Guía Tecnica GCS

ASOCIACIÓN ASOCIA CIÓN DE MUNICIPAL MUNICIPALIDADES IDADES ECUATORIANAS ECUATORIANA S GESTION COMERCIAL DE SERVICIOS

Configuración del menú principal

Usuarios del sistema: Los perfiles vienen precargados en el sistema con los siguientes cargos: 1. Administrador(a) del sistema; tiene acceso a todas las opciones del sistema y deberá ser el Técnico en sistemas de cada Institución. 2. Tesorero(a) 3. Recaudador(a) 4. Catastro Sera el encargado de ingresar y actualizar los datos de los usuarios del servicio

Ame Matriz: Agustín Guerrero E5-24 y José María Ayora / Quito Ecuador Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705

5. de agua potable, y a su vez ingresar las lecturas mensuales es este usuario el responsable 6. directo de elaborar los informes técnicos previos para la anulación de facturas por errores de digitación. 7. Rentas procesos de emisión mensual, total o parcial

Ficha de registro de emisor: Contiene la información necesaria para el registro del emisor de acuerdo a la ficha para la emisión de comprobantes electrónicos emitida por el SRI.

La opción parámetros está individualizada para cada perfil y usuario.

Herramientas En el Menú herramientas se mantiene la opción de preparar cortes y el reporte respectivo, para la opción del interés por mora tenemos configurado para la aplicación del interés conforme la tabla publicada en el SRI. El sistema está configurado para que, una vez que inicie la facturación electrónica este afectará únicamente a los registros que se convierten en facturas es decir están autorizados y tienen su número de autorización que fue cargado por el sistema mediante el archivo generado en la aplicación web de la Plataforma.



Se agregaron a la ficha del catastro los campos para el ingreso del correo electrónico y el tipo de documento, así como también se valida el digito verificador de la cédula.

Con esta opción se pueda generar el reporte para validación de información del catastro de usuario o clientes registrados. El usuario puede generar el archivo cuantas veces sea necesario para que pueda validar al 100% todos los usuarios.


Como se indica en la pantalla de confirmación las carpetas donde se graban los archivos se crean automáticamente y le indica claramente la ubicación de los mismos. Ejemplo de Archivo:

Contenido: 0200056216;VELASCO RIBADENEIRA ANGEL OCTAVIO;010010 1001757713;BARRAGAN PEÑALOZA MARIA ISABEL;010020 0200209286;CORONEL LOMBEIDA LUIS ROBERTO;010030 1791720512001;ASOCIACION DE IGLESIAS BERENEAS DEL ECUADOR;010040 0200171288;ESPINOZA VARGAS LIVIA MARINA;010050 0200213197;ALUISA ANALUISA ANGEL SEGUNDO;010060 0200129419;GUZMAN GARCIA WILSON GABRIEL;010070 0200070902;DEL POZO GUAQUIPANA MARIO GUILLERMO;010080 Ame Matriz: Agustín Guerrero E5-24 y José María Ayora / Quito Ecuador Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705

Lecturas:

Para esta opción está habilitado el control en cada uno de los reportes que deben ser generados luego del ingreso de lecturas mensuales, esto debido a que es necesario reducir el número de errores por la digitación de valores en las lecturas mensuales como consecuencia generar facturas con errores, hacerlo de forma correcta evitará generar notas de crédito y todo el proceso de reclamos y anulación de la misma. El reclamo por facturas con errores deberá ser ingresado por escrito al departamento, o área correspondiente este solicitará al área técnica que se elabore un informe en el cual se debe hacer constar el motivo o razón del mismo indicando también la solución más pronta, para hacer el ajuste de lecturas correspondiente el usuario del catastro ingresa al menú lecturas pero, no podrá en lo posterior y luego de hacer la actualización del sistema ingresar ningún tipo de cambio en ellas como se muestra a continuación:

Para dar efecto a este requerimiento se debe solicitar la clave de acceso a la autoridad respectiva quien tendrá el perfil del tesorero o el administrador esta opción se la agrego porque no es recomendable que el mismo usuario que ingreso las lecturas haga los cambios a las mismas dando como resultado que se pierda el historial de los cambios y no exista ningún control en la emisión de nuevas facturas por errores de digitación.


Una vez que se ingrese al sistema con el perfil adecuado se presenta la siguiente pantalla:

En el caso de que el digitador cometa errores involuntarios de digitación de igual manera deberá solicitar a su jefe inmediato la modificación de la misma todos estos cambios se registran en el reporte del historial de lecturas y este podrá ser generado mensualmente con el objeto de crear una bitácora y control de cambios

Facturas:

Se alerta al usuario antes de hacer la emisión y previo el registro y carga del archivo xml que contiene los registros a autorizar, este se lo realiza una única vez



A partir del uso de la nueva versión se genera automáticamente el número de secuencial por tipo de documento emitido.

UNA VEZ QUE GENERE LA EMISION ES IRREVERSIBLE Y NO ES POSIBLE HACER RELIQUIDACIONES PORQUE LOS NUMEROS DE SECUENCIALES SERIAN ALTERADOS. Emisión parcial: Esta opción se la realiza solo para hacer una emisión cuando se ha anulado una factura con la emisión de una nota de crédito.

Registro de Autorizaciones:

La opción para cargar el registro de autorizaciones se la realiza con el archivo plano que nos entrega la aplicación de la Plataforma y tiene el siguiente formato:

Ejemplo de Archivo Plano: A;010010;01;001001000000001;05/03/2015;999121234242343243242342434888 A;010020;01;001001000000002;05/03/2015;999121234242343243242342434888 A;010030;01;001001000000003;05/03/2015;999121234242343243242342434888 A;010040;01;001001000000004;05/03/2015;999121234242343243242342434888 A;010050;01;001001000000005;05/03/2015;999121234242343243242342434888 N;010060;01;001001000000006;05/03/2015;FECHA DE FALLECIMIENTO A;010010;04;001001000000001;05/03/2015;999121234242343243242342434888 N;010010;04;001001000000002;05/03/2015;CEDULA INVALIDA N;010010;04;001001000000002;05/03/2015;CEDULA INVALIDA N;010010;04;001001000000002;05/03/2015;CEDULA INVALIDA


Detalle del Archivo: 1. Primer campo: A/N Autorizado, No autorizado. 2. Segundo campo: numero único-para el Gcs es el número de cuenta. 3. Tercer campo: tipo de comprobante: 01.- Facturas / 04.- Notas de Crédito /05.- Notas de Débito. 4. Cuarto campo: número de secuencial: contiene punto de emisión y establecimiento 5. Quinto campo: fecha de autorización y/o fecha de registro 6. Sexto campo: número de autorización / Motivo del error generado

Notas de Crédito: La emisión de notas de crédito se la genera únicamente cuando se registra un reclamo por error de consumo, ingreso de lecturas mensuales para el efecto se presenta la siguiente pantalla donde se busca al usuario por los siguientes criterios: Cuando un registro no se ha convertido en una factura no es posible emitir una nota de crédito:

Si está autorizada podrá visualizar la información de la misma y generarla mediante la siguiente pantalla:


En su defecto también se puede confirmar su estado mediante el reporte de facturas autorizadas

En el lado Izquierdo puede visualizar la información de la Factura por anular, en el lado derecho puede visualizar la información de la nota de crédito a generar esta se genera cuando se graba la transacción.

El motivo por el cual se genera la Nota de crédito es un campo requerido para la emisión de la misma:


En este momento la factura cambia de estado y se graba un nuevo registro en la base de datos, a la espera de su autorización respectiva mediante el proceso anterior. El proceso para generar los archivos xml de las notas de crédito y débito es similar y se lo puede generar con los siguientes criterios:

Cada vez que genera un archivo xml se indica su ubicación y nombre del mismo para su posterior ingreso a la aplicación de la plataforma:


Los procesos de recaudación se habilita cuando están autorizados los registros y se convierten en facturas, la verificación de valores está deshabilitada porque no es posible aumentar rubros a una factura luego de su autorización. Se automatizo para el efecto el reporte de notificaciones mensuales

Para la impresión total o parcial ya sea en formato pre impreso de forma total o parcial se creó un reporte que se detalla a continuación. Los reportes son abiertos y personalizables los mismos que se adaptan a cualquier tipo y tamaño de papel e impresora. Para Imprimir todas las facturas correspondientes al año y mes no es necesario ingresar el número de cuenta. También se puede exportar a formato pdf para crear un histórico de los mismos.


Nuevos reportes Integrados al sistema:

En general se puede generar reportes de todos los comprobantes emitidos con la siguiente opción:



RECOMENDACIONES GENERALES: Todas las actualizaciones están a disposición en la página web de la Institución www.ame.gob.ec Para actualizar el sistema: 1. Descargue la última actualización 2. Descomprima los archivos en una carpeta temporal 3. Copie todos los archivos que contiene esta carpeta en el directorio de origen: C:\Program Files\Archivos de programa\Nombre predeterminado de la compania\setupgcs\ 4. Crear un acceso directo a la nueva aplicación GCS.EXE identificada con el siguiente icono:

5.

ANTES DE ACTUALIZAR EL SISTEMA Cambiar en la configuración regional y de idioma para el símbolo decimal el punto(.) y para el separador de miles la coma(,) está configuración está igual que el sistema Sígame. El sistema GCS ha sido probado en Windows 8

DESPUES DE ACTUALIZAR EL SISTEMA 1. El administrador del sistema tiene la opción en el menú principal que le permite ingresar la información básica de la Institución:

2. 3. Está opción permite actualizar los campos y tablas en la base de datos del sistema de forma transparente para el usuario, es decir no necesita de ninguna intervención manual o técnica para hacerlo. 4. Depurar la información del catastro de usuarios al 100%. 5. Cada archivo generado se crea con el nombre del proceso y la fecha del sistema. 6. Cambiar de claves a todos los usuarios y reasignar los perfiles de usuario. 7. Una vez que inicie con la facturación electrónica no es posible hacer reliquidaciones ni cambiar o agregar más rubros a las facturas 8. El proceso de emisión es irreversible antes de generarlo asegúrese de tener todas las lecturas mensuales y por lo menos validarlas con un reporte. 9. No manipular la base de datos con el objeto de hacer ajustes de valores o reliquidaciones. 10. Para procesar cualquier comprobante es necesario que estén autorizados y se cargue el número y fecha de autorización


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