Guía Del Usuario datafox

DataFox Aplicaciones Administrativas

Guía del Usuario DataFox Punto de Venta

Página 1 de 131 DataFox www.datafox.com



CONTENIDO INTRODUCCIÓN........................................................................................................... 8 DESCARGA DE INTERNET ............................................................................................ 9 REQUISITOS E INSTALACIÓN ...................................................................................... 11 REQUISITOS DEL SISTEMA ................................................................................................ 11 ACCESORIOS OPCIONALES ................................................................................................ 11 DESCOMPRIMIR EL INSTALADOR ................................................................................ 12 MICROSOFT WINDOWS® XP.............................................................................................. 12 WINZIP© ..................................................................................................................... 14 INSTALACIÓN DE DATAFOX PUNTO DE VENTA ............................................................. 15 EJECUCIÓN DEL SISTEMA .......................................................................................... 19 REGISTRO Y ACTIVACIÓN ........................................................................................... 20 VERSIÓN PARA RED (MULTIUSUARIO).......................................................................... 23 RED CON MS ACCESS® ................................................................................................... 23 INGRESO AL SISTEMA ................................................................................................ 25 BLOQUEOS DE CUENTA .................................................................................................... 25 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA .................................................................................. 27 BARRAS DE HERRAMIENTAS DE REGISTRO, HERRAMIENTAS Y NAVEGACIÓN ................................... 27 DATOS DE LA EMPRESA ............................................................................................. 29 CATÁLOGOS............................................................................................................... 29 Página 2 de 131 DataFox www.datafox.com


Guía del Usuario DataFox Punto de Venta PERSONAL Y USUARIOS .............................................................................................. 31 USUARIOS .................................................................................................................... 32 LOGOTIPO DE LA EMPRESA ........................................................................................ 33 ¿MI LOGOTIPO ES RECTANGULAR NO CUADRADO, CÓMO HAGO PARA QUE SE VEA BIEN? .......................... 33 CONFIGURACIÓN DE AVISOS DE BAJA EXISTENCIA...................................................... 34 SUCURSALES ............................................................................................................. 35 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA .................................................................................. 36 FUNCIONES DE BASE DE DATOS ................................................................................. 43 CAMBIAR LA CLAVE DE LA BASE DE DATOS ............................................................................ 43 OPTIMIZAR BASE DE DATOS .............................................................................................. 43 RESPALDAR Y RESTAURAR DATOS.............................................................................. 45 RESPALD0 ................................................................................................................... 45 RESTAURAR ................................................................................................................. 45 IMPORTAR INFORMACIÓN DESDE MS EXCEL® ............................................................. 47 NORMALIZACIÓN........................................................................................................ 53 PROVEEDORES .......................................................................................................... 54 ADMINISTRACIÓN DE PRODUCTOS (INVENTARIO) ........................................................ 56 BARRA DE BÚSQUEDA ...................................................................................................... 57 INFORMACIÓN DEL INVENTARIO ......................................................................................... 57 ¡N O CONOZCO LA SIMBOLOGÍA DE LOS CÓDIGOS DE MIS PRODUCTOS ! ............................................. 58 C ÓMO PUEDO CREAR MIS PROPIOS CÓDIGOS DE BARRA ................................................................. 58 Página 3 de 131 DataFox www.datafox.com


Guía del Usuario DataFox Punto de Venta IMPRESIÓN DE CÓDIGOS DE BARRAS .......................................................................... 67 COMPRAS A PROVEEDORES........................................................................................ 69 REGISTRAR COMPRAS/PEDIDOS ......................................................................................... 69 RECIBIDA ................................................................................................................................. 70 TIPOS DE CAMBIO ...................................................................................................................... 71

PRODUCTOS ............................................................................................................................. 71 IMPUESTOS Y DESCUENTOS ......................................................................................................... 72 BORRAR UN PEDIDO ................................................................................................................... 73 ACTUALIZAR INVENTARIO ............................................................................................................ 73 CATÁLOGO DE PRODUCTOS ........................................................................................ 74 VERIFICADOR DE PRECIOS......................................................................................... 76 PRODUCTOS BAJA EXISTENCIA .................................................................................. 77 CAMBIOS DE PRECIOS................................................................................................ 78 CAPTURAR EXISTENCIAS............................................................................................ 79 CONFIGURAR IMPUESTOS........................................................................................... 80 APERTURA DE CAJA ................................................................................................... 81 TASAS DE CAMBIO ..................................................................................................... 82 MOVIMIENTOS DE CAJA ............................................................................................. 83 INGRESOS Y RETIROS ...................................................................................................... 83 CIERRE DE CAJA ............................................................................................................ 84 PUNTO DE VENTA (VENTANA DE OPERACIONES) .......................................................... 85



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta OPERACIÓN BÁSICA ........................................................................................................ 85 OBERVACIONES ........................................................................................................................ 88 BORRAR PRODUCTOS REGISTRADOS .................................................................................... 88 DESCUENTO AL PRECIO DEL PRODUCTO ............................................................................... 90 CAMBIO DE PRECIOS ....................................................................................................... 90 OPCIONES DE PAGO – PAGO CON EFECTIVO, TARJETA, CHEQUE Y VALES ....................................... 91 RECUPERAR OPERACIONES ............................................................................................... 92 REIMPRESIÓN DE TICKETS ............................................................................................... 94 CANCELAR OPERACIONES ................................................................................................. 94 ASIGNAR CLIENTE A UNA OPERACIÓN ................................................................................... 94 OPCIONES DE PAGO – CRÉDITO A CLIENTES ........................................................................... 96 OPCIONES DE PAGO – APARTADOS ...................................................................................... 97 OPCIONES DE PAGO – ENVÍO A DOMICILIO ............................................................................. 98 DESCUENTO AL TOTAL ..................................................................................................... 99 IMPRESIÓN DE NOTAS DE REMISIÓN Y FACTURAS .................................................................. 100 CAMBIO DE CAJEROS .................................................................................................... 101 ESTATUS DE LA OPERACIÓN ............................................................................................ 101 D I V IS AS ................................................................................................................... 102 V E NDE DO RES ........................................................................................................... 102 CLIENTES ................................................................................................................ 103 BLOQUEO ............................................................................................................... 105 CERRAR SESIÓN .................................................................................................... 105 CAMBIO DE CLAVE DEL USUARIO ACTIVO ................................................................. 105 REPORTES............................................................................................................... 107



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta MODIFICACIÓN DE FORMATOS ................................................................................. 110 CAMPOS .................................................................................................................... 110 MÁRGENES Y TAMAÑO DE PÁGINA ..................................................................................... 112 PROBLEMAS FRECUENTES ....................................................................................... 114 SIN ACCESO A LA BASE DE DATOS ..................................................................................... 114 AL IMPORTAR DESDE MICROSOFT EXCEL® SE SOLICITA CLAVE DE LA BASE DATOS (PASSWORD ERROR) ............................................................................................................................... 114 AL INTRODUCIR EL USUARIO Y CLAVE EL SISTEMA INDICA QUE “CONTACTE AL ADMINISTRADOR” ....... 115 ERROR DE DECIMALES, AL INGRESAR UN PRECIO DE 6.50 APARECE 650,000 – PROBLEMA CON FORMATO EN CANTIDADES Y PRECIOS ............................................................................................. 116 ERROR 430 O ERROR -2147024770 AL INICIAR (ERROR DE PROVEEDOR) ................................. 117 ACTUALIZACIONES ................................................................................................... 118 NOTAS FINALES ....................................................................................................... 119 SOPORTE TÉCNICO ....................................................................................................... 119 LICENCIA Y GARANTÍA ............................................................................................. 120 ESTÁ AUTORIZADO A: ............................................................................................................... 120 NO ESTÁ AUTORIZADO A:........................................................................................................... 120 GARANTÍA LIMITADA: .................................................................................................... 120 DECLINACIÓN DE RESPONSABILIDADES: ....................................................................................... 121 CÓDIGOS DE APERTURA DE CAJÓN DE DINERO ......................................................... 122 TIPOS DE CÓDIGO DE BARRAS: SIMBOLOGÍAS ........................................................... 126 USO DE LECTOR DE CÓDIGO DE BARRAS .................................................................. 130







INTRODUCCIÓN El presente documento tiene como objetivo ayudarle descargar, instalar, activar y ejecutar DataFox Punto de Venta, la información aquí contenida es parte del sistema de ayuda del programa. DataFox Punto de Venta versión 1.1.120 para Windows© es un programa diseñado para administrar las operaciones de venta y administrar su inventario de una manera fácil y sencilla. El sistema está diseñado para proporcionar una sencillez indispensable al momento de llevar a cabo las tareas concernientes a la administración del negocio. Nuestro sistema puede ser considerado como una herramienta pequeña pero sumamente útil que integra los aspectos más importantes y generales de un negocio de venta a detalle; ya que en éste sector de la industria podemos hablar de muchísimas características que definen el trabajo, este sistema abarca opciones como crédito a cliente, apartado de mercancía, envío a domicilio, paquetes, estilos, precios de medio mayoreo y mayoreo, etc. Nuestro sistema no se introduce en todos los aspectos difíciles que conlleva un gran negocio de pero sin duda le ayudará a hacerlo crecer y tener el control. Algunas de sus características son:            

Manejo sencillo para la captura de operaciones Cobro rápido (sin opciones y sólo efectivo) Puede aplazar una operación y volver a ella posteriormente Manejo de órdenes a domicilio Administración de clientes y proveedores Ventana única para el registro y pago de operaciones regulares, crédito, apartados y envío a domicilio Control de existencias Movimientos a productos y administración variada del inventario Advertencia de baja existencia Defina el crédito a clientes y consulte su saldo Cambios en lote de precios a todo el inventario, por marcas o de forma unitaria Importe el inventario inicial desde Microsoft® Excel©

Seguridad Y mucho más...




DESCARGA DE INTERNET Para descargar el programa debe contar con acceso a Internet y un navegador. El vínculo de descarga le fue proporcionado por correo electrónico, encuentre en el mensaje la dirección de descarga, seleccione toda la dirección completa, haga clic en Edición – Copiar. Coloque el cursor en la barra de direcciones de su navegador, borre cualquier información contenida y haga clic en Edición – Pegar, y después presione „Enter’ Alternativamente si su programa de correo electrónico lo permite, haga clic en el vínculo de la dirección de descarga. Si usa Microsoft® Internet Explorer©, es probable, dependiendo de su versión del sistema operativo y de su navegador que se muestre una ventana de advertencia de seguridad como la imagen. Es seguro descargar el programa, nuestros programas son verificados con las más recientes definiciones de antivirus.

Haga clic en la banda del navegador donde se indica „Haga clic aquí para ver las opciones‟, aparecerá un menú contextual, seleccione „Descargar archivo…‟

Haga clic en „Guardar’ –NO trate de ejecutar el programa desde Internet, además de tardar demasiado en iniciarse el proceso, el programa no quedará correctamente instalado.

Antes de iniciar la descarga Microsoft® Internet Explorer© le solicitará indique el lugar donde desea guardar el programa. Seleccione una carpeta en su disco duro y haga clic en el botón „Guardar’. La descarga iniciará en ese momento.




Dependiendo de su velocidad de conexión es el tiempo que tomará en descargarse el instalador de DataFox Punto de Venta. Espere hasta completar la descarga.

Una vez concluida la descarga le será notificado por su sistema como se muestra arriba.




REQUISITOS E INSTALACIÓN REQUISITOS DEL SISTEMA  Windows 98© o superior (Windows Vista™ recomendado)  128 MB de memoria RAM (256 MB para Windows XP©, 512 MB para Windows Vista™)  50 MB en disco duro para instalación (50 MB adicionales para trabajo)  Resolución de pantalla 1024 * 768  Teclado y ratón (el sistema en la ventana de ventas está diseñado para no usar el ratón), para instalar de CD contar con unidad de CD-ROM

ACCESORIOS OPCIONALES  Lector de código de barras  Impresora de escritorio (láser, inyección de tinta o matriz de puntos) para la impresión de reportes  Miniprinter (impresora de tickets)  Cajón de dinero (con conexión a miniprinter)1  Conexión a Internet y cuenta de correo con capacidad SMTP para envío de correo electrónico desde el programa  Para hacer uso de las funciones de Excel tener instalado dicho programa (no incluido)

Las funciones de apertura de cajón para impresoras STAR y por medio de código de apertura requieren que su impresora use puerto paralelo. Si usa una impresora EPSON puede ser cualquier puerto. 1




DESCOMPRIMIR EL INSTALADOR

MICROSOFT WINDOWS® X P Si tiene Microsoft Windows® XP y no ha instalado un programa para manejar los archivos ZIP, Windows le permite descomprimir el archivo de instalación, siga estos pasos: Localice el archivo descargado y haga doble clic en él, para iniciar el asistente.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Se mostrará la ventana de bienvenida del asistente para la extracción de Carpetas comprimidas, haga clic en el botón „Siguiente‟.

La siguiente ventana le solicita indique la carpeta donde colocará el programa de instalación. Si desea cambiar la carpeta donde se extraerá el archivo de instalación, haga clic en el botón „Examinar‟ y localice la carpeta donde desea sea extraído el archivo de instalación. Una vez que haya definido la carpeta, haga clic en „Siguiente‟

Tras unos instantes el archivo de instalación será extraído y se le mostrará la ventana de la imagen arriba mostrada, haga clic en „Finalizar‟ para cerrar el asistente.




WINZIP© WinZIP© es un software muy útil para comprimir y descomprimir archivos en formato ZIP (y otros formatos) – puede descargar una copia de evaluación de www.winzip.com. Para extraer el programa de instalación de manera fácil y sencilla, localice el archivo descargado.

Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el icono del archivo. En el menú contextual que se muestra seleccione WinZip  Extract to here, tras unos instantes el programa de instalación será extraído en la misma ubicación que el archivo descargado. Existen otras formas y programas para descomprimir el archivo, consulte la documentación correspondiente del programa que usted tenga para manejar archivos comprimidos. DataFox Punto de Venta le permite crear respaldos de los datos del programa. El archivo de respaldo se crea en formato ZIP.




INSTALACIÓN DE DATAF OX PUNTO DE VENTA El archivo de instalación debe verse como en la imagen, para iniciar el proceso de instalación, simplemente seleccione el archivo haga doble clic para iniciar el proceso. El instalador es compatible con Windows Vista™, es probable que para su ejecución requiera de otorgar permisos de ejecución como administrador. Antes de instalar, le recomendamos cierre todos los programas que se encuentren en ejecución. Al iniciarse el asistente se mostrarán algunas pantallas, mientras el programa de instalación configura Windows© Installer® en su equipo, esto puede demorar unos instantes dependiendo de la velocidad, configuración, versión de Windows© y memoria de su equipo. Si tiene el disco de instalación del programa, al introducir el disco se lanzará de forma automática la instalación, en caso contrario, localice el archivo de instalación como se menciona arriba.




Al aparecer la ventana con la imagen mostrada arriba, el programa de instalación ha configurado Windows© Installer® para instalar DataFox Punto de Venta, haga clic en ‘Siguiente’ para continuar también en la siguiente pantalla que se muestra abajo.

Lea detenidamente el convenio de licencia del programa, cuando lo haya hecho, haga clic en la casilla ‘Acepto’ los términos del contrato de licencia‟ para poder continuar la instalación. Si desea puede imprimir la licencia haciendo clic en el botón ‘Imprimir’. Presione ‘Siguiente’ para continuar.

La siguiente pantalla le muestra información importante sobre el programa, es importante que lea toda la información pues ahí encontrará información correspondiente a la versión, sobre el código de registro, etc. Cuando haya terminado de leer, haga clic en ‘Siguiente’.




En la siguiente ventana, podrá seleccionar –dependiendo de la versión de su sistema operativo- si el programa estará disponible para todos los usuarios o sólo para el usuario que haya iniciado sesión en Windows©. Haga clic en ‘Siguiente’ para continuar.

Al llegar a la ventana como la que se muestra en la imagen, el asistente de instalación esta listo para comenzar el proceso de colocación de archivos y configuración en su equipo. Haga clic en ‘Instalar’ para comenzar este proceso.

Durante el tiempo que dure la instalación, se mostrará una ventana notificando del avance del proceso. Espero hasta que la instalación concluya.




Al terminar el proceso de instalación y configuración, se mostrará una ventana como la mostrada arriba. Haga clic en ‘Finalizar’ para cerrar el programa de instalación. DataFox Punto de Venta se encuentra instalado y listo para usarse.




EJECUCIÓN DEL SISTEM A Puede iniciar DataFox Punto de Venta, por medio del acceso directo colocado por el instalado en el menú de programas de Windows Haga clic en Inicio  Todos los programas y localice el grupo DataFox Punto de Venta.

Al seleccionarlo se mostrará el acceso directo, para ejecutar el programa Le recomendamos que antes de usar el programa, lea completa esta guía, encontrará información muy útil para configurar y usar el programa.

DataFox Punto de Venta es compatible con Windows Vista. Aunque DataFox Punto de Venta ha sido diseñado para ser usado de la forma más sencilla posible, antes de iniciar la introducción de operaciones de órdenes e inventario –además de otras operaciones- hay ciertas configuraciones que debe realizar, mayormente, se trata de introducir la información correspondiente a su negocio, personal, proveedores, productos, etc.




REGISTRO Y ACTIVACIÓN Podrá hacer uso del programa y de la mayoría de sus funciones durante quince días (15) a partir de su primera ejecución. El programa no es una versión de prueba, es la versión completa y final. El registro y activación del mismo permiten acceso a soporte, actualizaciones y otros beneficios para usuarios registrados. Para registrar el programa debe proporcionar a DataFox la siguiente información: 

El nombre comercial de su negocio (el nombre comercial, por ejemplo “Las Fuentes”)



La razón social de su negocio (puede ser de negocio o personal, ejemplo “Operadora de Tiendas Las Fuentes S.A. ó Alberto López Ramírez)



El domicilio de su negocio



Su dirección de correo electrónico



Los datos de pago del programa (fecha de compra, fecha de pago, nombre y correo electrónico del comprador y comprobante de pago)

La información debe ser enviada a [email protected] o a [email protected] Una vez recibida y verificada su información, le enviaremos por correo a la dirección de correo electrónico proporcionada los datos de registro y código de activación. Al ingresar al programa verá la pantalla de activación




Ingrese los datos que le fueron proporcionados en los espacios correspondientes, tenga cuidado de que la información ingresada sea igual a la que haya recibido o su código de activación no funcionará. Es muy importante que tenga cuidado con los datos que ingrese ya que estos NO pueden modificarse; estos datos son usados por el programa en algunas ventanas, todos los reportes y los tickets. En caso de que por algún motivo requiera modificar esta información contacte a [email protected] para que le sea informado del costo de modificación de datos de licencia.

IMPORTANTE El espacio de dirección es particularmente relevante ya que en los tickets los caracteres por línea son limitados –usualmente 40- por lo que ingresar un domicilio muy largo será truncado por el sistema al imprimir un ticket. En este espacio no agregue colonia, población o cualquier otro dato, en la configuración del sistema podrá definirlos. Sólo ingrese calle y número de la forma más corta que sea posible. Una vez ingresada la información, haga clic en „Aceptar’, la información será verificada por el programa y se mostrará un mensaje confirmando la activación.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Si en el momento no desea activar el programa, puede saltar la activación, haga clic en „Cerrar’ y podrá usar el programa. Puede activar su programa en cualquier momento dentro de los 15 días siguientes a su primera ejecución, transcurrido ese tiempo, deberá activarlo para poder continuar usándolo.

IMPORTANTE Si usted tiene sus datos y código de activación, es recomendable que los introduzca la primera vez que ejecuta el sistema. La primera vez que se ejecuta, después de introducir los datos el sistema pasará a la selección de base de datos. Para evitar complicaciones o pasos posteriores le recomendamos que si cuenta con sus datos y código de activación los introduzca desde la primera vez que ejecute el sistema.

La versión de red del programa puede ser instalada en varios equipos, usando los mismos datos y código de activación. Si desea usar el programa en más de un negocio, deberá contactar a [email protected] para obtener otro código de registro para otro negocio. Transcurridos los quince días después del primer uso, no podrá seguir usando el programa hasta que no lo active. Al registrar DataFox Punto de Venta tendrá derecho a soporte técnico ([email protected]), precios especiales en nuevas versiones y actualizaciones al programa dentro de la misma versión.




VERSIÓN PARA RED (MULTIUSUARIO) DataFox Punto de Venta está diseñado para trabajar en red. Es decir, usted puede usar el sistema en varios equipos todos compartiendo la misma información. La primera vez que ejecute el sistema deberá definir la ubicación del archivo de datos (base de datos). Si usted adquirió la licencia monousuario, puede cambiar a la versión de red pagando la diferencia entre ambas. Contacte a [email protected] para información de formas de pago y costo.

RED CON MS ACCESS® El archivo de datos predeterminado que se instala con el programa se llama “DataPV.mdb” y queda instalado en: “C:\Archivos de programa\DataFox\DataFox Punto de Venta\” Para trabajar en red, sus equipos deben estar conectados entre ellos. En un equipo debe colocar el archivo de datos en una carpeta compartida con privilegios de lectura/escritura. Instale el programa DataFox Punto de Venta en todos los equipos donde lo vaya a usar.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta El archivo DataPV.mdb debe estar en una carpeta compartida dentro de algún equipo de su red – no comparta la carpeta de Archivos de programa pues comprometería la seguridad del equipocopie o mueva el archivo a otra ubicación. Para trabajar en red, como en el diagrama mostrado arriba, sus equipos deben estar conectados entre ellos. En un equipo debe colocar el archivo de datos en una carpeta compartida con privilegios de lectura/escritura y en el resto de los equipos el sistema DataFox Punto de Venta.

IMPORTANTE Active el programa al ejecutarlo la primera vez, el hacerlo hará que inmediatamente después de completar la activación le sea solicitado que defina la conexión a los datos. (Sólo para la versión de red.) Una vez realizada la activación del programa, se mostrará la ventana para que seleccione el archivo de base de datos que será usado. Haga clic en el botón que se encuentra a la derecha del cuadro de texto de „Nombre y ruta‟ para mostrar el cuadro de diálogo „Abrir‟, navegue y seleccione el archivo DataPV.mdb (la ruta predeterminada es C:\Archivos de programa\DataFox\DataFox Punto de Venta\). En el cuadro de texto „Contraseña‟ ingrese la palabra „admin‟. Esta contraseña es de la base de datos y sirve para prevenir que un usuario acceda y modifique la información de la base de datos con algún programa de base de datos o con MS Access®. La contraseña no puede quedar en blanco – usted podrá modificar la contraseña predeterminada y asignar la propia desde el programa-. Haga clic en el botón „Aceptar’ para terminar la configuración de la conexión a la base de datos. El sistema verificará que el archivo seleccionado sea correcto, en caso de encontrar algún problema le será notificado, confirme que ha seleccionado el archivo correcto y vuelva a intentar. Si la conexión es correcta, el sistema se cargará y se mostrará la ventana principal y la sugerencia del día. Haga clic en el botón „Aceptar‟ para cerrar la ventana de sugerencias.




INGRESO AL SISTEMA Para ingresar al sistema debe ingresar el usuario y clave en los espacios correspondientes. El usuario puede ingresarse en mayúsculas o minúsculas pues no hace diferencia, pero la clave debe ingresarse tal y cómo se haya definido, este campo si distingue entre mayúsculas y minúsculas. Una vez que haya ingresado la información haga clic en „Aceptar’

IMPORTANTE De forma predeterminada para ingresar use „admin’ como usuario y clave. Le recomendamos cambiar está información y sustituirla con sus propios datos. Cada 60 días como máximo, los usuarios deben actualizar/renovar su clave. A partir del día 45 el sistema les mostrará un aviso invitando a que actualicen la clave. Al transcurrir los 60 días deberán cambiar su contraseña de forma obligatoria para poder ingresar.

BLOQUEOS DE CUENTA Es posible configurar el programa para que bloquee la cuenta tras tres intentos incorrectos, el sistema bloqueará al usuario y no podrá ingresar hasta que sea habilitado nuevamente desde la ventana de Personal.

Cuando una cuenta está bloqueada o desactivada, al hacer clic en „Ingresar’ se muestra un mensaje indicando la situación, sólo un usuario con permisos de administración puede modificar el estatus de una cuenta. Es posible bloquear una cuenta de usuario, además de hacerse automáticamente por introducir erróneamente la clave más de tres veces, el administrador puede bloquearla. Esto puede ser útil en casos de que el usuario este de vacaciones o ausente por algún otro motivo. Página 25 de 131 DataFox www.datafox.com


Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Esta opción es similar a “Cuenta desactivada”, ninguna de las dos le permite el acceso al programa.

Claves seguras Una contraseña segura consiste en los siguientes elementos:      

Siete o más caracteres (la seguridad será mayor cuanto más extensa sea la contraseña) Letras en mayúsculas y minúsculas Números Símbolos (como mínimo uno que se encuentre entre la segunda y sexta posición) Cuatro caracteres distintos como mínimo (sin repeticiones) Tiene el aspecto de una secuencia aleatoria de letras y números

Una contraseña segura no debe incluir los siguientes elementos:        

Parte del nombre de inicio de sesión Partes de la contraseña anterior Palabras o nombres reales de cualquier idioma Números que se utilizan en lugar de letras similares, como "5" para "S" Letras consecutivas, como "abcdefg" Números consecutivos, como "234567" Teclas adyacentes en el teclado, como "qwerty" Números telefónicos




CONFIGURACIÓN DEL SIS TEMA Para usar el sistema de forma adecuada primeramente hay que configurarlo y definir valores generales que serán usados en sus diversas funciones. Le recomendamos seguir los pasos en el orden mostrado en el mapa de configuración; iniciando con la parte general (mostrada en verde) y después con las opciones de la parte mostrada en naranja. Las opciones de configuración se encuentran disponibles desde la barra de menús en el menú „Sistema’.

BARRAS DE HERRAMIENT AS DE REGISTRO, HERRAMIENTAS Y NAVEGACIÓN



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Para facilitar el uso del programa hemos colocado en cada ventana del mismo una barra llamada „Herramientas de registros‟. Dependiendo de la ventana en que se encuentre se mostrarán sólo los botones o funciones posibles para dicha ventana. Para usar una función puede hacer clic en ella con el ratón o usar la tecla de acceso rápido (presione ALT + la tecla de la letra subrayada para la función). Las funciones activas se muestran en color azul, aquellas que en ese momento no puedan utilizarse se desactivan mostrándose en color gris.

La barra de herramientas permite el acceso rápido a las funciones más comunes del sistema. Ventana de caja o punto de venta (administración y seguimiento de operaciones) Ventana de clientes Ventana de proveedores Ventana de inventario (por producto, administración completa) Verificador de precios (existencias y ubicación) Compras o pedidos a proveedores Captura rápida de existencias Ventana de productos de baja existencia Ventana de reportes de productos vendidos Cerrar sesión de usuario actual e iniciar sesión con otro usuario Bloqueo del sistema Salir del programa En la parte inferior derecha de varias ventanas encontrará la barra de navegación, use los botones para ir al primer registro, regresar al anterior, avanzar al siguiente o ir al último. También verá la cuenta total de registros.




DATOS DE LA EMPRESA En la ventana de datos de la empresa o negocio puede ingresar la información general de su negocio. Para editar la información haga clic en el botón „Editar’. Complete o modifique la información correspondiente (puede desplazarse rápidamente entre los campos presionando la tecla tabulador (TAB). Una vez ingresada o modificada la información haga clic en el botón „Guardar’. Durante la edición si no desea guardar los cambios haga clic en „Cancelar’. Si desea imprimir una ficha con los datos de su negocio presione haga clic en „Imprimir’. La razón social, el nombre comercial, domicilio y correo electrónico son ingresados directamente de la información de activación y registro del programa y no pueden ser modificados. La información aquí ingresada será usada en el ticket por lo que le recomendamos no usar acentos, ya que la mayoría de las impresoras de ticket no soportan este carácter.

CATÁLOGOS El sistema permite acelerar la captura de información además de prevenir algunos errores de captura mediante el uso de información previamente almacenada. Para ello se basa en catálogos de puestos, turnos, departamentos, marcas, unidades de medida, monedas, clasificación de clientes y proveedores, países, ciudades y estados. Aunque es posible omitir el llenado de los catálogos (con excepción de monedas) le recomendamos no hacerlo. En la mayoría de los casos el llenado de los catálogos no le llevará mucho tiempo y se beneficiará mucho de su uso. Al ingresar a un catálogo verá una pantalla similar a la mostrada a la derecha. Puede agregar un nuevo valor, editar o borrar uno existente. Para dar de alta un elemento en un catálogo, haga clic en el botón „Nuevo’ e ingrese los datos correspondientes en los espacios proporcionados. Cuando haya terminado presione el botón „Guardar’. Para cambiar –editar-la información primero seleccione la



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta línea de la información que quiere modificar (puede seleccionar la línea haciendo clic en cualquier parte de la misma) y presione el botón „Editar’, realice los cambios correspondientes en los espacios proporcionados y presione „Guardar’. Si desea cancelar la edición haga clic en „Cancelar’. Si desea borrar un registro primero seleccione en la parte superior y después haga clic en „Borrar’.

IMPORTANTE - Monedas Hemos predefinido algunas monedas, puede agregar, editar o borrar las existentes, pero en el caso de „Pesos (MX)‟ no borre el valor –puede cambiar la leyenda si desea por ejemplo a „Moneda predeterminada‟, este tipo es el predeterminado y siempre debe existir aunque sea con un nombre diferente. El catálogo de países se encuentre lleno y para México también los catálogos de estados y ciudades no hace falta modificación. En el caso de Estados Unidos el catálogo de estados también ha sido previamente llenado.  Puestos (puestos o funciones del personal en su negocio)  Turnos (turnos de trabajo de empleados)  Departamentos (sirve para agrupar los productos o artículos del inventario)  Marcas (sirve para agrupar los productos o artículos del inventario)  Monedas (para definir los tipos de cambio al momento de realizar operaciones)  Clasificación de clientes (tipo de cliente)  Clasificación de proveedores (tipo de proveedor)  Unidades de medida  Países, Estados y Ciudades (estos tres catálogos se encuentran llenos ya con la información de países, estados en México y todas las poblaciones de México)




PERSONAL Y USUARIOS

En esta ventana puede ingresar la información de todos los empleados de su negocio, incluso de aquellos no sean usuarios del sistema. Si son usuarios del sistema asignar los permisos de acceso correspondientes. Utilice los botones de la parte inferior para agregar nuevos empleados, editar la información del empleado, guardar la información, imprimir fichas del personal, etc. La parte superior de la ventana le muestra una lista de los empleados registrados, al seleccionar o hacer clic en cualquier campo de esa lista la información completa del usuario será mostrada. Puede hacer clic en los encabezados de cada columna para ordenar en forma Ascendente o Descendente. Es posible añadir la foto del empleado, si desea hacerlo en el modo „Editar’ los botones junto a la imagen estarán activadas, haga clic en el botón „Localizar foto‟ y seleccione el archivo de imagen correspondiente al empleado usando el cuadró de diálogo que se mostrará. Si desea eliminar la imagen. Haga clic en el botón „Remover foto’




IMPORTANTE Las imágenes no son almacenadas en la base de datos, en vez de ello se coloca una referencia que le indica al sistema la ruta y nombre de archivo. Si cambia de nombre o carpeta la imagen o la elimina está no se mostrará. Si usa el sistema en red, coloque las imágenes en una carpeta compartida. En la sección de reportes existe un reporte en forma de directorio con todo el personal registrado. Dependiendo de su sistema podrá enviar correos electrónicos directamente al personal.

USUARIOS Un empleado puede ser o no usuario del sistema. Si desea que el empleado sea usuario del sistema debe:  Asignarle un ID de usuario  Definir la clave de acceso  Definir los permisos El ID del Usuario debe ser único para cada usuario. La clave de acceso es la que usará para ingresar al sistema. Si desea que sus usuarios cambien la clave al ingresar de forma que introduzcan la clave que ellos quieran, ingrese una contraseña cualquiera y marque la casilla „Cambiar’ de esta forma al ingresar el sistema le pedirá al usuario que cambie su clave. No olvide decirles cual es la contraseña original para que puedan cambiarla por una propia. Si la casilla cuenta bloqueada o cuenta desactivada están marcadas el usuario no podrá ingresar al sistema. Las casillas Configuración del sistema, Reportes, Operaciones de Venta y Operaciones con Productos, definen a que tiene derecho de acceso el usuario. Los usuarios ingresan a las funciones por medio de los menús y de la barra de herramientas del sistema. Por ejemplo, si no quiere que el usuario tenga acceso a otra cosa más que a Ventas, desmarque todas las casillas menos Operaciones de Venta. Cuando el usuario ingrese sólo podrá ingresar a todas las opciones de Ventas pero no tendrá acceso a la configuración o a la administración de productos.




IMPORTANTE Asegúrese de que haya al menos un usuario con acceso a Administración ya que de otro forma no podrá ingresar a ningún elemento del menú Configuración. Le recomendamos que al usar el programa por primera vez, ingrese sus datos, asignando permiso para todas las funciones. Después ingrese al resto de los usuarios. Finalmente borre el usuario „admin‟. También le sugerimos crear una cuenta únicamente con permiso de Configuración, use esta cuenta en caso de que requiera desbloquear una cuenta bloqueada.

LOGOTIPO DE LA EMPRESA En esta ventana puede seleccionar el logotipo que se mostrará en la ventana principal del programa. Haga clic en el botón „Examinar’, en la ventana que se muestra, localice y seleccione el archivo de imagen. La imagen puede ser GIF, JPG o BMP, le recomendamos que su tamaño no sea mayor a 150 píxeles de ancho por 150 píxeles de alto. Esta imagen se mostrará en la ventana principal y en los reportes del sistema. Use el botón „Remover’ para quitar la imagen. Las imágenes –incluyendo el logotipo- no son almacenadas en la base de datos, en vez de ello se coloca una referencia que le indica al sistema la ruta y nombre de archivo. Si cambia de nombre o carpeta la imagen o la elimina está no se mostrará. Si usa el sistema en red, coloque las imágenes en una carpeta compartida. La imagen seleccionada aquí también se mostrará en los tickets.

¿MI LOGOTIPO ES RECTANGULAR NO CUADRADO, CÓMO HAGO PARA QUE SE VEA BIEN? Muchos logotipos no son rectangulares, se recomienda una imagen de 150 * 150 pixeles lo cual es ideal si su imagen es cuadrada, pero cuando es rectangular esto hace que la imagen se vea distorsionada.




La imagen arriba mostrada mide 140 * 40 pixeles, al usarla en el sistema se verá así:

Una forma sencilla de ajustar la imagen es con el programa Paint de Windows. Haga clic en Inicio  Todos los programas  Accesorios  Paint para ejecutar el programa de dibujo de Windows En el programa haga clic en Archivo  Abrir y encuentre su imagen de logotipo. Haga clic en el menú Imagen  Atributos para modificar el tamaño de la imagen. En los cuadros de texto „Ancho’ y „Alto’, ingrese 150. Asegúrese que la „Unidad’ es pixeles. Guarde su imagen y salga del programa. Ahora ya podrá cargar la imagen y está se verá adecuadamente, sobre todo si activa imprimir logotipo en los tickets. Si cuenta con un programa para manejo de imágenes puede adaptar fácilmente su logotipo a las medidas adecuadas para el programa.

CONFIGURACIÓN DE AVISOS DE BAJA EXISTENCIA Una de los grandes beneficios que DataFox Punto de Venta le da, es el conocer puntualmente el estado de las existencias de los productos en el inventario. Puede verificar en todo momento los productos cuya existencia este en el límite mínimo o que ya haya bajado de ese límite. Haciendo clic en el menú „Productos  Productos de baja existencia‟ podrá ver una lista de los productos e imprimir. Si desea puede programar las horas del día en que esta ventana se cargará de forma automática, primeramente active la casilla „Activar avisos‟ en seguida ingrese la hora en que desea se muestre la ventana de „Productos de baja existencia‟, para añadir la hora deseada a la lista presione el botón con el símbolo de más. Si desea borrar una hora previamente programada, seleccione de la lista de horas, la fila con la hora deseada y presione la tecla SUPR (Del) en su teclado.




SUCURSALES

En esta ventana puede ingresar la información de las sucursales con que cuente el negocio. Utilice los botones de la parte inferior para agregar nuevos sucursales, editar la información de la sucursal, guardar la información, imprimir un listado, etc. La parte superior de la ventana le muestra una lista de los sucursales registradas, al seleccionar o hacer clic en cualquier campo de esa lista la información completa del usuario será mostrada. Puede hacer clic en los encabezados de cada columna para ordenar en forma Ascendente o Descendente. Dependiendo de su sistema podrá enviar correos electrónicos directamente a la sucursal seleccionada.




CONFIGURACIÓN DEL SI STEMA

En esta ventana controla la forma en que operarán parámetros globales del sistema. Para editar la información presione el botón „Editar’. Las opciones que se tienen en esta ventana son globales, es decir afectan a todos los usuarios del sistema y a todos los equipos en que se use (cuando se tiene la versión de red). La mayoría de los cambios requieres que reinicie el sistema después de actualizar la configuración. Si usa el sistema en dos o más equipos también deben reiniciar –en caso de estar ejecutando el sistema- en el resto de los equipos. Los datos de configuración son:  Folio del ticket: Ingrese el número de ticket de donde se iniciará la numeración. Cuando ya haya generado operaciones este número se incrementará para mostrar el siguiente folio.

IMPORTANTE

Página 36 de 131

DataFox www.datafox.com Tenga cuidado de no usar números previamente usados o tendrá problema para ubicar los movimientos de forma correcta.



 Prefijo compra: Las órdenes de compra o pedidos, pueden llevar un prefijo adicional al número consecutivo del pedido. Ingrese en el campo el prefijo deseado (ejemplo: P2007). El sistema al crear una nueva compra/pedido ingresará el prefijo seguido de un guión (-) para separarlo del número consecutivo. Si no desea usar prefijo deje el campo en blanco.  Folio compras: Ingrese el número de compra del que desea iniciar la numeración de compras/pedidos.  Porcentaje de puntos: Puede definir puntos por venta, introduzca el porcentaje de puntos que se dará por cada punto. Los puntos pueden ser usados como un sistema de recompensa para sus clientes. Si el valor porcentual es mayor a 0, los tickets mostrarán los puntos obtenidos y los puntos acumulados si selecciona un cliente en ventana de „Opciones de Pago‟.  Preguntar por vendedor: Si desea que las ventas sean acumuladas a un vendedor, active esta casilla. Al iniciar una nueva operación el sistema solicitará que se indique que persona atendió o realizó la venta.  Activar horario especial: Activando esta casilla se activarán los selectores de hora inicial y final que se encuentran debajo. El horario especial es usado para vender a un precio diferente al precio regular. Por ejemplo si su negocio tiene diferentes precios en la noche, puede ingresar la hora en que inicia el horario nocturno y la hora en que termina. En la ficha de productos del inventario podrá definir que precio tienen para el horario especial. El precio definido se usa durante ese tiempo. Cuando está activado horario especial, los precios de mayoreo y menudeo tampoco son usados.  Clave para salir de bloqueo: Ingreso y/ o modifique la clave para salir del bloqueo del sistema.  Clave para operaciones restringidas: Ingrese y/o modifique la clave para autorizar operaciones restringidas en el sistema (borrar un registro en inventario o clientes requiere de esta clave).

IMPORTANTE La clave predeterminada para salir del bloqueo, autorizar operaciones especiales y aprobar cambios en ventas es „cambiar’ le recomendamos asigne sus propias claves. Para aprobar cualquiera de estas operaciones se requiere de esta clave, el ser usuario con privilegios de administración no es suficiente, debe ingresarse la clave definida en esta sección.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta  Clave para ventas: Cuando se encuentre el la ventana de operaciones (caja) si se requiere borrar un artículo, otorgar descuentos o cancelar una operación se solicita la clave aquí definida.  Bloquear usuarios tras 3 intentos incorrectos: Si desea reforzar la seguridad del sistema, puede activar esta casilla. Al ingresar si el ID del usuario es correcto y la contraseña ingresada es incorrecta tras tres intentos de acceso el sistema bloqueará la cuenta. Sólo usuarios con permisos de administración pueden desbloquear la cuenta. Si por algún motivo la cuenta del administrador queda bloqueada y no puede accesar al sistema, envíe un correo a [email protected] para que le sea proporcionada información sobre el proceso para desbloquear la cuenta. Este proceso tiene costo, se le informará del costo y forma de pago, para que una vez confirmado su pago le sea desbloqueada la cuenta (deberá enviar su base de datos).  Activar funciones especiales de base de datos: Active esta casilla si desea optimizar su base de datos y/o cambiar la clave de la misma. Al iniciar el programa se mostrará una ventana especial que le permite realizar estas operaciones. Asegúrese de que ninguna estación o equipo están usando el sistema antes de realizar estas funciones.  Maximizar inventario y ventas: De forma predeterminada las ventanas de inventario y de punto de venta se muestran en ventana, si desea que se abran en forma maximizada de forma automática active esta casilla.  Maximizar verificador de precios: Si marca esta casilla la ventana del verificador se abrirá maximizada cada vez que ingrese al verificador.  Mostrar precio de mayoreo en verificador: Si marca esta casilla el verificador de precios mostrará el precio y cantidad mínima de los precios de medio mayoreo y mayoreo.  Escanear y añadir siguiente: De forma predeterminada en la ventana de operaciones al ingresar un código de barras el enfoque cambia al campo „Cantidad‟, se debe presionar la tecla „TAB‟ dos veces y „Enter‟ en el botón´‟+‟ para pasar el artículo a la lista y continuar con el siguiente. Si activa la casilla, después de introducir el código del artículo, este pasará a la lista de forma automática y quedará listo para el siguiente. Tenga en cuenta que de activar este proceso no podrá asignar descuentos, cambia precios o cambiar la cantidad a llevar.

IMPORTANTE Al activar „Escanear y añadir siguiente‟ el sistema no calculará precios especiales como medio mayoreo, mayoreo, etc. En todos los casos está opción siempre toma el precio regular. Ingresa primero la cantidad antes de introducir el código de barras.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta  Preguntar si imprimir ticket: Si no tiene impresora de ticket o quiere decidir que si imprime el ticket o no de una operación, active la casilla. Si la casilla no se encuentra marcada, al cerrar una operación el ticket se imprimirá de forma automática en la impresora predeterminada del equipo.  Imprimir eslogan de la empresa: Si desea que el eslogan de su negocio (definido en la ventana de Datos de la empresa) aparezca impreso en el ticket active esta casilla.  Imprimir logotipo: Si su impresora soporta la impresión de gráficos, puede imprimir el logotipo de su negocio, active esta casilla. El logotipo es impreso en la parte superior.  Mensaje pie de ticket (líneas 1 a 5): Ingrese en cada línea los mensajes que desea que aparezcan en la parte inferior de cada ticket. Procure que cada línea sea no mayor a 40 caracteres. Puede por ejemplo ingresar su correo electrónico o sitio web, etc.  Mostrar impuesto 1 y 2: Si desea que el sistema muestre el impuesto o impuestos de la operación active las casillas. Tenga en cuenta que el no mostrar los impuestos no impide o afecta su cálculo, si los productos tienen definido impuesto el cálculo se realizará aunque no aparezca impreso.  Leyenda impuesto 1 y 2: Puede definir que se mostrará como leyenda para los impuestos, por ejemplo „IVA‟ o „IEPS‟  Símbolo moneda: Puede definir que será mostrado para el símbolo de moneda en los tickets, por ejemplo puede usar „$‟ o „€‟, este campo acepta tres caracteres. Si no desea que aparezca un símbolo deje en blanco el campo.  Texto moneda: Ingrese el nombre de la moneda que se mostrará en la impresión del texto de números en el ticket y facturas (ejemplo: si ingresas PESOS se imprimirá OCHENTA PESOS 00/100 MN; si ingresa DOLARES se imprimirá OCHENTA DOLARES 00/100 M/N)  Distancia entre líneas: Es el valor o distancia que habrá entre una línea impresa y la siguiente. En general no es necesario cambiar este valor. Si tiene problemas o líneas encimadas, incremente el valor hasta lograr una impresión adecuada.  Fuente: Permite seleccionar la fuente para la impresión de tickets, en general este valor no debe ser modificado, si lo cambia, asegúrese que la fuente seleccionada sea soportada por su impresora.  Tamaño: El tamaño en que serán impresos los caracteres en el ticket, por lo general este valor no necesita ser cambiado.  Usar cajón de dinero: Si su impresora de tickets está conectada a un cajón de dinero, puede hacer que el sistema abra el cajón al finalizar la impresión del ticket o con desde la ventana de Punto de Venta con el botón „Abrir cajón‟ o presionando la tecla F3.  EPSON: Si tiene una impresora EPSON, seleccione esta opción para que el sistema abra el cajón de dinero. Debe tener instalado el controlador de la impresora en su equipo.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta  STAR: Si tiene una impresora STAR, seleccione esta opción para que el sistema abra el cajón de dinero. Debe tener instalado el controlador de la impresora en su equipo. * Sólo impresoras conectadas al puerto paralelo.  Por código: Si no tiene el controlador de la impresora, o su impresora no es compatible con el controlador de EPSON o STAR active esta casilla para usar el código de apertura del cajón. * Sólo impresoras conectadas al puerto paralelo.  Código: Ingrese el código de apertura del cajón proporcionado por el fabricante de su impresora. En el anexo I: “Códigos de apertura de cajón de dinero” al final de la guía un listado de los códigos de apertura de varias impresoras, ingrese el código de acuerdo a la lista.2  Serial: Si su impresora está conectada a un puerto serial en su computadora, active esta casilla para abrir el cajón de dinero  Puerto: Seleccione el Puerto de comunicaciones para abrir una impresora conectada a un puerto serial, puede ser entre el puerto 1 y 4  Configuración de correo electrónico: Si dispone de conexión a Internet puede enviar correos electrónicos desde el programa directamente a sucursales, clientes, empleados y proveedores e incluso enviar archivos adjuntos. Para que el programa pueda enviar correos debe ingresar los siguientes valores: o

Servidor de correo electrónico

o

Nombre de usuario

o

Clave del usuario

o

Nombre a mostrar en el campo „De‟ (Nombre de quien envía el correo)

o

Dirección o correo de respuesta

o

Puerto del servidor de correo (generalmente es 25)

o

Si usa un programa Firewall (cortafuegos) deberá añadir DataFox Punto de Venta a la lista de excepciones.

o

Se requiere de servidor SMTP

 Código de barras: Cada producto del inventario requiere de un código único, se recomienda usar un código de barras. Los códigos de barras tiene simbologías diferentes, el más común es EAN 13, donde se usan 13 caracteres para cada código, existen otras simbologías como EAN 7, Code 39, Code 128, etc. El programa permite generar códigos de barra e imprimirlos en 18 simbologías diferentes. Para ahorrar tiempo de captura puede indicar aquí la simbología predeterminada a utilizar.

Las funciones de apertura de cajón para impresoras STAR y por medio de código de apertura requieren que su impresora use puerto paralelo. Si usa una impresora EPSON puede ser cualquier puerto. 2



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Consulte el anexo II „Tipos de código de barra – Simbologías‟ para mayor información.  Estilo menús: Las barras de menús y botones de DataFox Punto de Venta pueden ser personalizadas, existen cuatro estilos diferentes:  Office 2000

 Office XP

 Office 2003

 Visual Studio 2005

Seleccione del cuadro de lista la apariencia que desea, al reiniciar el programa las barras tomarán el estilo seleccionado. 

Ajustar configuración regional de Windows, use este botón para abrir la ficha „Configuración regional de Windows‟. Los formatos de moneda y número serán tomados de la configuración de Windows, por lo que debe asegurarse que la configuración sea la adecuada para su país.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Si el sistema muestra las cantidades en Euros o con símbolos incorrectos en decimales, ajuste la configuración regional a su país para resolver el problema. Después de modificar la configuración general, debe REINICAR el programa para que los cambios en la configuración sea cargada.




FUNCIONES DE BASE DE DATOS CAMBIAR LA CLAVE DE LA BASE DE DATOS La base de datos del programa se encuentra protegida por contraseña, esto para prevenir que un usuario acceda directamente a los datos del programa usando MS Access® o algún otro software de bases de datos. La contraseña original es „admin’. Le recomendamos cambiar la contraseña regularmente. Para cambiar la clave de la base de datos ingrese a la „Configuración del sistema‟ y active la casilla „Activar funciones especiales de base de datos‟. Reinicie el sistema y verá la siguiente pantalla:

Ingrese la nueva clave en el espacio correspondiente y haga clic en el botón „Cambiar‟.  Este cambio debe hacerlo en cada equipo que use el programa. Use la misma clave en cada uno de los equipos.  No aplica a versiones monousuario.

OPTIMIZAR BASE DE DA TOS Siga los mismos pasos para cambiar clave, en la ventana de funciones espaciales haga clic en el botón „Optimizar’. Realice esta operación regularmente, sólo necesita hacerlo desde un equipo. No debe haber otros usuarios usando el sistema en ese momento. (Funciona con la versión monousuario y de red).




IMPORTANTE No puede cambiar la clave de la base de datos en la versión monousuario. La función sólo aplica a la versión de red.




RESPALDAR Y RESTAURA R DATOS RESPALD0 Puede hacer un respaldo de su información siempre que lo desee. Sistema  Bases de datos  Respaldar archivo de datos. El sistema le presentará un mensaje indicando que en el siguiente inicio del programa se mostrará la ventana de respaldo. Es importante que al realizar un respaldo se asegure de que todos los usuarios hayan terminado y cerrado el programa, NO debe haber ningún usuario conectado al sistema antes de ejecutar el respaldo. En la ventana de „Respaldo de datos‟ se muestra la ruta y nombre de archivo que se está usando en el sistema. Para crear un archivo de respaldo, use el botón „Buscar archivo de respaldo‟ –se encuentra a la derecha del cuadro de texto „Nombre del respaldo‟. Al hacer clic se mostrará el cuadro de diálogo donde deberá seleccionar o un archivo existente o podrá definir uno nuevo. Primeramente localice la carpeta donde se encuentra el respaldo o donde desea grabar el nuevo respaldo. Una vez en la carpeta seleccione el archivo si ya tiene un respaldo o ingrese el nombre del nuevo respaldo y haga clic en „Abrir‟. En la versión monousuario no tiene que seleccionar la ruta y nombre de la base de datos, está información se carga de forma automática y no puede modificarse. Una vez realizada la selección o introducción del nombre del respaldo (y ruta) volverá al sistema, note que en el cuadro de texto del respaldo se verá la ruta y nombre del archivo seleccionado o del nuevo archivo. Clic en „Respaldar’ para respaldar su información. Al concluir el respaldo le será mostrado un aviso, haga clic en el botón „Cerrar’ para cerrar la ventana de respaldo.

RESTAURAR Si ha realizado respaldos de sus datos, puede fácilmente restaurar su información.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Haga clic en Sistema  Bases de datos  Restaurar archivo de datos. El sistema le presentará un mensaje indicando que en el siguiente inicio del programa se mostrará la ventana para restaurar el archivo de respaldo. Reinicie el sistema para restaurar sus datos desde un archivo de respaldo. Es importante que al realizar el proceso de restaurar se asegure de que todos los usuarios hayan terminado y cerrado el programa, NO debe haber ningún usuario conectado al sistema antes de ejecutar el respaldo. El archivo de datos será restaurado en la última ubicación registrada para la base de datos. Use el botón „Buscar archivo de respaldo‟ –se encuentra a la derecha del cuadro de texto „Nombre del respaldo‟. Al hacer clic se mostrará el cuadro de diálogo donde deberá seleccionar el archivo ZIP de respaldo de la información. Localice el archivo en la ventana, una vez localizado, haga clic en el archivo para seleccionarlo y haga clic en el botón „Abrir‟.

Haga clic en el botón „Restaurar‟ de la ventana „Restaurar Datos‟ para iniciar el proceso. El tiempo en general será breve, dependiendo del tamaño de su archivo de respaldo puede llevar de unos cuantos segundos a unos pocos minutos. Una vez concluido el proceso le aparecerá un mensaje de notificación. Haga clic en el botón „Cerrar‟ para concluir el proceso e iniciar el sistema. Si no desea realizar el proceso, haga clic en el botón „Cerrar‟.

IMPORTANTE Al restaurar se perderá toda la información que se haya introducido después de realizado el respaldo.




IMPORTAR INFORMACIÓN DESDE MS EXCEL®

El sistema le permite importar información desde MS Excel®, esta función está particularmente dirigida al inventario de productos, pero no limitada a ello. Le recomendamos usarla sólo para el inventario. Pasos preliminares Antes de importar información le recomendamos siga estos pasos: 1) Realice una copia de la base de datos del sistema 2) Asegúrese de que no haya otros usuarios trabajando con el sistema (versión de red o multiusuario) 3) Prepare su información en Excel conforme a las siguientes recomendaciones: a. Agregue nombres de columnas que le sean descriptivos de su contenido, por ejemplo a la columna con el código o número de producto, llámela „Código‟ b. Es sumamente importante que el campo „Código‟ sea único, NO debe haber códigos duplicados c. Las columnas con información numérica como precios, existencias deben contener sólo números preferentemente. Verifique que sean números y no texto d. No realice el proceso dos veces o más. Si vuelve a importar información habrá duplicación de información. Es preferible para añadir nuevos productos usar las funciones internas del sistema. Si vuelve a importar información asegúrese que sea sólo artículos nuevos que no existan en el inventario del sistema




La imagen le muestra un archivo de MS Excel® con una lista de productos, contiene el código de producto, nombre, existencia mínima, existencia máxima, precio con IVA, precio de venta y existencia. La información de existencia máxima y precio con IVA no es usada en el sistema, el resto de la información si. Note que en la columna de existencias hay celdas en blanco y números negativos, esto debe ser solucionado posteriormente en el sistema con las funciones de normalización. Una vez que ha preparado su información en MS Excel® desde el sistema vaya a „Sistema – Bases de datos – Importar desde Excel‟. La importación es un proceso de tres pasos, el primero es seleccionar el archivo de MS Excel® que contiene la información que requiere. Haga clic en el botón „Seleccionar Excel‟ y localice el archivo que contiene la información. Una vez que lo haya seleccionado haga clic en el botón „Siguiente‟.




Una vez seleccionada el archivo de MS Excel® que contiene sus datos, verá la pantalla de importación; la parte derecha muestra los campos del Inventario, el tipo de datos que acepta y otra información; primeramente seleccione la hoja de Excel que contiene su inventario desde el cuadro de lista „Seleccionar hoja‟.

Una vez seleccionada la hoja se mostrará el contenido de la misma en la parte izquierda, NO puede editar la información, pero puede navegar en ella para verificarla.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Para pasar la información de MS Excel® al sistema, simplemente seleccione el campo en la lista „Campos de Excel‟ y arrastre a la fila de „Campos de Access‟ donde desee quede la información. En la imagen que se muestra, puede pasar los campos Código, Nombre, Existencia mínima, Existencia máxima (en esta versión del programa no se usa esta información, sin embargo en versiones posteriores se habilitará), Precio de venta y Existencias.

Una vez colocados los campos, verá algo similar a la imagen mostrada arriba. Una vez que ha arrastrado los campos ya es posible importar la información, sin embargo le recomendamos definir ciertos valores antes de hacerlo:  Control de existencia: El campo „ControlExistencia’ del sistema indica si para el producto se llevará o no el control de existencia, si desea que el programa descuente de la existencia el producto de forma automática al realizar una operación, este campo debe ser marcado.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Para no tener que marcarlo de uno en uno, puede definir el valor predeterminado, es decir el valor que este campo tendrá para cada registro que sea añadido en la importación.  Impuesto e Impuesto 2: Los campos „Impuesto’ e „Impuesto2‟ le indican al sistema el impuesto que deberá calcular cuando se realice una operación. Si no desea ingresar el valor de uno en uno, defina el valor predeterminado para cada registro importado. Seleccione la fila en la que desea ingresar un valor predeterminada y haga clic con el botón derecho del ratón. Verá un menú contextual con dos opciones:  Resetear campos de Excel: Una vez arrastrado un campo de la lista de MS Excel® a la lista de campos de MS Access®, no puede cambiarlo o borrarlo, en caso de que necesite quitarlo use esta opción. Si ya ha definido varios campos deberá comenzar de nuevo.  Definir valor predeterminado: Está opción se usa para definir el valor predeterminado para los registros importados.

Al seleccionar „Definir valor predeterminado‟ se mostrará una ventana donde podrá ingresar el valor que desea que contenga. Introduzca el valor en el cuadro de texto y presione „Aceptar’ para que ese valor sea pasado a la lista. En la imagen puede ver la lista donde se han definido dos valores predeterminados, en el campo „ControlExistencia’ se ha ingresado „-1‟ y en el campo Impuesto se ha ingresado „15‟ que corresponderá al 15% de impuesto. En los campos del tipo „Si/No” use  -1 Para representar „Sí‟  0 Para representar „No‟ Los campos de impuesto deben ser capturados como enteros (15 es igual a 15% de impuesto por ejemplo).



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Una vez que ha definido los campos a importar y los valores importados haga clic en el botón „Importar‟ para que su información de MS Excel® sea importado al sistema. Si ocurre algún error y no es posible importar la información será notificado, revise particularmente que los tipos de datos correspondan.

En la imagen mostrada arriba, se ve la lista de productos importada desde MS Excel®, si la observa con cuidado, verá que la casilla de „Control de Existencia‟ –a la derecha de la columna marca- se encuentra seleccionada, esto porque se definió como valor predeterminado para nuevos registros el valor „-1‟. De manera similar el campo „Impuesto’ indica 15, también definido como valor predeterminado. Note que hay campos en blanco en Existencia, esto puede representar un problema al momento de realizar operaciones. En la siguiente sección conocerá como „Normalizar los datos‟.




NORMALIZACIÓN El proceso de „Normalización’ tiene como objetivo evitar inconsistencia en los datos del inventario. Las inconsistencias pueden ser en general falta de valores (el campo no contiene ninguna información) o en el caso de existencias evitar que muestre valores inferiores a 0. La normalización se ha dividido en tres pasos:  Normalizar existencias – Los valores de existencia, mínima, máxima, cantidad en apartado, medio mayoreo y mayoreo son puestos en 0 para aquellos productos que el valor sea nulo o menor a 0.  Normalizar impuestos – Los valores de los campos de impuesto para aquellos que sena nulos son puestos en 0.  Normalizar inventario – Los valores de precio de mayoreo, medio mayoreo, costo, precio especial, costo, costo promedio, utilidad, porcentaje de utilidad, precio de competencia, comisión y costo de existencia son puestos en 0 para aquellos productos que el valor de estos campos sea nulo. Estas operaciones pueden ser efectuadas en cualquier momento, le recomendamos ejecute las tres después de una operación de importación. Estas operaciones no reemplazan valores con excepción de existencia menor a 0. Si los registros contienen cualquier información no la reemplazan. Para usar estas funciones, clic en el menú „Productos – Operaciones especiales‟, y clic en el menú de normalización que desee ejecutar.




PROVEEDORES

Desde la ventana del „Catálogo de Proveedores‟ puede manejar toda la información relativa a sus proveedores, prestadores de servicios, etc. que utilice en su negocio. Para ingresar a la ventana de „Catálogo de Proveedores‟ haga clic en el botón „Proveedores‟ la barra de herramientas, o clic en el menú Productos  Proveedores.

de

Utilice los botones de la parte inferior para agregar nuevos proveedores, editar la información del proveedor, guardar la información, imprimir un listado, etc. La parte superior de la ventana le muestra una lista de los proveedores registrados, al seleccionar o hacer clic en cualquier campo de esa lista la información completa del proveedor será mostrada en la parte de detalle. Puede hacer clic en los encabezados de cada columna para ordenar en forma Ascendente o Descendente. También se cuenta con una barra de búsqueda, es posible buscar por Nombre del proveedor, nombre del contacto número de proveedor. Dependiendo de su sistema podrá enviar correos electrónicos directamente al proveedor seleccionado.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta El botón „Imprimir‟ le permite una ficha del proveedor. Si desea un listado de sus proveedores, haga clic en el menú Reportes  Proveedores  Directorio de Proveedores. Si desea un listado de los artículos o productos asociados a los proveedores, haga clic en el menú Reportes  Productos  Listado de productos por proveedor.




ADMINISTRACIÓN DE PR ODUCTOS (INVENTARIO)

DataFox Punto de Venta le permite una administración y manejo muy amplio de los productos en su inventario. Para acceder a la ventana de „Administración de Productos‟ haga clic en „Productos  Inventario‟, presione Control + I en su teclado o haga clic en el botón „Inventario‟ de la barra de herramientas La imagen mostrada arriba muestra como es la ventana de „Administración de Productos‟, aunque a primera vista pueda parecer compleja, en realidad su uso es bastante sencillo, cualquier producto puede ser manejado sólo con cinco datos:  Simbología  Código  Nombre  Departamento  Precio



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Estos cinco campos están en negritas para ayudarle a identificarlos fácilmente. El campo „Precio público‟ también se encuentra en negritas, sin embargo este campo no tiene que llenarlo manualmente, el precio público es el que se muestra en la ventana del „Catálogo de productos‟ y en la ventana del „Verificador‟; también se muestra en un recuadro pequeño al lado del campo „Precio‟ en la ventana del „Punto de Venta‟; el precio público es la suma del precio más el impuesto 1 y 2. En la parte superior se encuentran las „Opciones de filtrado‟ (búsqueda); en la parte inferior izquierda los botones de navegación y conteo de registros y en la parte inferior derecha la barra de funciones. Al igual que otras ventanas en el sistema encontrará en la parte inferior la barra de navegación y la barra de botones. En todos los campos use la tecla TAB para desplazarse de un campo a otro (ALT + TAB para regresar al campo anterior); también puede desplazarse al siguiente campo presionando Enter.

BARRA DE BÚSQUEDA

En la parte superior se encuentra la barra de búsqueda, primeramente seleccione el botón de opción del tipo de búsqueda que quiera realizar (nombre de producto, código) a continuación en el cuadro de texto introduzca una parte del texto a buscar y presione el botón „Buscar’. Departamento, Marca y proveedor muestran un cuadro de lista, seleccione y presione „Buscar’, en las opciones Paquetes y Estilos sólo presione el botón Buscar. También puede realizar filtros por Precio, Costo, % Utilidad, Descuento y Existencia, estas opciones tienen un color rojo para identificarlas, cuando realiza una búsqueda por alguna de estas opciones de forma predeterminada el sistema buscará aquellos registros que sean iguales al valor introducido; sin embargo puede hacer que se busque por registros con un valor mayor o menor al valor introducido. Haga clic en el botón de opción que corresponda a la búsqueda deseada (= igual a, > mayor a y < menor a). Si la búsqueda no obtiene resultados se presenta un aviso. Si la búsqueda devuelve más de un producto, las opciones de navegación le informarán de cuántos productos se encontraron. Para volver a todos los artículos clic en el botón „Mostrar todos‟

INFORMACIÓN DEL INVENTARIO SImbología El sistema puede mostrar y generar códigos de barra de 18 tipos o simbologías diferentes: Code 39, Code 39 extendido, Code 128 A, Code 128 B, Code 128 C, Code 128 Auto, EAN 128, Interleaved 2 of 5, Standard 2 of 5, Code 93, Code 11, Codabar, UPC A, UPC E, EAN 13, EAN 8, Posnet , RoyalMail



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Consulte al final de esta guía en el anexo II: Tipos de código de barras: Simbologías para una explicación sobre cada una de las simbologías. El tipo de código de barras o simbología depende del tipo de productos que maneje. La simbología más común es EAN 13 y 7 –libros, cigarros, revistas, artículos comestibles, etc.- usan regularmente está simbología. Puede consultar con fabricantes y proveedores la simbología que usan para sus productos. También puede determinar la simbología usted mismo para EAN 13 y 8 fácilmente: Tomemos por ejemplo el medicamento Disprina Extra en caja de 24 tabletas 500 mg. La caja muestra un código de barras 7501328977508 son trece caracteres, la simbología es EAN 13. Otro ejemplo, el libro Winning de Jack Welch de Vergara editores tiene como código 9788466621090 que son trece caracteres, la simbología es EAN 13 también. Unos cigarros Marlboro rojos 20 cajetilla dura, tienen cómo código 75001322 son ocho caracteres, la simbología es EAN 8. Coca Cola 600 ml tiene de código 75007614 son 8 caracteres, simbología EAN 8. La utilidad de conocer la simbología es que al introducir el código de barras el sistema le mostrará en la ventana el gráfico de ese código, mismo que puede imprimir para sus propias etiquetas y/o copiar para usarlo en MS Word o cualquier otro programa. Para ayudarle a simplificar la captura, puede definir una simbología predeterminada en la ventana de „Configuración del sistema‟, esta simbología quedará automáticamente seleccionada para todos los productos nuevos de su inventario. Sin embargo si un producto usa otra simbología haga clic en el cuadro de lista y seleccione la simbología que corresponda.

¡No conozco la simbología de los códigos de mis productos! Si no va a imprimir o generar sus propios códigos (para productos que no tengan código) no necesita conocerla, simplemente deje el campo en el valor predeterminado y capture el código que usa su producto. El sistema no mostrará la imagen del código y no podrá imprimirlo o copiarlo. Si requiere imprimir etiquetas para los productos y estos tienen un código asignado por el fabricante, consulte con él o con su proveedor la simbología usada. Le pedimos que no nos consulte sobre la simbología de sus productos, en caso de que no la conozca, además de las 18 simbologías admitidas por el programa existen más, sin contar con que muchos fabricantes no usan una simbología aceptada. Es el fabricante o proveedor quien le puede proporcionar la información.

Cómo puedo crear mis propios códigos de barra La forma más sencilla de crear códigos de barra propios es haciendo clic en el botón „Generar código‟, al hacerlo el programa generará un código de barras en formato EAN 13 que se mostrará en el cuadro de código y la simbología será EAN 13.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Si desea crear sus propios códigos le recomendamos que use EAN 8 o EAN 13, seleccione esa simbología y en el cuadro código ingrese los dígitos necesarios. Si decide crear sus propios códigos en EAN 8 o EAN 13, ingrese siete o doce dígitos –no use 0 (cero) para iniciar el código- según el tipo que desea crear, estos siete o doce dígitos pueden ser cualesquiera que quiera, el último dígito se conoce como dígito verificador, este le será mostrado por el sistema y debe introducirlo al final, para que el lector reconozca el código para su artículo. Ejemplo: Usted quiere crear un código para un perfume no de línea. Usará EAN 8, en el sistema, cree un nuevo producto y seleccione como simbología EAN 8

Pase al campo código y comience a ingresar los dígitos

En la parte donde se muestra el código de barras, aparecerá una leyenda que le indica cuántos caracteres o dígitos requiere la simbología seleccionada. Continúe ingresando los 6 dígitos restantes:

Al llegar al sexto dígito, aparecerá el código, note que en la imagen del código después del 9 que es el último dígito introducido por usted, sigue un 0, este dígito se conoce como dígito verificador. En su código ingrese el 0 que se muestra en la imagen del código para completar su código.

El código de barras es correcto, pase al campo Nombre y prosiga con el resto de los datos del producto. Si introdujera un dígito que no sea el correcto, por ejemplo el 8, el sistema le indicará que el dígito verificador no es correcto, y que el que sería correcto es el 0.

Si introduce más de los 8 dígitos de esta simbología, el sistema le indicará que la simbología requiere de 7 u 8 digítos.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Si selecciona la simbología EAN 13 proceda de forma similar, introduciendo 12 dígitos en vez de 7. En el anexo II al final de este documento se describen y ejemplifican las simbologías, si usa cualquier otra de ellas, el proceso es similar, aunque no todas las simbologías usan dígito verificador. Le recomendamos que NO use 0 para comenzar un código, pues la mayoría de los lectores no leen el 0 cuando es el primer carácter a la izquierda de un código. Código Este valor puede ser el código de barras del producto y/o un identificador único para cada producto. Si el producto tiene código de barras definido, debe ingresarse aquí. Si el código es de alguna de las 18 simbologías manejadas por el programa y la seleccionó en el cuadro de lista Simbología, el código correspondiente se mostrará en la pantalla. Revise que el último carácter coincida con el mismo ingresado. Si usted ingresa un código diferente a las simbologías aceptadas por el programa, no se mostrará código de barras. Alterno Este valor puede servir como un segundo código, si usted tiene un código propio para el producto puede ingresarlo aquí. Nombre El nombre del producto (máximo 256 caracteres) Departamento Seleccione del cuadro de lista el „Departamento’ al que pertenece el producto. Es un valor requerido. Aunque es posible introducir el departamento ingresando el texto deseado en el cuadro de lista, es recomendable que seleccione el departamento de la lista, esto ayuda a mantener la uniformidad y facilita las búsquedas. Proveedor Seleccione el nombre del proveedor del producto. Aunque es posible introducir el departamento ingresando el texto deseado en el cuadro de lista, es recomendable que seleccione el departamento de la lista, esto ayuda a mantener la uniformidad y facilita las búsquedas. Control de existencia De forma predeterminada esta casilla se encuentra marcada para todos los productos. Si no desea que las ventas afecten la existencia desactive esta casilla. Tenga en cuenta que al vender si no hay existencia suficiente, el sistema no descontará por debajo del 0 (es factible que si le Página 60 de 131 DataFox www.datafox.com


Guía del Usuario DataFox Punto de Venta muestre existencias por debajo del cero, está es una función no documentada del programa, en futuras versiones se integrará y explicará los escenarios de esta función). Costo Ingrese el precio de costo del producto. De forma automática al cambiar el valor del costo, el campo „Utilidad‟ se actualiza de forma automática. El costo del producto es actualizado también cuando en una Compra o Pedido se añade o modifica el costo del producto. % Utilidad Puede ingresar el porcentaje de ganancia que desea obtener para el producto. Ingrese en este campo el valor y el sistema de forma automática aumentará el porcentaje del valor introducido al precio de venta. De forma automática se actualizan el precio del producto y la utilidad. También puede usar los botones al lado del campo, el valor máximo del botón es 500, si desea un porcentaje mayor debe introducir manualmente el valor en el campo. Utilidad Este campo no es editable, muestra la utilidad bruta que se obtiene de la venta del producto (10 productos en existencia con un precio de venta de $100.00 y un costo de $50.00 hará que este campo muestre $500.00) Costo inventario Este campo no es editable, muestra el valor de su inventario a precio de costo (10 productos en existencia con un precio de venta de $100.00 hará que este campo muestre $1,000.00) Precio (antes de impuestos) Ingrese el precio de venta (precio unitario) del producto. Es el precio regular del producto sin impuestos. De forma automática se actualizan el precio al público y la utilidad. Impuesto e Impuesto 2 Ingrese el porcentaje de impuesto que se aplicará de impuestos al producto. Esta cantidad se ingresa como entero. No puede ser menor a cero. También puede usar los botones al lado del campo, el valor máximo del botón es 100, si desea un porcentaje mayor debe introducir manualmente el valor en el campo. De forma automática se actualizan el precio al público. Precio al público Ingrese el precio de venta al público del producto. Es el precio regular ya con impuesto.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta El sistema usa de base el campo „Precio‟ para cálculos. El mostrar el precio público es para asistirle en cuánto es lo que cuesta un producto ya con los impuestos incluidos, si no maneja impuestos este valor será el mismo que el del campo „Precio‟ Una función útil es que al ingresar el precio al público si ya ha definido los impuestos, el sistema actualizará de forma automática el campo „Precio‟, quitando el porcentaje de impuesto que se haya definido. De forma automática se actualizan el precio y la utilidad. Existencia Ingrese la cantidad de productos en existencia (puede usar decimales). Apartados Ingrese la cantidad de artículos apartados por sus clientes. Mínimo de existencia Ingrese la cantidad que será su existencia mínima, este valor servirá para generar los avisos de notificación de baja existencia. Existencia máxima Ingrese la cantidad de existencia máxima para el producto. Medio mayoreo y Mayoreo Si usted vende medio mayoreo y/o mayoreo ingrese la información solicitada en los campos correspondientes. Para medio mayoreo debe ingresar la cantidad mínima y máxima (rango) dentro de los cuáles se tomará el precio de medio mayoreo al momento de la venta, está operación es automática en la ventana de Punto de Venta. Para mayoreos sólo requiere ingresar la cantidad mínima, ya que todo lo que rebase esa cantidad se tomará el precio de mayoreo. Importante: No traslape los valores, es decir, si el medio mayoreo va de 10 a 19 productos, no coloque como cantidad mínima en mayoreo 15, el valor debería ser 20. El precio de definido aquí debe ser sin impuestos. Especial Seleccione de la lista cualquiera de los dos valores que hay disponibles („Promoción’ o „Aumento’) y en el campo precio, ingrese el valor de precio que corresponda. Los precios especiales sobrepasan a cualquier otro precio (regular, medio mayoreo y mayoreo). Los precios especiales sólo aplican cuando „Horario Especial‟ está habilitado. Descuento Ingrese el porcentaje de descuento para el producto. En la ventana de venta el precio será calculado según el valor ingresado aquí. Ejemplo si el precio del producto es de $100.00 pesos y desea que al venderse de forma automática se de un descuento del 10% ingrese 10 en este cuadro. Si no desea dar descuento deje el campo en 0.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Sumarizar a descuento de cliente A cada cliente se le puede asignar un descuento predeterminado en el sistema, si usted asigna descuentos a los productos y además quiere que también se active el descuento de cliente (sumar ambos descuentos) active este casilla. Está función no está habilitada, sin embargo para prever en el futuro que no tenga que actualizar todo su inventario le permitimos asignar este valor. Inicia y Termina Debe establecer una vigencia para los descuentos, ingrese la fecha en que inicia un descuento y la fecha en que termina. En la venta si el descuento es mayor a 0 y la fecha de la venta está dentro del rango el descuento será aplicado, de otra forma se tomará el precio regular. Importante: Los descuentos sólo aplican al precio regular, no aplican en precios de medio mayoreo, mayoreo ni precio especial. Avisar devolución Si desea que el producto aparezca en el reporte de „Devoluciones de Productos‟ active esta casilla Devolver el Ingrese la fecha de devolución del producto (si la casilla „Avisar devolución‟ está activada el producto aparecerá en el reporte de „Devoluciones de Productos‟ Advertir caducidad Si desea que el producto aparezca en el reporte de „Caducidad de Productos‟ active esta casilla. Caduca el Ingrese la fecha de devolución del producto (si la casilla „Avisar caducidad‟ está activada el producto aparecerá en el reporte de „Caducidad de Productos‟ Comisión Ingrese el porcentaje de comisión por venta para este producto. Si no desea calcular comisiones por producto deje este valor en 0. Paquete Si este producto se compone de otros, seleccione esta casilla. Aparecerá una cuadricula donde podrá seleccionar los productos que componen el paquete. Antes de ingresar la lista de productos que componen el paquete, primero debe de dar de alta los mismos en el sistema. Haga clic en el campo „Producto‟ en la lista y verá un botón con tres puntos, haga clic en el botón para mostrar la lista de productos, encuentre el producto que desea sea parte del paquete y haga doble clic para regresar al inventario. Haga clic en el campo „Cantidad‟ e ingrese el número de productos que componen el paquete. Presione „Enter‟



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta para pasar a una nueva fila y repita el mismo procedimiento para agregar más productos al paquete. Si desea borrar un producto de la lista, haga clic en el selector de registros (la columna más a la izquierda de todas), toda la fila quedará seleccionada. Presione SUPR o DEL en su teclado para borrar la fila. Importante: Al vender el sistema descuenta del inventario el paquete no los productos individuales. Estilos Si el producto se compone de estilos (talla, número, color, etc.) Active la casilla. Un producto seleccionado como estilo no puede ser también paquete y viceversa. Sin embargo, ya dado de alta si puede ser parte de un paquete. El funcionamiento de la lista de „Estilos’ es igual que la lista de „Paquetes’. En este caso sólo tiene que ingresar los valores correspondientes al estilo. Servicio Si el producto es un servicio, active esta casilla. Marca Seleccione del cuadro de lista la „Marca’ del producto (puede ser usado también como una subclasificación). Fabricante, Tipo y Modelo Estos tres campos (opcionales) le permiten capturar información adicional sobre el producto. Desactivado Seleccione esta casilla para marcar el producto como desactivado. Cuando un producto está desactivado no puede ser vendido aunque si se muestra en los listados. Unidad de medida Seleccione o ingrese la unidad de medida del producto. Número del proveedor Este campo está diseñado para que ingrese el número de producto que el proveedor haya asignado cuando es diferente del código de barras. Días de plazo Ingrese los días de plazo que le da el proveedor para pagar el producto. Condiciones



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Ingresa las condiciones que le da el proveedor para pagar el producto. Descripción A diferencia del campo Nombre, en descripción le permite almacenar cualquier información que requiera sobre el producto sin límite en el número de caracteres. Precio Competencia Ingrese el precio que tiene su competencia para este producto. Competencia Justo bajo el cuadro para el precio de competencia hay un cuadro de texto donde puede ingresar el nombre de su competencia. Mostrar en verificador Si activa esta casilla el producto aparecerá en la ventana del „Verificador de precios‟. Los productos recomendados rotan aleatoriamente en el verificador. Campos personalizados 1, 2 y 3 – Ingrese aquí cualquier valor adicional que desee usar para el producto. Imagen La imagen del producto es usada en el verificador de precios y en la ventana del Punto de Venta, use el botón „Localizar imagen del producto‟ botón „Remover imagen‟

para seleccionar la imagen a mostrar; use el

para quitarla del sistema (la imagen no es borrada de su ubicación).

Bajo la imagen se muestra la ruta a la imagen, esta información es útil en caso de que no se muestre la imagen y desee saber en qué carpeta y con qué nombre estaba almacenada la imagen.

IMPORTANTE Las imágenes NO son almacenadas en la base de datos, en vez de ello se coloca una referencia que le indica al sistema la ruta y nombre de archivo. Si cambia de nombre o carpeta la imagen o la elimina está no se mostrará. Si usa el sistema en red, coloque las imágenes en una carpeta compartida. Ubicación 1 y 2 Ingrese la ubicación física del artículo. Esta información es usada en la ventana del verificador de precios




Opciones de Códigos de barras En la parte superior derecha de la ventana se puede mostrar la imagen de código de barras del producto, siempre que se use alguna de las 18 simbologías que el programa soporta y el código para la simbología seleccionada es válido. Bajo el código al lado de la imagen del producto, se encuentran tres botones „Imprimir’, „Copiar‟ y „Guardar‟. Estas funciones son para la imagen del código de barras. Imprimir – Muestra la ventana de impresión de código de barras. Copiar – Copia la imagen al portapapeles de Windows, puede pegar la imagen en otras aplicaciones. Guardar – Le mostrará un cuadro de diálogo que le indica que se guardará la imagen en el directorio raíz de su disco duro (usualmente C). El nombre del archivo será el código del producto. Las imágenes se guardan en formato Windows meta file (WMF)

IMPORTANTE Dependiendo de la simbología seleccionada para el código de barras es probable que en algunos casos, la imagen no se muestre completa en la ventana, sin embargo al copiarla al portapapeles, guardarla o imprimirla esta se mostrará completa.




IMPRESIÓN DE CÓDIGOS DE BARRAS

Cuando hace clic en el botón „Imprimir‟ de las opciones de código de barras en el Inventario, se muestra la ventana de impresión de códigos de barras. El sistema agrega al código, el nombre del producto arriba del código y su precio en la parte inferior. Si desea modificar ya sea el nombre o el precio, ingrese en los cuadros de texto „Texto superior e inferior” el texto que desee agregar al código, puede dejarlo en blanco si desea para imprimir sólo el código. En los cuadros de texto, si desea puede agregar más líneas, presione Control + Enter para pasar a una nueva línea. Use los botones de alineación centro o derecha.

para alinear el texto superior o inferior a la izquierda,

Use el cuadro de lista „Fuente‟ para seleccionar la fuente que desea usar para la impresión del código. Al modificar cualquiera de los valores arriba mencionados, la imagen del código se actualizará para mostrarle como se verá el código.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Existen dos opciones para copiar el código al portapapeles de Windows: 

Para copiar en formato de imagen (BMP) haga clic en el botón Copiar



Para copiar en formato de Windows Meta Files haga clic en el botón Copiar WMF:

El formato WMF es ideal cuando desea crear su propio catálogo en aplicaciones de procesamiento de texto como Microsoft Word®. La imagen copiada es grande y puede ser fácilmente redimensionada para hacerla pequeña sin una pérdida sensible en la calidad de la imagen. Para facilitarle la impresión de códigos, el sistema tiene las dimensiones de hojas de etiquetas Avery©, los formatos soportados son 3110, 3261L, 5163, 5662 y 5667. Seleccione en el cuadro de lista el formato que desee y los valores del formato de página se ajustarán según el tipo de etiqueta seleccionada. Si tiene un tipo de etiqueta diferente, puede ingresar los valores en los campos correspondientes de las opciones de „Formato de página‟ En el campo „Cantidad‟ ingrese la cantidad de etiquetas a imprimir. En el campo „Códigos‟ se muestra el código de barras actual, si desea imprimir varios códigos diferentes presione Control + Enter y añada los códigos que desea imprimir. NOTA  

Los códigos deben ser de la misma simbología El texto superior e inferior será el mismo para todos los códigos




COMPRAS A PROVEEDORES DataFox Punto de Venta le proporciona varias formas de controlar su inventario. En la ficha de inventario para cada producto puede ajustar las existencias. Sin embargo la forma más poderosa y completa de controlar las entradas al inventario es por medio del módulo de „Compras a proveedores‟ Desde la ventana de Compras podrá realizar pedidos, agregar existencias al inventario, actualizar el precio de compra y de venta de forma automática, asignar el precio de venta en base a un porcentaje al precio de compra, etc. Para ingresar a la ventana de „Compras‟ haga clic en el menú Productos  Compras a proveedores o en el botón correspondiente en la barra de herramientas

REGISTRAR COMPRAS/PEDIDOS De la misma forma que otras ventanas del programa, la ventana de „Compras’ contiene una barra de búsqueda en la parte superior, la barra de navegación en la parte inferior izquierda y los botones de control en la parte derecha. Para registrar una nueva compra o pedido:



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Haga clic en el botón „Nuevo‟ o presione la tecla F4. El sistema generará un nuevo registro y de forma automática le asignará un número automáticamente (ID). Este número es interno y no puede ser modificado o utilizado de forma alguna. Se asignará también el número de pedido, el cual se forma por los valores ingresados en la ventana de configuración, el prefijo y el folio. Si usted no ingresó un prefijo, sólo se tomará el folio. Puede asignar tipos a sus compras, los tipos disponibles son: 

Compra regular



Compra emergencia



Compra reposición



Consignación



Con derecho devolución



Otro

Seleccione del cuadro de lista „Tipo‟ el que corresponda. En valor „Fecha‟ es asignado de forma automática a la fecha actual de su sistema, puede cambiar la fecha a la deseada. Seleccione un „Proveedor’ del cuadro de lista correspondiente. El cuadro de lista „Enviar a‟ se llena con la información de su negocio y las sucursales o localidades que haya dado de alta en la ventana de „Sucursales‟, de forma predeterminada se ubicará en el negocio. Las existencias se verán afectadas siempre no importa que la compra la haga para otra sucursal. Cuando la compra sea confirmada por su proveedor marque la casilla correspondiente („Confirmada‟) puede también ingresar la fecha en que le será entregada la mercancía. Seleccione del cuadro de lista „Elaborada‟ el nombre de la persona que elabora el pedido, de forma predeterminada se toma el nombre de la persona que haya ingresado al sistema. Si la compra se realiza en una moneda diferente a la moneda base (peso) seleccione la moneda correspondiente en el cuadro de lista „Divisa‟, al seleccionar la divisa el cuadro de texto „Tipo de cambio‟ se actualiza con el tipo de cambio registrado para la divisa seleccionada, puede cambiar o ajustar el tipo de cambio si lo desea. Puede asignar un „Título‟ a su compra, este se mostrará en la impresión de la misma.

RECIBIDA Cuando reciba los productos, active esta casilla e ingrese o confirma la fecha de recibidos, también puede ingresar el número de la factura proporcionada por su proveedor.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Puede guardar en cualquier momento la compra y continuar trabajando con ella posteriormente. Pero es muy importante que tenga en cuenta que si la casilla „Recibida‟ está marcada, al guardar se actualizará el inventario. Si se hacen cambios y se vuelve a guardar la compra, el inventario ya no será actualizado. Recibida + Guardar = Actualiza el inventario

TIPOS DE CAMBIO El modelo de compras, le permite registrar compras en monedas diferentes. Los totales, impuestos, etc. se expresarán en el valor de la moneda seleccionada, sin embargo los precios de venta seguirán siendo en la moneda base. Ejemplo: Si se ingresa como Divisa el dólar y el tipo de cambio está en 11.03. Al seleccionar un producto cuyo precio de venta es de $5.60 pesos y de compra es de $3.40 y se compran 10 unidades. El sistema mostrará lo siguiente Cantidad 10 Precio compra 0.31 Precio de venta 5.60

Total 3.09

Si está comprando en otra divisa, NO use el campo „Utilidad‟ para calcular el precio de venta, si quiere un precio de venta diferente al mostrado, ingrese el nuevo precio directamente.

PRODUCTOS Para ingresar los productos a su pedido/compra coloque el cursor del ratón en la parte central de la ventana, comience en el campo „Cantidad‟ e ingrese la cantidad que solicita del producto (no acepta números negativos). Presione la tecla TAB de su teclado e ingrese el código del producto (puede ingresarlo manualmente, seleccionarlo de la lista, escanearlo con un lector de código de barras o haga doble clic en el cuadro de lista „Código‟ para que se muestre el listado de productos y desde ahí buscar y seleccionar el producto). Una vez que haya introducido el código del producto presione TAB, el sistema recuperará y mostrará de forma automática el nombre del producto, precio de compra y precio de venta. El enfoque queda en el precio de compra. Los pedidos/compras están basados en el precio de compra, ingrese el precio de compra o presione TAB si es el correcto. La función ‘% Ganancia‟ le permite calcular de forma automática el precio de venta, aumentando un N porcentaje al precio de compra. Ingrese un valor en el campo utilidad –por ejemplo si desea aumentar el 50% sobre el precio de compra, ingrese 50 en el campo „Utilidad‟. Presione TAB para pasar al campo „Precio de Venta‟. Puede ingresar o rectificar el precio de venta si así lo desea, ingrese el valor correspondiente y presione TAB. Página 71 de 131 DataFox www.datafox.com


Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Si el producto caduca, seleccione la fecha de caducidad del producto, al actualizar el inventario, el sistema de forma automática actualizará la fecha de caducidad y activará que el producto se muestre en la lista de caducidad. Si el producto no caduca, deje en blanco el espacio. Presione Enter para guardar la información. Puede continuar agregando productos. Si desea cambiar un producto ya ingresado, coloque el cursor en la fila ya campo correcto haga las modificaciones y presione Enter. La información de los productos se guarda de forma automática cada vez que presiona Enter, su inventario no es actualizado en este momento. Para borrar un producto, haga clic en el cuadro pequeño que está a la izquierda de la lista (al lado del campo „Cantidad‟, la fila completa quedará seleccionada, presione la tecla SUPR (DEL) en su teclado para eliminar el producto. Nuevo Producto Es posible que agregue productos al inventario al momento de registrar su compra, para ello, haga clic en el botón „Agregar producto‟ esto añadirá un producto nuevo al inventario con un código autogenerado en formato EAN 13; el producto se mostrará en la línea correspondiente, ingrese el nombre correcto, departamento, precio y demás datos correspondientes. El producto añadido de esta forma, debe ser complementado en la ficha Inventario. Información complementaria En la parte inferior de la ventana podrá ingresar otra información respecto a su compra: 

Plazo de pago y método de pago



Idioma



Si el pedido ha sido autorizado y quien autorizó



Si ya ha sido impresa o si el producto es importado.



También podrá agregar notas o comentarios a su pedido.

Si activa la casilla „Devolver‟ defina en el cuadro de fecha correspondiente la fecha en que debe devolverse el producto, el sistema le notificará en el listado de devolución de productos. Si activa la casilla „Cancelar‟ la orden será cancelada. Cuando un pedido o compra ha sido Cancelada el botón „Editar‟ no estará disponible, no podrán hacerse cambios al pedido. Un pedido cancelado no puede revertirse.

IMPUESTOS Y DESCUENTOS



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Puede ingresar un descuento al pedido ingresando el valor en porcentaje en el cuadro correspondiente –por ejemplo, ingrese 10 si quiere un descuento del 10 por ciento- o ingresando la cantidad directamente en el cuadro de texto „Descuento‟. Sin ingresa un valor de porcentaje el descuento será calculado y mostrado de forma automática. Puede asignar hasta dos impuestos, ingrese el valor porcentual de los impuestos en los cuadros correspondientes, el sistema calculará de forma automática el impuesto y lo mostrará. Finalmente en „Otros‟ puede ingresar cualquier otra cantidad que afecte a su pedido/compra, esta cantidad puede ser en números negativos si lo desea (-100, restará 100 al total).

BORRAR UN PEDIDO Si desea borrar un pedido/compra, haga clic en el botón „Borrar‟ el sistema le solicitará la clave de autorización, si es correcta el registro será eliminado.

ACTUALIZAR INVENTARIO Para que el inventario sea actualizado con la información de su pedido, active la casilla „Recibida‟ y guarde la información (presione el botón „Guardar‟ o presione F6), el inventario será actualizado. Las existencias sólo son afectadas si la casilla „Controlar existencias‟ en la ficha de inventario del producto está habilitada. Si guarda la información más de una vez, el sistema no afectará de nuevo el inventario, sin importar que haya realizado cambios a la información del los productos.




CATÁLOGO DE PRODUCTOS

DataFox Punto de Venta le proporciona varios métodos para consultar los artículos en el inventario. El que seguramente usará más frecuentemente es el „Catálogo de Productos‟. La ventana del catálogo le muestra en forma de lista todos los productos existentes en su inventario, mostrando el código del producto, el código alterno, nombre, precio público (precio con impuestos), existencia, departamento y marca. Para ingresar al catálogo, presione Control + A en su teclado; también puede hacer clic en el menú Productos  Catálogo de Productos Al mostrarse la ventana del catálogo aparecen listado todos los productos del catálogo –incluso aquellos que han sido marcados como „Desactivados‟ en la ficha del inventario del producto. Se mostrarán ordenados por nombre. Para localizar rápidamente un producto, ingrese el nombre o una parte del nombre en el cuadro de texto. El sistema le mostrará todos los productos que coincidan con el texto introducido. Si desea puede localizar el producto por código, haga clic en „Código‟ e ingrese el código o una parte en el cuadro de texto, el sistema le mostrará todos los productos que coincidan con el código introducido. Proceda de la misma manera para buscar por el código alterno, departamento o marca (en librerías recomendamos que use el campo „Marca‟ para guardar editorial de forma que le sea sencillo realizar consultas por este campo. Puede presionar Alt + N y Alt + C para pasar rápidamente a de una búsqueda a otra.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Haga clic en „Aceptar‟ o en „Cerrar‟ para cerrar la ventana del catálogo. Cuando la ventana del catálogo es activada desde la ventana de „Punto de Venta‟ seleccione un producto y haga clic en „Aceptar‟ para que el sistema pase el producto seleccionado. También puede hacer doble clic en el producto seleccionado para conseguir el mismo efecto.




VERIFICADOR DE PRECIOS

La ventana del „Verificador‟ le permite mostrar para un determinado producto su nombre, precio, existencia, código de barras (incluyendo la imagen del código) y su ubicación. También muestra el logotipo de su negocio. Dependiendo de su configuración se puede mostrar también las cantidades mínimas y los precios de medio mayoreo y mayoreo. Ingrese a la ventana del verificador haciendo clic en el menú Productos  Verificador de precios. También puede hacerlo presionando las teclas Control + F en su teclado o haciendo clic en el icono del verificador

en la barra de herramientas.

Puede localizar y recuperar la información de un producto por código o por nombre. En el cuadro de texto introduzca el código o cualquier parte del nombre del producto y el sistema automáticamente le mostrará la información para el producto que coincida con lo que haya introducido.




PRODUCTOS BAJA EXISTENCIA

La ventana del „Listado de productos de baja existencia‟ le permite ver todos los productos cuya existencia este por debajo del mínimo y que han sido habilitados para lleva control de existencia. Para ingresar al listado, haga clic en Productos  Productos baja existencia. Esta ventana se puede mostrar de forma automática, si ha habilitado Notificaciones de Existencias  Activar avisos y ha definido las horas en las que se debe mostrar la ventana en el menú Sistema. Puede usar la barra de filtro de la parte superior para mostrar sólo los productos que desee ya sea por proveedor, departamento o nombre. En la lista puede agrupar, ordenar, cambiar el orden de las columnas, cambiar el ancho de las columnas y seleccionar columnas de la misma forma que en la ventana del listado de productos (vea el apartado correspondiente para detalle de cómo realizar estas acciones). Adicionalmente es posible imprimir el listado, use los botones „Vista preliminar‟ e „Imprimir‟.




CAMBIOS DE PRECIOS

La ventana de aumento y disminución de precios le permite modificar rápidamente el precio de venta de todos los productos, los productos de un X departamento o marca o de uno sólo. Para ingresar a esta ventana, clic en el menú Productos  Operaciones especiales  Cambio de precios. Si desea modificar el precio de todos los productos marque la casilla „Todos los productos‟; si desea modificar los precios de una marca o departamento determinados, seleccione la marca o departamento de los cuadros de lista correspondientes, si desea hacerlo para un solo producto ingrese el código del producto en el cuadro de texto „Producto‟ o use el botón „Buscar‟ para seleccionar un producto de la ventana del catálogo. Una vez realizada la selección, seleccione: 

Aumento de precio



Disminución de precio

haciendo clic en la casilla correspondiente, finalmente seleccione „Cantidad‟ si desea aumentar o disminuir una cantidad determinada al producto o productos seleccionados o „Porcentaje‟ si desea que se aplique un porcentaje determinado al precio del producto o productos. Una vez que ha realizado sus selecciones, clic en „Procesar‟ para llevar a cabo el proceso.




CAPTURAR EXISTENCIAS

DataFox Punto de Venta le proporciona varios métodos de manejar la existencia de sus productos (directamente en la ficha del inventario de cada producto), por medio de movimientos, desde el listado del inventario y también desde la ventana de captura de existencias. La finalidad de estos cuatro métodos es que usted pueda realizar el seguimiento y actualización de sus existencias de la manera más cómoda y conveniente de acuerdo a sus necesidades. Para ingresar a la ventana de captura de existencias, haga clic en Productos  Operaciones especiales  Capturar existencias. También puede hacer clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas Puede buscar un producto por su nombre (o parte del mismo) ingresando el texto a buscar en el cuadro de texto de la parte superior y haciendo clic en el botón „Buscar‟ (para volver a mostrar todos los productos, haga clic en el botón „Mostrar todos‟. La lista que muestra sus productos, tiene la misma funcionalidad del listado de productos, puede agrupar, ordenar, cambiar el orden y el ancho de las columnas. El único campo editable es „Existencia‟ ingrese el valor adecuado en este campo.




CONFIGURAR IMPUESTOS De forma similar a la ventana de cambios de precios, la ventana „Configurar impuestos‟, le permite definir los impuestos para todos los productos, productos de un departamento o marca determinada o para un solo producto. Para ingresar a esta ventana, clic en el menú Productos  Operaciones especiales  Configurar impuestos. Si desea modificar uno o los dos impuestos de todos los productos marque la casilla „Todos los productos‟; si desea modificar los impuestos de una marca o departamento determinados, seleccione la marca o departamento de los cuadros de lista correspondientes, si desea hacerlo para un solo producto ingrese el código del producto en el cuadro de texto „Producto‟ o use el botón „Buscar‟ para seleccionar un producto de la ventana del catálogo. Una vez realizada la selección, ingrese el porcentaje correspondiente para cada impuesto en los cuadros de texto correspondientes –use enteros, por ejemplo 15 para 15%. Una vez que ha realizado sus selecciones, clic en „Procesar‟ para llevar a cabo el proceso.




APERTURA DE CAJA El proceso de apertura de caja es indispensable para poder realizar operaciones de venta. Para abrir la caja y definir el fondo de caja o fondo inicial, haga clic en el menú Ventas  Apertura de caja. En la ventana de apertura sólo ingrese el fondo inicial –o cero si no hay fondo de apertura. Haga clic en „Aceptar‟ o presione F2 para concluir el proceso. El sistema le mostrará un mensaje de confirmación, clic en „Sí‟ si está de acuerdo o en „No‟ si desea efectuar una corrección. Una vez que ha confirmado, el sistema cerrará la ventana y la operación quedará registrada en los movimientos de caja.




TASAS DE CAMBIO

DataFox Punto de Venta le permite registrar sus operaciones en diferentes monedas, desde la ventana de Punto de Venta podrá seleccionar la moneda en que desea aparezca la operación. Sin embargo el tipo de cambio debe definirse desde la ventana de „Tasas de cambio‟ Para ingresar a la ventana, haga clic en Ventas  Tasas de cambio. Seleccione de la lista de divisas la que desea editar y en el cuadro de „Tipo de cambio‟ ingrese el valor correspondiente. No borre el valor Peso (Mex), este siempre debe existir y permanecer en 0. Es posible que le cambie el nombre en vez de Peso (Mex), puede ser Dólar, Bolivar o cualquiera que sea la moneda local de su país.




MOVIMIENTOS DE CAJA

Puede revisar todas las operaciones que hayan causado un moviendo en la caja en la ventana de movimientos. Para acceder haga clic en el menú Ventas  Movimientos de caja. La ventana de Movimientos de caja al igual que la ventana del listado de productos, puede agrupar la información, cambiar el ancho y orden de las columnas e imprimir. Al abrir la ventana de forma predeterminada se carga el día presente (según la fecha de su sistema). Si desea ver operaciones de otro período de tiempo, modifique la fecha inicial y la fecha final en los calendarios en la parte superior de la ventana.

INGRESOS Y RETIROS



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Puede registrar ingresos de forma directa, haga clic en el botón de opción „Ingreso‟, en el campo „Concepto‟ ingrese una descripción o nota sobre el ingreso y en el campo „Cantidad‟ ingrese la cantidad que va a ingresar a la caja. Para registrar la operación, presione F7 en su teclado o haga clic en el botón „Guardar‟ para que se anexe a los movimientos del día. Ingreso de movimiento siempre se toma como operación de efectivo. Un retiro o egreso es muy similar al ingreso, la única diferencia es que debe seleccionar el botón „Egreso‟. Al registrar un ingreso o egreso el sistema le preguntará si desea imprimir un comprobante. El formato del comprobante está diseñado para una impresora de ticket, aunque puede imprimirlo en una impresora regular.

CIERRE DE CAJA En la ventana de movimientos se controla el cierre de caja, lo único que debe hacer es presionar la tecla F6 en su teclado o hacer clic en el botón „Cierre de caja‟ Es recomendable que antes de cerrar la caja, registre un retiro. De esa forma al iniciar operaciones iniciará sin arrastrar saldos.




PUNTO DE VENTA (VENTANA DE OPERACIONES)

La ventana de operaciones o Punto de Venta es el espacio principal del sistema, se ha diseñado para ser agradable de forma que si su monitor está orientado de tal forma que sus clientes vean la pantalla, está se muestre de una forma agradable y ordenada. Todas las funciones pueden ser llevadas a cabo con el teclado, no es necesario hacer uso del ratón. Dependiendo de su estilo y necesidades puede usar o no el ratón para operar. El proceso de registro y seguimiento de operaciones puede ser muy simple o avanzado, dependiendo esto, del tipo de operaciones, procesos y productos de su negocio. Para abrir la ventana de Punto de Venta, haga clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas , presione Control + P en su teclado o clic en el menú Ventas  Punto de Venta.

OPERACIÓN BÁSICA En su forma más sencilla, el proceso de venta se realiza de la siguiente manera: 1) Presione F4 en su teclado o haga clic en el botón „Nueva operación‟ (en la parte superior derecha el sistema le mostrará el número de operación correspondiente y activará los elementos de la parte superior) Página 85 de 131 DataFox www.datafox.com


Guía del Usuario DataFox Punto de Venta 2) Ingrese o escanee el código de barras de su producto (al iniciar una operación el cursor queda en el cuadro „Código‟ – puede presionar la tecla F2 en su teclado o clic en „Catálogo‟ para mostrar el catálogo de productos y seleccionar el producto correspondiente, si un producto ha sido marcado como „Desactivado‟ en el inventario, aunque lo seleccione no aparecerá en la ventana de operaciones.

El sistema mostrará el precio público (precio con impuestos) al lado derecho de la leyenda „Precio‟ Si desea modificar la cantidad que lleva el cliente ingrese el valor correspondiente, si no hay cambios presione „Enter‟ 3) Presione „Enter‟ nuevamente o haga clic en el botón „Agregar producto‟ pasará al área de productos en el centro de la ventana.


, el producto



4) Continué añadiendo productos de la misma forma, si ingresa un producto previamente seleccionado, el sistema usa „sumarizar al repetir‟ de forma que la cantidad se sumará al primero que ingreso en vez de añadir una nueva línea. 5) Cuando haya ingresado todos los productos de la operación, presione la tecla F7 de su teclado o clic en el botón „Pago rápido‟



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta 6) Ingrese la cantidad de dinero que recibe y presione „Enter‟ o haga clic en „Aceptar‟; dependiendo de la configuración de su sistema, el ticket será impreso o le aparecerá una ventana preguntando si desea o no imprimir el ticket.

Al concluir el proceso anterior –una vez que se imprimió el ticket o se indicó que no a la impresión una ventana le muestra el cambio a dar por la operación- se regresa de nuevo a la ventana de operaciones, quedando listo para una nueva operación. Si en la ficha inventario de cada producto ha activado la casilla „Controlar existencia‟ al concluir una venta la cantidad vendida será restada de su inventario. NOTA Con la opción „Pago rápido‟ todos los pagos quedan registrados como efectivo. Use „Opciones de pago‟ si desea registrar operaciones con tarjeta, cheque u otros formas de pago.

OBERVACIONES Puede adicionar comentarios u observaciones a la operación, ingrese el texto en el cuadro „Observaciones‟, presione TAB para que sea guardada la información. Si introduce información, el ticket mostrará hasta 75 caracteres de lo que haya introducido en este campo.

BORRAR PRODUCTOS REGISTRADOS Al añadir productos a una operación es probable que sea necesario eliminarlos, puede realizarlo de la siguiente forma:




1) Haga doble clic con el botón izquierdo del ratón en cualquier parte de la lista de productos (como se ve en la imagen arriba mostrada). 2) Le aparecerá una ventana solicitando que ingrese la clave correspondiente para autorizar la eliminación del producto en una orden. Ingrese la clave si desea autorizar y haga clic en „Aceptar‟ o presione „Cancelar‟ si no desea autorizar el cambio. La clave predeterminada es „cambiar‟

3) Si aprobó la eliminación de un producto en la operación, se mostrará una ventana con un cuadro de lista con los productos cargados a la operación.

4) Haga clic en la flecha hacia abajo del cuadro de lista, seleccione el producto que desea eliminar y presione la tecla TAB en su teclado para desplazarse al cuadro de texto „Nueva cantidad‟ 5) El sistema le muestra la cantidad de productos cargados para el producto seleccionado, ingrese la cantidad que desea eliminar y haga clic en „Aceptar‟




DESCUENTO AL PRECIO DEL PRODUCTO Es posible asignar un descuento al precio del producto, antes de cargarlo a la lista, para otorgar un descuento siga estos pasos: 1) Ingrese el código del artículo 2) Ingrese o confirme la cantidad a llevar 3) Presione F11 en su teclado o haga clic en el botón „Descuentos‟ 4) Le aparecerá una ventana solicitando que ingrese la clave correspondiente para autorizar el descuento al producto. Ingrese la clave si desea autorizar y haga clic en ‘Aceptar‟ o presione „Cancelar‟ si no desea autorizar el descuento. La clave predeterminada es „Cambiar‟ 5) Una vez autorizado un descuento el cursor se coloca de forma automática en el campo „Descuento‟, ingrese el valor correspondiente y presione ‘Enter‟. Por ejemplo si desea dar un descuento del 10 por ciento, ingrese 10. Siempre use número esteros, los descuentos se ingresan en forma de porcentaje.

Al aplicar un descuento, se añade una línea que indica el precio normal y el descuento obtenido para el producto, aunque en la pantalla no se ve completa, al imprimir el ticket si se mostrará toda la información completa. Una vez aprobado un descuento, el sistema permitirá aplicar descuentos para todos los artículos que se vayan agregando a la operación en curso. NOTAS Si va a procesar más de un producto, primero ingrese la cantidad a llevar antes de dar el descuento. Si primero da descuento a un producto y después vuelve a cargar el mismo producto dos o más veces, los siguientes no obtendrán el descuento.

CAMBIO DE PRECIOS Es posible cambiar al precio del producto, antes de cargarlo a la lista, para cambiar los precios siga estos pasos: 1) Ingrese el código del artículo



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta 2) Ingrese o confirme la cantidad a llevar 3) Haga clic en el botón „Cambio de precios‟ en la parte inferior derecha de la ventana

4) Le aparecerá una ventana solicitando que ingrese la clave correspondiente para autorizar el cambio de precios. Ingrese la clave si desea autorizar y haga clic en ‘Aceptar‟ o presione „Cancelar‟ si no desea autorizar. 5) Una vez aprobado el cambio de precios el cursor se coloca de forma automática en el campo „Precio‟, ingrese el valor correspondiente y presione ‘Enter‟. Una vez aprobado el cambio de precios, el sistema permitirá cambiar precios para todos los artículos que se vayan agregando a la operación en curso.

OPCIONES DE PAGO – PAGO CON EFECTIVO, TARJETA, CHEQUE Y VALES El proceso de pago cuando se requiere de registrar además de efectivo, pago con tarjeta, cheques y otros se realiza de la siguiente manera: 1) Cuando haya ingresado todos los productos de la operación, presione la tecla F8 de su teclado o clic en el botón „Opciones de pago‟

2) La ventana de opciones de pago le permite registrar operaciones regulares pagando con efectivo, tarjeta, cheque y vales; además también le permite registrar operaciones a crédito,



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta apartados y envíos a domicilio. Opcionalmente puede aplicar un descuento al total de la operación. 3) Para registrar un pago regular presione ALT + R en su teclado o haga clic en el botón „Regular‟, esto activará los campos para efectivo, tarjeta, cheque y vale. 4) Ingrese en los campos correspondientes la cantidad que le es entregada (puede registrar pagos con varios métodos). Si registra pago con tarjeta, cheque y vales y la cantidad ingresada es mayor que la cantidad a pagar, el cambio será restado del efectivo. Presione „Enter‟ para pasar de un campo a otro, cuando haya terminado de ingresar las cantidades haga clic en „Aceptar‟; dependiendo de la configuración de su sistema, el ticket será impreso o le aparecerá una ventana preguntando si desea o no imprimir el ticket.

Al concluir el proceso anterior –una vez que se imprimió el ticket o se indicó que no a la impresión una ventana le muestra el cambio a dar por la operación- se regresa de nuevo a la ventana de operaciones, quedando listo para una nueva operación. Si en la ficha inventario de cada producto ha activado la casilla „Controlar existencia‟ al concluir una venta la cantidad vendida será restada de su inventario.

RECUPERAR OPERACIONES

Cualquier operación registrada puede ser recuperada, esto le permite:



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta 

Registrar una operación y dejarla pendiente (para registrar otra y cobrarla y después regresar a la anterior)



Registrar una operación de crédito y después recuperarla para abonar a esa operación



Imprimir una nota de remisión o una factura



Reimprimir el ticket



Cancelar la operación

Para recuperar una operación, desde la ventana de operaciones presione la tecla F5 en su teclado o haga clic en el botón „Recuperar operación‟ Al mostrarse el listado de operaciones, se muestran únicamente las operaciones registradas para el día actual de acuerdo a la fecha en su sistema. Si no hay operaciones registradas para el día, un mensaje se lo indicará. Use los selectores de fecha de la parte superior de la ventana para seleccionar el rango de fechas que necesite. Seleccione la fecha inicial y la fecha final, el sistema ajustará de forma automática y le mostrará las operaciones registradas en el período de tiempo seleccionado. Puede también encontrar una operación determinada en forma rápida si conoce el folio de la operación, ingrese el folio correspondiente en el cuadro de texto de la parte superior y haga clic en el botón ‘Buscar‟ (el botón con tres puntos suspensivos „…‟) si el folio es localizado le será presentado en la parte central de la ventana. La opción de buscar por folio es la predeterminada para búsquedas. También puede buscar por nombre del cliente, marque la casilla „Cliente‟ e ingrese el nombre o una parte del nombre del cliente en el cuadro de texto, haga clic en el botón „Buscar‟ para mostrar todas las operaciones que coincidan con el texto introducido. Si desea ver todas las operaciones, haga clic en el botón „Mostrar todas‟. Para seleccionar una operación sólo tiene que hacer en cualquier campo de la fila de la operación deseada, la fila quedará iluminada con un color azul de fondo indicando de esta forma que ha sido seleccionada.

Una vez que ha seleccionado una operación, presione ‘Enter‟ para regresar a la ventana de operaciones, la operación seleccionada será mostrada completa. También puede hacer doble clic al seleccionar la operación para recuperarla.




REIMPRESIÓN DE TICKETS Puede ser que sea necesario reimprimir el ticket de una operación, para hacerlo siga estos pasos: 1) Recupere la operación 2) Presione F7 en su teclado o haga clic en el botón „Pago rápido‟ 3) Si la operación ya ha sido pagada el sistema le presentará un mensaje indicando que sólo puede reimprimir el ticket 4) En la ventana que se muestra haga clic en el botón „Reimprimir‟

CANCELAR OPERACIONES Puede cancelar una operación en cualquier momento, si requiere cancelar una operación siga estos pasos 1) Recupere la operación 2) Haga clic en la tecla F6 en su teclado o presione el botón „Cancela operación‟ 3) Ingrese la calve de autorización

ASIGNAR CLIENTE A UN A OPERACIÓN El sistema le permite asignar operaciones a un cliente previamente registrado, al iniciar una nueva operación, no hay cliente definido para la operación, todas son registradas como operaciones de „Público en general‟, para asignar una operación siga estos pasos: 1) Inicie una nueva operación, presione F4 en su teclado o haga clic en el botón „Nueva Operación‟



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta 2) Haga clic en el botón con los tres puntos suspensivos (…) que se encuentra al lado del cuadro de texto de „Cliente‟

3) En la ventana que se muestra aparece un listado con todos los clientes registrados. El listado contiene el número de cliente, nombre, dirección y el saldo de crédito

4) Puede localizar un cliente, ya sea por su nombre, teléfono o nombre; ingrese el texto a buscar en el cuadro de texto de la parte superior, el listado se actualizará automáticamente en base al texto introducido. 5) Si desea buscar un cliente por nombre marque el botón de opción „Nombre‟, si desea buscarlo por el número de teléfono, marque el botón de opción „Teléfono‟ y si desea hacerlo por el número de cliente marque el botón de opción „Número‟ 6) Puede hacer doble clic en cualquier parte de la fila del cliente para seleccionarlo y regresar a la ventana de operaciones, también puede seleccionar la fila y hacer clic en el botón „Aceptar‟ 7) Una vez que ha seleccionado el cliente en la ventana, regresará a la ventana de operaciones, el cuadro de texto de cliente contendrá el nombre del cliente seleccionado y a su lado el saldo deudor del cliente. Asigne operaciones a clientes cuando realice operaciones a crédito, apartados, cuando le vaya a extender una factura o nota de remisión y cuando desee que el sistema asigne puntos por venta. Es recomendable que primero seleccione el cliente antes de cargar los productos, sin embargo puede asignar un cliente a la operación, en cualquier momento antes de cobrar la operación, una vez cobrada una operación no se puede asignar cliente a la misma. Si registra una operación pero no registra pago alguno, al recuperar la operación, podrá asignarle un cliente.




OPCIONES DE PAGO – CRÉDITO A CLIENTES El sistema le permite registrar operaciones a crédito, primeramente debe crear una operación y asignarla a un cliente, a continuación siga estos pasos: 1) Cuando haya ingresado todos los productos de la operación y el cliente presione la tecla F8 de su teclado o clic en el botón „Opciones de pago‟

2) Para registrar un pago regular presione ALT + C en su teclado o haga clic en el botón „Crédito a cliente‟, el saldo deudor del cliente se mostrará y se activarán los campos para efectivo, tarjeta, cheque y vale. Si la cantidad a cobrar rebasa el límite de crédito del cliente, no podrá realizar el cargo. Si el cliente no tiene crédito tampoco podrá realizar la operación 3)

Ingrese en los campos correspondientes la cantidad que le es entregada (puede registrar pagos con varios métodos) como pago inicial o de la operación, también puede registrarla en cero (0). Si registra pago con tarjeta, cheque y vales y la cantidad ingresada es mayor que la cantidad a pagar, el cambio será restado del efectivo. Presione „Enter‟ para pasar de un campo a otro, cuando haya terminado de ingresar las cantidades haga clic en „Aceptar‟; dependiendo de la configuración de su sistema, el ticket será impreso o le aparecerá una ventana preguntando si desea o no imprimir el ticket.

Al concluir el proceso anterior –una vez que se imprimió el ticket o se indicó que no a la impresión una ventana le muestra el cambio a dar por



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta la operación- se regresa de nuevo a la ventana de operaciones, quedando listo para una nueva operación. Si en la ficha inventario de cada producto ha activado la casilla „Controlar existencia‟ al concluir una venta la cantidad vendida será restada de su inventario. Las operaciones de crédito descargan el artículo de existencia en cuanto son procesadas la primera vez. Para continuar abonando a la operación primero debe recuperarla y realizar el pago como „Regular‟. Puede registrar tantos abonos como necesite hasta liquidar la operación. El ticket que se imprime cuando se registra un pago a un crédito, muestra el total a pagar, el saldo anterior al pago efectuado, el abono realizado y el saldo restante. No se muestran los impuestos, ni subtotal.

OPCIONES DE PAGO – APARTADOS El sistema le permite registrar operaciones de apartados de mercancía, primeramente debe crear una operación y asignarla a un cliente, a continuación siga estos pasos: 1) Cuando haya ingresado todos los productos de la operación y el cliente presione la tecla F8 de su teclado o clic en el botón „Opciones de pago‟

2) Para registrar un pago regular presione ALT + A en su teclado o haga clic en el botón „Apartado‟, se activarán los campos para efectivo, tarjeta, cheque y vale.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta 3) Ingrese en los campos correspondientes la cantidad que le es entregada (puede registrar pagos con varios métodos) como pago inicial o de la operación, también puede registrarla en cero (0). Si registra pago con tarjeta, cheque y vales y la cantidad ingresada es mayor que la cantidad a pagar, el cambio será restado del efectivo. Presione „Enter‟ para pasar de un campo a otro, cuando haya terminado de ingresar las cantidades haga clic en „Aceptar‟; dependiendo de la configuración de su sistema, el ticket será impreso o le aparecerá una ventana preguntando si desea o no imprimir el ticket.

Al concluir el proceso anterior –una vez que se imprimió el ticket o se indicó que no a la impresión una ventana le muestra el cambio a dar por la operación- se regresa de nuevo a la ventana de operaciones, quedando listo para una nueva operación. Si en la ficha inventario de cada producto ha activado la casilla „Controlar existencia‟ al concluir una venta la cantidad vendida será restada de su inventario. Las operaciones de apartado descargan el artículo de existencia en cuanto son liquidadas. Para continuar abonando a la operación primero debe recuperarla y realizar el pago como „Regular‟. Puede registrar tantos abonos como necesite hasta liquidar la operación.

OPCIONES DE PAGO – ENVÍO A DOMICILIO El sistema le permite registrar operaciones de envío al domicilio del cliente sus productos, primeramente debe crear una operación y asignarla a un cliente, a continuación siga estos pasos: 1) Cuando haya ingresado todos los productos de la operación y el cliente presione la tecla F8 de su teclado o clic en el botón „Opciones de pago‟




2) Para registrar un pago regular presione ALT + D en su teclado o haga clic en el botón „Envío a Domicilio‟. 3) H clic en „Aceptar‟; dependiendo de la configuración de su sistema, el ticket será impreso o le aparecerá una ventana preguntando si desea o no imprimir el ticket.

Al concluir el proceso anterior –una vez que se imprimió el ticket o se indicó que no a la impresión - se regresa de nuevo a la ventana de operaciones, quedando listo para una nueva operación. El ticket lleva la información del domicilio del cliente. Si en la ficha inventario de cada producto ha activado la casilla „Controlar existencia‟ al concluir una venta la cantidad vendida será restada de su inventario. Para registrar el pago del envío recupere la operación y registre el pago como „Regular‟

DESCUENTO AL TOTAL



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Desde la ventana de „Opciones de pago‟ puede asignar un descuento al total de la orden.

Haga clic en el botón „Descuento‟, Le aparecerá una ventana solicitando que ingrese la clave correspondiente para autorizar el cambio de precios. Ingrese la clave si desea autorizar y haga clic en ‘Aceptar‟ o presione „Cancelar‟ si no desea autorizar. Una vez verificada la clave, el campo para introducir el porcentaje de descuento será activado, introduzca el valor en porcentaje que desea dar a la operación y presione „Enter‟ o la tecla TAB. El total a pagar será automáticamente actualizado para reflejar el descuento. NOTA Tenga presente que el descuento es sobre el total a pagar, al aplicar un descuento si la operación causa impuestos estos no serán alterados. Puede aplicar un descuento a cualquiera de las operaciones (regular, crédito a cliente, apartado y a domicilio).

IMPRESIÓN DE NOTAS D E REMISIÓN Y FACTURA S Puede imprimir notas de remisión y/o facturas de las operaciones realizadas. Primeramente debe registrar la operación y después recuperarla (puede haber pagos a la operación) para poder habilitar las funciones de impresión de notas o factura. 1) Recupere la operación 2) Presione F9 en su teclado o haga clic en „Imprimir nota‟ si desea imprimir una nota de remisión o presione F10 en su teclado o haga clic en „Imprimir factura‟ si desea imprimir una factura



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta 3) La ventana muestra una vista previa de la impresión, sólo se imprimirán los campos de datos, el formato ya debe haber sido ajustado previamente para coincidir con su documento 4) Si todos los datos son correctos, haga clic en el botón „Print…‟ 5) Seleccione la impresora, cantidad de copias, etc. y clic en „Imprimir‟ para obtener la impresión del documento En caso de que los datos del cliente no estén completos o no sean correctos, cierre la ventana de vista previa, ingrese a la ficha del cliente y realice los ajustes necesarios. Una vez que ha actualizado los datos de su cliente podrá imprimir los datos correspondientes.

CAMBIO DE CAJEROS De forma predeterminada el sistema asigna como cajero a quien haya iniciado el sistema, si tiene varios cajeros, puede cambiar de uno a otro. Para cambiar de cajero, siga estos pasos: 1) Inicie una nueva operación o recupere una operación (si la operación ya tiene registro de pago parcial o total no puede cambiar el cajero. 2) En la parte superior de la ventana haga clic en el flecha hacia abajo del cuadro combinado „Cajeros‟, se mostrará una lista con los cajeros habilitados

3) Seleccione el nombre del cajero de la lista 4) En la ventana que aparece, el cajero seleccionado deberá ingresar su clave de acceso. Si la clave es correcta la operación será asignada al cajero seleccionado, si no lo es o se cancela, el cajero originalmente asignado permanecerá.

ESTATUS DE LA OPERACIÓN



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Es posible que usted requiera asignar estatus a las operaciones, al crear una nueva operación o recuperar alguna puede asignarle un estatus haciendo clic en la flecha hacia abajo del cuadro de lista „Estatus‟, seleccione el estatus y haga clic en cualquier otro campo para fijar el nuevo estatus.

Divisas Si cobra en una moneda diferente a la regular (peso mexicano), haga clic en la flecha hacia abajo del cuadro de lista „Divisas‟ y seleccione la moneda que desea, el sistema le mostrará el tipo de cambio que haya definido para la divisa seleccionada. Al registrar productos y pagos para la operación, el sistema calculará de forma automática el precio en base al tipo de cambio para la divisa seleccionada. No puede cambiar divisas a una operación recuperada ni cuando la operación ya contenga productos, el cambio de divisas sólo puede realizarse para una nueva operación y antes de añadir productos.

Vendedores Si ha configurado el sistema para preguntar por el vendedor, cada vez que inicie una nueva operación, se le presentará la siguiente ventana:

Si desea asignar la operación a un vendedor haga clic en la flecha hacia abajo del cuadro de lista, se mostrarán los nombres de los empleados del sistema, seleccione el vendedor y haga clic en „Aceptar‟. Si no desea asignar la operación a ningún vendedor, haga clic en „Cancelar‟




CLIENTES

En esta ventana puede ingresar la información de todos los clientes de su negocio. Para ingresar al ventana de clientes haga clic en el menú Ventas  Clientes o haga clic en el botón Clientes en la barra de herramientas. Utilice los botones de la parte inferior para agregar nuevos clientes, editar la información del cliente, guardar la información, imprimir fichas del cliente, etc. La parte superior de la ventana le permite localizar un cliente buscando por Nombre, Teléfono, Número o Tipo. Seleccione el tipo de búsqueda que desea e ingrese la información a buscar en el cuadro de texto, haga clic en el botón „Buscar‟ Si desea que el cliente sea sujeto de crédito, marque la casilla „Permitir crédito‟, ingrese un límite de crédito. Esta información será usada en la ventana de Punto de Venta cuando seleccione una operación como de crédito. El saldo actual se va actualizando conforme a los créditos que otorgue y los pagos del cliente. También es posible ingresar el saldo directamente.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Los puntos acumulados se asignan de forma automática según lo que haya configurado para su negocio.




Bloqueo Al bloquear el programa nadie podrá utilizarlo hasta que no se ingrese la contraseña correspondiente. Esto es útil si se aleja del equipo. Para bloquear el sistema: Haga clic en el botón „Bloquear sistema‟ herramientas.

en la barra de

Presione Control + B en su teclado Haga clic en el menú „Archivo‟  „Bloquear‟ Mientras el sistema se encuentre bloqueado, no se podrá hacer uso de ninguna función. Para desbloquear el sistema, ingrese la contraseña correspondiente y haga clic en el botón „Aceptar‟

Cerrar sesión Puede cerrar la sesión para el usuario activo e iniciar con otro usuario sin necesidad de salir del sistema. Para cerrar la sesión del usuario e iniciar otra:

1) Haga clic en el menú Archivo  Cerrar sesión o presione Control + R en su teclado. Clic en el botón

de la barra de herramientas.

2) El sistema le preguntará si está seguro que desea cerrar la sesión. Haga clic en „Sí‟ para cerrarlo o en „No‟ para cancelar el cierre de sesión.

CAMBIO DE CLAVE DEL USUARIO ACTIVO El usuario activo puede cambiar la clave de acceso siempre que lo desee.

1) Haga clic en el menú Archivo  Cambiar clave 2) Ingrese la clave actual en el cuadro de texto „Contraseña anterior‟ 3) Ingrese la nueva clave dos veces, en el campo „Nueva‟ y confirme.

4) Haga clic en el botón „Cambiar‟ A partir del siguiente inicio de sesión del usuario deberá ingresar la nueva clave.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta El sistema obliga a actualizar la clave cada sesenta (60) días.




REPORTES DataFox Punto de Venta le proporciona una gran variedad de reportes con mucha de la información disponible y generada por el uso del sistema. Haga clic en el Menú Reportes y seleccione una opción de las listadas: Reportes de Clientes: 

Directorio de clientes

Reportes de Proveedores: 

Directorio de proveedores

Reportes de Personal: 

Directorio de personal

Reportes de Productos: 

Listado de productos por departamento



Listado de productos por marca



Listado de productos por proveedor



Lista de productos con precios de competencia



Listado de productos recomendados



Listado de productos para conciliación (toma de inventario físico)



Catálogo de productos sencillo



Catálogo de productos con precios de mayoreo



Devolución de productos (relación de productos que tengan fecha de devolución), este reporte permite seleccionar las fechas inicial y final además de que se permite exportar el reporte a Microsoft® Excel©, Microsoft® Word©, HTML o a formato PDF.



Caducidad de productos (relación de productos que tengan fecha de caducidad), este reporte permite seleccionar las fechas inicial y final además de que se permite exportar el



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta reporte a Microsoft® Excel©, Microsoft® Word©, HTML o a formato PDF.



Reportes de valor del inventario – Tiene la posibilidad de imprimir un reporte de todos los productos en el inventario o seleccionar un departamento o marca específico. El reporte sólo lista los productos cuya existencia sea superior a 0.

Reportes de Ventas – Productos vendidos Le permite seleccionar entre 21 reportes diferentes, todos los reportes permiten seleccionar las fechas inicial y final además de que se permite exportar el reporte a Microsoft® Excel©, Microsoft® Word©, HTML o a formato PDF.




Barra de impresión de reportes

La barra de impresión de reportes le permite imprimir el reporte, ajustar la visualización en pantalla, el número de páginas que se muestra en pantalla, buscar texto en el reporte y desplazarse por las diferentes páginas. Use el botón „Print‟ para imprimir el reporte seleccionado. Para los reportes que puedan ser exportados, arriba de la barra de impresión se muestra el menú Archivo que le permite seleccionar exportar al formato deseado el reporte. Al exportar un reporte le será preguntado dónde y con que nombre será almacenado el reporte.




MODIFICACIÓN DE FORMATOS Puede modificar cualquiera de los reportes del sistema. Los formatos estándar a modificar son el de factura y el de notas, si usted adquirió el paquete de reportes, podrá editar la mayoría de los reportes del sistema.

CAMPOS 1) Clic en el menú Sistema  Editor de Reportes, se mostrará la siguiente ventana:

2) En la ventana del editor, seleccione el menú File  Open 3) En la ventana de selección localice el archivo „Factura.rpx‟, este archivo se encuentra en: C:\Archivos de programa\DataFox\DataFox Punto de Venta\Reportes, una vez que lo haya seleccionado haga clic en „Abrir’ para regresar al Editor de Reportes (el archivo Nota.rpx es el correspondiente a notas)




4) El formato se cargará en el editor de reportes como se muestra en la imagen:

Usted sólo tiene que trabajar con el acomodo de los campos del reporte, en la imagen se ha oscurecido las áreas del editor que no usará. Para acomodar los campos a su factura, debe seleccionarlos haciendo clic en ellos –quedarán encuadrados al ser seleccionados-, una vez seleccionados arrastre los campos con el ratón a su nueva posición.




Los campos disponibles son: 

Fecha



Cliente (nombre)



Domicilio



Colonia



Ciudad



RFC



Cantidad (productos en la operación)



Producto (nombre)



Precio (precio unitario)



Importe (cantidad * precio)



Subtotal



Impuesto



Total



Cantidad con letra

5) Guarde los cambios, seleccione File  Save en la ventana que se muestra, reemplace el archivo original. 6) Cierre el editor y desde la ventana de Punto de Venta imprima una factura siguiendo los pasos previamente indicados. Al modelar el formato le recomendamos imprimir en una hoja en blanco y compare a contraluz el acomodo de sus campos. Esto le permitirá hacer los ajustes necesarios hasta que cada campo acomode con su documento sin echar a perder sus facturas o documentos originales.

MÁRGENES Y TAMAÑO DE PÁGINA 1) Desde el Editor de Reportes, haga clic en el menú File  Page setup Página 112 de 131 DataFox www.datafox.com



En la ventana de configuración de la página la primera opción que aparece es „Page setup‟ aquí define el margen superior, inferior, izquierdo y derecho de su página. Modifique los valores según corresponda para lograr que los campos se acomoden adecuadamente a su formato.




PROBLEMAS FRECUENTES SIN ACCESO A LA BASE DE DATOS Al iniciar el sistema se realiza una comprobación del acceso al archivo de datos, el archivo puede no estar disponible por las siguientes razones: 

Ha sido eliminado



Se modifico el nombre del archivo



Fue movido de la última ubicación registrada por el sistema



No se encuentra disponible el equipo en la red

En estos casos se presentará un mensaje de error indicándole que debe volver a definir la ruta al archivo a continuación se presenta la pantalla de selección del archivo. Los campos correspondientes mostrarán la última información disponible. Si el archivo de datos se encuentra en un equipo diferente al sistema, verifique que dicho equipo este encendido, en línea y que sea accesible por medio de la red. Una vez que ha comprobado lo anterior, presione el botón „Aceptar’ para continuar la carga del sistema. En cualquier otro caso, use el botón „Seleccionar archivo de datos‟ para volver a localizar y definir el nombre y ruta al archivo de datos. En general no es necesario cambiar la contraseña.

AL IMPORTAR DESDE MI CROSOFT EXCEL® SE SOLICITA CLAVE DE LA BASE DATOS ( PASSWORD ERROR) Al importar datos desde Microsoft Excel®, es posible que se muestre un mensaje de error indicando que no falta la clave de la base de datos (“The database requires password, you must suply password”). Esto se presenta únicamente en la versión monousuario del programa. Hay que ingresar la clave de la base de datos al registro de Windows para que permita importar. Desde la ventana principal, clic en el menú Sistema  Base de Datos  Cambiar archivo de datos. Se mostrará la imagen de la derecha. En la versión para red permite cambiar la ruta y la clave de la base de datos, en la Página 114 de 131 DataFox www.datafox.com


Guía del Usuario DataFox Punto de Venta versión monousuario sólo servirá para redefinir o cambiar la clave de la base de datos. En el campo Contraseña ingrese 'admin' (es la contraseña predeterminada –en caso de que la haya modificado, ingrese la contraseña adecuada-) y haga clic en „Aceptar‟, el sistema se reiniciará para fijar el cambio. Vuelva a realizar el proceso de importación.

AL INTRODUCIR EL USU ARIO Y CLAVE EL SIST EMA INDICA QUE “CONTACTE AL ADMINISTRADOR” El sistema de seguridad detecta cuando el ID de usuario es correcto y la contraseña no lo es. Si al iniciar el sistema se introduce un ID válido pero una contraseña incorrecta tres veces el sistema bloqueará la cuenta y mostrará un mensaje de aviso. En caso de que se le presente una ventana indicando que su cuenta ha sido bloqueada, el problema es causado por que se intentó ingresar con el ID correcto pero una contraseña incorrecta tres veces. Tenga en cuenta que el ID de usuario no distingue entre mayúsculas y minúsculas, sin embargo la contraseña si. Tenga cuidado de introducir la contraseña de forma correcta. Para reestablecer el acceso al usuario bloqueado debe ingresar al programa con otro usuario con permisos de configuración del sistema. Una vez que haya ingresado clic en el menú Sistema  Personal & Usuarios. En la ventana de „Administración de Personal & Usuarios‟ localice al usuario cuya cuenta está bloqueada. En la parte derecha de la ventana encontrará los permisos de acceso y cuenta del usuario. Para desbloquear una cuenta siga estos pasos: 

Clic en el botón „Editar’ para entrar en modo de edición

 Clic en la casilla „Bloqueada’ para remover la marca de la casilla 

Clic en el botón „Guardar’

El usuario ya no estará bloqueado y podrá ingresar al sistema normalmente. Sólo los usuarios con permisos de „Configuración del sistema‟ pueden cambiar permisos de cuenta.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta En caso de que no tenga un usuario con permisos de configuración podemos ayudarle a reestablecer la cuenta(s) bloqueada(s). Durante los siguientes cinco (5) días contados a partir de que se le envíe el programa, si la cuenta es bloqueada, envíe el archivo de datos (debe ser enviado en formato ZIP) del programa (DataPV.mdb) a [email protected] junto con sus datos de compra. Los permisos serán reestablecidos y le será devuelto el archivo. Transcurrido ese tiempo, deberá pagar el costo vigente para reestablecer los permisos. Contacte a [email protected] para informes sobre el costo y pago.

ERROR DE DECIMALES, AL INGRESAR UN PRECIO DE 6.50 APARECE 650,000 – PROBLEMA CON FORMATO EN CANTIDADES Y PREC IOS El problema no es particular del sistema DataFox Punto de Venta. El sistema toma la información del sistema operativo. La configuración para números debe estar correctamente configurada. La imagen mostrada corresponde a los parámetros de configuración regulares para cantidades numéricas.

Para ingresar a la configuración regional:



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Clic en el botón Inicio  Panel de Control. En el Panel de Control clic en “Opciones regionales, de idioma y de fecha y hora” a continuación seleccionar “Cambiar el formato de números, fechas y horas”. La ventana que se mostrará es similar a la imagen mostrada arriba, el formato general debe ser “español – México”. Los valores definidos para Windows son los que usa el programa para mostrar las cantidades.

ERROR 430 O ERROR -2147024770 AL INICIAR (ERROR DE PROVEEDOR)

Al iniciar el sistema se presenta el error 430 “Class does not support Automation or does not support expected interface” o 2147024770 “Automation error. The specified module could not be found”. DataFox Punto de Venta usa el motor JET 4.0 de bases de datos de Microsoft. El programa de instalación incluye los componentes de acceso a datos MDAC 2.5 de Microsoft, sin embargo no incluye le motor JET. Equipos con Windows 2000 o superior incluyen los componentes de JET, versiones anteriores de Windows no lo incluyen, aunque muchos programas usan el JET, si estos componentes no estuvieran instalados, al ejecutar el programa se tendrá un error y la ejecución no podrá continuar. En este caso, debe descargar e instalar los componentes JET, puede hacerlo desde: Windows 95, 98 y NT4: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang= es&FamilyID=4335216C-8CDD-4168-A030-46F815D3F5CD Windows 2000: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=1E268B39-533E48B0-B8D7-1781BEFDE1F8&displaylang=es Hemos decidido no incluir los componentes de JET en el instalador del programa para que el archivo de descarga no se muy grande. El CD de DataFox Punto de Venta en la carpeta „Complementos’ contiene el archivo de los componentes JET.




ACTUALIZACIONES DataFox Punto de Venta tiene revisiones y actualizaciones frecuentes, cuando le sea notificada que hay una actualización disponible, siga estos pasos: 

Primeramente respalde sus datos. Localice el archivo „DataPV.mdb‟ y copie o mueva el archivo a otra ubicación.



Si ha modificado el formato de facturas o notas, localice el archivo Factura.rpx y Nota.rpx y copie o mueva los archivos a otra ubicación.



Ingrese al Panel de Control de Windows® y seleccione „Agregar/Quitar programas‟ localice el sistema DataFox Punto de Venta y proceda a su desinstalación.



Instale la nueva versión –siga los pasos de la guía de instalación.



Ejecute el programa, la información de licencia no se perderá.



Verifique que sus datos estén presentes, en caso contrario, use el archivo original que respaldó y colóquelo en la ubicación original. Proceda de la misma forma para los formatos de factura y nota.




NOTAS FINALES Le recomendamos imprima el presente documento y lo tenga a mano como referencia. Esta guía del usuario, no incluye información técnica sobre el programa, dicha información no está disponible. En nuestro sitio de Internet podrá encontrar vídeos de uso de algunas de las funciones del programa (si tiene el CD, encontrará una carpeta llamada „Vídeos‟, con este material).

SOPORTE TÉCNICO Si requiere asistencia sobre algún problema en el manejo del programa envíe un correo con sus datos y la descripción más detallada posible del problema a [email protected] ¿Qué sigue? El programa se ha enriquecido de sus comentarios, estamos diseñando nuevos reportes y deseamos agregar nuevas funciones. Siempre hay espacio para nuevas funciones o mejorar las presentes, su participación es determinante para ello.

Le agradecemos el usar nuestro programa, esperamos disfrute tanto al usarlo como nosotros al desarrollarlo. Estamos a sus órdenes para cualquier sugerencia o comentario que desea realizar, con sus valiosos comentarios, estamos seguros que podremos mejorar y ofrecerle cada vez mejores opciones. Equipo de desarrollo de DataFox Punto de venta.




LICENCIA Y GARANTÍA El software objeto de esta licencia (el "software") es propiedad de DataFox y está protegido por la Ley Federal de Derechos de Autor. Si bien DataFox tiene la propiedad de este software, usted tendrá ciertos derechos de uso, una vez que haya aceptado esta licencia. Salvo modificaciones formalizadas como anexos a la presente licencia, sus derechos y obligaciones en relación con el uso de este software serán los siguientes:

ESTÁ AUTORIZADO A: I. Utilizar una copia del software en una o varias computadoras. El código de activación que le fue proporcionado con su compra o registro definirá si podrá usarlo en red. II. Realizar una copia del software a efectos de archivo, o bien copiar el software en el disco duro de su computadora y conservar el original a efectos de archivo. III. Utilizar el software en una red, deberá instalar una copia del software en cada equipo en que se desee utilizar el software. Debe contar con la licencia de red correspondiente.

NO ESTÁ AUTORIZADO A: I. Copiar o modificar la documentación que acompaña al software. II. Subarrendar o alquilar el software. III. Realizar ingeniería inversa, descompilar , desensamblar, modificar, traducir, intentar descubrir el código del software por cualquier procedimiento, o crear obras derivadas del software. IV. No podrá distribuir el software por medio de BBS, cuartos de charla electrónicos, Internet, FTP, o CD-ROM (DVD), o por ningún medio conocido o desconocido que no sea la transmisión directa. V. Utilizar una copia del software en otra empresa diferente a la originalmente registrada.

GARANTÍA LIMITADA: DataFox garantiza, durante un período de sesenta (60) días desde la fecha de recepción del software, que el soporte en el que se distribuye el software está exento de defectos. En caso de el producto no cumpliese esta garantía, la única compensación a la que usted tendrá derecho será, la sustitución de los soportes defectuosos que devuelva a DataFox durante el período de garantía. DataFox no garantiza que el software resuelva sus necesidades, ni que su funcionamiento sea ininterrumpido o totalmente exento de errores. LA GARANTÍA DESCRITA ANTERIORMENTE ES EXCLUSIVA Y SUSTITUYE A CUALESQUIERA OTRAS GARANTÍAS, TANTO EXPRESAS COMO IMPLÍCITAS, LO QUE INCLUYE LAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD, ADECUACIÓN PARA UNA FINALIDAD CONCRETA Y NO VULNERACIÓN DE DERECHOS. Página 120 de 131 DataFox www.datafox.com



DECLINACIÓN DE RESPONSABILIDADES: AUNQUE ALGUNA DE LAS OBLIGACIONES CONTRAIDAS EN VIRTUD DEL PRESENTE CONTRATO FUESE VULNERADA EN SU OBJETIVO ESENCIAL, EN NINGÚN CASO DATAFOX SE RESPONSABILIZARÁ POR LOS DAÑOS ESPECIALES INDIRECTOS, DERIVADOS O SIMILARES, LO QUE INCLUYE LAS PÉRDIDAS DE DATOS O DE BENEFICIOS RESULTANTES DEL USO DEL SOFTWARE, INCLUSO AUNQUE DATAFOX HAYA RECIBIDO AVISO DE LA POSIBILIDAD DE TALES DAÑOS. UNA VEZ INSTALADO EL SOFTWARE, SE DA POR ACEPTADO EL CONVENIO. EN CASO DE NO ESTAR DE ACUERDO CON SUS TÉRMINOS Y CONDICIONES EL SOFTWARE NO DEBERÁ SER INSTALADO. Las limitaciones y declinaciones de responsabilidad descritas anteriormente son aplicables independientemente de la aceptación y/o instalación del Software de su parte.




CÓDIGOS DE APERTURA DE CAJÓN DE DINERO

En la tabla abajo mostrada se encuentran listados los códigos de apertura del cajón de dinero para una gran variedad de impresoras. Le recomendamos que revise el manual o guía de su impresora y verifique el código de apertura. Use siempre el controlador de su impresora particularmente si es EPSON o STAR en vez del código directo, el controlador permite la apertura con mayor seguridad, en el programa sólo debe indicar que impresora usa. La mayoría de las impresoras emulan a EPSON o STAR, esto significa que si instala el controlador podrá abrir el cajón seleccionando una usando el código de cajón de EPSON o STAR aun cuando la suya sea de otra marca. Si su impresora no soporta la emulación entonces use el código de apertura. En el programa el código de apertura debe introducirse como se muestra en los ejemplos: Código de cajón EPSON: 27,112,0,25,250 Introduzca: Chr$ (27)+ Chr$ (112)+ Chr$ (0)+ Chr$ (25)+ Chr$ (250) Código de cajón STAR: 27,7,11,55,7 Introduzca: Chr$ (27)+ Chr$ (7)+ Chr$ (11)+ Chr$ (55)+ Chr$ (7) Fabricante

Modelo

Código de cajón

Código de corte

Axiohm

A715 A756 A794

27,112,0,48,251 o 27,112,1,49,251

27,105 - Completo 27,109 - Parcial

Epson

?

27,112,48,55,121

.

Epson

M51PD

27,112,0,25,250

.

Epson

TM-L60II

27,70,0,50,50

.

Epson

TM-T60

27,112,32,25

.

Epson

TM-T80P

27,112,0,25,250

.

Epson

T88iii TM-U200D

27,112,0,25,250

27,109



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Epson

T88iiiP TM-U200D

27,112,0,64,240

27,109

Epson

M188D

27,112,48,55,121

27,112,0, 5,250

Epson

M192C

27,112,48,55,121

27,109

Epson

TM-U200

27,112,0,25,250 o 27,112,0,64,240

.

Epson

TM-U200B

27,112,48,25,250

.

Epson

TM-U200D

27,112,0,64,240

.

Epson

TM-U210PD TM-U210D

27,112,0,25,250

27,112,0,75,250

Epson

TM-U220A TM-U220PD

27,112,0,25,250

27,112,0,75,250

Epson

TM-U295

27,112,48,55,121

.

Epson

ADP 300

27,112,0,25,250

.

Epson

TM-300D

27,112,0,25,250

27,105

Epson

TM-U950P

27,112,0,50,250

.

Epson

LX-300+

27,112,0,25,250 o 27,112,48,55,121

.

Epson

TM-U300PD

27,112,0,25,250

.

Epson

TM-U325D

27,112,0,25,250

.

Epson

TM-U375

27,112,0,25,250

.

Epson

M665A

27,112,48,55,121

.

Epson

TM-T883P

27,112,0,50,250

27,109

Epson

TM-U950P

27,112,0,50,250

.

Epson

TM-H5000II

27,113,0,25,250 o 27,25,247

.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Epson

TM-H6000

27,112,48,55,121

.

IBM

4610

7

.

IBM

4610

27,112,0,50,250

2,12

Ithaca

PcOS 51

27,112,0,25,250

.

Ithaca

PcOS 52

27,112,0,25,250

.

Ithaca

POSjet

27,112,0,25,250

.

Ithaca

80 PLUS

27,120,1

27,118

Ithaca

SERIES 90

27,120,1

.

Ithaca

150

27,120,1

.

POS-X

XR-200

27,112,0,25,250

27,105

POS-X

XR-500

27,112,0,25,250

27,105

Posiflex

AURA 5600

27,112,0,25,250 o

.

27,112,80,25,250 Samsung

SRP 270

27,112,0,25,250 o 27,112,0,60,240

.

Samsung

SRP 270A

27,112,0,64,240

.

Samsung

SRP 270

27,112,48,55,121

27,109,0,25,250

Samsung

SRP 350

27,110,0,25,250

.

Star

All?

27,7,11,55,7

.

Star

SP212

27,7,11,55,7

.

Star

TSP200

27,7,11,55,7

27,100,48

Star

SP500

27,122,49,7 o 27,7,11,55,7

27,100,48

Star

TSP-600

7 o

27,100,51



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta 27,7,10,50,7 Star

TSP-700

27,07,11,55,07

27,100,51

Star

SP2000

27,122,49,7

27,100,48

TEC

RKP300

27,112,0,100,250

27,105

TEC

TRST-53

27,112,0,100,250

27,105

Toshiba

SX2100

27,112,32,55,255

.

TOSHIBA TEC

DRJST-51

27,112,0,100,250

27,105

Unisys

EF4272

27,112,0,100,250

.

WESTREX

4200

7

20




TIPOS DE CÓDIGO DE B ARRAS: SIMBOLOGÍAS Simbología

Caracteres validos

Code 39

A-Z (sólo mayúsculas)

Ejemplo

Code 39 es una de las simbologías más populares para no venta. Soporta números, letras mayúsculas y ciertos caracteres especiales.

0-9 * - . $/+% Code 39 Extendido

Code 128 A, B, C o auto

Comentarios

Todos los caracteres del código ASCII 128

Code 39 extendido soporta todos los caracteres ASCII estándar (128) lo que incluye minúsculas y más símbolos. Dada la posibilidad de una mala representación del símbolo, la mayoría de los lectores de código de barras necesitan ajustarse a un modo que reconozca Code 39 extended

Todos los caracteres del código ASCII 128

Code 128 es una es las simbologías alfanuméricas más populares, consiste en tres conjuntos de caracteres A, B y C. Soporta los 128 del código ASCII estándar. Subconjunto A: Soporta números, caracteres en mayúscula y caracteres de control como TAB y nueva línea. Subconjunto B: Soporta números y letras en mayúsculas y minúsculas. Subconjunto C: Soporta números únicamente. Recomendamos que use Code 128 auto siempre que sea posible donde el sistema generará el menor número de barras posible.

UCC / EAN 128

Alfanuméricos

UCC / EAN 128 es una variante de Code 128 que se usa básicamente para la venta de productos y aplicaciones logísticas. Consiste en un identificador de aplicación (AI) usado para identificar el significado y formato de los datos que le siguen

(A-Z, a-z, 0-9)



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta y los datos numéricos o alfanuméricos que le siguen. Para ingresar el carácter FNC1 utilice el carácter ASCII 202 – Ê – (presione la tecla ALT mientras teclea 202 en su teclado numérico). FNC1 sólo es necesario al final de la sección de datos de longitud variable. No es necesario al final del código, ejemplo: Para codificar (17)041220, ingrese 17041220 Para codificar (17)041220(30)15, ingrese 170412203015 Para codificar (30)15(400)12345, ingrese 3015 Ê40012345 En los ejemplos mostrados el AI es de una longitud fija(fecha de vencimiento de 6 dígitos), mientras que el AI de 30 y 400 son de longitud variable (30 = cantidad y 400 = número de orden de compra)

Interleaved2 Sólo números of 5

Es un código de barras de alta densidad que consiste en sólo números. Requiere un número par de dígitos.

Standard 2 of 5

Sólo números

Es un código de barras que ha quedado obsoleto por el código Interleaved 2 of 5 de alta densidad.

Code 93

Todos los caracteres ASCII estándar de 128

Es un código de alta densidad complemento de Code 39, Usa dos caracteres de verificación, que no se muestran como texto legible y que no son transmitidos al lector. Soporta cualquier de los 128 caracteres del código ASCII estándar. Como es de alta densidad es muy adecuado para mensajes alfanuméricos.

Code 11

0 - 9 – (guión)

Code 11 soporta números y el carácter guión ( - ).



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta Cadabar

0-9

Usa los número 0 al 9, las letras A, B, C y D; y los símbolos:

A,B,C,D

-$/.+

-$/.+ UPC A

Sólo números

Es usado en los Estados Unidos para la venta de productos. Es un código de barras que sólo permite números y siempre es de 12 caracteres de longitud. Consiste en el código de país, número del fabricante, número de producto y dígito verificador. Ingrese 11 dígitos y el dígito verificador será calculado de forma automática en el programa. Puede ingresar 6, 7 u 8 dígitos para convertirlo de forma automática en un código UPC E.

UPC E

Sólo números

Es usado en los Estados Unidos para la venta de productos. Es una versión abreviada del código UPC A y siempre es de 8 caracteres de longitud.

EAN 13

Sólo números

EAN 13 se usa para la venta de productos fuera de los Estados Unidos. Sólo permite números siempre de 13 dígitos de longitud. Consiste en código de país, número de fabricante, número de producto y dígito verificador. Ingrese 12 dígitos y el programa calculará de forma automática el dígito verificador.

EAN 8

Sólo números

EAN 8 se usa para la venta de productos fuera de los Estados Unidos. Sólo permite números siempre de 8 dígitos de longitud. Consiste en código de país, número de fabricante, número de producto y dígito verificador. Ingrese 7 dígitos y el programa calculará de forma automática el dígito verificador.



Guía del Usuario DataFox Punto de Venta PostNet

Sólo números

Simbología usada por el servicio postal de los Estados Unidos para codificar códigos postales.

Royal Mail

(A-Z sólo mayúsculas)

Simbología usada por el servicio postal del Reino Unido para codificar códigos postales.

0-9




USO DE LECTOR DE CÓDIGO DE BARRAS Un lector de código de barras es en términos sencillos un dispositivo de entrada. Esto significa que su función es ingresar datos a la computadora. El teclado es un dispositivo de entrada también; los lectores de código de barras simplemente transmiten a la computadora el código de barras de un producto a la computadora. Como no tenemos que teclear el código, esto hace que el ingreso del código además de rápido, sea seguro y confiable pues no hay posibilidad de error. ¿Cómo se conecta a la computadora? Los lectores se conectan a la computadora de diferentes maneras:   

A la entrada del teclado (puerto AT, PS2 o minidin) A un puerto USB A un puerto serial

La forma más común es conectarlos a la entrada del teclado. Pero ¿entonces a dónde conectas tu teclado? Los lectores con conexión a teclado en su cable tienen una entrada para conectar el teclado, de esta forma al encender tu equipo, quedan habilitados al mismo tiempo tanto el lector como el teclado. Por lo general los lectores no necesitan 'drivers' o controladores, ya que el sistema operativo (Windows) los controla y habilita sin necesidad de hacer o instalar nada. ¿En qué aplicaciones funciona el lector? En cualquier aplicación de Windows que acepte texto. Como son dispositivos de entrada, el lector funcionará en cualquier aplicación de Windows que acepte texto. Por ejemplo, si ejecutas el Bloc de Notas de Windows y escaneas el código de barras de cualquier producto o artículo, el código se verá en la ventana del Bloc de Notas, por supuesto que con Word, Excel, y muchos otros programas también funcionará.




En la imagen superior se ve un código de barras, el lector transmitirá a la computadora 7501003390233, es decir el código. ¿Ya que el lector sólo hace que el 7501003390233 pase a la computadora, como sabe de qué producto se trata? Las barras no son más que una representación del código, en la imagen de muestra, las barras representan el 7501003390233 únicamente. Esto no dice si se trata de un libro, un medicamento ni nada. Son simplemente números. Hay algunos tipos de códigos que combinan letras y números. Una banda magnética, como las de las tarjetas de crédito, 'oculta' información. Es decir detrás de la banda hay información como el número de tarjeta, el nombre, la fecha de vencimiento, etc. Al deslizar la tarjeta en un lector de tarjetas si se 'lee' esa información. Pero en el caso de los códigos de barras no hay información oculta. Un programa no puede saber que el código 7501003390233 pertenece a un producto determinado, ¿Y por qué en el super al pasar un código en un verificador o en la caja si se sabe qué producto es y cuánto cuesta? Esto es porque el programa del verificador o de la caja tiene una base de datos donde cada código está asociado a una información determinada, como es el nombre y precio. Por ejemplo el código 7501003390233 estaría asociado a MANUAL DE WINDOWS 98 120.00 Así cuando el lector pasa la información del código 7501003390233, el programa buscará ese código en la base de datos y mostrará la información que encuentre, en el ejemplo mostraría: MANUAL DE WINDOWS 98 y como precio, $120.00


Guía Del Usuario datafox

Recommend Documents