GENERALIDADES DE LOS PROYECTOS
Ing. JANETH MORA SECAIRA
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LA PLANIFICACION ESTRATEGICA • La planeación o planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, empresa, se analiza la situación interna y externa de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes necesarios para alcanzar dichos objetivos. • La planeación estratégica se realiza a nivel de la organización, es decir, considera un enfoque global de la empresa.
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LA PLANIFICACION ESTRATEGICA • La planeación o planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, empresa, se analiza la situación interna y externa de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes necesarios para alcanzar dichos objetivos. • La planeación estratégica se realiza a nivel de la organización, es decir, considera un enfoque global de la empresa.
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PLANIFICACION ESTRATEGICA
VISION
MISION OBJETIVOS
ESTRATEGIAS
PLANES
PROGRAMAS
PROYECTOS
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¿QUÉ ES LA VISIÓN? • Es como nos vemos en un futuro determinado • La visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. • La visión responde a la pregunta: “¿qué queremos ser?”
EJEMPLO En el año 2015, queremos estar entre las 50 primeras universidades de Latino América.
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¿QUÉ ES LA MISIÓN? • La misión es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de la empresa. • La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”. • Para definir la misión es necesario responder ……. a qué nos dedicamos, a quienes brindaremos nuestros servicio, cuáles necesidades buscamos satisfacer y como lograremos esa meta.
EJEMPLO La misión de nuestra organización es brindar educación de alto nivel académico apoyados en proyectos de investigación científica y aplicada.
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¿QUÉ SON LOS OBJETIVOS? •
Un objetivo describe la situación a futuro a la que se quiere llevar la institución. Definen el rumbo de la empresa, los cuales siempre son de largo plazo.
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Una vez realizado los análisis externos e internos de la empresa, se procede a establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar las oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las amenazas externas y debilidades internas.
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Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o la capacidad de la empresa, así como la situación del entorno. •
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POR EJEMPLO Los objetivos de nuestra organización pueden ser: • Acreditar nuestras carreras de pregrado y programas de postgrado. • Elaborar proyectos de vinculación con la colectividad. • Implementar laboratorios de última tecnología. • Implementar procesos de admisión eficaces
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¿QUÉ SON LAS ESTRATEGIAS?
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Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede a diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar , de la mejor manera posible, dichos objetivos.
•
Las estrategias son un conjunto ordenado de políticas y planes de acción que partiendo de lo que la institución es hoy, muestra lo que deberá ser en un mañana concreto.
•
Es la voluntad de tomar un conjunto de decisiones concretas, las cuales van a condicionar la marcha de la institución.
¿QUÉ SON LAS ESTRATEGIAS? En el campo de las organizaciones sociales, estas estrategias se traducen en planes de intervención. Es decir, “son un conjunto de propuestas que buscan decisiones de carácter general, con objetivos y metas más amplios. La finalidad del plan es trazar rutas de desarrollo con alcance global” Son lineamientos de intervención macro dentro de los cuales se enmarcan los programas.
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¿QUÉ SON LOS PROGRAMAS? Los programas son un conjunto sistemático y organizado de acciones que facilitan alcanzar metas y objetivos específicos en un tiempo determinado. Se podría decir que por medio de los programas se concreta el plan. Cabe anotar que un programa incluye varios proyectos.
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¡¡UNA DIFERENCIACIÓN SUSTANCIAL!!
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PLAN
PROGRAMA
PROYECTO
Plan de Descentralización y Fortalecimiento de Gobiernos Locales
Capacitación en Gestión Local y Participativa a Gobiernos Provinciales, Locales y Parroquiales
Talleres itinerantes de capacitación en elaboración de presupuestos participativos para gobiernos parroquiales del Distrito Metropolitano de Quito
Otros Conceptos Claves……. PROYECTO SOCIAL: conjunto de actividades que se desarrollan en un sector y tiempo determinados, para resolver un problema o satisfacer una necesidad humana considerada como relevante y prioritaria para el Desarrollo humano de un determinado grupo social, localidad o región. Empresa Social: toda organización de desarrollo capaz de aplicar el enfoque de gestión empresarial en la resolución de problemas o necesidades sociales y pueda producir transformaciones concretas desarrollo de un determinado grupo humano. 12
Otros Conceptos Claves……. PROYECTO SOCIAL Sostenibilidad: Capacidad de
un proyecto para mantener en el tiempo, los efectos e impacto generados por una intervención, sobre una determinada problemática de desarrollo humano.
Sustentabilidad: Uso optimizado de los recursos naturales por parte de individuos, instituciones, organizaciones o proyectos, a fin de no poner en riesgo la disponibilidad y uso en el futuro por parte de las nuevas generaciones.
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Otros Conceptos Claves……. PROYECTO SOCIAL Medio Ambiente: Conjunto de factores físiconaturales, sociales, culturales, económicos que interactúan entre sí, con el individuo y con la comunidad, determinando su forma carácter, relación y supervivencia.
Desarrollo Humano: proceso inducido de cambios sostenibles y sustentables orientados a transformar las estructuras económicas y sociales de la Sociedad con el fin de asegurar el ejercicio pleno de los derechos de las personas. 14
Otros Conceptos Claves……. PROYECTO SOCIAL Indicadores Sociales: criterios o patrones de valoración del comportamiento o modificaciones que ocurren en las variables utilizadas para describir un determinado fenómeno, problema, o necesidad social.
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Otros Conceptos Claves…….
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RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL (RSE)
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Es la contribución activa y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental por parte de las empresas, generalmente con el objetivo de mejorar su situación competitiva y su valor agregado.
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Es la contribución al desarrollo humano sostenible, a través del compromiso y la confianza de la empresa hacia sus empleados y las familias de éstos, hacia la sociedad en general y hacia la comunidad local, en pos de mejorar el capital social y la calidad de vida de toda la comunidad.
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VIDEO RESPONSABILIDAD SOCIAL ETB
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TAREA 1: Revisar el plan estratégico y responsabilidad social de las empresas operadoras de telecomunicaciones: CNT, Conecel y Otecel.
Otros Conceptos Claves……. PROYECTO DE INVERSION ECONOMICA • Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver, entre tantas, una necesidad humana. • FASES: – Pre-inversión – Inversión – Operacional
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Otros Conceptos Claves……. FASE DE PREINVERSION: 1. Identificación de oportunidades de inversión 2. Etapa de la selección preliminar 3. Etapa de la formulación del proyecto 4. Evaluación final y decisión de invertir Estudio de perfil: •
Se presentan solamente estimaciones globales de las inversiones, costos e ingresos.
Estudio de Pre-factibilidad •
Análisis de distintas alternativas de mercado, tecnología y procesos productivos, tamaño, localización, consideraciones institucionales y legal, financiamiento, sistemas de Organización
Estudio de Factibilidad •
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Análisis profundo de las alternativas que se apreciaron como viables en el estudio anterior
Otros Conceptos Claves……. FASE DE INVERSION 1. Etapa de estudios técnicos, análisis de financiamiento 2. Etapa de elaboración del programa de ejecución 3. Etapa de la construcción 4. Etapa de la iniciación de actividades FASE DE EJECUCION • Producción de bienes y/o servicios 19
Planificación del Estado… •
El Plan Nacional de Desarrollo, denominado Plan Nacional para el Buen Vivir 2013 – 2017, es el instrumento del Gobierno Ecuatoriano para articular las políticas públicas con la gestión y la inversión pública.
•
El Plan cuenta con 12 Objetivos Nacionales, cuyo cumplimiento permitirá consolidar el cambio que los ciudadanos y ciudadanas ecuatorianos con el país que anhelamos para el Buen Vivir.
•
El Plan fue elaborado por la SENPLADES en su condición de Secretaría Técnica del Sistema Nacional Descentralizado de Planificación Participativa, conforme el Decreto Ejecutivo 1577 de febrero de 2009.
http://objetivos.buenvivir.gob.ec/pnbv-12objetivos/ 20
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PROYECTOS CONCEPTOS FUNDAMENTALES
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Qué es un Proyecto? Es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. -Un proyecto puede desarrollar un nuevo producto o servicio. -Implementar un cambio en la estructura, el personal o el estilo de una organización. -Construir obras civiles y de infraestructura. -Implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio. VIDEO 1 22
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Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) • Es un entidad dentro de una organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción. – Gestionar recursos compartidos para todos los proyectos – Implementar mejores prácticas de gestión de proyectos (normas, procedimientos, documentos) – Orientar, capacitar supervisar – Coordinar la comunicación entre proyectos
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INVOLUCRADOS, INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
• Inicio, organización y preparación, ejecución del trabajo y cierre. 25
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
•
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La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre son mayores al inicio del proyecto. Estos factores disminuyen durante la vida del proyecto.
FASES DEL PROYECTO • Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor. • La estructuración en fases permite la división del proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su dirección, planificación y control. • Cuando las fases son secuenciales, el cierre de una fase termina con cierta forma de transferencia o entrega del trabajo producido como el entregable de la fase. 27
PROYECTOS -vs- OPERACIONES Estos dos tipos características:
de
trabajo
comparten
determinadas
- son realizados por individuos, están limitados restricciones, incluso restricciones de recursos,
por
- son planificados, ejecutados, supervisados y controlados, y - son realizados con el fin de alcanzar los objetivos de la organización o los planes estratégicos.
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•
Los proyectos y las operaciones difieren principalmente en que las operaciones son continuas y producen servicios, resultados o productos repetitivos. Los proyectos (junto con los miembros del equipo y a menudo las oportunidades) son temporales y tienen un final.
•
Las operaciones no terminan cuando alcanzan sus objetivos actuales sino que, por el contrario, siguen nuevas direcciones para apoyar los planes estratégicos de la organización.
Dirección de Proyectos, dirección de programas y la gestión de portafolio • PROGRAMA: grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control estratégicos en la organización, que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual. Ejemplo: El lanzamiento de un satélite para operar un nuevo sistema de comunicaciones
• Si la relación de proyectos está dada únicamente por un cliente, vendedor, tecnología o recurso común, el esfuerzo se debe gestionar como un PORTAFOLIO
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VARIABLES EN LOS PROYECTOS •
Triángulo de la Gestión de Proyectos La dirección de proyectos, a este nivel, busca el equilibrio entre las tres variables, pues siempre sería posible, al menos en un plano teórico, conseguir una mayor calidad empleando más tiempo y a un mayor costo. A la inversa, suele ser posible reducir el costo y/o el tiempo necesarios para realizar un proyecto a expensas de su calidad o rendimiento.
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RESTRICCIONES EN LOS PROYECTOS • TIEMPO: se refiere a la cantidad de tiempo disponible para completar el proyecto. Se lo descompone en unidades que permitan realizar la ejecución de tareas y fases del proyecto. • COSTO: cantidad presupuestaria del proyecto. Incluye costos de mano de obra, materiales, administración de riesgo, infraestructura, equipos y maquinarias, etc. • ALCANCE: a lo que se debe hacer para producir el resultado final del proyecto. La definición global de lo que se supone que el proyecto debe alcanzar y una descripción de lo que el resultado final debe entregar. 31
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RESTRICCIONES EN LOS PROYECTOS • OBJETIVOS INDIVIDUALES hacen referencia a los intereses y deseos particulares explícitos u ocultos confesables o particulares, ocultos, inmorales, legítimos o espurios, de todos aquellos individuos que, de una manera u otra, participan o tienen un interés en el proyecto. • POLITICA EN LA ORGANIZACION entendiendo el término “política” en una acepción muy concreta: la competencia que se produce entre individuos y grupos con intereses contrapuestos para aumentar su poder y/ o conseguir el liderazgo dentro de una organización . 32
Director del Proyecto • El Director es la persona asignada por la organización para alcanzar los objetivos del proyecto. – Cuenta con las siguientes características: – Conocimiento: sobre gestión de proyectos – Desempeño: lo que puede lograr – Personal: comportamiento derivado de actitudes de liderazgo y personalidad para guiar el equipo dentro de cualquier restricción ó limitación existente durante la ejecución del proyecto. – Liderazgo: la capacidad de guiar al equipo de un proyecto mientras se cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran las restricciones del mismo. VIDEO 33
Habilidades Interpersonales del Director del proyecto • Liderazgo • Desarrollo del espíritu de equipo • Motivación • Comunicación • Influencia • Toma de decisiones • Conocimientos políticos y culturales • Negociación
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Motivación • Los equipos del proyecto están constituidos por miembros de diferentes antecedentes, expectativas y objetivos individuales. • El éxito global del proyecto depende del compromiso del equipo del proyecto, el cuál está directamente relacionado con su nivel de motivación. • La motivación implica la creación de un ambiente de proyecto que cumpla con los objetivos del proyecto, a la vez que ofrezca una satisfacción personal máxima relacionada con lo que las personas más valoran.
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Comunicación • Para comunicarse de manera eficaz, el director del proyecto debe tener presentes los diferentes estilos de comunicación de las demás partes, los aspectos culturales, las relaciones, las personalidades y el contexto global de la situación. • También se debe identificar los diferentes canales de comunicación, comprender que información suministrar y recibir, y que habilidades intrapersonales los ayudarán a comunicarse. • Un componente importante consiste en escuchar. 36
Toma de Decisiones • Existen cuatro estilos básicos de toma de decisiones: – Ordenar – Consultar – Consensuar – Lanzar la moneda
• Existen cuatro factores principales que afectan el estilo de la toma de decisiones: – Restricciones del tiempo – Confianza – Calidad – Aceptación 37
Negociación • Es la estrategia que consiste en dialogar con las partes que tienen intereses compartidos u opuestos, con el propósito de lograr un compromiso o llegar a un acuerdo. • Las habilidades y conductas negociación exitosa son:
útiles
para
una
– Analizar la situación – Diferenciar entre necesidades y deseos – Centrarse en los intereses y asuntos más que las posiciones – Pedir mucho y ofrecer poco, pero ser realista
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EL EXITO DE LOS PROYECTOS 1/6 Las preguntas de la alta Gerencia se parecen a las que hace un niño en un viaje en el carro de la familia. Cuáles son esas? - A dónde vamos? - Qué va vamos ha hacer? - Ya llegamos? - Cu Cuán ánto to fa falt lta a pa para ra ll lleg egar ar? ? - Se te term rmin inó ó ya ya nue nuest stro ro pa pase seo? o?
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EL EXITO DE LOS PROYECTOS 2/6 Las preguntas típicas de la Alta Gerencia – Cuándo se va a terminar el proyecto? – Cuánto dinero hemos gastado en el Proyecto hasta el momento? – Cuánto va a costarnos finalmente este Proyecto? – Estamos bien ó estamos mal?
Quién más hace estas preguntas? – Los Clientes – El Gerente General – El Directorio de la empresa – El Gerente del Proyecto – El Director o Gerente Financiero – El Encargado del proyecto en el campo – Incluso los mismos miembros del equipo del Proyecto
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EL EXITO DE LOS PROYECTOS 3/6 Por qué surgen estas preguntas? HECHOS REALES* – El 70% de los proyectos: Tienen sobrecostos Se atrasan – El 52% de los proyectos concluyen en un 89% por encima del presupuesto inicial – Y algunos otros, luego de grandes inversiones de tiempo y dinero simplemente nunca terminan *Fuente: Standish Group
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EL EXITO DE LOS PROYECTOS 4/6 • Cómo se responde a estas preguntas? Estimación del % terminado: - % de presupuesto gastado - % de trabajo realizado - % de tiempo transcurrido
Esto a veces puede resultar: - Subjetivo
- Incompleto - Lleva a falsas conclusiones
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EL EXITO DE LOS PROYECTOS 5/6 • Cómo se debería resolver esas inquietudes? – Conocer si estamos dentro o fuera del cronograma. – Conocer si estamos dentro o fuera del presupuesto. – Conocer cuánto trabajo se ha realizado.
• Es importante comparar la cantidad de trabajo PLANEADO contra lo que realmente se ha TERMINADO para determinar si el COSTO, el CRONOGRAMA y el TRABAJO REALIZADO están llevándose a cabo de acuerdo con lo planeado.
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EL EXITO DE LOS PROYECTOS 6/6 !LA ENTREGA DEL CONTENIDO PROMETIDO Y PLANEADO PARA CADA PROYECTO, DENTRO DEL PRESUPUESTO Y EN EL TIEMPO REALISTA MÁS CORTO Y POSIBLE¡
• ¿Conoce usted cuántos proyectos fueron finalizados fuera de la fecha de plazo…… o que su costo superó lo presupuestado…….. o que no cubrieron las necesidades del cliente? 44
¿Por qué no son Exitosos los Proyectos? 1/2 • Falta de claridad de los procesos de Gestión de Proyectos; • Poco conocimiento de los factores ambientales del proyecto y la organización; • Objetivos y expectativas del proyecto poco claros; • Ausencia de un patrocinador financiero y con autoridad; • Poco control en los cambios en el alcance del proyecto; 45
¿Por qué no son Exitosos los Proyectos? 2/2 • Variables del proyecto mal definidas y controladas; • Carencia de competencias y habilidades de dirección de proyectos por parte del equipo del proyecto; • Tiempo solo para trabajar en la operación y poca dedicación a las actividades de los proyectos; • Generación de falsas expectativas a los involucrados del proyecto.
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Qué es la Dirección de Proyectos? • Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. • Se consideran los siguientes procesos:
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1.
Iniciación
2.
Planificación
3.
Ejecución
4.
Seguimiento y Control
5.
Cierre
Procesos • Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido. • Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y técnicas que pueden aplicarse y por las salidas que se obtienen. 48
Grupo de Procesos de la Gestión de Proyectos 1/4
49
Grupo de Procesos de la Gestión de Proyectos 2/4 •
Grupo de procesos de iniciación: – Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo.
•
Grupo de procesos de planificación: - Establece el alcance del proyecto, refina los objetivos y define el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos.
•
Grupo de procesos de ejecución: – Completa el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.
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Grupo de Procesos de la Gestión de Proyectos 3/4 • Grupo de procesos de seguimiento y control: – Monitorea, analiza y regula el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar cambios requeridos e iniciar los cambios correspondientes.
• Grupo de procesos de cierre: – Finaliza todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.
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Interacciones entre los Grupos de Procesos de Gestión
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Areas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos - PMI 1.
Gestión de la Integración del Proyecto
2. Gestión del Alcance del Proyecto 3. Gestión del Tiempo del Proyecto
4. Gestión de los Costos del Proyecto 5. Gestión de la Calidad del Proyecto 6.
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
7.
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
8. Gestión de los Riesgos del Proyecto 9.
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
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Gestión de la Integración del Proyecto • Desarrollar el acta de constitución del proyecto • Desarrollar el plan de gestión del proyecto • Dirigir y gestionar la gestión del proyecto • Monitorear y controlar el trabajo del proyecto • Realizar el control integrado de cambios • Cerrar el proyecto o fase
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Gestión del Alcance del Proyecto • Recopilar los requisitos • Definir el alcance • Crear la EDT • Verificar el alcance • Controlar el alcance
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Gestión del Tiempo • Definir las actividades • Secuenciar las actividades • Estimar los recursos de las actividades • Estimar la duración de las actividades • Desarrollar el cronograma • Controlar el cronograma
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Gestión de los Costos del Proyecto • Estimar los costos • Determinar el presupuesto • Controlar los costos
Gestión de la Calidad del Proyecto • Planificar la calidad • Realizar el aseguramiento de la calidad • Realiza el control de la calidad 57
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto •
Desarrollar el plan de recursos humanos
• Adquirir el equipo del proyecto •
Desarrollar el equipo del proyecto
•
Dirigir el equipo del proyecto
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto •
Identificar a los interesados
•
Planificar las comunicaciones
•
Distribuir la información
•
Gestionar la expectativa de los interesados
•
Informar el desempeño
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Gestión de los Riesgos del Proyecto •
Planificar la gestión del riesgo
•
Identificar los riesgos
•
Realizar el análisis cualitativo del riesgo
•
Realizar el análisis cuantitativo del riesgo
•
Planificar la respuesta a los riesgos
•
Monitorear y controlar los riesgos
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto •
Planificar las adquisiciones
•
Efectuar las adquisiciones
• Administrar las adquisiciones • 59
Cerrar las adquisiciones
Relación entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
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