GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
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Capítulo 7 del PMBOK 4ta Edición
Es vital para un Proyecto, gestionar adecuadamente los Costos, aunque estos sean considerados pequeños. Tenga en cuenta que un pequeño agujero puede hundir un barco. Benjamín Franklin
Una de las Restriccion las Restricciones es más comunes de muchos Proyectos es un Presupue un Presupuesto sto limitado. limitado.
PMBOK 4ta Edición.
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Es vital para un Proyecto, gestionar adecuadamente los Costos, aunque estos sean considerados pequeños. Tenga en cuenta que un pequeño agujero puede hundir un barco. Benjamín Franklin
Una de las Restriccion las Restricciones es más comunes de muchos Proyectos es un Presupue un Presupuesto sto limitado. limitado.
PMBOK 4ta Edición.
2
En los Proyectos, siempre debemos reflexionar en relación a si:
3
¿Estamos controlando los costos?...
…¿O son
los costos los que nos están controlando?
4
Agenda
Introducción a la Gestión de Costos
Los Procesos o
Estimar los costos
o
Determinar el presupuesto
o
Controlar los costos
Técnica de Valor Ganado 5
INTRODUCCIÓN La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los Procesos Involucrados en Estimar Presupuestar Controlar
los Costos
¿Cuál es su finalidad? Lograr que el Proyecto se complete dentro del Presupuesto Aprobado.
6
INTRODUCCIÓN
7
INTRODUCCIÓN
Los Procesos dentro de esta Área de Conocimiento son En Proyectos de pequeño
7.1 Estimar los Costos
Alcance, estos 2 procesos de la
7.2 Determinar el Presupuesto
planificación suelen integrarse en uno solo.
7.3 Controlar los Costos
SEGUIMIENTO Y CONTROL
PLANIFICACIÓN
Controlar los Costos
Estimar los Costos
Determinar el Presupuesto
8
Introducción 7.1 Estimar los Costos • Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los
recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
7.2 Desarrollar el Presupuesto •.Es
el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades
individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.
7.3 Controlar el Presupuesto • Es el proceso que consiste en monitorear la situación del proyecto
para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.
INTRODUCCIÓN Importante El PMBOK NO declara formalmente un Proceso: Planificar la Gestión de Costos, que tenga como salida el Plan de Gestión de los Costos.
Pero si señala que: Los 3 procesos deben estar precedidos por un esfuerzo de Planificación que es parte del Proceso: Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto (4.2) – Gestión de la Integración. Este
esfuerzo produce el Plan de Gestión de Costos. 10
INTRODUCCIÓN Nivel de exactitud
o
o
Plan de Gestión de Costos
Unidades de medida
Cuentas de control (CA) : Componente de
o
la EDT, que se usa para la Contabilidad de los Costos del Proyecto.
Orienta los 3 Procesos de la Gestión de Costos. Es parte del Plan para la Dirección del Proyecto.
Umbrales de control
o
Reglas para la medición del desempeño
o
Valor Ganado.
Formatos de informe
o
Descripciones de los procesos
o
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INTRODUCCIÓN ¿Qué implica la Gestión del los Costos del Proyecto? o
Trata principalmente del Costo de los Recursos necesarios para completar las Actividades del Proyecto.
o
Debe tener en cuenta el Costo del Ciclo de
Vida del Proyecto y del Producto.
Gestión de los Costos o
del Proyecto
El análisis del desempeño financiero del Proyecto, por lo general se hace fuera del Proyecto (VAN, TIR. PR).
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Pregunta Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige como Project Manager, le informó que tuvo un incremento en sus costos presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del equipo de proyecto que está a cargo de usted. ¿Qué debería hacer usted como PMP en este caso?
A. Emitir una solicitud de cambio B. Reunirse con la Gerencia C. Solicitar al subcontratista la documentación de soporte D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo 13
Pregunta Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige como Project Manager, le informó que tuvo un incremento en sus costos presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del equipo de proyecto que está a cargo de usted. ¿Qué debería hacer usted como PMP en este caso?
A. Emitir una solicitud de cambio B. Reunirse con la Gerencia C. Solicitar al subcontratista la documentación de soporte D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo 14
Respuesta: C Explicación:
Ésta es una pregunta de responsabilidad profesional / procura / costos. La situación describe un reclamo. Lo mejor que se puede hacer es conseguir información de soporte para descubrir qué sucedió y tomar las acciones correspondientes. Después de C (documentación de soporte), una investigación y una negociación, puede ocurrir A (solicitud de cambio). La alternativa D (rechazo) no es ética y la alternativa B (reunión con la gerencia) no debe ocurrir hasta tener toda la información.
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PROCESOS
16
7.1 ESTIMAR LOS COSTOS
17
ESTIMAR LOS COSTOS Este proceso consiste en desarrollar una aproximación de los Recursos Monetarios necesarios para completar las Actividades del Proyecto.
Se trata de buscar un Costo Óptimo para el Proyecto. Debe tomarse en cuenta:
Equilibrio entre Costo y Riesgo
Hacer o Comprar
Comprar o Alquilar
Intercambio de Recursos
Se trata de un Proceso que se AFINA de manera continua.
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Pregunta Complete correctamente la siguiente frase: La estimación aproximada de Orden de Magnitud (ROM), que se utiliza en la Fase Inicial de un Proyecto, puede tener un rango variación de
En una etapa posterior del proyecto, contando con mayor
………………
información, el rango de variación de la estimación, puede llegar a reducirse a
..
………………
A. ± 50% ; ± 10% B. ± 50% ; ± 15% C. (-50% , +100%) ; (-10%, +15%) D. ± 50%; (-10%, +15%)
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Pregunta Complete correctamente la siguiente frase: La estimación aproximada de Orden de Magnitud (ROM), que se utiliza en la Fase Inicial de un Proyecto, puede tener un rango variación de
En una etapa posterior del proyecto, contando con
………………
mayor información, el rango de variación de la estimación, puede llegar a reducirse a
..
………………
A. ± 50% ; ± 10% B. ± 50% ; ± 15% C. (-50% , +100%) ; (-10%, +15%) D. ± 50%; (-10%, +15%)
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ESTIMAR LOS COSTOS
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
COQ
ENTRADAS
5.3 Línea Base del Alcance 6.5 Cronograma del Proyecto
Juicio de Expertos
Estimación Paramétrica
Estimación Análoga
Estimación Ascendente
Estimación por Software de tres valores estimación de costos para la DP
Análisis de Reserva
Análisis de Propuestas para Licitaciones
SALIDAS 8.1 Plan de RRHH
11.2 Registro de Riesgos
$ $ $
$$$ $$
Estimaciones de Costos de las Actividades FAE APO
Base de los Estimados
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ACTUALIZA
Documentos del Proyecto
Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición 22
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Estimar los Costos
Estimar los Costos
ENTRADAS
Descripción del Producto, los criterios de aceptación, los
entregables claves, los límites del Proyecto, los supuestos y las Línea Base del Alcance
restricciones: presupuesto limitado, fechas de entrega, recursos especializados, políticas de la Organización.
La información adicional que puede contener la línea base del alcance y que incluye requisitos con implicaciones contractuales y legales, esta relacionada con la salud, la seguridad, el desempeño, el medioambiente, los seguros, los derechos de propiedad intelectual, las licencias y los permisos. Toda esta información debe tomarse en cuenta para la elaboración de las estimaciones de costos.
Estimar los Costos
ENTRADAS
Tipo y cantidad de Recursos, así como la cantidad de tiempo (sobre todo para los costos variables) son los factores principales para
Cronograma del Proyecto
determinar el Costo del Proyecto.
Recuerde que, el proceso Estimar los Recursos de las Actividades (6.3) implica determinar la disponibilidad y las cantidades necesarias de personal y material requeridos para realizar las actividades del cronograma. Este proceso está estrechamente coordinado con la estimación de costos
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Estimar los Costos Costos
ENTRADAS Atributos,
Salarios, Reconocimientos y Compensaciones
Plan de RRHH
Costos de mitigación
Los riesgos, que pueden ser amenazas u oportunidades, en general ejercen un impacto
Registro de Riesgos
FAE
tanto en los costos de las actividades como en los del proyecto global.
Condiciones de Mercado
Información Comercial Publicada: Ratios de costos
en las Bases de Datos Comerciales. Listas de Precios
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Estimar los Costos
Herramientas y Técnicas o
Los miembros del Equipo deben poseer experiencia, por eso se dice que es una forma de Juicio de Expertos.
Estimación Análoga
Recuerde que esta
o
Se usa cuando la Información es limitada.
o
Menos costosa, más rápida pero menos exacta.
técnica también se usa el Proceso de Estimar la
o
similares, de hecho y no de apariencia.
Duración de las Actividades (6.4).
Fiable, cuando hay proyectos anteriores
o
Puede usarse en conjunto con otros métodos de estimación. 26
Tenga presente que la Estimación Análoga también es conocida co nocida como una Estimación Descendente o de Arriba hacia Abajo.
ESTIMAR LOS COSTOS ESTIMACIÓN POR ANALOGÍA
Ventajas
Desventajas
Rápida
Menos exacta
Las actividades individuales no
Se preparan con información
necesitan ser identificadas
limitada
Menos costosa
Requiere considerable experiencia para hacerlo bien
Provee al gerente de proyecto de
Extremadamente difícil para
una idea de las expectativas de la
proyectos con alto grado de
gerencia
incertidumbre
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Estimar los Costos
Herramientas y Técnicas o
Estima el costo de los recursos de las actividades con mayor detalle.
o
Estimación Ascendente
Recuerde que esta
Es más costosa e implica mayor tiempo.
Ventajas
técnica también se usa el Proceso de Estimar la Recursos de las Actividades (6.3).
Más exacta
Desventajas Toma tiempo y esfuerzo (costo)
Basada en un análisis Tendencia del equipo a detallado del proyecto acolchar los estimados Requiere que el proyecto Provee una base confiable este bien definido y para el monitoreo y control entendido
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ESTIMAR LOS COSTOS Estimación Ascendente
El costo de cada paquete de trabajo o de cada actividad se calcula con el mayor nivel de detalle posible. El costo detallado luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento. En
general, la magnitud y complejidad de la actividad o del paquete de trabajo individual influyen en el costo y la exactitud de la estimación ascendente de costos. 29
Estimar los Costos
Herramientas y Técnicas
Estimación Paramétrica
o
Hace uso de un Modelo Matemático
o
Hace uso de Información Histórica
o
Pueden ser altamente confiables cuando los proyectos involucrados son similares de hecho y no solo en apariencia; la información histórica
Recuerde que esta técnica también se usa el Proceso de Estimar la Duración de las Actividades (6.4).
usada para desarrollar el modelo fue precisa y el modelo es escalable. Por ejemplo:
En un Proyecto anterior de Edificio Multifamiliar, cada 1m2 de construcción (12,000 m2) costó $ 400. ¿Cuánto costará construir 8,000 m2, de un Proyecto de similares características? Resp.
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Estimar los Costos Estimación Paramétrica
Recuerde de lo visto en el Área de Conocimiento de la Gestión del Tiempo, que la Estimación Paramétrica, también puede desarrollarse a través de un Análisis de Regresión. 31
Estimar los Costos
Herramientas y Técnicas o
Se
trabaja
considerando
una
Estimación
Optimista (Co), Más Probable (Cm) y Pesimista (Cp). El Costo Esperado (Ce) será un promedio ponderado:
Estimación por tres valores
Estimación PERT
Ce =
Recuerde que esta técnica también se usa el Proceso de Estimar la
o
La Desviación Estándar ( σ ) es
Duración de las Actividades (6.4).
σ =
o
La Varianza es
32
Var = σ2
Ejemplo
Se ha estimado que el costo de una actividad para 3 escenarios distintos son los que se muestran en la tabla Determinemos el Costo
Estimación
Costo (S/.)
Optimista (Co)
180
Esperado (Ce) y la Desviación
Más Probable (Cm)
240
Estándar ( σ ) mediante la
Pesimista (Cp)
360
Estimación por 3 Valores PERT.
Resolución Ce = Ce =
σ = σ = 33
Ce = 250
σ =
30
¿Qué significan estos resultados?
Existe un •
68.26% de probabilidad
Ce = 250
de que el costo esté entre 220 y 280. Ce •
95.46% de que esté entre 190 y 310.
•
Ceσ =
30
99.73% de que esté entre 160 y 340. 34
Estimar los Costos
Herramientas y Técnicas o
Reservas
para
Contingencias
(Incógnitas
Conocidas). Eventos previstos pero inciertos
Análisis de Reserva
o
Costos.
Recuerde que esta técnica también se usa
o
El director del Proyecto administra esta Reserva y dispone de ella según su criterio.
en el Proceso de Estimar la Duración de las Actividades (6.4).
Estas reservas forman parte de la Línea Base de
o
Puede haber problemas de posible exageración.
o
Se recomienda que la reserva sea general para todo el Proyecto y no por cada Actividad.
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ESTIMAR LOS COSTOS
Herramientas y Técnicas Herramientas y Técnicas Costos de la Calidad (COQ) Software de estimación de costos para la dirección de proyectos
Descripción o
Evaluación + Costos de Reproceso .
o
Hojas de Cálculo y Herramientas de Simulación y Estadística.
o
Análisis de propuestas para licitaciones
COQ = Costos de Prevención + Costos de
Estimación de costos con ayuda de propuestas enviadas por los proveedores. Es el Análisis de lo que debería costar el Proyecto.
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ESTIMAR LOS COSTOS
Salidas Valorizaciones cuantitativas de los costos
o
probables de los recursos requeridos
para completar las actividades del Proyecto.
Estimación de los Costos
o
Deben cubrir todas las categorías de recursos que serán cargados al Proyecto.
de las Actividades o
Son ajustados frecuentemente durante el curso del proyecto para reflejar el detalle adicional disponible. 37
ESTIMAR LOS COSTOS
Salidas
Independiente
del
nivel
documentos de respaldo
de
detalle,
los
deben proporcionar
una compresión clara y completa de la forma en que se obtuvo la Estimación de Costos.
Base de los Estimados
o
Fundamento de las Estimaciones
o
Supuestos utilizados
Restricciones
o
o
o
Rangos de los Estimados Nivel de confiabilidad del Estimado final
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Se incluye entre otros el Registro de Riesgos
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Pregunta Usted quiere realizar un viaje en su automóvil de Lima a Ica. Conoce que la distancia es 303 Km, que el precio de la gasolina es de S/.15 por galón y que su vehículo consume 10L por cada 100Km. Con esta información desea el costo en combustible del viaje. ¿Qué técnica de estimación está usando? A. Estimación ROM B. Paramétrica C. Análoga D. Descendente 39
Pregunta Usted quiere realizar un viaje en su automóvil de Lima a Ica. Conoce que la distancia es 303 Km, que el precio de la gasolina es de S/.15 por galón y que su vehículo consume 10L por cada 100Km. Con esta información desea el costo en combustible del viaje. ¿Qué técnica de estimación está usando? A. Estimación ROM B. Paramétrica C. Análoga D. Descendente 40
Pregunta Cuando recién se está conceptualizando el Proyecto, usted tiene un intercambio de opiniones con el sponsor acerca de qué técnica de estimación se debería utilizar. Usted desea aplicar algún tipo de juicio de expertos, pero el sponsor prefiere una estimación análoga. Lo mejor sería:
A. Aceptar la estimación análoga pues es una forma de juicio experto. B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre ambas posiciones. C. Determinar por qué el sponsor desea una estimación tan exacta. D. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues usualmente es más exacto.
Respuesta: A
Explicación
Para elegir la mejor respuesta necesitamos saber que la estimación análoga es una forma de juicio experto. Notar que la alternativa C (determinar por qué) suena como una buena idea, pero si analizamos el resto de la sentencia veremos que hay una contradicción pues la estimación análoga no es exacta por naturaleza.
La alternativa B (costeo de ciclo de vida) no tiene sentido. La alternativa D compara dos cosas que son lo mismo.
7.2 DETERMINAR EL PRESUPUESTO
43
DETERMINAR EL PRESUPUESTO Consiste en sumar los Costos Estimados de Actividades Individuales o Paquetes de Trabajo, para establecer una Línea Base de Costo autorizada y con ello un Presupuesto.
La Línea Base del Costo NO incluye las Reservas de Gestión, pero si la Reserva de Contingencia. La Reserva de Gestión se incluye en el Presupuesto.
El desempeño de los Costos del Proyecto se medirá contra la Línea Base de Costos.
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Reservas de Contingencias y de Gestión
Estimados de los Costos para cada Actividad
+ Reservas de Contingencia
Línea Base de Costos (BAC)
+ Reservas de Gestión
Cuando se aplica la Técnica de Valor Ganado para el Control de un Proyecto, se toma como referencia a la Línea Base de Costos y no al Presupuesto.
Presupuest
DETERMINAR EL PRESUPUESTO HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
ENTRADAS $ $ $
$$$ $$
7.1 Estimaciones de Costos de las 7.1 Base de los Estimados Actividades
Análisis de Reserva
5.3 Línea Base del Alcance
Suma de Costos Conciliación del límite del Financiamiento
Juicio de Expertos 12.2 Contratos 6.5 Cronograma del Proyecto
+
Relaciones Históricas
SALIDAS Requisitos de Financiamiento
Línea base de Costos
Gastos
ACTUALIZA
9.2 – 12.2 Calendario de Recursos
46 APO
Documentos del
Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Determinar Presupuesto
47
Determinar el Presupuesto
Herramientas y Técnicas
+
El costo de las actividades se suman por paquetes de trabajo, luego por niveles superiores de la EDT, cuentas de control y finalmente para todo el proyecto
Suma de Costos
Los gastos de fondos se concilian con los límites de la financiación para verificar que se contará con la liquidez necesaria para realizar los pagos.
Conciliación del límite del Financiamiento
La conciliación requerirá el ajuste del cronograma para regular dichos gastos.
Se trata del acuerdo al cual se llega con el Patrocinador para el ingreso de dinero al Proyecto que garantice su financiamiento.
48
Determinar el Presupuesto
Herramientas y Técnicas
Reservas para contingencias de gestión o simplemente Reservas de Gestión (para hacer frente a “incógnitas desconocidas”).
Análisis de Reserva
El Gerente de Proyecto debe obtener la aprobación antes de comprometerse o gastar
Recuerde que esta
esta reserva.
técnica también se usó en el Proceso anterior de Estimar los Costos
Estas reservas NO forman parte de la línea base de costos pero SI del Presupuesto.
(7.1)
No se consideran en el cálculo del Valor Ganado.
49
Determinar el Presupuesto
Salidas
Presupuesto
hasta
la
conclusión
(BAC)
distribuido en el tiempo que será usado para medir, supervisar y monitorear el desempeño del costo en el proyecto.
Línea Base de Costos
Es desarrollado sumando los presupuestos estimados por período y usualmente mostrado en forma de curva-S.
Mes
En la Técnica de Valor Ganado se le conoce como
Línea
Base
para
la
Medición
del
Desempeño (PMB). 50
Lo que se requiere hasta el 3er mes
Lo que se requiere en el 2do mes
900 500 Gráfico extraído del PMBOK cuarta edición
400 2 Lo que se requiere hasta el 2do mes
3 51
Mes
1 2 3
4 5 6 7
8 9 10 11 12
Monto x Mes
Curva “S”en Excel
Monto Acum.
100.00
100.00
150.00
250.00
200.00
450.00
400.00
850.00
900.00
1,750.00
900.00
2,650.00
1,200.00
3,850.00
700.00
4,550.00
500.00
5,050.00
500.00
5,550.00
300.00
5,850.00
o d a l u m u c A o t n o M
Mes 100.00
5,950.00
52
¿Por qué tiene forma de “S”?
La pendiente (inclinación) de la … y como en los proyectos es
recta tangente a la curva en cada punto
típico que el ritmo de gasto sea
nos mide el ritmo de
lento al inicio, rápido en las
gasto en ese
fases intermedias y nuevamente lento al final; es
instante…
Note como la
esta la razón por la cual la
tangente
curva de costos acumulados
intermedia
tiene forma de “S”.
tiene mayor inclinación que la inicial y final.
53
Determinar el Presupuesto
Salidas Se derivan de la Línea Base de Costos y pueden
establecerse para excederlos, esto con el fin de responder al avance temprano o a los sobrecostos.
Requisitos de Financiamiento
En general la financiación no es continua y aparece
como una función discontinua y escalonada.
Considera los costos de la Línea Base de Costos y la
Reserva de Gestión, cuando corresponda.
54
Pregunta Usted está calculando el Presupuesto para un Proyecto. ¿Cuál de las siguientes proposiciones es FALSA?
A. La Línea Base del Proyecto debe incluir una Reserva para la Gestión de Imprevistos. B. El Presupuesto debe incluir una Reserva para Contingencias por Riesgos Residuales. C. El Presupuesto debe incluir una Reserva de Gestión. D. La Curva “S” representa gráficamente la Línea Base de Costos. 55
Pregunta Usted está calculando el Presupuesto para un Proyecto. ¿Cuál de las siguientes proposiciones es FALSA?
A. La Línea Base del Proyecto debe incluir una Reserva para la Gestión de Imprevistos. B. El Presupuesto debe incluir una Reserva para Contingencias por Riesgos Residuales. C. El Presupuesto debe incluir una Reserva de Gestión. D. La Curva “S” representa gráficamente la Línea Base de Costos. 56
Pregunta Recién ha completado la fase de iniciación de un pequeño proyecto y está próximo a iniciar la fase de planeamiento cuando un stakeholder le solicita el presupuesto del proyecto y la línea base del costo. ¿Qué le debería responder? A. El presupuesto se puede encontrar en el Project Charter, el cual ya está disponible. B. El presupuesto y la línea base no estarán terminados y aceptados hasta que termine la fase de planeamiento C. El plan de proyecto no contendrá el presupuesto y la línea base pues éste es un proyecto pequeño D. Es imposible completar un estimado antes de que se cree y termine un plan de proyecto
Pregunta Recién ha completado la fase de iniciación de un pequeño proyecto y está próximo a iniciar la fase de planeamiento cuando un stakeholder le solicita el presupuesto del proyecto y la línea base del costo. ¿Qué le debería responder? A. El presupuesto se puede encontrar en el Project Charter, el cual ya está disponible. B. El presupuesto y la línea base no estarán terminados y aceptados hasta que termine la fase de planeamiento C. El plan de proyecto no contendrá el presupuesto y la línea base pues éste es un proyecto pequeño D. Es imposible completar un estimado antes de que se cree y termine un plan de proyecto
Respuesta: B Explicación:
El presupuesto global del proyecto (alternativa A) se puede incluir en el Project Charter, pero no los costos detallados . Aun los proyectos pequeños (alternativa C) deben tener un Presupuesto y también un Cronograma. No es imposible estimar un presupuesto de proyecto antes de crear un plan de proyecto (alternativa D), simplemente no es conveniente, pues el presupuesto no será detallado ni exacto.
7.3 CONTROLAR LOS COSTOS
60
Consiste en
CONTROLAR LOS
Influir sobre los factores que crean cambios en los costos
Asegurar que los cambios solicitados se lleven a cabo de manera oportuna.
COSTOS
Asegurar que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para el proyecto
Gestionar los cambios reales cuando ocurran
Monitorear el desempeño del costo para detectar y entender las variaciones con respecto a la línea base de costo
Registra con precisión los cambios a la línea base de costos Evitar
cambios
incorrectos,
inadecuados
o
no
aprobados, en el costo o uso de recursos 61
CONTROLAR LOS COSTOS HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
ENTRADAS
TCPI
4.2 Plan de Dirección del Proyecto
Plan de Gestión de Costos Línea Base de Costos
4.3 Información sobre el Desempeño del Trabajo
EVM
Proyecciones
Revisiones del Desempeño
Análisis de Variación
Software de Gestión de Proyectos
SALIDAS CV, SV, CPI, SPI
EAC, ETC ACTUALIZA
7.2 Requisitos de financiamiento
Solicitudes de Cambio
APO
Documentos del Proyecto
APO
Plan de Dirección del Proyecto
63
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Controlar los Costos
CONTROLAR LOS COSTOS
ENTRADAS Contiene como componentes a Plan de Dirección del Proyecto
o
Línea Base del Desempeño de Costo
o
Plan de Gestión de Costos
Información sobre el avance del Proyecto. Avance de los entregables iniciados y de los
Información sobre el Desempeño del Trabajo
terminados. Costos autorizados e incurridos. También incluye estimaciones para culminar el trabajo restante.
64
CONTROLAR LOS COSTOS
Herramientas y Técnicas
Es una Técnica de Dirección de Proyectos.
Método para la medición del desempeño del Proyecto.
Integra las mediciones del Alcance, Costo y Cronograma.
Gestión del Valor Ganado
EVM
Opera con 3 Variables independientes o
Valor Planificado (PV)
o
Valor Ganado (EV)
o
Costo Actual (AC)
Con ellos define o
La variación del Cronograma (SV)
o
La Variación del Costo (CV)
o
El Índice de desempeño del Cronograma (SPI)
o
El Índice de desempeño del Costo (CPI)
65
CONTROLAR LOS COSTOS
Técnica de Valor Ganado Costo Planificado del Avance Planificado Costo Planificado
Costo Real
Avance Planificado
Valor Planificado (PV)
Avance Real
Valor Ganado (EV)
Costo Planificado del Avance Real
Costo Real (AC)
Costo Real del Avance Real
Técnica de Valor Ganado
Valor Planificado (PV): es el
Costo Planificado del trabajo programado.
Las Variaciones e Índices se determinan como = −
Valor Ganado (EV): es el Costo
Planificado del trabajo realmente
= −
ejecutado
=
Costo Actual (AC): es el Costo
Real del trabajo realmente ejecutado
=
67
CONTROLAR LOS COSTOS
Técnica de Valor Ganado
=
=
Costo Planificado del Avance Real Costo Planificado del Avance Planificado
=
Avance Real Avance Planificado
Rendimiento o desempeño del Avance o del Cronograma
=
=
=
Costo Planificado del Avance Real Costo Real del Avance Real Costo Planificado Costo Real
Rendimiento o desempeño de los Costos
Técnica de Valor Ganado ¿Cómo interpretar los Indicadores? Si SPI
< 1: Indica que el Proyecto está retrasado
SPI
= 1: Indica que el Proyecto marcha de acuerdo a lo planificado
SPI
> 1: Indica que el Proyecto está adelantado
Si CPI
< 1: Indica que el Proyecto está con sobrecostos
CPI
= 1: Indica que el Proyecto marcha de acuerdo a lo planificado
CPI > 1: Indica que el Proyecto está gastando por debajo de lo planificado 69
Técnica de Valor Ganado ¿Qué puede decir acerca de como marcha el proyecto hasta la fecha de estado?
Los tres parámetros (valor planificado, valor ganado y costo actual) pueden monitorearse e informarse, por periodos (normalmente semanales o mensuales) y de forma acumulativa.
70
Técnica de Valor Ganado Ejemplo
Un pequeño proyecto consiste en construir un cerco perimétrico de cuatro paredes idénticas para cerrar un terreno cuadrado. Las paredes se construirán de manera secuencial mediante relaciones de precedencia Fin – Inicio. Cada pared se ha planificado construir en 1 semana y a un costo de 10 000 soles. El primer control de este proyecto se hará al final de la segunda semana. Los datos a esa fecha son los siguientes: o
o
Avance = 2 paredes y media Costo Actual (AC) = 28 000 soles
Mediante la aplicación de la Técnica de Valor Ganado, se pide desarrollar un diagnóstico del Proyecto.
71
Técnica de Valor Ganado
En función a la información dada, podemos determinar el plazo de entrega del proyecto y su Línea Base de Costos (BAC).
Plazo de Entrega = 4 semanas BAC = 40 000 soles
Para iniciar nuestro análisis, representemos
gráficamente el avance planificado y real al final de la segunda semana.
72
Técnica de Valor Ganado Como cada pared está planificada hacer en 1 semana, al final de la segunda semana se deben haber construido 2 paredes; esto es lo planificado (Fig. 1). Sin embargo, según los datos, el avance real es de 2 paredes y media (Fig. 2).
Avance Planificado
Fig. 1
Avance Real
Fig. 2
73
Al
final de la 2da semana tenemos
Determinemos el Valor Planificado (PV) Costo Planificado del Avance Planificado El Avance Planificado es 2 paredes y cada una está planificado que cueste 10 000 soles. Por lo tanto
PV = 20 000
Determinemos el Valor Ganado (EV) Costo Planificado del Avance Real El Avance Real
es 2 paredes y media y cada una está
planificado que cueste 10 000 soles. Por lo tanto 74
EV = 25 000
Determinemos el Costo Actual (AC) Costo Real del Avance Real Este valor se obtiene directamente de la información brindada por el caso
AC = 28 000 En resumen tenemos
Uno de los errores frecuentes es comparar los valores del PV y el
PV = 20 000 EV = 25 000 AC = 28 000
AC, y en base a esa comparación sacar conclusiones. Esto es un error porque estos 2 valores de costos corresponden a avances distintos.
75
Ahora,
con los valores obtenidos podemos determinar
los Indicadores
=
=
25 000 20 000
= 1,25
Como el SPI > 1, entonces el Proyecto se encuentra adelantado (adelantado en un 25%).
=
=
25 000 28 000
= 0,89
Como el CPI < 1, entonces el Proyecto se encuentra con sobrecostos (por cada 1 sol gastado solo se genera de valor 0.89 soles).
76
CONTROLAR LOS COSTOS
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Estimación para concluir el trabajo restante (ETC) o
o
Basada en una nueva estimación: ETC Basada en variaciones atípicas
ETC = BAC – EV o
Basada en variaciones típicas
ETC = (BAC – EV) / CPI Proyecciones
Estimación al término (EAC) o
Estimación con nueva estimación
EAC = AC + ETC
Costo Real a la fecha más un nuevo estimado para el trabajo restante.
Este enfoque se usa cuando el desempeño pasado muestra que los supuestos originales estuvieron errados o ya no son validos.
77
CONTROLAR LOS COSTOS
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Estimación al término (EAC) Estimación usando el presupuesto restante
o
EAC = AC + (BAC - EV)
Costo Real a la fecha más el presupuesto restante.
Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son atípicas y no se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.
Proyecciones
o
Estimación usando el presupuesto restante afectado por el CPI Costo Real a la fecha más el
EAC = AC + (BAC - EV) / CPI
presupuesto restante
EAC = BAC / CPI
modificado por un factor (CPI).
Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son típicas y se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.
78
CONTROLAR LOS COSTOS
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Estimación al término (EAC) o
Estimación usando el presupuesto restante considerando el CPI y el SPI
EAC = AC + (BAC - EV) / (CPI x SPI) Costo Real a la fecha más el presupuesto restante modificado por
Proyecciones
dos factores: costos y cronograma. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son típicas y se espera que el factor se cumpla firmemente con el Cronograma (compromiso firme de cumplir con el Cronograma) 79
CONTROLAR LOS COSTOS
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS HOY PLAN ORIGINAL
EJECUCIÓN REAL
DIFERENCIA ENTRE BAC, EAC Y ETC 80 Extraído de PMP Exam Prep. Rita Mulcahy.
Técnica de Valor Ganado
Continuando con el ejemplo que estamos desarrollando, calculemos las proyecciones para lo que resta del trabajo o
ETC basado en variaciones atípicas ETC = BAC – EV
Una variación atípica se considera aquella cuya
ETC = 40 000 – 25 000
causa se espera que no se
ETC = 15 000
repita en lo que resta del trabajo
Avance Real El avance real es 2 paredes y media
Este resultado se podría considerar hasta cierto punto lógico, porque si el avance real fue 2 paredes y media, entonces, lo que falta por hacer
Falta por hacer 1 pared y media
es 1 pared y media, y como cada una está planificada que cueste 10 000 soles; por lo tanto, la pared y media que falta construir tendría un
81
Técnica de Valor Ganado Note que la estimación anterior para lo que resta del trabajo se basa en lo planificado; es decir, se confía en que lo que resta del trabajo tendrá un costo igual al que se planificó. Ahora, una pregunta lógica sería, ¿ por qué para lo que resta del trabajo se sigue confiando en que el costo será de acuerdo a lo planificado, si lo ejecutado hasta el momento no fue así; es decir no salió de acuerdo a lo que se planificó? La respuesta es en que se está asumiendo que las causas que generaron la variación hasta el momento, entre lo planificado y lo ejecutado, no se presentarán en lo que resta del trabajo, está bajo mi control poder evitarlas. Esto es a lo que llamamos Variación Atípicas.
82
Técnica de Valor Ganado o
ETC basado en variaciones típicas ETC =
ETC =
(BAC − EV)
Una variación típica se
CPI
considera aquella cuya causa se espera que se
(40 000 − 25 000) 0.89
repita; es decir se mantenga en lo que resta
ETC = 16 854
del trabajo
Este resultado se interpreta de la siguiente manera: si hasta hoy en costos nos viene yendo mal; es decir, estamos sobre costeados, entonces, se espera que en lo que resta del trabajo
siga de la misma forma. Por eso que el costo proyectado para la pared y media que falta es mayor que los 15 000 soles inicialmente planificado.
83
Técnica de Valor Ganado Con los resultados obtenidos para la proyección del costo del trabajo restante, podemos estimar, también, las proyección del costo al término del proyecto (EAC) o
EAC basado en variaciones atípicas EAC = AC + ETC
Note que en ambos casos la proyección
atípico
EAC = 28 000 + 15 000 = 43 000
del costo al término del Proyecto, supera los 40 000 soles
o
EAC basado en variaciones típicas EAC = AC + ETC
inicialmente planificado como
típico
EAC = 28 000 + 16 854 = 44 854
BAC. 84
CONTROLAR LOS COSTOS
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI) Proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo restante, con el propósito de cumplir una meta de gestión específica (BAC , EAC u otro valor aprobado).
o
TCPI basado en el BAC Cuando se estima que se puede recuperar la meta original del Proyecto (BAC).
=
o
( − ) ( − )
TCPI basado en el EAC Cuando se estima que ya no es posible cumplir con el BAC.
=
( − )
85
CONTROLAR LOS COSTOS
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI) En forma general se puede plantear así
=
( − ( − )
META: sería el costo al término del proyecto que se desea lograr. Puede ser el BAC, el EAC o cualquier otro valor que se apruebe.
86
CONTROLAR LOS COSTOS Determinemos el TCPI para el ejemplo que venimos desarrollando
TCPI basado en el BAC TCPI =
TCPI =
(BAC − EV) (BAC − AC)
Como el proyecto se encuentra sobre costeado, se necesita que el Índice de
(40 000 − 25 000)
Desempeño de Costo (CPI)
(40 000 − 28 000)
para lo que resta del trabajo sea en promedio
TCPI = 1.25
como mínimo 1.25 si se desea finalizar dentro de la
Este es el CPI, que se requiere como
Línea Base de Costos
mínimo tener en lo que resta del trabajo, para no exceder el BAC de 40 000 soles inicialmente planificado.
87
CONTROLAR LOS COSTOS
TCPI basado en el EAC Variación Atípica TCPI =
TCPI =
Variación Típica
(BAC − EV) (EAC − AC)
(40 000 − 25 000) (43 000 − 28 000)
TCPI =
TCPI =
TCPI = 1
(BAC − EV) (EAC − AC)
(40 000 − 25 000) (44 854 − 28 000) TCPI = 0.89
Este es el CPI, que se requiere como mínimo tener en lo que resta del trabajo, para no exceder el EAC de 43 000 soles ó 44 854 aprobado.
88
