SIEN Consultants
HUMAN RESOURCES ANALYSIS BAGIAN 1 : JOB ANALYSIS / ANALISIS PEKERJAAN : informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu Definisi perusahaan agar tercapai tujuan perusahaan. : memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standard pekerjaan, konteks pekerjaan, Manfaat persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.
Langkah – Langkah Analisis Pekerjaan : 1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan 2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang pekerjaan 3. Menyeleksi jabatan yang akan dianalisis 4. Mengumpulkan informasi untuk analisis pekerjaan 5. Meninjau informasi dengan pihak yang berkepentingan 6. Menyusun uraian pekerjaan / job description dan spesifikasi pekerjaan / job specification 7. Meramalkan / memperhitungkan perkembangan perusahaan Step 1 - Menentukan Penggunaan Hasil Informasi Analisis Pekerjaan jelas apa kegunaan hasil informasi analisis analisis Maksud : Analisator harus mengetahui secara jelas pekerjaan.
Guna informasi : untuk menetapkan job description, job specification & job evaluation
Step 2 - Mengumpulkan Informasi Tentang Latar Belakang mengkualifikasi data, meninjau latar latar belakang Maksud : Analisator harus mengumpulkan dan mengkualifikasi seperti struktur organisasi, flowchart proses dan uraian pekerjaan
Metode pengumpulan data : metode m etode penelitian deskriptif, survey, sensus dan pengambilan sample
Teknik pengumpulan data: wawancara, observasi, kuisioner / angket
Penggunaan data : data dikualifikasi, dianalisis dan diaplikasikan untuk masa depan
Step 3 - Menyeleksi Jabatan Yang Akan Dianalisis Maksud : Analisator memilih jabatan yang akan dianalisis. dianalisis Tujuan : untuk menghemat biaya & waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis Step 4 - Mengumpulkan Informasi Analisis Pekerjaan menganalisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang Maksud : Analisator menganalisis aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan, kondisi kerja dan syarat-syarat personel pe rsonel yang akan melaksanakan pekerjaan Step 5 - Meninjau Informasi Dengan Pihak-Pihak Yang Berkepentingan informasi tentang hakikat & fungsi pekerjaan. Maksud : Analisator menyediakan informasi Informasi harus diverifikasi oleh karyawan yang akan melaksanakan pekerjaan tsb dan atasan langsung dari karyawan tsb. Step 6 - Menyusun Job Description dan Job Specification Maksud : Analisator menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan dan evaluasi pekerjaan Step 7 - Meramalkan Perkembangan Perusahaan
SIEN Consultants
Maksud : Analisator meramalkan perlu tidaknya dilakukan pengayaan, penyederhanaan / perluasan pekerjaan dari uraian & spesifikasi pekerjaan yang telah dibuat
Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan : 1. Perekrutan & Seleksi Karyawan 2. Kompensasi 3. Evaluasi Jabatan 4. Performance Appraisal / Penilaian Prestasi Kerja 5. Pelatihan 6. Promosi & Mutasi 7. Perbaikan Organisasi 8. Pemerkayaan Pekerjaan 9. Penyederhanaan Pekerjaan 10. Penempatan Karyawan 11. Orientasi & Induksi
BAGIAN 2 : JOB DESCRIPTION / URAI AN PEKERJAAN Definisi : informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanngung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan & aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan dalam organisasi. Job Desc / uraian pekerjaan harus jelas dan mudah dipahami agar pejabat tsb mengetahui tugas, tanggung jawab, wewenang & standard prestasi yang harus dicapainya. Job Desc harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan agar pengisian pejabat didasarkan apa baru siapa sehingga mismanajemen dapat dihindari
Isi Job Description : 1. Identifikasi pekerjaan / jabatan 2.
ada nama jabatan
Tugas & tanggung jawab dipisahkan secara jelas. Rumusan hubungan sebaiknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain yang ada di internal maupun eksternal organisasi
Tugas / Tasks : kewajiban untuk menjalankan pekerjaan yang dibebankan sehubungan dengan jabatan yang dipangkunya. Tanggung Jawab / Responsibility : kewajiban untuk memastikan bahwa tugas yang dikerjakannya telah dijalankan dengan baik sesuai dengan tujuan / sasaran yang ditetapkan. Wewenang / Authority : hak yang melekat pada seseorang karena jabatan yang dipangkunya. Hak tsb terkait dengan pembuatan keputusan & penggunaan sesuatu yang dapat berupa pelayanan, harta, uang, senjata atau barang lain untuk melaksanakan tugas & tanggung jawabnya. 3.
Tanggung jawab & wewenang harus seimbang karena jika wewenang lebih besar dari tanggung jawabnya akan menyebabkan penyalahgunaan, sedangkan jika wewenang lebih kecil dari tanggung jawabnya akan menyebabkan tugas tidak dapat dikerjakan dengan baik.
4.
Standard wewenang & pekerjaan yaitu kewenangan & prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas
5.
Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin & bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tsb
6.
Ringkasan pekerjaan / jabatan hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi & aktivitas utamanya
SIEN Consultants 7.
Penjelasan tentang jabatan yang ada di bawah & diatasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana karyawan dipromosikan dan kemana karyawan akan dipromosikan
BAGIAN 3 : JOB SPECIFICATION / SPESIFIKASI PEKERJAAN Definisi : uraian persyaratan kualitas minimum orang yang dapat diterima agar dapat menjalankan jabatannya dengan baik dan kompeten. Job Spec / spesifikasi pekerjaan disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dll dari personel yang akan menjalankan pekerjaan tsb dengan baik. Job spec menunjukkan persyaratan personel yang akan direkrut & menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi
Isi Job Specification : 1. Tingkat pendidikan 2. Jenis kelamin 3. Keadaan fisik 4. Pengetahuan 5. Kecakapan kerja termasuk rentang kendali pekerjaan yang harus ditangani 6. Batas umur 7. Status menikah / belum 8. Minat pekerja 9. Emosi & temperamen 10. Pengalaman kerja
BAGIAN 4 : JOB EVALUATION / EVALUASI PEKERJAAN Definisi : penilaian terhadap berat / ringan, mudah / sulit, besar / kecil resiko pekerjaan dengan tujuan untuk memberikan nama, ranking / peringkat dan harga / gaji suatu jabatan. Pekerjaan berat, sulit, beresiko besar dan rangking jabatan semakin tinggi maka harga / gaji semakin besar. Pekerjaan ringan, mudah, beresiko kecil dan rangking jabatan semakin rendah maka harga / gaji semakin kecil.
BAGIAN 5 : JOB SIMPLIFICATION / PENYEDERH ANAAN PEKERJAAN Definisi : Penggunaan logika untuk mencari penggunaan paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin, waktu & ruangan agar cara yang paling baik dan paling mudah dalam melakukan pekerjaan dapat digunakan. Prinsip perluasan pekerjaan menghentikan spesialisasi yang berlebihan untuk mengurangi kebosanan dan sifat monoton. Dengan cara ini diharapkan akan menghasilkan prestasi yang lebih baik dan membuat karyawan lebih terpusatkan dan termotivasi secara efektif. Rumusan Job Simplification : 1. Job Content / isi pekerjaan dalam organisasi.
terkait dengan penetapan persyaratan tugas atas setiap pekerjaan
SIEN Consultants 2.
Job Depth / kedalaman pekerjaan menunjukkan jumlah pengendalian yang dimiliki karyawan untuk mengubah / mempengaruhi pekerjaan & lingkungan sekitar.
3.
Job Range / jajaran pekerjaan menunjukkan jumlah operasional yang dilakukan oleh pemegang pekerjaan untuk menyelesaikan suatu tugas.
4.
Job Relationship / hubungan pekerjaan yang dimungkinkan oleh suatu pekerjaan.
5.
Job Rotation / rotasi pekerjaan sebuah bentuk latihan yang menyangkut pemindahan seorang karyawan dari satu pekerjaan kepada pekerjaan lainnya.
6.
Job Order Technology / teknologi pekerjaan menurut pesanan produk disesuaikan menurut spesifikasi pelanggan.
menunjukkan hubungan interpersonal yang diperlukan /
suatu bentuk produksi dimana
BAGIAN 6 : JOB ENLARGEMENT / PERLUASAN PEKERJAAN Definisi : Memperbanyak tugas / pekerjaan seorang karyawan dalam jabatannya untuk meningkatkan variasi pekerjaan dan mengurangi sifat pekerjaan yang membosankan. Dengan pengetahuan dan ketrampilan yang masih tetap, tambahan pekerjaan dapat dikerjakan. Prinsip penyederhaan pekerjaan agar pemborosan dalam pelaksanaan pekerjaan dapat dihilangkan dengan mengurangi pekerjaan yang berlebih sehingga setiap komponen pekerjaan menjadi lebih produktif. Penyederhanaan terjadi karena spesialisasi yang lebih mendetail diterapkan dalam perusahaan tsb.
Contoh penyederhanaan pekerjaan : Ali bertugas menerima barang dari Pelanggan sekaligus bertugas melakukan pengiriman barang tsb ke tujuan. Tetapi karena barang yang harus diterima jumlahnya semakin banyak, maka untuk tugas mengiriman diserahkan ke Amat. Dengan demikian tugas Ali dikurangi dan spesialisasi pekerjaannya adalah menerima barang. Dalam kondisi ini, Ali tidak mengalami promosi / demosi sebab pekerjaannya tetap hanya jumlah pekerjaannya saja yang dikurangi.
BAGIAN 7 : JOB ENRICHMENT / PENGAYAAN PEKERJAAN Definisi : Perluasan pekerjaan dan tanggung jawab secara vertikal yang akan dikerjakan seorang pejabat dalam jabatannya. Karyawan diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan manajerial disamping pekerjaan operasional mereka. Perluasan pekerjaan merupakan perubahan yang direncanakan pada berbagai kegiatan untuk memberikan variasi yang lebih besar kepada karyawan yang mempunyai pengetahuan dan ketrampilan lebih. Perluasan secara vertikal diterapkan untuk memberikan kepuasan yang lebih besar dan kesempatan bagi pengembangan pribadinya.
SIEN Consultants
BAGIAN 8 : PENETAPAN JUMLAH KARYAWAN 1. METODE NON ILMIAH Dasar Penetapan : Jumlah karyawan yang dibutuhkan hanya didasari perkiraan saja. Metode ini akan menyebabkan jumlah karyawan yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan volume pekerjaan sehingga menimbulkan kerugian. 2. METODE ILMIAH Dasar Penetapan : Jumlah karyawan yang akan diterima berdasarkan perhitungan dan analisis beban kerja (work load analysis) serta standard prestasi karyawan.
Analisis Beban Kerja Penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
Analisis Beban Kerja (ABK) = Volume Pekerjaan x satu orang Standard Prestasi
Analisis beban kerja hanya dapat diterapkan terhadap volume pekerjaan atas unit kerja yang mempunyai standard fisik, seperti per potong, per waktu, per meter, per kilo, per liter, dll.
Contoh Perhitungan Analisis Beban Kerja : PT. Maju Terus akan memproduksi 500 unit barang setiap hari. Standard prestasi per orang per hari (7 jam) = 10 unit. Berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan? Jawab : Analisis Beban Kerja = 500 x 1 orang = 50 orang 10 Jika 70 karyawan ini bekerja dengan efektif setiap hari, maka pekerjaan akan selesai tepat waktu. Namun kenyataannya karena absen, makan, sembahyang, ke WC, menerima telpon, dll. mengakibatkan pekerjaan tidak dapat selesai tepat waktu.
Pengaruh Absensi pada Perhitungan Beban Kerja Tingkat absensi mempengaruhi terhadap penyelesaian pekerjaan, sehingga beban kerja menjadi meningkat dan dibutuhkan penambahan jumlah karyawan. Perhitungan Tingkat Rata-Rata Absen :
Rata-Rata Absen = Jumlah hari kerja absen per bulan x 100% Jumlah hari kerja per bulan
SIEN Consultants
Perhitungan Tenaga Kerja Tambahan :
Tenaga Kerja Tambahan (TKT) Absen = Rata-Rata Absen x Σ Tenaga Kerja TKT Total = Σ Tenaga Kerja + TKT Contoh Perhitungan Rata-Rata Absen : Jumlah karyawan PT. Maju Terus 50 orang. Jumlah karyawan absen pada bulan Mei sebanyak 20 hari. Jumlah hari kerja pada bulan Mei 25 hari. Berapa besarnya absen pada bulan Mei, jumlah tenaga kerja tambahan dan kebutuhan tenaga kerja total?
Jawab : Rata-rata absen =
20 x 100% = 1.6 % 50 x 25
TKT = 1.6 % x 50 = 0.8 orang atau 1 orang Jadi kebutuhan tenaga kerja total = 50 + 1 = 51 orang
Labor Turn Over / Perputaran Karyawan Perbandingan antara masuk dan keluarnya karyawan dari suatu perusahaan. Turn over juga berpengaruh terhadap \ beban kerja. Besarnya turn over dihitung sebagai berikut :
Turn Over =
(karyaw an masuk – keluar) x 100% ½ Σ (karyawan awal + karyaw an akhir) Σ
TKT Turn Over = Turn Over x Σ karyawan TKT Total = ABK + TKT Absen + TKT Turn Over Contoh : Karyawan di PT. Maju Terus pada 1 Jan 04 sebanyak 50 orang, sedang di pada 31 Des 04 tinggal 45 orang. Karyawan yang berhenti 10 orang dan yang direkrut 5 orang, jumlah tenaga kerja tambahan karena absen 1 orang, maka : Turn Over =
10 – 5 x 100% = 10.5% ½ (50 + 45)
TKT Turn Over = 10.5% x 50 = 5.25 orang atau 6 orang TKT Total = 50 + 1 + 6 = 57 orang
