El OFICIO y la SOLICITUD Características
EL OFICIO es un documento protocolar de carácter oficial que se utiliza en los organismos del sector público y en instituciones privadas. En todos los casos, el que remite es una persona jurídica, mientras que el destinatario puede ser una persona natural o jurídica. Suele estar firmado por el máximo representante legal de la institución o por los jefes de la misma.
Características generales del oficio • Debe estar correctamente redactado. • Se puede usar papel membretado o no. • Debe poseer un código o numeración correlativo para que facilite su archivo. • Pertenece a la comunicación oficial. • Puede ser firmado por una o más personas. • Cuando es de algún club o comité, generalmente lo firman varias personas. • Se envía en un sobre cerrado que tiene impreso el número del oficio, datos del destinatario (trato, nombre y cargo) y la dirección del mismo. Ejemplo:
Oficio Nº 035-INC-D/06 Señor: Jorge López Loyola, Gerente General de Editorial Chan Chan. Av. Arenales 1486, Lima – Jesús María Presente
Clases de oficio • Oficio simple • Oficio múltiple • Oficio de transcripción
Oficio simple Se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente, en caso de una invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales y deportivas
Oficio múltiple Se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios. Por esta razón, el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir. Los oficios múltiples generalmente son verticaldescendentes y horizontal. Es decir, van dirigidos a subordinados o a jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía. Se usa para emitir órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias e informaciones a diferentes oficinas y despachos, simultáneamente.
Oficio de transcripción Oficio que sirve para transcribir el contenido de otro documento, tal como se da en el original, íntegramente, sin ninguna alteración. Todo el texto o párrafos transcritos deben ir entre comillas y ser fiel al original. A través de este tipo de oficio se transcriben resoluciones, acuerdos, circulares, directivas u otros textos de interés. El trato de relación que se cumple por medio de este documento es de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera de una entidad.
Secciones del oficio de transcripción: Fórmula de apertura. Se usa, por ejemplo, la siguiente: “Se ha expedido la siguiente resolución directoral regional que dice:…” Transcripción propiamente dicha. Brinda en forma literal el documento o fragmento que se ha anunciado. Párrafo de cierre. Suele contener las motivaciones que impulsan a realizar la transcripción. Fórmula más usada: “Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento y demás fines”.
Partes del oficio • Lugar y fecha. Se anota el lugar desde donde se envía, el día, el mes y el año en curso: Chiclayo, 15 de noviembre del 2006 • Numeración. Se escribe la palabra OFICIO con mayúscula, seguido del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación de la sigla de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso. Ejemplo: OFICIO Nº 142/APAFA-SJ/06
Partes del oficio… • Destinatario. Aquí se escribe el trato, nombre, apellidos completos y cargo de la persona destinataria, así como se hace mención del lugar en donde está la sede de la institución en la que se ejerce tal cargo. Ejemplo: Señor: Dr. Guillermo Guerra Cruz, Rector de la Universidad Privada Antenor Orrego. Trujillo.
Cuando el destinatario ejerce un cargo en forma interina, se hace notar tal eventualidad, incluyendo en la denominación de tal cargo, entre paréntesis, la letra e, (e) , de “encargado”. Ejemplo: Señor: RÓGER PATIÑO CASTILLO, Jefe (e) de la Gerencia de Desarrollo de MINSA. CIUDAD
Cuando el oficio no está dirigido a una persona sino a una institución o empresa, el tratamiento del destinatario debe hacerse en plural (“Señores”). Ejemplo:
Señores Universidad Nacional de Pasco “Daniel Alcides Carrión”. Apartado Postal 654. CERRO DE PASCO
Si la sede de la institución a que pertenece el destinatario se halla en la misma localidad donde presta servicios el remitente, se usa, indistintamente, PRESENTE o CIUDAD. Ejemplos: Señor: CARLOS TAPIA CALDERÓN, Jefe de Operaciones de SENATI. PRESENTE _______________________________________________________________
Señor CARLOS TAPIA CALDERÓN, Jefe de Operaciones de SENATI. CIUDAD
Partes del oficio… Asunto. Aquí se escribe con mayúscula la palabra ASUNTO, seguido de dos puntos. Luego, en resumen, se indica con claridad el tema, que será explicado en el cuerpo del oficio. Ejemplo: ASUNTO: Invitación a la juramentación del nuevo alcalde de la ciudad.
Partes del oficio… Referencia. Se usa sólo cuando se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios. REFERENCIA: Oficio Nº 142/2006-DRE-LA LIBERTAD
Partes del oficio… Cuerpo o texto. En esta parte, la más importante, se da a conocer el mensaje en forma clara y precisa. Suele iniciarse con expresiones como: Tengo el agrado de comunicarle… Cumplo con poner en su conocimiento… Tengo el honor de dirigirme a usted… Me es muy grato comunicarle… Por la presente…
De mi mayor consideración…
Otras fórmulas de apertura.
En algunas directivas internas de organismos estatales se mencionan dos fórmulas de apertura:
“Tengo el honor…”, cuando el oficio es dirigido a un superior. Y “Tengo el agrado…”, si es enviado a un funcionario de igual o menor jerarquía.
Partes del oficio… Despedida. Aquí se muestra amabilidad, cortesía. Se utilizan expresiones conocidas como: Hago propicia la ocasión para expresarle los sentimientos de mi especial consideración. Atentamente.
Partes del oficio… Firma y posfirma. La firma es la escritura de la rúbrica a mano. La posfirma es la colocación del nombre y apellidos de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo si lo hay. _______________________ Enrique Cabrera Loyola
Jefe RR. PP. Municipalidad de Trujillo
Partes del oficio… Iniciales. Al igual que en el memorándum, se colocan las iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas:
ECL/msa
Partes del oficio… Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, programas, tarjetas, folletos, etc.: ANEXO: -Un programa completo (8 hojas) - 10 entradas (invitaciones de honor).
Partes del oficio… Distribución. Se usa, generalmente, en los oficios múltiples, porque aquí se mencionan a las personas y/o dependencias a quienes va dirigido el oficio: DISTRIBUCIÓN:
-Jefes de Departamento. -Diarios de circulación local.
LA SOLICITUD Características. Estructura.
La solicitud es un documento que una persona dirige a otra que ostenta un cargo o una función pública o privada, para pedir el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido. Toda solicitud debe escribirse con una copia simple, la misma que le servirá al recurrente como constancia para reclamos posteriores o para agilizar y exigir respuestas inmediatas.
Consta de las siguientes partes: • • • • • • •
Sumilla. Destinatario. Datos personales del solicitante. Cuerpo o texto. Párrafo de cierre o final. Lugar y fecha. Firma del remitente.
Sumilla Va en el margen superior derecho. Se escribe la palabra SOLICITA seguido de una síntesis de lo que se pide en el cuerpo o texto de la solicitud. Debe ser breve, específico, claro y escrito con mayúsculas y, si es posible, subrayado. Ejemplo:
__________________________________________________ SOLICITA: RECONOCIMIENTO PAGO DE COMPENSACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS (CTS)
Destinatario Es la parte a quién va dirigida la solicitud, persona natural o jurídica. Se nombra la función o cargo que desempeña el destinatario. Y, en renglón seguido, las iniciales, con letras mayúsculas, de las primeras palabras del tratamiento. Ejemplo:
Señor Director del Centro Educativo Ramón Castilla. S.D. ______________________________________________ Señor Jefe del Registro Civil de Trujillo. S.J.
Datos personales del solicitante Son todos los datos que identifican al recurrente o solicitante: nombres y apellidos, nacionalidad, estado civil, edad, profesión u ocupación, número de DNI, y domicilio. Para un empleado público, además: tiempo de servicio, código, especialidad.
Para un estudiante universitario: universidad y facultad en donde estudia, año de estudio o ciclo, sección, número de matrícula, etc. Cada caso o dependencia, requiere de datos específicos.
Cuerpo o texto En esta parte se expone en forma detallada la razón o el objetivo del pedido. Por la naturaleza del tema, a veces puede dividirse en párrafos. El cuerpo comienza siempre con la palabra Que. Ejemplo: Que, teniendo que seguir una serie de trámites, para solicitar un préstamo del Banco de Trabajo y siendo uno de los requisitos la presentación de una constancia domiciliaria, suplico a Ud., Señor Comisario, se me expida dicha constancia, lo antes posible, con la verificación que el caso requiera.
Si queremos escribir varios motivos, podemos dividir el cuerpo de la solicitud en varios párrafos, separándolos por punto aparte. Cada uno de los párrafos del cuerpo o texto se inician con el vocablo Que, al igual que el primer párrafo.
Párrafo de cierre o final Suele redactarse con frases conocidas. como:
Por lo tanto: (o) Por lo expuesto: Ruego a Ud. acceder a mi petición por ser de justicia. La expresión final puede variar: “…por ser de justicia” (si lo que se pide es un derecho) “…es gracia que espero alcanzar.” (si lo que se pide es un favor).
Lugar y fecha Se especifica el lugar, el día, el mes y el año en el cual se ha redactado o presenta la solicitud, después del párrafo de cierre. Ejemplo:
Por lo expuesto: Ruego a Ud. acceder a mi petición por ser de justicia. Trujillo, 15 de noviembre del 2006.
Firma del remitente En esta parte el remitente, que es el recurrente, estampará su firma. Se escribe en la parte derecha central.
______________________ Eduardo Paz Esquerre
SOLICITO: CONSTANCIA DE MATRÍCULA SEÑOR DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES DE LA UNMSM S.D. ROBERTO CAMPOS ACEVEDO, estudiante del primer año académico de la Escuela Profesional de Sociología, turno tarde, aula 11, con código Nº 34D489912, domiciliado en la Av. Los Precursores 519, Surco, ante Ud., respetuosamente expongo: Que me es necesario presentar una constancia de matrícula a la Subjefatura de Estadística de mi centro de labor, a fin de que me den facilidades para asistir a clases. Por tal motivo solicito a Ud. se sirva ordenar, a quien corresponda, la expedición del mencionado documento. Con tal motivo, acompaño a la presente el recibo de pago al Banco de la Nación, por derecho de constancia.
Por lo expuesto: Ruego a Ud. atender mi pedido por ser de justicia. Surco, 4 de abril del 2006. (Firma)
