INFORME: ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE COMPRAS.
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.
SOLUCIÓN 1. Análisis de la Solicitud de Compra Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un determinado producto. El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros 2. Investigación y Selección de Proveedores: Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigación y La Selección de los Proveedores. La Investigación: Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc.
3. La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena selección del proveedor se deben considerar diversos cr iterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. 4. Negociación con el Proveedor: Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación. La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al proveedor.
5. Acompañamiento del Pedido (Follow-Up): Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados. 6. Control de la Recepción del Material Comprado: Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepción del material, el organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA: INTERNOS
EXTERNOS
Documento donde se recopila las características específicas del producto o servicio a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos pertenecientes a dicho producto a vender, producto a comprar, cantidad, criticidad entre otros Documento cargado con las metodologías del proceso de compra y subcontrataciones.
Requisitos legales, y normas internacionales, donde acoplan las características estándares que debe tener cada producto. Catálogos de los equipos, necesarios para obtener el producto o/y servicio a realizar. Hojas de seguridad, Hojas de utilidad de la materia prima o insumos, con las cuales se obtendrá el producto o/y servicio. Orden de compra, facturas y Registros de lo comprado
Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y los que están en el proceso evaluativo. Documento donde se describe tanto el producto como el plazo solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos de entrega, características del producto etc.) Documento que contengan la realización de los pedidos, como el proceso de la aprobación del pedido. Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el producto, para la aprobación del producto, del sistema de calidad, para la cualificación del personal, procedimientos, procesos y equipo, el plazo solicitado, otros datos como el presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para la aprobación del producto. Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con los requisitos especificados. Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de pedido de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de proveedor, que son el registro de la información solicitada a los proveedores para su aceptación, formato de la hoja de no conformidad de producto (para
compras), formato de la hoja de no conformidad de servicio (para subcontrataciones).
