactado a don DDD. Asimismo, se deja constancia que queda anulado el certificado de acciones N.° 003 y se emiten los certificados N.° 004 y 005 a nombre de don DDD y doña EEE respectivamente. Consecuentemente, la composición accionaria quedará de la siguiente manera: Accionista
N° de acciones
Valor nominal
% Capital social suscrito y pagado
N° del certificado de acciones
BBC
500
S/. 500
50%
001
CCC
400
S/. 400
40%
002
DDD
50
S/. 50
5%
004
EEE
50
S/. 50
5%
005
______________________ YYY Gerente General
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Comentario: Los actos que recaigan sobre las acciones deben comunicarse por escrito a la sociedad para su anotación en la matrícula de acciones. Si bien la LGS no establece un plazo para la comunicación pudiendo ser realizada en cualquier momento, el nuevo accionista para participar y ejercer sus derechos en junta general de accionistas deberá haber encontrarse inscrito en la matrícula de acciones con una anticipación no menor de 2 días a la fecha en que la junta se llevara cabo, por lo cual la comunicación debe ser oportuna. FORMATO N° 3 - CERTIFICADO DE ACCIONES CONSTITUIDA POR ESCRITURA PÚBLICA DE ...... DE ...... DE ....... OTORGADA ANTE EL NOTARIO DE ........... DR. (A) ..........., INSCRITA EN LA PARTIDA ELECTRÓNICA N° ....... DEL REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS DE LIMA, CON DOMICILIO SOCIAL EN .........
CERTIFICADO N° ..................
Comentario: Las acciones se materializan mediante certificados provisionales o definitivos. En el caso de estos últimos (certificados definitivos de acciones), solo procederá su emisión una vez inscrita la sociedad o el aumento de capital ante los Registros Públicos. Debemos recordar que la acción propiamente es un título valor nominativo que confiere a su titular derechos de participación en la sociedad emisora, siendo independiente de si ella se representa en soporte físico o mediante anotación en cuenta. Su transmisión se efectúa mediante cesión de derechos. En consecuencia, podemos definir al certificado de acciones como aquel documento formal que permite al tenedor del mismo acreditar su calidad de accionista y participación social, de modo tal que bastará su presentación o entrega para poder celebrar lícitamente actos jurídicos que recaigan sobre las acciones que dicho documento se indiquen.
............................................... S.A. CAPITAL SOCIAL: S/. .......................... DIVIDIDO EN ............ ACCIONES ORDINARIAS, DE UN VALOR NOMINAL DE S/. ........ (....... Y 00/100 NUEVO(S) SOL(ES) CADA UNA, ÍNTEGRAMENTE SUSCRITAS Y TOTALMENTE PAGADAS. RECONOCE A FAVOR DE .................................................................................................. CANTIDAD DE ACCIONES QUE AMPARA .................................................................. –––––––––––––––––––––– YYY Director
–––––––––––––––––––––– YYY Director
EL PRESENTE CERTIFICADO HA SIDO INSCRITO EN EL LIBRO DE MATRÍCULA DE ACCIONES N° .......... Y SE HA EXPEDIDO CON ARREGLO A LO ESTIPULADO EN LAS LEYES N° 26887 y 27287.
NOTAS (*) Asesor Corporativo de Thomson Reuters - Caballero Bustamante. Abogado por la Universidad de San Martín de Porres con estudios de especialización en derecho corporativo por la misma universidad. Cursa el Programa de Especialización para Ejecutivos en Derecho Corporativo por la Universidad ESAN. (1) Los modelos desarrollados en el presente punto son referenciales. Para algunos autores se deben numerar las acciones representadas en el certificado. Consideramos que dicha práctica no es conveniente e inclusive puede resultar confusa, toda vez que no es relevante determinar el número que se les asigne a las mismas sino la cantidad que van a ser objeto de transacción o afectación. n
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