Format Laporan

LAPORAN PENGENALAN Laporan ialah maklumat tentang sesuatu kedudukan (masalah yang dihadapi dan lain-lain) yang dilaporkan ( Kamus Dewan 1996 :766) atau sesuatu kenyataan formal hasil daripada sesuatu penyelidikan atau sebarang maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan oleh sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan. Manakala Siti Hajar Abd Aziz (2008:274) menyebut bahawa laporan ialah kertas yang mengandungi khabar atau maklumat. Laporan ditulis bagi melaporkan sesuatu hal atau perkara yang telah berlaku. Laporan merupakan maklumat tentang sesuatu perkara yang dilaporkan. Laporan boleh ditujukan kepada seseorang individu, sekumpulan ahli, sebuah jawatankuasa atau sebuah organisasi. Selain itu, laporan merupakan pemerian bertulis tentang kejadian, perkara atau pendapat yang disampaikan dalam format tertentu dan laras bahasa formal. Terdapat pelbagai jenis laporan yang kerap bergantung pada situasi, antaranya: 1. Laporan rutin seperti seperti kemajuan kemajuan projek sendiri. 2. Laporan tak rutin yang disediakan untuk tujuan khusus seperti laporan penyiasatan, laporan penyelidikan parti politik, laporan produk dan laporan kebakaran.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime.









PERINGKAT PENGHASILAN LAPORAN Laporan dihasilkan apabila terdapatnya elemen-elemen berikut: Penulis Sesuatu laporan bermula daripada usaha seseorang yang mahir dalam sesuatu bidang atau lapangan menggunakan sumber-sumber tertentu untuk membentuk sesuatu laporan. Jika sekiranya sesebuah organisasi tidak menyediakan keperluan yang cukup, khidmat sokongan atau peralatan dan penulis tidak memohonnya, laporan itu mungkin memerlukan lebih banyak masa dan perbelanjaan untuk menyiapkannya. Isi kandungan Berdasarkan sumber-sumber yang boleh didapatinya, termasuk nota, buku, pendidikan masa dan pengalaman, penulis perlu membuat pilihan antara apa yang hendak dimasukkan dalam laporan atau apa yang hendak ditinggalkan. Inilah bahagian yang memerlukan pertimbangan sewajarnya oleh penulis. Struktur Kandungan perlu disusun secara teratur dengan tajuk dan penomboran yang sesuai. Penelitian yang kurang rapi boleh memberikan kesan yang tidak baik terhadap sesuatu laporan. Gaya penulisan Penulis perlu memilih perkataan sendiri dan menyusunnya menjadi ayat demi ayat seterusnya, perenggan demi perenggan sehingga terbentuk sesuatu laporan. Pembaca Mereka menerima laporan dan membaca sebahagiannya atau keseluruhannya. Mereka bertindak atau tidak bergantung kepada prasangka, masalah atau pekerjaan mereka yang dipengaruhi oleh cara penulisan laporan itu. Keputusan









CIRI-CIRI UMUM Kebanyakan laporan mempunyai ciri-ciri umum seperti berikut : 1. Struktur dan nada yang formal Laporan ternyata lebih formal berbanding dengan komunikasi yang lain. Laporan biasanya mempunyai format khas yang mengandungi tajuk muka surat, pengenalan ringkasan, senarai kandungan atau isi, senarai cadangan atau isi, senarai cadangan, penutup, dan lampiran. Laras bahasa lebih formal dan tiada ciri bahasa peribadi. Dengan demikian, formal laporan sesuai bagi dokumen untuk edaran luas atau untuk arahan. 2. Persembahan Berilustrasi Penggunaan gambar, graf dan rajah untuk menjadikan jumlah maklumat lebih mudah di faham. 3. Pernyataan Pendapat Dalam banyak laporan, penulis membuat kesimpulan selepas menelaah, menilai dan mengupas bukti yang dikemukakan. Kesemua kesimpulan ini penting sebagai pelengkap tujuan laporan sehingga penulis laporan perlu mendapatkan ketepatan fakta tambahan. 4. Kegunaan Laporan Sebarang jenis laporan hanya berjaya sebagai dokumen bertulis sekiranya penulisnya memahami kehendak pembaca dan mengemukakan butiran yang relevan dengan kehendak tersebut.









FORMAT LAPORAN Umumnya sesebuah laporan mempunyai format yang berikut: 

Judul muka surat o



Ringkasan o

o



Bahagian ini mengandungi nama penulis, organisasi dan rujukan, tajuk laporan, tarikh keluaran (bulan dan tahun), nama atau rujukan orang atau organisasi yang menjadi sasaran.

Diperlukan bagi laporan panjang yang memberi gambaran umum akan keseluruhan kandungan, ringkasan latar belakang kajian, kerja penyelidikan dan kesimpulan utama serta cadangan. Terdapat dua bentuk kepanjangan ringkasan : 300 -400  Satu perenggan 50-100 perkataan dan satu muka surat 300-400 perkataan. Sesuatu kepanjangan perenggan ringkasan dianggap mencukupi jika ringkasan sejumlah besar laporan diterbitkan bersama-sama secara berasingan daripada laporan yang diringkaskan.

Senarai kandungan o

o

Maklumat ini diperlukan untuk laporan panjang. Senarainya harus berurutan termasuk tajuk dan lampiran dengan muka surat dan penomboran pada perenggan Lazimnya, bahagian ini disebut : 

Kandungan berbeza dengan indeks yang merupakan senarai isi utama yang dibincangkan dengan susunan mengikut abjad. Indeks selalunya terletak di bahagian belakang dan sangat berguna untuk buku tetapi jarang digunakan dalam laporan perdagangan.











Pengenalan o



Hujahan o

o



Mengandungi latar belakang sejarah hingga kepada penghasilan laporan, rujukan, ringkasan kaedah penyelidikan dan penghargaan kepada sumber maklumat.

Disusun di bawah bahagian tajuk dan pengenalan bagi memudahkan rujukan dan pemahaman. Struktur dan tajuk yang dipilih bergantung kepada subjek laporan. Misalnya, laporan penerbitan buku Institusi Pengajian Tinggi memerlukan maklumat tentang sejarah perkembangan penerbitan buku, ringkasan operasi semasa, tempat operasi, kakitangan pengurusan, kakitangan sidang pengarang, kos jangka masa hadapan hadapan dan lampiran. Apabila tajuk utama digunakan, tajuk itu meliputi kesemua tajuk kecil dibawahnya. Contoh jika tajuk utamanya “ Bunga” dan dibawahnya termasuk tajuk-tajuk kecil “mawar”, “tanjung” dan “melur”. Maka tidak perlulah disebut “ bunga mawar” dan sebagainya.

Kesimpulan o

o

Cara persembahannya berbeza-beza kerana kesimpulan laporan boleh disenaraikan dan dinomborkan. Syor atau cadangan dikemukakan selepas kesimpulan, ini bermakna dalam penulisan laporan, tajuk kesimpulan tidak semestinya terletak pada bahagian akhir. Bahagian ini dianggap paling penting dalam sesuatu laporan kerana di ruangan inilah penulis menyatakan ramalannya. Penulis mungkin menggunakan bukti-bukti yang diperoleh pada bahagian hujahan untuk membantu beliau membuat sebarang pertimbangan. Kerap kali hal ini melibatkan perbandingan pelbagai kemungkinan yang berbeza dan ditulis secara tersusun sebagai sebahagian daripada kandungan laporan. Kesimpulan perlulah meyakinkan supaya pembaca dapat mengikuti seterusnya perbincangan penulis.















Cadangan Perlu disediakan sebagai satu senarai, yang sekiranya panjang boleh o dibahagikan kepada beberapa bahagian. Namun begitu, jangan sesekali menggunakan istilah “ringkasan cadangan” kecuali bagi senarai padat yang tidak lengkap. Setiap cadangan perlu dihujahkan dengan alasan (justifikasi) yang konkrit. Lampiran Bahagian ini perlu bagi laporan panjang untuk mengurangkan bukti o dan hujahan. Lampiran juga harus mengandungi bukti teknikal yang mungkin tidak sesuai dimasukkan dalam laporan sebenar. Bilangan lampiran bergantung kepada keperluan bukti dan justifikasi laporan. Rujukan dan bibliografi Rujukan merupakan bahan sumber yang dinyatakan dalam isi sesuatu o laporan. Sementara bibliografi adalah bacaan lanjutan yang disenaraikan pada bahagian akhir. Jika sekiranya terdapat banyak istilah teknikal digunakan dalam o sesuatu laporan, separuhnya diketahui oleh sebahagian pembaca dan separuh lagi tidak difahami oleh pembaca lain maka pada bahagian akhir rujukan perlulah disediakan glosari.











PENYAMPAIAN Laporan perlu dipersembahkan dalam bahasa yang ringkas dan mudah dan elakkan daripada menggunakan istilah teknikal. Hindarkan keraguan atau kekaburan pada kesimpulan dan cadangan, semak laporan itu daripada sebarang kesilapan atau kecacatan, gaya yang tidak cekap dan sebagainya. Semua laporan, sama ada untuk edaran dalaman atau luaran bersifat formal dan nada penulisannya rasmi serta gaya bahasanya betul.

JENIS-JENIS LAPORA L APORAN N

Terdapat empat jenis penulisan laporan iaitu yang berbentuk:

1) Pemerian atau penyelidikan a) Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran tentang sesuatu hal objek atau seseorang agar mereka dapat menafsirkan sesuatu yang digambarkan itu dengan jelas. b) Laporan ini tidak bersifat khayalan khayalan atu fiksyen seperti yang terdapat dalam dalam penulisan berbentuk naratif c) Memerlukan penggambaran yang jelas dan lengkap tentang sesuatu aspek tanpa memasukkan emosi penulis d) Penulisan laporan jenis ini memerlukan fakta-fakta yang tepat, fotografik, fotografik, pengolahan bahasa yang mudah dan perlulah berdasarkan pemerhatian yang rapi oleh penulisnya terhadap sesuatu laporan contohnya laporan polis seperti rompakan, ragut dan sebagainya.









g) Laporan jenis ini memerlukan format tertentu yang boleh boleh menjadi dasar atau asas penulisannya tegasnya, perlu ada perincian tentang perkara yang hendak dilaporkan. Contohnya kalau laporan itu tentang sesuatu lawatan : perlu ada butiran mengenai tempat yang dilawati, mereka yang turut serta, sambutan yang diberikan, maklumat yang didapati daripada lawatan, penilaian terhadap kesan lawatan, masa dan tarikh lawatan, belanja yang telah dikeluarkan, masalah yang dihadapi dan sebagainya. Malah, kandungan laporan itu mesti berdasarkan tujuan dan keperluan laporan itu sendiri.

2) Penyelesaian masalah a) Tujuannya untuk menyediakan menyediakan satu rancangan yang yang boleh digunakan untuk menyelesaikan sesuatu masalah seperti masalah –masalah yang dihadapi oleh sesebuah institusi pendidikan. b) Contohnya, sebuah sekolah menengah menghadapi masalah kemerosotan disiplin dan akademik para pelajarnya yang begitu ketara. Jika sekolah berkenaan ingin mengatasi masalahnya secara objektif, satu laporan khas adalah diperlukan. Laporan itu perlu memperincikan tentang punca-punca merosotnya disiplin dan pencapaian akademik para pelajar, menyatakan matlamat yang harus dicapai (memupuk disiplin dan meningkatkan mutu akademik), mengenal pasti kaedah dan strategi untuk mencapai matlamat tersebut dan menunjukkan bagaimanakah kaedah dan strategi itu dapat diaplikasikan. c) Laporan jenis ini memerlukan daya fikir yang kreatif an kritis serta penaakulan penaakulan yang mendalam kerana kalau tidak masalah tidak akan dapat diselesaikan dan strategi yang berkesan untuk mencapai matlamatnya tidak akan disediakan.









3) Penilaian a) Laporan ini berfungsi untuk menilai tentang sesuatu dan lazimnya diguna pakai bagi tujuan penilaian prestasi kerja seseorang pegawai. b) Apabila seseorang itu memohon sesuatu pekerjaan baru, laporan sulit daripada pihak yang mengenali dirinya adalah diperlukan c) Laporan ini perlu dibuat dengan dengan tepat dan objektif objektif kerana sesuatu sesuatu keputusan adalah bergantung kepada kandungan laporan itu. Jika penilaian yang dikemukakan dalam laporan itu tidak tepat, sudah pasti keputusan yang diambil terhadapnya juga kurang tepat, jadi setiap penilaian yang dilaporkan itu mesti disokong dengan bukti-bukti yang kukuh. 4) Analisis a) Laporan ini bertujuan untuk menganalisis sesuatu sebelum sebarang keputusan terhadapnya diambil. b) Laporan berbentuk berbentuk analisis memerlukan memerlukan penelitian secara terperinci terperinci terhadap sesuatu perkara dan dalam proses menganalisis perkara itu perlu diagihagihkan kepada beberapa bahagian atau peringkat tertentu supaya dapat dijelaskan bagaimana sesuatu bahagian itu berfungsi dan apakah kaitannya dengan bahagian-bahagian lain. c) Tegasnya, laporan laporan jenis ini sangat sangat penting untuk untuk memberikan gambaran tepat tentang sesuatu persoalan yang dibangkitkan supaya kaitannya secara menyeluruh dapat dinyatakan dengan jelas. d) Contohnya sebuah syarikat mahu memasarkan barangan sukan untuk golongan remaja ke sebuah negara yang menjadi kawasan pasaran baru, Laporan yang menyatakan jumlah remaja dewasa itu dan jangkaan tambahan pada masa hadapan, kuasa beli mereka dan bandingan kumpulan umur yang lain juga diperlukan sebelum keputusan memasarkan barangan sukan ke negara itu dijalankan. e) Dengan kata lain, laporan sebegini sebegini memerlukan tinjauan yang yang objektif dan penganalisisan yang tersusun.









LAPORAN RUTIN Laporan rutin biasanya digunakan untuk kegunaan dalaman seperti kemajuan projek persendirian dalam jabatan. Ciri-Ciri laporan biasanya terdiri daripada format, tajuk, maklumat pada laporan, kefahaman pembaca dan maklum balas. Dari segi format, oleh sebab bersifat rutin, laporan rutin biasanya ditulis dalam borang khas. Cara ini membolehkan penulisan dan bacaan laporan lebih mudah dan cepat. Di samping itu, borang laporan direka bentuk untuk menonjolkan perkara penting dan membenarkan penulis mengemukakan cadangan peribadi. Dari segi kelemahan, oleh sebab laporannya bersifat rutin, hasil laporan jarang menepati kehendak pembaca. Contohnya, laporan kemajuan projek atau prestasi pekerja setiap bulan, yang kurang mendapat tindakan sewajarnya kerana ia diisi dalam borang yang standard dan dianggap laporan rutin sahaja. Dari segi tajuk, oleh sebab laporan ini mengandungi perkara berilustrasi, gaya penulisan mungkin terbatas pada pemilihan kaedah susun letak ilustrasi dan teks. Dengan cara ini, aturan tatabahasa mungkin kurang dipatuhi dan tidak sesuai untuk tatapan pihak di luar organisasi. Maklumat pada laporan biasanya mengandungi nama penulis, tajuk dokumen, tarikh jangka masa liputan, tarikh, dan nombor rujukan. Di samping itu, penulis harus peka kepada kehendak pembaca. Ini menguntungkan kerana dapat menentukan gaya, cara persembahan, apa yang relevan dan sebagainya. Oleh sebab kekerapan laporan itu, penulisnya mungkin mendapat maklum balas daripada pembaca atau sumber lain. Semua ini dapat membantu penulisan laporan yang berkesan.









CONTOH SUSUN LETAK LAPORAN

1. Tajuk perkara

: Laporan Amali Sukan dan Rekreasi di BM LAPORAN AMALI SUKAN DAN REKREASI DI BM Oleh : Ahad Bin Senayan

2. Penerima Laporan ......................................................... Tarikh ...........................

3. Penulis Laporan .....................................................................................................

4. Matlamat

: -Laporan apa? -Siapa memerlukannya? -Ringkasan

5. Kaedah Penyelidikan

: Bagaimana, di mana dan bila anda mengumpul mengumpul maklumat, misalnya wawancara, penyiasatan dan rujukan.

6. Dapatan

: Nyatakan fakta secara urutan. Bahagi bahan kepada bahagian dan subbahagian jika perlu.

7. Penutup

: Nyatakan kesimpulan berdasarkan semua fakta yang ada. Anda boleh nyatakan pendapat sendiri dan rujukan.











LAPORAN TAK RUTIN Laporan tak rutin meliputi laporan yang ditauliahkan untuk tinjauan khusus misalnya, laporan penyiasatan pilihan raya, laporan kebakaran atau laporan produk. Laporan tahunan dianggap laporan tak rutin. Kebanyakan laporan tak rutin, sama ada, untuk kegunaan dalaman atau luaran mempunyai ciri-ciri rujukan utama dan pendekatan penyelidikan. Dari segi keutamaan, penulis mesti mendapat persetujuan bertulis – untuk mengadakan mesyuarat awal, sebelum merancang penyelidikan. Penulis juga perlu mengetahui laporan itu ditulis dan jangkaan daripada pihak pembaca. Dari segi pendekatan penyelidikan, perincian berbeza menurut subjek laporan harus diteliti. Hal ini kerana perincian berbeza menurut subjek laporan. Butiran yang utama meliputi pengumpulan fakta, pengambilan nota yang lengkap, dan perakaman sumber yang relevan. Penulis mesti menyemak segala maklumat yang relevan dengan tujuan penyiasatan dan membuat pertimbangan sama ada fakta yang relevan atau bidang penyelidikan terlepas perhatian. Setelah segala bukti yang relevan terkumpul, penulis perlu menilai dan memilih dalam ruang lingkup tujuan, terhadap fakta penting yang diterima. Pada peringkat ini, boleh dibentuk kesimpulan awal. Jika berlaku kekurangan atau keraguan, penyelidikan dan pengesahan terhadap segala butiran dapat dilakukan, dan kemudian membolehkan penulis menulis draf laporan. Susun letak umum laporan rutin dan laporan tak rutin biasanya mengandungi:









d) Pengenalan Ini memasukkan rangka sejarah latar belakang yang membina pentauliahan laporan, rujukan, ringkasan kaedah penyelidikan dan penghargaan menjadi sumber maklumat yang relevan. e) Hujahan Ini disusun di bawah bahagian dan tajuk untuk memudahkan ringkasan dan pemahaman. Struktur dan tajuk yang dipilih bergantung pada subjek laporan. Contoh; laporan penerbitan buku pengajian tinggi antara lain memuatkan sejarah dan perkembangan penerbitan buku, ringkasan operasi semasa, tempat operasi dan staf pengurusan, staf editoral, kos prospek dan lampiran. f) Kesimpulan Caranya berbeza-beza daripada akhir penulisan esei atau prosa lain kerana kesimpulan laporan boleh disenaraikan dan diberi nombor. Syor atau cadangan datang selepas kesimpulan yang bermakna dalam penulisan laporan, tajuk kesimpulan tidak semestinya pada bahagian akhir. g) Cadangan Cadangan dimuatkan sebagai satu senarai yang panjang, bolehlah dibahagikan menjadi beberapa bahagian. Akan tetapi, jangan menggunakan istilah ”Ringkasan Cadangan” melainkan bagi senarai yang padat, yang tidak lengkap. Setiap cadangan perlu dihujahkan dengan justifikasi.









Persembahan Untuk persembahan penggunaan bahasa yang ringkas dan mudah adalah digalakkan. Penggunaan istilah teknikal tidak harus menimbulkan keraguan atau kekaburan pada kesimpulan dan cadangan. Dokumen harus disunting untuk menghindar kecacatan, gaya tak konsisten atau kekurangan lain.

Formaliti Semua laporan secara dalaman atau luaran secara umumnya hendaklah bersifat formal dan nada penulisan bersifat rasmi dengan kepastian penggunaan tatabahasa yang betul.

Laporan Penyelidikan Laporan penyelidikan ialah laporan penyelidikan berupa pemerian atau laporan yang dibuat oleh pegawai atau jawatankuasa tertentu untuk menyiasat dasar tertentu, pencapaian projek atau kegagalan projek. Kemudian, membuat perakuan kepada pihak yang memberi tugas. Pembaca laporan ingin memperoleh maklumat yang sesuai untuk membuat keputusan. Pihak yang memberi tugas ingin mengetahui dengan cepat apakah laporan yang diterimanya perlu dibaca, diteruskan kepada orang lain atau diabaikan









Dalam analisis permasalahan, penulis laporan perlu mengemukakan pertanyaan berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Apakah maksud laporan? Siapakah yang membaca? Bagaimanakah laporan itu dimanfaatkan? Mengapakah laporan ini diperlukan? Apakah yang dikehendaki? Bilakah yang dikehendaki?

Format umum 1. Judul Tajuk laporan dan maklumat pelapor, jawatan, tampat dan tarikh harus disenaraikan.

2. Pendahuluan Pendahuluan haruslah berisi maklumat latar belakang, dan pengenalan permasalahan, yang mengajak pembaca ke arah penyelesaian permasalahan tersebut.









6. Perakuan Sesuatu cadangan sama ada mereka meenrima, menolak, menangguhkan atau meminda perkara yang dilaporkan hendaklah diperakukan.

7. Ringkasan dan kesimpulan Maklumat ringkas tentang permasalahan dan tindakan utama yang bakal dilakukan hendaklah diringkaskan dan disimpulkan.

8. Lampiran Senarai bahan bertulis yang dijadikan rujukan seperti memorandum dan dokumen yang berkaitan dengan pembaca yang diselidik dan dilaporkan hendaklah dilampirkan.

Gaya bahasa Gaya bahasa penulisan laporan penyelidikan agak ilmiah tetapi kurang menggunakan istilah teknikal. Pemerian dari segi huraian bersifat pemerian keadaan semasa dan sebelum. Pemerian dari segi penjelasan bersifat pemerian lanjut tentang perkara yang ditimbulan. Dari segi pentafsiran, pemerian bersifat lebih











Ungkapan bahasa yang digunakan dalam laporan penyelidikan seperti didapati dan setelah .

Contoh :

1. Kebanyakkan persatuan penjaja didapati tidak membuat lapotan tahunan masing-masing. 2. Setelah meneliti laporan laporan tersebut, tersebut, didapati sebahagian majikan swasta tidak mencarum dalam Kumpulan Wang Simpanan Pekerja.









Laporan Tahunan

Laporan tahunan merupakan pemerian secara bertulis terhadap jabatan, badan atau syarikat tertentu bagi tahun lepas. Laporan ini memuatkan perjalanan jabatan, badan atau syarikat tersebut daripada segi keahlian, kegiatan kewangan, kemajuan atau kemundurannya. Format umum 1. Tajuk Tajuk laporan dan nama syarikat atau badan tertentu harus dinamakan.









6. Masalah Kesulitan yang terpaksa dihadapi untuk menjayakan projek seharusnya seharusnya disenaraikan dalam laporan.

7. Penilaian Penilaian adalah dirancangkan?

8. Cadangan

di

mana

adakah

matlamat

tercapai

sebagaimana

yang









Kesimpulan Laporan merupakan satu dokumen yang rasmi. Ini adalah kerana penulisan laporan memerlukan format yang tertentu. Laporan juga merupakan satu dokumen yang penting untuk melaporkan tentang hal-hal yang berlaku dalam sesuatu keadaan. Laporan juga boleh merangkumi laporan seminar, laporan kursus, laporan tragedi, laporan kelab, laporan sukan, laporan badan beruniform, laporan persediaan majlis dan lain-lain lagi. Akhir kata, laporan adalah sangat penting kerana dalam laporan terdapat catatan yang ditulis dalam format rasmi.

Format Laporan

Recommend Documents