GUIA DE APRENDIZAJE N° 22 AUDITORIA 3. Planteamiento de las Actividades y Estrategias de Aprendizaje
Actividad Enseñanza –Aprendizaje –Evaluación 1. Concienciación 1.1 En su núcleo familiar como en toda organización o grupo organizado, establecen normas para el buen funcionamiento. Elabore un informe indicando: ¿Cuántos tipos de normas han establecido en su hogar? ¿Cada tipo de norma tiene un procedimiento diferente de aplicar? ¿Se ejerce algún tipo de control para el cumplimiento de las normas? ¿Cada cuánto tiempo se reúne el grupo familiar para revisar las normas establecidas? RESPUESTA: En mi núcleo familiar se han establecido varios tipos de normas para él un buen funcionamiento de las conductas disciplinarias y de comportamiento para que cada día seamos mejoras personas con una serie de normas que ayudan al pleno funcionamiento de la disciplina y comportamiento. Las normas más importantes en mi hogar son las de ser personas responsables con un sinnúmero de fortalezas y virtudes que ayudan a ser una buena persona. Cada norma tiene su propio procedimiento a realizar, ya que cada norma tiene ciertas características de carácter o disciplina y la forma de aplicarlas depende de las conductas de los miembros del hogar. En mi hogar hay un cierto mandato o control sobre las normas que debemos cumplir para ejercer las actividades que se contemplan en las normas dirigidas a la ordenación del comportamiento. Mi familia se reúne cada semana para analizar las normas establecidas por ellos para generar opiniones acerca de lo que se contempló en las ordenes o normas dadas por ellos. Es claro afirmar que para cumplir las normas se debe integrar la familia para tener ciertos valores, responsabilidades que al cumplirlas no se generar problemas y el funcionamiento del núcleo familiar sea muy bueno. Todo grupo humano está regulado por una serie de pautas de acción que constituyen el conjunto de sus propias normas internas. Estas tienen la finalidad de regular el comportamiento de cada uno de los miembros y hacerlo compatible con el de todos los demás. Las normas del grupo definen las formas de actuar que se consideran deseables para cada situación y, simultáneamente, todas aquellas que no se admitirían en caso de producirse. Dentro de la familia existen también estas normas y es de suma importancia que estén suficientemente claras para todos los componentes, a fin de lograr vivencia sana y cordial. 2. Conceptualización
3.2.1.1 Elabore una matriz conceptual sobre Control Interno, que contenga: Definición, Objetivos que persigue, Principios del Control Interno, Componentes del Control Interno,
Limitaciones, Clases de control, Modelos de Control Interno, Riesgos del Control Interno,
RESPUESTA: MATRIZ DE CONTROL INTERNO DEFINICION
El sistema de control interno o de gestión es un conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la empresa. El sistema de gestión por intermedio de las actividades, afecta a todas las partes de la empresa a través del flujo de efectivo. Entre los objetivos del control interno tenemos
OBJETIVOS
Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias. Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones. Promover la eficiencia de la explotación. Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia. Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
Los Principios que rigen el Control Interno son los siguientes:
PRINCIPIOS
División del trabajo La esencia de éste principio descansa en la separación de funciones de las unidades operativas de actividades de forma tal que una persona no tenga un control completo de la operación, para lo cual se debe distribuir el trabajo de modo que una operación no comience y termine en la persona o departamento que la inició. De esta forma el trabajo de una persona es verificado por otra, que trabaja independientemente, pero que al mismo tiempo está verificando la operación realizada, lo que posibilita la detección de errores u otras irregularidades. Fijación de responsabilidad Que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la elaboración de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los
casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo. Cargo y descargo Este principio está íntimamente relacionado al de la fijación de responsabilidad, pues facilita la aplicación del mismo cuando es necesario. Debe entenderse el máximo control de lo que entra y sale; cualquier operación registrada en una cuenta contraria a su naturaleza debe ser investigada al máximo. Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Los mismos son:
COMPONENTES
LIMITACIONES
CLASES DE CONTROL
Ambiente de Control. Evaluación de Riesgos. Actividades de Control. Información y Comunicación. Supervisión o Monitoreo.
El control interno no es la panacea, no soluciona todos los problemas y deficiencias de una organización, es decir que no representa la "garantía total" sobre la consecución de los objetivos. El sistema de control interno sólo proporciona una grado de seguridad razonable, dado que el sistema se encuentra afectado por una serie de limitaciones inherentes a éste, como por ejemplo la realización de juicios erróneos en las toma de decisiones, errores o fallos humanos, etc. Además, si encontramos colusión en 2 o más personas, es muy probable que puedan eludir el sistema de control interno CONTROL ADMINISTRATIVO Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros financieros. Incluyen más que todos controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. CONTROL CONTABLE Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el
sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna. MODELOS DE CONTROL INTERNO
RIESGOS DE CONTROL INTERNO
Modelos de Control Interno (MECI, COSO Y COCO). Un riesgo de auditoría es aquel que existe en todo momento por lo cual genera la posibilidad de que un auditor emita una información errada por el hecho de no haber detectado errores o faltas significativas que podría modificar por completo la opinión dada en un informe. La posibilidad de existencia de errores puede presentarse en distintos niveles, por lo tanto se debe analizar de la forma más apropiada para observar la implicación de cada nivel sobre las auditorias que vayan a ser realizadas. Es así como se han determinado tres tipos de riesgos los cuales son: Riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección.
3.2.1.2 Establezca mediante un cuadro comparativo los modelos de Control Interno (MECI, COSO Y COCO). RESPUESTA: DIFERENCIAS MECI COSO COCO DEFINICION El Modelo Estándar de El Informe COSO ha El Informe COCO
Control Interno, MECI, es una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación.
sido adoptado en todo el territorio de los EE.UU., por el Banco Mundial y otros organismos financieros a través del mundo. Sin embargo, el Informe COCO de Canadá, publicado tres años más tarde que el COSO, simplifica los conceptos y el lenguaje, para hacer posible una discusión del alcance total del control, con la misma facilidad en cualquier nivel de la
es producto de una profunda revisión del Comité de Criterios de Control de Canadá sobre el reporte COSO y cuyo propósito fue hacer el planteamiento de un informe más sencillo y comprensible, ante las dificultades que en la aplicación del COSO enfrentaron inicialmente algunas organizaciones. El resultado es un informe conciso y dinámico encaminado a mejorar el control, el cual describe y define al control en forma casi idéntica a como lo
organización hace el Informe COSO. empleando un lenguaje accesible para todos los trabajadores.
3.2.1.3 Describa mediante un informe escrito, el procedimiento de Control interno para evaluar la gestión de la empresa, apóyese en el numeral 1.1. Reúnase con su GAES y socialicen el trabajo realizado, comparen la información obtenida y construyan de manera colaborativa un mapa mental con la información del grupo, prepárenlo para presentarlo ante el gran grupo.
RESPUESTA: Para evaluar la gestión de la Empresa se debe desarrollar un programa que le facilite el trabajo al auditor, permitiéndole obtener información general sobre la organización y el contexto en que esta se desenvuelve. Para ello se requiere de un método de uso general aplicable a cualquier área que se audite, el que debe consistir en un análisis profundo y detallado del trabajo que se desarrolla dentro de la sucursal. La información necesaria para lograr buenos resultados en la investigación se obtendrá a través de entrevistas y cuestionarios, acopiándose un gran número de aspectos relevantes, que facilitaran los trabajos de campos, ahorrándose con ello tiempo en la ejecución de la investigación. Para ello se aplicarán diferentes técnicas con el fin de sustentar con evidencias suficientes, la opinión o juicio sobre el auditado. En las investigaciones se empleará el método científico para lo cual se realizará un estudio preliminar de los elementos que componen la entidad auditada, se hará un diagnostico detallado, determinándose los objetivos, comprobándose la eficiencia e investigándose las deficiencias, conformándose un balance analítico y participando en la búsqueda de problemas, para finalmente proponer soluciones y alternativas con el objetivo de mejorar la gestión. Al evaluar el Sistema de Control interno reviste singular importancia al ser este el principal instrumento de gestión que posee la organización para verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y propender al cumplimiento de las metas y objetivos programados con el principal objetivo de salvaguardar el patrimonio. NORMAS GENERALES El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control. Es claro afirmar que el ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 2 3.2.2.1 Análisis de caso propuesto por el instructor. ACTIVIDAD CON EL INSTRUCTOR. 3.2.2.2 Explique mediante una matriz conceptual, el procedimiento para llevar a cabo la auditoria, de acuerdo con las normas, procedimientos y políticas organizacionales del ente económico.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
En cumplimiento de las normas de auditoría relativas a la ejecución del trabajo y a la rendición de informes, el Auditor desarrolla varios procedimientos que en su conjunto lo llevan a conocer en forma objetiva las operaciones bajo examen. Para cumplir con los procedimientos, el Auditor utiliza las denominadas Técnicas de Auditoría. Respecto a los inventarios, el auditor necesita satisfacerse de que la mercancía en existencia esté razonablemente valorizada, para cumplir con ello puede utilizar Procedimientos de Auditoría tales como:
EJEMPLO
PRUEBAS DE CONTROL
La comparación de los precios aplicados a los inventarios con los precios según facturas, La investigación de los precios actuales del mercado, y La verificación de la exactitud de los conjuntos de las columnas y los anexos en las listas de inventario.
Las pruebas de control se aplican para obtener evidencia de auditoria sobre: 1. El diseño de las actividades de control; 2. La operación de las actividades de control.
Básicamente este punto se refiere a un tema que se sale del campo del que se comenta, pues la hablar de mantener actualizado un procedimiento, se está hablando de lo que se conoce como auditoría se sistemas, dentro de ésta se encuentra la actualización de procedimientos. Sin embargo, en pocas palabras, la actualización de procedimientos. Sin embargo, en pocas palabras, la actualización consiste en modificar los procedimientos actuales cada vez que las condiciones físicas, materiales, ambientales, etc. Sobre las que se planearon se modifique.
3.2.2.3 Identifique las características de la empresa a auditar (asignada por el instructor), de acuerdo con su función productiva y consígnelos en un informe escrito. Actividad con el instructor SENA 3.2.2.4 Elabore mediante cuadro sinóptico un diagnóstico de las áreas que requieren mayor análisis. RESPUESTA: AREAS DE MAYOR ANALISIS
ANALISIS
Uno de los objetivos principales del análisis de un sistema contable, es el de verificar que la información procesada por el sistema se esté efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. Estos estándares son los que la empresa especifica en manuales, instructivos, comunicaciones, gráficos y en general cualquier vía de información en donde se plasmen políticas de la empresa que pudieran afectar de alguna manera el desempeño de los empleados en relación con el procesamiento de la información contable. El análisis de un sistema contable debe estar enfocado principalmente hacia el logro de los siguientes objetivos: a) Asegurar la integridad de los datos. b) Asegurar el adecuado registro y procesamiento de las operaciones. c) Presentar la información financiera en forma confiable. d) Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.
AREAS Área tecnología Políticas contables Estructura organizacional 3.2.2.6 Elabore los formatos de los papeles de trabajo que requiere en la ejecución del proceso de auditoría, de acuerdo con las normas aplicables. RESPUESTA: PAPELES DE TRABAJO: Conjunto de documentos, y/o planillas elaboradas y/o utilizadas por el auditor en forma manual o medio magnético, que registran, soportan, evidencian e identifican la labor de auditoría realizada, así como las conclusiones a las que se ha llegado en el desarrollo de
su trabajo. Sirven para sustentar los hallazgos y como punto de apoyo para verificaciones y futuras auditorías. Los papeles de trabajo están conformados por los documentos contenidos en el Archivo Corriente, Archivo General y Archivo Permanente.
MODELO DE REFERENCIACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO MODELO PAPELES DE TRABAJO
E N C A B E Z A D O
SECTOR XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX PERIODO PAD:
FASE:
PERIODO AUDITADO (Vigencia): SUJETO DE CONTROL: MODALIDAD DE AUDITORIA :
Desarrollo del contenido del papel de trabajo… (El formato y el contenido de los papeles
de trabajo es un asunto relativo al juicio y criterio profesional del auditor; no hay sentencias disponibles que indiquen lo que se debe incluir en los papeles de trabajo, sin embargo, es esencial que los papeles de trabajo contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las conclusiones alcanzadas).
CONCLUSION : AUDITOR: FECHA INICIO: 1 SUPÉRVISADO POR : Nombre: Cargo:
FECHA TERMINACION: Firma:
Fecha:
Las clases de archivo que se manejan en el proceso de prestación de servicio micro por parte de los equipos de auditoría, son los siguientes: A/P ARCHIVO PERMANENTE 2
Referenciación
Contenido
Índice Ficha Técnica Leyes Decretos Resoluciones Acuerdos Actas Circulares Antecedentes y actividades de la Entidad Organigrama general del sujeto de control Contratos de Fideicomiso Principios y procedimientos administrativos y contables Informes de Auditoría anteriores Directores y funcionarios claves en la toma de decisiones Otros A/G ARCHIVO GENERAL
Referenciación
Contenido Índice Actas resultantes de las Mesas de Trabajo. Comunicaciones Oficiales recibidas externas. Comunicaciones Oficiales enviadas externas. Comunicaciones Oficiales recibidas internas. Comunicaciones Oficiales enviadas internas. Cuentas rendidas por los sujetos de control. Inventario parte interesada Otros. A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE PLANEACIÓN
Referenciación
Contenido índice Encargo de Auditoria Memorando de Planeación Programas de Auditoria Aprobados Otros A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE EJECUCIÓN
Referenciación
Contenido Índice o Carátula de la Línea de Auditoría o componente de integralidad Programas de Auditoria por componente de Integralidad debidamente diligenciado Evaluación del Sistema de Control Interno Procedimientos de Evaluación Desarrollo del Procedimiento (Seguimiento Plan de Mejoramiento) No. 1 Desarrollo del Procedimiento No. 2
Desarrollo del Procedimiento No. 3 Desarrollo del Procedimiento No. 4 Desarrollo del procedimiento No. 22 Desarrollo del procedimiento N…
Borrador de Informe de los resultados de la evaluación de la línea de auditoria o del componente de integralidad. A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE INFORME
Referenciación
Contenido Informe Preliminar Respuesta de la Entidad Informe Final
3.2.2.7 Plantee en un escrito, las preguntas que se deben tener en cuenta en los cuestionarios de control interno aplicables a las diferentes áreas que conforman la empresa. RESPUESTA:
A través de esta guía entendí claramente lo referente al control interno que sirve para ayudar a la empresa a que logre sus metas y sus propósitos en determinados tiempos, con determinados presupuestos minimizando todo riesgo implicado en la consecución de sus objetivos; además genera más confianza ante terceros, ante sus empleados y con sus dueños. Mucho se ha hablado del control interno el cual hoy en día existe en innumerables organizaciones, impulsado en gran medida por la parte gerencial que lo han puesto en marcha y con ello han facilitado y mejorado todo proceso interno de las compañías. El control interno no solo es importante aplicarlo por el hecho de adquirir algún tipo de certificación, que es uno de los objetivos ya que con estas certificaciones es más fácil la adquisición de nuevos contratos, y es más, en muchas ocasiones son requisitos para lograr a algún tipo de acuerdo comercial o contractual. También es importante porque si en una empresa se realiza una comparación del antes y después de la implementación del control interno se va a dar cuenta que mejora todo tipo de proceso en cuanto a tiempos, seguridad, calidad, desarrollo, confiabilidad etc. Lo cual implica más crecimiento de las empresas ya que va a tener mejores garantías para generar seguridad ante sus clientes. Considero que la fuente fundamental del control interno es el autocontrol, donde todos directivos, empleados, vigilancia son conscientes que se debe cuidar de los bienes bajo el control del ente económico y de esta forma se minimizan los esfuerzos de quienes ejercen el control.
Contextualización:
T r an s f e r e n c i a d e c o n o c i m i e n t o s
3.3.1 Realice un ensayo de la información que usted logro obtener para establecer la importancia de Control interno, limitaciones, riesgos, papeles de trabajo, pruebas sustantivas, pruebas de cumplimiento y prepare su presentación. RESPUESTA: El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que
se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. Esto asegura que tan confiable es su información financiera, frente a los fraudes, eficiencia eficacia operativa. En todas las empresas es necesario tener un adecuado control interno, pues gracias a este se evitan riesgos, y fraudes, se protegen y cuidan los activos y los intereses de las empresas, así como también se logra evaluar la eficiencia de la misma en cuanto a su organización. 3.3.2 Consulte los aspectos a tener en cuenta para la oferta de servicios profesionales como auditor independiente, elabore la propuesta. RESPUESTA:
El auditor independiente tiene como función expresar una opinión sobre la razonabilidad que presentan los estados financieros en todos los aspectos significativos, la situación Financiera, los resultados de sus operaciones y el flujo de efectivo. El auditor independiente debe establecer claramente la responsabilidad que está asumiendo en cualquier estado financiero con el que su nombre lo asume. La opinión imitada por el auditor independiente sobre los estados financieros puede tener una de estas tres formas: limpio con salvedad o adversa cuando el auditor no tiene suficiente Información que basan su opinión debe emitir una designación de lo mismo y establecer sus razones en lo relativo a la opinión con salvedades o adverso, el auditor deberá también exponer las razones para actuar así.
ASPECTOS AUDITOR INDEPENDIENTE Los auditores brindan asesoría, de los controles internos y del diseño de instalación de los sistemas de información además se encarga de realizar el análisis de los costes de nuevos productos las alternativos funcionarios y asuntos similares, su asesoría se busca en las operaciones de alta dirección en muchos negocios su especial conocimiento en la contabilidad y de su calidad de experto a través del estudio continuo. El auditor cuenta con una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización, las funciones son: Estudiar la normalidad, misión, objetivos, políticas estrategias, planes y programas de trabajo .
