eDear Friends, No matter how old you are, where you’re from or what you do for a living, we all share something in common—a desire to be successful. Each person’s definition of success is different, however, as some may define success as being a loving and faithful spouse or a caring and responsible parent, while most people would equate success with wealth, fame, and power. There are a lot of tips and strategies out there on how to be successful in life, but I am still a firm believer that there is no better way to succeed than to follow that footsteps of those who have already done so. Here are 13 success tips from some of the world’s most successful and renowned people: 1.Think big. 2.Find what you love to do and do it. 3. Learn how to balance life. 4. Do not be afraid of failure. 5. Have an unwavering resolution to succeed. 6. Be a man of action. 7. Avoid conflicts. 8. Don’t be afraid of introducing new ideas. 9. Believe in your capacity to succeed. 10. Always maintain a positive mental attitude. 11. Don’t1 let discouragement stop you from pressing on. 12. Be willing to work hard. 13. Be brave enough to follow your intuition.
We all want to achieve success so we could live a comfortable life— have financial freedom, drive a nice car, and live in a beautiful house. However, although success can be achieved, it does not come easy. James Stephens Biajin..(2013) Teman, Saya telah mengambil Peperiksaan Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPLS) pada tahun 2012 dan LULUS dengan cemerlang bagi Kertas 3001A, 3001B dan 3001C. Untuk makluman teman sekalian, pegawai yang layak menduduki Peperiksaan Khas (KPSL) untuk Memasuki Skim Perkhidmatan Penolong Pegawai Tadbir Gred
N27
Pembantu
ialah
Pembantu
Setiausaha
Tadbir
Pejabat;
(Perkeranian/Operasi);
Pembantu
Tadbir
Kewangan;
Pegawai Khidmat Pelanggan; Pengurus Stesen; Pemeriksa Cap Jari; dan Penyelia Jurupakaian. Kenaikan
Pangkat
Secara
Lantikan
(KPSL)/
Pegawai Sedang Berkhidmat (PSB) Bagaimana saya ingin mengemaskini pendaftaran saya? Setelah calon berjaya mempunyai ID selepas proses pendaftaran, pemohon
termasuklah
Berkhidmat/Kenaikan
dari
Pangkat
kategori Secara
Pegawai
Lantikan
Sedang
(KPSL)
boleh
mengemaskini semua data permohonan pendaftaran pada bilabila
masa
sahaja
tanpa
perlu
menghubungi
Suruhanjaya
Perkhidmatan Awam Malaysia Mengapa saya perlu memperbaharui pendaftaran? Setiap pendaftaran perlu diperbaharui dengan menggunakan ID yang telah diberikan walaupun pemohon tidak pernah dipanggil peperiksaan membolehkan
atau
temu
duga
Suruhanjaya
dalam
tempoh
Perkhidmatan
setahun.
Awam
Ini
Malaysia
mendapatkan serta menyimpan maklumat terkini pemohon yang 2
benar-benar
berminat
di
dalam
bank
data
Suruhanjaya
Perkhidmatan Awam Malaysia. Selain itu, ia juga mengelakkan pemohon
terlepas
peluang
untuk
dipertimbangkan
panggilan
temuduga disebabkan tempoh sah laku pendaftaran yang telah luput selepas tempoh satu tahun. Bagi pemohon Kenaikan Pangkat Secara
Lantikan
(KPSL)
dan
Pegawai
Sedang
Berkhidmat,
pembaharuan pendaftaran juga perlu dilakukan sendiri dengan mendapatkan
ID
terlebih
dahulu
di
Borang
Permohonan
Pekerjaan Dalam Perkhidmatan Awam (SPA8i) Bolehkah Pegawai Sedang Berkhidmat (PSB)/Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) memohon jawatan secara online? Pegawai Sedang Berkhidmat / Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) kini perlu memohon jawatan di bawah bidang kuasa Suruhanjaya
Perkhidmatan
Awam
Malaysia
secara
online.
Pegawai Sedang Berkhidmat / Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) perlu disahkan dalam jawatan sekarang sebelum membuat permohonan jawatan baru. Sekiranya berjaya dipanggil temu duga, pegawai berkenaan hendaklah membawa surat pengesahan Ketua
Jabatan,
Ringkasan
Kenyataan
Perkhidmatan
iaitu
Lampiran D yang boleh dimuat turun dalam Portal Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia serta Laporan Penilaian Prestasi Tahunan terkini. Apakah
keistimewaan
yang
dinikmati
oleh
calon
Kenaikan
Pangkat Secara Lantikan (KPSL) atau Pegawai Sedang Berkhidmat (PSB)? Pemohon Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) yang telah memenuhi syarat kenaikan pangkat secara lantikan dalam skim perkhidmatan
yang
Kementerian/Jabatan
dipohon akan
serta
memenuhi
dipertimbangkan
keperluan
panggilan
temu
duga apabila wujud kekosongan jawatan tersebut. Pegawai Sedang Berkhidmat pula (iaitu selain dari calon Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) akan melalui proses tapisan yang sama dengan pemohon yang masih belum berkhidmat dengan kerajaan. 3
Namun, semasa ditemu duga ketiga-tiga kumpulan pemohon ini perlu bersaing tanpa sebarang keistimewaan atau kelonggaran kerana pemilihan akan dibuat berdasarkan merit. Adakah benar calon Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) dan
Pegawai
Sedang
Berkhidmat
(PSB)
tidak
diberikan
keutamaan dalam urusan pengambilan? SPA sentiasa menyambut baik hasrat dan dasar kerajaan untuk memberi kemajuan kerjaya yang lebih baik kepada pegawai– pegawai di peringkat sokongan/pelaksana meningkat ke peringkat yang lebih tinggi. Pada tahun 2009, kerajaan telah bersetuju supaya SPA menggunakan kaedah MyRecruitment bagi semua urusan
pengambilan
perkhidmatan
MyRecruitment adalah satu kaedah profiling di mana
awam. setiap
dalam
calon
perlu
tapisan/shortlisting,
melalui
4
peringkat
saringan
iaitu
Assessment Centre (AC) dan
peperiksaan,
temu duga. Calon Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) dan Pegawai
Sedang
Berkhidmat
kelonggaran/pengecualian tapisan/shortlisting sangat
minima
sekiranya dalam
(PSB)
diberikan
iaitu
di
beberapa peringkat
calon KPSL dan PSB dikenakan tapisan yang atau
tidak
dikenakan
tapisan
langsung
calon mempunyai kelayakan seperti yang ditetapkan
skim
perkhidmatan
yang
dipohon.
Calon
KPSL
juga
dikecualikan dari menduduki peperiksaan dan mereka yang melepasi tapisan akan terus ke AC sebelum dipanggil temu duga. Walau bagaimanapun, ada skim-skim tertentu yang tidak diberi pengecualian kepada KPSL/PSB dan perlu melalui proses yang ditetapkan.
Kebiasaannya
Lembaga
Temu
Duga
juga
mempertimbangkan calon-calon yang terdiri dari KPSL dan PSB untuk
jawatan yang lebih tinggi dengan mengambilkira tempoh
perkhidmatan serta kelayakan tertinggi yang diperolehi.
SPA
tidak boleh menetapkan sebarang kuota untuk KPSL/PSB kerana contohnya, mungkin
walaupun
calon
yang
kuota
telah
dilantik
ditetapkan
adalah
60%
sebanyak
atau
lebih
30%, dan
adakalanya kekosongan untuk sesuatu jawatan adalah dalam 4
bilangan yang kecil. Walaupun tidak ada kuota ditetapkan bagi pengambilan
pengambilan
calon KPSL dan PSB tetapi dalam setiap urusan
didapati
ramai
juga
calon
KPSL
atau
PSB
diperakukan untuk lantikan seperti urusan pengambilan Pegawai Belia dan Sukan S41, Penguasa Kastam W41, Penolong Pegawai Perubatan
U41,
Penguasa
Penguatkuasa N41.
Imigresen
KP41
dan
Pegawai
Calon KPSL atau PSB perlu menunjukkan
prestasi yang terbaik semasa ditemu duga bagi menyakinkan Lembaga Temu Duga bahawa mereka adalah calon terbaik untuk jawatan berkenaan. Calon KPSL dan PSB seharusnya mempunyai kelebihan untuk bersaing dengan calon lantikan terus kerana telah memahami sistem perkhidmatan awam. SPA melaksanakan dasar open competition dalam urusan pengambilan dan hanya calon yang terbaik akan dilantik tanpa menafikan peluang calon KPSL dan PSB. Disini
saya
akan
kongsikan
cara-cara
bagaimana
untuk
menjawab soalan-soalan yang dikemukakan dalam peperiksaan KPSL. Bukan mudah untuk kita (penjawat awam) memahami kehendak
soalan
yang
diberikan,
oleh
yang
demikian
kita
seharusnya PEKA dan FAHAM kehendak soalan. Tidak dinafikan bahawa kadang-kala kita tersilap mentafsir kehendak soalan sehinggakan kita tersilap memilih jawapan yang sedia tertera di hadapan kita..terutamanya buku-seperti Perintah AM, Panduan Undang-undang Umum dan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA). Ok..saya ringkaskan cerita saya ini...pastikan anda mendapatkan Pekeliling
yang
betul
semasa
menjawab
soalan
terdahulu..Saya
ataupun
mengulang
kaji
soalan-soalan
peperiksaan
KPSL
dengan
sahaja..dan
tidak membawa sebarang buku panduan
membawa
pekeliling
menghadiri
yang
tertentu seperti
(Perintah AM, PUU dan PKPA). Pekeliling mestilah yang TERKINI dan
sekiranya
anda
membawa
pekeliling
yang
telah
dimansuhkan..memang anda tidak akan mendapat sebarang 5
markah sekiranya jawapan anda merujuk kepada pekeliling yang dimansuhkan. Disini saya akan sertakan contoh-contoh soalan daripada tahun 2010 sehingga 2012..percaya atau tidak kebanyakannya soalan yang akan dikeluarkan oleh pihak JPA adalah berpandu kepada soalan-soalan terdahulu..soalan Cuma diubahsuai kadangkala lebih competitive , kadangkala soalan Nampak lebih kurang sama tetapi jawapan adalah berlainan..Inilah yang telah saya kaji dan pelajari dalam tempoh lima (5) bulan. Oleh yang demikian, saya percaya dengan adanya panduan ringkas , soalan bersertakan jawapan yang telah saya sediakan tidak mustahil anda boleh lakukan dengan jayanya..tetapi usaha mesti ditingkatkan ..selamat maju jaya semua… James Stephens Biajin… P/s-saya
akan
dipanggil
temuduga
bagi
jawatan
Penolong
Pegawai Tadbir N27 dalam tempoh terdekat ini..hehehehe dan langkah seterusnya adalah ke KPSL N41 iaitu jawatan Pegawai Tadbir N41……follow me…hehehehe…
6
Contoh Soalan dan Jawapan bagi KOD 3001A (Bahagian 1)PERINTAH AM, ARAHAN PERBENDAHARAAN DAN TATACARA PENGURUSAN STOR Soalan Bagi Tahun 2012 1.
a)
Semasa menghadiri majlis anjuran kesatuan sekerja, Encik Kamal telah diberikan hadiah kerana kesudianya menghadirkan diri. Selepas membukanya, Encik Kamal mendapati ianya satu hadiah yang cukup bernilai. Jelaskan dari segi peraturan sedia ada mengenai syarat pemberian hadiah yang diterima oleh Encik Kamal? (5 Markah) Rujukan : PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 3 TAHUN 1998 GARIS PANDUAN PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH DI DALAM PERKHIDMATAN AWAM Jawapan: Pemberian Hadiah Yang Sukar Ditolak Semasa menjalankan tugas awam kadangkala sukar untuk pegawai awam menolak pemberian hadiah kerana jika menolak pemberian itu akan memalukan si pemberi atau menimbulkan keadaan serba salah. Ini misalnya: a) semasa menjalankan tugas awam di seminar, simposium, bengkel, kursus atau mana-mana majlis rasmi yang lain termasuk di peringkat antarabangsa, pihak penganjur tidak memberitahu pemberian hadiah terlebih dahulu; atau b) semasa menjalankan tugas rasmi di daerah atau di kampung di mana masyarakat atau pemimpin di peringkat daerah atau kampung member buahbuahan, sayur-sayuran, makanan dan hasil kerja tangan penduduk kampung atau sebagainya. Dalam keadaan sukar untuk menolak pemberian hadiah yang ada kaitan dengan tugas awam, pegawai awam dibenarkan menerima hadiah berkenaan dan kemudiannya sekembalinya di pejabat, beliau hendaklah melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan menggunakan borang seperti di Lampiran ‘A’ untuk kelulusan sewajarnya.
7
2.
b)
Puan Amanina, seorang Pembantu Penguatkuasa di sebuah jabatan dilihat menyenggara taraf hidup melebihi daripada emolument atau pendapatannya. Mengikut peraturan sedia ada, apakah tindakan yang boleh dilakukan oleh ketua jabatanya? (10 markah) Rujukan : PERATURAN – PERATURAN PEGAWAI AWAM (KELAKUAN & TATATERTIB) (1993) & PINDAAN 2002 (P.U.[A] 395) Jawapan : PERATURAN 11 - Menyenggara Taraf Hidup Melebihi Emolumen/Pendapatan Yang Sah Ketua Jabatan hendaklah meminta penjelasan (30 hari) daripada pegawai, jika pegawainya:i) menyenggara taraf hidup melebihi emolumen/ pendapatan yang sah. ii) menguasai/memiliki sumber kewangan atau harta yang tak seimbang atau tak munasabah dengan emolumen/pendapatan yang sah. lapor kepada iii) membuat laporan kepada Lembaga Tatatertib (LTT)
3.
c)
Cik Alia, Pegawai Tadbir N41 di Jabatan Kimia telah diarah oleh ketua jabatanya untuk membuat laporan mengenai satu kes keracunan seperti dilaporkan dalam sebuah akhbar tempatan. Bagi memastikan laporan yang dibuat adalah berdasarkan fakta sebenar, beliau bertolak dari pejabat pada jam 8.00 pagi dengan menaiki kenderaan sendiri ke tempat kejadian yang jaraknya 30 kilometer daripada pejabat dan pulang semula ke pejabat pada jam 6.00 petang. Dalam kes ini, apakah elaun-elaun yang layak dituntut oleh cik Alia? Jelaskan. (5 markah) Elaun Harian a) Melebihi 8 jam tetapi kurang Daripada 24 jam b) Kadar separuh dari elaun makan Elaun Perjalanan Kenderaan (a) Menggunakan kenderaan sendiri untuk menjalankan tugas rasmi di dalam/luar ibu pejabat (b) Kadar kelayakan seperti dalam pekeliling (c) Tidak layak jika kenderaan/kemudahan pengangkutan disediakan Tidak layak – tempat yang boleh dihubungi terus dengan kapalterbang atau keretapi
8
2.
a)
Encik Ghani, seorang pegawai di sebuah jabatan telah disabitkan oleh mahkamah dengan tuduhan rasuah ke atasnya. Walau bagaimanapun, beliau telah mengemukakan rayuan terhadap keputusan mahkamah tersebut. Rujukan : PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 26 TAHUN 2008 GARIS PANDUAN BAGI MENGAMBIL TINDAKAN TATATERTIB TERHADAP PEGAWAI AWAM YANG SEDANG DIBICARAKAN ATAS PERTUDUHAN JENAYAH DI MAHKAMAH TANPA MENUNGGU PROSIDING JENAYAH KE ATASNYA SELESAI 1.
Jelaskan bentuk tindakan yang boleh dikenakan terhadapnya dan pihak yang boleh mengambil tindakan tersebut. (6 markah) Jika prosiding jenayah dimulakan terhadap seseorang pegawai, Pendaftaran Mahkamah hendaklah mengemukakan/Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan laporan yang berkaitan prosiding tersebut. Seterusnya Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan laporan itu kepada Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) yang mempunyai bidangkuasa untuk menjatuhkan hukuman buang kerja atau turun pangkat, beserta syor sama ada pegawai itu patut ditahan kerja. Setelah menimbangkan laporan tersebut PBT boleh menahan pegawai daripada menjalankan tugas (TAHAN KERJA) mengikut peraturan 44 (1) (a), Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993.
2.
Bilakan tempoh tindakan berkenaan bermula, dan kesannya dalam tempoh tersebut? (8 markah) Penentuan Jenis Kesalahan [Peraturan 35] Selepas menerima sesuatu laporan pelanggaran tatatertib, Pengerusi LTT yang rendah (yang mempunyai kuasa untuk mengenakan hukuman selain buang kerja atau turun pangkat), hendaklah menimbangkan laporan tersebut dan menentukan sama ada kesalahan yang diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan: a. hukuman buang kerja atau turun pangkat ( Peraturan 37) ; atau b. suatu hukuman yang lebih ringan daripada buang kerja atau turun pangkat (Peraturan 36) Penentuan jenis kesalahan yang dibuat oleh Pengerusi Lembaga Tatatertib (LTT) itu akan menentukan jenis tindakan tatatertib yang akan diambil ke atas pegawai yang terlibat. Jika diputuskan bahawa kesalahan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat, kes tersebut hendaklah dirujukkan kepada PBT yang tinggi (yang mempunyai kuasa untuk mengenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat). 9
Tindakan Tatatertib Tidak Dengan Tujuan Buang Kerja Atau Turun Pangkat [Peraturan 36] Mengikut Peraturan 36(1), jika Pengerusi LTT menentukan bahawa kesalahan yang diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman yang lebih ringan daripada buang kerja atau turun pangkat dan setelah berpuas hati wujud suatu kesalahan tatatertib, Pengerusi LTT hendaklah menghadapkan surat pertuduhan kepada pegawai untuk membuat representasi pembelaan diri dalam tempoh 21 hari dari tarikh penerimaan surat pertuduhan itu. Seterusnya LTT hendaklah menimbangkan representasi pegawai tesebut serta membuat keputusan/ hukuman ke atas pegawai. Tindakan Tatatertib Dengan Tujuan Buang Kerja Atau Turun Pangkat [Peraturan 37] Jika Pengerusi LTT yang rendah telah menentukan bahawa kesalahan yang diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat, Pengerusi LTT yang tinggi yang kepadanya kes itu dirujukkan hendaklah menimbang serta menentukan bahawa wujud suatu kes prima facie untuk mengambil tindakan tatatertib tersebut dan hendaklah mengarahkan supaya suatu pertuduhan dihadapkan kepada pegawai itu untuk membuat representasi pembelaan diri dalam tempoh 21 hari dari tarikh penerimaan surat pertuduhan itu. Seterusnya LTT hendaklah menimbangkan representasi pegawai tersebut serta membuat keputusan/ hukuman ke atas pegawai. b)
Dalam satu operasi pencegahan dadah yang telah dijalankan oleh sepasukan polis di satu penempatan, dua orang pegawai awam telah termasuk dalam tangkapan yang dibuat. Setelah dikenal pasti, seorang terlibat sebagai penagih dadah dan seorang lagi pengedar. Mengikut peraturan tatatertib yang berkuat kuasa, apakah tindakan yang boleh diambil kepada seseorang pegawai awam yang telah disahkan sebagai penagih? (6 markah) Jawapan : PERATURAN 7: MENYALAHGUNA DADAH • tidak boleh menggunakan/mengambil /menyalahgunakan/menagih dadah berbahaya (kecuali bagi maksud perubatan) •
pegawai boleh diambil tindakan tatatertib dengan tujuan buang kerja
•
perkhidmatan pegawai boleh ditamatkan atas kepentingan [peraturan49] sekiranya pegawai mencapai umur persaraan pilihan.
awan
10
3.
a)
Encik Halim, seorang Penolong Pegawai Tadbir Gred N27 masih belum disahkan dalam perkhidmatan walaupun tempoh percubaanya akan berakhir pada 30 Julai 2012. Ketua Jabatan beliau bercadang memperakukan permohonan pelanjutan temph percubaanya kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. i.
Nyatakan maklumat yang perlu dikemukakan dalam permohonan pelanjutan tempoh percubaan dan bilakah tarikh pengesahan yang boleh diberikan kepada beliau? (6 markah) Rujukan: Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012- (boleh diperolehi melalui internet) Jawapan : Bahagian V Tempoh Percubaan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Pelanjutan Tempoh Percubaan Maklumat yang perlu dalam permohonan pelanjutan tempoh percubaan (Rujuk Pelanjutan Tempoh Percubaan Perkara (30) sub-peraturan (3) (a)(b)(c)dan(d); dan Tarikh Pengesahan (Rujuk Perkara 31 (1) dan (2)) Nota-pastikan anda menulis jawapan penuh sekiranya masih sempat.
b)
Seseorang pegawai awam adalah berkelayakan untuk mendapatkan imbuhan/bayaran apabila menghadiri kursus. Mengikut pekeliling yang digunakan sekarang jelaskan peruntukan yang ditetapkan berdasarkan situasi berikut. Encik Sudin yang bertugas di Johor mengikut kursus di peringkat diploma selama enam bulan di Langkawi. Huraikan elaun dan kemudahan yang layak dituntut oleh beliau. (10 markah) Nota-"Kursus" bermakna sebarang kursus atau latihan yang berupa akademik atau praktik, lawatan sambil belajar, seminar dan bengkel, yang bercorak latihan. "Kursus Panjang" bermakna sebarang kursus sepenuh masa yang tempohnya adalah melebihi 3 bulan termasuk hari hujung minggu dan kelepasan am;
11
Rujukan : PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 3 TAHUN 2005 KADAR DAN SYARAT TUNTUTAN ELAUN, KEMUDAHAN DAN BAYARAN KEPADA PEGAWAI PERKHIDMATAN AWAM SEMASA BERKURSUS KECUALI KURSUS PRAPERKHIDMATAN Jawapan: KURSUS PANJANG DI DALAM NEGERI Seseorang pegawai yang mengikuti kursus selain daripada yang diiktiraf sebagai kursus Diploma/Ijazah Pertama/Ijazah Lanjutan, adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran seperti berikut: i. ii.
iii.
iv.
v.
vi.
Di Luar Kawasan Ibu Pejabat Elaun Sara Hidup sebanyak RM25.00 sehari bagi sepanjang tempoh kursus tertakluk kepada syarat seperti berikut: (a) pegawai tidak menerima Arahan Pertukaran; dan (b) kemudahan makan dan penginapan tidak disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur; sekiranya salah satu kemudahan sahaja disediakan, maka elaun yang tidak disediakan itu layak dituntut mengikut pecahan unsur elaun iaitu 50% untuk penginapan dan 50% untuk makan. Jika sebahagian daripada kemudahan makan disediakan, maka pegawai layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan itu mengikut kadar seperti di perenggan 4.1.2 di atas; sekiranya Pusat Pengajian mengarahkan seseorang pegawai mengikuti kajianluar/latihan amali atau disangkutkan di pejabat di luar Pusat Pengajiannya,maka pegawai layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran mengikutkadar dan syarat seperti di perenggan 4.1.1 di atas. Dalam tempoh ini pegawai tidak layak menuntut Elaun Sara Hidup seperti di perenggan 5.1.1; Bayaran Sewa Hotel yang disokong dengan resit mengikut had maksimumkelayakannya atau Elaun Lojing dan Elaun Makan/Elaun Harian bagi tempohdua hari iaitu sehari sebelum dan sehari selepas berkursus mengikut kadar dan syarat sepertimana yang diperuntukkan di dalam Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan. Bayaran perkhidmatan, cukai perkhidmatan atau bayaran lain yang diwajibkan ke atas sewa hotel tersebut adalah layak dituntut dan dikira sebagai sebahagian daripada kadar Bayaran Sewa Hotel itu; dan Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam seperti di perenggan 4.1.4 di atas;
12
4.
a)
i)
Puan Ferra, seorang Jururawat di Klinik Kesihatan Seri Kembangan, Selangor telah dipilih sebagai jurulatih bola jaring bagi persediaan pasukan Selangor menghadapi Sukan Malaysia (SUKMA) akan datang. Untuk tujuan latihan di luar negeri Selangor, beliau terpaksa bercuti. Apakah jenis cuti khusus yang boleh diberikan kepada beliau? Nyatakan kadar dan syarat-syaratnya. (6 markah) Rujukan: Perintah AM Bab C-Cuti Pegawai Awam Jawapan: Kadar i. Tidak melebihi 3 acara sukan setahun ii. Tempoh sebenar, tidak melebihi 30 hari setahun iii. Jika perlukan lebih daripada 30 hari ‐ kelulusan JKK
ii)
Doktor Vanessa, seorang ahli Persatuan Pergigian Malaysia (MDA) ingin menhadiri mesyuarat tahunan persatuan berkenaan. Apaka jenis cuti khusus yang boleh diberikan? Nyatakan kadar dan syaratnya. Rujukan: Perintah AM Bab C-Cuti Pegawai Awam Jawapan: Tujuan: i. Mesyuarat Agong Tahunan ii. Mesyuarat Agong Luar Biasa Syarat: i. Ahli persatuan ikhtisas ii. Persatuan ikhtisas yang diisytiharkan oleh KPPA Kadar: i. Tempoh sebenar mesyuarat ii. Tempoh perjalanan pergi/ balik ‐ tidak melebihi 2 hari
13
b)
Puan Nooraini, telah diarahkan oleh Ketua Jabatannya supaya menjalankan tugas Encik Amri yang akan menunaikan fardhu haji selama 40 hari. Ini adalah kali pertama Puan Nooraini menjalankan tugas tersebut. i.
Nyatakan elaun yang boleh dibayar kepada Puan Nooraini dan syarat bagi mendapatkan elaun tersebut. (5 markah) Rujukan: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007 PERATURAN PENANGGUNGAN KERJA PERKHIDMATAN AWAM Jawapan: Elaun yang layak diterima oleh beliau- Elaun Penanggungan Kerja Syarat Pembayaran Elaun Penanggungan Kerja Pegawai yang telah diluluskan penanggungan kerja hendaklah dibayar Elaun Penanggungan Kerja tertakluk kepada syarat-syarat berikut: i. Telah melaksanakan tugas jawatan yang ditanggung kerja selama dua puluh lapan (28) hari berturut-turut termasuk hari cuti mingguan, kelepasan am dan juga cuti rehat atas sebab-sebab kecemasan serta cuti sakit secara terkumpul yang tidak melebihi daripada lima (5) hari bekerja; ii. Seseorang pegawai yang sedang menanggung kerja tetapi kemudiannya meninggalkan tugas jawatan yang ditanggung kerja itu selama empat belas (14) hari atau lebih berturut-turut, iaitu termasuk cuti mingguan dan kelepasan am, maka pembayaran Elaun Penanggungan Kerja hendaklah dihentikan; iii. Seseorang pegawai yang pernah diluluskan menanggung kerja dan kemudiannya diluluskan menanggung kerja jawatan yang sama, boleh dibayar Elaun Penanggungan Kerja sekiranya tempoh penanggungan kerja kali kedua dan seterusnya tidak kurang empat belas (14) hari berturut-turut termasuk cuti mingguan dan kelepasan am. Dalam konteks ini, jawatan yang sama bermaksud jawatan yang pernah ditanggung kerja sebelumnya; dan iv. Jika pegawai yang menanggung kerja layak menerima Bayaran Lebih Masa, bayaran tersebut hanya boleh dibayar bagi tugas yang dilaksanakan selepas dua (2) jam lima belas (15) minit daripada waktu bekerja pejabat. (Pengiraan Bayaran Lebih Masa bagi pegawai yang menanggung kerja seperti di Lampiran C) Seseorang pegawai hanya boleh dibayar satu (1) Elaun Penanggungan Kerja sahaja pada satu (1) masa. 14
ii)
Pada hari ke-15 menjalankan tugas, Puan Nooraini dipanggil untuk temuduga kenaikan pangkat ke gred yang lebih tinggi. Adakah beliau masih layak menerima elaun tersebut? Beri alasan anda. (5 markah)
Rujukan: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007 PERATURAN PENANGGUNGAN KERJA PERKHIDMATAN AWAM Jawapan: i. Telah melaksanakan tugas jawatan yang ditanggung kerja selama dua puluh lapan (28) hari berturut-turut termasuk hari cuti mingguan, kelepasan am dan juga cuti rehat atas sebab-sebab kecemasan serta cuti sakit secara terkumpul yang tidak melebihi daripada lima (5) hari bekerja; dan ii. Seseorang pegawai yang sedang menanggung kerja tetapi kemudiannya meninggalkan tugas jawatan yang ditanggung kerja itu selama empat belas (14) hari atau lebih berturut-turut, iaitu termasuk cuti mingguan dan kelepasan am, maka pembayaran Elaun Penanggungan Kerja hendaklah dihentikan; 5.
a)
Dikaunter pembayaran sama Polis Diraja Malaysia, seorang pelenggan bertanya sama ada pembayaran boleh dibuat dengan cek. Sila beri penjelasan terhadap perkara berikut. i.
Apakah prosedur yang teratur untuk menerima cek sebagai bayaran? (5 markah)
Rujukan Arahan Perbendarahaan Jawapan: Penerimaan Cek 76. (a) Pemungut boleh, menurut budi bicaranya, menerima cek sebagai bayaran. Semua cek hendaklah dibuat untuk dibayar kepada jabatan yang berkenaan atau Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri mengikut mana yang berkenaan dan dipalang “Akaun Penerima Sahaja”. Nombor siri mana-mana cek yang diterima, mestilah dicatatkan pada Resit Rasmi yang dikeluarkan.
15
ii.
Bagaimanakah pula tindakan jika didapati cek tersebut tidak diterima oleh pihak bank? (5 markah) Rujukan Arahan Perbendarahaan Jawapan: (b) Cek Tak Laku (i) Sekiranya cek yang di terima tidak laku, adalah menjadi tanggungjawab Pemungut untuk mendapatkan amaun gant ian cek itu mengikut peraturan yang berkuatkuasa. (ii) Semua Pejabat Pemungut hendaklah menyelenggara satu Daftar Cek Tak Laku dan bertanggungjawab menghubungi pembayar/pengeluar cek untuk membatal resit asal dan mengambil tindakan sewajarnya untuk mengutip amaun yang tertunggak. (iii) Pemungut hendaklah menyediakan senarai Cek Tak Laku untuk menyokong penyata tunggakan hasil dan melaporkannya kepada Pegawai Pengawal. (iv) Pelarasan perlu ditunjukkan di dalam buku tunai atau buku tunai elektronik apabila cek tersebut diketahui tak laku.
16
b)
Jabatan anda telah membuat perolehan bagi “Perkhidmatan Pembersihan Bangunan Pentadbiran Jabatan Angkasa” secara sebut harga. Jawatankuasa Sebut Harga telah bersidang dan membuat pertimbangan ke atas sebut harga berkenaan. Maklumat perolehan sebut harga berkenaan adalah seperti berikut : Sebut Harga bagi “Perkhidmatan Pembersihan Bangunan Pentadbiran Jabatan Angkasa” Tarikah Perlawaan
:
19 Februari 2012 (Khamis)
Tarikh Tutup
:
17 Februari 2012 (Jumaat)
Waktu Tutup
:
12.00 tengahari
Tarikh peti tawaran dibuka
:
20 Februari 2012 (Isnin)
Harga dokumen sebut harga
:
RM55 bagi 1 dokumen
Tempoh sah laku
:
85 hari
Syarat Pendaftaran
:
Berdaftar dengan MOF dalam Kod bidang ATAU berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor di dalam Kelas F bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan
Bilangan syarikat yang : mengemukakan tawaran
10 syarikat (1 drpd penyebut harga menghantar dokumen tawaran pada pukul 12.10 tengahari)
Bilangan syarikat yang : dipertimbangkan
10 syarikat
Tarikh Jawatankuasa : Sebut Harga bersidang
28 Mei 2012
Tarikh Surat Setuju Terima
31 Mei 2012
:
Ketua Audit di Jabatan anda telah membuat teguran mengenai perolehan Kerajaan yang berkuat kuasa. Ketua Jabatan anda telah mengarahkan anda untuk meneliti perolehan bagi sebut harga “Perkhidmatan Pembersihan Bangunan Pentadbiran Jabatan Angkasa” berkenaan. Nyatakan perkara yang tidak mengikut peraturan perolehan Kerajaan yang berkuat kuasa. (10 markah)
17
Rujukan Arahan Perbendarahaan Jawapan: TATACARA MENGURUSKAN SEBUT HARGA (a)
Satu kaedah yang seragam hendaklah diamalkan kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti bagi sesuatu urusan sebut harga untuk memastikan prinsip kesaksamaan dan adil dilaksanakan ke atas penyebut harga. Kementerian/Jabatan hendaklah menetapkan kaedah pemberitahuan sebut harga sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.
(b)
Kementerian/Jabatan hendaklah mempamerkan pemberitahuan sebut harga di papan kenyataan awam Kementerian/Jabatan masing-masing, selain daripada mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti. Ini adalah untuk memberi peluang kepada penyebut harga lain yang berkelayakan dan berminat untuk mengambil bahagian. Pemberitahuan tersebut hendaklah dipamerkan pada tarikh yang sama pelawaan dibuat kepada penyebut harga yang dikenal pasti.
(c)
Pemberitahuan sebut harga di papan kenyataan awam Kementerian/Jabatan hendaklah menyatakan: (i)
Kementerian/Jabatan yang memanggil sebut harga;
(ii)
Tajuk sebut harga;
(iii)
Syarat kelayakan penyebut harga;
(iv)
Bidang/kelas/kepala pendaftaran; dan
(v)
Tempat, tarikh dan waktu sebut harga diterima dan ditutup.
(d)
Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut dan pemberitahuan itu hendaklah sentiasa berada di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut.
(e)
Sebut harga hendaklah disampaikan, diterima, dibuka dan dijadualkan sebagaimana dibuat bagi tender mengikut Arahan Perbendaharaan 195, 196 dan 197.
18
6.
Jabatan Kerja Raya (JKR) telah membuat perolehan peralatan pejabat pada 20 Disember 2011. Peralatan pejabat tersebut telah diterima oleh pihak JKT pada 05 januari 2012. Tempoh Akaun Kena Bayar bagi tahun 2011 adalah sehingga 16 Januari 2012 dan pihak pembekal hanya membuat tuntutan pembayaran pada 20 Januari 2012. a)
Dalam kes ini, kenal pasti isu yang berbangkit. (5markah)
Jawapan: Isu kelewatan tuntuan pembayaran dimana tempoh Akaun Kena Bayar pada tahun seterusnya adalah sehingga 16 Januari 2012. b)
Jelaskan, bagaimana pembayaran boleh dilakukan dan apakah syarat yang membolehkan pembayaran dibuat?
Rujukan Arahan Perbendarahaan Jawapan: Pembayaran Yang Memerlukan Kebenaran Khas 58.(a)(i) Kebenaran Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri adalah diperlukan bagi membayar/menyelaras baucar perbelanjaan mengurus yang dikemukakan dalam tahun kewangan semasa, berkaitan dengan pertanggunganpertanggungan yang kena dibayar pada atas sebelum hujung tahun kewangan yang lama. (ii) Permohonan bagi kebenaran mestilah disampaikan kepada Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri bersama dengan baucar dan huraian penuh mengenai sebab-sebab berlaku kelewatan dan menunjukkan dengan jelas siapa yang bertanggungjawab. Bagi persekitaran elektronik, penghantaran baucar kepada Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/ Bendahari Negeri adalah dikecualikan. (iii) Permohonan itu hanya boleh dipertimbangkan dengan syarat jabatan mempunyai baki peruntukan dalam tahun perbelanjaan itu kena dibayar. (iv) Jika Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri mendapati sebabsebab kelewatan pembayaran itu tidak memuaskan, atau jika ada keraguan atau peruntukan tidak mencukupi, Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan kertas permohonan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri bagi mendapat kelulusan.
19
Sekiranya pihak PTJ gagal untuk membuat pembayaran bagi bekalan dan perkhidmatan yang telah diterima sehingga tempoh 31 Disember sesuatu tahun kewangan sebelum berakhirnya tempoh AKB, pembayaran tersebut perlu dilaksanakan melalui AP 58(a). Pembayaran melalui AP 58(a) memerlukan kebenaran pihak Pejabat Perakaunan sebelum ianya boleh dilakukan dan akan menggunakan peruntukan tahun semasa. Di samping itu terdapat juga keperluan di pihak PTJ untuk mempunyai peruntukan pada tahun kewangan perbelanjaan itu ditanggungkan 7.
Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan stok, pemeriksaan stok atau verifikasi stor. Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan. Walau bagaimanapun terdapat agensi kerajaan yang melupuskan stok tanpa merujuk kepada jawatankuasa yang berkaitan. Disamping itu terdapat juga peraturan yang membenarkan Pelupusan Stok Bernilai Rendah. a)
Apakah yang dimaksudkan dengan Pelupusan Stok Bernilai Rendah? (4 markah)
Rujukan : TATACARA PENGURUSAN STOR-BAB G – PELUPUSAN Jawapan : Maksud Pelupusan stok yang bernilai rendah adalah bagi stok yang nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada sepuluh ribu ringgit (RM10,000) bagi nilai agregatnya dalam satu permohonan. b)
Jelaskan tatacara Pelupusan Stok Bernilai Rendah (8 markah)
Rujukan : TATACARA PENGURUSAN STOR-BAB G – PELUPUSAN Jawapan: i. Pelupusan stok yang bernilai rendah hendaklah dilaksanakan bagi stok yang nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada sepuluh ribu ringgit (RM10,000) bagi nilai agregatnya dalam satu permohonan. ii. Ketua Jabatan hendaklah melantik dua (2) orang pegawai daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf bagi membuat pemeriksaan stok yang hendak dilupuskan. Pegawai yang dilantik hendaklah yang tidak terlibat secara langsung menguruskan stok berkenaan. iii. Pemeriksaan dilaksanakan dengan menggunakan borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-19. 20
iv. v.
Pegawai Pemeriksa hendaklah mencatatkan keadaan stok serta member syor kaedah pelupusan yang sesuai untuk kelulusan Kuasa Melulus. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak di ruang ‘keluar’ dan di ruang ‘baki’.
c)
Setelah dibuat pemverifikasi stok, didapati terdapat kekurangan yang bernilai rendah. Apakah yang dimaksudkan Kekurangan Stok Bernilai Rendah dan apakah tindakan bagi memastikan tatacara pengurusan stor dipatuhi sepenuhnya. (8 markah) Rujukan : TATACARA PENGURUSAN STORJawapan: Maksud Kekurangan Stok Bernilai Rendah Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah nilai keseluruhan perolehan asalnya tidak lebih daripada dua ratus lima puluh ringgit (RM250) yang kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau kemerosotan/kekurangan yang tidak dapat dielakkan. Kekurangan stok tersebut bukan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam. Tindakan bagi memastikan tatacara pengurusan stor dipatuhi sepenuhnya. Rujuk-Objektif Pengurusan Stor Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan:(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan; (b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan. 8.
a)
Pegawai Stor yang bertanggungjawab hendaklah memastikan semua stok yang diterima direkodkan menggunakan kad yang telah ditetapkan. Jelaskan tatacara merekod stok bagi Stor Utama (10 markah) Rujukan : TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB B - MEREKOD STOK Jawapan: i. Setiap penerimaan direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak. ii. Semua Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaran.
21
iii. iv. v.
b)
Satu Kad Kawalan Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item stok dengan mengikut nombor kad yang berturutan. Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 hendaklah disediakan. Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya apa apa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu dipatuhi:(a) Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja; (b) Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal; dan (c) Pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pegawai Stor.
Mengikut peraturan yang ditetapkan, Pegawai Pegawal perlu memastikan pengurusan stor dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan. Antara perkara yang ditekankan adalah Pemverifikasi Stor. Huraikan bagaimana Verifikasi Stor dijalankan di tempat anda? (10 markah) Rujukan : TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB E – PEMERIKSAAN Jawapan: Verifikasi Stor Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut:a) Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus (100%) bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok; b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan; c) Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan; d) Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira; e) Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14; dan f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan
22
Contoh Soalan dan Jawapan bagi KOD 3001A (Bahagian 1)PERINTAH AM, ARAHAN PERBENDAHARAAN DAN TATACARA PENGURUSAN STOR 1.
Encik Chin seorang Penolong Pegawai Tadbir N27 yang berkhidmat di sebuah Kementerian selama 10 tahun, telah dipinjamkan ke Dewan Bandaraya Kuala Lumpur (DBKL) selama 2 tahun. Semasa berkhidmat di DBKL, beliau tidak dipertimbangkan dalam urusan kenaikan pangkat oleh Ketua Perkhidmatanyan walaupun telah memenuhi syarat yang telah ditetapkan. Lantaran itu, beliau mengambil keputusan untuk meletakkan jawatan. a)
Adakah tindakan Ketua Perkhidmatan Encik Chin yang tidak menimbang kenaikan pangkat beliau itu betul? Beri alasan anda. (6 markah) Rujukan: Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012- (boleh diperolehi melalui internet) Jawapan : Bahagian VIIIKenaikan Pangkat, Pemangkuan dan Penanggungan Kerja -Syarat kenaikan pangkat-Peraturan 40 (1) dan (2).-m/s 31
b)
Jelaskan prosedur bagi perletakan jawatan Encik Chin. (8 markah) Rujukan: Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012- (boleh diperolehi melalui internet) Jawapan : Bahagian IX Penamatan Perkhidmatan dan Peletakan Jawatan -Notis Peletakan Jawatan-Peraturan 54(1) (a) (b) (2) (3) –m/s38-39
c)
Bilakah perletakan jawatannya berkuatkuasa dan bolehkah perletakan jawatanya itu ditarik balik? (6 markah) Rujukan: Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012- (boleh diperolehi melalui internet)
23
Jawapan : Bahagian IX Penamatan Perkhidmatan dan Peletakan Jawatan -Kuatkuasa notis peletakan jawatan Setiap peletakan jawatan hendaklah kuatkuasa pada hari yang berikutnya selepas hari yang tempoh notis diberikan oleh pegawai itu tamat. Peletakan jawatan yang telah kuat kuasa tidak boleh ditarik balik. 2.
a)
Pada 01 Julai 2010, Puan Aina, Penolong Pegawai Tadbir N36 di Jabatan Perangkaan telah diarah untuk menanggung kerja jawatan Puan Maisara, Pegawai Tadbir N41 yang bercuti tanpa gaji selama dua bulan. Sebelum ini, beliau pernah menaggung kerja Puan Maisarah yang berkrusus selama sebulan. Pada 20 Julai hingga 24 Julai 2010, Puan Aina telah diluluskan Cuti Rehat. Bolehkah Puan Aina dibayar Elaun Penanggungan Kerja? Jelaskan syarat-syarat pembayaran Elaun Penanggungan Kerja. (15 markah) Rujukan: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007 PERATURAN PENANGGUNGAN KERJA PERKHIDMATAN AWAM Syarat Pembayaran Elaun Penanggungan Kerja Pegawai yang telah diluluskan penanggungan kerja hendaklah dibayar Elaun Penanggungan Kerja tertakluk kepada syarat-syarat berikut: vi. Telah melaksanakan tugas jawatan yang ditanggung kerja selama dua puluh lapan (28) hari berturut-turut termasuk hari cuti mingguan, kelepasan am dan juga cuti rehat atas sebab-sebab kecemasan serta cuti sakit secara terkumpul yang tidak melebihi daripada lima (5) hari bekerja; vii. Seseorang pegawai yang sedang menanggung kerja tetapi kemudiannya meninggalkan tugas jawatan yang ditanggung kerja itu selama empat belas (14) hari atau lebih berturut-turut, iaitu termasuk cuti mingguan dan kelepasan am, maka pembayaran Elaun Penanggungan Kerja hendaklah dihentikan; viii. Seseorang pegawai yang pernah diluluskan menanggung kerja dan kemudiannya diluluskan menanggung kerja jawatan yang sama, boleh dibayar Elaun Penanggungan Kerja sekiranya tempoh penanggungan kerja kali kedua dan seterusnya tidak kurang empat belas (14) hari berturut-turut termasuk cuti mingguan dan kelepasan am. Dalam konteks ini, jawatan yang sama bermaksud jawatan yang pernah ditanggung kerja sebelumnya; dan 24
ix.
Jika pegawai yang menanggung kerja layak menerima Bayaran Lebih Masa, bayaran tersebut hanya boleh dibayar bagi tugas yang dilaksanakan selepas dua (2) jam lima belas (15) minit daripada waktu bekerja pejabat. (Pengiraan Bayaran Lebih Masa bagi pegawai yang menanggung kerja seperti di Lampiran C) Seseorang pegawai hanya boleh dibayar satu (1) Elaun Penanggungan Kerja sahaja pada satu (1) masa.
b)
Cik Alisa, Penolong pegawai Tadbir N32 di Jabatan Kimia telah diarah oleh Ketua Jabatanya untuk membuat laporan mengenai satu kes keracunan seperti dilaporkan dalam sebuah akhbar tempatan. Bagi memastikan laporan yang telah dibuat adalah berdasarkan fakta sebenar, beliau bertolak dari pejabat pada 8.00 pagi dengan kenderaan sendiri ke tempat kejadian yang jaraknya 30 km daripada pejabat dan pulang semula ke pejabat pada jam 6.00 petang. Jelaskan elaun-elaun yang layak dituntut oleh Cik Alisa. (5 markah) Elaun Harian c) Melebihi 8 jam tetapi kurang Daripada 24 jam d) Kadar separuh dari elaun makan Elaun Perjalanan Kenderaan (d) Menggunakan kenderaan sendiri untuk menjalankan tugas rasmi di dalam/luar ibu pejabat (e) Kadar kelayakan seperti dalam pekeliling (f) Tidak layak jika kenderaan/kemudahan pengangkutan disediakan Tidak layak – tempat yang boleh dihubungi terus dengan kapalterbang atau keretapi
3.
a)
Encik Albab, seorang pegawai di sebuah jabatan telah disabitkan oleh mahkamah dengan tuduhan rasuah ke atasnya. Walau bagaimanapun, beliau telah mengemukakan rayuan terhadap keputusan mahkamah tersebut; i) Jelaskan bentuk tindakan yang boleh dikenakan terhadapnya dan pihak yang boleh mengambil tindakan tersebut.(5 markah) Jika prosiding jenayah dimulakan terhadap seseorang pegawai, Pendaftaran Mahkamah hendaklah mengemukakan/Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan laporan yang berkaitan prosiding tersebut. Seterusnya Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan laporan itu kepada Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) yang mempunyai bidangkuasa untuk menjatuhkan hukuman buang kerja atau turun pangkat, beserta syor sama ada pegawai itu patut ditahan kerja. Setelah menimbangkan laporan tersebut PBT boleh menahan 25
pegawai daripada menjalankan tugas (TAHAN KERJA) mengikut peraturan 44 (1) (a), Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993. ii)
Bilakah tempoh tindakan berkenaan bermula, dan kesannya dalam tempoh tersebut? (5 markah) Jika prosiding jenayah itu terhadap pegawai berkeputusan dengan pensabitan, PBT hendaklah menggantung pegawai daripada menjalankan tugas (GANTUNG KERJA) di bawah Peraturan 45 (1) (a), berkuatkuasa mulai tarikh sabitan, sementara menunggu keputusan tindakan tatatertib yang berkait daripada sabitan tersebut. Seseorang pegawai yang digantung kerja tidak berhak menerima apa-apa bahagian emolumen sepanjang tahun penggantungan kerja tersebut. Jika prosiding jenayah tersebut berkeputusan dengan pembebasan, pegawai itu hendaklah dibenarkan menjalankan semua tugasnya serta berhak menerima apa-apa emolumen yang tidak dibayar dalam tempoh tahan kerja serta cuti rehat tahunan dan segala kelayakan lain yang pegawai itu berhak.
b)
Encik Zahir, seorang pegawai perkhidmatan Persekutuan Gred 41 yang bertugas di Jabatn X telah tidak hadir bertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah pada 10 hingga 15 Februari 2011. Pada 20 Mac tahun yang sama, Encik Zahir telah gagal untuk menghadiri satu mesyuarat sebagaimana yang diarahkan tanpa sebarang sebab yang munasabah. Nyatakan secara terperinci prosedur tatatertib yang boleh dikenakan tehadap beliau dari mula sehingga kes selesai (Lembaga Tatatertib menjatuhkan hukuman). (10 markah) Penentuan Jenis Kesalahan [Peraturan 35] Selepas menerima sesuatu laporan pelanggaran tatatertib, Pengerusi LTT yang rendah (yang mempunyai kuasa untuk mengenakan hukuman selain buang kerja atau turun pangkat), hendaklah menimbangkan laporan tersebut dan menentukan sama ada kesalahan yang diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan: a. hukuman buang kerja atau turun pangkat ( Peraturan 37) ; atau b. suatu hukuman yang lebih ringan daripada buang kerja atau turun pangkat (Peraturan 36) Penentuan jenis kesalahan yang dibuat oleh Pengerusi Lembaga Tatatertib (LTT) itu akan menentukan jenis tindakan tatatertib yang akan diambil ke atas pegawai yang terlibat. Jika diputuskan bahawa kesalahan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat, kes tersebut hendaklah dirujukkan kepada PBT yang tinggi (yang mempunyai kuasa untuk mengenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat). 26
Tindakan Tatatertib Tidak Dengan Tujuan Buang Kerja Atau Turun Pangkat [Peraturan 36] Mengikut Peraturan 36(1), jika Pengerusi LTT menentukan bahawa kesalahan yang diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman yang lebih ringan daripada buang kerja atau turun pangkat dan setelah berpuas hati wujud suatu kesalahan tatatertib, Pengerusi LTT hendaklah menghadapkan surat pertuduhan kepada pegawai untuk membuat representasi pembelaan diri dalam tempoh 21 hari dari tarikh penerimaan surat pertuduhan itu. Seterusnya LTT hendaklah menimbangkan representasi pegawai tesebut serta membuat keputusan/ hukuman ke atas pegawai. Tindakan Tatatertib Dengan Tujuan Buang Kerja Atau Turun Pangkat [Peraturan 37] Jika Pengerusi LTT yang rendah telah menentukan bahawa kesalahan yang diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat, Pengerusi LTT yang tinggi yang kepadanya kes itu dirujukkan hendaklah menimbang serta menentukan bahawa wujud suatu kes prima facie untuk mengambil tindakan tatatertib tersebut dan hendaklah mengarahkan supaya suatu pertuduhan dihadapkan kepada pegawai itu untuk membuat representasi pembelaan diri dalam tempoh 21 hari dari tarikh penerimaan surat pertuduhan itu. Seterusnya LTT hendaklah menimbangkan representasi pegawai tersebut serta membuat keputusan/ hukuman ke atas pegawai. 4.
Puan Azureen sedang meneliti peruntukan, kelayakan dan kesan cuti terhadap perkhidmatan bagi menjelaskan pertanyaan yang dihantar menerusi emel kepadanya. Beliau kurang jelas dan meminta bantuan anda untuk menerangkan perkara yang berikut : a)
Peraturan jika pegawai jatuh sakit semasa bercuti rehat di luar Negara. (6 markah)
20.
Rujukan: Perintah AM Bab C-Cuti Jawapan : (a) Seseorang pegawai yang jatuh sakit semasa bercuti rehat di luar Malaysia tidak berkelayakan mendapat cuti sakit. Tetapi sekiranya dia jatuh sakit pada tarikh yang ia patut balik ke Malaysia atau sakitnya berlanjutan hingga ke tarikh tersebut, dia boleh diberi cuti sakit dari tarikh ia patut balik itu hingga ke tarikh ia memegang jawatan semula, dengan syarat peraturan-peraturan di (b) dipatuhi sepenuhnya. (b) Syarat-syarat pernberian cuti sakit di (a) ialah: (i) pegawai itu dimasukkan ke hospital; (ii) permohonannya disokong oleh satu sijil atau sijil-sijil dari seorang pegawai perubatan Kerajaan negeri yang berkenaan menyatakan jenis
27
(c)
21.
(a)
(28) (b)
b)
sakit dan tarikh ia masuk hospital dan tarikh dijangka ia akan keluar hospital; dan (iii) ia mengambil peluang balik ke Malaysia seelok-elok sahaja dia sihat. Untuk tujuan Perintah Am ini seseorang pegawai itu dianggap tidak sihat untuk membuat perjalanan jauh dalam masa 7 hari selepas dikeluarkan dari hospital. Peraturan-peraturan di (b) tidak boleh dikendurkan dan cuti sakit lanjutan di bawah Perintah Am 22 (a) tidak boleh diberi melainkan dengan persetujuan Kuasa Tertentu mengikut kes tiap-tiap hal itu. Jika Kuasa Tertentu meluluskan cuti sakit lanjutan tanpa gaji kepada seseorang pegawai yang sedang bercuti di luar Malaysia maka elaun bantuan seperti di Perintah Am 22 (b) tidak boleh dibayar kepadanya. Seseorang pegawai yang jatuh sakit semasa bercuti separuh gaji atau tanpa gaji di Malaysia atau pun di luar Malaysia tidak akan berkelayakan mendapai cuti sakit. Sakit semasa cuti separuh gaji / tanpa gaji. Tetapi sekiranya dia bercuti itu di luar Malaysia dan oleh kerana telah jatuh sakit itu dia tidak dapat balik ke Malaysia pada tarikh yang ia patut balik, maka dia boleh diberi cuti sakit selepas tamatnya tempoh cuti separuh gaji atau tanpa gaji itu dengan syarat peraturan-peraturan di Perintah Am 20 (b) dipatuhi.
Nyatakan tujuh kesan Cuti Separuh Gaji terhadap seseorang pegawai. (14 markah)
Rujukan SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 4 TAHUN 2009 KESAN KE ATAS PERKHIDMATAN BAGI PEGAWAI YANG DILULUSKAN CUTI BERGAJI PENUH, CUTI Jawapan: Cuti Separuh Gaji Kesan ke atas perkhidmatan pegawai yang diluluskan Cuti Separuh Gaji adalah seperti berikut: a. layak menerima separuh gaji pokok bulanan; b. layak menerima imbuhan tetap seperti Imbuhan Tetap Khidmat Awam, Imbuhan Tetap Perumahan, Imbuhan Tetap Keraian dan Imbuhan Tetap Jawatan Utama/ Gred Khas sebanyak separuh dari kadar penuh; c. tidak layak elaun-elaun lain kecuali peraturan yang berkuat kuasa menyatakan sebaliknya. Sebagai contoh, pegawai yang diluluskan Cuti Belajar Separuh Gaji (CBSG) layak diberi Bantuan Sara Hidup sebanyak separuh dari kadar penuh yang pegawai berkelayakan; d. layak menerima kemudahan tertentu mengikut peraturan yang berkuat kuasa seperti kemudahan perubatan; 28
e. jika pegawai belum disahkan dalam perkhidmatan, tempoh percubaan pegawai akan dibekukan mengikut tempoh Cuti Separuh Gaji; f. layak dipertimbangkan menduduki PTK mengikut syarat yang berkuat kuasa; g. tidak layak dipertimbangkan PGT jika tempoh Cuti Separuh Gaji melebihi 180 hari dalam satu tahun kalendar kecuali bagi pegawai yang diluluskan: h. CBSG; i. Cuti Separuh Gaji kerana menghidap penyakit tibi, kusta, barah dan penyakit seumpamanya yang diperakukan oleh Lembaga Perubatan; atau kombinasi cuti di atas.Walau bagaimanapun, pergerakan gaji yang diberi kepada pegawai di perenggan (i), (ii) dan (iii) adalah secara isyarat dan tidak lebih tiga (3) kali sepanjang perkhidmatan. Setelah pegawai mendapat PGT secara isyarat sebanyak tiga (3) kali tersebut, tiada lagi pergerakan gaji secara isyarat dipertimbangkan bagi tempoh Cuti Separuh Gaji yang diluluskan seterusnya; j. tidak layak dibayar Elaun Pemangkuan bagi pegawai yang sedang memangku; k. tidak layak dibayar Elaun Penanggungan Kerja sekiranya meninggalkan tugas jawatan yang ditanggung kerja itu termasuk Cuti Separuh Gaji selama 14 hari atau lebih secara berturut-turut dengan mengambil kira hari rehat mingguan dan hari kelepasan am; l. layak dibayar Bayaran Insentif Pakar atau Bayaran Insentif Pegawai Kesihatan Awam bagi Pegawai Perubatan yang diwartakan sebagai Pakar Perunding. 5.
Encik Robert sedang menguruskan penyimpanan barang-barang stor yang dipindahkan dari bangunan stor lama yang akan dirobohkan kepada bangunan stor yang baru. Jelaskan a) Perancangan susun atur ruang stor yang perlu diambil kira oleh beliau bagi memastikan penggunaan ruang stor yang optimum. (10 markah) Rujukan : TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB C – PENYIMPANAN Jawapan : Susun Atur a Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambilkira aktor keselamatan, kemudahan pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor. b Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik untuk membolehkan aktiviti pengurusan stor berjalan dengan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa. c Susun atur perlu mengambilkira penggunaan ruang untuk memudahkan kakitangan dan alat pengendalian barang-barang bergerak dengan selamat. d Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi penyimpanan barang-barang mengikut jenis, disusun pada setiap rak, tingkat, petak atau arah supaya teratur dan kemas. e Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah f 29
b)
Tatacara merekod stok bagi stor utama. (10 markah) Rujukan : TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB B - MEREKOD STOK Jawapan: i. Setiap penerimaan direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak. ii. Semua Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaran. iii. Satu Kad Kawalan Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item stok dengan mengikut nombor kad yang berturutan. iv. Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 hendaklah disediakan. v. Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya apa apa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu dipatuhi:(a) Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja; (b) Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal; dan (c) Pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pegawai Stor.
6.
a)
Puan Marhamah seorang Penolong Pegawai Tadbir Gred N32 telah dilantik oleh Ketua Jabatan sebagai pegawai pemverifikasi stor pada 01 Feb 2011. Pada 01 Mac 2011, Puan Marhamah telah membuat verifikasi stor di jabatannya. Puan Marhamah mendapati stok alat tulis yang bernilai RM9,500.00 tidak bergerak selama 2 tahun. Puan Marhamah telah mencadangkan agar stok alat tulis berkenaan dilupuskan. Huraikan tindakan yang perlu diambil untuk melupuskan stok tersebut.(12 markah) Rujukan : TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB G – PELUPUSAN Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan stok, pemeriksaan stok atau verifikasi stor. Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang sedang berkuat kuasa kecuali Pelupusan Stok Bernilai Rendah. Pelupusan Stok Bernilai Rendah i. Pelupusan stok yang bernilai rendah hendaklah dilaksanakan bagi stok yang nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada sepuluh ribu ringgit (RM10,000) bagi nilai agregatnya dalam satu permohonan. 30
ii.
iii. iv. v.
b)
Ketua Jabatan hendaklah melantik dua (2) orang pegawai daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf bagi membuat pemeriksaan stok yang hendak dilupuskan. Pegawai yang dilantik hendaklah yang tidak terlibat secara langsung menguruskan stok berkenaan. Pemeriksaan dilaksanakan dengan menggunakan borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-19. Pegawai Pemeriksa hendaklah mencatatkan keadaan stok serta member syor kaedah pelupusan yang sesuai untuk kelulusan Kuasa Melulus. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak di ruang ‘keluar’ dan di ruang ‘baki’.
Mengikut peraturan yang ditetapkan, Ketua Setiausaha Kementerian bertanggungjawab memastikan rancangan verifikasi stok fisikal hendaklah dijalankan dan mencukupi. Beliau hendaklah juga memilih pegawai yang sesuai yang bukan bekerja dalam organisasi stor untuk memeriksa stok. Selepas pemeriksaan stok, satu laporan pemverifikasi dibuat dengan disertakan dokumen berkaitan. Nyatakan dokumen tersebut. (8 markah) Rujukan : TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB E – PEMERIKSAAN Verifikasi Stor Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut:a. Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus (100%) bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok; b. Memastikan pelarasan stok diambil tindakan; c. Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan; d. Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira; e. Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14; dan f. Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS15.
31
7.
Encik Zafuan, seorang pegawai Perkhidmatan Persekutuan Gred 41 yang bertugas di Jabatan X telah tidak hadir bertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah pada 10 hingga 15 Januari 2009. Pada 20 Februari tahun yang sama, Encik Zafuan telah gagal untuk menghadiri satu mesyuarat sebagaimana yang diarahkan tanpa sebarang sebab yang munasabah. a) Sebagai Ketua Jabatan kepada Encik Zafuan, apakah tindakan yang perlu dilakukan bagi menangi kes Encik Zafuan dalam konteks tatatertib. (2 markah) Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab mengemukakan laporan mengenai sesuatu pelanggaran tatatertib tersebut kepada PBT yang berkenaan. Secara umumnya laporan tersebut hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut: i. keterangan mengenai pegawai dan jawatannya ii. kenyataan perkhidmatan yang kemaskini iii. butir-butir mengenai perbuatan salah laku serta fakta tarikh,masa atau tempoh masa kesalahan dilakukan; iv. keterangan mengenai kesalahan yang dilakukan serta apa-apa peruntukan peraturan termasuk perintah atau arahan yang dilanggar; v. bukti/dokumen sokongan, laporan siasatan, keterangan saksi dan sebagainya; vi. apa-apa tindakan yang telah diambil secara pentadbiran ke atas pegawai itu. b)
Nyatakan secara terperinci prosedur tatatertib yang boleh dikenakan terhadap beliau dari mula sehingga kes selasai (LTT menjatuhkan hukuman) (10 markah) Tindakan Tatatertib Tidak Dengan Tujuan Buang Kerja Atau Turun Pangkat [Peraturan 36] Mengikut Peraturan 36(1), jika Pengerusi LTT menentukan bahawa kesalahan yang diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman yang lebih ringan daripada buang kerja atau turun pangkat dan setelah berpuas hati wujud suatu kesalahan tatatertib, Pengerusi LTT hendaklah menghadapkan surat pertuduhan kepada pegawai untuk membuat representasi pembelaan diri dalam tempoh 21 hari dari tarikh penerimaan surat pertuduhan itu. Seterusnya LTT hendaklah menimbangkan representasi pegawai tesebut serta membuat keputusan/ hukuman ke atas pegawai. Tindakan Tatatertib Dengan Tujuan Buang Kerja Atau Turun Pangkat [Peraturan 37] Jika Pengerusi LTT yang rendah telah menentukan bahawa kesalahan yang diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat, Pengerusi LTT yang tinggi yang kepadanya kes itu dirujukkan hendaklah menimbang serta menentukan bahawa wujud suatu kes prima facie untuk mengambil tindakan tatatertib tersebut dan hendaklah mengarahkan supaya suatu pertuduhan dihadapkan kepada pegawai itu untuk membuat representasi pembelaan diri dalam tempoh 21 hari dari tarikh penerimaan surat pertuduhan itu. Seterusnya LTT hendaklah
32
menimbangkan representasi pegawai tersebut serta membuat keputusan/ hukuman ke atas pegawai. c)
Nyatakan peraturan yang terpakai dan Pihak Berkuasa Tatatertib yang boleh membuat keputusan dalam kes Encik Zafuan. (8 markah) Penentuan Jenis Kesalahan [Peraturan 35] Selepas menerima sesuatu laporan pelanggaran tatatertib, Pengerusi LTT yang rendah (yang mempunyai kuasa untuk mengenakan hukuman selain buang kerja atau turun pangkat), hendaklah menimbangkan laporan tersebut dan menentukan sama ada kesalahan yang diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan: a. hukuman buang kerja atau turun pangkat ( Peraturan 37) ; atau b. suatu hukuman yang lebih ringan daripada buang kerja atau turun pangkat (Peraturan 36) Penentuan jenis kesalahan yang dibuat oleh Pengerusi Lembaga Tatatertib (LTT) itu akan menentukan jenis tindakan tatatertib yang akan diambil ke atas pegawai yang terlibat. Jika diputuskan bahawa kesalahan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat, kes tersebut hendaklah dirujukkan kepada PBT yang tinggi (yang mempunyai kuasa untuk mengenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat).
8.
Seorang Pengurus Sumber Manusia mempunyai tanggungjawab menguruskan perkara-perkara seperti pemangkuan, penanggungan kerja dan kenaikan pangkat. Berdasarakan peraturan sedia ada, jelaskan perkara-perkara berikut : a)
Maksud “pemangkuan” (4 markah) "Pemangkuan" ertinya pelaksanaan tugas oleh seseorang pegawai secara sepenuh masa, suatu jawatan lain yang lebih tinggi grednya daripada gred hakiki pegawai itu dalam skim perkhidmatan dan perkhidmatan yang sama dengan kelulusan Lembaga Kenaikan Pangkat;
b)
Syarat-syarat pembayaran elaun Penanggungan Kerja (8 markah) Rujukan: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007 PERATURAN PENANGGUNGAN KERJA PERKHIDMATAN AWAM Jawapan: Elaun yang layak diterima oleh beliau- Elaun Penanggungan Kerja
33
i.
ii.
iii.
iv.
c)
Syarat Pembayaran Elaun Penanggungan Kerja Pegawai yang telah diluluskan penanggungan kerja hendaklah dibayar Elaun Penanggungan Kerja tertakluk kepada syarat-syarat berikut: Telah melaksanakan tugas jawatan yang ditanggung kerja selama dua puluh lapan (28) hari berturut-turut termasuk hari cuti mingguan, kelepasan am dan juga cuti rehat atas sebab-sebab kecemasan serta cuti sakit secara terkumpul yang tidak melebihi daripada lima (5) hari bekerja; Seseorang pegawai yang sedang menanggung kerja tetapi kemudiannya meninggalkan tugas jawatan yang ditanggung kerja itu selama empat belas (14) hari atau lebih berturut-turut, iaitu termasuk cuti mingguan dan kelepasan am, maka pembayaran Elaun Penanggungan Kerja hendaklah dihentikan; Seseorang pegawai yang pernah diluluskan menanggung kerja dan kemudiannya diluluskan menanggung kerja jawatan yang sama, boleh dibayar Elaun Penanggungan Kerja sekiranya tempoh penanggungan kerja kali kedua dan seterusnya tidak kurang empat belas (14) hari berturut-turut termasuk cuti mingguan dan kelepasan am. Dalam konteks ini, jawatan yang sama bermaksud jawatan yang pernah ditanggung kerja sebelumnya; dan Jika pegawai yang menanggung kerja layak menerima Bayaran Lebih Masa, bayaran tersebut hanya boleh dibayar bagi tugas yang dilaksanakan selepas dua (2) jam lima belas (15) minit daripada waktu bekerja pejabat. (Pengiraan Bayaran Lebih Masa bagi pegawai yang menanggung kerja seperti di Lampiran C) Aspek-aspek yang diambil kira oleh Lembaga Kenaikan Pangkat semasa urusan kenaikan pangkat. (8 markah) Rujukan : PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 7 TAHUN 2010 PANDUAN PENGURUSAN PEMANGKUAN DAN KENAIKAN PANGKAT DALAM PERKHIDMATAN AWAM Jawapan: Syarat-Syarat Kenaikan Pangkat Syarat-syarat kenaikan pangkat yang ditetapkan adalah seperti berikut: (a) disahkan dalam perkhidmatan; (b) mencapai tahap prestasi yang ditetapkan; (c) melepasi penilaian tahap kecekapan yang ditetapkan; (d) diperaku oleh Ketua Jabatan / Ketua Perkhidmatan; (e) bebas daripada hukuman tatatertib; (f) telah mengisytiharkan harta; (g) lulus tapisan keutuhan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM); (h) bebas daripada disenaraikan sebagai peminjam pendidikan tegar dari institusi pinjaman pendidikan; dan (i) syarat-syarat lain yang ditetapkan oleh Lembaga. 34
9.
a)
Encik Hud, seorang Penolong Pegawai Tadbir Gred N27 masih belum disahkan dalam perkhidmatan walaupun tempoh percubaanya akan berakhir pada 30 Jun 2008. Ketua Jabatan beliau bercadang memperakukan permohonan pelanjutan tempoh percubaanya kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. i. Nyatakan maklumat yang perlu dikemukakan dalam permohonan pelanjutan tempoh percubaan dan bilakah tarikh pengesahan yang boleh diberikan kepada beliau? Rujukan : Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012- (boleh diperolehi melalui internet) Jawapan : Bahagian VTempoh Percubaan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pelanjutan Tempoh Percubaan ii.
Sekiranya Encik Hud dilanjutkan tempoh percubaan dengan berdenda, apakah kesannya ke atas perkhidmatan beliau?
Rujukan : Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012- (boleh diperolehi melalui internet) Jawapan : Bahagian VTempoh Percubaan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pelanjutan Tempoh Percubaan 10.
a)
i)
Puan Felinda, seorang Jururawat di Klinik Kesihatan Seri Kembangan, Selangor telah dipilih sebagai jurulatih bola jarring bagi persediaan pasukan Selangor menghadapi Sukan Malaysia (SUKMA) akan datang. Untuk tujuan latihan di luar negeri Selangor, beliau terpaksa bercuti. Apakah jenis cuti khusus yang boleh diberikan kepada beliau? Nyatakan kadar dan syarat-syaratnya. (6 markah) Rujukan: Perintah AM Bab C-Cuti Pegawai Awam
35
Jawapan: Kadar i. Tidak melebihi 3 acara sukan setahun ii. Tempoh sebenar, tidak melebihi 30 hari setahun iii. Jika perlukan lebih daripada 30 hari ‐ kelulusan JKK ii)
Doktor Mikheal, seorang ahli Persatuan Pergigian Malaysia (MDA) ingin menhadiri mesyuarat tahunan persatuan berkenaan. Apaka jenis cuti khusus yang boleh diberikan? Nyatakan kadar dan syaratnya. ( 4markah) Rujukan: Perintah AM Bab C-Cuti Pegawai Awam Jawapan: Tujuan: i. Mesyuarat Agong Tahunan ii. Mesyuarat Agong Luar Biasa Syarat: i. Ahli persatuan ikhtisas ii. Persatuan ikhtisas yang diisytiharkan oleh KPPA Kadar: i. Tempoh sebenar mesyuarat ii. Tempoh perjalanan pergi/ balik ‐ tidak melebihi 2 hari
b)
i)
Apakah syarat pelantikan seorang pegawai ke dalam Perkhidmatan Aman? (6 markah) Rujukan/Jawapan : Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012- (boleh diperolehi melalui internet)
ii)
Nyatakan tarikh perlantikan tetap bagi seseorang pegawai sementara. ( 4markah) Rujukan/Jawapan: Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012- (boleh diperolehi melalui internet)
36
11.
Mengikut peraturan yang ditetapkan, Pegawai Pengawal perlu memastikan pengurusan stor dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan. Antara perkara yang ditekankan adalah pemverifikasi stor. a)
Bagaimanakah pelantikan Pemverifikasi Stor dibuat, tempoh dan keanggotaanya? (6 markah) Rujukan/Jawapan : TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB E – PEMERIKSAAN
b)
Huraikan bagaimana Verifikasi Stor dijalankan di tempat anda? (10 markah) Rujukan : TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB E – PEMERIKSAAN Jawapan: Verifikasi Stor Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut:a) Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus (100%) bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok; b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan; c) Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan; d) Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira; e) Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14; dan f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan
c)
Pemverifikasi melaporkan wujud ketidakselarasaan maklumat pada Kad Kawalan Stok dan Baki Fizikal disebabkan oleh kesilapan kecil pengiraan seperti yang dilaporkan di dalam KEW.PS-14, apakah tindakan anda sebagai Pegawai Stor? (4 markah) TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB E – PEMERIKSAAN Pelarasan Stok i) Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok apabila terdapat stok berlebihan atau berkurangan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan,
37
ii) iii)
12.
pemeriksaan dan verifikasi stor dilakukan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17. KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua Jabatan. Pegawai Stor hendaklah merekod transaksi pelarasan stok diruangan Terima bagi stok lebih atau diruangan Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta ditandatangan.
Bagi stor kecil atau stor yang tidak mempunyai ruang yang cukup, ketua jabatan hendaklah menggunakan suatu lokasi stok yang sesuai. Usaha hendaklah dibuat supaya setiap ruang stor digunakan sepenuhnya tertakluk kepada factor keselamatan, kemuadahan pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor. Oleh yang demikian, penindanan barang adalah salah satu penyelesaian yang sesuai. a Senaraikan factor yang perlu diberi pertimbangan semasa menindan barang. (10 markah) Rujukan/Jawapan: TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB C – PENYIMPANAN Stok Barang-barang Berat Stok barang-barang berat hendaklah disimpan di rak paling bawah bagi tujuan keselamatan. Susunan atau tindanan barang tidak terlalu tinggi dan faktor-faktor berikut hendaklah diambil kira:(a) Senang dikendali dan memudahkan pengeluaran stok mengikut sistem MDKD; (b) Kemungkinan peti-peti di lapisan bawah ditindih oleh peti yang lebih berat; (c) Barang-barang tersebut mudah dijilat api; (d) Memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi; dan (e) Susunan atau lapisan yang paling selamat adalah setinggi di antara dua (2) hingga tiga (3) meter, melainkan jika fork lift digunakan. Susunan atau tindanan stok barang hendaklah diselang-selikan supaya lebih kukuh. pengendalian barang seperti fork lift atau kren. Rujukan/Jawapan: TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB C – PENYIMPANAN Dalam urusan penindanan, penggunaan landasan atau palet dan belantan adalah satu keperluan. Nyatakan penggunaanya. (10 markah) a
Landasan, belantan atau palet hendaklah diletakkan di bawah susunan atau tindanan barang-barang untuk mengelak daripada bersentuh dengan lantai secara langsung supaya dapat memberi ruang udara dan mengurangkan kemungkinan kerosakan kerana penindihan. 38
13.
b
Landasan, belantan atau palet hendaklah diatur dengan jarak yang sesuai bagi memastikan barang-barang yang disusun atau ditindan tidak tergelunsur atau tergelincir.
c
Ruangan di antara tindanan hendaklah cukup luas untuk dijadikan lorong bekerja atas berjalan dan juga sebagai laluan kecemasan jika berlaku kebakaran.
d
Ukuran palet yang sesuai hendaklah digunakan untuk menindan barangbarang bagi mengelak pembaziran ruang.
e
Barang-barang hendaklah ditindan seberapa tinggi yang boleh dan tidak membahayakan keselamatan pekerja jika menggunakan alat
En. Kassim dan En. Chan adalah merupakan dua orang Pembantu Tadbir Rendah Sementara, di Jabatan X. Selama 5 tahun dalam jawatan tersebut, melalui satu temuduga yang sama mereka telah Berjaya dilantik secara tetap dalam jawatan yang sama di jabatan tersebut. Mereka mempunyai latar belakang peribadi dan perkhidmatan yang sama. a) Nyatakan tarikh perlantikan mereka apabila dilantik ke dalam perkhidmatan tetap bagi jawatan yang sama. b) Bagaimana pula kedudukan mereka dari segi kekananan? c) Nyatakan perkara-perkara yang akan diambil kira bagi salah seorang daripada mereka. Rujukan/Jawapan: Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012- (boleh diperolehi melalui internet)
39
Pekeliling Perkhidmatan/Peraturan yang mesti difahami bagi Kertas Soalan 3001A adalah seperti berikut : 1. Dasar dan Peraturan BIL 1 2 3 4 5 6 7 8 9
PERKARA Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) 1993 / P.U.(A) 395/1993 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) (Pindaan) 1995/ P.U.(A) 329/1995 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) (Pindaan) 1996/ P.U.(A) 478/1996 Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) (Pindaan) 2006/ P.U.(A) 246/2002 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) (Pindaan) 2006/ P.U.(A) 111/2006 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) (Pindaan) 2007/ P.U.(A) 132/2007 Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993 / P.U.(A) 396/1993 Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam (Pindaan) 2005/ P.U.(A) 221/2005 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) Tahun 2012
TARIKH KUATKUASA 25 November 1993 21 September 1995 26 September 1996 20 Jun 2002 23 Mac 2006 29 Mac 2007 25 November 1993 6 Jun 2005 Tahun 2012
2. Pekeliling Perkhidmatan BIL PERKARA PENERANGAN 1. Pekeliling Penglibatan Kakitangan Kerajaan Dalam Lembaga Pengarah Syarikat Perkhidmatan Bil. 7 Perdagangan/ Perusahaan Persendirian Atau Syarikat Perdagangan/ Tahun 1982 Perusahaan Di Mana Koperasi/ Tabung/ Kesatuan Sekerja Kakitangan Awam Mempunyai Kepentingan Dari Segi Pelaburan Modal Dan/ Atau Ekuiti 2. 3. 4. 5. 6.
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1998 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 1995 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 1996 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1985 Pekeliling
Garis Panduan Pemberian Dan Penerimaan Hadiah Di Dalam Perkhidmatan Awam Penglibatan Pegawai Awam Dalam Pergerakan Koperasi Permohonan Oleh Pegawai-Pegawai Awam Untuk Mengambil Bahagian Dalam Aktiviti Politik Pakaian Masa Bekerja Dan Semasa Menghadiri Upacara-Upacara Rasmi Bagi Pegawai-Pegawai Awam Penamatan Tempoh Pinjaman Bagi Pegawai Yang Melakukan Kesalahan 40
Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 1990 7. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2002 8. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 22 Tahun 2005 9. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 26 Tahun 2008 10. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2009 11. Pekeliling Perkhidmatan Bil.4 Tahun 2009
Tatatertib
12. Pekeliling Perkhidmatan Bil.7 Tahun 1993
Peraturan Mengenai Pemangkuan dan Penanggungan Kerja
13. Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2002 14. Pekeliling Perkhidmatan Bil.14 Tahun 2005 15. Pekeliling Perkhidmatan Bil.17 Tahun 2007 16. Pekeliling Perkhidmatan Bil.4 Tahun 1996 17. Pekeliling Perkhidmatan Bil.10 Tahun 1995
Kaedah Pergerakan Gaji Pegawai Cuti Belajar Bergaji Penuh, Cuti Separuh Gaji dan Cuti Tanpa Gaji di Bawah SSM
Pemilikan Dan Perisytiharan Harta Oleh Pegawai Awam Garis Panduan Mengendalikan Gangguan Seksual Di Tempat Kerja Dalam Perkhidmatan Awam Garis Panduan Bagi Mengambil Tindakan Tatatertib Terhadap Pegawai Awam Yang Sedang Dibicarakan Atas Pertuduhan Jenayah Di Mahkamah Tanpa Menunggu Prosiding Jenayah Ke Atasnya Selesai Larangan Penglibatan Pegawai Awam Dalam Skim Cepat Kaya Kesan Ke Atas Perkhidmatan Bagi Pegawai Yang Diluluskan Cuti Bergaji Penuh, Cuti Separuh Gaji Dan Cuti Tanpa Gaji
Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai yang Mengikuti Pasangan Mereka Bertugas atau Berkrusus Di Dalam/Luar Negeri Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam Cuti Tanpa Gaji Tidak Boleh Diambil Kira Untuk Tujuan Notis Peletakan Jawatan Prosedur Membersarakan Pegawai Atas Sebab Kesihatan (Cuti Kerana Perubatan)
41
3.
Surat Pekeliling Perkhidmatan
BIL PERKARA 1. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2006
PENERANGAN Fesyen Pakaian Alternatif Sebagai Pakaian Semasa Bekerja Dan Menghadiri Upacara Rasmi
2.
Pemakaian Pakaian Batik Malaysia Oleh Pegawai Awam Pada Hari Khamis Pihak Berkuasa Meluluskan Penerimaan Hadiah Oleh Jabatan Kerajaan
3.
4.
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2008 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2008
Surat Edaran
BIL RUJUKAN PERKARA 1. Peraturan Mengenai Larangan Meminjam Wang Dan Berada Dalam Keterhutangan 1 Ogos 2000 Kewangan Yang Serius Ke Atas Pegawai Awam. (KSU Kementerian) 2.
Peluang Merayu Terhadap Hukuman Yang Akan Dikenakan Ke Atas Pegawai Oleh 30 Jun 2001 Lembaga Tatatertib Setelah Pegawai Diputuskan Bersalah.
3.
Kewajipan Mengisytiharkan Harta Oleh Pegawai Awam Di Bawah Peraturan 10, 28 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993. (Telah November dibatalkan oleh Surat Edaran bertarikh 16 Januari 2009) 2003
11. Meningkatkan Tahap Disiplin Pegawai Awam (KSU Kementerian)
5 Januari 2006 12. Perakuan Oleh Pegawai Perubatan Kerajaan Mengenai Penagihan Dadah, 11 April Menggunakan Atau Mengambil Selain Bagi Maksud Perubatan Atau 2007 Menyalahgunakan Suatu Dadah Berbahaya (KSU Kementerian) 14. Kawalan Dan Pengawasan Disiplin Pegawai Awam (KSU Kementerian)
6 Disember 2007 16. Pembatalan Surat JPA Bil. JPA(S)TT.7076 JLD.9/(101) Bertarikh 28 November 2003 16 Januari Mengenai Kewajipan Mengisytiharkan Harta Oleh Pegawai Awam Di Bawah 2009 Peraturan 10, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993
42
Contoh Soalan dan Jawapan bagi KOD 3001B (Bahagian 2)PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT, ARAHAN KESELAMATAN, PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM 1.
Encik Onn Bu Bak, merupakan ketua jabatan yang prihatin dan mengambil berat akan kebajikan kakitangan di bawah seliaanya. Walau bagaimanapun beliau menghadapi masalah apabila melihat akan kehadiran pegawai yang sering tidak menepati waktu bekerja. Di samping itu juga, beliau mendapati bahawa ketidakseimbangan dalam prestasi kerja pegawainya kerana terdapat pegawai yang cekap dan ada juga di kalangan pegawainya yang kurang mahir dalam melaksanakan tugas seharian. a)
Bagaimanakah cara bagi seorang ketua jabatan yang ingin mewujudkan budaya kerja cermelang di kalangan pekerjanya? (5 markah) Rujukan : PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 5 TAHUN 2007 PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT Jawapan: PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Pemupukan Budaya Kerja Positif Dalam usaha mewujudkan budaya kerja yang positif di sesebuah jabatan, Ketua Jabatan hendaklah secara berterusan melaksanakan peranan seperti berikut:
b)
(a)
mewujud dan memupuk semangat bekerja sebagai satu pasukan;
(b)
memiliki dan menampilkan ciri kepimpinan yang baik dan berkesan;
(c)
memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan (mentoring and coaching);
(d)
memberi tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawai bagi melaksanakan tugas yang telah diamanahkan; dan
(e)
memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang telah memberi sumbangan kepada organisasi, Kerajaan dan negara.
Jelaskan bagaimana beliau dapat mengawal kehadiran kakitanganya. (4 markah) Rujukan : PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 5 TAHUN 2007 PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
43
Jawapan: PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Rekod Kehadiran Setiap jabatan hendaklah menyelenggara rekod kehadiran pegawai. Setiap pegawai bertanggungjawab untuk merekodkan waktu mereka sampai dan waktu mereka meninggalkan pejabat mengikut mana-mana kaedah yang diguna pakai oleh jabatan. Setiap kaedah yang diguna pakai hendaklah mampu memantau kehadiran pegawai dengan berkesan. Jadual tugas yang mengandungi maklumat pegawai yang bercuti, berkursus dan bertugas di luar pejabat hendaklah sentiasa dikemas kini dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat. c)
Apakah yang perlu dilakukan oleh beliau bagi meningkatkan kecekapan pegawai dalam melaksanakan tugas? (5 markah) Rujukan : PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 5 TAHUN 2007 PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT Jawapan: PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Pembangunan Modal Insan Ketua Jabatan bertanggungjawab membangunkan sumber manusia supaya berpotensi dan berupaya menyumbang kepada kecemerlangan organisasi. Matlamat ini boleh dicapai melalui tindakan berikut: (a) merancang dan mengelola program latihan yang sesuai di dalam dan di luar jabatan; (b)
membantu menyediakan laluan kerjaya (career path) dan perancangan pelan penggantian (succession plan);
(c)
merancang dan melaksanakan pusingan kerja mengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang; dan
(d)
memberi pendedahan yang bersesuaian kepada pegawai bagi mendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi yang lain iaitu termasuk agensi swasta, agensi antarabangsa dan negara asing.
44
d)
Bagaimanakah cara penilaian prestasi yang baik yang perlu diikuti oleh beliau bagi menilai pegawainya? (6 markah) Rujukan : PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 5 TAHUN 2007 PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT Jawapan: PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Penilaian Prestasi Penilaian prestasi merupakan sebahagian daripada sistem pengurusan personel yang penting yang boleh digunakan untuk membantu setiap pegawai meningkatkan prestasi kerja masing-masing. Sebaliknya jika penilaian prestasi seseorang pegawai tidak diuruskan dengan sistematik, ia boleh memberi kesan negatif kepada prestasi pegawai yang berkenaan. Oleh itu, setiap Ketua Jabatan perlu memastikan penilaian prestasi pegawai di bawah tanggungjawab mereka disediakan mengikut prosedur yang ditetapkan. Kaedah penilaian prestasi yang baik perlu memenuhi ciri-ciri berikut: (a) setiap pegawai yang dinilai hendaklah ditetapkan sasaran kerja yang perlu dilaksana dan dicapai dalam sesuatu tahun penilaian. Ini penting untuk membolehkan prestasi pegawai diukur dengan lebih objektif; (b)
penilaian prestasi dilaksanakan secara berterusan dan bukan secara bermusim;
(c)
ekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yang dinilai dari segi tahap prestasi yang perlu dicapai hendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai dengan jelas;
(d)
pegawai penilai hendaklah memberi peluang dan bersedia mendengar pandangan yang diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya; dan
(e)
pegawai penilai tidak menggunakan penilaian prestasi sebagai instrumen untuk menekan atau mengugut seseorang pegawai yang dinilai. Penilaian prestasi sepatutnya dijadikan sebagai suatu mekanisme untuk meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai.
Selaras dengan tujuan penilaian, Ketua Jabatan bertanggungjawab: (a)
menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja organisasi;
(b)
memastikan sistem kerja yang berkesan bagi mencapai sasaran kerja tahunan yang ditetapkan; 45
2.
(c)
mendapatkan komitmen daripada segenap lapisan pegawai melalui gaya pengurusan penyertaan (participative management); dan
(d)
memberi penekanan kepada pembangunan kerjaya pegawai.
Puan Dynaz merupakan setiausaha kepada Encik Beego. Beliau telah mendapat satu surat dari jabatan lain yang memerlukan tindakan segera diambil. Pada minggu tersebut, Encik Beego perlu menghadiri satu mesyuarat di Kuching dan hanya akan pulang pada minggu berikutnya. a)
Apakah yang perlu dilalkukan oleh beliau terhadap surat tersebut?(2 markah) Rujukan: MANUAL SISTEM FAIL( boleh diperolehi melalui internet) Jawapan: Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sertamerta Tindakan segera hendaklah diambil untuk memasukkan surat-surat diterima ke dalam failfail yang berkenaan sebelum surat diedarkan.
b)
Sekiranya fail berkaitan perkara tersebut tidak dapat dikesan bagaimanakah caranya untuk beliau menguruskan surat tersebut berserta kaedahnya? (8markah) Rujukan: MANUAL SISTEM FAIL( boleh diperolehi melalui internet) Jawapan: Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sertamerta a
Jika surat tersebut memerlukan tindakan serta merta dan fail tidak dapat dikesan dengan segera, sampul kecil boleh dibuka sebagai langkah sementara tetapi diberikan nombor rujukan fail yang sama. Setelah diambil tindakan dan fail asal dijumpai, sampul kecil dan isi kandungan fail sementara hendaklah dimasukkan ke dalam fail asal,
b
Surat juga boleh diambil tindakan tanpa fail jika ianya memerlukan tindakan yang tersangat segera. Tetapi hendaklah dipastikan supaya nombor rujukan yang diberikan adalah nombor rujukan yang betul. Ini boleh dilakukan dengan merujuk kepada doket yang disediakan bagi fail ini.
c
Bagi perkara-perkara yang mustahak dan memerlukan tindakan serta-merta, Pegawai yang berkenaan bolehlah memberi pandangan ataupun menyampaikan keputusan melalui telefon tersebut dahulu, kemudian baru disusuli dengan surat kami. 46
c)
Bagaimanakah prosedur untuk membuka fail baru dan sekiranya fail perlu ditutup dan jilid baru perlu dibuka? (5 markah) Rujukan: MANUAL SISTEM FAIL( boleh diperolehi melalui internet) Jawapan: PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL Tindakan Untuk Membuka Fail Baru a Apabila menerima surat/alporan/permohonan atau Iain-lain dokumen, perhatikan sama ada surat-surat dan Iain-lain dokumen ini ada mempunyai nombor ujukan fail atau tidak. Jika ada kandungkan surat mengikut prosedur yang dinyatakan di para c; b
Jika tidak ada, semak doket faharasat bilangan untuk memastikan sama ada fail-fail mengenai perkara yang sama telah didaftarkan. Jika ada kandungkan surat. Jika belum ada, buka fail dan didaftarkan dengan memberikan nombor rujukan;
c
Kandungkan surat dalam fail dengan cara: i. Catatkan bilangan kandungan fail (enclosure) di sudut kanan atas surat. Nombor kandungan ini diletakkan dalam bulatan. Bagi surat diterima, nombor dan bulatan ditandakan dengan warna merah dan bagi surat yang dihantar keluar nombor dan bulatan ditandakan dengan warna biru atau hitam. ii.
Catatkan tarikh penerimaan, nama agensi pengirimnya dan tarikh surat dikandungkan ke atas kertas minit dengan menggunakan 'rubber stamp' (warna merah). Surat bth.......................drp ...............dikdg. pada ................
iii.
Bagi surat-surat yang dihantar keluar catatkan bilangan kandungan surat, tarikh penghantaran, nama agensi penerima dan tarikh surat dihantar ke atas kertas minit dengan menggunakan 'rubber stamp'yang berwarna hitam/biru. Surat bth.......................dihantar kpd ................pada...........
47
d)
Bagi penyediaan surat berapa salinankah surat disediakan dan apakah keperluan penggunaan fail timbul? (5 markah) Rujukan: MANUAL SISTEM FAIL( boleh diperolehi melalui internet) Jawapan : Salinan Surat Jika surat itu hendak dijawab/dibalas tindakan yang perlu diambil ialah:Taip surat dalam sekurang-kurangnya tiga (3) salinan iaitu :• Salina asal dihantar ke Agensi berkenaan • Salinan kedua kandungkan ke dalam fail berkenaan • Salinan ketiga kandungkan ke dalam fail terapong (float file) Float File/Fail Timbul Fail timbul atau fail terapung ialah fail yang mengandungi salinan surat daripada fail induk atau fail asal. Fail ini digunakan oleh ketua atau pegawai berkenaan sebagai rujukan untuk mengambil tindakan tanpa perlu menggunakan fail induk
3.
Encik Ahmad Semat seorang Pegawai Keselamatan Jabatan sedang merangka program kesedaran keselamatan bagi mempertingkatkan kesedaran di kalangan kakitangannya. Aspek yang akan diberikan penekanan oleh beliau adalah dari aspek keselamatan fizikal dan di antara perkara utama adalah: a)
Jelaskan tindakan bagi mencegah kemasukan orang-orang yang tidak diingini.(5 markah) Langkah-langkah keselamatan bangunan : Rujukan : Arahan Keselamatan Jawapan: Keselamatan Bangunan Hadkan jalan keluar masuk dan adakan kaunter. Tingkap dan pintu dilengkapkan dengan dikunci. Kukuhkan dinding dan siling. Memasang alat penggera eletronik. Menyediakan bilik pelawat. Sediakan khidmat kawalan keselamatan
b)
Nyatakan kategori Pas Keselamatan yang diguna pakai pada masa kini. (5 markah) Rujukan : Arahan Keselamatan Jawapan : 48
Pas Keselamatan, kad Pengenalan Jabatan, Kad Kuasa dan Kad Perlantikan
c)
Pejabat KPKK adalah menjadi kuasa pusat mengenai dasar dan pengeluaran pas keselamatan, kad pengenalan jabatan, kad kuasa dan perlantikan.
Jenis-jenis Pas Keselamatan - Pas Keselamatan Tetap - Pas Keselamatan Sementara - Pas Keselamatan Pelawat
Nyatakan tatacara penggunaan peti –peti keselamatan yang dipasang dengan kunci tatakira. (5 markah) Rujukan : Arahan Keselamatan Jawapan : Peti Keselamatan Yang Dipasang Dengan Kunci Tatakira Perlu: i. menukar nombor tiap-tiap setahun sekali atau orang yang mengetahui nombornya bertukar / tinggalkan perkhidmatan ii. menulis nombor dalam sekeping kertas dan memasukkannya ke dalam sampul surat yang dimetri iii. individu yang menyimpan kunci tidak dibenarkan mengetahui nombor tatakira
d)
Terangkan tindakan yang perlu diambil sekiranya kunci keselamatan didapati hilang. (5markah) Rujukan : Arahan Keselamatan Jawapan :
4.
Perlu lapor segera kepada pegawai keselamatan jabatan atau ketua jabatan Lapor kepada pegawai keselamatan kerajaan dalam tempoh 24 jam Laporan mengandungi pandangan atau taksiran bahaya
Encik Salam Akhir yang bertugas di Unit Pendaftaran Sulit di Jabatan Veterinar dikehendaki mengendalikan dokumen terperingkat tetapi beliau kurang arif mengenai beberapa perkara penghantaran dokumen berkenaan yang memerlukan tindakan segera. Anda sebagai pegawai kanan di Jabatan diminta oleh Encik Salam Akhir member nasihat kepadanya mengenai perkara berikut. a)
Sistem penghantaran dokumen terperingkat yang melibatkan sistem satu lapis dan dua lapis sampul surat. (8 markah) Rujukan : Arahan Keselamatan 49
Jawapan : PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT
b)
Sistem Satu Lapis Sampul Surat Dihantar melalui peti/berberkunci. sampul ditanda peringkat keselamatan dan dimetri.
Sistem Dua Lapis Sampul Surat Dihantar mengguna sampul surat lain dan digam. sampul surat di sebelah dalam ditanda peringkat keselamatan dan dimetri.
Tindakan yang perlu diambil sekiranya dokumen terperingkat didapati hilang. (12 markah) Rujukan : Arahan Keselamatan Jawapan : KEHILANGAN DOKUMEN TERPERINGKAT
5.
Dokumen terperingkat yang hilang hendaklah dicari dengan segera. Laporkan kehilangan kepada Ketua jabatan atau Pegawai Keselamatan Jabatan. Siasatan dibuat untuk taksirkan risiko terhadap keselamatan dan dimaklumkan kepada KPKK dan pemula dokumen. Lakukan tindakan pembetulan atau menyelamat. Tindakan tatatertib boleh diambil dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 kepada kakitangan terlibat. Laporan polis jika melibatkan kesalahan jenayah.
Kerajaan sentiasa memberi galakan kepada sector awam untuk meningkatkan tapah kualiti penyampaian perkhidmatan dan produktiviti jabatan secara berterusan dengan memberikan pelbagai pengiktirafan seperti Anugerah Kualiti Perdana Menteri dan Star Rating. Peningkatan kualiti dan produktiviti jabatan hanya boleh diperolehi melalui kreativiti dan inovasi yang dijana dari setiap warga pekerja dalam sesebuah organisasi sector awam. Rujukan / Jawapan: PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 1 TAHUN 2006 GARIS PANDUAN BAGI MELAKSANAKAN ANUGERAH INOVASI PERKHIDMATAN AWAM a)
Nyatakan definisi inovasi dalam perkhidmatan awam. (2 markah) Inovasi didefinisikan sebagai idea-idea baru dalam semua aspek kerja untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti. 50
b)
Senaraikan objektif Anugerah Inovasi dalam perkhidmatan awam. (2 markah) Objektif Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam Objektif AIPA adalah untuk: i. Memberi pengiktirafan kepada hasil inovasi yang diperkenalkan oleh agensi Kerajaan; ii. iii. iv.
c)
Memupuk dan menyemarakkan budaya kreatif dan inovatif dalam cara bekerja yang diamalkan; Memperkenalkan dan menyebarkan hasil-hasil inovasi yang boleh dicontohi untuk faedah agensi lain; dan Menyumbang kepada peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.
Jelaskan criteria penilaian Anugerah Inovasi dalam perkhidmatan awam. (6 markah) Kriteria Penilaian Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam Kriteria yang digunakan dalam proses penilaian dan pemilihan AIPA adalah seperti berikut: i. Kreativiti Inovasi yang diperkenalkan hendaklah kreatif sama ada yang baru atau telah diadaptasi. ii.
Signifikan Terdapat bukti yang nyata inovasi dapat memberi faedah yang jelas kepada peningkatan kualiti dan produktiviti organisasi.
iii.
Efisien Terdapat bukti yang nyata inovasi dapat menyumbang kepada cara bekerja yang lebih cekap, cepat, tepat dan mudah.
iv.
Replicability Terdapat bukti inovasi boleh diguna pakai oleh agensi-agensi dan pihakpihak lain secara terus atau dengan diubahsuai mengikut keperluan.
v.
Keberkesanan Kos Terdapat bukti yang nyata inovasi dapat meningkatkan produktiviti hasil kerja organisasi dengan kos yang sama atau lebih rendah.
vi.
Potensi Pelaksanaan Terdapat bukti inovasi telah berjaya dilaksanakan sama ada secara penuh atau percubaan dan mencapai matlamat ianya diperkenalkan.
vii.
Komitmen Pengurusan Atasan Terdapat bukti yang jelas mengenai penglibatan kepimpinan dan sokongan pihak pengurusan atasan dalam menghasilkan inovasi.
51
d)
Pilih satu contoh inovasi dalam perkhidmatan awam dan kaitkan inovasi tersebut dengan criteria penilaian Anugerah Inovasi yang telah dijelaskan di soalan © di atas. (10 markah) Perlaksanaan Inovasi Di Dalam Bilik Darjah (PowerPoint Interaktif) Kelebihan Penggunaan inovasi PowerPoint Interaktif Dalam Bilik Darjah Pada zaman sekarang, teknologi maklumat dan komunikasi tidak perlu diperkatakan lagi. Boleh dikatakan hampir semua masyarakat mengetahui kepentingannya. Sama ada dalam bidang pendidikan, pentadbiran, pertahanan dan sebagainya. Namun, sejauh manakah teknologi maklumat dan komunikasi ini digunakan secara maksimum oleh para guru di sekolah sebagai bahan mengajar di kelas. Kebanyakan bahan mengajar berteraskan ICT agak jarang digunakan kerana tidak berapa mesra pengguna dan, kandungan yang kurang sesuai dengan budaya pembelajaran di sekolah dan sebagainya. Selain itu, bahan mengajar berteraskan ICT banyak dibina oleh pihak luar dan kurang menepati citarasa guru serta murid di sekolah. Ada kalanya terlalu canggih sehingga sukar dipelajari dan digunakan di sekolah. Justeru, satu inovasi telah dicipta untuk menjadi pemudah cara kepada guru di sekolah untuk menggunakan bahan mengajar berteraskan ICT secara mudah dan ringkas. Seperti yang telah diketahui, perisian Windows PowerPoint sering digunakan untuk membentangkan teks dan gambar atau sebagai pengganti kepada penggunaan papan hitam dan OHP. Tidak dinafikan kebanyakan guru hari ini menggunakan PowerPoint yang menarik di dalam kelas. Namun, ianya bersifat statik dan berpusatkan guru. Sebenarnya, perisian PowerPoint boleh dipelbagaikan dan sebagai alat untuk menghasilkan perisian pembelajaran interaktif seperti mana perisian-perisian yang dijual di kedai. Cuma ianya perlu sedikit masa untuk dipelajari oleh guru. Tambahan pula, perisian ini mampu menjimatkan kos dan boleh dilakukan oleh guru sendiri ketika di rumah atau sekolah. Berbanding perisian yang dibeli dari luar, ianya tidak boleh diubah suai atau ditambah untuk disesuaikan dengan tahap pembelajaran murid di sesebuah sekolah. Tentulah keadaan ini menyukarkan guru sekiranya perisian tersebut tidak sesuai untuk muridnya. Selain itu, perisian dari luar juga bersifat universal dan umum kerana dibina untuk pasaran seluruh negara. Justeru, kemungkinan ianya tidak selaras dan tidak ada perkaitan dengan persekitaran murid-murid. Bagaimana murid hendak menggabungkan pengalaman sedia ada dengan perkara yang dipelajarinya sekiranya bahan pembelajaran tiada unsur kesamaan dengan persekitaran mereka. 52
Dengan adanya inovasi perisian PowerPoint interaktif ini, guru di sekolah bebas merancang, mengaplikasi, mengubah, menambah dan menambah baik perisian tersebut di sekolah. Sebagai guru, sudah tentulah mereka lebih faham dan tahu kehendak serta keperluan murid mereka. Maklum balas murid juga boleh diambil dan dibuat refleksi terhadap perisian tersebut. Alam pekerjaan zaman sekarang yang memerlukan kemahiran dalam bidang ICT terutamanya komputer. Justeru, adalah amat baik sekiranya murid-murid didedahkan dengan ICT sejak sekolah rendah supaya mereka sudah biasa dengannya. Apabila mereka sudah terbiasa sejak kecil dan dibekalkan dengan kemahiran ICT, ianya berguna apabila mereka melangkah ke pusat pengajian tinggi dan alam pekerjaan. Globalisasi yang melanda dunia pada zaman sekarang menjadikan perkongsian ilmu menjadi mudah. Bahan inovasi seperti PowerPoint interaktif ini boleh dijadikan contoh serta dikongsi dengan mudah melalui softcopy. Bahan softcopy ini boleh dipindahkan melalui emel atau salinan dalam cakera keras. Dengan itu, guru di tempat lain juga dapat berkongsi dan menggunakan bahan inovasi ini. Manfaat dapat dikongsi dengan mudah dan cepat. 6.
a)
Terangkan langkah-langkah penting bagi sesuatu jabatan dalam melaksanakan proses penandaarasaan agar ia dilaksanakan dengan sistematik. (10 markah) Rujukan/Jawapan : PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 1 TAHUN 1999 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENANDAARASAN DALAM PERKHIDMATAN AWAM LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PELAKSANAAN PENANDAARASAN Langkah 1 : Mengenalpasti dan Memilih Projek Penandaarasan Dalam melaksanakan penandaarasan. Agensi Pelaksana hendaklah terlebih dahulu mengenalpasti projek penandaarasan ataupun bidang yang akan ditambahbaik. Ia boleh melibatkan penambahbaikan dari segi kualiti produk yang dihasilkan. kualiti perkhidmatan yang disarnpaikan kepada pelanggan atau sesuatu proses keIja yang spesifik yang akan rnernberi kesan ke atas penghasilan produk atau perkhidrnatan yang dihasilkan. Agensi Pelaksana digalakkan untuk rnemilih hanya satu bidang sahaja untuk proses penambahbaikan bagi sesuatu jangka rnasa itu. Pelaksanaan penandaarasan dalam dua atau tiga bidang serentak boleh dilakukan hanya sekiranya ada hubungkait di antara satu sarna lain.
53
Langkah 2 : Mewujudkan Pasukan petugas Penandaarasan Memandangkan setiap agensi Kerajaan telah pun mewujudkan Jawatankuasa Pernandu Kualiti dan Produktiviti, Jawatankuasa yang sarna boleh digunakan untuk rnenggerakkan pelaksanaan penandaarasan ini. Fungsi Jawatankuasa Pemandu Kualiti dan Produktiviti dalam hal ini adalah: (a) Memilih ahli-ahli Pasukan Petugas Penandaarasan yang sesuai; (b) Mengenalpasti bidang yang akan ditambahbaik rnelalui penandaarasan iaitu samada dari segi produk. perkhidrnatan atau proses kerja; (c) Memantau kernajuan penandaarasan; dan (d) Menilai keberkesanan tindakan-tindakan penarnbahbaikan. Langkah 3 : Latihan Pemberian latihan merupakan komponen penting dalam menentukan kejayaan pelaksanaan penandaarasan. Dalam hal ini. Pihak pengurusan atasan perlu didedahkan kepada konsep penandaarasan dan perlu dilatih dalam keseluruhan proses penandaarasan. peranan yang perlu mereka mainkan, strategi pelaksanaan dan faedah hasil daripada penandaarasan. Pasukan Petugas Penandaarasan juga perlu diberi latihan yang mendalam mengenai langkah-Iangkah pelaksanaan penandaarasan agar mereka dapat melaksanakan langkah-Iangkah tersebut dengan teratur. Latihan-Iatihan tersebut boleh dilaksanakan melalui prinsip cascade di mana wakil-wakil daripada setiap agensi menghadiri sesi latihan di INTAN atau institusi latihan awam yang lain dan mereka kemudiannya memberi latihan kepada anggota-anggota di agensi masing-masing. Langkah 4 : Mengenalpasti Amalan Terbaik dan Memilih Rakan Rujukan Setelah Agensi Pelaksana memilih projek penandaarasan. agensi tersebut perlu mengkaji amalan-amalan terbaik dalam bidang yang berkaitan dan memilih Rakan Rujukan yang sesuai. Dalam memilih amalan terbaik dan Rakan Rujukan adalah penting bagi Agensi Pelaksana membuat pilihan yang tepat. Di antara ciri-ciri Rakan Rujukan yang baik ialah: a. Mempunyai amalan terbaik dalam bidang yang berkenaan; dan b. Sanggup untuk meluangkan masa dan berkongsi maklumat. Langkah 5 : Mengumpul Maklumat Agensi Pelaksana juga perlu memastikan jenis maklumat yang harus diperolehi iaitu yang mempunyai hubungkait dengan produk, perkhidmatan atau proses kerja yang mahu ditambahbaik. Terdapat dua kaedah di mana maklumat boleh diperolehi iaitu samada secara langsung (direct) atau secara tidak langsung (indirect).Buat permulaan, Agensi Pelaksana boleh mula mengumpul maklumat secara tidak langsung iaitu dengan meneliti laporan agensi berkenaan, iklan dalam majalah, atau penulisan artikel berkenaan dengan Rakan Rujukan. Maklumat juga boleh diperolehi daripada 54
pelanggan, pembekal atau pakar runding yang berhubungkait dengan agensi berkenaan. Kemudiannya maklumat terperinci boleh diperolehi secara terus daripada Rakan Rujukan. Ini boleh diperolehi dengan membuat lawatan, perbualan telefon, surat-menyurat, perbincangan atau melalui media elektronik. Langkah 6 : Mengukur Jurang Perbezaan Langkah ini melibatkan penganalisisan data yang diperolehi dan mengukur jurang prestasi di antara Agensi Pelaksana dan Rakan Rujukan. Agensi Pelaksana perlu meneliti punca jurang berkenaan wujud dan mengatur tindakan penambahbaikan untu menyamai atau melebihi prestasi Rakan Rujukan. Dalarn hal ini Agensi Pelaksana perlu meneliti faktor-faktor yang menjadikan Rakan Rujukan begitu cemerlang. Agensi Pelaksana juga perlu menetapkan sasarannya (lihat Rajah 5) serta tempoh waktu sasaran tercapai. Langkah 7 : Mengambil Tindakan Penambahbaikan Di peringkat ini, Pasukan Petugas Penandaarasan perlu menyediakan laporan yang mengandungi hasil penyelidikan, analisis, cadangan penambahbaikan, strategi pelaksanaan dan pelan tindakan. Laporan ini perlu dikemukakan kepada Jawatankuasa Pemandu Kualiti dan Produktiviti untuk kelulusan. Langkah 8 : Menilai Setelah projek penandaarasan dilaksanakan. Jawatankuasa Pemandu Kualiti dan Produktiviti bertanggungjawab pula untuk menilai keberkesananny sekurangkurangnya enam bulan selepas pelaksanaan. Penilaian ini hams memberi perhatian kepada hasil pelaksanaan projek berkenaan dan sejauh mana objektif projek tercapai. b)
Huraikan perkara yang betul diberi perhatian di peringkat pegawai di kaunter bagi memberi perkhidmatan terbaik kepada pelanggan. (10 markah) Rujukan/Jawapan: PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 5 TAHUN 2007 PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Perkhidmatan Kaunter Semua jabatan Kerajaan, terutamanya yang berurusan terus dengan pelanggan hendaklah mengadakan perkhidmatan kaunter. Kaunter yang disediakan hendaklah sesuai, mesra pelanggan dan menepati peraturan yang ditetapkan. Perkhidmatan kaunter boleh dipertingkatkan dengan melaksanakan langkah-langkah berikut: a) menyediakan jumlah kaunter yang mencukupi berasaskan bilangan pelanggan yang berkunjung agar pelanggan tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan perkhidmatan; 55
b)
c) d)
e) f) g)
h) i)
j)
k) l)
7.
seberapa boleh memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi bagi menyenangkan pelanggan mendapatkan perkhidmatan tanpa perlu ke kaunter yang ditempatkan di beberapa lokasi mengikut bahagian atau jabatan; menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap kaunter, termasuk penerimaan bayaran; menyediakan kaunter khas untuk memberi perkhidmatan kepada Orang Kurang Upaya, warga emas, ibu mengandung dan yang membawa anak-anak kecil serta kes-kes kecemasan; menyediakan sistem giliran yang boleh memberi keselesaan kepada pelanggan; membuka kaunter pada masa yang ditentukan; menyediakan borang maklum balas kepuasan pelanggan di setiap kaunter bagi membolehkan pelanggan memberi maklum balas terhadap layanan yang diberikan; menyediakan peti cadangan bagi membolehkan pelanggan memberi cadangan; membuat analisis berkala ke atas maklum balas yang diterima melalui borang maklum balas yang diterima dan mengambil tindakan sewajarnya ke arah meningkatkan lagi kualiti penyampaian perkhidmatan; memastikan pegawai yang bertugas di kaunter sentiasa mesra, berbudi bahasa dan memberi senyuman semasa berurusan dengan pelanggan. Mereka hendaklah diberi latihan sewajarnya; melantik penyelia kaunter bagi memastikan kelicinan urusan perkhidmatan kaunter dan memantau pelaksanaan peraturan yang ditetapkan; dan Ketua Jabatan hendaklah membuat pemantauan bagi memastikan tahap perkhidmatan kaunter yang cekap dan berkesan diberikan kepada pelanggan.
Bagi menerapkan budaya kerja cemerlang yang berteraskan kualiti di kalangan semua pekerja sector awam Kerjaan telah memperkenalkan Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM). Anugerah ini disampaikan setiap tahun oleh Y.A.B Perdana Menteri kepada Jabatan dan organisasi kerajaan yang telah menunjukkan prestasi yang cemerlang dalam tahun berkenaan sebagai suatu tanda penghargaan dari kerajaan. Anugerah ini disampaikan pada setiap tahun 09 November sempena Hari Kualiti Sedunia. a)
Senaraikan lima aspek yang harus diberikan penekanan berdasarkan Model Proses Peningkatan Kualiti. (5 markah) Rujukan/Jawapan : PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 4 TAHUN 1991 GARIS PANDUAN MENGENAI STRATEGI-STRATEGI PENINGKATAN KUALITI DALAM PERKHIDMATAN AWAM
56
Model Proses Peningkatan Kualiti ini menekankan kepada lima aspek. Aspek-aspek tersebut ialah: i. Perancangan strategik di mana pihak pengurusan atasan menentukan tujuarah organisasi dengan jelas; ii. Penentuan standard kualiti output di mana output dan standard kualitinya ditetapkan; iii. Penentuan kualiti proses di mana langkah-langkah dalam pengeluaran output ditentukan; iv. Penentuan kualiti tenaga manusia di mana latihan dan pembangunan anggota organisasi diutamakan; dan v. Proses penyelesaian masalah di mana masalah-masalah yang dikenalpasti dikaji dan diatasi dengan segera. b)
Huraikan tiga strategic atau program tambahan yang dibuat di jabatan anda atau andan fikirkan perlu dibuat di jabatan anda bagi melaksanakan pengurusan dan peningkatan kualiti dan bersertakan justifikasi mengapa strategic atau program tambahan tersebut adalah perlu. (15 markah) Rujukan/Jawapan : PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 4 TAHUN 1991 GARIS PANDUAN MENGENAI STRATEGI-STRATEGI PENINGKATAN KUALITI DALAM PERKHIDMATAN AWAM PROGRAM 1: SISTEM CADANGAN Q Agensi-agensi Kerajaan yang inginkan kejayaan dalam pengurusan kualiti perlu mewujudkan berbagai sistem untuk menyokong usaha-usaha kualiti yangdilaksanakannya. Sistem-sistem sokongan ini akan memastikan usaha-usaha kualiti mendapatinput yang secukupnya untuk membolehkan usaha itu berjalan dengan lancar. Salah satu sistem sokongan yang dikenalpasti sebagai penting ialah sistem cadangan kualiti. Ini adalah kerana sistem ini akan membekalkan banyak input yang berguna kepada proses peningkatan kualiti di sesebuah agensi. Input yang dimaksudkan ini adalah berbentuk idea atau buah fikiran yang boleh dijadikan asas bagi membentuk sesuatu konsep atau rangka tindakan usaha-usaha kualiti. Tegasnya sistem cadangan ini adalah mekanisme terpenting untuk melahirkan idea-idea yang akan meningkatkan keupayaan agensi untuk memperkenalkan kaedah-kaedah baru yang kreatif dan inovatif dalam meningkatkan tahap perkhidmatannya kepada orang ramai. Selain daripada itu agensi-agensi Kerajaan juga boleh menjadikan sistem cadangan ini sebagai strategi untuk melibatkan seluruh kakitangannya dalam proses 'errorcause removal' dalam sesuatu proses kerja. Melalui sistem cadangan ini, kakitangan agensi bebas mengemukakan cadangan mereka bagi mencari jalan untuk mengatasi 57
punca masalah-masalah kualiti yang timbul dalam kerja harian mereka. Cadangan seperti ini sangat berguna kerana datangnya daripada kakitangan yang terlibat secara langsung dalam proses kerja. PROGRAM 2 - SISTEM PROSES Q OBJEKTIF PROSES Q Proses Q adalah rangkaian tindakan yang lengkap bagi menjalankan sesuatu kerja. Proses Q disediakan dalam bentuk carta dan gambarajah bagi memberi gambaran yang lebih jelas tentang langkah-langkah yang perlu dijalankan. Ia perlu dipamerkan di tempat kerja dan mudah dilihat oleh pekerja- pekerja organisasi khusus bagi stafstaf kaunter. Proses Q yang disediakan untuk staf organisasi perlu mengandungi jangka masa bagi menyelesaikan tiap-tiap tindakan. Ini adalah penting kerana jangka masa ini adalah standard yang ditetapkan bagi tindakan berkenaan. Gambarajah atau carta Proses Q perlu juga disediakan dan dipamerkan bagi kegunaan dan kemudahan pelanggan- pelanggan organisasi. Dari carta ini pelangganpelanggan akan memahami apakah peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi semasa berurusan dengan agensi ini. Selain daripada langkah- langkah dan peraturan yang perlu diikuti, Proses Q perlu juga mempamerkan borang-borang yang perlu diisi dan dokumen- dokumen yang perlu disertakan. CIRI-CIRI PROSES Q Proses Q hendaklah disediakan dalam bentuk carta dan gambarajah yang mudah difahami serta dalam bentuk yang menarik perhatian. Ia boleh disediakan dalam bentuk foto atau dilukis. Ciri-ciri Proses Q yang sesuai adalah seperti berikut: i) Menggunakan simbol-simbol seperti empat segi dan bulatan bagi melambangkan langkah-langkah yang perlu dijalankan. Bagi sesuatu tindakan yang tertentu lain-lain simbol, seperti gambar posmen bermotosikal sebagai lambang penghantaran surat atau gambar borang yang menunjukkan perlunya pengisian borang, boleh digunakan. ii) Menulis langkah-langkah yang perlu dijalankan dengan ringkas dan jelas. iii) Menggunakan saiz huruf yang besar bagi memudahkan pembacaan. iv) Menggunakan warna yang sesuai pada simbol-simbol. v) Mempamerkan carta Proses Q di pintu masuk ke kaunter-kaunter perkhidmatan atau di tempat-tempat menunggu yang disediakan. vi) Mempamerkan carta Proses Q melalui skrin komputer di mana sesuai.
58
PROGRAM 3 - SISTEM PEMERIKSAAN Q KONSEP PEMERIKSAAN KUALITI Pemeriksaan kualiti merujuk kepada penilaian yang dijalankan ke atas sesuatu output untuk menentukan sama ada output berkenaan telah menepati standard-standard kualiti yang ditetapkan. Output yang menepati standard-standard kualiti akan diterima. Sebaliknya, output yang tidak menepati standard-standard kualiti, iaitu defects akan diperbaiki atau dibuang. Justeru itu, pemeriksaan kualiti merupakan satu langkah quality assurance bagi menjamin setiap output yang dihasilkan oleh sesebuah agensi sentiasa berkualiti. Pada masa lampau, pemeriksaan kualiti biasa dijalankan di langkah terakhir dalam proses pengeluaran sesuatu output. Sebagai contoh, buku buku yang dicetak akan hanya diperiksa kualitinya selepas dijilid. Buku-buku yang cacat kerana mempunyai muka surat kosong, cetakan yang pudar dan susunan muka surat yang salah akan dipulangkan ke bahagian tertentu untuk diperbaiki atau dibuang. Oleh kerana kerjakerja ulangan dan pembaziran seperti ini, kos operasi sesebuah agensi akan meningkat. Menyedari hakikat bahawa proses penghasilan sesuatu output melibatkan beberapa langkah, maka perjalanan setiap langkah tersebut perlu diawasi dengan teliti. Sekiranya daripada pemeriksaan itu kecacatan output dapat dikesan di mana-mana langkah, maka tindakan pembaikan dapat dilakukan dengan serta merta kepada langkah yang berkenaan. Melalui tindakan seperti ini, sesebuah agensi akan dapat mengesan masalahmasalah kualiti dengan lebih awal sebelum masalah-masalah itu menjadi lebih serius lagi. Tindakan awal ini akan dapat mengelakkan sesebuah agensi daripada kemungkinan menanggung kos operasi tambahan. 8.
En. Joko ialah seorang Ketua Penolong Pengarah di Kementerian X. Satu daripada tugas-tugas utamanya ialah menjadi uru setia kepada “Jawatankuasa Menggalakkan Pelaburan Luar Negeri”. Nyatakan tindakan-tindakan pra-mesyuarat yang perlu dilakukan oleh beliau selaku urus setia kepada jawatankuasa tersebut. Rujukan/Jawapan: PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL.2 TAHUN 1991 PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASA-JAWATANKUASA KERAJAAN Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat i. Menentukan Agenda, Tarikh, Masa Dan Tempat Mesyuarat Bersama Pengerusi Jawatankuasa Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat. Pengerusi dan urusetia dikehendaki juga merancangkan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda. 59
ii.
Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis. Maklumat-maklumat berikut hendaklah diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan: � nama jawatankuasa � nama Pengerusi mesyuarat � nama Setiausaha mesyuarat � tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat � bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat � peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat � jenis minuman ringan yang diperlukan
iii.
Menentukan Kertas Perbincangan
Kerja
Kementerian/Jabatan/Agensi
Disediakan
Untuk
Urusetia hendaklah menentukan kertas kerja yang disediakan oleh kementerian/jabatan/agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat. Urusetia juga dikehendaki memberitahu kementerian/jabatan/agensi yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertas kerja mengenai: � bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan � keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat (tidak termasuk lampiran). iv.
Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat. Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan. Tempoh ini merupakan norma masa yang baik bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat. Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti: • nama jawatankuasa • tarikh dan tempat mesyuarat • masa mula dan masa dijangka tamat • agenda mesyuarat • nama Pengerusi • jenis pakaian Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut: � Perutusan Pengerusi � Pengesahan minit mesyuarat yang lalu � Perkara-perkara berbangkit 60
� Pembentangan kertas-kertas kerja � Hal-hal lain � Penutup Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan. v.
Memastikan Persediaan Kemudahan-kemudahan Bilik Mesyuarat Urusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat. Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara-perkara berikut disediakan: � menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas �tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu, menyediakan dan menyusun nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir � alat pembesar suara disediakan dan berfungsi � alat-alat tulis disediakan di atas meja � overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu � menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat Urusetia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut di sekurangkurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan.
atas
disediakan
vi. Menentukan Kehadiran Dalam mesyuarat yang penting, urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat diadakan. vii. Perbincangan Pra Mesyuarat Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti maklumbalasmaklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul. Norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ini ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan. viii. Memberitahu Ahli-ahli Mesyuarat Tentang Etiket Mesyuarat � cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat � menghadiri mesyuarat menepati masa � memberitahu Pengerusi/Setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat
61
9.
a)
Nyatakan faedah-faedah yang boleh diperolehi daripada penyediaan Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM). Rujukan/Jawapan : Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA Penyediaan MPK dan FM membawa beberapa kebaikan seperti berikut: a. Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi; b. Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja; c. Menentukan peraturan jabatan/pejabat dipatuhi; d. Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas; e. Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru; f. Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain; g. Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat; h. Mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja; dan i. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.
b)
Satu daripada kandungan Fail Meja (FM) ialah senarai undang-undang dan peraturan yang perlu dirujuk oleh seorang pegawai dalam menjalankan tugasnya atau untuk menyelesaikan dalam menjalankan tugasnya atau untuk menyelesaikan masalah. Mengapa senarai undangundang dan peraturan ini penting? Rujukan/Jawapan : Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA Senarai Undang-Undang Dan Peraturan Yang Diperlukan Senarai undang-undang dan peraturan yang perlu ada dalam FM adalah petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang pegawai. Hanya arahan-arahan yang masih digunakan sahaja yang perlu dikandungkan dalam FM. Senarai undang-undang dan peraturan adalah perlu kerana ia: a Menjadi rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti itu dilaksanakan dengan sah; b. Menjimatkan masa mengesan semula arahan-arahan yang diperlukan, yang biasanya tersimpan di pelbagai bahagian/unit dalam sesebuah jabatan/ pejabat; dan c. Memudahkan staf lain membuat rujukan apabila diperlukan. Cara menyediakan senarai undang-undang dan peraturan ini adalah seperti berikut: i. Kumpulkan semua perundangan dan peraturan yang ada kaitan langsung dengan tugas jawatan berkenaan. Undang-undang dan peraturan tersebut adalah seperti 62
ii. iii.
10.
a)
Pekeliling Am, Pekeliling Perbendaharaan, Perintah Am, Akta akta tertentu, Peraturan Pejabat, Arahan dan lain-lain; Sediakan senarai undang-undang dan peraturan tersebut dengan mencatitkan bilangan,tahun dikeluarkan, tarikh serta tajukringkas sesuatu arahan tersebut; Kandungkan petikan daripada perundangan dan peraturan tersebut yang mana mempunyai kaitan dengan jawatanjawatan berkenaan.
Encik Zaib, seorang ketua jabatan yang prihatin dan mengambil berat kebajikan kakitanganya. Beliau menghadapi masalah pegawai yang sering tidak menepati waktu bekerja. Beliau juga mendapatiprestasi pegawainya berbeza dalam melaksanakan tugas seharian. i.
Jelaskan bagaimana beliau dapat mengawal kehadiran kakitangannya. (4 markah) Rujukan : PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 5 TAHUN 2007 PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT Jawapan: PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Rekod Kehadiran Setiap jabatan hendaklah menyelenggara rekod kehadiran pegawai. Setiap bertanggungjawab untuk merekodkan waktu mereka sampai dan waktu meninggalkan pejabat mengikut mana-mana kaedah yang diguna pakai oleh Setiap kaedah yang diguna pakai hendaklah mampu memantau kehadiran dengan berkesan.
pegawai mereka jabatan. pegawai
Jadual tugas yang mengandungi maklumat pegawai yang bercuti, berkursus dan bertugas di luar pejabat hendaklah sentiasa dikemas kini dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat. ii.
Huraikan cara penilaian prestasi yang baik bagi menilai seorang pegawai. (6markah) Rujukan : PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 5 TAHUN 2007 PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT Jawapan: PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Penilaian Prestasi Penilaian prestasi merupakan sebahagian daripada sistem pengurusan personel yang penting yang boleh digunakan untuk membantu setiap pegawai meningkatkan prestasi kerja masing-masing. Sebaliknya jika penilaian prestasi seseorang pegawai tidak diuruskan dengan sistematik, ia boleh memberi kesan negatif kepada prestasi pegawai yang 63
berkenaan. Oleh itu, setiap Ketua Jabatan perlu memastikan penilaian prestasi pegawai di bawah tanggungjawab mereka disediakan mengikut prosedur yang ditetapkan. Kaedah penilaian prestasi yang baik perlu memenuhi ciri-ciri berikut: (a) setiap pegawai yang dinilai hendaklah ditetapkan sasaran kerja yang perlu dilaksana dan dicapai dalam sesuatu tahun penilaian. Ini penting untuk membolehkan prestasi pegawai diukur dengan lebih objektif; (b)
penilaian prestasi dilaksanakan secara berterusan dan bukan secara bermusim;
(c)
ekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yang dinilai dari segi tahap prestasi yang perlu dicapai hendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai dengan jelas;
(d)
pegawai penilai hendaklah memberi peluang dan bersedia mendengar pandangan yang diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya; dan
(e)
pegawai penilai tidak menggunakan penilaian prestasi sebagai instrumen untuk menekan atau mengugut seseorang pegawai yang dinilai. Penilaian prestasi sepatutnya dijadikan sebagai suatu mekanisme untuk meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai.
Selaras dengan tujuan penilaian, Ketua Jabatan bertanggungjawab:
b)
(a)
menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja organisasi;
(b)
memastikan sistem kerja yang berkesan bagi mencapai sasaran kerja tahunan yang ditetapkan;
(c)
mendapatkan komitmen daripada segenap lapisan pegawai melalui gaya pengurusan penyertaan (participative management); dan
(d)
memberi penekanan kepada pembangunan kerjaya pegawai.
Puan Nee, seorang ketua jabatan di Jabatan XYZ mendapati budaya kerja pegawainya sangat rendah dan tidak menyumbang kepada peningkatan kualiti kerja dan imej jabatan. Berdasarkan Panduan Pengurusan Pejabat, berikan cadangan kepada beliau dalam membantunya memupuk budaya kerja positif di jabatanya dan mengambil langkah untuk membangunkan modal insan. (10 markah) Rujukan : PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 5 TAHUN 2007 PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT 64
Jawapan: PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Pembangunan Modal Insan Ketua Jabatan bertanggungjawab membangunkan sumber manusia supaya berpotensi dan berupaya menyumbang kepada kecemerlangan organisasi. Matlamat ini boleh dicapai melalui tindakan berikut: (a) merancang dan mengelola program latihan yang sesuai di dalam dan di luar jabatan; (b) membantu menyediakan laluan kerjaya (career path) dan perancangan pelan penggantian (succession plan); (c) merancang dan melaksanakan pusingan kerja mengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang; dan (d) memberi pendedahan yang bersesuaian kepada pegawai bagi mendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi yang lain iaitu termasuk agensi swasta, agensi antarabangsa dan negara asing. 11. Kerajaan telah mewujudkan satu proses memeriksa latar belakang penjawat awam sebagai salah satu cara menentang kegiatan mengancam keselamatan Negara. a) Nyatakan proses tersebut dan terangkan jenisnya (8 markah) Rujukan/Jawapan: Arahan Keselamatan Keselamatan Peribadi-Tapisan Proses memeriksa latarbelakang penjawat awam. Cara/langkah menetang kegiatan subversif,espionaj dan sabotaj. Tapisan kasar bagi kakitangan yang terlibat dengan dokumen Sulit. Tapisan halus bagi kakitangan yang terlibat dengan dokumen Rahsia dan Rahsia Besar. b) Jelaskan proses pemeriksaan latar belakang penjawat awam dilakukan (12 markah) Rujukan/Jawapan: Arahan Keselamatan Keselamatan Peribadi-Tapisan Satu proses memeriksa latarbelakang penjawat awam sebagai salah satu cara menentang kegiatan subversif, espionaj dan sabotaj.
65
Mengandungi 2 jenis iaitu;
Tapisan Kasar Proses yang asas digunakan bagi menapis penjawat awam yang dikehendaki melihat perkara-perkara terperingkat setakat peringkat Sulit. Tapisan Halus Proses yang teliti digunakan bagi menapis penjawat awam yang sentiasa dikehendaki melihat perkara terperingkat Rahsia atau Rahsia Besar. 12.
Encik Sawal yang bertugas di Unit Pendaftaran Sulit di Jabatan Pengangkutan Jalan dikehendaki mengendalikan dokumen terperingkat tetapi kurang arif mengenai penghantar dokumen terperingkat. Terangkan kepada beliau mengenai perkara berikut: a) Sistem penghantaran dokumen terperingkat yang melibatkan system satu lapis dan dua lapis sampul surat. (8markah) Rujukan : Arahan Keselamatan Jawapan : PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT Sistem Satu Lapis Sampul Surat Dihantar melalui peti/berberkunci. sampul ditanda peringkat keselamatan dan dimetri. Sistem Dua Lapis Sampul Surat Dihantar mengguna sampul surat lain dan digam. sampul surat di sebelah dalam ditanda peringkat keselamatan dan dimetri. b) Tindakan yang perlu diambil sekiranya dokumen terperingkat hilang. (12 markah) Rujukan : Arahan Keselamatan Jawapan : KEHILANGAN DOKUMEN TERPERINGKAT Dokumen terperingkat yang hilang hendaklah dicari dengan segera. Laporkan kehilangan kepada Ketua jabatan atau Pegawai Keselamatan Jabatan. Siasatan dibuat untuk taksirkan risiko terhadap keselamatan dan dimaklumkan kepada KPKK dan pemula dokumen. Lakukan tindakan pembetulan atau menyelamat. 66
Tindakan tatatertib boleh diambil dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 kepada kakitangan terlibat. Laporan polis jika melibatkan kesalahan jenayah. 13.
Kerajaan telah mengkaji semula peranan dan kaedah yang digunakan oleh Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) dalam penyelesaian masalah organisasi. Ia bertujuan untuk menggalakkan budaya inovafif dan kreatif serta memberi peluang kepada anggota perkhidmatan awam untuk menggilap kebolehan dan meningkatkan kompetensi diri. Justeru itu, KMK telah ditukar kepada Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK). a)
Nyatakan perbezaan di antara KMK dan KIK (10 markah) Rujukan/Jawapan: PANDUAN MENGENAI KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK) TAHUN 2009 Perbezaan KIK Dengan KMK KIK ♦ Keahlian terbuka atau merentasi semua bahagian ♦ Terdiri daripada pekerja di pelbagai peringkat jawatan ♦ Penekanan kepada aspek inovasi dan kreativiti, selain daripada penyelesaian masalah ♦ Teknik penyelesaian masalah dipelbagaikan ♦ Memasukkan teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses KMK ♦ Keahlian terhad kepada anggota dalam bahagian yang sama ♦ Terdiri daripada anggota dalam kumpulan sokongan ♦ Penekanan kepada aspek penyelesaian masalah ♦ Teknik penyelesaian masalah terhad kepada beberapa alat kawalan kualiti tertentu sahaja ♦ Tiada teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses
b)
Huraikan dengan ringkas prinsip dan kaedah pelaksanaan KIK. (10 markah) Rujukan/Jawapan: PANDUAN MENGENAI KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK) TAHUN 2009 Prinsip dan Kaedah KIK Antara prinsip dan kaedah pelaksanaan KIK ialah: ♦ KIK adalah sepasukan pekerja (4-10 orang) yang mewakili tempat kerja yang sama atau bersilang fungsi ♦ KIK bermesyuarat secara tetap untuk menyelesaikan masalah kerja atau membuat penambahbaikan ke atas standard yang sedia ada atau menghasilkan cara kerja atau sistem perkhidmatan yang baru 67
♦
♦ ♦ ♦ ♦
14.
a)
Pasukan ini mengenal pasti, memilih, menganalisa dan seterusnya mencetuskan idea yang kreatif dan inovatif mengenai sesuatu isu atau perkara berkaitan dengan kerja atau organisasi Pasukan ini mengemukakan cadangan-cadangan kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan KIK melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui KIK membuat pemantauan dan penilaian pelaksanaan projek KIK mengambil tindakan membuat penyeragaman dan meluaskan pelaksanaan projek
Terangkan langkah penting bagi sesuatu jabatan dalam melaksanakan proses penandaarasan agar ia dilaksanakan dengan sistematik. (10 markah) Rujukan/Jawapan : PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 1 TAHUN 1999 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENANDAARASAN DALAM PERKHIDMATAN AWAM LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PELAKSANAAN PENANDAARASAN Langkah 1 : Mengenalpasti dan Memilih Projek Penandaarasan Dalam melaksanakan penandaarasan. Agensi Pelaksana hendaklah terlebih dahulu mengenalpasti projek penandaarasan ataupun bidang yang akan ditambahbaik. Ia boleh melibatkan penambahbaikan dari segi kualiti produk yang dihasilkan. kualiti perkhidmatan yang disarnpaikan kepada pelanggan atau sesuatu proses keIja yang spesifik yang akan rnernberi kesan ke atas penghasilan produk atau perkhidrnatan yang dihasilkan. Agensi Pelaksana digalakkan untuk rnemilih hanya satu bidang sahaja untuk proses penambahbaikan bagi sesuatu jangka rnasa itu. Pelaksanaan penandaarasan dalam dua atau tiga bidang serentak boleh dilakukan hanya sekiranya ada hubungkait di antara satu sarna lain.
Langkah 2 : Mewujudkan Pasukan petugas Penandaarasan Memandangkan setiap agensi Kerajaan telah pun mewujudkan Jawatankuasa Pernandu Kualiti dan Produktiviti, Jawatankuasa yang sarna boleh digunakan untuk rnenggerakkan pelaksanaan penandaarasan ini. Fungsi Jawatankuasa Pemandu Kualiti dan Produktiviti dalam hal ini adalah: (a) Memilih ahli-ahli Pasukan Petugas Penandaarasan yang sesuai; (b) Mengenalpasti bidang yang akan ditambahbaik rnelalui penandaarasan iaitu samada dari segi produk. perkhidrnatan atau proses kerja; (c) Memantau kernajuan penandaarasan; dan (d) Menilai keberkesanan tindakan-tindakan penarnbahbaikan.
68
Langkah 3 : Latihan Pemberian latihan merupakan komponen penting dalam menentukan kejayaan pelaksanaan penandaarasan. Dalam hal ini. Pihak pengurusan atasan perlu didedahkan kepada konsep penandaarasan dan perlu dilatih dalam keseluruhan proses penandaarasan. peranan yang perlu mereka mainkan, strategi pelaksanaan dan faedah hasil daripada penandaarasan. Pasukan Petugas Penandaarasan juga perlu diberi latihan yang mendalam mengenai langkah-Iangkah pelaksanaan penandaarasan agar mereka dapat melaksanakan langkah-Iangkah tersebut dengan teratur. Latihan-Iatihan tersebut boleh dilaksanakan melalui prinsip cascade di mana wakil-wakil daripada setiap agensi menghadiri sesi latihan di INTAN atau institusi latihan awam yang lain dan mereka kemudiannya memberi latihan kepada anggota-anggota di agensi masing-masing. Langkah 4 : Mengenalpasti Amalan Terbaik dan Memilih Rakan Rujukan Setelah Agensi Pelaksana memilih projek penandaarasan. agensi tersebut perlu mengkaji amalan-amalan terbaik dalam bidang yang berkaitan dan memilih Rakan Rujukan yang sesuai. Dalam memilih amalan terbaik dan Rakan Rujukan adalah penting bagi Agensi Pelaksana membuat pilihan yang tepat. Di antara ciri-ciri Rakan Rujukan yang baik ialah: a. Mempunyai amalan terbaik dalam bidang yang berkenaan; dan b. Sanggup untuk meluangkan masa dan berkongsi maklumat. Langkah 5 : Mengumpul Maklumat Agensi Pelaksana juga perlu memastikan jenis maklumat yang harus diperolehi iaitu yang mempunyai hubungkait dengan produk, perkhidmatan atau proses kerja yang mahu ditambahbaik. Terdapat dua kaedah di mana maklumat boleh diperolehi iaitu samada secara langsung (direct) atau secara tidak langsung (indirect).Buat permulaan, Agensi Pelaksana boleh mula mengumpul maklumat secara tidak langsung iaitu dengan meneliti laporan agensi berkenaan, iklan dalam majalah, atau penulisan artikel berkenaan dengan Rakan Rujukan. Maklumat juga boleh diperolehi daripada pelanggan, pembekal atau pakar runding yang berhubungkait dengan agensi berkenaan. Kemudiannya maklumat terperinci boleh diperolehi secara terus daripada Rakan Rujukan. Ini boleh diperolehi dengan membuat lawatan, perbualan telefon, suratmenyurat, perbincangan atau melalui media elektronik. Langkah 6 : Mengukur Jurang Perbezaan Langkah ini melibatkan penganalisisan data yang diperolehi dan mengukur jurang prestasi di antara Agensi Pelaksana dan Rakan Rujukan. Agensi Pelaksana perlu meneliti punca jurang berkenaan wujud dan mengatur tindakan penambahbaikan untu menyamai atau melebihi prestasi Rakan Rujukan. Dalarn hal ini Agensi Pelaksana perlu meneliti faktor-faktor yang menjadikan Rakan Rujukan begitu cemerlang. Agensi 69
Pelaksana juga perlu menetapkan sasarannya (lihat Rajah 5) serta tempoh waktu sasaran tercapai. Langkah 7 : Mengambil Tindakan Penambahbaikan Di peringkat ini, Pasukan Petugas Penandaarasan perlu menyediakan laporan yang mengandungi hasil penyelidikan, analisis, cadangan penambahbaikan, strategi pelaksanaan dan pelan tindakan. Laporan ini perlu dikemukakan kepada Jawatankuasa Pemandu Kualiti dan Produktiviti untuk kelulusan. Langkah 8 : Menilai Setelah projek penandaarasan dilaksanakan. Jawatankuasa Pemandu Kualiti dan Produktiviti bertanggungjawab pula untuk menilai keberkesananny sekurangkurangnya enam bulan selepas pelaksanaan. Penilaian ini hams memberi perhatian kepada hasil pelaksanaan projek berkenaan dan sejauh mana objektif projek tercapai.
b)
Mystery Shopping telah lama dijalankan oleh sector swasta. Meyedari potensi dan manfaat yang diperolehi daripada pelaksanaanya, anda diminta melaksanakan Mystery Shopping di jabatan anda bagi mengatasi aduan ketidakpuasaan pelenggan terhadap perkhidmatan yang diterima mereka. Rujukan/Jawapan: BILANGAN 1 TAHUN 2008 PANDUAN PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN PANDUAN MYSTERY SHOPPING Mystery Shopping merupakan salah satu kaedah yang digunakan untuk mengukur prestasi penyampaian perkhidmatan. Definisi Mystery Shopping adalah satu kaedah penilaian prestasi perkhidmatan berdasarkan perspektif pelanggan di mana satu kumpulan atau seorang individu dilantik sebagai pelanggan oleh organisasi tertentu untuk mendapat perkhidmatan dari bahagian atau jabatan di bawahnya atau organisasi lain. Tujuan Mystery Shopping Mystery Shopping bertujuan untuk membuat penilaian ke atas standard kualiti perkhidmatan sesebuah organisasi dari perspektif pelanggan. Ia dilaksanakan secara mengejut tanpa memaklumkan tarikh sebenar kepada organisasi yang terlibat dan penilaian ke atas tahap penyampaian perkhidmatan boleh dibuat ke atas semua saluran perkhidmatan yang ditawarkan. Kaedah ini memberi peluang kepada organisasi untuk mendapat maklum balas menerusi pengalaman sebenar bagaimana sesuatu perkhidmatan disampaikan kepada seorang pelanggan. 70
Pelantikan Mystery Shoppers Mereka yang dilantik untuk tujuan Mystery Shopping boleh terdiri daripada kalangan orang luar atau kakitangan dalaman organisasi dengan syarat tujuan sebenar MysteryShoppers tidak diketahui oleh pihak yang dinilai. PELAKSANAAN MYSTERY SHOPPING Langkah-langkah untuk melaksanakan Mystery Shopping adalah seperti berikut: (a) Menetapkan objektif Objektif untuk melaksanakan Mystery Shopping hendaklah ditetapkan dengan jelas supaya program Mystery Shopping Satu kaedah penilaian prestasi perkhidmatan berdasarkan perspektif pelanggan di mana satu kumpulan atau seorang individu dilantik sebagai pelanggan oleh organisasi tertentu untuk mendapat perkhidmatan dari bahagian atau jabatan di bawahnya atau organisasi lain. Panduan Pengurusan Perhubungan Pelanggan tindakan dapat dirangka bagi menilai prestasi perkhidmatan. Antara objektif penilaian Mystery Shopping adalah seperti perkhidmatan yang mesra pelanggan perkhidmatan yang menepati piagam pelanggan, keberkesanan latihan yang diadakan dan lain-lain. (b)
Merangka soalan, senarai semak dan pelan tindakan Borang penilaian atau soal selidik atau senarai semak hendaklah dirangka dengan baik supaya data dan maklumat yang ingin diperoleh dalam Mystery Shopping di kumpul dengan tepat. Contoh maklumat mengenai pengalaman sebenar pelanggan yang boleh diperoleh ialah seperti: (i) layanan mesra. (ii) perkhidmatan yang cepat dan tepat. (iii) masa menunggu untuk mendapat perkhidmatan. (iv) kakitangan yang berpengetahuan dan kompeten.
(c)
Melantik Mystery Shoppers yang sesuai. Walaupun setiap individu layak dilantik sebagai mystery shopper, tetapi adalah lebih baik pemilihannya dibuat dari kalangan individu yang mempunyai ciri-ciri bersesuaian dengan objektif penilaian. Contohnya, untuk menilai tahap perkhidmatan kaunter Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Mystery Shoppers yang dilantik mestilah dari kalangan mereka yang pernah berurusan dengan PBT.
71
15.
a)
(d)
Mengumpul data Mystery Shoppers perlu memahami senario perkhidmatan yang akan dinilai dan dibekalkan dengan garis panduan bertulis yang jelas sebagai rujukan. Seterusnya mereka akan mendapatkan perkhidmatan dari organisasi yang berkaitan melalui pelbagai saluran perkhidmatan yang disediakan.
(e)
Membuat analisis dan melaporkan penemuan Data yang di kumpul oleh Mystery Shoppers akan dianalisis oleh organisasi yang berkenaan. LaporanPerhubungan Pelanggan penemuan hendaklah disediakan supaya usaha penambahbaikan dapat diambil. Organisasi yang melaksanakan Mystery Shopping hendaklah terlebih dahulu menghebahkan kepada jabatan dan agensi di bawahnya tentang dasar pelaksanaan Mystery Shopping sebagai satu kaedah penilaian prestasi sistem penyampaian perkhidmatan. Ini bertujuan untuk memastikan semua pegawai dan kakitangan organisasi berkenaan sentiasa memberi tahap perkhidmatan yang terbaik dan memenuhi standard kualiti yang ditetapkan sepanjang masa.
Jabatan XYZ kerap menerima aduan daripada orang ramai dan mendapat liputan negative daripada pihak media massa. Setelah dikaji, didapati jabatan tersebut tidak mempunyai system aduan awam dan tiada jalinan hubungan yang baik dengan pihak media. Berikan cadangan andan bagi mewujudkan satu system aduan awam yang berkesan dan jalinan yang positif dengan pihak media kepada jabatan XYZ bagi meningkatkan system penyampaianya. (10 markah) Rujukan/Jawapan : PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 5 TAHUN 2007 PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT Pengurusan Aduan Awam Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan satu sistem pengurusan pengaduan awam yang berkesan seperti berikut: (a) melantik seorang Pegawai Perhubungan Aduan untuk memastikan setiap aduan yang berkaitan diambil tindakan penyelesaian/ pemulihan dengan cepat, tepat, adil dan berkesan; (b)
mewujudkan pelbagai saluran (kaunter, telefon, emel, laman web interaktif, borang atau surat) yang memboleh serta memudahkan orang ramai mengemukakan masalah dan sebarang kesulitan apabila berurusan dengan jabatan;
(c)
menetapkan tempoh yang munasabah bagi penyelesaian atau pemulihan berpandukan kepada Piagam Pelanggan yang ditetapkan; dan
72
(d)
sistem aduan yang diadakan hendaklah dipertingkatkan mengikut peraturan yang dikuatkuasakan dari semasa ke semasa.
Pengurusan Media Ketua Jabatan hendaklah sentiasa menjalinkan hubungan secara berterusan dengan pihak media massa ke arah mempromosi dasar, program dan aktiviti jabatan secara positif dan meluas mengikut peraturan yang ditetapkan dengan melaksanakan langkahlangkah berikut:
b)
(a)
melantik seorang Pegawai Perhubungan sebagai perantara dan jurucakap untuk melayani pertanyaan atau permintaan wakil media;
(b)
memantau dan menilai liputan media serta memberi respon kepada isu-isu yang dibangkitkan termasuk membetulkan salah liputan atau persepsi; dan
(c)
mewujudkan jalinan hubungan yang baik dengan pihak media massa.
i) Apakah langkah yang perlu diambil bagi mengawal daripada peralatan pejabat rosak, hilang dan disalahguna? (7 markah) Rujukan/Jawapan : PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 5 TAHUN 2007 PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT Kawalan Penggunaan Ketua Jabatan bertanggungjawab ke atas kawalan inventori dan bekalan pejabat mengikut kaedah yang berkuat kuasa. Untuk mencegah pembaziran, kehilangan, kerosakan dan penyalahgunaan, langkah berikut hendaklah diambil: (a) (b) (c) (d (e)
(f)
merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor kawalan serta disimpan dengan selamat; pengeluaran hendaklah bagi tujuan rasmi sahaja berdasarkan anggaran keperluan semasa; pengeluaran perlu dilulus dan direkodkan di dalam daftar yang ditetapkan; pengeluaran hendaklah dilaksanakan secara masuk dahulu keluar dahulu (MDKD); mewujudkan sistem kawalan menggunakan aplikasi Teknologi Maklumat (IT) bagi memantau penggunaan inventori bekalan pejabat selaras dengan peraturan kewangan yang berkuat kuasa; sekiranya berlaku kehilangan, Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan dan menghapuskan mengikut peraturan yang berkuat kuasa; dan
73
(g)
kecuaian dan penyalahgunaan oleh mana-mana pegawai yang boleh mendatangkan kerugian kepada Kerajaan akan dikenakan surcaj dan/atau tindakan tatatertib.
ii) Senaraikan kriteria penyampaian inventori dan bekalan pejabat. (3 markah) Penyimpanan Ketua Jabatan hendaklah memastikan tempat yang digunakan untuk menyimpan inventori dan bekalan pejabat (aset) memenuhi kriteria tersebut: (a) mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis aset;
16.
(b)
tempat yang sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri sesuatu aset; dan
(c)
tempat-tempat penyimpanan bagi aset yang sedang dalam proses pelupusan hendaklah selamat bagi mengelak kehilangan.
Biro Pengaduan Awam (BPA), Jabatan Perdana Menteri telah dipertanggungjawabkan untuk mengendalikan system pegaduan awam. Pengedalian aduan awam yang cekap, tepat, telus dan berkesan amat penting bagi memastikan rasa tidak puas hati pelenggan dan orang awam terhadap penyampaian perkhidmatan kerajaan ditangani dengan baik dan penuh berhemah. Selain BPA, Kementrian/Jabatan dan semua agensi Kerajaan yang terlibat dengan aduan hendaklah mengambil tindakan yang segera terhadap pengaduan awam berdasarkan garis panduan yang telah ditetapkan. a)
Berikan takrif pengaduan awam dalam perkhidmatan awam. (7 markah) Rujukan/Jawapan: PEKELLILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM 1/2009 PENAMBAHBAIKAN PROSES PENGURUSAN ADUAN AWAM “Pengaduan Awam” ialah pengaduan-pengaduan orang ramai mengenai ketidakpuasan mereka terhadap sebarang tindakan pentadbiran Kerajaan termasuk agensi-agensi yang diswastakan dan institusi-institusi yang berbentuk monopoli dan membekalkan keperluan-keperluan awam yang dirasai tidak adil, tidak mematuhi undang-undang dan peraturan yang sedia ada, termasuk salah laku, penyelewengan, salah guna kuasa, salah tadbir dan seumpamanya
74
b)
Huraikan secara ringkas cara pengendalian pengaduan awam. (6 markah) Rujukan/Jawapan: PEKELLILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM 1/2009 PENAMBAHBAIKAN PROSES PENGURUSAN ADUAN AWAM i.
ii. iii. iv.
v.
c)
Menerima pengaduan-pengaduan orang awam mengenai ketidakpuasan mereka terhadap sebarang tindakan pentadbiran Kerajaan yang dirasai tidak adli, tidak mematuhi undang-undang dan peraturan yang sedia ada, termasuk salahlaku, penyelewangan, salahguna kuasa, salah tadbir dan seumpamanya; Menyiasat pengaduan awam yang dianggap mempunyai asas; Melaporkan dan memperakukan hasil siasatan mengenai pengaduan-pengaduan itu kepada Jawatankuasa Tetap Pengaduan Awam dan pihak berkuasa tertentu; Menyampaikan keputusan-keputusan Jawatankuasa Tetap Pengaduan Awam kepada Kementerian/Jabatan Persekutuan/Badan Berkanun Persekutuan/Pihak Berkuasa Tempatan/ Agensi yang berkenaan untuk tujuan tindakan pembetulan; dan Mengesan dan mengawasi tentang tindakan pembetulan yangdiambil oleh Kementerian/Jabatan Persekutuan/Badan Berkanun Persekutuan/Pihak Berkuasa Tempatan/ Agensi yang berkenaan dan seterusnya memberi maklumbalas kepada Jawatankuasa Tetap Pengaduan Awam.
Senaraikan peranan dan tanggungjawab Kementerian/Jabatan dalam pengendalian pengaduan awam dalam perkhidmatan awam. (7 markah) Rujukan/Jawapan: PEKELLILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM 1/2009 PENAMBAHBAIKAN PROSES PENGURUSAN ADUAN AWAM Rujuk Tajuk : Peranan Kementerian/Jabatan Persekutuan/Badan Berkanun Persekutuan/Pihak Berkuasa Tempatan/Agensi (m/s 6-7 (a)(b)(c)(d)(e)(f) dan (g))
75
PKPA / PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT yang mesti difahami bagi Kertas Soalan 3001B adalah seperti berikut : SENARAI PEKELILING, SURAT PEKELILING DAN PERATURAN YANG BERKUAT KUASA BERKAITAN PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT Panduan Pengurusan Pejabat Peraturan Berkuat Kuasa Pengurusan Pejabat 1. Per. 1.2 (a) & (b) - Penyediaan Visi, Misi, i. PKPA Bil. 8 Tahun 1991 - Panduan Manual Prosedur Objektif & Piagam Pelanggan Jabatan Kerja & Fail Meja; dan ii. PKPA Bil. 3 Tahun 1993 - Panduan Mengenai Piagam Pelanggan. 2. Per. 1.2 (h) - Progam Kualiti Jabatan PKPA Bil. 4 Tahun 1991 - Garis Panduan Mengenai Strategi-Strategi Peningkatan Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam. 3. Per.1.2 (i) - Kerjasama Antara Sektor PKPA Bil. 9 Tahun 1991 - Panduan Mengenai Kerajaan Dengan Swasta Pelaksanaan Dasar Persyarikatan Malaysia. 4. Per. 1.3 & 1.4 - Semakan Semula Fungsi & PKPA Bil.1 Tahun 2002 - Garis Panduan Semakan Aktiviti Jabatan Semula Prosedur & Proses Kerja Di Agensi Kerajaan. Bil. Panduan Pengurusan Pejabat Peraturan Berkuat Kuasa 5.
Per. 1.6 - Senarai Tugas
6.
Per. 1.13 - Penggunaan Telefon Berhemah
PKPA Bil. 8 Tahun 1991 - Panduan Manual Prosedur Kerja & Fail Meja.
PKPA Bil. 1 Tahun 1991 - Panduan Meningkatkan Kualiti Layanan Urusan Melalui Telefon. Bil. Panduan Pengurusan Pejabat Peraturan Berkuat Kuasa Bahagian IV : Pengurusan Perhubungan Pelanggan 7. Per. 4.1 (b) - Pelaksanaan Pejabat i. PKPA Bil. 1 Tahun 2005 Panduan Mewujudkan Pejabat Perkhidmatan Pelanggan Perkhidmatan Pelanggan; dan ii. PP Bil. 7 Tahun 2005 - Skim Pegawai Khidmat Pelanggan Gred N17, N22, N26. 8. Per. 4.1 (d) - Mengurangkan Karenah Surat KSN Bertarikh 16.2.2005 –Usaha-Usaha Birokrasi Dalam Urusan Jabatan Dengan Meningkatkan Keberkesanan Sistem Penyampaian Pelanggan Perkhidmatan Kerajaan Melalui Penurunan Kuasa Dan Perwakilan Kuasa. 9. Per. 4.3 - Piagam Pelanggan PKPA Bil. 3 Tahun 1993 - Panduan Mengenai Piagam Pelanggan. 10. Per. 4. 4 (c) - Sistem Pemulihan PKPA Bil. 1 Tahun 1994 - Pelaksanaan Sistem Pemulihan Perkhidmatan Perkhidmatan. 11. Per. 4.6 - Pengurusan Aduan Awam PKPA Bil. 4 Tahun 1992 - Pengendalian Pengaduan Awam. Sistem Penyampaian Perkhidmatan 12. Per. 5.1 - Perkhidmatan Kaunter PKPA Bil. 10 Tahun 1991 - Panduan Mengenai Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kaunter. 13. Per. 5.2 - Perkhidmatan Telefon Berkualiti PKPA Bil. 1 Tahun 1991 - Panduan Meningkatkan Kualiti Layanan Urusan Melalui Telefon. 76
SENARAI PEKELILING, SURAT PEKELILING DAN PERATURAN YANG BERKUAT KUASA BERKAITAN PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT 14. Per. 5.3 & 5.4 - Sistem Dan Prosedur Kerja i. PKPA Bil. 8 Tahun1991 - Panduan Manual Prosedur Kerja & Fail Meja; dan ii. PKPA Bil. 1 Tahun 2002 - Garis Panduan Semakan Semula Prosedur Dan Proses Kerja Di Agensi Kerajaan. Bil. Panduan Pengurusan Pejabat Peraturan Berkuat Kuasa 15.
16. 17. 18.
19.
20.
Per. 5.5 – 5.7 - Borang Permohonan, Lesen Dan Permit Dan Pungutan Hasil
Surat Edaran KSN Bertarikh 24.4.2004 - Usaha-Usaha Meningkatkan Keberkesanan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Kerajaan. Urusan Surat Kerajaan Per. 6.3 & 6.4 - Penyediaan Surat Surat Pekeliling Am Bil. 8 Tahun 1980 - Penyeragaman Kepala Surat Kementerian-Kementerian & JabatanJabatan. Per. 6.6 - Pengkelasan Surat Buku Arahan Keselamatan -Pendaftaran Rahsia (Per. 42 & 43). Per. 6.12 - Surat Melalui Mesin Faksimili & i. Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1993 - Peraturan Emel Penggunaan Mesin Faksimili Di Pejabat -Pejabat Kerajaan; dan ii. PKPA Bil. 1 Tahun 2003- Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet & Emel Elektronik Di Agensi-Agensi Kerajaan. Per. 6.13 - Pengurusan Surat Terperingkat i. Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1981 - Kawalan Rahsia Kerajaan ii. Buku Arahan Keselamatan- Keselamatan Dokumen (Per. 42-76); dan iii. Surat PKPKKM {KPKK(R) 200/55 Klt.7 (21)} Bertarikh 21. 8.1999 - Kawalan Keselamatan Rahsia Rasmi Dan Dokumen Rasmi Kerajaan. Per. 7.3 - Taraf Keselamatan Buku Arahan Keselamatan - Keselamatan Dokumen (Per. 42 - 76).
21.
Per. 7.4 – 7.15 - Pengkelasan & Pengurusan Fail
Panduan Sistem Fail Bagi Agensi-Agensi Kerajaan (MAMPU-1986).
22.
Per. 7.17 - Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer
Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629).
77
1.
a)
Contoh Soalan dan Jawapan bagi KOD 3001C (Bahagian III)UNDANG-UNDANG UMUM En. Sunardoneo dilahirkan di Banting Selangor pada 26 Mac 1947. Pada 18 Februari 1968 beliau telah memohon untuk menjadi warganegara Malaysia cara pendaftaran. Adakah beliau akan berjaya dengan permohonannya itu? Beri alasan. Rujukan/Jawapan: Panduan Undang-Undang UmumBahagian 3 Kewarganegaraan Bab 1 –Perolehan Kewarganegaraan Beliau akan berjaya. Perkara 16 Perlembagaan Persekutuan tertakluk kepada Perkara 18 dalam Perlembagaan yang sama mengatakan bahawa : Perkara 16. Kewarganegaraan melalui pendaftaran (orang yang dilahirkan di Persekutuan sebelum Hari Merdeka). Tertakluk kepada Perkara 18, apabila permohonan dibuat kepada Kerajaan Persekutuan oleh mana-mana orang yang berumur lapan belas tahun atau lebih dan yang dilahirkan di Persekutuan sebelum Hari Merdeka, maka orang itu berhak didaftarkan sebagai warganegara jika dia memuaskan hati Kerajaan Persekutuan— (a) bahawa dia telah bermastautin di Persekutuan dalam masa tujuh tahun sebaik sebelum tarikh permohonan itu, selama tempoh yang pada agregatnya berjumlah tidak kurang daripada lima tahun; (b) bahawa dia berniat hendak berbuat demikian secara tetap; (c) bahawa dia berkelakuan baik; dan (d) bahawa dia mempunyai pengetahuan asas bahasa Melayu.
b)
Pada 03 Oktober 1989 beliau dan keluarganya telah berhijrah ke Austrlia untuk memulakan penghidupan baru serta kekal di sana dengan mendapatkan kewarganegaraan Austrlia. Bolehkah beliau menolak kewarganegaraan Malaysia setelah mendapat pengiktirafan sebagai penduduk tetap daripada Kerajaan Austarlia. Beri alas an. Rujukan/Jawapan: Panduan Undang-Undang UmumBahagian 3 Kewarganegaraan Bab 2 - Penamatan Kewarganegaraan Perkara 23. Pelepasan kewarganegaraan. (1) Mana-mana warganegara yang berumur dua puluh satu tahun atau lebih dan yang sempurna akal yang juga ialah seorang warganegara negara lain atau yang hampir menjadi seorang warganegara negara lain boleh melepaskan kewarganegaraannya bagi Persekutuan melalui akuan yang didaftarkan oleh Kerajaan Persekutuan, dan hendaklah sesudah itu terhenti menjadi warganegara.
78
(2) Akuan yang dibuat di bawah Perkara ini dalam masa apa-apa peperangan yang dalamnya Persekutuan terlibat tidaklah boleh didaftarkan kecuali dengan kelulusan Kerajaan Persekutuan. (3) Perkara ini terpakai bagi seseorang perempuan yang di bawah umur dua puluh satu tahun yang telah berkahwin sebagaimana Perkara ini terpakai bagi seseorang yang berumur dua puluh satu tahun atau lebih. c)
Bagaimanapula, setelah kewarganegaraan Sunardoneo dilucutkan, kedudukan kewarganegaraan anak-anaknya yang berumur kurang daripada 21 tahun dan pendaftaran mereka sebagai warganegara telah dilakukan? Beri alasan. Rujukan/Jawapan: Panduan Undang-Undang UmumBahagian 3 Kewarganegaraan Bab 2 - Penamatan Kewarganegaraan Perkara 26A. Pelucutan kewarganegaraan anak orang yang hilang kewarganegaraannya. Jika seseorang telah melepaskan kewarganegaraannya atau telah dilucutkan kewarganegaraannya di bawah Fasal (1) Perkara 24 atau perenggan (a) Fasal (1) Perkara 26, maka Kerajaan Persekutuan boleh melalui perintah melucutkan kewarganegaraan mana-mana anak orang itu yang di bawah umur dua puluh satu tahun yang telah didaftarkan sebagai warganegara menurut Perlembagaan ini dan telah didaftarkan sedemikian sebagai anak orang itu atau anak isteri atau anak suami orang itu.
2.
Y.B Datuk James ialah ahli Parlimen bagi Dewan Rakyat untuk kawasan pilihanraya Putatan, Sabah. Ada pula pihak mendakwa bahawa beliau telah hilang kelayakan sebagai ahli parlimen. Nyatakan syarat-syarat yang boleh membuatkan seseorang itu hilang kelayakan menjadi ahli Dewan Rakyat atau ahli Parlimen. Rujukan/Jawapan: Panduan Undang-Undang Umum Bab 3 - Badan Perundangan Persekutuan Perkara 48. Kehilangan kelayakan menjadi ahli Parlimen. (1) Tertakluk kepada peruntukan Perkara ini, seseorang hilang kelayakan untuk menjadi ahli mana-mana satu Majlis Parlimen jika— (a) dia adalah dan telah didapati atau diisytiharkan tidak sempurna akal; atau (b) dia seorang bankrap belum lepas; atau (c) ia memegang sesuatu jawatan berpendapatan; atau (d) setelah dinamakan untuk pemilihan ke mana-mana satu Majlis Parlimen atau ke Dewan Undangan sesuatu Negeri, atau setelah bertindak sebagai ejen pilihan raya bagi seseorang yang dinamakan sedemikian, dia tidak menyerahkan apa-apa 79
(e)
(f)
penyata perbelanjaan pilihan raya yang dikehendaki oleh undang-undang dalam masa dan mengikut cara yang dikehendaki sedemikian; atau dia telah disabitkan atas suatu kesalahan oleh sesuatu mahkamah di Persekutuan (atau, sebelum Hari Malaysia, di wilayah yang termasuk di dalam Negeri Sabah atau Sarawak atau di Singapura) dan dihukum dengan pemenjaraan selama tempoh tidak kurang daripada satu tahun atau denda tidak kurang daripada dua ribu ringgit dan dia tidak mendapat pengampunan bebas; atau dia telah dengan sukarela memperoleh kewarganegaraan mana-mana negara di luar Persekutuan, atau telah dengan sukarela menggunakan hak kewarganegaraan di mana-mana negara di luar Persekutuan atau telah membuat suatu akuan setia kepada mana-mana negara di luar Persekutuan.
(2)
Undang-undang persekutuan boleh membuat peruntukan bagi menghilangkan kelayakan untuk menjadi ahli mana-mana satu Majlis Parlimen selama tempoh yang dinyatakan oleh undang-undang itu orang yang melakukan kesalahan berkaitan dengan pilihan raya; dan mana-mana orang yang telah disabitkan atas suatu kesalahan sedemikian atau dibuktikan dalam prosiding yang berhubungan dengan sesuatu pilihan raya sebagai bersalah atas perbuatan yang menjadi kesalahan itu, adalah dengan demikian itu hilang kelayakan selama tempoh yang dinyatakan sedemikian.
(3)
Kehilangan kelayakan seseorang di bawah perenggan (d) atau perenggan (e) Fasal (1) boleh dibatalkan oleh Yang di-Pertuan Agong dan, jika tidak dibatalkan sedemikian, hendaklah terhenti pada akhir tempoh lima tahun yang bermula dari tarikh penyata yang disebut dalam perenggan (d) tersebut dikehendaki diserahkan atau, mengikut mana-mana yang berkenaan, dari tarikh orang yang disabitkan sebagaimana yang disebut dalam perenggan (e) tersebut dilepaskan daripada jagaan atau dari tarikh denda yang disebut dalam perenggan (e) tersebut dikenakan ke atas orang itu dan seseorang tidaklah boleh dihilangkan kelayakannya di bawah perenggan (f) Fasal (1) semata-mata oleh sebab apa-apa jua yang dilakukan olehnya sebelum dia menjadi warganegara.
(4)
Walau apa pun apa-apa jua yang terkandung dalam peruntukan yang terdahulu dalam Perkara ini, jika seseorang ahli mana-mana satu Majlis Parlimen hilang kelayakan untuk terus menjadi ahli Majlis itu menurut perenggan (e) Fasal (1) atau di bawah suatu undang-undang persekutuan yang dibuat menurut Fasal (2)— (a)
kehilangan kelayakan itu hendaklah mula berkuat kuasa apabila habis tempoh empat belas hari dari tarikh dia— (i) disabitkan dan dihukum sebagaimana yang dinyatakan dalam perenggan (e) yang disebut terdahulu; atau
80
(b)
(c)
(ii) disabitkan atas suatu kesalahan atau dibuktikan bersalah atas suatu perbuatan di bawah suatu undang-undang persekutuan yang dibuat menurut Fasal (2); atau jika dalam tempoh empat belas hari yang dinyatakan dalam perenggan (a) suatu rayuan atau apa-apa prosiding mahkamah yang lain dibawa berkenaan dengan sabitan atau hukuman itu, atau berkenaan dengan pensabitan atau pembuktian bersalah sedemikian, mengikut mana-mana yang berkenaan, maka kehilangan kelayakan itu hendaklah mula berkuat kuasa apabila habis tempoh empat belas hari dari tarikh rayuan itu atau prosiding mahkamah yang lain itu dibereskan oleh mahkamah; atau jika dalam tempoh yang dinyatakan dalam perenggan (a) atau tempoh selepas pemberesan rayuan atau prosiding mahkamah yang lain yang dinyatakan dalam perenggan (b) ada difailkan suatu petisyen bagi pengampunan, maka kehilangan kelayakan itu hendaklah mula berkuat kuasa sebaik sahaja petisyen itu dibereskan.
(5)
Fasal (4) tidaklah terpakai bagi maksud penamaan, pemilihan atau pelantikan manamana orang ke mana-mana satu Majlis Parlimen, yang bagi maksudnya kehilangan kelayakan itu hendaklah berkuat kuasa sebaik sahaja berlakunya kejadian yang disebut dalam perenggan (e) Fasal (1) atau dalam Fasal (2), mengikut mana-mana yang berkenaan.
(6)
Seseorang yang melepaskan keahliannya di dalam Dewan Rakyat hendaklah, bagi tempoh lima tahun bermula dari tarikh pelepasan keahliannya berkuat kuasa, hilang kelayakan untuk menjadi ahli Dewan Rakyat.
Perkara 49. Peruntukan menghalang dua keahlian. Seseorang tidak boleh pada masa yang sama menjadi ahli kedua-dua Majlis Parlimen, dan juga tidak boleh dipilih ke Dewan Rakyat untuk mewakili lebih daripada satu bahagian pilihan raya atau ke Dewan Negara untuk mewakili lebih daripada satu Negeri, dan juga tidak boleh menjadi ahli dipilih dan dilantik kedua-duanya sekali bagi Dewan Negara.
81
3)
En.Mansor ialah seorang pegawai kanan dalam perkhidmatan Pegawai Tadbir dan Diplomatik yang bertugas sebagai Pengarah Jabatan Telekom di Kementerian Tenaga Telekom dan Pos, Kuala Lumpur. a) Kerajaan Kepulauan Maldives telah tertarik dengan kebolehan En. Mansor yang begitu luar biasa dan telah meminta Kerajaan Malaysia kebenaran untuk melantik beliau sebagai Pengurus Besar Syarikat Telekom Maldives yang akan diwujudkan akibat Jabatan Telekom Kepulauan Maldives diswastakan mencontohi kejayaan Kerajaan Malaysia menswastakan jabatan telekomnya. Bagi menghormati permintaan Kerajaan Maldives itu Kerajaan Malaysia bercadang supaya En. Mansor diminta bersara. Bolehkah Kerajaan berbuat demikian dan apa ganjaran yangakan beliau terima daripada Kerajaan? Rujukan/Jawapan: Panduan Undang-Undang PEMBERIAN PENCEN “Yang DiPertuan Agong boleh memberipencen, ganjaran dan lain-lain faedah kepada seseorang pegawai berpencen apabila:(a) dipaksa bersara dibawah Seksyen 10; atau (b) memilih bersara dibawah Sekyen12 setelah genap tempoh selama tidak kurang daripada sepuluh tahun perkhidmatan yang boleh dimasukkira; atau (c) bersara di bawah Seksyen 11 b) Jika setelah enam bulan memegang jawatan Pengurus Besar Syarikat Telekom Maldives secara pinjaman, En. Mansor rasa begitu selesa dan sesuai pula dengan cara penghidupan di Kepulauan Maldives itu di samping mendapat tawaran baru yang lebih mewah, beliau bercadang bersara pilihan daripada perkhidmatan PTD. Beliau bary berusia 42 tahun. Bolehkah beliau berbuat demikian dan apa pula syarat-syaratnya? Rujukan/Jawapan: Panduan Undang-Undang-Seksyen 12 Akta Pencen (bersertakan subseksyen-subseksyen) Seksyen 12, Akta Pencen 1980 (Akta 227), memperuntukkan kemudahan untuk anggota perkhidmatan awam bersara secara pilihan (“optional retirement”) sekiranya berumur sekurangkurangnya 40 tahun pada tarikh persaraan yang dipohon dan beliau mempunyai tempoh perkhidmatan yang boleh diambil kira tidak kurang daripada 10 tahun. Bagi maksud untuk menentukan mula pencen boleh dibayar kepada pesara pilihan, Seksyen 12 (2) dan Seksyen 12 (3) Akta 227 memperuntukkan seperti berikut: (i)
Bagi anggota yang dilantik sebelum 12 April 1991, pencen akan mula dibayar pada 50 tahun bagi pegawai lelaki dan 45 tahun bagi pegawai perempuan; termasuk pegawai perkhidmatan bomba yang berpangkat rendah dan ke bawah; pegawai polis berpangkat 82
rendah daripada Penolong Penguasa Polis; pegawai penjara berpangkat rendah daripada Penguasa; dan jururawat lelaki di hospital mental. (ii)
4.
Bagi anggota yang dilantik pada atau selepas 12.4.1991, pencen akan dibayar apabila mencapai umur 55 tahun.
En.Goh, seorang pegawai pendidikan siswazah akan bersara dari perkhidmatan pendidikan sebulan lagi iaitu apabila beliau mencapai persaraan wajib. a) Sepanjang tempoh perkhidmatannya selama 38 tahun itu beliau pernah mengambil cuti tanpa gaji, cuti tanpa rekod, cuti belajar tanpa gaji dan tanpa biasiswa Kerajaan dan pada satu ketika dihantar oleh kerajaan untuk mendapatkan ijazah lanjutan di seberang laut. Dari segi pengiraan pencennya, nyatakan tempoh-tempoh sepanjang perkhidmatannya yang tidak diambilkira sebagai perkhidmatan yang boleh dimasukira. Rujukan/Jawapan: PANDUAN UNDANG-UNDANG UMUN (m/s 520 Peraturan 7 (a)(b)(c)(d)(e)(f)(g)(h)(i) dan (j); DAN PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 4 TAHUN 2003 PANDUAN URUSAN PERSARAAN DAN PENCEN
b)
Orang-orang yang ditetapkan dalam peraturan-peraturan Akta Pencen akan menerima terbitan setelah pegawai berpencen itu meninggal dunia. Tetapi pencen terbitan ini akan terhenti dalam keadaan-keadaan tertentu. Apakah keadaan-keadaan tersebut? Rujukan/Jawapan: PANDUAN UNDANG-UNDANG-AKTA PENCEN 1980 Mengandungi segala pindaan hingga 31 Disember 2006 Terhentinya pencen terbitan 16 (1) P Pencen terbitan atau elaun bersara terbitan yang diberikan di bawah Akta ini hendaklah terhenti jika penerimanya— (a) (Dipotong oleh Akta A1171); (b) seorang anak, selain anak yang cacat otak atau hilang upaya jasmani dan secara kekal dan tidak berupaya menanggung dirinya sendiri atau seorang anak yang disebut dalam perenggan (c), apabila berkahwin atau apabila mencapai umur dua puluh satu tahun, mengikut mana yang lebih dahulu; atau (c) seorang anak yang sedang mendapat pendidikan di suatu institusi pelajaran tinggi tetapi tidak melebihi pelajaran yang menuju ke arah ijazah pertama, apabila tamat atau berhenti mendapat pendidikan itu atau apabila berkahwin, mengikut mana yang lebih dahulu
83
Terhentinya pencen bagi anak yang telah mencapai umur lapan belas tahun disifatkan sah 16a.
(1) W Walau apa pun peruntukan seksyen 16, jika sebelum penyiaran Akta ini apa-apa bayaran mengenai pencen terbitan atau faedah lain yang kena dibayar kepada seorang anak telah terhenti setelah anak itu mencapai umur lapan belas tahun, penghentian itu dan apa-apa pembahagian pencen terbitan atau faedah lain kepada mana-mana orang tanggungan lain berikutan dari penghentian itu hendaklah disifatkan telah dilakukan dengan sempurna dan sahnya. (2) J Jika subseksyen (1) adalah terpakai, tetapi anak itu layak di bawah Akta ini dibayar pencen terbitan atau faedah lain, anak itu hendaklah, tertakluk kepada seksyen 16, dibayar bahagian pencen terbitan atau faedah lain yang kena dibayar kepadanya mulai dari tersiarnya Akta ini.
5.
a)
Cik Ping Ping, seorang yang berminat dengan perniagaan coklat dan kek, menyara hidupnya melalui pendapatan dari kedai coklat yang dibukanya di sebuah kompleks perniagaan di Sabah. Beliau kerja seorang diri tanpa bantuan orang lain. Bolehkah beliau menjadi ahli KWSP dan bagaimana caranya, jika boleh? Rujukan/Jawapan: Kaedah-kaedah dalam Seksyen 5 (1) dan Kaedah-kaedah Kumpulan Simpanan Pekerja 1991. “(1)
Mana-mana orang bekerja sendiri yang bercadang menjadi ahli kumpulan wang hendak member notis pilihan kepada Lembaga dalam Borang KWSP 16D dan orang yang bekerja sendiri itu hendaklah, dengan memberi tidak kurang daripada satu bulan notis kepada Lembaga, menjadi tanggungan untuk membayar caruman berkenaan dengan bulan yang berikutnya.
(2)
Apabila mana-mana orang yang dirujuk dalam Kaedah-kaedah 3,4 dan 5 menjadi tertanggung di bawah Akta itu untuk membayar caruman kepada Kumpulan wang, dia hendaklah melainkan dia telah terlebih dahulu berdaftar dengan Lembaga, melengkapkan danmenghantar kepada Lembaga Borang KWSP3”
84
b)
Apabila perniagaanya berkembang maju dan menggalakkan Cik Ping Ping telah mendaftarkan perniagaannya yang dahulunya di daftar di bawah daftar perniagaan, di bawah Akta Syarikat 1965 dan menggajikan 3 orang pekerja. Dalam keadaan dan status perniagaan yang baru ini, apakah tanggungjawab beliau terhadap Lembaga KWSP dan apakah pula tindakan-tindakan yang perlu beliau lakukan bagi menyempurnakan tanggungjawabnya itu? Rujukan/Jawapan: Seksyen 9 Kaedah-kaedah KWSP 1991 “(1)
Setiap pertubuhan yang ditubuhkan atau didaftarkan di bawah Akta Syarikat, 1965 mengikut mana yang berkenaan, hendaklah, tidak lewat dari 30 hari dari tarikh penubuhannya atau pendaftarannya menghantar kepada Lembaga pemberitahuan itu dalam Borang KWSP2
(2)
a) Setiap majikan, melainkan ianya telah berdaftar dengan Lembaga hendaklah sebelum berakhirnya minggu pertama pekerjaan seseorang pekerja itu, menghantar kepada Lembaga Penyata majikan itu dalam Borang KWSP1 b) Lembaga hendaklah selepas penerimaan Borang yang disebut di dalam perenggan (a) memberikan kepada majikan nombor rujukan majikan dan mengeluarkan kepada majikan suatu sijil pendaftaran dalam Borang KWSP 19 dan kemudiannya Lembaga boleh mewujudkan beberapa akaun dengan Kumpulanwang berkenaan dengan majikan itu, jika perlu.
(3)
Jika seseorang majikan orang gaji domestic atau seorang yang domisinya di luar Malaysia dan Repbulik Singapura menerima suatu notis pilihan seperti yang disebut di bawah kaedah 3 atau 4 mengikut mana yang berkenaan, majikan itu hendaklah menghantar kepada Lembaga penyata majikan dalam Borang KWSP 1A dan apabila menerima boring tersebut, Lembaga hendaklah memberikan kepada majikan nombor rujukan majikan.
(4)
Setiap majikan hendaklah memberitahu kepada Lembaga secara bertulis ke atas apa-apa perubahan pada statusnya sebagai majikan bagi maksud tanggungnya untuk mencarum tidak lewat dari dua puluh satu hari selepas perubahan status tersebut
(5)
Setiap majikan hendaklah memberitahu kepada Lembaga secara bertulis ke atas apa-apa perubahan pada alamatnya tidak lewat dari empat belas hari selepas perubahan alamat itu.
85
(6)
6.
a)
Setiap majikan yang berhenri bertanggungjawab untuk membayar caruman di bawah Seksyen 43 dan 45 Akta itu, hendaklah menghantar Borang KWSP6 (Borang A) bersama-sama dengan semua pengiriman yang kena dibayar kepada Lembaga. Pn. Maisarah merupakan seorang Pegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M48 di sebuah jabatan kerajaan di Putrajaya. Beliau mendapati ketua jabatan beliau member layanan yang berlebihan dan istimewa kepada Cik Emmy yang juga merupakan seorang Pegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M48 yang bekerja satu unit yang sama. Beliau merasa cemburu dan bercadang untuk mempertikaikan layanan yang tidak saksama oleh ketua jabatan beliau. Jelaskan dengan merujuk Perlembagaan Persekutuan sama ada Puan Maisarah boleh mempertikaikan layanan yang tidak saksama tersebut. (5 markah). Rujukan/Jawapan: Panduan Undang0undang Umum Bahagian 10-Perkhidmatan Awam (m/s 102) 136.
Layanan sama rata bagi pekerja-pekerja persekutuan
Tertakluk kepada syarat-syarat pekerjaan mereka, semua orang dari apa-apa kaum jua pun dalam tingkat yang sama dalam perkhidmatan Persekutuan hendaklah diberi layanan yang sama rata. b)
Sabri telah dituduh di Mahkamah Tinggi Kuala Lumpur atas kesalahan bersubahat dengan Aziz dalam melakukan satu kesalahan bunuh terhadap Ana. Selepas Sabri dituduh, Peguam Negara memutuskan untuk menarik balik pertuduhan terhadap Sabri sebelum kes tersebut dibicarakan. Dengan merujuk kepada Perlembagaan Persekutuan, nyatakan sama ada Peguam Negara mempunyai kuasa berbuat demikian. (7 markah) Rujukan/Jawapan: Panduan Undang0undang Umum Bahagian 10-Perkhidmatan Awam (m/s 102) Perkara 145. Peguam Negara. (1) Yang di-Pertuan Agong hendaklah, atas nasihat Perdana Menteri, melantik seorang yang layak menjadi hakim Mahkamah Persekutuan sebagai Peguam Negara bagi Persekutuan. (2)
Menjadi kewajipan Peguam Negara menasihati Yang di-Pertuan Agong atau Jemaah Menteri atau mana-mana Menteri mengenai apa-apa perkara undangundang, dan melaksanakan apa-apa tugas lain yang bersifat undang-undang, yang 86
dari semasa ke semasa dirujukkan atau ditugaskan kepadanya oleh Yang diPertuan Agong atau Jemaah Menteri, dan menunaikan fungsi yang diberikan kepadanya oleh atau di bawah Perlembagaan ini atau mana-mana undang-undang bertulis yang lain. (3)
Peguam Negara hendaklah mempunyai kuasa yang boleh dijalankan menurut budi bicaranya, untuk memulakan, menjalankan atau memberhentikan apa-apa prosiding bagi sesuatu kesalahan, selain prosiding di hadapan mahkamah Syariah, mahkamah anak negeri atau mahkamah tentera. (3A) Undang-undang persekutuan boleh memberi Peguam Negara kuasa untuk menentukan mahkamah yang di dalamnya atau tempat apa-apa prosiding yang dia mempunyai kuasa untuk memulakannya di bawah Fasal (3) itu hendaklah dimulakan atau mahkamah yang kepadanya prosiding itu hendaklah dipindahkan.
c)
(4)
Pada melaksanakan tugasnya Peguam Negara berhak untuk didengar di dalam mana-mana mahkamah atau tribunal di Persekutuan dan hendaklah diberi keutamaan daripada mana-mana orang lain yang hadir di hadapan mahkamah atau tribunal itu.
(5)
Tertakluk kepada Fasal (6), Peguam Negara hendaklah memegang jawatan selama diperkenankan oleh Yang di-Pertuan Agong dan boleh pada bila-bila masa meletakkan jawatannya dan, melainkan jika dia ialah anggota Jemaah Menteri, hendaklah menerima apa-apa saraan yang ditentukan oleh Yang di-Pertuan Agong.
(6)
Orang yang memegang jawatan Peguam Negara sebaik sebelum permulaan kuat kuasa Perkara ini hendaklah terus memegang jawatan itu atas terma dan syarat yang tidak kurang baiknya daripada terma dan syarat yang terpakai baginya sebaik sebelum permulaan kuat kuasa Perkara ini dan tidaklah boleh dipecat daripada jawatan kecuali atas alasan dan mengikut cara yang sama seperti seorang hakim Mahkamah Persekutuan.
Rossa Lasso berasal dari Indonesia mula tinggal di Kuala Lumpur pada tahun 1990 dan kini merupakan pemastautin tetap di Malaysia. Pada Januari 2008, beliau telah menikah dengan Rukh Shah Khan seorang buruh ladang di Rawang yang merupakan seorang Pendatang Asing Tanpa Izin dari Bangladesh. Rossa Lasso dan Rukh Shah Khan kemudiannya dikurniakan seorang bayi perempuan yang dilahirkan di Serendah, Selangor pada 4 Mei 2009.Mereka keliru sama ada kelahiran bayi ini perlu didaftarkan di Kedutaan Indonesia atau di Kedutaan Bangladesh. Walau Bagaimanapun pasangan ini amat berharap untuk mendaftarkan kelahiran bayi ini di Pejabat Pendaftaran Malaysia tetapi mereka kurang jelas sama ada bayi itu layak atau tidak mendapatkan taraf kewarganegaraan Malaysia. 87
Berdasarkan Perlembagaan Persekutuan, sila nasihatkan pasangan ini sama ada bayi mereka layak mendapatkan kewarganegaraan Malaysia atau sebaliknya.(8markah) Rujukan/Jawapan: Jadual Pertama-Sumpah Bagi Pemohon-Pemohon Untuk Pendaftaran Atau MasukanPerkara 18(1), 19(9)-m/s 142 Bahagian 2-Kewaranegaraan Dengan Cara Kuatkuasa Undang-undang Bagi OrangOrang Yang Lahir Pada Atau Selepas Hari Malaysia-Perkara 14(1) (b)(m/s 143) 1. Tertakluk kepada peruntukan Bahagian 3 Perlembagaan ini, orang-orang yang berikut yang lahir pada atau selepas Hari Malaysia adalah warganegara dengan cara kuatkuasa undang-undang iaitu:(a) tiap-tiap orang yang lahir di Persekutuan dan sekurang-kurangnya ibu atau bapanya, pada masa kelahiran itu, adalah seorang warganegara atau bermastautin tetap di Persekutuan ; 2. (1) Seseorang tidak menjadi warganegara menurut perenggan (a),(d) dan (e) Seksyen 1 jika pada masa lahir bapanya yang bukan seorang warganegara ada mempunyai apa-apa imuniti dariapa guaman dan proses undang-undang sebagaimana yang diberikan kepada wakil sesuatu Negara yang dipersembahkan dengan tauliahnya kepada Yang Di-Pertuan Agong atau jika bapanya itu adalah orang Negara musuh dan kelahirnnya itu berlaku di suatu, tempat yang ditakluki oleh musuh itu. Perkara 15A. Kuasa khas untuk mendaftarkan kanak-kanak. Tertakluk kepada Perkara 18, Kerajaan Persekutuan boleh, dalam apa-apa hal keadaan khas yang difikirkannya patut, menyebabkan mana-mana orang yang di bawah umur dua puluh satu tahun didaftarkan sebagai warganegara 7.
(a)
Haris seorang warganegara Malaysia telah berkahwin dengan Katie, seorang warganegara British di United Kingdom pada tahun 1990. Berdasarkan kepada perlembagaan persekutuan, bolehkah isteri haris memohon untuk menjadi warganegara Malaysia dan apakah syarat-syarat yang perlu dipenuhi oleh isterinya? (5 markah) Rujukan/Jawapan: Bab 1 - Pemerolehan Kewarganegaraan Perkara 15. Kewarganegaraan melalui pendaftaran (isteri dan anak warganegara). (1) Tertakluk kepada Perkara 18, apabila permohonan dibuat kepada Kerajaan Persekutuan oleh mana-mana perempuan bersuami yang suaminya seorang warganegara, maka perempuan itu berhak didaftarkan sebagai warganegara jika 88
perkahwinan itu masih wujud dan suaminya itu seorang warganegara pada permulaan bulan Oktober 1962, atau jika dia memuaskan hati Kerajaan Persekutuan— (a) bahawa dia telah bermastautin di Persekutuan sepanjang tempoh dua tahun sebelum tarikh permohonan itu dan berniat hendak berbuat demikian secara tetap; dan (b) bahawa dia berkelakuan baik. Boleh.Syarat-syarat:(a) Katie telah bermastautin di Persekutuan sepanjang tempoh dua tahun sebelum daripada tarikh permohonan dan Katie berniat hendak bermastautin secara tetap di Persekutuan; dan(b) bahawa Katie adalah berkelakuan baik.Ini adalah merujuk kepada Perlembagaan Persekutuan, Bahagian 3, Bab 1 Perkara 15 Fasal (1) (a) dan (b); (b)
Sekiranya permohonan Katie untuk menjadi warganegara Malaysia diluluskan oleh kerajaan persekutuan, bilakah Katie boleh didaftarkan menjadi warganegara Malaysia? (3 markah) Rujukan/Jawapan: Bab 1 - Pemerolehan Kewarganegaraan Katie boleh didaftarkan menjadi warganegara Malaysia sehingga ia telah mengangkat sumpah yang dinyatakan dalam Jadual Pertama Ini adalah merujuk kepada Perlembagaan Persekutuan, Bahagian 3, Bab 1 Perkara 18 Fasal (1).
(c)
Bilakah secara rasminya Katie boleh menjadi warganegara dengan cara Pendaftaran? (2 markah) Rujukan/Jawapan: Bab 1 - Pemerolehan Kewarganegaraan Katie secara rasminya boleh menjadi warganegara Malaysia mulai dari hari ia didaftarkan sedemikian itu.Ini adalah merujuk kepada Perlembagaan Persekutuan, Bahagian 3, Bab 1 Perkara 18 Fasal (3)
(d)
Encik Wagiman yang berasal dari Indonesia telah memperolehi kewarganegaraan Malaysia secara perakuan masukan pada tahun 2001. Selepas memperolehi kewarganegaraan, beliau telah kembali ke Negara asalnya dan tidak kembali ke Malaysia sehingga sekarang. Sepanjang ketiadaannya, tiada sebarang berita diperolehi daripada beliau. Adakah kerajaan persekutuan boleh dan mempunyai sebarang peruntukan untuk melucutkan kewarganegaraan beliau di bawah perlembagaan persekutuan?(5 markah) Rujukan/Jawapan: Bab 1 - Pemerolehan Kewarganegaraan
89
Perkara 25. Pelucutan kewarganegaraan melalui pendaftaran di bawah Perkara 16A atau 17 atau melalui penaturalisasian. (2)
e)
Kerajaan Persekutuan boleh melalui perintah melucutkan kewarganegaraan manamana orang yang menjadi warganegara melalui pendaftaran di bawah Perkara 16A atau 17 atau yang menjadi warganegara melalui penaturalisasian jika berpuas hati bahawa orang itu biasanya bermastautin di negara-negara di luar Persekutuan bagi tempoh terus-menerus selama lima tahun dan dalam tempoh itu orang itu (a)
tidak pernah pada bila-bila masa berada dalam perkhidmatan Persekutuan atau dalam perkhidmatan sesuatu organisasi antarabangsa yang dianggotai oleh Kerajaan Persekutuan; dan juga
(b)
tidak mendaftarkan tiap-tiap tahun di konsulat Persekutuan niatnya hendak mengekalkan kewarganegaraannya: Dengan syarat bahawa Fasal ini tidaklah terpakai bagi apa-apa tempoh kemastautinan di mana-mana negara Komanwel sebelum permulaan bulan Januari 1977.
Atas permintaan kerajaan persekutuan, kerajaan negeri Selangor telah bersetuju untuk memberikan buat selama-lamanya sebidang tanah kerajaan negeri yang telah dirizabkan sebelum itu bagi maksud kegunaan kerajaan persekutuan. Walau bagaimanapun kerajaan persekutuan telah diminta oleh kerajaan negeri Selangor supaya membayar premium tanah tersebut terlebih dahulu.Jelaskan bagaimana kaedah penentuan bayaran premium tanah yang perlu dibayar oleh kerajaan persekutuan kepada kerajaan negeri Selangor.(5 markah) Rujukan/Jawapan: Bahagian 6- Perhubungan Antara Persekutuan Dengan Negeri-Negeri (m/s 58) Bab 4 – Tanah Perkara 85. Pemberian kepada Persekutuan tanah yang dirizabkan bagi maksud persekutuan. (2) Premium yang disebut dalam Fasal (1) hendaklah sama banyak dengan nilai pasaran tanah itu ditolak— (a) nilai pasaran bagi apa-apa pemajuan yang dibuat (selain atas perbelanjaan Negeri) semasa tanah itu digunakan bagi maksud persekutuan; dan (b)
amaun, jika ada, yang telah dibayar oleh Persekutuan, atau yang telah dibayar sebelum Hari Merdeka oleh Kerajaan Persekutuan Tanah Melayu, berkenaan dengan kos pengambilan apa-apa kepentingan mengenai tanah itu oleh Kerajaan Negeri 90
8.
a)
Norika Fujiwara dilahirkan di Tokyo hasil pernikahan ibunya Puan Nana Ika seorang rakyat Malaysia dengan bapanya seorang jurutera syarikat multinasional warganagera Jepun. Pada 14 Februari 2012, ketika berusia 4 tahun, Norika Fujiwara telah dibawa kembali ke Malaysia oleh ibunya setelah bercerai dengan bapanya di Jepun. Puan Nana Ika telah membawa Norika Fujiwara ke Pejabat Pendaftaran Negara di Putrajaya, memohon kewarganegaraan Malaysia bagi anaknya itu. Sebagai seorang Pegawai Pendaftaran, jelaskan status kelayakan Norika Fujiwara untuk memohon kewarganegaraan Malaysia dengan cara kuat kuasa undang-undang dan berikan justifikasinya. (9 markah) Rujukan/Jawapan: Panduan Undang-undang Umum Bab 1 - Pemerolehan Kewarganegaraan Perkara 15. Kewarganegaraan melalui pendaftaran (isteri dan anak warganegara). (2) Tertakluk kepada Perkara 18, apabila permohonan dibuat kepada Kerajaan Persekutuan oleh ibu atau bapa atau penjaga mana-mana orang yang di bawah umur dua puluh satu tahun, maka Kerajaan Persekutuan boleh menyebabkan orang itu didaftarkan sebagai warganegara jika sekurang-kurangnya salah seorang daripada ibu bapanya sekarang (atau pada masa kematiannya) seorang warganegara Rujukan/Jawapan: Jadual Pertama-Sumpah Bagi Pemohon-Pemohon Untuk Pendaftaran Atau MasukanPerkara 18(1), 19(9)-m/s 142 Bahagian 2-Kewaranegaraan Dengan Cara Kuatkuasa Undang-undang Bagi OrangOrang Yang Lahir Pada Atau Selepas Hari Malaysia-Perkara 14(1) (b)(m/s 143) 1. Tertakluk kepada peruntukan Bahagian 3 Perlembagaan ini, orang-orang yang berikut yang lahir pada atau selepas Hari Malaysia adalah warganegara dengan cara kuatkuasa undang-undang iaitu:(a) tiap-tiap orang yang lahir di Persekutuan dan sekurang-kurangnya ibu atau bapanya, pada masa kelahiran itu, adalah seorang warganegara atau bermastautin tetap di Persekutuan ; 2. (1) Seseorang tidak menjadi warganegara menurut perenggan (a),(d) dan (e) Seksyen 1 jika pada masa lahir bapanya yang bukan seorang warganegara ada mempunyai apa-apa imuniti dariapa guaman dan proses undang-undang sebagaimana yang diberikan kepada wakil sesuatu Negara yang dipersembahkan dengan tauliahnya
91
kepada Yang Di-Pertuan Agong atau jika bapanya itu adalah orang Negara musuh dan kelahirnnya itu berlaku di suatu, tempat yang ditakluki oleh musuh itu. b) Encik Klam Kar Bord sekeluarga telah tinggal selama dua (2) tahun di Chrisrchurh sebagai memenuhi syarat untuk memperolehi taraf pemastautin tetap di New Zealand. Setelah Berjaya memperolehi taraf pemastautin tetap New Zealand itu, Encik Klam Kar Bord sekeluarga telah pulang semula ke Malaysia untuk menjalankan tanggungjawab sebagai pengundi dalam Pilihanraya Umum yang lalu. Walau bagaimanapun, pihak Suruhanjaya Pilihanraya Malaysia telah membatalkan hak Encik Klam Kar Bord sekeluarga untuk mengundi atas sebab Kerajaan Malaysia dengan perintah mahkamah telah pun melucutkan hak kewarganegaraan Persekutuan mereka. Encik Klam Kar Bord tidak berpuas hati dan bercadang untuk mencabar keputusan Kerajaan Malaysia tersebut. Jelaskan sama ada wujud sebarang prima facie yang boleh menjadi asas kepada Encik Klam Kar Bord bagi mencabar keputusan Kerajaan Malaysia melucutkan hak kewarganegaraan Persekutuannya. Nyatakan yang berkaitan. (8 markah) Rujukan/Jawapan: Panduan Undang-undang Umum Bab 2 - Penamatan Kewarganegaraan Perkara 27. Tatacara bagi pelucutan.(m/s-28) (1) Sebelum membuat sesuatu perintah di bawah Perkara 24, 25 atau 26, Kerajaan Persekutuan hendaklah memberikan notis secara bertulis kepada orang yang terhadapnya perintah itu dicadangkan hendak dibuat memberitahu orang itu tentang alasan perintah itu dicadangkan hendak dibuat dan tentang haknya untuk merujukkan kes itu kepada suatu jawatankuasa siasatan di bawah Perkara ini. (2) Jika mana-mana orang yang kepadanya notis itu diberikan memohon supaya kes itu dirujukkan seperti yang disebut terdahulu, maka Kerajaan Persekutuan hendaklah, dan dalam apa-apa kes lain Kerajaan Persekutuan boleh, merujukkan kes itu kepada suatu jawatankuasa siasatan yang terdiri daripada seorang pengerusi (iaitu seorang yang mempunyai pengalaman kehakiman) dan dua orang anggota lain yang dilantik oleh Kerajaan itu bagi maksud itu. (3) Dalam hal mana-mana rujukan sedemikian, jawatankuasa itu hendaklah mengadakan suatu siasatan mengikut apa-apa cara sebagaimana yang diarahkan oleh Kerajaan Persekutuan, dan mengemukakan laporannya kepada Kerajaan itu; dan Kerajaan Persekutuan hendaklah mengambil kira laporan itu dalam memutuskan sama ada hendak membuat perintah itu atau tidak. 92
c) Puan Kristina yang mengikuti suaminya bertugas di Brussels, Belgium telah pulang ke Malaysia untuk melahirkan anak sulung mereka dengan menaiki pesawat Lufthansa, sebuah syarikat penerbangan Jerman. Tanpa diduga, tiba-tiba Puan Kristina mengalami sakit perut dan telah melahirkan seorang bayi lelaki dalam pesawat berkenaan ketika berada di ruang udara Thailand. Sila jelaskan nama Negara yang akan didaftarkan sebagai tempat kelahiran bayi lelaki Puan Kristina dan berikan justifikasinya berdasarkan Perlembagaan Persekutuan berhubung penetapan Negara tersebut. (8 markah) Rujukan/jawapan: Undang-undang Umum Jilid 2 Perlembagaan Persekutuan/Jadual Kedua/Bahagian III/Perkara 31.Sek.19A Bagi maksud perkara ini, seseorang yang lahir di dalam sesuatu kapal atau pesawat udara berdaftar hendaklah disifatkan telah lahir di tempat kapal dan pesawat udara itu telah didaftarkan dan seseorang yang lahir di dalam sesuatu kapal atau pesawat udara tidak berdaftar kepunyaan Kerajaan mana-mana Negara hendaklah disifatkan telah lahir di Negara itu.
BAHAN-BAHAN RUJUKAN:
PERLEMBAGAAN MALAYSIA BAHAGIAN III, IV DAN VI AKTA PENCEN (1980) DAN PERATURAN-PERATURAN PENCEN KAEDAH-KAEDAH KUMPULAN WANG SIMPANAN PEKERJA PANDUAN UNDANG-UNDANG UMUM UNDANG-UNDANG UMUM JILID II PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 4 TAHUN 2003 (PANDUAN URUSAN PERSARAAN DAN PENCEN) Persaraan Di Atas Kehendak Kerajaan Atau Menteri Di bawah Seksyen 11 Akta 227/239 Demi Kepentingan Perkhidmatan Awam atau Perkhidmatan Badan Berkuasa Berkanun atau Pihak Berkuasa Tempatan. Persaraan Pilihan Di bawah Seksyen 12 Akta 227/239 Pencen Hilang Upaya Pencen Tanggungan.
93
