KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

BAB I

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN A. Pendahuluan Deskripsi Singkat Istilah Sistem Informasi Manajemen/SIM telah banyak didefinisikan oleh para ahli manajemen dan komputer dengan cara pandang yang berbeda-beda. Istilah tersebut telah dikenal sejak tahun 1960-an. Konsep Sistem Informasi Manajemen saat itu berkembang seiring perkembangan fokus penggunaan teknologi komputer.

Relevansi Pembahasan pada bab ini sangat penting untuk dipahami mengingat sifat bahasannya yang mendasar dan konseptual. Bahasan tentang Sistem, Informasi, dan Manajemen dimaksudkan agar mahasiswa mampu memahami secara baik istilah SIM sehingga dapat memberikan kesadaran bahwa penerapan SIM untuk tujuan utama menghasilkan informasi dalam mendukung pengambilan keputusan manajemen.

Kompetensi Dasar Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian Sistem Informasi Manajemen.

B. Penyajian 1. Definisi Sistem Informasi Manajemen Istilah Sistem Infomasi Manajemen sebenarya terdiri atas tiga kata kunci, yaitu sistem, informasi, dan manajemen. Sebagaimana telah disinggung di atas, cara yang lebih baik untuk memberikan definisi Sistem Infomasi Manajemen adalah dimulai dengan memahami istilah sistem, informasi, dan manajemen. Seanjutnya, berdasarkan pemahaman yang diperoleh dapat digunakan untuk memberikan definisi tentang Sistem Infomasi Manajemen, yaitu menggabungkan ketiga kata kunci tersebut.


2 1.1 Definisi Sistem Sebagaimana istilah Sistem Informasi Manajemen/SIM, sistem juga telah didefinisikan oleh para ahli dalam berbagai cara yang berbeda. Perbedaan tersebut terjadi karena perbedaan cara pandang dan lingkup sistem yang ditinjau. Secara umum, sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh Gambar 1.1.

Gambar 1.1 Model umum suatu sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut (Sutanta,2003): 

Mempunyai komponen (components) Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem disebut sebagai subsistem, dapat berupa benda nyata ataupun abstrak, misalnya orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat di dalam sistem.



Mempunyai batas (boundary) Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.



Mempunyai lingkungan (environments) Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.


3 

Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen Penghubung/antarmuka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. Dalam dunia komputer, penghubung/antarmuka dapat berupa berbagai macam tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan seseorang dapat dengan mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakannya.



Mempunyai masukan (input) Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam Sistem Informasi Manajemen, masukan disebut sebagai data.



Mempunyai pengolahan (processing) Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, pengolahan adalah berupa program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus. Program aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai.



Mempunyai keluaran (output) Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam Sistem Informasi Manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan.



Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal) Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini, sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian tujuan.


4 

Mempunyai kendali (control) Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan jika ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelamnya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, kendali dapat berupa validasi masukan, validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat dirancang dan dikembangkan Secara terprogram.



Mempunyai umpan balik (feedback) Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.

Keterkaitan antar komponen dan karakteristik suatu sistem ditunjukkan oleh Gambar 1.2.

Gambar 1.2 Keterkaitan antar komponen suatu sistem (Sutanta,2003)


5 Dalam gambar tersebut, suatu subsistem berkaitan dengan subsistem lainnya dihubungkan oleh interface, membentuk satu kesatuan guna mencapai tujuan (objectives), dan pada akhirya diharapkan akan mencapai goal. Suatu subsistem bisa jadi memuat komponen input, process, dan output yang dikendalikan oleh bagian control yang melakukan kendali berdasarkan feedback. Dalam suatu sistem, subsistem 1 bisa juga berperan sebagai input bagi subsistem 2 yang berperan sebagai process.

1.2 Data dan Informasi Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadiankejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. Data dapat berupa catatan-catatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data. Data akan menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan lata. Contoh data adalah catatan identitas pegawai, catatan transaksi pembelian, catatan transaksi penjualan, dan lain-lain. Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang (Amsyah,2000, Sutanta,2003). Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dari unit pengolah. Contoh informasi adalah daftar pegawai berdasarkan departemen, daftar pegawai berdasarkan golongan, rekapitulasi transaksi pembelian pada akhir bulan, rekapitulasi transaksi penjualan pada akhir bulan, dan lain-lain. Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 1.3. Input

Unit Pengolah

Output

Unit Penyimpan

Gambar 1.3 Transformasi Data menjadi Informasi


6 Dalam gambar tersebut, input adalah data yang akan diolah oleh unit pengolah, dan output adalah informasi sebagai hasil pengolahan data yang telah diinputkan tersebut. Suatu unit penyimpan diperlukan sebagai alat simpanan data, pengolah, maupun informasi.

1.2.1 Fungsi Informasi Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi (Sutanta,2003), antara lain: a. Menambah pengetahuan Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya yang dapat digunakan

sebagai

bahan

pertimbangan

dalam

mendukung

proses

pengambilan keputusan. b. Mengurangi ketidakpastian Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan. c. Mengurangi resiko kegagalan Adanya informasi akan mengurangi resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat. d. Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah. e. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan. Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasar informasi yang diperoleh.

1.2.2 Biaya Informasi Menurut pengalaman, biaya pengolahan data untuk suatu organisasi agar dapat menghasilkan informasi tingkat tinggi/berkualitas berkisar antara 5%-15%


7 dari keseluruhan biaya yang harus dikeluarkan oleh organisasi. Namun demikian, dalam organisasi tertentu (misal organisasi yang mempunyai bidang usaha keuangan) biaya tersebut bisa mencapai hingga 50% dari total pengeluaran. Biaya informasi meliputi komponen-komponen biaya yang harus dikeluarkan, berupa: a. Biaya perangkat keras Biaya perangkat keras dapat meliputi biaya tetap (fixed cost) dan akan meningkat untuk tingkat-tingkat mekanisasi yang lebih tinggi. b. Biaya analisis, perancangan dan pelaksanaan sistem Biaya analisis, perancangan dan pelaksanaan sistem dapat meliputi biaya untuk perumusan suatu metodologi untuk prosedur-prosedur pengolahan data secara keseluruhan dan persiapan pembuatan program aplikasi komputer. c. Biaya tempat dan lingkungan Biaya tempat dan lingkungan bersifat semi variabel. d. Biaya perubahan Biaya perubahan dapat meliputi biaya yang diperlukan untuk setiap jenis perubahan dari satu metode pengolahan data tertentu ke metode lain. e. Biaya operasi Biaya operasi merupakan biaya variabel yang antara lain meliputi gaji pegawai, pemeliharaan fasilitas dari sistem perlengkapan barang-barang, dan fasilitas bantuan.

1.2.3 Nilai Informasi Menurut Davis (1985) nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas. Berdasarkan informasi-informasi itu, maka seseorang manajer/pemimpin dapat mengambil keputusan secara lebih baik. Sebagai contoh, keputusan yang diambil tanpa menggunakan informasi yang sempurna adalah meningkatkan jumlah produksi pada tahun mendatang. Ternyata, kenyataannya tidak ada kenaikan kebutuhan di pasar. Akibatnya, perusahaan justru mengalami kerugian. Padahal, berdasarkan informasi sempurna


8 yang tersedia, memang tidak perlu menaikkan jumlah produksi. Dalam kondisi ekstrim seperti ini, maka keputusan yang diambil secara sembarangan akan merugikan perusahaan. Jika saja keputusan diambil dengan menggunakan informasi yang ada tentu saja tidak mengakibatkan kerugian. Dalam contoh yang lain, jika upaya promosi mampu meningkatkan jumlah omzet penjualan dalam jumlah yang signifikan, maka semestinya upaya tersebut perlu dilanjutkan. Sebaliknya jika upaya promosi tidak dilanjutkan, ternyata jumlah omzet penjualan mengalami penurunan yang tajam. Jika keputusan diambil secara sembarangan dan justru menurunkan upaya promosi, maka perusahaan jelas mengalami kerugian. Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Terdapat 10 (sepuluh) sifat yang dapat menentukan nilai informasi (Sutanta,2003), yaitu: a. Kemudahan dalam memperoleh Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh. Informasi dapat diperoleh dengan mudah jika sistem dilengkapi oleh basis data dan bagian pengolah yang mampu mengolah data dengan baik untuk memenuhi segala kebutuhan informasi secara mudah. b. Sifat luas dan kelengkapannya Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila mempunyai lingkup/ cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik. Sifat luas dan lengkap tersebut memerlukan dukungan basis data yang cukup lengkap dan terstruktur dengan baik. c. Ketelitian (accuracy) Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan. Informasi yang akurat dapat diperoleh jika basis data yang tersedia sebagai sumber informasi memuat data yang valid, baik tipe, bentuk, maupun format datanya. Hal ini memerlukan adanya proses validasi setiap data yang di-input-kan ke dalam


9 basis data. Proses validasi perlu dilakukan sejak pertama kali data diinputkan, sehingga basis data terhindar dan data yang tidak benar. Data yang salah akan menghasilkan informasi hasil olahan yang salah pula. Dalam sistem informasi, saiipah data akan menghasilkan sampah pula (garbage in garbage out). d. Kecocokan dengan pengguna (relevance) Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan. e. Ketepatan waktu Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan. Informasi tepat waktu dapat diperoleh jika ada dukungan sistem informasi yang mampu mengolah data secara cepat. Penggunaan sistem komputer dalam sistem informasi akan memberikan dukungan yang sangat berarti untuk memperoleh data tepat waktu, karena komputer mampu mengolah data dengan kecepatan yang sangat tinggi. f. Kejelasan (clarity) Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi. Dibandingkan dengan bentuk teks atau deskriptif, informasi dalam bentuk tabel atau grafik banyak menjadi pilihan, karena dapat dibaca dan dipahami dengan lebih mudah. Hal ini memerlukan analisis kebutuhan bentuk dan format informasi yang diperlukan, sehingga dapat digunakan sebagai dasar perancangan output yang tepat. Penggunaan sistem komputer akan membantu memenuhi kebutuhan tersebut. g. Fleksibilitas/keluwesan-nya Nilai informasi semakin sempuma apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pemimpin pada saat pengambilan keputusan. Fleksibilitas informasi berhubungan dengan bentuk


10 dan format tampilan informasi. Perubahan bentuk dan format tampilan informasi dapat dilakukan secara mudah dengan memanfaatkan komputer. h. Dapat dibuktikan Nilai informasi semakin tinggi apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah. i. Tidak ada prasangka Nilai informasi semakin tinggi apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi. Kesalahan tersebut dapat teradi akibat kesalahan data atau prosedur pengolahan. Informasi dapat menimbulkan keraguan jika tidak wajar. j. Dapat diukur Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang tinggi. Pengukuran informasi umumnya dimaksudkan untuk mengukur dan melacak kembali validitas data sumber yang digunakan.

1.2.3 Mutu Informasi Hasil penyelidikan tentang sikap para manajer terhadap Sistem Informasi Manajemen menunjukkan bahwa 75% manajer menilai peningkatan mutu dan jumlah informasi adalah hampir sama dipandang dari sudut pengaruhnya terhadap prestasi kerja. Tetapi apabila diberi kesempatan memilih, maka lebih dari 90% manajer menyukai peningkatan mutu informasi daripada jumlahnya. Perbedaan mutu informasi disebabkan oleh penyimpangan atau kesalahan. Pada umumnya kesalahan informasi merupakan masalah yang lebih sulit diatasi karena tidak mudah menyesuaikannya dibandingkan jika hanya terjadi penyimpangan informasi. Menurut Davis (1985), kesalahan informasi antara lain disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut: a. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat. b. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar. c. Hilang/tidak terolahnya sebagian data. d. Pemeriksaan/pencatatan data yang salah. e. Dokumen induk yang salah.


11 f. Kesalahan dalam prosedur pengolahan (misal: kesalahan program aplikasi komputer yang digunakan). g. Kesalahan yang dilakukan secara sengaja.

Penyebab kesalahan tersebut dapat diatasi dengan cara-cara sebagai berikut: a. Kontrol sistem untuk menemukan kesalahan b. Pemeriksaan internal dan eksternal c. Penambahan batas ketelitian data d. Instruksi dan pemakai yang terprogram secara baik dan dapat menilai adanya kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

1.3 Manajemen Secara umum manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses merencanakan,

menganggarkan,

mengorganisasikan,

mengarahkan,

mengkoordinasikan, mengawasi, dan melaporkan kegiatan masing-masing unit organisasi agar keseluruhan tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Manajemen juga berarti sebagai kelompok pemimpin dalam organisasi. Manajemen (management) adalah pekerjaan yang dikerjakan oleh manajer (manager). Disebutkan bahwa pekerjaan manajer bersifat manajerial, di samping itu manajer juga dapat diartikan sebagai pemimpin. Dengan demikian, untuk mencapai tujuannya tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orangorang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, material, mesin, dan modal. Konsep sumber daya manajemen ini akan menjadi bertambah ketika pembahasan difokuskan pada Sistem Informasi Manajemen. Dalam Sistem Informasi Manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut ditambah dengan sumber daya


12 berupa informasi sehingga menjadi istilan 4M + 1 I (manusia, material, mesin modal, dan informasi) (Leod,1996). Dalam upaya memanfaatkan sumber daya manajemen tersebut, para manajer akan melakukan tiga macam proses manajemen, yang meliputi: a. Perencanaan b. Pengendalian (meliputi: pengorganisasian, penggerakan, dan koordinasi) c. Pengambilan keputusan

Proses manajemen dapat dilakukan dalam tiga tingkatan kegiatan manajemen. Tingkatan kegiatan manajemen dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu: a. Perencanaan dan pengendalian operasional b. Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen c. Perencanaan strategis Tingkat perencanaan operasional dan pengendalian manajemen merupakan kegiatan manajemen pada tingkat paling rendah. Tingkat perencanaan taktis dan pengendalian manajemen merupakan kegiatan manajemen tingkat menengah. Sedangkan tingkat perencanaan strategis merupakan tingkat kegiatan manajemen paling atas. Ketiga tingkatan kegiatan manajemen tersebut dapat digambarkan sebagai sebuah piramida seperti ditunjukkan oleh Gambar 1.4.

Gambar 1.4 Tingkatan Kegiatan Manajemen

2. Sistem Informasi Manajemen Istilah Sistem Informasi Manajemen (SIM) menunjukkan sistem-sistem informasi fungsional yaitu sistem-sistem informasi yang diterapkan di fungsi-


13 fungsi organisasi, misalnya sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, dan sebagainya. Ruang lingkup SIM tertuang pada kata pembentuknya, yaitu sistem, informasi, dan manajemen. Dari ruang lingkup tersebut beberapa rumusan SIM antara lain: a. SIM adalah pengembangan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke,1989). b. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa (Leod, 1996). c. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dalat melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif, dan pengendalian (Stoner,1996).

Menurut Burch dan Strater (Daihani,2001) Sistem Informasi Manajemen adalah sekumpulan fungsi-fungsi yang bergabung dan secara sistematis: (a) melaksanakan pengolahan data transaksi operasional, (b) menghasilkan informasi untuk mendukung manajemen dalam melaksanakan aktivitas perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan, (c) menghasilkan berbagai laporan bagi kepentingan eksternal organisasi. Dari uraian dan definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen (perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian) dalam suatu organisasi. Secara umum fungsi sistem informasi manajemen ada tiga, yaitu: a. Mengambil data (data capturing) b. Mengolah, mentrasformasikan, dan mengkonversi data menjadi informasi. c. Mendistribusikan informasi (reporting/disseminating) kepada para pemakai.

Secara konseptual terdapat perbedaan antara Sistem Informasi (SI) dan Sistem Informasi Manajemen (SIM). Perbedaan keduanya terletak pada pada


14 pendefinisian tujuan serta fungsi sistem informasi tersebut. Proses fungsi pada suatu sistem informasi dapat dilihat pada gambar 1.5. Adapun gambar 1.6 menunjukkan hubungan SIM dengan SI. Sistem Informasi Manajemen adalah sistem informasi yang bertujuan untuk mendukung kegiatan manajemen. Jadi fungsi dan tujuannya spesifik, sedangkan sistem informasi tidak terkait langsung dengan satu objek tertentu.

Gambar 1.5 Model Input Output

Gambar 1.6 Hubungan antara SIM dan SI

Gambar 1.7 menunjukkan diagram perkembangan dari sistem informasi. Jika dilihat dari perkembangannya, yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen (SIM) sebenarnya adalah sistem informasi fungsional yang ada di fungsi-fungsi organisasi.


15

Gambar 1.7 Perkembangan Sistem Informasi dan Era-nya

3. Sistem Pengolahan Data 3.1 Unsur Pengolahan Data Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan. Proses pengolahan data dapat meliputi sebagian atau seluruh unsur pengolahan data berikut: a. Pengumpulan data (data capturing) Pengumpulan data merupakan unsur pengolahan data yang berupa aktifitas penangkapan data ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar umumnya berupa lembar-lembar isian data yang harus diisi oleh para petugas atau orang lain di lapangan secara langsung. Dalam hal ini dokumen dasar harus dirancang agar jelas, mudah diisi, dan dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan data. b. Pembacaan (reading)


16 Pembacaan data merupakan proses membaca data dan dokumen dasar yang digunakan agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacan data dapat dilakukan secara otomatis menggunakan alat bantu/mesin atau manual. c. Pemeriksaan (verifying) Pemeriksaan diperlukan untuk mencegah, mengecek kemungkinan terjadinya kesalahan data yang dibaca dari dokumen dasar. d. Perekaman (recording) Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang telah dibaca dan diverifikasi ke dalam alat penyimpanan data (memorj) yang digunakan. Dalam sistem yang menggunakan komputer, perekaman data dilakukan ke dalam memori sekunder (secondary memory) yang dapat berupa disk, hard disk, dan lainnya. e. Penggolongan (classifying) Penggolongan data diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi berdasarkan klasifikasi tertentu. f. Pengurutan (sorting) Operasi pengurutan merupakan operasi yang penting dan selalu digunakan dalam pengolahan data. Data perlu diurutkan dengan tujuan untuk mempermudah pembacaan, pemahaman, dan pencarian informasi yang disajikan. Pengurutan data dapat dilakukan dalam dua kemungkinan kondisi, yaitu urut naik (ascending) atau urut turun (descending). Pengurutan dapat dilakukan secara eksternal maupun secara internal dalam fisik penyimpanan data. Data dalam basis data pada sistem komputer dapat diurutkan berdasarkan kriteria tertentu dengan melakukan pengindekan file basis data. g. Peringkasan (sumarizing) Peringkasan data dimaksudkan sebagai operasi untuk menghilangkan kemunculan data secara berulang atau menyusun rekapitulasi dari sekumpulan rincian data yang tersimpan sebagai basis data dalam memory. h. Perhitungan (calculating) Perhitungan dalam pengolahan data dapat melibatkan seluruh operasi aritmatika. i. Perbandingan (comparing)


17 Data sumber dalam basis data seringkali perlu dibandingkan dengan data yang lain untuk mengetahui posisi atau kondisi data dalam sekumpulan data yang direkam. j. Pemindahan (transmitting) Dalam suatu sistem jaringan komputer, data perlu dikirimkan dari satu terminal ke terminal yang lain melalui media transmisi data untuk diproses lebih lanjut. k. Penampilan kembali (retrieving) Informasi pada prinsipnya merupakan hasil penampilan kembali data yang tersimpan pada media penyimpan dalam format tertentu yang ditetapkan sebelumnya. Proses penampilan kembali data tersebut harus diusahakan agar dapat dilakukan secara mudah dan cepat. l. Penggandaan (reproduction) Penyajian informasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirimkan kepada seluruh pemakai, sehingga perlu ditetapkan jumlah eksemplar laporan yang harus dicetak. Cacah eksemplar laporan yang harus disediakan, biasanya didasarkan pada jumlah tembusan yang tercantum pada bagian bawah cetakan laporan. m. Penyebarluasan (distribution) Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media komunikasi data atau dikirim dalam bentuk hardcopy kepada setiap pemakai sesuai daftar tembusan dalam laporan.

3.2 Metode Pengolahan Data Terdapat empat metode yang dapat diterapkan dalam sistern pengolahan data, yaitu: a. Metode manual Dalam metode ini semua operasi pengolahan data dilakukan dengan tangan dan menggunakan alat bantu manual yang sederhana, misalnya pensil, penggaris, kertas kerja, dan lain-lain. b. Metode elektromekanik (electromechanical)


18 Dalam metode ini operasi pengolahan data dikerjakan secara manual dibantu dengan mesin-mesin elektronik sederhana. Sebagai contoh adalah seorang karyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin catat kolom (posting machine). c. Metode sistem warkat (punched-card equipment) Dalam metode ini operasi pengolahan data dilakukan dengan sistern warkat. Prinsip sistem warkat dapat dijelaskan sebagai berikut. Data mengenai suatu obyek dicatat dalam suatu kartu dengan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung sejumlah data-data tentang obyek yang sama digabung bersama untuk membentuk suatu berkas/file. Metode ini banyak digunakan pada masa awal ditemukannya sistem komputer pada tahun 1950-an dan sudah tidak dipakai saat ini. d. Metode elektronik komputer (electronic computer) Dalam metode ini seluruh operasi pengolahan data dilakukan menggunakan alat bantu elektronik yang disebut komputer. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan metode pengolahan data yang tepat menuntut seorang system analyst untuk mampu memahami persyaratanpersyaratan pengolahan maupun kemampuan-kemampuan mencapai hasil dari setiap metode yang dipilih. Persyaratan pemilihan metode pengolahan data dapat ditentukan dengan mempertimbangan hal-hal sebagai berikut: 

Volume unsur-unsur data yang dimuat



Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan



Batasan waktu pengolahan



Tuntutan perhitungan

C. Penutup Dari uraian sebelumnya, Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi


19 sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.

Pertanyaan 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem, informasi, dan manajemen. 2. Sebutkan dan jelaskan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap suatu informasi. 3. Apa yang dimaksud dengan nilai informasi? 4. Jelaskan perbedaan antara SIM dan SI. 5. Sebutkan dan gambarkan tingkatan manajemen pada suatu organisasi.

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Recommend Documents