PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM TLSK ONLINE (TATALAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN) PADA BAGIAN SDM DAN ADMINISTRASI (SUB. BID. ADMINISTRASI & FASILITAS) DI PT PLN (PERSERO) P3B JAWA J AWA BALI REGION JAWA BARAT.
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
Diajukan untuk memenuhi kelulusan matakuliah Praktik Kerja Lapangan Pada Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Admnistrasi Niaga
Oleh: NIKO FAJAR HELIYANTO 07701044
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2010
ABSTRAK
Laporan Praktik Kerja Lapangan ini berjudul “Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Dengan Menggunakan Sistem TLSK Online (Tatalaksana Surat dan Kearsipan)” . Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan dari 8 Februari 2010 sampai dengan 29 April 2010 di Bagian SDM dan Administrasi (Sub. Bid. Administrasi & Fasilitas) di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Region Jawa Barat yang beralamatkan di Jalan Moch. Toha Km. 4 Komplek PLN GI. Cigereleng, Bandung. Ruang lingkup kegiatan yang berada di Bagian SDM dan Administrasi (Sub. Bid. Administras Administrasii & Fasilitas) Fasilitas) khususnya khususnya Kesekretaria Kesekretariatan tan adalah proses penge pengelol lolaan aan Surat Surat (Surat (Surat Masuk Masuk dan Surat Surat Keluar Keluar)) baik baik pengel pengelola olaan an secara secara manual manual maupun maupun secara elektronik elektronik (TLSK Online ) hingga proses pengarsipan, penangan telepon dan fax. PT PLN PLN (Per (Perse sero ro)) P3B P3B Jawa Jawa Bali Bali Regi Region on Jawa Jawa Barat Barat dalam dalam pros proses es pengelolaan Surat (Surat Masuk dan Surat Keluar) menggunakan Sistem TLSK (Tatalaks aksana ana Surat Surat dan Kearsi Kearsipan pan). ). Sistem Sistem TLSK TLSK Online ini sangat sangat Online (Tatal membantu pegawai dalam proses pengagendaan surat yang masuk dengan jumlah yang banyak serta dalam proses penomoran surat yang otomatis sehingga tidak akan ada nomor Agenda Surat yang sama. Tetapi timbul permasalahan ketika Sistem TLSK Online tidak sempurna karena output berupa Formulir Pengendalian Surat Masuk tidak bisa dicetak secara otomatis sehingga masih menggunakan Micros Microsoft oft Office Office Excel Excel dengan dengan disain disain yang yang disesu disesuaik aikan an dan juga juga masih masih ada beber beberapa apa kekura kekuranga ngan n dalam dalam proses proses penyim penyimpan panan an dan pencari pencarian an arsip. arsip. Untuk Untuk memperbaiki kekurangan dalam proses penyimpanan dan pencarian arsip adalah dengan memberi Kode Masalah pada setiap map dan Odner serta penyusunan letak yang disusun secara sistematis sesuai dengan kode masalah, hal tersebut akan membuat proses penyimpanan dan pencarian arsip lebih efektif dan efisien.
KATA PENGANTAR
Puji Puji dan dan syuk syukur ur Penu Penuli liss panj panjat atka kan n keha kehadi dirat rat Alla Allah h SW SWT T yang yang tela telah h memberikan hidayah-Nya, sehingga Penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Kerja Lapang Lapangan an ini dengan dengan judul judul “PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM TLSK ONLINE
pada Bagi Bagian an SDM SDM dan dan (TATALAKS (TATALAKSANA ANA SURAT DAN KEARSIPAN KEARSIPAN)” )” pada Administrasi (Sub. Bid. Administrasi & Fasilitas) di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Region Jawa Barat tepat pada waktunya. Laporan Praktik Kerja Lapangan ini disusun untuk meluluskan matakuliah Prak Prakti tik k Kerja Kerja Lapa Lapang ngan an pada pada Prog Progra ram m Stud Studii Admi Admini nist stra rasi si Bisn Bisnis is,, Juru Jurusa san n Administrasi Niaga di Politeknik Negeri Bandung. Akhi Akhirr kata kata penu penuli liss meny menyad adari ari bahw bahwaa dala dalam m Lapo Lapora ran n Prak Praktik tik Kerj Kerjaa Lapa Lapang ngan an ini ini masi masih h terd terdap apat at keku kekuran ranga gan n dan dan jauh jauh dari dari semp sempur urna na,, hal hal ini ini disebabkan karena keterbatasan, pengalaman serta pengetahuan penulis. Untuk itu sara saran n dan dan krit kritik ik yang yang sifat sifatny nyaa memb memban angu gun n sang sangat at penu penuli liss harap harapka kan n demi demi kesemp kesempurn urnaan aan Lapora Laporan n Prakti Praktik k Kerja Kerja Lapang Lapangan an ini di kemudi kemudian an hari. hari. Penuli Penuliss berharap berharap semoga Laporan Laporan Praktik Praktik Kerja Lapangan ini bermanfaat bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan pihak lain yang membacanya pada umumnya.
Bandung, Mei 2010
Penulis
UCAPAN TERIMA KASIH
Lapo Laporan ran Prak Prakti tik k Kerj Kerjaa Lapa Lapang ngan an ini ini tida tidak k dapa dapatt dise disele lesa saik ikan an tanp tanpaa ban bantu tuan an dari dari berb berbag agai ai piha pihak k yang yang telah telah terli terliba batt baik baik lang langsu sung ng maup maupun un tida tidak k langsung langsung dalam membantu membantu penyelesaia penyelesaian n penulisan penulisan laporan ini. Untuk itu, dalam kesempatan kesempatan ini penulis penulis bermaksud bermaksud untuk menyampaik menyampaikan an rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1.
Drs. Drs. Dedd Deddy y Sobar obarn na Suta Sutaji ji,, M. Si, Si, selak elaku u Ketu etua Jurus urusan an Admi Admin nistr istras asii Niaga.
2.
Nono Wibisono, SE., M. Sc, selaku aku Sekr ekreta etaris Jurusan Administrasi Niaga.
3.
Dra. Sholihati Amalia, S.Sos, M.Pd, selaku Kepa epala Program ram Studi Administrasi Bisnis.
4.
Dra. Dra. Tin Tintin tin Suhae uhaen ni, S. Sos, Sos, M. Si, Si, sela selaku ku Dose Dosen n Pemb Pembimb imbing ing Prakt Praktik ik Kerja Lapangan yang telah berkenan mengorbankan waktu, tenaga, pikiran serta nasehat dengan segala kesabarannya dalam membimbing dan juga pengarahan yang sangat berharga hingga selesainya Laporan Praktik Kerja Lapangan ini.
5.
Bapa apak H. Dedy edy Sudradjat, selaku Pembimbing Lapangan yang ang telah berkenan membimbing penulis dalam melakukan kegiatan praktik kerja lapangan selama kurang lebih 3 bulan.
6.
Bpk. pk. Zaen Zaenu udin din, Bpk. Bpk. Ban Bandi di,, Ibu Ibu Verr Verraa dan dan Bpk Bpk Abo Abo yan yang tela telah h bany banyak ak member memberika ikan n penjel penjelasa asan n dan arahan arahan dalam dalam menger mengerjak jakan an TugasTugas-tug tugas as selama Praktik Kerja Lapangan di Bagian Kesekretariatan serta seluruh peg pegaw awai ai yang yang beke bekerja rja di Bagi Bagian an SDM SDM dan dan Admi Admini nist stras rasii di PT PLN PLN (Persero) P3B Jawa Bali Region Jawa Barat yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
7.
Kelu Keluar arga ga ter terci cint nta, a, Ibu Ibu dan dan Pap Papa, a, yan yang g tela telah h memb membes esar arka kan, n, men mendi didi dik k dan dan bekerja keras untuk memenuhi semua hal yang diberikan kepada Penulis,
Nita dan Nazfa yang sudah menjadi adik yang baik dan selalu ceria, Mamah Eneng dan Mamah Agus yang selalu mendoakan cucunya setiap saat, semoga Allah SWT selalu melimpahka melimpahkan n kesehatan kesehatan dan rizki kepada kalian semua. 8.
Teman-tem -temaan seperju rjuangan Kiagus, Lana anaro, ro, Firman, Andri, ri, Thias, Ridw Ridwan an,, Rian Rian,, Asep Asep,, tema teman-t n-tem eman an 3 AB-B AB-B dan dan semu semuaa teman teman-te -tema man n angkatan 2007 yang telah bersama-sama melewati dua tahun terakhir ini dalam susah dan senang.
9.
Pengu enguru russ dan dan Angg Anggot otaa HMAN HMAN 20 2008 dan dan 200 2009 9 yang yang sel selal alu u mem memberik erikan an semangat dan motivasi kepada Penulis.
10. 10.
Tema Temann-te tema man n Kont Kontra raka kan n Vika Vikar, r, Jeffr Jeffri, i, Eka, Eka, Rend Rendi, i, Aldo, Aldo, Farid Farid,, Rayz Rayza, a, Om Teddy, Isnen, Hardi, Tommy dan Mas Erwin yang selalu memberi masukan dan inspirasi bagi Penulis.
11. 11.
Haya Hayati ti (Ay) (Ay) yang yang set setia ia mene menema mani ni,, membe memberi ri sema semang ngat at sert sertaa perha perhati tian anny nyaa sampai sekarang kepada Penulis. Semoga segala amal kebaikan yang telah dan akan diberikan mendapat balasan berlipat ganda di dunia dan akhirat kelak. Amin.
Penu Penuli liss meny menyad adari ari bahw bahwaa dala dalam m penu penuli lisa san n Lapo Lapora ran n Prak Prakti tik k Kerja Kerja Lapangan ini jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, saran dan kritik terbuka demi kesempurnaan laporan ini, penulis terima dengan senang hati. Semoga Laporan Praktik Kerja Lapangan ini bermanfaat bagi Penulis khususnya dan pembaca umumnya. Amin.
Bandung, Mei 2010
Penulis
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN ABSTRAK................................ ABSTRAK....................................................... .............................................. ..................................................... .............................. i KATA PENGANTAR............................. PENGANTAR.................................................... .......................................................... ................................... .. ii UCAPAN TERIMA KASIH.................................... KASIH........................................................... ........................................... .................... iii DAFTAR ISI................................. ISI........................................................ .............................................. ............................................ ......................... .... iv DAFTAR GAMBAR....................................... GAMBAR.............................................................. .............................................. ............................. ...... vii DAFTAR LAMPIRAN...................... LAMPIRAN............................................. .............................................. ......................................... .................. viii BAB I PENDAHULUAN.......................... PENDAHULUAN................................................. .............................................. ................................. .......... 1
1.1. Latar Belakang... Belakang........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ........... .................. ...................... .......... 1 1.2. Tujuan Tujuan Praktik Praktik Kerja Lapang Lapangan... an........ .......... .......... .......... .......... .............. .................... .................. ....... 3 1.3. Manfaat Praktik Praktik Kerja Lapangan.. Lapangan....... .......... .......... .......... .......... ............... ..................... ................ ..... 3 1.4. Ruang Lingku Lingkup p Praktik Kerja Kerja Lapangan... Lapangan........ .......... .......... .......... ......... ......... .......... .......... ..... 4 1.5. Sistematika Sistematika Penulisan. Penulisan...... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..... 5 BAB II PEMBAHAS PEMBAHASAN... AN........ .......... .......... .......... ......... ......... .......... .......... .......... .......... ............. ................... ....................... .............. 6
2.1. Gambaran Umum Perusahaan......................................... Perusahaan.......................................................... ................. 6 2.1.1. 2.1.1. Sejarah Perusahaan Perusahaan..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............ ............. ...... 7 2.1.2. Visi, Misi, dan Philosofi Perusahaan........................... ........ 10 2.1.2.1 Visi Perusahaan ......................... ................................................ ....................... .... 12 2.1.2.1 Misi Perusahaan ................................ ............................................. ................... ...... 12 2.1.2.1 Philosofi Perusahaan ........................................ .... 10 2.1.3. 2.1.3. Arti Lambang Lambang Perusahaan Perusahaan..... .......... .......... .......... .......... .......... ................. ...................... .......... 13 2.1.4. 2.1.4. Struktur Struktur Organisasi Organisasi..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............ ............. ...... 14 2.1.5. 2.1.5. Job Description Description..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ........... .............. ........ 17 2.2. Kegiatan Praktik Kerja Lapangan.................. Lapangan.................................................. ................................ .. 20 2.2.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk.................................. Masuk.................................. .... 23 2.2.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar............................. Keluar...................................... ......... 26 2.2.3. 2.2.3. Prosedur Prosedur Penangan Penanganan an Surat Surat Masuk menggu menggunakan nakan Sistem Sistem Tata Tata Laksana Surat dan Kearsipan (TLSK) Online .......... .................... ............ .. 28 2.2.4. 2.2.4. Prosedur Prosedur Pengarsipan Pengarsipan Surat.......... Surat............... .......... .......... .......... .......... .............. ............... ...... 38
2.2.5 Penanganan Penanganan Telepon Telepon dan Faximile... Faximile........ .......... .......... .......... .......... ............ ........... .... 39 2.3. Pembahasan.............................................. Pembahasan..................................................................... ........................................ ................. 41 2.3.1. Penanganan Surat Masuk............................................. Masuk............................................. ........ 41 2.3.2. Penanganan Surat Keluar......................................... Keluar..................................................... ............ 42 2.3.3. 2.3.3. Penanganan Penanganan Surat Masuk menggunaka menggunakan n TLSK TLSK Online....... Online....... 43 2.3.4. 2.3.4. Pengarsipa Pengarsipan n Surat..... Surat.......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ................. .................... ........ 45 2.3.5. 2.3.5. Penanganan Penanganan Telepon Telepon dan Fax...... Fax........... .......... .......... .......... .......... ............... ................ ...... 50 BAB III IIIKESIMPULAN KESIMPULAN DAN SARAN................ SARAN......................................................... ............................................. .... 52
3.1.
Kesimpulan........................................................................... Kesimpulan.................................................. ......................... 52
3.2.
Saran....................................... Saran............................................................... .............................................. ...................... 53
DAFTAR GAMBAR
2.1 Gedung Gedung PT PLN (Persero (Persero)) P3B RJBR tampak depan..... depan.......... .......... .......... .......... ............... .......... 6 2.2 Logo Perusahaan..................................... Perusahaan............................................................ ..................................... ........................... ................. .... 13 2.3 Struktur Organisasi ............................................ ................................................................................ .................................... ..... 16 2.4 Penulis bersama Pembimbing PKL di Perusahaan........................................ Perusahaan........................................ 21 2.5 Pegawai: Bapak Zaenudin................................. Zaenudin........................................................ ........................................... .................... 22 2.6 Pegawai: Bapak Abo................................ Abo....................................................... .................................................... ............................. 22 2.7 Pegawai: Ibu Verra............................................. Verra............................................................................. ................................ ......... 22 2.8 Mesin Fax JWOT.................................... JWOT........................................................... ..................................................... .............................. 23 2.9 Mesin Tik Otomatis......................................... Otomatis.................................................................................. ......................................... ... 23 2.10 Odner Surat Masuk.................................... Masuk........................................................... .................................................. ........................... 23 2.11 Flowchart Penanganan Penanganan Surat Masuk..... Masuk.......... .......... ......... ......... .......... .......... ........... ................. ................... ........ 25 2.12 Flowchart Penanganan Penanganan Surat Keluar..... Keluar.......... .......... ......... ......... .......... .......... ........... ................. ................... ........ 27 2.13 Flowchart Pengarsipan Pengarsipan Surat Masuk..... Masuk.......... .......... .......... ......... ......... .......... .......... .......... ................ ............... .... 38 2.14 Flowchart Pengarsipan Pengarsipan Surat Keluar..... Keluar.......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............ .................. ........... 39
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A. Surat permohonan PKL Lampiran B. Surat persetujuan PKL Lampiran C. Formulir bimbingan Lampiran Lampiran D. Daftar hadir hadir PKL Lampir Lampiran an E. Lapora Laporan n Daily dan Weekly Lampiran F. Formulir Penilaian PKL Lampiran G. Model Surat : Model 1, 2 dan 3 Lampiran H. Kode Masalah
