JIKA SAYA MENJADI SEORANG MANAJER
Jika saya menjadi orang manajer maka saya akan berusaha menjadi pelayan yang baik bagi bawahan saya. Hal ini i ni sangat penting karena interkasi yang terjalin baik antara manajer dan pegawainya akan berdampak pada tingkat keefektifan kerja dalam suatu industri. Menjadi seorang manajer harus bisa mengontrol apa yang di kerjakan oleh pegawainya. Seorang manejer yang baik harus tau apa yang harus di kerjakan oleh bawahannya. Kepemimpinan seorang manajer sebenarnya merupakan potensi komunikasi dalam tindakan. Ciri-ciri manajer seperti itu adalah: (1). Membangun pemahaman tentang visi,misi, dan tujuan perusahaan berikut strategi dan kebijakannya di kalangan bawahan atau karyawan. Semakin paham bawahan semakin terdorong mereka untuk aktif menyampaikan gagasan-gagasannya dalam mengembangkan kinerja perusahaan. (2). Mendorong karyawan untuk melakukan pertukaran gagasan dan infor masi. Bentuk ini dapat dilakukan di semua lini baik vertikal maupun horisontal. Hal ini sebenarnya merupakan bentuk apresiasi dari manajer kepada karyawannya. (3). Membuka saluran komunikasi yang multiarah pada karyawan berarti manajer telah tekun mendengarkan dan memberi perhatian pada aspirasi karyawan yang dinamis. Dalam posisi seperti itu maka hal serupa terjadi pula yakni apresiasi dari bawahan ke atasan atau manajernya. Karena itu kalau seorang manajer ingin instruksinya dipatuhi oleh bawahannya maka dia pun harus siap untuk mendengarkan apapun yang disampaikan karyawannya. Apakah itu berupa pertanyaan, gagasan, dan keluhan-keluhan. Memang dalam prakteknya menerima pesan tidaklah semudah menyampaikan pesan. Untuk menerima pesan dari karyawan, seorang manajer memerlukan pemahaman tentang isi,maksud, dan tujuan dari pesan itu sendiri. Bahkan sering dipertimbangkan siapa yang menyampaikan pesan itu. Selain itu diperlukan kemauan kuat untuk mendengarkan sesuatu dari bawahan.
1
Untuk itu, beberapa hal yang perlu dilakukan manajer agar efektifitas mendengarkan bawahan tercapai adalah: (1). Memahami identitas khususnya karakter para karyawannya dilihat dari sisi kemampuan berkomunikasi, keagresifan dalam bertanya, kadar emosi, dan pengetahuan tentang suatu masalah. Hal ini penting untuk memperkecil distorsi informasi ketika manajer akan mendengarkan dan merespon sesuatu yang disampaikan kar yawannya. (2). Memahami apa yang disampaikan bawahan termasuk dalam hal isi dan tujuan penyampaian pesan, alasan, dan sudut pandang karyawan. Didorong agar karyawan menyampaikan hal itu dengan jelas atau tidak kabur yang dapat menimbulkan multitafsir. Semakin paham semakin lancar proses mendengarkan dan merespon karyawan. (3). Selalu fokus dan penuh perhatian kepada karyawan yang menyampaikan pesan. Jangan sampai ada kesan manajer melecehkan karyawan. Ini penting dalam memberikan empati tinggi sehingga karyawan merasa diperhatikan dan dihargai eksistensinya. (4). Bersikap terbuka dalam menerima pesan dari karyawan. Hindari terjadinya kekakuan berkomunikasi. Untuk itu apabila dianggap perlu manajer membangun suasana kesetaraan dan keharmonisan (jalur informal) dalam mendengarkan dan memahami suatu pesan karyawan dan respon manajer (timbal balik). Seperti dikatakan oleh Disraeli; ”manusia memerintah dengan katakata -kata”. Artinya suatu perintah bisa menjadi mubazir hanya karena tidak jelasnya pesan yang disampaikan manajer kepada bawahannya. Karena itu manajer dengan kepemimpinan yang efektif adalah seseorang yang mampu mengekspresikan ide dan membujuk orang untuk berbuat sesuatu seperti yang diinginkannya. Dan dalam prakteknya dibutuhkan suatu proses komunikasi dua arah dan bahkan multiarah. Jadi disitu ada yang menyampaikan pesan dan ada yang mendengarkannya. Ini berlaku pada posisi manajer dan karyawan baik suatu ketika sebagai penyampai pesan dan di saat lain sebagai pendengar yang baik. Tak akan ada pembicara (karyawan) yang baik kalau tidak ada pendengar (manajer) yang baik pula.
2
Percuma saja suatu perusahaan memiliki manajer yang hebat dan memiliki kemajuan teknologi yang canggih tapi tidak memiliki SDM (Sumber Daya Manusia) yang berkualitas maka perusahaan tersebut tidak akan maju. Maka dari itu tugas saya jika menjadi manajer adalah :
Dapat memilih SDM bagi perusahaannya yang bekualitas, berdedikasi dan memiliki pengetahuan teknologi serta tak lupa memiliki atitut yang baik. Percuma apabila perusahaan memiliki SDM yang berkualitas tapi tak dapat diajak bekerjasama dan memiliki akhlak yang baik.
Melatih dan melakukan training pada SDM dalam bidang teknologi komputer
Manajer dapat menjalin kerjasama yang baik dan hubungan yang harmonis dan berkesinambungan dengan bawahannya. Sehingga dapat memotivasi bawahnya untuk bekerja dengan lebih baik lagi
Melakukan evaluasi yang rutin pada setiap unit-unit perusahaan secara ber kala Setiap perusahaan selalu berusaha dan mengharapkan untuk mencapai hasil maksimal.
Untuk mencapai hasil yang diharapkan, seorang manajer harus mampu melaksanakan tugasnya melalui dan dengan kerja sama dengan orang lain dengan proses manajemen, yakni : 1. Perencanaan (Planning) 2. Pengorganisasian (organizing) 3. Pengharahan (directing) 4. Penempatan tenaga (staffing) 5. Pengendalian dan pengawasan (controling) 6. Pengevaluasian (evaluating)
1. Perencanaan (Planning)
Seorang manajer harus memikirkan perencanaan kegiatan yang akan di buat karena, Pembutan perencanaan oleh pimpinan oleh pimpinan/manajer perusahaan untuk perusahaan dilakukan guna menentukan garis-gari besar kegiatan perusahaanya, memikirkan dan mempersiapkan masa depannya, serta menentukan What, How, goal, whow, Goal, Where, dan when yang sesuai dan tepat untuk melaksanakannya,serta menentukan arah dan proses yang akan ditempuh. 3
Langkah-langkah yang ditempuh dalam membuat perencanaan adalah sebagai b erikut : a) Menentukan sasaran (Goal) Menentukan hasil akhir yang ingin dicapai b) Membuat perkiraan (Forecasting) Memperkirakan kecenderuangan, antisipasi keadaan untuk mencapai tujuan c) Menyusun strategi (Strategy Arranging) Menentukan cara, taktik, hal-hal istimewa, dan waktu yang dibutuhkan guna mencapai tujuan. d) Menyusun Program (Programming) Menentukan prioritas, tahapan, perincian kegiatan, dan penjadwalannya. e) Membuat anggaran (Budgeting) Mengalokasikan sumberdaya untuk setiap unit usaha dan rencana keuangan yang mencerminkan kegiatan usaha. f)
Membuat prosedur kerja (Work proceduring) Menentukan standarisasi proses kerja.
g) Membuat pola kebijakan (Policy Making) Pengambilan keputusan pada urusan-urusan penting yang terjadi secara berulang berdasarkan petunjuk teknis pelaksanaan.
2. Pengorganisasian Pengorganisasian (Organizing)
Selain membuat planing seorang manajer harus membuat pengorganisasian karena pengorganisasian adalah pengaturan pembagian tugas yang didelegasikan kepada para staf dengan baik dan tepat sehingga tugas tersebut dapat diselesaikan tempat waktu secara efektif dan efesien. Dalam Pengorganisasian perusahaan, seorang manager hendaknya : a) Membuat struktur organisasi Menciptakan bagan/susunan organisasi yang sesuai dengan keadaan perusahaan yang bersangkutan. b) Merumuskan pola hubungan kewenangan dalam organisasi secara hirakis dan horisontal. Menentukan garis hubungan kewenagan yang jelas untuk kapasitas pelaksanaan komando dan kelancaran koordinasi.
4
c) Menyusun uraian jabatan. Penyusunan uraian jabatan dimaksudkan untuk menentukan ruang lingkup kerja,kerangka hubungan kewenangan dan tanggung jawab. d)
Menentukan peryaratan jabatan. Penentuan peryaratan jabatan dimaksudkan untuk persaratan menentukan kualitas seseorang yang akan mengisi setiap jabatan yang sesuai dengan latar belakang pengetahuan, ketrampilan, sikap, dan pengalamanya. pengalamanya.
3. Pengarahan (Directing)
Dalam Hal ini pengarahan sangat perlu dilakukan oleh seorang manajer karena pengaraha adalah kemampuan pimpinan/manajer perusahaan untuk menciptakan kegiatan yang bermakna yang dapat mencapai sasaran yang di harapkan. Hal-hal yang perlu di ketahui oleh seorang pimpinan/manager perusahaan dalam pelaksanaan pengarahan adalah sebagai berikut: a) Penugasan dan Pendelegasian Wewenang Pimpinan/manajer perusahaan harus dengan bijaksana memberikan tugas, tanggng jawab serta wewenang kepada yang bersangktan sesai jabatannya guan mencapai sasaran yang di harapkan. b) Memotivasi Pimpinan/manajer persahaan harus mampu memberikan semangat dan dorongan kepada karyawannya sehingga dapat melakukan tugasnya seperti yang diharapkan. c) Melakukan Koordinasi Pimpinan/manajer perusahaan harus mampu menciptakan keserasian dalam setiap kegiatan secara optimal sesuai dengan perubahan keadaan dan perkembangan jaman. d) Mengatasi konflik Pimpinan/manajer perusahaan harus mampu menciptakan suasana sikap keterbkaan, keberanian mengemukakan pendapat, kesedian mendengarkan orang lain dan mempertimbangkannya. e) Mengendalikan perubahaan. Pimpinan/manajer harus mampu memberikan dorongan kepada karyawan untuk berreaksi secra inovatif guna mencapai sasran yang diharapkan dalam situasi dan zaman yang selalu berubah dan berkembang.
5
4. Penetapan Tenaga (Staffing)
Yang dimaksud dengan penempatan tenaga kerja adalah pemilihan dan penempatan orang yang tepat dan memenuhi syarat yang telah ditentukan untuk setiap jabatan/posisi (The right man in the right position) Dalam penempatan tenaga kerja yang tepat pada setiap jabatan pemimpin perusahan hendaknya: a) Menyeleksi b) Memberikan orientasi c) Mengadakan pendidikan dan pelatihan
5. Pengendalian dan pengawasan (controling) (controling)
Yang dimaksud dengan pengendalian dan pengawasan adalah suatu jaminan untuk memperoleh peningkatan kualitas kerja untuk mencapai sasaran yang telah direncanakan. Dalam pelaksanaan pengendalian dan pengawasan,pimpinan/Mnager perusahaan hendaknya melakukan hal-hal sebagai berikut:
a) Menentukan sistem laporan b) Menentukan standar prestasi kerja c) Mengukur Hasil pekerjaan d) Mengadakan koreksi e) Memberikan imbalan dan dan melakukan melakukan antisipasi terhadap penyimpangan sedangkan jika saya menjadi seorang manajer, saya akan mempunyai peran sebagai berikut : Manajer mempunyai tiga peran dalam hubungannya dengan sesame anggota perusahaan atu industri yaitu:
1.Peran figure
Peran figure artinya bahwa seorang maanjer merupakan simbol. Manajer harus berperan melakukan tugas rutin yang berkaitan dengan tugas-tugas resmi dan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat sosial. Sebagai contoh adalah memberi sambutan pada acara resmi, membuka acara yang diselenggarakan industri, menjadi penanggung jawab setiap kegiatan dan sebagainya.
6
2. Peran pemimpin
Manajer adalah pemimpin sehingga manajer harus mampu memimpin, membimbing, memotivasi, memberikan reward dan pusnishmen, mengatur anggotanya melalui pembagian kerja agar tujuan dapat tercapai.
3.Peran Penghubung
Peran manajer yamg lain adalah sebagai penghubung antar anggota atau sumber daya manusia, antar anggota dan pihak eksternal. Untuk itu diperlukan kemampuan komunikasi dari manager agar dapat terjadi hubungan yang harmonis antara anggota organisasi maupun dengan pihak eksternal. Peran informasional Manajer Manajer mempunyai peran dalam hal pencarian, pengelolahan dan penistribusian baik dari maupun untuk anggotanya. Peran manajer dalam bidang informasi meliputi tiga peran:
4.Pemonitor
Manajer harus menjalankan peran dalam hal mencari, menerima berbagai informasi pengembangan pemahaman terhadap industry. Seorang manajer harus mampu melakukan monitoring terhadap semua kejadian yang dapat memberikan m emberikan pegaruh terhadap industry. Deseminasi Manajer harus menjalankan peran sebagai desiminator yaitu dalam penyebaran informasi baik kepada internal maupun eksternal perusahaan atau industry. Manajer harus dapat membedakan antara informasi yang berasal dari fakta (kebenaran) atau informasi yang bersifat interpretasi.
5.Juru bicara
Manajer mempunyai peran yang sangat sebagai juru bicara yaitu dalam hal menyampaikan dan menyebarkan informasi kepada pihak luar kegitan-kegiatan ataupun produk dan hasil yang dicapai. Jika saya menjadi seorang menajer saya memiliki tanggung jawab atas apa yang saya lakukan terhadap perusahaan tempat saya bekerja, dan tanggung jawab tersebut adalah :
7
1. Tanggungjawab seorang manager dalam menyelesaikan tugas
Menentukan tujuan dan visi dari kelompok, menentukan maksud dan arahan, serta identifikasi aktivitas (Tugas)
identifikasi sumberdaya, manusia, proses, sistem dan peralatan (termasuk finasial, komunikasi, IT)
Membuat rencana untuk menyelesaikan tugas, termasuk pengiriman, pengukuran, jadwal waktu, strategi dan tatik.
Menetapkan tanggungjawab, saaran, akuntabilitas, dan delegasi wewenang.
Menetapkan standar, kualitas, parameter laporan dan waktunya.
Mengawasi dan menjaga aktivitas sesuai parameter yang ditetapkan.
Memonitor dan menjaga kinerja secara keseluruhan sesuai rencana.
Melaporkan perkembangan pencapaian kelompok.
Mereview, evaluasi, menyesuaikan rencana, metoda dan target bila diperlukan
2. Tanggungjawab seorang manager dalam mengelola team
Menetapkan, menyetujui dan mengkomunikasikan standar kinerja dan perila ku.
Menetapkan gaya, pendekatan budya, atau elemen soft skill
Memonitor dan menjaga disiplin, etika, integritas dan fokus pada tujuan
Mengantisipasi dan menyelesaikan konflik, perdebatan atau ketidak-kompakan.
Menkaji dan merubah, bila perlu, keseimbangan dan d an komposisi kelomok.
Membangun team kerja, kerjasama, moral dan semangat team.
Mengembangkan kapabilitas dan maturitas klektif kelompok, yang secara progresif meningkatkan kebebasan dan otoritas kelompok.
Merangsang team menuju sasaran dan tujuan, atau memotivasi kelompokserta mewadahi sadar akan tujuan secara bersama.
Identikasi, mengembangkan dan menyetujui peran team serta peran pimpinan proyek dalam kelompok. kelompok.
Memampukan, mefasiltasi, dan menjamin komunikasi efektif baik internal maupun eksternal kelopok.
Identifikasi, dan memenuhi kebutuhan trainig kelompok.
Memberi umpan balik (feedback) kepada kelompok tentang kemajua secara keseluruhan, berkonsultasi dan mencari masukan dari kelompok. 8
3. Tanggung jawab seorang manager dalam mengelola Individu
Memahami anggota team sebagi sebuah individu - kepribadian, keterampilan, kekuatan, tujuan, dan kekuatiran mereka.
Membantu dan menduukng idividu - rencana, masalah, tantangan, naik dan turunnya kinerja merka.
Identifikasi dan menyetujui tujuan dan tanggungjawab t anggungjawab individu sepantasnya.
Memberikan pengakuan dan memuji individu - menghargai usaha dan kerja yang baik.
Jika memungkinkan, beri imbalan dengan tanggungjawab yang lebih besar atau kenaikan status.
Identifikasi, mengembangkan dan menggunakan kekuatan dan kapabilitas anak buah.
Latih dan kembangkan individu anggota a nggota kelompok.
Mengembangkan otoritas dan kebebasan anak buah.
Untuk menjadi seorang manajer yang baik, saya harus memiliki keterampilan, dimana diantaranya adalah : a. Keterampilan konseptual (conceptional skill). Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
9
b. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity ( humanity skill ). ). Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah. c. Keterampilan teknis (technical (technical skill ). ). Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain. Setelah keterampilan itu saya terapkan ,maka yang tidak kalah pentingnya untuk menjadi seorang manajer adalah memenuhi 14 prinsip manajemen yaitu :
Pembagian kerja ( division of work )
Kekuasaan dan tanggung jawab ( authority and responsibility )
Disiplin ( discipline )
Kesatuan perintah ( unity of command )
Kesatuan pengarah ( unity of direction )
Mengabdikan kepentingan sendiri kepada kepentingan umum
Penggajian pegawai ( remuneration of personnel )
Pemusatan ( contralisation )
Jenjang bertangga ( schalchain )
Ketertiban ( orde )
Keadilan ( equilty )
Stabilitasi kondisi pegawai
Prakarsa ( initiative )
Semangat kesatuan ( espirit de corps )
10
