LAPOARN AKHIR KEGIATAN GELADI PT POS INDONESIA KP JAKARTA UTARA 14000
Disusun Oleh : Fikri Firmansyah – 1104163087 1104163087
PROGRAM STUDI S1 TEKNIK FISIKA FAKULTAS TEKNIK ELEKTRO UNIVERSITAS TELKOM BANDUNG 2018
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN PELAKSANA PROGRAM GELADI Laporan ini diajukan untuk memenuhi persyaratan telah menyelesaikan program geladi Universitas Telkom Disusun Oleh : Nama
: Fikri Firmansyah
NIM
: 1104153087
Program Studi
: S1 Teknik Fisika
Tempat Geladi
: PT POS INDONESIA KP 14000 Jakarta Utara, Jalan J alan Swasembada Timur XI no 37, Kebon bawang , Jakarta Utara, DKI Jakarta
Waktu Pelaksanaan : 30 Mei – Mei – 20Juli 20Juli 2018
Disetujui dan disahkan Oleh
Jakarta, 20 Juli 2018 Penyusun
Pembimbing Lapangan
Fikri Firmansyah
Adam Gunari
NIM : 1104163087 1104163087
NIP : 972327460 972327460
ii
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kegiatan Geladi Universitas Telkom 2018 ini. Geladi ini merupakan salah satu matakuliah yang wajib ditempuh di Fakultas Teknik Elektro Universitas Telkom . Laporan ini disusun sebagai pelengkap kegiatan geladi yang telah dilaksanakan selama enam minggu di PT Pos Indonesia KP Jakarta Utara 14000 Dengan selesainya laporan geladi ini tidak terlepas dari bantuan banyak pihak yang telah memberikan masukan-masukan kepada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada : 1. Dosen Pebimbing Akademik Telkom University 2. Manajer SDM PT POS Indonesia KP Jakarta Utara 14000 3. Karyawan PT POS Indonesia KP Jakarta Utara 14000
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari laporan ini, baik dari materi maupun teknik penyajiannya, mengingat kurangnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan. Jakarta, 19 Juli 2018
Penulis
iii
ABSTRAK Geladi adalah program yang termasuk kurikulum bagi mahasiswa FTE Universitas Telkom. Tujuan dari geladi ini sendiri adalah untuk mengenalkan lingkungan kerja bagi para mahasiswa FTE baik itu dari bagian yang atas atau bagian yang bawah. Manfaat bagi mahasiswa selain dapa mempraktikan ilmu standar di dunia pekerjaan dan juga melatih mental mahasiswa itu sendiri di dunia kerja. Peserta geladi Univesitas Telkom terdiri dari Mahasiwa fakultas FTE, yaitu jurusan Teknik Elektro, Teknik Fisika, Teknik Telekomunikasi dan Sistem Komputer. Untuk Geladi sendiri perusahaannya sudah ditetapkan oleh pihak Telkom yaitu BPJS, PT Telkom Indonesia, PT Pos Indonesia. Pelaksaanaan geladi tahun ini dimulai pada tanggal 30 Mei – 20 Juli 2018. Untuk perusahaan PT POS INDONESIA, mahasiswa ditempatkan di bagian SDM, PPO , IT, Proses dan Antaran ,Akuntansi, Keungan , Pelayanan dan PUPL. Semua bagian itu melatih mahasiswa agar selalu beradaptasi di lingkungan baru dan dapat menerapkan ilmunya dalam membantu PT POS INDONESIA. Saya sendiri mendapatkan banyak ilmu disini setelah magang di PT POS INDONESIA, walaupun tidak sesuai jurusan tapi banyak ilmu yang saya tidak dapat di dunia perkuliahan.
iv
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................................ ii KATA PENGANTAR ....................................................................................................... iii ABSTRAK ..........................................................................................................................iv Bab 1 Pendahuluan ............................................................................................................. 6 1.1
Latar Belakang .................................................................................................... 6
1.2
Profil Perusahaan ................................................................................................ 6
1.3
Struktur Organisasi Perusahaan dan Unit ........................................................... 9
1.4
Rumusan Masalah ............................................................................................. 10
1.5
Batasan Masalah ............................................................................................... 10
1.6
Tujuan Pelaksanaan Geladi ............................................................................... 10
Bab 2 Tinjauan Teori ........................................................................................................ 11 2.1 Bagian Bagian di KP Jakarta Utara ......................................................................... 11 2.1.1 Bagian Pelayanan ............................................................................................. 11 2.1.2 SDM atau Dukungan Umum............................................................................ 11 2.1.3 Proses dan Antaran.......................................................................................... 12 2.1.4 PUPL ................................................................................................................ 12 2.1.5 Bagian IT ......................................................................................................... 12 2.1.6 Akutansi ........................................................................................................... 12 2.1.7 Keuangan ........................................................................................................ 13 2.1.8 PPO .................................................................................................................. 13 2.2 Sistem Kerja Pos ..................................................................................................... 13 2.3 Produk Produk Pos .................................................................................................. 14 Bab 3 Pelaksanaan Geladi ................................................................................................. 15 3.1
Rencana Kegiatan ............................................................................................. 15
3.2
Pelaksanaan Kegiatan ....................................................................................... 15
3.3 Hasil Kegiatan ......................................................................................................... 19 BAB 4 Penutup ................................................................................................................. 24 4.1 Kesimpulan ............................................................................................................. 24 4.2 Saran ....................................................................................................................... 24 DAFTAR PUSTAKA. ............................................................................................................ 26 Lampiran ........................................................................................................................... 27
v
Bab 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang
Indonesia adalah negara kepulauan terbesar di dunia dan dengan jumlah penduduk terpadat ke 4 di dunia. Karena begitu banyaknya penduduk Indonesia, banyak juga terjadi pengiriman barang baik antar kota, antar provinsi atau antar pulau. Maka dibutuhkan sebuah perusahaan jasa yang dapat memenuhi seluruh permintaan ini. PT Pos Indonesia hadir sebagai solusi dari permasalahan ini. PT Pos Indonesia hadir dalam membantu masyarakat dalam segala jenis pengiriman baik surat atapun paket. Tidak hanya itu PT Pos Indonesia juga bekerjasama dengan perusahaan BUMN lainnya dalam membantu melakukan pembayaran bulanan seperti air, listrik dan lain lainnya. Dengan Visi “ menjadi raksasa logistik pos dari timur” maka PT Pos Indonesia adalah perusahaan jasa yang tidak dapat diremehkan keberadaanya saat ini dimana diikuti banyaknya persaingan perusahaan jasa yang serupa. Dengan adanya gelada ini, mahasiswa Universitas Telkom diharapkan dapat lebih mengenal lingkungan kerja dan dapat membantu PT Pos Indonesia dan memberikan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi 1.2 Profil Perusahaan
Adapaun identitas dari kantor pos di tempat kami magang adalah : Nama kantor Pos : JAKARTAUTARA Kode Kantor
: 14000
Jenis
: Kantor Pos Pemeriksa
Tipe
:B
Singkatan
: JKU
Regional
: REGIONAL IV JAKARTA, 10004
Alamat
: Jl. Swasembada Timur XI No . 37
No Telepon
: 021-43937200
6
Pos Indonesia merupakan sebuah badan usaha milik negara (BUMN) Indonesia yang bergerak di bidang layanan pos. Saat ini, bentuk badan usaha Pos Indonesia merupakan perseroan terbatas dan se ring disebut dengan PT. Pos Indonesia. Bentuk usaha Pos Indonesia ini berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1995. Peraturan Pemerintah tersebut berisi tentang pengalihan bentuk awal Pos Indonesia yang berupa perusahaan umum (perum) menjadi sebuah perusahaan (persero). Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantorpos pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jenderal G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik.Setelah Kantorpos Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan Kantorpos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan. Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari Jawatan PTT (Post, Telegraph dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik. Perkembangan terus terjadi hingga statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Mengamati perkembangan zaman dimana sektor pos dan telekomunikasi berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro), dan pada tahun 1978 berubah menjadi Perum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal dalam menyelenggarakan dinas pos dan giropos baik untuk hubungan dalam maupun luar negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero).
7
Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan kreatifitasnya dalam pengembangan bidang perposan Indonesia dengan memanfaatkan insfrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai sekitar 24 ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir 100 persen kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi transmigrasi terpencil di Indonesia. Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi dan teknologi, jejaring Pos Indonesia sudah memiliki lebih dari 3.800 Kantorpos online, serta dilengkapi electronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik merupakan rantai yang terhubung satu sama lain secara solid & terintegrasi. Sistem Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing kiriman pos dimana tiap jengkal daerah di Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat
1746 - KANTORPOS PERTAMA
Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantorpos pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jenderal G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik.
1875 - POSTEN TELEGRAFDIENST
Pada tahun ini dinas pos disatukan dengan dinas telegrap dengan status jawatan dengan nama POSTEN TELEGRAFDIENST.
1877 - Union Postale Universelle
Sejak pemerintahan kolonial dinas pos pemerintahan Belanda sudah berhubungan dalam pengiriman surat dan barang secara internasional, sehingga tercatat sebagai anggota Union Postale Universelle (UPU).
1945 - Hari Bakti POSTEL
Pada saat pendudukan Jepang di Indonesia, jawatan PTT dikuasai oleh militer Jepang, 27 September 1945 Angkatan Muda PTT mengambil alih
8
kekuasaan PTT dan secara resmi berubah menjadi Jawatan PTT Republik Indonesia. Peristiwa tersebut diperingati menjadi hari bakti PTT atau hari bakti POSTEL.
1965 - PN Pos dan Giro
Mengamati perkembangan zaman dimana sektor pos dan telekomunikasi berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahan Negara dan Giro (PN Pos dan Giro).
1978 - Perusahaan Umum Pos dan Giro
Dan pada tahun 1978 berubah menjadi Perusahaan Umum Pos dan Giro yang
sejak
ini
ditegaskan
sebagai
badan
usaha
tunggal
dalam
menyelenggarakan dinas pos dan giropos baik untuk hubungan dalam maupun luar negeri.
1995 - PT. Pos Indonesia (Persero)
Selama 17 tahun berstatus Perusahaan Umum. Pada tanggal 20 Juni 1995 berubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero).
1.3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Unit Untuk Struktur Organisasi PT Pos Indonesia Secara pusat adalah :
9
Struktur Organisasi POS KP 14000 Yudha Pribadi Kepala KP 14000
Adam Gunari Manajer SDM
Indra Ridwan Nurjaman
Nurkomardi Manajer Keuangan
Manajer Akuntansi
Faridin Rokhman Manajer PUPL
Iskandar
Adam Gunari
Manajer PPO
Manajer IT
Izmar Riza
Indah Yusita Manajer Pelayanan
Manajer Proses dan antaran
1.4 Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang dihadapi oleh KP Jakarta Utara adalah sebagai berikut : 1. Bagiamana Sistem Kerja KP Jakarta Utara? 2. Bagian apa saja yang ada di KP Jakarta Utara dan hubungannya satu sama lain? 3. Produk Produk yang ada di pos? 1.5 Batasan Masalah
Batasan masalah agar hal yang dibahas tidak terlalu meluas adalah sebagai berikut : 1. Pelaksanaan sistem kerja di KP Jakarta Utara. 2. Mengenal divisi divisi kerja dan hubungan satu sama lain. 3. Produk produk yang ditawarkan kepada pelanggan oleh pos.
1.6 Tujuan Pelaksanaan Geladi Tujuan dari pelaksanaan geladi adalah sebagai berikut : 1. Memberikan pengalaman praktek kerja dan penyelesaian masalah pekerjaan yang timbul di lapangan sekaligus mengukur implementasi keilmuan dan keterampilan di dunia kerja. 2. Meningkatkan ketermpilan dan wawasan, baik dalam hal kompentensi hardskill (yakni kemampuan teknis ) maupun softskill.. 3. Mengisi masa libur antar tahun akademik mahasiswa dengan kegiatan postif yang menunjang pengetahuan dan keahliannya. 4. Memperlengkapi mahasiswa dengan gambaran nyata mengenai serba serbi lingkungan kerja, mulai dari jenis pekerjaan tingkat bawah sampai dengan tingkat yang lebih tinggi.
10
Bab 2 Tinjauan Teori 2.1 Bagian Bagian di KP Jakarta Utara Bagian Bagian di Kantor pos Jakarta utara terdiri dari : 2.1.1 Bagian Pelayanan
Di industri Jasa pengiriman seperti PT Pos Indonesia, ada istilah istilah istilah yang digunakan dalam mengambarkan proses yang terjadi dari pengriman barang sampai penerimaa barang. Contohnya adalah CPTDR (Collecting, process, transport, delivery and report ). Untuk bagian pelayanan sendiri termasuk bagian Collecting yaitu melakukan penerimaan barang dari para pengguna jasa. Bisa dibilang juga pelayanan adalah garis terdepan hubungan kantor pos dengan para costumer. Pelayanan disini tidak hanya melayani pengiriman barang seperti surat ataupun paket, namun banyak produk lainnya yang ditawarkan. Contohnya adalah Pos Pay dimana costumer bisa menggunkan produk jasa ini untuk melakukan pemabayaran listrik, PDAM, angsuran kendaraan dll. Ada juga transaksi remmitance (Pengiriman dan pengambilan uang), biasanya produk ini digunakan oleh costumer yang ingin mengirim atau mengambil duit dari pelosok Indonesia ataupun luar ne geri. Pos juga melayani pembelian produk materai. Materai ini sendiri adalah milik Dirjen pajak dan dititipkan di pos karena pos adalah pusat jasa pengiriman di Indonesia. Bagian Pelayanan pun menggunakan beberapa aplikas i untuk memudahkan proses pelayanan seperti SOPP POS,RS POS, I-POS dan Fund distribution ( untuk foto berada di lampiran. ) 2.1.2 SDM atau Dukungan Umum
Bagian SDM atau Dukungan Umum adalah bagian yang mengatur kesehjateraan para pegawai. Yaitu dianalogikan seperti kemahasiswaaan bila dilingkungan universitas. Dimulai dari pegawai masuk bekerja sampai pensiun maka akan dijamin kesehateraaannya oleh bagian SDM. Untuk pengambilan uang pensiun dan uang gaji juga dilakukan di SDM.
11
2.1.3 Proses dan Antaran Bagian Proses dan antaran terbagi lagi menjadi tiga yaitu outgoing,
incoming dan antaran. Bagian proses dan antaran merupakan bagian inti dari pos sendiri. Dimana Proses dan Antaran melakukan tugas transport dan delivery. Di bagian proses dan antaran juga memiliki staff paling banyak di pos dan bisa dibilang kerjanya hampir 24 jam dimana dibagi menjadi beberapa shift. Bagian proses dan Antaran juga yang akan bertanggung jawab bila ada kerusakan pada barang. 2.1.4 PUPL PUPL adalah kepajangan dari Pengawasan Unit Pelayanan Luar.
PUPL ini mempunyai tugas untuk mengawasi secara detail semua transaksi yang terjadi pada setiap KPC (kantor pos cabang) dan LE (Loket Ekstensi ) yang nantinya akan dibuat rangkuman secara menyeluruh oleh manajer PUPL. Di bagian juga terdapat pengawasan resi apakah sesuai yang diterima. Namun yang terpenting dari bagian ini penyesuaian data semua jenis transaksi di setiap KPC dan LE antara neraca loket dengan data yang sudah dikirim ke manajer PUPL. 2.1.5 Bagian IT Bagian IT gambaran umumnya adalah gambaran bagian yang
melakukan pengawasan terhadap server atau melakukan perbaikan terkait komputer dan jaringan di kantor pos. Seluruh jaringan koneksi di sebuah kantor pos pasti akan terpusat di satu server, dan server itu akan bertempat di lokasi IT yang dimana akan diawasi oleh seorang ahli IT. Seseorang yang bekerja di IT harus dapat beradaptasi dengan permasalahan permasalahan yang ada secara cepat dan tepat. Aplikasi server yang digunakan dalam membantu pengawasan adalah NOC Pos. 2.1.6 Akutansi Akutansi adalah bagian yang melakukan pembukuan terhadap
pemasukan dan pengeluaran secara mendetail. Di akuntasi ini juga dapat menunujukan grafik sebuah perusahaan apakah mengalami keuntungan atau kerugian. Maka peran akuntasi di sebuah perusahaan jasa seperti pos
12
sangatlah penting. Akutansi juga dapat menunjukan kepada para pemegang saham tentang perkembangan pos. Aplikasi yang digunakan adalah SAP FICO dalam penginputan data online maupun offline. 2.1.7 Keuangan Bagian keuangan adalah bagian yang menghitung uang dari produk apa di dapat dan juga untuk apa. Kebanyakan uang yang ada di pos adalah uang mitra pos seperti PLN dan pos hanya mengambil biaya tambahan sebagai biaya adminstrasi. Di ruang keuangan juga terdapat pengamanan yang ketat yaitu pintu brankas dan CCTV. Perbedaannya dengan PUPL adalah kalau PUPL mencocokan uang berupa data, sedangkan keungan berupa wujud fisik. 2.1.8 PPO PPO adalah kepanjangan dari Pemasaran & Pengembangan Outlet.
Tugasnya adalah menjalin kerjasama antara pos dengan beberapa mitra dan juga memasarkan produk produk ke masyarakat dan membangung kepercayaan masyarakat kepada pos sebagai perusahaan jasa yang dapat dipercaya. PPO sendiri ini sangat penting bagi kelanjutan sebuah perusahaan karena coba bayangkan perusahaan jasa yang tidak dapat kepercayaan dari masyarakat. Di bagian PPO ini sering juga melakukan interview kepada agen agen pos baru atau Oranger . 2.2 Sistem Kerja Pos Pos di tempat kami geladi adalah pos pemeriksaan, yang artinya pos ini
melakukan pemeriksaan paket baik dari luar negeri atau dalam negeri. Di pos Jakarta Utara ini memilik 8 divisi yang saling berkaitan satu sama lain. Pertama adalah pelayanan, pelayanan bertugas untuk melayani costumer dan menerima paket. Kemudian paket akan diteruskan ke bagian proses dan antaran untuk dilaksanakan proses CPTRD. Duit yang didapat digunakan sebagai biaya operasional, mitra dan sebagian untuk keuntungan pos. Duit yang diterima akan dihitung di bagian keuangan dimana akan dicocokan dibagian akutansi. Untuk PPO sendiri ikut berpastipasi dalam perkembangan pos yaitu dengna melakukan inovasi inovasi pengembangan outlet ataupun 13
membangun kerjasama dengan mitra. Untuk bagian PUPL juga berkaitan dengan PPO karna mengawasin kantor pos cabang lainnya. IT berfungsi sebagai teknisi dan pengawasan di pos yang menjaga agar sistem teta p stabil dan untuk dukungan umum menjaga kesehjateraan pegawai agar selalu ingin bekerja di pos dan terasa nyaman.
2.3 Produk Produk Pos
Surat dan Paket 1. Pos Ekpress : Merupakan layanan premium yang ditawarkan oleh Pos Indonesia untuk pengiriman yang lebih cepat ke seluruh daerah di Indonesia dibandingkan pos biasa. 2. Surat Pos Biasa : Layanan pengiriman dokumen atau surat menggunakan perangko ke seluruh daerah di Indonesia 3. Paket Pos biasa : Layanan pengiriman paket dengan tarif paling ekonomis 4. Pos Kilat Khusus : Layanan publik Pos Indonesia untuk pengiriman aman dan cepat.
Jasa Keuangan 1. Pospay : Pembayaran berbagai angsuran dan tagihan oleh pihak pos yang telah berkejasama dengan mitra 2. Wesel Pos : Pengiriman atau penerimaan uang bagi pengguna baik dalam negeri ataupun luar negeri 3. Giro Pos : Sebagai sarana transaksi antar rekening dan setoran tunai kedalam rekening
14
Bab 3 Pelaksanaan Geladi 3.1 Rencana Kegiatan Rencana kegiatan geladi 2018 yang dilaksanakan selama enam minggu di kantor pos Jakarta Utara. Dimulai dari tangal 30 maret sampai 20 juni 2018. Kami berganti ganti divisi agar dapat mengenali lingkungan kerja pos secara keseluruhan dan juga kami menyesuaikan dengan permintaan pembimbin lapangan dalam membuat jadwal sendiri yang sesuai dengan kita. Berikut jadwal divisi geladi untuk Fikri Firmansyah : No
Tanggal
Penempatan
1
30 Maret – 4 Juni 2018
Proses dan Antaran
2
5-8 Juni 2018
Dukungan Umum
3
9 & 25-26 Juni 2018
Solusi Teknologi
4
10-24 Juni 2018
Libur Idul Fitri
5
27-29 Juni 2018
PUPL
6
30 Juni – 4 Juli 2018
PPO
7
5 – 7 Juli 2018
Keuangan
8
9 – 13 Juli 2018
Pelayanan
9
14-19 Juli 2018
Akutansi
3.2 Pelaksanaan Kegiatan Pelaksanaan geladi dilakukan dari hari Senin sampai jumat dimulai
Pukul jam 07.30 WIB ( disesuaikan dengan divisi masing2 ) dan berakhir pada jam sesuai dengan divisi masing masing. Berikut jam operasional kantor pos Jakarta Utara secara umum : Senin s.d Jumat :
07.30-15.00 WIB
Sabtu
:
07.30-13.00 WIB
Istirahat
:
12.00-13.00 WIB
15
Catatan Harian Geladi
No Waktu 1
Senin, 28 Mei
Uraian Kegiatan -
2018
Keterangan
Pertemuan pembimbing adam,
dengan lapangan
menyerahkan
pak surat
keterangan dan membicarakan tentang jadwal geladi. -
Kami berempat diminta untuk membuat
jadwal
masing
masing -
Bertemu dengan para manager manager tiap divisi.
2
Rabu, 30 Mei
-
2018
Pertemuan dengan manager proses&antaran (incoming)
-
Membantun divisi incoming, dalam
pemasanagan
bukti
serah X13 di setiap paket asing 3
Kamis,31 Mei
-
2018
Membantu divisi incoming dalam pemasangan bukti serah X13 di setiap paket asing
4
Jumat, 1 Juni
-
Libur
-
Membantu divisi incoming
2018 5
Senin, 4 Juni 2018
dalam pemasangan bukti serah X13 di setiap paket asing.
6
Selasa, 5 Juni
-
2018
Pertukaran dengan dukungan Umum
-
Membantu dukungan umum dalam
membuat
database
pegawai
16
7
Rabu, 6 Juni
-
2018
Membantu dukungan umum dalam
membuat
database
pegawai 8
Kamis, 7 Juni
-
2018
Membantu dukungan umum dalam
membuat
daftar
kandidat penghargaan masa karya dan template visa uang 9
Jumat, 8 Juni
-
2018
Membantu dukungan umum dalam membuat
database
pegawai 10
9 – 24 Juni
-
Libur Idul Fitri
Senin, 25 Juni
-
Hari ini berganti ke Divisi IT
2018
-
Membantu bagian IT dalam
2018 11
pengawasan NOC POS dan menkloning komputer 12
Selasa,26 Juni
-
2018
Membantu
mengkloning
komputer
dan
reparasi
berbagai macam printer 13
Rabu, 27 Juni
-
2018
Membantu dalam pemasangan komputer
baru
baik
dari
sistem komputer itu sendiri atau
pemasangan
jaringan
lokal dengan komputer lain 14
Kamis,28 Juni
-
2018 15
Jumat, 29 Juni
Ikut memantau server NOC POS dengan pak bambang
-
2018
Hari ini saya berganti ke PUPL
-
Saya
membantu
dalam
penulisan resi dan backsheet di buku besar.
17
16
Senin, 2 Juli
-
2018 17
Selasa, 3 Juli
resi dan backsheet PUPL -
2018 18
Membantu dalam penulisan
Membantu penuglisan resi dan backsheet PUPL
Rabu, 4 Julli
-
Hari ini saya berganti ke PPO
2018
-
Saya membantu pengecapan surat untuk agen pos
-
PPO sering beraktivitas diluar untuk bertemu mitra
19
Kamis, 5 Juli
-
2018 20
Jumat, 6 Juli
mengikuti kegiatan PKM -
2018 21
Senin, 9 Juli
Selasa, 9 Juli
-
Rabu, 10 Juli
Mendapat dispensasi untuk mengikuti kegiatan PKM
-
2018 23
Mendapat dispensasi untuk mengikuti kegiatan PKM
2018 22
Mendapat dispensasi untuk
Mendapat dispensasi untuk mengikuti kegiatan PKM
-
2018
Pindah Ke bagian Keuangan setelah dispensasi PKM
-
Di keuangan saya diminta untuk mengobservasi.
-
Saya
mempelajari
Keuangan
bahwa
di yang
dikelola kebanyakan adalah uang mitra, dan pos hanya mengambil sebagian kecilnya saja. 24
Kamis, 11 Juli
-
2018
Hari saya beganti ke bagian Pelayanan
-
Saya
banyak
bincang
dengan
berbincan manager
pelayanan
18
-
Saya
diminta
untuk
melakukan observasi terhadap kegiatan di pelayanan ( Loket) 25
Jumat, 12 Juli
-
2018 26
Saya
melakukan
observasi
kegiatan di pelayanan (loket)
Senin, 16 Juli
-
2018
Saya membantu kegiatan di pelayanan dalam pengukuran barang terima
27
Selasa, 17 Juli
-
Melakukan observasi
-
Saya
2018
Pindah
ke
bagian
Akutansi -
Tidak
banyak
yang
bisa
dilakukan di akuntasi, jadi memutuskan untuk membuat laporan 28
Rabu, 18 Juli
-
Membuat laporan geladi
-
Membuat laporan geladi
2018 29
Kamis, 19 Juli 2018
3.3 Hasil Kegiatan Hasil yang didapat setelah melakukan geladi : 1. Bagian Pelayanan Pada bagian pelayanan terdapat
4 Loket transakasi, 1 Loket
Pengambilan dana pensiun , 1 Loket Costumer Service dan Satpam yang ikut membantu dalam pelayanan. Manajer untuk pelayanan adalah Indah Yusita. Terdapat 3 shift di Pelayanan : -
Shift pagi : 07.30-14.30 WIB
-
Shift siang : 09.00-16.00 WIB
-
Shift malam : 13.00-20.00 WIB
19
Bagian pelayanan ini adalah garis terdepan antara pos dengan pelanggan, maka di pelayanan ini harus dibudayakan 3S (Senyum, Sapa, Salam ). Di bagian pelayanan juga petugas loket harus sering melakukan cross selling agar para pelanggan mengetahui produk produk pos yang lain. Adapun ruangan yang digunakan sebagai ruang tunggu pelanggan dan loket pelayanan dinamakan vestibule. Untuk pengantaran ada dalam kota ada beberapa opsi yang dapat dipilih dengan berbagai macam hari : -
Paket Ekspress
: Estimasi 1 Hari
-
Paket kilat khusus : Estimasi +/- 2 hari
-
Paket pos biasa
: > 2 hari
2. Bagian SDM atau Dukungan Umum
Manajer SDM adalah bapak Adam Gunari. Hasil yang Saya dapat di bagian SDM adalah :
Bagian SDM memegang seluruh database pegawai, baik itu riwayat Pendidikan sampai besar gaji semua datanya dipegang oleh bagian SDM.
Pengambilan dana pensiun, gaji bulanan ataupun tunjangan lainnya dilakukan di bagian SDM.
Manajer SDM di kantor pos Jakarta Utara untuk sementara memegang bagian IT karena manajer IT yang sekarang belum terpilih lagi
Bagi Siswa atau Mahasiswa yang magang, melaporkan dirinya ke bagian SDM
3. Proses dan Antaran
Manajer Proses dan Antaran adalah Bapak Izmar Rifa. Hasil yang saya dapat di proses dan Antaran adalah :
Biasanya paket paket yang dating akan disortit berdasarkan daerah masin masing untuk memudahkan delivery
Surat X13 digunakan sebagai tanda sah pemeriksaan terhadap barang import.
20
Jika ada barang belum lolos pajak, maka barang akan ditahan sampai pemilik barang melunasi pajak ( biasanya dari bea cukai ).
Adapun alur pekerjaan di bagian proses dan antaran : 1. Kiriman dating 2. Setiap karung dibukan dan melakukan scanning barcode untuk membuat manifest terima 3. Barang dengan alamat sekitar kota Jakarta utara akan disortir 4. Setelah disortir maka barang akan di delivery ke alamat masing masing oleh bagian antaran. Namun sebelum diantar petugas kurir akan membuat delivery order
4. PUPL Manajer PUPL adalah Bapak Faridin Rokhman . Maka hasil dari magang di PUPL adalah : Bebrapa daftar KPC di JakartaUtara : -
KPC Pademangan Timur
-
KPC Pademangan Barat
-
KPC Pluit
-
KPC Lukgong
-
KPC Cilincing
Setiap loket di KPC hanya bisa buka / diaktifkan melalui komputer yang ada di manajer PUPL, maka dari itu manajer PUPL akan datang lebih pagi dibanding pegawai yang lain. - Begitupun dengan penutupan loket, seharusnya penutupan dilakukan oleh manajer PUPL namun sesuai UU Ketenaga kerjaan Pasal 77 ayat 2 yang menyatakan bahwa dalam satu minggu untuk enam hari kerja waktu kejanya total 40 jam dan dalam sehari yaitu tujuh jam. Sehingga jika manajer PUPL yang membuka dan menutup loket setiap KPC maka waktu kerja beliau sudah melebihi waktu kerja yang ditetepkan UU Ketenaga kerjaan. Maka dari itu penutupan loket diserahkan pada bagian pelayanan.
21
5. Bagian IT
Manajer IT adalah bapak Adam Gunari ( sementara ), hasil yang saya dapat setelah di IT :
IT melakukan pekerjaan pengawasan NOC Pos, perbaikan alat alat seperti komputer atau printer, Pemasangan jaringan lokal dll.
Terdapat ruangan server pusat kantor di IT, dan di man itu adalah pusat dari semua koneksi di kantor.
Sering melaukan kloningan pada komputer baru dengan bantuan alat seperti hardisk eksternal.
6. Akuntansi
Manajer Akuntansi adalah Bapak Indra Ridwan Nurjaman. hasil yang saya dapat setelah di Akuntansi :
Akuntansi mendapat tugas membukukan semua transaksi dari beberapa sumber yaitu neraca loket bagian PUPL dan bagian keuangan.
Akuntansi melakukan pencocokan setiap uang yang masuk dan keluar
7. Keuangan
Manajer Keungan adalah bapak Nurkomardi, hasil yang saya dapat setelah di keuangan adalah :
Alur pekerjaan di bagian keuangan dibagin menjadi dua, terkait fisik uang dan data Terkait fisik uang -
Pengambilan remise dari bagian pengolahan
-
Perhitungan uang pada mesin penghitung
-
Jika ada uang berlebih, uang dilimpahkan ke bank
-
Pemberian panjar loket & KPC
22
-
Penerimaan setoran dari loket Terkait data
-
Upload transaksi manual
-
Entri items
-
Entri siskomvila
-
Entri anasir kas dan bank
Keuangan yang dihitung di keuangan kebanyakan adalah uang mitra
Terdapat brangkas dan CCTV di keuangan yang mengartikan pengamanan yang kuat di keuagan.
8. PPO
Manajer PPO adalah Bapak Iskandar . hasil yang saya dapat di PPO adalah:
PPO mengatur pemasaran di kantor pos dan juga kerjasama antar mitra
PPO juga melakukan interview kepada agen agen pos baru atau oranger.
PPO sering melakukan kunjungan ke agen agen pos yang tersebar
23
BAB 4 Penutup 4.1 Kesimpulan Berdasarkan kegiatan geladi ini dapat ditarik kesimpulan :
1.
Kunci keberlasungan PT POS INDONESIA selama ini adalah karena jangkauan pos yang luas, tidak hanya dalam negeri namun menjangkau dunia internasional. Tidak hanya itu Pos selalu menjamin kalau barang yang dikirim pasti akan sampai ke tangan penerima, apabila tidak sampai atau rusak, pelanggan dapat melakukan retur kepada pihak POS.
2. Pengawasan yang dilakukan Pos Jakarta Utara sudah bagus terkait barang barang illegal atau barang barang belum lolos pajak. Banyak barang yang ditahan karna tidak memenuhi syarat atau merupakan barang illegal. Pihak Pos juga segan untuk membawa ke jalur hokum bagi pelanggan yang mengirimkan barang ilegal. 3. Kedisiplinan yang diterapkan Pos sudah bagus, terbukti dengan selalu dibuka loket pelayanan pada pukul 07.30 dan tutup pada 20.00. Hal ini tentu saja merupakan keutungan bagi pos sendiri memiliki waktu buka yang cukup lama. 4. Apabila terjadi kerusakan pada alat alat pos, maka bagian IT disini bertindak cepat dalam menyelesaikan permasalahan ataupun saat diminta pemasangan intalasi jaringan baru.
4.2 Saran 1.
Untuk bagian IT, perlu dilakukan pelatihan pelatihan bagi anggotanya karena kemajuan teknologi yang terus meningkat, makanya diperlukan pelatihan agar dapat beradapatasi dengan masalah masalah baru.
2.
Perlu dikaji lagi kegiatan geladi, karena sering kali mahasiswa mendapat bagian yang ada hubungannya dengan jurusannya sehingga menyebabkan tidak ada kegiatan di divisi yang bersangkutan
3.
Pelayanan Produk pos harus ditingkatkan lagi, dimana waktu pengiriman tidak boleh kalah dengan perusahaan jasa pengiriman lainnya seperti JNE dll. Karena sekarang ada perang pemikiran dimana ada yg berpikir bahwa pos sudah tidak baik lagi tidak seperti produk luar.
24
4.
Untuk bagian proses dan antaran, dalam pengeluaran dari karung harus hati hati, karna tidak jarang banyak barang yang terbanting atau diinjak secara sengaja oleh petugas pos. Kalau bisa dibuat SOP tentang aturan pengeluaran dan pemasukan barang
25
. [1] 2018, SEJARAH POS INDONESIA,Pos Indonesia, dilihat 17 Juli 2018, .
[2] 2018, VISI, MISI , TAGLINE , KREDO POS INDONESIA, Pos Indonesia, dilihat 17 Juli 2018, .
[3] PPDU, Universitas Telkom, ‘ Panduang Geladi Telkom University 2018’, Panduan Geladi 2018.
[4] Firdaus, Rifqi , ‘ Laporan Akhir Geladi PT Pos Indonesia KP Sumedang 45300’ , Laporan Akhir Geladi 2017.
26
Gambar 1 Aplikasi Pos Pay
Gambar 2 Aplikasi Remitance
Gambar 3 Aplikasi Loket Pos
Gambar 4 NOC Pos
Gambar 5 Sap FICO ( aplkasi akuntansi )
27
