BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Rumah sakit didirikan dan diselenggarakan dengan tujuan memberikan pelayanan kesehatan dalam bentuk asuhan keperawatan, tindakan medis, diagnostic, serta upaya rehabilitasi dalam memenuhi kebutuhan pasien. Rumah sakit menjadi salah satu sarana pelayanan umum yang mudah ditemukan di kota besar saat ini. Dalam penyelenggaraannya mereka berlombalomba untuk meningkatkan mutu pelayanan guna mendapatkan pasien sesuai dengan yang telah ditargetkan sebelumnya. Mutu pelayanan yang harus ditingkatkan dalam hal ini bukan hanya dari aspek pelayan medisnya saja, tetapi dalam aspek non medis pun mereka berlomba-lomba memberikan yang terbaik kepada pelanggan (pasien). Aspek non medis yang dimaksud dapat berupa keramahan
petugas,
kenyamanan,
keamanan,
kecepatan,
ketepatan,
dan
keakurangan pelayanan yang diberikan. Salah satu faktor yang harus juga diperhatikan dalam meningkatkan mutu pelayanan adalah bagaimana rumah sakit menyelengarakan Rekam Medis bagi pasiennya, baik pasien Rawat Jalan maupun pasien Rawat Inap. Dalam penyelanggaraan rekam medis tersebut hendaknya sesuai dengan standar yang berlaku, serta harus ditunjang dengan adanya pengelolaan rekam medis yang baik dan sesuai dengan peraturan menteri kesehatan No. 269/MenKes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis. Yang termasuk dalam salah satu prosedur rekam medis adalah proses penerimaan pasien. Dapat dikatakan bahwa penerimaan pasien ini merupakan pelayanan yang pertama kali diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit, maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa dalam pelayanan rekam medislah seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun tidak baik dari pelayanan suatu rumah sakit. Diharapkan dengan adanya system rekam medis yang bermutu, khususnya pada sistem rekam medis Rawat Jalan dan Rawat Inap persepsi pasien terhadap rumah sakit menjadi baik, sehingga hubungan harmonis antara pasien dengan rumah sakit dapat terjalin pula.
1
B. Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan a. Tujuan umum Untuk mengetahui sistem rekam medis rawat jalan dan rawat inap di Ruangan Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo. b. Tujuan khusus
1) Mengetahui proses penerimaan ,pemberian nomor rekam medis,
pengolahan rekam medis sampai tahap pengarsipan dokumen rawat inap dan rawat jalan dan rawat inap Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo. 2) Sebagai persyaratan yang harus dimiliki oleh petugas di Unit pendaftaran di UPTD Puskesmas Pammana.
2. Manfaat a. Bagi Penulis
1) Menambah wawasan dan pengetahuan penulis terhadap pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukkeleng Sengkang Kabupaten Wajo . 2) Mendapatkan pengetahuan yang dapat diterapkan di Unit Pendaftaran di UPTD Puskesmas Pammana b. Bagi UPTD Puskesmas Pammana
1) Tercapainya persyaratan kompetensi yang harus dimiliki bagi petugas di Unit Pendaftaran UPTD Puskesmas Pammana
2
C. Waktu dan Tempat Magang
Magang dilakukan selama tiga minggu terhitung mulai tanggal 12 Juni 2017 sampai tanggal 7 Juli 2017 (diluar libur nasional). Penulis masuk kerja selama 5 hari dalam seminggu yang terhitung mulai hari Senin sampai dengan hari Jumat, sedangkan pada hari Sabtu penulis tidak masuk di Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo dikarenakan penulis kembali masuk kerja di UPTD Puskesmas Pammana. Tempat magang adalah di Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo. Dalam hal ini, penulis berkesempatan bekerja di bagian Rekam Medis RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo.
3
BAB II KERANGKA TEORI DAN KONSEP A. Kerangka Teori
1. Sistem Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari elemen-elemen yang menimbulkan hubungan satu dengan yang lainnya (George H. Bodner, 1999). Kemudian pengertian sistem menurut Jogianto (1991) adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Berdasarkan teori-teori yang dikemukakan para ahli dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah suatu satuan yang saling berhubungan dan secara bersamasama bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu. 2. Rekam Medis a. Pengertian Rekam Medis
Menurut Permenkes No. 269/ Menkes/ Per/ III/ 2008 Bab I pasal 1 (1) pengertian dari Rekam Medis adalah “suatu berkas yang berisikan
catatan
dan
dokumen
tentang
identitas
pasien,pemeriksaan,pengobatan,tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien”. Menurut Depkes RI (1997), pengertian Rekam Medis adalah keterangan yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas pasien, anamnese, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa, serta segala pelayanan, Pengobatan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien baik Rawat Inap, Rawat Jalan, maupun yang mendapatkan Gawat Darurat3. Sedangkan menurut Edna K. Huffman (1994) dalam buku Health information management , Rekam Medis merupakan kumpulan dari faktafakta atau bukti keadaan pasien, riwayat penyakit, dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan pada pasien tersebut.
4
Pengertian Rekam Medis tidak hanya saja merupakan kegiatan pencatatan saja melainkan mempunyai pengertian sebagai suatu system Penyelenggaraan Rekam Medis. Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya merupakan salah satu kegiatan dari penyelenggaraan Rekam Medis. Penyelenggaraan rekam medis merupakan suatu proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien masuk Rumah Sakit, diteruskan dengan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di Rumah Sakit, sampai dengan penanganan berkas Rekam Medis yang meliputi Penyelenggaraan penyimpanan dan pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan atau peminjaman. b. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis itu sendiri adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung sistem pengolahan rekam medis yang baik dan benar upaya menuju tertib administrasi rumah sakit akan kurang berhasil sebagaimana yang diharapkan. c. Kegunaan Rekam Medis
Rekam medis memuat semua informasi secara kronologis, mulai dari pasien masuk/datang sampai pasien keluar/pulang. Seperti yang diatur dalam SK Menkes No. 749a/1989 setiap sarana pelayanan kesehatan harus mengerjakan rekam medis, sebab tanpa diselenggarakan dengan baik maka tidak akan ada gunanya. Bila diselenggarakan dengan baik maka kegunaannya akan terlihat sangat banyak. Kegunaan rekam medis itu sendiri dapat dilihat dari beberapa aspek, yaitu : a). Aspek Administrasi; Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. b), Aspek Medis;
5
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik karena catatan tersebut
dipergunakan
sebagai
dasar
untuk
merencanakan
pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
c). Aspek Hukum; Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. d). Aspek Keuangan; Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang karena isinya mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan. e). Aspek Penelitian; Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan perkembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. f). Aspek Pendidikan; Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang profesi si pemakai. g). Aspek Dokumentasi. Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit. Berdasarkan beberapa aspek yang telah disebutkan diatas, dapat diketahui bahwa Rekam Medis memiliki kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut pasien dan pemberi pelayanan saja. Kegunaan Rekam Medis secara umum adalah sebagai :
6
1) Alat komunikasi antara dokter dan pemegang profesi kesehatan lainnya dalam melayani serta memberikan perawatan atau pengobatan pada pasien. 2) Dasar untuk perawatan atau pengobatan yang harus diberikan kepada pasien sehingga perencanaan tersebut dapat diformulasikan sehingga terpadu. 3) Sebagai dasar penganalisaan, evaluasi mutu pelayanan kesehatan. 4) Membantu dalam perlindungan kepentingan hukum dokter dan Rumah Sakit. 5) Berguna dalam memberikan gambaran data klinis yang bermanfaat dalam riset dan pendidikan. 6) Berguna dalam memberikan informasi bagi pihak ketiga. 7) Berguna bagi aspek perencanaan dalam kesehatan. 8) Secara hukum merupakan alat pelindung dan pengaman bagi pasien Rumah Sakit serta staff medis dan paramedis lainnya. d. Isi Rekam Medis
Di Rumah Sakit atau Institusi pelayanan kesehatan ada dua bentuk Rekam Medis yaitu rekam medis rawat jalan dan Rekam Medis Rawat Inap. Pasal 3 dari PerMenKes No269/ Menkes/ per/ III/ 2008 disebutkan bahwa: Rekam medis untuk Rawat Jalan sekurang-kurangnya berisi tentang
identitas pasien, tanggal dan waktu,anamnesis mencakup sekurang kurangnya keluhan dan riwayat penyakit,hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis, diagnosis, rencana penatalaksanaan, tindakan dan/atau pengobatan,pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien,untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik dan persetujuan tindakan bila perlu. Sedangkan rekam medis untuk Rawat inap sekurang-kurangnya berisi tentang identitas pasien, tanggal dan waktu,anamnesis mencakup sekurang kurangnya keluhan dan riwayat penyakit,hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis, diagnosis, rencana penatalaksanaan, tindakan dan/atau
7
pengobatan, persetujuan tindakan bila perlu,catatan observasi klinis dan hasil pengobatan,ringkasan pulang,nama dan tanda tangan dokter,dokter gigi,atau
tenaga
kesehatan
tertentu
yang
memberikan
pelayanan
kesehatan,pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu dan untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan ondotogram klinik. e. Kepemilikan Rekam Medis
Hal yang juga perlu diperhatikan adalah masalah kepemilikan dari rekam medis itu sendiri. Sebab sangat memungkinkan jika disuatu saat, kita akan berhadapan dengan pasien yang meminta atau ingin memfoto copy rekam medis yang dibuat. Dalam pikiran pasien dan keluarganya, rekam medis yang berisikan tentang diri pasien (baik penyakitnya, hasil laboratorium, rontgen foto atau scanning dirinya, dll) merupakan kegiatan yang telah mereka bayar, sehingga mereka merasa memiliki Rekam Medis tersebut, bahkan mereka merasa berhak untuk memintanya dari institusi pelayanan kesehatan. Sebaliknya ada pula dokter yang merasa karena Rekam Medis pasien adalah buatannya, maka sang Dokter merasa bisa membawanya kapan saja ia mau Namun yang benar, sesuai dengan standar yang universal, rekam medis tersebut merupakan milik Institusi pelayanan kesehatan yang membuatnya, dan berkas tersebut memang sudah seharusnya disimpan oleh Institusi pelayanan kesehatan yang bersangkutan. Bila dokter atau pasien ingin mengambil atau mendapatkan data dari rekam medis tersebut, maka mereka harus memenuhi tata tata cara yang telah dibuat oleh unit rekam medis yang bersangkutan. Ini berkaitan dengan sifat kerahasiaan dan aspek hukum (legal) dari Rekam Medis itu sendiri. Lebih luas dari itu, Rekam Medis dapat pula dianggap sebagai milik masyarakat, karena dalam hal tertentu, misalnya saja untuk kepentingan pembuktian di sidang pengadilan atau untuk klaim asuransi jiwa yang bermasalah. f.
Penerimaan Pasien
Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke Poliklinik merupakan sebagian dari prosedur pelayanan Rumah Sakit. Dapat
8
dikatakan bahwa disinilah seorang pasien menerima palayanan pertama kalinya saat tiba Rumah Sakit. Menurut Buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia penerimaan pasien Rawat Jalan dibagi menjadi penerimaan pasien baru dan penerimaan pasien lama. Setiap pasien baru di terima di Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan dan akan diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan data identitas yang akan diisikan pada formulir Ringkasan Riwayat Klinik. Data pada ringkasan riwayat klinik diantaranya berisi : Dokter Penanggung Jawab Poliklinik, Nomor Pasien, Alamat Lengkap, Tempat/Tanggal Lahir, Umur, Jenis Kelamin, Status Keluarga, Agama, Pekerjaan dan Jaminan Sedangkan pasien lama datang ke tempat penerimaan pasien yang telah ditentukan. Pasien ini akan mendapatkan pelayanan di TPP cukup dengan memperlihatkan kartu berobat dan kemudian petugas mencari rekam medisnya di ruang penyimpanan rekam medis yang selanjutnya dikirim ke poliklinik tujuan.. g. Pemberian Nomor Rekam Medis
Menurut buku pedoman pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia ada tiga sistem pemberian nomor pasien masuk ( Addmision Numbering System), yaitu : pemberian nomor cara seri (Serial Numbering System), pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System), dan pemberian nomor cara seri unit (Serial Seri Unit Numbering System) yaitu: 1.
Pemberian nomor cara seri (Serial Numbering Sistem) adalah setiap
penderita atau pasien akan mendapat nomor baru setiap kunjungan ke rumah sakit. Jika ia berkunjung lima kali maka ia akan mendapatkan lima nomor yang berbeda. Semua nomor yang diberi kepada penderita atau pasien harus dicatat pada kartu indeks utama pasien yang bersangkutan. Sedang rekam medisnya disimpan diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang telah diperolehnya. 2. Pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System) adalah setiap pasien baik Rawat jalan maupun Rawat Inap hanya diberikan satu unit
9
rekam medis. Sehingga Rekam Medis pasien tersebut hanya tersimpan di dalam berkas di bawah satu nomor. 3. Sistem pemberian nomor cara seri unit (Serial Seri Unit Numbering System) merupakan sintesa dari sistem seri dan system unit. Setiap pasien berkunjung ke Rumah Sakit, kepadanya diberikan satu nomor baru, tetapi Rekam Medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan di bawah nomor yang paling baru. Dengan cara ini terciptalah satu unit Rekam Medis. Apabila satu Rekam Medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama harus diberi tanda petunjuk (out guide) yang menunjukan kemana Rekam Medis tersebut dipindahkan. Tanda petunjuknya diletakkan untuk menggantikan tempat Rekam Medis yang lama. Hal ini sangat membantu ketertiban sistem penyimpanan Rekam Medis. h. Pengolahan Rekam Medis
Yang termasuk kedalam pengolahan Rekam Medis adalah Assembling,
koding
(coding ),
indeksing,
dan
pelaporan
dan
korespondensi. Selain itu bagian rekam medis juga bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan rekam medis sesuai dengan Pedoman dan Tata Laksana Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Lamddukelleng Assembling (perakitan) adalah penyusunan berkas rekam medis
yang sudah dilakukan pengkodingan. Assembling dibagi menjadi 2 (dua) yaitu, perakitan rekam medis untuk rawat jalan dan rawat inap. Koding (coding ) adalah pemberian penetapan kode dengan
menggunakan huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data. Kegiatan dan tindakan yang ada di dalam Rekam Medis harus diberi kode dan selanjutnya di indeks agar memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi perencanaan, managemen dan riset dalam bidang kesehatan. Kode klasifikasi penyakit oleh WHO bertujuan untuk meyeragamkan nama dan golongan penyakit, cidera, gejala, dan faktor yang mempengaruhi kesehatan. Sebelum koding ditetapkan sebaiknya komunikasikan terlebih
10
dahulu pada dokter yang membuat diagnosis. Setiap pasien selesai Mendapatkan pelayanan baik Rawat Jalan ataupun Rawat Inap, dokter harus membuat diagnosis akhir. Untuk lebih meningkatkan informasi dalam Rekam Medis, petugas Rekam Medis harus membuat koding sesuai dengan klasifikasi yang tepat. Disamping kode penyakit berbagai tindakan lain juga harus di koding sesuai dengan klasifikasi masing-masing. Koding untuk penyakit menggunakan
ICD-10,
pembedahan
atau
tindakan
menggunakan
(ICOPIM), dan ada juga koding untuk obat-obatan. Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang
sudah dibuat kedalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu indeks atau komputerisasi). Didalam kartu indeks tidak boleh mencantumkan nama pasien. Jenis indeks yang biasa dibuat adalah indeks pasien, indeks penyakit (diagnosis) & operasi, indeks dokter, dll. Indeks pasien adalah satu kartu katalog yang berisi nama semua pasien yang pernah berobat ke Rumah Sakit. Indeks penyakit dan indeks operasi adalah satu kartu katalog yang berisi kode penyakit dan kode operasi yang pernah berobat ke Rumah Sakit. indeks dokter adalah satu kartu katalog yang berisi nama dokter yang memberi pelayanan medik kepada pasien. Pelaporan di rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang
bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat . jenis laporan rumah sakit dapat dibedakan menjadi dia yaitu : a) Laporan Intern Rumah Sakit Laporan intern rumah sakit disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit. b) Laporan Ekstern Rumah Sakit Laporan ekstern rumah sakit ditunjukan kepada departemen kesehatan RI. Kanwil Dep. Kes. Dinas Kesehatan Dati 1. Korespondensi yaitu surat menyurat ayang berhubungan dengan rekam
medis. i.
Pengarsipan Rekam Medis
11
Menurut buku pedoman dan pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia yang termasuk dalam sistem kearsipan suatu Rumah Sakit
adalah
penyimpanan,
pengambilan
kembali
Rekam
Medis,
penyusutan & pengahapusan Rekam Medis. 1) Penyimpanan Rekam Medis
Ada dua cara penyimpanan Rekam Medis menurut Buku Petunjuk Teknis
Penyelenggaraan
Rekam
Medis,
yaitu
:
sentralisasi
dan
desentralisasi. Penyimpanan dengan cara sentralisasi adalah penyimpanan Rekam Medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan Poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat. Sedangkan penyimpanan dengan cara desentralisasi adalah adanya pemisahan antara Rekam Medis Poliklinik dengan Rekam Medis penderita dirawat inap. Rekam Medis Poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan Rekam Medis Penderita dirawat disimpan di bagian pencatatan medis. 2) Sistem Penyimpanan Menurut Nomor
Sitem penyimpanan menurut nomor yang sering dipraktekkan adalah sistem nomor langsung (Straight Numerical ), sistem angka akhir (Terminal Digit ), dan sistem angka tengah ( Middle Digit ). Sistem
nomor
langsung
(straight
numerical)
adalah
penyimpanan Rekam Medis dalam rak penyimpanan secara berturut sesuai dengan urutan nomornya, misalnya saja keempat nomor Rekam Medis berikut akan disimpan dalan satu rak, yaitu 465023, 465020, 465025, 465026. Dengan demikian sangat mudah untuk sekaligus mengambil 50 buah Rekam Medis dengan nomor berurutan Sistem angka akhir (terminal digit) menggunakan nomor-nomor
dengan 6 angka. Ke-6 angka tersebut dibagi menjadi tiga kelompok yang masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak ditengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
12
50
93
Angka ketiga
Angka kedua
(Tertiary Digit )
(Secondary Digit)
26 Angka pertama ( Primary Digit )
sistem angka tengah ( Mi dle Digit F illing System) diurut dengan
pasangan angka-angka sama halnya dengan sistem angka akhir, namun angka pertama, angka kedua, dan angka ketiga, berbeda letaknya dengan sistem angka akhir. Dalam hal ini angka yang terletak di tengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga 50
93
26
Angka kedua
Angka pertama
Angka ketiga
(Secondary Digit )
( Primary Digit )
(Tertiary Digit )
3) Pengambilan kembali Rekam Medis
Permintaan-permintaan rutin terhadap Rekam Medis datang dari poliklinik harus diajukan ke bagian Rekam Medis setiap hari pada jam yang ditentukan. Poliklinik yang meminta Rekam Medis untuk melayani pasien perjanjian yang datang pada hari tertentu bertugas membuat kartu kartu permintaan. Petugas harus menulis dengan jalas dan benar nama penderita dan nomor rekam medisnya. Untuk permintaan langsung dari dokter dan bagian administrasi ataupun permintaaan lewat telapon, surat permintaannya dapat diisi langsung oleh petugas bagian Rekam Medis. Petugas dari bagian lain yang meminta harus datang sendiri untuk mengambil Rekam Medis yang diminta kebagian Rekam Medis. Surat permintaan biasanya berbentuk formulir yang berisi nama penderita dan nomor. Dalam pengambilan kembali Rekam Medis ada beberapa tata cara yang harus dipenuhi, ketentuan pokok yang harus ditaati adalah : tidak satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluar/permintaan. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang diluar unit rekam medis, tetapi berlaku juga bagi petugas rekam medis itu
13
sendiri, seseorang yang menerima/meminjam rekam medis berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tapat waktu. rumah sakit harus membuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam Medis diperbolehklan tidak ada di rak penyimpanan. Seharusnya Rekam Medis kembali lagi ke raknya pada setiap akhir kerja, sehingga dalam keadaan darurat staff Rumah Sakit dapat mencari informasi yang diperlukan dengan mudah. 4) Penyusutan dan penghapusan Rekam Medis
Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan, yaitu memindahkan arsip Rekam Medis dari rak aktif ke rak in aktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan berdasarkan dengan tahun kunjungan. Sedangkan pemusnahan arsip Rekam Medis adalah suatu proses kegiatan penghancuran fisik arsip Rekam Medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mendaur ulang sehingga tidak dapat dikenal lagi isi maupun bentuknya.
14
BAB III PEMBAHASAN MAGANG A. Jenis dan kegiatan Magang
Sebelum memulai kegiatan magang di Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo, Penulis diberikan pengarahan oleh Kasubag Kepegawaian di bagian Kepegawaian Tata Usaha.Pengarahan yang diberikan kepada penulis meliputi jadwal kerja, seragam kerja (berpenampilan menarik dan rapi), penempatan bagian dan pembimbingan penulis serta menekankan untuk bersikap disiplin baik hal waktu maupun dalam melakukan segala tugas yang diberikan oleh atasan maupun pegawai yang ada di masingmasing bagian. Pelaksanaan magang di Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo yang bertempat di Jln. Kartika Chandra Kirana No. 9 Sengkang Kabupaten Wajo yang dilaksanakan selama 3 Minggu. Pelaksanaan Magang dimulai pada tanggal 12 Juni 2017 Sampai dengan Tanggal 7 Juli 2017 pada hari senin sampai jumat dari pukul 08.00 WITA sampai dengan 14.00 WITA. Pada Hari Sabtu penulis tidak masukSelama magang Penulis ditempatkan pada bagian Rekam Medis. Jadwal Jam Kerja di Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo : 1. Senin sampai dengan Jumat a.
Jam Masuk 08.00 sampai dengan 14.00 WIB
b. Jam Istirahat 12.00 sampai dengan 12.30 WIB B. Prosedur Magang
Berdasarkan jadwal pelaksanaan magang yang telah ditetapkan oleh RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo, maka penulis melakukan praktek magang dimulai dari tanggal 12 Juni 2017 sampai dengan 7 Juli 2017. Setelah diterima untuk magang, penulis ditempatkan pada bagian Rekam Medis selama 3 minggu, maka penulis harus dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja dibagian tersebut. Peraturan yang harus dipatuhi oleh peserta ma gang yaitu :
15
1. Hadir setiap hari Senin sampai dengan Jumat pada pukul 08.00 WIB 2. Istirahat makan siang dan sholat pukul 12.00 – 12.30 WIB 3. Pulang pada pukul 14.00 WIB pada hari Senin sampai dengan Jumat 4.
Apabila ada kepentingan dan harus meninggalkan kantor harus meminta izin terlebih dahulu.
5. Berpakaian Sopan dengan menggunakan Baju Keki lengkap.
16
BAB IV PELAKSANAAN MAGANG A. Minggu Pertama Kerja Magang (12 Juni 2017 sampai dengan 16 Juli 2017) Pelaksanaan magang yang dilakukan oleh penulis selama melakukan magang di RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab.Wajo, maka penulis harus mengikuti peraturan yang ada uraian pekerjaan yang dilakukan penulis sebagai berikut :
1. Senin, 12 Juni 2017 Penulis ditempatkan di bagian Pendaftaran Pasien rawat Jalan. Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian Pendaftaran pasien rawat jalan adalah sebagai berikut :
Perkenalan dengan pimpinan beserta staff
yang lain dari RSUD
Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo.
Mempelajari cara proses pendaftaran pasien rawat jalan yang diajarkan oleh bapak Rahim,S.Sos dengan menggunakan SIMRS Rumah Sakit
Menulis identitas pasien pada status pasien rawat jalan yang berobat.
2. Selasa, 13 Juni 2017 Penulis ditempatkan di bagian Pendaftaran Pasien rawat Jalan. Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian Pendaftaran pasien rawat jalan adalah sebagai berikut:
Bapak Kepala Ruangan Rekam Medis RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab.Wajo mengajarkan saya tentang jenis lembaran dan cara pengisian rekam medis untuk pasien rawat jalan.
Setelah itu saya di beri tugas oleh beliau mencoba mengisi rekam medis tersebut.
3. Rabu 14 Juni 2017 Penulis ditempatkan di bagian Pendaftaran Pasien rawat Jalan. Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian Pendaftaran pasien rawat jalan adalah sebagai berikut:
17
Melakukan pendaftaran pasien rawat jalan sesuai dengan Poliklinik yang dituju.
Membantu petugas menyusun lembaran rekam medis pasien rawat jalan ke dalam map personal folder.
4. Kamis 15 Juni 2017 Penulis ditempatkan di bagian Pendaftaran Pasien rawat Inap. Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian Pendaftaran pasien rawat inap adalah sebagai berikut:
Petugas
pendaftaran
pasien
rawat
inap
mengajarkan
saya
cara
mendaftarkan pasien rawat inap sesuai SOP.
Membantu petugas menyusun lembaran rekam medis pasien rawat inap ke dalam map personal folder.
5. Jumat, 16 Juni 2017 Penulis ditempatkan di bagian Pendaftaran Pasien rawat Inap. Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian Pendaftaran pasien rawat inap adalah sebagai berikut:
Menangani pendaftaran pasien rawat inap sesuai SOP yang berlaku
Meminta petugas untuk mengajari saya cara mendaftarkan pasien rawat inap dengan menggunakan SIMRS Rumah Sakit.
6. Sabtu, 17 Juni 2017
Kembali masuk kerja di Puskesmas Pammana.
B. Minggu Kedua Kerja Magang (19 Juni 2017 sampai dengan 23 Juni 2017)
1. Senin, 19 Juni 2017 Penulis ditempatkan di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam medis. Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam medis adalah sebagai berikut:
Penulis berkenalan terlebih dahulu dengan petugas yang berada di bagian penyimpanan rekam medis.
18
Petugas penyimpanan rekam medis menjelaskan cara penyimpanan dan pengambilan rekam medis sesuai SOP yang berlaku.
2. Selasa, 20 Juni 2017 Penulis ditempatkan di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam medis. Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam medis adalah sebagai berikut:
Mencari dan mengambil rekam medis pasien rawat jalan dan pasien rawat inap sesuai nomor yang tertera pada kartu berobat pasien yang sudah di daftar di ruangan pendaftaran pasien
Setelah rekam medis pasien yang sudah ada terkumpul sebanyak 10 map ,kemudian rekam medis tersebut dibawa ke ruangan BPJS bagi pasien yang memiliki BPJS/KIS
Sedangkan bagi yang tidak memiliki BPJS atau pasien umum langsung di bawa ke tiap Ruangan/poliklinik masing-masing.
3. Rabu, 21 Juni 2017 Penulis ditempatkan di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam medis. Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam medis adalah sebagai berikut :
Mencari dan mengambil rekam medis pasien rawat jalan dan pasien rawat inap sesuai nomor yang tertera pada kartu berobat pasien yang sudah di daftar di ruangan pendaftaran pasien
Menyusun kembali rekam medis pasien yang sudah diolah/assembling di bagian pengolahan data sesuai dengan digit nomor rekam medis pasien.
4. Kamis, 22 Juni 2017 Penulis ditempatkan di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam medis. Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam medis adalah sebagai berikut :
Mencari dan mengambil rekam medis pasien rawat jalan dan pasien rawat inap sesuai nomor yang tertera pada kartu berobat pasien yang sudah di daftar di ruangan pendaftaran pasien
19
Mengantar rekam medis pasien yang sudah ada ke ruangan BPJS
Mendapat Informasi bahwa menjelang Hari Raya Idul Fitri semua pegawai Rumah Sakit Umum Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo diliburkan sesuai keputusan pemerintah daerah Kab. Wajo kecuali petugas yang Shif tetap masuk dan disesuaikan dengan jadwal shif masing-masing
Kebetulan penulis tidak masuk shif jadi penulis ikut libur sesuai jadwal yang ditentukan.
Libur terhitung mulai tanggal 23 juni 2017 sampai dengan tanggal 30 Juni 2017
5. Jumat, 23 Juni 2017
Libur Hari Raya Idul Fitri
7. Sabtu, 24 Juni 2017
Libur Hari Raya Idul Fitri
C. Minggu Ketiga Magang (01 Juli 2017 sampai dengan 07 Juli 2017)
1. Sabtu, 01 Juli 2017 Penulis ditempatkan di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam medis. Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam medis adalah sebagai berikut:
Awal pertama masuk kerja magang di RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo setelah libur Lebaran 1438 H
Salim satu persatu semua petugas yang berada di rekam medis.
Menjalin silaturahim dengan semua petugas rekam medis di RSUD lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo
Mencari dan mengambil rekam medis pasien rawat jalan dan pasien rawat inap sesuai nomor yang tertera pada kartu berobat pasien yang sudah di daftar di ruangan pendaftaran pasien
Menceklis
rekam
medis
yang
ruangan/poliklinik
20
sudah
dikembalikan
dari
tiap
2. Senin, 03 Juli 2017 Penulis ditempatkan di ruang Pengolahan data. Kegiatan yang dilakukan penulis di ruang pengolahan data rekam medis adalah sebagai berikut:
Berkenalan terlebih dahulu dengan petugas yang bertugas di ruang pegolahan data rekam medis RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo.
Petugas pengolahan data menjelaskan proses pengolahan data rekam medis sesuai SOP yang berlaku.
Meminta salah satu petugas untuk mengajarkan cara mensortir rekam medis yang telah diterima dari tiap ruangan.
3. Selasa, 04 Juli 2017
Mengisi buku laporan pengembalian rekam medis dari ruangan Interna RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo dengan cara memberi ceklist
Mengisi buku laporan pengembalian rekam medis dari ruangan Bedah RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo dengan cara memberi ceklist
Mengisi buku laporan pengembalian rekam medis dari ruangan Anak RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo dengan cara memberi ceklist
Ijin kepada kepala ruangan pengolahan data rekam medis bahwa besok tidak hadir dikarenakan akan datang tim pendamping akreditasi kabupaten untuk menilai dan membimbing sejauh mana proses persiapan akreditasi di Puskesmas Pammana.
4. Rabu 05 Juli 2017
Kembali ke Puskesmas Pammana bimbingan akreditasi Puskesmas.
5. Kamis, 06 Juli 2017
Masuk kembali ke RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo
Melakukan assembling rekam medis yang sudah terima dari ruangan ObGin.
Mencatat pada buku laporan pengembalian rekam medis.
21
Membawa rekam medis yang sudah di assembling ke ruangan penyimpanan rekam medis untuk di simpan kembali.
6. Jumat, 07 Juli 2017
Hari terakhir magang di RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo.
Bercakap cakap dengan petugas rekam medis bahwa hari ini proses magang di RSUD Lamaddukelleng khususnya di ruangan rekam medis telah berakhir hari ini
Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar besarnya kepada seluruh petugas yang bertugas di rekam medis terutama kepada bapak Kepala Bidang Rekam Medis Bapak Alimin,SKM,M.Kes beserta staff atas ilmu dan kesempatan yang diberikan selama magang di RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo.
Pamit Pulang
Kembali Ke Puskesmas Pammana.
22
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan Dari uraian kegiatan yang dilakukan penulis selama magang di RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. RSUD Institusi
Lamaddukelleng
Sengkang
Kab.
Wajo
merupakan
Pemerintah Daerah Kabupaten Wajo yang mempunyai tugas
melaksanakan upaya pelayanan kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan peningkatan dan pencegahan serta pelaksanaan upaya rujukan . Rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik. 2. Penulis dapat memahami interaksi kerja dengan sinergi kerja yang sesungguhnya dalam bidang pekerjaan khususnya sebagai Pegawai rekam medis, dan meningkatkan tingkat kecermatan dalam menginput data dan lainlain. 3.
Adanya kerjasama yang baik dalam melaksanakan magang, sikap ingin tahu dan mau belajar, sehingga transformasi ilmu dan arahan pementor dapat dipahami oleh peserta magang dan tepat sasaran merupakan faktor khusus yang membantu kegiatan peserta magang.
4.
Sikap pementor yang sangat tegas, disiplin serta bersahabat dan cukup mengayomi peserta magang. Adanya bimbingan dan arahan yang baik dari pementor dalam pelaksanaan kegiatan magang.
23
B. Saran Setelah penulis melaksanakan praktek magang selama 3 minggu di Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo khusunya di Ruangan Rekam Medis, Penulis memberikan saran-saran yang mungkin dapat menjadi bahan masukan bagi RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo. Adapun saran-saran yang dapat Penulis berikan adalah sebagai berikut : 1.
RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo khususnya Rekam Medis sebagai Institusi Pemerintah Daerah yang berkompeten dapat meningkatkankan kinerja pegawai dan staf dalam bekerja.
2. Penulis berharap agar pegawai dan staf di RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo khususnya Rekam Medis ini tetap mempertahankan dan meningkatkan kedisiplinan dan juga kinerja pegawai dan staf yang telah ada agar sesuai dengan yang diharapkan. 3.
Para pemimpin,Kepala bidang, dan para staff sangat berkerja keras mereka selalu melakukan yang terbaik demi terciptanya pelayanan yang baik dan professional di RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo khususnya Rekam Medis.
4.
Mereka yang sangat bersahabat dan welcome kepada penulis sehingga penulis mendapat suatu pemikiran bahwa penulis sangat dipercaya untuk memegang pekerjaan mereka.
5.
RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu,berkualias dan professional dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat khususnya di Kabupaten Wajo.
24
25
