Perencanaan Kapasitas Kapasitas Kapasitas (Capacity) adalah hasil produksi atau volume pemrosesan (throughput (throughput ), ), atau jumlah unit yang dapat ditangani, diterima, disimpan, atau diproduksi oleh sebuah fasilitas pada suatu periode waktu tertentu. Kapasitas sering menentukan persyaratan mod al sehingga mempengaruhi sebagian besar dari biaya tetap. Kapasitas juga menentukan apakah permintaan dapat dipenuhi, atau apakah fasilitas yang ada akan berlebih. Jika fasilitas terlalu besar, sebagian fasilitasnya akan menganggur dan akan terdapat tambahan biaya yang dibebankan pada produksi yang ada. Jika fasilitasnya terlalu kecil, pelanggan dan pasar secara keseluruhan akan hilang.oleh karena itu , dengan tujuan pencapaian tingkat utilisasi tinggi dan tingkat pengembalian investasi yang tinggi, penetapan ukuran fasilitas sangatlah menentukan. Jenis Perencanaan Kapasitas Berdasarkan Tiga Horizon Waktu Memodifikasi Kapasitas Menambah fasilitas
Menggunakan Kapasitas
Perencanaan jangka panjang
Menambah peralatan yang memiliki lead time panjang Perencanaan jangka menengah Subkontrak Menambah karyawan Menambah peralatan Menambah /menggunakan persediaan Menambah shift Perencanaan jangka pendek Penjadwalan tugas Penjadwalan karyawan Penjadwalan mesin
Kapasitas Desain dan Kapasitas Efektif Kapasitas desain (design capacity) adalah output maksimum sistem secara teoretis dalam suatu periode waktu tertentu. Kapasitas desain biasanya dinyatakan dalam suatu tingkatan tertentu, seperti jumlah tonase gula yang dapat diproduksi setiap minggu, setiap bulan, atau setiap tahun. Sebagian besar organisasi mengoperasikan fasilitasnya pada tingkat yang lebih rendah dari kapasitas desain. Mereka melakukannya karena mereka menyadari bahwa mereka dapat beroperasi secara lebih efisien bila sumber daya tidak digunakan hingga batas maksimum. Bahkan mereka berharap untuk beroperasi pada sekitar 82% dari kapasitas desain. Konsep ini disebut sebagai kapasitas efektif.
Kapasitas efektif (effective capacity) adalah kapasitas yang diharapkan dapat dicapai oleh sebuah perusahaan dengan keterbatasan operasi yang ada sekarang. Kapasitas efektif sering kali lebih rendah daripada kapasitas desain karena fasilitas yang ada mungkin telah didesain untuk versi produk sebelumnya atau bauran produk yang berbeda daripada yang sekarang sedang diproduksi. Dua pengukuran kinerja sistem biasanya bermanfaat: utilisasi dan efisiensi. Utilisasi (utilization) adalah persentase kapasitas desain yang sesungguhnya telah dicapai. Efisiensi (efficiency) adalah persentasi kapasitas efektif „yang sesungguhnya telah dicapai. Bagaimana fasilitas digunakan dan dikelola akan menentukan sulit tidaknya mencapai 100% efisiensi. Utilisasi = Output Aktual/Kapasitas Desain Efisiensi = Output Aktual/Kapasitas Efektif Adapun untuk mengetahui output yang diharapkan dari sebuah proses, dapat dihitung dengan menggunakan formulasi berikut : Output Aktual (atau yang Diperkirakan) = (Kapasitas Efektif) (Efisiensi) Output yang diperkirakan terkadang mengacu pada kapasitas yang dinilai (rated capacity) . dengan memiliki pengetahuan mengenai kapasitas efektif dan kapasitas efisiensi , manajer dapat menemukan output yang diperkirakan dari sebuah fasilitas. Kapasitas dan Strategi Keuntungan secara terus menerus diperoleh dari pembentukan keunggulan bersaing, bukan hanya dari tingkat pengembalian keuangan yang baik pada proses tertentu. Keputusan kapasitas haruslah dipadukan ke dalam misi dan strategi organisasi. Investasi tidak dibuat sebagai pengeluaran tersendiri, tetapi sebagai bagian dari rencana terpadu yang dapat menempatkan perusahaan dalam posisi yang menguntungkan. Kesepuluh keputusan Manajemen Operasional yang telah dibahas , begitu juga elemen organisasi lain seperti pemasaran dan keuangan, dipengaruhi oleh adanya perubahan kapasitas. Perubahan kapasitas akan berdampak pada penjualan serta arus uang, begitu juga kualitas, rantai pasokan, sumber daya manusia, dan pemeliharaan. Semua hal ini harus dipertimbangkan. Pertimbangan Kapasitas Selain integrasi strategi dan investasi yang ketat, ada empat pertimbangan khusus bagi terciptanya keputusan yang baik mengenai kapasitas.
1. Ramalkan permintaannya ssecara akurat . Sebuah peramalan yang akurat merupakan hal yang paling pokok bagi keputusan kapasitas. Contoh produk baru dari lexus adalah mobil hybrid . Apapun produk barunya, prospeknya dan siklus hidup produk yang ada sekarang haruslah ditentukan. Manajemen harus mengetahui produk yang sedang ditambahkan dan produk yang sedang dihentikan produksinya, begitu juga volume yang diperkirakan. 2. Memahami teknologi dan peningkatan kapasitas. Jumlah alternatif yang tersedia mungkin cukup banyak, tetapi setelah volume ditentukan, keputusan teknologinya dapat dipadu dengan analisis biaya, kebutuhan sumber daya manusia, kualitas dan kehandalan. Kajian ulang biasanya dapat mengurangi jumlah alternatifnya. Teknologi mungkin juga menentukan peningkatan kapasitasnya. 3. Temukan tingkat operasi (volume) yang optimal . Teknologi dan peningkatan kapasitas kerap kali mementukan ukuran optimal sebuah fasilitas. 4. Dibuat untuk perubahan. Dalam dunia yang cepat berubah, perubahan tidak dapat diabaikan. Oleh karena itu manajer operasi harus menciptakan fleksibilitas dalam fasilitas dan peralatan. Alih-alih mengelola kapasitas secara strategis, manajer dapat mengelola permintaa secara praktis. Mengelola Permintaan Walaupun terdapat peramalan yang baik dan fasilitas yang dibangun sesuai dengan peramalan tersebut, dapat terjadi ketidakcocokan antara permintaan aktual dan kapasitas yang tersedia. Ketidakcocokan ini dapat berarti permintaan melebihi kapasitas atau kapasitas melebihi permintaan . walaupun demikian, dalam kedua kasus tersebut perusahaan memiliki beberapa pilihan. a. Permintaan Melebihi kapasitas. Jika permintaan melebihi kapasitas , perusahaan dapat membatasi permintaan dengan menaikkan harga, membuat penjadwalan dengan lead time yang panjang (yang mungkin tak dapat diabaikan), dan mengurangi bisnis dengan keuntungan marginal. Walaupun demikian, karena fasilitas yang tidak mencukupi ini mengurang keuntungan di bawah yang mungkin dapat dicapai, solusi jangka panjang biasanyadiilakukan dengan meningkatkan kapasitas. b. Kapasitas Melebihi Permintaan. Jika kapasitas melebihi permintaan, perusahaan mungkin perlu merangsang premintaan melalui pengurangan harga atau pemasaran yang agresif, atau mungkin menyesuaikan diri terhadap pasar melalui perubahan produk. Saat permintaan pelanggan yang menurun digabungkan dengan proses yang kuno dan tidak fleksibel, pemutusan hubungan kerja dan penutupan pabrik munkin harus dilakukan untuk menyesuaikan kapasitas dengan permintaan. c. Penyesuaian Pada Permintaan Musiman. Sebuah pola permintaan musiman atau siklus permintaan merupakan tantangan yang lain pada kapasitas, pada kasus tersebut,
manajemen dapat menawarkan produk dengan pola permintaan yang saling melengkapi yaitu produk-produk yang salah satu jenisnya memiliki permintaan tinggi, dan jenis lainnya memiliki permintaan rendah. d. Taktik untuk Menyesuaikan Kapasitas dengan Permintaan. Terdapat beragam taktik untuk menyesuaikan kapasitas dengan permintaan yang ada. Pilihan untuk menyesuaikan kapasitas meliputi : 1. Mengubah staf yang ada (menambah atau mengurangi jumlah karyawan atau giliran kerja) 2. Menyesuaikan peralatan (termasuk membeli mesin tambahan, menjual atau menyewakan peralatan yang ada) 3. Memperbaiki proses untuk meningkatkan hasil produksi 4. Merancang ulang produknya untuk meningkatkan hasil produksi 5. Menambahkan fleksibilitas proses untuk memenuhi preferensi produk yang berubah secara lebih baik 6. Menutup pabrik Manajemen Permintaan dan Kapasitas dalam Bidang Jasa Dalam bidang jasa, menjadwalkan pelanggan adalah manajemen permintaan dan menjadwalkan tenaga kerja adalah manajemen kapasitas. Manajemen permintaan, saat permintaan dan kapasitas cukup sejalan , manajemen permintaan kerapdapat ditangani dengan membuat janji, reservasi, atau aturan “siapa datang lebih dulu, dilayani lebih dulu” ( first-come, first-served). Pada beberapa bisnis seperti dokter dan kantor pengacara, sistem membuat perjanjian merupakan penjadwalan, dan ini sudah memadai. Sistem reservasi berfungsi baik dalam perusahaan penyewaan, hotel dan beberapa restoran sebagai cara meminimalkan waktu tunggu pelanggan dan menghindari kekecewaan akibat layanan yang tidak dapat dipenuhi. Setiap industri mengembangkan pendekatannya masing-masing untuk menyesuaikan permintaan dan kapasitasnya. Pendekatan lain yang lebih agresif terhadap manajemen permintaan termasuk berbagai variasi diskon: tawaran spesial “siapa cepat dia dapat”. Manajemen kapasitas, saat mengelola permintaan tidak mungkin untuk dilakukan , maka mengelola kapasitas melalui perubahan dalam staf penuh waktu, paruh waktu, atau temporer dapat dijadikan pilihan. Ini merupakan pendekatan yang dilakukan dibanyak sektor jasa.
PERENCANAAN KAPASITAS
Menentukan kebutuhan kapasitas masa depan dapat menjadi prosedur rumit yang sebagian besar didasarkan pada permintaan di masa mendatang. Jika permintaan barang dan jasa dapat diramalkan dengan tingkat ketepatan yang cukup, maka penentuan kebutuhan kapasitasnya dapat langsung dilakukan. Penentuan kapasitas biasanya berlangsung dua tahap. Tahap pertama, permintaan masa depan diramalkan dengan model tradisional. Pada tahap kedua peramalan digunakan untuk menentukan kebutuhan kapasitas serta peningkatan ukuran untuk setiap penambahan kapasitas. Hal-hal yang menarik, pertumbuhan permintaan biasanya terjadi secara bertahapdalam unit yang kecil, sementara penambahan kapasitas biasanya terjadi secara serentak dalam unit yang besar. Pertentangan ini sering menyulitkan proses perluasan kapasitas.
