INFORME: ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE COMPRAS. POR : MAUREN CECILIA OSORIO DIAZ
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.
SOLUCIÓN Proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace adquisición de insumos o bien llamados como materias primas, importantes para función pertinente de una organización de ahí la relación con la gestión de calidad es de suma importancia; una entrada para muchos de los procesos, es el departamento de compras desde la ISO 9001, procesos de carácter misionales como procesos de carácter de apoyo que ejerce una organización. Su gestión impacta directamente en los resultados que busca la empresa porque su importancia va ajustada principalmente a los resultados económicos de la empresa, la calidad del producto final, la satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente.
¿Cómo sería la gestión del proceso de compras?
1. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son característicos de dichos productos o servicio que
comercializa la empresa, y con ello entablar diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si se compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad. 2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda organización se deben establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores para realizar las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor. las especificaciones para el proceso de compra están encadenados con requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la organización. 3. Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende vender, se abastece de lo que lo principal que se necesita para así brindarlo de una mejor forma. Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido y con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de un producto más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos de los compradores, adicional a los anterior, es importante las cantidades a comprar y el momento justo que se debe realizar dicha acción de compra. Mantener los puntos claros es lo que encamina a realizar acciones y con ello la mejora en cuanto a negociaciones si de compras de habla con el proveedor a fin de obtener descuentos, permite disminuir inconvenientes en el inventario que se realice y aumentar una directa mejorar el tratamiento que se le brinda al producto en comercialización, en caso de las características entre ellos encajan materiales delicados y los que tiempo corto plazo como los que se pueden vencerse estando en comercialización. 4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización en funcionamiento inmediato deben disponer siempre de una lista destacada en donde se encuentran seleccionados los proveedores capaces de poseer funciones suficientes para satisfacer las necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos
organizaciones amplias. Para dicha selección de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que permita resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, como las empresas aparte pueden ofrecer productos hay otras cuya características de servicios, lo cual lo mencionado anteriormente también aplica a empresas que brinden servicios. Con dicha evaluación se deben seguir criterios en la escogencia de los proveedores destacados y esto lleva a la breve consideración pertinente que tiene la organización, Una forma sencilla de realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor, este resultado puede mostrar la cantidad de incidencias o no conformidades de cada uno de los proveedores entre la cantidad de pedidos de servidos. por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. Así es como se rectifica la comodidad y beneficio de ciertos proveedores que son los que trabajaran con dicha organización, pero también es importante tener en cuenta que toda empresa en proceso de selección de proveedores, la selección debe realizarse de manera periódica, considerado semestralmente se realiza la reevaluación a los proveedores, con el fin de determinar si continúan o no en el listado de proveedores, para futuras adquisiciones., esto depende del comportamiento en general de los proveedores contratados. Los datos de evaluación deben ser incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta información en el momento de elegir a un proveedor. 5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva 6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión previa como la verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización. Siempre se debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido solicitado, realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del producto. Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se tiene en el espacio físico
dado que si se encuentra una anomalía en aquello que no coincide, puede considerarse como puntos considerados negativos en la eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recuerda dejar evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido, Orden de Compra, Matriz comparativa de cotizaciones, Listado de Proveedores, Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y convenios; aspectos que son esencial en toda verificación. 7. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos de proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen criterios como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final. 8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora): La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA: INTERNOS
EXTERNOS
Documento donde se recopila las características específicas del Requisitos legales, y producto o servicio a vender, aspectos normas internacionales, cuantitativos/cualitativos pertenecientes a dicho producto a donde acoplan las vender, producto a comprar, cantidad, criticidad entre otros características estándares que debe tener cada producto. Documento cargado con las metodologías del proceso de Catálogos de los equipos, compra y subcontrataciones. necesarios para obtener el producto o/y servicio a realizar. Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección Hojas de seguridad, Hojas y evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y de utilidad de la materia los que están en el proceso evaluativo. prima o insumos, con las cuales se obtendrá el producto o/y servicio. Documento donde se describe tanto el producto como el plazo Orden de compra, facturas y solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, Registros de lo comprado plazos de entrega, características del producto etc.) Documento que contengan la realización de los pedidos, como el proceso de la aprobación del pedido. Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el producto, para la aprobación del producto, del sistema de calidad, para la cualificación del personal, procedimientos, procesos y equipo, el plazo solicitado, otros datos como el presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para la aprobación del producto. Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con los requisitos especificados. Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de pedido de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de proveedor, que son el registro de la información solicitada a los proveedores para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras), formato de la hoja de no conformidad de servicio (para subcontrataciones).
