Guía de Ejecución y Liquidacion Tambos Final 13-02-2016 RD-033 (1)

PROGRAMA NACIONAL TAMBOS

GUIA PARA LA EJECUCION Y LIQUIDACION DE PROYECTOS DE LOS CENTROS DE SERVICIOS TAMBOS  Aprobado por: por:

 Acto Resolutivo: Resolutivo:

ING. WALTER LIDIO GUILLEN ROJAS

RESOLUCION DIRECTORAL Nº 033-2016-VIVIENDA-PNT

DIRECTOR EJECUTIVO  PROGRAMA NACIONAL TAMBOS  –

Fecha de Aprobación:

12

02

2016

CARGO/ CARGO/UNID UNIDAD AD ORG NICA Elaborado por:

Revisado por:

UNIDAD DE INFRAESTRUCTURA PROGRAMA NACIONAL TAMBOS

ING. LUIS ALBERTO BENITES LUDEÑA

UNIDAD DE INFRAESTRUCTURA PROGRAMA NACIONAL TAMBOS

ING. DIDKO VAREA RATTO

 AREA DE ADMINISTRACION ADMINISTRACION PROGRAMA NACIONAL TAMBOS

C.P.C. JULIA TORRES MEZA

RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE INFRAESTRUCTURA PROGRAMA NACIONAL TAMBOS

 ARQ. JUAN JOSE ROJAS DE LA CRUZ

RESPONSABLE AREA DE  ADMINISTRACION PROGRAMA NACIONAL TAMBOS

C.P.C. SANDRA ALICIA CABRERA FIGUEROA

RESPONSABLE AREA DE  ASESORIA LEGAL PROGRAMA NACIONAL TAMBOS

 ABOG. CINTHYA VANESA VANESA CARDENAS TAFUR

FIRMA FIRMA

FECHA FECHA

La presente Guía está dirigida a todos los que participan en la ejecución de proyectos que se ejecutan y liquidan a través de Núcleos Ejecutores, por el Programa Nacional Tambos del Ministerio de Vivienda Construcción Construcc ión y Saneamiento . Tiene objeto de regular el accionar de los participantes en la ejecución y liquidación de proyectos a través de Núcleos Ejecutores, para la correcta administración de los recursos, a fin de facilitar el desempeño de los representantes del Núcleo Ejecutor, Residente, Supervisor de Proyectos, y Profesionales del Programa Nacional Tambos.

TABLA DE CONTENIDO

Contenido

I.

FINALIDAD .................................................................................................................. 1

II.

OBJETIVO OBJETIVO ......................... ....................................... ........................... ........................... ........................... .......................... ........................... ........................ ..........1

III.

 ALCANCE..................... .......... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ..................... ..................... .................... ......... 1

IV.

BASE LEGAL..................... .......... ...................... ..................... ..................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................ ..... 1

V.

DE LOS QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCION DEL PROYECTO...................... PROYECTO........... ...................... .................. ....... 2 5.1.

DEL NÚCLEO NÚCLEO EJECUTOR EJECUTOR .......................................... ................................................................ ............................................ ................................. ........... 2

5.2.

RESIDENTE RESIDENTE NE ............................................ ................................................................... ............................................. ............................................ ......................3

5.3.

SUPERVISO SUPERVISOR R DE PROYECTOS PROYECTOS NE ........................................... .................................................................. ......................................... .................. 5

5.4.

GESTOR GESTOR SOCIAL SOCIAL........................................................ .............................................................................. ............................................. .............................. .......6

5.5. RESPONSABLE RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE INFRAESTRUCTURA ..................... .......... ...................... ...................... .................. ....... 7  5.6. COORDINADOR GENERAL ............................................................................................ 7  5.7.

COORDINADO COORDINADOR R REGIONAL REGIONAL TECNICO TECNICO ............................................. .................................................................... ................................. ..........7

5.8.

LIQUIDADOR LIQUIDADOR........................................... ................................................................. ............................................ ............................................. .......................... ... 8

5.9.

COORDINADO COORDINADOR R REGIONAL REGIONAL - PNT .......................................... ................................................................. ......................................... .................. 9

5.10. OTROS INTERVINIENT INTERVINIENTES. ES. ........................................... ................................................................. ............................................ .............................. ........ 9

VI.

ETAPA OPERATIVA ...................................................................................................... 9 6.1.

SESIONES SESIONES DE ORIENTACI ORIENTACION ON............................................... ...................................................................... ............................................ .....................9

6.2.

REGISTRO REGISTRO DE FIRMAS.............................. .................................................... ............................................ ............................................. ......................... 10

6.3.

INICIO DE EJECUCION EJECUCION ........................................................... ................................................................................. ....................................... ................. 11

6.4.

EJECUCIÓN EJECUCIÓN DEL PROYECTO PROYECTO....................................................... .............................................................................. ................................... ............14

6.5.

EJECUCION EJECUCION FINANCIERA FINANCIERA DEL NE ............................. .................................................... .............................................. ............................... ........ 15

6.6.

PROCESO DE COMPRA DE BIENES Y/O CONTRATACION DE SERVICIOS ................ ........ ................ .......... .. 16

6.7.

PAGOS A LOS PROFESION PROFESIONALES.. ALES........................ ............................................ ............................................. ....................................... ................ 19

6.7.1. 6.7.2. 6.7.3. 6.7.4.

DEL RESIDENTE .............................................................................................................. RESIDENTE  .............................................................................................................. 19 DEL SUPERVISOR DE PROYECTO ................................................................................... PROYECTO  ................................................................................... 20 DE OTROS INTERVINIENTES .......................................................................................... INTERVINIENTES  .......................................................................................... 20 PAGO DEL FONDO DE GARANTÍA DE LIQUIDACIÓN LIQ UIDACIÓN..................................................... ..................................................... 20

6.8.

DEL PAGO DE LA MANO DE OBRA......................................... ............................................................... ....................................... ................. 21

6.9.

PROCEDIMIENTO PARA EL RETIRO DE FONDOS ............................................................ 22

6.10

RENDICION DE CUENTAS A LA POBLACIÓN ................................................................... 25

6.11

PRE LIQUIDACIO LIQUIDACIONES NES MENSUALES MENSUALES............................................................ ................................................................................ ....................26

6.12

APROBACION DE PRELIQUIDACIONES MENSUALES ...................................................... 29

6.13

SEGUNDO DESEMBOLSO Y POSTERIORES DE SER EL CASO ............................................ 31

6.14

TERMINO DE OBRA ..................................................................................................... 32

6.15

DE LA ENTREGA DE LA OBRA Y EQUIPAMIENTO ........................................................... 32

6.16

ETAPA DE LIQUIDACION FINAL .................................................................................... 32

6.17

MODIFICACIONES AL CONVENIO DE COOPERACION .................................................... 35

6.17.1 6.17.2 6.17.3

VII.

CAMBIO DE REPRESENTANTES DEL NE ............................................................ ............. 36 CAMBIO DE PERSONAL EXTERNO DEL NE..................................................................... 37 MODIFICACION AL PROYECTO ..................................................................................... 41

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS ......................................................................... 51 7.1

DE LOS INCUMPLIMIENTOS ......................................................................................... 51

7.2

DE LA ENTREGA DE DOCUMENTACION AL PROGRAMA NACIONAL TAMBOS ............. .... 51

7.3

DE LAS EXCEPCIONES Y SITUACIONES NO PREVISTAS ................................................... 51

VIII. DEL REGISTRO PATRIMONIAL DE BIENES ADQUIRIDOS POR EL NÚCLEO EJECUTOR ..... 51 IX.

RESPONSABILIDAD .................................................................................................... 52

 X.

DE LA VIGENCIA DE LA PRESENTE GUIA...................................................................... 52

ANEXOS ......................................................................................................................... 53 Formato N° 01: HOJA DE EVALUACION DE DOCUMENTOS  ....................................................... 54 Formato N° 02: ACTA DE PARTICIPACION EN CHARLA DE ORIENTACION  ........................... 55

Formato N° 03: PRONUNCIAMIENTO DE CONFORMIDAD DEL EXPEDIENTE TECNICO DEL PROYECTO Y FACTIBILIDAD DE EJECUCIÓN ................................................ 56 Formato N° 04: CRONOGRAMA DE AVANCE DEL PROYECTO-VALORIZADO ....................... 57 Formato N° 05: CARTA DE AUTORIZACION DE USO DE CUENTA BANCARIA DEL NE  ....... 58 Formato N° 06: AUTORIZACIÓN DE GASTOS  ................................................................................. 59 Formato N° 06-A: CUADRO DE CONTROL DE AUTORIZACIONES PARA ADQUISICIÓN DE INSUMOS .................................................................................................................. 60 Formato N° 06-B: CALCULO DE PAGO MENSUAL DE RESIDENTE ........................................... 61 Formato N° 06-C: CALCULO DE PAGO DEL SUPERVISOR  ......................................................... 62 Formato N° 06-D: CUADRO COTIZACIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS  ............................. 63 Formato N° 06-E: CUADRO COMPARATIVO................................................................................... 64 Formato N° 07: DECLARACION JURADA DE GASTOS POR VIATICOS DEL NE ..................... 65 Formato N° 08: DECLARACIÓN JURADA DE COMPRA DE BIENES/SERVICIOS PROVEEDORES NO HABITUALES ........................................................ ............. 66 Formato N° 09: MANIFIESTO DE GASTOS ............................................................... ........................ 67 Formato N° 10: HOJA DE TAREO ....................................................................................................... 68 Formato N° 11 HOJA DE JORNALES  ................................................................................................. 69 Formato N° 12: ACTA DE ENTREGA DEL TERRENO  .................................................................... 70 Formato N° 13: CUADRO DE MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACEN  – ENTRADAS  – SALIDAS  .................................................................................................................................... 71

Formato N° 14: CUADRO RESUMEN DEL MOVIMIENTO DE ALMACEN  – ENTRADAS – SALIDAS............................................................ ........................................................ 72 Formato N° 15: VALORIZACION DE AVANCE DEL PROYECTO  ................................................. 73 Formato N° 16: RESUMEN DEL ESTADO FINANCIERO .............................................................. .. 74 Formato N° 17: RELACION DE MATERIAL EN CANCHA E INSUMOS EN ALMACEN ............. 75 Formato N° 18: RELACION DE MATERIAL EN CANCHA E INSUMOS EN ALMACEN SOBRANTES DE OBRA  ......................................................................................... 76 Formato N° 19 ACTA DE TERMINACION DE OBRA Y EQUIPAMIENTO  .................................... 77 Formato N° 20: ACTA DE RENDICIÓN DE CUENTAS MENSUAL/FINAL  ................................... 78 Formato N° 21: INFORME MENSUAL DE SUPERVISION ......................................................... ..... 79

Formato N° 22: HOJA DE EVALUACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PAGO DE LOS INFORMES DE SUPERVISIÓN DE PROYECTOS ................................................................ .. 80 Formato N° 23: FICHA DE APROBACION DE PRELIQUIDACION ................................................ 81 Formato N° 24: FICHA DE APROBACION DE LIQUIDACION FINAL DE CONVENIOS ............ 82 Formato N° 25: ACTA DE ENTREGA DE OBRA Y EQUIPAMIENTO ............................................ 83 Formato N° 26: ACTA DE CUSTODIA DE OBRA Y EQUIPAMIENTO  .......................................... 84 Formato N° 27: FORMATO CONTROL TECNICO FINANCIERO CURVA - S ............................. 85 Formato N° 28: INFORME QUINCENAL DE SUPERVISION ..................................................... ..... 86 Formato N° 29: FICHA MENSUAL DE CONTROL AMBIENTAL DEL PROYECTO  .................... 87 Formato N° 30: DATOS GENERALES DEL CONVENIO  ................................................................. 88 Formato N° 31: CUADRO DETALLADO DE EQUIPAMIENTO  ....................................................... 89  ANEXO Nº 01: RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE PLANOS DE REPLANTEO PARA LA ENTREGA AL MINISTERIO DE VIVIENDA CONSTRUCCION Y SANEAMIENTO  .................................................................. 90  ANEXO Nº 02: LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PRE-LIQUIDACIÓN MENSUAL (RESIDENTE) ........................................................................................................... 91  ANEXO Nº 03: LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS (SUPERVISOR)  ....................... 92  ANEXO Nº 04: LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA (RESIDENTE - SUPERVISOR)  ............................................................................. 93

I. FINALIDAD Definir y regular la labor de los Representantes del Núcleo Ejecutor, Residente, Supervisor de Proyectos y profesionales del Programa Nacional Tambos-PNT; para uniformizar, dinamizar y facilitar los procesos de ejecución y liquidación de los proyectos de Centros de Servicios – Tambos, financiados por el Ministerio de Vivienda Construcción y Saneamiento a través del Programa Nacional Tambos bajo la modalidad de Núcleos Ejecutores.

II. OBJETIVO El objetivo de la presente Guía es establecer los procedimientos técnicos y administrativos necesarios para el desarrollo de los proyectos de los Centros de Servicios-Tambos, que se ejecuten a través de la modalidad de Núcleos Ejecutores financiados por el MVCS. a través del PNT.

III. ALCANCE La presente Guía, es de alcance a las Unidades Orgánicas del PNT, así como también de los representantes del Núcleo Ejecutor, Residente, Supervisor de Proyectos y demás intervinientes en el desarrollo de Proyectos de los Centros de Servicios  – Tambos que se ejecuten a través de Núcleos Ejecutores.

IV. BASE LEGAL 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5.

4.6.

4.7.

Ley Nº 30372, Ley de Presupuesto del sector Público para el año Fiscal 2016 Ley Nº 30281, Ley de Presupuesto del sector Público para el año Fiscal 2015 Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del sector Público para el año Fiscal 2014 Ley N°30156, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento. Decreto Supremo Nº 015-2014-VIVIENDA, aprueba las normas Reglamentarias para la Implementación de lo dispuesto en la Centésima Sétima Disposición Complementaria Final de la Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el Año Fiscal 2014. Decreto Supremo N°004-2015-VIVIENDA, que modifica las normas reglamentarias aprobadas por Decreto Supremo N° 015-2014-VIVIENDA, para la implementación de lo dispuesto en la Centésima Sétima Disposición Complementaria Final de la Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el Año Fiscal 2014. Resolución de Secretaría General N° 007-2015-VIVIENDA-SG, que aprueba la Directiva General N° 006-2015- VIVIENDA/SG denominada “Normas  y procedimientos para el desarrollo de proyectos que se ejecutan a través de núcleos ejecutores por los programas del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento”

4.8. 4.9. 4.10. 4.11. 4.12. 4.13.

Decreto Supremo Nº 066-2009-EF, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27245, Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal. Decreto Supremo N° 010-2014-VIVIENDA, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, modificado por Decreto Supremo Nº 006-2015-VIVIENDA. Ley Nº 27293, Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP). Decreto Supremo Nº 102-e007, Reglamento del Sistema Nacional de Inversión Pública. Resolución Directoral Nº 003-2011-EF/68.01, Directiva General de SNIP y sus modificatorias. Resolución Ministerial N° 048-2015-VIVIENDA, que faculta al Director Ejecutivo del Programa Nacional Tambos a suscribir convenios de coordinación, colaboración y concurrencia con organizaciones de la sociedad civil. Pag N° 1

4.14. Decreto Supremo N° 016-2013-VIVIENDA, que crea el Programa Nacional Tambos. 4.15. Resolución Ministerial N°141-2014-VIVIENDA, que aprueba el Manual de Operaciones del Programa Nacional Tambos. 4.16. Resolución Nº 007-99-SUNAT, que aprueba el Reglamento de Comprobantes de Pago. 4.17. Resolución Directoral N°002-2007-EF/77.15, que aprueba Directiva de Tesorería N°001-2007-EF/77.15, y modificatorias.

V. DE LOS QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCION DEL PROYECTO 5.1. DEL NÚCLEO EJECUTOR Los Núcleos Ejecutores son entes colectivos sujetos de derecho, conformados por personas que habitan en centros poblados comprendidos dentro de la población objetivo y beneficiarios de los proyectos de los Centros de Servicios - Tambos del PNT. Los NE representan una población organizada, tienen carácter temporal, gozan de capacidad jurídica para contratar, intervenir en procedimientos administrativos y judiciales así como en todos los actos para el desarrollo de los proyectos de los Centros de Servicios  – Tambos, financiados por el Ministerio de Vivienda Construcción y Saneamiento a través del PNT, rigiéndose para tales efectos por las normas del sector privado. El NE está representado por cuatro (04) miembros: un(a) Presidente, un(a) Secretario(a), un(a) Tesorero(a) y un(a) Fiscal, elegidos(as) en Asamblea de Constitución del Núcleo Ejecutor, quienes se constituyen en forma conjunta como los representantes del Núcleo Ejecutor; estos no forman parte de la organización interna ni mantienen relación laboral con el MVCS, ni con el PNT, siendo que los ingresos que puedan percibir tienen la condición de excepcionales y no constituyen remuneración para ningún efecto legal. Los representantes del NE son responsables solidarios de la gestión del proyecto y la correcta administración de los recursos financieros que les sean transferidos por el PNT, con la asistencia técnica del Residente, el Gestor Social y Supervisor de proyecto y bajo mecanismos de monitoreo, verificación y seguimiento del PNT, siendo sus obligaciones aquellas establecidas en el Convenio de Cooperación así como las que se indican en la presente guía de acuerdo al siguiente detalle: 5.1.1.

Suscribir el Convenio de Cooperación

5.1.2.

Los representantes del NE se obligan solidariamente respecto a los compromisos asumidos en el Convenio de Cooperación y son responsables civil y penalmente, en lo que corresponda, por la indebida utilización de los recursos efectivamente desembolsados y por la correcta y oportuna ejecución del proyecto, conforme al expediente técnico aprobado por el PNT.

5.1.3.

Solicitar y suscribir las adendas a los Convenios que fueran necesarias para el logro de los objetivos del proyecto.

5.1.4.

Comprar bienes y contratar servicios que sean necesarios para el desarrollo del proyecto.

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5.1.5.

Contratar al personal externo1 del proyecto asignado por el PNT, indicado en el expediente técnico, de acuerdo al instructivo aprobado para tal efecto.

5.1.6.

Intervenir en procedimientos administrativos y judiciales; así como en todos los actos necesarios para la gestión del proyecto financiado por el Programa, dentro de una buena práctica técnica –administrativa en la ejecución y liquidación del Convenio de Cooperación.

5.1.7.

Administrar los recursos transferidos cautelando su buen uso.

5.1.8.

Suscribir las autorizaciones de gasto.

5.1.9.

Velar por el cumplimiento de los planes de trabajo aprobados por el Supervisor del proyecto y por las disposiciones emanadas por el PNT.

5.1.10. Asistir a las sesiones de capacitación y promover la participación de la comunidad en estas. 5.1.11. Convocar mensualmente a las asambleas comunales, e informar sobre el avance físico - financiero del proyecto, así como sobre las actividades desarrolladas. 5.1.12. Informar mensualmente al PNT sobre el desarrollo del proyecto. 5.1.13. Realizar, conjuntamente con el Residente, la devolución de los montos no ejecutados, de ser el caso. 5.1.14. Presentar debidamente suscritas las Pre Liquidaciones y Liquidación Final sobre los gastos realizados y la ejecución técnica y/o social del proyecto, cumpliendo los requisitos y procedimientos establecidos en la presente Guía y de acuerdo a las disposiciones emitidas por el PNT. 5.1.15. Participar hasta la Liquidación y entrega de la obra. 5.1.16. Facilitar información sobre el proceso de desarrollo del proyecto al Supervisor del proyecto y al PNT, cuando esta sea solicitada. 5.1.17. Informar al PNT de cualquier eventualidad que afecte el desarrollo de sus actividades y/o del proyecto.

5.2. RESIDENTE NE Profesional debidamente calificado y seleccionado por el Programa, contratado por el NE, cuya obligación y responsabilidad principal es ejercer la dirección técnica del proyecto, la asesoría y acompañamiento a los representantes del NE en el cumplimiento de sus funciones; siendo asimismo, responsable de la calidad de la obra y, conjuntamente con el Tesorero del Núcleo Ejecutor de la correcta utilización de los recursos transferidos para la ejecución del proyecto.  Asimismo, de manera conjunta con los representantes del NE, debe realizar las siguientes funciones:

1

Personal externo: Personal profesional Contratado por el NE que participa en la ejecución y liquidación del proyecto (Residente, Supervisor de Proyectos y otros)

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5.2.1.

Participar y asesorar al NE en labores de gestión; aspectos administrativos y  judiciales, así como en todos los actos para la ejecución del proyecto financiado por el PNT.

5.2.2.

Previamente al inicio de la ejecución del proyecto, elaborará un informe inicial emitiendo opinión sobre la conformidad del expediente técnico del proyecto y factibilidad de ejecución.

5.2.3.

Velar por el cumplimiento de la presente Guía y cronogramas para el logro de las metas.

5.2.4.

Garantizar la administración efectiva, eficiente y transparente de los recursos transferidos, cautelando su buen uso; siendo responsable directo por los malos usos de dichos recursos en caso esto sucediera.

5.2.5.

Asistir a todas las reuniones necesarias para la buena gestión de los proyectos y promover la participación de la comunidad y de los beneficiarios.

5.2.6.

Verificar conjuntamente con el Tesorero del NE, en las compras de bienes y/o contratación de servicios, y que todo comprobante de pago que se reciba, cumpla con los requisitos que exige el Reglamento de Comprobantes de pago aprobados por la SUNAT.

5.2.7.

Rendir conjuntamente con el NE en asamblea de beneficiarios y de manera mensual sobre los gastos incurridos y acciones realizadas en el proyecto.

5.2.8.

Implementar las medidas de control ambiental previstas en el Expediente Técnico aprobado.

5.2.9.

Presentar conjuntamente con los representantes del NE, en un plazo máximo de tres (03) días hábiles posteriores al último día del mes, al Supervisor del proyecto, un Informe, denominado Pre Liquidación mensual, sobre el desarrollo de la ejecución del proyecto, hasta el último día del mes correspondiente, sobre los aspectos técnicos, sociales y financieros. Su presentación extemporánea lo hará acreedor a la penalidad establecida en el contrato y sus Términos de Referencia.

5.2.10. Elaborar los planos de replanteo, para su aprobación por el supervisor del proyecto en la fecha de culminación de la obra. 5.2.11. Registrar en el cuaderno de obra la culminación de la ejecución de la obra, indicando la fecha y solicitar el pronunciamiento del Supervisor del proyecto. 5.2.12. Finalizada la obra, conjuntamente con el NE levantará las observaciones que formulase el Supervisor del proyecto, dentro del plazo que dicho profesional estipule para tal efecto. 5.2.13. Participar en el acto de entrega de obra. 5.2.14. Suscribir el Acta de Terminación de Obra, que debe ser presentada en la Liquidación Final. 5.2.15. Realizar conjuntamente con el NE la devolución de los montos no ejecutados, de ser el caso.

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5.2.16. Informar conjuntamente con el NE en Asamblea de beneficiarios, los gastos incurridos y las acciones realizadas que permitieron culminar el proyecto, en un plazo que no excederá a cinco (05) días hábiles de suscrita el Acta de Terminación de Obra. 5.2.17. Presentar dentro de los quince (15) días hábiles de suscrita el Acta de Terminación de Obra; conjuntamente con el NE, al Supervisor del proyecto, la documentación original complementaria que sustenta el gasto. La documentación complementaria contendrá la información exigida en las Pre Liquidaciones, así como el Acta de Terminación de Obra, Rendición Final de Cuentas a la población, el cheque de devolución de los montos no utilizados del presupuesto de obra, último extracto bancario y la documentación que el PNT establezca. 5.2.18. El Residente conjuntamente con el NE, son responsables de la veracidad de la información que presente al PNT. El Residente  no podrá ejercer dichos cargos en aquellos proyectos en que haya participado como Proyectista  o formado parte del equipo consultor en la etapa de estudios.

5.3. SUPERVISOR DE PROYECTOS NE Profesional debidamente calificado y seleccionado por el PNT, contratado por el NE cuya obligación principal es realizar la supervisión de la ejecución técnica, social, administrativa y financiera del proyecto, así como acompañar y cautelar que las actividades técnicas, sociales, administrativas, y financieras se realicen de acuerdo a lo establecido en el Convenio de Cooperación y normativa aplicable. Las funciones del Supervisor de Proyectos se encuentran estipuladas en el Contrato suscrito con el NE y Términos de Referencia respectivos, siendo complementado con lo señalado en la presente Guía y normativa aplicable. El Supervisor de Proyectos, debe cumplir, entre otras, con las siguientes funciones: 5.3.1.

Velar directa y permanentemente por la correcta ejecución del proyecto y del cumplimiento del Convenio de Cooperación.

5.3.2.

Recibir, evaluar y aprobar toda la documentación que presenten los representantes del NE y/o el Residente, emitiendo opinión efectiva sobre el asunto y tramitando su presentación a la Unidad de Infraestructura del PNT en un plazo máximo de cinco (05) días calendario, contados a partir de su recepción. (Formato N° 01), salvo en los casos en los cuales expresamente se haya previsto otros plazos de estricto cumplimiento.

5.3.3.

Controlar la calidad, cantidad de los materiales e insumos de la obra, oportunidad de entrega y los procedimientos constructivos adoptados; así como también controlar el cumplimiento del Reglamento Nacional de Edificaciones, especificaciones técnicas indicadas en el expediente técnico del proyecto, normativa aplicable y las buenas prácticas de ingeniería.

5.3.4.

Verificar, que las compras de bienes y/o contrataciones de servicios se encuentren sustentadas de acuerdo a lo aprobado en el expediente técnico; así como también que todo comprobante de pago, cumpla con los requisitos que exige el Reglamento de Comprobantes de pago aprobado por la SUNAT,

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previo a la autorización de retiros de fondos del proyecto (salvo en el primer retiro) y en la revisión de la pre liquidación mensual. 5.3.5.

Tomar acciones inmediatas, si detecta que cualquiera de los representantes del NE, Residente o personal obrero demuestran falta de capacidad, incumplan las obligaciones establecidas, o incurran en algún otro hecho que contravenga las condiciones del Convenio de Cooperación o esté interfiriendo con la oportuna y correcta ejecución de los trabajos. Para ello es obligatorio que el Supervisor de Proyectos mantenga coordinación permanente con los representantes del NE y el PNT.

5.3.6.

Coordinar las convocatorias a reunión por parte del Núcleo Ejecutor, y participar en las Asambleas Comunales de pobladores, las cuales se realizarán de manera mensual obligatoriamente (en las cuales se informará sobre el avance físico-financiero del proyecto, así como las actividades desarrolladas por el NE). La participación del Supervisor de Proyectos en las Asambleas comunales debe limitarse a ser estrictamente informativa, orientadora y receptiva ante las consultas y/o decisiones que adopte la población.

5.3.7.

Efectuar el seguimiento correspondiente para asegurar que el Residente conjuntamente con los representantes del NE elaboren y presenten de manera conjunta las Pre Liquidaciones mensuales, sobre la ejecución del Proyecto, así como también la documentación original complementaria que sustenta el gasto, dentro de los plazos y de acuerdo a lo previsto en la presente Guía.

5.3.8.

Revisar la Pre Liquidación mensual presentada, asimismo elaborará el correspondiente informe mensual y los presentará al PNT, en un plazo máximo de dos (02) días hábiles posteriores a la recepción de la Pre Liquidación. Su presentación extemporánea lo hará acreedor a la penalidad establecida en el contrato y sus Términos de Referencia.

5.3.9.

Revisar y aprobar la documentación complementaria que sustenta el gasto, que le será presentada por el Residente y el NE en un plazo máximo de quince (15) días hábiles de suscrita el Acta de terminación de obra. Consolidará la información de las Pre Liquidaciones, elaborará la liquidación final de obra y la presentara al PNT.

5.3.10. Coordinar con el PNT el registro de los avances mensuales en un sistema de seguimiento, monitoreo o información que le será comunicado para su aplicación. 5.3.11. El Supervisor del proyecto es responsable de la veracidad de la información que presente al PNT.

5.4. GESTOR SOCIAL Persona natural con formación especializada, debidamente seleccionado y contratado por el PNT o por lo representantes del NE, siempre y cuando este establecido en el proyecto, cuyas obligaciones estarán estipuladas en el contrato suscrito y términos de referencia, pero preferentemente debe realizar las acciones sociales que requiera el proyecto. Su participación será parcial durante las etapas de ejecución y liquidación del proyecto.

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Debe realizar, entre otras las siguientes actividades:

5.4.1.

Reconformar el NE, de ser el caso y capacitar a sus representantes en la gestión y administración de los recursos del proyecto.

5.4.2.

Convocar a los representantes del NE y desarrollar las actividades de fortalecimiento de capacidades para la gestión del NE.

5.4.3.

Realizar la gestión de controversias con los diferentes actores en el ámbito del proyecto.

5.4.4.

Realizar las coordinaciones necesarias con las instituciones y organizaciones con presencia en el ámbito del proyecto.

5.4.5.

Coordina con el personal externo y con el PNT.

5.5. RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE INFRAESTRUCTURA Profesional dependiente del PNT, responsable de la supervisión y seguimiento de la Etapa Operativa y Liquidación Final de los proyectos de Inversión Publica bajo la modalidad de Núcleos Ejecutores, así como realizar las acciones correctivas en caso de incumplimiento de los plazos previstos en la presente Guía.

5.6. COORDINADOR GENERAL Profesional dependiente del PNT, cuya función y responsabilidad principal es el control, seguimiento y monitoreo financiero de los proyectos y supervisa el cumplimiento de las funciones de los Coordinadores Regionales Técnicos.

5.7. COORDINADOR REGIONAL TECNICO Profesional dependiente del PNT, cuya función y responsabilidad principal es realizar el control, la verificación y el seguimiento técnico y financiero de los proyectos asignados; así como brindar asistencia técnica a los representantes y al personal externo del NE. Debe realizar entre otras las siguientes funciones:

5.5.1.

Controlar la ejecución de los proyectos de inversión pública asignados realizando las acciones necesarias para que el desarrollo del proyecto no exceda los plazos establecidos.

5.5.2.

Verificar en campo los trabajos efectuados y realizar el seguimiento técnicofinanciero de los proyectos asignados, priorizando las obras críticas que requieran la implementación de acciones correctivas.

5.5.3.

Cautelar, que los representantes del NE y personal externo del NE cumplan con lo dispuesto en la presente Guía, concordante con la Directiva Nº 0062015-VIVIENDA/SG, así como la normativa vigente y los que emita al respecto el PNT.

5.5.4.

Reportar a la Unidad de Infraestructura del PNT una (01) vez por semana el estado situacional de las obras a su cargo, indicando las acciones correctivas adoptadas en caso de existir atrasos en la ejecución de los proyectos, de

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acuerdo a las programaciones de metas por cumplir.

5.5.5.  Asesorar adecuadamente al NE y personal externo para el correcto desempeño de sus funciones. 5.5.6.

Mantener actualizado el Sistema Informático de Seguimiento de Proyectos del PNT o MVCS y aplicativo INFOBRAS de la Contraloría General de la República; mediante el ingreso de datos y documentación requerida, según corresponda y hasta el cierre del proyecto.

5.5.7.

Elaborar el informe de verificación de seguimiento técnico-financiero correspondiente a la revisión de las pre liquidaciones o liquidación final, que detalle el cumplimiento de metas, la inversión realizada, detalle de principales materiales utilizados, jornales, documentos presentados, concordado con los rubros de la Autorización de Gasto, con los gastos efectivamente realizados; asimismo recomendará la aprobación de la Pre Liquidación o Liquidación final y suscribirá las Fichas que correspondan.

5.5.8.

Otras funciones, que sean asignadas por la Unidad de Infraestructura y/o el PNT, a través de medio escrito o mediante comunicación electrónica.

5.8. LIQUIDADOR Profesional dependiente del PNT cuya función y responsabilidad principal es realizar las revisiones de las Pre Liquidaciones y la Liquidación final correspondiente a los aspectos contables, así como elaborar y suscribir las fichas de Pre Liquidación y Liquidación Final. Debe realizar, entre otras, las siguientes funciones: 5.8.1.

Participar en las sesiones de inducción y orientación al personal externo y NE para informar sobre los requisitos que deben reunir los comprobantes de pago de acuerdo al Reglamento de Comprobantes de Pago, así como los procedimientos para la presentación de la documentación contable correspondiente para la rendición mensual y liquidación final del proyecto.

5.8.2.

Revisar y verificar que la documentación contable que sustenta el gasto de las Pre Liquidaciones mensuales y liquidación final, cumplan con las normas legales vigentes y con los requisitos establecidos por el PNT en la normativa aplicable.

5.8.3.

Validar en el portal de la SUNAT todos los comprobantes de pago presentados, y visar los mismos en señal de haber efectuado la revisión y encontrarlos conformes.

5.8.4.

Revisar el movimiento bancario, depósitos, retiros y otros cargos de las cuentas bancarias conjuntas de los NE, analizando su relación con los gastos realizados.

5.8.5.

Elaborar el informe de verificación de aspectos contables que corresponde a las pre liquidaciones y liquidación final, que detalle el desembolso a la cuenta del NE, retiro de fondos efectuados y gastos conformes, recomendando su aprobación y elaborando la Ficha de Aprobación de la Pre Liquidación o Liquidación Final.

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5.8.6.

Elaborar el proyecto de Resolución de aprobación de liquidación adjuntando la Ficha de aprobación de Liquidación del Convenio de Cooperación.

5.9. COORDINADOR REGIONAL - PNT Profesional dependiente de la Unidad de Operaciones del PNT, cuya función y responsabilidad, entre otras, es llevar a cabo la verificación y seguimiento de las actividades sociales que realizan los Gestores Sociales y velan por el cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos en su región.

5.10.

OTROS INTERVINIENTES.

En algunos proyectos, dentro del Expediente Técnico (Presupuesto) se ha considerado la participación de profesionales o técnicos para el apoyo en la gestión y ejecución de los proyectos como: Revisor contable, Monitor Arqueológico, Servicio de Instalaciones Eléctricas y Mecánicas, Servicios de instalación del Sistema de Comunicación y data. Estos intervinientes serán contratados directamente por el Núcleo Ejecutor y Residente, con autorización del Supervisor de Proyecto y la conformidad del Coordinador Regional Técnico. Los modelos de contrato y Términos de Referencia serán proporcionados por el Programa Nacional de Tambos.

VI. ETAPA OPERATIVA Esta etapa comprende los procedimientos que norman la ejecución del proyecto, la presentación y aprobación de las Pre liquidaciones mensuales y la liquidación final del Proyecto.

6.1. SESIONES DE ORIENTACION 6.1.1. En un plazo no mayor de quince (15) días hábiles, de haberse efectuado el primer desembolso a la cuenta de ahorros del Proyecto, la Unidad de Infraestructura del PNT a través del Coordinador Regional Técnico 2  deberá convocar a los representantes del NE, Residente, Gestor Social, Supervisor de Proyectos para la realización de la sesión de orientación, estableciéndose que la asistencia es obligatoria. En caso de que la sesión de orientación no pueda realizarse en la fecha indicada el Coordinador Regional Técnico deberá sustentar los motivos de la demora y las acciones implementadas para superarla. 6.1.2. El Coordinador Regional Técnico (o el que haga las veces) es el responsable de la realización de la sesión de orientación, en coordinación con el Responsable de la Unidad de Infraestructura del PNT, la cual estará dirigida a los representantes del NE, Gestor Social, Residente, Supervisor de proyectos, e incidirá sobre los aspectos contables, administrativos, legales y técnicos de gestión del proyecto.  Al término de la Sesión, se deberá levantar un Acta (Formato Nº 02).

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En adelante, de acuerdo al numeral 5.5 se entenderá como Coordinador Regional Técnico, al profesional de la Unidad de Infraestructura del PNT, designado para tal efecto y que cumpla dicha función.

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6.1.3. Posterior a la sesión de orientación, se procederá a la suscripción de los contratos y Términos de Referencia con el personal externo del NE: Residente y Supervisor de Proyecto; asimismo se les entregará la documentación técnica del proyecto (expediente técnico), conjuntamente con la presente Guía, la cual normará los procedimientos de la Etapa Operativa del proyecto. Asimismo se firmaran todos los documentos necesarios para el Registro de Firmas 6.1.4. El Coordinador Regional Técnico previa coordinación con el Área  Administrativa del PNT, entregará a los representantes del NE, Residente y Supervisor de proyecto, el listado del equipamiento que será considerado como bienes patrimoniales, debiendo los representantes del NE y el Residente adquirir dicho equipamiento a nombre del MVCS, siguiendo el procedimiento establecido para tal efecto, y que se indica en el numeral 6.6.6 de la presente Guía. 6.1.5. La asistencia a la sesión de orientación de los representantes del NE, Supervisor de proyecto y Residente es requisito obligatorio para el registro de firmas y desbloqueo de la cuenta de ahorros por el PNT.

6.2. REGISTRO DE FIRMAS 6.2.1. Terminada la sesión de orientación, el Coordinador Regional Técnico (o el que haga las veces), entregará al NE una Carta dirigida a la entidad bancaria consignando al Tesorero del NE y al Residente como titulares de la cuenta bancaria y autorizándoles para el Registro de firmas. (Formato N° 05) 6.2.2. Los documentos a presentar a la Sucursal de la Entidad Bancaria, en la cual se aperturó la cuenta bancaria, son los siguientes: 1. Copia Legalizada del Convenio de Cooperación, debidamente suscrito por el Director Ejecutivo del Programa Nacional Tambos y los representantes del NE. 2. Contrato Original del Residente con el NE. 3. Copia simple del DNI de los titulares de las cuentas. 6.2.3. La cuenta de ahorros en moneda nacional tiene el carácter de “Cuenta Conjunta”, de tal forma que para cualquier retiro de fondos ser á indispensable la presencia y las firmas de los titulares de las cuentas: Tesorero del NE y el Residente. 6.2.4. El PNT tiene la facultad de efectuar retiros y/o transferencias de fondos en caso que se presenten anomalías o irregularidades en el movimiento de los fondos, asimismo podrá inmovilizar o cerrar la cuenta de ahorros en caso de indicios de irregularidades o en previsión de ellas; así como por incumplimiento a los términos indicados en el Convenio de Cooperación y la presente Guía. 6.2.5. De requerirse cambio de los titulares de la cuenta bancaria, se procederá previamente a modificar el Convenio de Cooperación, mediante una adenda, para lo cual se deberá presentar la documentación exigida en la etapa de conformación del NE. Dicha documentación será remitida a través del Coordinador Regional Técnico para que proceda de acuerdo a lo indicado en el numeral 6.2.1. de la presente Guía.

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6.3. INICIO DE EJECUCION El Coordinador Regional Técnico deberá tomar las acciones necesarias, a fin de que el inicio de ejecución del proyecto no exceda los treinta (30) días hábiles, contados a partir del primer desembolso de recursos a la cuenta bancaria del NE. En los casos en los cuales por temporalidad, u otra causal no se haya iniciado la obra, dentro del plazo antes señalado, el Coordinador Regional Técnico deberá informar con el debido sustento a la Unidad de Infraestructura del PNT para las acciones y el seguimiento correspondiente, a fin de superar las causales que impiden el inicio del proyecto. Para el inicio del Proyecto, se deberá seguir el procedimiento siguiente: 6.3.1. Luego de la sesión de orientación el Residente y Supervisor de proyecto, se constituirán en la localidad donde se ejecutará el proyecto, para realizar la comparación técnica y presupuestal del expediente técnico, respecto a las condiciones reales existentes en el terreno; como resultado de ello, el Residente elaborará, un informe inicial con opinión sobre la conformidad del expediente técnico del proyecto y factibilidad de ejecución, debiendo emitir opinión técnica fundamentada y cuantificada sobre cada observación puntual que se pudiera plantear, proponiendo de ser pertinente soluciones que resuelvan incompatibilidades y/o diferencias que pueda contener el expediente técnico. Dicho informe será entregado al Supervisor de proyecto, debiendo contener lo siguiente: i. ii.

Informe Técnico de Conformidad- factibilidad de ejecución de Residente. Vistas fotográficas de la situación del terreno o la obra, antes de su inicio, con presencia del Residente , Supervisor de Proyecto e integrantes de los representantes del NE; iii. Pronunciamiento de Conformidad del Expediente Técnico del proyecto y factibilidad de ejecución ( Formato Nº 03) En el Informe Técnico se desarrollarán los aspectos indicados en el Formato Nº 03, como mínimo. 6.3.2. En caso el informe inicial no otorgue conformidad, el Supervisor de proyecto elaborará un informe con opinión técnica y pronunciamiento sobre cada una de las observaciones planteadas por el Residente, debiendo cuantificar y absolver o trasladar las mismas al PNT; dicho informe conjuntamente con el informe inicial del Residente, serán presentados al Coordinador Regional Técnico para su remisión a la Unidad de Infraestructura del PNT, para que en el plazo máximo de quince (15) días hábiles, determine las acciones correctivas que el caso amerite, las que incluirán la determinación de responsabilidades de corresponder. 6.3.3. De requerirse modificaciones, se procederá de acuerdo a la presente Guía, respecto de las modificaciones del Expediente Técnico (numeral 6.17.3) y la Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública. 6.3.4. En caso de existir conformidad y factibilidad de ejecución, e Supervisor de proyecto al momento de la visita a la localidad donde se ejecutara el Proyecto

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suscribirán el Acta de Entrega de Terreno (Formato Nº 12) con el Residente e integrantes de los representantes del NE. 6.3.5. Luego de realizado la compatibilidad y firma del Acta de Entrega de Terreno, en un plazo que no exceda los cinco (05) días hábiles de recibido la sesión de orientación, el Residente entregará el informe de compatibilidad, desbloqueo y retiro del primer desembolso al Supervisor de Proyecto para que este a su vez en un plazo de dos (02) días de recibido, lo presente al Coordinador Regional Técnico para el trámite correspondiente. Si por la ubicación del proyecto, los plazos indicados se excedieran, el Supervisor de proyecto justificará el plazo adicional requerido, debiendo el Coordinador Regional Técnico dar conformidad a ello, caso contrario será causal de penalidad estipulado en sus contratos y Términos de Referencia. 6.3.6. La documentación a presentar para la compatibilidad, desbloqueo y autorización del primer retiro, por parte del Residente, será la siguiente: i. Autorización de Gastos N° 01, la cual debe ser formulada teniendo en cuenta lo indicado en los numerales 6.5 , 6.9 e inciso (c) del 6.9.1 de la G uía para la Ejecución y Liquidación de proyectos de los Centros de Servicios Tambos.(Formato Nº 06). ii. Cotizaciones, según corresponda. iii. Cuadro Comparativo de Precios iv. Cronograma valorizado de adquisición de Insumos, considerando el monto total desembolsado. 6.3.7. El Supervisor de proyecto deberá visar la documentación entregada en señal de conformidad y presentarla al Coordinador Regional Técnico para que éste a su vez, previa opinión, lo remita a la Unidad de Infraestructura del PNT, en un plazo de dos (02) días hábiles los siguientes documentos: i. Informe Técnico del Supervisor del Proyecto, emitiendo el pronunciamiento respectivo solicitando el desbloqueo de cuenta y autorización para el primer retiro de dinero, adjuntando las vistas fotográficas con su presencia en el terreno. ii. Informe técnico de conformidad y factibilidad de ejecución del Residente, conjuntamente con la documentación indicada en el numeral 6.3.1. iii. Informe sustentatorio de la primera autorización de gastos, conjuntamente con la documentación indicada en el numeral 6.3.6 El Coordinador Regional Técnico luego de recibir y de encontrar conforme esta documentación procederá a tramitar a través de la Unidad de Infraestructura del PNT, el desbloqueo de cuenta a la oficina de tesorería del MVCS; así como también para que luego del desbloqueo de cuenta, el Área de Administración del PNT gestione el retiro de fondos correspondiente a la primera autorización de gastos ante la Entidad Bancaria. Los demás retiros se tramitarán, teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 6.9 de la presente Guía. Asimismo se podrán tramitar como máximo tres (03) retiros en un periodo de un mes, los cuales deberán ser informados o rendidos en la Pre Liquidación mensual.

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6.3.8. Se considera como fecha de inicio del proyecto, desde el día en el cual se cumplan las dos siguientes condiciones: - Que se realice la entrega del terreno. - Que se efectúe el primer retiro de dinero de la cuenta de ahorros conjunta del proyecto. 6.3.9. A los tres (03) días de haberse iniciado la obra, el Residente de Obra presentará para su aprobación al Supervisor de proyecto, el Cronograma de avance de obra valorizado (Formato N° 04), calendarizado a la fecha de inicio, el cual deberá ser entregado al Coordinador Regional Técnico, para la conformidad y remisión a la Unidad de Infraestructura del PNT. En caso se haya otorgado conformidad y factibilidad de ejecución al proyecto, el inicio de la ejecución, no deberá exceder de diez (10) días hábiles de realizada la sesión de orientación y/o Registro de firmas, salvo que por causal debidamente justificada por el Residente no se pueda iniciar el proyecto; para ello se deberá contar con la aprobación del Supervisor de Proyecto y conformidad del Coordinador Regional Técnico. Se deberá registrar en el cuaderno de obra la fecha del inicio de la ejecución del proyecto, mediante el asiento correspondiente. 6.3.10. DEL CUADERNO DE OBRA

6.3.10.1. En la fecha de inicio de proyecto se apertura el Cuaderno de obra debidamente legalizado por Notario Público o Juez de Paz, el mismo que será firmado y sellado en todas sus páginas por el Residente y el Supervisor del proyecto debiendo permanecer en obra durante toda la ejecución. 6.3.10.2. El Cuaderno de obra es el documento donde se registran las principales incidencias ocurridas en la obra y del proyecto, tales como avance de los trabajos cuantificados según partidas del presupuesto aprobado, paralizaciones, reinicio, consultas, respuestas del Residente y Supervisor de proyecto, solicitudes de modificación y, en general, todo lo relacionado con el personal de obra, uso de maquinaria, equipo y materiales, causales de ampliación de plazo, etc. El primer asiento corresponderá a la transcripción del Acta de entrega del terreno.

6.3.10.3. El Cuaderno de obra tendrá un original y tres (03) copias desglosables, que se distribuirá de la siguiente manera: 6.3.10.3.1. 6.3.10.3.2. 6.3.10.3.3. 6.3.10.3.4.

El original para el Expediente de Pre liquidación. Una copia para el Supervisor de proyecto. Una copia para el Residente. Una copia para el PNT.

6.3.10.4. El Residente y el Supervisor de proyecto tendrán el encargo de: 6.3.10.4.1.  Abrir el(los) Cuaderno(s) de obra que se requiera(n) desde el inicio hasta la terminación de la obra.

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6.3.10.4.2. Cerrar el cuaderno de obra al término del proyecto, mediante anotación expresa. 6.3.10.5. La permanencia y custodia del cuaderno de obra es responsabilidad del Residente y de los representantes del NE. 6.4. EJECUCIÓN DEL PROYECTO 6.4.1. El NE a través de sus representantes y con la asistencia técnica del Residente y el Supervisor de proyecto, ejecutará el proyecto en el marco del Convenio de Cooperación y los procedimientos establecidos en la presente Guía para la Ejecución y Liquidación de Proyectos de los Centros de Servicios Tambos. 6.4.2. El personal externo del NE, Residente y Supervisor de proyecto, son responsables de la veracidad de la información que se presente al PNT. 6.4.3. Los representantes del NE, durante la ejecución del Proyecto, ejercen sus obligaciones y responsabilidades de acuerdo a lo establecido en el Convenio de Cooperación. 6.4.4. La presencia del Supervisor de proyecto en la obra es necesaria para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el Convenio de Cooperación, así como garantizar el adecuado proceso de ejecución de la infraestructura y equipamiento, en estricta sujeción a los planos y especificaciones técnicas del proyecto, por lo que es obligatoria su presencia en todo el proceso constructivo, en cumplimiento al coeficiente de participación consignado en el Expediente Técnico, a fin de disponer la implementación oportuna de correctivos a posibles desviaciones que pudieran presentarse. 6.4.5. El Supervisor del proyecto es responsable de controlar las funciones que ejecuta el NE y deberá velar permanentemente por la aplicación de la normativa vigente, la correcta ejecución del proyecto y el cumplimiento de lo estipulado en el Convenio de Cooperación. 6.4.6. El NE a través del Residente y Supervisor de proyecto informará al PNT sobre el avance técnico y financiero del Proyecto, presentando las Pre Liquidaciones mensuales hasta la liquidación final, de acuerdo a los procedimientos establecidos en la presente Guía. 6.4.7. Corresponde al Residente elaborar y cumplir el Cronograma de Avance del Proyecto Valorizado (Formato N° 04),  siendo responsable del atraso o paralización injustificada del mismo. En estos casos, deberá actualizar el Cronograma, a fin de buscar la reprogramación de actividades que permita el cumplimiento del plazo establecido inicialmente en el Expediente Técnico aprobado. El Supervisor de proyecto deberá verificar y exigir el cumplimiento de dicho Cronograma... 6.4.8. Si se produce un atraso injustificado y el Avance Físico Valorizado es menor al 80% del programado, será causal de Notificación al Residente y representantes del NE; asimismo el Residente deberá elaborar dentro de los cinco (05) días del mes siguiente a la valorización, un cronograma que contemple acelerar la ejecución de los trabajos (Cronograma Acelerado) y asegure la culminación de la Obra en el plazo establecido. Este cronograma, debe ser presentado obligatoriamente al Supervisor de proyecto, y con su visto bueno presentado al

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Coordinador Regional Técnico para la revisión y aprobación correspondiente. 6.4.9. De persistir el atraso injustificado en la valorización siguiente, se considerará como incumplimiento de funciones del Residente y de los representantes del NE, aplicándose las acciones administrativas que correspondan, las cuales están señaladas en el Convenio de Cooperación, contrato del Residente y Términos de referencia suscritos. 6.4.10. El Gestor Social realiza la siguiente labor:

6.4.10.1. Convoca a los representantes del NE y desarrolla las actividades de fortalecimiento de capacidades para la gestión del NE. 6.4.10.2. Realiza la gestión de controversias con los diferentes actores en el ámbito del proyecto. 6.4.10.3. Realiza las coordinaciones necesarias con las instituciones y organizaciones con presencia en el ámbito del proyecto. 6.4.10.4. Coordina con el personal externo y con el PNT. 6.5. EJECUCION FINANCIERA DEL NE 6.5.1. El PNT, a través, de su Área de Administración, controla y monitorea el movimiento financiero del NE. 6.5.2. El NE está autorizado a efectuar únicamente gastos que se encuentren comprendidos en el expediente técnico del Proyecto; todos los gastos, serán previamente autorizados por el Supervisor del proyecto mediante el Formato Nº 06 - Autorización de Gastos, y visados por el Coordinador Regional Técnico, siguiendo el procedimiento establecido en el numeral 6.9 de la presente Guía. Excepcionalmente el NE podrá adquirir bienes o servicios no considerados en el Expediente Técnico siempre y cuando demuestren técnicamente mediante informe del Residente de Obra y con aprobación del Supervisor, que es necesario para lograr, mejorar u optimizar las metas o calidad del proyecto. Será factible la autorización inmediata por parte del supervisor siempre que demuestren o se aseguren que con tal gasto no se afectara otras metas o partidas de la obra, y obligatoriamente requerirá de la conformidad por parte del Coordinador Regional Técnico y aprobación del PNT, cuando su adquisición signifique un requerimiento adicional de presupuesto de obra. 6.5.3. Los comprobantes de pago que obtenga el NE, deben girarse a nombre del mismo, salvo la excepción en caso de bienes patrimoniales; se deberá detallar el concepto del servicio, tipo de material, cantidad, costo unitario y la identificación de los lugares de transporte, de ser el caso. Los comprobantes de pago deben estar vigentes, sin borrones o adulteraciones, ser originales, y congruentes en los montos y sumas. Los comprobantes de pago de bienes patrimoniales o inscribibles en la Superintendencia Nacional de Registros Públicos  – SUNARP, deberá girarse a nombre del MVCS, para lo cual el NE y el Residente coordinarán con el Área de  Administración del PNT, debiendo considerar el listado de bienes patrimoniales entregado por dicha área a los representantes del NE, Residente y Supervisor

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de Proyecto durante la realización de la sesión de orientación. El comprobante de pago de los bienes patrimoniales será una factura y emitida a nombre del: MVCS; RUC: 20504743307; Dirección: Paseo de la República Nº 3361- San Isidro-Lima; debiendo seguirse lo estipulado en el Instructivo denominado “Gestión de la Fase de Equipamiento de los Proyectos ejecutados por Núcleos Ejecutores”, establecido por el Área de Administración del PNT.

6.5.4. En el Convenio de Cooperación, se establece la denominación abreviada, la cual debe ser utilizada para la emisión de los comprobantes de pago a nombre del NE del Proyecto, salvo la excepción indicada en el caso de bienes patrimoniales. 6.5.5. En caso no se pueda obtener Comprobante de Pago, debido a que los proveedores no son habituales o que no existen otros que ofrezcan los bienes y/o servicios respectivos en la zona, excepcionalmente, se podrá efectuar la rendición mediante Declaración Jurada de compra de bienes y/o contratación de servicios de proveedores no Habituales (Formato Nº 08), pudiendo aplicarse para los insumos y partidas del expediente técnico detallados a continuación: i.

Compra de insumos locales ( por ejemplo: arena, piedra , hormigón, etc.); se indicara el tipo de material, cantidad, costo unitario y la identificación del proveedor; ii. Flete rural; se indicará el costo del transporte, material transportado, los lugares de origen y destino, indicando la distancia, el medio empleado y la identificación del proveedor; iii. Viáticos y movilidad de los representantes del NE (Pasajes Locales, alimentación); se indicará el itinerario y las razones del desplazamiento del comisionado. (Declaración Jurada de Gastos NE (Formato Nº 07) 6.5.6. El monto máximo a rendir por Declaración Jurada será de una (01) UIT. Para los casos que superen este monto, deberán contar además con el sustento técnico del Residente y las autorizaciones del Supervisor del proyecto y del Coordinador Regional Técnico de la Unidad de Infraestructura del PNT y/o quien haga de sus veces. Los gastos de viáticos y movilidad de los representantes del NE, deberán ser en lo posible, proporcionales al avance de obra. 6.5.7. El Residente deberá verificar y exigir que el Tesorero del NE obtenga todos los comprobantes de pago (Facturas, boletas de venta, recibo por honorarios profesionales, recibos de arrendamiento, entre otros) correspondiente a los gastos autorizados, tan pronto se efectúe la adquisición del bien o el pago del servicio. 6.5.8. El Tesorero del NE y el Residente, serán responsables del registro, custodia y visado de la documentación que sustente el gasto, en cuanto les corresponda, debiendo registrar los documentos que justifiquen el mismo, en el Manifiesto de Gasto, según corresponda (Formato Nº 09).

6.6. PROCESO DE COMPRA DE BIENES Y/O CONTRATACION DE SERVICIOS 6.6.1. El Residente, dentro de los cinco (05) días calendarios, después de haber recibido la sesión de orientación e inducción, hará el requerimiento de materiales de acuerdo al cronograma de adquisición presentado. Dicho requerimiento será revisado y visado por el Supervisor de Proyecto en señal de

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conformidad, para que luego el NE realice las cotizaciones respectivas de acuerdo al Numeral 6.6.4 de la presente Guía. 6.6.2. El Supervisor de Proyecto deberá cautelar bajo responsabilidad que los representantes del NE y el Residente realicen las compras de bienes y/o contratación de servicios, de acuerdo a la Autorización de Gasto respectivo, debiendo controlar que se adquieran en cantidad necesaria y con las características de calidad y garantía que establecen las especificaciones técnicas del expediente técnico del proyecto, utilizando los Formatos 06A. 6.6.3. Las compras de bienes y contratación de servicios, se rigen por los principios de moralidad, libre concurrencia, oportunidad, competencia y transparencia. 6.6.4. Las compras de bienes y/o contratación de servicios, se realizarán de acuerdo a lo establecido en la directiva “Normas y procedimientos para el   desarrollo de proyectos que se ejecutan a través de Núcleos Ejecutores por los Programas del Ministerio de Vivienda Construcción y Saneamie nto” y cumpliendo las siguientes modalidades de adquisición: i. ii.

Directamente, (preferentemente en base a cotizaciones generales presentadas) si el monto total del insumo en el presupuesto es igual o menor a una UIT (S/. 3,950.00 Soles). Mediante dos (02) cotizaciones específicas como mínimo, si el monto total del insumo en el presupuesto es mayor a una UIT (S/ 3,950.00 Soles).

Para determinar las modalidades de adquisición se considerará la cantidad y el costo total de cada material necesario para la ejecución del proyecto hasta su culminación, de acuerdo a lo establecido de manera referencial en el listado total de insumos del presupuesto. 6.6.5. De estar considerado el Equipamiento del Proyecto en el Expediente Técnico  Aprobado, se seguirá el siguiente procedimiento para la adquisición de los mismos: i.

Previo a la adquisición del Equipamiento y/o vehículos menores (moto lineal, deslizador tipo chalupa, etc.) que correspondan a bienes patrimoniales), impresoras, Laptops, UPS, Ecran, cámara digital, proyector multimedia, kit fotovoltaico, refrigeradora y otros contemplados en el expediente técnico aprobado; los representantes del NE, con el asesoramiento del Residente, efectuaran tres (03) cotizaciones especificas  por cada equipo dichas cotizaciones serán realizadas a proveedores especializados de acuerdo al tipo de equipo a adquirir cautelando que dichos equipos cumplan como mínimo, con las especificaciones técnicas y con las características de calidad y garantía que se detallan en el expediente técnico aprobado. Para la adquisición de los bienes no patrimoniales, se deberá seguir lo establecido en el numeral 6.6.4 Se deberá tener especial cuidado con el listado de equipamiento, que corresponde a los bienes patrimoniales, el cual fue entregado a los representantes del NE, Residente y Supervisor de proyecto, debiendo adquirirse a nombre del MVCS.

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ii. Las cotizaciones realizadas serán integradas en un expediente de compra de equipamiento, indicando el detalle de los bienes a adquirir, proveedor seleccionado, costo unitario y costo total; siendo remitido para su verificación al Supervisor del Proyecto, el cual con su opinión favorable, lo remitirá al Coordinador Regional Técnico. El Coordinador Regional Técnico solicitará la conformidad del(los) profesionales especialistas que correspondan, de acuerdo a la naturaleza del equipamiento; contando con dicha conformidad emitirá opinión recomendando la aprobación del expediente de compra de equipamiento por la Unidad de Infraestructura del PNT. iii. El Responsable de la Unidad de Infraestructura, procederá a la aprobación del expediente de equipamiento y comunicará a los representantes del NE, la autorización para realizar la compra, debiendo proceder el NE a adquirir dicho Equipamiento, de acuerdo a lo aprobado por el Programa, adquiriendo los bienes patrimoniales a nombre del MVCS. iv. Si en caso existiera observaciones a las cotizaciones presentadas, la Unidad de Infraestructura del PNT devolverá el expediente de compra al NE, para la subsanación correspondiente, en un plazo de cuatro (04) días hábiles. v. Todo el proceso de la compra del Equipamiento, no excederá de quince (15) días hábiles, desde las cotizaciones realizadas hasta la compra y traslado del Equipamiento a obra. vi. Las adquisiciones se realizarán cumpliendo con lo estipulado en el Instructivo denominado “ Gestión de la Fase de Equipamiento de los Proyectos ejecutados por Núcleos Ejecutores”.

vii. Las características del equipamiento adquirido serán detalladas en el Formato 31 “Cuadro detallado de Bienes Patrimoniales”.

6.6.6. El pago por la compra de materiales y/o herramientas y/o Equipos y servicios brindados deberá hacerse contra entrega del bien, previa verificación de calidad y cantidad por parte del Supervisor del proyecto, recibiendo el comprobante de pago respectivo; estando prohibido el NE de efectuar pagos adelantados o a cuenta. 6.6.7. El alquiler de maquinaria y/o equipo deberá registrarse en el cuaderno de obra. El detalle de las horas máquinas se registrará en el parte diario de uso de Maquinaria/Equipo visado por el Residente, Supervisor de Proyectos, Presidente y Tesorero del NE y firmado por el Maestro de Obra/Operador. De la misma forma, se procederá para los casos de alquiler de equipos y/o máquina seca, en cuyo caso se deberá registrar adicionalmente lo relativo al combustible adquirido para su funcionamiento. 6.6.8. Preferentemente, todo pago a proveedores cuyo monto sea mayor a una (01) UIT, se realizará bajo la modalidad de “Transferencia de Cuentas” o “Cheques de Gerencia”.

6.6.9. Para la compra de bienes y/o contratación de servicios, el Residente y Supervisor del proyecto, son responsables de verificar que todo comprobante de pago que se reciba, cumpla con los requisitos que exige el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobados por la SUNAT; y que el tipo de negocio corresponda con el servicio brindado; siendo presentados en original, sin borrones, ni enmendaduras, precisándose que para la expedición de la(s)

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copia(s), se empleara papel carbón, carbonado o autocopiativo químico. 6.6.10. Todas las compras de bienes y/o contratación de servicios que realice o contrate el NE debe efectuarse respetando las cantidades determinados en el expediente técnico del proyecto. Los precios de los insumos serán determinados según las cotizaciones presentadas para las autorizaciones de retiro de fondos; de presentarse un incremento deberá ser verificado por el Supervisor previo a las autorizaciones. Asimismo se recomienda conseguir el menor precio de los insumos, respetando las especificaciones técnicas. Se aceptará la adquisición a un precio mayor dada la oferta y demanda en el mercado de bienes y servicios, previa justificación expresa del Residente, la cual deberá ser autorizada y aprobada por el Supervisor de proyecto y contar con la conformidad del Coordinador Regional Técnico de la Unidad de Infraestructura del PNT; quienes además deben garantizar que tal variación de precio no afecte el cumplimiento de las metas, calidad o especificaciones técnicas del proyecto, ni significar un incremento del monto de inversión del proyecto . 6.6.11. El control de los materiales se realizará a tr avés del “Cuadro Resumen del Movimiento de Almacén-Entradas- Salidas” (Formato Nº 14), el cual será contrastado con la siguiente documentación: Autorización de Gastos, Manifiesto de Gastos y Cuaderno de Obra. Para poder visualizar fácilmente el movimiento de materiales es conveniente llevar independientemente un control para los materiales con mayor incidencia en el presupuesto. 6.6.12. El pago del Residente y Supervisor del proyecto, se realizará en forma mensual, en relación directa al avance físico del proyecto y de acuerdo a lo estipulado en los contratos y términos de referencia suscritos. 6.6.13. El NE queda prohibido de custodiar o trasladar dinero en efectivo por montos mayores a 3 UIT (S/. 11,850.00) bajo responsabilidad; no obstante, el NE deberá procurar que todos los pagos se realicen a través de abono en cuentas o cheques de gerencia.

6.7. PAGOS A LOS PROFESIONALES 6.7.1. DEL RESIDENTE

6.7.1.1. El pago del Residente será realizado por el Tesorero del NE, previa autorización de los representantes del NE (Formato Nº 06-B)  y del Supervisor de proyecto de acuerdo a los rubros, montos y condiciones establecidas en el Presupuesto y contra presentación del correspondiente Recibo de Honorarios Profesionales. El pago sin cumplir las condiciones estipuladas, conlleva responsabilidad para el Tesorero y el Supervisor de proyecto. 6.7.1.2. Para autorizar el pago, el Supervisor de proyecto debe verificar que el Residente cumpla con demostrar una presencia efectiva en obra durante todo el proceso constructivo, de acuerdo a su coeficiente de participación que se detalla en el expediente técnico del proyecto. En caso de ausencias injustificadas, se debe establecer el descuento correspondiente; así como también se deberá aplicar las penalidades que correspondan, las cuales están establecidas en los contratos y términos de referencia que correspondan.

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En los Términos de Referencia del contrato del Residente, se establece el número de días al mes que deberá dedicar a su labor.

6.7.1.3. Los pagos del Residente por la dirección técnica de la obra serán cancelados mensualmente por el Tesorero del NE de acuerdo a lo establecido en los Contratos y términos de referencia suscritos, en forma proporcional al avance físico mensual reportado, previa autorización del Supervisor de proyecto. 6.7.1.4. El Residente asumirá el pago de los impuestos que le correspondan por la prestación de sus servicios, siendo el único responsable de su abono a la entidad correspondiente. 6.7.2. DEL SUPERVISOR DE PROYECTO

6.7.2.1. El pago de los gastos de supervisión será realizado conforme a lo estipulado en los contratos y términos de referencia suscritos, previo cálculo del pago del mes correspondiente ( Formato Nº 06-C) y contando con la conformidad del Coordinador Regional Técnico y Liquidador del proyecto (Formato Nº 22)  y contra presentación del correspondiente recibo de honorarios profesionales. 6.7.2.2. Para la autorización del pago del Supervisor de proyecto, se debe verificar que su permanencia en obra haya cumplido con lo señalado en su coeficiente de participación, el mismo que se encuentra estipulado en el expediente técnico. En los términos de referencia del contrato del Supervisor de proyecto, se establece el número de días al mes, que deberá dedicar a su labor; así como también se deberá aplicar las penalidades que correspondan, las cuales están establecidas en los contratos y términos de referencia suscritos. 6.7.2.3. El Supervisor de proyectos asumirá el pago de los impuestos que le correspondan por la prestación de sus servicios, siendo el único responsable de su abono a la entidad correspondiente. 6.7.3. DE OTROS INTERVINIENTES

6.7.3.1. En caso que se indique en el presupuesto del expediente técnico la participación de otros profesionales intervinientes como: Revisor Contable, Monitor Arqueológico, Servicio de Instalaciones Eléctricas y Mecánicas, Servicios de Sistema de Comunicación, el pago de los gastos será de acuerdo a sus contratos y términos de referencia suscritos. Los modelos de contrato y términos de referencia serán proporcionados por el PNT. 6.7.4. PAGO DEL FONDO DE GARANTÍA DE LIQUIDACIÓN

6.7.4.1. Los fondos de liquidación del Residente, del Supervisor de proyecto y de otros intervinientes según corresponda, constituyen recursos dentro de la cuenta bancaria que no se encuentran disponibles para los responsables del manejo de la cuenta bancaria. La Unidad de Infraestructura del PNT autorizará el pago correspondiente.

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6.7.4.2. Los representantes del NE presentarán conjuntamente con la documentación complementaria que sustenta el gasto, un cheque de gerencia a nombre del Ministerio de Vivienda Construcción y Saneamiento, por el monto total de los Fondos de Garantía de Liquidación del Residente, del Supervisor de proyecto y otros intervinientes de corresponder; el cual será remitido a la Oficina de Tesorería del MVCS para la custodia correspondiente.  A la aprobación de la Liquidación Final del Proyecto, con la opinión de la Unidad de Infraestructura y el Área de Administración, el Director Ejecutivo del PNT emitirá conformidad para el pago de los Fondos de Liquidación al Residente y/o Supervisor de Proyectos y de otros intervinientes, debiendo cursar para tal efecto comunicación escrita a la Oficina de Tesorería del MVCS para que se efectúen los pagos que correspondan a dichos profesionales.

6.7.4.3. Los gastos financieros (portes, mantenimientos, ITF y otros) están previstos en el presupuesto del Expediente Técnico. Sin embargo, en caso se incurra en retrasos imputables al Residente y/o Supervisor de proyecto y de otros intervinientes (producto de observaciones u otras circunstancias), los mayores gastos financieros serán asumidos por dichos profesionales según corresponda en forma proporcional, en perjuicio de los fondos de garantía liquidación. 6.7.4.4. En caso el Proyecto se liquide de oficio, el PNT evaluará si corresponde realizar la devolución de los Fondos de Garantía de liquidación al Tesoro Público. 6.8. DEL PAGO DE LA MANO DE OBRA 6.8.1. La mano de obra no calificada debe ser preferentemente de la comunidad; la selección de la mano de obra calificada queda bajo responsabilidad del Residente. 6.8.2. El Residente verificará y cautelará que los representantes del NE realicen el pago de la mano de obra de acuerdo a rendimientos equivalentes a los jornales señalados en el presupuesto del Expediente Técnico aprobado, controlando que el pago se realice por cada "día efectivamente trabajado" y proporcional al rendimiento logrado según los análisis de costos unitarios del presupuesto. 6.8.3. El control y pago deberán efectuarse respetando los formatos de las Hojas de Tareo y Hoja de Jornales (Formatos N°10 y Nº 11). El Residente deberá anotar de manera obligatoria en el cuaderno de obra, la cantidad de mano de obra calificada y no calificada utilizada en la jornada de trabajo. El Coordinador Regional Técnico verificará en obra, de manera aleatoria que los pagos al personal, reportado por el NE y Residente, según Hoja de Jornales corresponda al número de días efectivamente trabajados y a los montos pagados realmente. En caso se detecte pagos a personal que no labora en obra y/o pagos que difieran a los señalados en las Hojas de Jornales, se tomarán las acciones legales pertinentes.

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6.8.4. El Residente y Fiscal deben controlar que los pagos mensuales al Maestro de Obra se realicen en proporción al avance de obra, valorizado en el mes, siempre y cuando haya cumplido con las condiciones del contrato suscrito .

6.9. PROCEDIMIENTO PARA EL RETIRO DE FONDOS El NE efectuará gastos de acuerdo al siguiente procedimiento: a)

Teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 6.5 y de acuerdo al Calendario de Adquisición de insumos y Cronograma de Avance del Proyecto Valorizado ( Formato Nº 04), el Residente formulará requerimiento al Supervisor de Proyecto para la adquisición de los materiales, herramientas, alquiler de equipos y los gastos necesarios para la ejecución del proyecto; para su revisión y conformidad correspondiente. Con el requerimiento aprobado por el Supervisor de proyecto, los representantes del NE (mínimo tres (03) representantes, siendo uno de ellos obligatoriamente el Tesorero) y con asesoramiento del Residente procederán a realizar las cotizaciones de acuerdo a lo indicado en el numeral 6.6.4 Las Cotizaciones deberán ser realizadas en establecimientos comerciales que cumplan con las disposiciones normativas de la Superintendencia de  Administración Tributaria-SUNAT y preferentemente cercanos al proyecto. En las cotizaciones de insumos no deben incluirse los fletes, los mismos que deberán contar con cotizaciones específicas, debiendo detallarse el lugar de origen y destino final, la cantidad y tipo de material a transportar e indicar el tipo de vehículo a usarse. Las cotizaciones, podrán ser válidas para autorizaciones posteriores, siempre y cuando no existan variaciones de precios, debiendo adjuntar copia de la misma en el trámite.

b)

En base al listado de insumos, gastos por realizar y las cotizaciones obtenidas, los representantes del NE conjuntamente con el Residente procederán a elaborar los cuadros comparativos indicando precios y proveedores, los que servirán de base para la elaboración de las  Autorizaciones de Gastos (según Formato Nº 06), de forma que los retiros de la Entidad Bancaria se realicen en forma oportuna y obedezcan a gastos específicos, pagos inmediatos y previamente autorizados. De presentarse un incremento de precios con respecto a lo indicado en el expediente técnico, el Residente elaborara un informe sustentando la variación lo cual será autorizado y aprobado por el Supervisor, debiendo contar con la conformidad del Coordinador Regional Técnico, según lo indicado en el numeral 6.6.11 de la presente Guía. Cuando se requiera efectuar un retiro de los fondos del proyecto, para el pago de mano de obra, se deberá adjuntar copia de las Hojas de Tareo (Formato Nº 10) del periodo correspondiente por el cual se solicita pago, requisito sin el cual no procederá autorización para tal efecto.

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c)

La documentación que sustente el retiro solicitado, deberá ser entregada por el Residente al Supervisor de proyecto, este verificará que cuente con la documentación siguiente: - Informe Sustentatorio del Residente. - Autorización de Gastos debidamente llenada, de acuerdo al cuadro comparativo y cotizaciones según corresponda (Formato Nº 06). - El cuadro comparativo (según corresponda); - Cotizaciones de insumos y rubros de la autorización de gastos (según corresponda). El Supervisor de proyecto, verificará las cotizaciones, debiendo comunicar inmediatamente al Coordinador Regional Técnico y/o Responsable de la Unidad Infraestructura del PNT, si existieran indicios de sobre valoración o presunción de irregularidades, a efecto de tomar acciones correctivas. El Supervisor de Proyecto realizara el Control de Autorización de  Adquisición de Insumos en el Formato 06-A, debiendo adjuntar dicho formato en su informe mensual correspondiente. De encontrar conforme la documentación, el Supervisor visará la Autorización de Gastos en señal de aprobación, y comunicará al Residente y representantes del NE la autorización para proceder al retiro solicitado. El Supervisor de proyecto, podrá observar la Autorización de Gasto cuando alguno(s) de los pagos o retiros solicitados por los representantes del NE, no estén debidamente justificados, debiendo rehacerse esta autorización.

d)

En caso la autorización de gasto se encuentre aprobado y autorizado, el Supervisor de proyecto procederá a emitir el Informe Técnico que apruebe la Autorización de gastos solicitada, procediendo a r emitir directamente a la Oficina Regional más cercana o MVCS (según corresponda) la documentación que sustenta el retiro solicitado.

e)

El Coordinador Regional Técnico revisara y podrá otorgar conformidad a los rubros solicitados: En caso, de no encontrar conforme algunos rubros presentados, podrá no considerarlos y se emitirá conformidad por los rubros restantes, lo que se hará de conocimiento del Supervisor de proyecto y Residente, para que no efectúen gastos de los rubros no autorizados. En caso, el Coordinador Regional Técnico se encuentre en la oficina regional podrá remitir la documentación por vía electrónica al Responsable de la Unidad de Infraestructura, debiendo cautelar que la documentación original sea remitida a la Unidad de Infraestructura para que procedan con el archivo correspondiente.

f)

En caso, el Responsable de la Unidad de Infraestructura otorgue el Vº Bº a la Autorización de Gasto, gestionara ante el Área de Administración la autorización para el retiro ante la entidad bancaria.

g)

Una vez realizado el trámite, el profesional del Área de Administración del PNT, comunicara vía correo electrónico al Coordinador Regional Técnico tal hecho, para las gestiones que corresponda.

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h)

El Supervisor de proyecto, debe verificar bajo responsabilidad, que el gasto sea efectuado por el Tesorero del NE y Residente en estricta sujeción a los rubros de la Autorización de Gastos aprobada, salvo casos excepcionales que deberán ser debidamente justificados por los representantes del NE y Residente por escrito en la presentación de la Pre Liquidación mensual, debiendo contar con su aprobación y conformidad del Coordinador Regional Técnico.

i)

El Supervisor de proyecto, verificará la documentación que sustenta el gasto del retiro previamente autorizado, y deberá verificar que haya sido trasladado a obra los insumos y materiales adquiridos, conciliando el control de ingreso y salida del almacén, como requisito para autorizar retiros posteriores.

 j)

Corresponde al Supervisor de Proyecto controlar que los retiros se ejecuten previa emisión de la Autorización de Gastos, en cumplimiento de lo señalado precedentemente.

6.9.1 PROHIBICIONES Queda terminantemente prohibido para los representantes del NE, Residente y Supervisor de proyectos realizar las siguientes acciones:

6.9.1.1 6.9.1.2 6.9.1.3

6.9.1.4 6.9.1.5 6.9.1.6

6.9.1.7 6.9.1.8

Está prohibido abrir sub-cuentas adicionales a la autorizada por el PNT. Está prohibido abrir cuentas con distinta denominación a la que establece el Convenio de Cooperación, menos aún a título personal en alguna entidad bancaria. Está prohibido que el Tesorero del NE, faculte o delegue el manejo o administración de la cuenta o dinero del financiamiento en favor del Residente, Supervisor de proyecto y/o terceros. Igualmente, el Residente, Supervisor de proyecto y/o terceros están impedido de aceptar tal delegación. Está prohibido adquirir bienes de capital no considerados en el presupuesto del proyecto. Está prohibido modificar el proyecto sin autorización expresa del PNT. Está prohibido realizar compras de bienes donde exista conflicto de intereses (compra de bienes o contratación de servicios a parientes en cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o conyugue, de los representantes del NE, Residente, Supervisor de proyecto, o funcionario relacionado directamente al MVCS o al PNT). Está prohibido que los representantes del NE, realicen labores de almacenero y/o guardianía. Está prohibido que los representantes del NE tengan dinero en custodia o trasladen dinero en efectivo montos mayores a tres (03) UIT.

El Supervisor de proyecto, es el responsable de hacer cumplir las prohibiciones indicadas y de comunicar al PNT en caso se incurra en dichas prohibiciones. El incurrir en cualquiera de estas prohibiciones, constituirá motivo de acciones administrativas, sin perjuicio de iniciar los procesos legales correspondientes.

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6.9.2 INTERESES, PENALIDADES Y AHORROS 6.9.2.1 Los intereses, ahorros y penalidades retenidos por el NE, podrán invertirse únicamente en el costo directo del proyecto, con el fin de cubrir eventuales desfases presupuestales, adicionales y/o modificaciones no sustanciales, previa autorización del Supervisor del proyecto y conformidad del Coordinador Regional Técnico del PNT. 6.9.3 DEL CONTROL TÉCNICO  FINANCIERO DEL PROYECTO  –

a) El Residente es el encargado de elaborar la Valorización de Avance del proyecto (Formato Nº 15) con relación al último día de cada mes, de acuerdo a los metrados realmente ejecutados y precios unitarios que figuran en el Presupuesto del Expediente Técnico. Contendrá también información de lo valorizado en los meses anteriores, así como de lo acumulado y saldos . b) El Avance Financiero estará determinado por el Resumen del Estado Financiero (Formato N° 16), y sustentado por el Manifiesto de Gastos (Formato N° 9)  y la Relación de Material en Cancha e insumos en  Almacén (Formato N° 17). c) El Supervisor de proyecto, detallará la correspondencia entre el avance físico con el gasto efectuado, al que se le descontará la valorización de insumos en almacén y materiales en cancha. De manera gráfica, el Supervisor del proyecto deberá elaborar el formato Control Técnico-Financiero Curva-S   (Formato Nº 27), considerando lo indicado anteriormente, así como también deberá detallar la correspondencia entre el avance físico programado con el avance físico real logrado, debiendo sustentar los resultados obtenidos  A efecto de monitoreo técnico y financiero se recomienda lo siguiente:

(

VALORIZACIÓN FISICA ACUMULADA

)

≈

(

GASTO TOTAL ACUMULADO AUTORIZADO

-

VALORIZACION MATERIAL EN CANCHA E INSUMOS EN ALMACÉN

)

d) El Coordinador Regional Técnico, implementará acciones correctivas en caso de existir atrasos en la ejecución de los proyectos, de acuerdo a la programación de metas por cumplir.

6.10 RENDICION DE CUENTAS A LA POBLACIÓN Los representantes del NE y el Residente, obligatoriamente deberán rendir cuentas informando a la población beneficiaria sobre el avance físico  –  financiero del proyecto, así como también de las actividades desarrolladas y los gastos incurridos en el mes, mediante asambleas comunales realizadas en un lugar público, con una frecuencia mensual, máximo hasta el tercer (03) día hábil del mes siguiente del periodo a rendir, comunicando la fecha oportunamente por vía electrónica al Coordinador Regional Técnico. Se deberá publicar en lugares visibles (y de fácil acceso) el pago de planilla de  jornales (mano de obra calificada y no calificada), pagos a proveedores locales (agregados, madera u otros), pago de gastos generales, manifiesto de gastos de la

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Pre Liquidación. El Supervisor de proyecto cautelará el cumplimiento de las rendiciones a la comunidad, debiendo apoyar en la convocatoria y siendo su presencia obligatoria. Una vez culminada la asamblea de rendición de cuentas, se procederá a la firma del  Acta de Rendición de Cuentas Mensual/Final ( Formato Nº 20) por todos los asistentes.

6.11 PRE LIQUIDACIONES MENSUALES 6.11.1 El Residente y los representantes del NE en un plazo máximo de tres (03) días hábiles posteriores al último día del mes, presentarán al Supervisor del proyecto un Informe, denominado Pre Liquidación mensual, sobre el desarrollo de la ejecución del proyecto hasta el último día del mes correspondiente, adjuntando la documentación sustentatoria en un (01) original y una (01) copia, de acuerdo al Anexo 2. (La Copia presentada permanecerá en poder del Coordinador Regional Técnico, debiendo el Original de la Pre Liquidación ser remitida al Liquidador asignado al proyecto). Dicha Pre Liquidación mensual deberá ser presentada foliada, y estará conformada por los aspectos técnicos-financieros, contables y sociales de la ejecución del proyecto, y contendrá lo siguiente: Informe del Residente sobre las principales ocurrencias en la ejecución de los trabajos y su Administración por parte de los representantes del NE. Valorización de Avance del Proyecto (Formato N° 15), que incluya las ii. planillas de metrados ejecutados. iii. Cronograma de Avance del Proyecto Valorizado (Formato N° 04). iv. Resumen del Estado Financiero (Formato N° 16). Manifiesto de Gastos (Formato N° 09) v. vi. Hojas de Tareos ( Formato Nº 10) vii. Hoja de Jornales en Original ( Formato Nº 11) viii. Comprobantes de Pago en original, ordenado por rubros del Resumen del Estado Financiero. ix. Declaraciones juradas de compra de bienes y/o contratación de servicios de proveedores no habituales, de corresponder ( Formato Nº 08) Declaraciones Juradas de Gastos por viáticos del NE (Formato Nº 07) x. xi.  Autorizaciones de Gastos en original (Formato Nº 06) xii. Cotizaciones realizadas xiii. Relación de material en cancha e insumos en almacén (Formato N° 17). xiv. Cuadro resumen del Movimiento de Almacén Entradas-Salidas ( Formato Nº14) xv. Extracto Bancario mensual correspondiente al mes de la Pre Liquidación. xvi. Voucher en original de los retiros y/o devoluciones de(a) la cuenta de ahorros conjunta del proyecto. xvii. Resultados de los Ensayos de Control de Calidad. (Diseños de Mezcla, ensayo a la compresión, protocolos de pruebas, etc.) xviii. Fotografías que muestren la secuencia del avance del Proyecto con la presencia del Residente (mínimo 08 fotos del periodo, siendo una de ellas correspondiente a la rendición de cuentas mensual) y en el caso

i.

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xix. xx. xxi.

xxii.

del primer informe, se adjuntarán fotografías tomadas antes del inicio de la obra.  Acta de Rendición Mensual de Cuentas a la población beneficiaria. Uno de los ejemplares del Cuaderno de Obra del mes que corresponda. Contrato en original del Maestro de Obra, almacenero, guardián y demás personal intervinientes en la ejecución del proyecto (será adjuntado únicamente en la primera Pre Liquidación y en el mes que corresponda en caso de cambio). Cuadro detallado de equipamiento ( Formato Nº 31), de ser el caso.

6.11.2  Adicionalmente, como máximo a los quince (15) días hábiles de suscrita el  Acta de Terminación de Obra, los representantes del NE y el Residente deberán presentar al Supervisor de proyecto la documentación original complementaria de acuerdo al anexo 4, que sustenta el gasto (será presentada en 01 original 01 copia) y , la cual contendrá toda la información exigida en las Pre Liquidaciones, así como la siguiente: i. ii. iii. iv. v.

Acta de Terminación de Obra y Equipamiento ( Formato Nº 19) Acta de Entrega de Obra y Equipamiento (Formato Nº 25) Acta de Custodia de Obra y Equipamiento (Formato N° 26) Acta de Rendición de Cuentas Final ( Formato Nº 20) Relación de material en cancha e insumos en almacén sobrantes de Obra (Formato Nº 18) vi. Cheque de devolución del monto no utilizado. vii. Cheque de Gerencia a favor del Ministerio de Vivienda Construcción y Saneamiento, por el monto total del Fondo de Garantía por Liquidación del Residente y Supervisor de Proyectos. viii. Último extracto bancario con la cuenta cerrada. ix. Ocho (08) fotografías que demuestren que el proyecto está concluido y operativo. x. Memoria Descriptiva Valorizada; que deberá contener como mínimo: el área total del terreno, área ocupada y libre, linderos y medidas perimétricas y colindantes del inmueble, así como indicar el material de construcción utilizado y distribución de la fábrica, datos registrales si los hubiere, valor de la obra y destino de la misma. xi. Proyecto de minuta de declaratoria de fábrica xii. Planos de Ubicación y Perimétrico de la Obra xiii. Planos de Replanteo xiv. Certificados de Garantía de los Equipos Electrónicos adquiridos xv. Cuadro detallado de Bienes Patrimoniales (Formato 31). xvi. Protocolos de Pruebas realizadas durante la ejecución de la obra. xvii. Otros que solicite el PNT.

6.11.3 La presentación extemporánea de la Pre Liquidación mensual, y la documentación complementaria final hará acreedor al Residente a las penalidades establecidas en su contrato y Términos de Referencia suscritos. 6.11.4 Toda La documentación que sustenta la(s) Pre Liquidación(es) y/o Documentación complementaria final debe ser entregada en original y copia, y no debe contener borrones ni enmendaduras.

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El cálculo del avance financiero  del Convenio a la fecha del informe, expresado en porcentaje, se calculará mediante la siguiente relación: % Avance Financiero=

Gasto Total Efectuado Monto Total Presupuestado

X 100

El cálculo del gasto reportado  del Convenio a la fecha del informe, expresado en porcentaje, se calculará mediante la siguiente relación: % Gasto Reportado =

Gasto Total Efectuado Monto Recibid o a la Fecha

X 100

El cálculo del avance físico  del Proyecto a la fecha del informe, expresado en porcentaje, se calculará mediante la siguiente relación:

% Avance Físico=

Costo Directo Valorizado Costo Directo Total del Presupuesto

X 100

6.11.5 El Supervisor del proyecto revisara la Pre Liquidación presentada, de efectuar observaciones notificará las mismas a los representantes del NE y Residente, para que procedan a subsanarlas dentro del plazo otorgado en la notificación; sin perjuicio de la penalidad correspondiente a aplicar al Residente, teniendo como no presentado la Pre Liquidación, (en caso de incumplimiento), estando afecto a penalidades; asimismo el Supervisor de proyecto no autorizará los siguientes pagos y/o retiros de fondos, todo ello sin perjuicio de las acciones administrativas y/o legales que correspondan. De no cumplir con el plazo, el Supervisor de proyecto informará al Coordinador Regional Técnico y este a su vez a la Unidad de Infraestructura del PNT, sobre las observaciones encontradas, adjuntando el cargo de la Notificación (dentro de los dos (02) días hábiles de plazo que tiene para su revisión), a fin de que no se le considere penalidad como consecuencia de dichas observaciones. 6.11.6 En caso que los representantes del NE conjuntamente con el Residente, no hayan presentado la pre liquidación mensual, el Supervisor de Proyectos los notificará y procederá a presentar el Informe mensual de Supervisión correspondiente, adjuntando además el cargo de la notificación cursada, Valorización de Avance del Proyecto (Formato N° 15) y las copias del cuaderno de obra del periodo correspondiente. 6.11.7 De encontrar conforme la Pre Liquidación mensual, el supervisor elabora su Informe mensual de acuerdo al anexo 03, en original y copia debiendo contener lo siguiente: a) Informe del Supervisor del proyecto, que incluya opinión y procedencia de la Pre Liquidación mensual, desempeño del NE, participación del Gestor Social, dificultades encontradas y las acciones tomadas para superarlas, análisis del cumplimiento de los avances programados (Formato Nº 21). b) Control Técnico Financiero  –Curva S. (Formato Nº 27), análisis y opinión de la misma c) Control de Autorizaciones para Adquisición de Insumos ( Formato Nº 06-A y sus anexos) d) Informe de Supervisión Quincenal del período (Formato Nº 28) e) Datos Generales del Convenio, solo en el primer informe. f) Ficha Mensual de Control Ambiental de los Proyectos (Formato Nº 29)

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g) Cálculo preliminar del pago del Residente del NE deduciendo el fondo de garantía, según corresponda (Formato N° 6-B). h) Las fotografías necesarias para evidenciar el avance físico por el que se solicita pago. Deben mostrar también la presencia del Supervisor de proyecto, indicando la fecha y un breve comentario (mínimo 6 fotografías por semana) y en el caso del primer informe, se adjuntarán fotografías tomadas antes del inicio de la obra. i) En caso de obras que se informe el 100% del avance físico, adjuntar copia del Acta de Terminación de Obra. (Formato N° 19) y como mínimo 6 fotografías representativas del proyecto terminado, así como las fotografías tomadas antes del inicio de la obra  j) Hoja de Evaluación de Documentos (Formato N° 01), respecto al Informe del Residente k) Cargo debidamente suscrito, en el que aprecie la fecha de recepción de la Pre Liquidación mensual por el Supervisor de proyecto. l) Original y copia de la Pre Liquidación del mes correspondiente presentados por el residente y representantes del NE.

6.11.8 La documentación conformante de la Pre Liquidación Mensual detallada en el párrafo precedente, se presentará en forma física a través de mesa de partes del MVCS o de las Oficinas Regionales del Programa Nacional Tambos más cercana al proyecto, en un plazo máximo de cinco (05) días hábiles posteriores al último día del mes. Su presentación extemporánea lo hará acreedor a la penalidad establecida en el contrato y sus Términos de Referencia. En los casos en los cuales por lejanía de la obra, accesibilidad u otra causal debidamente justificada, no se pueda cumplir con el plazo antes indicado, el Coordinador Regional Técnico con la conformidad del Responsable de la Unidad de Infraestructura podrá ampliar el plazo de presentación de la Pre Liquidación Mensual. 6.11.9 Es responsabilidad del supervisor del proyecto que las Pre Liquidaciones mensuales ingresen sin observaciones para evitar demoras innecesarias para la aprobación correspondiente. 6.11.10  Asimismo, el Supervisor de Proyecto deberá alcanzar cada quincena por vía electrónica o presencial, al Coordinador Regional Técnico, la ficha de supervisión quincenal según Formato Nº 28. En la ficha de supervisión quincenal informará las ocurrencias más significativas del desarrollo del proyecto y del proceso constructivo desde el inicio de obra, adjuntando como mínimo 06 fotografías con la presencia de ambos profesionales Residente y Supervisor de proyectos, asimismo se informará los eventos más relevantes de la ejecución de la obra, como paralizaciones, fechas de reinicio y término de obra, etc. Los cuáles serán informados en la fecha del suceso, salvo que en la localidad en la que se ejecuta el proyecto no se cuente con servicio de internet, en cuyo caso deberá ser informado como máximo al tercer día del suceso. Toda la información remitida electrónicamente tendrá carácter de Declaración Jurada. La frecuencia de la información será cada quincena (una vez por mes), salvo casos excepcionales debidamente justificados. 6.12 APROBACION DE PRELIQUIDACIONES MENSUALES La Pre Liquidación presentada será entregada el original al Liquidador y la copia al Coordinador Regional Técnico para la revisión. Pag N° 29

Se establece el siguiente proceso para su aprobación: a) El Coordinador Regional Técnico, recepcionará el Expediente de Pre liquidación, debiendo revisar y verificar los formatos y su contenido, establecidos en el numeral 6.11 de la presente Guía, según corresponda; de ser el caso se elaborará el Pliego de Observaciones en los aspectos técnicos y financieros, debiendo para ello contar con el pliego de observaciones contables, el cual será proporcionado por el Liquidador. b) El Coordinador Regional Técnico, consolidará las observaciones y proyectará la Carta de Notificación de Observaciones, la misma que será notificada por el Coordinador Regional-PNT o Responsable de la Unidad de Infraestructura por vía electrónica y/o en forma física al Supervisor del Proyecto quien en cumplimiento de sus funciones deberá notificar inmediatamente por escrito a los Representantes del NE y Residente, otorgándoles los plazos perentorios establecidos. Precisándose que toda notificación al Supervisor y/o Residente por vía electrónica tendrá plena validez desde la fecha del reporte que acredite el envío a la dirección electrónica señalada en sus respectivos contratos, en concordancia a la cláusula pertinente señalada en los contratos suscritos. El Supervisor deberá alcanzar los cargos originales de la recepción de la Notificación de Observaciones cursada al Residente y NE, conjuntamente con la presentación de la subsanación de las observaciones de la Pre Liquidación. El Coordinador Regional Técnico en todos los casos deberá realizar el seguimiento hasta la regularización de las observaciones dentro del plazo otorgado; así como orientar a los representantes del NE y Residente en la regularización de las observaciones formuladas. En caso de incumplimiento se deberá proceder a reiterar notarialmente la subsanación de observaciones; y de persistir el mismo, se debe proceder al bloqueo de la cuenta de ahorros del Proyecto e iniciar las acciones administrativas y/o legales que correspondan. c) Contando con la subsanación de las observaciones técnicas-financieras, el Coordinador Regional Técnico, procederá a emitir el Informe de Verificación y Seguimiento Técnico-Financiero, el mismo que conjuntamente con la Pre liquidación será remitido para la conformidad del Coordinador General de NE y/o del Responsable de la Unidad de Infraestructura. d) Posteriormente, de encontrarse conforme el expediente de Pre Liquidación será trasladado al Área de Administración, con atención al Liquidador designado, para la revisión final contable y se proceda a emitir el Informe de Verificación de Aspectos Contables; el cual deberá contar con la conformidad del Responsable del Área de Administración (o del profesional designado para tal efecto). e) Con lo señalado en el literal c), y d), el Liquidador y Coordinador Regional Técnico procederán a suscribir la Ficha de Aprobación de la Pre Liquidación (Formato Nº 23), el cual además deberá contar con la conformidad del Coordinador General de NE y/o Responsable de la Unidad de Infraestructura, así como del Responsable del Área de Administración (o del profesional designado para tal efecto).

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f)

El Coordinador Regional Técnico deberá comunicar al Supervisor y Residente la Aprobación de la Pre liquidación, adjuntando la ficha de aprobación correspondiente.

g) Las Pre Liquidaciones Aprobadas, deberán ser remitidas al archivo para su custodia, hasta la aprobación de la Liquidación Final. h) La Carta de Notificación de observaciones, será emitida y notificada por el Coordinador Regional-PNT y/o Coordinador Regional Técnico y/o Responsable de la Unidad de Infraestructura, según corresponda y de acuerdo al lugar en el cual desempeña habitualmente su función el Coordinador Regional Técnico. Copia del cargo de la Notificación de la Carta de Observaciones, deberá ser alcanzada al Coordinador Regional Técnico, Coordinador General NE y Liquidador de proyecto. i)

No procederá el trámite de Autorización de Gastos, de los fondos del proyecto, cuando no se cuente con la Pre Liquidaciones Aprobadas de los meses anteriores, salvo casos excepcionales debidamente justificados mediante un informe técnico del Coordinador Regional Técnico de la Unidad de Infraestructura y V°B° del Liquidador del Área de Administración del PNT.

 j)

La formulación de los pliegos de observaciones a las Pre Liquidaciones en los aspectos técnicos-financieros y contables deberá efectuarse en un plazo de diez (10) días hábiles como máximo.

k) El plazo para la aprobación de las Pre Liquidaciones por los profesionales encargados no deberá exceder del último día del mes siguiente al que corresponde la Pre Liquidación.

6.13 SEGUNDO DESEMBOLSO Y POSTERIORES DE SER EL CASO El expediente de solicitud del segundo desembolso y posteriores de ser el caso, contendrá la Solicitud de desembolso, suscrita por el Presidente del NE y el Residente, visado por el Supervisor del proyecto, adjuntando la siguiente documentación: a) Informe del Supervisor del proyecto, indicando la procedencia de la solicitud en la que considerará la correspondencia entre el avance físico con el gasto efectuado, al que se le descontará la valorización de insumos en almacén y material en cancha. b) Copia de la documentación que sustenta el gasto mínimo por el sesenta por ciento (60%) de dinero recibido en el anterior desembolso. c) Informe del Residente que indique el avance físico del proyecto, con la conformidad del Supervisor del proyecto. d) Valorización del material en cancha. e) Copia del último Estado de cuenta de la entidad bancaria. El Coordinador Regional Técnico, emitirá un Informe Técnico, pronunciándose sobre la procedencia de la solicitud, remitiendo el expediente de solicitud de desembolso a la Unidad de Infraestructura para su visto y tramitarlo para su conformidad a la Oficina de Administración; debiendo realizar el seguimiento para su atención, en el breve plazo.

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Las Oficinas de Contabilidad y Tesorería del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento realizarán los procedimientos necesarios a fin de realizar el desembolso en los plazos establecidos en la normativa vigente y aplicable.

6.14 TERMINO DE OBRA Una vez concluido el Proyecto, de acuerdo al Expediente Técnico, especificaciones técnicas y modificaciones aprobadas, el Residente consignará este hecho en el Cuaderno de Obra, con la fecha correspondiente, y solicitará el pronunciamiento del Supervisor de proyecto. De existir observaciones del Supervisor de proyecto, éstas deberán ser totalmente levantadas en el plazo que establezca este, el que no podrá ser superior a diez (10) días hábiles. Luego que el Supervisor de proyecto otorgue conformidad a la obra ejecutada vía el Cuaderno de obra, procederá a informar al Coordinador Regional Técnico al respecto y solicitará la verificación de la culminación de la obra, adjuntando para ello: Copia del asiento Cuaderno de Obra del Supervisor de proyecto, mediante el cual emite conformidad y fotografías que evidencien la obra terminada. El Responsable de la Unidad de Infraestructura, designará un representante, el cual verificará la culminación de la obra y equipamiento de acuerdo al expediente técnico aprobado. De encontrarse la obra y equipamiento conforme, se procederá a: 



Suscribir el Acta de Terminación del Proyecto (según Formato N° 19), con participación del Representante de la Unidad de Infraestructura y/o Coordinador Regional Técnico, representantes del NE, el Residente y el Supervisor del proyecto. Elaborar y suscribir la Relación de Material en Cancha e Insumos en Almacén Sobrantes de Obra (Formato Nº 18).

6.15 DE LA ENTREGA DE LA OBRA Y EQUIPAMIENTO Los representantes del NE, Residente y Supervisor del proyecto serán los encargados de entregar la obra ejecutada al Ministerio de Vivienda Construcción y Saneamiento, para su operación y mantenimiento. ( Formato Nº 25)

6.16 ETAPA DE LIQUIDACION FINAL La Liquidación Final es el acto administrativo a través del cual el NE y Residente con informe del Supervisor del Proyecto determina formalmente el monto efectivamente gastado en el proyecto -concluido y operativo- en concordancia con el Convenio de Cooperación. La Liquidación del Convenio de Cooperación se sustenta en: 



El Proyecto ejecutado, reflejado en la Valorización Final y documentación técnica que la sustenta, muestra los trabajos realmente ejecutados, incluyendo modificaciones, ampliaciones y deductivos previamente aprobados mediante la respectiva adenda al Convenio de Cooperación, de corresponder. La Rendición Final de Cuentas, viene a ser el conjunto de documentos financieros que sustentan los gastos que demuestran la utilización de los

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recursos recibidos, además reflejan la inversión realizada durante el desarrollo del proyecto.  A efecto de proceder a la Liquidación Final del Proyecto se deberá seguir el siguiente procedimiento: a) El Residente convocará, conjuntamente con los representantes del NE, a una  Asamblea a la población para informar sobre los gastos incurridos y las acciones realizadas que permitieron culminar el proyecto, este procedimiento se denomina Rendición de Cuentas Final; finalizada la Asamblea se suscribirá el Acta de Rendición de Cuentas Final ( Formato N° 20). La Asamblea se realizará en un plazo no mayor a cinco (05) días hábiles de suscrita el Acta de Terminación del Proyecto. b) En caso existan montos que no hayan sido ejecutados, éstos serán devueltos al Programa, mediante cheque de gerencia, a nombre de la Dirección Nacional del Tesoro Público o a la fuente de financiamiento que el PNT indique. La Unidad de Tesorería, tendrá un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para el registro de la devolución en el SIAF, a partir de la recepción del cheque de devolución. c) Luego del término de obra los representantes del NE y el Residente deberán presentar al Supervisor del proyecto, la documentación original complementaria que sustenta el gasto, dentro de los quince (15) días hábiles de suscrita el Acta de Terminación de Obra, la misma que contendrá toda la información exigida en las Pre Liquidaciones de corresponder y en el numeral 6.11.2.  Asimismo, el Supervisor de proyecto deberá presentar el proyecto del formato SNIP 14, Ficha de Registro del Informe de Cierre. Toda demora en la presentación de la documentación complementaria por el Residente, y Liquidación final por el Supervisor de proyecto estará afecta a las penalidades correspondientes establecidas en los contratos y Términos de referencia suscritos d) Para el caso de los convenios en que por la lejanía de la obra (por ejemplo en zonas de selva), no se pueda cumplir con el plazo antes indicado, el Coordinador Regional Técnico, con la conformidad del Responsable de la Unidad de Infraestructura del PNT, podrá ampliar el plazo para la presentación del expediente de liquidación del convenio, debiendo cautelar el estricto cumplimiento del plazo ampliado y señalar dicha situación en el Informe Final. e) El Supervisor del proyecto revisará la documentación complementaria y de estar conforme y teniendo en cuenta las fichas de aprobación de Pre Liquidación (Formato Nº 23), consolidará la información de las Pre Liquidaciones del NE y, elaborará la Liquidación final del convenio y la presentará a la Oficina Regional más cercana al proyecto o la mesa de partes del MVCS, para que el Coordinador Regional Técnico y el Liquidador procedan a su revisión. f)

De efectuarse observaciones a la documentación complementaria para la Liquidación Final del Convenio de Cooperación, el Supervisor de proyecto informará de ello a la Coordinación Regional Técnica, y notificará las mismas a los representantes del NE y Residente, para que procedan a levantarlas en el plazo otorgado en la notificación; en caso de que hayan sido subsanadas las observaciones el Supervisor de proyecto, procederá de acuerdo a lo indicado en el ítem (e), debiendo adjuntar a la Liquidación final de convenio el cargo de la Pag N° 33

notificación cursada a los representantes del NE y Residente. De persistir las observaciones, El Supervisor de proyectos, presentará a Liquidación Final del Convenio a la Oficina Regional del Programa más cercana al proyecto o Mesa de Partes del MVCS, teniendo en cuenta lo indicado en el literal e), asimismo informará sobre las observaciones que no han sido levantadas por el Residente y el NE, y sustentará la imposibilidad de levantarlas por el Supervisor de proyectos. Deberá adjuntar las notificaciones cursadas para tal efecto. g) En caso de existir observaciones a la documentación complementaria, que han sido notificadas por el Supervisor de proyecto, y no hayan sido subsanadas por los representantes del NE y el Residente, El PNT a través del Coordinador Regional Técnico y Liquidador de corresponder, integraran las observaciones, con las que resulten de la revisión de la Liquidación Final de convenio, de acuerdo a lo indicado en el ítem (h). En todo caso el Coordinador Regional Técnico y el Liquidador de corresponder, deberán evaluar la pertinencia de notificar notarialmente a los representantes del NE, Residente y Supervisor de proyecto, en caso existan indicios de un manejo irregular de los fondos del proyecto y de ser el caso evaluar, la necesidad del inicio de las acciones administrativas y/o legales que correspondan. h) La Liquidación final de convenio presentada, será revisada en los aspectos técnicos-financieros que correspondan, por el Coordinador Regional Técnico (o el profesional designado por la Unidad de Infraestructura del PNT), el cual de corresponder formulará un pliego de observaciones técnicas-financieras las cuales serán consolidadas con las observaciones contables que serán proporcionadas por el Liquidador y proyectará la Carta de Notificación de Observaciones, la misma que será notificada por vía electrónica o en forma física al Supervisor del Proyecto, quien en cumplimiento de sus funciones deberá notificar inmediatamente por escrito a los Representantes del NE y Residente, otorgándoles los plazos perentorios establecidos por el PNT. Precisándose que toda notificación al Supervisor y/o Residente por vía electrónica tendrá plena validez desde la fecha del reporte que acredite el envío a la dirección electrónica señalada en sus respectivos contratos, en concordancia a la cláusula pertinente señalada en los contratos suscritos. i)

El Supervisor deberá alcanzar al PNT, los cargos originales de la recepción de la Notificación de Observaciones cursada al Residente y NE, en conjunto a la subsanación de observaciones.

 j)

En caso de incumplimiento se deberá proceder a reiterar notarialmente la subsanación de observaciones; y de persistir el mismo, se debe proceder a iniciar las acciones administrativas y/o legales que correspondan.

k) La Carta de Notificación de observaciones, será emitida y notificada por el Coordinador Regional y/o Responsable de la Unidad de Infraestructura, según corresponda y de acuerdo al lugar en el cual desempeña habitualmente su función el Coordinador Regional Técnico. Copia del cargo de la Notificación de la Carta de Observaciones, deberá ser alcanzada al Coordinador Regional Técnico, Coordinador General NE y Liquidador de proyecto.

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l)

El Coordinador Regional Técnico en todos los casos deberá realizar el seguimiento hasta la regularización de las observaciones dentro del plazo otorgado; así como orientar a los representantes del NE y Residente en la regularización de las observaciones formuladas.

m) La formulación de los pliegos de observaciones a la Liquidación final de convenio, en los aspectos técnicos-financieros y contables deberá efectuarse en un plazo de seis (06) días hábiles como máximo. n) De encontrarse conforme la Liquidación Final o la subsanación de observaciones Técnico  –  Financiero y contando previamente con la Conformidad en los  Aspectos Contables, el Coordinador Regional Técnico formulara el Informe de verificación y seguimiento Técnico  –  Financiero de la Liquidación Final (en el cual se detallara: el presupuesto aprobado, los desembolsos efectuados, el cumplimiento de las metas, la inversión realizada, detalle de los principales materiales y jornales utilizados y se recomendara la Aprobación de la Liquidación Final), dicho informe conjuntamente con la Liquidación final se remitirá al Área Administrativa del PNT para que a través del Liquidador designado consolidé el expediente de liquidación final, con las Pre Liquidaciones mensuales aprobadas, procediéndose a emitir el Informe de Verificación de Aspectos Contables de la liquidación final, el cual deberá contar con la conformidad del Área de Administración (o del profesional designado para tal efecto), para que el Liquidador proceda a formular la Ficha de Aprobación de la Liquidación Final ( Formato Nº 24), el cual deberá ser alcanzado al Coordinador Regional Técnico, para la suscripción de la misma y el Vº Bº de Coordinador General NE y/o Responsable de la Unidad de Infraestructura, en un plazo de cinco (05) días hábiles de haber recibido la Liquidación Final del Convenio o subsanación de observaciones. o) El plazo para la aprobación de la Liquidación final de convenio por los profesionales encargados del monitoreo, control y seguimiento no deberá exceder del último día hábil del mes siguiente al que corresponde la Liquidación. p) El Liquidador elaborará el proyecto de Resolución Directoral de Aprobación de Liquidación, adjuntando la Ficha de Aprobación de Liquidación del Convenio de Cooperación. El PNT a través del Director Ejecutivo, suscribe la Resolución respectiva. q) El PNT remitirá a la Unidad de Contabilidad, la Resolución de aprobación, así como la Ficha de Aprobación de Liquidación del Convenio de Cooperación, para su registro y/o saneamiento contable correspondiente. El registro y/o saneamiento contable deberá realizarse en un plazo máximo de cinco (05) días hábiles de recibida. r)

El PNT custodiará la documentación del proyecto hasta el cierre del proyecto. Posterior a ello, se remitirá al Archivo Central del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento.

s) El PNT, podrá liquidar de oficio los proyectos a cargo de los NE que por motivos de caso fortuito o fuerza mayor no hayan sido liquidados pero que se encuentren operativos y concluidos.

6.17 MODIFICACIONES AL CONVENIO DE COOPERACION

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Una modificación es todo aquel cambio que se pudiera realizar a los términos del Convenio de Cooperación suscrito, pudiendo ser las siguientes:

6.17.1 CAMBIO DE REPRESENTANTES DEL NE 6.17.1.1 La participación del Residente es hasta la Liquidación del Convenio y el compromiso de los miembros de los representantes del NE es hasta la entrega de la obra. Solo podrán ser cambiados cuando se produzca alguna de las siguientes situaciones: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix.

Renuncia escrita irrevocable Cambio de domicilio del representante del NE a un lugar fuera del ámbito del Proyecto; se acreditará con Declaración Jurada del representante renunciante. Por enfermedad que impida el desempeño de funciones; se acreditará con certificado médico o Declaración Jurada de por lo menos un (01) familiar directo. Por fallecimiento; se acreditará con el certificado de defunción o Declaración Jurada de por lo menos un (01) familiar directo. Por deficiente desempeño de funciones; se acreditará con informe del Supervisor de proyecto. Manejo irregular de los recursos asignados; se acreditará con informe del Fiscal del NE y del Residente. Por sentencia condenatoria; se acreditará con copia legalizada de la misma. Por decisión de la comunidad; se acreditará con copia legalizada del Acta de Asamblea de la comunidad. Por contar con restricciones de participación por parte del PNT en el marco de la ejecución de proyectos con la modalidad de Núcleo Ejecutor.

Para el cambio de cualquiera de los miembros de los representantes del NE se requiere que la población, mediante asamblea, elija a sus nuevos representantes, y para ello la asistencia a la asamblea deberá ser mayor a la mitad que los eligió.

6.17.1.2 En caso de cambio del Tesorero del NE y/o Residente, el Supervisor de proyectos comunicará al Coordinador Regional Técnico para las acciones a tomar para el cambio respectivo. 6.17.1.3 El Presidente y/o los representantes del NE, presentarán al Supervisor de proyecto el expediente para proceder al cambio, acompañado de los siguientes documentos: i. ii. iii. iv.

Solicitud de cambio de representante del NE, en la cual se indique la causal de cambio. Documento que acredite la causal invocada para el cambio. Copia del Acta legalizada de Asamblea de la comunidad que acepta el documento que acredita la causal y elige a el(los) representante(s) que remplaza(n) a él(los) renunciantes. Copia legalizada del DNI vigente del(los) nuevo(s) representante(s).

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v.

Declaración jurada, de no contar con antecedentes penales ni  judiciales y saber leer y escribir correctamente, para el caso del Presidente, Secretario y Fiscal. vi. Declaración jurada, de no contar con antecedentes penales ni  judiciales y haber concluido estudios de nivel primario para el caso del Tesorero. vii. Proyecto de adenda en tres (03) originales, suscrita por el(los) representante(s) del NE. viii. Otros formatos, que fueran requisitos o sean necesarios suscribir para algún trámite y/o para la continuación de la ejecución del proyecto.

6.17.1.4 Producido los cambios, deberán formalizarse mediante la suscripción de la Adenda respectiva; y en caso que se haya procedido al cambio de tesorero (a), se procederá a un nuevo registro de firma en la entidad bancaria, en la cual se encuentran depositados los fondos del proyecto. Si la (s) causal (es) que motivaron el cambio de los integrantes de los representantes del NE o del Residente lo justifican, se aplicaran las acciones administrativas establecidas en las Normas vigentes por el incumplimiento de obligaciones

6.17.1.5 En caso de cambio del Tesorero del Núcleo Ejecutor y/o Residente, el Supervisor de Proyectos comunicara al Coordinador Regional Técnico para el bloqueo de la cuenta bancaria; asimismo se debe realizar una Pre Liquidación financiera parcial que comprenderá los gastos realizados desde el primer día del mes correspondiente hasta la fecha de renuncia, la cual será revisada y aprobada por el Supervisor de proyecto, debiendo ser incluida en la presentación de la Pre Liquidación mensual que corresponda, procediéndose de acuerdo a lo indicado en el numeral 6.11 y 6.12. para la aprobación correspondiente. El PNT informará del cambio del Tesorero del NE a la Entidad Bancaria para que pueda aceptar el cambio de titularidad de la cuenta bancaria, y se pueda proceder al registro de firmas y al desbloqueo de la misma, según el procedimiento establecido

6.17.1.6 Las Pre Liquidaciones que correspondan al periodo de ejercicio de los representantes del NE reemplazados, deberán haber sido presentadas y aprobadas. En caso de no cumplir con lo indicado, procederán a subsanar las observaciones que existieran, de manera inmediata, debiendo estar a disposición del PNT para ello; en caso de incumplimiento se procederá al inicio de las acciones administrativas y/o legales que correspondan 6.17.2 CAMBIO DE PERSONAL EXTERNO DEL NE CAMBIO DE SUPERVISOR DE PROYECTO. 6.17.2.1

Se podrá tramitar la solicitud de cambio de la Supervisión del proyecto en los siguientes casos:

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i. Por renuncia del Supervisor de proyecto ii. Por solicitud de cambio realizada por los representantes NE iii. Por deficiente desempeño de sus funciones.

6.17.2.2

La solicitud y la documentación que sustenta el pedido de cambio serán presentadas a la Oficina Regional del PNT más cercana y/o mesa de partes del MVCS para la evaluación respectiva por el Coordinador Regional Técnico, De existir conformidad a la solicitud por el Responsable de la Unidad de Infraestructura, se comunicará al respecto al NE, en un plazo máximo de tres (03) días hábiles de la recepción de la solicitud.

6.17.2.3

De no declararse procedente la solicitud de cambio, el Coordinador Regional Técnico comunicará al respecto a los representantes del NE, acompañando el informe para conocimiento.

6.17.2.4

El NE procederá a resolver el Contrato con el Supervisor de proyecto, de acuerdo lo establecido en el contrato suscrito y a las indicaciones que pudiera realizar el Coordinador Regional Técnico.

6.17.2.5

En caso existiera alguna controversia o el Supervisor de proyecto se negase a suscribir algún documento, el hecho será comunicado por el NE a la Unidad de Infraestructura del PNT, para las acciones que ameriten.

6.17.2.6

El Presidente del NE presentará a la Oficina Regional del PNT más cercana y/o mesa de partes del MVCS la solicitud de asignación del nuevo Supervisor de proyecto, adjuntando el cargo de la Carta de resolución del contrato del anterior Supervisor de proyecto, debiendo realizarse en un plazo máximo de tres (03) días hábiles de haber recibido la comunicación del PNT.

6.17.2.7

El PNT procederá a designar al nuevo Supervisor de proyecto, la cual se comunicará al NE dentro de los plazos establecidos en la normativa aprobada para tal efecto, así mismo realizará la evaluación de desempeño del anterior Supervisor de proyecto y si fuera el caso implementará las acciones administrativas y/o legales a que hubiera lugar .

6.17.2.8

Las Pre Liquidaciones que correspondan al periodo de ejercicio del Supervisor de proyecto reemplazado, deberán haber sido presentadas y aprobadas. En caso de no cumplir con lo indicado, procederá a subsanar las observaciones que existieran, de manera inmediata, debiendo estar a disposición del PNT para ello; en caso de incumplimiento se procederá al inicio de las acciones administrativas y/o legales que correspondan.

CAMBIO DE RESIDENTE

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6.17.2.9

Se podrá tramitar la solicitud de cambio de Residente en los siguientes casos: i. Por renuncia del Residente. ii. Por solicitud de cambio realizada por los representantes del NE. iii. Por manejo irregular de los recursos asignados; se acreditará con informe del Fiscal del NE y del Residente. iv. Por sentencia condenatoria; se acreditará con copia legalizada de la misma. v. Por deficiente desempeño de sus funciones, acreditado mediante informe del Supervisor de proyecto.

6.17.2.10 La solicitud y la documentación que sustenta el pedido de cambio serán presentadas al Supervisor de proyecto, quien en un plazo máximo de tres (03) días hábiles realizará las acciones necesarias a fin de verificar la información relacionada.  Asimismo, elaborará un informe con opinión y recomendación respecto de la solicitud de cambio, dicho informe y la documentación que sustenta el pedido serán presentados a la Oficina Regional del PNT más cercana y/o mesa de partes del MVCS para la evaluación respectiva por el Coordinador Regional Técnico, el cual solicitará de inmediato el bloqueo de la cuenta de ahorros del proyecto y continuará con el trámite correspondiente.

6.17.2.11 De existir conformidad a la solicitud de cambio por el Responsable de la Unidad de Infraestructura, el Coordinador Regional Técnico comunicara al respecto al Supervisor de proyecto, para que este a su vez comunique por escrito al NE, para que en un plazo máximo de tres (03) días hábiles, para que procedan a resolver el contrato del residente. 6.17.2.12 De no declararse procedente la solicitud de cambio, El Coordinador Regional Técnico, comunicará al respecto al Supervisor de proyecto, para que comunique a los representantes del NE, acompañando el informe para conocimiento. 6.17.2.13 Los representantes del NE y el Residente previa a la resolución del contrato respectivo, realizarán una Pre Liquidación, el cual será entregado al Supervisor de proyecto, procediéndose de acuerdo a lo indicado en el numeral 6.11 y 6.12. para la aprobación correspondiente por el PNT. 6.17.2.14 El NE procederá a resolver el Contrato con el Residente de proyecto, de acuerdo lo establecido en el contrato suscrito y a las indicaciones que pudiera realizar el Coordinador Regional Técnico. 6.17.2.15 En caso existiera alguna controversia o el Residente se negase a suscribir algún documento, el hecho será comunicado por el NE a la Unidad de Infraestructura del PNT, para las acciones

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que ameriten.

6.17.2.16 El Presidente del NE presentará la solicitud de asignación de un nuevo Residente al Supervisor de proyecto dentro de los tres (03) días hábiles de recibido la comunicación del PNT, adjuntando la Carta de resolución de contrato, el Supervisor de proyecto presentará a la Oficina Regional del PNT más cercana y/o mesa de partes del MVCS la solicitud de asignación del nuevo Supervisor de proyecto, adjuntando el cargo de la Carta de resolución del contrato del anterior Supervisor de proyecto, debiendo realizarse en un plazo máximo de tres (03) días hábiles de haber recibido la comunicación del PNT. 6.17.2.17 El PNT procederá a realizar la nueva asignación del Residente, la cual la comunicará a los representantes del NE dentro de los plazos establecidos en la normativa aprobada para tal efecto, así mismo realizará la evaluación de desempeño del anterior Residente y si fuera el caso implementará las acciones administrativas y/o legales a que hubiera lugar. 6.17.2.18 El PNT informará del cambio del Residente a la Entidad Bancaria para que pueda aceptar el cambio de titularidad de la cuenta bancaria, y se pueda proceder al registro de firmas y al desbloqueo de la misma, según el procedimiento establecido. 6.17.2.19 Las Pre Liquidaciones que correspondan al periodo de ejercicio del Residente reemplazado, deberán haber sido presentadas y aprobadas. En caso de no cumplir con lo indicado, procederán a subsanar las observaciones que existieran, de manera inmediata, debiendo estar a disposición del PNT para ello; en caso de incumplimiento se procederá al inicio de las acciones administrativas y/o legales que correspondan CAMBIO DE CUALQUIER OTRO PERSONAL INTERVINIENTE 6.17.2.20 Se podrá tramitar la solicitud de cambio de cualquier otro personal interviniente que participe como en la ejecución del proyecto, a solicitud de renuncia del propio Personal interviniente, o a solicitud de cambio realizada por el NE. La solicitud y la documentación que sustenta el pedido de cambio serán presentadas al Supervisor de proyecto, quien en un plazo máximo de tres (03) días hábiles elaborará un informe con opinión y recomendación respecto de la solicitud de cambio, dicho informe será presentado a la Oficina Regional del PNT más cercana y/o mesa de partes del MVCS. El Coordinador Regional Técnico, evaluará la procedencia de la solicitud de cambio presentada y comunicara al respecto al Supervisor de proyecto. De ser declarado procedente, el Supervisor de proyecto comunicará a los representantes del NE para que proceda a resolver el Contrato con el Personal interviniente, así como realizará la liquidación de sus honorarios profesionales de conformidad a lo establecido en la presente guía.

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En caso existiera alguna controversia o el Personal interviniente se negase a suscribir algún documento, el hecho será comunicado por el NE al Supervisor de proyecto, para las acciones que ameriten. El Presidente del NE presentará al Supervisor de proyecto la propuesta del nuevo Personal interviniente, adjuntando la documentación que la sustenta, el cual deberá contar con la conformidad del Coordinador Regional Técnico.

6.17.3 MODIFICACION MODIFIC ACION AL PROYECTO Toda modificación al proyecto, se iniciará con la presentación oportuna de una solicitud de modificación a la Coordinación Regional Técnica, para su respectiva revisión y evaluación y este a su vez la eleve a la Unidad de Infraestructura del Programa Nacional Tambos, acompañando obligatoriamente la documentación que la sustenta, así como el informe conteniendo la opinión del Supervisor del proyecto. Tanto la solicitud de modificación como la documentación que la sustenta serán refrendadas por el Presidente del NE, Residente y aprobadas por el Supervisor. La presentación de las solicitudes de modificación son procedentes únicamente dentro del plazo de ejecución del proyecto y no implica su aceptación y/o implementación; siendo responsabilidad de los representantes del NE, del Residente y del Supervisor del proyecto, implementar solo las modificaciones aprobadas. Para la aprobación de la modificación se debe realizar la evaluación de la existencia de responsabilidades, las que darán lugar a que el Programa Nacional Tambos disponga las acciones administrativas y/o legales a que hubiera lugar. La suscripción de la adenda, implica la aprobación de la modificación solicitada. Las solicitudes serán resueltas bajo responsabilidad de la Unidad de Infraestructura del Programa Nacional Tambos o el profesional designado para tal efecto por el Programa Nacional Tambos de acuerdo a la materia de la misma, dentro de los quince (15) días hábiles de presentada. 6.17.3.1

Proyecto adscrito al SNIP Caso: Modificaciones no sus tanciales tanciales

La definición definición de modificaciones modificaciones no sustanciales sustanciales al al Expediente técnico, así como el procedimiento a seguir, se encuentran definidos en la Directiva General del SNIP vigente, las cuales complementan las definiciones, requisitos, causales y procedimientos establecidos para la ejecución de proyectos con NE aprobadas por el Programa y el MVCS, según corresponda.

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La modificación de un proyecto se deberá ejecutar previa aprobación de la Supervisión de Proyectos y las instancias correspondientes de acuerdo al tipo de modificación y/o incremento del monto de inversión, para lo cual la solicitud de modificación, que incluye la opinión del Supervisor de Proyecto, debe ser revisada por el Coordinador Regional Técnico, quien deberá emitir su informe respectivamente, respectivamente, quien debe formular f ormular la adenda correspondiente para su suscripción. El PNT mediante la Unidad de Infraestructura realizará las coordinaciones necesarias a fin de mantener los registros en el SNIP.NET de manera oportuna y previa a la implementación de toda modificación registrable. Caso: Modi ficaci ones sus tanciales tanciales

La definición de modificaciones sustanciales al Expediente técnico, así como el procedimiento a seguir, se encuentran en la Directiva General del SNIP vigente, las cuales complementan complementan las definiciones, requisitos, causales y procedimientos establecidos para la ejecución de proyectos con NE aprobadas por el Programa y el MVCS, según corresponda Si se decide no continuar con la ejecución del proyecto, se procederá a la Resolución del Convenio de Cooperación, para lo cual la Unidad de Infraestructura del PNT deberá elaborar la liquidación del proyecto. De ser el caso la Unidad de Infraestructura del PNT evaluará las acciones a que hubiere lugar aplicar a los profesionales que intervinieron en la formulación, evaluación evaluación y ejecución del Proyecto. La Unidad de Infraestructura del Programa Nacional Tambos, conjuntamente con la autorización para el inicio del trámite de Resolución del Convenio de Cooperación, notificará al Núcleo Ejecutor y Residente para que la devolución de los fondos se efectúe mediante Cheque de Gerencia o papeleta de depósito, en un plazo que no exceda los diez (10) días hábiles a partir de su notificación. notificación.

6.17.3.2

Modificación de especificación técnica Son causales de modificación de especificación técnica, las siguientes:   Dificultades de adquirir bienes o contratar servicios especificados en el expediente técnico. Imposibilidad Imposibilida d de cumplir c umplir con c on los procedimient p rocedimientos os constructivos, disposición disposición final y/o dificultad en la operación y mantenimiento del insumo o bien. 



Las situaciones descritas como causales de modificación de especificación técnica que se prevean o presenten durante la ejecución del proyecto, serán registradas en el Cuaderno de obra.

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Una vez confirmada y documentada las dificultades de adquisición o imposibilidad de cumplimiento, el Residente, vía cuaderno de obra, solicitará la modificación de especificación técnica al Supervisor de proyecto, quien emitirá opinión previa y comunicará inmediatamente el hecho al Coordinador Regional Técnico del PNT. Esta solicitud deberá realizarse en la oportunidad que requiera el caso y que no retrase la ejecución del proyecto, retrasos en solicitarla quedan prohibidos de generar ampliaciones de plazo. El expediente de modificación contendrá como mínimo los siguientes documentos: i.

Solicitud de modificación de especificación técnica, suscrita por el Presidente del NE y el Residente. ii. Informe y Opinión del Área de Estudios. iii. Informe del del Residente Residente sustentando sustentando la modificación. modificación. iv. Copias del cuaderno de obra en la que se evidencian las dificultades o imposibilidades descritas en las causales y se solicita la modificación de especificación técnica. v. Documentos técnicos que que sustentan lo indicado indicado en párrafo párrafo sub numeral precedente. vi. Propuesta sustentada sustentada de nuevos insumos insumos o procedimientos, procedimientos, de ser necesario con cálculos y especificaciones técnicas de los elementos propuestos. vii. Proyecto de adenda  –en cuatro (04) originales- suscrita por los representantes del NE. viii. Otros documentos que la Supervisión de proyecto considere necesario. El expediente de modificación de especificación técnica será presentado por el Residente al Supervisor de proyecto, el mismo revisará la documentación alcanzada, en caso de encontrarla conforme, elaborará un informe con opinión y recomendación y remitirá el expediente de modificación junto a su informe al Coordinador Regional Técnico del PNT. En caso de no encontrarse conforme la documentación alcanzada, ésta será devuelta al Residente, dándosela por no entregada. La presentación de las solicitudes de modificación son procedentes únicamente dentro del plazo de ejecución del proyecto y no implica su aceptación y/o implementación; siendo responsabilidad de los representantes del NE, del Residente y del Supervisor del proyecto, implementar solo las modificaciones aprobadas. El Coordinador Regional Técnico del PNT inmediatamente de recibido el expediente de modificación, procederá a su revisión, a efecto de que un plazo que no exceda de los seis (06) días hábiles resuelva sobre la solicitud de modificación. Las modificaciones de especificación técnica, serán otorgadas únicamente si por lo menos se mantiene el nivel de calidad del bien o servicio o procedimiento procedimiento a ser modificado.

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Previa a la aprobación de la modificación, el Coordinador Regional Técnico del PNT elaborará un informe técnico  –  legal de determinación de responsabilidades, y dispondrá, de ser el caso, la realización las acciones administrativas y/o legales a que hubiera lugar. De ser aceptada la modificación el PNT suscribirá la adenda y la comunicará dentro de los dos (02) días hábiles posteriores a la suscripción, al Supervisor de proyecto y al NE. De no ser aprobada la solicitud de modificación de especificación técnica el PNT, informará inmediatamente, tanto el hecho como las razones que llevaron a la decisión al Supervisor de proyecto y al NE a fin que continúen con la ejecución del proyecto de acuerdo a lo aprobado en el Expediente técnico. El Supervisor de proyecto realizará la anotación en el Cuaderno de obra, detallando las especificaciones aprobadas o el sustento de denegación de la solicitud de modificación de especificación técnica. El PNT entregará la adenda en original, suscrita por el Director Ejecutivo, al NE con copia al Supervisor de proyecto para ser adjuntado al informe de Liquidación final respectivo.

6.17.3.3

Modificación de presupuesto Son los cambios en el presupuesto del Expediente técnico aprobado por el PNT.

6.17.3.3.1

Modificación de estructura del presupuesto sin incremento del monto de financiamiento. Las modificaciones de la estructura de los presupuestos aprobados, que no demanden mayor financiamiento o no produzcan devoluciones de dinero, siempre que no reduzcan y/o alteren metas o especificaciones técnicas; no requieren de la suscripción de adendas. El cumplimiento de la presente disposición es de responsabilidad solidaria entre el Residente y el Supervisor de proyecto. Para el caso el Residente solicitará y sustentará, vía Cuaderno de obra la modificación de estructura de presupuesto sin variación presupuestal, al Supervisor de proyecto, quien debe emitir pronunciamiento por el mismo medio dentro de los dos (02) días hábiles de registrada la solicitud. De no ser aceptada, el Residente y el NE continuarán con la ejecución del proyecto de acuerdo al Expediente técnico aprobado.

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De ser aceptada la modificación, se informará del hecho en la siguiente pre liquidación mensual y se incorporará en el Informe final, a efectos de realizar una correcta liquidación del proyecto.

6.17.3.3.2

Ampliación presupuestal. En caso de requerirse una ampliación presupuestal se deberá propiciar que sea financiada por los intereses generados por la cuenta bancaria y penalidades por incumplimiento en la presentación de informes del Personal externo . De requerirse una ampliación presupuestal por aumento de precios (justificación mediante la aplicación de la fórmula polinómica), no se aplicaran límites a los montos máximos a otorgarse. En caso de no poder contar con los aportes antes mencionados, el presupuesto adicional será solicitado al PNT, quien evaluará la disponibilidad presupuestal requerida y de corresponder aprobará la solicitud de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable y la presente guía . En todos los casos donde se requiera una ampliación presupuestal por deficiencias en el Expediente Técnico y/o deficiencias en la ejecución de la obra, el Coordinador Regional Técnico y la Unidad de Infraestructura del PNT, deberán evaluar la participación de los profesionales que intervinieron en la formulación, y ejecución del proyecto, y en caso de encontrar responsabilidades, disponer las acciones administrativas previstas en la normativa vigente, todo ello sin perjuicio de proceder al inicio de las acciones legales a que hubiere lugar. El Residente registrará y sustentará en el Cuaderno de obra los aumentos de precios, deficiencias del Expediente técnico o deficiencias en la ejecución del Proyecto, debiendo el Supervisor de proyecto verificar los registros y emitir pronunciamiento por el mismo medio dentro de los cinco (05) días hábiles de realizado el registro. Previo a la presentación del Expediente de  Ampliación presupuestal, el Residente, elaborará un informe en el que sustentará la imposibilidad de concluir el Proyecto con el presupuesto aprobado en el Expediente técnico, así mismo detallará y sustentará cada una de las partidas que requieren ser financiadas con la Ampliación presupuestal, realizará una proyección de gastos para concluir el Proyecto, considerando el total de partidas a ser

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ejecutadas y enumerará los bienes o servicios, deficiencias del Expediente técnico o deficiencias en la ejecución que causaron la solicitud de ampliación presupuestal. El informe referido en párrafo anterior, será adjuntado al Expediente de Ampliación presupuestal, el mismo que contendrá como mínimo de lo siguiente: i. ii.

iii.

iv.

v. vi.

Solicitud de Ampliación presupuestal, suscrita por el Presidente del NE y el Residente. Presupuesto comparativo entre el Presupuesto aprobado en el Expediente técnico y el Presupuesto propuesto con la Ampliación presupuestal. Copias del cuaderno de obra en la que se evidencian los incrementos o dificultades descritas en las causales así como aquellas copias en las que se solicita la Ampliación presupuestal y se registra el pronunciamiento del Supervisor de proyecto. Propuesta sustentada para la compra de bienes o servicios o ejecución de partidas, de ser necesario con cálculos, cotizaciones, análisis de precios unitarios y especificaciones técnicas de los elementos propuestos. El Residente coordinará permanentemente con la Supervisión de proyecto y con la Unidad de Infraestructura del PNT para definir esta propuesta. Proyecto de adenda  –en tres (03) originalessuscrita por los representantes del NE. Otros documentos que la Supervisión de proyecto o la Unidad de Infraestructura puedan considerar necesario en el proceso de sus coordinaciones.

El Supervisor de proyecto recibirá y evaluará el Expediente de Ampliación presupuestal, elaborará un informe de opinión y recomendación y de estar conforme, lo alcanzará a la Unidad de Infraestructura del PNT. La Unidad de Infraestructura del PNT, revisará y analizará el Expediente de Ampliación presupuestal, verificará la información proporcionada y contando con la opinión del proyectista y/o área de estudios del PNT (según corresponda), elaborará un informe de opinión y recomendación en el que se incluirá la decisión final, y de ser el caso, las responsabilidades encontradas en el Personal, representantes del NE o terceros, que originaron solicitar la Ampliación presupuestal; este informe conjuntamente con el Expediente de Ampliación presupuestal será

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remitido al Área de Asesoría Legal del PNT, para la determinación de responsabilidades si las hubiere. El PNT deberá definir la aceptación o no de la solicitud de Ampliación presupuestal en un plazo no mayor a quince (15) días hábiles, debiendo comunicar su decisión al NE y al Personal externo involucrado, así como tomar las acciones administrativas y/o legales que hubiera determinado. De haber sido aceptada la Ampliación presupuestal, se procederá a su aprobación, previo registro del incremento de inversión en el banco de proyectos del SNIP. Luego de ello se realizarán las acciones administrativas y presupuestales necesarias para el desembolso respectivo en la cuenta bancaria del NE. De no ser aprobada la solicitud de Ampliación presupuestal el PNT informará inmediatamente, tanto el hecho como las razones que llevaron a la decisión al Supervisor de proyecto y al NE a fin que continúen con la ejecución del proyecto de acuerdo a lo aprobado en el Expediente técnico. El presupuesto definitivo deberá ser formalizado mediante la emisión de la Resolución Directoral de aprobación y la Adenda correspondiente.

6.17.3.3.3

Presupuestos deductivos. Entiéndase como presupuesto deductivo aquel monto que no es necesario utilizar para que el proyecto cumpla con las metas previstas. Cuando se determine la existencia de insumos, partidas físicas o presupuestales que no son necesarias para el correcto desarrollo del proyecto, el Residente deberá presentar al Supervisor de Proyectos, el presupuesto deductivo de las partidas que no serán ejecutadas a fin de que los RNE procedan a devolver el monto correspondiente en el caso que éste se haya desembolsado, o comunicar al PNT, dicha disminución del costo para que sea descontado de posteriores desembolsos de ser el caso. El Residente registrará en el Cuaderno de obra las partidas, análisis de precios unitarios y subtotales o precios de insumos que no se requerirán para el desarrollo del Proyecto debiendo el Supervisor de proyecto verificar los registros y emitir pronunciamiento por el mismo medio dentro de los tres (03) días hábiles de realizado el registro. El

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Supervisor de proyecto, deberá verificar el monto a ser descontado y autorizará la devolución/suspensión de entrega del fondo. El Residente y el Tesorero del NE, obtendrán un Cheque de Gerencia, en coordinación con el Área administrativa del PNT, el mismo que será adjuntado al Expediente de Presupuesto deductivo, el cual contendrá los siguientes documentos: i. Solicitud de Modificación presupuestal por Presupuesto deductivo. ii. Informe técnico financiero del Residente que detalle y sustente el Presupuesto deductivo. iii. Acta de Asamblea en la que se informa a la población sobre la devolución de presupuesto, la imposibilidad de su uso en el Proyecto y la responsabilidad por no devolver el dinero. iv. Copia de los asientos de Cuaderno de obra que registren las causales, la consulta del Residente y el pronunciamiento favorable del Supervisor de proyecto. v. Proyecto de adenda en tres (03) originales suscrita por los representantes del NE. vi. Otros que la Supervisión del proyecto considere necesario. El Expediente de Presupuesto deductivo será alcanzado al Supervisor de proyecto, para su revisión y conformidad respectiva. El Expediente de Presupuesto deductivo será presentado al Coordinador Regional Técnico para su revisión y opinión para luego ser remitido a la Unidad de Infraestructura del PNT, para que en coordinación con el área administrativa, se proceda a realizar las acciones administrativas y financieras necesarias para realizar la devolución de los fondos al Tesoro Público. De manera simultánea el área de Infraestructura realizará las modificaciones y registros en el SNIP.NET. El presupuesto definitivo deberá ser formalizado mediante la emisión de la Resolución Directoral de aprobación y la Adenda al Convenio de Cooperación correspondiente.

6.17.3.3.4

Ampliación de plazo. Las ampliaciones de plazo se otorgarán por causales justificadas que hayan alterado la ejecución de actividades que gobiernan la ejecución de obra/proyecto.

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Son causales de Ampliación de plazo, las siguientes: i.

Atrasos y/o paralizaciones por causas no atribuibles a los representantes del NE ii. Caso fortuito, tales como: por situaciones imprevistas posteriores a la suscripción del Convenio de Cooperación (desabastecimiento de materiales y/o insumos, lluvias, bloqueo de vías de acceso a la obra, vicios ocultos, entre otras), debidamente comprobados por el Supervisor de proyecto. iii. Demora en la entrega de los Desembolsos por el PNT, siempre y cuando éstos hayan sido solicitados oportuna y adecuadamente, y aprobados por el Supervisor de proyecto. iv. Demora al ejecutar modificaciones de Obra previamente aprobadas por la Unidad de Infraestructura del PNT. Los atrasos deberán ser registrados en el Cuaderno de Obra. Una vez cesada la causal del atraso el Residente, vía cuaderno de obra, solicitará la ampliación de plazo al Supervisor de proyecto, quien debe emitir pronunciamiento por el mismo medio. De ser favorable el pronunciamiento, el Residente presentará al Supervisor de proyecto, el expediente de ampliación de plazo, como máximo dentro de los diez (10) días hábiles de cesada la causal de ampliación de plazo, en el que adjuntará como mínimo los siguientes documentos: i. ii. iii.

iv.

v.

Solicitud de ampliación de plazo suscrita por el Presidente del NE y el Residente. Informe de sustento del Residente. Copia de los asientos de Cuaderno de obra que registren las causales, la consulta del Residente y el pronunciamiento favorable del Supervisor de proyecto. Proyecto de adenda en tres (03) originales, suscrita por los representantes del NE. Cronograma Valorizado de Avance de Obra reprogramado.

El Supervisor de proyecto revisará la documentación presentada y en el plazo de tres (03) días hábiles elaborará un informe con opinión y recomendación sobre la procedencia de la solicitud, así como remitirá la documentación al Coordinador Regional Técnica para su revisión y evaluación; la misma que de ser procedente y contando con la conformidad del Responsable de la Unidad de Infraestructura, se proceda a la aprobación

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administrativa de la ampliación de plazo de ejecución de obra. En el Informe final se contabilizará el plazo total adicional que haya requerido el proyecto, el cual deberá contar con la conformidad del Coordinador Regional Técnico y Responsable de la Unidad de Infraestructura del PNT. Por la naturaleza de los proyectos que se financia, el otorgamiento de la Ampliación de Plazo, no imputables al PNT, no generará el reconocimiento de mayores gastos generales.

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VII.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 7.1 DE LOS INCUMPLIMIENTOS En caso que los representantes del NE, el Residente o el Supervisor de proyecto u otro personal externo, incumplan o transgredan cualesquiera de las obligaciones o condiciones establecidas en el Convenio de Cooperación y anexos, contrato, términos de referencia, adendas, directivas, guías y demás normativa aprobada, se evaluará su participación en otros proyectos financiados por el PNT, poniendo en conocimiento del MVCS y/o de sus Programas, los incumplimientos detectados; sin perjuicio de adoptar las acciones administrativas y/o legales que correspondan, y de ser el caso, evaluar el resarcimiento de daños y perjuicios que correspondan.

7.2 DE LA ENTREGA DE DOCUMENTACION AL PROGRAMA NACIONAL TAMBOS Toda documentación que deba ser entregada por el personal externo del NE (Supervisor de proyecto, Residente, y otros) al Programa Nacional Tambos, deberá ser entregada en forma física a la Oficina Regional, y/o Mesa de Partes del MVCS, según corresponda, para tal efecto se deberá establecer la ubicación más cercana al proyecto en ejecución para la entrega de la documentación (en caso sea necesario se podrá proceder a la entrega mediante servicio postal, o servicio Courier certificado, debiendo el personal externo del NE, conservar los cargos, los cuales servirán para acreditar la fecha del envío de la documentación requerida.)

7.3 DE LAS EXCEPCIONES Y SITUACIONES NO PREVISTAS 7.3.1 El PNT podrá designar a profesionales de la Unidad de Infraestructura, para que cumplan la función de Coordinador Regional Técnico, mientras se encuentre en proceso de implementación de los profesionales que se desempeñaran como tales; por lo tanto, en la presente Guía, cualquier referencia que se hiciera al Coordinador Regional Técnico, se entenderá por el profesional de la Unidad de Infraestructura del PNT, designado para tal efecto y que desempeñe dicha función. En mérito a lo anterior, toda documentación que requiera ser entregada a dicho profesional, deberá ser remitida de acuerdo a lo indicado en el numeral 7.2 de la presente Guía.

7.3.2 Las situaciones o hechos no previstos y/o las excepciones a lo normado en la presente Guía, serán resueltas por la Dirección Ejecutiva del PNT, con el sustento técnico- legal respectivo.

VIII. DEL REGISTRO PATRIMONIAL DE BIENES ADQUIRIDOS POR EL NÚCLEO EJECUTOR El Área de Administración del PNT, a través del Liquidador designado para el proyecto y en base al listado de bienes patrimoniales entregado al NE (en la sesión de orientación), gestionará la inmatriculación de los bienes registrables y el alta de los bienes patrimoniales que correspondan; debiendo para ello obtener la documentación pertinente que se requiera para tal efecto, de las pre liquidaciones mensuales o de la documentación complementaria que sustenta el gasto. Pag N° 51

Para tal efecto el Coordinador Regional Técnico y Liquidador del proyecto cautelarán que las adquisiciones se realizarán cumpliendo con lo estipulado en el Instructivo denominado “Gestión de la Fase de Equipamiento de   los Proyectos ejecutados por Núcleos Ejecutores”, el cual será alcanzado en la sesión de orientación e inducción.

IX. RESPONSABILIDAD Son responsables de la aplicación de la presente Guía, los representantes del NE, el personal externo del NE, Residente, el Supervisor de proyecto y Gestor Social, así como los profesionales del PNT, según corresponda.

X. 10.1 10.2

DE LA VIGENCIA DE LA PRESENTE GUIA Para los proyectos de inversión que a la fecha de aprobación de la presente Guía no se ha realizado el primer retiro, la Guía entra en vigencia al día siguiente de aprobado la presente. Para los proyectos de inversión que no cumplan con lo descrito en el párrafo anterior, la Guía entra en vigencia a los 30 días posteriores de aprobada la presente, sin importar la etapa en la que se encuentre.

Pag N° 52

ANEXOS - Formato N° 01 - Formato N° 02 - Formato N° 03 - Formato N° 04 - Formato N° 05 - Formato N° 06 - Formato N° 06-A - Formato N° 06-B - Formato N° 06-C - Formato N° 06-D - Formato N° 06-E - Formato N° 07 - Formato N° 08 - Formato N° 09 - Formato N° 10 - Formato N° 11 - Formato N° 12 - Formato N° 13 - Formato N° 14 - Formato N° 15 - Formato N° 16 - Formato N° 17 - Formato N° 18 - Formato N° 19 - Formato N° 20 - Formato N° 21 - Formato N° 22 - Formato N° 23 - Formato N° 24 - Formato N° 25 - Formato N° 26 - Formato N° 27 - Formato N° 28 - Formato N° 29 - Formato N° 30 - Formato N° 31 - ANEXO Nº 01 - ANEXO Nº 02 - ANEXO Nº 03 - ANEXO Nº 04

: HOJA DE EVALUACION DE DOCUMENTOS : ACTA DE PARTICIPACION EN CHARLA DE ORIENTACION : PRONUNCIAMIENTO DE CONFORMIDAD DEL EXPEDIENTE TECNICO DEL PROYECTO Y FACTIBILIDAD DE EJECUCIÓN : CRONOGRAMA DE AVANCE DEL PROYECTO-VALORIZADO : CARTA DE AUTORIZACION DE USO DE CUENTA BANCARIA DEL NE : AUTORIZACIÓN DE GASTOS : CUADRO DE CONTROL DE AUTORIZACIONES PARA ADQUISICIÓN DE INSUMOS : CALCULO DE PAGO MENSUAL DE RESIDENTE : CALCULO DE PAGO DEL SUPERVISOR : CUADRO COTIZACIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS : CUADRO COMPARATIVO : DECLARACION JURADA DE GASTOS POR VIATICOS DEL NE : DECLARACIÓN JURADA DE COMPRA DE BIENES/SERVICIOS PROVEEDORES NO HABITUALES : MANIFIESTO DE GASTOS : HOJA DE TAREO : HOJA DE JORNALES : ACTA DE ENTREGA DEL TERRENO : CUADRO DE MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACEN – ENTRADAS – SALIDAS : CUADRO RESUMEN DEL MOVIMIENTO DE ALMACEN – ENTRADAS – SALIDAS : VALORIZACION DE AVANCE DEL PROYECTO : RESUMEN DEL ESTADO FINANCIERO : RELACION DE MATERIAL EN CANCHA E INSUMOS EN ALMACEN : RELACION DE MATERIAL EN CANCHA E INSUMOS EN ALMACEN SOBRANTES DE OBRA : ACTA DE TERMINACION DE OBRA Y EQUIPAMIENTO : ACTA DE RENDICIÓN DE CUENTAS MENSUAL/FINAL : INFORME MENSUAL DE SUPERVISION : HOJA DE EVALUACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PAGO DE LOS INFORMES DE SUPERVISIÓN DE PROYECTOS : FICHA DE APROBACION DE PRELIQUIDACION : FICHA DE APROBACION DE LIQUIDACION FINAL DE CONVENIOS : ACTA DE ENTREGA DE OBRA Y EQUIPAMIENTO : ACTA DE CUSTODIA DE OBRA Y EQUIPAMIENTO : FORMATO CONTROL TECNICO FINANCIERO CURVA - S : INFORME QUINCENAL DE SUPERVISION : FICHA MENSUAL DE CONTROL AMBIENTAL DEL PROYECTO : DATOS GENERALES DEL CONVENIO : CUADRO DETALLADO DE EQUIPAMIENTO : RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE PLANOS DE REPLANTEO PARA LA ENTREGA AL MINISTERIO DE VIVIENDA CONSTRUCCION Y SANEAMIENTO : LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PRE-LIQUIDACIÓN MENSUAL (RESIDENTE) : LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS (SUPERVISOR) : LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA (RESIDENTE SUPERVISOR)

Pag N° 53

Formato N° 01: HOJA DE EVALUACION DE DOCUMENTOS

Convenio

Nº :

Proyecto Código SNIP No.:

Nombre del Supervisor de Proyec tos :

A REFERENCIA A.1 DEL PROYECTO

Nombre

:

Ubicación ( Dpto/Prov/Dist/Localidad) A.2 DEL ASUNTO

Modificación del Proyecto

Informe (inicial/mensual (prelliq)/final):

Cambio de Representantes del NE

Solicitud de Ampliación de Plazo

Cambio del Residente

Liquidación

Preliquidación (por cambio de RNE o Residente)

Otros

B EVALUACION DE DOCUMENTOS

B.1 Aspectos Formales (Documentación completa, debidamente sustentada, presentación oportuna):

B.2 Aspectos Conceptuales (Apreciación y manifestación de la procedencia de la misma):

B.3 Pronunciamientos

B.4 Recomendaciones

B.5  Anexos (Documentos elaborados y presentados por el Supervisor de Proyectos para sustentar su pronunciamiento):

Fecha (dd/mm/aa): Firma y Sello del Supervisor de Proyect os

Pag N° 54

Formato N° 02: ACTA DE PARTICIPACION EN CHARLA DE ORIENTACION En la ciudad de ........................................, distrito ………………., provincia ………………………., departamento ………………………………………siendo las ............. horas del día ......... de

.................................

de

.................,

reunidos

en

………………………………………………….............................. los representantes del Núcleo Ejecutor “.................................................... ……………………....................................................................................” 

 

   

Don(ña)....................................................................................con DNI Nº................. Presidente NE Don(ña).....................................................................................con DNI Nº..................Tesorero NE Don(ña)................................................................................... con DNI Nº.................. Secretario NE Don(ña).................................................................................... con DNI Nº...................Fiscal NE El Residente: ............................................................................................................... ........... El Supervisor de Proyecto: ........................................................................................ ............ Gestor Social:………………………………………………………………………………

Con la finalidad de participar en la Charla de Orientación Técnico Contable, a cargo de:  

 –

  Administrativa   Legal y  –

…………………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………..…………………………………………………..

En consecuencia, declaramos haber tomado conocimiento sobre la forma como se va a desarrollar el Proyecto “......................................................................................................................” así como sob re el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades del Convenio de Cooperación Nº..................................................... , En señal de conformidad suscribimos la presente Acta, siendo las ....... horas del día ............ de ............ del 2015....

Presidente N.E Nombre: …………….… DNI: …………….………..

Tesorero N.E

Fiscal N.E

Nombre: ……………….… DNI: …………….………..

Nombre: ……………….… DNI: …………….………..

Supervisor de Proyectos

Profesional PNT

Profesional PNT

Nombre: ……………….… DNI: …………….………..

Nombre: ……………….… DNI: …………….………..

Nombre: ……………….… DNI: …………….………..

Residente Nombre: ……………….… DNI: …………….………..

Secretario N.E

Nombre: ……………….… DNI: …………….………..

Nota: Archivar en File Administrativo

Pag N° 55

Formato N° 03: PRONUNCIAMIENTO DE CONFORMIDAD DEL EXPEDIENTE TECNICO DEL PROYECTO Y FACTIBILIDAD DE EJECUCIÓN PRONUNCIAM IENTO DE CONFORMIDAD DEL EXPEDIENTE TECNICO

 Y FACTIBILIDAD DE EJECUCI N

CONVENIO DE COOPERACION Nº ... ... .... .….....

FECHA

:

PROYECTO :

El que suscribe RESIDENTE del proyecto indicado, luego de haber revisado el Expediente T cnic aprobado declara que : 1.00 Se ha verificado la disponibilidad del terreno en el cual se ha proyectado la ejecución del Proyecto mencionado. Justificaci n : 2.00 El tipo de suelo observado in situ es compatible con la estruct ura de los an lisis de precios unitarios y las partidas consideradas en el Presupuesto Aprobado. Justificaci n : 3.00 Los planos parte del Expediente Aprobado son compatibles topograf a del Terreno donde se desarrollar el Proyecto. Justificaci n :

con

la

4.00 Los metrados del presupuesto aprobado concuerdan con los planos de Expediente Técnico. Justificaci n : 5.00 Las Especificaciones Técnicas c orresponden a las partidas que c onf orman el Presupuesto Aprobado y NO existen dif erencias que significaran incrementos de costo, variación de Diseño o disminución de calidad. Justificaci n :

SI NO

SI NO SI NO

SI NO

SI NO

6.00 Exist en los servicios que se det allan en la memoria descript iva, de acuerdo a lo previsto en el Expediente T cnico A probado , de tal manera que luego de la entrega de la obra al MVCS el proyecto puede ser inmediatamente puesto en f uncionamiento. SI Justificaci n : NO

7.00 Exist en las obras previas consideradas en el Presupuesto y Expediente Apro bado, y el Financiamiento del Programa Nacional Tambos permitira concluir la obra. Justificación :

8.00 El Presupuesto ot orgado incluye obras ya ejecutadas, se debe realizar una Reducción Presupuestal . Justificación : Por

lo

expuesto

declaro

que

existe

* entre

SI NO

SI NO

los Planos, Presupuesto aprobado,

An lisis de Precios Unitarios, Especificaciones T cnicas Aprobados, y la situaci n real del Proyecto,

por lo cual

* * a que se ejecute la obra dentro de los

plazos determinados en el expediente t cnico aprobado cumpliendo lo indicado en la normativa pertinent asimismo me comprometo a dedicar el tiempo estipulado seg n Coeficiente de Participaci n asignado, asumiendo las responsabilidades y sanciones establecidas. * CONFORMIDAD PARCIAL, TOTAL O NO CONFORMIDAD * * ES FACTIBLE O NO ES FACTIBLE seg n sea el caso. Nombre : CIP o CAP DNI :

Pag N° 56

Formato N° 04: CRONOGRAMA DE AVANCE DEL PROYECTO-VALORIZADO CONVENIO N°

SNIP Nº

PROYECTO:

FECHA

MONTO TOTAL PRESUPUESTADO: PERIODO

Nº

PARTIDAS

Mes Semana

1º MES 1

2

2º MES 3

4

1

2

3º MES 3

4

1

2

4º MES 3

4

1

2

3

Programado Ejecutado Programado Ejecutado Programado Ejecutado Programado Ejecutado Programado Ejecutado Programado Ejecutado Programado Ejecutado Programado Ejecutado Programado Ejecutado

 AVANCE MENSUAL (%)

P =PROGRAMADO

 AVANCE  ACUMULADO (% )

P =PROGRAMADO

E = EJECUTADO

E = EJECUTADO

AMPLIACIONES DE PLAZO

DESEMBOLSOS

FECHA

FECHA

TRAMITE

RECEPCION

MONTO

FECHA

Nº

PLAZO

FIN DE

DIAS

VIGENCIA

OBRA

OBSERVACIONES

FECHA INICIO DE OBRA PLAZO DE EJECUCION FECHA DE TERMINO

RESIDENTE

SUPERVISOR DE PROYECTOS

Pag N° 57

4

Formato N° 05: CARTA DE AUTORIZACION DE USO DE CUENTA BANCARIA DEL NE

Sr.: ……………………………………………………………..  ADMINISTRADOR DEL BANCO ………………

Presente.Por la presente, se autoriza al Programa ……..…………………. a través de su Oficina de

 Administración o quien este designe, a inmovilizar la cuenta de ahorros en caso de indicios de irregularidades y/o incumplimientos o en previsión de ellos; asimismo, a consultar los movimientos bancarios y a obtener reportes de la cuenta: (Indicar nombre de la cuenta de ahorros) ………………………………………………………………………………..

Número

de

cuenta

………………………………………………………………………………………………………………

 Adicionalmente, por el presente documento, se autoriza al Supervisor de proyecto/Supervisor del Programa Sr. ………………………………………………………………………….., identificado con DNI Nº ……………………………………………….., a consultar los movimientos bancarios y

obtener reportes físicos y/o electrónicos de la misma cuenta. Finalmente, a través de la presente, se autoriza al banco que, para la disposición de montos mayores a S/. ……………………………….. (en número y letras), se requerirá la autorización expresa del Supervisor del Programa o quien el Programa designe, señor(a) …………………………………………………………. ………………………………………..

Con

DNI

Nº

 Agradeciendo la atención a la presente, quedamos de usted. TESORERO NE NOMBRES Y APELLIDOS DNI

RESIDENTE NOMBRES Y APELLIDOS DNI

SUPERVISOR DEL PROYECTO NOMBRES Y APELLIDOS DNI

Pag N° 58

Formato N° 06: AUTORIZACIÓN DE GASTOS FORMATO Nº 06 AUTORIZACION DE GASTOS N° ……. N° CONVENIO COOPERACION

FECHA:

MONTO DE CONVENIO S/.

SALDO DISPONIBLE (S/.)

MONTO ACUMULADO DE AUTORIZACIONES ANTERIORES (S/.) DETALLE DEL GASTO N°

INSUMO O SERVICIO

UNIDAD

CANTIDAD

IMPORTE S/.

PRECIO UNIT. S/.

RAZON SOCIAL O NOMBRE DEL PROVEEDOR

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 MONTO TOTAL DE ESTA AUTORIZACION

Son

SALDO DESPUES DE ESTA AUTORIZACION :

Nuevos Soles

(en letras)

S/.

PRESIDENTE DEL N.E.

FISCAL N.E.

SECRETARIO N.E.

RESIDENTE

VBº SUPERVISOR DE PROYECTO

El Tesorero es responsable de presentar los Comprobantes de Pago en un PLAZO DE CINCO (05) DIAS HÁBILES, contados desde la fecha de la presente autorización; y será responsable del monto autorizado para Contratación de Servicios, que sustentará con la documentación respectiva. Los montos indicados en la Autorización de Gasto, deberán ser compatibles con las cotizaciones previamente realizadas.

Pag N° 59

Formato N° 06-A: CUADRO DE CONTROL DE AUTORIZACIONES PARA ADQUISICIÓN DE INSUMOS FORMATO 06-A

CUADRO DE CONTROL DE AUTORIZACIONES PARA ADQUISICION DE INSUMOS (*) PROYECTO

 

"………………………………………"

CONVENIO N°

: ……………………….

: ……………………….

FECHA DE ELABORACION

: ……………………….

: ……………………….

DATOS SEGÚN EXP. TEC. AP ROBADO

ITEM

SOLICITUDDE AUTORIZ.N° ... ACTUAL

CANT. TOTAL DEL C.U. S/. PARC. S/. EXP. TEC.

INSUMOS

UND.

Cemento

Bls

1700

Fie rro Ø 1/2"F'y =4200 kg/cm2

Kg.

8000

Ladrillo KK 18 huecos

Und.

10500

Madera Tornillo

P2

2400

Herra mienta s ma nua le s

Glb

22.00 37,400.00

CANT. C.U. SOLIC. COTIZADO

DIFERENCIA: PARC. S/. CON PARC. S/. % VARIACION (C.U.EXP.TE C.U. DEL EXP. SEGÚN DEL PARCIAL CANT. - C.U. TEC. COTIZACION (REFERENCIAL) COTIZADO) (REFERENCIAL)

3.5 0 28,000.00 1,551.60

3.75   5,820.00   -0.25

5,430.60

7.17% 1,448

2.40 25,200.00

2.35

0 .05

4,800.00

-2.08%

-500

-200.00

Se sustenta variaciones en el informe

4.09   4,680.00   -0.09

4,573.33

2.33%

157

465.00

Se adjunta desagregado d el insumo en el informe

0.18

700.00

Se adjunta desagregado del insumo.

1 3, 800 .0 0

9,600.00 1,143.33 3 ,80 0.00

0 .3 7

4,700.00

1,400.00   1,400.00

 

 

2.27%

1,400.00

0

-850.00

Se sustenta variaciones en el informe

22,000.00

2000

22.50 22,500.00

PARC. S/.

OBSERVACIONESY ACLARACIONES RESPECTO A SOLICITUD DE AUTORIZACION ACTUAL

  -0.50

4.00

1000

SALDO

Se adjunta desagregado d el insumo, y se

3,180.0 0 sustenta variaciones en el infor me.

xxx.. yyyy.. zzz…

104,000.00

39,100.00

38,203.93

2.35%

3,295.00

(*)

Este formato Contiene como anexos los siguientes cuadros 06-A1  Desagregado de Fierros 06-A2  Desagregado de Madera 06-A3  Desagregado de Herramientas 06-A4  Desagregado Otros insumos

………………………………………………………………………………………..

FIRMA Y SELLO - SUPERVISOR DE PROYECTO (RESPONSABLE DE ELABORACION) Nota: para la visualizacion de todo el formato y poder trabajar, se debera mostrar las columnas de la H a la Q

Pag N° 60

Formato N° 06-B: CALCULO DE PAGO MENSUAL DE RESIDENTE FORMATO N° 06-B

CALCULO DE PAGO MENSUAL DEL RESIDENTE No.

FECHA:

CONVENIO No. GASTOS DE RESIDENTE MONTO ACUMULADO DE AUTORIZACIONES ANTERIORES SALDO DISPONIBLE A PAGAR

: :

S/. 32,800.00

: :

S/. 29,520.00 (*)

3,280.00

DETALLE D E PAGOS AUTORIZADOS Nº PAGO

CONCEPTO

1

1ER INFORME COMPATIBILIDAD

2 3

VALORIZACION 01 (ENERO 2016)

MONTO BRUTO AUTORIZADO

MONTO NETO PAGADO

PENALIDAD

S/. 3,280.00

0 S/.

3,280.00

.........

TOTALES

CALCULO DE PAGO MENSUAL DEL RESIDENTE  DIAS LABORADOS EN EL MES

G

24

 DIAS ASISTIDOS (*)

H

24

C =H /G

1

FACTOR

CONCEPTO

MONTO

ACUMULADO

EJECUCION A

AUTORIZADO ANTERIOR

VALORIZACION Nº 02 ( ENERO)

  26,240.00

MONTO A PAGAR

S/.

 DIAS DE RETRASO EN PRESENTACI N DE PRELIQUIDACION MENSUAL

(n)

2

DIAS DE RETRASO OTROS TRAMITE

(n')

3

PAGO QUE SE AUTORIZA AVANCE MES B (%)

0

20%

FACTOR C

MONTO BRUTO D=AxB/100xC

1  

5,248.00

 

PENALIDAD E=Ax1/800x(n+n')

MONTO NETO D-E

164.00

5,084.00

5,084.00 (en números)

....................................................................................................................................................... Soles. (en letras)

PRESIDENTE DEL N.E.

SECRETARIO DEL N.E.

TESORERO DEL N.E.

FISCAL DEL N.E.

VBº SUPERVISOR

* El cálculo del pago sólo se realizará una (01) vez al mes, post erior a la entrega de la preliquidación respectiva (*) El saldo a la terminación de la obra deberá ser el monto de garantia por liquidación y las penalidades de existir 

Pag N° 61

Formato N° 06-C: CALCULO DE PAGO DEL SUPERVISOR FORMATO N° 06-C

CALCULO DE PAGO MENSUAL DEL SUPERVISOR DE PROYECTO No.

FECHA:

CONVENIO No. GASTOS DE SUPERVISOR DE PROYECTO MONTO ACUMULADO DE AUTORIZACIONES ANTERIORES SALDO DISPONIBLE A PAGAR

: :

S/. 36,800.00

: :

3,280.00 S/. 33,520.00 (*)

DETALLE DE PAGOS AUTORIZADOS Nº PAGO 1 2 3

MONTO BRUTO AUTORIZADO

CONCEPTO 1ER INFORME COMPATIBILIDAD

MONTO NETO PAGADO

PENALIDAD

S/. 3,680.00

0 S/.

3,680.00

VALORIZACION 01 (ENERO 2016) .........

TOTALES

CALCULO DE PAGO MENSUAL DEL SUPERVISOR DE PROYECTO  DIAS LABORADOS EN EL MES

G

24

 DIAS ASISTIDOS (*)

H

24

C=H/G

1

FACTOR

CONCEPTO

MONTO

ACUMULADO

EJECUCION A

AUTORIZADO ANTERIOR

VALORIZACION Nº 02 ( ENERO)

  29,440.00

MONTO A PAGAR

S/.

 DIAS DE RETRASO EN PRESENTACI N DE PRELIQUIDACION MENSUAL

(n)

1

DIAS DE RETRASO OTROS TRAMITE

(n')

2

PAGO QUE SE AUTORIZA AVANCE MES B (%)

0

FACTOR C

20%

MONTO BRUTO D=AxB/100xC

1

 

5,888.00

PENALIDAD E=Ax1/800x(n+n')

 

110.40

MONTO NETO D-E

5,777.60

5,777.60 (en números)

....................................................................................................................................................... Soles. (en letras)

 ________________________________  Conformidad del Coordinador Técnico Fecha

Conformidad del Liquidador   

Fecha

* El cálculo del pago sólo se rea lizará una (01) vez al mes, de acuerdo a lo indicado en e l Formato Nº 22 (*) El saldo a la terminación de la obra deberá ser el monto de garantia por liquidación , las penalidades de existir y de ser el caso los montos deducidos por no asis tencia a obra.

Pag N° 62

Formato N° 06-D: CUADRO COTIZACIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS SOLICITUD DE COTIZACION DE BIENES Y/O SERVICIOS

Nº

DIA MES

AÑO

PROYECTO:

N° CONVENIO:

Señor (es)

RUC :

:

Dirección : Sirva(n)se cotizarnos precios netos de los articulos que se detallan mas abajo para ser entregados:

BIENES O SERVICIOS Item

Ca nti da d

MARCA

DECRIPCION

U. M edi da d

Cel :

PRECIOS CON I.G.V. Unitarios

Total

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Total de Coti zacion S/. :  EL PLAZO DE ENTREGA ES DE: LA FORMA DE PAGO ES:

EFECTIVO

( )

CHEQUE DE GERENCIA

( )

TRANFERENCIA BANCARIA BANCO C.C.I.

( )

NOTA: LOS P RECIOS DEBEN INCLUIR IGV COTIZAR CON LETRA LEGIBLE INDICAR MARCA ACEPTO ( ) NO ACEPTO ( ) LA FORMA DE PAGO EN EFECTIVO ES PARA MONTOS MENORES 01 UIT

Importante 

Si por cualquier causa No esta en condiciones de cot izar, si rva(n)se, Us(s). Firmar y devolver este documento. Si est a en condiciones de cotiz ar sirva(n)se Ud(s). Firmar este documento y devolverlo.

Firma y Sello de Proveedor 

Pag N° 63

Formato N° 06-E: CUADRO COMPARATIVO CUADRO COMPARATIVO

N°

DIA

MES

AÑO

01 PROYECTO : N° CONVENIO:

PROVEEDOR 01

BIENES O SERVICIOS Item Cantidad U. Medidad

DECRIPCION

PROVEEDOR 02

PROVEEDOR 03

RUC: ______________ RUC: ______________ RUC: ______________ MARCA PU Subtotal MARCA PU Subtotal MARCA PU Subtotal

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Total de Cotización (Inc. IGV ) S/. : 

0.00

0.00

0.00

RESULTADO : 

-

-

-

PRESIDENTE NE

SECRETARIO NE

RESIDENTE

TESORERO NE

FISCAL NE

SUPERVISOR DE PROYECTO

Pag N° 64

Formato N° 07: DECLARACION JURADA DE GASTOS POR VIATICOS DEL NE FORMATO Nº 07 DECLARACIÓN JURADA POR VIATICOS DEL NE N°………….. …………(localidad)…………., de ……(mes)………………..del …….(año) Señores NUCLEO EJECUTOR ……………….………...……………………(Nombre del Proyecto)……………………………………………………. Presente Referencia …………………………………especificar  la actividad que ha generado los viáticos (por ej. Traslado del Comisionado para la compra de bienes, retiro de dinero, firma del Convenio de Cooperación, etc). Estimados señores Conste por el presente documento, ………………………….(Nombre y apellidos), con DNI Nº ……….., con domicilio en ……………, en mi calidad  de ……………………. (especificar si es Presidente, Tesorero, Secretario, Fiscal del NE), DECLARO BAJO JURAMENTO haber efectuado, durante los días ….... ... ... ... , los gastos que detallo a continuación, de los cuales no ha sido posible obtener Comprobante de Pago. ………………………………… (especif icar detalle de gasto) S/. ………………. (monto) ………………………………… (especif icar detalle de gasto) S/. ………………. (monto) ………………………………… (especif icar detalle de gasto) S/. ………………. (monto) ………………………………… (especif icar detalle de gasto) S/. ………………. (monto) TOTAL

S/. ………………… ( ……….. y …/100 Nuevos Soles)

 Atentam ente,

 ________________________ Nombre y F irma del Comisionado

Los que suscriben estiman conforme la presente Declaración Jurada

 ________________________

__________________________

Nombre, DNI y Firma PRESIDENTE DEL N.E.

Nombre, DNI y Firma .

TESORERO DEL N.E.

 ________________________

__________________________

Nombre, DNI y Firma SECRETARIO DEL N.E.

 ________________________ Nombre DNI y Firma RESIDENTE N.E. Sello y Firma

Nombre, DNI y Firma .

FISCAL DEL N.E.

_________________________ Nombre DNI y V°B° SUPERVISOR DE PROYECTOS N.E. Sello y Firma

Pag N° 65

Formato N° 08: DECLARACIÓN JURADA DE COMPRA DE BIENES/SERVICIOS PROVEEDORES NO HABITUALES DECLARACIÓN JURADA Nº ……………… POR LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS DE PROVEEDORES NO HABITUALES Conste por el presente documento, que los miembros del Nucleo Ejecutor del Proyecto, ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

con domicilio para los efectos del presente documento, en Localidad :

Distrito :

Provincia:

Departamento

hemos realizado las compras de bienes, y/o servicios que se detallan a continuación, necesarios para la ejecución del Proyecto, de acuerdo a los términos y condiciones siguiente: En el caso de Bienes detallar NOMBRE DEL PROVEEDOR

DNI

MATERIAL O INSUMO

PRECIO UNITARIO

TOTAL A PAGAR

PRECIO UNITARIO / DIA

TOTAL A PAGAR

CANTIDAD

Recibi conforme la suma de S/. ...........................................................................................................

PROVEEDOR (firma y huella) Nombre: DNI:

Fecha de pago:........../....../...............

En el caso de S ervicios detallar: NOMBRE DEL PROVEEDOR

DNI

ACTIVIDAD REALIZADA

CANTIDAD, INSUMO, EQUIPO

LUGAR DE TRANSPORTE / DIAS TRABAJADOS

Recibi conforme la suma de S/. ............................................................................................................

PROVEEDOR (firma y huella) Nombre: DNI:

Fecha de pago:........../....../...............

Por lo que suscriben el presente documento en señal de conformidad: En

/

a los

PRESIDENTE N.E. Nombre DNI:

TESORERO N.E. Nombre DNI:

SECRETARIO N.E. Nombre DNI:

FISCAL N.E. Nombre DNI:

RESIDENTE Nombre DNI:

/

AUTORIDAD LOCAL Nombre DNI:

Los que suscriben declaran que EL PROVEEDOR no es proveedor habitual del bien entregado, servicio prestado, y que no existen otros proveedores habituales, que ofrezcan dicho bien o servicio en la localidad de ……………………………………………………………………………….(especificar la localidad) La presente Declaración Jurada, será validada con la firma de una Autoridad Local, quien dará fe que el proveedor es un contribuyente NO HABITUAL

Pag N° 66

Formato N° 09: MANIFIESTO DE GASTOS FORMATO Nº 09

MANIFIESTO DE GASTOS Marcar con una X PROYECTO NÚMERO CONVENIO CORRESPONDE AL MES FECHA DE PRESENTACION

NE

RUBRO * (del Estado Financiero) : N° (**)

DOCUMENTO FECHA

CLASE (***)

DETALLE N°

RAZON SOCIAL O NOMBRE

IMPORTE S/.

CONCEPTO

OBSERVACIONES

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

TOTAL:

Por el presente, los abajo firmantes declaramos bajo juramento que los gastos aquí detallados, están previstos en el Presupuesto Aprobado y han sido utilizados, en su integridad, en la ejecución del presente Proyecto. Las copias de las facturas, comprobantes, recibos, planillas, etc., que acrediten los gastos efectuados, deberán permanecer en poder del TESORERO del Núcleo Ejecutor.

Presidente del N.E.

Tesorero del N.E.

Elaborado por:Residente N.E.

Revisado por: Supervisor de Proyecto N.E.

Nombre

Nombre

Nombre

Nombre

DNI :

DNI :

DNI :

DNI :

( *) L le va r e l Ma n if i es to d e G as to s p or ca d a RU BR O (1 a l 9) d e l Es ta d o Fi n a nc ie ro .

( ** ) An o ta r e n or de n cr on o ló gi co l a t ot al i d ad d e d oc um en to s q ue a c re d i te n l o s ga s to s e fe ct ua d os .

(***) Clase : Factura, Comprobante, Recibo, Plani lla , Contrato, Declaración Jurada, etc.

Pag N° 67

Formato N° 10: HOJA DE TAREO CONVENIO Nº

:

PERIODO DEL Nº de rden

Nombre y Apellidos

AL Categoría

Documento de Identidad

L

M

M

J

V

DIAS TRABAJADOS S D L M

M

J

V

S

D

TOTAL Días Trabajados

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Los que abajo suscribimos; certificamos que los días consignados en la presente Hoja de Tareo han sido cancelados por concept o de mano de obra.

Elaborado Por: Residente DNI Sello y Firma

Revisado Por: Supervisor DNI Sello y Firma

Tesorero N.E. DNI

Presidente N.E. DNI

Pag N° 68

Formato N° 11 HOJA DE JORNALES CONVENIO Nº

Semana Nº

:

PROYECTO Nº de Orden 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

PERIODO DEL Nombre y Apellidos

Categoría

Género Fem. Masc.

Documento de Identidad

Días Trabajados

JORNAL (S/.)

..../..../....

TOTAL A PAGAR (S/.)

AL ..../..../....

FIRMA Y HUELLA

Total

Los que abajo suscribimos; certificamos que los días consignados en la presente Hoja, han sido cancelados por concepto de Mano de Obra.

Elaborado por: Residente DNI

V° B° Presidente N.E. DNI

V° B° Tesorero N.E. DNI

Revisado por: Supervisor de Proyectos |DNI

Pag N° 69

Formato N° 12: ACTA DE ENTREGA DEL TERRENO En la (el) Centro Poblado / Comunidad / Anexo / Caserío de........................................., del Distrito de..................................., de la Provincia de.........................,del Departamento de ........................, siendo las ........horas del día ........, del mes de ...................., de ……....., reunida la población conformante del

Núcleo Ejecutor en el terreno donde se ejecutará el Proyecto ......................................................................................................................................................................., contando con la asistencia de los abajo firmantes. Entrega del Terreno   Se procedió a la al Núcleo Ejecutor…..……..…………………………………………………………………………….…………………….,

por parte del Ministerio de Vivienda Construcción y Saneamiento  Programa Nacional Tambos  –

El área donde se ubica el terreno tiene las siguientes características: (Describir señalando dimensiones y propiedades colindantes)

 Asimismo, se verificó que el terreno es compatible con los alcances del Proyecto y que corresponde a los datos señalados en el plano de ubicación y en el plano general, y que se encuentra disponible y Libre de Reclamo por parte de terceros. En señal de conformidad con los términos de la presente Acta, proceden a suscribirla:

Representantes del MVCS-PNT que entrega el terreno

Nombre: Cargo: DNI:

Nombre: Cargo: DNI:

Representantes del Núcleo Ejecutor que  recibe el terreno

PRESIDENTE DNI: Nombre:

TESORERO DNI: Nombre:

SECRETARIO DNI: Nombre:

FISCAL DNI:

Otros

RESIDENTE DNI: Nombre:

SUPERVISOR DE PROYECTOS DNI: Nombre:

Autoridades asistentes a la entrega del terreno

Nombre: Cargo: DNI:

Nombre: Cargo: DNI:

Pag N° 70

Formato N° 13: CUADRO DE MOVIMI ENTO DIARIO DE ALMACEN  ENTRADAS  SALIDAS  –

CONVENIO Nº

 –

PROYECTO CÓDIGO SNIP No.

:

FECHA DE PRESENTACION

PROYECTO INGRESOS FECHA

MATERIAL

DNI

Presidente N.E.

UNID.

PROVEEDOR

DNI

Tesorero N.E.

CANT.

..../..../....

EGRESOS RECEPCION

V° B° Fiscal N.E. DNI

PARTIDA

CAN T.

RECEPCION

Elaborado por: Residente DNI

NOTA : Uso interno del Núcleo Ejecutor, se presentará cada vez que sea solicitado por el Profesional del PROGRAM A NACIONAL T AMBOS.

Pag N° 71

Formato N° 14: CUADRO RESUMEN DEL MOVIMIENTO DE ALMACEN  ENTRADAS  SALIDAS  –

CONVENIO No. :

 –

PROYECTO CÓDIGO SNIP No.

FECHA DE PRESENTACION : PROYECTO : PERIODO DE CONTROL: DEL ...../...../........ AL ..../...../...... MATERIAL

PRESIDENTE N.E.

UNID.

SALDO ANTERIOR

FECHA

INGRESOS PROVEEDOR

TESORERO N.E.

NOTA: El presente cuadro se llenará hasta agotar el movimiento de un material, antes de pasar a otro.

CANT.

INGRESO ACUMULADO

FISCAL N.E.

FECHA

EGRESOS PARTIDAS

SALDO CANT.

Elaborado por: RESIDENTE Sello y Firma

 ___________________ V° B° Supervisor Sello y Firma Pag N° 72

Formato N° 15: VALORIZACION DE AVANCE DEL PROYECTO VALORIZACION DE AVANCE DE OBRA N° …. al ……./…../2015 CONVENIO

PROYECTO CODIGO SNIP Nº

CORRESPONDIENTE AL MES DE

PROYECTO

FECHA DE PRESENTACION

MONTO FINANCIADO FECHA DEINICIO DEOBRA PLAZO DE EJECUCION FECHA DE TERMINO PREVISTA

AVANCES PARTIDAS

DESCRIPCION

PRESUPUESTO UND

MET

P.UNIT

ANTERIOR PRESUP

MET

VAL

ACTUAL MET

VAL

ACUMULADO MET

V AL

SALDO %

MET

VAL

%

COSTO DIRECTO  AVANCEFISICO %

 ____________________________________________________ VERIFICADO POR COORDINADOR REGIONAL TÉCNICO NOMBRE: DNI:

RESID ENT E

SUP ERVISOR DE P ROYECT O

No mbre:

No mbre:

DN I Nº

DNI N º

Pag N° 73

Formato N° 16: RESUMEN DEL ESTADO FINANCIERO RESUMEN DEL ESTADO FINANCIERO PROYECTO NÚMERO CONVENIO CORRESPONDE AL MES FECHA DE PRESENTACION

MONTO DE CONVENIO MONTO AMPLIACION PRESUPUESTAL MONTO TOTAL FINANCIADO FECHA

DESEMBOLSO

COMPROBANTE DE PAGO Nº

S/. S/.

Número de Cuenta de Ahorros:

S/. IMPORTE

INTERESES

MONTO TOTAL

1º 2º 3º Total Desembolsado (S/.)

ITEM

RUBRO

1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0

COSTO DIRECTO Mano de Obra Calificada Mano de Obra no C ali fic ada Materiales Maquinaria y equipos Herramientas Fletes Equipamiento Otros GASTOS GENERALES GASTOS DE RESIDENTE C OST OS FINANC IE RO S u O TR OS ( *) GASTOS DE N.E. INTERESES

7.0 8.0 9.0

GAST OS DE G EST IÓN INST IT UC IONAL

VALOR FINANCIADO (S/.)

GASTOS EFECTUADOS (según docum.probatorios) (S/.)

EJECUCION (%)

OBSERVACIONES

SUB TOTAL INVERSION

GASTOS DE………………………………

GASTOS DE SUPERVISION

TOTAL INVERSION (*) ESPECIFICAR: Los que abajo suscribimos, certificamos que hemos verificado, en los documentos presentados por el N.E. y Residente , que los montos consignados en el presente informe, han sido cancelados durante el proceso de ejecución del Proyecto, con arreglo a los términos y condiciones del Convenio de Cooperación suscrito con EL PROGRAMA.

PRESIDENTE DEL N.E. DNI

TESORERO DEL N.E. DNI

RESIDENTE DNI

Vº Bº SUPERVISOR DE PROYECTO DNI

Pag N° 74

Formato N° 17: RELACION DE MATERIAL EN CANCHA E INSUMOS EN ALMACEN CONVENIO No. : ......................................

FECHA:

PROYECTO CÓDIGO SNIP No. : ...................................................

PROYECTO: Mediante el presente documento, los suscritos declaran que los siguientes materiales se encuentran en Almacén o en Obra, y serán utilizados íntegramente en la ejecución de la misma:

No. de Orden

Material

Unidad

Cantidad

Costo de compra (S/.)

Cantidad

Costo de compra (S/.)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

TOTAL  Asimismo, contamos con material en Almacén que se detalla:

No. de Orden

Material

Unidad

1 2 3 4 5 6

JUSTIFICACION DEL DESTINO Y DETERMINACION DEL USO DEL MATERIAL EN OBRA Y EN ALMACEN:

TESORERO N.E.

PRESIDENTE N.E.

FISCAL N.E.

Nombre DNI

Nombre DNI

Nombre DNI

SECRETARIO Nombre DNI

 ________________________ Elaborado por:RESIDENTE Nombre DNI

__________________________ V°B°Supervisor Nombre DNI

Pag N° 75

Formato N° 18: RELACION DE MATERIAL EN CANCHA E INSUMOS EN ALMACEN SOBRANTES DE OBRA CONVENIO No. : ......................................

FECHA:

PROYECTO CÓDIGO SNIP No. : ...................................................

PROYECTO: Mediante el presente documento, los suscritos declaran que los siguientes materiales se encuentran en Almacén o en Obra, y son sobrantes de Obra:

No. de Orden

Material

Unidad

Cantidad

Costo de compra (S/.)

Cantidad

Costo de compra (S/.)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

TOTAL  Asimismo, contamos con material en Almacén que se detalla:

No. de Orden

Material

Unidad

1 2 3 4 5 6

JUSTIFICACION DEL DESTINO Y DETERMINACION DEL USO DEL MATERIAL SOBRANTE:

TESORERO N.E. Nombre DNI

SECRETARIO Nombre DNI

PRESIDENTE N.E.

FISCAL N.E.

Nombre DNI

Nombre DNI

 ________________________

________________________ REPRESENTANTE DE LA UNIDAD DE OPERACIONES PNT QUE RECIBE LOS SOBRANTES DE OBRA Nombre DNI

Elaborado por: RESIDENTE Nombre DNI

Pag N° 76

Formato N° 19 ACTA DE TERMINACION DE OBRA Y EQUIPAMIENTO

ACTA DE TERMINACIÓN DE OBRA Y EQUIPAMIENTO Por medio de la presente Acta, los firmantes, declaramos bajo juramento que en la fecha, se procede a la verificación de la culminación de obra y equipamiento de la obra realizada por el Núcleo

Ejecutor

“…………………………………………………………………………….”

con

recursos del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento  – Programa Nacional Tambos , según Convenio de Cooperación Nº ……….……………………….……………  A las __:___ horas del día ………, de ……………………………  del 20....., los presentes:

PRESIDENTE,

SR(A)

:

…………………………………………………….……….……………….……. SECRETARIO, SR(A): …………………………………………………………………………………… TESORERO, SR(A) ……………….…………………………………………………………………….. FISCAL, SR(A) …………………………………………………………………….………………………

RESIDENTE,

Ingº/Arqº:

…………….…………………………………….………………………………. SUPERVISOR DEL PROYECTO, Ingº/Arqº: …………….……………………………………………

el SR(a) :

………………………………(nombre de la autoridad política edil)…………………

REUNIDOS EN : ………………………………(lugar de la obra) ……………………….. con la finalidad de verificar la culminación de los trabajos materia del Convenio de Cooperación suscrito con el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento  –  Programa Nacional Tambos. Luego de revisar los planos, especificaciones técnicas, memoria descriptiva y equipamiento aprobadas por EL PROGRAMA NACIONAL TAMBOS, hacemos constar que se ha cumplido con su ejecución de acuerdo al Expediente técnico que forma parte del Convenio de Cooperación, en fe de lo cual suscribimos la presente Acta de Terminación de Obra y Equipamiento; dejando constancia que la Obra y Equipamiento ha sido culminado el: ......./ .........../............

…………………………….

……………………… …………………………….

PRESIDENTE NE DNI Nº

SECRETARIO NE DNI Nº

………………………….

……………………

FISCAL NE LOCAL DNI Nº

RESIDENTE

DNI Nº

…………………………..……………….

SUPERVISOR DEL PROYECTO Cargo: Nombre: DNI Nº

TESORERO NE DNI Nº

………………………….

AUTORIDAD

Nombre: DNI Nº

…………..………………………

PROGRAMA NACIONAL TAMBOS Cargo: Nombre: DNI N°

Pag N° 77

Formato N° 20: ACTA DE RENDICIÓN DE CUENTAS MENSUAL/FINAL En la (el) Centro Poblado / Comunidad / Anexo / Caserío de ........................................., del Distrito de ..................................., de la Provincia de .........................,del Departamento de ........................, siendo las ........... horas del día ........, del mes de ...................., de …….....,

reunida la población conformante del Núcleo Ejecutor en Asamblea General, contando con la asistencia de los abajo firmantes. Se procedió a la Rendición de Cuentas Mensual/Final  por parte del Núcleo Ejecutor y Personal Externo del N.E. a la población beneficiaria.  Asimismo, dejamos constancia que se ha cumplido con la ejecución de la obra, de acuerdo al Expediente Técnico.

Representantes del Núcleo Ejecutor que realizan la Rendición de Cuentas Final

PRESIDENTE

TESORERO

DNI

DNI

SECRETARIO

FISCAL

DNI

DNI

Personal Externo NE

RESIDENTE

SUPERVISOR DE PROYECTOS DNI

DNI

Autoridades asistentes

Nombre: Cargo: DNI

Nombre: Cargo: DNI

Siguen firmas de la Población Beneficiaria

Pag N° 78

Formato N° 21: INFORME MENSUAL DE SUPERVISION Convenio Nº : ____________________ Proyecto Código SNIP N° ______________

Nombre del Supervisor : __________________________________ Nº Informe : __________ Mes al que corresponde el Informe : __________ Informe Final :

ESTADO SITUACIONAL DEL PROYECTO FINANCIADO (Se requiere información cualitativa y cuantitativa del proyecto)

A)DEL ASPECTO TÉCNICO El Supervisor de Proyectos debe informar en relación al periodo reportado, lo siguiente : AVANCE FISICO PROGRAMADO ACUMULADO (incluye todos los componentes del proyecto) AVANCE FISICO EJECUTADO ACUMULADO (incluye todos los componentes del proyecto) - Breve descripción de la obra ejecutada(incluye todos los componentes del proyecto)    





% %

Modificación al proyecto (si lo hubiere) aprobadas por PROGRAMA NACIONAL TAMBOS Avance Físico del mes Comentarios u observaciones sobre la valorización elaborada por el Residente Cumplimiento del Cronograma de Avance de Obra y la fecha prevista de terminación (indicar si el proyecto está adelantado, normal o atrasado, en caso de atraso y/o paralización de obra, señalar las razones y las medidas adoptadas para superar esta situación) Problemas técnicos resueltos y/o pendientes de solución (Problemas, causas, efectos y recomendaciones o acciones tomadas, y notificaciones cursadas) Pronunciamiento sobre la oportuna adopción de medidas correctivas por parte del Residente.

B) DEL ASPECTO ECONOMICO El Supervisor de Proyectos debe informar en relación al periodo reportado lo siguiente : Avance Financiero del mes : AVANCE FINANCIERO ACUMULADO % Comentarios u observaciones sobre los Manifiestos de gastos y el Estado Financiero de la Obra, elaborados por el Residente y el Núcleo Ejecutor, bloqueo de la cuenta. Problemas resueltos y/o pendientes de solución( Problemas, causas, efectos y recomendaciones o acciones tomadas, y notificaciones  



cursadas) 

Pronunciamiento sobre la oportuna adopción de medidas correctivas por parte del Residente y del Núcleo Ejecutor.

C) DEL ASPECTO ADMINISTRATIVO El Supervisor de Proyectos debe informar en relación al periodo reportado lo siguiente : Análisis del desempeño del Núcleo Ejecutor (De ser el caso, indicar los cambios de los representantes del Núcleo Ejecutor) Análisis del desempeño del Residente (Pronunciamiento sobre el cumplimiento de sus funciones, cumplimiento del coeficiente de participación para lo cual además deberá verificar las anotaciones en el cuaderno de obra. Pronunciamiento sobre su capacidad profesional en la dirección de la obra. De ser el caso indicar el cambio de Residente. Gestiones ante el Programa Nacional Tambos (Solicitudes o Aprobación de cambios de N.E., Residente y otros, hacer referencia a las coordinaciones realizadas por el N.E. con el representante de la entidad a fin de efectuar la subsanación de las observaciones encontradas en la pre liquidación) Problemas resueltos y/o pendientes de solución (Problemas, causas, efectos y recomendaciones o acciones tomadas y notificaciones cursadas)  





D) DEL ASPECTO SOCIAL El Supervisor de Proyectos debe informar en relación al periodo reportado lo siguiente : Análisis de la legitimidad del Núcleo Ejecutor y del Residente (Solo en el primer informe) Indicar la participación de la mujer como representante del N.E. o miembro de la comunidad beneficiaria ( Nº de mujeres ,actividades que realiza en pro de la obra) Impacto social del proyecto Problemas resueltos y/o pendientes de solución ( Problemas, causas, efectos y recomendaciones o acciones tomadas, y notificaciones  

 

cursadas)

E) DEL ASPECTO AMBIENTAL El Supervisor de Proyectos debe informar en relación al periodo reportado lo siguiente : Cumplimiento de las Medidas de Control Ambiental. Identificación de los impactos ambientales que se presentan durante la ejecución del proyecto Problemas resueltos y/o pendientes de solución ( Problemas, causas, efectos y recomendaciones o acciones tomadas, y notificaciones   

cursadas)

F) PRONUNCIAMIENTO El Supervisor de Proyectos emitirá opinión respecto al estado de la Obra considerando todos los aspectos mencionados anteriormente. Indicará además las medidas correctivas tomadas. 



Pag N° 79

Formato N° 22: HOJA DE EVALUACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PAGO DE LOS INFORMES DE SUPERVISIÓN DE PROYECTOS FORMATO N° 22 HOJA DE EVALUACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PAGO DE LOS INFORMES DE SUPERVIS IÓN DE PROYECTOS CONVENIO N°   ……………………………. NOMBRE DEL PROYECTO: N° INFORME:

MENSUAL

Mes al que corresponde:

FECHA DE PRESENTACIÓN:

FINAL

DIAS DE ATRASO:

NOMBRE DEL SUPERVISOR:

EVALUACIÓN DEL CONTENIDO EL COORDINADOR REGIONAL TECNICO ( o quien hace sus veces), ha revisado los aspectos t écnicos de l a documentación técnica y la pertinencia de la documentación presentada y encuentra: ( ) conforme (sin observaciones) ( ) con observaciones:

MEDIDAS CORRECTIVAS

( ) El Coordinador Regional Técnic o emite conformidad y autoriza el pago ( ) El Coordinador Regional Técnic o no emite conformidad al pago. Coordinador Regional Técnico : Fecha:

Firma:

EL LIQUIDADOR DEL PROYECTO ha revisado los aspectos contables de la documentación alcanzada y la encuentra: ( ) conforme (sin observaciones) ( ) con observaciones

MEDIDAS CORRECTIVAS ( ) El Liquidador del Proyect o emite conformidad y autoriza el pago. ( ) El liquidador del Proyec to no emite conformidad al pago Liquidador del Proyecto: Fecha:

Firma:

Visto y evaluado lo señalado por el Coordinador Regional Técnico y el Liquidador del proyecto : ( ) EL COORDINADOR GENERAL NE EMITE conformidad al trámite de pago según hoja de cálculo  de pago mensual del Supervisor de Proyecto (Formato 06-C) ( ) EL COORDINADOR GENERAL NE NO EMITE conformidad al trámite de pago. Fecha de Trámite :

FIRMA

Pag N° 80

Formato N° 23: FICHA DE APROBACION DE PRELIQUIDACION CONVENIO

En virtud de los in formes presentados por el Supervisor de Proyectos y Residente, consideramos procedente la aprobacion de la Pre

PROYECTO

Liquidacion del Convenio indicado en la presente Ficha. MOVIMIENTO DEL MONTO DE EXPEDIENTE TECNICO (S/.)

N°

MES DE

DESEMBOLSO

PRELIQUIDACION

ACUMULADO DEL NE

1

AUTORIZADO DEL MES (-)

-

FECHA DE

OTROS APORTES DEL

RETIRO

SALDO

MES

GASTOS

INTERESES

DEVOLUCION A

GASTOS

 /

BANCARIOS

BANCARIOS

LA CUENTA NE

CONFORMES

SALDO MES ANTERIOR

(-)

(+)

(+)

(-)

INFORME TECNICO QUE

INFORME FINANCIERO

APROBACION

DEMANDA

PENDIENTE DE

SALDO

APRUEBA PRE

QUE APRUEBA PRE

DE

JUDICIAL

RENDIR

FINANCIERO

LIQUIDACION

LIQUIDACION

PRELIQUIDACIO N

(-)

(+)

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

2

3

4

TOTAL (*) HASTA LA ULTIMA PRE LIQUIDACION APROBADA

PD. E l original es conservado por el liquidador hasta la liquidacion final. Una copia de cada Pre Liquidacion, se archiva en cada expediente pre liquidado.

C ON FORM IDA D EN AS PE CTOS TE CN IC OS-FIN AN CIE RO S

C ON FORM IDA D EN AS PE CTOS CON TAB LES

 _________________________________________

 _________________________________________

Firma N ombre del profesional Ingeniero/A rquitecto

Firma

Vº Bº Responsable Administración

V° B ° Responsable de Infraestructura

N ombre del profesional C ontador/A dministrador / Economista

Nº de Colegiatura

Nº de Colegiatura

Unidad de Infraestructura del PNT

Area de Administracion del PNT

Pag N° 81

Formato N° 24: FICHA DE APROBACION DE LIQUIDACION FINAL DE CONVENIOS CONVENIO

PROYECTO

DEPARTAMENTO:

PROVINCIA:

DISTRITO:

LOCALIDAD:

MIEMBROS DEL NE

PROFESIONALES CONTRATADOS POR EL NUCLEO EJECUTOR

PRESIDENTE

RESIDENTE DE OBRA

SECRETARIO

SUPERVISOR DE OBRA

MODALIDAD DE LIQUIDACION REGULAR

OFICIO

TESORERO FISCAL En virtud de los informes presentados por el Supervisor de Proyectos y Residente, FECHA DE INICIO DE OBRA

consideramos procedente la aprobacion de la Liquidacion Final del Convenio in dicado

FECHA DE TERMINO DE OBRA:

en la presente Ficha. MOVIM IENTO DEL MONTO DEEXPEDIENTET ECNICO (S/.)

N°

MES DE PRELIQUIDACION

DESEMBOLSO ACUMULADO DEL NE

1

RETIROS AUTORIZADO DEL MES (-)

-

OTROS APORTES DEL MES  / SALDO MES ANTERIOR (+)

GASTOS BANCARIOS (-)

INTERESES BANCARIOS (+)

DEVOLUCION A LA CUENTA NE (+)

GASTOS CONFORMES (-)

DEMANDA JUDICIAL

SALDO PENDIENTEDE RENDIR (-)

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

SALDO FINANCIERO

-

INFORMETECNICO FINANCIERO QUE APRUEBA LA LIQUIDACION FINAL

INFORMECONTABLE QUE APRUEBA LIQUIDACION FINAL

FECHA DE APROBACION DE LIQUIDACION

-

-

-

2

3

TOTAL

CONFORMIDAD EN ASPECTOS TECNICOS-FINANCIEROS

CONFORMIDAD EN ASPECTOS CONTABLES

 _________________________________________

 _________________________________________

Firma

Firma

Nombre del profesional Ingeniero/Arquitecto

Nombre del profesional Contador/Administrador /E conomista

Nº de Colegiatura

Nº de Colegiatura

Unidad de Infraestructura del PNT

Area de Administracion del PNT

Vº Bº Responsable Administración

V° B° Responsable de Infraestructura

Pag N° 82

Formato N° 25: ACTA DE ENTREGA DE OBRA Y EQUIPAMIENTO ACTA DE ENTREGA DE OBRA Y EQUIPAMIENTO CONVENIO Nº : ........................-VIVIENDA

CÓDIGO SNIP Nº .....................

PROYECTO/OBRA .................................................................................................................................................... “

”

UBICACIÓN: LOCALIDAD:........................ DISTRITO: ........................ RESIDENTE

PROVINCIA ................ DEPARTAMENTO: ....................

............................................................

SUPERVISOR DEL PROYECTO

................................................ .........................

INICIO DE OBRA: ………………………………… TÉRMINO DE OBRA: ………………………………… ENTIDAD RECEPTORA (ER):MVCS - PROGRAMA NACIONAL TAMBOS REPRESENTANTE : ..................................................................DNI Nº: ................................... DOCUMENTO QUE ACREDITA: ……………………………………………………………………………...... Siendo las ……… del día ………. de ……………………, del 2015 se reunieron en el lugar de la obra los representantes del Núcleo Ejecutor: ................................................................................................................................................................ ... , y el representante del Ministerio de Vivienda Construcción y Saneamiento  –  Programa Nacional Tambos Sr. ..........................................................., con DNI Nº .................................., con la finalidad de proceder a la entrega del proyecto/Obra: .................................................................................................................................................................................... , la cual fue realizada por el NE, con financiamiento del MVCS-PNT. “

”

“

”

El proyecto se ha terminado de acuerdo a los planos, especificaciones técnicas consideradas en el expediente aprobado, conforme se acredita en el Acta de Terminación de obra, suscrita el día ………….. del mes de …………………………... del 201…, y la correspondiente memoria descriptiva, listado de Equipamiento y Planos de la obra que se adjunta a la presente Acta. Por lo que el Núcleo Ejecutor ............................................................................................................................................. ....................... , entrega la obra y equipamiento al Sr. ............................................... ..........................., con DNI Nº ................................representante del Ministerio de Vivienda Construcción y Saneamiento  –  Programa Nacional Tambos, comprometiéndose dicha Entidad a hacerse responsable del cuidado, operación y mantenimiento de la obra. Se deja constancia que el Equipamiento, se encuentra conforme según listado anexo a la presente Acta. “

”

En señal de conformidad a los términos de la presenta Acta de Entrega, suscriben los presentes: POR EL NE, ENTREGA: …………………….………………. PRESIDENTE NE Nombre DNI Nº ...................

……………………….……………… SECRETARIO NE Nombre DNI Nº ...................

……………………………. TESORERO NE Nombre DNI Nº ......................

…………………………. FISCAL NE Nombre: DNI Nº .........................

………………………………….…… RESIDENTE Nombre DNI Nº ............................

………………..…………………………. SUPERVISOR DE PROYECTO Nombre DNI Nº ..............................

POR LA ENTIDAD, RECIBE

…………………………………………………………. Nombre Representante MVCS – PNT PROGRAMA NACIONAL TAMBOS

……………………………………………………………. Nombre: Representante MVCS-PNT PROGRAMA NACIONAL TAMBOS

Pag N° 83

Formato N° 26: ACTA DE CUSTODIA DE OBRA Y EQUIPAMIENTO ACTA DE CUSTODIA DE OBRA Y EQUIPAMIENTO OBRA:

“......................................................................................................................................................................................................... ”.

Siendo las…………….. horas del día …….… de ……………. del 201....., el(los) Representante(s) del Ministerio de Vivienda Construcción – Programa Nacional Tambos, y Representante(s) de la Unidad de Operaciones del PNT se reunieron en el lugar de la obra denominada “........................................................................................................................................... .........”, ubicada en el C.P. ..........................., distrito de ......................., provincia de ..................., departamento ...................., luego de la firma del Acta de Terminación y Acta de Entrega de Obra del NE al MVCS-PNT, para efectuar la entrega del Tambo y de los bienes para su custodia al: Sr(a)(ita).……………………………………….…………………………………….., con DNI N° …………………….

En representación de la Unidad de Operaciones del PNT, quien en cumplimiento de sus funciones asignadas, velara por la Custodia del Tambo, su mobiliario y equipamiento.

A.- DE LA CONSTRUCCIÓN: La Obra culminada por el NE que se entrega en custodia se detalla en la memoria descriptiva que se adjunta a la presente Acta. Los sobrantes de obra se hacen entrega de acuerdo a lo indicado en el Formato Nº 18, que se adjunta a la presente Acta, y serán utilizados para el mantenimiento del Centro de Servicios.  Asimismo se hace entrega de …….. juegos de ……. llaves cada uno.

B.- DEL MOBILIARIO Y EQUIPAMIENTO: Los equipos se han probado y certificado que presentan son nuevos y están en buen estado de conservación (equipos y mobiliario nuevos) y funcionan correctamente. Los equipos quedaran ubicados físicamente en el Tambo ........................... El mobiliario quedara ubicado físicamente en el Tambo .................................

 

El Núcleo Ejecutor procedió a entregar al Representante de la Unidad de Operaciones el mobiliario y equipamiento según el siguiente detalle:

N°

Descripción

Und.

Cantidad

Condicion

MOBILIARIO

....

........

N°

Descripción

Marca/Modelo

Nº de serie

Cantidad

Condición

EQUIPAMIENTO ........ ....... La

Unidad

de

Operaciones

del

PNT,

por

intermedio

del

Representante

designado,

Sr(a)

(ita)

…………………………………………………………… con DNI Nº …………………… recepciona   el Tambo para su custodia velando por la

seguridad y cuidado de la construcción, equipos y mobiliario. En señal de conformidad con lo mencionado en los párrafos anteriores, se procede a la firma de la presente acta.

Por el Programa Nacional Tambos/UI -------------------------------------Nombre: Cargo DNI Nº

____________________________ Nombre: Cargo DNI Nº

Por el(os) Encargado(s) de la Custodia, en Representación de la Unidad de Operaciones:  ________________________ Nombre: Cargo

________________________ Nombre: Cargo

Pag N° 84

DNI Nº

DNI Nº

Formato N° 27: FORMATO CONTROL TECNICO FINANCIERO CURVA - S CONTROL TÈCNICO-FINANCIERO PROGRAMA NACIONAL TAMBOS Fecha :

UNIDAD DE INFRAESTRUCTURA

FICHA TECNICA DE PROYECTO (CURVA S) DATOS GENERALES OBRA:

 CRE ACION DEL CENTRO DE SERVICIOS TAMBO EN EL CEN TRO POBLADO ………………Distrito……………….Provincia…………………..Departamento…………………………

UBICACIÓN

UNIDAD EJECUTORA

DPTO PROV DIST .P/CC.

MINISTERIO DE VIVIENDA CONSTRUCC ION Y SANEAM IENTO 

Nº CONVENIO

ESTADO SITUACIONAL

MODALIDAD:

PERFIL CODIGO SNIP

EN EJECUCION

NUCLEO EJECUTOR

VARIACION VIABILIDAD

FECHA

MONTO

PLAZOS

EXPEDIENTE TECNICO

PLAZO APROBADO EXP. TEC. ORIGINAL

% DE VARIACION

AMPLIACION DE PLAZO

120 D.C.

PLAZO APROBADO MODIFICADO

EXPEDIENTE TECNICO PRESUPUESTO

FECHA INICIO DE OBRA

RES. APROB.

FECHA

MONTO

FECHA TERMINO DE OBRA PROGRAMADO

-

PRESUPUESTO APROBADO EXP. TEC. ORIGINAL

CRONOGRAMA DE EJECUCION

1RA AMPLIACION PRESUPUESTAL 2DA AMPLIACION PRESUPUESTAL

FECHA DE ENTREGA DE TERRENO

-

PRESUPUESTO MODIFICADO APROBADO

FECHA DE INICIO DE OBRA FECHA DE PARALIZACION DE OBRA

INFORMACION DE PROFESIONALES CARGO

FECHA DE REINICIO DE OBRA

PROFESIONAL

DESIGNACION

FECHA DE TERMINO DE OBRA PROGRAMADO

CIP / CAP

SUPERVISOR

-

FECHA DE TERMINO DE OBRA REAL

RESIDENTE

CO MENT ARI O  EST RUC TUR A D E PR ESU PUES TO E XP. TEC .

MONTO DEL PROYECT. Costo Directo

METAS

Gastos Generales

Construccion de una infraestructura fisica que consta de las siguientes partidas: obras preliminares, estructuras,arquitectura,instalaciones sanitarias,instalaciones electricas, obras complementarias todo ello con el sistema convencional y esta constituido por muros de ladrillo, vigas y columnas de concreto armado, equipamiento y implementacion como se especifica . OBJETIVOS

Gastos de Supervisión

 Presencia del estado para la atencion de las necesidades de servicios que presta el sector vivienda, construccion y sanemaiento en los centros poblados de…………../distrito……./provincia…………/departamento………………………..

TOTAL S/.

-

RESUMEN INFORME MENSUAL A VA NC E ME S 

PROGRAMADO VALORIZADO

%

MAYORES METRADOS VALORIZADO

%

VALORIZADO

%

F ISICO

AVA NCE FI NANC IER O 

PARTIDAS COMPLEMENTARIAS

PARTIDAS NUEVAS

VALORIZADO

%

EJECUTADO VALORIZADO

%

INICIO

EJECUTADO ACUMUL.

AVA NCE FI NANC IER O EJ ECU TAD O 

%

MON TO 

%

% A C UM .

-

JUNIO

206,965.01

20.40

JULIO

357,727.15

 AGO.

300,000.00

SET.

150,000.00

1,014,692.24

100.00

TOTAL

PROGRA M. ACUM. %

17. 74

  20. 40

17.74

350,000.00

34.49

35.25

180,000.00 248,000.00

24. 44

  55. 65

42.18

150,000.00

14.78

29.57

145,000.00

14. 29

  85. 22

56.47

250,000.00

24.64

73.91

14.78

441,650.00

4 3. 53

 1 00 .0 0

100.00

164,692.24

16.23

90.14

1, 014, 650. 00

100. 00

  100.00

100.00

-

-

 

-

C UR VA DE AVANC E EJEC UTADO AC UMULA DO VS PR OG RA MA DO A CUMULA DO

TOTAL

914,692.24

90.14

34.49 49.28

914,692.24

90.14

C UR VA DE A VANC E FISICO VS AVANC E FINA NC IER O

110

100

100

90 80 70

AVANCE EJECUTADO

90

AVANCE EJECUTADO

AVANCEPROGRAMADO

80

AVANCE FINANCIERO

70 60 60 50 50 40

40

30

30

20

20

10

10 0

0 INICIO

JUNIO

JULIO

AGO.

SET.

OCURRENCIAS 

EJEMPLO: Descripcion las causales el motivo porque no se cumple lo programado con lo ejecutado (inclemencias del tiempo, abastecimiento de materiales, etc.)

INICIO

JUNIO

JULIO

AGO.

SET.

 ACCIONES 

EJEMPLO: Describir el motivo porque el avance fisico es menor que lo financiero porque la diferencia se encuentra que los materiales comprados estan en almacen o en cancha como el caso de los agregados, por lo que debe de tener coherencia en lo informado en el formato de relacion de material en cancha valorizado, cuadro resumen de movimiento diario de almacen

Firma y Sello

Firma y Sello

SUPERVISOR DE PROYECTO

Vº Bº COORDINADOR REGIONAL TECNICO

DNI Nº .....................................

Pag N° 85

Formato N° 28: INFORME QUINCENAL DE SUPERVISION MINISTERIO DE VIVIENDA, CONSTRUCCION Y SANEAMIENTO - PROGRAMA NACIONAL TAMBOS - AREA TECNICA DE CONSTRUCCIONES

FICHA DE REPORTE QUINCENAL DE SUPERVISION DE OBRA - TAMBOS PERIODO DE REPORTE, DEL: UBICACIÓN: CC.PP.:

CONVENIO: DISTRITO:

AL:

N° REPORTE:

COD. SNIP.: DEPARTAM:

N°……

PROV.:

SUPERVISOR: NOMBRE:

CIP/CAP. N°

CEL.

e-mail:

CIP/CAP. N°

CEL.

e-mail:

RESIDENTE: NOMBRE:

PROYECTO:

REPORTE DE OBRA: PARTIDAS EJECUTADAS DURANTE LA SEMANA:

PARTIDA

CODIGO PART.

UND.

CANT. AVANZADA ESTIMADA.

Marque con "X" donde corresponda SE INICIÓ

SE CONTINUÓ SE TERMINÓ

% AVANCE ESTIMADO, ACUMULADO A LA FECHA DE REPORTE: MONTO VALORIZADO DEL MATERIAL EN CANCHA, E INSUMOS EN ALMACEN

DIFICULTADES QUE SE PRESENTARON, ACCIONES Y RECOMENDACIONES DE LA SUPERVISION:

PANEL FOTOGRAFICO (en las fotografias es obligatorio se evidencie la presencia del Supervisor):

FOTO 1

Comentario:

Comentario:

FOTO 3

Comentario:

Vº Bº COORDINADOR REGIONAL TECNICO DNI Nº .....................................

FOTO 2

FOTO 4 (DE LA HOJA DEL ULTIMO ASIENTO DEL SUPERVISOR)

Comentario:

SELLO Y FIRMA ELABORADO POR: SUPERVISOR DE PROYECTOS DNI Nº .....................................

Pag N° 86

Formato N° 29: FICHA MENSUAL DE CONTROL AMBIENTAL DEL PROYECTO

Pag N° 87

Formato N° 30: DATOS GENERALES DEL CONVENIO N° de Contrato Mes al que corresponde

Convenio N° Proyecto Código SNIP No. :

el informe inicial

DATOS GENERALES A.1

NOMBRE DEL PROYECTO :

PLAZO DE CONVENIO

Meses

Ubicación: Localidad A.2

Distrito

DEL SUPERVISOR DE PROYECTOS

Provincia Género :

Nombre:

DEL RESIDENTE Nombre:

Género:

Dirección:

Masculino Especialidad

Femenino Femenino Femenino Femenino Femenino

DE LA SUPERVISI N REALIZADA DOCUMENTACI N REVISADA Cronograma de Avance de Valorizado Cuaderno de Obra

B.2

Género: Masculino Masculino Masculino Masculino

Teléfono

B B.1

Femenino

DEL NÚCLEO EJECUTOR Nombre: PRESIDENTE : TESORERO : SECRETARIO: FISCAL :

A.4

Masculino

Región

Especialidad Teléfono

Dirección: A.3

Departamento

DEL CRONOGRAMA DELPROYECTO

Otros

VALORIZADO

Fecha de recepción del 1er Desembolso Fecha de apertura de cuenta Fecha de entrega de terreno

DE

AVANCE Fecha de inicio del Proyecto Fecha de término programada

Pag N° 88

Formato N° 31: CUADRO DETALLADO DE EQUIPAMIENTO FORMATO N° 031 CUADRO DETALLE DE EQUI PAMIENTO CONVENIO PROYECTO:

CARACTER CARA CTER STICAS Nº

DENOMINACION DEL BIEN

m arc a

m odelo

tipo

c olor

s erie

dim ens ion

otras c arac teris tic as

VALOR T OT AL

TOTAL =>

 ____________  __________________ ____________ ____________ ____________ _________ ___ elaborado por: R ESIDEN T E DN I N º. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .

R ev ev iiss aaddo por: Superv iiss oorr de Proy eecc to DN I N ª . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Vº Bº C OO OOR DIN A AD DOR R E EG GION A ALL T EC EC NI NIC O DN I N º . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .

Vº Bº LIQU IDADOR DE PR OYEC T O DN I N º . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .

Pag N° 89

ANEXO Nº 01: RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE PLANOS DE REPLANTEO PARA LA ENTREGA AL MINISTERIO DE VIVIENDA CONSTRUCCION Y SANEAMIENTO PLANO DE UBICACIÓN  

    

El plano de ubicación debe estar georeferenciado georeferen ciado con coordenadas UTM. La dirección que se debe consignar en el membrete del plano, debe especificar especifi car el nombre de la calle, número, lote y manzana; o en su defecto la referencia exacta de la ubicación del terreno. t erreno. La fecha a consignar en el membrete del plano es la que corresponde a la elaboración del mismo. A fin de graficar graficar los los planos planos claramente claramente y al detalle, de preferencia, preferencia, usar formato de papel A3, empleando sólo escalas verificables con escalímetro. Consignar los datos datos del cuadro de áreas áreas conforme conforme a lo indicado indicado en el modelo de plano de ubicación, tener en cuenta que sólo se deben considerar áreas techadas 3 Todo Plano de Ubicación debe contener el Plano de Localización (ver modelo adjunto). Graficar al al detalle detalle todas las obras obras que comprenden comprenden el el financiamiento, financiamiento, tanto las las edificaciones como obras complementarias exteriores, como pozos de percolación, tanques sépticos, letrinas, patios, veredas u otros; acotándolas y achurando achurando sólo las áreas techadas de las edificaciones.

PLANO PERIMÉTRICO 

 

 

En el Cuadro de Linderos y Medidas Perimétricas describir al detalle cada uno de los tramos que componen los lados del terreno, verificando que la sumatoria total sea igual al perímetro del terreno. En el el cuadro cuadro de coordenadas coordenadas UTM indicar el Datum Datum (PSAD (PSAD 56 56 ó WGS84) con que se hizo el levantamiento del terreno. Cuando se grafica grafica un un terreno terreno de de forma forma rectangular, rectangular, usar como orientación los lados lados del terreno: Frente, lado derecho entrando, lado izquierdo entrando y fondo (Ver Plano Perimétrico 1 adjunto). Cuando se grafica un terreno de forma irregular (varios lados), usar como referencia los puntos cardinales. Considerar como frente del terreno el lado lado donde se encuentra encuentra el acceso acceso principal, principal, el mismo que deberá estar indicado en los Planos.

3 Se

van a considerar las siguientes definiciones, de acuer do do al Reglamento de la Ley Nº 27157 de “Regularización de Edificaciones, del Procedimiento para la Declaratoria de Fábrica y del Régimen de Unidades Inmobiliarias de Propiedad Exclusiva y de Propiedad Común”: 





Área Techada.Techada.- El área encerrada por el perímetro de la proyección de los techos con cualquier tipo de cobertura, sobre el plano del del piso. Incluye los muros, los aleros aleros y los espacios con dobles dobles o mayores alturas y excluye excluye la proyección de vigas, cornisas, jardineras y otros elementos arquitectónicos elevados que no constituyen techos. Área Libre.Libre.- En el primer piso, el área resultante de la diferencia entre el área del terreno y el área techada de ese piso de edificación. Los porcentajes que fijan los parámetros edificatorios están referidos al área libre del primer piso. Área Ocupada.Ocupada.- El área total del piso correspondiente, que incluye áreas techadas y libres, c ercos, etc. Pag N° 90

ANEXO Nº 02: LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PRE-LIQUIDACIÓN MENSUAL (RESIDENTE) Lista de verificación de documentos Pre-Liquidación Mensual (Residente)

Proyecto:

Elaborado Por: Peri odo: Del :

Al :

DOCUMENTACION A PRESENTAR EN ORIGINAL Y 01 COPIA

Si

No

Observaci ones

Informe del Residente sobre principales ocurrencias en la ejecución de 1 los trabajos y su administración por parte de los representantes del NE. Valorización de Avance del Proyecto (Formato N° 15), que incluya las 2 planillas de metrados ejecutados 3 Cronograma de Avance del Proyecto V alorizado (Formato N° 04) 4 Resumen del Estado Fi nanciero (Formato N° 16) 5 Manifiesto de Gastos ( Formato Nº 09) 09) 6 Hojas de Tareos (Formato Nº 10 7 Hoja de Jornales en Ori ginal (Formato Nº 11) 8

Comprobantes de Pago en original, ordenado por rubros del Resumen del Estado Financiero

9

Declaraciones Juradas de Compra de bienes y/o contratacion de servicios de proveedores no habituales, de corresponder ( Formato Nº 08)

10 Declaraciones juradas de Gastos por viáticos del NE (Formato Nº 07) 11 Autorizaciones de Gastos en Origi nal ( Formato Nº 06) 12 Cotizaciones realizadas Relacion Valorizada del Material en cancha e insumos en almacén (Formato Nº 17) Cuadro Resumen del Movimiento Movimiento de Almacen Entradas -Salidas 14 (Formato Nº 14) 13

15 Extracto Bancario Bancario mensual correspondiente al mes de la Pre Liquidación Voucher Original de los retiros y/o devoluciones de(a) la cuenta de ahorros conjunta del proyecto. Resultados de los Ensayos de Control de Calidad. (Diseños de Mezcla, 17 ensayo a la compresión, protocolos de pruebas, etc.) Fotografías que muestren la secuencia del avance del Proyecto con la presencia del Residente (mínimo 08 fotos del periodo, siendo una de 18 ellas correspondiente a la rendición de cuentas mensual) y en el caso del primer informe, se adjuntarán fotografías tomadas antes del inicio de la obra 16

19 Acta de Rendición Mensual de Cuentas a la población beneficiaria.

20 Uno de los ejemplares del Cuaderno de Obra del mes que corresponda Contrato en original del Maestro de Obra, almacenero, guardián y demás personal intervinientes en la ejecución del proyecto (será adjuntado 21 únicamente en la primera Pre Liquidación y en el mes que corresponda en caso de cambio

22

Cuadro detallado de Equipamiento (Formato Nº 31), de ser el Caso (de existir adquisicion de equipamiento)

SELLO Y FIRMA del RESIDENTE DNI: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

SELLO Y FIRMA DEL SUPERVISOR DNI: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  ______  _________ ______ ______ ________ _____________ _____________ __________ _____ Vº Bº COORDINADOR REGIONAL REGIONAL TÉCNICO

Pag N° 91

ANEXO Nº 03: LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS (SUPERVISOR) Lista de verificación de documentos Pre-Liquidación Mensual (Supervisor)

Proyecto:

Elaborado Por: Periodo: Del:

Al:

DOCUMENTACION A PRESENTAR EN ORIGINAL Y 01 COPIA

1

Si

No

Observaciones

Informe del Supervisor del proyecto, opinión y procedencia de Pre Liqui dación mensual (Formato Nº 21)

2 Control Técnico Fi nanciero - Curva S (Formato Nº 27) Control de Autori zaciones para control de Insumos (Formato Nº 06-A) Ficha Técnica de Supervisión Quincenal del periodo (01 por 4 mes). (ve r Formato Nº 28) 3

5 Datos Generales del Convenio, solo en el primer informe 6

Ficha Mensual de Control Ambiental de los Proyectos (Formato Nº 29)

Cálculo preliminar del pago del Residente del NE , según corresponda (Formato N°6B) Las fotografías del avance físico del periodo ( mínimo 04 por 8 semana con presencia del supervisor) indicando fecha En caso de obras terminadas ( 100 % avance fisico) A djuntar 9 copia del Acta de Terminación de Obra (Formato Nº 19) 7

10 Hoja de Evaluación de Documentos (Formato N° 01) Cargo debidamente suscrito, con la fecha de recepción de la Pre Liquidación mensual por el Supervisor Original y Copia de la Pre Liquidación del mes 12 correspondiente presentado por Residente 11

SELLO Y FIRMA DEL SUPERVISOR DNI Nº ..........................

Vº Bº COORDINADOR REGIONAL TÉCNICO DNI: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Pag N° 92