Guia de Desarrollo de Un Proyecto de Access

Fundamentos de Bases de Datos en Access

GUIA DE DESARROLLO DE UN PROYECTO DE ACCESS PROBLEMA Se desea sistematizar una tienda de venta de zapatos, para lo cual se realizara un bases de datos que permita almacenar el stock de productos, los proveedores, proveedores, los clientes, las facturas, asi como las entradas y salidas de productos. Lo primero que debemos acer es determinar determinar las entidades que participaran en esta base, que dar!n ori"en a las respectivas tablas. Para iniciar creemos una base de datos d!ndole el nombre zapateria.mdbx nombre zapateria.mdbx , como se aprecia en la fi"ura#

$ora debemos crear las tablas que permitan almacenar todos l os procesos de la venta de los art%culos de calzado y zapateria#

CREAR LAS TABLAS Para crear las tablas es recomendable realizarlo realizarlo en modo dise&o, para lo cual iniciaremos creando las primeras tablas. Tabla Articulo: en Articulo: en esta tabla es indispensable definir re"las de validaci'n para el stockminimo, stockma(imo y sockactual, definiendo que las mismas no d eben ser menores de ).

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Tabla Proveedor:

Tabla Cliente:

Tabla Factura:

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Fundamentos de Bases de Datos en Access Tabla Detallefactura:

RELACIONES ENTRE TABLAS Se deben crear las relaciones entre tablas, para lo cual se debe comenzar aciendo clic en Herramientas de bases de datos>Crear relaciones

Se deben a"re"ar las tablas y "enerar las respectivas relaciones#

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-espues de a"re"adas las tablas debemos a"re"ar las respectivas relaciones entre tablas, para lo cual debemos tener en cuenta el definir la inte"ridad referencial y los modos de actualizaci'n y borrado.

l resultado final de las tablas con las relaciones debe ser como el que se muestra en la fi"ura si"uiente#

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-espu0s de creadas las tablas y relaciones debemos continuar al si"uiente paso, crear los formularios que nos permitiesen in"resar la informaci'n a las tablas.

CREAR FORMULARIOS Procederemos a crear los formularios en un respectivo orden, iniciando por el formulario de administraci'n de proveedores, para lo cual debemos entrar en la tabla proveedor, y acer clic en Crear>Formulario#

$l acer clic, se "enerara un formulario que muestra la informaci'n de los proveedores, como se muestra en la fi"ura#

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2omo la tabla proveedor tiene relaci'n directa con la tabla art%culos, se "enera un panel que muestra todos los art%culos que corresponden a ese proveedor. Nota: no olvidemos "uardar el formulario, as% como todos aquellos elementos de la base de datos que vamos aciendo. 3amos a modificar el formulario, lo primero ser! ir a vista dise&o, como se muestra#

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$ora vamos a modificar el lo"otipo

por uno mas acorde a nuestra empresa, aciendo clic

en lo"otipo. 5ambien podemos modificar el color del fondo, asi como el titulo del encabezado. 6ecordemos que tenemos un panel de propiedades con diversas pesta&as que nos permite modificar nuestros elementos.$qu% podemos cambiar valores se"7n el ob8eto, pero al"unos que se destacan son tama&o de la fuente, color y tipo, etc. l resultado del encabezado asta el momento puede ser como el que se muestra a continuaci'n, pero falta a"re"ar al"unos botones#

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3amos a se"uir modificando el formulario en la parte del detalle, cambiando los nombres de los label de los campos. l si"uiente paso es a"re"ar los botones que nos permiten realizar diversas operaciones como a"re"ar nuevo re"istro, buscar re"istro, etc. Para a"re"ar un bot'n nuevo ay que acer clic en para poder desple"ar la ventana que permite seleccionar la operaci'n del bot'n#

2ada una de las opciones permite realizar varias operaciones, por aora para este bot'n buscaremos la opci'n de Buscar registro, lue"o damos clic en si"uiente. Lue"o deberemos esco"er si mostraremos te(to en el bot'n o una ima"en.

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Para terminar damos clic en finalizar y el resultado ser! el mostrado en la im a"en del formulario.

ste formulario muestra el bot'n de buscar y las modificaciones en los label de los campos. n este caso la funcionalidad del bot'n buscar permite consultar informaci'n del campo seleccionado, para que retorne el re"istro basado en la condici'n propuesta#

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Los botones son importantes porque nos permiten manipular los formularios, en este caso la b7squeda del re"istro. Pero para este caso faltan al"unos botones como re"istrar, eliminar, etc. l resultado final sera el si"uiente#

2omo se puede observar, los botones pueden ser ubicados en distintos lu"ares. $ora procederemos a crear el formulario de $rticulos, y aqu% conoceremos un elemento nuevo. l proceso es el mismo, donde se podr! "enerar el formulario que se observa en la fi"ura#

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2omo se observa en la ima"en, cada articulo tiene un proveedor asi"nado, y abr%a que di"itar el c'di"o del proveedor. n este caso es mas sencillo para el usuario el seleccionar un nombre de proveedor de un cuadro desple"able. Un cuadro desple"able es un elemento que permite seleccionar un campo de un con8unto de valores.

Crear combo desplegable Para crear un combo desple"able en este caso, debemos seleccionar el campo de codproveedor y cambiar el tipo a 2uadro combinado#

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Fundamentos de Bases de Datos en Access -espues de cambiar el tipo debemos seleccionar la propiedad de Origen de la fila, donde se podr! seleccionar la tabla o realizar un consulta aciendo clic en el bot'n de

, que me

permitir! realizar una consulta con los datos necesarios para car"ar el combo desple"able. $lli se encuentra una columna dependiente que definir! el campo que se desea almacenar al momento de seleccionar.

Si por al"una raz'n se desea seleccionar la informaci'n de una consulta se puede "enerar aciendo clic en el bot'n

. sto inicia el "enerador de consulta, donde podremos realizar una consulta seleccionando los campos que vamos a utilizar en un orden especifico, primero lo que deseamos mostrar y lue"o el codi"o que "uardaremos. n este caso primero sera el nombre del proveedor y lue"o el codi"o del proveedor, lue"o damos clic en Cerrar , lo que nos muestra un cuadro de dialo"o pre"untando si deseamos "uardar la consulta. -espues de "uardar la consulta seleccionamos el campo

dependiente, que en este caso sera la columna *, lo cual me muestra el nombre del proveedor, pero me almacena el codi"o del mismo.

La fi"ura muestra el resultado anterior, donde se puede seleccionar el proveedor. $ora vamos a se"uir editando el formulario. l resultado final ser! el si"uiente#

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$ca colocamos el panel izquierdo en facturaci'n, cuando no se puedan mover, se debe acer bot'n dereco y acer clic en diseño >quitar diseño . Podemos crear el formulario para la facturaci'n#

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2omo se puede ver en esta ima"en, los clientes deben ser seleccionados y se presentan ocasiones en las que no se encuentra re"istrado el mismo, por lo tanto podemos asociar el formulario de re"istro de clientes, para eso seleccionamos el combo y en la propiedad Formulario de Edicion de Elementos de Lista seleccionamos el formulario cliente, eso me "enera un bot'n nuevo en el

combo que al ser presionado abre el formulario#

-espu0s de tener todos los formatos es recomendable crear un formulario principal, que permita vincular a todos los formularios, para lo cual creamos un formulario en Formulario en Blanco. n este formulario se deben a"re"ar los botones para poder abrir los formularios de 2lientes, Proveedores, $rt%culos y Facturaci'n, as% como el de cerrar la aplicaci'n.

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$ partir de aca se debe comenzar a traba8ar en los reportes y las consultas.

CREAR INFORMES Procederemos a crear los informes en un respectivo orden, iniciando por el informe de t odos los proveedores, para lo cual debemos entrar en la tabla proveedor, y acer clic en Crear>Informes#

ste es un formulario "en0rico que podremos ir modificando, accediendo al mismo en vista dise&o, para lo cual podremos se"uir modificando el reporte, cambiando el valor de las etiquetas y dem!s elementos. l resultado final del reporte debe ser el que se muestra en la ima"en#

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Fundamentos de Bases de Datos en Access Lo mismo se puede acer con las otras tablas para poder "enerar los reportes#

Para poder realizar el informe de art%culos es necesario incluir no solo la tabla art%culos, sino adem!s la tabla proveedores, ya que nos interesa colocar el nombre del proveedor en frente del articulo. Para esto utilizaremos el $sistente de ;nformes#

sto nos desple"ara el asistente, el cual l o primero que pide son los campos que deseo mostrar#

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Fundamentos de Bases de Datos en Access -e all% debo seleccionar las tablas art%culos y proveedor, para se"uir a"re"ando los respectivos campos, el resultado debe ser el que se muestra en la fi"ura#

Lue"o de acer clic en si"uiente, se muestra la parte del asistente que permite seleccionar la forma de a"rupaci'n de los re"istros, en este caso puede ser por articulo o por proveedor#

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Fundamentos de Bases de Datos en Access n esta ocasi'n recomiendo seleccionar por art%culo, para que no se realice nin"una a"rupaci'n, lue"o acemos clic en si"uiente. Se"uido de esto se debe seleccionar un campo para el orden#

Lue"o debe seleccionar la distribución y el estilo dando clic en siguiente asta lle"ar a la ventana final#

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Fundamentos de Bases de Datos en Access $veri"uar que es la distribuci'n y que son l os estilos en el asistente de informes, que diferencias ay y c'mo influyen en el informe. $l acer clic en Finalizar le dar! l a vista previa del informe, el resultado del informe es el mostrado a continuaci'n#

ste reporte puede ser modificado en vista dise&o, para me8orarlo, cambiando el orden de los campos, los tama&os, etc. Para eso deben cerrar la vista preliminar y acer clic en vista dise&o, el resultado final podr%a ser el visto en la fi"ura#

ste informe es al"o sencillo, pero aora vamos a crear un informe que represente una factura de venta, para lo cual deber%amos realizar primero una consulta.

CREAR CONSULTAS Procederemos a crear una consulta que nos permita mostrar la informaci'n necesaria para poder mostrar los datos de la factura, aunque ay varias formas de crear consultas, en esta ocasi'n usaremos la vista de dise&o, para lo cual aremos clic en Crear>Diseo de consulta#

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Fundamentos de Bases de Datos en Access sto desplie"a una ventana que permite adicionar las tablas, as% como mostrar propiedades de campos y dem!s#

Lo primero en esta ventana es adicionar las tablas aciendo clic sobre cada una de ellas, en este mismo espacio se pueden adicionar consultas, para este caso adicionaremos las tablas art%culo, cliente, detallefactura y proveedor.

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l resultado final de la consulta es el mostrado en la fi"ura, donde se pueden encontrar las tablas y en la parte inferior los campos que fueron seleccionados para la consulta. -eba8o de numfactura, en la parte de criterio aparece !nfactura", esto indica que se pedir! un par!metro, es decir que al momento de e8ecutar la consulta saldr! un cuadro desple"able solicitando un valor o que se debe pasar un valor desde el formulario que llame la consulta.

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CREAR INFORME A PARTIR DE CONSULTAS  FACTURA $ora procedemos a crear un nuevo informe usando el asistente, pero en esta ocasi'n utilizaremos la consulta, despu0s de pasar por el asistente nos queda el si"uiente resultado#

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Fundamentos de Bases de Datos en Access -espues de aber quitado el dise&o, procedemos a modificar el i nforme para convertirlo a un dise&o parecido al si"uiente#

2omo se puede observar se a reacomodado los diversos campos, se adicionaron elementos y nuevas etiquetas. =ay un proceso importante y es el de obtener el valor de la cantidad por el precio unitario.

Opc!"# $ % Ed!&a#do la co#s'l&a Para esto seleccionamos la consulta y le damos ver vista dise&o, y lue"o seleccionamos para ver vista S>L.

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Fundamentos de Bases de Datos en Access 2omo se observa en la fi"ura, el resultado final es mostrar la consulta en S>L, la cual debe ser modificada a"re"ando una sentencia de multiplicaci'n al final, como se observa en la l%nea resaltada# SELECT factura.numfactura, factura.fecha, cliente.nombre, cliente.direccion, detallefactura.codarticulo, articulo.descricion, detallefactura.!alor, detallefactura.cantidad

, detallefactura.valor*detallefactura.cantidad AS total F"O# $cliente %&&E" 'O%& factura O& cliente.idcliente(factura.idcliente) %&&E" 'O%& $articulo %&&E" 'O%& detallefactura O& articulo.codarticulo(detallefactura.codarticulo) O& factura.numfactura(detallefactura.numfactura *+E"E $$$factura.numfactura)(nfactura-))

sto adiciona un campo que lleva l a multiplicaci'n de las unidades por el valor individual, de i"ual forma si quisi0ramos traba8ar con el ;3$ lo podr%amos acer ac!. Lue"o ese campo es llevado al formulario. Para finalizar vamos al formulario y a"re"amos un nuevo campo de te(to y le damos en propiedades como ori"en el campo total de la consulta#

Opc!"# ( % M'l&!pl!ca#do campos e# el )orm'lar!o 2omo se observa en la si"uiente fi"ura, cada campo tiene un nombre, en este caso el campo seleccionado se llama valorunit. ste campo sirve para acer referencia al ob8eto y puede ser utilizado para realizar operaciones. n este caso se tomo el campo valor y el campo cantidad para multiplicarlo. Para eso se deben buscar los nombres de los campos.

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Se a"re"a un nuevo campo como se observa en la fi"ura#

$ este nuevo campo se le a"re"a en ori"en de control el valor !valorunit"#!Te$to%&", porque esos son los nombres de los campos que tienen el precio unitario y las unidades, de esta forma se obtiene el total al frente de cada fila. 2ualquiera de las dos es una f orma para poder a"re"ar el campo de multiplicaci'n.

Agregar campos de &o&al!*ar )ac&'ra Para a"re"ar un campo totalizador de la factura se deben acer dos cosas, primero a"re"ar nuevamente un campo y asi"narle como ori"en de datos el campo total# Pero esta vez en la propiedades debemos adicionar en Suma continua? Sobre todo. $dicional a esto debemos marcar en visible el valor
Fundamentos de Bases de Datos en Access $ora para finalizar la factura a"re"amos un nuevo campo en la secci'n de pie de p!"ina y le damos un formato distinto. $c! seleccionamos la opci'n de ori"en de control y ponemos el nombre del acumulador.

l resultado final de la factura es el que se muestra en la si"uiente fi"ura#

n la si"uiente secci'n aprenderemos a vincular los informes a los respectivos formularios.

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