Curso de Excel 2010 Avanzado: 1.-Fundamentos de Excel I http://www.adrformacion.com/cursos/excela2010/excela2010.html Objetivo
Repaso de conceptos fundamentales ya estudiados en el nivel básico que deben tenerse muy claros para avanzar con éxito en este segundo nivel avanzado Contenido
1. Fundamentos de Excel I 1. Concepto de hoja de cálculo 2. El programa: Microsoft Excel 3. Iniciar una sesión en Excel 4. Documentos, libros y hojas. 5. La pantalla de Excel 1. Barra de título 2. Barra de herramientas de acceso rápido 3. La Vista Backstage 4. Cinta de opciones 5. Barra de fórmulas 6. Área de aplicación aplicación 7. Ventana del libro de trabajo 8. Barra de Estado 6. Opciones configurables de la pantalla 1. La cinta de opciones 2. Las fichas de la Cinta de Opciones 3. Minimizar la cinta de opciones 4. Barra de Herramientas de Acceso Rápido 5. La barra de fórmulas y sus vistas 6. Barra de estado 7. Tipos de datos 1. Texto 2. Números 3. Fechas y horas 4. Fórmulas 8. Establecer el tipo de dato 9. Introducción de datos 10. Introducción de fórmulas 11. Edición de datos 1. Sustitución de un dato por otro 2. Modificación de un dato 12. Adjuntar 12. Adjuntar comentarios comentarios 1. Modificar un comentario 2. Eliminar un comentario 13. Desplazarse por un libro 1. Desplazamientos entre hojas 2. Desplazamientos en la hoja de cálculo 14. Selección de rangos 1. Selección de un único rango 2. Selección de varios rangos. Rangos múltiples
3. Selección de una fila completa 4. Selección de una columna completa 5. Selección de una hoja completa 15. Introducción de valores en rangos de celdas 16. Rangos con nombre 17. Celda activa 1. Desplazar celdas o rangos (mover) 2. Copiar celdas o rangos 3. Pegar celdas o rangos 18. Llenado rápido 1. Opciones de llenado rápido 2. Creación de listas personalizadas 19. Crear un libro nuevo 20. Abrir 20. Abrir un libro ya ya creado 21. Guardar un libro 1. Guardar un libro nuevo 2. Guardar un libro existente 22. Nombres de Archivos (o ficheros) 23. Cerrar un libro 24. Determinar el directorio (o carpeta) por defecto 25. Opciones de Ventana 2. Ejercicios 1. Ejercicio 1: Trabajar con Excel 2010 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 2. Ejercicio 2: Trabajar con libros I 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 3. Ejercicio 3: Trabajar con libros II 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 4. Ejercicio 4: Revisión automovil 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio
Curso de Excel 2010 Avanzado: 2.-Fundamentos de Excel II Objetivo
Capítulo de repaso de conceptos considerados como fundamentales en el trabajo con Excel. Dejar bien sentados conceptos tales como referencias absolutas, relativas y mixtasContenido
1. Fundamentos de Excel (II) 1. Direcciones de celdas 1. Direcciones relativas 2. Direcciones absolutas 3. Direcciones mixtas 2. Copiar fórmulas 1. Direcciones relativas 2. Direcciones absolutas 3. Direcciones mixtas 3. Desplaza Desplazarr fórmulas 4. Resumen: Método de trabajo 5. Formato de celdas 6. Opciones de formato 1. Formatos numéricos 2. Alineación de de datos 3. Fuentes, tamaños y estilos 4. Bordes 5. Relleno 6. Proteger la hoja 7. Copiar formato 1. Utilizar el botón de Brocha 2. Utilizar la opción Copiar 8. Borrar formato 9. Formato condicional 10. Autoformato 10. Autoformato o estilos estilos rápidos rápidos 11. Estilos 1. Aplicar un estilo estilo 2. Modificar un estilo 3. Crear un estilo 4. Eliminar un estilo 5. Copiar un estilo a otro libro 12. Protección de celdas 13. Modificar la anchura de las columnas 1. Modificar el ancho de la columna 2. Ajuste automático 14. Modificar la altura de las filas f ilas 1. Modificar la altura de la fila f ila 2. Ajuste automático 15. Insertar filas y columnas 1. A través de la cinta de de opciones 2. A través del menú contextual 16. Eliminar filas y columnas
1. A través de la cinta de opciones 2. A través del menú contextual 17. Ocultar filas o columnas 1. Mediante el ratón 2. A través de la cinta de opciones 18. Visualizar filas o columnas 1. Mediante el ratón 2. A través de la cinta de opciones 19. Inmovilizar paneles 2. Ejercicios 1. Ejercicio 1: Cálculo de beneficios 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 2. Ejercicio 2: Cálculo de precios 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 3. Ejercicio 3: Factura en Excel 2010 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 4. Ejercicio 4: Balance anual empresa 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 5. Ejercicio 5: Balance anual familiar 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio
Curso de Excel 2010 Avanzado: 3.-Funciones Objetivo
Conocer a fondo la utilización de éstas fórmulas prediseñadas por Excel llamadas funciones. Contenido
1. Funciones 1. Funciones 1. Sintaxis de una función 2. Ayuda de funciones 2. Introducción de funciones 1. Escribiéndola directamente 2. Utilizar el Asistente para funciones 3. Botones de la Ficha Fórmulas 4. Otras posibilidades 5. La función Autosuma 3. Anidar funciones 4. Modificar funciones 1. A través de la Barra de fórmulas 2. Corrigiéndola directamente en la celda 5. Mostrar fórmulas 6. Referencias circulares 2. Ejercicios 1. Ejercicio 1: Función autosuma 1. Necesario para comenzar
2. 3. 4. 5. 6.
2. Pasos a seguir 3. Solución del ejercicio Ejercicio 2: Trabajar con funciones 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio Ejercicio 3: Presupuesto alquiler 1. Pasos a seguir: 2. Solución del ejercicio: Ejercicio 4: Contabilidad familiar 1. Pasos a seguir: 2. Solución del ejercicio Ejercicio 5: Cuadro de nóminas 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio Ejercicio 6: Gasto - ahorro 1. Pasos a seguir: 2. Solución del ejercicio:
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Curso de Excel 2010 Avanzado: 4.-Tipos de funciones I Objetivo
Conocer las más interesantes funciones de manejo de fechas, estadísticas, matemáticas y trigonométricas así como alguna función de carácter financiero. Contenido
1. Tipos de funciones (I) 1. Funciones matemáticas y trigonométricas 2. Funciones de fecha y hora 3. Funciones estadísticas 4. Funciones financieras 1. Pago(Tasa; Nper; valor inicial; valor final; tipo) 2. Pagoint(tasa; periodo; nº de periodos; valor) 3. Tasa(nº periodos; pago; valor) 2. Ejercicios 1. Ejercicio 1: Funciones matemáticas 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 2. Ejercicio 2: Funciones fecha 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 3. Ejercicio 3: Funciones estadísticas 1. Necesario para comenzar 2. Solución del ejercicio 4. Ejercicio 4: Funciones financieras I 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 5. Ejercicio 5: Funciones financieras II 1. Pasos a seguir
2. Solución del ejercicio 6. Ejercicio 6: Resumen empresa 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 7. Ejercicio 7: Cuentas condicionales 1. Necesario para comenzar 2. Pasos a seguir 3. Solución del ejercicio
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Curso de Excel 2010 Avanzado: 5.-Tipos de funciones II Objetivo
Conocer y aplicar algunas de las funciones correspondientes a las categorías: Texto, Búsqueda y referencia, Información y Lógicas. Contenido
1. Tipos de funciones (II) 1. Funciones de texto 1. Concatenar 2. Bdextrae 2. Funciones de búsqueda y referencia 1. Buscar 2. Consultav 3. Nombrar rangos 3. Funciones de información 4. Funciones lógicas 1. Función Si 2. Función Y 3. Función O 5. Funciones definidas por el usuario 1. Función Euroconvert 2. Ejercicios 1. Ejercicio 1: Librería 1. Necesario para comenzar 2. Pasos a seguir 3. Solución del ejercicio 2. Ejercicio 2: D.N.I 1. Necesario para comenzar 2. Pasos a seguir 3. Solución del ejercicio 3. Ejercicio 3: Calcular peso 1. Necesario para comenzar 2. Pasos a seguir 3. Solución del ejercicio 4. Ejercicio 4: Fecha nacimiento 1. Necesario para comenzar 2. Pasos a seguir 3. Solución del ejercicio
5. Ejercicio 5: Calcular nómina I 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 6. Ejercicio 6: Cuadrar caja 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 7. Ejercicio 7: Calcular nómina II 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio
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Curso de Excel 2010 Avanzado: 6.-Edición avanzada Objetivo
Realizar operaciones con las hojas de cálculo y establecer relaciones entre distintas hojas de trabajo o incluso libros. Contenido
1. Edición avanzada 1. Introducción 2. Operaciones con hojas 1. Selección de hojas 2. Insertar hojas de cálculo 3. Eliminar una hoja 4. Cambiar el nombre de una hoja 5. Mover y copiar hojas 3. Relación entre hojas y libros 1. Relación entre hojas 2. Relación entre libros 3. Vincular celdas o rangos 4. Comparación de libros 4. Bloques tridimensionales 1. Introducción de datos 2. Aplicar formato 3. Realizar operaciones 2. Ejercicios 1. Ejercicio 1: Construcciones fincas - casas 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 2. Ejercicio 2: Economía doméstica 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 3. Ejercicio 3: Economía restaurante 1. Necesario para comenzar 2. Pasos a seguir 3. Solución del ejercicio
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Curso de Excel 2010 Avanzado: 7.-Imprimir Objetivo
Aprender a imprimir desde Excel, establecer una configuración de página adecuada y los saltos de página precisos. Contenido
1. Imprimir 1. Introducción 2. Configurar página 1. Página 2. Márgenes 3. Encabezado y pie de página 4. Hoja 3. Vista preliminar 4. El modo de diseño de página 5. Vista previa de salto de página 6. Insertar saltos de página 7. Imprimir 2. Ejercicios 1. Ejercicio 1: Modos de impresión 1. Necesario para comenzar 2. Pasos a seguir 3. Solución del ejercicio
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Curso de Excel 2010 Avanzado: 8.-Gráficos Objetivo
Realizar distintas representaciones gráficas de los datos contenidos en la hoja de cálculo. Conocer las distintas opciones de creación y edición de gráficos que proporciona Excel. Contenido
1. Gráficos 1. Introducción 1. Tipos de gráficos 2. Crear un gráfico 3. Tamaño y posición de los gráficos 1. Modificar el tamaño 2. Modificar la posición 4. Cambiar la ubicación de un gráfico 5. Cambiar el tipo de gráfico
6. Modificar series de un gráfico 1. Eliminar o agregar series al gráfico 7. Agregar datos a un gráfico 1. Copiar y pegar 2. Utilizando el ratón 8. Personalizar un gráfico 1. Área de dibujo 2. Área de trazado 3. Títulos 4. Ejes 5. Líneas de división 6. Leyenda 7. Rótulos de datos 8. Tabla de datos 9. Modificar un elemento del gráfico 1. Seleccionar un elemento de un gráfico 2. Modificación del elemento 3. Mover un elemento del gráfico 4. Modificar el tamaño de un elemento del gráfico 10. Trabajar con un gráfico circular 1. Vista de un gráfico tridimensional 2. Manipulación de los sectores 3. Etiquetas indicativas 4. Múltiples series de datos 11. Minigráficos 1. Inserción de minigráficos 2. Modificar minigráficos 3. Personalización de máximos y mínimos 12. Vincular el título del gráfico 13. Preparar el gráfico para su impresión 2. Ejercicios 1. Ejercicio 1: Gráficos barras y sectores I 1. Necesario para comenzar 2. Pasos a seguir: 3. Solución del ejercicio: 2. Ejercicio 2: Balance semestral 1. Necesario para comenzar 2. Pasos a seguir: 3. Solución del ejercicio: 3. Ejercicio 3: Ventas 1. Pasos a seguir: 2. Solución del ejercicio: 4. Ejercicio 4: Gráficos barras y sectores II 1. Necesario para comenzar 2. Pasos a seguir: 3. Solución del ejercicio: 5. Ejercicio 5: Gráficos radiales y circulares. Selección de personal y ventas relojes 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio
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Curso de Excel 2010 Avanzado: 9.-Gestión de datos Objetivo
Manipulación y análisis de datos desde Excel: saber establecer bases de datos, ordenar los mismos, realizar formularios y aplicar filtros. Utilizar tablas dinámicas para realizar análisis de los datos introducidos en la hoja de cálculo o incluso de una fuente de base de datos. Contenido
1. Gestión de datos 1. Bases de datos en Excel 2. Ordenar una base de datos 1. Opciones de ordenación 2. Ordenación rápida 3. Filtros 1. Autofiltros 2. Filtros avanzados 4. Tablas dinámicas 1. Creación de una tabla dinámica 2. Otros aspectos de las tablas dinámicas 3. Actualizar tablas dinámicas 4. Modificar tablas dinámicas 5. Subtotales 6. Validación 1. Listas desplegables 7. Funciones BD 2. Ejercicios 1. Ejercicio 1: Filtros - Tablas dinámicas 1. Necesario para comenzar 2. Pasos a seguir 3. Solución del ejercicio 2. Ejercicio 2: Ordenar 1. Necesario para comenzar 2. Pasos a seguir 3. Solución del ejercicio 3. Ejercicio 3: Respuestas prácticas 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 4. Ejercicio 4: Sanciones 1. Necesario para comenzar 2. Pasos a seguir 3. Solución del ejercicio 5. Ejercicio 5: Presupuesto 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 6. Ejercicio 6: Mi empresa datos - nóminas 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio 7. Ejercicio 7: Datos empleados 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio
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Curso de Excel 2010 Avanzado: 10.-Utilidades y opciones adicionales de Excel Objetivo
Este capítulo desarrolla algunas de las opciones especiales de las muchas que incorpora Excel. Se trata de una serie de pinceladas interesantes para asimilar esta potente herramienta, y como nos puede ayudar en el análisis de datos, y en la toma de decisiones. Contenido
1. Utilidades y opciones adicionales de Excel 2010 1. Asignación de nombres a rangos 1. Desde la Ficha Fórmulas 2. Directamente desde el cuadro de nombres 3. Mediante los títulos colocados en las celdas adyacentes 2. Autocalcular 3. Errores 4. Auditoría de fórmulas 1. Rastrear precedentes 2. Rastrear dependientes 3. Quitar flechas 5. Selecciones especiales de celdas 6. Protección de hojas y libros 1. Protección de archivos 2. Protección de libros 3. Protección de hojas 7. Matrices 8. Frecuencia 9. Consolidación 1. Consolidación por posición 10. Esquemas 1. Creación de un esquema 2. Eliminar una agrupación 3. Eliminar un esquema 4. Esquema automático 11. Análisis de datos 1. Tablas 2. Buscar objetivos 3. Administrador de escenarios 4. Solver 12. Componentes de formulario 2. Ejercicios 1. Ejercicio 1: Formulario concesionario 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio
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Curso de Excel 2010 Avanzado: 11.-Automatización de procesos y macros Objetivo
Comprender el funcionamiento de las macros, y aprender a realizar macros simples. Contenido
1. Automatización de procesos y macros 1. La cinta de opciones 1. Barra de Herramientas de Acceso Rápido 2. Minimizar la cinta de opciones 3. Las fichas de la Cinta de Opciones 4. Barra de estado 2. Creación y utilización de macros 1. Grabación de una macro 2. Ejecutar una macro 3. Observar el código de una macro ya creada 4. Referencias relativas en macros 5. Grabar macros con referencias relativas 6. Guardar un libro con macros 7. Abrir un libro con macros 3. Editor de Visual Basic 1. Escribir una macro 2. Ejecutar una macro tecleada 4. Macros y seguridad 5. Otros ejemplos de macros 1. Abrir un libro existente 2. Activar un libro ya abierto 3. Crear un libro nuevo 4. Buscar el final de una lista 5. Buscar el final de una lista y situarnos en la última entrada 6. Buscar una entrada en una lista y borrar toda la fila 2. Ejercicios 1. Ejercicio 1: Trabajar con Macros I 1. Pasos a seguir: 2. Solución del ejercicio 2. Ejercicio 2: Trabajar con Macros II 1. Pasos a seguir: 2. Solución del ejercicio
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Curso de Excel 2010 Avanzado: 12.-Opciones de personalización e importar - exportar Objetivo
Conocer algunas opciones de configuración que determinan algunos aspectos del funcionamiento del programa, y nos permiten adaptarlo a nuestras necesidades de trabajo. Contenido
1. Opciones de personalización e importar - exportar 1. Introducción 1. La barra de herramientas de acceso rápido 2. La Cinta de opciones 3. Crear fichas y grupos propios 4. Exportar, importar y restaurar la configuración 5. La barra de estado 6. Opciones de entorno 2. Recalcular 3. Opciones de edición 4. Opciones para libros de nueva creación 5. Listas personalizadas 6. Guardar 7. Ortografía 8. Importación y exportación de datos 1. Importar de Word a Excel 2010 2. Exportar de Excel 2010 a Word 3. Exportar de Excel 2010 a Access 4. Importar de Access a Excel 2010 5. Excel 2010 y PowerPoint 6. Obtener datos de la Web 7. Consultas Web 2. Opciones de importación 3. Ejercicios 1. Ejercicio 1. Importar datos de Access 1. Necesario para comenzar 2. Pasos a seguir 3. Solución del Ejercicio 2. Ejercicio 2: Listas personalizadas 1. Pasos a seguir 2. Solución del ejercicio
Fundamentos de Excel I En estos 2 primeros capítulos del curso avanzado de Excel 2010, se van a repasar y asentar los conceptos considerados como imprescindibles y necesarios, que como usuarios del programa, ya debiéramos tener debidamente afianzados. Sólo con esta sólida base, podremos realizar un seguimiento adecuado de este segundo nivel de Excel 2010. Si somos usuarios con experiencia en la base, recorreremos estos dos capítulos de forma rápida. Si somos usuarios que hemos manejado el programa pero a un nivel muy básico deberemos prestar mucha atención a la perfecta comprensión de estos 2 capítulos que son considerados como fundamentales y en los que se sintetizan los puntos más importantes del curso de Excel básico.
Concepto de hoja de cálculo Los programas denominados como Hojas de Cálculo son aplicaciones diseñadas para la gestión de datos numéricos fundamentalmente y la realización de operaciones matemáticas (y de todo tipo) con dichos datos. Así como en un programa procesador de textos el entorno de trabajo es "el folio" que aparece en pantalla y en el que escribimos los textos, en las hojas de cálculo nos encontramos con un gran casillero comparable al tablero del juego de los barcos, que se compone de celdas distribuidas en filas y columnas, identificándose cada fila mediante un número y cada columna por una letra. Por tanto, cada una de las celdas queda definida por una letra y un número, representativos de la posición en la que se encuentra. De este modo la celda colocada en la tercera columna (columna C) y quinta fila (fila 5) es la celda C5 (estaría mal referirse a ella como 5C y es indistinto escribir en mayúsculas que en minúsculas dicha referencia). En cada celda, podremos colocar un dato. Ejemplo de pantalla Excel 2010 en donde nos encontramos situados en la celda C5:
Nota: El recuadro amarillo que se muestra en la anterior imagen se debe a que en la celda C5 se ha insertado un comentario con el texto de "Esta es la celda C5". El nombre que aparece
(Susana) es con el que está registrado el programa.
El programa: Microsoft Excel Microsoft Excel 2010 es un potente programa de Hoja de Cálculo que junto con Word, Access y PowerPoint, forma parte del paquete integrado de programas que se denomina Microsoft Office. Excel se caracteriza por los siguientes aspectos: 1. Las grandes dimensiones de sus hojas de cálculo . Office 2010 ha ampliado el número de celdas disponibles, admite hasta 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo, en concreto tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV. 2. La agrupación de varias hojas de cálculo en un libro , lo que aumenta las posibilidades de trabajo. Podríamos utilizar hasta 255 hojas por cada archivo de Excel. 3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja , cuando son modificados los datos de los cuales dependen los resultados. No es preciso actualizarlos pulsando ninguna tecla. 4. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos. 5. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas. 6. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.
Iniciar una sesión en Excel Se puede iniciar una sesión de Excel de las formas siguientes:
Situarse sobre el botón de Inicio de la barra de tareas, pulsar el botón izquierdo del ratón. Se despliega el menú de Todos los programas, y hacemos clic sobre la opción Microsoft Excel 2010, una vez hemos seleccionado la carpeta Microsoft Office 2010.
Si en el escritorio se encuentra el icono de acceso directo del programa, tal y como hemos creado más arriba, hacemos doble clic sobre él.
Una vez ejecutado el programa se abre la pantalla de Excel 2010, en la cual aparece un libro nuevo, llamado Libro1.xlsx, el cual contiene inicialmente tres hojas de cálculo (3 solapas o lengüetas en la parte inferior izquierda: Hoja1, Hoja2 y Hoja3). Es muy importante saber que cada libro que se utilice generará un archivo al ser guardado. Desde cada programa, los archivos generados se guardan en disco con una extensión. En Excel 2010 dicha extensión es .XLSX. Dentro del grupo "Todos los programas" se crea otro grupo llamado "Microsoft Office 2010" que contiene los accesos directos para todos los programas del paquete de Office (Ms Word, Ms Excel, Ms PowerPoint...).
Documentos, libros y hojas. Un documento es un archivo en el que se almacena información. Los documentos sobre los que trabaja Excel 2010 contienen libros, un libro por cada documento. Se denomina libro al conjunto de varias hojas de cálculo, cada una de las cuales sería una página de ese libro. Con Excel, por tanto, es posible trabajar simultáneamente con varias hojas de cálculo, almacenándolas todas ellas en un mismo libro. Un libro cuenta con varias hojas, de las cuales sólo una de ellas estará visible en un instante concreto. Toda hoja de cálculo se divide en filas y columnas, dando lugar a una cuadrícula en la que cada cruce de una fila con una columna da lugar a una celda. Una fila es una sucesión horizontal de celdas. Las filas se identifican mediante números consecutivos, siendo el 1 el número de la primera fila de la hoja. Una columna es una sucesión vertical de celdas. Las columnas se identifican mediante letras mayúsculas, siendo la A la que hace referencia a la primera columna de la hoja. Puesto que, a diferencia de los números, la sucesión de letras posibles es finita, cuando se llega a la Z se usan dos letras y a continuación tres letras, de forma similar a como ocurre con las matrículas de los vehículos. La Ñ, como es habitual en informática, no es una letra válida, por lo que no se utiliza para identificar ninguna columna. Las celdas, cruce entre filas y columnas, se identifican uniendo la letra o letras de la columna a la que pertenece con el número de fila (ejemplo, celda A6, cruce entre la columna A y la fila 6). Las letras de las columnas, los números de las filas y su combinación, en el caso de las celdillas, sirven para crear referencias. Mediante una referencia es posible desde una celdilla hacer alusión a datos que están en otras. Para desenvolvernos en la hoja de cálculo, ya sea introduciendo datos o seleccionándolos para realizar cualquier operación, necesitaremos utilizar algunos elementos de entrada de información. Los tres elementos fundamentales para trabajar con la hoja de cálculo son: el puntero, el foco de entrada y el cursor . El puntero del ratón es un elemento habitual que estamos acostumbrados a utilizar, por lo que no es necesario añadir nada más acerca de él. Al trabajar con Excel 2010, el puntero adopta forma de cruz. Posicionando el puntero sobre una celda y haciendo clic con el botón principal del ratón, moveremos el foco de entrada a esa celda. Mediante el foco de entrada sabremos en todo momento qué celda de la hoja es la que está seleccionada. Este indicador, el foco de entrada, aparece como un recuadro grueso alrededor de la celda. Es posible mover el foco a cualquier otro punto de la hoja usando varios métodos, uno de los cuales consiste en utilizar el puntero del ratón. También el teclado, concretamente las teclas de desplazamiento, nos servirán para mover el foco de entrada a donde nos interese. La celda que tiene el foco de entrada será la que reciba cualquier entrada de datos que se realice. También ciertas operaciones, como las relacionadas con el Portapapeles, hacen uso del foco de entrada para saber qué celda es la que hay que copiar, pegar o cortar. La letra de la columna y el número de fila correspondientes a la celda que tiene el foco de entrada, aparecen resaltados, lo que permite localizar más rápidamente el foco.
El cursor , que aparece solamente cuando estamos editando el contenido de la celda, adopta la forma de una línea vertical que tiene el alto de la fila, e irá indicando la posición dentro de la celda. Esto hará posible, por ejemplo, desplazarse por un texto de la celda para corregirlo. Cada una de las celdas de una hoja de cálculo es capaz de contener un dato, que puede ser, básicamente, un número, un texto o una fórmula. También es posible incluir en la hoja otros objetos, como imágenes o gráficos, generados a partir de los datos de la hoja.
Los números pueden clasificarse genéricamente en dos grupos: enteros y fraccionarios. Los primeros son aquellos que no tienen una parte decimal, por lo que se les llama números enteros. Son, simplemente, una sucesión de dígitos numéricos que, opcionalmente, puede estar precedida de un signo. Los números fraccionarios cuentan con una parte no entera, lo que habitualmente conocemos como un número con decimales. La parte no entera irá separada de la parte entera mediante una coma. En una hoja también es posible introducir textos. Una cadena de texto puede utilizarse como título de una columna o de una fila. Si no se incluyesen textos, y en la hoja sólo existieran números, el contenido sería difícilmente comprensible por personas ajenas a los datos. Por último, en una celda también es posible escribir una fórmula. Mediante una fórmula es posible realizar operaciones y obtener resultados. En una fórmula es posible hacer referencia a datos almacenados en otras celdas, operando sobre ellos. También se pueden usar fórmulas predefinidas, funciones ofrecidas por Excel 2010 que efectúan cálculos de mayor complejidad.
La pantalla de Excel La pantalla de Excel es la que aparece en la figura siguiente, en la cual se distinguen dos ventanas, la ventana del programa (ventana principal), y la ventana del documento (dentro de la principal), que contiene el libro llamado Libro1.xlsx. Ambas ventanas se podrán minimizar, maximizar, cerrar, desplazar, cambiar su tamaño, etc. de forma independiente, como cualquier otra ventana de Windows.
Usar Excel 2010 implica trabajar con un libro. Éste deberá ser creado o, si ya existe, abierto. Para crear un libro nuevo bastará con abrir Excel 2010. Se detallan a continuación cada uno de los elementos de esta pantalla:
Barra de título Localizada en la parte superior de la ventana, es la barra en la que se encuentra el nombre de la aplicación y del documento con el que se esta trabajando. En ella también se sitúan a la derecha los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar . También dentro de esta barra de título aparece la barra de herramientas de acceso rápido, que explicamos a continuación.
Al crear un nuevo libro, Excel 2010 le asigna al libro un nombre por defecto, siempre compuesto por la palabra Libro seguida de un número consecutivo.
Barra de herramientas de acceso rápido Esta barra de herramientas nos permite tener acceso rápido a aquellos comandos que utilizamos de manera más habitual dentro de nuestra labor diaria. Por defecto aparecerán siempre en ella tres iconos, correspondientes a las opciones de guardar, deshacer y rehacer. Sin embargo podemos personalizar dicha barra de herramientas añadiendo y/o eliminado los botones de las opciones que deseemos.
Añadir nuevos comandos: Para añadir nuevos comandos dentro de la barra de
herramientas de acceso rápido, pincharemos con el puntero del ratón sobre el triángulo que aparece a la derecha de la misma, de esta manera conseguiremos que se despliegue un panel en el que podremos elegir entre los distintos comandos que allí se nos muestran. En el caso de que el comando que queremos insertar dentro de la barra de herramientas de acceso rápido no se encuentre disponible dentro de este panel, pincharemos sobre la opción, "Más comandos" que encontraremos en el mismo. De esta forma accederemos a un cuadro de diálogo en el cual tendremos acceso a todas las opciones con las que trabaja el programa, pudiendo añadir y/o eliminar a la barra de herramientas, las que deseemos.
Además, cualquier comando que queramos incluir en la Barra de Herramientas de acceso rápido de entre los disponibles en las distintas y variadas opciones de Excel 2010, puede incluirse sin más que escogiendo la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido de su menú contextual.
Posición de la barra de herramientas de acceso rápido. La barra de herramientas
de acceso rápido puede aparecer colocada a nuestra elección sobre la cinta de opciones o bajo ella. Para ello contamos con una opción que aparece al pinchar sobre el triángulo del extremo derecho de dicha barra: o Mostrar debajo de la cinta de opciones: esta opción estará activa cuando la colocación actual de la barra de herramientas de acceso rápido sea sobre la cinta de opciones. o Mostrar encima de la cinta de opciones: esta opción estará activa cuando la colocación actual de la barra de herramientas de acceso rápido sea bajo la cinta de opciones.
La Vista Backstage Si nos fijamos en la parte superior izquierda de la interfaz de Excel 2010, observamos que la primera pestaña, con el título Ficha Archivo, tiene un fondo diferente al resto. Esto es así porque no da paso a una ficha más de la Cinta de opciones, sino que abre la denominada Vista Backstage, una página que ocupará toda la ventana de Excel 2010 y en la que se encuentran todas las opciones relacionadas con la administración de archivos: guardar en diversos formatos, enviar, imprimir, obtener información sobre ellos, etc...
Al acceder a la Vista Backstage nos encontramos con la ventana de la figura anterior, en la que se ofrece información sobre el documento actual y un amplio conjunto de opciones. El área central informa (y permite cambiar) sobre los permisos de acceso al libro, las propiedades que incorpora y las versiones que existen. En el margen derecho se amplia la información relativa a las propiedades del documento: título, fecha y hora en que se creó, persona que lo creó, etc. Desde esta vista podremos acceder a las funciones que afectan al documento en general, no a una cierta parte de la información que contiene, como ocurre con las herramientas de la Cinta de opciones.
Entre estas funciones están la creación de nuevos libros, la apertura de otros existentes, guardar el actual, imprimirlo, enviarlo por correo, publicarlo en un sitio Web, etc. El panel situado a la izquierda contiene opciones que salen de la Vista Backstage y abre cuadros de diálogo; son las que tienen un icono a su izquierda, con el objetivo de guardar y abrir documentos o bien acceder a la configuración de Excel 2010. Las demás opciones, sin icono, dan paso a otras páginas de la vista del Backstage con funciones más específicas, como las que permiten guardar el documento en diferentes formatos, o enviarlo por medios electrónicos.
Cinta de opciones Excel cuenta con un extenso número de opciones que difícilmente pueden mostrarse en forma de botones. Incluso el menú de opciones, que es un recurso típicamente usado por todas las aplicaciones, también se queda pequeño. La Cinta de opciones es una de las novedades de esta versión del programa, sustituyendo a los antiguos menús del programa; mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Excel 2010.
La Cinta de opciones ocupa la parte superior de la ventana, componiéndose de varias fichas a las que se da paso mediante una serie de pestañas. Cada ficha contiene los comandos de una cierta categoría, agrupados en subcategorías, lo que les hace fácilmente localizables. El resultado es una distribución más racional de las funciones de una aplicación tan potente como Excel 2010, requiriéndose menos pasos, respecto a versiones precedentes, para efectuar las mismas tareas. Cada ficha de la Cinta de opciones puede contener botones, listas desplegables y menús de opciones, entre otras herramientas. Basta con situar el puntero del ratón sobre cualquier elemento para obtener, en una ventana emergente, una indicación sobre su finalidad y el correspondiente atajo de teclado, método abreviado, si es que lo tiene asociado. Para cambiar de una ficha a otra basta con hacer clic en las pestañas que contienen el título, en la parte superior de la Cinta de opciones. El cambio de una ficha a otra también se producirá de forma automática, según el contexto de trabajo actual en la hoja de cálculo. Esto hace que casi siempre que necesitemos una cierta herramienta, ésta se encuentre ya disponible en la parte superior de la interfaz, lo que nos ahorrará muchos pasos. Aunque también existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma sólo aparecerán los nombres de cada una de las pestañas, y para ver su contenido será necesario hacer clic sobre el nombre de cada una de las fichas.
Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos: 1. Mediante la opción que aparece en el menú desplegable de la barra de accesos rápidos.
2. Colocándonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botón derecho del ratón nos aparecerá un menú, en el podemos marcar o desmarca la opción correspondiente a minimizar la cinta de opciones, que aparecerá marcada o no, en función de su estado actual.
3. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa. Minimizar la cinta de opciones nos puede resultar útil cuando necesitamos maximizar el tamaño de la pantalla disponible, y no vamos a hacer un uso continuado de la cinta de opciones durante nuestro trabajo. Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes: 1. Fichas Existen siete fichas clasificados por sus diferentes contenidos: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.
Dependiendo de la ficha en la que nos encontremos dentro de la Cinta de opciones, normalmente el icono o el título de cada herramienta nos será más que suficiente para saber cuál es su finalidad. No obstante, basta con situar el puntero del ratón sobre cualquier elemento para obtener una descripción. Fijémonos en cómo se indica, también, el atajo de teclado que habría que utilizar para llevar a cabo esa misma acción sin necesidad de recurrir al ratón. Aparecerán nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecerá una ficha correspondiente a las Herramientas de Imagen cuando estemos trabajando con imágenes, donde se recogerán todos los comandos que necesitemos, y desaparecerá cuando pasemos a trabajar
con otro elemento de nuestro documento, manteniéndose siempre las siete fichas fijas que hemos comentado. 2. Grupos Dentro de cada una de las fichas existen una serie de grupos de elementos con una serie de características homogéneas que aparecen por ello agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectángulos.
3. Comandos Los comandos son cada una de las diferentes opciones de actuación dentro del programa. La sintaxis de los menús de Excel 2010 es la siguiente:
Iniciador de cuadros de diálogo. Así se denomina la pequeña flecha situada en la
esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que me va a permitir tener acceso a aquellas opciones que estaban visibles en la versión anterior de Excel y ahora permanecen ocultas en la cinta de opciones, pero abrimos de este modo a los cuadros de diálogo desde los cuales accedemos a todas estas opciones. A veces, esta flecha puede abrir paneles de tareas que se acoplan a uno de los márgenes de la hoja. En cualquier caso, colocando simplemente el puntero del ratón sobre ella, Excel 2010 nos informará de lo que ocurrirá si hacemos clic sobre la flecha.
Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia abajo . Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Excel 2010.
Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha . Estas opciones
aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Excel 2010.
Opciones de botón. En este caso las opciones que están disponibles en cada
momento se iluminarán con un color anaranjado en el fondo, al sobrevolarlas con el puntero del ratón, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con el botón izquierdo del ratón. Las opciones que estén activas en cada momento aparecerán también sobre un fondo anaranjado.
Opciones con una ventana izquierda sensible . En este caso el usuario puede hacer
un clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla, una opción activada tiene un símbolo de verificado.
Menús contextuales. Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón, dependiendo de la posición del puntero del ratón el menú
contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.
Mini barra de herramientas.
La aplicación Excel 2010 nos permite tener acceso de manera rápida a los comandos de formato del texto incluido en las celdas mediante la mini barra de herramientas. Esta barra aparece de manera atenuada cuando seleccionamos el texto al que queremos dar formato, si señalamos con el puntero del ratón esta mini barra, se activará y podremos elegir las opciones que deseemos para dar formato al texto seleccionado.
El método más rápido para acceder a las Opciones de Excel es hacer un clic con el ratón sobre ellas. En el caso de que deseemos seleccionar las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecerán en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra se corresponde con el acceso a las mismas a través del teclado.
Una vez que conocemos las teclas que corresponden a cada una de estas opciones, para acceder a ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la letra que nos indica en este momento la ventana.
