TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO
CARRERA:
ING. EN GESTION EMPRESARIAL
MATERIA:
DISEÑO ORGANIZACIONAL
MINATITLAN VER., 05 JUNIO 2017
INDICE
IMPLANTACIÓN DE NUEVOS DISEÑOS ORGANIZACIONAL .............................................................. 2 1.- CUANDO REDISEÑAR ............................................................................................................................. 2 ¿Qué es el Rediseñar? .............................................................................................................................. 2 ¿Cuándo realizar un rediseño? ................................................................................................................. 2 ETAPAS PARA REDISEÑAR ................................................................................................................... 3 VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN PARA REDISEÑAR ............................................................. 4 REDISEÑAR Y MEJORA DE PROCESOS ............................................................................................ 4 2.- PROCESO DE IMPLANTACIÓN ............................................................................................................. 4 PROCESO DE IMPLANTACIÓN .............................................................................................................. 4 SE BASA EN 3 ETAPAS: .......................................................................................................................... 5 TIPS PARA LA IMPLANTACION DE NUEVOS DISEÑOS ORGANIZACIONALES ........................ 5 3.-EMPLEADOS EMPOWERMENT ............................................................................................................. 6 ¿Qué es Empowerment? ........................................................................................................................... 6 ¿Qué es un Equipo con Empowerment? ................................................................................................ 6 Características De Equipos Con Empowerment: ................................................................................... 6 ¿Cómo Integrar a la Gente hacia el Empowerment? ............................................................................ 7 Empowerment es Total. ............................................................................................................................. 7 ¿Qué Motiva a sus Empleados? ............................................................................................................... 7 ¿Cómo Crear una Empresa con Empowerment? .................................................................................. 8 4.- REINGENIERÍA.......................................................................................................................................... 8 ¿Qué es la Reingeniería? .......................................................................................................................... 8 ¿Cuándo una empresa necesita hacer una reingeniería? ................................................................... 9 ¿Quiénes participan en un proceso de r eingeniería? ........................................................................... 9 ¿Qué resultados se esperan de un proceso de reingeniería? ............................................................. 9 ¿Qué etapas tiene un proceso de reingeniería? .................................................................................. 10 5.- BENCHMARKING .................................................................................................................................... 10 ¿Qué es BENCHMARKING? .................................................................................................................. 10 Tipos de BENCHMARKING .................................................................................................................... 10 Etapas de BENCHMARKING .................................................................................................................. 11 6.- OUTSOURCING ...................................................................................................................................... 12 Definición e importancia de OUTSOURCING ...................................................................................... 12 ¿Cómo se realiza? .................................................................................................................................... 13 Ventajas OUTSOURCING ....................................................................................................................... 14 7.- REDES DE TRABAJO ............................................................................................................................ 15 ¿Qué es redes de trabajo? ...................................................................................................................... 15 Ventajas...................................................................................................................................................... 15 Desventajas ............................................................................................................................................... 15 Dos enfoques............................................................................................................................................. 16
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IMPLANTACIÓN DE NUEVOS DISEÑOS ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional es parte importante de una organización, por lo tanto, se diseña de tal forma que sea el más apropiado para la empresa y que los trabajadores se sientan satisfechos con su puesto y trabajo. Para la implantación de nuevos diseños organizacionales, se utilizan varias técnicas, como pueden ser outsorcing, coaching, Empowerment, los cuales permiten que la organización logre sus objetivos.
1.- CUANDO REDISEÑAR ¿Qué es el Rediseñar? El rediseño debe ser parte de la visión, misión y objetivos estratégicos de la
compañía.
Debe permitir a la empresa seguir a las variaciones de mercado y posicionarse mejor.
El rediseño puede involucrar reestructura física, humana, procedimientos y otros aspectos.
El rediseño es un cambio que no puede ser único, “solo es cambio es permanente”
¿Cuándo realizar un rediseño? -
Posibles soluciones para los problemas importantes en una organización.
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Posibles resoluciones de los problemas urgentes en una organización.
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ETAPAS PARA REDISEÑAR Fase 1: *Crear el enfoque estratégico Fase 2: *Rediseño de la Organización Fase 3: *Implementación del Rediseño Fase 4: *Medición y monitoreo * Visualizar el Futuro * Crear conciencia de la necesidad del cambio * Clarificar la Visión, Misión y valores * Desarrollo de Factores Críticos, metas y objetivos *Crear el Equipo Directivo *Crear el Equipo de Rediseño Analizar la situación actual: *Análisis Técnico *Análisis Social *Rediseñar la Organización *Examinar y proponer cambios a los sistemas clave *Acordar la línea base *Acordar el plan de implementación *Desarrollar calendario de implementación *Comprometer logística de apoyo *Proveer entrenamiento y orientación *Alinear sistemas clave *Reevaluar el rediseño y hacer cambios si es necesario Evaluar: *Desarrollo del Equipo *Resultados del desempeño
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Renovar: *Concientización *Compromiso *Destrezas *Reevaluar el rediseño y hacer cambios si es necesario
VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN PARA REDISEÑAR
Incrementar el servicio y la satisfacción del cliente (interno y/o externo)
Simplificar procesos eliminando actividades sin valor agregado
Reducir tiempos de respuesta en los procesos
Reducir costos de operación
Incrementar utilidades
Involucrar a la gente en la resolución de problemas
Habilitar la mejora continua y modificaciones a los procesos
Implantar una estructura organizacional eficiente
REDISEÑAR Y MEJORA DE PROCESOS Rediseñar un proceso es hacerlo más eficiente y eficaz. Es conseguir que rinda en un grado superior al que tenía anteriormente, y ello gracias a una acción sistemática sobre el proceso que hará posible que los cambios sean estables.
2.- PROCESO DE IMPLANTACIÓN
PROCESO DE IMPLANTACIÓN
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El proceso de implantación constituye el último eslabón de la metodología de desarrollo de implantación del proyecto y es posterior al proceso de prueba (ver Proceso de Prueba). A pesar de todo el trabajo requerido para llegar a este punto, la fase de implantación puede ser la más difícil.
SE BASA EN 3 ETAPAS: 1. Análisis de la realidad actual de la empresa y los objetivos a alcanzar. 2. Propuesta de sistemas a instalar, adecuaciones a realizar, desarrollos a medida requeridos y plataforma a utilizar. 3. Instalación, capacitación de usuarios y parametrización.
TIPS PARA LA IMPLANTACION DE NUEVOS DISEÑOS ORGANIZACIONALES 1.- Esté listo para el cambio. Recuerde que lo único que no cambia es que todo cambia todo el tiempo. 2.- Desarrolle en el día a día una empresa preparada para afrontar el cambio. Recuerde también que las empresas más grandes del mundo comenzaron siendo un pequeño emprendimiento 3.- Desarrolle y ponga en práctica un Organigrama que defina tareas y responsabilidades. Olvídese de la vieja estructura piramidal. El nuevo Organigrama debe ser lineal, horizontal, todos deben ayudar a todos, cada uno en su área específica debe pensar en responsabilizarse y tomar decisiones. 4.- Forme equipos de trabajo, con autonomía propia. Con su propia independencia, con su propio presupuesto y con su propio Plan de Trabajo. 5.- Integre algunos de estos equipos relacionándolos, y direccionándolos para que logren alcanzar objetivos individuales (por equipo) 6.- Maneje en línea la información necesaria para saber en qué lugar “está parada” su empresa
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7.- No le tenga miedo a los cambios audaces. Téngale miedo a la rutina, a hacer todos los días lo mismo. Recuerde que para construir muchas veces hay que comenzar destruyendo.
3.-EMPLEADOS EMPOWERMENT ¿Qué es Empowerment? Es un proceso estratégico que busca una relación de socios entre la organización y su gente, aumentar la confianza responsabilidad autoridad y compromiso para servir mejor al cliente. Empowerment quiere decir potenciación o empoderamiento que es el hecho de delegar poder y autoridad a los subordinados y de conferirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo. Empowerment es una herramienta de la calidad total que en los modelos de mejora continua y reingeniería, así como en las empresas ampliadas provee de elementos para fortalecer los procesos que llevan a las empresas a su desarrollo.
¿Qué es un Equipo con Empowerment? Son grupos de trabajo con empleados responsables de un producto, servicio que comparten el liderazgo colaboran en el mejoramiento del proceso del trabajo planean y toman decisiones relacionadas con el método de trabajo.
Características De Equipos Con Empowerment:
Se comparten el liderazgo y las tareas administrativas.
Los miembros tienen facultad para evaluar y mejorar la calidad del desempeño y el proceso de información.
El equipo proporciona ideas para la estrategia de negocios.
Son comprometidos flexibles y creativos.
Coordinan e intercambian con otros equipos y organizaciones.
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Se mejora la honestidad las relaciones con los demás y la confianza.
Tienen una actitud positiva y son entusiastas.
¿Cómo Integrar a la Gente hacia el Empowerment? Existe una premisa que dice: " La gente hace lo que usted espera que hagan". Lo cual es un arma de dos filos. Si usted no espera nada de ellos, evidentemente, la gente no hará nada. Pero si usted espera todo, entonces hará muchas cosas para que la gente de los resultados esperados. Los tres elementos para integrar a la gente son:
Las Relaciones. Las cuales deben ser efectivas y sólidas.
La Disciplina. Debe existir un orden y se deben definir los roles.
El Compromiso. Congruente y decidido en todos los niveles, pero promovido por
los líderes y agentes de cambio.
Empowerment es Total. Los gerentes con Empowerment motivan a su personal involucrándolos y compartiéndolos en las tareas que tienen que hacer, no forzándolos a hacerlas empleando el deseo natural de la gente de ser útil y de hacer notoria la diferencia entre el modo y la forma en que enfocan sus actividades. Lo frecuente en las organizaciones es recompensar únicamente a la gente por su esfuerzo individual y no por trabajo en equipo, el gerente con Empowerment trata de enseñar nuevas recompensas por trabajar en equipo, compartir y ayudarse entre sí.
¿Qué Motiva a sus Empleados? Las siguientes son las motivaciones tradicionales:
Seguridad en el trabajo
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Recompensa económica.
Promociones.
Todos pueden ser un VIP
Respeto a los empleados como personas
Flexibilidad para cubrir las necesidades personales
Fomentar el aprendizaje el crecimiento y habilidades nuevas.
Conocer porque se hacen las cosas
Obtener información interna acerca de la compañía.
¿Cómo Crear una Empresa con Empowerment? Puestos ideados para que el empleado tenga sentido de posesión y de responsabilidad. Los atributos que deben detener son los siguientes:
Responsabilidad y autoridad.
Diversidad.
Reto.
Rendimiento Significativo.
Poder para la toma de decisiones.
Cambios en las asignaciones de trabajo.
Atención a un proyecto hasta que se concluya. Además el puesto debe dejar determinar la responsabilidad que el trabajo implica. Deben existir indicadores que permitan saber si sé está cumpliendo con lo que se espera de la gente en cada puesto. Solo la posibilidad de auto elevarse permite el acceso a la mejora continua.
4.- REINGENIERÍA ¿Qué es la Reingeniería?
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La reingeniería es un replanteamiento y rediseño radical de los procesos de la empresa para conseguir mejoras importantes en costo, calidad, servicio y tiempos de entrega. Cuando se habla de reingeniería, se indica una transformación organizacional de los procesos y estructuras.
¿Cuándo una empresa necesita hacer una reingeniería? El ambiente cambiante de las organizaciones obliga a replantear los procesos por muchos factores, los más recurrentes son: - La competencia -Caída del mercado -Cambios en las condiciones del mercado -Posicionamiento líder del mercado
¿Quiénes participan en un proceso de reingeniería? Para que sea efectivo, en un proceso de reingeniería deben estar involucrados toda la organización, pero sobre todo 3 actores principales: el líder, el dueño o responsable del proceso y el equipo de reingeniería. Sin el compromiso total de estos 3 participantes no será posible una implantación exitosa.
¿Qué resultados se esperan de un proceso de reingeniería? Con esta herramienta, la organización ha replanteado muchos de sus procesos que dan como resultado: -Fusión de funciones. -Cambio en el orden de ejecución. -Nuevas versiones de los procesos. -Cambios en lugares de trabajo. -Disminución de supervisión.
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¿Qué etapas tiene un proceso de reingeniería? El proceso de reingeniería tiene una secuencia lógica que permite resultados exitosos: -Mapa de procesos e identificación de procesos clave. -Desarrollo de la visión de los procesos nuevos. -Reingeniería de procesos. -Diseño y prueba de los nuevos procesos. -Mejora continua.
5.- BENCHMARKING ¿Qué es BENCHMARKING? Es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales".
Tipos de BENCHMARKING
Benchmarking interno: Se aplica en el análisis de elementos internos de la organización, por ejemplo entre departamentos o entre sucursales.
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Benchmarking competitivo: Se aplica cuando la empresa busca mejorar su competitividad respecto a otras y lo puede hacer por productos o servicios específicos.
Benchmarking funcional: Aplica por áreas funcionales específicas, por ejemplo el departamento de ventas vs el departamento de ventas de la empresa líder.
Benchmarking genérico: Cuando se aplica a toda la organización se obtiene un panorama general que permita detectar brechas o gaps, es decir, diferencias entre lo planeado y lo realmente ofrecido.
Etapas de BENCHMARKING
Etapa de planeación:
1.- Identificar qué se va a someter a benchmarking 2.- Identificar compañías comparables 3.-Determinar las formas de recolección de datos
Etapa de análisis:
1.- Especificar la brecha o gap del desempeño presente 2.- Plantear niveles esperados de desempeño futuro 3.- Identificar niveles históricos de productividad
Etapa de integración: Busca fijar los objetivos operacionales para generar el cambio y se debe:
1.-Comunicar efectivamente los hallazgos de benchmarking y aceptarlos 2.- Establecer metas funcionales
Etapa de Acción: En los hallazgos de benchmarking, los principios de operación se transforman en acciones, para ello la empresa buscará:
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1.- Desarrollar planes de acción 2.- Implementar acciones específicas revisando su ejecución 3.- Recalibrar el benchmarking
Etapa de madurez: Ésta es la última etapa del benchmarking y se presenta cuando la empresa incorpora las mejores prácticas de su industria a todos los procesos de negocio asegurando una mejor competitividad.
6.- OUTSOURCING Definición e importancia de OUTSOURCING Outsourcing o Tercerización (también llamada subcontratación) es una técnica innovadora de administración, que consiste en la transferencia a terceros de ciertos procesos complementarios que no forman parte del giro principal del negocio, permitiendo la concentración de los esfuerzos en las actividades esenciales a fin de obtener competitividad y resultados tangibles. Esta técnica se fundamenta en un proceso de gestión que implica cambios estructurales de la empresa en aspectos fundamentales tales como la cultura, procedimientos, sistemas, controles y tecnología cuyo objetivo es obtener mejores resultados concentrando todos los esfuerzos y energía de la empresa en la actividad principal. También podemos definirlo como la subcontratación de servicios que busca agilizar y economizar los procesos productivos para el cumplimiento eficiente de los objetos sociales de las instituciones, de modo que las empresas se centren en lo que les es propio. Esta tercerización responde perfectamente al aforismo popular “zapatero a tus
zapatos”, se ha venido bajo la denominación outsourcing, que significa en la
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práctica encontrar nuevos proveedores y nuevas formas de asegurar la entrega de materias primas, artículos, componentes y servicios. El Outsourcing es la acción de acudir a una agencia exterior para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de la compañía, la cual en definitiva contrata un servicio o producto final sin que tenga responsabilidad alguna en la administración o manejo de la prestación del servicio, la cual actúa con plena autonomía e independencia para atender diversos usuarios. La tercerización implica también fomento para la apertura de nuevas empresas con oportunidades de oferta de mano de obra, restringiendo de cierto modo el impacto social. La importancia de la tercerización radica en que esta pretende concentrar los esfuerzos de la compañía en las actividades principales del giro de negocios. De esta manera se pretende otorgar mayor valor agregado para los clientes y productos mediante agilidad y oportunidad en el manejo de los procesos transferidos, una reducción de los tiempos de procesamiento e inclusive, en la mayoría de los casos, una reducción de costos y de personal, así como una potencialización de los talentos humanos.
¿Cómo se realiza? *La empresa deberá transferir parte del control administrativo y operacional a la empresa subcontratada. *De tal modo que ésta pueda realizar su trabajo apartada de la relación normal de la empresa subcontrataste y sus clientes. *La subcontratación también implica un considerable grado de intercambio bidireccional de información, coordinación y confianza.
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Ventajas OUTSOURCING Reducción de costos laborales: es probablemente el argumento de mayor peso, ya que toda empresa trata siempre de disminuir sus costos y lograr mejores indicadores de rentabilidad. Uso de las mejores prácticas de la industria: Algunas veces se subcontrata a un experto en alguna área para asesorías o proyectos, de ésta forma se aprovecha la experiencia y alta especialidad de los proveedores, tal es el caso de abogados, consultores
de
negocios,
expertos
en
impuestos
y/o
despachos
de
importación/exportación. Flexibilidad en la contratación en función de la demanda: Esta modalidad permite ajustar la plantilla laboral en función a la demanda de productos y/o servicios, de ésta manera los costos se ajustan y la empresa logra mayor eficiencia.
Desventajas OUTSOURCING? Poca lealtad hacia la empresa ya que no existe un sentido de pertenencia. Los trabajadores, aunque laboran para la organización no pertenecen a ella, se limitan a cumplir horarios y tareas encomendadas. Contratación temporal por obra o proyecto: esta es posiblemente una de las más grandes críticas a éste modelo de negocio, es decir, el trabajador es contratado de manera temporal para cubrir una plaza o finalizar un proyecto y pero su contrato se renueva de manera constante, lo cual resulta en perjuicio del trabajador porque no genera derechos pero sí responsabilidades. Desaparición de plazas laborales como consecuencia del "abaratamiento" de la mano de obra y la flexibilidad laboral. Es muy común que los hoteles utilicen ésta herramienta en servicios de poco valor agregado al cliente final y contratan servicios externos de limpieza de áreas pública y seguridad. En el caso de restaurantes puedes observarlo en los servicios de valet parking.
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7.- REDES DE TRABAJO ¿Qué es redes de trabajo? El enfoque de redes de trabajo ser conoce también como networking, esto significa una estructura diferente que permite a las empresas transferir operaciones a otras empresas, unidad de negocios independientes o separado que se interconectan entre sí por medio de una central.
Ventajas * Nivel administrativo y estratégico: Trabajando en redes, a través de la articulación de organizaciones, se da respuestas a problemas que de otro modo no podrían resolverse. * Nivel de gestión del conocimiento: Se genera una comunidad de aprendizaje y conocimiento que permite universalizar los saberes, llevando el conocimiento local a un contexto global. * Nivel de administración de recursos: Se aumenta la disponibilidad, racionalidad y productividad en el uso de recursos. * Nivel de gestión política: La posibilidad de conectar los sectores público, privado y de organizaciones civiles se hace más factible.
Desventajas * Los usuarios necesitan formación antes de que puedan desenvolverse correctamente como usuarios y administradores de sus equipos. La organización y la red solo van a experimentar un crecimiento limitado en un futuro cercano. * Cada decisión toma más tiempo y esfuerzo. * No necesariamente se recibe reconocimiento.
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* No es fácil aprender de los errores. * Hay redes que podrían hacerle perder tiempo.
Dos enfoques Modular: Puede trabajar por bloques o módulos según se requiera permitiendo un intercambio de información más ágil. Celular: se logra agrupar las operaciones por células independientes y autosuficientes que cuentan con los recursos suficientes y autonomía de gestión lo cual permite, incluso, controlar mejor los costos y beneficios. El enfoque modular lo visualizas en las reuniones de trabajo de hoteleros de la misma empresa pero que están en otras ubicaciones y el enfoque celular se da en la fuerza de ventas de agencias de viajes y representantes de una o varias compañías turísticas que trabajan de manera independiente, por ejemplo, las empresas que representan a aerolíneas extranjeras, aunque que no tienen operaciones directas en México sí ofrecen servicio de atención a clientes
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