iii
34
KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah Subhanahuwata'ala yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan tentang Pengolahan Arsip Dinamis pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi NTB.
Laporan ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga mempermudah dalam penyelesaian penulisannya. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan laporan ini.
Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki laporan praktek kerja lapangan ini.
Akhir kata kami berharap semoga laporan praktek kerja lapangan tentang pengolahan arsip dinamis ini dapat bermanfaat untuk pegawai lingkup Badan Penanggulangan bencana Daerah Provinsi NTB.
Mataram, 28 November 2016
Penyusun,
Wahyu Hidayat, ST
DAFTAR ISI
Kata Pengantar i
Daftar Isi ii
BAB I. Pendahuluan 1
Latar Belakang 1
Maksud dan Tujuan 1
Ruang Lingkup 2
Pelaksanaan 2
Dasar Pelaksanaan 2
Waktu Pelaksanaan 2
Tempat Pelaksanaan 2
BAB II. Sejarah Instansi 3
Sejarah Instansi 3
Visi dan Misi 3
Strukstur Organisasi 3
Kepegawaian 6
Tugas Pokok dan Fungsi 7
BAB III. Penyelenggaraan Tata Kearsipan
Sistem Pengelolaan Arsip 14
Organisasi Kearsipan 15
Sarana dan Prasarana Kearsipan 17
Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan 18
BAB IV. Pelaksanaan Kegiatan Kearsipan 21
Melakukan Pembinaan Pada Tenaga Teknis Pengolah Arsip Dinamis 21
Pemberkasan Arsip Aktif di Unit Pengolah 23
Pemberkasan Arsip Inaktif 24
Penataan, Perawatan dan Pelayanan Informasi Arsip Dinamis 27
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Tangggungjawab pelaksanaan kegiatan penanggulangan bencana pada dasarnya menjadi tanggungjawab berbagai pihak, baik instansi pemerintah, lembaga swadaya masyarakat, dunia pendidikan, para pelaku usaha dan masyarakat. Provinsi NTB sebagai salah satu daerah rawan bencana di Indonesia tentu memerlukan upaya penanggulangan bencana secara komprehensif, terpadu dan terorganisir guna meminimalisir risiko bencana yang sewaktu-waktu dapat terjadi.
Tentunya dalam upaya penanggulangan bencana, tahapan-tahapan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi perlu dilakukan secara berkesinambungan dan berkelanjutan. Dokumen tertulis tentang hasil-hasil pelaksanaan kegiatan perlu dibuat tidak hanya untuk kepentingan administrasi dan pertanggungjawaban publik, namun juga digunakan sebagai alat evaluasi. Hasil evaluasi selanjutnya dapat digunakan sebagai masukan untuk pelaksanaan kegiatan tahun berikutnya.
Sejalan dengan hal tersebut, maka volume arsip yang tercipta cenderung tiap tahunnya terus mengalami peningkatan sehingga sangat diperlukan untuk dikelola dengan bai, agar informasi yang terkandung dalam arsip dapat terjaga kelestariannya. Arsip memiliki peranan yang sangat penting karena merupakan dasar bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan dan menentukan kebijakan.
Maksud dan Tujuan
Maksud dilaksanakannya kerja praktek pengelolaan arsip dinamis ini adalah untuk untuk menata dan menyelamatkan arsip-arsip di lingkungan Badan Penanggulanagan Bencana Daerah Provinsi NTB dengan tujuan meningkatkan tertib penataan dan pengeloalaan arsip agar sesuai dengan sistem pemberkasan agar mempermudah pencarian kembali arsip.
Adapun tujuan dilaksankannya kerja praktek pengelolaan arsip dinamis ini adalah :
Sebagai salah satu syarat untuk kelulusan Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Ahli Tahun Anggaran 2016;
Sebagai wadah mengaplikasikan teori yang telah diterima selama diklat di tempat kerja.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup pelaksanaan praktek kerja lapangan yaitu terbagi atas Pengurusan Surat Dinas, Pemberkasan Arsip Aktif dan Penataan Arsip Inaktif.
Pelaksanaan
1.4.1 Dasar Pelaksanaan
Praktek kerja lapangan ini dilaksanakan berdasarkan surat Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Nomor : 893/893/BPAP.NTB/09.2016 tanggal 23 September 2016 Hal Pelaksanaan Magang/PKL Peserta Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Ahli, sebagai salah satu persyaratan penilaian terhadap kelulusan peserta dalam mengikuti Pendidikan dan Pelatihan.
1.4.2 Waktu Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan praktek kerja lapangan/magang Pengelolaan Arsip Dinamis mulai tanggal 26 September 2016 sampai dengan 25 November 2016 selama 360 JPL atau 45 hari kerja.
1.4.3 Tempat Pelaksanaan
Tempat pelaksanaan kerja praktek/magang pengelolaan arsip dinamis dilakukan pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi NTB di ruang kerja Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan, Bidang Kedaruratan dan Logistik dan Bidang Rehabilitasi dan Rekonsruksi.
BAB II
GAMBARAN UMUM
Sejarah Instansi
Sejarah Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi NTB pertama kali dibentuk berdasarkan Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 14 Tahun 2009.
Pertimbangan pembentukan BPBD dalam rangka pemberian perlindungan dan hak-hak masyarakat untuk hidup tentram, aman dan damai serta terbebas dari ancaman bahaya dan melaksanakan ketentuan pasal 18 ayat 1 Undang-undang Nomor 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana dan pasal 10 ayat 3 Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 3 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Lain Sebagai Bagian dari Perangkat Daerah.
Visi dan Misi
Visi BPBD Provinsi NTB adalah Terwujudnya suatu masyarakat Nusa Tenggara Barat yang selalu waspada, selalu tanggap dan sigap terhadap bencana menuju NTB bersaing.
Misi BPBD Provinsi NTB adalah sebagai berikut :
Membangun dan menyelenggarakan sistim penanggulangan bencana yang komprehensif, terpadu dan berkelanjutan;
Meningkatkan koordinasi dalam penangan bencana dengan instansi terkait;
Melaksanakan pemberdayaan dan peningkatan peran aktif masyarakat dalam penanganan bencana.
Struktur Organisasi
Susunan Organisasi
Dalam rangka pelaksanaan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 dan Peraturan Daerah Provinsi NTB nomor 3 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tatakerja Lembaga Lain Sebagai Bagian dari Perangkat Daerah, kedudukan Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi NTB sesuai dengan pembagian urusan pemerintahan daerah provinsi dalam bidang penanggulangan bencana adalah :
Pelaksana BPBD merupakan bagian dari perangkat daerah provinsi sebagai unsur pendukung tugas Gubernur di bidang penanggulangan bencana daerah yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala BPBD
Pelaksana BPBD dipimpin oleh Kepala Pelaksana.
BPBD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur lebih lanjut dengan Peraturan Gubernur
2.3.2 Struktur Organisasi BPBD Provinsi NTB
(1) Struktur organisasi BPBD Provinsi NTB berdasarkan Perda Nomor 3 Tahun 2019 sebagai berikut:
a. Kepala Pelaksana;
b. Sekretariat, terdiri dari :
1. Subbagian Program;
2. Subbagian Keuangan;
3. Subbagian Umum dan Kepegawaian.
c. Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan, terdiri dari :
1. Seksi Pencegahan;
2. Seksi Kesiapsiagaan.
d. Bidang Kedaruratan dan Logistik, terdiri dari :
1. Seksi Tanggap Darurat;
2. Seksi Penyelamatan dan Evakuasi.
e. Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi, terdiri dari :
1. Seksi Rehabilitasi;
2. Seksi Rekonstruksi.
f. Kelompok Jabatan Fungsional.
(2) Sekretariat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, dipimpin oleh Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Pelaksana.
(3) Bidang-bidang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c sampai dengan huruf e, masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada dibawah danbertanggungjawab kepada Kepala Pelaksana.
(4) Subbagian-subbagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris.
(5) Seksi-seksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c sampai dengan huruf e, masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah danbertanggungjawab kepada Kepala Bidang yang bersangkutan.
(6) Bagan Struktur Organisasi Pelaksana BPBD.
Gambar 2.1 Struktur BPBD Provinsi NTB
KEPALA BPBDKEPALA PELAKSANAIr. Mohammad Rum, MTUNSUR PENGARAHKELOMPOKJAFUNGBIDANGPENCEGAHAN &KESIAPSIAGAANIr. L. Hardi Wijaya, M.SiSEKSIPENCEGAHANH. Darwis, S.SosSEKSIKESIAPSIAGAANRidho Ahyana, S.IpBIDANGKEDARURATAN &LOGISTIKArifuddin, STSEKSITANGGAP DARURATAgung Pramuja, S.AdmSEKSIPENYELAMATANH. A. Hamsiah, S.SosSEKRETARISDrs. H. M. Ali H. Arahim, M.PdSUBBAGPROGRAMM.W. Dody K, M.SiSUBBAGKEUANGANL. Iskynaphady, SESUBBAGUPHj. Nur'aini, S.SosBIDANGREHABILITASI &REKONSTRUKSIIr. H. Ahmadi, Sp1SEKSIREHABILITASIIsbandono, SKMSEKSIREKONSTRUKSIArdiyanto, ST., MT
KEPALA BPBD
KEPALA PELAKSANA
Ir. Mohammad Rum, MT
UNSUR PENGARAH
KELOMPOK
JAFUNG
BIDANG
PENCEGAHAN &KESIAPSIAGAAN
Ir. L. Hardi Wijaya, M.Si
SEKSI
PENCEGAHAN
H. Darwis, S.Sos
SEKSI
KESIAPSIAGAAN
Ridho Ahyana, S.Ip
BIDANG
KEDARURATAN &LOGISTIK
Arifuddin, ST
SEKSI
TANGGAP DARURAT
Agung Pramuja, S.Adm
SEKSI
PENYELAMATAN
H. A. Hamsiah, S.Sos
SEKRETARIS
Drs. H. M. Ali H. Arahim, M.Pd
SUBBAG
PROGRAM
M.W. Dody K, M.Si
SUBBAG
KEUANGAN
L. Iskynaphady, SE
SUBBAG
UP
Hj. Nur'aini, S.Sos
BIDANG
REHABILITASI &REKONSTRUKSI
Ir. H. Ahmadi, Sp1
SEKSI
REHABILITASI
Isbandono, SKM
SEKSI
REKONSTRUKSI
Ardiyanto, ST., MT
2.4. Kepegawaian
Pegawai BPBD Provinsi NTB terhitung sampai 30 November 2016 berjumlah 39 orang, dengan rincian 31 orang pegawai laki-laki dan 8 orang pegawai perempuan. Apabila dibandingkan dengan jumlah pegawai BPBD Provinsi NTB tahun 2015, maka jumlah pegawai tahun 2016mengalami perubahan baik dari segi jumlah maupun status.pendidikan dan kepangkatan.
Berikut ini akan disajikan kondisi kepegawaian ditinjau dari beberapa segi. Jumlah pegawai BPBD Provinsi NTB dilihat dari tingkat pendidikannya.
Pendidikan Pasca Sarjana/S-2 : 5 orang
Pendidikan Sarjana : 12 orang
Pendidikan Diploma 3/D.III : 2 orang
Pendidikan SMA/SMK : 10 orang
Dilihat dari segi pendidikan formal, kualitas SDM sudah cukup memadai, namun untuk meningkatkan kemampuan teknis di bidang kebencanaan, BPBD Provinsi NTB berupaya mengikutsertakan sejumlah pegawai dalam diklat teknis di Pusat seperti Diklat Jitupasna, PRB dan sebagainya. Dengan demikian kualitas pegawai BPBD Provinsi NTB baik staf maupun pejabatnya memiliki kemampuan yang memadai dalam menangani penanggulangan bencana di Provinsi NTB.
Sedangkan jumlah pegawai BPBD Provinsi NTB berdasarkan pangkat dan golongan sampai dengan 30 November 2016 adalah sebagai berikut :
Pembina Tk. I (IV/b) : 3 orang
Pembina (IV/a) : 2 orang
Penata Tk.I (III/d) : 8 orang
Penata (III/c) : 6 orang
Penata Tk.I (III/b) : 10 orang
Penata Muda (III/a) : 4 orang
Pengatur (III/c) : 2 orang
Pengatur Tk.I (II/b) : 2 orang
Data diatas menunjukan bahwa proporsi pegawai dengan pangkat/golongan III/b cukup dominan yaitu 10 orang dari 39 orang pegawai, kemudian IIId (8 orang), dan III/a (4 orang). Ditinjau dari segi kepangkatan, kondisi SDM BPBD Provinsi NTB sudah cukup memadai untuk menjalankan fungsi koordinasi dan pelaksanaan penanggulangan bencana di lapangan.
Tangguh, tanggap, dan tangkas yang menjadi motto nasional dalam PB mengharuskanmanajemen BPBD Provinsi NTB untuk selalu membenahi kemampuan personilnya.
Jumlah jabatan berdasarkan eselonisasi dan jabatan fungsional BPBD Provinsi NTB adalah sebagai berikut :
Eselon II : 1
Eselon III : 4
Eselon IV : 9
Fungsional Tertentu : 1
Fungsional Umum : 24
2.5. Tugas Pokok dan Fungsi
Pasal 5 Pergub NTB Nomor 14 Tahun 2009 disebutkan bahwa BPBD mempunyai tugas membantu Gubernur dalam hal:
menetapkan pedoman dan pengarahan sesuai dengan kebijakan Pemerintah Daerah dan Badan Nasional Penanggulangan Bencana terhadap usaha penanggulangan bencana yang mencakup pencegahan bencana, penanganan darurat, rehabilitasi, serta rekonstruksi secara adul dan merata;
menetapkan standarisasi serta kebuituhan penyelenggaraan penanggulangan bencana berdasarkan peraturan perundang-undangan;
menyusun, menetapkan dan menginformasikan peta rawan bencana;
mentusun dan menetapkan prosedur tetap penanganan bencana
melaksanakan penyalenggaraan penanggulangan bencana;
melaporkan penyelenggaraan penanngggulangan bencana setiap sebulan sekali dalam kondisi normal dan setiap saat dalam kondisi darurat bencana;
mengendalikan pengumpulan dan penyaluran uang dan barang.
Mempertanggung jawabkan penggunaan anggaran yang diterima dari Angaran Pendapatn dan Belanja Daerah; dan
Melaksanakan kewajiban lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Selanjutnya pada Pasal 6 disebutkan bahwa dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 5, BPBD menyelengarakan fungsi :
perumusan dan penetapan kebijakan penanggulangan bencana dan penanganan pengungsi dengan bertindak cepat dan tepat, efektif dan efisien, dan
pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan penanggulangan bencana secara terencana, terpadu dan menyeluruh.
Unsur-unsur organisasi BPBD Provinsi NTB sebagaimana ketentuan Pergub NTB Nomor 14 Tahun 2009 terdiri dari Unsur Pengarah dan Unsur Pelaksana.
Unsur Pengarah
Unsur Pengarah terdiri dari unsur perangkat daerah, instansi pemerintah yang terkait serta masyarakat profesional dan ahli (Pasal 7, ayat 1). Selanjutnya pasal 8 ayat (1) menyebutkan bahwa Unsur Pengarah mempunyai tugas menyusun konsep pelaksana kebijakan penanggulangan bencana daerah serta memantau dan mengevaluasi penyelenggaraan penanggulangan bencana daerah. Dalam melaksanakan tugas, Unsur Pengarah menelenggarakan fungsi :
Penyusunan konsep pelaksanaan kebijakan penanggulangan bencana daerah;
Pelaksanaan pemantauan penyelenggaraan bencana daerah; dan
Pelaksanaan evaluasi penyelenggaraan penanggulangan bencana daerah.
Unsur Pelaksana
Pelaksana BPBD
Pelaksana BPBD mempunyai tugas membantu Kepala BPBD dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi unsur pelaksana BPBD sehari-hari dan melaksanakan penanggulangan bencana secara terintegrasi meliputi prabencana, saat tanggap darurat dan pascabencana. Dalam melaksanakan tugas, Pelaksana BPBD menyelenggarakan fungsi:
Penyiapan perumusan kebijakan teknis bidang penanggulangan bencana;
Pelaksanaan fungsi koordinasi, pengkomandoan dan pelaksana di bidang penanggulangan bencana;
Pembinaan, fasilitasi dan pelaksanaan tugas di bidang pencegahan dan kesiapsiagaan, penanganan darurat, rehabilitasi dan rekonstruksi, logistik dan peralatan lingkup provinsi dan kabupaten/kota;
Pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;
Pengelolaan administrasi keuangan, kepegawaian, perlengkapan, rumah tangga dan ketatausahaan di lingkungan BPBD; dan
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Gubernur.
Sekretariat
Pada Pasal 10 Pergub NTB Nomor 14 Tahun 2009 :
Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan adminsitrasi yang meliputi ketatausahaan, uum, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, kehumasan dan keprotokolan.
Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab Kepala Pelaksana (Kalak) BPBD.
Dalam melaksanakan tugas sekretariat menyelenggarakan fungsi :
Penyiapan bahan perumusan kebijakan BPBD;
Penyiapan koordinasi penyeserasian program BPBD;
Pengkoordinasian pelaksanaan tugas unit-unit organisasi di lingkungan Pelaksana BPBD;
Penyusunan rencana kerja dan program Pelaksana BPBD;
Pengkoordinasian pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan;dan
Pembinaan dan pengelolaan urusan keuangan, ketatausahaan, kepegawaian, perlengkapan dan kerumahtanggaan.
Pasal 11 Pergub NTB Nomor 14 Tahun 2009 :
Sekretariat, membawahi :
Subbagian Program;
Subbagian Keuangan; dan
Subbagian Umum dan Kepegawaian
Masing-masing Subbagian dipimpin oleh kepala subbagian yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris.
Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan
Pasal 15 Pergub NTB Nomor 14 Tahun 2009 :
Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan yang meliputi penyusunan, pelaksanaan dan pengkoordinasian program dan strategi penanggulangan bencana pada tahapan prabencana.
Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan dipimpin oleh kepala bidang yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kalak BPBD.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1), Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan menyelenggarakan fungsi:
Penyusunan kebijakan dan strategi pencegahan, peringatan dini dan kesiapsiagaan penanggulangan bencana;
Penyusunan rencana kerja dan program pencegahan, peringatan dini dan kesiapsiagaan penanggulangan bencana;
Pelaksanaan koordinasi pencegahan, peringatan dini dan kesiapsiagaan penanggulangan bencana;
Pengkajian dan analisis kemungkinan dampak bencana;
Pengkajian tindakan pengurangan risiko bencana;
Penyusunan prosedur dan mekanisme kesiapsiagaan penanggulangan bencana;
Pelaksanaan koordinasi pemberdayaan dan penguatan ketahanan sosial masyarakat;
Pelaksanaan koordinasi penyuluhan dan pelatihan tentang mekanisme tanggap darurat;dan
Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan kegiatan pencegahan dan kesiapsiagaan penanggulangan bencana.
Pasal 16 Pergub NTB Nomor 14 Tahun 2009 :
Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan, membawahi :
Seksi Pencegahan; dan
Seksi Kesiapsiagaan
Masing-masing Seksi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada kepala bidang pencegahan dan kesiapsiagaan.
Bidang Kedaruratan dan Logistik
Pasal 19 Pergub NTB Nomor 14 Tahun 2009 :
Bidang Kedaruratan dan Logistik mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebiajakan yang meliputi penyusunan, pelaksanaan dan pengkoordinasian program dan strategi penanggulangan bencana pada tahapan tanggap darurat.
Bidang Kedaruratan dan Logistik dipimpin oleh kepala bidang yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kalak BPBD.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ada ayat (1), Bidang Kedaruratan dan Logistik menyelenggarakan fungsi :
Penyusunan kebijakan dan strategi tanggap darurat dan pengerahan logistik penanggulangan bencana;
Penyusunan rencana kerja dan program tanggap darurat dan pengerahan logistik penanggulangan bencana;
Pelaksanaan koordinasi/komando tanggap darurat dan pengerahan logistik penanggulangan bencana;
Pengkajian dan identifikasi secara cepat dan tepat terhadap lokasi, kerusakan dan sumberdaya;
Penentuan status keadaan darurat bencana;
Pelaksanaan koordinasi penyelamatan dan evaluasi masyarakat terkena bencana; dan
Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan kegiatan tanggap darurat dan pengerahan logistik penanggulangan bencana.
Pasal 20 Pergub NTB Nomor 14 Tahun 2009 :
Bidang Kedaruratan dan Logistik, membawahi :
Seksi Tanggap Darurat; dan
Seksi Penyelamatan dan Evakuasi.
Masing-masing Seksi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada kepala bidang kedaruratan dan logistik.
Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi
Pasal 23 Pergub NTB Nomor 14 Tahun 2009 :
Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan yang meliputi penyusunan, pelaksanaan dan pengkoordinasian program dan strategi penanggulangan bencana pada tahapan pascabencana.
Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kalak BPBD.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi menyelenggarakan fungsi :
Penyusunan kebijakan dan strategi rehabilitasi dan rekonstruksi pascabencana;
Penyusunan rencana kerja dan program rehabilitasi dan rekonstruksi pascabencana;
Penggalangan partisipasi dan peran serta lembaga dan organisasi kemasyarakatan, dunia usaha dan masyarakat dalam kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi pascabencana;
Pelaksanaan koordinasi kegiatan perbaikan dan pemulihan semua aspek pelayanan publik atau masyarakat pada wilayah pasca bencana dengan sasaran normalisasi aspke pemerintahan dan kehidupan masyarakat;
Pelaksanaan koordinasi kegiatan pembangunan kembali semua prasarana dan sarana pada wilayah pasca bencana dengan sasaran berkembangnya kegiatan perekonomian sosial budaya, tegaknya hukum dan ketertiban dan bangkitnya peran serta masyarakat dalam segala aspek kehidupan bermasyarakat; dan
Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi pasca bencana.
Pasal 24 Pergub NTB Nomor 14 Tahun 2009 :
Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi, membawahi :
Seksi Rehabilitasi; dan
Seksi Rekonstruksi.
Masing-masing Seksi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang berada di bawah dan bertanggugjawab kepada kepala bidang rehabilitasi dan rekonstruksi.
Kelompok Jabatan Fungsional
Pasal 27 Pergub NTB Nomor 14 Tahun 2009 :
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kalak BPBD sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), terdiri dari sejumlah tenaga dalam jenjang Jabatan Fungsional yang terbagi kelompok sesuai bidang keahliannya.
Setiap kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dimpin oleh seorang tanaga fungsional senior yang berada di bawah dan bertanggungjawab Kalak BPBD.
Tenaga Fungsional Senior sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditunjuk oleh Gubernur.
Jumlah Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
BAB III
PENYELENGGARAAN TATA KEARSIPAN
Sistem Pengelolaan Arsip
Sebagaimana tertuang dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada bab IV menyatakan bahwa :
Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas:
Pengelolaan arsip dinamis; dan
Pengelolaan arsip statis.
Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif dan arsip inaktif;
Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip;
Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan;
Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud ayat (1) dilakukan oleh arsiparis.
Dalam pasal 31, pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan :
Penciptaan arsip;
Pengguna arsip;
Pemeliharaan arsip;
Penyusutan arsip.
Dalam pasal 32 ayat (1) penciptaan arsip meliputi kegiatan pembuatan arsip dan penerimaan arsip. Pada ayat (2) pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Dalam pasal 37 ayat (1) penggunaan arsip diperuntukkan bagi kepentingan pemerintah dan masyarakat. Sedangkan pada pasal 40 berbunyi pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip (ayat 1), pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif dan arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun arsip umum (ayat 2) dan pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip (ayat 3).
Pada pasal 52 menyebutkan penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 31 huruf d, dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Salah satu sub sistem dari sistem pengendalian arsip ialah mengklasifikasikan naskah atas dasar perbedaan yang ada, mengelompokkannya berdasarkan masalah yang merupakan dasar untuk penataan arsip secara sistematis, logis dan kronologis sehingga memudahkan penemuan kembali dalam penyajian informasi bagi penyelenggaraan administrasi pemerintahan, pembangunan dan sosial kemasyarakatan lainnya.
Mengingat arsip sebagai bahan rujukan pelaksanaan tugas organisasi, sekaligus sebagai bahan pertanggung jawaban pelaskanaan kegiatan di masa yang akan datang, maka perlu dilakukan pengendalian, penyusunan pola klasifikasi dengan memperhatikan keselamatan, keamanan dan kerahasiaannya.
Tata laksana persuratan dan kearsipan adalah kegiatan menata dan melaksanakan persuratan dan kearsipan. Kegiatan tersebut dilakukan dengan cara pemberkasan sehingga dapat dengan cepat ditemukan kembali. Dasar pemberkasannya dengan menggunakan pola klasifikasi, yang berarti bahwa arsip ditata/dikelompokkan menurut masalah sesuai dengan pola kalsifikasinya.
Arsip yang menyangkut suatu masalah tertentu yang masalahnya sama dan surat keluar/masuk yang saling menjawab ditata menjadi satu folder/berkas di dalam satu folder. Bila jumlah arsip untuk suatu masalah banyak, dapat menggunakan beberapa folder. Kelompok-kelompok folder dari masalah-masalah yang berbeda dipisahkan dengan penyekat yang sekaligus merupakan petunjuk masalah (guide).
Organisasi Kearsipan
Sebagaimana tertuang dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang menyangkut tentang organisasi kearsipan terdapat dalam pasal ayat :
Organisasi Kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan;
Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat 1 wajib dibentuk oleh setiap Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD);
Lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat 1 terdiri atas :
ANRI;
Arsip Daerah Provinsi;
Arsip Daerah Kabupaten/Kota, dan;
Arsip Perguruan Tinggi.
Arsip Daerah Provinsi wajib dibentuk oleh Pemerintah Daerah Provinsi, Arsip Daerah Kabupaten/Kota wajib dibentuk oleh Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota dan Arsip Perguruan Tinggi Wajib dibentuk oleh Perguruan Tinggi.
Lembaga Kearsipan yaitu lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Dalam pasal 17 ayat (1), (2) dan (3) unit kearsipan pada pencipta arsip memiliki fungsi :
Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah lingkungannya;
Pengelolaan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;
Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pada pasal 131 menyatakan bahwa :
Unit kearsipan yang dibentuk oleh Pemerintah Daerah Provinsi sebagaimana dimaksud dalam pasal 127 ayat 3 huruf b berada di lingkungan :
Sekretariat Satuan Kerja Perangkat Daerah Provinsi, dan;
Sekretariat Penyelenggara Pemerintah Daerah Provinsi.
Unit kearsipan Pemerintah Daerah Provinsi dibentuk secara berjenjang yang terdiri atas :
Unit kearsipan I sebagai unit kearsipan Pemerintahan Daerah Provinsi yang dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi;
Unit kearsipan II berada pada Sekretariat Satuan Kerja Perangkat Daerah Provinsi dan Sekretariat Penyelenggara Daerah Provinsi, dan;
Unit kearsipan pada jenjang berikutnya dibentuk sesuai dengan kebutuhan Pemerintahan Daerah Provinsi.
Tugas dan tanggung jawab unit kearsipan secara berjenjang diatur lebih lanjut oleh Pemerintah Daerah Provinsi masing-masing.
Sarana dan Prasarana Kearsipan
Sarana dan prasarana seperti tertuang dalam Peraturan Pemerintah Nomor
28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dalam pasal 159 pada ayat 1 menyebutkan pengelolaan arsip dilakukan dengan menggunakan prasarana dan sarana berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Pada ayat 2 prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud ayat 1 meliputi gedung, ruangan dan peralatan. Dalam ayat 3 persyaratan prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat 1 mengatur lokasi, kontruksi dan tata ruangan gedung, ruangan penyimpanan arsip serta spesifikasi peralatan pengelolaan arsip.
Sarana dan prasarana dalam pengurusan surat berupa :
Ruangan untuk pengurusan surat;
Kertas;
Tinta;
Kop surat dinas;
Amplop surat dinas, besar, sedang dan kecil;
Stempel/cap dinas
Buku agenda
Kartu kendali
Sarana dan prasarana dalam penyimpanan arsip aktif berupa :
Ruangan untuk penyimpanan arsip aktif;
Almari arsip/filling cabinet;
Meja dan kursi;
Perangkat computer;
Tickler file;
Folder;
Sekat/guide
Map gantung.
Sarana dan prasarana dalam penyimpanan arsip inaktif berupa :
Ruangan untuk penyimpanan arsip inaktif atau record center;
Rak/rool o'pack/lemari gambar arsip;
Meja dan kursi pemilahan;
Perangkat computer, printer dan scanner;
Kertas pembungkus/boks arsip;
Masker;
Folder.
Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan
Dalam pasal 147 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan menyatakan bahwa sumber daya manusia kearsipan terdiri atas pejabat struktural di bidang kearsipan, arsiparis dan fungsional umum di bidang kearsipan.
Pada pasal 148 ayat 1 menyatakan bahwa pejabat struktural di bidang kearsipan mempunyai kedudukan sebagai tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Sedangkan dalam ayat 2 menyatakan bahwa pejabat struktural di bidang kearsipan mempunyai tanggung jawab melakukan perencanaan, penyusunan program, pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, monitoring dan evaluasi serta pengelolaan sumber daya kearsipan.
Dalam pasal 149 ayat 1 menyatakan bahwa arsiparis terdiri atas arsiparis pegawai negeri sipil dan arsiparis non pegawai negeri sipil. Arsiparis pegawai negeri sipil sebagaimana dimaksud ayat 1 merupakan PNS yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dalam pasal 150 ayat 1 menyatakan bahwa arsiparis pegawai negeri sipil terdiri atas :
Arsiparis tingkat terampil dan;
Arsiparis tingkat ahli.
Pasal 151 ayat 1 dan 2 menyatakan bahwa :
Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya.
2. Fungsi dan tugas arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat 1 meliputi :
a. Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan;
b. Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e. Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
f. Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
g. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat.
Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat sama sekali belum memiliki sumber daya kearsipan sehingga arsip yang ada tidak tertata dan terjaga sesuai kaidah kerarsipan.
Untuk itu dengan adanya diklat penciptaan arsiparis tingkat ahli ini diharapkan nantinya setelah diklat selesai pesrerta mampu menata arsip sesuai dengan aturan yang berlaku dan mentransfer ilmu yang diperoleh kepada pegawai di lingkup BPBD Provinsi NTB untuk dapat mewujudkan pengelolaan arsip yang berkualitas sesuai amanat undang-undang.
BAB IV
PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN
Melakukan Pembinaan pada Tenaga Teknis Pengolah Arsip Dinamis
Langkah awal yang dilakukan ketika memulai praktek kerja lapangan di Kantor BPBD Provinsi NTB adalah melakukan pembinaan kepada staf yang ada di masing-masing unit eslon III (masing-masing 2 orang) tentang arsip dinamis dari mulai penciptaan arsip sampai dengan cara pengolahannya.
Pembinaan secara umum dilakukan di Ruang Rapat Faizan Kantor BPBD Provinsi NTB dilakukan dengan metode ceramah, tanya jawab dan praktek pengolahan arsip dinamis.
Setelah melakukan pembinaan secara umum, dilakukan juga pendampingan kepada unit eselon III tentang cara mengolah arsip yang ada sesuai dengan kaidah kearsipan. Kegiatan yang pertama kali didampingi adalah tentang tata cara pengurusan surat dinas.
Terobosan pertama adalah dengan membuat nota dinas (terlampir) kepada masing-masing unit eselon III tentang sistem persuratan yang sesuai dengan tata naskah dinas Provinsi Nusa Tenggara Barat.
Dalam Tata Naskah Dinas diatur tata cara tentang ketentuan penyusunan surat dinas, ketentuan surat menyurat, media/susunan surat menyurat, penanganan surat masuk/keluar dan distribusi yang meliputi jenis dan format naskah dinas, penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang Negara, logo, cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar serta tata persuratan.
Pengurusan Surat Masuk
Pengurusan naskah dinas masuk meliputi tahapan:
Penerimaan
Tahapan penerimaan naskah dinas dilakukan dengan cara memeriksa kelengkapan naskah dinas, penandatanganan bukti penerimaan, penyortiran, pembukaan, dan pemberian cap penerimaan pada halaman belakang naskah dinas.
2. Pengarahan
Tahapan pengarahan naskah dinas dilakukan dengan cara mempelajari isi naskah dinas untuk menentukan unit pengolah, kualitas isi naskah dinas penting atau biasa, indeks, kode klasifikasi dan keterkaitan dengan naskah dinas atau arsip lain, serta menuliskan hasil arahan dengan menggunakan pensil pada pojok kanan atas naskah dinas.
3. Pencatatan
Tahapan pencatatan naskah dinas dilakukan dengan cara mencatat data identitas naskah dinas sekurang-kurangnya meliputi asal naskah dinas, nomor dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas naskah dinas pada sarana pencatatan naskah dinas.
4. Pendistribusian
Tahapan pendistribusian naskah dinas dilakukan dengan cara terlebih dahulu mencatat pada lembar distribusi atau ekspedisi naskah dinas kemudian mendistribusikan naskah dinas sesuai dengan unit pengolah naskah dinas.
5. Pengendalian
Tahapan pengendalian naskah dinas dilakukan dengan cara memeriksa aliran naskah dinas dari unit pengolah yang satu ke pengolah lainnya sampai dengan proses penyelesaian isi naskah dinas sehingga menjadi berkas kerja yang lengkap.
Pengurusan Surat Keluar
Pengurusan naskah dinas keluar meliputi tahapan :
Pembuatan Konsep,
Pengetikan,
Penandatanganan,
Penomoran,
Ketentuan mengenai pembuatan konsep, pengetikan, penandatanganan, dan penomoran sebagaimana dimaksud pada dibuat sesuai dengan kaidah tata naskah dinas.
Pencatatan
Tahapan pencatatan naskah dinas dilakukan dengan cara mencatat data identitas naskah dinas sekurang-kurangnya meliputi tujuan naskah dinas, nomor dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas naskah dinas pada sarana pencatatan naskah dinas.
Pengiriman
Tahapan pengiriman naskah dinas dilakukan melalui pos, menggunakan mesin faksimili, kurir/caraka atau cara lain.
Pemberkasan Arsip Aktif di Unit Pengolah
Pengelolaan dan penataan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dan infromasi arsip serta tersusunnya daftar arsip guna memudahkan penemuan/pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Langkah yang perlu dilakukan dalam pengelolaan dan penataan arsip yaitu pemberkasan arsip aktif.
Pemberkasan arsip aktif memuat :
Klasifikasi arsip;
Uraian informasi;
c. Waktu;
d. Jumlah;
e. Keterangan.
Isi berkas memuat
Nomor berkas;
b. Nomor item arsip;
c. Kode klasifikasi;
d. Uraian informasi arsip;
e. Tanggal;
f. Jumlah;
g. Keterangan.
Guna melakukan pemberkasan arsif aktif perlu dipersiapkan hal-hal sebagai berikut :
Mempersiapkan sarana dan prasarana pendukung ( tempat dan alat);
Mempersiapkan arsip yang akan diberkas;
Membuatkan rumah berkas minimal sesuai dengan tupoksi tiap unit pengolah dan sesuai dengan program kegiatan yang ada dalam DPA. Sebagai contoh adalah membuat rumah berkas untuk kegiatan Pelatihan Psikis dan Trauma Pascabencana dengan kode primer 800, kode skunder 893 dan kode tersier 893.4.
Proses Penataan Arsip Aktif
Dalam melakukan proses penataan arsip aktif yang perlu dilakukan adalah :
Mempersiapkan alat dan bahan antara lain : folder, sekat, kartu tunjuk silang dan filing cabinet
b. Mempersiapkan arsip yang akan ditata yaitu dengan langkah : mengecek kelengkapan fisik dan berkas arsipm, membuat indek arsip
c. Mempersiapkan folder yang akan digunakan untuk penempatan arsip sesuai dengan tab diberi tanda kode subyek/masalah untuk subyek primer kode pada kiri atas, kemudian subyek sekunder pada tengah atas, dan subyek tersier ( bila ada) kode pada kanan atas
d. Mempersiapkan sekat/guide, sekat berupa kertas tebal de4ngan ukuran 15,5 X 11 cm gunanya sebagai penunjuk/pemisah antara satu folder dengan folder yang lain. Sekat ini ditata dalam kotak kartu kendali dengan menuliskan kode dan subyeknya.
e. Mempersiapkan tunjuk silang, tunjuk silang ini digunakan apabila dalam berkas satu arsip berkaitan dengan berkas arsip yang lain namun berbeda tempat penyimpanan karena berbeda fisik arsipnya dan tidak bisa disatukan karena ada perbedaan istilah yang mempunyai subyek sama
f. Penataan arsip dalam folder. Arsip yang mempunyai kode sama ditempatkan dalam folder sesuai urutan abjad, masalah, tahun, bulan dan tanggal, jika indeks tanggal dalam urutan angka dimulai dari angka yang yang besar ke kecil, jadi angka 1(satu) berada diurutan paling belakang dan angka terbesar di letakkan di depan.
Pemberkasan Arsip Inaktif
Pengelolaan dan penataan arsip inaktif yang dilakukan berdasarkan asal usul dan asas aturan asli. Pada unit kearsipan, pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilaksanakan melalui beberapa kegiatan yaitu : pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip. Daftar arsip inaktif memuat informasi tentang : pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tingkat perkembangan, jumlah, retensi, keterangan. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab unit kearsipan.
Pengelolaan dan penataan arsip inaktif pada dasarnya adalah melakukan rekonstruksi arsip, oleh karena itu dalam melakukan rekonstruksi arsip adalah melakukan survey, yaitu kegiatan pengumpulan data dan informasi yang dilakukan dengan cara pengamatan terhadap arsip dengan segala kelengkapannya yang meliputi sistem, sarana dan prasarana, fungsi dan kegunaannya.
Tujuan survey adalah untuk mempersiapkan langkah-langkah yang perlu diambil dalam pembenahan arsip. Dari hasil survey ini diketahui kondisi arsip. Pengolahan dan penataan arsip dapat diolah berdasarkan prinsip asal usul yaitu penataan arsip sesuai dengan asal usul arsip ketika arsip masih aktif, maksudnya arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh dari pencipta arsip apabila ada arsip yang berada di tempat lain arsip itu dikembalikan sesuai dengan asal pencipta arsipnya. Sedangkan prinsip yang lain adalah menggunakan prinsip aturan asli yaitu penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih aktif, artinya ketika melakukan penataan arsip aturan/struktur arsip tetap bisa dipertahankan dan dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali.
Tahapan kegiatan dalam pengelolaan dan penataan arsip inaktif adalah sebagai berikut:
a. Pemilahan
Langkah awal pemilahan arsip adalah memisahkan antara arsip dengan non arsip serta duplikasi arsip yang berlebihan. Non arsip dapat berupa : formulir dan blanko kosong, ordner, sampul, dll. Bahan-bahan non arsip ini dapat dimusnahkan.
Pemberkasan/pengelompokan arsip
Pemberkasan dapat dilakukan menggunakan prinsip aturan asli namun apabila kesulitan dapat dilakukan dengan menggunakan prinsip asal-usul sehingga dapat ditentukan penggolongan/pengelompokan berdasarkan series (kesamaan jenis), rubrik ( kesamaan permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan).
c. Pendeskripsian
Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip ke dalam sebuah kartu deskripsi. Kartu deskripsi berukuran 10 X 15 cm . Kartu deskripsi berisikan informasi : bentuk redaksi, uraian arsip/surat, tingkat perkembangan, tanggal, bentuk luar.
d. Pembuatan skema pengelompokan arsip
Pembuatan skema pengelompokan arsip yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi. Peyusunan ini bisa berdasarkan pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, atau kombinasi.
Dalam pembuatan skema pengelompokan arsip ini bisa berdasarkan pola klasifikasi
e. Manuver kartu deskripsi
Manuver kartu deskripsi adalah penggabungan kartu deskripsi berdasarkan pola klasifikasi arsip.
f. Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi
Yaitu memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi. Nomor urut tersebut digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.
g. Manuver berkas
Manuver berkas yaitu proses penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah serta disusun sesuai skema.
h. Memasukkan arsip ke dalam folder
Berkas yang telah disusun dimasukkan kedalam folder dan diberi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.
i. Pembungkusan Arsip
Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dibungkus menggunakan kertas kissing.
j. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks
Folder arsip yang telah dibungkus dimasukkan kedalam boks kemudian boks arsip tersebut diberi nomor sesuai nomor urut, dan dalam setiap pokok penomoran dimulai dari nomor 1 (satu). Setiap boks hanya berisi satu jenis (satu macam kode) dengan tahun yang sama.
Pengisian arsip dalam boks tidak boleh terlalu penuh harus ada jarak minimal 2 cm, hal ini untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip apabila dibutuhkan. Langkah selanjutnya boks ditata dalam rak secara berderet dengan urutan nomor kecil sebelah kiri dan jumlah boks dalam satu deret harus sama untuk memudahkan dalam pencarian.
k. Membuat Daftar Arsip/Daftar Pertelaan Arsip
Daftar arsip dibuat sebagai sarana penemuan kembali arsip. Dalam penemuan kembali ada dua metode penemuan kembali arsip yaitu metode penemuan langsung dan metode penemuan tidak langsung. Apabila dalam sistem filing alfabetis dan subyek maka menggunakan metode penemuan langsung. Sedangkan sistem filing geografis dan numeric penemuannya menggunakan metode penemuan tidak langsung.
Penggunaan metode penemuan tidak langsung untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip yang disimpan sehingga arsip yang disimpan dalam boks dapat diketahui melaui nomor boks yang identifikasinya dapat dicari dalam daftar arsip.
Tujuan akhir dalan pengelolaan dan penataan arsip inaktif adalah penyusutan arsip hal ini sesuai dengan amanah Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 47 ayat 2 yang menyebutkan bahwa penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan Negara.
Penataan, Perawatan dan Pelayanan Informasi Arsip Dinamis
Pemeliharaan arsip dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, dimulai dari pengelolaan arsip dinamis. Karena pemerilahaan arsip merupakan kegiatan penjagaan keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
Sementara itu, pemeliharaan arsip dinamis dilakukan sepenuhnya oleh pencipta untuk menjamin keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip dari segi informasi dan fisik arsipnya. Pemeliharaan arsip dinamis pada pengelolaan arsip dilaksanakan sesuai dengan standar yang berlaku. Pemeliharaan arsip dinamis meliputi inaktif yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun arsip umum.
Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip. Pemerliharaan arsip aktif menjadi tanggungjawab pimpinan unit pengolah.
Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip. Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima berdasarkan klasifikasi arsip sehingga fisik dan informasinya tertata baik dalam daftar arsip aktif.
Dartar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas. Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah dan keterangan.
Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah dan keterangan.
Sedangkan pemeliharaan arsip inaktif menjadi tanggungjawab kepala unit kearsipan. Pemeliharaan arsip inaktif dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan. Penataan arsip inaktif berdasarkan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip inaktif.
Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah berkas dan keterangan.
Pemeliharaan arsip vital menjadi tanggungjawab pimpinan unit pengolah. Program arsip vital meliputi identifikasi, pelindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan.
Sedangkan pengelolaan arsip statis wajib dilakukan oleh lembaga kearsipan nasional, lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota dan lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri. Pemeliharaan arsip statis dilaksanakan melalui preservasi dengan cara preventif dan kuratif.
Preservasi arsip statis dengan cara preventif dilakukan dengan menyimpan, pengendalian hama terpadu, reproduksi dan perencanaan (antisipasi) menghadapi bencana. Preservasi arsip statis dengan cara kuratif dilakukan melalui perawatan arsip statis dengan memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung dalam arsip statis.
Pelaksanaan preservasi arsip statis melalui reproduksi dilaksanakan dengan melalukan alih media. Alih media dilaksanakan dengan memperhatiikan kondisi fisik dan nilai informasi. Alih media arsip statis dilakukan dengan membuat berita acara dan daftar arsip. Berita acara alih media arsip statis sekurang-kurangnya memuat waktu pelaksanaan, jenis media, jumlah arsip, keterangan tentang arsip yang dialih mediakan, keterangan proses alih media yang dilakukan, pelaksana dan penandatanganan oleh pimpinan lembaga kearsipan.
Daftar arsip statis yang dialihmediakan sekurang-kurangnya memuat pencipta arsip, nomor ururt, jenis arsip, jumlah arsip, kurun waktu dan keterangan.
Alih media menghasilkan arsip statis dalam bentuk dan media elektronik dan/atau media lainnya sebagaimana tampilan aslinya. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan pelestarian dan pelayanan arsip.
Pelestarian arsip
Pelestarian atau Preservasi atau Konservasi adalah tindakkan dan prosedur yang harus dilakukan dalam rangka penyelamatan dan perlindungan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya (terminologi kerarsipan Nasional 2002).
Pelestarian arsip bertujuan untuk melestarikan kandungan informasi ilmiah yang direkan dengan mengalihkan ke bentuk media lain. Kemudian untuk melestarikan bentuk fisik asli koleksi pustaka dan arsip sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin. Selanjutnya, pelestarian arsip bertujuan untuk memperpanjang usia pendayagunaan informasi untuk kepentinga ilmu pengetahuan, sejarah/budaya, administrasi dan kenangan.
Faktor penyebab kerusakan arsip
Faktor Fisika, seperti cahaya. Sinar matahari akan membuat cahaya arsip kertas menjadi kuning, kecoklatan, rapah dan rusak. Sinar ultra violet dan sinar listrik/lampu dapat merusak fisik dan tulisan bahan cetak. Arsip diusahakan terhindar dari sinar langsung.
Kemudian, kelembaban udara dan suhu. Diperlukan pula suhu dan kelembaban yang disesuaikan dengan kelayakan untuk meyimpan dan memelihara arsip. Suhu yang tingga mengakibatkan kelembaban menurun yang dapat mengakibatkan pada rapuhnya arsip. Kelembaban udara yang tinggi akan mengakibatkan arsip kertas menjadi lembab dan penyebabkan jamur (mikro organisme).
Partikel debu dan logam kelamaan akan mengakibatkan faktor kimia, yakni tingkat keasaman kertas tinggi, arsip akan mudah rapuh dan rusak. Debu dan logam yang bercampuran dengan kelambaban akan mengakibatkan munculnya jamur. Oleh karena itu, arsip harus ditempatkan pada lokasi yang bersih dan terhindar dari masuknya debu.
Faktor Kimia
Kandungan asam yang terdapat dalam kertas karena penggunaan bahan-bahan kimia ketika proses pembuatan kertas seperti lingnin, zak pemutih, alum-rosin sizing dan lain-lain, menyebabkan kertas menjadi coklat.
Tinta, sumber asam dapat juga berasal dari tinta iron gall yang terbuat dari campuran asam tanat dan garam besi (ferro sulfat). Kandungan asam di dalam tinta mengakibatkan kertas terkikis dan membentuk lubang pada bagian-bagian yang tertulis tinta.
Faktor Biota
Jamur : kertas yang terdiri dari selulosa merupakan tempat ideal untuk dihinggapi spora. Kelembaban yang melebihi 70 persen dan suhu memadai akan mebuat spora berkembang dan menyebar diatas permukaan kertas. Jamur mengeluarkan enzim yang menghidrolisa rantai polimer selulosa menjadi fraksi-fraksi kecil. Jamur juga memproduksi asam oksalat, asam sitrat, asam formiat yang menyebabkan kertas menjadi asam dan rapuh. Selain itu juga membentuk noda merah kecoklatan (foxing) yang sulit dihilangkan.
Berserangga : ratusan jenis serangga hidup dengan sumber makanan kerta seperti kecoa, mengeluarkan cairan pekat warna hitam yang sulit hilang. Silverfish, meletakan telur pada kertas. Rayap, menghabiskan kertas dalam waktu singkat. Bok lice (kutu buku), meletakkan telur pada kertas. Book worm, meletakan telur pada kertas dan membuat lobang. Muds waps, membuat sarang pada kertas.
Binatang pengerat seperti tikus perusak kertas.
Faktor penggunaan dan penanganan yang salah.
Manusia sebagai pengelola informasi seringkali keliru dalam penggunaan dan pemakaian arsip, seperti penyimpanan, reproduksi arsip (foto kopi), transit, penggunaan dan pameran.
Faktor bencana alam dan musibah.
Perlu memperhatikan faktor-faktor keamanan termasuk langkah-langkah antisipasi dan reaksi menghadapi kerusakan yang disebabkan bencana dan musibah untuk meminimalkan kerusakan dan kerugian.
Kegiatan Pencegahan Kerusakan
Kegiatan pencagahan kerusakan arsip perlu kiranya memperbaikan lingkungan arsip seperti menjaga suhu 22ºC hingga 25ºC. Menjaga kelambaban 45 persen sampai 55 persen RH. Sirkulasi udara yang baik dan bersih serta menjaga ruangan penyimpanan yang bersih.
Fumigasi merupakan tindakan yang bertujuan mencegah, mengobati dan mensterilkan arsip.
Deasidifikasi kertas adalah cara untuk mentralkan asam yang sedang merusak dan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
Menghilangkan noda, membersihkan debu, mengelantang kertas dan perbaikan kertas (restorasi).
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat mempunyai tugas dalam hal penanggulangan bencana di Provinsi Nusa Tenggara Barat. Salah satu yang perlu diperhatikan pada saat kejadian bencana selain menolong jiwa manusia dan harta bendanya adalah arsip. Selama ini arsip masih dipandang sebelah mata keberadaannya dikarenakan pemahaman yang kurang terhadap pentingnya arsip, padahal arsip memiliki peran yang sangat penting terhadap keberlangsungan suatu organisasi ataupun hajat hidup individu masyarakat.
Berdasarkan hasil kerja praktek yang telah dilakukan, penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
Proses pengurusan surat dinas telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku mengikuti kaidah-kaidah kearsipan;
Pemberkasan arsip aktif belum sepenuhnya dilakukan oleh semua unit pengolah dikarenakan kurangnya sumber daya manusia dan sarana pendukung.
Penataan arsip inaktif tidak dapat dilaksanakan dikarenakan belum adanya record center dan sarana penunjangnya, penulis melakukan praktek untuk arsip inaktif di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi NTB;
BPBD Provinsi NTB belum memiliki arsip dengan retensi di atas 10 tahun dikarenakan BPBD baru berdiri pada tahun 2009 sehingga belum ada arsip statisnya kecuali Perda dan Pergub pembentukan BPBD.
Saran
Berdasarkan hasil kesimpulan di atas, penulis dapat memberikan saran-saran sebagai berikut :
Menambah sumber daya manusia yang berlatar belakang kearsipan sehingga pengelolaan arsip di BPBD Provinsi NTB dapat terlaksana dengan baik;
Pembinaan sumber daya manusia di bidang kearsipan sangat diperlukan untuk memberikan pemahaman tentang masalah arsip yang benar agar tidak lagi menganggap remeh masalah kearsipan;
Menambah sarana dan prasarana untuk menunjang kegiatan kearsipan dan pengelolaan arsip seperti mengadakan lemari arsip, filing cabinet, boks arsip dan lain-lain.
BAB VI
PENUTUP
Penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.
Penyelenggaraan arsip meliputi tahapan-tahapan pengelolaan arsip yang satu sama lain saling terkait dan mendukung sehingga membutuhkan penanganan secara baik, terencana, terkonseptual dan profesional.
Arsip yang tidak dikelola dapat mengakibatkan ruangan sempit, kotor, dan suasana tidak nyaman sehingga dapat mengakibatkan kinerja pegawai bahkan lembaga/organisasi menurun, demikian pula apabila arsip tidak ditata dengan baik maka pencarian surat/arsip menjadi sulit dan lama sehingga dapat menghambat dalam proses pengambilan keputusan, proses pertanggung jawaban, dan proses-proses kegiatan lain yang harus segera diselesaikan.
Pengelolaan dan penataan arsip yang baik dan sesuai dengan kaidah akan menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan komunikasi, sumber sejarah, sumber pertanggung jawaban sehingga arsip tidak lagi dipandang sebagai benda yang hanya dibendel/diberkas, ditimbun tetapi arsip merupakan sumber kekayaan yang layak dan perlu dilestarikan bagi masyarakat modern.
Demikian laporan praktek kerja lapangan ini dibuat untuk dapat dimanfaatkan sebagaimana mestinya. Penulis berharap agar apa yang telah dilakukan selama mengikuti praktek kerja lapangan dapat memberikan kontribusi positif di bidang kearsipan.
DAFTAR PUSTAKA
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya
ANRI, 2011, Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2011 tentang Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik;
