Inventarios de una empresa comercial y su contabilización

Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Económicas Dirección de Escuela de Estudios de Postgrado Maestría en Formulación y Evaluación de Proyectos

INVESTIGACIÓN: INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIÓN

Estudiantes del Grupo #1: 1. Carlos Boj 2. Cecilia de León 3. Daniel Castillo 4. Marlon Guzman 5. Octavio Ciraiz 6. Sergio García Guatemala, 23 de febrero de 2013

INVENTARIOS DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y SU CONTABILIZACIÓN

ÍNDICE RESUMEN EJECUTIVO ................................................... ............................................................................ ...................................... ............. 3 INTRODUCCIÓN ................................................ .......................................................................... .................................................... .......................... 5 OBJETIVOS ................................................ .......................................................................... .................................................... .................................. ........ 6 ¿QUÉ ES UN INVENTARIO?................................................ .......................................................................... .................................. ........ 7 OTROS TIPOS DE INVENTARIOS................................................... ....................................................................... .................... 11 PRINCIPALES MÉTODOS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS .................... 15 EJEMPLOS PARA LOS TIPOS DE INVENTARIOS PRINCIPALES ..................... 17 COMPARACIÓN ENTRE LOS TIPOS DE MANEJO DE INVENTARIOS PRINCIPALES.............................................................. ....................................................................................... ......................................... ................ 20 COSTO DE VENTA.................................................. ........................................................................... ............................................. .................... 21 PRINCIPALES MÉTODOS PARA VALUAR UN INVENTARIO............................. ............................. 24 EJEMPLOS EN LA VALUACIÓN DE INVENTARIOS ................................. ........................................... .......... 30 CONCLUSIONES............................................................. ....................................................................................... ..................................... ........... 36 RECOMENDACIONES ................................................ ......................................................................... ......................................... ................ 37 BIBLIOGRAFÍA ................................................... ............................................................................. .................................................. ........................ 38

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MAESTRIA EN FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS


ÍNDICE RESUMEN EJECUTIVO ................................................... ............................................................................ ...................................... ............. 3 INTRODUCCIÓN ................................................ .......................................................................... .................................................... .......................... 5 OBJETIVOS ................................................ .......................................................................... .................................................... .................................. ........ 6 ¿QUÉ ES UN INVENTARIO?................................................ .......................................................................... .................................. ........ 7 OTROS TIPOS DE INVENTARIOS................................................... ....................................................................... .................... 11 PRINCIPALES MÉTODOS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS .................... 15 EJEMPLOS PARA LOS TIPOS DE INVENTARIOS PRINCIPALES ..................... 17 COMPARACIÓN ENTRE LOS TIPOS DE MANEJO DE INVENTARIOS PRINCIPALES.............................................................. ....................................................................................... ......................................... ................ 20 COSTO DE VENTA.................................................. ........................................................................... ............................................. .................... 21 PRINCIPALES MÉTODOS PARA VALUAR UN INVENTARIO............................. ............................. 24 EJEMPLOS EN LA VALUACIÓN DE INVENTARIOS ................................. ........................................... .......... 30 CONCLUSIONES............................................................. ....................................................................................... ..................................... ........... 36 RECOMENDACIONES ................................................ ......................................................................... ......................................... ................ 37 BIBLIOGRAFÍA ................................................... ............................................................................. .................................................. ........................ 38

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RESUMEN EJECUTIVO Definición: el término “inventario” se utiliza, en contabilidad, al nombrar a los documentos o informes que muestran la relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada. Fundamentalmente se divide en tres puntos, que son: activo, pasivo y capital.

Clasificación: los sistemas de inventarios pueden ser clasificados de acuerdo a su método de manejo como: - Sistema periódico de inventarios: en este el costo de los artículos vendidos se determina al final del periodo contable cuando se realiza un conteo físico del inventario existente. El proceso de conteo del inventario físico existente se puede realizar una o dos veces durante el año, no obstante, la mayoría de las empresas siempre lo realizan al finalizar el periodo contable. Este sistema no lleva un registro diario de las unidades vendidas o en inventario. - Sistema perpetuo de inventarios: en este se llevan registros continuos, corrientes y diarios del inventario y del costo de los artículos vendidos. Este sistema muestra de manera permanente la mercancía disponible en el inventario y permite desarrollar un adecuado control sobre las existencias por parte de los administradores. En este sistema, el costo de ventas se determina cada vez que se realiza una venta. Además de acuerdo a su método de manejo, los inventarios pueden clasificarse de acuerdo a su método de valuación, en este ámbito se clasifican como: - Método del promedio ponderado [sistema periódico]: el costo promedio de las mercancías compradas disponibles para la venta. Este método calcula el costo de

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cada unidad del inventario final dividiendo el costo total de adquisición de todas las mercancías disponibles para la venta entre el número de unidades disponibles para la venta. En economías donde los precios aumentan continuamente, el promedio ponderado, generalmente muestra una utilidad bruta intermedia entre aquella calculada por el PEPS y la obtenida por el UEPS. - Método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) [sistema periódico]: este método supone que el inventario que se adquirió con anterioridad se vende (consume) primero, por tal razón, el inventario final está compuesto por las últimas unidades compradas. En economías en donde los precios aumentan continuamente, PEPS, generalmente muestra la mayor utilidad bruta. En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno. En el caso de existir devoluciones de compras, estas se hacen por el valor en que se compró al momento de la operación. Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa. - Método UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir) [sistema periódico]: este método supone que el inventario que se adquirió más recientemente es el que se vende (consume) primero, por tal razón, el inventario final está compuesto por las primeras unidades compradas. En economías donde los precios aumentan continuamente, UEPS, generalmente muestra la menor utilidad bruta. - Método de Juego de Inventarios [sistema perpetuo]: para realizarlo es necesario conocer el inventario inicial y el final, para lo cual se requiere hacer un conteo físico de cada uno de los productos que la empresa maneja.

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INTRODUCCIÓN El presente trabajo respecto a “Inventarios de una empresa comercial y su contabilización” tiene por objetivo principal el introducir a los alumnos del curso propedéutico de Contabilidad, de la Maestría de Formulación y Evaluación de Proyectos a este tipo de reportes. Se considera un inventario a aquel documento o informe que muestra la relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada. Si bien existe una amplia cantidad de inventarios, todos y cada uno de ellos cuentan con ventajas y desventajas, por lo que es importante conocer tantos como sea

posible. Entre las principales clasificaciones de inventarios debemos

destacar: -

El tipo de manejo: divide a los inventarios como inventarios periódicos y perpetuos

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El método de contabilización o valuación: este evalúa los inventarios a través del promedio ponderado, método PEPS o método UEPS, en caso se trate de un inventario periódico y a través del método de juego de inventarios si se trata de un inventario perpetuo.

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OBJETIVOS 1. Definir qué es un inventario, las especificaciones y aplicaciones de los mismos. 2. Determinar las principales formas de manejo de un inventario. 3. Identificar como se contabiliza un inventario y que tipos de inventario existen aplicables a las empresas. 4. Investigar los medios que permitan realizar la valuación de los inventarios para poder determinar los costos de venta de los artículos de las empresas.

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¿QUÉ ES UN INVENTARIO? En contabilidad se conoce como inventario a la relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén. En términos generales, es la relación o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad. El inventario es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario. Fundamentalmente se divide en tres puntos, que son: activo, pasivo y capital. El activo es todo lo que tiene la empresa que le genera dinero. El pasivo es todo lo que tiene la empresa que le genera pérdida de dinero. Por ejemplo, un ordenador es un activo para una empresa ya que es una herramienta que ayuda a hacer el trabajo más rápido, y eso se traduce en más dinero. Un pasivo puede ser una deuda con un proveedor, ya que es algo que ocasiona pérdida; se debe. El capital, por su parte, es la diferencia entre todo el activo que posee la empresa y todo el pasivo que tiene que soportar. Es un dato que establece el valor de una empresa de forma muy general. En la práctica, se suele decir que el capital es lo que la empresa realmente tiene. A continuación se puede apreciar un ejemplo sencillo del inventario:

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Ejemplo: Inventario 1.- Activo Ordenadores..................................20.000 Sillas..............................................4.000 Local...........................................150.000 Furgoneta........................................8.500 Total activo = 182.500 2.- Pasivo Deuda con caja de ahorros.............12.000 Deuda con proveedores....................5.000 Total pasivo = 17.000 3.- Capital = 165.500

Los elementos del activo son herramientas con las que la empresa puede contar para seguir generando dinero. En cambio, los elementos del pasivo solo tienen razón de ser cuando son pérdidas que tiene que soportar la empresa. Mientras tanto, el capital se obtiene mediante la diferencia del activo y el p asivo. Por último se suele poner en el documento de inventario una reseña para dar fe del resultado, una frase como "certifico que el capital es de 165.500", además es recomendable poner la fecha. Los inventarios en las empresas comerciales, están integrados por los bienes tangibles destinados para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de otros bienes que posteriormente también

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serán destinados a la venta. En las empresas industriales, los inventarios comprenden además de las materiales primas, productos en proceso y productos terminados, materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios. La parte esencial de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario para tener un control oportuno para la reposición de dichos bienes y también conocer al final del período contable la situación económica de la entidad. Los inventarios son parte del activo corriente de la empresa y constituye toda aquella mercadería que se encuentra lista para la venta, valorada al costo de adquisición. Para el control de inventarios tenemos básicamente dos métodos: el sistema de cuenta múltiple o inventario periódico y el sistema de inventario permanente o inventario perpetuo. En el sistema de cuenta múltiple como su nombre lo indica, utilizamos varias cuentas para el control de la mercadería como: Compras, Descuento en compras, Devolución en compras, Mercaderías, Ventas, Descuento en ventas, Devolución en ventas, Costo de Ventas, Utilidad Bruta en Ventas o Pérdida en Ventas. En este sistema al finalizar el período contable es necesario realizar ajustes de regulación de las cuentas. En el sistema de inventario permanente, utilizamos las siguientes cuentas: Inventario de mercaderías, Ventas, Costo de Ventas, Utilidad Bruta en Ventas o Pérdida en Ventas; además en este método se utiliza el Kardex de mercaderías que consiste en llevar registros para cada artículo en tarjetas individuales, los sistemas computarizados actuales han dejado de lado el sistema de tarjetas, sin embargo conservan en sus registros, las columnas básicas para conocer las

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entradas, salidas y existencias físicas de cada artículo en forma permanente. El sistema más utilizado por las empresas es el de inventario permanente. En una empresa manufacturera hay tres clases de inventarios: -

Inventario de materias primas: son aquellos materiales que son directamente utilizados en la fabricación del producto.

-

Inventario de productos en proceso: son productos parcialmente elaborados a los que les faltan algunas etapas o procesos para convertirse en producto terminado. También se denominan producción en proceso.

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Inventario de productos terminados: son productos totalmente acabados disponibles para la venta.

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OTROS TIPOS DE INVENTARIOS Existe una gran cantidad de tipos de inventarios, que si bien no son el propósito principal de este trabajo, vale la pena mencionar: Inventario Intermitente: es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre a él por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte. Inventario Final: es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo. Inventario Inicial: es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. Inventario Físico: es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. Inventario Mixto: inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular. Inventario de Productos Terminados: todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes. Inventario en Transito: se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función

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útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte. Inventario de Materia Prima: representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía. Inventario en Proceso: son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso. Inventario en Consignación: es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor. Inventario Máximo: debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente es: X >Imax. Inventario Mínimo: es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén. Inventario Disponible: es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta. Inventario en Línea: es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción. Inventario Agregado: se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.

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Inventario en Cuarentena: es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros. Inventario de Previsión: se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo. Inventario de Seguridad: son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda. Inventario de Mercaderías: son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado. Inventario de Fluctuación: estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. Inventario de Anticipación: son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-

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trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción. Inventario de Lote o de tamaño de lote: estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos. Inventario Estaciónales: los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. Inventario Intermitente: es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable. Inventario Permanente: método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. Inventario Cíclico: son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.

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PRINCIPALES MÉTODOS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS Las empresas, independientemente de si son manufactureras o industriales, requieren un sistema de inventarios para registrar las cantidades de mercancías existentes y para establecer el costo de la mercancía vendida. Existen básicamente dos sistemas para llevar a cabo los registros de inventario: el sistema periódico y el sistema perpetuo. -

Sistema periódico de inventarios: con el sistema de inventario periódico el costo de los artículos vendidos se determina al final del periodo contable cuando se realiza un conteo físico del inventario existente. El proceso de conteo del inventario físico existente se puede realizar una o dos veces durante el año, no obstante, la mayoría de las empresas siempre lo realizan al finalizar el periodo contable. Este sistema no lleva un registro diario de las unidades vendidas o en inventario.

-

Sistema perpetuo de inventarios: con el sistema de inventario perpetuo se llevan registros continuos, corrientes y diarios del inventario y del costo de los artículos vendidos. Este sistema muestra de manera permanente la mercancía disponible en el inventario y permite desarrollar un adecuado control sobre las existencias por parte de los administradores. En este sistema, el costo de ventas se determina cada vez que se realiza una venta.

Actualmente, los desarrollos tecnológicos en el campo de la informática facilitan la implementación del sistema de inventario perpetuo en las empresas. Este sistema ha sido ampliamente utilizado por las empresas comerciales, especialmente los almacenes de cadena. Importantes empresas como Carrefour,

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El sistema perpetuo permite un registro actualizado del inventario, no obstante, no elimina la necesidad de realizar un recuento físico del inventario. Las Cuentas físicas del inventario (arqueo) deben realizarse cuando menos una vez por año a nivel general o por muestreo para verificar la precisión de los registros computarizados y establecer la denominada contracción del inventario, que son las diferencias en las existencias ocasionadas por robo, daños, perdida u obsolescencia de las mercancías. En una empresa comercializadora el juego de inventarios para calcular el costo de ventas es el siguiente:

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EJEMPLOS PARA LOS TIPOS DE INVENTARIOS PRINCIPALES

Ejemplo del Inventario Perpetuo: Registro en el diario 1. Compras a crédito de $560,000: Inventario..................................................................... $560,000 Cuentas por pagar............................................... $560,000 2. Ventas a crédito de $900,000 (costo $540,000): -1Cuentas por cobrar....................................................... $900,000 Ingresos por ventas............................................. $900,000 -2Costo de mercancías vendidas.................................... $540,000 Inventario........................................................... $540,000 3. Asientos de fin de periodo: No se requieren asientos. Tanto el inventario como el costo de mercancías vendidas están actualizados.

Registro en los Estados Financieros: Estados de resultados (parcial): Ingresos por ventas.................................................................................. $900,000 Costo de mercancía vendidas.................................................................. ($540,000) Margen Bruto........................................................................................... $360,000 Balance final (parcial):

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Activos Circulantes: Efectivo................................................................................................... $xxx, xxx Inversiones a corto plazo........................................................................... $xxx, xxx Cuentas por cobrar................................................................................... $xxx, xxx Inventarios.............................................................................................. $120,000 Cargos pagados por adelantado................................................................ $xxx, xxx

Ejemplo del Inventario Periódico: Registro en el diario 1. Compras a crédito de $560,000: Inventario..................................................................... $560,000 Cuentas por pagar............................................... $560,000 2. Ventas a crédito de $900,000 (costo $540,000): -1Cuentas por cobrar....................................................... $900,000 Ingresos por ventas............................................. $900,000 -2Costo de mercancías vendidas.................................... $540,000 Inventario........................................................... $540,000 3. Asientos de fin de periodo para actualizar el inventario: -1Ganancias y Pérdidas....................................................... $100,000 Inventario (saldo inicial)........................................ $100,000 -2Inventario (saldo final)…………………..................................... $120,000

Ganancias y Pérdidas

$120 000

Registro en los Estados Financieros Estados de resultados (parcial): Ingresos por ventas............................................................................ $900,000 Costo de mercancía vendidas.............................................................. ($540,000) - Inventario Inicial……..$100,000 - Compras…………………..$560,000 - Inventario Final……… ($120,000) 18



Margen Bruto....................................................................................... $360,000 Balance final (parcial): Activos Circulantes: Efectivo............................................................................................... Inversiones a corto plazo....................................................................... Cuentas por cobrar............................................................................... Inventarios.......................................................................................... Cargos pagados por adelantado..............................................................

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$xxx, xxx $xxx, xxx $xxx, xxx $120,000 $xxx, xxx


COMPARACIÓN ENTRE LOS TIPOS DE MANEJO DE INVENTARIOS PRINCIPALES Las dos alternativas para el manejo de inventarios proporcionan toda una estructura para la contabilización de los mismos, la determinación del costo de ventas y la medición del resultado. Con el fin de garantizar una correcta utilización en la aplicación tanto de uno de estos dos sistemas como de sus métodos de valuación se realiza una comparación en la tabla siguiente: Sistema periódico

Sistema permanente

Se utiliza en empresas que venden al Para empresas que venden mercancías por detalle grandes cantidades de mercancía a un valores relativamente altos como almacenes de precio relativamente bajo como por ejemplo electrodomésticos. supermercados. Al realizar la venta solo maneja información Al realizar las ventas maneja información del sobre el precio de venta. Utiliza menos precio de venta y del valor del costo de la información. venta. Requiere mayor información. Requiere elaborar conteos físicos de las Al finalizar el periodo requiere efectuar el existencias al final del periodo solo con el conteo físico de las unidades en existencia. propósito de control. Su operación puede ser menos costosa para la En este sistema puede ser más dispendiosa y empresa. más costosa la operación. Para la compra de mercancía no se utiliza la Actúa en concordancia con las normas cuenta de los activos sino las cuentas contables de compra y venta de activos. nominales. Permite tener actualizado el saldo y un No permite tener un control permanente de los mecanismo eficiente de control sobre las inventarios. existencias reales. En este caso es más práctico esperar hasta la No es necesario esperar hasta la terminación culminación del periodo para conocer el saldo. del periodo para determinar el saldo. Se conoce el costo de la venta en el momento Para conocer el costo de la mercancía vendida de realizar dicha operación utilizando el Kardex se debe esperar hasta el final del periodo. con cualquiera de sus métodos de valuación.

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COSTO DE VENTA El costo de venta es el costo en que se incurre para comercializar un bien, o para prestar un servicio. Es el valor en que se ha incurrido para producir o comprar un bien que se vende. Cuando se hace una venta, por ejemplo de Q100, todo no es utilidad para el vendedor, puesto que para poder vender ese valor, debió haberse comprado un bien, para lo cual indudablemente hubo necesidad de incurrir en un costo, costo que se conoce como costo de venta. Quizás el vendedor compro una camisa en Q60 y luego la vendió en Q100, por lo que su costo de venta viene a ser los Q60, pues debió incurrir en un costo de Q60 para poder hacer una venta de Q100. Determinar el costo de venta, en principio es algo muy sencillo, pues todo lo que se debe hacer es restar al valor de la venta, el valor que se invirtió en el producto vendido. Pero cuando se venden grandes cantidades y se manejan multitud de productos, el proceso de determinación del costo de venta es mucho más complejo. Cada uno de los métodos de control de inventarios descritos anteriormente, busca determinar el costo de la mercancía vendida para luego determinar la utilidad bruta, puesto que como ya se ha mencionado, el valor de la venta tiene incluido un costo que se debe determinar para saber cuál es el porcentaje de utilidad que se está manejando. El precio de venta está compuesto por el costo (Costo de venta) del producto más el porcentaje de utilidad deseado por el vendedor. De aquí se puede observar la importancia que tiene el costo de ventas, pues de él depende en buena parte el porcentaje de utilidad, puesto que no siempre se puede tener control absoluto sobre el precio de venta.

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Supongamos que una empresa vende un producto A, el cual tiene un precio en el mercado de Q1000. El costo de venta de ese producto es de Q900, por lo que se puede decir que el porcentaje de utilidad de la venta es de un 10%. ¿Qué pasaría si el vendedor quiere incrementar su porcentaje de utilidad a un 20%, pero no puede subir el precio de venta por que la competencia sigue vendiendo el mismo producto en Q1000? la única alternativa es disminuir el costo de venta a Q800, y esa es la realidad de muchas empresas en un mundo globalizado y competitivo, donde se requiere ser más productivo y efectivo para poder sobrevivir a la competencia. Ejemplo: En primer lugar se debe hacer la compra para luego poder vender. Supongamos que se compran 10 artículos a un valor de Q1000 cada uno: Contabilización de la compra Cuenta Cuenta 1

Debe

Haber

Q10,000.00

Cuenta 2

Q10,000.00

Una vez realizada la compra se puede proceder a vender, para lo cual se supone que se venden 5 artículos a un valor de Q1300 cada uno: Contabilización de la venta Cuenta Cuenta 3

Debe

Haber

Q6,500.00

Cuenta 4

Q6,500.00

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Contabilización del costo de venta Cuenta Cuenta 5

Debe

Haber

Q5,000.00

Cuenta 6

Q5,000.00

Como se puede observar, al inventario entraron 10 artículos a Q1000 (Q10000) y luego salen 5, los que deben salir del inventario al mismo valor con que ingresaron, es decir, a lo mismo que costaron (Q5000) En el Estado de resultados quedaría así:

Ventas Q6500 - Costo de venta Q5000 = Utilidad bruta Q1500 Una vez determinada la utilidad bruta se procede a seguir con el proceso de depuración del estado de resultados hasta determinar la Utilidad neta.

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PRINCIPALES MÉTODOS PARA VALUAR UN INVENTARIO

De acuerdo al método de manejo de inventario que la empresa utilice, la contabilización del mismo variará:

Sistema de inventario perpetuo o permanente: En este sistema, las transacciones comerciales se registran a medida que ocurren, lo que nos permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Comúnmente el control se lleva mediante tarjetas Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. Este sistema obtiene su nombre debido a que los registros contables se mantienen actualizados a perpetuidad. Las compras de mercancía se registran debitando una cuenta del activo titulada Inventario. Cuando la mercancía se vende, se necesitan dos asientos: uno para reconocer el ingreso obtenido y el segundo para reconocer el costo de los bienes vendidos relacionados. El sistema de inventario perpetuo utiliza un mayor auxiliar de inventario, este mayor proporciona al personal de la compañía información actualizada sobre cada tipo de producto que la compañía compra y vende, incluyendo el costo por unidad y el número de unidades compradas, vendidas y disponibles.

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Valuación de los inventarios en el sistema permanente: En este sistema, las compras de mercancías o materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo). En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios, mientras que, cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina también su costo. Independientemente del sistema de inventarios adoptado por una empresa, los costos de los artículos individuales se deben determinar mediante un método de valuación de inventarios. Existen tres métodos principales para la valuación de inventarios permanentes que han sido generalmente aceptados en las prácticas contables de diferentes países: PEPS, UEPS y promedio ponderado. Si los precios unitarios y los costos de las diferentes mercancías no fluctuaran, todos los métodos de valuación de inventarios proporcionarían los mismos resultados. Sin embargo, la realidad es que en las diferentes economías existentes los precios cambian y dichos cambios generan aspectos importantes a tener en cuenta con relación al inventario final de mercancías (medición de los activos corrientes-balance general) y al costo de los artículos vendidos (utilidad bruta-estado de resultados). - PROMEDIO PONDERADO: costo promedio de las mercancías compradas disponibles para la venta. Este método calcula el costo de cada unidad del inventario final dividiendo el costo total de adquisición de todas las mercancías disponibles para la venta entre el número de unidades disponibles para la venta. En economías donde los precios aumentan continuamente, el promedio ponderado, generalmente muestra una utilidad bruta intermedia entre aquella calculada por el PEPS y la obtenida por el UEPS. 25



- PEPS: primeras en entrar, primeras en salir. Este método supone que el inventario que se adquirió con anterioridad se vende (consume) primero, por tal razón, el inventario final está compuesto por las ultimas unidades compradas. En economías en donde los precios aumentan continuamente, PEPS, generalmente muestra la mayor utilidad bruta. - UEPS: ultimas en entrar, primeras en salir. Este método supone que el inventario que se adquirió más recientemente es el que se vende (consume) primero, por tal razón, el inventario final está compuesto por las primeras unidades compradas. En economías donde los precios aumentan continuamente, UEPS, generalmente muestra la menor utilidad bruta.

Sistema de inventario periódico: Un inventario de este tipo es una alternativa al sistema de inventario perpetuo. En este no se hace esfuerzo alguno en mantener registros actualizados bien sea el inventario o del costo de los bienes vendidos. En lugar de ello, estos montos se determinan sólo en forma periódica, casi siempre al final del año. Este opera cuando la mercancía es comprada, su costo se debita a una cuenta titulada compras, en lugar de hacerlo a la cuenta Inventario. Cuando la mercancía es vendida, se hace un asiento para reconocer el ingreso de ventar, pero no se hace un asiento para registrar el costo de los bienes vendidos o para reducir el saldo de la cuenta Inventario. Puesto que los registros de inventario no se actualizan a medida que las transacciones ocurren, no hay un mayor auxiliar de inventario.

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La base de este tipo de inventario periódico es la realización de un inventario físico completo al final del año. Este conteo físico determina el monto del inventario que aparece en el balance general. El costo de los bienes vendidos para todo el año se determina por un cálculo corto. Este tipo de inventario se utiliza cuando la necesidad de información corriente sobre inventarios y ventas no justifica el costo de llevar un sistema perpetuo, en un pequeño almacén de ventas por ejemplo, el propietario puede estar tan familiarizado con el inventario que los registros de inventario perpetuo son innecesarios.

Valuación de un sistema de inventario periódico: El juego de inventarios es el procedimiento utilizado en el sistema de inventarios periódico para determinar el Costo de Venta. Toda venta tiene un costo, el cual debe ser determinado, o bien al momento de cada venta o al final de un determinado periodo, y en el caso de utilizar el sistema de inventario periódico, éste costo de venta se determina haciendo uso del juego de inventarios. - JUEGO DE INVENTARIOS: para realizarlo es necesario conocer el inventario inicial y el final, para lo cual se requiere hacer un conteo físico de cada uno de los productos que la empresa maneja. Para determinar el costo de venta en el sistema de inventarios periódico, se requiera además conocer el valor de las compras netas (Compras brutas menos devoluciones en compra). Una vez determinados los valores anteriores se procede a realizar el juego de inventarios, el cual tiene la siguiente estructura:

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Inventario inicial (+) Compras brutas ( –) Devoluciones en compras = Mercancías disponibles para la venta ( –) Inventario final = Costo de venta

A continuación se realiza una breve descripción de cada uno de estos elementos: 

Inventario inicial: Es el inventario con que se inicia un periodo determinado. Por lo general corresponde al inventario final del periodo anterior. Cuando la empresa inicia operaciones por primera vez, el inventario inicial es cero (0), a no ser que al crear la empresa, o algún socio haya aportado mercancías (aportes en especie). Para determinar el inventario inicial se debe hacer un conteo físico.

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Compras: Corresponde a las compras realizadas en un periodo determinado.

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Devoluciones en compra: Son las compras que se han devuelto a los proveedores en el mismo periodo.

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Mercancías disponibles para la venta: Corresponde a las mercancías con que efectivamente cuenta la empresa en sus bodegas una vez descontadas

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las que se han devuelto. Ejemplo: se inicia con 10 unidades, se compran 6 y se devuelven 2, el resultado final será de 14 unidades. 

Inventario final: Es el inventario que queda al finalizar un periodo. Si se utiliza inventario periódico se debe hacer conteo físico.

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Costo de venta: Es lo que cuesta la mercancía vendida.

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EJEMPLOS EN LA VALUACIÓN DE INVENTARIOS

Ejemplo 1: Método del promedio ponderado Costo promedio de las mercancías compradas disponibles para la venta. Este método calcula el costo de cada unidad del inventario final dividiendo el costo total de adquisición de todas las mercancías disponibles para la venta entre el número de unidades disponibles para la venta. En economías donde los precios aumentan continuamente, el promedio ponderado, generalmente muestra una utilidad bruta intermedia entre aquella calculada por el PEPS y la obtenida por el UEPS.

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Ejemplo 2: Método PEPS Primero en Entrar, Primero en Salir. Este método supone que el inventario que se adquirió con anterioridad se vende (consume) primero, por tal razón, el inventario final está compuesto por las ultimas unidades compradas. En economías en donde los precios aumentan continuamente, PEPS, generalmente muestra la mayor utilidad bruta. En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno. En el caso de existir devoluciones de compras, estas se hacen por el valor en que se compró al momento de la operación. Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.

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Ejemplo 3: Método UEPS Último en Entrar, Primero en Salir. Este método supone que el inventario que se adquirió más recientemente es el que se vende (consume) primero, por tal razón, el inventario final está compuesto por las primeras unidades compradas. En economías donde los precios aumentan continuamente, UEPS, generalmente muestra la menor utilidad bruta. Ejemplo:

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Ejemplo 4: Contabilización empleando los tres métodos disponibles para inventarios permanentes Información Ilustrativa General a Todos los ejemplos: Inventario Inicial (10 unidades “A” a $1,000 por unidad).............................. $10,000

Compras: - N° 1 (25 unidades “A” a $1,400 por unidad)............... $35,000 - N° 2 (25 unidades “A” a $1,800 por unidad)............... $45,000 Total.............................................................................................................. $80,000 Costo de mercancías disponibles para la venta (60 unidades.)................... $90,000 Inventario final (20 unidades “A” a $? por unidad) ...................... .......................... $?

Costo de mercancías vendidas (40 unida des “A” a $? por unidad) ...................... $ ?

Inventario final y costo de mercancías vendidas:

Método de costeo promedio ponderado: Costo de mercancías disponibles para la ve nta (ver Parte A)*…………...... $90,000 * 60 unidades “A” costo promedio ponderado de $1,500 por unidad; $90,000/60

Unidades. Inventario final (20 unidades “A” a $1,500 por unidad)…........ ................... ($30,000) Costo de mercancías vendidas (40 unidades “A” a $? Por unidad.)…… ......

$60,000

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Método de costeo PEPS: Costo de mercancías disponibles para la venta …........................................ $90,000 Inventario final (costo de las últimas 20 unidades disponibles) *............... ($36,000) *20 unidades “A” a $1,800 por unidad de la compra N°2

Costo de mercancías vendidas: 10 unidades “A” $1,000 (todas del inventario inicial).......... $10,000 25 unidades “A” $1,400 (todas de la compra N°1).............. $35,000 5 unidades “A” $1,800 (de la compra N°2).......................... $9,000

Total Mercancías Vendidas.......................................................................... $54,000

Método de costeo UEPS Costo de mercancías disponibles para la venta (ver Parte A)...................... $90,000 Inventario final (costo de las ultimas 20 unidades disponibles) 10 unidades “A” $1,000 (todas del inventario i nicial)..........$10,000 10 unidades “A” $1,400 (de la compra N°1.).......................$14,000

Total Inventario Final.................................................................................. ($24,000) Costo de mercancías vendidas: 25 unidades “A” $1,800 (todas de la compra N°2)......... $45,000 15 unidades “A” $1,400 (de la compra N°1).................. $21,000

Total Mercancías Vendidas......................................................................................... $66,000

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Ejemplo 5: Método de Juego de Inventarios Un almacén presenta un inventario inicial al 31 de enero de 2012 por un valor de Q30000.00; realizó compras durante el mes de febrero por un valor de Q8200.00, y efectúa una devolución del 5% de esta mercancía. El 29 de febrero realizó el inventario físico el cual se determinó por un valor de Q40000.00.

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CONCLUSIONES 1. El inventario es el documento más simple en contabilidad y nos sirve para ver, de forma general, con lo que cuenta la empresa para desarrollar su actividad. 2. Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso normal de los negocios. 3. Los inventarios se clasifican de acuerdo a las características de la empresa, entre los métodos de inventario generalmente aceptados en la mayoría de países se encuentran UEPS, PEPS y el inventario PONDERADO. 4. UEPS muestra menor utilidad bruta, PEPS muestra mayor utilidad bruta y el inventario PONDERADO muestra una utilidad intermedia bruta. 5. El sistema perpetuo de inventarios se utiliza cuando la gerencia necesita información durante el año sobre niveles de inventario y utilidad bruta mientras que, el sistema periódico se utiliza cuando las metas principales son desarrollar información anual y minimizar los requisitos de teneduría de registros. Un solo negocio puede utilizar sistemas de inventario diferentes para explicar distintos tipos de mercancía.

6. Sin importar el tipo de inventario que se maneje en una empresa, solo se tienen dos sistemas principales para su manejo, El Sistema Permanente y el Sistema Periódico. La utilización de uno u otro dependerá de la naturaleza de la empresa.

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RECOMENDACIONES

1. Se recomienda el manejo adecuado de los inventarios de una empresa, lo que permitirá identificar situaciones favorables o críticas dentro del manejo de los activos de esta. 2. El conteo periódico de los inventarios para incrementar la confiabilidad de los reportes de saldos de inventarios. 3. Se recomienda manejar los métodos de inventarios eligiendo el que mejor convenga a cada empresa. 4. La empresa debe de contar con un sistema de procesamiento de transacciones de inventario, el cual le permita establecer las ubicaciones físicas de la transferencia de los artículos del inventario. 5. Realizar una recolección oportuna y precisa de la información del inventario para garantizar la mayor exactitud posible en los registros del inventario. Ya que esta exactitud constituye una medida clave para el control del inventario.

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Inventarios de una empresa comercial y su contabilización

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