Herramientas de Sistemas Integrado de Gestión

UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

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Prefacio:

La asignatura es de carácter teórico-práctico. Ésta, tiene como fin desarrollar en el estudiante habilidades para el uso de herramientas de sistemas de gestión empresarial así como su implementación de pequeñas y medianas empresas. Se promueve el uso de software libres de código abierto en multiplataformas que el estudiante debe proponerse dominar.

La gestión de la organización equivale a la gestión de todos los procesos que dan lugar a utilizar las herramientas de sistema integrado de gestión debiendo ser administrados para conseguir la máxima eficacia y eficiencia empresarial y, en la medida en que se consideren las distintas variables de cada proceso (materiales, vehículos, personal, forma de trabajar, medio ambiente y condiciones de trabajo) y se gestionen de la mejor forma, se estará optimizando su funcionamiento.

Comprende Cuatro Unidades de Aprendizaje:

Unidad I: Gestión Empresarial. Unidad II. Módulos Informáticos para la Gestión Empresarial. Unidad III: Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP). Unidad IV: Software ERP.

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Estructura de los Contenidos

Módulos informáticos para la gestión empresarial.

Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)

Información en la gestión empresarial.

Software de Facturacion.

Los sistemas ERP.

Open ERP.

Organización de la Información.

Software contable.

Características de un sistema ERP.

Open ERP: Sistemas de archivos básicos.

Software de finanzas.

Enfoques de ERP.

Open ERP: Creación de menús y acciones.

Gestión Empresarial

Facturación.

Contabilidad: La herramienta más útil de la empresa.

Software de Recursos Humanos.

Metodología para selección de sistemas ERP.

Software ERP

Open ERP: Relaciones.

La competencia que el estudiante debe lograr al final de la asignatura es: “Desarrollar y perfeccionar sus habilidades en el uso de herramientas de sistemas de gestión y aplica software para la gestión empresarial a través de actividades donde se aplique diversas técnicas y estrategias que le permitan comprender los procesos de producción y servicios de una empresa”.

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Índice del Contenido

I. PREFACIO II. DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS UNIDAD DE APRENDIZAJE 1: GESTIÓN EMPRESARIAL 1. Introducción a. Presentación y contextualización b. Competencia c. Capacidades d. Actitudes e. Ideas básicas y contenido 2. Desarrollo de los temas a. Tema 01: Información en la gestión empresarial. b. Tema 02: Organización de la información. c. Tema 03: Facturación. d. Tema 04: Contabilidad: la herramienta más útil de la empresa. 3. Lecturas recomendadas 4. Actividades 5. Autoevaluación 6. Resumen UNIDAD DE APRENDIZAJE 2: MÓDULOS INFORMÁTICOS PARA LA GESTION EMPRESARIAL 1. Introducción a. Presentación y contextualización b. Competencia c. Capacidades d. Actitudes e. Ideas básicas y contenido 2. Desarrollo de los temas a. Tema 01: Software de facturación. b. Tema 02: Software contable. c. Tema 03: Software de finanzas. d. Tema 04: Software de recursos humanos. 3. Lecturas recomendadas 4. Actividades 5. Autoevaluación 6. Resumen UNIDAD DE APRENDIZAJE 3: SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) 1. Introducción a. Presentación y contextualización b. Competencia c. Capacidades d. Actitudes e. Ideas básicas y contenido 2. Desarrollo de los temas a. Tema 01: Los sistemas ERP. b. Tema 02: Características de un sistema ERP. c. Tema 03: Enfoques de ERP. d. Tema 04: Metodología para selección de sistemas ERP. 3. Lecturas recomendadas 4. Actividades 5. Autoevaluación 6. Resumen UNIDAD DE APRENDIZAJE 4: SOFTWARE ERP 1. Introducción a. Presentación y contextualización b. Competencia c. Capacidades d. Actitudes e. Ideas básicas y contenido 2. Desarrollo de los temas a. Tema 01: Open ERP. b. Tema 02: Open ERP: sistemas de archivos básicos. c. Tema 03: Open ERP: creación de menús y acciones. d. Tema 04: Open ERP: relaciones. 3. Lecturas recomendadas 4. Actividades 5. Autoevaluación 6. Resumen III. GLOSARIO IV. FUENTES DE INFORMACIÓN V. SOLUCIONARIO

02 03 - 152 05-41 06 06 06 06 06 06 07-37 07 16 25 32 38 38 39 41 42-67 43 43 43 43 43 43 44-63 44 49 54 59 64 64 65 67 68-98 69 69 69 69 69 69 70-94 70 76 84 89 95 95 96 98 99-149 100 100 100 100 100 100 101-145 101 106 120 133 146 146 147 149 150 151 152

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Introducción

a) Presentación y contextualización El uso de herramientas de gestión requiere conocimientos y habilidades sobre el manejo de datos y de información relevante para la gestión empresarial, es por ello que en esta primera unidad se abordaran contenidos de gestión de la información así como conceptos básicos de facturación y contabilidad.

b) Competencia Implementa y propone el uso de diferentes herramientas de sistemas integrados en la gestión empresarial.

c) Capacidades 1. Identifica la información relevante en la gestión empresarial. 2. Organiza e integra información general en la gestión empresarial. 3. Conoce y elabora diferentes tipos de facturas que se utilizan en la gestión empresarial. 4. Describe funciones básicas de contabilidad considerando su importancia en la empresa.

d) Actitudes  Iniciativa en la búsqueda de información relevante en la gestión empresarial.  Muestra responsabilidad en la presentación de actividades relacionado con los procesos de facturación y contable que se desarrolla en la gestión empresarial.

e) Presentación de Ideas básicas y contenido esenciales de la Unidad: La Unidad de Aprendizaje 01: Gestión Empresarial, comprende el desarrollo de los siguientes temas: TEMA 01: Información en la Gestión Empresarial. TEMA 02: Organización de la Información. TEMA 03: Facturación. TEMA 04: Contabilidad: la Herramienta Más Útil de la Empresa.

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Información en la

TEMA 1

Gestión Empresarial Competencia: Identificar la información relevante en la gestión empresarial.

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Desarrollo de los Temas

Tema 01: Información en la Gestión Empresarial INTRODUCCIÓN El fenómeno de la explosión de la información se inicia con el auge de la imprenta.

El número de manuscritos había crecido considerablemente desde el surgimiento de las universidades. Pero no es hasta que aparece y se multiplica el uso de la imprenta que el libro impreso y otras fuentes de información, adquieren su crecimiento exponencial.

Los científicos tenían por costumbre comunicar sus experiencias y observaciones en ferias y cartas, pero, para el siglo XVII, se estableció como vehículo de la comunicación científica, las revistas. El surgimiento de esta nueva fuente de información también provocó un aumento de la circulación de documentos impresos. Algunas corrientes del pensamiento, como el romanticismo y la ilustración, fomentaron movimientos literarios, pero no es hasta la revolución industrial de la década del 90 del siglo XIX, que las patentes y otros documentos propios de este y de los negocios vuelven a provocar otro aumento importante de la documentación.

La segunda revolución industrial impulsó con sus innovaciones una particular relación entre ciencia y técnica. A su vez, la industria sufrió un vuelco sustantivo. Así, nació el interés de la industria y de los hombres de ciencia por la información novedosa y útil; ello provocó un nuevo aumento de la masa documental. Por tanto: obtener información se convirtió en una necesidad no sólo de la ciencia y la técnica, sino también de la industria y la economía de ese fin de siglo.

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Los sistemas de información Antes de conceptualizar a los Sistemas de Información, se conceptualizarán sus componentes:

Sistema: Es

un

conjunto

de

elementos

interrelacionados

e

interactuantes entre sí. Es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Es un conjunto de unidades en interrelación. Es una totalidad organizada, hecha de elementos solidarios que no pueden ser definidos más que los unos con relación a los otros en función de su lugar en esa totalidad. Es

un

todo

integrado,

aunque

compuesto

de

estructuras

diversas,

interactuantes y especializadas.

Información: 

Es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje sobre un cierto fenómeno o ente.



Es un fenómeno que proporciona significado o sentido a las cosas, e indica mediante códigos y conjuntos de datos, los modelos del pensamiento humano.

Sobre la base de lo expuesto con anterioridad, se pueden obtener los siguientes conceptos: 

Sistema: un conjunto interrelacionado de partes que persiguen un fin común



Información: datos procesados o datos con sentido

Uniendo ambos vocablos, se caracteriza al “Sistema de Información”: Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

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

Es un conjunto organizado de elementos que interactúan entre sí para procesar los datos y la información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos.



Es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general, que interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización.

Un Sistema de Información (SI) es un conjunto interrelacionado de elementos que proveen información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una organización.

Y como Sistema que es, un SI presenta el mismo modelo de Entrada-Proceso-Salida:

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Un Sistema de Información presenta las siguientes características:  Generalidad  Simplicidad  Continuidad  Consistencia  Flexibilidad  Dinamismo

Los objetivos que persigue un Sistema de Información son: 

Automatizar los procesos operativos.



Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.



Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Algunos tipos de Sistemas de Información 

Sistemas Transaccionales: automatizan tareas operativas de la organización.



Sistemas de Apoyo de las Decisiones: brindan información que sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.



Sistemas Estratégicos: generan ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.



Sistema Planificación de Recursos (ERP): integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

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La información en el entorno empresarial En el ambiente empresarial es cada día más común la incertidumbre de sus directivos para tomar decisiones adecuadas y que sean proporcionales en eficiencia y eficacia. En las propias organizaciones, se existe una dispersión de datos e información que, en ocasiones, duplica tareas y hace imposible su recuperación por parte de quienes la necesitan en el momento oportuno. Hoy, un buen número de empresas presentan estructuras obsoletas e inadecuadas para atender, con suficiencia, los requerimientos actuales.

Muchos directivos perciben desorganización de la información en su empresa, pero no interiorizan aún la necesidad de implementar un sistema de gestión de información. Urge la apertura de estructuras para la incorporación del conocimiento, el aprovechamiento inteligente de las oportunidades que ofrece el entorno; la creatividad y la innovación son las únicas fuentes de diferenciación y factores competitivos por excelencia.

En la nueva sociedad de la información, en la que vivimos, es evidente el valor de la gestión de la información para las empresas y las organizaciones, un factor esencial para su éxito. Sus productos son indispensables para aumentar la competitividad, mejorar la calidad de los productos y servicios, procurar la satisfacción de los clientes y desarrollar un fructífero mercado.

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El desempeño satisfactorio de las organizaciones en la sociedad de la información está determinado por su capacidad para crear valores a partir de la solución de los problemas

y

retos

que

plantea

el

entorno,

mediante

la

identificación

y

perfeccionamiento de los flujos de información útiles mediante la gestión del conocimiento.

La gestión del conocimiento se ocupa precisamente de la identificación, captura, recuperación, presentación y transmisión de los datos, informaciones y conocimientos de la organización. La información puede captarse, tanto desde el interior como del exterior de la empresa. El objetivo es que el conocimiento que reside en la organización pueda utilizarse por aquellos que lo necesitan para actuar de manera adecuada en cada momento.

Una organización que aspire a competir con éxito, debe ser una organización que aprenda; debe, también, revelar los procesos que le permitan incorporar a su actividad, la información pertinente y relevante que posee. Está obligada a aplicar, con creatividad e iniciativa, las experiencias y saberes que le ofrecen, en primer lugar, sus propios trabajadores, sus proveedores, los grupos de interés y los clientes es decir, la sociedad en su conjunto y más específicamente aquellos sectores en los que dicha organización opera.

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La tecnología interviene para facilitar el acceso a las fuentes de conocimiento explícito y el especialista en información utiliza sus herramientas propias para seleccionar, analizar, representar, sintetizar y facilitar el acceso al conocimiento.

Para ello, existe un conjunto de modelos específicos. Sin embargo, la estrategia más adecuada es tomar de cada uno, su parte positiva de acuerdo con la peculiaridad del caso que se trate y las necesidades particulares de cada organización. La implementación de un sistema de gestión de conocimientos en la empresa debe contemplar cuatro elementos básicos:

1)

Gestión de la documentación interna Habitualmente se identifica con necesidades de gestión documenta que pueden presentarse como: 

Imposibilidad

de

encontrar

los

documentos

necesarios en el momento oportuno. 

Saturación de espacios físicos con documentos "supuestamente" necesarios.



2)

Necesidad de un sistema de gestión de documentos electrónicos.

Arquitectura de contenidos Internet/intranet En el diseño o rediseño de las intranets empresariales, los empresarios se percatan de que la intranet de la empresa no puede limitarse a un pequeño periódico de anuncios en el que se publican algunas noticias, normas y manuales.

3)

Estrategias para la gestión de la información y el conocimiento La alta dirección de la organización necesita de una visión global de sus sistemas y políticas de información para la toma de decisiones estratégicas en el marco empresarial.

4)

Gestión de recursos de información externa Suele provenir del gestor de la información y su objetivo es facilitar un correcto acceso a las fuentes.

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Es frecuente encontrar territorialismo en el uso de la información, cada departamento consume sus recursos y fuentes de información. Con ello, se multiplican los esfuerzos y costos para su obtención. Los servicios de información ayudan al cliente a seleccionar y difundir la información necesaria para los objetivos de la organización.

Estas necesidades están condicionadas por el importante cúmulo de información que rodea a la empresa y de la que no puede aislarse para establecer sus metas, objetivos, mercados, etcétera. Implica la información del entorno en el que suelen establecerse dos niveles de análisis: uno, social o general (con información ambiental general) y otro, para tareas específicas (información ambiental específica).

No sólo la información externa es importante para la empresa. Dentro de una organización, se genera constantemente un importante flujo de información y conocimiento, que se manifiesta como un recurso intangible; ellos son especialmente valiosos para la empresa, porque son difíciles de imitar. Resultan difíciles de adquirir, no se encuentran en ningún mercado y crecen, con el paso del tiempo, mediante un proceso de acumulación interna dentro de la empresa. Por esto, pueden sustentar ventajas competitivas de manera sostenible en el tiempo, porque es difícil que los competidores puedan copiarlos a corto plazo. La información se puede clasificar según la naturaleza de los datos, en: información interna para la toma de decisiones y para la comunicación y coordinación de los individuos, así como de las actividades de la empresa.

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Organización

TEMA 2

de la

Información Competencia: Organizar e integrar información general en la gestión empresarial.

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Tema 02: Organización de la Información ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO EN EL ENTORNO EMPRESARIAL Un elemento clave en la gestión del conocimiento es una correcta organización de la información, porque ambas actividades se encuentran estrechamente relacionadas. El conocimiento se construye a partir de la información recibida, y esta última se manifiesta como conocimiento explícito en el entorno empresarial mediante disímiles formas, por ejemplo: mensajes, informes, circulares, normas, manuales de procedimiento, estudios de mercados, bases de datos, etc.

Los sistemas de gestión documental que se ocupan de su gestión son, por tanto, fundamentales.

Pero, cuando se trata del conocimiento tácito, entonces son los especialistas en información quienes deben contribuir para la conversión en explícito, al propiciar el contacto humano entre los que lo poseen

y

los

que

necesitan.

El

intercambio puede fomentarse mediante la organización de reuniones técnicas de trabajo, eventos científicos, intercambios de conocimientos, creación de bases de datos de expertos y listas de discusión, etcétera. El desarrollo de estos nuevos cometidos ha supuesto una evolución en la misión y objetivos de los profesionales de la información.

La gestión del conocimiento explícito es un proceso cíclico, en el que cada subproceso realiza transformaciones, agrega valores a la información y se complementa con los siguientes. En cada proceso, está presente la organización y la representación de la información para posibilitar la generación de nuevos conocimientos e información de modo eficaz.

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La selección es el proceso mediante el cual el especialista debe identificar la información pertinente y relevante para la empresa y que es necesario incorporar al sistema. Para ello, es necesario considerar la comunidad de usuarios, las temáticas, las tecnologías disponibles, la tipología de fuentes, así como la misión, objetivos y metas de la organización.

Para un mejor desarrollo de este y los demás procesos que dependen del especialista en información, se impone un conocimiento de la realidad empresarial, una familiarización con sus costos, eficacia, eficiencia, procesos y políticas, tanto empresariales como de comunicación, como punto de partida para entender primero la organización y garantizar después su oportuna participación en la estrategia institucional.

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La descripción de los documentos desde el punto de vista formal obedece a la necesidad de crear puntos de acceso para la búsqueda y recuperación de los materiales con los que es necesario trabajar. En ella, el especialista deberá procurar nuevos modos

de

descripción

y

análisis

documental,

que

representen transparente y objetivamente las estructuras, contenidos y que faciliten los puntos de acceso. Estas técnicas deben proyectarse más allá de las normas establecidas para el trabajo específico de las bibliotecas y centros de información. Pero, no deben perderse de vista las posibilidades de apoyo que pueden brindar los formatos establecidos para estos fines. Puede ser necesario que estas técnicas, previstas para el trabajo específico de empresas, se despojen de la inflexibilidad, de la duplicidad de información que generan, de la acotación de detalles irrelevantes a los usuarios y de otros males que suelen padecer los tradicionales formatos de descripción bibliográfica.

Otra tarea difícil pero importante, es exigir uniformidad o establecer requisitos mínimos esenciales para la elaboración de los documentos que se generan en el entorno empresarial: informes, circulares, controles u otros. Ello, permitirá al especialista en información, simplificar y racionalizar los métodos y técnicas a utilizar en el procesamiento, unificar los productos, acelerar los procesos e intercambiar información con otros ambientes.

El análisis y evaluación de la información, por su parte, es una tarea medular para los especialistas de la información y, en su consecución, se necesita agudeza de criterios y técnicas eficientes. Los profesionales de la información debe realizar el análisis y la evaluación de la información, seleccionar la información necesaria dentro y fuera de la empresa, analizarla, compararla e integrarla en función de cada área y conseguir que cada trabajador o ejecutivo disponga de la información que requiere para el ejercicio de sus funciones.

El análisis de información es decisivo para la interacción con aquellos profesionales implicados en la dirección, que tienen ante sí la responsabilidad de la toma de decisiones.

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Ellos requieren información representada gráficamente, análisis comparativos, síntesis, análisis de contenido, resúmenes y servicios a la medida, que garanticen la certeza de sus determinaciones, la transparencia en sus consultas, el despeje de ruidos e incertidumbres para su veredicto. Al mismo tiempo, necesita estar actualizado del quehacer cotidiano interno y externo de la empresa; sólo así, es posible liderar la organización, enlazar grupos de trabajo o centralizar y difundir información en la compañía.

En el entorno empresarial, el análisis de la información debe ir más allá de la simple recopilación y lectura de textos para llegar hasta la interpretación proyectiva; ello significa que, el análisis debe ser constituirse en actividad intelectual que emplee métodos y procedimientos capaces de discernir lo principal de lo accesorio y lo trascendental de lo pasajero o superfluo. El producto resultante de este análisis debe presentarse en un lenguaje sencillo, legible, exhaustivo, coherente, directo, sin ambigüedades y con un orden lógico que resista cualquier crítica o duda, especificar claramente lo que se sabe, lo que no se sabe y las opciones respecto de lo que podría suceder en el futuro. Debe ser, además, veraz y profundo, adaptarse a necesidades de los usuarios a quienes se dirige, considerar el contexto en que se realiza y los objetivos funcionales que se persiguen con estos productos, así como integrar la información interna y externa concerniente a la institución para que el producto terminado constituya un soporte directo a la toma de decisiones.

Deben los especialistas en información evaluar e indicar el mejor momento u oportunidad para una decisión, así como agregar valor a sus análisis a partir de la integración de informaciones aparentemente inconexas y presentar la información como un todo único. Una herramienta importante para un analista de información es el mapeo de tendencias para obtener información alternativa útil a la toma de decisiones y la elección del rumbo más conveniente para el logro de los objetivos y metas de la empresa.

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Un factor a considerar es la brevedad o urgencia con que la información debe analizarse y colocarse a disposición de los usuarios, pero este factor no puede ser el causante de salidas incompletas, análisis y evaluaciones superfluas o servicios de poca calidad.

En cuanto al almacenamiento y recuperación, planificar la organización de una intranets coherente y útil para la empresa, que contemple el sistema de gestión documental, es un punto esencial en la actividad del especialista en información a la hora de organizar la información y es clave para el éxito del proyecto. Su tarea consiste en concebir una visión integradora de la información, que comprenda a la totalidad de los elementos que confluyen en la intranets (datos, documentos, sistemas informáticos, cultura informacional, comunicación, estudios de mercados...) y deberá adaptar los procesos internos a los necesarios flujos de información, tomar posiciones, así como adoptar estrategias en el entorno de la intranets para la implementación de un modelo para la gestión del conocimiento.

La adecuada calidad de la presentación, su claridad y la conservación de la información puede lograrse con el uso de las redes y depósitos lógicamente ordenados: páginas que faciliten

el acceso

y la

recuperación

de

la

información necesaria a cada usuario, portales web que enlacen de manera coherente la información que cada área o dependencia genera, cuyo alcance no sea solo el de un portal de noticias y estructura de la empresa, sino un sitio de acceso, donde se establezcan espacios de información, actualizaciones constantes y se organicen y representen orgánicamente los contenidos. Ésta es una opción accesible y aplicable para aquellas empresas que dispongan de la tecnología necesaria.

Otra herramienta útil en la organización y representación del flujo de información organizacional son los poderosos sistemas de bases de datos que posibilitan la localización, recuperación y almacenamiento de miles de documentos de manera sencilla y en poco tiempo. Estos documentos, bien descritos, pueden recuperarse desde cualquier punto de la intranets y en el momento necesario.

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Permiten,

al

mismo

tiempo,

una

administración

sistemática,

así

como

el

establecimiento de criterios de almacenamiento y conservación acordes con el dinámico ambiente empresarial.

Para una lógica y eficiente recuperación en estos sistemas, se impone el uso de lenguajes documentales bien estructurados y adecuados al entorno empresarial particular de cada organización. Ellos deben reducir las ambigüedades, facilitar la búsqueda y la recuperación por combinaciones de términos, una indización flexible y de fácil comprensión para el usuario, una rápida actualización, así como posibilitar la elaboración de estrategias de búsquedas simples, donde pueda combinarse una gran cantidad de relaciones cognitivas; en resumen: concebidos a la medida del usuario. Muchas investigaciones demuestran que la búsqueda por materias es la más utilizada.

Vale señalar que cualquier sistema de información, con independencia del marco donde se sitúe, debe antes de concebir su estructura y funcionamiento, estudiar con detenimiento

las

necesidades

de

sus

usuarios

potenciales,

establecer sus

peculiaridades y capacidades, nivel de conocimiento, fines de la información, cómo y cuándo la desea. Con ello, pueden, entonces, determinarse las prioridades, concebir la forma de organización y representación de la información, diseñar servicios a la medida, utilizar y distribuir mejor los recursos disponibles en beneficio de sus usuarios e incidir de manera más efectiva en el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa. Se debe identificar, categorizar, agrupar y estudiar a la comunidad de usuarios con el objetivo de ofrecer productos y servicios verdaderamente relevantes y pertinentes, con vistas a lograr una verdadera comunicación entre suministradores de información y destinatarios.

La diseminación de la información no es un aspecto menos importante. El profesional que se desarrolla en este campo debe ser capaz de determinar los flujos de información en la organización, las salidas de cada proceso, los usuarios de cada salida y los requerimientos informacionales de cada uno.

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Con esta visión, puede organizarse la información, administrar el acceso al conocimiento, posibilitar que cada usuario obtenga una perspectiva personalizada de la información en función de sus necesidades reales, sus funciones y nivel en la toma de decisiones. La empresa podrá administrar mejor sus activos organizacionales y será más eficiente al diseminar mejores prácticas e información, reducirá el tiempo de desarrollo de los nuevos productos y generará un ambiente de trabajo cooperativo, informado e inteligente.

Un complemento significativo para una mejor entrega de los productos y servicios de información es la implementación de mecanismos de control y evaluación. Medir el impacto que producen en el entorno empresarial será vital para reevaluar procedimientos y tareas. Conocer cómo influyen los servicios en el comportamiento organizacional, cuánto enriquecen el capital intelectual y el aprendizaje organizacional, cómo mejoran la toma de decisiones y el capital humano es esencial para el trabajo de información, con ello es posible saber si se apoyan

de

organización acciones

de

veras y

los

cuan

objetivos

acertadas

información.

La

de

la

son

las

falta

de

retroalimentación limita la eficiencia de los servicios. Se ha de ser usuario de los propios servicios. La información que ellos suministran mediante encuestas, entrevistas, estadísticas de uso, medidas de indicadores de calidad, hablaran sobre su nivel de satisfacción, utilidad y relevancia.

Los profesionales de la información deben estar preparados para asumir con eficiencia el reto de la organización, así como de la gestión de la información y el conocimiento en el ambiente empresarial, para salir del ambiente tradicional de las bibliotecas y centros de Información y enfrentarse a entornos más dinámicos y cambiantes.

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Beneficios esperados con la gestión de la información en las empresas Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada gestión de la información en las organizaciones, se encuentran: 

Disponer de la información necesaria en el momento oportuno.



Colocar a disposición de todos los miembros de la empresa recursos de información generados dentro de la propia empresa, necesarios para el desarrollo de las tareas cotidianas



Integrar y administrar la información interna y externa como un todo para facilitar la toma de decisiones más eficientes



Crear una estructura organizativa que garantice y facilite la comunicación entre sus miembros



Desarrollar una cultura empresarial de coordinación entre los individuos en la empresa.



Reducir los costos de la administración de documentos.



Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores, distribuidores y a quienes financian la empresa.



Generar productos más innovadores y menos costosos, a partir del aprovechamiento de las experiencias y de la información que reducirá el trabajo.

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TEMA 3

Facturación Competencia: Conocer y elaborar diferentes tipos de facturas que se utilizan en la gestión empresarial.

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Tema 03: Facturación INTRODUCCIÓN La facturación se aplica principalmente para gestionar un control sobre todos los movimientos financieros que posee una empresa o negocio. Este método se realiza cuando la facturación recibe información de parte del resto de las aplicaciones que por una parte, se refieren a los datos del cliente, y por otra parte a los procesos y trabajos que se realizan convirtiendo dicha información en líneas listas para facturar, por ejemplo, número de trabajadores, números de recibos de listados, asientos contables, etc.

En una empresa se posee acceso a toda la data que pueda llegar a afectar en algún modo la facturación de la misma, para poder realizar alguna que otra consulta e incluso, en muchos casos, modificaciones.

Entes del proceso de facturación se encuentra el proceso de prefacturación que es una utilidad que nos permite realizar y utilizar todos los medios que estén disponibles, ya sean estos, facturas, recibos, remesa, etc. Pero en este caso estos documentos no poseen una importancia legal sino hasta que se haya hecho efectivo el cobro del recibo.

A diferencia del proceso de facturación, este no obligatorio pero debemos tener en cuenta que puede llegar a ser muy útil debido a que se complementa muy bien con el proceso de facturación habitual. Si hablamos de la facturación que se realiza con respecto a los clientes, debemos decir que aunque represente una gran inversión en cuanto a tiempo y economía en una empresa, es muy necesaria ya que si la compañía no factura a sus clientes lo más probable es que los mismos no le paguen.

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Métodos de facturación Los métodos tradicionales de facturación para las empresas, suelen utilizar grandes cantidades de papel, franqueo, sin mencionar la entrada de datos, los conocimientos de contabilidad que se requieren, y especialmente el tiempo que lleva llevar a cabo todas estas tareas. Actualmente la tecnología nos ofrece opciones como por ejemplo, en el caso de que se posean clientes asiduos a los que se les deba realizar una facturación recurrente, debemos decir que en este caso podemos recurrir a la configuración de la cuenta de este mismo cliente que nos permite que cuando llegue el momento en el que el mismo deberá pagar a la empresa, simplemente el sistema de facturación configurado le enviara un e-mail notificándole esto.

Otra característica muy importante en cuanto a este nuevo método, es que no hay ninguna duda acerca del ahorro en costos que el mismo representa, ya que simplemente este método de facturación consta en simplemente un software basado en un sistema automatizado recurrente, que solo debe ser instalado. Por otra parte debemos destacar que este sistema de facturación no solo resulta muy rentable para la empresa, sino que también, es muy útil para los clientes ya que ellos pueden ver sus facturas, imprimirlas y luego dirigirse a pagarlas como corresponde, además, esto contrarresta el famoso problema de la pérdida de facturas; en este caso solo debemos tenerla guardada en los archivos de nuestra computadora. Además, este tipo de facturación contiene una confidencialidad con respecto a la información financiera del cliente.

Por último debemos destacar que en el caso de este sistema de facturación, generalmente los informes financieros que tratan sobre aquellas cuentas por cobrar suelen darle una gran perspectiva sobre la base de ingresos que posee su empresa. Los sistemas de facturación suelen permitir la impresión de informes, semanales, mensuales, anuales para poder tener un control de apoyo cuando se trate de saber los movimientos económicos de su empresa, lo que queremos decir con esto es que puede ver informes detallados sobre el estado de sus clientes, así como también suelen incluir las actividades diarias que son realizadas, tales como los pagos recibidos, los nuevos clientes, los pagos pendientes, y cualquier movimiento que sea facturado en un día de trabajo.

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En muchos casos, estos informes de cuentas a cobrar suelen estar almacenados junto a otros importantes informes financieros de la empresa o el comercio; algunos ejemplos son los informes de gastos, que tienen el fin de analizar si están o no aumentando los beneficios y es probable que esto lo ayude a planificar el futuro de su negocio. Generalmente estos informes de facturación suelen generarse en el mismo sistema de facturación de la PC, aunque también se pueden llevar a cabo en planillas de cálculo normales; muchos de los sistemas de facturación que llevan instalados las computadoras de las grandes empresas, suelen generar los análisis automáticos, pero es importante que tenga en cuenta que esto solo puede realizarse si posee el software correcto ya que en muchos casos, algunos programas no poseen este beneficio.

Tipos de sistemas de facturación En la actualidad son tres los sistemas de facturación más utilizados por la mayoría de las empresas y los comercios que se dedican enteramente a la actividad comercial, pero debemos considerar que cada uno de estos sistemas de facturación se adapta según las necesidades y requerimientos de dichas entidades.

Por ejemplo, en aquellas empresas que cuentan con numerosos recursos, es más probable que se utilicen aquellos sistemas de facturación correspondientes a los programas informáticos. Esto se debe a que los mismos, disponen de diferentes funciones y utilidades que ayudan a mantener un cierto control acerca de los movimientos financieros correspondientes a la empresa. Además el sistema de base de datos que utiliza resulta muy útil para plantificar diferentes aspectos para los cuales, se requiere de la necesidad de un sistema de facturación de este tipo, como pueden ser las auditorias tributarias, y los balances de fin de año.

Ahora bien si nos referimos a los comercios mucho más pequeños, ellos aun utilizan el sistema de facturación en papel. De todos modos debemos destacar que el sistema de facturación más utilizado en las pequeñas y medianas empresas es la facturación electrónica. La misma hace referencia a una factura que se realiza mediante la computadora y que cumple con las mismas características y obligaciones que una factura

común,

como

así

también,

cumple

con

las

habilitaciones

legales

correspondientes, al menos en la mayoría de los países europeos y algunos de América Latina.

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Los sistemas de facturación electrónicos tienen por ventaja la simplificación de la emisión de facturas, por ejemplo, cuando se trata de una empresa que tiene algún cliente asiduo, el mismo realiza las compras correspondientes y las facturas le son enviadas por correo electrónico para que el mismo las almacene en su computadora personal y pueda así llevar un mejor control de los movimientos comerciales que hacer, al igual que sucede con las empresas en cuestión.

Otro modo de hacer efectivo este sistema de facturación que resulta tan novedoso en nuestra época, es simplemente escaneando las facturas en papel y almacenarlas en la computadora correspondientes. De todos modos debemos decir que en este caso particular, para hacer validos estos sistemas de facturación, la factura a ser escaneada debe poseer una firma que avale su validez tributaria y legal, de lo contrario, la misma no tendrá la habilitación correspondiente para que la misma sea considerada una factura legal. Los sistemas de facturación con los que nos podremos encontrar en el mundo financiero, suelen ser muchos y de muchas clases, pero es preciso que se tomen ciertas medidas de prevención justamente para evitar algún fraude o estafa.

Ejemplo de diagrama de flujo de un sistema de facturación electrónica

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Sistemas de facturación: Control tributario y planificación de recursos Los sistemas de facturación resultan ser un medio fundamental para el control tributario, tanto de las empresas como de los clientes, por ello es preciso que ninguna empresa emprenda sus actividades sin contar con alguno de estos sistemas previamente planificados. Además, el llevar un mejor control sobre los movimientos comerciales, da a pie a poder realizar una mejor planificación de todos los recursos mediante los cuales la empresa intentara alcanzar sus objetivos. En algunas ocasiones, de empresas que se dedican únicamente a la compra-venta de productos determinados, los sistemas de facturación que empleen determinarán el grado de posibilidad de avance en el sector en el cual se desenvuelve.

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Contabilidad: la

Herramienta Más Útil

TEMA 4

de la

Empresa Competencia: Describir funciones básicas de contabilidad considerando su importancia en la empresa.

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Tema 04: Contabilidad: La Herramienta Más Útil de la Empresa INTRODUCCIÓN Para una definición más bien técnica de la palabra, decimos que la contabilidad es una herramienta cuyo objetivo es el de proporcionar información útil en cuanto a la toma de diferentes decisiones económicas, por ello se denomina a la contabilidad como la ciencia del patrimonio; si objeto principal es el estudio del patrimonio empresarial que puede ser realizado desde una punto de vista estático o dinámico.

La finalidad de utilizar la contabilidad como una herramienta, es determinar el esto económico financiero que resumen la situación económica de una empresa. Si hacemos un repaso por la historia moderna, notaremos que la contabilidad ha marcado factores muy importantes en cuanto a la evolución del hombre como ser social. Más específicamente, la contabilidad es una técnica ocupada en registrar y sintetizar las diferentes operaciones en una empresa con el fin de interpretar sus resultados.

Funciones básica de la contabilidad La contabilidad cuenta con dos funciones básicas en una empresa; la primera de ellas es llevar un control de los recursos que posean las entidades comerciales, para que los mismos puedan administrarse en una forma eficaz, requiriendo el anterior establecimiento del proceso contable cumpliendo con sus fases de sistematización, valuación y registro.

La segunda función de la contabilidad es informar mediante los estados financieros, las operaciones realizadas sin importar que las mismas modifiquen al patrimonio; con esto queremos decir que la contabilidad debe demostrar cuales son los recursos y a cuánto ascienden en referencia a deudas, gastos, productos y patrimonio.

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También debe observar y realizar una evaluación sobre el comportamiento de dicha empresa; la contabilidad también debe realizar una comparación con respeto a los resultados que se obtienen contra aquellos que se obtuvieron en otros períodos o bien, aquellos que les pertenecen a entidades de competencia; es importante que la contabilidad planee sus operaciones futuras dentro del marco socioeconómico en el que la misma se desarrolla. La información que ofrezca la contabilidad de una empresa es básica para llevar a cabo la toma de dediciones tanto de los propietarios de dichas entidades comerciales como de los empleados, lo que implica que esta información sea de uso general. La contabilidad se clasifica como contabilidad comercial, de costo, bancaria, hotelera y cooperativa, como también puede llegar a figurar como contabilidad de servicios.

Documentación de la contabilidad básica Son diversos los documentos que se elaboran para poder llevar la contabilidad básica de una empresa, dos de ellos es el balance y la cuenta de resultados. El balance es un documento correspondiente a la contabilidad básica de una empresa, que permite el reconocimiento de la situación financiera de cualquier empresa en algún momento determinado de su desarrollo; básicamente, el balance indica todos los bienes que posee la empresa y todos aquellos bienes que representan una deuda. El documento está compuesto por dos columnas que representan el activo (se coloca en la columna izquierda del documento) y el pasivo (se coloca en la columna derecha del documento, y en el activo se suelen recoger los destinos que vayan a tener todos los fondos correspondientes mientras que en el pasivo se detallan los orígenes de dichos fondos.

La cuenta de resultados por su parte suele poseer la información de los beneficios y las pérdidas que adquiere una empresa durante el desarrollo de si ejercicio económico. Este documento correspondiente a la contabilidad básica con la que se manejan las empresas funciona como una especie de contador que suele ponerse en 0 cada vez que un nuevo ejercicio comienza. Es importante tener en cuenta que estos dos elementos de la contabilidad básica (el balance y la cuenta de resultados) se encuentran vinculados ya que el nexo principal está determinado por la última línea correspondiente a la cuenta de resultados que a su vez se ve reflejada en el balance, produciendo un incremento en los fondos de la propia empresa.

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Contabilidad básica y sus tipos de balances La contabilidad básica distingue tres tipos de balances; en primer lugar tenemos el balance de apertura que corresponde al comienzo del ejercicio de la contabilidad básica y nos permite el conocimiento de los recursos con los que cuenta unja empresa; en segundo lugar, la contabilidad básica posee balances parciales, que se efectúan al cierre de un determinado lapso de tiempo en el cual se desarrolló la actividad contable, y este es el balance que nos permite conocer la situación financiera en la que se encuentra la empresa en ciertos momentos. El tercero de los balances con los que trabaja la contabilidad básica es el balance final, que refleja la situación financiera correspondiente a la organización, una vez que el ejercicio económico haya finalizado.

Es imposible manejar una empresa y sus respectivas actividades si no se cuenta con un método de contabilidad básica. Es importante que tengamos en cuenta que la contabilidad es la base para el control y planificación de todas las actividades y financieras y que no solo resulta aplicable en aquellas grandes empresas, sino que también, es muy necesaria para los pequeños negocios, y hasta para poder llevar un control de las finanzas personales.

Contabilidad de costos Entendemos por contabilidad de costos grupo de técnicas y procedimientos empleados para cuantificar las pérdidas económicas que son incurridas por un negocio y que generalmente están destinadas a generar ingresos o bien, para la confección de inventarios. La contabilidad de costos se divide en tres clasificaciones, de las cuales la primera es la contabilidad de costos directos que se refiere a la suma de los mismos, relacionados con la mano de obra directa y la materia prima que se emplean para la fabricación del producto que será comercializado por la empresa; por otra parte tenemos la contabilidad de costos de inventario que precisamente se trata de la materia prima y la mano de obra que se emplea en una empresa industrial.

La tercera clasificación de la contabilidad de costos es la de costos de inversión, y en este aspecto se refiere a aquellos que se dedican a la transformación de la materia prima en el producto final, mediante la mano de obra directa.

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En cuanto a la relación del volumen de producción en una empresa se divide en, contabilidad de costos fijos, que implica que si los mismos son cuantificados en una forma global, no poseen variaciones, aun si la hubiera en el rango del volumen de producción en un periodo determinado, y los costos variables que son aquellos en los cuales, se produce una variación o cambio continuo en cuanto al volumen de producción de una empresa. En estos casos debemos decir que tanto la contabilidad de los costos fijos como la de los variables se lleva a cabo teniendo en cuenta la cantidad total de materia prima que se consume durante la producción. Para poder llevar a cabo una correcta asignación de la contabilidad de costos que se lleva en una empresa, se requiere decidir la forma en la cual los mismos deben ser asignados a los productos.

Generalmente existen muchas formas de realizar esta asignación de las cuales nombraremos: el costeo normal, en el cual se lleva un registro de la materia prima y la mano de obra empleadas mediante la utilización de datos reales, calculando una tasa de asignación que va a ir repartida en la producción. El costeo estándar, está basado en el funcionamiento de la contabilidad de costos registrando todos los elementos que intervengan en la realización de la misma, calculando así una total de costos reales en cuanto a la producción de los productos en una empresa. El costeo por actividades habitualmente se hace cargo de realizar una asignación de recursos y productos y muchos otros elementos relacionados a la evaluación de la gestión en una empresa, independientemente del origen que posean las cuentas, lo que quiere decir que, no suelen incluirse aquellos productos que son exclusivos de los tres elementos que utiliza la contabilidad de costos.

En este aspecto podemos decir que los tres elementos son, en primer lugar, el inventario correspondiente a las materias primas, que se encuentra compuesto por el costo de adquisición de todos los artículos que no se han utilizado en el área de producción, y que aún no se encuentran disponibles para ser usados durante el período determinado. El inventario de productos en proceso representa la contabilidad de costos de aquellos artículos que aún no fueron terminados en el área de producción de la empresa.

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La misma comprende los materiales directos, la mano de obra empleada durante la producción y la contabilidad de costos de los inventarios reales o de aquellos que son asignados mediante actividades predeterminadas. El tercer elemento fundamental para llevar una correcta contabilidad de costos es el inventario de productos finalizados, en donde se acumula el costo de aquellos artículos o productos que ya se encuentran terminados en el área de producción durante el periodo presente o los periodos pasados correspondientes al proceso productivo de la compañía.

Importancia de la contabilidad de costos La contabilidad de costos posee una gran relevancia en todas las empresas ya que forma parte importante durante la planificación estratégica de los negocios a concretar.

Se debe tener en cuenta que en base a la contabilidad de costos, se pueden determinar los capitales destinado a los materiales necesarios para llevar a cabo las actividades empresariales, sean estas de producción industrial o no. Otro aspecto un poco más inferior que abarca la contabilidad de costos, es que también se calcula aquellos productos que serán vendidos por unidad. Lo que queremos decir con esto es que, generalmente

las

empresas

les

venden

a

los

comerciantes, productos a precio de costo, es decir al precio en el que el producto fue producido, y el comerciante, para poder obtener alguna ganancia le agrega un porcentaje al precio de costo de ese producto. De esta manera las empresas sacan un porcentaje promedio de ganancia para el vendedor, y así idean planes para retener a esos clientes que se dedican a la comercialización de nuestros productos

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Lecturas Recomendadas



SISTEMAS DE INFORMACIÓN: ESTRATEGIA PARA LA GESTIÓN EMPRESARIAL http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/sistinf.PDF



GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DE LA INFORMACIÓN http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/tlkitlftsp.pdf



FACTURA ELECTRÓNICA http://es.wikipedia.org/wiki/Factura_electr%C3%B3nica

Actividades y Ejercicios

1. Elabore un flujograma sobre la información que entra y sale del área de una empresa, relevante para la buena gestión empresarial. La información que indiques debe provenir de empresas reales que existen en tu comunidad o tu centro laboral. Envíalo a través de "Flugograma". 2. En un documento en Word presente como ejemplo tres facturaciones diferentes realizadas por dos empresas reales. Explique los detalles en cada una de las facturaciones. Envíalo a través de "Facturaciones". 3. En un documento en Word elabore un mapa sobre los procedimientos contables que realizan dos empresas de rubros diferentes que operan en el País. Envíalo a través de "Procedimientos Contables".

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Autoevaluación

1) En la gestión empresarial se conceptúa la información como: a. Conjunto organizado de datos. b. Mensajes de un locutor. c. Códigos importantes para la gestión. d. Conjunto de elementos relacionados. e. Un fenómeno del pensamiento humano. 2) Un sistema de información presenta un modelo de: a. Entrada - proceso – decisión. b. Entrada - proceso – salida. c. Entrada – salida. d. Entrada - proceso – retroalimentación. e. Entrada - salida – retroalimentación. 3) Es una herramienta importante para un analista de información: a. Las redes y telecomunicaciones. b. El internet. c. Mapeo de tendencias. d. Los ingenieros de software. e. Los sistemas de información. 4) Una herramienta útil en la organización y representación del flujo de información organizacional son: a. Los archivos de datos. b. Los sistemas de la localización de datos. c. Los sistemas de almacenamiento de datos. d. Los miles de documentos almacenados en poco tiempo. e. Los sistemas de base de datos. 5) Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada gestión de la información en las organizaciones, se encuentran: a. Administrar la información en archivos. b. Desarrollo de las tareas cotidianas. c. La comunicación entre sus miembros. d. Aumentar los costos de la administración de documentos. e. Mejorar la respuesta a los clientes, proveedores y a quienes financian la empresa.

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6)

Los informes financieros que tratan sobre aquellas cuentas por cobrar se obtienen por lo general a partir de: a. Una base de datos. b. Un sistema de datos. c. Sistemas de facturación. d. Sistemas financieros. e. Clientes asiduos.

7) La factura electrónica consiste en: a. Una factura impresa autorizada por la SUNAT. b. Una factura realizada en computadora, con photoshop. c. Una factura emitida en forma digital, no impresa. d. Una factura usada solo por la SUNAT. e. Una factura almacenada electrónicamente.

8) Los ___________resultan ser un medio fundamental para el control tributario: a. Informes de facturación. b. Sistemas de facturación. c. Informes contables. d. Informes de deudas. e. Informe de clientes

9)

Una de las funciones básicas de la contabilidad es: a. Proporcionar estados financieros. b. Contar las operaciones realizadas por la empresa. c. Facturar correctamente para una buena gestión. d. Organizar los datos y procesarlos. e. El buen uso de los recursos contables.

10) Para cuantificar las pérdidas económicas en un negocio se recurre a la: a. Auditorias financieras. b. Contabilidad de costos. c. Contabilidad de ventas. d. Contabilidad económica. e. Contabilidad electrónica.

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Resumen

UNIDAD DE APRENDIZAJE I:

Un Sistema de Información (SI) es un conjunto interrelacionado de elementos que proveen información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una organización. Un Sistema de Información presenta las siguientes características: Generalidad, Simplicidad, Dinamismo. Algunos tipos

Continuidad, Consistencia, Flexibilidad y

de Sistemas de Información

son los

Sistemas

Transaccionales, Sistemas de Apoyo de las Decisiones, Sistemas Estratégicos, Sistema Planificación de Recursos (ERP).

La organización, claridad y conservación de la información puede lograrse con el uso de las redes y depósitos lógicamente ordenados: páginas que faciliten el acceso y la recuperación de la información necesaria a cada usuario, portales web que enlacen de manera coherente la información que cada área o dependencia genera, donde se establezcan espacios de información, actualizaciones constantes y se organicen y representen orgánicamente los contenidos.

La facturación se usa para gestionar un control sobre todos los movimientos financieros que posee una empresa o negocio, por ejemplo, número de trabajadores, números de recibos de listados, asientos contables, etc. Los sistemas de facturación suelen permitir la impresión de informes, semanales, mensuales y anuales para tener conocimiento sobre los movimientos económicos de una empresa.

La finalidad de utilizar la contabilidad como una herramienta, es determinar el estado económico financiero que resumen la situación económica de una empresa. La contabilidad cuenta con dos funciones básicas; (1) llevar un control de los recursos que posean las entidades comerciales, (2) informar mediante los estados financieros, las operaciones realizadas por la empresa. La contabilidad debe demostrar cuales son los recursos y a cuánto ascienden en referencia a deudas, gastos, productos y patrimonio.

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Introducción

a) Presentación y contextualización En la siguiente unidad se trataran algunos módulos de la gestión empresarial, los módulos son abordados en forma independiente. Existen muchos módulo para las diferentes áreas de una empresa, para estos módulos se han desarrollado software que serán evaluados y aplicados a empresas de diferentes rubros. Se sugiere al estudiante adiestrarse en la mayor cantidad de software disponibles en su versión demo, gratuita o las que posean licencia.

b) Competencia Aplica y experimenta diferentes módulos informáticos para la gestión empresarial.

c) Capacidades 1.

Explica el software relacionado con los procesos de facturación.

2.

Conoce el software contable para diferentes tipos de empresas.

3.

Aplica el software de finanzas para la gestión empresarial.

4.

Diseña los módulos de software recursos humanos.

d) Actitudes  Investiga objetivamente el software de facturación.  Iniciativa para aprender el uso de diferentes softwares de gestión empresarial.

e) Presentación de Ideas básicas y contenido esenciales de la Unidad: La Unidad de Aprendizaje 02: Módulos Informáticos para la Gestión Empresarial, comprende el desarrollo de los siguientes temas:

TEMA 01: Software de Facturación. TEMA 02: Software Contable. TEMA 03: Software de Finanzas. TEMA 04: Software de Recursos Humanos.

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Software de

TEMA 1

Facturación Competencia: Explicar el software relacionado con los procesos de facturación.

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Tema 01: Software de Facturación

FUNCIONES DE LOS PROGRAMAS DE FACTURACIÓN Cuando nos referimos a los programas de facturación con los que trabaja una empresa o comercio, estamos hablando de aquellos programas informáticos que permiten un sistema de facturación mucho más práctico que el tradicional de papel, además debemos tener en cuenta que con la cantidad de movimientos financieros y económicos, de compra y venta que se producen en las empresas comerciales sean estas, grande o pequeñas y medianas, los programas de facturación junto con todas sus utilidades resultan un recurso importante con el cual la empresa debe contar. Los mismos cuentan con funciones tales como el registro de las ventas y los pagos en cuotas de los productos o servicios correspondientes o también con la función de avisos en caso de avería en el sistema.

Además, estos programas de facturación tan utilizados en la actualidad cuentan con una poderosa calculadora integrada que posee diferentes funciones correspondientes a las cubicaciones, tres memorias separadas que realizan los correspondientes cálculos de impuestos y la conversión de la cotización de las monedas correspondientes, algo que resulta muy útil para las empresas que se dedican a la exportación e importación de productos.

Muchos de los programas de facturación que nos ofrece el mercado informático actual, suelen incluir funciones que nos ayudan a mantener un nivel considerablemente alto sobre el control de las operaciones que son efectuadas en una empresa, mediante la exportación de ciertos datos correspondientes a un sistema de información que automáticamente va organizando todos los movimientos de manera tal que cuando queramos revisarlos nos sea mucho más fácil y practico, ya que solo bastara con un vistazo a la pantalla.

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Muchos de los programas de facturación que nos ofrece el mercado informático actual, suelen incluir funciones que nos ayudan a mantener un nivel considerablemente alto sobre el control de las operaciones que son efectuadas en una empresa, mediante la exportación de ciertos datos correspondientes a un sistema de información que automáticamente va organizando todos los movimientos de manera tal que cuando queramos revisarlos nos sea mucho más fácil y practico, ya que solo bastara con un vistazo a la pantalla.

Programas de facturación gratuitos Como podemos ver, los programas de facturación que se usan en la actualidad, tienen utilidades que deben ser aprovechadas por todos aquellos emprendedores de nuevos proyectos comerciales. Debemos tener en cuenta que la facturación enmarca uno de los aspectos más importantes de una empresa o comercio ya que la correcta gestión de la misma será nuestro apoyo para poder llevar un cumplimiento tributario correcto como también un mayor control y orden en todas las finanzas correspondientes a la empresa.

Muchos de estos programas de facturación están disponibles online y se pueden descargar de manera gratuita pero debemos advertirle que los mismos suelen presentar problemas en el funcionamiento de su sistema, especialmente si se trata de utilizarlo como programa

de

facturación en una empresa

que sea

demasiado grande. Teniendo esto en cuenta no atreveremos a sugerirle que averigüe con su analista personal para que el mismo pueda asesorarlo con respecto a cuál de los programas de facturación existentes resulta ser el más adecuado para su caso.

Por último no queremos dejar de mencionar que es necesario realizarle una revisión al sistema periódicamente, ya que por lo general, es habitual que estos programas de facturación presenten algunos errores que quizás puedan no resultar muy importantes pero que definitivamente hay que analizarnos.

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Cuando se producen errores mayores en el funcionamiento del sistema, se corre el riesgo de perder toda la información correspondiente a la facturación, y como bien sabemos esto representa un retroceso muy grave en cuanto a la evolución de la empresa en su campo comercial, por ello es preciso que no minimice estas situaciones y que realice una consulta semestral acerca del sistema de los programas de facturación utilizados en su empresa. Además cabe mencionar que es importante que los mismos cuenten con un sistema de seguridad que garantice el bloqueo de todo el sistema en el caso de que alguna persona ajena a la empresa acceda a la base de datos correspondiente al programa, no debemos olvidar que en el campo competitivo empresarial, el espionaje es algo de todos los días.

Ejemplos de software de facturación ®SARA Facturación es la solución que le permite llevar un control instantáneo de las facturas emitidas por los diferentes vendedores, sucursales o puntos de venta de su negocio. Es un Sistema en línea que usted puede utilizar desde cualquier lugar para generar una factura física o electrónica o consultar el histórico de facturas de un determinado Cliente. Le permite organizar su histórico de facturación y generar informes para facilitar sus procesos operativos comerciales y tributarios. Su funcionalidad principal incluye: 

Elaboración de facturas



Impresión física o PDF



Envío vía mail



Consulta por diferentes criterios

Sistematic es un Software de Almacén e Inventario orientado a la Gestión de Empresas Comerciales y/o Servicios. Software Práctico Exacto y Seguro que le permitirá tener un mejor control de su Empresa. Especialmente diseñado para su implementación en Negocios Comerciales, Servicios e incluso de Producción (Distribuidoras, Importadoras, Markets, Ferreterías y Tlapalerías, Automotrices, Informáticas, Abarrotes, Librerías, Talleres, Vidrierías, Fábricas, etc.).

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Software de Control de Almacén Almacénsoft es un aplicativo con estructura y diseño moderno, amigable e intuitivo que permite codificar eficientemente los productos al momento de entrega o despacho de mercadería validando de manera óptima las órdenes de compra o pedidos, dando como resultado una excelente automatización de las operaciones logísticas del almacén.

Módulos principales: Módulo de Inventario Módulo de Recepción Módulo de Despacho Módulo de Movimientos Internos Módulo de Etiquetado

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Software Contable

TEMA 2

Competencia: Conocer el software contable para diferentes tipos de empresas.

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Tema 02: Software Contable ¿Qué es el Software Contable? Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: 

Las funciones de compras.



Control de inventarios.



Ventas.



Balances.



Cuentas por cobrar.



Producción de artículos.



Cuentas por pagar.



Nóminas, etc.

Cómo utilizar el software de contabilidad Como bien sabemos, la mayoría de las empresas maneja volúmenes de información contable y financiera tan grandes que hace imposible que

una

persona

pueda

encargarse

de

llevar

los

cálculos

correspondientes para un correcto desempeño de las actividades que se llevan a cabo, por ello es que cada empresa debe contar con el apoyo de un software de contabilidad que apoye todo el trabajo que deben realizar los gestores contables.

En muchas ocasiones se puede presentar la oportunidad de que la empresa requiera de incurrir en algunos costos para poder modificar todos los sistemas de software contable, ya que por lo general, estos programas informáticos que resultan tan útiles, deben ser actualizados durante ciertos períodos de tiempo, lo que implica una reprogramación del mismo.

Cuando el cuerpo administrativo contable de una empresa, decide llevar

a

cabo

estas

modificaciones

o

reprogramaciones

generalmente se debe a razones tales como la absorbencia; la ineficiencia con el que el software de contabilidad desarrolla las tareas que le son asignadas;

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Debido a una ampliación en la estructura de la organización; por disposiciones legales y también por nuevos requerimientos de la empresa en cuestión. Es importante que tengamos en cuenta que generalmente cuando se trata de una derivación de las modificaciones de dichos programas, los costos suelen ser inferiores a los iniciales, y este es un factor que contribuye considerablemente a un mejor desempeño por parte del software de contabilidad.

Dichos costos suelen considerarse de dos maneras diferentes, por ejemplo, en muchas ocasiones puede considerar un gasto, ya que todos aquellos costos posteriores que invierta una organización luego de la adquisición de un activo tangible, los mismos deben ser tratados como gastos y no inversiones, ya que constituyen cargos al Estado de Resultados, con las excepciones de que tales gastos puedan permitirle al software de contabilidad, producir beneficios económicos en un futuro y que sean extras a los beneficios previstos en cuanto al rendimiento del programa, y también se considera una excepción aquellos casos donde los gastos puedan medirse y atribuirse al activo en una manera fiable. Todos aquellos costos que se hayan invertido en el mejoramiento para el funcionamiento del software de contabilidad deben ser reconocidos como un gasto periódico en aquellos casos en los que trabajos de mantenimiento hayan sido llevados a cabo.

Software de contabilidad: Reevaluación de activos Una manera muy común de modificar el funcionamiento de un software de contabilidad con respecto al valor de los libros correspondientes a un activo intangible, sin tener la obligación de producir un costo es a través de una reevaluación, cuyo costo se fijará a un mercado activo determinado. De todos modos, es muy poco probable que haya un mercado para un activo de este tipo. Esta reevaluación no tiene un carácter selectivo, lo que quiere decir que si un activo fue reevaluado, todos los demás deberán ser reevaluados también con la excepción de que se presente la oportunidad de recurrir a un mercado activos que corresponda a estos elementos.

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Por otro lado es importante que recordemos que una reevaluación no implica un aumento que se aplique al valor de un activo, ya que en este caso, el mismo puede disminuir de todas formas. Por ejemplo, si el software de contabilidad produce un aumento en los libros, el mismo debe llevarse a una cuenta de índole superávit debido a una reevaluación dentro del patrimonio neto de la empresa. Sin embargo, este aumento debe cargarse directamente contra cualquier tipo de superávit de reevaluación que previamente se vínculo con el mismo activo.

Ahora bien, en aquellos casos donde las modificaciones al software de contabilidad reduzcan el valor de los libros, debemos decir que este factor debe considerarse como una pérdida respectiva al período en el cual se realizó dicha modificación. Por último no queremos dejar de lado que poseer un sistema en red de software de contabilidad, es una herramienta fundamental para todos los factores que encierran el desarrollo en una empresa. La información que dicho software almacena en un su base de datos, será necesaria en todas las auditorias, evoluciones, análisis, toma de decisiones y aplicaciones en administración, por ello es importante que el software de contabilidad siempre se encuentre en una óptimo estado, ya que cualquier tipo de falla puede llegar a producir errores irreparables teniendo en cuenta que toda la información contable y financiera de una empresa pasa por su sistema. Por ello también podemos recomendarle que siempre utilice back-ups, en caso de que el software de contabilidad comience a dar un mal funcionamiento.

Ejemplos de software de contabilidad Sico Contabilidad SICO – Contabilidad está conformado por las siguientes opciones: 1)

DOCUMENTOS: Registro de Compras, Registro de Ventas, DAOT (Operaciones con terceros), etc.

2)

CAJA / BANCOS: Control de Caja, Libro Bancos, Conciliación Bancaria, etc.

3)

INVENTARIO: Ingresos y Salidas de Productos, Kardex Unidades, Kardex Valorizado, etc.

4)

REPORTES: Balance General, Libro Diario, Libro Diario Simplificado, Libro Mayor, Libro Caja Bancos, PDT – SUNAT, etc.

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AdSoft AdSoft, es una herramienta que permite automatizar y simplificar las operaciones contables, financieras y administrativas dando como resultado informes para la toma de decisiones, está diseñado para proporcionar soluciones de acuerdo a la necesidad del sector empresarial en tiempo real. Es ideal para pequeñas, medianas y grandes empresas. Gestiona las transacciones o movimientos en el momento en que ocurre, como también los movimientos puede ser registrado posteriormente, dándote la facilidad de presentar tus resultados en el momento oportuno.

Algunas características principales: o

Carga cliente y proveedores en línea desde Sunat

o

Consulta de Ruc en línea con la SUNAT

o

Acceso a Sunat Operaciones en Línea (clave sol)

o

Formatos actualizados - SUNAT

o

Exporta al Programa de Libros Electrónicos

o

Distribución de compras,gastos,activos a nivel de porcentaje e importes

o

Envía asientos resumidos o por totales al módulo de contabilidad

o

Puede configurar su propio formato de impresión de factura, boleta, guía de remisión, pedidos, etc.

o

Estadísticas de las compras, ventas y gastos.

o

Monitoreo del IGV compras vs Ventas

o

Informa en línea la fecha de cronograma de pago del igv

o

Controla los gastos de un determinado proyecto de su empresa.

o

Cancelaciones automáticas, etc.

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Software

TEMA 3

de

Finanzas Competencia: Aplicar el software de finanzas para la gestión empresarial.

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Tema 03: Software de Finanzas La mayoría de las empresas y las entidades comerciales, utilizan un software de finanzas con el fin de organizar y controlar todos los movimientos financieros que se realicen en las mismas.

Debemos tener en cuenta que el mismo resulta ser una herramienta fundamental, ya que el control de las finanzas en una empresa es el factor más

influyente

sobre

las

planificaciones,

de

administración y gestión que se realizan. Como todos los sistemas utilizados en una empresa, el software de finanzas se trata básicamente de uno o varios programas informáticos destinados a almacenar todo tipo de información financiera acerca de la empresa con el objetivo principal de facilitar la obtención de dicha información para que sea utilizada a beneficio de los diferentes sectores que comprende la empresa.

Recordemos que cada departamento empresarial debe realizar un informe anual, en muchos otros casos mensual, en los cuales se deben detallar todos los datos que puedan llegar a ser útiles como apoyo de las diferentes herramientas administrativas. Además de la elaboración de informes, el software de finanzas nos ayuda a planificar todos los métodos que una empresa necesita para que la misma los emplee de manera eficaz y eficiente y que de esa manera pueda conseguir el alcance de los objetivos predeterminados.

También es fundamental que se haga uso de la información almacenada en el software de finanzas para poder planear todas aquellas estrategias comerciales que ayudarán a la empresa a incrementar sus ventas de productos o servicios, logrando un posicionamiento mucho más conveniente.

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Además, es preciso que se lleve un control mediante el software de finanzas debido a que las mismas deben estar destinadas a las inversiones y los cotos que produzca la empresa, por lo que si no se posee un control efectivo sobre las finanzas empresariales, muchas veces se pueden llegar a cometer errores muy graves en los presupuestos, pudiendo ocasionar un retroceso en el avance de la empresa dentro del mercado en el cual desarrolla sus respectivas actividades. A diferencia de los demás sistemas informáticos, los software de finanzas no son instalados en conexiones en red. Esto se debe a que la información financiera de una empresa suele ser de índole confidencial para el personal empleado, es decir que a la información almacenada en el solo la conocen y la utilizan los administrativos y los altos ejecutivos de dicha empresa.

Mantenimiento del software de finanzas Como bien dijimos en el párrafo anterior, el software de finanzas no cuenta con conexiones en red, y por ello es que tiene menos posibilidades de presentar fallas o errores que el resto de los sistemas informáticas que se utilizan en la empresa. Esto se debe a que el acceso a este programa es limitado y no es recurrente, y precisamente este hecho hace a la diferencia. Los archivos que se almacenan en la mayoría de los sistemas informáticos suelen ser consultados permanentemente debido a que la información debe ser utilizada para la total administración de la empresa.

Por su parte, el software de finanzas, no recibe tantas visitas y solo es consultado cuando la situación lo amerita; al no producirse un abrir y cerrar constante en los programas, el software de finanzas está casi exento de fallas, pero de todos modos, aunque las probabilidades sean mínimas, siempre se le debe realizar un mantenimiento para que nos garantice un correcto funcionamiento. Además tenemos que tener en cuenta que aunque el software de finanzas funcione perfectamente bien, es probable que periódicamente se le deba realizar alguna actualización o reprogramación de los archivos.

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En el primer caso debemos considerar que el mercado informático lanza nuevos programas de software de finanzas orientados a las grandes empresas, los cuales contienen muchos más implementos y funciones que pueden ayudar a optimizar el trabajo de almacenamiento de la información.

Y teniendo en cuenta que a su vez la tecnología va avanzando a pasos agigantados, el software de finanzas correspondiente a la empresa, debe mantenerse a la par, es decir que, siempre es mucho más recomendable utilizar uno o varios software de finanzas que se compatibilicen con los sistemas nuevos que van lanzando al mercado las empresas de programas informáticos. Por último queremos mencionar el hecho de que es fundamental que toda empresa cuente con un servicio técnico interno, ya que el mismo conoce el funcionamiento a la perfección de todos los sistemas, como también, la utilidad que se les da. Ahora bien si se desea contratar un servicio técnico ajeno

a la

empresa, es importante que la persona encargada conozca a la perfección el funcionamiento de cualquiera de los tipos de software de finanzas que utilizan las empresas.

Algunos Software de Finanzas Microsoft Money Deluxe Microsoft Money Deluxe está diseñado para ayudar a aquellos pequeños empresarios que quieran administrar las finanzas de su negocio. Las herramientas de negocio te ayudarán a seguir el rastro de tus gastos e ingresos, facturas por pagar y por cobrar, gastos reembolsables, tiempo de trabajo, inventario y mucho más.

Incluye herramientas e información para ayudarte a minimizar el pago de impuestos, realizando un seguimiento de los mismos a través del año, así como realizando informes para el pago de las tasas trimestrales. Money proporciona también herramientas de administración de contactos, ayudándote a mantener al día tu información de cobro a los clientes y pagos a proveedores

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Simple HRM SimpleHRM es una solución Open Source o de código abierto con la cual podrás gestionar de una manera muy completa y eficiente los procesos

relacionados

con

los

recursos

humanos de tu empresa.

QuickBooks Es un programa o software diseñado para negocios. El programa puede memorizar una cantidad inmensa de información del negocio. Una vez memorizada la data, el programa puede ordenarla, calcularla y reportarla según requiera el negocio.

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Software de Recursos Humanos

TEMA 4

Competencia: Diseñar los módulos de software recursos humanos.

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Tema 04: Software de Recursos Humanos SOFTWARE DE RECURSOS HUMANOS ¿Qué es el Software de Recursos Humanos? Los sistemas de administración de recursos humanos o sistemas de información de recursos humanos, también conocidos por sus siglas SARH y SIRH respectivamente, forman una interfaz entre la gestión de recursos humanos y la tecnología de información. Esto combina los recursos humanos (RRHH) y en particular sus actividades administrativas con los medios puestos a su disposición por la informática, y se refieren en particular a las actividades de planificación y tratamiento de datos para integrarlos en un único sistema de gestión.

Módulos en el software de recurso humano En primer lugar, el recurso humano es el material más importante de las organizaciones. Las personas que manejan el departamento de RRHH, son los que trabajan directamente o pueden ser consultores o asesores externos donde el objetivo es distribuir apropiadamente en el puesto de trabajo adecuado según el perfil del aspirante, el segundo paso es acoplar la cultura de la organización con los intereses de cada empleado, por medio de herramientas de evaluación, entrevistas, observaciones, se mejoran las relaciones interpersonales, se detectan las necesidades de adiestramiento, se estudia constantemente los valores y la congruencia de los valores individuales y los de la organización, se proponen diariamente en un ajuste creativo estrategias para una mayor productividad, y efectividad.

Nóminas El modelo de nómina automatiza la gestión del sueldo reuniendo los datos del trabajador sobre su trabajo, asistencia, calculando las deducciones e impuestos, la cotización social a generando periódicamente la orden de pago.

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Permite también generar datos y estadísticas para el conjunto del personal relativo a estos datos. Sistemas sofisticados pueden establecer transacciones de cuentas por pagar, de la deducción de empleado o producir cheques. El módulo de nómina envía la información al libro de contabilidad general.

Gestión de las prestaciones de trabajo. El módulo de gestión de las prestaciones de trabajo permite evaluar la información de tiempo/trabajo de cada empleado. El análisis de los datos permite una mejor distribución de trabajo. Este

módulo

capacidades

de

es

un

ingrediente

contabilidad

clave

analítica

de

para los

establecer costes

de

organización positivos.

Gestión de las prestaciones sociales El módulo de gestión de las prestaciones sociales permite a los profesionales de recursos humanos administrar lo mejor posible las prestaciones sociales, obligatorias o no, como el seguro enfermedad, el de accidentes de trabajo, o los sistemas de jubilaciones complementarios.

Gestión de recursos humanos El módulo de gestión de recursos humanos cubre otros aspectos de los RRHH, incluye menos particularidades legales y está más enfocado a una política de gestión. El sistema registra datos de dirección, selección, formación y desarrollo, capacidades, dirección de habilidades y otras actividades relacionadas. Aquí se administran los datos personales (edad, dirección, familia...), las competencias y títulos, las formaciones seguidas, los niveles de salario, el registro de los datos del currículum vitae entre otros.

Indicadores de productividad Para evaluar la productividad de cada empleado, es necesario cuantificar el tiempo y las actividades que generan resultados positivos dentro de la organización. Esto se vuelve muy complicado, sobre todo en las empresas de servicios donde

se

producen bienes intangibles.

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En estos casos es necesario "medir" las actividades de cada uno de los empleados, separar las actividades "Productivas" (Aquellas que están directamente relacionadas con la empresa) de las "Personales" (Aquellas que no tienen relación directa con la empresa). De esta manera se puede cuantificar el costo real (horas hombre) que le toma a cada uno de ellos realizar sus labores, así como las herramientas que utilizan para alcanzar los objetivos.

El Sistema de información permite integrar estos cuatro segmentos, creando conexiones funcionales entre estas actividades en el programa informático. Usando el Internet o el intranet corporativo como medio de comunicación y envío de ficheros, la tecnología puede reducir gastos de transacción, conduciendo a una mayor eficacia de la organización. Los trabajadores o los responsables de servicios pueden también tener un acceso parcial al sistema, que les permite por ejemplo introducir ellos mismos los datos que les conciernen, como solicitudes de permisos y otras. Esas tareas costosas en tiempo y en dinero, como la gestión administrativa del personal, el cambio de los datos personales, la inscripción a un curso de formación o a un plan de pensiones, pueden por lo tanto ser efectuados por aquel que es la causa directa de la acción que debe realizarse.

De esta forma se libera al personal directivo de tareas aburridas y repetitivas, permitiéndole concentrarse en problemas de toma de decisiones, estratégicas o políticas, que conducen a la innovación del negocio. Actualmente existe toda clase de aplicaciones y programas orientados a facilitar el proceso de administración de recursos humanos o gestión del talento humano, desde software que se ofrece por suscripción mensual, hasta programas totalmente gratuitos destinados a Pymes y autónomos.

NominaSol NominaSol es una útil herramienta para la gestión de Recursos Humanos que calcula y controla los aspectos relacionados con las nóminas de los trabajadores de una empresa.

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eMagister RRHH eMagister RRHH es un paquete de gestión de recursos humanos que pone el acento en la formación y los planes de desarrollo de los empleados.

ABC Roster ABC Roster es una aplicación bastante práctica y fácil de

usar

que

permite organizar horarios y turnos de trabajo de empleados en una empresa. Podrás añadir distintos puestos de trabajo así como los distintos turnos que existen en la empresa.

Orange HRM Orange HRM es una aplicación de código abierto ideal para realizar los procesos de gestión de recursos humanos en una Pyme. Para usarlo debes instalarlo en un servidor compatible con: Apache Server, MySQl y PHP.

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

FACTURACIÓN ONLINE O EN LA NUBE http://www.fussion.com.mx/06302001/fact.pdf



PROGRAMA DE DECLARACIÓN TELEMÁTICA - PDT (SUNAT)* http://www2.sunat.gob.pe/pdt/



FINANZAS PARA TODOS http://www.finanzasparatodos.org.mx/finanzasv2/public/


1. Menciona

5

softwares

mas

usados

en

procesos

de

facturación, sustente el ¿por qué? Desarróllalo a través de "Procesos de Facturación".

2. Ingresa al link "Software Contable" lee atentamente las indicaciones, desarróllalo y envíalo por el mismo medio. DELCROSA es una empresa privada dedicada al rubro de la fabricación y reparación de motores eléctricos, reductores de velocidad y transformadores eléctricos de distribución y de potencia. La empresa DELCROSA desea adquirir un software contable. Elabora una presentación sobre los módulos contables que podrías ofrecer a esta empresa, explica mediante flujogramas los procesos contables en cada proceso.

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Autoevaluación

1) Los software de facturación se dedican a: a. Impresión de facturas de pagos o compras. b. Elaborar facturas electrónicas para los clientes. c. Realizar cotizaciones a los clientes. d. Registros de ventas y pagos de cuotas de productos y servicios. e. Elaborar el plan de facturación anual.

2) Una de la funcionalidades de un software de facturación es : a. Autorizar la elaboración de facturas. b. Impresión del informe financiero y contable. c. Enviar las facturas a los clientes o proveedores vía e-mail. d. Consultar el gasto operativo de los recursos humanos. e. Enviar las facturas al gerente.

3) El software contable es : a. Un programa que ayuda a minimizar los proceso contables. b. Un programa que ayuda a realizar los proceso contables de una forma eficiente. c. Un programa de contabilidad enlazado con la SUNAT. d. Es el PDT proporcionado por la SUNAT. e. Son formularios contables de una empresa. 4) La información que los software contable almacena en un su base de datos, será necesaria para: a. Las auditorias. b. La devolución de producto. c. El análisis de stock. d. La devolución de dinero. e. Reclamo de deudas impagables. 5) Es una de las características del software contable: a. Evitar el fraude por auditorias. b. Obtener la clave sol de la SUNAT. c. Pedir fraccionamiento en forma automática en caso de deuda. d. Emitir informes facturables en ejercicios contable. e. Carga cliente y proveedores en línea desde SUNAT.

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6) El software de finanzas permite la elaboración de: a. Informe de venta de productos o servicios a proveedores. b. Informe de compra de productos o servicios a proveedores. c. Informes financieros de cada área de una empresa. d. Estados financieros en el proceso de financiamiento. e. Estados de cuenta de cada proveedor.

7) La información almacenada en el software de finanzas debe ser tal que permita planear todas aquellas estrategias comerciales que ayudarán a la empresa a: a. Incrementar sus ventas de productos o servicios. b. Reducir su gasto en materia prima. c. Reducir su personal de trabajo. d. Incrementar sus compras en el mercado. e. Mejorar su sistema contable.

8) El software de recursos humanos es un programa informático: a. Que analiza los perfiles de los trabajadores de una empresa. b. Que gestiona toda información relacionado con los recursos humanos de una empresa. c. Que elabora la planilla de una empresa. d. Busca personal a través de la web. e. Adquiere recursos para los humanos trabajadores. 9) Es uno de los módulos del software de recursos humanos que observa el porcentaje de descuento para ESSALUD: a. Gestión de las prestaciones de trabajo. b. Gestión de descuentos por planilla. c. Gestión de recursos humanos. d. Gestión de las prestaciones sociales. e. Indicadores de productividad. 10) El módulo de indicadores de productividad mide: a. Mide el costo real horas - hombres para realizar una labor. b. Las ganancias logradas por el personal. c. El número de personal por área de trabajo. d. El costo de las prestaciones sociales. e. El costo de gestión de recursos humanos.

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Resumen

UNIDAD DE APRENDIZAJE II:

Los softwares de facturación junto con todas sus utilidades resulta un recurso importante con el cual la empresa debe contar. Los mismos cuentan con funciones tales como el registro de las ventas y los pagos en cuotas de los productos o servicios correspondientes. O también con la función de avisos en caso de avería en el sistema. Muchos de los programas de facturación que nos ofrece el mercado informático actual, suelen incluir funciones que nos ayudan a mantener un nivel considerablemente alto sobre el control de las operaciones que son efectuadas en una empresa.

El software contable o paquetes contables, son programas destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc.

El software de finanzas se trata básicamente de uno o varios programas informáticos destinados a almacenar todo tipo de información financiera acerca de la empresa con el objetivo principal de facilitar la obtención de dicha información para que sea utilizada a beneficio de los diferentes sectores que comprende la empresa. El software de finanzas ayuda a planificar todos los métodos que una empresa necesita para que la misma los emplee de manera eficaz y eficiente.

El software de recursos humanos son programas dedicados a tareas costosas en tiempo y en dinero, como la gestión administrativa del personal, el cambio de los datos personales, la inscripción a un curso de formación o a un plan de pensiones, etc. Permite también generar datos y estadísticas para el conjunto del personal relativo a estos datos. Sistemas sofisticados pueden establecer transacciones de cuentas por pagar, de la deducción de empleado o producir cheques.

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Introducción

a) Presentación y contextualización En esta unidad veremos los módulos tratados en la unidad anterior integrados en un solo sistema, conocido como Sistema ERP. Existen diferentes sistemas ERP en el mercado que serán revisados y analizados para su implementación en la gestión empresarial. Se sugiere a los estudiantes volverse experto en el uso de algunos de estos sistemas en su versión demo o completa, para los sistemas con licencia. Se debe buscar aplicar los sistemas en diferentes plataformas, Linux, Mac, Windows, etc.

b) Competencia Reconoce las principales funciones de los sistemas de planificación de los recursos empresariales, comprendiendo su utilidad e importancia.

c) Capacidades 1. Describe el proceso de implementación de los sistemas de los recursos empresariales (ERP). 2. Identifica las principales características del sistema de los recursos empresariales. 3. Reconoce el objetivo principal de un sistema ERP aplicado al entorno empresarial. 4. Analiza las técnicas y estrategias que emplea el sistema de los recursos empresariales.

d) Actitudes  Se interesa por el adecuado funcionamiento de los sistemas de los recursos empresariales.  Incentiva la adecuada implementación de los sistemas de los recursos empresariales.

e) Presentación de Ideas básicas y contenido esenciales de la Unidad: La Unidad de Aprendizaje 03: Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), comprende el desarrollo de los siguientes temas: TEMA 01: Los Sistemas ERP. TEMA 02: Características de un Sistema ERP. TEMA 03: Enfoques de ERP. TEMA 04: Metodología para Selección de Sistemas ERP.

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Los Sistemas

TEMA 1

ERP Competencia: Describir el proceso de implementación de los sistemas de los recursos empresariales (ERP).

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Tema 01: Los Sistemas ERP INTRODUCCIÓN Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones distribución

de de

producción una

y

compañía

de

los

aspectos

comprometida

de

en

la

producción de bienes o servicios.

La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP normalmente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y una contabilidad para la compañía de la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

Los ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas

modernas.

Todos

los

departamentos

funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema. Además de

la

manufactura

o

producción, almacenamiento,

logística e información tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir a los recursos humanos, y herramientas

de

mercadotecnia

y

administración

estratégica.

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LA EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS ERP La evolución de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se remonta a la década de los 70, cuando se comienza a utilizar un software llamado MRP (Material Requirement Planning), cuyo

objetivo

era planificar

las

operaciones de producción dentro de las compañías.

Sin embargo, en la actualidad dentro de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) surgen productos que son enfocados específicamente de acuerdo a los negocios de cada compañía comprometidas ya sean en la producción de bienes o servicios. Por lo que un sistema de planificación de recursos empresariales constituye la base del desarrollo de los sistemas especializados de gestión, como se muestra en la siguiente figura.

Figura. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

MPR (MATERIAL REQUIREMENT PLANNING) Los sistemas de planeación de los requerimientos de material (MPR), son sistemas que surgen de la necesidad de integrar la cantidad de artículos a fabricar con un correcto almacenaje de inventario, ya sea de producto terminado, producto en proceso, materia prima o componentes. Puede decirse que el MRP es un Sistema de Control de Inventario y Programación que responde a las interrogantes: ¿Qué orden fabricar o comprar? ¿Cuánta cantidad de la orden? ¿Cuándo hacer la orden? Su objetivo es disminuir el volumen de existencia a partir de lanzar la orden de compra o fabricación en el momento adecuado según los resultados del Programa Maestro de Producción.

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Su aplicación es útil donde existan algunas de las condiciones siguientes: •

El producto final es complejo y requiere de varios niveles de subensamble y ensamble.

•

El producto final es costoso.

•

El tiempo de procesamiento de la materia prima y componentes, sea grande.

•

El ciclo de producción del producto final sea largo.

•

Se desee consolidar los requerimientos para diversos productos.

•

El proceso se caracteriza por ítems con demandas dependientes

•

fundamentalmente y la fabricación sea intermitente (por lotes).

SCM (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT ) Los sistemas de gestión de la configuración de software (SCM,) es el término utilizado para describir el conjunto de operaciones de producción y logística cuyo objetivo final es la entrega de un producto a un cliente. Esto quiere decir, que la gestión de la configuración de software (SCM) incluye las actividades asociadas desde la obtención de materiales para la transformación del producto, hasta su colocación en el mercado.

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Los sistemas de gestión de la configuración de software (SCM) utilizan los conceptos de e-business y tecnologías Web para coordinar y optimizar los procesos de ámbito empresarial en todas y cada una de las áreas de su empresa: desde el proveedor hasta el cliente. Los sistemas de gestión de la configuración de software (SCM) no dejan de tener sus inconvenientes. Así, los mercados electrónicos, que habían sido considerados como los benefactores de la eficiencia de la gestión de la configuración de software (SCM),

han resultado menos que

productivos.

Asimismo, las incompatibilidades entre empresas vendedoras complican la búsqueda de una combinación de soluciones adecuada para integrar de extremo-a-extremo la configuración de software. Sin embargo, una compañía puede utilizar una solución SCM para alcanzar una ventaja competitiva y mejorar su margen de beneficio: ofreciendo una mayor visibilidad en la totalidad de la cadena de suministro, las empresas pueden reducir los gastos, mejorar la eficiencia operacional y responder con mayor rapidez a la demanda del cliente.

CRM (CUSTOMER REALATIOSHIP MANAGEMENT ) Los sistemas de administración de la relación con los clientes (CRM), es parte de una estrategia de negocio centrada en el cliente. Una parte fundamental de su idea es, precisamente, la de recopilar la mayor cantidad de información posible sobre los clientes, para poder dar valor a la oferta. La empresa debe trabajar para conocer las necesidades de los mismos y así poder adelantar una oferta y mejorar la calidad en la atención. Cuando hablamos de mejorar la oferta nos referimos a poder brindarles soluciones a los clientes que se adecuen perfectamente a sus necesidades. Por lo tanto, el nombre CRM hace referencia a una estrategia de negocio basada principalmente en la satisfacción de los clientes, pero también a los sistemas informáticos que dan soporte a esta estrategia.

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HRM (HUMAN RESOURCE MANAGEMENT) Los

sistemas

de

administración

de

recursos

humanos (HRM), son parte de una estrategia entre la gestión de recursos humanos y la tecnología de información. Esto combina los recursos Humanos y en particular sus actividades administrativas con los medios puestos a su disposición por la informática, y se refieren en particular a las actividades de planificación y tratamiento de datos para integrarlos en un único sistema de gestión.

En general, la función de los recursos humanos incluye siempre una parte importante de tareas administrativas y repetitivas en la mayoría de las organizaciones. Éstas tienen integradas, de forma más o menos importante, las operaciones de establecimiento y pago de remuneraciones, asistencia de los trabajadores, evaluaciones, contratación, ascensos. Una gestión eficaz del capital humano se convierte en una operación necesaria para los profesionales de los recursos humanos. Su función consiste primero en recoger los datos para cada trabajador relativos a su historial y características personales, sus competencias y capacidades, hasta los datos más accesibles tales como sus remuneraciones y sus labores en la empresa. La cuantificación de estos datos y la sistematización para su tratamiento permite su manejo posterior por sistemas de administración de recursos humanos (HRM), reduciendo el tratamiento manual de las operaciones, costosa fuente de errores.

FRM (FINANCE RESOURCE MANAGEMENT)

Los sistemas de administración de recursos financieros (FRM),

son sistemas que surgen de la necesidad de

integrar todo tipo de datos contables como son las proyección de ventas, el ingreso y los activos tomando como base estrategias alternativas de producción y mercadotecnia así como la determinación de los recursos que se necesitan para lograr estas proyecciones.

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Características de un

Sistema

TEMA 2

ERP Competencia: Identificar las principales características del sistema de los recursos empresariales.

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Tema 02: Características de un Sistema ERP DEFINICIÓN Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, Enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan

muchas

de

las

prácticas

de

negocio

asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación.

Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte.

Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

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LOS OBJETIVOS PRINCIPALES DE LOS SISTEMAS ERP SON: •

Optimización de los procesos empresariales.

•

Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).

•

La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

•

Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

•

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Características Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables.

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Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas

que

controlen

todos

los

procesos

mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

Modulares, los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

Adaptables, los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

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Implantación Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas. No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en función.

Por ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:

 Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.  Definición del modelo de negocio.  Definición del modelo de gestión.  Definición de la estrategia de implantación.  Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.  Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.  Análisis del cambio organizativo.  Entrega de una visión completa de la solución a implantar.  Implantación del sistema.  Controles de calidad.  Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.  Benchmarking de la implantación.

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Con la implementación de los sistemas ERP, las compañías muchas veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compañías consultoras. Consultar en el ERP incluye dos niveles, que son consulta de negocios y consulta técnica. Una consulta de negocios estudia los procesos de negocios actuales de las compañías y muchos de estos corresponden a los procesos del sistema ERP, a través de la configuración de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consulta técnica muchas veces implica programación. La mayoría de los vendedores de ERP permiten modificar su software para las necesidades de los negocios de sus clientes.

Ventajas

Un fabricante que no disponga de un ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, está integrado.

El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como ahora será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde una versión anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el número de la versión (código de barras).

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La seguridad de las computadoras está incluida dentro del ERP, para proteger en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como malversación.

Una

falsificación

en

el

escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.

Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relación administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compañía para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento (interacción con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a través de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administración de la manufactura.

Desventajas

Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP son debido a la inversión inadecuada para la educación continua del personal relevante, incluyendo los cambios de implementación y de prueba, y una falta de políticas corporativas que afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados. Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:  El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educación y cómo hacer que el sistema trabaje correctamente.  Muchas

compañías

reducen

costos

reduciendo

entrenamientos. Los propietarios de pequeñas empresas están menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no está capacitado para el manejo del mismo.

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 Cambio de personal, las compañías pueden emplear administradores que no están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía empleadora, proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no están sincronizados con el sistema.  La instalación del sistema ERP es muy costosa.  Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.  El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la estructura coorporativa.

 Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías, este punto se cita como una de las principales causas de falla.  Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.  Los sistemas pueden sufrir problemas de "el eslabón más débil": la ineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.  Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para trabajar efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos, y luego de un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirán la confiabilidad de algunas aplicaciones.  Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).  La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su contabilidad, la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.  La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software.  Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los socios.

 Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales del consumidor.

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Enfoques de

TEMA 3

ERP Competencia: Reconocer el objetivo principal de un sistema ERP aplicado al entorno empresarial.

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Tema 03: Enfoques de ERP Un

sistema

de

planificación

de

recursos

empresariales mejo r a claramente el "tono muscular" de una compañía, proporcionándole el potencial de reaccionar a mercados cambiantes, a la dinámica de los negocios, y a las necesidades de los clientes. Para comprender el potencial en la economía

digital,

la

empresa

necesita

una

infraestructura -un sistema nervioso- que una entre sí sus diferentes partes, una infraestructura que le permita actuar, reaccionar, y adaptarse más rápidamente que la competencia.

CONDUCTORES DEL NEGOCIO Los principales factores que dirigen el mercado en orden descendente son:

-

Aumento en la necesidad de modernizar los procesos de negocios.

-

Expansión de las estrategias de globalización por parte de las compañías.

-

Generación de acciones organizacionales para una mayor flexibilidad y agilidad.

-

Extensión de los procesos de administración de la cadena de suministros.

-

Creciente énfasis en un servicio al cliente más eficiente.

-

Mayor acceso a la información, requisito cada vez mayor.

-

Limitación de la funcionalidad de los sistemas heredados en un ambiente cambiante.

-

Preparación para la Unidad Monetaria Europea.

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LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE ERP. Por lo general es largo y complejo ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo. En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar

el

negocio

temporalmente

para

la

implementación: por otra parte es importante señalar

que

el

grado

de

experiencia

de

los

proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.

Después de la implementación es importante asegurarse de la calidad y en la mejora del desempeño, para que así el sistema funcione correctamente a largo plazo. También se debe analizar constantemente el retorno de inversión y aspectos clave como la optimización (El proceso de la optimización es una herramienta para mostrar los beneficios de la implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional), la cual proporciona ideas que no fueron consideradas durante la implementación como por ejemplo la expansión del software implementado; es importante ver a la optimización como un proceso de mejora continua.

El éxito de la implementación del sistema depende de la habilidad de la empresa para integrar y consolidar la funcionalidad del sistema de ERP. Si una empresa tiene bien estructurada y con una metodología bien definida la implementación de un sistema de ERP, y logra progresar desde la etapa de selección hasta la etapa de operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha implementación sea un éxito.

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Las Ganancias Que Genera

Cuando los administradores de una compañía se deciden a invertir una gran cantidad de capital en una implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) hay un cambio total de cómo opera la compañía, comparado con la manera tradicional. Las organizaciones que pueden adaptarse armoniosamente a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) pueden aprovechar al 100% las ventajas y colocarse delante de las demás, creando una ventaja competitiva.

Un problema de empresas que han ido creciendo con el paso de los años, es que éstas han ido adquiriendo diversas compañías, las cuales manejan sistemas transaccionales más pequeños unidos por otro sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), y en muchos casos diseñado especialmente a las necesidades de cada compañía, por lo que se tiene que hacer una gran inversión para la adaptación de éstos sistemas. En una economía global, muchas veces el éxito de una compañía depende de las inversiones que ésta haga en tecnología. La implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es un reto actual para las compañías; y si se logra su buena implementación y mejora continua puede significar el éxito en la misma.

ADQUISICIÓN DE UN ERP Las empresas proveedoras de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), están reduciendo sus precios e incluso, algunas están ofreciendo

soluciones

accesibles,

mediante

financiamiento. Además, ya están enfocados en la renta

de

herramientas,

lo

que

hace

que

la

implementación sea casi inmediata con una inversión mínima y con resultados visibles en muy poco tiempo. A pesar de esto, dichas aplicaciones suelen ser todavía muy costosas para algunos empresarios, y al mismo tiempo sienten la implementación muy dolorosa e infinita.

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Existen varias alternativas en la dirección de conseguir que la adopción de un sistema de

planificación

de

recursos

empresariales

(ERP) por una compañía sea

económicamente viable:

 La adquisición a crédito de un sistema planificación de recursos empresariales (ERP) preconfigurado.  La utilización de soluciones soportadas en Open Software.  La subcontratación del servicio de ERP a través de un ASP (Application Server Provider). En este caso nos enfocamos a el PSA o ASP (Proveedor de Servicio de Aplicaciones), quien adquiere las licencias del ERP y además cuenta con la infraestructura de servidores, sistema operativo, DBMS e incluso personal para la administración de la infraestructura y el soporte técnico. La PYME no requiere adquirir toda esta infraestructura para realizar la implantación y en general sólo requiere invertir en PC’s habilitadas con un browser y una conexión rápida a Internet.

Además, por el hecho de rentar la aplicación, no se ocupa capacitar por tanto tiempo a los trabajadores. De esta manera, la empresa puede utilizar sus recursos, en otros aspectos débiles de la empresa.

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Metodología para Selección de Sistemas ERP

TEMA 4

Competencia: Analizar las técnicas y estrategias que emplea el sistema de los recursos empresariales.

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Tema 04: Metodología para Selección de Sistemas ERP IMPORTANCIA DE CONTAR CON UNA METODOLOGÍA DE SELECCIÓN La importancia del impacto del ERP en los procesos cotidianos de la organización y la inversión que la misma debe hacer en términos económicos, hacen que el proceso de selección de la herramienta sea un tema delicado. Se debe tener en cuenta también que no es una tarea que se haga frecuentemente y que se espera un determinado retorno de la inversión en términos monetarios y de tiempo de uso.

La metodología se centra en la etapa de selección de la herramienta ERP y la consultora que hará el trabajo de implementación. Esta metodología intenta organizar el proceso de selección de un ERP para que la empresa pueda escoger el sistema que mejor cumpla con sus requisitos basándose en cuestiones que no sean solo económicas. Se apunta a encontrar el producto adecuado en el mercado evaluando aspectos funcionales, técnicos, factores de capacitación, servicios de mantenimiento, ayuda a la selección de la empresa que hará el trabajo de implementación; y da algunas pautas de la planificación general del proyecto y la puesta en marcha del mismo.

La metodología de selección de un sistema ERP (MSSE) no provee herramientas para definir si un sistema ERP es la solución adecuada para la empresa en vez de otro tipo de sistema, ese trabajo debe ser una etapa de investigación previa, MSSE parte de la premisa que se comprará un ERP y su objetivo es ayudar a seleccionar uno.

90


PILARES DE UN ERP El éxito de la implementación de un ERP implica un cambio cultural y de procesos en la organización que se apoya en 3 aspectos fundamentales: el producto, los procesos y las personas, la combinación y sincronización de los mismos lleva al éxito de la implementación.

 El producto se refiere al sistema ERP, consideraciones técnicas y funcionales.  Los procesos son las funciones que deben ser soportadas por el sistema ERP,.  La implementación de un ERP implica una reingeniería de procesos cuyo objetivo es adaptar a la empresa a los nuevos modelos de negocio.  Las personas son los recursos humanos, los conocimientos y habilidades de los involucrados en el ciclo de vida del sistema, usuarios, analistas, consultores y directivos que empujan el proyecto.

Objetivos y alcances de una metodología El objetivo fundamental de la metodología es proveer una guía de pasos que ayude en la selección de un sistema ERP y la empresa consultora que se encargará del trabajo de implementación. Se debe considerar que la organización ya ha realizado un trabajo de revisión de sus procesos y sabe que áreas estarán involucradas e impactadas por el cambio.

Las fases y actividad que se proponen son: o

Fase 1 – Selección Del ERP Actividad 1 – Documentar Necesidad  Análisis De Necesidad.  Determinar Equipo De Proyecto.

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Actividad 2 – Primera Selección  Búsqueda En El Mercado.  Primer Contacto Con Proveedores.  Entrevistar Posibles Candidatos y Recopilar Información.  Armado De Listado De Criterios a Tener En Cuenta.  Evaluar Los Candidatos.  Documentación De La Selección y Armado Del Plan De Trabajo.

Actividad 3 – Selección Final Organizar Visitas A Los Proveedores. Demostración Del Producto. Decisión Final – Negociación.

Fase 2 – Selección Del Equipo De Consultaría Actividad 1 – Documentar Bases De La Búsqueda 

Organizar la búsqueda.



Armar listado de criterios para seleccionar consultora.

Actividad 2 –Selección De Candidatos 

Entrevistar Posibles Candidatos y Recopilar Información.



Evaluar Los Candidatos.



Decisión Final – Negociación.

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Fase 3 - Presentación y Planificación General Del Proyecto

Lo primero que se realiza es la selección del sistema a im plementar (fase 1), luego se busca la empresa que realizará el trabajo (fase 2) y finalmente se hace una presentación conjunta del equipo y se arma un plan general del proyecto con el objetivo de que todas las partes involucradas organicen sus recursos (fase 3). Si la empresa por decisiones corporativas o de cualquier índole se viera obligada a implementar un sistema ERP específico, La metodología podría ser usada a partir de la fase 2 para seleccionar la consultora. En cuyo caso la metodología puede utilizarse también para verificar que el sistema que se debe implementar cumple con las necesidades de la empresa.

La compra de un sistema ERP representa para la empresa una gran inversión no solo económica sino también de otros recursos, como es el tiempo y esfuerzo de sus empleados, y la migración de información de un sistema a otro con los riesgos que este proceso implica. Se espera que un sistema ERP una vez implementado dure unos cuantos años y acompañe a la empresa en sus proyectos, planes y objetivos de negocio. Es por esto que la selección de qué sistema ERP se implementará y qué consultora hará el trabajo de implementación son muy delicados.

Es importante poder seleccionar el sistema que mejor se adecue a las necesidades de la empresa en varios aspectos, no sólo los económicos sino funcionales, estratégico, técnicos e inherentes al proveedor y su servicio. Es importante también encontrar el equilibrio en el producto seleccionado para que el ERP no quede obsoleto al poco tiempo de implementación pero tampoco que sea tan complejo para la organización que ni sea aprovechado en un 10 por ciento de su funcionalidad.

93


Todos estos puntos hacen pensar que esta etapa es un proceso crítico, no obstante la selección de sistemas ERP no es un área de mucho estudio, más bien se le ha dedicado más tiempo de estudio a las metodologías de implementación. Son pocas las metodologías que guíen a los directivos y miembros del equipo de proyecto en este trabajo tan complejo que es el seleccionar que herramienta ERP se usará.

La metodología debe apuntar a cubrir todo el ciclo de selección y de ser los más flexible posible, adecuándose a implementaciones grandes y chicas. Sin embargo queda mucho trabajo por hacer en esta área. Se pueden incorporar estudios para determinar porqué implementar un ERP y no un sistema hecho a medida.

Se debe estudiar más en profundo las actividades de cada una de las fases para desarrollar un plan de acción más completo una vez seleccionada la herramienta y la consultora. Es la pronunciación del discurso. Si este fuera leído, debemos escuchar nuestra voz previamente para hacer los ajustes necesarios en el tono de voz, volumen, énfasis, ritmo, etcétera. La voz dependerá de muchos factores (estilo escogido, si hay o no micro, con mucho o poco público).

94





ERP, SOLUCIÓN PARA LAS PYMES http://www.ongei.gob.pe/estudios/publica/estudios/T03_OPT_NEG_TIC_FEB2011.pdf



PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) http://www.erp.com.mx/Contenido/Noticias/ERP.pdf



SISTEMAS ERP http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/publicaciones/risi/n3_2005/a04.pdf http://www.youtube.com/watch?v=8Ys_9oKio7w


1. Realiza una lista de cinco software ERP (libres) dirigidos a las Pymes, selecciona uno de ellos e impleméntalo a una Pyme de tu elección, fundamente su elección del software y la Pyme. Desarróllalo a través de "5 ERP’s".

2. Ingresa al link "ERP" lee atentamente las indicaciones, desarróllalo y envíalo por el mismo medio. La empresa Cemento Andino se vio en la necesidad de buscar una solución que le permita optimizar los procesos del negocio y consolidar las bases de datos. Cemento Andino decidió evaluar las diferentes ofertas del mercado optando por SAP. Elabore un informe sobre la optimización de los procesos logrados por esta empresa. Realice un cuadro de las ventajas y desventajas logradas al implementar su sistema ERP.

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Autoevaluación

1) Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son: a. Sistemas de información gerenciales integrados. b. Sistemas que integran información c. Sistemas de negocios asociados. d. Sistemas con las operaciones de producción. e. Sistemas de bienes o servicios.

2) Un MRP es un Sistema de: a. Control de Inventario y Programación. b. Administración de recursos humanos. c. Movimiento de relaciones públicas. d. Administración de la relación con los clientes. e. Administración de recursos financieros

3) Los objetivos principales de los sistemas ERP son: a. Optimización de los procesos empresariales. b. Acceso a información poco confiable y precisa. c. La posibilidad de compartir información con la competencia d. Reaccionar rápidamente con los clientes e. Reducir el personal de análisis de gestión.

4) Una de las características que distingue a un ERP de cualquier otro software empresarial, es: a. Desintegrable b. Adaptable c. Sutil. d. Sencillo y simple. e. Complejo.

5) Antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente: a. Definir el modelo de la SUNAT. b. Definir el modelo de gestión. c. Definir la integración del ERP. d. Definir las el modelo financiero. e. Definir el modelo contable.

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6) El éxito de la implementación del sistema depende de ____________________ de ERP. a. La habilidad de la empresa para integrar y consolidar la funcionalidad del sistema. b. La habilidad de los programadores para integrar y consolidar la funcionalidad del sistema. c. La habilidad de los diseñadores para integrar y consolidar la funcionalidad del sistema. d. La habilidad de los recursos humanos para integrar y consolidar la funcionalidad del sistema. e. La habilidad de las configuraciones para integrar y consolidar la funcionalidad del sistema. 7) No corresponde a los conductores del negocio: a. Creciente énfasis en un servicio al cliente más eficiente. b. Mayor acceso a la información, requisito cada vez mayor. c. Limitación de la funcionalidad de los sistemas heredados en un ambiente cambiante. d. Generación de acciones organizacionales para una mayor flexibilidad y agilidad. e. Generación de recursos dimensionales para una mayor satisfacción y agilidad.

8) La _________________________________es un reto actual para las compañías; y si se logra su buena implementación y mejora continua puede significar el éxito en la misma. a. Implementación de un sistema de configuraciones de recursos empresariales (CRP). b. Implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). c. Implementación de un sistema de organización de recursos empresariales (ORP). d. Implementación de un sistema de cooperación de recursos empresariales (COORP). e. Implementación de un sistema de administración de recursos empresariales (ARP).

9) Los pilares de un sistema ERB, se apoya en 3 aspectos fundamentales: a. El producto, los procesos y las personas. b. El cliente, el mercado y el producto. c. El cliente, el proveedor y el producto. d. El proceso, los profesionales y las ventas. e. Las facturas, la contabilidad y las finanzas.

10) En la metodología para implementar un sistema ERB, lo primero que se realiza es: a. La selección del sistema ERB a implementar. b. La búsqueda de la empresa que realizará el trabajo. c. Una presentación conjunta del equipo. d. Armar un plan general del proyecto. e. Involucrar a que todos organicen sus recursos.

97


Resumen

UNIDAD DE APRENDIZAJE III:

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción. En la actualidad dentro de los sistemas ERP hay productos enfocados específicamente de acuerdo a los negocios de cada compañía comprometidas ya sean en la producción de bienes o servicios. Por lo que un sistema de planificación de recursos empresariales constituye la base del desarrollo de los sistemas especializados de gestión,

Los sistemas ERP se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

Un sistema de planificación de recursos empresariales mejora claramente la gestión de los procesos de una compañía, proporcionándole el potencial de reaccionar a mercados cambiantes, a la dinámica de los negocios, y a las necesidades de los clientes. La implementación de un sistema ERP es por lo general de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo.

La importancia del impacto del ERP en los procesos cotidianos de la organización y la inversión que la misma debe hacer en términos económicos, hacen que el proceso de selección se realice con una metodología que se centra en la etapa de selección de la herramienta ERP y la consultora que hará el trabajo de implementación. La metodología debe organizar el proceso de selección de un ERP para que la empresa pueda escoger el sistema adecuado en el mercado evaluando aspectos funcionales, técnicos, factores de capacitación y servicios de mantenimiento.

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99


Introducción

a) Presentación y contextualización En esta unidad se ha elegido un sistema ERP de código abierto y disponible en múltiples plataformas, se trata del software Open ERP. La carga de programación que contiene este módulo así como su versatilidad hace que sea un buen software para aprender su aplicación a los diferentes procesos de la gestión comercial.

b) Competencia Comprende la importancia de un software ERP y su aplicación a diferentes tipos de empresa.

c) Capacidades 1. Conoce las ventajas y características del software Open ERP y su aplicación en empresas. 2. Reconoce los módulos de archivos básicos de Open ERP. 3. Comprende la creación Menús y diferentes acciones usando Open ERP. 4. Identifica las relaciones entre diferentes objetos creados con Open ERP.

d) Actitudes 

Muestra interés en aprender y dominar el software open ERP.



Comparte sus conocimientos del software ERP con sus compañeros.

e) Presentación de Ideas básicas y contenido esenciales de la Unidad: La Unidad de Aprendizaje 04: Software ERP, comprende el desarrollo de los siguientes temas: TEMA 01: Open ERP TEMA 02: Open ERP: Sistemas de Archivos Básicos. TEMA 03: Open ERP: Creación de Menús y Acciones. TEMA 04: Open ERP: Relaciones.

100


Open

TEMA 1

ERP Competencia: Conocer las ventajas y características del software Open ERP y su aplicación en empresas.

101



Tema 01: Open ERP INTRODUCCIÓN El Open ERP (Enterprise Resource Planning, ERP por sus siglas en inglés) es un sistema planeador de recursos empresariales que permite realizar una gestión integrada de los recursos. Entre sus características están la contabilidad analítica, contabilidad financiera, gestión de almacenes/inventario, gestión de ventas y compras, automatización de tareas, campañas de marketing, ayuda técnica (Helpdesk), y punto de venta, dentro de la construcción misma del software se hace uso intensivo de flujos de trabajo que se puede integrar con los módulos haciendo la modificación de aprobación y en general de cualquier proceso adaptable.

En este tema se dará una introducción a los diferentes tipos módulos dependiendo de necesidades específicas. Para aprender Open ERP se requiere tener conocimiento previos de Phyton para la construcción de los objetos que componen un módulo, también es necesario un poco de xml para construir las vistas de los objetos, los flujos de trabajo y los diferentes procesos de negocio que componen a los módulos. Se sugiere al estudiante instalar Open ERP en su computadora, comprometerse y tener voluntad para experimentar. Pero no hay de qué preocuparse: aprender a implementar Open ERP es de lo más divertido y proporciona una gran satisfacción cuando se da con la solución correcta.

¿QUÉ ES OPEN ERP? Open ERP es un sistema planeador de recursos empresariales o ERP que cubre las necesidades de las áreas de contabilidad, ventas, compras, y almacén e inventario, entre otras.

102


Open ERP soporta múltiples monedas, múltiples tipos de compañías y múltiples contabilidades; además incorpora funcionalidades de gestión de documentos para agilizar la colaboración entre departamentos y equipos en la empresa; y permite trabajar remotamente mediante una interfaz web desde

una

computadora

componentes

separados

conectada en

a

esquema

Internet.

Tiene

Cliente-servidor.

Dispone de interfaces XML-RPC, y SOAP. Anteriormente se le conoció como TinyErp. Open ERP es multiplataforma, funciona sobre Linux y Windows, y la interfaz de usuario está construida sobre la biblioteca

grafica

Gtk+,

también

hay

una

alternativa

construida

sobre

Qt.

Adicionalmente Open ERP tiene un cliente para ambiente Web llamado Etiny que fue construido sobre el framework para desarrollo de aplicaciones web TurboGears.

Emplea a Postgresql como Sistema manejador de bases de datos y ha sido programado con Python, lo cual permite que su adecuación e implantación sea limpia teniendo un esquema de arquitectura menor que otras soluciones. Dentro de la construcción misma del software se hace uso intensivo de flujos de trabajo que se puede integrar con los módulos haciendo fácil la modificación de y en general de cualquier proceso adaptable.

VENTAJAS DE OPEN ERP Completo En estos momentos existen más de 300 módulos específicos para distintos sectores de actividad.

Potente Open ERP añade en la mayor parte de sus áreas herramientas de análisis y generación de reportes, con lo que la gestión y visualización de la información se simplifica.

103


Flexible Las modificaciones y adaptaciones de código a las necesidades de las empresas se pueden realizar en forma ágil. Por ejemplo: flujos de trabajo (workflows) editables; reportes personalizados; control de productos y vistas.

Libre Es un sistema basado en estándares, abierto y ampliamente soportado. Existe una importante comunidad de desarrolladores que están constantemente fortaleciendo el proyecto (amplia documentación, foros, cvs, mailing, listas, etc.).

Accesible Open ERP se suministra bajo licencia GPL, por lo que no se abonan licencias de adquisición. Ud. sólo paga por los costos de integración y adaptación a las necesidades de su empresa.

Avanzado técnicamente Usa doble entrada en la gestión de inventarios. Soporta múltiples vistas de la contabilidad. Está preparado para conformar normas ISO9001. Funciona con bases de datos de objetos. Utiliza flujos de trabajos flexibles y dinámicos. Soporta plataformas heterogéneas: Linux, Windows. Utiliza un esquema de servidor distribuido.

Integración con otros software Todos los informes de Open ERP se generan en PDF para una perfecta impresión. También se pueden generar archivos en Word o Excel que después pueden modificarse antes de ser enviados a un cliente por carta, mail o fax en forma automática.

104


Open ERP se integra con los siguientes softwares comerciales:

•

Visualización bajo Adobe Reader (PDF).

•

Importación/Exportación de Microsoft Office.

•

Exportación a Excel (or CSV).

•

Google maps: servidor de aplicaciones de mapas en la web (gratuito).

También existen publicados conectores con software libre como: •

Open Office: La suite ofimática de código abierto desarrollada por Sun Microsystems/Oracle.

•

Mozilla Thunderbird: Cliente de correo electrónico de los creadores de Mozilla Firefox.

•

Jasper Reports (iReport): herramienta de creación de informes Java libre.

•

Magento: aplicación de comercio electrónico online.

•

Oscommerce: otra aplicación de comercio electrónico online.

•

Joomla: gestor de contenidos (integración parcial a través de xml-rpc).

•

Spree: software de comercio electrónico para Ruby on Rails.

•

Dia UML: software de diagramas para implementación de módulos.

105


Open ERP: Sistemas de

TEMA 2

Archivos Básicos Competencia: Reconocer los módulos de archivos básicos de Open ERP.

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Tema 02: Open ERP: Sistemas de Archivos Básicos SISTEMAS DE ARCHIVOS BÁSICO Todos los módulos open ERP se encuentran encapsulados en la carpeta OpenERP/server/addon. Para crear un módulo se necesita crear una carpeta con el nombre del módulo en dicho directorio, dentro de esta carpeta se aloja la lógica del negocio, un módulo está compuesto por cuatro archivos básicos (algunos módulos son más robustos):

 Archivo __init__.py  Archivo __terp__.py  Archivo .py  Archivo .xml

Archivo __init__.py Permite cargar el modulo creado Archivo __terp__.py Este archivo contiene un diccionario que describe todos los archivos que se utilizan en la implementación de un módulo.

DICCIONARIO DESCRIPTOR:  name : Nombre del modulo  versión: Versión del modulo  description: Una descripción del modulo  autor: Persona o entidad que desarrollo el modulo  website: Sitio web de la entidad que desarrollo el modulo  license:

Tipo

de

licencia

del

módulo

(Predeterminada:GPL2)

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 depends: Lista de módulos de los cuales depende el modulo, el modulo base es el más usado puesto que en él se definen los datos necesarios para implementar las vistas, reportes, etc.

 init_xml: Lista de los archivos XML que se cargaran con la instalación del modulo

 instalable: Determina si un módulo es instalable o no (True o False)  active: Determina los módulos que son creados en la base de datos.

Archivo .py En este archivo se definen los objetos que componen un módulo en la vista y en la base de datos, estos objetos tienen atributos predeterminados los cuales son usados e interpretados por Open ERP.

Atributos predeterminados:

 columns: Este atributo es requerido, en el se definen los campos que se crean en la tabla de la base de datos y las vistas

 constraints: Permite establecer restricciones a un campo de un objeto  sql_constraints: Permite establecer restricciones SQL a un campo de un objeto  defaults: Establece valores predeterminados para un campo  inherit: Establece la herencia entre los objetos  name: Este atributo es requerido y pone nombre al objeto creado  order: Este atributo es usado como resultado de una búsqueda y lectura de métodos

 rec_name: Nombre del campo que se usa para recursos de búsqueda

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Los objetos en Open ERP contienen campos los cuales permiten introducir datos en la base de datos, estos campos van definidos en el atributo columns. Hay dos tipos de campos, los básicos y los relacionales, los básicos solos sirven para introducir datos básicos y los relacionales permiten establecer relaciones entre los objetos.

Campos básicos:

 Boolean: Bolean (True o False) Sintaxis: Fields.boolean(‘Field name’, [, Optional Parameters])

 Integer: Numero entero Sintaxis: Fields.integer('Field Name' [, Optional Parameters]),

 Float: Un numero de punto flotante Sintaxis: Fields.float('Field Name' [, Optional Parameters]),

 Char: Un string de espacio limitado, su longitud es un parámetro requerido Sintaxis: Fields.char('Field Name', size=n [, Optional Parameters])

 Text: Un campo de texto sin limite Sintaxis: Fields.text('Field Name' [, Optional Parameters]),

 Date: Un dato Sintaxis: Fields.date('Field Name' [, Optional Parameters]),

109


 Datetime: Permite asignar un dato de tiempo Sintexis: Fields.datetime('Field Name' [, Optional Parameters]),

 Binary: Dato binario  Selection: Esta campo permite seleccionar un dato de varios valores predeterminados. Sintaxis: Fields.selection((('n','Unconfirmed'), ('c','Confirmed')), 'field Name' [, Optional Parameters])

Campos Relacionales

 one2many: Este campo expresa una relación uno a muchos entre dos objetos, este campo es obsoleto utilizando una relación many2one

Sintaxis: Fields.one2one('other.object.name', 'Field Name') Fields.one2many('other.object.name', 'Field relation id', 'Fieldname', optional parameter)

Optional parameters: -

invisible: True/False

-

states: ?

-

readonly: True/False

 many2one: Asocia este objeto con un objeto padre en una relación muchos a uno, por ejemplo, de muchas marcas de autos existe una que pertenece a un vehículo en particular Sintaxis: Fields.many2one('other.object.name', 'Field Name', optional parameter)

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Optional parameters: -

ondelete: What should happen when the resource this field points to is deleted. + Predefined value: "cascade", "set null", "restrict", "no action", "set default" + Default value: "set null" -

required: True

-

readonly: True

-

select: True - (creates an index on the Foreign Key field)

 many2many: Sintaxis: Fields.many2many('other.object.name',

'relationobject',

'actual.object.id',

'other.object.id', 'Field Name')

Donde:



other.object.name is the other object which belongs to the relation



relation object is the table that makes the link



actual.object.id and other.object.id are the fields’ names used in the relation table

Ejemplo: 'category_ids': fields.many2many( 'res.partner.category', 'res_partner_category_rel', 'partner_id', 'category_id', 'Categories')

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 one2one: Este campo se encuentra obsoleto porque una relación uno a uno es realmente una relación muchos a uno (many2one). Archivo .xml Las vistas en Open ERP se dividen en tres; las tree, las form y las graphic, sin embargo las más utilizadas son las tree y las from y son las que se verán continuación. Las vistas describen como es mostrado cada objeto. Describe como y donde es dibujado cada campo de nuestro objeto, existen dos vistas principales: • Vistas form • Vistas árbol (tree)

Vistas Form Distribuyen los campos en una forma o ventana siguiendo ciertos criterios y personalizaciones. Los campos son distribuidos usando las siguientes reglas:

 Cada campo es precedido por una etiqueta con su nombre  Los capos son puestos de izquierda a derecha, de acuerdo al orden con que son declarados en el archivo xml.

 El formato siempre está divido en cuatro espacios ocupados por dos campos con sus respectivas etiquetas, sin embargo un campo puede usar varias columnas como es el caso de un campo de relación one2many. También se puede realizar la operación inversa, tomar varias columnas y dividirlas en varias columnas.

Vistas Arbol: Las vistas árbol son usadas como modo de listado la cual nos perímete realizar búsquedas en la pantalla. Esta vista es simple y solo tiene algunas opciones de diseño. Los archivos xml que describen las vistas tienen el siguiente formato: [view definitions]

112


La definición de la vista contiene tres tipos de tag:



un

tags

model=”ir.ui.view”,

con

que

el

atributo

contiene

la

definicion de la vista



un

tags

con

el

atributo

model=”ir.actions.act_window”,

que

contiene el tipo de acción perteneciente a esa vista

 un tags que crea la entrada en el menu y el vinculo de la acción.

Elementos de diseño Existen varios elementos de diseño que nos permiten personalizar las vistas form y tree de los objetos creados. • Page: Define una nueva página para el notebook, ejemplo: ... :

El atributo string define el número de pagina • Separator: Agrega una línea de separación en el formato, ejemplo:

El atributo string define la etiqueta del separador y el atributo colspan define su tamaño • Notebook: Permite distribuir los campos de la vista en diferentes tabs que van definidos por páginas, ejemplo:

....

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• Group: Permite crear grupos de varias columnas, ejemplo:
colspan="1"

name="make_invoice"

states="confirmed" string="Make Invoice" type="object"/>

Parámetros para crear grupos

 colspan: número de columnas para usar  rowspan: número de filas para expandir o no el grupo

 col: número de columnas proporcionas (to its children)

 string: (optional) If set, a frame will be drawn around the group of fields, with a label containing the string. Otherwise, the frame will be invisible.

Atributos para los campos (field) dentro de la vista

 select=”1”: Esta marca proporciona un criterio de búsqueda para la vista árbol, este criterio es un campo del objeto. Cuando su valor es 1 significa que es un criterio.

 colspan=”4”:El numero de columnas por las que se puede extender un campo

 readonly=”1”: Establece un widget como solo lectura  invisible=”True”: Oculta el campo y su etiqueta  password=”True”: Reemplaza la entrada de un campo con un símbolo “•”

 string=”“: Cambia la etiqueta de un campo. También es usado como parámetro de búsqueda por la vista árbol.

 domain: puede restringir un dominio

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Example: domain=”[(‘partner_id’,’=’,partner_id)]”

 widget: puede cambiar un widget. Example: widget=”one2many_list” 

one2one_list



one2many_list



many2one_list



many2many



url



email



image



float_time



reference

MODELACIÓN DE OBJETOS Se ha visto que archivos debe tener un módulo básico, a continuación se crea un objeto dentro del archivo .py con fines ilustrativos: Se crear una carpeta server/addons con el nombre del módulo (motion), adentro se crean los archivos necesarios para un módulo básico como muestra en la Figura 1:

Figura 1. Archivos básicos

115


Archivo motion.py: 1.

from osv import fields, osv

2.

cimport time

3.

class motion_pelicula(osv.osv):

4.

name = 'motion.pelicula'

5.

description = 'Pelicula'

6.

columns = {

7.

'nombre_d' : fields.char('Nombre director', size=30, required=True),

8.

'nombre' : fields.char('Nombre pelicula', size=30, required=True),

9.

'fecha' : fields.date('Fecha de adquisicion', required=True),

10.

'costo_a' : fields.integer('Costo alquiler'),

11.

'costo' : fields.integer('Costo de la pelicula'),

12.

'codigo' : fields.integer('Codigo', required=True),

13.

'numero' : fields.integer('Numero de copias', required=True),

14.

}

15.

defaults = {

16.

'fecha' : lambda *a : time.strftime("%Y-%m-%d"),

17.

}

18. mt.pelicula()

Archivo __terp__.py: { "name" : "Peliculas Motion", "version" : "1.1", "author" : "Jose Luis", "category" : "Generic Modules/Human Resources", "website" : "http://www.deitek.com", "description": " " "Prueba para aficionados de python" " ", 'author': 'Jose Luis', 'website': 'http://www.deitek.com', 'depends': ['base'], 'init_xml': [ ], 'update_xml': ['vista_view.xml'], 'demo_xml': [ ], 'installable': True, 'active': False, }

116


Archivo __init__.py: import motion

Implementación de una vista form Ahora que se ha creado el módulo (motion), ahora se procede a construir la vista form del objeto: Código: motion.pelicula.form motion.pelicula form

string="Informacion

Secundaria"

colspan="2"/>

117


Vista:

Figura 2. Vista form del objeto motion.pelicula

Implementación de una vista tree Como se vio anterior mente existen dos tipos de vista, las form y las tree (arbol), las vistas tree son usadas cuando trabajamos en el modo lista y en la máscara de búsqueda. Estas vistas son más simples que form’s y por lo tanto tiene menos opciones. El formato para la vista árbol (figura 1) en xml del objeto que se construyo en el capitulo anterior seria:

Código: motion.pelicula.tree motion.pelicula tree

118


Vista:

Figura 3. Vista tree del objeto motion.pelicula

Como se puede observar es muy similar al formato de la vista form, solo cambia su extensión .tree. Esta vista es más sencilla. Se debe tener en cuenta que aún no puede acceder a las vistas debido a que aún no se han configurado los menús y sus acciones por lo que las figuras nos simplemente ilustrativas.

119


Open ERP: Creación de Menús

TEMA 3

y

Acciones Competencia: Comprender la creación Menús y diferentes acciones usando Open ERP.

120


Tema 03: Open ERP: Creación de Menús Y Acciones CREACIÓN DE MENÚS Y ACCIONES Menús Los menús

en

Open

ERP poseen las

siguientes

características: Id: Todos los menús necesitan un id para poder ser identificados por Open ERP dentro de la tabla de item’s Name: Especifica la posición jerárquica y el nombre del menú o entrada Action: Identifica la acción asociada al menú (este campo no es obligatorio) Icon: Especifica el icono que será utilizado por el menú

Los iconos disponibles son: STOCK_ABOUT, STOCK_CANCEL,

STOCK_ADD, STOCK_CDROM,

STOCK_COLOR_PICKER, STOCK_COPY,

STOCK_APPLY, STOCK_CLEAR,

STOCK_CONNECT, STOCK_CUT,

STOCK_DIALOG_AUTHENTICATION, STOCK_DIALOG_INFO,

STOCK_BOLD, STOCK_CLOSE,

STOCK_CONVERT, STOCK_DELETE,

STOCK_DIALOG_ERROR, STOCK_DIALOG_QUESTION,

STOCK_DIALOG_WARNING,

STOCK_DIRECTORY, STOCK_DISCONNECT, STOCK_DND, STOCK_DND_MULTIPLE, STOCK_EDIT, STOCK_EXECUTE, STOCK_FILE, STOCK_FIND, STOCK_FIND_AND_REPLACE, STOCK_FLOPPY, STOCK_GOTO_FIRST,

STOCK_GOTO_BOTTOM, STOCK_GOTO_LAST,

STOCK_GOTO_TOP,

STOCK_GO_BACK,

STOCK_GO_DOWN,

STOCK_GO_FORWARD,

121


STOCK_GO_UP, STOCK_HARDDISK,

STOCK_HELP,

STOCK_HOME,

STOCK_ITALIC,

STOCK_INDENT,

STOCK_JUMP_TO,

STOCK_INDEX,

STOCK_JUSTIFY_CENTER,

STOCK_JUSTIFY_FILL, STOCK_JUSTIFY_LEFT, STOCK_JUSTIFY_RIGHT, STOCK_MEDIA_FORWARD,

STOCK_MEDIA_NEXT,

STOCK_MEDIA_PAUSE,

STOCK_MEDIA_PLAY,

STOCK_MEDIA_PREVIOUS,

STOCK_MEDIA_RECORD,

STOCK_MEDIA_REWIND,

STOCK_MEDIA_STOP,

STOCK_MISSING_IMAGE, STOCK_NETWORK, STOCK_NEW, STOCK_NO, STOCK_OK, STOCK_OPEN, STOCK_PASTE, STOCK_PREFERENCES,

STOCK_PRINT,

STOCK_PRINT_PREVIEW,

STOCK_PROPERTIES,

STOCK_QUIT,STOCK_REDO,

STOCK_REFRESH,

STOCK_REMOVE,

STOCK_REVERT_TO_SAVED,

STOCK_SAVE,

STOCK_SAVE_AS,

STOCK_SELECT_COLOR,

STOCK_SELECT_FONT,

STOCK_SORT_ASCENDING, STOCK_SPELL_CHECK,

STOCK_SORT_DESCENDING,

STOCK_STOP,

STOCK_UNDELETE,

STOCK_STRIKETHROUGH,

STOCK_UNDERLINE,

STOCK_UNINDENT,

STOCK_YES,

STOCK_UNDO, STOCK_ZOOM_100,

STOCK_ZOOM_FIT, STOCK_ZOOM_IN, STOCK_ZOOM_OUT, terp-account, terp-crm, terp-mrp, terp-product, terp-purchase, terp-sale, terp-tools, terpadministration, terp-hr, terp-partner, terp-project, terp-report, terp-stock

Groups: Especifica los grupos que pueden ver el menú Sintaxis para un menú:

122


Para la vista creada anteriormente se agrega un menú raíz, Figura 3, con las siguientes líneas:

Y los submenús (figura 3):
Vista:

Acciones Las acciones determinan el comportamiento del sistema en respuesta a las acciones de usuario, las tipos de acciones son:

Window: Abren una nueva ventana Report: Imprimen un reporte Custom Report: Personaliza los reportes Wizard: Iniciar un Wizard Execute: Ejecutar un método del lado del servidor Group: Reúne algunas acciones en un grupo

123


A continuación se construye una nueva acción para la vista form y tree del objeto motion.pelicula que creara la entrada para el formulario. Acciones Form: Nueva pelicula motion.pelicula form form,tree

Enlace entre la acción y el submenú: parent="motion.menu_raiz_motion"/>

Enlace entre la acción y el submenú: parent="motion.menu_raiz_motion"/> Acciones Tree: Todas las peliculas motion.pelicula tree tree,form []

124


Enlace entre la acción y el submenú:

Archivo motion_view.xml:

motion.pelicula.form motion.pelicula form

125


Nueva pelicula motion.pelicula form form,tree motion.pelicula.tree motion.pelicula tree

126


All Peliculas motion.pelicula form tree,form[]

NOTA: Para probar módulos nuevos en Open ERP se debe reiniciar el servidor, el programa se encuentra localizado en la carpeta server/service. Después de realizar esto se debe actualizar la lista de modulo, finalmente se instala el modulo. En la versión 5.0.7 es posible actualizar la lista de módulos sin reiniciar el servidor.

HERRAMIENTAS DE MODELADO (DIA UML) DIA es un programa de propósito general para la creación de diagramas, desarrollada como parte del proyecto GNOME bajo licencia GPL. Está concebido de forma modular, con diferentes paquetes de formas para diferentes necesidades. Se puede utilizar para dibujar diferentes tipos de diagramas. Actualmente se incluyen diagramas entidad-relación, diagramas UML, diagramas de flujo, diagramas de redes, diagramas de circuitos eléctricos, etc. Nuevas formas pueden ser fácilmente agregadas, dibujándolas con un subconjunto de SVG e incluyéndolas en un archivo XML.

127


El formato para leer y almacenar gráficos es XML (comprimido con gzip, para ahorrar espacio). Puede producir salida en los formatos EPS, SVG y PNG. También conviene recordar que DIA, gracias al paquete dia2code, puede generar el esqueleto del código a escribir, si utilizáramos con tal fin un UML. Esta herramienta también puede generar módulos Open ERP agregando el plugin (codegen_openerp.py) que permite exportar diagramas de clases.

INSTALACIÓN DE DIA UML • Instalar Phyton2.3 o Phyton2.4 • Descargar alguna de las últimas versiones de Dia con soporte para Python • Agregar el complemento para Python durante la instalación de Dia • Descargar el plugin codegen_openerp.py y descomprimirlo en la carpeta C:\Archivos de programa\Dia o donde tengas instalado DIA. Puedes descargar el plugin del grupo de google: http://groups.google.com.co/group/openerp

MODELADO DE CLASES Como se explicó anteriormente es muy útil utilizar DIA para crear módulos Open ERP, debido a que el plugin genera todos los componentes básicos de un módulo, si se desean crear reportes, flujos de trabajo o métodos para las clases se debe añadir el código y realizar todos los cambios pertinentes. De tal manera que para explicar un poco el manejo de DIA se creara el modulo “motion” que se venía trabajando anteriormente: Primero se debe configurar DIA para utilizar diagramas UML como muestra la Figura 1

Figura 1. Selección de diagramas UML para trabajar con clases

128


Se debe arrastra el icono de las clases agregando todas las que sean necesarias, en la Figura 2 se muestra la ventana donde deben ir la configuración de la clase, atributos, operaciones, plantillas y estilo. Para crear módulos solo se necesitan los atributos. El nombre de la clase debe ser genérico y sin mayúsculas, en Open ERP se utiliza el punto para indicar pertenencia entre el modulo y sus clases (relaciones de clases), El estereotipo es el menú donde

aparecerá

nuestro

objeto,

adicionalmente

se

pueden

agregar

comentarios que permite documentar nuestro código.

Figura 2. Asignando nombre y estereotipos de una clase

Después de bautizar nuestra clase se procede a agregar los atributos como muestra la figura 3, son simplemente los campos del diccionario columns.

129


Figura 3. Campos del atributo _columns

Se puede agregar (no es necesario) relaciones entre nuestras clase como muestra la figura 4.

Figura 4. Relaciones entre clases

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Se debe exportar el diagrama como un modulo Open ERP como muestra la figura 5

Figura 5. Exportación de un diagrama como modulo Open ERP

NOTA: Algunas veces se debe revisar el código generado por Dia, debido a que se puede generar el código en desorden, por ejemplo en una relación many2one primero debe existir la clase relacionada antes de crear la relación. En nuestro caso primero debe existir motion.genero y después motion.pelicula, también es aconsejable reiniciar Dia cuando se haga la exportación debido a que se ha identificado un error cuando se han realizado más de una exportación ya que se replica el código (este error puede ser corregido en versiones posteriores por lo que esta nota puede no ser necesaria en algunos casos).

131


Finalmente se puede instalar el modulo importando desde Open ERP como muestra la figura 6.

Figura 6. Importación de módulos en Open ERP

132


Open ERP:

TEMA 4

Relaciones Competencia: Identificar las relaciones entre diferentes objetos creados con Open ERP.

133


Tema 04: Open ERP: Relaciones RELACIONES Como se explico en el sistema de archivos los objetos pueden establecer relaciones entre sí por medio de uno o varios campos del atributo columnas. En este tema se mostrará algunos ejemplos en el modulo que se viene trabajando.

RELACIÓN many2one Se empieza por establecer un objeto relacionado con una película, en este caso el género de la película, de muchos géneros hay una que pertenece a la película (una película puede estar relacionada con varios géneros de varias formas, sin embargo esto depende del punto de vista), por lo tanto es una relación many2one:

Archivo motion.py: 1. from osv import fields, osv 2. cimport time 3. class motion_genero(osv.osv): 4.

name = 'motion.genero'

5.

desciption = 'Genero'

6.

columns = {

7.

'name':fields.char('Codigo',size=30,required=True)

8.

'gen' : fields.char('Genero', size=30, required=True), }

9.

sql_constraints = [

10. ('name_uniq', 'unique (name)', 11.

'El nombre del codigo debe ser unico !'),

12.

('gen_uniq', 'unique (gen)',

13.

'El nombre del genero debe ser unico !')

134


14. motion_genero() 15. class motion_pelicula(osv.osv): 16. name = 'motion.pelicula' 17. description = 'Pelicula' 18. columns = { 19. 'nombre_d' : fields.char('Nombre director', size=30 20. , required=True), 21. 'nombre' : fields.char('Nombre pelicula', size=30, 22. required=True), 23. 'fecha' : fields.date('Fecha de adquisicion', 24. required=True), 25. 'costo_a' : fields.integer('Costo alquiler'), 26. 'costo' : fields.integer('Costo de la pelicula'), 27. 'codigo' : fields.integer('Codigo', required=True), 28. 'numero' : fields.integer('Numero de copias', 29. required=True), 30. 'gen' : fields.many2one('motion.genero',’Genero’, 31. required=True), 32. } 33. defaults = { 34. 'fecha' : lambda *a : time.strftime("%Y-%m-%d"), 35. } 36. mt.pelicula()

Vista del objeto relacionado: motion.genero.tree motion.genero tree

135


motion.genero.form motion.genero form

Genero ir.actions.act_window motion.genero form

Nota: Agregar el anterior código a archivo xml de la vista original (El menú ya se

encuentra

creado*),

también

se

puede

agregar

la

línea;

name="genero"/>, a la vista del formulario de las películas.

RELACIÓN one2many Para la relación one2many es la contraria a la many2one, esto significa que hay muchos objetos que tienen relación con uno en específico. Se mostrara un ejemplo; suponga que un cliente de películas

quisiera

ver

cuántas

películas

tiene

alquiladas, debe aparecer entonces listadas estas películas en la vista de un usuario, el modelo está representado por el diagrama de clases de la figura 7.

136


Figura 7. Relación one2many entre la clase motion.cliente y motion.pelicula

HERENCIA Herencia de objetos En Open ERP existen tres tipos de herencia, herencia por prototipo, por extensión y por delegación (herencia múltiple), todas son completamente diferentes y constituyen una gran herramienta para el desarrollo de los módulos en Open ERP.

137


En la herencia por prototipo y por extensión se debe agregar el siguiente atributo: _inherit='object.name' Donde “object.name” es el objeto del cual se hereda. Veamos los tipos de herencia: Herencia por extensión Al igual que en programación orientada a objetos el olas nuevas clases creadas heredan los atributos y los métodos de la superclase padre, sin embargo la diferencia radica en que el objeto afectado es el padre y no el hijo, ejemplo:

class res_partner(osv.osv): name = 'res.partner' inherit="res.partner" columns = { 'codEmpresaCliente': fields.integer('Codigo Empresa Cliente',size=4), 'nit': fields.char('NIT',size=10), 'ciudades_cod_dane_ciudad': fields.integer('Codigo de Ciudades',size=3), 'dv': fields.integer('Digito de Verificacion',size=3), 'tel1': fields.char('Telefono 1',size=16), 'tel2': fields.char('Telefono 2',size=16), 'cel': fields.char('Celular',size=16), 'email': fields.char('Email',size=100), 'fax': fields.char('FAX',size=100), 'direccion': fields.char('Direccion',size=200), 'autoretenedor': fields.boolean('Autoretenedor'), 'granContribuyente': fields.boolean('Gran Contribuyente'), 'diponibilidad': fields.boolean('Disponibilidad'), 'es_empleado': fields.boolean('Es Empleado'), } res_partner()

En el anterior ejemplo se puede observar el uso del campo “_inherit”, el cual especifica la superclase de la cual se hereda.

138


Es importante apreciar que el campo “_name” tiene el mismo valor que el campo “_inherit”, sin embargo el nombre general de la clase puede ser dife-rente o igual a la clase original sin afectar el resultado de la operación (heren-cia). Con la herencia establecida se especifica que los nuevos campos del atributo “_columns” creados en la nueva clase podrán ser vistos en las vistas form y tree de la clase original (superclase), En el ejemplo todos los campos serán agregados a la superclase, cabe resaltar que para que los campos sean visibles en la vista se debe heredar la vista de la superclase en el archivo . xml y agregar estos campos. Las figura 8 muestra la vista antes y la figura 9 después de la herencia.

Figura 8. Vista web del objeto res.partner antes de instalar la herencia

139


Figura 9. Vista web del objeto res.partner después de instalar el modulo que contiene la herencia.

Herencia por prototipo En este tipo de herencia la diferencia radica en que la nueva clase “copia” todos los atributos y métodos de su padre (superclase), ejemplo:

class other_material(osv.osv): name = 'other.material' inherit = 'network.material' columns = { 'manuf_warranty': fields.boolean('Manufacturer warranty?'), } defaults = { 'manuf_warranty': lambda *a: False, } other_material()

En este ejemplo el campo “_inherit ” y ”_name ” son diferentes debido a que la tabla (el objeto nuevo) es el que está operando y no su padre, por lo tanto sus atributos y métodos no serán reconocidos en las vistas de la superclase.

140


Herencia por delegación La herencia por delegación es parecida a la herencia múltiple de c++, en este caso el objeto heredad de múltiples tablas, la técnica cosiste en agregar una columna a la tabla al objeto heredado. Estas columnas guardaran una clave foranea (id de otra tabla). Ejemplo: class tiny_object(osv.osv) name = 'tiny.object' table = 'tiny_object' inherits = { 'tiny.object_a': 'object_a_id', 'tiny.object_b': 'object_b_id', ... , 'tiny.object_n': 'object_n_id' } (...) Los valores “object_a_id”, “object_b_id”, “object_n_id” son de tipo string y deter-mina el titulo de las columnas las cuales son las claves foráneas de “tiny.object_a”,… “tiny.object_n” que son guardadas.40 El objeto “tiny.object” hereda todos las columnas y métodos de los n objectos “ti-ny.object_a”,… “tiny.object_n”.

Herencia de vistas Cuando se crean objetos heredades a veces es necesario modificar la vista del objeto por lo tanto es necesario heredar también la vista de la superclase, así se puede agregar, quitar o modificar los campos que se deseen. Ejemplo: res.partner.form.inherit res.partner form

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Es posible anexar o editar el contenido de un tag. Los tag tienen algunos atributos que permiten especificar la posición en la cual se desean hacer modificaciones, en el ejemplo se agrega una página a la vista “res.partner.form” en el modulo base. Se pueden utilizar los siguientes valores para indicar la posición:  inside (default): Este valor indica que se anexara un tag dentro.  after: Se agrega un contenido después del tag  before: Se agregara un contenido después del tag  replace: Se remplazara el contenido de un tag

Ejemplos de herencias de vistas  Ejemplo: res.partner.form.inherit1 res.partner form

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Reemplazara el contenido de la pagina “Extra info” por el campo “relation_ids”.  Ejemplo:

res.partner.form.inherit2 res.partner form Elimina un campo de la vista form mediante el argumento “replace”

 Ejemplo: res.partner.form.inherit3 res.partner form Agrega el campo “relation_ids” antes del campo especificado “lang”

143


 Ejemplo: res.partner.form res.partner form

En este ejemplo se crea una nueva página antes de la página general

144


 Ejemplo: res.partner.form.inherit4 res.partner form Agrega el campo “relation_ids” después del campo “lang”

145





OPEN ERP: CASOS DE ÉXITO http://www.openerpsite.com/casos-de-exito-erp-openerp-espana



GESTIÓN DE CASOS Y SOLICITUDES http://www.openerpspain.com/gestion-de-casos-y-solicitudes



TUTORIAL BÁSICO DE ERP http://www.openerpspain.com/descargas/open_erp_tutorial_basico.pdf


1. En un documento en Word elabora una síntesis de las ventajas de implementar Open ERP en las Pymes. Evalúa su implementación en Tres Pymes peruanas exitosas. Envíalo a través de "Procedimientos Contables". 2. Ingresa al link "Módulos y Procesos" lee atentamente las indicaciones, desarróllalo y envíalo por el mismo medio. Considera una empresa del rubro joyería, utiliza DIA para crear diferentes módulos open ERP que requiera esta empresa. Crea dos módulos relacionados con dos procesos en las operaciones de la joyería y envía tu trabajo en un documento en Word, el cual debe contener los códigos Open ERP así como los pasos realizados en DIA para visualizar los módulos creados. 3. Ingresa al link "Procesos y Códigos" lee atentamente las indicaciones, desarróllalo y envíalo por el mismo medio. Presente la implementación de los principales módulos de gestión empresarial a una empresa del rubro de exportación de espárragos, utilizando el software open ERP. Explica en detalle los procesos en cada módulo, muestra los códigos usados y evalúa su aplicación.

146


Autoevaluación

1) Open ERP, tiene entre sus módulos: a. Gestión de ventas y compras. b. Gestión de aduanas. c. Gestión de importación y exportación. d. Gestión de movilidad. e. Gestión de transporte. 2) Open ERP, es multiplataforma, lo cual significa que puede implementarse: a. En diferentes sistemas operativos. b. Multidiscos de base de datos. c. En diversas plataformas de programación. d. Solo en windows. e. Para empresas divididas en plataformas.

3) Una de las ventajas de Open ERP es: a. Simple b. Popular c. Libre. d. Ingenioso e. Compacto

4) En Open ERP, cada módulo está compuesto de: a. 5 archivos básicos b. 4 archivos básicos c. 3 archivos básicos d. 2 archivos básicos e. 1 archivo básico

5) La forma de visualizar open ERP, se encuentra en el archivo básico: a. Archivo __init__.py, b. Archivo __terp__.py, c. Archivo .py d. Archivo .xml. e. Archivo __visualizart__.py.

147


6) Todos los menús en open ERP, tiene las siguientes características: a. Un ID, Name, Action y Icon. b. Un Name, Action, Tag y Icon. c. Un Name, Icon y Terp d. Un Init, Terp y vizulaxart e. Un View, iIcon y Action.

7) DIA es un programa de propósito general para: a. La creación de Diagramas. b. La creación de Ventanas c. Cargar Open ERP d. Navegar a través de las ventanas creadas e. Navegar por el menú

8) La RELACIÓN many2one establece una relación entre los objetos del tipo: a. Uno a todos. b. Uno a Uno. c. Algunos a todos. d. Todos a uno. e. Todos a Ninguno.

9) La RELACIÓN one2many establece una relación entre los objetos del tipo: a. Todos a uno. b. Uno a todos. c. Uno a Uno. d. Algunos a todos. e. Todos a Ninguno.

10) En Open ERP existen tres tipos de herencia: a. Mono, bi y multiple. b. El cliente, el mercado y el producto. c. El cliente, el proveedor y el producto. d. Por prototipo, Multiple y Por cliente. e. Por prototipo, por extensión y delegación

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Resumen

UNIDAD DE APRENDIZAJE IV:

El Open ERP es un sistema ERP que permite realizar una gestión integrada de los recursos de una empresa. Entre sus características están la contabilidad analítica, contabilidad financiera, gestión de almacenes/inventario, gestión de ventas y compras, automatización de tareas, campañas de marketing, ayuda técnica, y punto de venta, dentro de la construcción misma del software se hace uso intensivo de flujos de trabajo que se puede integrar con los módulos haciendo la modificación de aprobación y en general de cualquier proceso adaptable.

Todos los módulos open ERP se encuentran encapsulados en la carpeta OpenERP/server/addon. Para crear un módulo se necesita crear una carpeta con el nombre del módulo en dicho directorio, dentro de esta carpeta se aloja la lógica del negocio, un módulo está compuesto por cuatro archivos básicos: Archivo __init__.py, Archivo __terp__.py, Archivo .py y Archivo .xml.

Los menús en Open ERP poseen las siguientes características: ID (identificador), Name (posisicón jerarquica), Action (Identifica la acción asociada al menú) y Icon (Icono del menú). DIA es un programa de propósito general para la creación de diagramas. Se puede utilizar para dibujar diferentes tipos de diagramas. Actualmente se incluyen diagramas entidad-relación, diagramas UML, diagramas de flujo, diagramas de redes, diagramas de circuitos eléctricos, etc.

Los objetos creados en Open ERP pueden establecer relaciones entre sí por medio de uno o varios campos del atributo columns. Existen dos tipos de relaciones básicas: Relación many2one y Relación one2many. Las Herencias entre los objetos creados pueden ser de tres tipos: por prototipo, por extensión y delegación. .

149


Glosario 

BASE DE DATOS: Conjunto de información almacenada y accesible de forma sistemática a varios usuarios. Suele admitir la selección de acceso aleatorio y múltiples vistas o niveles de abstracción de los datos. Se divide normalmente en registros, y estos, a su vez, en campos.



CLIENTE: El cliente es una aplicación informática o un computador que consume un servicio remoto en otro computador, conocido como servidor, normalmente a través de una red de telecomunicaciones.



CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM):Sistemas de gestión para optimizar la relación de una compañía con sus compradores. El manejo de clientes es comprendido a nivel empresarial como una instancia medular que seguramente definirá la suerte de un negocio



ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP): Conjunto de información almacenada y accesible de forma sistemática a varios usuarios. Suele admitir la selección de acceso aleatorio y múltiples vistas o niveles de abstracción de los datos. Se divide normalmente en registros, y estos, a su vez, en campos.



SUPPLIER RELATIONSHIP MANAGEMENT (SRM): Esta expresión hace referencia al manejo de la relación con proveedores e incluye los diferentes procesos vinculados a la instancia de compra, ya sea de materias primas, insumos para consumo interno de una compañía, suministros, o bienes que integrarán un stock, entre otros ejemplos.



PYME: Este es el acrónimo utilizado para referirse a las “pequeñas y medianas empresas”. Aunque es un concepto sumamente establecido, los parámetros que permiten encuadrar o no a una compañía dentro de esta denominación varían según las regiones u organismos competentes.

150


Fuentes de Información BIBLIOGRÁFICAS:

KENNETH E. KENDALL, JULIE E. KENDALL, Análisis y Diseño Sistemas, Edición 6, Pearson Educación, 2011. KENNETH LAUDON, JANE, Sistemas de Información Gerencial: Organización y Tecnología de la Empresa Conectada En Red, Edición 8, Pearson Educación, 2010.

MARCELO LÓPEZ TRUJILLO, JORGE IVÁN CORREA OSPINA, Planeación Estratégica de Tecnologías Informáticas y Sistemas de Información. Universidad de Caldas, 2010. JOSÉ JOAQUÍN LOPEZ HERMOSO, Informática Aplicada a la Gestión de Empresas, Biblioteca de economía y finanzas, ESIC Editorial, 2009.

ELECTRONICAS:

 Sistema ERP http://www.aqa.org.ar/iyq356/GenteyEmpresas356.pdf

 Tutorial básico de open ERP http://www.openerpspain.com/descargas/open_erp_tutorial_basico.pdf

 Planificación de recursos empresariales (ERP) http://www.erp.com.mx/Contenido/Noticias/ERP.pdf

 Sistema de información gerencial, Kenneth C., Laudon. http://ellibrolibre.com.ar/descargas/laudon.pdf

151


Solucionario 1. A

1. D

2. B

2. C

3. C

3. B

4. E

4. A

5. E

5. E

6. C

6. C

7. C

7. A

8. B

8. B

9. A

9. D

10. B

10. A

1. A

1. A

2. C

2. A

3. E

3. C

4. B

4. B

5. B

5. D

6. A

6. A

7. D

7. A

8. B

8. D

9. A

9. B

10. C

10. E

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Herramientas de Sistemas Integrado de Gestión

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