General Affair
Adalah sebuah posisi yang berada dibawah pimpinan Divisi Umum atau Kepala Operasional Operasional General Affair sering disebut GA, bertanggungjawab atas pengadaan barang dan jasa yang mendukung seluruh aktivitas operasional kantor dan melakukan pemeliharaan asset fisik kantor serta bekerjasama dengan bagian bisnis, operasional dan keuangan untuk melakukan pengelolaan anggaran atas biaya pengadaan barang/jasa, pemeliharaan serta biaya-biaya lain yang terkait. Namun General Affair (GA) mempunyai tanggung jawab dan tugas sebagai berikut Tanggung Jawab Utama General Affair (GA):
Mendukung seluruh kegiatan kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. Melakukan aktivitas aktivitas pemeliharaan pemeliharaan atas seluruh seluruh fasilitas dan sarana penunjang, penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak. Membina hubungan hubungan dengan para vendor vendor atau supplier barang barang dan jasa fasilitas/prasarana fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindaklanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait. Membuat, menjalankan dan mengembangkan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja. Melakukan survei survei tingkat kepuasaan kepuasaan atas pelayanan pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan keperluan rapat anggaran, anggaran, laporan laporan keuangan keuangan atas aset aset dan beban biaya kantor.
Tugas General Affair (GA)
Melakukan pengelolaan kendaraan dinas Pengadaan kendaraan dinas Perawatan gedung perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb) Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby lobby dan semua semua area perusahaan) Perawatan dan pengadaan instalasi listrik (Mechanical dan electrical) Semua bentuk perizinan perusahaan Pengadaan dan distribusi distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, kursi, laptop, komputer, dll) Keamanan perusahaan (satpam, security) Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, Kepolisian, pemkab, pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll) Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan Mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver, resepsionis, resepsionis, dll) Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran komunikasi komunikasi (telepon, fax, fax, HP, BB, dll) dll) Mengurusi dan mengelola kantin/pantry jika ada
JOB DESCRIPTIONOFFICE BOY TUGAS RUTINWAKTU 1.Membersihkan dan merapikan meja, kursi, komputer dan perlengkapan lainnya.2.Membersihkan/vacuum lainnya.2.Membersihkan /vacuum karpet/lantai (bergiliran).3.Membantu persiapan sebelum tender, pada saat tender dan sesudah tenderTak Tentu4.Mengirim/mengambil dokumen antar Divisi/Bagian.Tak Tentu5.Melayani permintaan pengetikan surat-surat, fotokopi/faksimili.Tak Tentu6.Membelikan dan menyiapkan makan dan minum karyawan.7.Membereskan piring, gelas, & perlengkapan makan siang karyawan.8.Mengambil & membereskan gelas minum & perlengkapan makan/minum karyawan.9.Membuang sampah yang ada di ruang kerja dan areal tanggung jawabnya.10.Mencuci piring, gelas & perlengkapan makan/minum lain (bergiliran).11.Memberikan masukan dalam hal-hal yang membuat pekerjaanya lebih efisien dan bermanfaatbagi perusahaan12.Bekerja perusahaan12.Bekerja dengan efektif dan efisien TUGAS BERKALA 1.Membersihkan kaca ruang kerja.2x/Minggu2.Membersihkan dan merawat peralatan-peralatan kantor TUGAS INSIDENTAL 1.Menyediakan minuman/makanan & melayani keperluan tamu-tamu perusahaan.Tak Tentu2.Menyediakan minuman/makanan & melayani keperluan rapat/pertemuan/training.Tak Tentu3.Mengangkat/memindahkan meja, kursi & perabotan lainnya.Tak Tentu4.Melaksanakan tugas tertentu sesuai permintaan karyawan Divisi yang dilayani. Tak Tentu TUGAS TAMBAHAN Melaksanakan tugas-tugas lain di luar tanggung jawabnya (karyawan Divisi lain)dengan seijin dari Divisi yang dilayani atau Koordinator OB (Staff GA).Tak Tentu CATATAN :
OB diwajibkan datang jam 08.00 dan pulang jam 17.00 jika seluruh pekerjaan sudah selesai.
Agar mudah mudah dicari dicari untuk untuk mengerjakan tugas selanjutnya, maka setelah selesai mengerjakantugas tertentu OB harus stand-by di tempat tertentu yang ditunjuk pada areal kerja yang menjaditanggung jawabnya jawabnya (misalnya di dekat Sekretaris).
Direksi/Senior Management atau Staff Divisi berkewajiban mengatur & mengawasi pelaksanaantugas-tugas harian OB yang ditempatkan pada areal kerjanya, kemudian melaporkanperkembangan/keluhan/hasil melaporkanperkembangan/keluhan/hasil kerja OB kepada Koordinator OB (Staff GA).
Bagi OB yang tidak melaksanakan tugas & tanggung jawabnya dengan baik (tanpa alasan yangmasuk akal) akan diberikan sanksi mulai dari Teguran Lisan, Teguran Tertulis, Surat
PeringatanPertama (SP-I), SP-II, SP-III/Terakhir atau Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sesuai dengankadar dan akumulasi pelanggaran yang dilakukan (Jenis Pelanggaran & Sanksi terlampir). HR & GENERAL AFFAIRS Tujuan Jabatan: Melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan fasilitas dan layananadministrasi perkantoran, sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukungkelancaran operasional perusahaan Tanggung Jawab Utama: •
Melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untukseluruh pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja danperalatan kantor bagi setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan •
Melaksanakan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikansemua gedung kantor selalu siap operasional •
Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untukmemastikan dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruhkaryawan. •
Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untukmemastikan tercapainya kualitas target kerja yang dipersyaratkan dansebagai bahan informasi kepada atasan •
Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan officeadministration, sebagai rekomendasi pembuatan anggaran departemenGeneral Affair •
Melaksanankan akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor,peralatan kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layananphotocopy layananphotocopy dan penjilidan •
Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dankeamanan kantor. Indikator: Tingkat kenyamanan kerja karyawan, Tingkat akurasi dokumen dan surat-menyurat Dimensi: Keuangan: Biaya operasionalNon Keuangan: Jumlah karyawan
