Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

Guia para Escrivães de Capítulos da Ordem DeMolay

Autor: Manoel César de Alencar Neto [email protected]

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INFORMAÇÂO Todo conteúdo desse documento é livre, desde que não se altere seu conteúdo e que sejam veiculados os créditos do autor.

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À Ordem DeMolay.

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AGRADECIMENTOS

Aos meus pais, que de várias maneiras me ajudam na minha vida DeMolay e profana. À minha namorada Raysa, que pacientemente me espera com beijos após as várias reuniões que a Ordem DeMolay me leva. Ao tio José Nicodemos, grande incentivador da Ordem Demolay, não medindo esforços para, a cada dia, através da Ordem DeMolay, ajudar uma parte da juventude a demonstrar seu potencial e suas qualidades. Aos irmãos Pedro Almi Freire e Wilson Bonifácio, que me ajudaram com as primeiras linhas na secretaria do Capítulo. Aos meus irmãos do Capítulo União do Brejo, e a todos os DeMolays do Brasil que, de alguma maneira, contribuíram com a elaboração deste guia..

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E se nós DeMolays não ficarmos inabaláveis em defesa dos ensinamentos de nossa Ordem, se não procuramos perpetuá-los em nossas vidas diárias, então talvez estas chamas se apagarão mortas nas sombras, e a escuridão tomará conta do País.

(CERIMÔNIA DAS LUZES)

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SUMÀRIO

Introdução...............................................................................................................................8 1 ATAS.................................................................................................................................10 1.1 Informações gerais......................................................................................................10 1.2 Organização da ata......................................................................................................12 1.2.1 Cabeçalho ............................................................................................................ 13 1.2.2 Ordem do Dia ...................................................................................................... 14 1.2.3 Palavra ao bem da Ordem e palavra aberta aos Maçons. .................................... 17 1.2.4 Encerramento.......................................................................................................17 1.3 Rascunho .................................................................................................................... 18 1.4 Termo de abertura.......................................................................................................19 1.5 Termo de encerramento..............................................................................................20 2 LIVRO DE PRESENÇA ................................................................................................... 22 3 COMUNICAÇÃO.............................................................................................................23 3.1 Ofício..........................................................................................................................23 3.2 Memorando.................................................................................................................27 3.3 Circular.......................................................................................................................29 3.4 Requerimento ............................................................................................................. 29 3.5 Carta ........................................................................................................................... 32 3.6 Telegrama...................................................................................................................33 3.7 Comunicado................................................................................................................34 3.8 Edital...........................................................................................................................36 3.8.1 Edital de convocação...........................................................................................36 3.8.2 Edital de concurso ............................................................................................... 37 4. CORRESPONDÊNCIAS ................................................................................................. 40 4.1 Carta Registrada ......................................................................................................... 40 4.2 Aviso de Recebimento - AR.......................................................................................40 4.3 Mãos Próprias - MP....................................................................................................41 5 PATRIMÔNIO E INVENTÁRIO.....................................................................................42 5.1 Inventário....................................................................................................................42 5.2 Patrimônio .................................................................................................................. 43 6 ELEIÇÕES ........................................................................................................................ 44 6.1 Registro de candidatura .............................................................................................. 44 6.2 Apuração de votos e relação dos eleitos.....................................................................44 7 ATESTADO E DECLARAÇÃO ...................................................................................... 46 7.1 Atestado......................................................................................................................46 7.2 Declaração .................................................................................................................. 46 ANEXOS..............................................................................................................................48 Referências ........................................................................................................................... 52

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Introdução Esse guia1 visa auxiliar os Escrivães dos Capítulos da Ordem DeMolay, servindo como uma fonte de consulta em momentos de dúvidas, e tentando mostrar a alguns DeMolays diferentes maneiras de se proceder em determinadas ocasiões. Nota-se que Escrivães muito novos têm certa dificuldade em se adaptar aos trabalhos de secretaria, devendo ser responsável e organizado o suficiente para atender a todas as necessidades e obrigações do Capítulo, correndo o risco de sofrer críticas caso não desempenhe seu papel como o esperado. Logicamente todo o Capítulo tem suas tradições, que devem ser preservadas, todavia, devem ser modificados caso não esteja em conformidade com os padrões e caso não facilitem a organização da secretaria. Para tanto, foram consultados alguns livros e sítios da internet, sendo comparados para tentar expor da maneira mais clara e verossímil possível às informações contidas nesse manual. Com esse guia o Escrivão terá condições de fazer o básico a frente da secretaria de seu Capítulo, com conteúdo para elaborar atas, comunicações e alguns documentos. Essa é, por fim, o objetivo maior deste guia: dá condições para que o Escrivão não tenha tantas dificuldades quando assumir a secretaria.

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Todos os exemplos contidos nesse guia, com exceção dos Exemplos XX e XXI, são fictícios. Pessoas e fatos citados é fruto da imaginação do autor, sendo qualquer semelhança com a realidade pura coincidência.

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1 ATAS A ata é um documento onde se registra de forma escrita o que se passou em uma reunião Ordinárias, Extraordinária, Magna, administrativa e de Assembléia Geral. Ela serve para documentar o que foi falado e decidido em reunião, para que se possa, futuramente, recorrer a mesma quando necessário para definir alguma dúvida. Por isso, cuidados com a ortografia devem ter maior atenção. É um documento da maior importância, pois será a partir do mesmo que esclarecerá quem disse o que. Por isso, deverá ser redigido de maneira clara e objetiva, tentando afastar todo o tipo de dubiedade, todavia, sem desvirtuar o que se falou, por mais estranho ou sem sentido que pareça. Toda reunião se inicia com a leitura da ata da última reunião, para que possa ser discutida e, caso aja necessidade, alterada e finalmente, aprovada. Ata aprovada e assinada pelo Mestre Conselheiro, Escrivão e qualquer outra autoridade que o Estatuto ou o Regimento Interno designe, e caso o Capítulo seja registrado, terá poder judicial, podendo ser usada como prova em juízo. Por isso se acentua sua importância e cuidado que os Escrivães devem ter na sua formulação. Por se tratar de um documento público, nada referente ao ritualismo ou informações secretas devem ser incluídas na ata.

1.1 Informações gerais  Todas as atas do Capítulo devem estar em um livro próprio, com no máximo cinqüenta páginas, para que não se desgaste com o manuseio. Deve-se escolher um livro de atas de boa qualidade, que suas páginas não se soltem com facilidade. O livro de atas é vendido em qualquer papelaria ou lojas afins. A ata deve ser iniciada com um cabeçalho onde estejam contidos dados fundamentais, como dia, mês, ano e horário da reunião, local onde a reunião está sendo executada, nome dos dirigentes da reunião, no caso, Mestre Conselheiro, Primeiro Conselheiro e Segundo Conselheiro, ficando a cargo do Capítulo incluir outros cargos e a pauta da reunião. 10

Todo e qualquer número que seja mencionado deverá ser escrito por extenso. Dessa maneira todas as datas, horários, valores etc., não poderão ser lavrados em formato numérico. Isso para que se evitem enganos ou até mesmo extravios: Exemplo I: Errado Deu-se início à reunião às 3 horas do mês de abril de 2006.______________ _______________________________ _______________________________

Correto Deu-se início à reunião às três horas do mês de abril de dois mil e seis.____________________________ _______________________________

Também não poderão ser escritas abreviaturas, porém, podendo-se apontar a abreviatura no momento em que se cita o termo completo, quando o mesmo for citado muitas vezes. Permite-se que as use para designar os cargos do Capítulo. Exemplo II: Errado

Correto

O irmão MC deu a idéia de o Capítulo realizar uma campanha de doação de sangue na UEPB._________________ _______________________________

O irmão MC deu a idéia de o Capítulo realizar uma campanha de doação de sangue na Universidade Estadual da Paraíba (UEPB)._________________

Para os Capítulos que lavram suas atas manualmente, deverá se ter um cuidado com a caligrafia, pois a ata é um documento do Capítulo e deve ser escrito de uma maneira que seja compreendido por todos. Nos Capítulos onde as atas são feitas digitadas, essa preocupação inexiste. No caso de um erro na transcrição da ata, o Escrivão não poderá rasurá-la ou apagá-lo por meio de corretivos líquidos ou de qualquer maneira. Quando isso ocorrer, o Escrivão deverá corrigir o erro com o termo “digo” após a falha, corrigindo-o logo após. Isso, também, para que se evitem extravios. Se o erro for detectado apenas após a ata ter sido escrita ou após ter-se escrito muito posteriormente ao erro, dever-se-á usar o termo “Em Tempo”, corrigindo-o em seguida. 11

Exemplo III: Errado O irmão Carlos Morais José Cavalcanti solicitou ao Capítulo seu certificado de freqüência._______________________ _______________________________

Correto O irmão Carlos Morais, digo, José Cavalcanti solicitou ao Capítulo seu certificado de freqüência____________ _______________________________

Exemplo IV: Errado

Correto

O irmão Carlos Morais José Cavalcanti solicitou ao Capítulo seu certificado de freqüência._______________________ _______________________________

O irmão Carlos Morais solicitou ao Capítulo seu certificado de freqüência. Em Tempo, onde se lê “Carlos “Morais, leia-se “José Cavalcanti”.___ _______________________________

Exemplo V: Errado

Correto

O irmão Carlos Morais José Cavalcanti solicitou ao Capítulo seu certificado de freqüência._______________________ _______________________________

O irmão Carlos Morais solicitou ao Capítulo seu certificado de freqüência. Em Tempo, onde se lê “Carlos Morais”, na linha vinte e dois, leia-se “José Cavalcanti”._________________

1.2 Organização da ata  Iremos tentar demonstrar de uma maneira detalhada e clara a organização da ata.

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1.2.1 Cabeçalho Como se pode notar no Exemplo VI, a ata deve ter um cabeçalho, de preferência padrão, onde todas as informações de quando, onde, que tipo reunião e quais os seus condutores devem constar. Recomenda-se que na primeira linha se escreva centralizado: À Glória do Nosso Pai Celestial. Para simbolizar a evocação do Pai Celestial antes de qualquer trabalho do Capítulo. O exemplo abaixo mostra um modelo de cabeçalho com lacunas nas informações variáveis e posteriormente suas respectivas descrições. Exemplo VI: À Glória do Nosso Pai Celestial________________________ _____Ata de número _________(1) da sessão ____________(2) do Capítulo ________(3) do ______________(4), patrocinado pela Loja Maçônica __________(5), realizada às _________(6) horas do ______(7) dia de __________(8) do ano de _________(9) na __________(10) na cidade de _________(11)_. Tendo a reunião sido aberta no grau ___________(12) conforme a ritualística e estando a frente da reunião os irmãos ____________________________(13) nos cargos de _____________________(14), respectivamente e com o capítulo a salvo de interrupções, deu-se início aos trabalhos do Capítulo.

(1) Número da ata lavrada (2) Tipo de sessão, podendo ser: ordinária, extraordinária, assembléia geral ou especial. (3) Nome e número do Capítulo. (4) Supremo Conselho a qual o Capítulo é afiliado. (5) Nome da Loja ou Lojas Maçônicas que patrocinam o Capítulo. (6) Hora em que a sessão foi iniciada. (7) Dia em que a sessão foi realizada. (8) Mês em que a sessão foi realizada. (9) Ano em que a sessão foi realizada. (10) Local onde a reunião aconteceu. Caso tenha sido nas dependências da Loja maçônica patrocinadora, poderá se lavrado: Nas dependências da Loja Maçônica patrocinadora 13

(11) Cidade onde a reunião acontece. (12) Grau em que a reunião acontece. (13) Nome dos DeMolays que estão a frente da reunião: Mestre Conselheiro, Primeiro Conselheiro e Segundo Conselheiro, podendo ser incluído também o nome dos Orador e Tesoureiro. (14) Cargos dos irmãos citados anteriormente. (15) Número da ata da sessão anterior que fora lida para aprovação.

Alguns Capítulos também incluem a seguinte passagem após o item 14 do exemplo acima: Os demais irmãos que estiveram presentes na sessão estão relacionados no livro de presença na página X._________________________________________________

1.2.2 Ordem do Dia Na Ordem do Dia devem ser tratados os assuntos da reunião, tendo como início, sempre, a leitura da ata da sessão anterior. Caso alguém DeMolay ou Maçom queira ratificar ou acrescentar algo na ata lida, haverá, portanto, ressalvas, que deverão ser transcritas para a aprovação. E, posteriormente, deverão ser tratados os assuntos na seguinte ordem:

1.2.2.1 Leitura de expedientes e de atos e decretos Após as ressalvas, caso ajam, serão relacionados os expedientes, que são as correspondências, ofícios, requerimentos, petições etc., que o Capítulo recebe e envia. Todos os expedientes que o Capítulo remeter a qualquer organização ou pessoa, tendo ou não relação com a Ordem DeMolay, deverá ser lido pelo em reunião e registrado em ata.

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Por facilidade e organização, deve-se colocar o número dos atos, decretos e resoluções que as organizações estadual e nacional. Dessa maneira, ao contrário de se colocar do que se trata, facilita uma futura consulta. Os atos e decretos devem ser lidos em sua totalidade e pelo Orador do Capítulo nas conformidades do Ritual.

1.2.2.2 Relatórios das comissões e cargos do Capítulo Nesse momento, o Mestre Conselheiro facultará a palavra às comissões do Capítulo para que apresentem seus relatórios. Relatórios esses que poderão ser escritos ou não, todavia, sendo escritos, deverão ser entregues ao escrivão, que, por sua vez, deverá arquivar em pasta apropriada. Assim como as comissões, o Tesoureiro, Mestre Conselheiro, Primeiro e Segundo Conselheiro, Hospitaleiro e Escrivão devem apresentar seus relatórios regularmente

1.2.2.3 Discussão e votação de propostas O Escrivão pode citar as pautas que serão tratadas na reunião antes da discussão. As pautas serão tratadas e o Escrivão deve ter o cuidado de transcrever o que se falou e se resolveu. Como resumo da reunião, a ata deverá ser sucinta porém não incompleta. Quando o Mestre Conselheiro facultar a palavra nas fileiras, o Escrivão deverá citar onde a palavra está, e todo DeMolay Oficial deverá ter seu cargo precedido do seu nome. Para designar os que falaram ou foram citados deverão ser transcritos seus nomes e sobrenomes, para distinguir pessoas com primeiros nomes iguais. Deve-se ter um cuidado maior para que não se distorça o que foi falado com o anseio de resumir o pronunciamento. Após as discussões e votações das pautas, outros assuntos poderão ser tratados. Esses assuntos poderão ter sido adiados ou pendentes de outras reuniões e outros que surgiram no decorrer da sessão.

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1.2.2.4 Momento cultural e orientação profissional Esse ponto da reunião é destinado às comissões do Capítulo responsáveis pela organização de palestras, fóruns, painéis, debates e orientação profissional para os DeMolays, e deverão ser transcritos na ata com o mesmo cuidado e atenção, seguindo as mesmas recomendações de toda a ata.

1.2.2.5 Petições para iniciação nos Graus da Ordem DeMolay O Escrivão deverá disponibilizar aos DeMolays do Grau DeMolay formulários para a indicação de forasteiros ao quadro de membros. Esse formulário, o qual será tratado posteriormente, deverá ser preenchido em sua totalidade, lido em reunião, registrado em ata o nome do indicado e dos membros que o indicaram e depois encaminhados para a comissão de sindicância.

1.2.2.6 Doentes e acidentados Os membros citarão DeMolays ou Maçons que estiverem doentes ou acidentados, devendo ser relatado o caso, e também as visitas feitas pelo Hospitaleiro aos irmãos ou tios.

1.2.2.7 Cerimônia das nove horas A Cerimônia das Nove horas deve ser realizada em todas as reuniões, tanto Secretas como Abertas.O Mestre Conselheiro pode facultar a palavra aos DeMolays, Maçons ou convidados que queiram dedicar a Cerimônia a alguém. O Escrivão, para facilitar seu trabalho, pode perguntar antes de começar a reunião se algum DeMolay ou Maçom gostaria de dedicar a Cerimônia, para que não tenha dificuldades em anotar o nome das pessoas na hora em que a Cerimônia estiver acontecendo, evitando, assim, esquecimento ou erros.

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1.2.2.8 Tronco da Solidariedade Deverá ser indicado na ata o valor arrecadado no Tronco da Solidariedade. Lembrando que esse dinheiro deverá ficar sob os cuidados do Hospitaleiro, e deverá ser usado apenas para projetos filantrópicos

1.2.3 Palavra ao bem da Ordem e palavra aberta aos Maçons. A Palavra ao Bem da Ordem é o momento em que os presentes podem falar algo para o engrandecimento dos presentes. Um trabalho, um texto interessante, uma parábola, uma palavra de incentivo, uma crítica construtiva, uma correção são exemplos. Da mesma maneira do Bem da Ordem, devem ser mencionado a fileira, nome e sobrenome e, se for o caso, o cargo do DeMolay, Maçom ou convidado.

1.2.4 Encerramento Se não houver mais nenhum assunto a ser tratado na sessão, e depois de todos os avisos e recados, deverá ser procedido o encerramento. O encerramento da ata também deverá seguir um modelo padrão, e serve, também, para indicar quem foi que transcreveu a ata. Abaixo, um exemplo. Exemplo VII: Nada mais havendo a tratar, procedeu-se a reunião conforme a ritualística. Eu, __________(1), transcrevo esta ata que deverá ser lida, discutida a provada na próxima Reunião. ___________(2), _______(3) de____________ (4) de _____________(5).___ (1) Nome completo de quem transcreveu a ata. (2) Cidade onde aconteceu a reunião. (3) Dia de quando aconteceu a reunião. (4) Mês de quando aconteceu a reunião. (5) Ano de quando aconteceu a reunião.

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Deve-se atentar que a data que consta no final, deverá ser a data de quando realmente aconteceu a mesma, não de quando fora lavrada e da reunião que fora lida. Isso porque se supõe que a ata fora escrita na própria reunião. Como muitos escrivães preferem, e recomenda-se que ajam assim, fazerem um rascunho para posteriormente passarem a limpo, esse detalhe não deve ser esquecido.

1.3 Rascunho  Aconselha-se que o escrivão transcreva a ata da reunião em um rascunho para que, posteriormente, passe a limpo para o livro de atas ou digitalize. Esse artifício impede que o escrivão cometa erros que no rascunho poderão ser rasurados. Isso também possibilita que se confirme ou consulte uma informação posteriormente. Uma boa idéia é de o escrivão reservar uma folha separada para suas falas, fazendo no rascunho uma breve menção que remeta à sua folha. Exemplo VIII: O irmão José da Silva falou sobre a proposta e sugeriu que si discutisse em mais reuniões para dar a possibilidade de outros irmãos conhecerem a proposta. O Irmão Escrivão Diego Cardoso †1. E no papel separado:

†1 Concordo com o irmão José da Silva, mas acrescento que a proposta não deve se prolongar por muitas reuniões.

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1.4 Termo de abertura. No início de todo livro de ata, deverá constar na primeira página numerada, um termo de abertura que mencione a que se destina a ata, o número de folhas, a organização a que servirá o livro, endereço, CNPJ (se houver), número do livro de atas, etc. Todas as páginas deverão se rubricadas ou pelo Mestre Conselheiro e/ou pelo Presidente do Conselho Consultivo para se garantir que não haverá extravios. Exemplo IX: Termo de abertura Este livro de atas contém________________ (1) páginas numeradas de 01 (um) a _____________(2) assinaladas com a rubrica do _____________ (3) como se segue ______________(4), e destina-se à transcrição das atas das sessões ____________(5) do grau ____________(6) do Capítulo __________________(7) filiado ao ____________________________(8), registrado no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas com o número _________________ (9)*. Esta ata será elaborada por sistema de folhas soltas digitadas, encadernadas(#), sendo este o livro de atas número ___________ (10). ____________________(11), ______________ de ___________________(12).

(1) Número de folhas que contém no livro. (2) Número da última folha do livro. (3) Presidente do Conselho Consultivo e/ou Mestre Conselheiro. (4) Rubrica do(s) responsável(eis) para rubricar as folhas. (5) Ordinárias ou extraordinárias (6) Iniciático ou DeMolay (7) Nome e número do Capítulo (8) Supremo Conselho a qual o Capítulo é afiliado (9) Número do CNPJ do Capítulo. (10) Número do livro de atas. (11) Cidade do Capítulo 19

(12) Data de abertura do livro, que deverá ser a mesma da primeira ata transcrita. (#) Se for o caso. * Se houver.

Após o termo de abertura, deverão constar logo abaixo as assinaturas da diretoria e do Presidente do Conselho Consultivo.

1.5 Termo de encerramento  O termo de encerramento deverá constar na última página numerada do livro de atas. Sua forma não difere muito da do termo de abertura, como se mostra no exemplo abaixo. Exemplo X: Termo de abertura Este livro de atas contém________________ (1) páginas numeradas de 01 (um) a _____________(2) assinaladas com a rubrica do _____________ (3) como se segue ______________(4), e destinou-se à transcrição das atas das sessões ____________(5) do grau ____________(6) do Capítulo __________________(7) filiado ao ____________________________(8), registrado no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas com o número _________________ (9)*. Esta ata foi elaborada por sistema de folhas soltas digitadas, encadenadas(#), sendo este o livro de atas número ___________ (10). ____________________(11), ______________ de ___________________(12).

(1) Número de folhas que contém no livro. (2) Número da última folha do livro. (3) Presidente do Conselho Consultivo e/ou Mestre Conselheiro. (4) Rubrica do(s) responsável(eis) para rubricar as folhas. (5) Ordinárias ou extraordinárias (6) Iniciático ou DeMolay (7) Nome e número do Capítulo (8) Supremo Conselho a qual o Capítulo é afiliado

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(9) Número do CNPJ do Capítulo. (10) Número do livro de atas. (11) Cidade do Capítulo (12) Data de abertura do livro, que deverá ser a mesma da primeira ata transcrita. * Se houver.

Após o termo de encerramento, deverão constar logo abaixo as assinaturas da diretoria e do Presidente do Conselho Consultivo, assim como no termo de abertura.

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2 LIVRO DE PRESENÇA Um livro de presença serve para registrar as pessoas que participaram de uma sessão através de sua assinatura e alguns dados. Para cada livro de atas deverá haver um livro de presença. Comumente, os dados que são pedidos nos livros de presença são os seguintes: Exemplo XI: Nº(1) Nome(2)

Cargo/Capítulo(3) Grau(4) Cadastro(5)

(1) Número: Numeração seqüencial. (2)Cargo/Capítulo: Caso o DeMolay ocupa um cargo, este deverá constar nesse campo, caso contrário, obviamente, não será necessário. Se um DeMolay de outro Capítulo estiver visitando, este poderá colocar o nome do seu Capítulo. (4) Grau: Grau do DeMolay. Lembrando que estamos tratando de uma reunião da Ordem DeMolay, portanto, graus da Cavalaria não deverão constar nesse campo, tendo em vista que a citada Ordem é uma outra organização com seus graus e rituais próprios. (5) Cadastro: Número do cadastro do DeMolay junto ao Supremo Conselho. O livro de presença também necessita de um termo de abertura e encerramento. Os modelos podem ser os mesmos usados para o livro de atas nos Exemplos IX e X. O Escrivão deverá cuidar para que nenhum DeMolay, Maçom ou convidado se retire sem assinar o livro. No fim de cada página, o Escrivão deverá assinar junto com o Mestre Conselheiro, riscando todos os campos que estão abaixo da última assinatura, para evitar falsificações.

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3 COMUNICAÇÃO Neste tópico, trataremos dos diferentes tipos de comunicações que o Escrivão do Capítulo poderá manter com outros Capítulos, empresas, associações, instituições, DeMolays e terceiros.

3.1 Ofício  Um ofício é uma comunicação oficial externa, ou seja, endereçada a outros órgãos ou pessoas, e sua finalidade é solicitar, informar e encaminhar. Sua estrutura, tendo como base o manual de redação da Presidência da República, é a seguinte: Exemplo XII:

 Capítulo União do Brejo nº39 (1) Ofício n°12/2006 (2) Guarabira, 25 de setembro de 2006 (3) Ao Sr. Diretor da AABB Guarabira Senhor Mário de Lima Irmão Rua Augusto dos Anjos, 45 –Bairro Novo 58200-000 – Guarabira – Paraíba (4) Assunto: Solicitação de quadra de esporte (5) Gostaríamos de solicitar a Vossa Senhoria a quadra de esporte da Associação Atlética Banco do Brasil a fim de que possamos realizar um jogo de futebol de salão entre os times de Guarabira e Campina Grande. 2. Este jogo tem por finalidade a confraternização anual do Capítulo União do Brejo e a arrecadação de alimentos que serão distribuídos com os mais necessitados. 3. Tal evento, será de grande importância para o Capítulo União do Brejo e para a sociedade Guarabirense. Sem mais assuntos, rogamos que o Pai Celestial ilumine e guarde a todos.(6) Respeitosamente, (7) ___________________ (8) JOSÉ ALMEIDA Mestre Conselheiro Capítulo União do Brejo nº39 (9)

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(1) Sinete: nada mais é que o timbre do órgão que está enviando a correspondência. Nesse caso pode ser o brasão do Capítulo ou, caso não tenha, o brasão da Ordem DeMolay (2) Tipo de documento e numeração: O Capítulo deve também manter um controle de todas as enviadas e recebidas. Neste campo, deverá ser especificado o tipo de documento e a sua numeração seqüencial. (3) Local e data: Neste campo deverá constar a cidade e a data em que o ofício foi redigido com alinhamento à direita. (4) Vocativo: Com o seu respectivo pronome de tratamento (Anexo II), deverá se invocar o destinatário constando seu nome e cargo e, no caso do ofício, também o endereço. (5) Assunto: Resumo do teor do documento. (6) Texto: É divido em três partes, Introdução, desenvolvimento e conclusão. Introdução: O assunto a qual se destina o ofício deverá ser apresentado. Desenvolvimento: Onde serão detalhados os assuntos expostos na introdução. Caso haja mais de um assunto, cada um deverá ser tratado em parágrafos separados. Conclusão: Deverá se reiterar ou reafirmar o assunto tratado. Com exceção da introdução e do Fecho, os demais parágrafos deverão ser numerados. (7) Fecho: Visa concluir o texto e saudar o destinatário. (8) Assinatura: Assinatura do Mestre Conselheiro, Presidente de departamento ou Escrivão. No caso de duas ou mais assinaturas, estas deverão ficar abaixo uma da outra. (9) Identificação do signatário: Deverá constar, abaixo da assinatura, o nome do signatário em maiúscula, seu cargo e a organização que representa.

No caso de encaminhamento de documentos, as modificações são as seguintes: Na Introdução do texto deve incluir-se inicialmente a referência ao expediente recebido pelo Capítulo que solicitava tal encaminhamento. Caso não tenha feito uma solicitação, deverá ser informado, então, o motivo do encaminhamento, como demonstra o exemplo a seguir:

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Exemplo XIII: Em resposta ao Ofício n° 13/2006 de 12 de março de 2006, enviado a este Capítulo pelo Grande Conselho Estadual, seguem anexos os documentos solicitados. ou: Encaminhamos ao Grande Conselho Estadual cópia do formulário 10 da iniciação que ocorreu no Capítulo União do Brejo n°39 no dia 25 de maio de 2006 junto com os respectivos comprovantes de pagamento.

No desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento. O texto do Ofício deverá ser o máximo impessoal, por isso, devem ser evitadas: a) Expressões locais ou regionalismo b) Expressões de duplo sentido c) Estrangeirismo, exceto quando indispensáveis por não possuírem tradução exata ou constituírem expressões de uso consagrado, como algumas em latim: ad

referendum ou royalties , que deverão ser destacadas em negrito, ou colocadas entre aspas. d) Repetição de palavras ou utilização de palavras cognatas, como: competente, compete; designado e designação, meção e mencionado, etc. Segundo o Manual de Redação da Presidência da República, a diagramação de documentos Padrão Ofício, são as seguintes: a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;

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b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings ; c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página; d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho” ); e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda; f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura; g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm; h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco; i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;  j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações; l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm; m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo   Rich Text  nos documentos de texto; n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos; o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo

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Ex.: “Of. 13 - relatório produtividade ano 2002”

3.2 Memorando 

O memorando é uma forma de comunicação interna. Essa comunicação poderá ser entre Departamentos, Comissões, Secretaria, Tesouraria, Conselheiros e a todo o Capítulo. Seu caráter pode ser simplesmente administrativo, ou pode ser usado para exposição de projetos, de idéias, procedimentos, etc., que deverão ser adotados pelo destinatário. Sua mensagem deve ser de fácil entendimento e rápida leitura. Sua forma e estrutura são as mesmas do Padrão Ofício. A única diferença é que se o destinatário ocupar algum cargo, seja esse na ordem DeMolay ou fora dela, este deverá ser tratado apenas por este, não sendo necessário a utilização do nome e do endereço.

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Exemplo XIV:

 Capítulo União do Brejo nº39 (1) Mem. n°05/2006 (2) Guarabira, 2 de maio de 2006 (3) Ao Presidente da Comissão de Filantropia(4) Assunto: Solicitação de levantamento de dados (5) De acordo com a decisão tomada pelo Capítulo União do Brejo n°39 na sessão Ordinária de 22 de abril de 2006 de fazer uma campanha de doação de material de limpeza ao albergue de Guarabira. 2. Informo-vos que deverá ser levantado junto ao albergue um relatório com os tipos de produtos que estes estão com maior necessidade. 3. Tal relatório deverá ser apresentado na próxima sessão Ordinário do Capítulo.(6) Atenciosamente, (7) ___________________ (8) JOSÉ ALMEIDA Mestre Conselheiro Capítulo União do Brejo nº39 (9)

(1) Sinete: Vide exemplo XII  (2) Tipo de documento e numeração: Vide exemplo XII  (3) Local e data: Vide exemplo XII  (4) Vocativo: Com o seu respectivo pronome de tratamento (Anexo II), deverá se invocar o destinatário constando seu cargo apenas, se for o caso, ou o seu nome, caso este não ocupe cargo. (5) Assunto: Vide exemplo XII  (6) Texto: Vide exemplo XII  (7) Fecho: Vide exemplo XII  (8) Assinatura: Vide exemplo XII  (9) Identificação do signatário: Vide exemplo XII  28

3.3 Circular  Circular é uma mesma comunicação, ou seja, uma carta, um manifesto ou ofício enviado a várias pessoas ou órgãos, objetivando transmitir uma mensagem, aviso, ordem ou instruções de interesse geral. Estes órgãos podem ser Capítulos, Conventos, Cortes, Grandes Conselhos, e instituições não DeMolays. A carta-circular não exige tantas formalidades quanto à sua forma. Quem receber a circular deve ter a impressão de que a mesma foi enviada especialmente para ele, para isso, a redação do texto não deve ser tão impessoal quanto no Ofício, por exemplo.

3.4 Requerimento  Um requerimento é uma solicitação a uma entidade pública, por isso só pode ser dirigido a autoridades públicas, podendo-se, também, ser enviado a escolas particulares, que mesmo não sendo da administração pública, estas prestam serviços próprios da administração pública e são rigidamente fiscalizados por este. Quando o requerimento é feito por duas ou mais pessoas, tem-se um abaixo assinado, que é um requerimento coletivo. O requerimento é dirigido ao cargo que a pessoa ocupa, não especificamente a ela, como se ver no exemplo a seguir, que se trata de um modelo de requerimento para pedido de declaração de Utilidade Pública Municipal.

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Exemplo XV:

 Capítulo União do Brejo nº39 (1) Excelentíssimo Senhor __________________ Digníssimo Prefeito do Município de Guarabira (2) O Capítulo _______________, CNJP nº _________________ situada ________________, CEP___________, telefone _____________, FAX______________, e-mail _________________,(3) vem por meio deste, solicitar a Vossa Excelência a concessão do Título de Utilidade Pública Municipal, por se tratar de entidade dedicada À formação de líderes e prestação de serviço à sociedade, para o que apresenta a documentação anexa(4). Nestes Termos Pede Deferimento (5) Guarabira, 20 de fevereiro de 2007(6)

___________________ (7) JOSÉ ALMEIDA Mestre Conselheiro Capítulo União do Brejo nº39 (8)

(1) Sinete: Vide exemplo XII  (2) Vocativo: Com o seu respectivo pronome de tratamento (Anexo II), deverá se invocar o destinatário constando seu cargo, não se mencionando o nome civil da autoridade. Após o vocativo não se usa nenhuma fórmula de saudação. (3) Preâmbulo: Nome do requerente, que deverá estar preferencialmente em caixa alta, seguido pelo CNPJ, se for o caso, endereço completo, telefone, Fax e endereço eletrônico do Capítulo. (4) Texto: a exposição do pedido deverá ser feito de maneira clara, concisa e objetiva, podendo-se evocar leis, decretos e atos da administração pública para fundamentar o pedido. (5) Fecho: É a parte final do requerimento. 30

(6) Local e data: Vide exemplo XII  (7) Assinatura: Vide exemplo XII  (8) Identificação do signatário: Vide exemplo XII  A pessoa gramatical no requerimento deve ser a terceira pessoa do singular. No Fecho são costumeiras as seguintes formas:

Exemplo XVI: 1 ) Nestes termos, Pede deferimento.

2) Aguarda Deferimento

3) Termos em que pede e espera deferimento

4) Termos em que pede deferimento

Ou, abreviado: 5) N.T. 6) P.D.

7) A.D.

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3.5 Carta  A carta é uma comunicação mais informal, podendo ser usada para agradecimentos, congratulações, felicitações, condolências, etc. Seu texto deve ser conciso, exato, coerente e claro, de modo que envolva o leitor. Devem-se evitar termos e expressões clichês. O exemplo seguir irá mostrar sua estrutura.

Exemplo XVII:

 Capítulo União do Brejo nº39 (1) Carta 04/2004 (2) Guarabira, 17 de março de 2004 (3) Irmão Carlos Spinosa, (4) Temos a imensa satisfação de parabenizar o irmão Tesoureiro do Capítulo União do Brejo nº39 pela passagem do seu aniversário no último dia 15. (5) Todos os Irmãos, Tios, Tias e colegas, desejam muita saúde, paz, saúde, felicidades e realizações, de modo que sempre obtenha sucesso na vida DeMolay e fora dela. Enviamos em anexo ao irmão, um cartão assinado por todos os irmãos e tios, como uma pequena lembrança em virtude dessa data tão especial. (6) Sem mais assuntos a serem tratados, reiteramos nossos votos e rogamos que o Pai Celestial ilumine e guarde o irmão Carlos Spinosa e toda a sua família. Fraternalmente, (7) ___________________ (8) MÁRIO VLAD Mestre Conselheiro Capítulo União do Brejo nº39 (9)

(1) Sinete: Vide exemplo XII  (2) Tipo de documento e numeração: Vide exemplo XII  (3) Local e data: Vide exemplo XII  32

(4) Vocativo: Com o seu respectivo pronome de tratamento (Anexo II), deverá se invocar o destinatário constando seu nome e cargo, se for o caso, ficando a critério do Capítulo colocar o endereço. (5) Texto: Introdução: Deve fazer com que o leitor se entusiasme e fique com vontade de continuar a leitura, para isso, devem ser evitadas expressões clichês, como: Venho por  meio desta; Permita-me, antecipadamente, dizer; No presente momento; etc.

Desenvolvimento: A clareza, coerência, objetividade e concisão devem ser usadas, assim como nas demais comunicações. (7) Fecho: O último parágrafo do texto, em que as expressões mais usadas são:   Respeitosamente; Cordialmente; Saudações; Abraços; Subscrevemo-nos atenciosamente;

etc. (8) Assinatura: Vide exemplo XII  (9) Identificação do signatário: Vide exemplo XII 

3.6 Telegrama  Telegrama é uma forma de comunicação para mensagens urgentes e abreviadas. Deve ser usado para assuntos quando não for possível informar à instituição ou à pessoa pelas outros tipos de comunicação, devido à sua urgência. Um exemplo de ocasião em que o telegrama pode ser usado, é falecimento de alguém, reunião importantíssima, informação urgente, etc. Sua mensagem é curta, podendo ser utilizadas abreviações usadas, por exemplo, na internet, como: vc; qdo; td; etc. A maneira de se enviar um telegrama, é indo à alguma agência dos correios, acessando seu endereço eletrônico (www.correios.com.br) ou usando seu telefone especial para esse fim (0800-570-0100). Algumas reduções e formações são: IMPAGO – não pago VOSSIA – Vossa Senhoria AvBRASIL – Avenida Brasil SDS – Saudações 33

CT – Cotejar, cotejado RESEU – Em resposta ao telegrama, recebi seu telegrama QDO – Quando TD – Tudo

3.7 Comunicado  Como o próprio nome demonstra, serve para comunicar algo a alguém, à uma coletividade ou a algum órgão ou instituição, podendo ser externo ou interno, como mostram, respectivamente, os exemplos a seguir. Exemplo XVIII:

 Capítulo União do Brejo nº39 (1) Com. n°05/2006 (2)

COMUNICADO (3) O Capítulo União do Brejo nº39 comunica a todos os estudantes da Universidade Estadual da Paraíba Campus III, localizado na cidade de Guarabira, que no próximo dia 1 de junho, a partir das 14 horas, realizará uma campanha de doação de sangue em parceria com o Hemonúcleo de Guarabira. A todos os interessados em prestar esse serviço em prol de toda a comunidade, pedimos que procurem o irmão Marcos de M ello do Segundo Período na tarde no curso de Letras, para que sejam esclarecidas todas as dúvidas que possam vir a aparecer. (4) Guarabira, 20 de maio de 2006(5) ___________________ (6) JOSÉ ALMEIDA Mestre Conselheiro Capítulo União do Brejo nº39 (7)

(1) Sinete: Vide exemplo XII  (2) Tipo de documento e numeração: Vide exemplo XII 

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(3) Designação: Deve ser colocada em caixa alta e em negrito a designação Comunicado antes do texto. (4) Texto: As mesmas leis de clareza, objetividade e simplicidade devem ser seguidas. (5) Local e data: Vide exemplo XII  (6) Assinatura: Vide exemplo XII  (7) Identificação do signatário: Vide exemplo XII  Exemplo XIX:

 Capítulo União do Brejo nº39 (1) Comunicado Interno. n°03/2006 (2) DA: Comissão de Informática PARA: DeMolays do Capítulo União do Brejo nº39 (3) A comissão de Informática do Capítulo União do Brejo nº39, comunica que a impressora do Capítulo estará indisponível entre os dias 5 e 13 de março. A mesma se encontra com defeito nos cabeçotes dos cartuchos e estará, nesse período, em conserto. (4) ___________________ (5) JORGE VENTILICO Presidente da Comissão de Informática (6)

(1) Sinete: Vide exemplo XII  (2) Tipo de documento e numeração: Vide exemplo XII  (3) Signatário e destinatário: Quem redigiu o comunicado e para quem este é destinado devem ser expostos. (4) Texto: As mesmas leis de clareza, objetividade e simplicidade devem ser seguidas. (5) Assinatura: Vide exemplo XII  (6) Identificação do signatário: Vide exemplo XII 

Os comunicados podem ser fixados em um quadro de aviso ou em um lugar chamativo.

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3.8 Edital  Um edital é um escrito oficial de notificação pública, afixado em locais de acesso dos interessados ou anunciado na imprensa, em que há uma determinação, postura, aviso, citação, convocação, etc. As formas de editais mais usados são os de convocação e os que definem as regras de um determinado concurso.

3.8.1 Edital de convocação Um exemplo de edital de convocação pode ser observado no Exemplo XX, com o Edital de Convocação n°001 / 2005-2007, emanado pelo Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil. Exemplo XX:

Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil(1) EDITAL DE CONVOCAÇÃO Nº 001 / 2005 – 2007 (2) O Grande Mestre do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil convoca todos os Membros da Administração do Supremo Conselho, Presidentes de Comissões e os Coordenadores Estaduais para o 1º Encontro de Líderes do Supremo Conselho, a ser realizada nos dias 10 e 11 de dezembro de 2005, com a abertura programada para as 10h, no auditório principal do Hotel AASTRA, situado na C 01, Lote 07, Taguatinga Centro – Distrito Federal, tendo como pauta da Ordem do Dia os seguintes assuntos: (3) 1º - Abertura do 1º Encontro de Líderes do Supremo Conselho; 2º - Apresentação dos Relatórios dos Grandes Mestres Estaduais; 3º - Relatório da Grande Secretaria, apresentando a situação do Supremo Conselho; 4º - Apresentação e discussão de propostas para 2006; 5º - Apresentação e aprovação do relatório final e Entrega dos Certificados; (4) Dado e traçado do Gabinete do Grande Mestre do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil, com sede na cidade de Brasília – Distrito Federal, aos vinte e s eis dias do mês de outubro do ano de dois mil e cinco. (5) ________________________________ (6) SANDRO ROMERO T. PEDROSA Grande Mestre (7)

(1) Sinete: Vide exemplo XII 

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(2) Tipo de documento e numeração: Vide exemplo XII  (3) Texto: As mesmas leis de clareza, objetividade e simplicidade devem ser seguidas. (4)Assuntos: Nesse campo, se for o caso, os assuntos que serão tratados na reunião deverão ser enumerados. (5) Signatário, data e local: Vide exemplo XII  (6) Assinatura: Vide exemplo XII  (7) Identificação do signatário: Vide exemplo XII 

3.8.2 Edital de concurso E um modelo de edital para concurso é o edital do concurso de Slogan para a campanha demolay 2006 do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil, que pode ser observado no Exemplo XXI.

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Exemplo XXI:

Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil(1) EDITAL Nº 002/2005 – GMCN, 14 de fevereiro de 2006.(2) O MESTRE CONSELHEIRO NACIONAL, considerando a autorização concedida pelo Grande Mestre da Ordem DeMolay, Sandro Romero Toledo Pedrosa , torna público o Edital contendo as regras e regulamentos para a escolha do Slogan da Campanha DeMolay 2006, que tem como tema a EDUCAÇÃO. (3) 1 DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES 1.1 - O concurso para a escolha do Slogan da Campanha DeMolay 2006 será regido por este edital. 1.2 - O concurso visa a escolha da frase que será usada na Campanha DeMolay 2006 do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil. 1.3 - Constitui-se também nosso objetivo, o de promover a participação dos DeMolays nos projetos a serem desenvolvidos pela Ordem DeMolay Nacional. 1.3 - A seleção de que trata este edital ocorrerá através do envio das frases para o endereço: [email protected] 2 - DO PROCESSO SELETIVO 2.1 - O processo seletivo de escolha dos itens abordados neste edital, será obedecido conforme os prazos estabelecidos neste instrumento. 2.2 - As frases deverão ser apresentadas pelos candidatos em primeira mão à comissão o rganizadora. (3) (...)(*) Itumbiara – Goiás, 30 de Abril de 2006.(4) Daricélio Moreira Soares Mestre Conselheiro Nacional Vitor Prates Ribeiro Secretário Nacional(5)

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(1) Sinete: Vide exemplo XII  (2) Tipo de documento e numeração: Vide exemplo XII  (3) Descrição do signatário: Deverá haver uma descrição de quem elaborou o edital, fazendo-se uma breve consideração sobre as disposições que validam a publicação do edital. (4) Texto: As mesmas leis de clareza, objetividade e simplicidade devem ser seguidas na exposição das regras do concurso (5) Signatário, data e local: Vide exemplo XII  (*) Edital abreviado para economia de espaço.

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4. CORRESPONDÊNCIAS Nesse capítulo, exporemos as diferentes maneiras de um Capítulo enviar suas correspondências da maneira mais conveniente e segura. As comunicações do Capítulo podem ser enviadas por carta normal, porém, caso o Capitulo necessite de mais segurança e certeza de que a mesma chegará ao seu destinatário, a Empresa de Correios e Telégrafos do Brasil oferece serviços que atendem a essas necessidades.

4.1 Carta Registrada 

Registrando uma carta será emitida uma numeração. Com essa numeração, o responsável poderá acompanhar o andamento do serviço pelo endereço eletrônico dos Correios ou em qualquer agência. Dessa forma, poder-se-á saber exatamente onde a correspondência está, e também o dia em que ela chegou ao seu destino. Ideal para Ofícios enviados ao Grande Conselho Estadual ou ao Supremo Conselho.

4.2 Aviso de Recebimento - AR 

Escolhendo a opção Aviso de Recebimento, ou AR, também será emitido um número que oferecerá o mesmo acompanhamento da Carta Registrada, com o diferencial de que quando a correspondência chegar ao seu destino, o destinatário receberá em seu endereço um aviso de que a mesma foi entregue.

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4.3 Mãos Próprias - MP 

O serviço Mãos Próprias, ou MP, poderá ser escolhido unicamente ou em conjunto com o AR. Também será emitido um número de registro para acompanhamento, da mesma maneira que no AR e no Registrado. A diferença do Mãos Próprias para o Aviso de Recebimento, é que o primeiro só será entregue a quem o destinatário designar no ato da contratação do serviço. Caso o destinatário tenha optado por o serviço MP com o AR, esse será, também, avisado do recebimento da correspondência. Nesta modalidade e no AR, o remetente receberá um comprovante de recebimento, que servirá como documento comprobatório.

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5 PATRIMÔNIO E INVENTÁRIO Para um controle dos bens do Capítulo, recomenda-se um registro dos mesmos. Dessa maneira, haverá um controle do patrimônio do Capítulo, podendo-se fazer um levantamento periódico como forma de saber se todos esses bens conferem.

5.1 Inventário  Um inventário é um livro onde se registrará todo o patrimônio do Capítulo. Esse livro pode ser personalizado ou adaptado. Em ambos os casos, se fazem necessário a presença de campos de preenchimento padrões, como podemos observar no exemplo a seguir: O inventário também necessita de um termo de abertura e encerramento. Os modelos podem ser os mesmos usados para o livro de atas nos Exemplos IX e X. Exemplo XXII: Nº de Ordem (1) 0001

Descrição do Bem (2) Candelabro de alumínio

Valor em Reais (3) 45,00

0002

Candelabro de alumínio

45,00

0003

Candelabro de alumínio

45,00

0004

Candelabro de alumínio

45,00

0005

Candelabro de alumínio

45,00

0006

Candelabro de alumínio

45,00

0007

Candelabro de alumínio

45,00

0008

Bola de Futebol de salão Pênalti doado pelo irmão Lucas Almeida Mesa de madeira (dimensão de 60 x 60 x 60 cm) adquirida em Escritório & Cia, conforme Nota Fiscal nº de ____/____/____

0009

Observação (4)

Doação

60,00

(1) Número de Ordem: Nessa coluna, deverá constar os números seqüências que

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designarão cada patrimônio (2) Descrição do Bem: Uma breve descrição do bem, podendo-se especificar o local de compra ou se o produto foi doado. (3) Valor em reais: Deverá se especificar o valor do bem. No caso de uma doação, o valor não será ser mencionado, colocando a palavra doação em seu lugar, por exemplo. (4)Observação: Demais informações que não caibam em nenhum dos outros campos. Como, por exemplo, citar que o bem já teve baixa.

5.2 Patrimônio  Para cada bem registrado no inventário, deverá se confeccionar uma etiqueta, adesivo, etc. de modo que seja especificado o Número de Ordem referente. Logicamente, o tipo de registro que deverá ser colocado no bem poderá mudar dependendo do material que este é produzido. No caso de um candelabro, por exemplo, etiquetas em alumino foto-anodizado ou em aço-inox atendem a necessidade. Mas uma etiqueta autocolante também pode ser usada. Em uma bola de futebol, por exemplo, poderá ser pintada a numeração.

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6 ELEIÇÕES Este capítulo será voltado para os procedimentos de registro dos candidatos e dos eleitos. Dessa maneira, a relação dos Mestres Conselheiros, Primeiros Conselheiros, Segundos Conselheiros e Tesoureiros estarão sempre organizadas. Para um Capítulo recente, não fará muita diferença. Mas com o passar do tempo essa relação se mostrará importante

6.1 Registro de candidatura  Caso o Capítulo queria formalizar as eleições e registrar as candidaturas dos interessados para ocupar os cargos eletivos do Capítulo, ou seja, Mestre Conselheiro, Primeiro Conselheiro, Segundo Conselheiro e Tesoureiro. Esse registro, poderá ser guardado na secretaria do Capítulo, e futuramente ajudará a alguém que queira fazer um levantamento dos DeMolays que concorreram e ocuparam os cargos de liderança do Capítulo Seria interessante também que esse registro tenha um termo de compromisso, onde o candidato se comprometeria a não se afastar do Capítulo caso não seja o eleito, e que ajudará a nova diretoria da melhor maneira possível. Um exemplo de registro com o termo de compromisso pode ser observado no Anexo II.

6.2 Apuração de votos e relação dos eleitos  Esse documento serve para registrar o número de votos que cada candidato recebeu e quais foram os eleitos.

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Capítulos que foram instalados devem dar uma atenção a esse tipo de documentação. Com o passar do tempo o números de atas será muito grande, dificultando assim, a consulta para um possível levantamento. O documento deve constar o nome de todos os candidatos, divididos por cargo, com espaço para incluir-se o número de votos, com campos também para votos nulos e brancos. Logo abaixo, deve ser registrado o nome do candidato eleito. Posteriormente aos campos citados, a nova diretoria deve ser mencionada, com a assinatura do Mestre Conselheiro e do Presidente do Conselho Consultivo.

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7 ATESTADO E DECLARAÇÃO Em algumas situações, o Escrivão deverá emitir atestados e declarações. Neste capítulo, iremos discorrer um pouco sobre os dois documentos.

7.1 Atestado  Um atestado é um documento simples em que se certifica determinado fato transitório. Exemplo XXIII: ATESTADO O Capítulo União do Brejo nº39 atesta que o membro Mário Barbosa de Lima e Silva Irmão, esteve freqüente aos trabalhos do Capítulo no período de janeiro a julho deste ano, totalizando uma freqüência de mais de 75% por cento nas reuniões ordinárias. Guarabira, 18 de agosto de 1998 Carlos Costa Mestre Conselheiro

7.2 Declaração  Para alegar algo permanente ou que poderá acontecer, o Capítulo deve emitir uma declaração. Seu texto, assim como no atestado, também deverá ser simples e objetivo.

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Exemplo XXIV: DECLARAÇÂO O Capítulo União do Brejo nº39 declara, para todos os fins, que MURILO FERNANDO FERREIRA DE SOUZA é membro da Ordem Demolay, fazendo parte do quadro de membros do O Capítulo União do Brejo nº39, jurisdicionado ao Grande Conselho Estadual da Paraíba nº04 e afiliado ao Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil.

Exemplo XXV: DECLARAÇÂO O Capítulo União do Brejo nº39 declara que, caso o membro ALBERTO ALMEDINA JÚNIOR será dispensado do cargo de Primeiro Conselheiro caso seja eleito Mestre Conselheiro Estadual, ficando, assim, livre para desempenhar seus trabalhos no estado da Paraíba.

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ANEXOS ANEXO I - PRONOMES DE TRATAMENTO 1. AUTORIDADES DE ESTADO Civis Pronome de tratamento Abreviatura Vossa Excelência V. Ex.a

Vossa Magnificência Vossa Senhoria

V. M. V. S.ª

Judiciárias Pronome de tratamento Abreviatura Vossa Excelência V. Ex.a Meritíssimo Juiz

M. Juiz

Militares Pronome de tratamento Abreviatura Vossa Excelência V. Ex.a Vossa Senhoria V. S.a

Usado para Presidente da República, Senadores da República, Ministro de Estado, Governadores, Deputados Federais e Estaduais, Prefeitos, Embaixadores, Vereadores, Cônsules, Chefes das Casas Civis e Casas Militares Reitores de Universidade Diretores de Autarquias Federais, Estaduais e Municipais Usado para Desembargador da Justiça, curador, promotor Juízes de Direito Usado para Oficiais generais (até coronéis) Outras patentes militares

2. AUTORIDADES ECLESIÁSTICAS Pronome de tratamento Vossa Santidade Vossa Eminência Reverendíssima Vossa Reverendíssima

Abreviatura V. S. V. Em.ª Revm.ª

Usado para Papa Cardeais, arcebispos e bispos

V. Revmª

Abades, superiores de conventos, outras autoridades eclesiásticas e sacerdotes em geral 48

3. AUTORIDADES MONÁRQUICAS Pronome de tratamento Abreviatura Vossa Majestade V. M. Vossa Alteza V. A.

Usado para Reis e Imperadores Príncipes

4. OUTROS TÍTULOS Pronome de tratamento Vossa Senhoria Doutor Comendador Professor

Abreviatura V. S.ª Dr. Com. Prof.

Usado para Dom Doutor Comendador Professor

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ANEXO II – REGISTRO DE CANDIDATURA INFORMAÇÕES PESSOAIS FOTO 3X4

Nome: ______________________________________________________ Data de Nascimento: ____/____/____ Estou com _____ anos Filiação:_____________________________________________________ ____________________________________________________________ Endereço: ___________________________________________________ Nº: ________ Bairro: __________________________________________ Cidade: _____________________________________________UF: ____ CEP: ______________ Telefones ( __ )____________________________ Ocupação: ___________________________________________________ Pertence a outra organização:  SIM  NÃO Qual?:_________________ INFORMAÇÕES DeMOLAY Convento:____________________________________________________ Corte: ______________________________________________________ Graus: _________________________

Cartão DeMolay: ____________

Cargos que ocupou:____________________________________________ ____________________________________________________________ Data de Iniciação: ____/____/____ Data de Elevação: ____/____/____ Data de Investidura: ____/____/____ Data de Exaltação ____/____/____ 50

Data de Consagração: ____/____/____ DeMolay detentor das informações supracitadas, livre e espontaneamente candidata-se para o período administrativo 2006-2007 ao cargo de  Mestre Conselheiro  Primeiro Conselheiro  Segundo Conselheiro  Tesoureiro

Termo de compromisso Pelo presente Termo de Compromisso, comprometo-me em respeitar a decisão do pleito do qual sou concorrente. Comprometo-me, ainda, em auxiliar e apoiar todas as decisões e projetos elaborados e aprovados na gestão eleita, caso não seja eu. Comprometo-me em cumprir e respeitar meu juramento de posse, estatuto geral do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil, as constituições estaduais, estatutos e regimentos internos dos capítulos, conventos e corte do estado da Paraíba e demais estados. Comprometo-me a desempenhar tudo que estiver ao meu alcance para cumprir as promessas que fiz quando candidato. Comprometo-me em comunicar qualquer mudança nos meus dados ao Grande Mestre Estadual. Seja minha palavra selada com minha assinatura

_____________________, ______ de _________________ de 2006

_____________________________________ Assinatura do candidato

____________________________________ Mestre Conselheiro ____________________________________ Pres. Conselho Consultivo 51

Referências MEDEIROS, João Bosco; TOMASI, Carolina. Português forense: Língua portuguesa para curso de direito. São Paulo: Atlas, 2005. FABER, Edimison; FABER, Karine Alvarenga Fernandes. Técnicas de Redação: Ensino médio, crusinho, vestibular e concurso público. São Paulo: Edikafaber, 2003. MENDES, Gilmar Ferreira et. al. Manual de Redação da Presidência da República. Disponível em: Acesso em: 19 de fevereiro de 2006.. SUPREMO CONSELHO DA ORDEM DEMOLAY PARA A REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL. Ritual do Grau DeMolay. Brasília: Demolay Shop, 1ª Edição, 2005. _____________________________________________________________________ _________________________. Ritual do Grau Iniciático. Brasília: Demolay Shop, 1ª Edição, 2005. _____________________________________________________________________ _________________________. Manual do Líder Demolay . Brasília: Demolay Shop, 1ª Edição, 2006. INED. Noções

de língua portuguesa Brasília: 2005. Disponível em: Acesso em: 19 de fevereiro de 2006. MICHAELIS. Moderno dicionário da língua portuguesa. Disponível em: Acesso em: 19 de fevereiro de 2006 PREFEITURA

MUNICPAL

DE

SÃO

PAULO.

Disponível

em:

Acesso em: 19 de fevereiro de 2006. EMPRESA

DE

CORREIOS

E

TELÉGRAFOS.

Disponível

em:

Acesso em: 19 de fevereiro de 2006

52

Modelos

de

documentos

comerciais.

Disponível

em>

Acesso em: 19 de fevereiro de 2006

53