Gestion del Alcance_5.0(4).pdf

Gerencia de Proyectos Gestión del Alcance del Proyecto

®

Pr

Gestión del alcance del proyecto Entregables planificados

1 2 3 4 5

Trabajo autorizado a hacer en el proyecto: RECURSOS APROBADOS

Entregables realizados

1 2 3 4 5 6

Trabajo hecho no planificado: DINERO y TIEMPO MALGASTADO …

Entregables comprometidos

1 2 3 4 5

7

Trabajo acordado no realizado: INCUMPLIMIENTO …

Entregables necesarios

1 2 3 4 5

Trabajo necesario no comprometido: CLIENTE INSATISFECHO…

8

Gestión del alcance del proyecto “Diseño de un nuevo modelo de auto”

Iniciativa y Viabilidad

Diseño

Construcción

Venta, Uso y Disposición

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto Proyecto ¿Es culpa del proyecto” Diseño de un nuevo modelo de auto”?  Si el modelo de auto no logra las expectativas de ventas.  Si durante la construcción de los autos, el área de operaciones no cumple con los tiempos de entrega de los autos.

Gestión del alcance del proyecto

Alcance del Proyecto Resultados del trabajo técnico y de dirección

Fuera del proyecto Trabajo no necesario Resultados que el proyecto no realizará No es alcance del proyecto

Alcance del Producto

Alcance de Dirección

Resultados del trabajo técnico Características y funciones del producto, servicio o resultado

Resultados de dirigir el proyecto Trabajo para gestionar el proyecto

Gestión del alcance del proyecto Requisitos Características y funciones comprometidos a satisfacer por el proyecto

Entregables

(Resultados)

Resultados que deben ser realizados en el proyecto

Requisito  Característica o función del producto o servicio comprometido a ser satisfecho por el proyecto. Ejemplos  Presión de agua 60 PSI.  Volumen de diesel 1 litro por segundo.  Grifería del baño marca Vainsa.  Altura interior del dormitorio de 2.25 mts.  Diametro de la columna de 60 cms.  Tiempo de respuesta 5 segundos.  Disponibilidad del sw de 99.95%.  Color de la fachada código 546 del catálogo CPP.

Entregable  Cualquier resultado que debe ser realizado en el proyecto. Ejemplos. • Plano de instalaciones sanitarias. •

Tuberías de distribución interconectadas.

•

Diagrama de conexiones hidraúlicas.

•

Segmento lateral de distribución.

•

Juntas de interfase hidraúlica.

•

Lista de accesorios especiales.

•

Informe de resultado de prueba hidraúlica.

•

Carta de aceptación del ciente.

Relación entre requisito y entregable Requisito Presión de agua de 60PSI

Entregables • • • • • • •

Plano de instalaciones sanitarias. Plano de distribución de agua. Plano de línea de desagüe. Tuberías de distribución interconectadas. Lista de accesorios especiales. Informe de resultado de prueba hidraúlica. Reporte de auditoría técnica.

Relación entre requisito y entregable Requisito Volumen de diesel 1 litro por segundo

Entregables • • • • • •

Plano de línea de distribución. Diagrama de conexiones hidraúlicas. Segmento lateral de distribución. Juntas de interfase hidraúlica. Informe de calidad total. Carta de aceptación del ciente.


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Proceso 5.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE

Proceso para crear el plan de gestión del alcance donde se documentan los acuerdos y autorizaciones sobre cómo se definirá, validará y controlará el alcance del proyecto.

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5.1. Planificar la gestión del alcance

.1 Entradas 1. Plan para la Dirección del proyecto. 2. Acta de constitución del proyecto. 3. Factores ambientales de la empresa. 4. Activos de los procesos de la organización

.2 Técnicas y herramientas 1. Juicio de expertos. 2. Reuniones.

.3 Salidas 1. Plan para la gestión del alcance. 2. Plan de gestión de requisitos.

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5.1 Planificar la gestión del alcance Plan para la Dirección del Proyecto.  Los planes secundarios aprobados son usados para este entregable e influyen en el enfoque adoptado para planificar y gestionar el alcance del proyecto.

Acta de constitución del proyecto (ACP).  Es usada para proporcionar el contexto del proyecto, necesario para planificar los procesos de gestión del alcance.

Factores Ambientales de la Empresa    

Cultura de la organización Infraestructura Administración de personal Condiciones del mercado

5.1 Planificar la gestión del alcance Activos de los procesos de la organización.  Incluyen entre otros:  Políticas y procedimientos  Información Histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.

5.1 Planificar la gestión del alcance Juicio de expertos.  Aportes de parte de personas conocedoras o experimentadas Reuniones.  El equipo del proyecto asiste a reuniones del proyecto para el desarrollo del plan de gestión del alcance. La asistencia puede incluir otros interesados según se requiera.

5.1 Planificar la gestión del alcance Plan para la gestión del alcance. Documento que describe las orientaciones e indicaciones, en forma de acuerdos y autorizaciones, sobre cómo será definido, validado y controlado el alcance del proyecto.  Personas responsables de gestionar el alcance del proyecto.  Proceso para gestionar el alcance del proyecto. P  Proceso para realizar la solicitud de cambios G al alcance. A  Responsables de aprobar los cambios al alcance.  Criterios para la aceptación formal de los entregables.

5.1 Planificar la gestión del alcance Plan de gestión de requisitos. Documento que describe los acuerdos y autorizaciones sobre cómo serán identificados, analizados, documentados y gestionados los requisitos del producto o servicio.  Personas responsables de gestionar los requisitos.  Proceso para identificar los requisitos.  Atributos para detallar los requisitos. P  Métricas para validar los requisitos. G  Aspectos a considerar para priorizar los R requisitos.  Acuerdos sobre la trazabilidad de los atributos de los requisitos.

Pregunta de Certificación PMP

Un ejecutivo sin experiencia en planificación de la gestión del alcance acaba de ser asignado a un proyecto para cambiar el acabado de la fachada de un edificio de la capital. ¿Cuál de las siguientes le recomiendas mejor hacer en esta situación? A. Demorar la planificación hasta encontrar un planificador con experiencia e invitarlo al proyecto.

B. Revisar información de proyectos anteriores similares. C. Consultar a un colega con experiencia previa en estas actividades de planificación D. Renunciar al puesto debido a su incapacidad para hacer la planificación de forma eficiente.


Proceso 5.2 RECOPILAR REQUISITOS

Es el proceso que consiste en identificar, documentar y gestionar las necesidades y requisitos de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto

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5.2 Recopilar requisitos  La parte más difícil de construir un producto o un servicio es decidir qué construir […]”  “Ninguna otra tarea afecta tanto negativamente al proyecto, al final, si se realiza de manera incorrecta, al inicio.”  “La construcción del producto o servicio no es el problema. El verdadero problema radica en saber cuáles son los requisitos que deben ser construidos y los que no.”

5.2 Recopilar requisitos Necesidad.  Características y funciones que se solicitan del producto o servicio.  Sustentadas o solicitadas por una carencia percibida.  Falta o ausencia de algo indispensable.  Involucra análisis. Revisar, medir y encontrar la ausencia.

 Ejemplo de acciones basadas en necesidad.   

“Me falta dinero así que pasaré por el banco o por un cajero cercano”. “No he comido nada hoy así que iré a la cafetería a comprar algo”. “Falta información sobre ventas, es necesario reporte de ventas mensual”.

 Las necesidades existen, no se crean.  Las necesidades deben ser detectadas.

5.2 Recopilar requisitos Deseo.  Características y atributos del producto o servicio.  Sustentadas o solicitadas por un gusto, capricho o agradabilidad.  Involucra los sentidos humanos. Afecto, Emoción, Sentimiento.  Influencia de la personalidad, la cultura y la sociedad.

 Ejemplo de acciones basadas en deseos.   

“Me emociona hacer surf así que viajaré el fin de semana a la playa” “Me agrada la luz de neón, pido que el auto tenga ese tipo de luces” “Me gusta el color azul, deseo que el SW sea de ese color”

 Los deseos se crean y fomentan.  Los deseos pueden ser considerados.

5.2 Recopilar requisitos Requisito.  Características y funciones del producto o servicio.  Sustentadas en un acuerdo formal establecido entre partes.  Es un compromiso de hacer algo.  Existe la seguridad de que se va a realizar.  Puede ser impuesto o mandatorio.  Debe ser realista, medible y comprobable.

 Los requisitos deben acordados.  Los requisitos deben ser cumplidos.

5.2 Recopilar requisitos Requisito

Debe ser cumplido

5.2 Recopilar requisitos Ejemplo de requisito.  Presión de agua de la ducha 60 PSI.  Volumen de diesel 1 litro por segundo.  Grifería del baño marca Vainsa.  Altura interior del dormitorio de 2.25 mts.  Diametro de la columna de 60 cms.  Tiempo de respuesta de la solicitud 5 segundos.  Color de la fachada código 546 del catálogo CPP.  Disponibilidad del sw de 99.95%.  Cableado estructurado categoría 6.  Tipo de cable de conexión FSTP.  Velocidad de transferencia 6 Gbps.

5.2. Recopilar requisitos

.1 Entradas

.2 Técnicas y herramientas

1. Plan para la gestión del alcance.

1. Entrevistas.

2. Plan de gestión de requisitos.

3. Talleres facilitadores.

3. Plan de administración de los interesados. 4. Acta de constitución del proyecto. 5. Registro de interesados.

2. Grupos focales. 4. Técnicas grupales de creatividad.

.3 Salidas 1. Documentación de requisitos. 2. Matriz de trazabilidad de requisitos.

5. Técnicas grupales de toma de decisiones. 6. Cuestionarios y encuestas. 7. Observaciones. 8. Prototipos. 9. Estudios comparativos. 10. Diagramas de contexto. 11. Análisis de documentos.

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5.2. Recopilar requisitos Plan para la gestión del alcance.  Define con claridad el modo en que los equipos del proyecto han de determinar el tipo de requisitos que es necesario para recopilar el proyecto.

Plan de Gestión de Requisitos.  Define los procesos que se utilizarán para definir y documentar las necesidades de los interesados a los largo del proceso de Recopilar Requisitos.

Plan de Gestión de los interesados.  Se utiliza para comprender los requisitos de comunicación y el nivel de compromiso de los interesados para determinar el nivel de adecuación de los interesados en relación a los requisitos.

5.2. Recopilar requisitos Acta de constitución del proyecto (ACP).  Se utiliza para proporcionar la descripción de alto nivel del resultado del proyecto a fin de que se pueda establecer los requisitos detallados.

Registro de interesados.  Identificar los interesados capaces de proporcionar información acerca de algún requisito. • Descuidar o sesgar los puntos de vistas de algún interesado puede ocasionar omisiones graves en el alcance.


Entrevistas

 Entrevistar a participantes con experiencia en el proyecto, a patrocinadores y otros ejecutivos, así como expertos en la materia puede ayudar a identificar y definir las características y funciones esperadas de los entregables del producto.


Talleres Facilitadores

 Entrevistar a participantes con experiencia en el proyecto, a patrocinadores y otros ejecutivos, así como expertos en la materia puede ayudar a identificar y definir las características y funciones esperadas de los entregables del producto.

Grupos Focales

 Debido a su naturaleza interactiva, las sesiones facilitadoras bien dirigidas pueden desarrollar la confianza, fomentar las relaciones y mejorar la comunicación entre los participantes, lo que a su vez puede llevar a un mayor consenso entre los interesados.


Técnicas Grupales de Creatividad

    

Tormenta de ideas Técnicas de grupo nominal Mapa Conceptual/Mental Diagrama de Afinidad Análisis de Decisiones con Múltiples criterios

Técnicas Grupales Decisiones

   

Unanimidad Mayoría Pluralidad Dictadura

de

Toma

de


Prototipos  Se obtiene retroalimentación rápida en relación con



los requisitos, mientras proporciona un modelo operativo del producto esperado antes de construirlo. Sustentan la elaboración progresiva en ciclos iterativos para la creación de maquetas o modelos, la experimentación por parte del usuario, la generación de retroalimentación y la revisión del prototipo.

Estudios Comparativos  Se cotejan las prácticas reales

o planificadas, tales como procesos y operaciones, con las de aquellas organizaciones comparables a fin de identificar las mejores prácticas, generar ideas de mejora y proporcionar una base para medir el desempeño.


Cuestionarios y Encuestas

 Son especialmente adecuados en caso de público variado cuando se requiere de una respuesta rápida, cuando los entrevistados están geográficamente dispersos y cuando es conveniente realizar análisis estadístico.

Observaciones

 Son particularmente útiles para procesos detallados , cuando las personas que usan el producto tienen dificultades o se muestran renuentes para articular requisitos.

5.2. Recopilar requisitos Documentación de requisitos.  Describe como los requisitos individuales cumplen con las necesidades del negocio.  Los requisitos pueden comenzar en un alto nivel e ir convirtiéndose gradualmente en requisitos más detallados.  Los requisitos deben ser medibles y comprobables, trazables, completos, coherentes, y aceptables para los interesados claves.  Los componentes de la documentación de los requisitos puede incluir: 

    

Requisitos del negocio Requisitos de los interesados Requisitos de soluciones Requisitos del proyecto Requisitos de transición Supuestos, dependencias y restricciones de los requisitos

5.2. Recopilar requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos  Cuadro o tabla donde se vinculan los requisitos del producto acordados a satisfacer y los atributos asociados.  Los atributos ayudan a definir información importante acerca del requisito.  Ejemplo de Matriz de trazabilidad de requisitos.

5.2. Recopilar requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Ejemplos típicos de atributos de requisitos.  Identificador único.  Nombre del requisito.  Breve descripción.  Tipo de requisito.  Dueño.  Responsable.  Prioridad.  Estado actual (activo, cancelado, adicionado, aprobado, completado).  Entregables.


Las solicitudes o peticiones de un cliente sobre lo que el proyecto debe hacer, que están basadas en la influencia de su personalidad, sus costumbres y comportamiento individual deben ser consideradas como: A. Un requisito a satisfacer. B. Un deseo de un interesado C. Necesidades del cliente. D. Ninguna de las anteriores.


Un analista funcional está participando de una reunión con el gerente del proyecto, los miembros del equipo y los interesados y expone las peticiones que ha recogido de cada uno. Al final de la reunión se decidió cuáles se realizarán en el proyecto. Lo que se acordó al final de la reunión fueron:

A. Los deseos de los interesados. B. Los requisitos del proyecto C. Las necesidades de los interesados. D. Ninguna de las anteriores.

Gestión del alcance

Proceso 5.3 DEFINIR EL ALCANCE

Es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.

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5.3. Definir el alcance ¿Qué es un Entregable?  Cualquier resultado que debe ser realizado en el proyecto.  Resultados del producto (técnicos) y resultados de gestión (dirección). Ejemplos. • Plano de instalaciones sanitarias. •

Diagrama de conexiones hidraúlicas.

•

Segmento lateral de distribución.

•

Juntas de interfase hidraúlica.

•

Lista de accesorios especiales.

•

Informe de resultado de prueba hidraúlica.

•

Carta de aceptación del ciente.

5.3. Definir el alcance


5.3. Definir el alcance Entregable  El nombre de un entregable debe representar resultado realizado.  No representa actividades o acciones necesarias para realizar el entregable.  Seleccionar la semántica más adecuada para nombrar un entregable puede ser un factor de éxito en su gestión.


.1 Entradas 1. Plan para la gestión del alcance. 2. Acta de constitución del proyecto. 3. Documentación sobre requisitos. 4. Activos de los procesos de la organización.

.2 Técnicas y herramientas 1. Juicio de expertos. 2. Análisis del producto. 3. Generación de alternativas. 4. Talleres facilitadores.

.3 Salidas 1. Enunciado del alcance del proyecto. 2. Actualizaciones de los documentos del proyecto.

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5.3. Definir el alcance Plan para la gestión de Alcance Es un componente del plan para la dirección del proyecto que establece las actividades necesarias para desarrollar , monitorear y controlar el alcance del proyecto.

Acta de constitución del proyecto. 







Algunos proyectos pueden recibir un ACP en el que se solicitan entregables específicos impuestos como entregables principales. Fueron acordados previamente por los disparadores del proyecto o los interesados claves involucrados en el inicio del proyecto. Omitir estos entregables puede ocasionar problemas graves de aceptación final del producto. Considerar y respetar estos acuerdos iniciales orienta al proyecto desde etapas tempranas hacia la satisfacción de los interesados y el éxito en la gestión del alcance.

5.3. Definir el alcance Documentación sobre Requisitos Se utilizará para seleccionar los requisitos que serán incluidos en el proyecto.

Activos de los procesos de la organización.   

Las políticas, procedimientos, y plantillas para un enunciado del alcance del proyecto. Los archivos de proyectos anteriores. Las lecciones aprendidas de fases o proyectos previos.

5.3. Definir el alcance Juicio de expertos.  Personas con juicio de valor son necesarias para analizar los requisitos y convertirlos en entregables del proyecto.  Se recomienda considerar como expertos a: 

 

 

Miembros de la organización ejecutora del proyecto. Consultores. Profesionales reconocidos en la materia del proyecto. Grupos industriales. Entidades reguladoras.


Análisis del Producto.

 Para proyectos cuyo entregable es un producto .  Incluye técnicas tales como el desglose del trabajo del producto , el análisis de sistemas, el análisis de requisitos, la ingeniería de sistemas , la ingeniería de valor y el análisis de del valor.

Generación de alternativas.

 Los proyectos deben contar con tantas opciones potenciales de entregables 

como sea posible. Esto permite.   

Identificar diferentes aproximaciones a la ejecución del trabajo del proyecto. Estar mejor preparados para manejar riesgos técnicos y de gestión del proyecto. Solucionar mejor los cambios futuros al alcance.

5.3. Definir el alcance Talleres Facilitadores.  La participación de actores clave con diversas expectativas y/o áreas de experiencia contribuye a alcanzar un entendimiento multidisciplinario y común de los objetivos del proyecto y de sus límites.

5.3. Definir el alcance Enunciado del Alcance del Proyecto Documento que describe de manera detallada del alcance del proyecto.  Entregables. 

Relación de los entregables acordados serán ejecutados en el proyecto. Incluye los resultados técnicos y los de dirección.

 Criterios de aceptación. 

Condiciones que deben cumplirse para que los entregables sean aceptados.

 Exclusiones del proyecto.  Restricciones del proyecto.  Asunciones o supuestos del proyecto.

5.3. Definir el alcance Enunciado del Alcance del Proyecto Exclusiones del proyecto  Aspectos que NO son parte del alcance del proyecto.  Trabajo que el proyecto no realizará.  Está fuera del alcance del proyecto.  Enunciar lo que el proyecto no realizará permite gestionar mejor las expectativas de los interesados.  Ayuda a evita suposiciones y falsas expectativas sobre los componentes del producto / servicio del proyecto.

5.3. Definir el alcance Enunciado del Alcance del Proyecto Restricciones  Factores, que limitan el alcance del proyecto y afectan la ejecución del mismo.  Ejemplos de restricción al alcance. 





Presupuesto determinado para algún entregable. Fecha o hito del cronograma impuesto por algún interesado para terminar un entregable. Disposiciones contractuales que afectan algún entregable.

5.3. Definir el alcance Enunciado del Alcance del Proyecto Asunciones o supuestos  Factores que se consideran verdaderos para que el proyecto sea exitoso.  El proyecto no va a asegurar que ocurran, solo asumirá que serán ciertos para lograr los objetivos del proyecto.  Tienen su origen en ámbitos externos.     

Disponibilidad y acceso de los interesados. Precios de productos en el mercado. Fenómenos geográficos y climáticos. Apoyo de la alta dirección. Clima político y social, crisis económica

5.3. Definir el alcance Actualizaciones de los documentos del proyecto  El registro de interesados  La documentación de requisitos  La matriz de trazabilidad de los requisitos.


¿Cuáles de los siguientes factores son Restricciones y cuáles Asunciones?

A. El costo de instalación no debe pasar los $ 28,000. B. La excavadora estará disponible desde el 12 de mayo. C. El producto debe estar listo para diciembre de este año. D. No existirán lluvias en la zona de trabajo. E. La tasa de cambio en el país se mantendrá en S/2.58. F. La licencia de construcción debe obtenerse a más tardar el 30 de junio.


El Director de un proyecto tiene problemas con el cliente porque reclama con mucha frecuencia que no le ha enviado un resultado determinado. El Director revisa los documentos del proyecto y encuentra que hay requisitos relacionados y nunca se acordó fabricar dicho resultado, a pesar de que el cliente insista en su entrega. ¿Cómo debió gestionar el GP dicho resultado para evitar el conflicto por falsas expectativas del cliente? A. Exclusión B. Asunción. C. Restricción. D. Supuesto.


Proceso 5.4 CREAR LA EDT

Proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo en componentes más pequeños y fáciles de manejar

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5.4. Crear la EDT EDT – Estructura de Descomposición del trabajo  Subdivisión de los entregables que serán ejecutados por el equipo del proyecto en otros más pequeños de realizar y fácil de gestionar.  Proporciona una vista estructurada en forma jerárquica de los resultados que se deben entregar.

 Trabajo = entregables.  Trabajo ≠ actividades.

5.4. Crear la EDT EDT – Estructura de Descomposición del trabajo  Cuando un entregable es más pequeño de realizar se planifican las actividades de mejor forma, se estima el costo de manera más confiable y se monitorea y controla de forma más eficaz.

5.4. Crear la EDT EDT – Estructura de Descomposición del trabajo  El orden espacial de los elementos de izquierda a derecha y de arriba a abajo responde solo a una relación lógica de composición, no cronológica.

5.4. Crear la EDT EDT – Estructura de Descomposición del trabajo  Elemento del nivel más alto. Producto o servicio.  Elementos del primer nivel. Fases / Etapas del ciclo de vida proyecto.  Elementos del nivel más bajo. Paquetes de trabajo.  



Entregables a planificar en el proyecto. Se utiliza para estimar y gestionar el tiempo y el costo para realizar el trabajo del proyecto. Es el punto donde se puede hacer el grado de control necesario para una gestión efectiva del proyecto.

5.4. Crear la EDT EDT – Estructura de Descomposición del trabajo Informe de Auditoría de capacitación

1. Programa de capacitación

2. Taller de promoción de salud

1.1 Brochuer del programa de capacitación

2.1 Informe sobre el programa del taller

3.1 Diagrama del proceso de producción

1.2 Materiales para el programa de capacitación

2.2 Taller en salud primaria maternoinfantil

3.2 Programa de producción

1.3 Capacitación en nutrición infantil y materna

2.3 Taller de nutrición infantil y materna

3.3 Directorio de miembros de producción

1.4 Capacitación en TB/VIH

2.4 Taller de TB/VIH

3.4 Informe de rendición de cuentas

1.51 Capacitación en higiene personal y ambiental 1.6 Capacitación en salud sexual y reproducción

2.5 Taller de higiene personal y ambiental 2.6 Taller de salud sexual y reproducción

3. Informe de producción

4. Dirección del proyecto . . . . . . . . . . . .


4. Dirección del proyecto

4.1 Inicio

4.2 Planificación

4.3 Ejecución

4.4 Seguimiento y control

4.5 Cierre

4.1.1 Registro de interesados

4.2.1 Plan dirección del proyecto

4.3.1 Informe de desempeño

4.4.1 Solicitud de cambio

4.5.1 Transferencia del producto/servicio

4.1.2 Estrategia de gestión de interesados

4.2.2 Matriz rastreabilidad de requisitos

4.3.2 Directorio del equipo del proyecto

4.4.2 Entregables validados

4.5.2 Lecciones aprendidas

4.2.3 Declaración del alcance del proyecto

4.3.3 Evaluación de desempeño

4.4.3 Entregable aceptado

4.2.4 EDT

4.3.4 Estrategias de información

. . .

4.2.5 Diccionario del . EDT

. .

. . .

. . .

. . . .


4. Dirección del proyecto

4.1 Integración

4.2 Interesados

Plan. dirección . proyecto

. de Registro interesados

. . . . . . . . .

. . Estrategia . de gestión interesados . . . . . . .

4.3 Alcance

4.4 Tiempo

Matriz . rastreabilidad . requisitos

.

Declaración . del alcance proyecto .

.

EDT .

. . base Línea del.alcance .

. . . . . . . . . . .

4.5 Costo

4.6 Calidad

4.7 Riesgos

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

4.8 RRHH

4.9 Comunicaciones

4.10 Adquisiciones

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

Directorio . equipo . proyecto

.

Evaluación . desempeño

. . . . . . .

5.4. Crear la EDT EDT – Estructura de Descomposición del trabajo ¿Hasta cuándo descomponer?

 Hasta que el proyecto cuente con el costo y tiempo para gestionarlo adecuadamente.  El nivel de descomposición es a menudo guiado por el grado de control necesario para dirigir el proyecto.

5.4. Crear la EDT

5.4. Crear la EDT

5.4. Crear la EDT

 Desarrollo en el tiempo de una EDT.   

Al inicio es de alto nivel. El EDT evoluciona a medida que se avanza en el proyecto. Se agregan o detallan más elementos .

Definición

Diseño

Construcción

Implantación

5.4. Crear la EDT

.1 Entradas 1. Plan para la gestión del alcance. 2. Enunciado del alcance del proyecto. 3. Documentación sobre requisitos. 4. Factores ambientales de la empresa. 5. Activos de los procesos de la organización.

.2 Técnicas y herramientas 1. Descomposición. 2. Juicio de expertos.

.3 Salidas 1. Línea base del alcance. 2. Actualizaciones de los documentos del proyecto.

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5.4. Crear la EDT Plan para la gestión de Alcance. Especifica como crear el EDT a partir del enunciado detallado del alcance del proyecto y cómo se mantendrá y aprobará el EDT..

Enunciado del Alcance. 

Describe el trabajo que se realizará y el trabajo que se excluirá, incluye restricciones y limitaciones que puedan afectar la ejecución del proyecto.

Documentación de Requisitos. 

Es fundamental para comprender qué se debe producir como resultado del proyecto y qué se debe realizar para entregar el proyecto y sus productos finales.

5.4. Crear la EDT Factores Ambientales de la Empresa. Los estándares específicos de la industria pertinentes a la naturaleza del proyecto, pueden servir como fuentes de referencia externa para la creación de los EDT.

Activos de los Procesos de la organización.   

Las políticas, procedimientos, y plantillas del DT. Los archivos de proyectos anteriores. Las lecciones aprendidas procedentes de proyectos anteriores.

5.4. Crear la EDT Descomposición  Técnica utilizada para dividir y subdividir el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en partes más pequeñas y manejables . Juicio de expertos.  Se usa para analizar la información necesaria para descomponer los entregables del proyecto en componentes más pequeños.  El Director del Proyecto en colaboración con el equipo del proyecto, determina la la descomposición final del alcance del proyecto.

5.4. Crear la EDT Línea Base del Alcance  Es la versión aprobada de los entregables autorizados a ejecutar por el equipo del proyecto.  Son los entregables que sí o sí serán realizados en el proyecto.  Solo puede modificarse a través de procedimientos formales de control de cambios establecidos en el Plan para la gestión del alcance.  No incluye los entregables que no se tengan la seguridad de ser realizados en el proyecto.

5.4. Crear la EDT Línea Base del Alcance  Enunciado del alcance del proyecto. 

Enunciado de los entregables autorizados a ejecutar por el equipo del proyecto, exclusiones, restricciones y supuestos.



Descomposición jerárquica del alcance autorizado a ejecutar por el equipo del proyecto y entregar a los interesados.

 EDT

 Diccionario de la EDT. 



Documentación con los todos los detalles sobre cada entregable autorizado a ejecutar por el equipo del proyecto. Este documento soporta la EDT con información de valor.

5.4. Crear la EDT Diccionario de la EDT

5.4. Crear la EDT Actualizaciones de los documentos del proyecto  Principalmente la documentación de los requisitos que puede requerir actualización para incluir los cambios aprobados.


Al director de un proyecto le llega una queja sobre dos miembros de su equipo que tienen un serio desacuerdo sobre un entregable en particular. Uno insiste que debe ser fabricado cuanto antes, el otro alega que aún es muy temprano para comenzar a realizarlo. ¿Cuál de las siguientes debe ser la mejor actitud del director del proyecto? A. Solicitar una reunión con los dos miembros del equipo para atender el desacuerdo. B. Indicarles que revisen la MTR donde encontrarán rápidamente la información. C. Enviarles una versión electrónica del diccionario de la EDT. D. Solicitarles que mejoren su actitud o de lo contrario tendrá que sacarlos del proyecto.


Los entregables que un proyecto planifica ejecutar para responder a un riesgo si este ocurre:

A. Deben ser considerados parte de la línea base del alcance del proyecto. B. Deben documentarse en la Declaración del Alcance del Proyecto. C. Deben descomponerse en la EDT para preparar al equipo del proyecto. D. No son parte de la línea base del proyecto hasta que el riesgo ocurra y los autoricen ejecutar.


Proceso 5.5 VALIDAR EL ALCANCE

Es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado.

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5.5.

Validar el alcance

 El objetivo es formalizar la aceptación con los interesados respectivos de los entregables que se hayan completado y verificado.  Un entregable está completado cuándo ha sido ejecutado.  Un entregable está verificado cuando ha sido revisado en Control de la Calidad.  Validar el alcance permite a los interesados determinar si los entregables cumplen con los requisitos acordados.  El proyecto requiere una evidencia tangible de la aceptación formal de cada entregable por parte de los interesados.

5.5.

Validar el alcance

 Los entregables ejecutados y luego verificados por Control de Calidad se revisan con el cliente, el patrocinador u otro interesado relacionado para asegurarse de haber sido completados satisfactoriamente, según los acuerdos previos establecidos.

Ejecución

Control Calidad

Validar Alcance

Realizar los entregables

Verificar los entregables

Inspeccionar los entregables

Entregables completado

Entregables verificados

Entregables aceptados

5.5.

Validar el alcance

 Se necesitan:  La lista de los entregables acordados en el proyecto.  La relación de los requisitos acordados en el proyecto.  Los criterios de aceptación acordados.  Acuerdos sobre el proceso de validación del alcance.  Se inspecciona si se cumplieron los requisitos en cada entregable, según los criterios de aceptación.  El resultado de este proceso es que todos los entregables sean formalmente aceptados por los interesados respectivos.

5.5. Validar el alcance

.1 Entradas 1. Plan para la dirección del proyecto. 2. Documentación sobre requisitos. 3. Matriz de trazabilidad de requisitos. 4. Entregables verificados. 5. Datos de desempeño del trabajo.

.2 Técnicas y herramientas 1. Inspección. 2. Técnicas grupales de toma de decisiones.

.3 Salidas 1. Entregables aceptados. 2. Solicitudes de cambio. 3. Información de desempeño del trabajo. 4. Actualizaciones de los documentos del proyecto.

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5.5.

Validar el alcance

Plan para la Dirección de Proyectos.  Contiene el plan para la gestión del alcance especificando como la forma en que se obtendrá la aceptación formal de los entregables y la línea base del alcance que incluye a sus tres componentes.

Documentación sobre requisitos  Enumera todos los requisitos del proyecto, del producto y de otra índole para el proyecto y el producto, junto con sus criterios de aceptación

5.5.

Validar el alcance

Matriz de Trazabilidad de Requisitos  Vincula los requisitos con su origen y realiza su seguimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Entregables Verificados  Son entregables del proyecto que se han completado y verificado en términos de corrección a través del Proceso Controlar Calidad.

Datos de Desempeño del Trabajo.  Pueden incluir el grado de cumplimiento con los requisitos, el número de no conformidades, la gravedad de las no conformidades o el número de ciclos de convalidación en un periodo de tiempo determinado.

5.5.

Validar el alcance

Inspección  Realizar mediciones cuyos resultados permitan validar los criterios de aceptación del producto o servicio.  Se busca demostrar que los entregables ejecutados cumplen los requisitos acordados en el proyecto.  En algunos casos se llaman.    

Revisiones. Mediciones. Auditorías. Exámenes.

5.5.

Validar el alcance

Entregables aceptados • Un entregable se considera aceptado cuando:  Se demuestra que los criterios de aceptación definidos son satisfactorios.  Por lo tanto cumple los requisitos acordados.  Es formalmente firmado por los interesados involucrados.

• La aceptación debe realizarse a través del medio que aporte la formalidad acordada. • Estos entregables están listos para el Cierre de Proyecto o Fase.

5.5.

Validar el alcance

Silencio administrativo  Usar el recurso del “silencio administrativo” ayuda al proceso.  Se denomina “silencio administrativo” al hecho de que cuando un ciudadano solicita algo a la Administración Púbica, si ésta no responde en un plazo estipulado el resultado es positivo para el ciudadano y lo que se solicita es concedido.  Es una de las formas posibles de terminación de los procesos administrativos.  Lo que caracteriza esta forma es la inactividad de la Administración.

 En ciertos proyectos se reconoce este mecanismo como una forma de acción al momento de Validar Alcance.

5.5.

Validar el alcance

Solicitudes de Cambio  Se relacionan los entregables que no fueron aceptados por los interesados involucrados.  Se incluyen los motivos o razones por los que no fueron aceptados.  Se solicitan los cambios necesarios para realizar la reparación de los defectos.


¿Cuál de los siguientes es CLAVE para la validación del alcance?

A. Mejora la estimación de costos. B. Aceptación del entregable por parte del cliente C. Mejora en la estimación del cronograma. D. Mejora en el sistema de información de Gestión de Proyectos.


Proceso 5.6 CONTROLAR EL ALCANCE

Proceso para monitorear el estado del alcance técnico y de gestión del proyecto y gestionar los cambios a la línea base del alcance.

PMBOK®2013

5.6.

Controlar el alcance

 Monitorear el estado de los entregables acordados para mantener la línea base del alcance durante todo el proyecto.

 Asegurar que solicitudes cambios y acc. preventivas y correctivas recomendadas sean procesadas.  Integrar los cambios a los otros procesos de gestión involucrados.  Ajustar los cambios de alcance en el tiempo, costo y recursos involucrados

5.6.


Cambios típicos al alcance.  Cambios a los reglamentos, normas o legislación gubernamental.  Competencia.  Avances en las TICs.  Clarificación o nueva interpretación del alcance original.  Mejor entendimiento de las necesidades del cliente.  Entorno económico.  Cambios en el costo y tiempo del proyecto.  Cambios de opinión.

5.6.


.1 Entradas 1. Plan para la dirección del proyecto. 2. Documentación sobre requisitos. 3. Matriz de trazabilidad de requisitos. 4. Datos de desempeño del trabajo. 5. Activos de los procesos de la organización

.2 Técnicas y herramientas 1. Análisis de Variación.

.3 Salidas 1. Información de desempeño del trabajo. 2. Solitudes de cambio. 3. Actualizaciones del Plan para la Dirección del Proyecto. 4. Actualizaciones de los documentos del proyecto. 5. Actualizaciones de los activos de los procesos de la organización.

PMBOK®2013

5.6.


Plan para la Dirección de Proyectos.     

Línea base del alcance Plan para la Gestión del Alcance del Proyecto Plan de Gestión de Cambios Plan de Gestión de la Configuración. Plan de Gestión de Requisitos

Documentación sobre requisitos  Los requisitos deben ser claros, trazables, completos, coherentes y aceptables para los interesados claves.

5.6.


Matriz de Trazabilidad de Requisitos  Ayuda a detectar el impacto de cualquier cambio o desviación de la línea base del alcance sobre los objetivos del proyecto.

Datos de Desempeño del Trabajo.  Pueden incluir el número de solicitudes de cambio recibidas, el número de solicitudes aceptadas o el número de entregables que se han completado, etc.

Activos de los Procesos de la organización.  

Las políticas, procedimientos, y guías existentes, formales e informales, relacionados con el control del alcance. Los métodos del monitoreo e información y las plantillas que se utilizarán.

5.6.


Análisis de Variación  Técnica para determinar la causa y el grado de diferencia entre la línea base y el desempeño real.  Entre los aspectos importantes del control del alcance del proyecto se incluyen determinar la causa y el grado de desviación con relación a la línea base del alcance y decidir si es necesario efectuar acciones correctivas o preventivas.

5.6.


Información de Desempeño del Trabajo.  Incluye correlaciones y contexto sobre el desempeño del alcance del proyecto en comparación con la línea base del alcance. Solicitudes de Cambio  Pueden incluir acciones preventivas o correctivas, reparación de defectos o solicitudes de mejora.

5.6.


Actualizaciones del Plan para la Dirección del Proyecto.  A la línea base del alcance.  A otra línea base Actualizaciones de los Documento del Proyecto.  Documentación de Requisitos.  Matriz de trazabilidad de requisitos. Actualizaciones de los Documento del Proyecto.  Las causas de las desviaciones  Las acciones correctivas y la razón de su selección.  Otros tipos de lecciones aprendidas desde este proceso.


En un proyecto para la construcción de un puente en la carretera interoceánica Brasil-Perú, se ha identificado la necesidad de cambios en el alcance del proyecto y como consecuencia se documentó la solicitud de cambio respectiva. El proyecto se encuentra en el proceso de: A. Validar el alcance. B. Definir el alcance. C. Crea la EDT. D. Controlar el alcance


En la entrega, un sistema de software falla al entregar los entregables previstos, pero fue formalmente aceptado por el cliente. ¿Cuál de las actividades siguientes sobre la gestión del alcance se realiza aquí?

A. Crear la EDT. B. Controlar el alcance C. Recopilar requisitos.

D. Verificar el alcance.

Gestion del Alcance_5.0(4).pdf

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