TINJAUAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF DI RUMAH SAKIT SUMBER WARAS BERDASARKAN ASPEK HUKUM TAHUN 2017
KARYA TULIS ILMIAH (KTI)
PUTRI DWILARAS RIZKYANI NIM. P2.06.37.1.14.026 P2.06.37.1.14.026
KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA POLITEKNIK KESEHATAN TASIKMALAYA JURUSAN PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN PROGRAM STUDI PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN CIREBON 2017
TINJAUAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF DI RUMAH SAKIT SUMBER WARAS BERDASARKAN ASPEK HUKUM TAHUN 2017
KARYA TULIS ILMIAH (KTI)
Diajukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan DIII Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Pada Program Studi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
PUTRI DWILARAS RIZKYANI NIM. P2.06.37.1.14.026 P2.06.37.1.14.026
KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA POLITEKNIK KESEHATAN TASIKMALAYA JURUSAN PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN PROGRAM STUDI PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN CIREBON 2017
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.
Nama NIM Tanggal Tanda Tangan
: PUTRI DWILARAS RIZKYANI RIZKYANI : P2.06.37.1.14.026 P2.06.37.1.14.026 : :
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas rahmat yang dilimpahkan-Nya kepada penulis dalam menyusun Proposal Karya Tulis Ilmiah (KTI). Proposal Karya Tulis Ilmiah disusun dengan judul “Tinjauan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Sumber Waras Berdasarkan Aspek Hukum Tahun 2017”. Penulis menyadari bahwa penyusunan Proposal Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini tidak akan terselesaikan dengan baik tanpa dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, karena itu penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada : 1. Dr.Wawat Setiamiharja, MARS, Selaku Direktur Rumah Sakit Sumber Waras, 2. Asih Kundari, Amd.PerKes, Selaku Kepala Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Sumber Waras, 3. Hj. Betty Suprapti, S.Kp, M.Kes, Selaku Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Tasikmalaya, 4. Bambang Karmanto, SKM, M.Kes, Selaku Ketua Program Studi Perekam dan
Informasi
Kesehatan
(PIKes)
Cirebon
Politeknik
Kesehatan
Kemenkes Tasikmalaya, 5. Suhartini, SKM, M.Kes, Selaku Dosen Pembimbing Utama dan Rieza Zulfahmi
Taftazani,
S.ST.,
M.Kes,
Selaku
Dosen
Pembimbing
Pendamping Politeknik Kesehatan Kemenkes Tasikmalaya, 6. Teman-teman Program Studi DIII Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
Politeknik
Kesehatan
Kemenkes
Tasikmalaya
Wilayah
Cirebon, Penyusun menyadari dalam penyusunan Proposal Karya Tulis Ilimiah (KTI) ini jauh dari sempurna. Oleh sebab itu penyusun mengharapkan saran dan kritik yang membangun guna perbaikan penulisan untuk proposal selanjutnya. Penyusun berharap proposal ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin. Cirebon, Mei 2017 Penulis v
UNGKAPAN TERIMAKASIH
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmatn-Nya, penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini. PenulisanKarya Tulis Ilmiah (KTI) ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma 3 Perekam Medis da Informasi Kesehatan di Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu, saya mengucapkan terimakasih kepada : 1. Dr. Wawat Setiamiharja, MARS, yang telah mengijinkan saya untuk melakukan penelitian di Rumah Sakit Sumber Waras Cirebon; 2. Asih Kundari, Amd.Perkes, yang telah banyak membantu dalam usaha memperoleh data yang saya perlukan; 3. Suhartini, SKM, M.Kes dan Rieza Zulfahmi T, S.ST., M.Kes, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam menyusun Karya Tulis Ilmiah ini; 4. Mamah, Ayah, Mamah Halimah, Bapa Toto serta seluruh keluarga saya yang telah memberikan bantuan dukungan secara material dan moral; dan 5. Giras Apriyan yang selalu menemani, selalu membantu dan mensuport selama menyusun Proposal hingga KTI finish. Tak lupa juga Sahabatsahabat saya, Ria Risnasari, Riza Yusworo, Susanti (oma), Nia Aprilia Melati, Haryanti Husniyati, Agnes Nursyamsiyah, Anindhya Rizfatihah, Galuh Widya Pangestika (gendut bolem), Nur Widya Fauziya dan Kartika Chandra Dewi (mandra-atik), serta rekan-rekan seperjuangan PIKes Cirebon angkatan ke-2, yang telah banyak membantu saya dan memberikan dukungan support dalam menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini.
vi
vii
Akhir kata, penulis berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini membawa manfaat bagi perkembangan ilmu. Cirebon, Mei 2017
Penulis
vii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
Sebagai civitas akademik Jurusan Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya, saya yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : Putri Dwilaras Rizkyani NIM
: P2.06.37.1.14.026 P2.06.37.1.14.026 Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan
kepada Jurusan Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya Hak Bebas Royalti Nonekslusif (Non-exclusive Royalty-Free Right) atas Karya Tulis Ilmiah (KTI) sa ya yang berjudul : “TINJAUAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF DI RUMAH SAKIT SUMBER WARAS BERDASARKAN ASPEK HUKUM TAHUN 2017”. Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalty Nonekslusif ini Jurusan Perkam Medis dan Informasi Kesehatan Poltekkes Kemenkes
Tasikmalaya
mengelola
dalam
berhak
bentuk
menyimpan,
pangkalan
data
mengalih
media/formatkan,
( database),
merawat
dan
mempublikasikan Karya Tulis Ilmiah (KTI) saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta untuk kepentingan akademis. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di
: Cirebon
Pada tanggal : ..................... Yang Menyatakan
(...................................)
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL
............................................ .................................................................. ............................................ ......................ii HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ...........................................ii ................................................................. .............................iii .......iii HALAMAN PERSETUJUAN ........................................... HALAMAN PENGESAHAN ............................................. ................................................................... .............................iv .......iv ................................................................ ............................................ ......................v v KATA PENGANTAR .......................................... UNGKAPAN TERIMAKASIH ............................................ .................................................................. ..........................vi ....vi HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .....................viii DAFTAR ISI .......................................... ................................................................ ............................................ .....................................ix ...............ix .................................................................. ............................................ ..........................xii ....xii DAFTAR TABEL ............................................ DAFTAR GAMBAR ............................................ .................................................................. ............................................ ......................xiii xiii .................................................................. ........................................xiv ..................xiv DAFTAR LAMPIRAN ............................................ ............................................................... ............................................. .........................................xv ..................xv ABSTRAK ......................................... HALAMAN JUDUL
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .......................................... ................................................................ ........................................1 ..................1 B. Rumusan Masalah ............................................. ................................................................... .................................4 ...........4 C. Tujuan Penelitian .......................................... ................................................................ .....................................4 ...............4 1. Tujuan Umum ........................................... ................................................................. .....................................4 ...............4 2. Tujuan Khusus .......................................... ................................................................ .....................................4 ...............4 D. Manfaat Penelitian ............................................ .................................................................. .................................4 ...........4 1. Bagi Rumah Sakit ............................................. ................................................................... .............................4 .......4 2. Bagi Institusi Pendidikan ............................................. ...............................................................5 ..................5 3. Bagi Peneliti ........................................... ................................................................. ........................................5 ..................5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Teoritis .......................................... ................................................................ .....................................6 ...............6 1. Rekam Medis ............................................ .................................................................. .....................................6 ...............6 a. Pengertian Rekam Medis ........................................... ..........................................................6 ...............6 b. Tujuan Rekam Medis ..................................................... ................................................................7 ...........7 c. Kegunaan Rekam Medis ............................................ ...........................................................8 ...............8 d. Faktor-faktor Pengelolaan Rekam Medis Unit Filling .............12 e. Rekam Medis Inaktif ........................................... ................................................................. ......................13 13 f. Penyimpanan Rekam Medis Inaktif .......................................... ..........................................14 14 2. Retensi ............................................ .................................................................. ............................................ ..........................16 ....16 a. Pengertian Retensi ........................................... ................................................................. ..........................16 ....16 b. Tujuan Retensi ............................................. ................................................................... .............................16 .......16 c. Jadwal Retensi .......................................... ................................................................ .................................16 ...........16 d. Penyusutan Rekam Medis .......................................... .........................................................18 ...............18 e. Tata Cara Penilaian Berkas Rekam Medis ................................19 f. Pemusnahan Berkas Rekam Medis ........................................... ...........................................22 22 g. Dokumentasi Pemusnahan Berkas Rekam Medis .....................25 3. Dasar Hukum Yang Mengatur Pemusnahan Berkas Rekam ix
x
Medis Inaktif ............................................ .................................................................. .....................................28 ...............28 a. UU No.7 tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-pokok Kearsipan .......................................... ................................................................ ........................................28 ..................28 b. UU RI No.43 tahun 2009 Tentang Kearsipan ...........................28 ...........................28 c. PP RI No.34 No.34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip ...............29 d. Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 Bab IV ...........................31 ...........................31 e. SK Dirjen Pela yanan Medik no.78/Yanmed/RS/Umdik/ YMU/I/91 Tentang Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit ............................................ .................................................................. .................................32 ...........32 f. Manual Rekam Medis (Konsil Kedokteran Indonesian, Bab V. Item C, 2006) ............................................. ...............................................................37 ..................37 g. UU No.29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47) ............................................ ...........................................................37 ...............37 B. Kerangka Teori ........................................... ................................................................. ........................................38 ..................38 C. Kerangka Konsep ........................................... ................................................................. .....................................39 ...............39 BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Desain Penelitian ............................................. ...............................................................40 ..................40 B. Lokasi dan Waktu Wa ktu Penelitian ........................................... .............................................................40 ..................40 C. Subjek Penelitian ...................................................... ............................................................................ ..........................40 ....40 D. Instrumen dan Cara Pengumpulan P engumpulan Data ............................................ ............................................41 41 1. Instrumen ........................................... ................................................................. ............................................ ......................41 41 2. Cara Pengumpulan Data .......................................... ................................................................ ......................41 41 3. Pengolahan Data ........................................... ................................................................. .................................42 ...........42 4. Analisis Data ............................................ .................................................................. .....................................42 ...............42 E. Etika Penelitian .......................................... ................................................................ ........................................44 ..................44 F. Keterbatasan Keterbatasa n Penelitian Penelitia n ............................................ .................................................................. ..........................44 ....44 G. Pelaksanaan Penelitian ............................................ .................................................................. ..........................45 ....45 H. Jadwal Ja dwal Penelitian .......................................... ................................................................ .....................................46 ...............46 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian ........................ .............................................. ............................................ .....................................47 ...............47 1. Gambaran Umum Rumah Sakit Sumber Waras ............................47 ............................47 2. Visi, Misi dan Motto Rumah Sakit Sumber Waras .......................47 .......................47 3. Kepegawaian Rumah Sakit Sumber Waras ...................................49 ...................................49 4. Fasilitas dan Utilitas Rumah Sakit Sumber Waras Wa ras ........................50 ........................50 5. Gambaran Umum Unit Rekam Medis Rumah Sakit Sumber Waras ............................................ .................................................................. ............................................ ..........................52 ....52 6. Hasil Wawancara .......................................... ................................................................ .................................53 ...........53 7. Hasil Observasi ............................................. ................................................................... .................................58 ...........58 B. Pembahasan ........................................... ................................................................. ............................................ ......................59 59 1. Kebijakan Tata Cara Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras Cirebon ...........................59 ...........................59 2. Sarana dan Prasarana Dalam Pelaksanaan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktof Di Rumah Sakit Sumber Waras ................59 3. Proses Pelaksanaan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif Di Rumah sakit Sumber Waras .......................................... .....................................................60 ...........60
xi
4. Keamanan Berkas Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Sumber Waras .......................................... ................................................................ .....................................63 ...............63 BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ............................................ .................................................................. ............................................ ......................65 65 B. Saran .......................................... ................................................................. ............................................. .................................66 ...........66 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. Jadwal Retensi Arsip............................................. ................................................................... ............................... ......... 18 Tabel 2.2. Daftar Daf tar Pertelaan Pertela an Rekam Medis Inaktif yang akan dimusnahkan ......... 25 Tabel 2.3. Kerangka Teori .......................................... ................................................................ .......................................... .................... 38 Tabel 2.4. Kerangka Konsep ........................... .................................................. ............................................. ............................... ......... 39 Tabel 3.1. Jadwal Penelitian..................... Penelitian........................................... ............................................ ....................................... ................. 46 Tabel 4.1. Kepegawaian Rumah Sakit Sumber Waras ........................................ ........................................ 49 Tabel 4.2. Karakteristik Informan ............................................ .................................................................. ............................ ...... 53
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Alur Penilaian Penilai an Berkas Rekam Reka m Medis Dalam Pemusnahan .............. .............. 20 Gambar 2.2. Prosedur Penilaian Pe nilaian Berkas Rekam Medis Dalam Pemusnahan ....... 21 Gambar 2.3. Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip.......................................... .......................................... 26 Gambar 4.1. Struktur Organisasi Fungsional Rekam Medis Rumah Sakit Sumber Waras .......................................... ................................................................ ....................................... ................. 52
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Permohonan Ijin Penelitian Lampiran 2. Lembar Penjelasan Penelitian Lampiran 3. Lembar Persetujuan Menjadi Responden Lampiran 4. Pedoman Wawancara Lampiran 5. Panduan Observasi Lampiran 6. Transkip Wawancara Lampiran 7. Hasil Observasi Lampiran 8. Hasil Triangulasi Sumber Lampiran 9. Struktur Organisasi Rumah Sakit Sumber Waras Lampiran 10. SK Direktur Rumah Sakit Sumber Waras Tentang Panduan Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis Inaktif Lampiran 11. SPO Penyimpanan (Retensi) Rekam Medis Lampiran 12. SPO Retensi Penghapusan Berkas Rekam Medis Lampiran 13. Berita Acara Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif Lampiran 14. Format Bimbingan Proposal Karyatulis Ilmiah Lampiran 15. Format Bimbingan Karyatulis Ilmiah
xiv
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia Politeknik Kesehatan Tasikmalaya Jurusan Perekam dan Informasi Kesehatan 2017 TINJAUAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF DI RUMAH SAKIT SUMBER WARAS BERDASARKAN ASPEK HUKUM HU KUM TAHUN 2017 66 Hal, V Bab, 7 Tabel, 4 Gambar, 10 Lampiran ABSTRAK
Pemusnahan rekam medis inaktif merupakan salah satu upaya yang di lakukan oleh pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas rekam medis di ruang penyimpanan. Pada saat studi pendahuluan di rumah sakit sumber waras, ditemukan bahwa Pada bulan Mei tahun 2016 Rumah Sakit Sumber Waras mulai melaksanakan penyusutan berkas rekam medis menggunakan scanner , pelaksanaan scanner sendiri belum seluruhnya dilaksanakan, hal ini membuat berkas yang bernilai guna menumpuk dan hanya tersimpan diruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif, waktu penyimpanan berkas rekam medis yang bernilai guna terlalu la ma dapat membuat berkas rekam medis yang bernilai guna tersebut rusak dan hilang dikarenakan kurangnya keamanan berkas yang bernilai guna. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras dari segi kebijakan tata cara pemusnahan berkas rekam medis inaktif dan sarana prasarana, pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis dan keamanan dokumen rekam medis pasien yang tidak dimusnahkan. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan rancangan cross sectional . Metode pengambilan data dengan menggunakan wawancara dan observasi. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa pemusnahan berkas rekam medis inaktif dimulai dengan pengesahan oleh Kepala Sub Seksi Rekam Medis kepada Direktur rumah sakit untuk melakukan pemusnahan. Proses pemusnahan berkas rekam medis terdapat pada SOP yang ada namun dalam pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif belum sesuai dengan SOP maupun kebijakan yang ada. Keamanan berkas rekam medis inaktif sudah sesuai dengan ketentuan undang-undang yang berlaku. Kata Kunci : Pemusnahan, rekam medis inaktif, kebijakan, sarana dan prasarana, proses pemusnahan, keamanan dokumen dokumen rekam medis inakif. Daftar Pustaka 16 buah (Tahun 1971-2015)
xv
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia Politeknik Kesehatan Tasikmalaya Jurusan Perekam dan Informasi Kesehatan 2017 REVIEW OF MEDICAL INSECTIVE MEDICAL RECOVERY IN HOSPITAL RESOURCES WARAS BASED ON LEGAL ASPECT IN 2017 66 Hal, V Bab, 7 Tabel, 4 Gambar, 10 Lampiran
ABSTRACT
Destruction of inactive medical records is one of effort made by the hospital with the intention of reduce stacking of medical record files storage room. At the time of the preliminary study in the hospital Sumber Waras, found that in May of 2016 the hospital Sumber Waras began to exterminate the medical records file using a scanner , the implementation of the scanner itself itself has not been fully implemented, this matter create files that have value to accumulate and only stored in the inactive medical record file storage space, the valuable time-out of the medical record file records may render the valuable medical records files damaged and lost due to a lack of useful file security. This study aims to determine the implementation of the destruction of inactive medical record files in the hospital sumber waras in terms of policy procedures for destruction of inactive medical record files and infrastructure, excution of destruction of medical record files and safety of patient medical records not destroyed. Type of research used is descriptive qualitative with cross sectional design. design. Method of taking data by using interview and observation. The results of this study show that the destruction of the inactive medical records file begins with ratification by the head of medical record sub section to the director of the hospital for extermination. The process of destroying the medical record file is in the existing SOP but in the execution of destruction of inactive medical records file not yet in accordance with SOP or existing policy. The safety of the inactive medical records file is in conformity with the applicable law. Kata Kunci : Destruction, inactive medical records, policies, facilities and infrastructure, destruction processes, safety of inaccurative medical record documents. Daftar Pustaka 16 buah (Tahun 1971-2015)
xvi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Menurut Undang-undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, bahwa Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan
sosial
ekonomi
masyarakat
yang
harus
tetap
mampu
meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Menurut Undang-undang RI Nomor 44 tahun 2009 juga menyatakan bahwa rumah sakit merupakan pusat pelayanan yang menyelenggarakan pelayanan medik dasar dan medik spesialistik, pelayanan penunjang medis, pelayanan perawatan, baik rawat jalan, rawat inap maupun pelayanan instalasi. Menurut Permenkes RI No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal 1, Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap sarana kesehatan wajib membuat rekam medis, dibuat oleh dokter atau tenaga kesehatan lain yang terkait, harus dibuat segera dan dilengkapi setelah pasien menerima pelayanan dan harus disertai tanda tangan yang memberikan pelayanan. Catatan Rekam Medis merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka pelayanan kesehatan. Rekam medis juga berguna sebagai bukti tertulis atas tindakan-tindakan pelayanan terhadap seseorang pasien, juga mampu melindungi kepentingan hukum bagi pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya, apabila dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan menyangkut rekam medis itu sendiri (Konsil Kedokteran Indonesia, 2006). 1
2
Manajemen Pelayanan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan adalah kegiatan menjaga, memelihara dan melayani rekam medis baik secara manual maupun elektronik sampai menyajikan informasi kesehatan di rumah sakit, praktik dokter klinik, asuransi kesehatan, fasilitas pelayanan kesehatan dan lainnya yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan menjaga rekaman (Permenkes RI, 2013). Menurut Permenkes RI No.269/Menkes/Per/III/2008 Rekam Medis harus disimpan sesuai dengan peraturan yang ada. Rekam Medis pasien rawat inap dirumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas waktu 5 (lima) tahun, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali lembar ringkasan pulang dan lembar persetujuan tindakan medik. Rekam Medis yang dinyatakan inaktif tetap disimpan karena informasi yang terdapat didalamnya masih diperlukan untuk pendidikan, penelitian dan berobat kembali pasien. Apabila rekam medis me dis inaktif sudah disimpan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan yang ada tidak digunakan lagi maka rekam medis tersebut dapat dimusnahkan. Rekam medis digunakan sebagai pedoman atau perlindungan hukum yang mengikat karena didalamnya terdapat segala catatan tentang tindakan, pelayanan, terapi, waktu terapi, tanda tangan dokter yang merawat, tanda tangan pasien yang bersangkutan, dan lain-lain (Permenkes RI, 2008). Berkas Rekam Medis dikatakan aktif ketika tanggal pulang atau tanggal kunjungan terakhir masih dalam jangka waktu 3 (tiga) sampai 5 (lima) tahun dari tanggal kunjungan terakhir. Berkas rekam medis dikatakan inaktif ketika rekam medis tersebut jarang diambil dan disimpan kembali. Oleh karena itu, file-file rekam medis inaktif disimpan ditempat yang jarang diakses dari pada rekam medis yang masih aktif (Skurka, (2003) dalam Kartono, (2010)).
3
Pemusnahan Rekam Medis merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas rekam medis diruang penyimpanan. Pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna (Barthos, (2007) dalam Kartono, (2010)). Pemusnahan harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenali lagi isi maupun bentuknya, sebagai media penyimpanan dapat menggunakan scanner
dan mikrofilm sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan
(Dirjen YanMed, 2006). Berdasarkan Studi Pendahuluan yang yang penulis lakukan di Rumah Sakit Sumber Waras melalui wawancara terhadap kepala rekam medis dan salah satu staf karyawan rekam medis, bahwa rekam medis sudah ada sejak Rumah Sakit Sumber Waras berdiri pada tahun 2006. Pemusnahan berkas rekam medis yang dilakukan di Rumah Sakit Sumber Waras baru dilaksanakan satu kali pada tahun 2016, yang terdiri dari pemusnahan berkas rekam medis inaktif tahun 2006 s/d 2008 sebanyak 60980 berkas. Sebelum
melakukan
pemusnahan
kepala
rekam
medis
membuat
perencanaan terlebih dahulu yaitu mengajukan nota dinas ke Direktur perihal berkas Rekam Medis terlalu banyak yang menyebabkan tempat yang tidak mencukupi, setelah nota dinas yang diajukan dan di setujui baru dilakukan pemusnahan. Dalam pelaksanaan pemusnahan di Rumah Sakit Sumber Waras fasilitas yang digunakan adalah scanner dan
incenerator .
Pada bulan Mei tahun 2016 Rumah Sakit Sumber Waras mulai melaksanakan penyusutan berkas rekam medis menggunakan pelaksanaan
scanner
scanner ,
sendiri belum seluruhnya dilaksanakan, hal ini
membuat berkas yang bernilai guna menumpuk dan hanya tersimpan diruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif, waktu penyimpanan berkas rekam medis yang bernilai guna terlalu lama dapat membuat berkas rekam medis yang bernilai guna tersebut rusak dan hilang dikarenakan
4
kurangnya keamanan berkas yang bernilai guna. Hal ini yang menjadikan peneliti tertarik untuk mengetahui bagaimana Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras Berdasarkan Aspek Hukum tahun 2017..
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka peneliti ingin mengetahui bagaimanakah Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras berdasarkan Aspek Hukum tahun 2017 ?
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum Mengetahui pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui Kebijakan Tata Cara Pemusnahan Berkas Rekam Medis
Inaktif
dan
Sarana
Prasarana
Dalam
Pelaksanaan
Pemusnahan di Rumah Sakit Sumber Waras tahun 2017. b. Mengetahui Mekanisme Pelaksanaan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras tahun 2017. c. Mengetahui Keamanan Dokumen Rekam Medis pasien yang tidak dimusnahkan di lihat dari aspek hukum di Rumah Sakit Sumber Waras.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan dan sumbangan pemikiran dalam pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif yang akan dimusnahkan agar sesuai dengan
5
peraturan yang ada sehingga nantinya dapat diimplementasikan di rumah sakit. 2. Bagi Institusi Pendidikan Memberikan masukan materi yang berharga sebagai sumber pembelajaran bagi pendidikan mahasiswa DIII Perekam Medis dan Informasi Kesehatan 3. Bagi Peneliti a. Memberikan tambahan ilmu pengetahuan yang dapat dipakai sehingga peneliti dapat memperoleh perbedaan apa yang dipelajari dikampus dengan apa yang ada dirumah sakit. b. Memberikan bekal pengalaman implementasi yang nyata sebagai penerapan ilmu yang telah diperoleh di perkuliahan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjaun Teoritis
1. Rekam Medis a. Pengertian Rekam Medis Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/2008 tentang Rekam Medis, Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Sedangkan menurut Huffman, (1994) dalam Budi, (2011) Rekam Medis adalah rekam atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi
yang
cukup
untuk
mengidentifikasi
pasien,
membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya. Dua pengertian diatas memberikan gambaran tentang arti rekam medis yang sedikit berbeda. Rekam Medis memiliki arti yang cukup luas, tidak hanya sebatas berkas yang digunakan untuk menulis data pasien tetapi juga dapat berupa rekaman dalam bentuk sistem informasi (pemanfaatan rekam medis elektronik) yang dapat digunakan untuk mengumpulkan segala informasi pasien terkait pelayanan yang diberikan difasilitas pelayanan kesehatan kes ehatan sehingga dapat digunakan untuk berbagai kepentingan, seperti pengambilan keputusan pengobatan kepada pasien, bukti legal pelayanan yang telah diberikan dan dapat juga sebagai bukti tentang kinerja sumber daya manusia difasilitas pelayanan kesehatan.
6
7
b. Tujuan Rekam Medis Tujuan rekam medis menurut Hatta (2013) dapat dibagi dalam dua kelompok besar, yaitu tujuan primer dan tujuan sekunder. 1) Tujuan Primer Tujuan primer rekam medis ditujukan kepada hal yang paling berhubungan langsung langsung dengan pelayanan pasien. Tujuan primer terbagi dalam lima kepentingan, yaitu : a) Untuk kepentingan pasien, rekam medis merupakan alat bukti utama yang mampu membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah mendapatkan berbagai
pemeriksaan
pelayanan
kesehatan
dan
pengobatan
dengan
segala
di hasil
sarana serta
konsekuensi biayanya. b)
Untuk kepentingan pelayanan pasien, rekam medis mendokumentasikan pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan.
c)
Untuk kepentingan manajemen pelayanan, rekam medis yang lengkap memuat segala aktivitas yang terjadi dalam manajemen
pelayanan
sehingga
digunakan
dalam
menganalisis berbagai penyakit, menyusun pedoman praktik, serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang diberikan. d)
Untuk kepentingan menunjang pelayanan, rekam medis yang rinci akan mampu menjelaskan aktivitas yang berkaitan dengan penanganan sumber-sumber yang ada pada organisasi pelayanan di rumah sakit, menganalisis kecenderungan yang terjadi dan mengkomunikasikan informasi di antara klinik yang berbeda.
8
e)
Untuk kepentingan pembiayaan, rekam medis yang akurat mencatat segala pemberian pelayanan kesehatan yang diterima pasien. Informasi ini menentukan besarnya pembayaran yang harus dibayar.
2) Tujuan Sekunder Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal yang berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan pasien namun 10 tidak berhubungan berhubungan langsung langsung secara spesifik, yaitu yaitu untuk kepentingan edukasi, riset, peraturan dan pembuatan kebijakan. Adapun yang dikelompokandalam kegunaan sekunder adalah kegiatan yang tidak berhubungan secara spesifik antara pasien dan tenaga kesehatan (Dick, Steen dan Detmer, 1997 dalam Hatta, 2013). Rekam medis aktif adalah berkas rekam medis yang tanggal pulang atau tanggal kunjungan terakhir masih dalam jangka waktu tiga sampai lima tahun dari tanggal sekarang (Skurka, (2003) dalam Kartono, (2010)). Rekam medis inaktif adalah naskah/berkas yang telah disimpan minimal selama lima tahun di unit kerja rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau lima l ima tahun setelah meninggal m eninggal dunia (Dirjen Pelayanan Medik 1995 No.HK.00.06.1.5.01160). c. Kegunaan Rekam Medis Adapun kegunaan dari rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek yang disingkat dengan ALFRED (Dirjen Yan Med, 2006) : 1) Aspek Administrasi ( Administrasion) Administrasion) Didalam
berkas
rekam
medis
mempunyai
nilai
administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan
9
wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedic dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya dalam bidang teknologi informasi yang sudah memasuki bidang kesehatan, maka penggunaanya disalam rekam medis saat ini sangat diperlukan karena kita melihat proses pengobatan dan tindakan yang diberikan atas diri seorang pasien dapat diakses secara langsung oleh bagian yang berwenang atas pemeriksaan tersebut. Kemudian
pengolahan
data-data
medis
secara
komputerisasi juga akan memudahkan semua pihak yang berwenang dalam hal ini petugas administrasi disuatu instansi pelayanan kesehatan dapat segera mengetahui rincian biaya yang harus dikeluarkan oleh pasien selama pasien yang menjalani pengobatan dirumah sakit. 2) Aspek Medis Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang diberikan kepada seorang pasien dan dalam rangka mempertahankan serta meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit medis,
manajemen
risiko
klinis
serta
keamanan
atau
keselamatan pasien dan kendali biaya. 3) Aspek Hukum ( Legal ) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakan hukum serta penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan, rekam medis adalah milik dokter dan rumah sakit sedangkan isinya terdiri dari identitas pasien, pemeriksaan,
10
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah iberikan kepada pasien adalah sebagai informasi yang dapat dimiliki oleh pasien sesuai dengan peraturan dan perundanganundangan yang berlaku (UU Praktik Kedokteran RI No.29 Tahun 2009 Pasal 49 ayat (1)). 4) Aspek Keuangan ( Financial ) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data atau iformasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan. Kaitannya rekam medis dengan aspek keuangan sangat erat sekali dalam hal pengobatan, terapi serta tindakan-tindakan apa saja yang diberikan kepada seorang pasien selama menjalani perawatan dirumah sakit seorang pasien selama menjalani perawatan dirumah sakit, oleh karena itu penggunaan sistem teknologi komputer didalam proses penyelenggaraan rekam medis sangat diharapkan sekali untuk diterapkan pada setiap instansi pelayanan kesehatan. 5) Aspek Penelitian ( Research) Research) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan
sebagai
aspek
pendukung
penelitian
dan
pengembangan ilmu pengetahuan pengetahuan dibidang kesehatan. 6) Aspek Pendidikan ( Education) Education) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan
kepada
pasien,
informasi
tersebut
dapat
dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajran dibidang profesi pendidikan kesehatan.
11
7) Aspek Dokumentasi ( Dokumentation) Dokumentation) Suatu
berkas
rekam
medis
mempunyai
nilai
dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus
didokumentasikan
dan
dipakai
sebagai
bahan
pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut diatas, rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut antara pasien dengan pemberi pelayanan kesehatan saja. Kegunaan rekam medis secara umum adalah : a) Sebagai alat komunikasi antara dokter antara tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian didalam proses pemberian pelayanan, pengobatan dan perawatan kepada kepada pasien. b) Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. c) Sebagai bukti tertulis maupun terekam atas segala tindakan pelayanan, pengobatan dan perkembangan penyakit selama pasien berkunjung atau dirawat dirumah sakit. d) Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang telah diberikan kepada pasien. e) Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya. f) Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan. g) Sebagai
dasar
didalam
perhitungan
biaya
pembayaran
pelayanan medis yang diterima oleh pasien. h) Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan.
12
d. Faktor-faktor Pengelolaan Rekam Medis Unit Filling Didalam pengelolaan rekam medis ada beberapa kegiatan yang dapat menunjang terlaksananya sistem penyusutan berkas rekam medis inaktif yaitu salah satunya s atunya filling filling : : 1) Man (Manusia) Man (Manusia) Faktor terpenting dari suatu pelaksanaan sistem untuk mencapai pelayanan kesehatan yang optimal adalah manusia. Dalam pengelolaan dokumen rekam medis sumber daya manusia adalah faktor yang sangat penting. Semua petugas harus mempunyai kesempatan untuk mengikuti pendidikan berkelanjutan
yang
berguna
untuk
meningkatkan
ilmu
pengetahuan tentang rekam medis. Kejadian missfile duplikasi missfile duplikasi dokumen rekam medis yang dapat terjadi akibat faktor manusia. 2) Money (Uang) Dana adalah salah satu hal yang paling berperan untuk mencapai pelaksanaan suatu sistem dirumah sakit agar terciptanya pelayanan yang baik dan cepat sesuai dengan yang diharapkan pasien. Apabila dana rumah sakit tidak memenuhi dalam pengadaan pendukung maka tingkat terjadinya missfile semakin tinggi. 3) Materials (Materi) Bahan
adalah
suatu
produk
atau
fasilitas
yang
digunakan untuk menunjang tujuan dalam pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang dibutuhkan rumah sakit. Apabila bahan tidak memenuhi persyaratan maka tingkat kerusakan dokumen rekam medis semakin tinggi. 4) Methods (Metode) Metode yang tepat dapat sangat membantu tugas-tugas seorang petugas filling , sehingga akan lebih cepat dalam
13
pelaksanaan sistem pelayanan yang ada dirumah sakit. Beberapa hal yang ada pada metode : a) Sistem
penyimpanan
yang
digunakan
adalah
sistem
sentralisasi dan sentralisasi dan desentralisasi. desentralisasi. b) Sistem penomoran yang digunakan adalah serial adalah serial numbering system system (SNF), unit numbering system (UNS), serian unit numbering system (SUNS). c) Sistem
penjajaran
yang
digunakan
adalah straight
numerical filling (SNF), terminal digit filling (TDF), middle digit filling (MDF). d) Dalam penyimpanan dokumen rekam medis menggunkana kode warna atau tidak. e) Dalam ruang filling ruang filling menggunakan menggunakan tracer atau tidak. 5) Machines (Mesin) Alat yang digunakan manusia untuk melakukan suatu pekerjaan agar lebih cepat selesai dan sebagai penunjang pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang ada dirumah sakit diantaranya adalah komputer. e. Rekam Medis Inaktif Menurut Edna K Huffman, 1994 Rekam Medis Inaktif yaitu practically speaking, the chief criterion for determining record anactivity in the amount of speace available in the departement for the efficient storage of newer medical records. If there is no more space for active record storage, an effort should be made to systematically retire old records to inactive status at the same rate as new records are being added. Inactive records can be (1) stored in another area of the facility, (2) commercially stored, (3) destroyed in compliance with records retention status, or (4) microfilmed, of (5) stored on disk.
14
Artinya
:
“praktisi
berbicara,
kriteria
utama
untuk
menentukan anactivity anactivity catatan adalah jumlah ruang yang tersedia didepartemen untuk penyimpanan yang efisien dari catatan medis yang lebih baru. Jika tidak ada lebih banyak ruang untuk penyimpanan rekam aktif, upaya yang harus dilakukan untuk sistemtematis pension catatan lama dengan status tidak aktif pada tingkat yang sama seperti catatan baru selalu se lalu ditambahkan.” f. Penyimpanan Rekam Medis Inaktif Menurut Depkes RI (2006), ada dua cara penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis, yaitu : 1) Sentralisasi Sentralisasi diartikan menyimpan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat. Sistem inidisamping banyak kelebihannya juga ada kekurangannya. Kelebihan dari sistem ini adalah dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis, dapat mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan, tata kerja dan peraturan
mengenai
kegiatan
pencatatan
medis
mudah
distandarisasikan, memungkinkan peningkatan efisien kerja petugas penyimpanan, mudah menerapkan sistem unit record . Adapun kekurangannya adalah petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap, serta tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam. 2) Desentralisasi Dengan cara Desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis rawat jalan dengan rekam medis rawat inap. Rekam medis disimpan disatu tempat penyimpanan sedangkan rekam medis rawat inap disimpan dibagian pencatatan medis.
15
Kelebihan dari sistem ini adalah efisiensi waktu sehingga pasien mendapatkan pelayanan lebih cepat dan beban kerja yang
dilaksanakan
petugas
lebih
ringan.
Sedangkan
kekuranganya adalah terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis, biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak. Menurut Sulistyo-Basuki (2003) dalam Kartono (2010), arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah jarang digunakan namun harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan Undangundang. Dalam menentukan cara untuk menyimpan arsip dinamis inaktif yang dilihat dari segi manajemen arsip dinamis dan pemakai, perusahaan memerlukan tiga pertimbangan, yaitu : a) Pengembangan jadwal pemusnahan Jadwal pemusnahan dimuat dalam jadwal retensi arsip dinas, keberadaan jadwal untuk menjamin bahwa arsip dinamis tetap dipertahankan dalam jangka waktu yang sesuai dengan nilainya. b) Keputusan menyangkut media penyimpanan Untuk mengambil keputusan apakah arsip dinamis inaktif akan tetap disimpan dalam format kertas atau format elektronik. c) Keputusan menyangkut fasilitas penyimpanan Keputusan menyangkut jenis fasilitas penyimpanan yang paling sesuai untuk menyimpan arsip dinamis inaktif, serta metode pemusnahan yang sesuai.
16
2. Retensi a. Pengertian Retensi Retensi adalah suatu kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan non aktif atau inaktif (Budiyanti, 2014). b. Tujuan retensi adalah sebagai berikut : 1) Mengurangi
jumlah
arsip
rekam
medis
yang
semakin
bertambah. 2) Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat dokumen rekam medis yang baru. 3) Tetap
menjaga
penyiapan
kualitas
dokumen
pelayanan
rekam
medis
dengan bila
mepercepat
sewaktu-waktu
dibutuhkan. 4) Menyelamatkan arsip yang bernilai tinggi. 5) Mengurangi arsip yang tidak bernilai atau bernilai rendah. Dalam Pelaksanaan retensi yang perlu dipertimbangkan adalah : a) Ketersediaan ruang penyimpanan ( filling ) biasanya selama masih mencukupi maka pihak rumah sakit masih “belum minat” untuk melakukan penyusutan berkas rekam medis. b) Tingkat penggunaan rekam medis, misalnya kalau dirumah sakit tersebut sering dilakukan penelitian atau sebagaimana sarana pendidikan maka umumnya rumah sakit akan menyimpannya lebih lama. c) Kasus-kasus yang terkait masalah hukum (medico-legal (medico-legal ) biasanya juga disimpan lebih lama sampai 20 tahun misalnya, kasus pembunuhan, penganiayaan, pemerkosaan, pengguguran, dan sebagainya. c. Jadwal Retensi Menurut Barthos (2007) dalam Kartono (2010), jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijakan seberapa
17
jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian,
jadwal
retensi
merupakan
suatu
daftar
yang
menunjukkan : 1) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip ( file ( file inaktif). 2) Jangka
waktu
lamanya
penyimpanan
masing-masing
sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI. Jadwal retensi arsip mempunyai tujuan sebagai berikut : a) Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak memiliki jangka waktu lama. b) Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi kepentingan administrasi. c) Pemeliharaan arsip-arsip yang diabadikan. Sebelum melakukan retensi perlu disusun jadwal retensi. Berdasarkan surat edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.00.06.1.5.01160 tentang petunjuk teknis Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit (Shofari, B, 2002).
18
Tabel 2.1 Jadwal Retensi Arsip No 1. 2. 3. 4. 5.
Aktif Rawat Rawat Jalan Inap 5th 5th 5th 10th 10th 5th 10th 10th 15th 15th
Keluhan Penyakit Umum Mata Jiwa Orthopedi Kusta Ketergantungan Obat Jantung Paru
6. 7. 8.
15th
15th
Inaktif Rawat Rawat Jalan Inap 2th 2th 2th 2th 5th 5th 2th 2th 2th 2th 2th
2th
10th 10th 2th 2th 5th 10th 2th 2th Menurut 9. Anak 2th 2th kebutuhan Sumber : Dirjen Pelayanan Medik SE.no.HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 Menurut Hatta (2013), selain hukum, peraturan dan standar akreditasi,
retensi
rekam
medis
bergantung
juga
pada
penggunaanya dalam suatu institusi kesehatan. Komite medis dari setiap fasilitas layanan kesehatan harus menganalisis kebutuhan medis dan administratif untuk memastikan bahwa rekam medis pasien-pasiennya selalu
siap untuk dilihat kembali, dinilai
kualitasnya, dan lain-lain. Maka pada banyak kasus, institusi layanan kesehatan meretensi rekam medis lebih lama dari yang ditetapkan oleh hukum. d. Penyusutan Rekam Medis Menurut Depkes RI (1997), penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara : 1) Memindahkan arsip rekam medis aktif ke rak inaktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.
19
2) Memikrofilmkan berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan yang berlaku. 3) Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm dengan cara tertentu sesuai ketentuan. Cara penyusutan berkas rekam medis : a) Membuat jadwal retensi arsip (JRA). b) Mencari dokumen rekam medis yang telah melebihi masa aktif melalui buku register berdasarkan tanggal berkunjung terakhir. c) Mencari dokumen rekam medis melalui nomor rekam medis pada rak-rak penyimpanan aktif. d) Mengelompokan dokumen rekam medis dari ruang aktif ke ruang inaktif. Setelah 2 tahun diruang inaktif, dokumen rekam
medis
dilakukan
nilai
guna
sesuai
dengan
kepentingan ALFRED, menyimpan formulir rekam medis agar dapat diabadikan, dan sebagai barang bukti sejarah. e. Tata Cara Penilaian Berkas Rekam Medis Penilaian nilai guna rekam medis adalah suatu kegiatan penilaian terhadap formulir rekam medis yang mempunyai nilai guna primer dan sekunder maka perlu diabadikan dan yang tidak terbaca nantinya dapat dimusnahkan. Penilaian nilai guna ini dilakukan oleh tim pemusnahan dokumen rekam medis yang ditetapkan oleh Direktur rumah sakit atau pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Tim pemusnah dokumen rekam medis mempunyai
tugas
membantu
Direktur
rumah
sakit
dalam
penyelenggaraan pemusnahan rekam medis dengan memperhatikan nilai guna sesuai dengan peraturan yang berlaku.
20
1) Alur Pemindahan
RM Aktif
RM Inaktif
Dinilai TIM
RM tidak ada nilai guna
RM
RM rusak/tidak terbaca
RM ada nilai guna
Dimusnahkan
RM tertentu
Disimpan
Gambar 2.1 Alur Penilaian Berkas Rekam Medis Dalam Pemusnahan Sumber : Dirjen Pelayanan Medik SE.No.HK.00.06.1.5.0160 tahun 1995.
21
2) Prosedur
TIM RETENSI
Lembar RM yang terpilah
Ketentuan Umum
RMK,
resume dan lain-lain Disimpan
Ketentuan Khusus : RM Tertentu
anak, jantung, mata, jiwa dan lain-lain RM Inaktif
Lembar Ketentuan Tertentu
RM
sisa
(selain diatas)
di Rumah Sakit
RM rusak dan tidak
Dimusnahkan
terbaca
Gambar 2.2 Prosedur Penilaian Berkas Rekam Medis Dalam Pemusnahan Sumber : Dirjen Pelayanan Medik SE.No.HK.00.06.1.5.0160 tahun 1995 Menurut Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik tahun 1995 nomor HK.00.06.1.501160 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Medis Dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit, disebutkan bahwa tata cara penilaian berkas rekam medis yang akan dimusnahkan dilakukan dengan cara sebagai berikut : a) Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif. b) Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif.
22
(1) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian. (2) Nilai (2) Nilai guna primer, mencakup : administrasi, hukum, keuangan, dan iptek. (3) Nilai (3) Nilai guna sekunder, mencakup : pembuktian pembuktian dan sejarah. c) Lembar rekam medis yang dipilah : (1) Ringkasan masuk dan keluar. (2) Resume. (3) Lembar operasi. (4) Lembar identifikasi bayi baru lahir. (5) Lembar persetujuan. (6) Lembar kematian. d) Berkas rekam medis tentu disimpan diruang berkas rekam medis inaktif. e) Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak atau tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan. f) Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan komite rekam medis atau komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan petugas lain yang terkait. f.
Pemusnahan Berkas Rekam Medis Menurut Depkes RI (1997), pemusnahan adalah suatu proses kegiatan penghancuran p enghancuran secara secar a fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat dikenali lagi isi maupun bentuknya. Proses kegiatan penghancuran termasuk kegiatan penilaian
dan
pemilahan
berkas
rekam
Barthos
(2007)
dalam
medis
yang akan
dimusnahkan. Menurut
Kartono
(2010),
pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan
23
secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. Menurut Sulistyo-Basuki (2003), pemusnahan arsip dinamis inaktif artinya pemusnahan arsip dinamis aktif tidak diperlukan lagi bagi badan korporasi. Pemusnahan dapat dilakukan oleh badan korporasi pemilik arsip dinamis inaktif atau pihak lain. 1)
Cara Pemusnahan Berkas Rekam Medis Pada
Surat
Edaran
Dirjen
Pelayanan
Medis
no.HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit yang disebutkan bahwa arsip rekam medis inaktif adalah naskah atau berkas yang telah disimpan minimal selama 5 (lima) tahun di unit kerja rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5 (lima) tahun setelah pasien meninggal dunia. Berdasarkan pada Surat Edaran Direktur Pelayanan Medis (1995) tentang Tata Cara Pemusnahan yaitu : a) Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam medis dan tata usaha dengan SK Direktur rumah sakit. b) Tim membuat daftar pertelaan arsip. c) Pelaksanaan pemusnahan : dibakar dengan menggunakan incinerator , dibakar biasa, dicacah, dibuat bubur oleh pihak ke-3, disaksikan tim pemusnah. d) Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan rekam medis, yang asli disimpan dirumah sakit, lembar ke-2 dikirim kepada pemilik rumah sakit (Rumah Sakit Vertikal kepada Dirjen Pelayanan Medik).
24
Pemusnahan berkas rekam medis dapat dilakukan dengan mengikuti tahapan yang telah ditentukan. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005), pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah : (1) Seleksi,
untuk
memastikan
arsip-arsip
yang
akan
dimusnahkan. (2) Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan. (3) Pembuatan berita acara pemusnahan arsip. (4) Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005), pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara : (a)
Pembakaran, merupakan cara yang paling dikenal untuk memusnahkan arsip. Akan tetapi cara seperti ini dianggap kurang aman, karena terkadang masih ada dokumen yang belum terbakar, atau masih dapat dikenali. Selain itu, cara pembakaran dianggap kurang ramah lingkungan dan cara ini tidak mungkin dilakukan di dalam gedung.
(b)
Pencacahan, cara pencacahan dokumen ini menggunakan alat pencacah baik manual atau mesin penghancur ( paper shredder ). ). Dengan menggunakan mesin pencacah kertas, dokumen akan terpotong-potong sehingga tidak bisa dikenali lagi. Cara ini banyak dilakukan oleh petugas arsip karena lebih praktis.
(c)
Proses kimiawi, merupakan pemusnahan dokumen dengan menggunakan bahan kimia guna melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.
(d)
Pembuburan
atau
pulping
merupakan
metode
pemusnahan dokumen yang ekonomis, aman
dan
nyaman. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur
25
dengan air kemudian dicacah dan disaring yang akan menghasilkan lapisan bubur kertas. Dengan menjadi bubur kertas maka wujud asli dokumen dan isi i si dokumen tidak akan dapat dikenali lagi. g.
Dokumentasi Pemusnahan Berkas Rekam Medis Menurut Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik nomor HK.00.06.1.5.01160 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit, tim pemusnah harus membuat dokumentasi pemusnahan berkas rekam medis yang terdiri dari : 1) Pembuatan Daftar Pertelaan Tabel 2.2 Daftar Pertelaan Rekam Medis Inaktif yang akan dimusnahkan No.
Nomor RM
Tahun
1
2
3
Jangka Waktu Penyimpanan 4
Diagnosis Akhir 5
Sumber : Dirjen Pelayanan Medik No.HK.00.06.1.5.0.01160 Petunjuk pengisian daftar pertelaan rekam medis inaktif yang akan dimusnahkan : a) Nomor : nomor unit arsip rekam medis, b) Nomor rekam medis : nomor arsip rekam medis yang akan disimpan, c) Tahun : tahun terakhir kunjungan atau pelayanan pasien dirumah sakit,
26
d) Jangka waktu penyimpanan : menunjukkan jangka atau tenggang waktu yang ditentukan oleh komite rekam medis untuk penyimpanan arsip rekam medis inaktif yang mempunyai nilai guna tertentu, e) Diagnosa akhir : diagnosa penyakit pasien pada saat terakhir dilayani di unit pelayanan rumah sakit atau diagnosa yang paling dominan bagi pasien yang mempunyai lebih dari satu diagnosa. 2) Pembuatan Berita Acara Tim pemusnahan membuat berita acara pemusnahan yang ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris dan diketahui oleh direktur rumah sakit. BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
Pada hari ini ... Yang bertanda tangan dibawah ini ... 1. ..... 2. ..... Telah melakukan pemusnahan arsip dengan cara ... terhadap .... sebagaimana tercantum pada daftar pertelaan yang telah dimusnahkan (DPTM) terlampir pada berita acara pemusnahan ini. Selanjutnya yang bertanda tangan dibawah ini menyatakan bahwa .... tersebut diatas telah dimusnahkan dimusnahkan dengan sempurna, sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. Demikian berita acara pemusnahan ini dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dengan pembagian sebagai berikut : - Lembar ke 1 .... - Lembar ke 2 .... - Lembar ke 3 .... ............,............2010 Ttd .............. Mengetahui/menyetujui Ttd .............. .....................................
Gambar 2.3 Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip (Sulistyo-Basuki (2003) dalam Budi (2011))
27
Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli disimpan di Rumah Sakit. Lembar kedua dikirim kepada pemilik rumah sakit (rumah sakit vertikal kepada Dirjen Pelayanan Medik). Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak atau tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas segel oleh direktur rumah sakit. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan Dan Pemusnahan
Dokumen
Perusahaan,
dalam
melakukan
pemusnahan wajib membuat berita acara pemusnahan. Tata cara Pemusnahan Dokumen Perusahaan sebagai berikut : a) Setiap pemusnahan dokumen perusahaan wajib dibuatkan berita acara pemusnahan dokumen perusahaan. b) Berita acara pemusnahan dokumen sekurang-kurangnya dibuat rangkap tiga dengan ketentuan lembar pertama untuk pimpinan
perusahaan,
lembar
kedua
untuk
unit
pengelolahan dan lembar ketiga untuk unit kearsipan. c) Pada setiap lembar berita acara dokumen perusahaan dilampirkan daftar pertelaan dari dokumen perusahaan yang dimaksud. d) Berita acara pemusnahan dokumen perusahaan sekurangkurangnya memuat keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan pemusnahan. Keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan, tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan m elaksanakan pemusnahan, serta se rta tanda tangan dan nama jelas saksi-saksi.
28
3. Dasar Hukum Yang Mengatur Pemusnahan Berkas Inaktif Rekam Medis Beberapa dasar hukum yang mengandung aturan tentang pemusnahan rekam medis, yaitu : a. UU no.7 tahun 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan BAB IV Kewajiban Kearsipan Pasal 9 (1) Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah pusat. (2) Arsip Nasional Daerah Wajib menyimpan, memelihara dan meyelematkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah pusat. (3) Rasip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari badan-badan swasta atau perorangan. b. UU RI No.43 tahun 2009 Tentang Kearsipan BAB I Ketentuan Umum Pasal 1 Dalam Undang-undang ini yang dimaksud dengan kearsipan adal ah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. (1) Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
29
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (2) Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus. (3) Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. (4) Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar
yang
berisi
sekurang-kurangnya
jangka
waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. (5) Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. (6) Penyelenggaraan
kearsipan
adalah
keseluruhan
kegiatan
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. c. PP RI No.34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip BAB IV PEMUSNAHAN ARSIP Pasal 7 Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan
30
sebagaimana tercantum dalam dalam Jadwal Retensi Arsip masingmasing. Pasal 8 (1) Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 (sepuluh) tahun atau lebih ditetapkan oleh Pimpinanan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan setelah mendengar pertimbangan Panitia Panilai Arsip yang dibentuk olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut
arsip
keuangan
dan
dari
Kepala
Badan
Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian. (2) Pimpinan
Lembaga
Negara
atau
Badan
Pemerintahan
menetapkan keputuasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional. Pasal 9 Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenali baik isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan. Pasal 10 Untuk melaksanakan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip. BAB V PENYERAHAN ARSIP Pasal 11 Arsip
yang
memiliki
nilai
kegunaan
sebagai
bahan
pertanggungjawaban Nasional, teapi sudah tidak diperlukan lagi
31
untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya, penyimpanannya, ditetapkan sebagai berikut: a. Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan di tingkat Pusat harus diserahkan keapda Arsip Nasional Pusat; b. Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan di tingkat Daerah harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah. Pasal 12 Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun serta dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang diserahkan. d. Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 bab IV. Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Bab IV tentang Penyimpanan, Pemusnahan, dan Kerahasiaan pada : Pasal 8 (1) Rekam medis pasien rawat inap dirumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dan tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. (2) Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. (3) Ringkasan
pulang
dan
persetujuan
tindakan
medik
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dan tanggal dibuatnya ringkasan tersebut. (4) Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dan ayat (3), dilaksanakan oleh
32
petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Pasal 9 (1) Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dan tanggal terakhir pasien berobat. (2) Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan. e. SK Dirjen Pelayanan Medik no.78/Yanmed/RS/Umdik/YMU/I/91 Tentang Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit. Surat Edaran No.HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 Tentang Petunjuk
Teknis
Pengadaan
Formulir
Rekam
Medis
dan
Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. (1) Peraturan
Mentri
749a/Menkes/Per/XII/1989
Kesehatan telah
RI
menetapkan
Nomor: ketentuan-
ketentuan mengenai penyelenggaraan Rekam Medis/ Medical Medical Record di di Rumah Sakit. (2) Keputusan
Diretur
Jendral
No.78/Yanmed/RS.Umdik/YMU/1/91 No.78/Yanmed/RS.Umdik/YMU/1/9 1
Pelayanan sebagai
Medik penjabaran
peraturan Mentri Kesehatan tersebut ters ebut pada butir telah mentapkan pula ketentuan-ketentuan mengenai pelaksanaan pemusnahan rekam medis. (3) Rekam medis berdasarkan ketentuan pasal 1 Undang-undang No.7 tahun 1991 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan dikategorikan sebagai arsip. (4) Untuk meningkatkan keandalan penyelenggaraan rekam medis dirumah
sakit
serta
untuk
ketertiban
pelaksanaan
pemusnahannya maka berdasarkan masukan-masukan dari rumah sakit dipandang perlu menyempurnakan jenis-jenis
33
formulir rekam medis dasar dan tata cara pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit sebagaimana terlampir. (5) Dengan dikeluarkannya petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis sebagaimana terlampir dalam surat edaran ini, maka surat edaran No.HK.00.06.1.5.10.373 No.HK.00.06.1.5.10.373 tertanggal 17 Desember 1993 tentang petunjuk teknis pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit tidak berlaku lagi. (6) Setiap rumah sakit hendaknya melaksanakan Surat Edaran ini sesuai dengan tingkat kebutuhan dan keadaan masing-masing rumah sakit. a) Pengertian menurut Surat Edaran No.HK.00.06.1.5.01160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. (1) Arsip Rekam Medis adalah naskah-naskah atau berkas berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan (termasuk film). Pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. (2) Arsip Rekam Medis Inaktif adalah naskah atau berkas yang telah disimpan minimal 5 tahun diunit kerja rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5 tahun setelah meninggal dunia. (3) Tim Rekam Medis adalah suatu tim yang dibentuk dengan keputusan direktur rumah sakit yang mempunyai tugas membantu direktur rumah sakit dalam penyelenggaraan rekam medis. (4) Arsip Rekam Medis yang mempunyai sifat khusus adalah arsip rekam medis yang tercipta dari pelayanan Ortopedi
34
dan protese, protese, penyakit jiwa, penyakit akibat ketergantungan obat dan penyakit kusta. (5) Rekam Medis yang mempunyai nilai guna tertentu adalah rekam medis yang mempunyai kegunaan atau berguna untuk kepentingan administrasi, hukum, keuangan, iptek, pembuktian dan sejarah. b) Tata Cara Pemusnahan Arsip Rekam Medis (1) Umum Jadwal retensi arsip rekam medis dapat dilihat pada tabel 2.1 halaman 18. (2) Anak : rekam medis diretensi menurut kebutuhan tertentu. (3) KIUP+Register+Indeks : disimpan permanen atau abadi. (4) Retensi
berkas-berkas
rekam
medis
berdasarkan
pengelompokan penyakit. penyakit. Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara lain : (a) Riset dan edukasi. (b) Kasus-kasus terlibat hukum (legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum. (c) Penyakit jiwa, ktergantungan obat, orthopedi, kusta, mata. (d) Pemerkosaan. (e) Human Immunodeficiency Immunodeficiency Virus. Virus . (f) Penyesuaian kelamin. (g) Pasien orang asing. (h) Kasus adopsi. (i) Bayi tabung. (j) Cangkok organ. (k) Plastik rekontruksi.
35
(5) Retensi berdasarkan diagnosis Masing-masing RS berdasarkan keputusan komite rekam medis atau komite medis menetapkan jadwal retensi dari diagnosis tertentu. Bila lebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan nilai guna. Indikator nilai guna : (a) Primer : Administrasi, Hukum, Keuagan dan IPTEK. (b) Sekunder : Pembuktian, Sejarah. c) Tata Cara Penilaian Berkas Rekam Medis Dalam Pemusnahan (1) Alur Proses Alur penilaian berkas rekam medis dalam proses pemusnahan dapat dilihat pada Gambar 2.1 halaman halaman 20. (2) Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif menjadi Inaktif (a) Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir. (b) Setelah 5tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas rekam medis dipisahkan diruang lain atau terpisah dari berkas rekam medis aktif, (c) Berkas rekam medis inaktif dikelompokan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan. (3) Tata Cara Penilaian (a) Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah tahun inaktif. (b) Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif yaitu seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian, Nilai guna : primer (administrasi, hukum, keuangan dan iptek), sekunder (pembuktian dan sejarah).
36
(4) Prosedur Penilaian Berkas Rekam Medis Alur Prosedur penilaian berkas rekam medis dapat dilihat pada Gambar 2.2 halaman 21. (a) Berkas Rekam Medis tertentu disimpan diruang berkas rekam medis inaktif. (b) Lembar Rekam Medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan. (c) Tim
penilai
dibentuk
dengan
SK
Direktur
beranggotakan Komite Rekam Medis atau Komite Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait. (5) Tata Cara Pemusnahan (a) Pembentukan Tim pemusnahan dari unsur rekam medis dan tata usaha dengan SK Direktur RS. (b) Tim membuat daftar pertelaan. (c) Pelaksanaan pemusnahan. (d) Tim pemusnahan membuat berita acara pemusnahan yang ditanda tangani ketua dan sekertaris dan diketahui Direktur rumah sakit. (e) Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli disimpan di rumah sakit, lembar ke 2 dikirim kepada pemilik rumah sakit (RS.Vertikal Kepada Dirjen Pelayanan Medik). (f) Khusus untuk arsip Rekam Medis yang sudah atau tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas segel oleh Direktur rumah sakit. d) Daftar Pertelaan Daftar Pertelaan Arsip Rekam Medis Inaktif yang di Musnahkan dapat dilihat di Tabel 2.1 halaman 25.
37
f. Manual Rekam Medis (Konsil Kedokteran Indonesia, bab V. Item C,2006). Penyimpanan Rekam Medis harus disimpan dan dijaga kerahasiaan oleh dokter, dokter gigi dan pimpinan sarana kesehatan. Batas waktu lama penyimpanan menurut Peraturan Mentri Kesehatan paling lama 5 tahun dan resume rekam medis paling sedikit 25 tahun. g. UU No.29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47) Pasal 46 (1) Setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis. (2) Rekam medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus segera dilengkapi setelah pasien selesai menerima pelayanan kesehatan. (3) Setiap catatan rekam medis harus dibubuhi nama, waktu dan tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan. Pasal 47 (1) Setiap dokter atau dokter gigi dalam melaksanakan praktik kedokteran wajib menyimpan rahasia kedokteran. (2) Rahasia kedokteran dapat dibuka hanya untuk kepentingan kesehatan pasien, memenuhi permintaan aparatur penegak hukum dalam rangka penegakan hukum, permintaan pasien sendiri, atau berdasarkan ketentuan perundang-rundangan. (3) Ketentuan lebih lanjut mengenai rahasia kedokteran diatur dengan Peraturan Mentri.
38
B. Kerangka Teori
Dari pembahasan teori diatas, maka kerangka teori dalam penilitian ini dapat dilihat pada bagan dibawah ini : Rekam Medis 1. Faktor-faktor pengelolaan rekam medis di unit filling. 2. Berkas rekam medis inaktif. 3. Penyimpanan. Retensi 1. Jadwal retensi 2. Penyusutan 3. Tata cara penilaian 4. Pemusnahan 5. Dokumentasi pemusnahan
Dasar Hukum 1. Menurut Permenkes 269/ Menkes/ Per/III/2008 bab IV. 2. Surat Edaran no. HK. 00. 06. 1. 5. 01160 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dan pemusnahan arsip di rumah sakit. 3. UU No.29 tahun 2004 tentang praktik kedokteran. 4. Manual Rekam Medis. 5. UU no.7 / 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan 6. UU RI No.43 tahun 2009 Tentang Kearsipan 7. PP RI No.34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip
Pemusnahan Rekam
Medis
Dokumen Inaktif
berdasarkan berdasarkan aspek hukum
Tabel 2.3 Kerangka Teori Sumber : Departemen Kesehatan RI. (1997). Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis/Medical Record Rumah Sakit . Jakarta: Direktorat Jendral Pelayanan Medik dan Hosizah. (2014). Kumpulan Peraturan Perundangan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (Manajemen Informasi Kesehatan). Kesehatan). Yogyakarta:Politeknik Permata Indonesia.
39
C. Kerangka Konsep
INPUT : 1. SOP 2. Rekam Medis Inaktif 3. Sarana dan Prasarana
PROSES : 1. Kebijakan Tata Cara Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif dan Sarana Prasarana Dalam Pelaksanaan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras 2. Mekanisme Pelaksanaan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras a. Pemindahan dan pemilihan b. Penilaian rekam medis inaktif. c. Pengalih mediaan rekam medis dan pemusnahan. 3. Keamanan dokumen rekam medis pasien yang tidak dimusnahkan dilihat dari aspek hukum.
OUTPUT : Perbaikan dan Peningkatan dalam pelaksanaan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras Berdasarkan Aspek Hukum Tahun 2017
Tabel 2.4 Kerangka Konsep Keterangan : = yang tidak diteliti
= yang akan diteliti
= garis penghubung antara yang tidak diteliti dengan yang diteliti
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis dan Desain Penelitian
1. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan menggunakan metode kualitatif. Penelitian kualitatif yaitu suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskriptif tentang suatu keadaan secara objektif (Notoatmodjo, 2005). Jenis penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif untuk mengetahui tinjauan pemusnahan berkas rekam medis inaktif di RS Sumber Waras berdasarkan aspek hukum tahun 2017. 2. Desain Penelitian Desain Penelitian yang digunakan adalah cross section (potong section (potong lintang), yaitu suatu penelitian dimana variabel-variabel yang termasuk diobservasi sekaligus pada waktu yang bersamaan. Dalam penelitian ini, variabel sebab atau resiko, akibat atau kasus, yang terjadi pada objek penelitian diukur atau dikumpulkan dalam waktu yang bersamaan atau secara simultan (Notoatmodjo, 2005).
B. Lokasi dan Waktu Penelitian
1. Lokasi Lokasi penelitian yang akan saya teliti dilaksanakan dibagian ruang penyimpanan rekam medis Rumah Sakit Sumber Waras. 2. Waktu Penelitian Waktu penelitian dilaksanakan dari bulan April s/d Mei 2017. Penelitian dilakukan dengan cara datang ke Rumah Sakit Sumber Waras setiap 3 kali dalam 1 minggu.
40
41
C. Subjek Penelitian
Menurut Azwar (2005), subjek penelitian adalah sumber utama data penelitian, yaitu yang memiliki data mengenai variabel-variabel yang diteliti. Subjek dalam penelitian ini terdiri dari 4 orang yaitu, wakil direktur Rumah Sakit Sumber Waras, Kepala Sub Bag Rekam Medis di Rumah Sakit Sumber Waras dan 2 sempel Staf pelaksana pemusnahan berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Sumber Waras.
D. Instrumen dan Cara Pengumpulan Data
1. Instrumen Instrumen adalah alat-alat yang digunakan untuk pengumpul data (Notoatmodjo, 2005). Instrumen dalam penelitian ini antara lain : a. Pedoman wawancara merupakan
suatu
metode
yang
dipergunakan
untuk
mengumpulkan data, dimana peneliti mendapatkan ketengan atau pendirian secara lisan dari seseorang sasaran peneliti (responden), atau bercakap-cakap berhadapan muka dengan orang tersebut (Notoatmodjo, 2005) b. Observasi Observasi yaitu prosedur yang berencana diantaranya melihat, mendengar dan mencatat sejumlah situasi tertentu yang yang ada hubungannya dengan masalah yang diteliti (Notoatmodjo, 2005). c. Alat tulis. d. Alat perekam ( Handphone). Handphone). 2. Cara pengumpulan data Teknik pengumpulan data pada penelitian ini adalah menggunakan dua cara yaitu :
42
a. Wawancara (Interview) Esterberg (2002) mendefinisikan interview sebagai berikut. “a meeting of two person to exchange information and ideal through question and responses, resulting in communication and joint
construction
of
meaning about a
particular
topic.”
Wawancara adalah merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi
dan
ide
melalui
tanya
jawab,
sehingga
dapat
dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu. tert entu. Pada penelitian ini peneliti menggunakan wawancara terstruktur dimana peneliti melakukan wawancara, pengumpulan data telah menyiapkan instrument penelitian berupa pertanyaan pertanyaan tertulis yang alternatif jawabanyapun telah disiapkan. Dengan
wawancara
terstruktur
ini
setiap
responden
diberi
pertanyaan yang sama dan pengumpul data mencatatnya. Dengan wawancara
terstruktur
ini
pula,
pengumpulan
data
dapat
menggunakan beberapa pewawancara sebagai pengumpul data. b. Pengamatan (observasi) Menurut Notoatmodjo (2005), observasi adalah suatu prosedur yang berencana, yang antara lain meliputi, melihat dan mencatat jumlah dan taraf aktivitas tertentu yang ada hubungannya dengan masalah yang diteliti. Melihat secara langsung rekam medis inaktif terutama formulir yang diabadikan. 3. Pengolahan data Setelah data diperoleh, data-data yang didapatkan oleh peneliti kemudian diolah. Adapun tahapan pengolahan data yaitu : a. Membuat transkip dengan kalimat naratif sesuai dengan hasil wawancara. b. Mendeskripsikan data yang diperoleh.
43
c. Membandingkan data dari berita acara yang diperoleh dengan melihat acuan teori pada kajian teori, apakah sudah sesuai atau harus diperbaiki. 4. Analisis data Teknik analisis data kualitatif yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan konsep dari Miles dan Huberman dalam Sugiyono (2009), yaitu analisis data terdiri dari tiga alur kegiatan yang terjadi secara bersamaan yaitu reduksi data, penyajian data serta penarikan data simpulan atau verfikasi. a. Reduksi Data Reduksi data merupakan pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan tertulis di lapangan. Mereduksi data
berarti
merangkum,
memilih
hal-hal
yang
pokok,
memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas untuk peneliti melakukan penelitiannya. b. Penyajian Data Penyajian data merupakan kumpulan informasi yang tersusun
yang
memberi
kemungkinan
adanya
penarikan
kesimpulan dan pengambilan data. Penyajian secara textular biasanya
digunakan
untuk
penelitian
atau
data
kualitatif
(Notoadmodjo, 2005). Setelah direduksi, langkah selanjutnya adalah penyajian data. Dengan penyajian data, maka akan memudahkan untuk memahami apa yang terjadi, merencanakan kerja selanjutnya berdasarkan apa yang telah dipahami. c. Penarikan Kesimpulan Kesimpulan yang ditemukan pada awal penelitian masih bersifat sementara dan akan mengalami perubahan apabila tidak ditemukan bukti-bukti yang kuat dan dapat mendukung pada tahap
44
pengumpulan data berikutnya. Menurut Miles dan Huberman dalam Sugiyono (2009), kesimpulan dalam penelitian kualitatif adalah merupakan penemuan baru yang sebelumnya belum pernah ada. Penemuan tersebut dapat berupa deskripsi atau gambaran suatu objek yang sebelumnya tidak jelas sehingga setelah diteliti mejadi jelas, dapat berupa hubungan kausal atau interaktif, hipotesis atau teori.
E. Etika Penelitian
Etika penelitian adalah perlakuan peneliti terhadap subjek penelitian serta sesuatu yang dihasilkan oleh peneliti bagi masyarakat (Notoajmodjo, 2010). Berikut merupakan beberapa tahapan yang harus diperhatikan sebelum melakukan penelitian adalah sebagai berikut : a. Persetujuan ( Inform Inform Consent ) Persetujuan yang diberikan oleh peneliti kepada informan sebelum
melakukan
wawancara
terhadap
informan
dengan
memberikan formulir pesetujuan kepada informan untuk sebagai bukti bahwa informan telah memiliki ketertarikan kepada penelitin dan apa yang diteliti. Sehingga informan berkewajiban untuk memberikan informasi yang di perlukan oleh peneliti. b. Kerahasiaan Peneliti berkewajiban menghargai hak pribadi dari informan, dengan cara menjamin kerahasiaan infomasi yang telah diberikan oleh informan kepada peneliti.
F. Keterbatasan Keterbatasan Penelitian
Dalam melakukan penelitian ini terdapat beberapa keterbatasan peneliti, seperti :
45
a. Kesulitan dari peneliti Kesulitan yang dihadapi peneliti adalah keterbatasan dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan. b. Kelemahan Metode Peneliti
ini
dilakukan
dengan
metode
kualitatif
dan
menggunakan teknik wawancara dan observasi sehingga data yang diperoleh bergantug pada informasi yang diberikan oleh informasi.
G. Pelaksanaan Penelitian
1. Mengajukan surat permohonan ijin studi pendahuluan ke Rumah Sakit Sumber
Waras
Kabupaten
Cirebon
untuk
melakukan
studi
pendahuluan di unit rekam medis Rumah Sakit Sumber Waras Kabupaten Cirebon. 2. Studi pendahuluan untuk mendapat gambaran permasalahan yang ada di Rumah Sakit Sumber Waras Kabupaten Cirebon. 3. Penyusunan proposal penelitian. 4. Tahap pelaksanaan penelitian yaitu berupa wawancara dan observasi dengan datang langsung ke Rumah Sakit Sumber Waras Kabupaten Cirebon. 5. Memberikan
penjelasan
mengenai
lembar
persetujuan
menjadi
responden. 6. Pengolahan dan analisis data setelah memperoleh data yang diperlukan. 7. Penyusunan laporan hasil penelitian.
46
H. Jadwal Penelitian
Berikut ini adalah Jadwal Penelitian yang akan peneliti lakukan : Tabel 3.1 Jadwal Penelitian Periode
Kegiatan 1 Persiapan Pengumpulan outline Karya Tulis Ilmiah (KTI) Mengajukan surat permohonan permohonan ijin studi pendahuluan pendahuluan ke RS SUMBER WARAS Kab. Cirebon
I 2
Melakukan studi pendahuluan pendahuluan di RS SUMBER WARAS Kab Cirebon Penyusunan proposal Karya Tulis Ilmiah (KTI) Uji/Sidang dan perbaikan proposal Karya Tulis Ilmiah (KTI) Pelaksanaan
Penelitian Karya Tulis Ilmiah (KTI) Penyusunan Laporan Analisis data penelitian Penyusunan laporan harian penelitian Uji/siding dan perbaikan Karya Tulis Ilmiah
Februari II III IV 3 4 5
I 6
Maret II III 7 8
IV 9
I 10
April II III 11 12
IV 13
I 14
Mei II III 15 16
IV 17
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian
1. Gambaran Umum Rumah Sakit Sumber Waras Sebuah klinik pada tahun 1989 baru didirikan dan dibangun Laboratorium Pratama. Semakin tingginya kebutuhan medis masyarakat setempat, ditambah layanan pribadi dokter Suwanta yang memuaskan menjadi pendorong perkembangan tempat praktek. Secara bertahap, pelayanan dan fasilitas kesehatan terus berkembang. Pada
tahun
1996,
klinikpun
dilengkapi
dengan
fasilitas
ultrasonografi. Singkatnya, setelah melalui proses panjang serta dukungan beberapa rekan medis, dokter Suwanta berhasil mendirikan rumah sakit yang diberi nama Sumber Waras. Berawal dari daya tampung Rumah Sakit Sumber Waras yang sangat terbatas. Kapasitas bed hanya hanya tersedia 25 bed dengan layanan berupa layanan penyakit anak, layanan penyakit dalam, layanan penyakit syaraf, serta layanan la yanan dan fasilitas bedah ringan. Seiring berjalannya waktu, Rumah Sakit Sumber Waras makin berbenah dan mengembangkan diri. Tahun 2008, sarana gedungpun dibangun. Pada paruh pertama tahun 2009, sarana dan fasilitas medis makin lengkap dengan hadirnya gedung baru yang dinamakan irene. 2. Visi, Misi, dan Motto Rumah Sakit Sumber Waras a. Visi “Tercapainya Rumah Sakit yang dapat menjangkau seluruh lapisan masyarakat di wilayah Cirebon melalui pelayanan yang profesional dan memuaskan.” b. Misi 1) Menyediakan dan mengembangkan kelengkapan jenis pelayanan dengan
menerapkan
sistem
terintegrasi;
47
informasi
rumah
sakit
yang
48
2) Meningkatkan citra pelayanan Rumah Sakit Sumber Waras yang cepat, tepat, bermutu dengan harga yang terjangkau oleh masyarakat; 3) Meningkatkan citra petugas yang ramah dan sopan dengan Sumber Daya Manusia yang handal dan berkualitas; 4) Mengembangkan sarana dan prasarana rumah sakit sehingga setara dengan kelas B non pendidikan; 5) Melakukan upaya menjadi rumah sakit andalan dan kebanggaan masyarakat di wilayah Cirebon. c. Motto Rumah Sakit Sumber Waras memiliki motto dalam melaukan pelayanan kesehatan kepada masyarakat, yakni: “Melayani dengan Kasih”
Arti dari motto adalah dalam melakukan semua pelayanan, Rumah Sakit Sumber Waras mengedepankan dan berpedoman pada rasa cinta kasih kepada sesama umat manusia.
49
3. Kepegawaian Rumah Sakit Sumber Waras Tabel 4.1 Kepegawaian Rumah Sakit Sumber Waras No (1) 1.
2
Jenis Tenaga (2) Jumlah Tenaga Kesehatan a. Tenaga Medis 1) Dokter umum tetap 2) Dokter umum mitra 3) Dokter gigi tetap 4) Dokter gigi mitra 5) Dokter spesialis tetap 6) Dokter spesialis mitra 7) Dokter gigi spesialis tetap 8) Dokter gigi spesialis mitra b. Tenaga Keperawatan 1) Perawat 2) Perawat gigi 3) Bidan c. Tenaga Paramedis Non Keperawatan 1) Apoteker 2) Asisten Apoteker 3) Sanitarian 4) Dietisen 5) Fisioterapi 6) Radiografer 7) Tek. Elektromedia 8) Analis kesehatan 9) Perekam medis Tenaga Non Kesehatan a. Sarjana Strata 2 b. Sarjana Strata 1 c. Sarjana Muda/setara d. D1, D2, SMA, SMU e. SMK f. SMP g. SD Total Pegawai
Jumlah (3) 43 12 2 1 0 11 17 0 0 173 154 2 17 48 2 15 1 6 1 6 1 12 4+2 139 5 15 15 49 40 11 4 403
50
4. Fasilitas dan Utilitas Rumah Sakit Sumber Waras Fasilitas dan Utilitas Rumah Sakit Sumber Waras meliputi: 1) Instalasi Gawat Darurat 2) Instalasi Bedah Sentral 3) Instalasi Radiologi, (Rontgen, USG, CT-Scan) 4) Instalasi Farmasi 5) Instalasi Gizi 6) Instalasi Rehabilitasi Medis 7) Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit 8) Instalasi Hemodialisa 9) Instalasi Laboratorium 10) Instalasi Rawat Inap (Kelas VVIP, VIP, I, II, III, Perawatan ibu dan bayi) 11) Home 11) Home Care 12) Perawatan Intensif (ICU, NICU, PICU, HCU, ICCU) 13) EKG (Elektrokardiografi) 14) Instalasi Rawat Jalan 15) Poliklinik Gigi dan Mulut 16) Poliklinik Spesialis a) Poli Dalam (+ Endoskopi) b) Poli Kandungan dan Kebidanan c) Poli Anak d) Poli Bedah Umum e) Poli Bedah Tulang f) Poli Saraf (rTMS + EMG) g) Poli Psikiatri h) Poli Bedah Mulut i) Poli THT j) Poli Kulit Kelamin (+ Kecantikan) k) Poli Jantung l) Poli Mata
51
m) Poli Rehabilitasi Medis + Fisioterapi n) Poli Bedah Saraf 17) Bank Darah 18) Cafe dan Kids Area 19) ATM 20) Area Parkir Luas 21) Auditorium kapasitas 350 orang (disewakan) 22) Incenerator 23) Ambulance 24 jam 24) Kamar Jenazah dan Mobil Jenazah
52
5. Gambaran Umum Unit Rekam Medis Rumah Sakit Sumber Waras Gambar 4.1 Struktur Organisasi Fungsional Rekam Medis Rs Sumber Waras DIREKTUR Dr. Wawat Setiamiharja, MARS
WADIR UMUM & KEUANGAN Drs.Nur Riyaman N, MM
KA BAG PERENCANAA DAN INFORMASI Nieke Zakaria, dr
KA SUB BAG REKAM MEDIS Asih Kundari,Amd.PerKes
Penanggung Jawab
Penanggung Jawab
Penanggung Jawab
Pendaftaran
Assembling
Koding
Waliyah
Fatimah
Ahmad Rifai
Penanggung Jawab Index Angga Destia Wi a a
Penanggung Jawab
Penanggung Jawab
Filling
Statistik
Anas Maulana
Dewi Yulianawati
53
6. Hasil Wawancara Penelitian ini dilakukan pada tanggal 17 April – 20 Mei 2017 dengan menggunakan observasi dan wawancara. Dalam metode observasi, penulis akan mengobservasi data yang masih ada seperti yang ada di Standar Prosedur
Operasional.
Sedangkan
wawancara
dilakukan
untuk
mengumpulkan data secara lisan tentang pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras Cirebon dengan 4 informan sebagai berikut : Tabel 4.2 Karakteristik Informan No
Nama
1.
Informan 1
Jenis Kelamin Laki-laki
2.
Informan 2
Perempuan
3. 4.
Informan 3 Informan 4
Perempuan Laki-laki
Pendidikan
Lama Kerja 5 tahun
S2 Master Manajemen Master Hukum D3 Rekam 5 tahun Medis SMA 7 tahun SMA 7 tahun
Unit Kerja Wakil Direktur Pelayanan
Rekam Medis Rekam Medis Rekam Medis
a. Kebijakan Tata Cara Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif dan Sarana Prasarana Dalam Pelaksanaan Pemusnahan di Rumah Sakit Sumber Waras tahun 2017 Kebijakan yang terkait dalam pemusnahan berkas rekam medis di Rumah Sakit Sumber Waras yaitu mengacu pada Permenkes Nomor.269 tahun 2008 tentang Penyimpanan, Pemusnahan dan Kerahasiaan pasal 8 dan 9, yang di jabarkan pada Surat Keputusan Direktur
Rumah
Sakit
Sumber
Waras
Nomor.121/RSSW/SK-
DIR/II/2017 Tentang Panduan Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis di Rumah Sakit Sumber Waras. Berdasarkan hasil wawancara bahwa kebijakan yang di buat untuk pemusnahan berkas rekam medis sudah ada.
54
Informasi tersebut di peroleh melalui wawancara terbuka, adapun hasil wawancara yang di kemukakan oleh beberapa informan, yaitu sebagai berikut : 1) Informan 2 “...perkemkes,terus
ada
SK
Direktur
sama
undang-undang
perekam medis... ya udah ya sama aja....” 2) Informan 3 “.... kebijakan yang terkait sudah di atur dalam permenkes nomer 269 Cuma saya kurang apal isinya...sama euu... ada SK Direkturnya...” Berdasarkan hasil wawancara sarana dan prasarana yang dipersiapkan untuk melakukan pemusnahan berkas rekam medis yaitu terdapat
ruang
penyimpanan,
ATK,
troli,
alat
pemusnahan
incennerator atau alat pencacah kertas, sedangkan alat scan dalam pemusnahan berkas rekam medis di Rumah Sakit Sumber Waras belum tersedia. Informasi tersebut di peroleh melalui wawancara terbuka, adapun hasil wawancara yang dikemukakan oleh beberapa informan, yaitu sebagai berikut : 1) Informan 1 “...ya kita buat pemusnahannya di incennerator kemudian apa... yang di persiapannya berita acara pemeriksaan, ....jadi di periksa dulu itu berkas nya dengan nama-nama tahun dan sebagainya baru setelah itu baru kita ki ta musnahkan...” 2) Informan 2 “...untuk sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses pemusnahan meliputi ATK, yang pasti berkas rekam medis yang akan di lakukan pemusnahan, incennerator, troli... untuk alat scan belum ada...”
55
3) Informan 3 “...untuk euu.... pemusnahannya kaya mesin scan tapi di kita belum punya alatnya, terus pemusnahan tuh kaya mesin mesi n pencacah kertas itu... alat incennerator juga...” 4) Informan 4 “...kalau disini paling apa ya... sarananya mungkin alat-alat pembakaran apa ya anamanya.. oh iya incennerator... kalau disini kemarin dilaksanakan pemusnahan itu ga pake alat scan...” b. Mekanisme Pelaksanaan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras tahun 2017 Dari hasil wawancara dengan beberapa responden proses pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis yang ada di Rumah Sakit Sumber Waras sudah dilakukan berdasarkan SOP Retensi Penghapusan Berkas Rekam Medis yang ada. Proses ini dilakukan dengan tahap pemindahan berkas rekam medis inaktif ke ruang penyimpanan inaktif kemudian di pilah berdasarkan tahun kunjungan terakhir pasien berobat yaitu berkas rekam medis tahun 2006-2008 yang akan di musnahkan, pemilihan rekam medis inaktif berdasarkan periode 5 tahun dengan cara melihat tahun kunjungan terakhir pasien tersebut berobat, setelah proses pemindahan dan pemilahan di lakukan lalu membuat daftar pertelaan yang berisi nomor rekam medis, tahun, jangka waktu penyimpanan dan diagnosis akhir. a khir. Dalam pelaksanaan di Rumah Sakit Sumber Waras petugas tidak membuat daftar pertelaan di karenakan waktu dan tenaga yang kurang. Kemudian petugas melakukan penilian berkas rekam medis yang masih memiliki nilai guna primer yaitu untuk aspek administrasi, hukum, keuangan dan iptek dan nilai guna sekunder yaitu untuk pembuktian dan sejarah. Berkas rekam medis yang memiliki nilai guna harus di abadikan, lembar yang di abadikan terdiri dari resume medis, ringkasan masuk dan keluar, lebar operasi, lembar identifikasi bayi baru lahir, lembar
56
persetujuan dan lembar kematian, proses penilaian berkas rekam medis inaktif tidak dilakukan di karenakan berkas rekam medis yang sudah terlalu banyak, berkas rekam medis yang sudah tidak terbaca atau rusak, serta keterbatasan waktu dan tenaga sehingga lembar rekam medis yang bernilai guna atau lembar rekam medis yang di abadikan ikut di musnahkan. Informasi tersebut di peroleh melalui wawancara terbuka, adapun hasil wawancara yang di kemukakan oleh beberapa informan, yaitu sebagai berikut : 1) Informan 1 “...tadi yang saya katakan usia yang masih dini 1 s/d 3 tahun di bawah bersamaan dengan rekam medis yang aktif kemudian 3 s/d 7 tahun kita naikan ke atas untuk pemisahannya kemudian 7 s/d 10 tahun kita pindahkan ke alat gudang belakang setelah 10 tahun baru kita buatkan berita acaranya.... Ya penilainya dari usia sudah berapa tahun baru bisa di musnahkan.......” 2) Informan 2 “...tahap-tahapnya kita pindahkan dulu berkas rekam medis yang akan dimusnahkan ke gedung serbaguna, kemudian di pilah berdasarkan kunjungan terakhir, kemudian langsung di bakar... kita tidak mencatat daftar rekam medis mana saja yang akan di musnahkan karena kita kekurangan tenaga de dan waktu yang sudah mepet... seharusnya juga kita menilai berkas rekam medis yang masih memiiki nilai guna seperti lembar resume medis, laporan operasi.. ya sesuai yang ada di teori itu lembar yang harus di abadikan cuma disini kita ga dilaksanakan juga... euu.... karena ya tadi kurangnya tenaga dan terbatasnya waktu de soalnya melihat berkas rekam medis juga yang sudah terlalu banyak jadi kita langsung dimusnahkan saja... kemudian di buatkannya berita acara... gitu de...”
57
3) Informan 3 “....Yang pertama anu... mindahin dulu berkas rekam medis dari rak inaktif ke gudang dibawa menggunakan troli kemudian dilakukan pemilahan... untuk pemilihannya kita lihat dari status inaktif ya ....euuu.. kitakan di rumah sakit sumber waras itu yang dipilihnya dari aktif dulu 5 tahun kalo lebih dari 5 tahun itu baru yang di musnahkan.... sebenernya kalaun untuk lembar yang di abadikan itu seperti surat keterangan lahir, resume medis....euu.... untuk yang lainnya saya kurang paham soalnya waktu kemarin pemusnahan euu... emang kita tidak berusaha untuk emilih berkas mana yang harus di abadikan soalnya melihat keadaan status yang sudah kacau, sudah rusak makanya kita melakukan pemusnahan secara terpaksa.... ...euu... untuk proses pengalih media... euu.... sebenernya kita butuh mesin scan yang bisa buat meng abadikan dokumen-dokumen penting.... namun karna kita belum punya jadi tidak di lakukan pengalih media lembar rekam medis yang di abadikan....” 4) Informan 4 “... pertama itu kita pindahkan dulu berkas rekam kita lakukan pemilahan yang mau di musnahkan berdasarkan kunjungan terakhir.. kalau sudah 5 tahun tidak kesini kita inaktifkan tapi kita nunggu 2 tahun untuk pemusnahannya.. kalau kemarin disini belum maksimal karena mau di pilih itu masih banyak resume medis yang masih kosong jadi euu... langsung di bakar aja...” c. Keamanan Dokumen Rekam Medis pasien yang tidak dimusnahkan di lihat dari aspek hukum di Rumah Sakit Sumber Waras Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa informan keamanan berkas rekam medis pasien yang tidak di musnahkan tidak ada keamanan khusus seperti terdapatnya cctv cctv maupun penjaga keamanan, karena tidak adanya berkas rekam medis yang tidak di musnahkan. Kemanan berkas rekam medis inaktif sudah sesuai dengan
58
Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis bab IV Penyimpanan,
Pemusnahan
dan
Kerahasiaan,
bahwa
ruang
penyimpanan berkas rekam medis harus aman untuk melindungi berkas rekam medis dari kerusakan, kehilangan atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang. ber wenang. Ruang penyimpanan berkas rekam r ekam medis inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras terdapat di lantai 3 sehingga tidak banyak orang yang berlalu lalang, hanya petugas rekam medis yang dapat mengakses ke ruangan penyimpanan tersebut, karena kunci ruang penyimpanan hanya di miliki petugas rekam medis saja. Informasi tersebut di peroleh melalui wawancara terbuka, adapun hasil wawancara yang di kemukakan oleh beberapa informan, yaitu sebagai berikut : 1) Informan 2 “...keamanannya kita memilih tempat yang paling tinggi di rumah sakit ini... euu... lantai 3 disana berkas rekam medis inaktif yang berhak masuk hanyak petugas rekam medis saja...” 2) Informan 3 “...euu... paling kita... euuu... untuk keamanan tidak ada cctv dan yang ada hanya dokumen rekam medis yang inaktif untuk dokumen yang di abadikan tidak ada...” ada...” 3) Informan 4 “...karena tidak ada dokumen yang di abadikan jadi ya tidak ada kemanan apapun... keamanan berkas rekam medis inaktif juga hanyak menggunakan kunci biasa dan yang pegang hanya petugas rekam medis saja...” 7. Hasil Observasi Berdasarkan hasil observasi dapat di simpulkan bahwa pada data yang di dapatkan dengan total 29 poin pada berkas rekam medis yang di observasi, yaitu 10% yang di simpan, 4% yang tidak ada dan 86% yang dimusnahkan. Dilihat dari presentase di atas bahwa Rumah Sakit Sumber Waras dalam pelaksanaan pemusnahan berkas rekam
59
medis inaktif masih belum sesuai dengan SPO yang ada dan belum mengacu pada kebijakan yang telah di buat baik dari SK Direktur maupun mengacu pada permenkes.
B. Pembahasan
Berdasarkan penelitian yang di lakukan di Rumah Sakit Sumber Waras pada tanggal 17 April – 20 Mei 2017 mengenai pemusnahan berkas rekam medis berdasarkan kebijakan dan SPO yang ada di Rumah Sakit Sumber Waras pada tahun 2017, adapun pembahasannya yaitu sebagai berikut : 1. Kebijakan Tata Cara Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif dan Sarana Prasarana Dalam Pelaksanaan Pemusnahan di Rumah Sakit Sumber Waras tahun 2017 Kebijakan dalam pemusnahan berkas rekam medis mengacu pada Permenkes Nomor.269 tahun 2008 tentang Penyimpanan, Pemusnahan dan Kerahasiaan pasal 8 dan 9 yang di jabarkan pada SK Direktur Nomor:121/RSSW/SK-DIR/2017 Nomor:121/RSSW/SK-DI R/2017
Tentang
Panduan
Retensi
dan
Pemusnahan Rekam Medis di Rumah Sakit Sumber Waras, di mana dalam SK Direktur di jelaskan bahwa retensi adalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam rekam medis dengan cara memilah nilai guna
dari
tiap-tiap
formulir,
bahwa
retensi
pemusnahan
adalah
penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas rekam medis yang tidak lagi mengandung me ngandung nilai guna. Surat Edaran Dirjen Yanmed tahun 1995 tentang Tata Cara Pemusnahan Berkas Rekam Medis bahwa tim rekam medis adalah suatu tim yang di bentuk dengan Keputusan Direktur Rumah Sakit. Sarana dan prasarana yang dipersiapkan untuk melakukan pemusnahan berkas rekam medis yaitu terdapat ruang penyimpanan, ATK, troli dan alat pemusnahan seperti incennerator . Sedangkan alat scanner dalam dalam pemusnahan berkas rekam medis di Rumah Sakit Sumber Waras belum tersedia.
60
Scanner berfungsi sebagai alat duplikasi dokumen dari data rekam medis ke dalam komputer, mencegah penumpukan berkas rekam medis inaktif, pengurangan berkas rekam medis inaktif dari rak penyimpanan, menjaga nilai guna berkas rekam medis inaktif dan mencegah berkas rekam medis dari kerusakan. Surat Edaran Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.5. No.HK.00.06.1.5.01160 01160 tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit bahwa sarana dan prasarana dalam pelaksanaan pemusnahan yaitu adanya tim pemusnahan dan Pemusnahan berkas rekam medis dapat di lakukan dengan alat incenerator (pembakaran), paper (pembakaran), paper shredder (pencacah (pencacah kertas), bahan kimia dan pulping dan pulping (pembuburan). 2. Mekanisme Pelaksanaan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras tahun 2017 Proses pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif di Rumah
Sakit
Sumber
Waras
dimulai
dengan
pengajuan
Surat
Pemusnahan Berkas Rekam Medis oleh Kepala Sub Seksi Rekam Medis kepada Direktur untuk melakukan pemusnahan, Direktur menetapkan kebijakan pemusnahan berkas rekam medis yang ditetapkannya SK Direktur kemudian pembentukan tim pemusnahan berkas rekam medis yang terdiri dari kepala rekam medis, staf rekam medis, wakil direktur dan Direktur rumah sakit sumber waras. Adapun proses selanjutnya yang di lakukan sebagai berikut : 1) Pemindahan dan pemilahan Dalam pelaksanaan pemindahan dan penilaian berkas rekam medis di Rumah Sakit Sumber Waras sudah sesuai dengan SK Dirjen Pelayanan Medik tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Arsip Rekam Medis namun belum melakukan pembuatan daftar pertelaan, apabila rumah sakit tidak membuat daftar pertelaan maka petugas tidak mengetahui bahwa nomor rekam medis tersebut sudah di musnahkan.
61
Surat
Keputusan
Dirjen
Pelayanan
Medik
Nomor.HK.00.06.1.5.01160 Nomor.HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit, Pada tahap pemindahan berkas rekam medis dipilah berdasarkan tanggal kunjungan terakhir pasien berobat, setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas rekam medis di pisahkan di ruang lain atau terpisah dari berkas rekam medis inaktif kemudian berkas rekam medis inaktif dikelompokan sesuai dengan tahun terakhir, lalu petugas membuat daftar pertelaan yang berisi nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan pasien berobat, jangka waktu penyimpanan dan diagnosa akhir. 2) Penilaian Pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras belum melakukan penilaian berkas rekam medis sehingga berkas rekam medis yang seharusnya di abadikan di Rumah Sakit Sumber Waras ikut di musnahkan. Apabila tidak di lakukannya penilaian berkas rekam medis dapat berpengaruh pada masa yang akan datang. Hal tersebut dapat menimbulkan
masalah
seperti,
hukum
( medico-legal ) (medico-legal
dan
administrasi. Menurut Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik tahun 1995 nomor HK.00.06.1.501160 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir medis dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit, disebutkan bahwa tata cara penilaian berkas rekam medis yang akan di musnahakan di lakukan dengan cara, berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif, indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif, yaitu seringnya rekam medis di gunakan untuk pendidikan dan penelitian, berkas rekam medis yang memiliki nilai guna primer (administrasi, keuangan, hukum dan IPTEK) dan yang memiliki nilai guna sekunder (pembuktian dan sejarah), lembar rekam medis yang dipilah, yaitu
62
ringkasan masuk dan keluar, resume medis, lembar operasi, lembar identifikasi bayi baru lahir, lembar persetujuan dan lembar kematian. Menurut Jurnal Kartono (2010) arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah jarang di gunakan namun harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan Undang-undang RI Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan. Dalam menentukan cara untuk menyimpanan arsip dinamis inaktif yang dilihat dari segi manajemen arsip dinamis dan pemakai, maka rumah sakit atau perusahaan memerlukan Keptusan Direktur menyangkut media penyimpanan untuk mengambil keputusan apakah arsip dinamis inaktif akan tetap disimpan dalam format kertas atau format elektronik. 3) Pemusnahan Pada tahap pemusnahan berkas rekam medis inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras menggunakan metode pembakaran dengan alat incenerator , pada pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif Rumah Sakit Sumber Waras tidak disaksikan oleh pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga
Negara
dan
Badan-badan
pemerintah
yang
bersangkutan, tetapi hanya di saksikan oleh pihak internal saja yaitu Direktur Rumah Sakit, Wakil Direktir Rumah Sakit, Kepala Sub Unit Rekam Medis, Kepala Instalasi Pelaksanaan Sarana Rumah Sakit, Ka Sub Bag umum dan tim pemusnahan. Dari hasil observasi dilihat bahwa berita acara pemusnahan yang ada di Rumah Sakit Sumber Waras tidak memuat tanda tangan dan nama jelas saksi-saksi. Menurut Sugiarto dan Wahyono tahun 2005 dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yaitu metode pemusnahan dapat dilakukan dengan cara di bakar dengan menggunakan incenerator , di cacah dengan menggunakan paper sherdder , proses kimiawi dengan bahan kimia, dan pembuburan atau pulping oleh pihak ke-3, dan disaksikan oleh tim pemusnahan,
63
kemudian tim pemusnahan membuat berita acara pemusnahan rekam medis sekurang-kurangnya memuat keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya pemusnahan, keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan, tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan, serta tanda tangan dan nama jelas saksisaksi. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi di kenali baik isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh 2 (dua) orang pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah yang bersangkutan. Kemudian berita acara yang asli di simpan di rumah sakit, lembar ke-2 di kirim kepada pemilik rumah sakit (rumah sakit vertikal kepada Dirjen Pelayanan Medik). 3. Keamanan Dokumen Rekam Medis pasien yang tidak dimusnahkan di lihat dari aspek hukum di Rumah Sakit Sumber Waras Keamanan berkas rekam medis pasien yang di abadikan tidak di lakukan karena tidak adanya berkas rekam medis yang di abadikan maka tidak adanya kemanan untuk berkas rekam medis yang di abadikan, untuk keamanan berkas rekam medis inaktif sudah sesuai dengan Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis bab IV Penyimpanan, Pemusnahan dan Kerahasiaan, penyimpanan berkas rekam medis inaktif terdapat di lantai atas rumah sakit yang sehinga tidak banyak orang yang dapat mengakses ke ruang penyimpanan tersebut hanya saja tidak adanya papam pengumuman yang menyatakan bahwa selain petugas rekam medis dilarang masuk.. Sebagaimana yang tertuang dalam Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis bab V Kepemilikan, Pemanfaatan dan Tanggung Jawab Pasal 12 bahwa rekam medis adalah milik sarana pelayanan kesehatan dan isinya milik pasien, sarana pelayanan kesehatan kesehat an bertanggung jawab menjaga kerahasiaan dan keamanan rekam medis untuk mewujudkan terjaminnya kerahasiaan dan keamanan rekam medis. Ruang penyimpanan berkas rekam medis harus aman untuk melindungi
64
berkas rekam medis dari kerusakan, kehilangan atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang.
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan
Dari hasil yang ada dan berdasarkan pembahasan di atas maka dapat di simpulkan bahwa : Rumah Sakit Sumber waras Cirebon sudah mempunyai kebijakan pemusnahan berkas rekam medis inaktif yaitu mengacu pada Permenkes Nomor.269
tahun
2008
tentang
Penyimpanan,
Pemusnahan
dan
Kerahasiaan pasal 8 dan 9, yang di jabarkan pada Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Sumber Waras Nomor.121/RSSW/SK-DIR/II/2017 Tentang Panduan Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis di Rumah Sakit Sumber Waras. Sarana dan prasarana yang ada di Rumah Sakit Sumber Waras belum terdapat alat scanner , pada pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis petugas tidak membuat daftar pertelaan, tidak di lakukannya pemilahan berkas rekam medis yang memiliki nilai guna primer dan sekunder sehingga berkas rekam medis inaktif semuanya di musnahkan. Pada proses pemusnahan berkas rekam medis inaktif Rumah Sakit Sumber Waras hanya di saksikan oleh pihak internal saja, namun dari hasil observasi di ketahui bahwa berita acara yang di buat oleh Rumah Sakit Sumber Waras tidak memuat tanda tangan dan nama jelas saksi-saksi yang menyaksikan pemusnahan berkas rekam medis tersebut.
B. Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang di dapat serta kesimpulan yang ada maka penulis mengemukakan saran sebagai berikut : 1. Kebijakan pemusnahan berkas rekam medis inaktif yang sudah ada sebaiknya segera di terapkan sesuai dengan SK Direktur dan SPO pemusnahan berkas rekam medis inaktif, dan untuk sarana dan prasarana sebaiknya Rumah Sakit Sumber Waras di lengkapi alat sehingga berkas rekam medis yang memiliki nilai guna dapat
scanner
65
66
terjamin keamanannya dari bahaya kerusakan dan mengefisiensikan waktu dan tenaga yang ada. 2. Pada proses pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif petugas tim pemusnahan berkas rekam medis inaktif sebaiknya membuat daftar pertelaan, melakukan penilaian atau pemilahan berkas rekam medis inaktif yang memiliki nilai guna primer dan sekunder, dan sebaiknya dalam pelaksanaan pemusnahan di saksikan oleh pejabat dari bidang hukum/perundang-undang hukum/perundang-undangan an dan atau bidang pengawasan
dari
Lembaga-lembaga
Negara
dan
Badan-badan
pemerintah yang bersangkutan tidak hanya di saksikan dari pihak internal saja. 3. Sebaiknya untuk keamanan berkas rekam medis inaktif di monitor dan di buatkannya papan pengumuman bahwa selain petugas rekam medis dilarang masuk. 4. Untuk meningkatkan pemusnahan berkas rekam medis inaktif selanjutnya sebaiknya sebelum melakukan pemusnahan berkas rekam medis seluruh staf rekam medis dan tim pemusnahan berkas rekam medis inaktif di berikan arahan dan mensosialisasikan tata cara pemusnahan
berkas
rekam
medis
yang
sesuai
pemusnahan berkas rekam medis inaktif yang ada.
dengan
SPO
DAFTAR PUSTAKA
Budi, Citra Savitri. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis.Yogyakarta: Medis.Yogyakarta: Quantum Sinergi Media. Budiyanti, Nita. (2014). Modul Manajemen Informasi Kesehatan (MIK2). (MIK2). Cirebon: Poltekkes Tasikmalaya. Departemen Kesehatan RI. (1979). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip. Lembaran Negara RI tahun 1979 No.51. Sekretariat Negara. Jakarta. Departemen Kesehatan RI. (2004). Undang-undang No.29 tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran. Kedokteran. Lembaran Negara RI Tahun 2004 No.116. Sekertariat Negara. Jakarta. Departemen Kesehatan RI. (2009). Undang-undang No.43 tahun 2009 Tentang Kearsipan. Kearsipan. Lembaran Negara RI tahun 2009 No.152. Sekretariat Negara. Jakarta. Departemen Kesehatan RI. (1971). Undang-undang No.7 tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Kearsipan. Lembaran Negara RI tahun 1971 No.32. Sekretariat Negara. Jakarta. Departemen Kesehatan RI. (2006). Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia: Indonesia: Revisi 2. Departemen Kesehatan RI. (1997). Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis/Medical Record Rumah Sakit . Jakarta: Direktorat Jendral Pelayanan Medik. Departemen Kesehatan RI. 1995. Surat Edaran Dirjen Yanmed No. Hk. 00.06.1.501160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. Departemen Kesehatan RI. (2008). Peraturan Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta:Depkes. Hatta. G R. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan. Kesehatan. Jakarta:Universitas Indonesia (UI Press).
Hosizah. (2014). Kumpulan (2014). Kumpulan Peraturan Perundangan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (Manajemen Informasi Kesehatan). Kesehatan). Yogyakarta:Politeknik Permata Indonesia. Kartono. (2010). Pemusnahan (2010). Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. Kalasan. Tugas Akhir. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada (UGM). Sjamsuhidayat dan Alwy. (2006). Manual Rekam Medis. Medis. Jakarta Selatan: Konsil Kedoktran. Sugiyono. (2013). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung R&D. Bandung : Alfabeta. Sugiyono. (2015). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung R&D. Bandung : Alfabeta.
LAMPIRAN
Lampiran 2
LEMBAR PENJELASAN PENELITIAN
Responden yang saya hormati, Saya yang bertanda tangan dibawah ini mahasiswi Politeknik Kesehatan Tasikmalaya Program Studi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Cirebon yang akan mengadakan penelitian dengan judul “Tinajauan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di RS Sumber Waras Berdasarkan Aspek Hukum Tahun 2017”. Tujuan penelitin ini untuk mengetahui pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis di RS Sumber Waras berdasarkan aspek hukum pada tahun 2017. Nama
: Putri Dwilaras Rizkyani
NIM
: P2.06.37.1.14.026 P2.06.37.1.14.026
Alamat
: Jl.Sunan Gunung Jati gg.empang kertayasa Ds.Jatimerta Kec.Gunung Jati Kab. Cirebon
Bersama ini saya mohon kesediaan bapak/ibu berpartisipasi dalam penelitian ini dengan menjadi responden. Penelitian ini tidak akan menimbulkan kerugian bagi bapak/ibu sebagai responden. Identitas dan kerahasiaan data yang diberikan akan kami jaga kerahasiaannya dan hanya digunakan untuk kepentingan penelitian. Apabila bapak/ibu bersedia menjadi responden, maka saya meminta kesediaan
bapak/ibu
untuk
menandatangani
lembar
persetujuan
menjadi
responden dan menjawab pertanyaan. Atas partisipasi dan kerjasama bapak/ibu saya ucapkan terimakasih.
“jika ada keluhan atau ketidak nyamanan terhadap penelitian ini silahkan hubungi nomor dibawah ini” Putri Dwilaras Rizkyani 082214285807 Cirebon, April 2017 Peneliti
(Putri Dwilaras Rizkyani)
Lampiran 3
PROGRAM STUDI DIII PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN POLTEKKES KEMENKES TASIKMALAYA WILAYAH CIREBON
LEMBAR PERSETUJUAN MENJADI RESPONDEN
Nama
:
Umur
:
Jenis Kelamin : Alamat
: Setelah membaca penjelasan penelitian diatas, maka kami memahami
bahwa tujuan penelitian ini akan bermanfaat bagi rumah sakit dalam meningkatkan mutu pendokumentasian rekam medis yang baik. Kami mengetahui bahwa dalam penelitian ini sangat menjungjung tinggi hak-hak kami sebagai responden. Kami mempunyai hak untuk berhenti berpartisipasi dalam penelitian ini apabila ada sesuatu hal yang membuat kami tidak bisa melakukannya. Kami sangat memahami bahwa dengan keikutsertaan kami menjadi responden dalam penelitian ini, akan memberikan manfaat yang sangat besar dalam pengembangan ilmu perekam medis dan informasi kesehatan. Dengan menandatangani surat persetujuan ini, kami menyatakan bersedia untuk berpartisipasi dalam penelitian ini. Cirebon, ......................... 2017
Saksi
(..................................)
Responden
(...............................)
Lampiran 4
PEDOMAN WAWANCARA
A. Data Responden 1 Nama/Inisial
:
Jenis Kelamin
:
Jabatan
:
Lama Bekerja
:
Pendidikan Terakhir : 1. Kebijakan apa saja yang terkait dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis ? apakah terdapat SK Direktur yang mengatur kebijakan tersebut ? 2. Fasilitas apa saja yang dipersiapkan untuk melakukan pemusnahan berkas rekam medis ? 3. Seperti apa tahap-tahap persiapan pemusnahan berkas rekam medis yang dilakukan ? 4. Lembar apa saja yang akan disimpan atau tidak dimusnahkan ? 5. Bagaimana keamanan berkas rekam medis pasien yang tidak di musnahkan ?
Lampiran 5
CHEK LIST PANDUAN PANDUAN OBSERVASI
A. Identitas Subjek
1. Lokasi
: Unit Rekam Medis RS Sumber Waras
2. Waktu
: April 2017
B. Aspek yang diamati No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Aspek yang diamati SK Direktur Prosedur tetap pemusnahan berkas rekam medis Tata cara penilaian lembar rekam medis yang akan dimusnahkan Berita acara pemusnahan berkas rekam medis Daftar pertelaan berkas rekam medis Lembar ringkasan masuk dan keluar Lembar resume medis Lembar laporan operasi Lembar persetujuan atau penolakan tindakan medis Lembar identitas bayi baru lahir Lembar keterangan kematian Lembar hasil pemeriksaan yang penting (Lab PA) dan foto Lembar pengkajian keperawatan umum Lembar catatan perkembangan Lembar persetujuan dirawat inap Lembar rekam medis gawat darurat Surat pernyataan permintaan dokter yang merawat Lembar anamnesa pemeriksaan fisik penyakit dalam Lembar anamnesa pemeriksaan fisik bedah Lembar anamnesa pemeriksaan fisik anak Lembar anamnesa pemeriksaan fisik kebidanan Lembar anamnesa pemeriksaan fisik saraf Lembar anamnesa pemeriksaan fisik paru Lembar perjalanan penyakit/instruksi dokter Lembar resume keperawatan Lembar grafik bedah Lembar pemeriksaan khusus mata Lembar pemeriksaan gigi dan mulut Lembar permintaan pemeriksaan imejing
Ada
Tidak
Keterangan
.1
N o
L a m pi r a n 6
t m S m e p t K e e K r r e e e n s k b n d e y a i g i b u j i s a a t u s k P un d a t t ? ur D ? a e a r l n t i a a n r p a m e a k a p n b a k e t p ur a r e s y a h k l a an k a a e s k j t a b e r r s i a j d e y a k n a y a k a a p a a a m a n gn t n gn d m s b m S D e k a t m a b e p e p e b e r e p e k s k t a u . .“ e e u e d b a u um i h k e e a t d n e r p a h m n n n b p r u l t a u d w g t a y i a u n .i i k n n a e n a a i k .n s i a a b h uk m u j gk i a k h t b t t a h m p s m e u a u I s k s a n .m n a k a n b r ur s u a p m b a a n a i t t f m u n i a n n n e r a o r n l a s p e e a a h r k s e R t n e d r g e a mm b n d i k k d n u t m i n n g s um a e i e , a a t a i j e n i l b r l a m a k k n e um n a e h t y f t i d i a n a a D gn j m k a i i i u a h m a f 1 i r t i k m t a m p ur m m b W e r d a b s t u b d u e t e a e s b a e h a S k a n a a a l s k l u t u a r j h a a h h l a l k a i n t n a a a a a h w d r h u l k . . . un i a i r m y d 1 m a u . . a a m d t p t a i 0 t i . s i u i u d s a s t , i . s m un s a “ a a d . . m e m . d a p d a s a e I n i a n r f a S . g k o . . j K e a m r . . . a y m k a .” p u D e u e n n s d i r , r 2 d a t e e h e a k k n a ur t y m g u s a - r s p m . . . a n i i m t k e k .“ n a n . . . . e i u e i m . . . . e a t d n l . . n k k e n a b a t u i e y a e t u e y m j h u k h i t um I i a f i f u l e n s u . k s . u k . . f e a i t m m a o k y b nn b a a . b s p r a . s i e . . . . n n . i a e . y a . r . . n a am r m k .” t a n uk s a s . e s . 3 b b e . . p un e s a e . e t y b u . r e l n k u a t i u t l u o a a l n u n a m a h u k u n g g s t S s i uk on a d t “ e . K i . r n r m a l k . . y a D a m a n e i r i t g . r . . k I n e 3 e s f k s a 7 o b u i r t ur m 7 d j m a a a n C k h p a y e u e a n a n m r . . . u d u m 4 a e i ” . . . y n a a s a a a k p t d y e u n a a l a s r g
T R A N S K I P W A W A N C A R A
3 . m e p pr S e o e m s p d e i u e r s s s t i n y a a h a gn a p n a d i b l e a r t a k uk h p a k a e s a r pn e r s i t ? k a a p h a m a n a p
L a m pi r a n 6
.2 b m d F e i a e p r l e s k a r i l a i s uk s t i a a r k p s e a k n k a a m a n p a m p e e s d m j a i s u a ? s n un y a h a t a n uk gn
d m a k .“ m t i s a n t i . . . a p a i p .“ n e i a c p e . t u e u . . . u c . t b a m j r a m y s a e s s a a r a . i k b . a i n b n d u a h a d a g a . n s - e a d i a p n i h a n r w n e i k d a n a i k r a n a a n m a y h a b a s i n h i t a 1 u y .n a o a k p y p nn i r b r a n e . a e u s s t . y i b / y k y a r m a i gn ” a a d a r t a e k a e u h r 3 s r gn e u s m d i s a a k b u e n e m t s t n a y s d d b e a k l d g u a e h a a a r a u i i n i u a a a a y d l d a n n g a t a i n i t a h n n u ,n t y e b i k .“ b u i p a l m a p m pr d pr .“ n e a e n i . t . . k c e e g n r . o u s a u m u d t s l s t k a t ul e u g a a i i n u a k s i p s e n a h m k nn s s pi a r t a u a u b n e n n p a k n k y e t r d i p a r a d a - a e a t r h a a A e n a s k n a k t a . h o l h a g a T m a a r n k a . .” t m a r s K u , , a p a n n n k r , s d t n m a a y e r a y a y d a ol d n k a a s e l a k h c u a a d i n n a a a a d i ul n s n . . . i m g n m g n d e b a i k a k t b m e p .“ n e e n . . .“ a e . . r c e r r u r a y u ul s m u i a k . . .Y e t a s i n n u t s m p m n s s . a n r n u n k s a e m g e p c k r i r s a e m a u a h e n t u yn n a k d i i or t n nn i s a u t n m a n a a . h j p a . pi y u . e a k i p h a a n g n t e l a d i a e a r c f m d t n i . u t k . .” a a n a e k u c a t u m y d u i l . k a y l a t a i u a e s t h h , a a . . . p e r pi .“ a p d d i p m a “ n a e l e n p . i i e k d n . . . a l s c u m a a m n a .k t m a i m b n e k m a i n s u gk a l i s p h c l a n a s a a a e a h k n n e k y i n u r n n a r a y a a n a n k a n t h a a r a . . . k t a e m . a or . n d i d a r y t n i n . . . a u a a s . . i i n ” . t n s u g ul i o a i a k h p a r l t g u m a e l a a a b a p k n a m k a t p a u uk e a r k a n l a k i l yi y a r a i l n k a y a d i t a u n n g a e a a a s i t
D a l e b i k e p a m a y m a b d e i n t e n g m a h r g i a n g m w e k . s t u a . k u . s a t n m t e r a ur un k i n l l n e b u n k h n g t i i a h a h a t h y b a a a u a a nn n a l . . . b s g u a e u s a y m k a t ” t e l s a i k a t u a s . u n n a . a k n i i . . a t ur n a s e a a k S a r i n n a y t n u d K a i i i s g n
L a m pi r a n 6
m a b s p a k s k e p e k / s a y e d a u e e a c l t i e d a h u t t a d n r n m m n a e t u u a i s r g g l 7 a n l n u i h a n a a s a h g k d a i a t h y n i a u h k n b a i a k y h d t a t u 1 a a n n t a u i r b a . . . a 0 a n e a n f e n n . p t r . . . b s k k g k a y i a 7 a i p d a t n k e . . . s a n h d i m m t .” a a a a b a u r u s h i n e / d k l n d a b b k a un a a t i m a e n i u a k n e r a t Y d s uh i n 1 u k a r d i a t i k n 3 s a u g e 0 i n a e d c h t s l e r g m e r m s y t k m s r m d k uk e b e k e g d e e e a e a e u um a a un a i i i e i o p n s k k l e t u e m s h j n d u r m r m n a a u b r u o s n a n u a s a d a . . . a g u a k j i u i m g n m m a a a r i c u u s i i a a d n s h a l ur s a a y k d un s a a . s a t e n n s s t a h u d i i i g a k g n i d y a u a e m d n a a r r k m a a n t a p e m y d e a g k n h . . . n n a l a o i e r k s e a i k n k a e e n p e m n m s a d r h n e a d n g d e k t e i n a k d j i i a l t i b i t a b a r i u m n u r n a i a i s s b e k a k k g a n a l i b a e w a y j i a r d s r k a d g a m e r a i e a d u t g a m e n . m t p p a n y y s a k a . n i a i u h r a f d un g r t k i e k a a g d e k k b i a l a t t n n i n l a a n n a a k g y i i a d t d a d a . . t a h a i . . a n g i a s , r i g s a . . u n a i a r k g ,r , e h e b e b e k s un e r s m a b e l d r a y l p e p e k m g i um o s a ur a e u b un s u a e ul d i w e h b a s u p e b y a r r r u m a r m m m d t t a u r a i n u k u u u s u u i . . . . a l a a . . t i a h l n a k m t d n i u g s s a s n a k e i i s l l . h d y h k a r d g e i a e k e e a l r h a gn e d 5 n i h a h a u k u h i n m a r a n k a n e y n u a ur y m t i r a s n a d m n e y a n i u a a i m un a s r n a n a e n y p . k n i k . . t b k . a 5 t a a i a t y . . n g d a g e a a a n t i k t u t . d t h a g i n n . u m n r u d g s . u k t a l u a a k i u g a n r i s . i a a t . b y l t i s l e . . n s a un d a a s p a a e k i um a uh w k i n n u e n d i a b m l a n t u n u y y a a p a a n i i a h g k t n a u k k a d h k a n . h e k or w k a k i t i b d t l a i a n e uk a a y . . i r d t d t l t i i r t n gn i h k a n t u m a u o g n l a f r i f i i a . , i i l m e r pi m e k e p un i k uk m a n t i a d n s a l a a u m m l n n s i a u g s k k a h g k j u u a n s a u g t h m s i un i i r s f n m i e u i n k h g k u a n a a s g ok t a u h n l 2 s d d n a k m k d a n i on m a a e h nn t s a i b e s b g d s e r i y a i a h t e ni i n a k j n i h u r a a s a i . n p 5 t d a e i . r d a r s b m b i a a a e u t r k k j a e y yn u l a n k k a a a u h h a k . . . u n a u a l t i i un .i uk t m ” . . . g k d u n a t a .r a i
.4 y e b B a r a g k gn a a i t m i s d r a e a n k a k a d i m mm u e s k d n i e a s a h p m k a a a n n s i ? e n a n -
i b e r a p m .“ a b k d l a b a y e r m w a d uk n e a um u c u e i . .k n a k a e m e a n r u l m n a r k n a k k . . a i m e g y g a l r t n i u a t s m t k u a h a u . i g i . . . a d s un k a f s l h l a gnn n i m n i t s h a gi n a g r a u m d y y e n s t a h n y d a t a n t k k e t e t a a u a a j n a i e e a m a a i n k h d g m 3 i g p n r n d d b i s a n t e i s g a y b m d . . . b s o t b a t i t a e e a t e e i ” y a n s r i s r e j l r e n k k l j u h a n n a a r k a a d i n i i i a n . . d g t g a a y y g t t i a k s a d a ul a s a a i . . . . i a un m a h c k e m m a l p k e p d b m s m un t p m ur s k s e e u e o c e u . . .“ a b e un a ok a u e e k r e e e e b s t d a n a u a r n m a t t p v e d d u s d l a uk d n u e m u u d d l y um t i y a t k a i a i a i a k a i i k a u a n a h a n e . . . u i k s s n k yn a k s a . u s g m d n a n d a . . . a r d a k m k n . . . e n . . p n a l n j r n- e s c . ok y ok a e a n a n o h y . . k a . . a n a m d i . d gn a p . . . s n a s um c k um a a n y e t i t n o ” b a a a a l s a g e a y t k k a y i a i i t n u n n d u t u r a , e p t p y i g g b a s m n n i n gn a d m e e . a k u k n e a . . s g b e n e b r r gn a n s e a d e e e k g u c u a y a k y l n t u u i k a e b l m n i u k d i a a k k a a t t u u a a h a a i l l u i n u u . n d d a a t s m d m d r i m i . . . t a . n n h . . h g i k h h g a a a a a f t i i . . . h m e k a d a b d a ok . . .“ e n a a a k m d y d um a i a i a s k r k e k n e e n m a a n n a n a i n j n b a m a a e e k k r n d i a i y t n t d i g a a a f y g s p a gn k un r a p e a un t k i a j k d u a a d a g n a m . . . k d i a
L a m pi r a n 6
5 . m d L i e u s m i s m b n a p a h a r k n a a p n a a s ? t a a u j a y t i a d n a g k a k a d i n s a d i . . .“ j a a U b n k a e t uk m d i k b a a n e l n m c d o b a r b a . . .i a r .” t y a n a y gn a t y e d e b d p o k a b e k i r t i e l .“ s p m i uk s e a e a i a p e d u n . m a r j n l d m r l . t r t a um ur a e u gk b un a u s u a g r k a . a a g n a t r a a t . . a uk k p s m d g i , s r u ” s a e i t . . .i a a k a t i r l l n e l i d r d n a h a e d a d n , e i h e k n i k a l s k a m n i a s uk m g k a k s a a a h a a e ,r t m i a n s t b k s a a l a u r a h a a a n a i n s w k y c m n t a a u p k a d . . . a uk a a k n m o s n y b d s i e ur a k n n k a y ” yn a k r d n u u n i y n a y a a yi a i a u a n t n t n a n g k a g p t a a s t p m ur s k s h e b e b e k s un e r s e u e o a o s a ur a u b un . . .“ a d d e e i r s e s y d a a m a r r r u m a a t t p u s l a a u k u u u d l . . . a n s a s . . . a yl n a k m t d k a u a k e h a i k k b y ” a k a r s s k a s i e h e a k e e a b n uk m n a l n a m n e a n a a u t k y m . . . h a a d m e e d r a n a r i m un a r b i a ” a e s n p n c n a k k t n i a y n d a g e a g n a t a a t g i n u m r t u a g n u n s k u u a a k i , s . a y . b y m a e t l e . . n s a k a a s p a s w n s e d i a e m l e t t u a y l y p gn a a i i a a h nn u l i c k i u d k a d h a d h i e k h a a l i u n n . a a a a a y r i t m r i d . t a k a . . ,r t a a h g t n g h k n u i i n a e y a b m e b .“ e r e p uk j u a . a k a n u n l . g n . . . . g y u u k a a c . a m m n ” . m a l d g i l k i m a m a u b a p n s i e h a r a g k i d i e k a s h s l e i un k s m s yn a h s um i i m s o g s d a a a i a a r e t j u l i on a d p n i g m m k n . . . e b d a y u a r s i ” t e a e j a g k a d s i n a gn a n i i h a i s r d i s
L a m pi r a n 6
Lampiran 7
HASIL OBSERVASI A. Identitas Subjek
1. Lokasi
: Unit Rekam Medis RS Sumber Waras
2. Waktu
: April 2017
B. Aspek yang diamati
No.
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Aspek yang diamati SK Direktur Prosedur tetap pemusnahan berkas rekam medis Tata cara penilaian lembar rekam medis yang akan dimusnahkan Berita acara pemusnahan berkas rekam medis Daftar pertelaan berkas rekam medis Lembar ringkasan masuk dan keluar Lembar resume medis Lembar laporan operasi Lembar persetujuan atau penolakan tindakan medis Lembar identitas bayi baru lahir Lembar keterangan kematian Lembar hasil pemeriksaan yang penting (Lab PA) dan foto Lembar pengkajian keperawatan umum Lembar catatan perkembangan Lembar persetujuan dirawat inap Lembar rekam medis gawat darurat Surat pernyataan permintaan dokter yang merawat Lembar anamnesa pemeriksaan fisik penyakit dalam Lembar anamnesa pemeriksaan fisik bedah Lembar anamnesa pemeriksaan fisik anak Lembar anamnesa pemeriksaan fisik kebidanan Lembar anamnesa pemeriksaan fisik saraf Lembar anamnesa pemeriksaan fisik paru Lembar perjalanan penyakit/instruksi dokter Lembar resume keperawatan Lembar grafik bedah Lembar pemeriksaan khusus mata Lembar pemeriksaan gigi dan mulut Lembar permintaan pemeriksaan imejing
Ada √ √
Tidak
Keterangan Di simpan Di simpan
√
Tidak dibuat
√
Di simpan √ √ √ √ √
Tidak dibuat Di musnahkan Di musnahkan Di musnahkan Di musnahkan
√ √ √
Di musnahkan Di musnahkan Di musnahkan
√ √ √ √ √
Di musnahkan Di musnahkan Di musnahkan Di musnahkan Di musnahkan
√
Di musnahkan
√
Di musnahkan
√ √
Di musnahkan Di musnahkan
√ √ √
Di musnahkan Di musnahkan Di musnahkan
√ √ √ √ √
Di musnahkan Di musnahkan Di musnahkan Di musnahkan Di musnahkan
.1
N o
k a y t r e p e p a y K e e e r k n d a n a b l gn e b g i y a k j i m u s j a p a P s k a u a k e t a n m a n a t r n n t e e a a r t S a d n k e n K s i n a r s y i a e t p a m D ? b a a u n a t e i b n d r a p e a ? g e r a k k k a t l s a t ur ur a a m j h s a d m s b m S D e k a m a b e p e p e b e r e p e k s k t a u . .“ e e u e d b a u t um i h k e e a t d n e r p a h m n n n b p r a i k n n a un d n .i a e l a u t w g t y i u n a m a i k i b u j g a k h t b t t h u i s a h m p s m e a k u a . a k u I s k s a n .m n a k a n b r ur s u a p m t b a a n a i t f m u n i a n n n e r a o r n l a s p e e a a h r k s e n R t e d g e mm b r d e i ,n a k k d n u m t i n n u e a i s a t a i j e g n m a i l b r l a m a k e n u e h t y f t k a i d i a n a a D gn j mmn k a i i i u a h m a f t t 1 i r a m p i k m t m m b W e r d a b s ur s u d e b u t e e a s S b a e h a a k a l a a u t u k l r j h a a a a l nn a i l k t n a a a a h a a d w r u k l . . .h h uh 1 y a a m d m u m d t p t . a i a s t i ,r a i 0 t i . . n s s i u i u d i . s m un s a a a d . . .“ m e m a d p I d a s a e n i a n r f a S . g k o . . j K e a m r . . . a y m k a .” p u D e u e n n s d i r , r 2 d a t e e h e k a k n a ur t y u g m s a - r s p m . . . a n i i m t k e k .“ n a n . . . . e i u e i m . . . . e a t d n l . . t n k k e a b n a u i e y a e i t t j y m a u I h u k h i e f i f u n s u . u k m f s e l . u k . . e a i t m m a o k y b nn b a a . b s p a . . . r i s e . . . n n . m i a e . y a r . r m k . t n a a .” a n uk s . . . a s e s 3 b b p e . . e e t y un b s u a . r e l l n a e k u a t i u l a n u u o a m t a h u n g k t u gn s S s i uk on a d t “ e . K i . r n r m a l k . . y a D a m a n e i r i g t . r . . k I n e 3 e s f k s a 7 u b t i or ur m 7 d j m a n a C p a k h a y e u e a n a mm r d n 4 . . . u u a i ” . . . e y n s a a a a a k p t d a a y e u n a l s r g d m e b e p a d U a n n e r m n t d k u d i u S a s P k O i s s b n O S s a a r d K e s h m i a r pi v D n e k a s i a r gn e i r s m e i n k e . p a k n t a u n m a i r
L a m pi r a n 8
H A S I L W A W A N C A R A T R I A N G U L A S I
3 .
.2
r e p pr S b m d F e e i s e a k e p o m r p l e a k a i e l m s u s e r t a r k i s s s t i u a i n a r k p s a e a a h k k a p n a m a a a p n m n a e p t d m e i p a m s h s a e a e u j d p a r b s i s n u s i t e y r a y n a ? a a p a h h t k a n a u a a n k gn g s n p d m a k .“ m t i s a n t i . . . a p a i p .“ n e i a c p e . t u e u . . . u c t . b a m j r a m y s a e s s a r a a . i k b . a i n b n a a d u h a d a g - e i a . n s a d p n i h a n k r w n e i a a n d i k r a n a a n m a y i h a b a s h i n t 1 u y .n a or a a k p y p nn i r a n b e . a e u s s t . n y i b / y k y a r m a i g ” a a d a r t a e k a e u h r 3 r gn e un d s s m i s a a k b u e e m t s t n a y s d d b e a k l d g u a e h a a a r a i d a u n i i u a a a a y l d n t t n n g a a h n n u , a i n i t y e b i k .“ b u i p a l m a p m pr d pr .“ n e a e n i . t . . k c e e g n r . o a m u d t s l s u s u t k a t ul e u g a a i i n a n u a k s i p s e n r t h m k n s s pi a a u a u b n e n n p k y e t n k r d - a i p a a r a d a e a t r h n a a a A k n a k e s h or a l t h . . . a a g a a m T n k a m a r s ” t , , K a u pn a n n s k r , n d a t m a y e r y a y d a ol d n k a l a k e h a c ul a s a a d i n n a a a a d i u n s n . . . i m g n m g n d e b a “ i k a k t b m e p .“ n e e n . a e . . . r c e r r u . r y l m u u i a k . . .Y e u s t a a s m i nn s n u t n s s . a r p m n u n k s a e m g e p c k r i r s a e m a u a h e n t u yn n a k d i i or t n s nn i a u n a n a t a m h . j p a . p a y u . e h a i a k i p n g n t e l a d i a a i e r c f m d t n t . . . k u a n k a a e u a c ” t u m y d u i l a . k y l a t a i e s u a t h h , a a . . . p e r pi .“ a p d d i p m a n a e l e n e p . . .“ i i c k n . . a l s u m a d m a m a t a k m b gn n e k i m a i n s a u l i s p h c l a n a s a k y a a a h a k e n n e k i n u r n n a r a y a a n a n k n t h a a r a . . . k t a e m a . or . n d i d a r y t n i n . . . a u a a s . . i i n ” t . n s u g ul i o a i a k t a h l u r p l a g m a e a a b a p k n a m k a t p a u uk e r a a k n l a k i i l yi y a r a l n k a y a d i t a n n u g a e a a a s i t i r e p A n e k a n ul k a i m t l r i f a i a n t d a a t n a b d m e a r c f e k a d t a a r i r s s a
t p t g F r e e a ol m un s n i y a p l . i a k i i m t a t a n s p a n y a a n A gn T d K a d n , i
L a m pi r a n 8
D a l e b i k e p a m a y m a b d e i n t e n g m a h r g t n g m w e k i a . s u a . k u . s a t n m t e r a ur un k i n l l n e b u a g a n k h n i i h h a t t h y b a a a u a a nn n a l . . . b s g u a e u s a y m k a t ” t e l s a i k a t u a s . u n . . a k n n a . i i a n t ur a e a k a a S s r n a n i y t u ni d K a n g i s i
d i l a uk k a n ?
m a b s p a k s a t k e p e k / s a y e d a u e c l e i e d a h u t d n a e t u m m 7 gn gn ur a s r a t i l a n l n d u s i h a a a n a h g n a i a t k h y n i a u h k b a i a k y . u 1 d t a uh t a n a b a a i nn t . . . a 0 a r f e n e a n n p t r . . . b s k k g k y i i a t n 7 a k e a . . . s p d a a n d i a mm h a a t .” a b h s a u r u e i n l k / n d d u a a b t i m a a a k b e n n i u h a k n e r a t Y t d un s i n u 1 k a r d i i k n 3 s i a a a u g e 0 e d c h t s l e r g m e r m s y t k m s r m d k uk e b e k e g d e e e a e a e u um a a un a i i i e i o p n s k k l e t u e s h j n d u r m r m n a s a a n b j d u um um a s r u o n a u a a . . . a g k i i g n m c a s i a r i u u s u n s a d h m a l ur s a k i a a a a . s d n y a t e n n s s t a h u y i g r a i g a k n d a u d a a e m m i n d a r k d i m a a n t a p k h l a o y a e k a g e . . . n n a n i e e r k s e i k a e n p e m n m s a d e n r h a n a d n g d e k t e i n i i a l t d i t a b a r i j r n i a u i n uk a s s m i b b e k a k k g a n a l y r k a d g a m e i b a e w a r a r d s i a i e a j d u t g a m e n . m t p p a n y y s a k a . n i a i r un g r k e k g e a f d u h t i k a a d k b i a l a t t n n i n l a a n n a a k g y i i a d t d a d a . . t a a s h , e i . . a n g i a , r i g s a . . u n a i a r k g ,r h e b e b e k s s un e r s a un s m a b e l d d w ur a y l p e p e k m g i o a u e u b u a e u i e h b a s u p e b m y t a r a r k r ur u m r m m m d t l a u r a i n u u u u s u i . a l e . . . a n a a . . t i a h l n i u g s s a s n a k m t d k e i i s l l . h d y h a r k d g i a e k e e a l r h d 5 n gn e i h a h a u u h i k n m a a r a a n e k y n u ur y m t i r a s n a d m yn a nn a e n i u a a i m un a s r a y 5 t p k i k . . t b a a k . .n a a i a t y . . . n gn e d a gn e a a n i u t d t h a a g i n n . t t u k n r l . g t d g s u k um un a a a uk i i s a . i a a r t . b y l h a t i s l e . . n s a un d a a s a p a k i e um a un w a k i n n u e n d i b m l t u nn u a p g uk t a y y a a a n i i a h k n k k a d h a k n b r w k i t h e i k a y . i l a a t i a ol uk a a r d t t d d t l e . . . ,r t t i i n gn i h k n u m a u o g n a f r i f i i i i a l m e r pi m e k e p un i k uk m a n t i a d n s a l a a u m m n k a a l n s um i g s k h g k j i u u a n s a u g t i un h e i s i r s f n m i u n k h k t g k u a n a a s g o a u h n l 2 s d d n a k a m k d a n i on m a e n a i t h b s e s n a b g r i y h t i s a d e e n i n a u a i k j n i i h r a p s 5 t d a a . . n i e r d a r s b m b i a a a e u t r k k j a e a y n a a n a h u l k k h a k y . . . u um a u l t uk t i t i un .i r a ” . . . gn a k d u a a i . n a un e p r d i t s r uk t pi s e i k l m a a n p b a n . a e n i r t i t d a a d k a n a c a a d d r a i a ,
L a m pi r a n 8
.4 m a p e b B u s r a g k s i a e n a n a s i m h a k y r n a n a a e k ? gn a m k t i a d e m a m k a e n d a d i i s n -
i b e r a p m .“ a b k d l a b a y e r m w a d uk n e a um c u u e i . .k n a k a e m e a n r u l m n a r k n a k k . . a i m e g y g a l r t n i u a t s m t k u a n h u i . . . a d s un a a f s .l h g i l a g k n i m i a g t n s h gi nn a r a u y n y a h n e m d t y d s a a n t k j a k t e t e t a a u a i e e a m a a i n k h d gn a r n m 3 t d d i g b p nn i s a e i s g a y b . o b d t t i t a . .” b s m i e e a t e a e y a n r s i s r e j l r e n k k l j u h a n n a a r a k a d i n i i i a n g g y y a a a a t t i a . . . d k s a a d a ul a s i g t i . . . un m a h c k e “ a m m a l p k e p d b m s m un t p m ur s k s e e u o c u . b e u a o u e e . k r e e e e e e b s t d a n a u . a r n m a t n k a t p v e d d u s d l a n uk d u e m u u d d l a y um t i a y a t a n k i a i i k i i u n k h i a n . k a s s a n a k y u a k . a s e a g m s r . . . p s n . . . a n uk m n a d d a n d a . . . e n n a . l r n j c e k . ok y ok a e n n a o . . h a y . . . k . d - n a a m a p n d a a s a . s n u i c g k a t .” y b um n m t a e i t n ok a a a s a y i l k g e a i u y i a t n n n d u a t u r a e p d t p . y , s i g g b a m n n i n gn a m e e a k n e a . . s g b e n e b a r r gn a n s u k e d e e e k e u g u a y a k y l n t u u a u c i k a ul m n i k d i a k b k a a a t t u a h a a i l l u i n u u . n d d a a t s m d m d r i m i . . . t a . n n h . . h g i k h h g a a a a a f t i i . . . h m e k a a d “ d b . a o . e n d a k .k m a a d y u i i a k k m a r k s a e e n a e n m a n n a n a i n j n b a m a a e e n k r d i a i y t n k t d i g a a a f y n g s p a g k un r a p e a k un t i a j k d u a d a a g n a m . . . k d i a -
L a m pi r a n 8
5 . t L i a k e d a m a k n b d i d a r m i a u s p i s m a n p s a h a a k n j a a n y ? a a t a u gn s d “ a . i . j . a a U b k n e a t d u m i k k b a a n e l n m c d o b a r b a . . .i a r .” t y a n a y gn a t y e d e b d p o k a b e k i r t i e l .“ s p m i uk s e a e a i a p e d u n . m a r j n l d m r l . t r e a t um ur a r a u a u gk b un a u s a g k a . g n a . .” a uk a a t r s k t p s m d g i r u , i a e i t k s t i a r d a l d l . . . a n a l e i e r n h a d a d n , e i h e k n i k a l s k a m n i s uk m g k a a s a r t a k a h a a e , m i a n s t b k s a a l a u r a h a a a n a i n s k y c m n t a a u p k a d . . . a uk w y a a b d s i e ur a k nn um or s k i n a k a yn ” yn a k d n u n a a a a y y a yi n a n g i k u n t a g p t a a n n t s t p m ur s k s h e b e b e k s s un e r s a un .“ a d e u o o a u u b d e e a e i . r s e s y t d a a a r m l a a r r r u m a . a t p u s a u k u u u a l l d n s a s . . a n . . . a k h a u a k m t d k e i k . k b y y ” a a r k s s k a e e a l e uk e s i a h a b n k n n a m n e m a n a u t k y m . . . a a d m e e d h n a a r a i m un a r b r i a ” a e s n p n n a k c k t n i n d a g e a g a n a y t a a t g i n u m r t u a g n u n s k u u a a k i , s . a y . b y m a e t l e . . n s a k a a s p a s w n s e n a d i a e m l e t u t u a nn u a y l y a p i i a h g l i c k i d k a d h a d h i e k h a a l i u n n . a a a a a y r r t a n g i r t h k n t u m a . . . ,i k a h g t a i d i n a e y a b m e b .“ e r e p uk j u a . a k a n n u ul .k a a g n . . . u . g y . a m m n c ” . m a i l d k g a l i m a u m b a p n s i e h a r i a g k i d e k a s h s l s e i n a un k s m s h i um i y m s o a a g s d a i r a j a u l i on e t a d n p n i g m m k . . . e b d ” a y u a a r s i t e a e j g k a d s n i a gn a n i i h a s r d i s i y T a i d gn a k d i a a d b a a d i l k e a m n b . a r
L a m pi r a n 8
P S P e i n e e . g l e a K y m e a t b e n a a n n a n g g M a a n a e Mn d i u d s a t u n
I N S T A L A S I
P e l P a S y e i a n e n g . a K e n m e P b e t e a n n n a u g g n a j n a a a n Mn g d u a M t u n e d i s
P P e S l e a i n e y g . a e K n m a n b e t e K a n n e g a g p a e n a a r a Mn w u d a a t t u n a n
S i e . P e l a y a n a n M e d i s
K b I a w i d i n .P W e l i n a y t a a n r a e j n a , M d r e d i s
P e l P S a y e i n e a g .P n e a m e n b m P a e e n i l n g h u a a n n r j a a F a n a n g s d M i l a i t n e a d i s s
K a b i d A .P n e t n o n u n i u j s a n E g k o M P e r d a i s s e & t y N o , o d n r M e d i s
S T i .A u e c i k s u , S h .K a n e p K e p e r a w a t a n
L a m pi r a n 9
W A D I I R w i n P S E L e t i A a m Y A i h N a A r N j a , M d r E D I S
J A B A T A N F U N G S I O N A L
D r s . H . N u r R i S P y I a m a n N ,M M
K M a b e i y d v i .P e M e l a y e d a n e l a l n u , S K K e p e e p r . a N w e a r a t s n
s e t i D a m D I R i h W .r E a r K a a w T M a U A t R R S
I N S T A L A S I
D r . W a w a t S e t ai m i h ar j a ,M A R S
P D a i d t e a t a t a n pk g n g a d P a T l i . S i n D ar i r y a : 0 : C e k B 2 w i t J e u r a a r s n r a u i n u gi r d a i ar 2 n a 0 1 C 0 i r e b on
G S u Y b b . a B g . a mH u b k a n u m g S & u g H i u a r m t o a s
S u b b a A g .K g u s e p I e g m a a w m a P i , a n S & E D i k l a t
W i S l l u y R b b u a b g i . y U a n m t o u , m S T
H .M K a b u ’ a g m . i n K e I r e s m k a r ,n e t S a r H a i . , a M t n H
S u P b e b n a g g e m .P b e a n n e l g i a t i n a R n d S a n
S u b b A a s i h g . R K e u k n a d m a r M ,i A e m d i s d P & e r S K I M e s R S
S u b b N a g i .P e d e k a e r n e Z E n a v c k a a a n l a r u i a , a n s a d r i P r o g r a m
K a b a g .P K e a r r e t n i n c i a , d n r a a .M n K & e s nI f o r m a s i
S u b b a g . L V e i s i r t i i f a k n a a s , i S E & A k u n t a n s i
S u b b a S g . u P h e e r b r e m n a d n a h a r a a n
A S b u d u b b l g F a a t A a n h , g g A a m r n d a
E r K i s a b b u d a g i m .K a e n u s y a n a g h , a n S E
W D A D r s I .H R . U N M u U r R M i & y a mK a n E N U A ,M N M G A N
K O M I T M E K o E .h P S E i R d i A k W A T A N
K E O M d d I y T P E , S M E p p D I K
B E P R .T S S A I U N D A R A Y R A A
S T R U K T U R O R G A N I S A S I R S S U M B E R W A R A S
