UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NUEVO LAREDO TAMAULIPAS ¨ Saber hacer con Responsabilidad ¨ Ingeniería. En Desarrollo e Innovación Empresarial Materia. Planeación y Organización del Trabajo
Unidad II Formas De Organización Del Trabajo Con Base En Los Tópicos Facilitador Lic. Miguel Ángel Pérez Medina
Presentado por: Ing. Martínez Quintana Jessica Dessiré Ing. Lara Pérez Benigno
Nuevo Laredo Tamaulipas, a 4 de Marzo del 2013
Introducción
Como lo hemos visto anteriormente la organización implica una gran capacidad de trabajo y en muchas ocasiones con tiempos muy justos, es necesario planificar y organizar el mismo.
Con esta investigación el lector podrá describir las formas de organización del trabajo con base en los tópicos como objetivos tácticos, metas, indicadores de medición, procesos, procedimiento, programa, actividad y tarea. Aparte podrá reconocer los recursos como humano, material, financiero y grafica de Gantt que intervienen en los diferentes procesos de una empresa.
Podrá también determinar para el departamento un programa de trabajo congruente con la planeación estratégica definida por la alta dirección.
El objetivo de la investigación es que el lector tenga los conocimientos para diseñar la operación interna del área de trabajo con base en las técnicas y herramientas de planeación y organización.
1. Formas de Organización del Trabajo con Base en los Tópicos: 1.1. Objetivos Tácticos Objetivos Tácticos: Son aquellos que se plantean como guía o método a seguir, los resultados esperados dentro de un plazo aproximado de un año. Están basados en los objetivos estratégicos, se definen por área o departamento de la organización.
Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la
disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades
necesarias para lograr los objetivos.
Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.
Jerarquía: La organización como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificación de Funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
1.2. Metas o Indicadores de Medición Metas o Indicadores de Medición: Los indicadores son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente en el acto de construir una organización. Desde el periodo clásico de la administración se han establecido
quince principios que deben observarse al organizar una empresa o institución, se pueden enumerar en orden jerárquico de la siguiente manera.
Objetivo: De acuerdo con este principio, la organización debe establecer los fines permanentes o (teología) hacia los cuales se encamina la organización. Estos fines ayudaran a estructurar en forma adecuada a la empresa o institución. En la actualidad, diversos enfoques de la administración denominan misión a esta constelación a fines más generales y permanentes. Así se habla de la misión de la universidad, de la misión del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social, etc.
Supervisión Bien Definida: Según este principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisión que deben estar conectados por canales de comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor.
Espacio Control: De acuerdo con este principio, se debe establecer el número de personas que deben
depender
de
otra
directamente.
Se
aconseja que el número de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza
del trabajo, la capacidad del jefe, la preparación de los
subordinados, el medio ambiente físico.
Equilibrio Dirección-Control: Este principio establece que, a medida que el
directivo
o jefe delega autoridad en
otros funcionarios, debe
reservar para sí el control de funcionamiento de la organización sea total o de la parte de ésta que delegue.
Equilibrio Autoridad-Responsabilidad: De acuerdo con este principio, la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final por la
autoridad delegada.
Fijación
de
Responsabilidades:
En
él
se
establece
que
la
responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada, ni debe ser menor. Selección y adiestramiento del personal: se enuncia diciendo que el personal deberá ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.
Excepción: Se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerárquico correspondiente.
Identificación: Este principio establece que todos los actos o hechos que se sucedan o que sea susceptible de suceder en la institución y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su identificación adecuada, para evitar confusiones con otros hechos o cosas semejantes.
Simplicidad: Establece que dentro de cualquier organismo sólo deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo. Principio de la moral interna: este principio establece que debe haber responsabilidad, colaboración y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa, tanto directivo como subalterno.
Unidad De Mando: Afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.
Jerarquía o de Escala Jerárquica:
Establece que debe existir una
cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta el último subordinado y que ésta debe funcionar claramente a través de toda organización.
Especialización: Establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. Para que trabajen en una sola especialidad o área de actividades.
Centralización Descentralización: Se enuncia diciendo que hay centralización cuando la adopción centradas
en
descentralización
de decisiones y la responsabilidad están
la dirección superior de la institución
y que hay
cuando, por delegación de autoridad, la adopción de
decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias de dirección intermedias. Una buena descentralización distribuye las decisiones y la autoridad en los procesos de ejecución y concentra en la dirección superior las decisiones de política y de orden normativo.
1.3. Procesos En una organización de trabajo son sumamente importante los procesos, el más usado es el proceso clásico de organización estableciendo los roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, en los cuales se resalte la eficiencia y eficacia del trabajo a desarrollar, para poder alcanzar la excelencia y calidad y así lograr los objetivos establecidos. Lo que se espera de un proceso de organización es disponer de una estructura
organizativa
a
través
de
la
cual
los
individuos
cooperan
sistemáticamente para el logro de objetivos comunes.
Niveles
Institucional Establecimiento de la Visión y elaboración de Estrategias.
Intermedio Transformación de las estrategias en programas de acción. Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional)
Operacional Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización. Para llevar a cabo un proceso de organización su estructura debe ser de
un carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinación y control de los miembros de la organización, como también deben estar establecidos los niveles de jerarquía, autoridad y responsabilidad. En dicho proceso participan diferentes sistemas:
Procesos
Procedimientos
Mecanismos de resolución de conflictos
1.4. Procedimiento Es la forma de realizar o seguir ciertos pasos para llevar a cabo una actividad, describiendo paso a paso cada actividad para llegar a un objetivo dado dentro de un alcance establecido. Los procedimientos deben contener:
Un objetivo, el cual describe la razón
Las responsabilidades, quien debe realizar dicha actividad
Las instrucciones, descripción detallada de las actividades y de cómo realizarlas
1.5. Programa El concepto de programa posee múltiples acepciones. Puede ser entendido como el anticipo de lo que se planea realizar en algún ámbito o circunstancia; el temario que se ofrece para un discurso; la presentación y organización de las materias de un cierto curso o asignatura; y la descripción de las características o etapas en que se organizan determinados actos o espectáculos artísticos.
El programa consiste en desagregar y detallar los planteamientos y orientaciones generales del plan nacional, mediante la identificación de los objetivos y las metas que se quieren lograr. Según el nivel en que se elabora puede ser global, sectorial, institucional y específico. De acuerdo a su temporalidad y al ámbito territorial que comprende puede ser nacional o regional y de mediano y corto plazo, respectivamente. Conjunto homogéneo y organizado de actividades a realizar para alcanzar una o varias metas, con recursos previamente determinados y a cargo de una unidad responsable.
Es una estructura para obtener objetivos más específicos que los del plan y por lo tanto tiene mayor precisión de las acciones y de los recursos para su realización. Es el segundo nivel operativo de la planeación en Trabajo Social.
1.6. Actividad y Tarea 1.6.1. Actividad Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operación, este consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas mediante el uso de recursos humanos, materiales, técnicos y financieros, los cuales son asignados y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. También se le conoce como una categoría programática cuya producción es intermedia, y por tanto, es condición de uno o varios productos terminales. Siendo la acción presupuestaria de mínimo nivel e indivisible a los propósitos de la asignación formal de recursos. Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una función asignada.
1.6.2. Tarea La tarea es una labor u ocupación, se usa para hacer referencia a aquello que una persona debe realizar.
Es lo que debe hacerse en un tiempo específico recibe la denominación de tarea: “El jefe me dejó una tarea: tengo que presentarle un informe sobre el stock antes de las seis de la tarde”, “No tengo mala voluntad, pero no pu edo comenzar cinco tareas distintas y terminarlas esta misma tarde”, “Ya terminé la tarea que me encargó: ¿puedo marcharme?”
1.7. Recursos que Intervienen en los Diferentes Procesos En una organización es importante el abastecimiento o aprovisionamiento, es decir, la función logística en la cual se provee a una organización de todo el material necesario para su perfecto funcionamiento. Los recursos que intervienen en este proceso son los siguientes:
1.7.1. Recurso Humano (Responsables) En la administración de empresas, es el trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organización, también se le conoce como la función que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener personal/colaboradores dentro de una organización.
Las tareas antes mencionadas suele desempeñarlas el departamento de recursos humanos, como también puede desempeñarlas una persona en concreto especializada en ello, junto a los directivos de la organización. Lo que busca perseguir este departamento es lo siguiente:
Utilizar lo mejor posible los recursos
Colaborar con la empresa en la obtención de beneficios.
Prever estrategias y tácticas para los casos de ampliación o reducción del negocio.
Es importante la planificación del personal con un punto de vista general, este tratara de asegurar cuantitativamente y cualitativamente las necesidades del personal a fin de secundar los planes generales de la organización. Una base muy importante en la empresa en las relaciones humanas es el conocimiento del personal.
Para la obtención del personal, es importante tomar en cuenta primero las fuentes internas que las externas, como también otro punto muy importante es la selección del personal, siendo la primera cuestión que en relación con el personal se le plantea a la organización, este proceso es aquel en el que se decidirá a quien se contratara entre los candidatos eligiendo el más idóneo y apegado al perfil a solicitar, para ello están los siguientes pasos:
Determinar si el candidato cumple con las competencias mínimas predeterminadas para el puesto de trabajo.
Evaluar las competencias relativas de los/as candidatos/as que pasaron la etapa anterior, por medio de evaluaciones técnicas y/o psicológicas.
Asignar un puntaje a las evaluaciones efectuadas en el punto anterior.
En función del puntaje, decidir a quién se le ofrecerá el puesto.
1.7.2. Recurso Material (Suministros) Dentro de una organización, estos suelen ser los recursos más fundamentales para el éxito o fracaso de la misma, es importante lograr el equilibro en su utilización. La administración de los recursos materiales es obtener en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo y en la cantidad y calidad requerida los bienes o servicios que necesite la organización para su funcionamiento.
Es tan negativo para la empresa la escasez de los suministros como la abundancia de estos, ya que pueden lograr un paro en las actividades en caso de escasez como también un gato la abundancia de material innecesario.
Cabe mencionar que el cálculo de necesidades es una actividad importante, en el se ve las necesidades de abastecimiento que involucran todo lo requerido en la organización para su funcionamiento, para un función específica, cantidad y tiempo determinado. Para ello se materializa con los pedidos o la requisición entrando en el proceso el departamento de compras.
1.7.3. Recurso Financiero (Costos) En el se supone un control presupuestal el cual significa llevar a cabo la función de tesorería es decir, los ingresos y egresos, siendo todas las entradas y salidas de efectivo que realizara la organización, siendo previamente controladas por el presupuesto a realizar. Es necesario el obtener las mejores condiciones de costo, recursos financieros de cada unidad orgánica para que se ejecuten las tareas y se eleve la eficiencia en las operaciones y satisfacer los intereses de nuestros clientes.
Para evitar errores y en caso de ser necesario aplicar correcciones es necesario que el área financiera realice los registros contables necesarios, los cuales deben corresponder al presupuesto, realizándose por cada unidad organizacional.
1.7.4. Gráfico de Gantt Es un diagrama o grafica de barras utilizado para la representación de la ejecución o producción total de un conjunto de actividades en paralelo o en serie en un determinado periodo de tiempo. En el, el tiempo se representa en el eje horizontal mientras que las actividades a programar se encuentran situadas en el eje vertical (Figura 1.1.).
Secuencia de la Elaboración de los Manuales de Procedimientos para Empresa X
(Figura 1.1)
En esta grafica se pueden adoptar dos formas: 1.
Gráfica de Progresos: Ilustra el estado actual de cada trabajo, en relación con la fecha programada para finalizar su fabricación.
2.
Gráfica de Máquina: Ilustra la secuencia de trabajo de las máquinas y también para vigilar el avance de los procesos.
El objetivo de dicho diagrama es el control de la ejecución simultanea de varias actividades que se realizan coordinadamente, este diagrama fue concebido por el Ingeniero norteamericano Henry L. Gantt, precursor de la ingeniería industrial contemporánea.
Ventajas del Diagrama de Gantt: •
Es muy sencilla y fácil de entender.
•
Su trazado requiere un nivel mínimo de planificación.
•
Da una representación global del proyecto.
•
Lo manejan los paquetes computacionales.
•
El analista de sistemas encontrara que esta técnica no solamente es fácil de usar, sino que también lleva por si misma a una comunicación valiosa con los usuarios finales.
Desventajas del Diagrama de Gantt: •
No muestra relaciones de procedencia entre actividades claramente.
•
No permite optimizar el desarrollo de un programa.
•
Fija un solo lapso de tiempo para realizar cada actividad y no muestra las actividades críticas o claves de un proyecto.
Pasos Para Elaborar un Diagrama de Gantt 1.
Listar las actividades en la columna (eje vertical)
2.
Disponer el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo (eje horizontal)
3.
Calcular el tiempo que se le dispondrá a cada actividad.
4.
Indicar esos tiempos en forma de barras horizontales
5.
Reordenar cronológicamente, evitando que el proceso quede ilegible.
6.
Ajustar tiempo o secuencia de actividades ya una vez reorganizados.
Conclusión En conclusión se puede entender que los procesos que se ejecutan en la empresa deben de ser definidos estratégicamente para todos los niveles jerárquicos de la empresa, su buena ejecución puede hacer que se resuelvan los conflictos que se generen por un mal manejo de las decisiones. Mediante la identificación de los objetivos y las actividades a desarrollar para el logro de las metas. Las tareas deben realizarse por los colaboradores de la organización y ejecutarse en tiempo y con los procedimientos necesarios para su labor.
Los objetivos tácticos son métodos que podemos utilizar para seguir los resultados esperados, una buena estructura establece las funciones para lograr los objetivos y las metas que se proponen en las organizaciones para obtener una buena administración empresarial.
Para que una dirección mantenga un control en la organización se deben implementar el principio espacio control para lograr obtener resultados satisfactorios. Fijar la responsabilidad o la delegación de la autoridad puede ser una solución congruente con los objetivos que se deben tener en la empresa. La identificación de los problemas que se suscitan y las tareas que se deben llevar a cabo, debe estar enlazado con las labores que se realicen dentro de la empresa. Las decisiones que se tomen deben ser distribuidas en los departamentos para lograr una buena dirección y los procesos se ejecuten en un orden normativo.
En conjunto estos conocimientos deben ser obtenidos para el diseño de la operación interna del área de trabajo por lo que el uso de las técnicas y las herramientas de la planeación pueden hacer que la organización permanezca en un equilibrio armónico y fortalecedor.
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