Área Derecho Empresarial
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Contenido Formalidades Formalidades y manejo de los libros de actas y de matrícula de acciones
INFORME ESPECIAL GLOSARIO EMPRESARIAL
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Formal Formalidad idades es y manejo manejo de los libr libros os de actas actas y de matrícula de acciones Ficha Técnica Autor :
Dr. Cristhian Northcote Sandoval
Título :
Formalidades y manejo de los libros de actas y de matrícula de acciones
Sociedades.En gran medida, se trata de reglas diseñadas para las sociedades anónimas, pero estas disposiciones pueden ser aplicadas en forma supletoria a los demás tipos societarios, en la medida que corresponda a su naturaleza. En el caso de la empresa individual de responsabilidad limitada, se deberán tomar en considera consideración ción las disposicio disposiciones nes del Decreto Ley Nº 21621.
Pero veamos entonces las características de cada tipo societario y de las EIRL. 3.1. La empresa individual de responsabilidad limitada - EIRL
l a i c e p s E e m r o f n I
De acuerdo a lo dispuesto por el artículo 1°1 del Decreto Ley N° 21621, la empresa individual de responsabilidad limitada es una persona jurídica de derecho priva1. Introducción do, constituida por voluntad unipersonal, con patrimonio propio distinto al de su En el día a día de las sociedades, existe titular. titular . un aspecto de suma importancia para el 3. Estructura de las las sociedades cumplimiento de la ley y para el adecuaPara comprender la necesidad de llevar Como vemos, la EIRL configura una do funcionamiento de la sociedad. adecuadamente los libros de actas y el persona jurídica distinta a su titular, por Este aspecto es el cumplimiento de las libro de matrícula de acciones, debemos lo que se produce una división entre el formalidades y el manejo correcto de considerar primero cómo es que se es- patrimonio de la EIRL y el de la persona los libros de actas y de la matrícula de tructuran titular. tructuran las sociedades sociedades y por por qué deben natural que es su titular. acciones, especícamente en el caso de llevar libros de actas y de matrícula de Además, debe tenerse en cuenta que la las sociedades anónimas. acciones. EIRL otorga una responsabilidad limitada Existen muchas dudas sobre este aspecto Ahora bien, para tener el panorama com- a su titular, por la cual las obligaciones porque la Ley General de Sociedades pleto, incluiremos también en el análisis a asumidas por la EIRL solo afectan a su contiene determinadas formalidades la empresa individual de responsabilidad patrimonio mas no al patrimonio del que se deben cumplir, pero no establece limitada, que también está obligada a titular, titular, salvo algunas algunas excepcio excepciones nes2. formatos, modelos o guías para llevar llevar un libro de actas. Para que la EIRL obtenga su personalidad las actas y para realizar los asientos en la jurídica y le otorgue a su titular la proComo sabemos, tanto las sociedades jurídica matrícula de acciones. tección de la responsabilidad responsabilidad limitada, como las empresas individuales de En la práctica, esto genera que muchas responsabilidad limitada son personas es necesario seguir el procedimiento de sociedades incurran en errores y que jurídicas jurídicas que tienen por objeto la reali- constitución y registro previsto por el debido a ello, los acuerdos y actos que zación de una actividad empresarial con Decreto Ley N° 21621. deben constar en los libros de actas y en un n lucrativo. Únicamente cuando este procedimiento la matrícula de acciones no puedan ser La necesidad de llevar libros de actas y de es concluido estaremos ante una EIRL procesados y surtir efectos. matrícula de acciones (solo en el caso de con personalidad jurídica y patrimonio Por estos motivos, en el presente informe las sociedades anónimas) tiene que ver distinto al de su titular. revisaremos las principales formalidades Ley N° 21621 21621 - Artículo 1°.- La Empresa Individual Individual de que se deben cumplir para llevar los lib libros ros con la naturaleza de las personas jurídi- 1 Decreto Responsabilidad Limitada es una persona jurídica de derecho pri vado, cas, pues al no tener una existencia física constituida por voluntad unipersonal, con patrimonio propio distinto de actas y de matrícula de acciones. al de su Titular, que se constituye para el desarrollo exclusivo de como las personas naturales, requieren actividades actividades económicas económicas de Pequeña Empresa, al amparo amparo del del Decreto Decreto que su voluntad sea expresada a través Ley Nº 21435. Decreto Ley N° 21621 - Artículo 41°.- El Titular responde responde en en forma 2. Marco legal de las decisiones de sus órganos internos 2 personal e ilimitada: a) Cuando la empresa empresa no esté debidamente debidamente representada; representada; Las formalidades que se deben cumplir y que tales decisiones consten en un b) Si hubiere efectuado retiros que no responden a benecios para llevar los libros de actas y de matrí- soporte o medio que permita vericar debidamentecomprobados; c) Si producida la pérdida del cincuenta por ciento (50 (50 %) o más cula de acciones, se encuentran previstas su sentido. Este soporte serían los libros del capital no actuase conforme al inciso c) del artículo 80°, o no redujese este en la forma prevista en el artículo 60°. en la Ley Nº 26887 – Ley General de de actas. Fuente :
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Actualidad Empresarial Nº 286 - Primera Quincena de Setiembre 2013
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Actualidad Empresarial
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VIII Informe Especial El proceso de constitución de la empresa individual de responsabilidad limitada consiste en el otorgamiento de la escritura pública de constitución por parte del titular, quien aporta la totalidad del capital, y la posterior inscripción en los Registros Públicos. Es esta inscripción la que genera la personalidad jurídica. El capital de la empresa está conformado por el dinero o bienes que aporta la persona natural que constituye la empresa. Al ser una persona jurídica, la empresa individual de responsabilidad limitada requiere de órganos internos que adopten y ejecuten las decisiones y acciones necesarias para su desenvolvimiento. Dentro de la estructura de la EIRL tenemos al titular y a la gerencia de la empresa. Estas características de la EIRL la convierten en el modelo ideal para aquellas personas que desean realizar su actividad empresarial en forma individual pero bajo el esquema de una persona jurídica que les otorgue el benecio de la responsabi lidad limitada. 3.2. Sociedades
La sociedad es una persona jurídica cons tituida por una pluralidad de personas con la nalidad de realizar actividades empresariales y beneciarse con los re -
sultados de dichas actividades. En nuestro país, las sociedades están reguladas por la Ley N° 26887 – Ley General de Sociedades. Al igual que la gran mayoría de legislaciones en el mundo, nuestra ley regula distintos tipos societarios, que son el resultado de la forma como se han ido desarrollando los esquemas societarios a lo largo de la historia. Algunos esquemas están diseñados para sociedades con una gran cantidad de socios, otros para sociedades pequeñas, sociedades con mecanismos para impedir el ingreso de nuevo socios, etc. Veamos en forma breve las principales características de los tipos societarios regulados en nuestra Ley: a. La sociedad anónima
Es una persona jurídica de responsabilidad limitada, lo que implica que los socios solo responderán por las obligaciones de la sociedad hasta donde alcancen los aportes efectuados. Asimismo, al ser una sociedad debe cumplir con el requisito de la pluralidad de socios, pudiendo tener entre dos y setecientos cincuenta accionis tas.
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Instituto Pacífico
Su capital se representa en acciones y se pueden hacer aportes en dinero, bienes o derechos de crédito. La estructura de este tipo societario está conformada por la junta general de accionistas, el directorio y la gerencia.
de ellos desea transferir sus participaciones a terceros o a otro socio. e. Sociedad colectiva
La sociedad colectiva es una persona jurídica de responsabilidad solidaria e ilimitada para los socios, es decir, estos responden con su patrimonio personal por las obligaciones de la sociedad, cuando los bienes de esta no alcancen. La duración de la sociedad es de plazo determinado y los socios no pueden transferir sus participaciones sin el consentimiento de los demás socios. Por sus características, es una sociedad en desuso.
b. Sociedad anónima cerrada
Es una forma especial de la sociedad anónima en la que no pueden haber más de veinte socios. Está pensada para sociedades de pequeña escala, en las que generalmente existe una vinculación familiar o amical entre los socios. Esto motiva que se haya establecido un derecho de adquisición preferente en este tipo de sociedades, en vir tud del cual cuando un socio desea transferir sus acciones a terceros debe realizar un ofrecimiento a todos los
f. Sociedad en comandita
La sociedad en comandita es una persona jurídica en la que existen dos tipos de socios. Los comanditarios que aportan dinero o bienes y que tiene responsabilidad limitada. Los socios colectivos que aportan sus servicios o trabajo y responden de manera solidaria e ilimitada. La sociedad puede ser en comandita simple, que representa su capital en participaciones, y la sociedad en comandita por acciones que representa su capital en acciones.
socios a n de que estos maniesten
su intención de adquirir o no las acciones. Asimismo, se ha buscado simplicar
su estructura al permitir que se prescinda del órgano del directorio. c. Sociedad anónima abierta
Es una forma especial de la sociedad anónima en la que se constituye como abierta por tener más de 750 accionistas o por las causales previstas en el artículo 249º de la Ley General de Sociedades. Sus acciones deben inscribirse en el Registro Público del Mercado de Valores. Se trata de sociedades en las que la envergadura del negocio a desarrollar
g. Sociedad civil
Es una persona jurídica que se cons tituye para ejercer una actividad profesional, ocio o práctica común
entre los socios. Puede ser ordinaria o de responsabilidad limitada. En la ordinaria los socios responden de manera personal y subsidiaria por las obligaciones de la empresa. Esto quiere decir que primero se paga con el patrimonio de la empresa y si este no alcanza, responden los socios. El capital se constituye con aporte en bienes o dinero, pero es posible que algunos socios aporten servicios o su trabajo, con lo cual sus utilidades se determinarán sacando un promedio de las utilidades de los socios capitalistas.
motiva o justica que el capital social
sea difundido, es decir, que sea ofrecido y negociado en mercados abier tos, como la bolsa de valores, de tal manera que no existen restricciones o controles a la libre transferencia de las acciones. d. Sociedad comercial de responsabilidad limitada (SRL)
La SRL es una persona jurídica que se constituye por un número de socios que pueden ir desde dos hasta veinte. Como su nombre lo indica, es una sociedad que ofrece el benecio de
la responsabilidad limitada a sus socios, al igual que las sociedades anónimas. Su capital puede formarse por aportes en dinero, bienes o derechos de crédi to y no se representa en acciones sino en participaciones, las cuales no son libremente transferibles pues existe un derecho de adquisición preferente a favor de los otros socios, cuando uno
4. Formalidades de las actas y libros de actas Bien, teniendo en claro cómo se estructuran las sociedades y la EIRL, corresponde ahora revisar cuáles son las formalidades para llevar los libros de actas conforme a las leyes aplicables. En este punto, es conveniente hacer una separación entre las sociedades y la EIRL, no solo porque estén reguladas
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indicación de si se celebra en primera, segunda o tercera convocatoria; el nombre de los accionistas presentes o de quienes los representen; el número y clase de acciones de las que son titulares; el nombre de quienes actuaron como presidente y secretario; la indicación de las fechas y los periódicos en que se publicaron los avisos de la convocatoria; la forma y resultado de las votaciones y los acuerdos adoptados. Los requisitos anteriormente mencionados que guren en la lista de asistentes pueden ser obviados si esta forma parte del acta. Cualquier accionista concurrente o su re presentante y las personas con derecho a asistir a la junta general están facultados para solicitar que quede constancia en el acta del sentido de sus intervenciones y de los votos que hayan emitido. El acta, incluido un resumen de las intervenciones referidas en el párrafo anterior, será redactada por el secretario dentro de los cinco días siguientes a la celebración de la junta general. Cuando el acta es aprobada en la misma junta, ella debe contener constancia de dicha aprobación y ser rmada, cuando menos, por el presidente, el secretario y un accionista designado al efecto. Cuando el acta no se aprueba en la misma junta, se designará a no menos de dos accionistas para que, conjuntamente con el presidente y el secretario, la revisen y aprueben. El acta debe quedar aprobada y rmada dentro de los diez días siguientes a la celebración de la junta y puesta a dispo sición de los accionistas concurrentes o sus representantes, quienes podrán dejar constancia de sus observaciones o desacuerdos mediante carta notarial. Tratándose de juntas generales universales es obligatoria la suscripción del acta por todos los accionistas concurrentes a ellas, salvo que hayan rmado la lista de asistentes y en ella estuviesen consignados el número de acciones del que son titulares y los diversos asuntos objeto de la convocatoria. En este caso, basta que sea rmada por el presidente, el secretario y un accionista designado al efecto y la lista de asistentes se considera parte integrante e inseparable del acta. Cualquier accionista concurrente a la junta general tiene derecho a rmar el acta. El acta tiene fuerza legal desde su aprobación”.
4.1. Las sociedades
Como habíamos mencionado en la introducción de este informe, el tratamiento de los libros de actas contenido en la Ley General de Sociedades está referido en gran parte a las sociedades anónimas. Pero estas disposiciones son aplicables de manera supletoria a las otras formas societarias, en tanto resulten compatibles con sus características propias. Es necesario que tengamos en cuenta una cuestión preliminar. Las sociedades tienen estruc turas diferentes en función de su forma societaria, tal como hemos visto en el punto anterior de este informe. Así, la estructura más compleja la tendría la sociedad anónima, que cuenta con una junta general de accionistas, un directorio y la gerencia. En el caso de los demás tipos societarios, existe una junta de socios y la gerencia o administración, quedando fuera la existencia de un directorio. Así, en todas las formas societarias se debe llevar un libro de actas para anotar los acuerdos que adopta la junta general de accionistas o de socios, según sea el caso, y en las sociedades anónimas se deberá contar además o conjuntamente, con un libro de actas de los acuerdos del directorio. a. Actas y libro de actas de las juntas generales de accionistas y juntas de socios
¿Cómo se realizan las actas y cómo se lleva el libro de actas de las juntas generales de accionistas y de las juntas de socios? Veamos lo que nos indica el artículo 134° de la Ley General de Sociedades sobre las actas de las juntas generales de accionistas: “Artículo 134°.- Actas. Formalidades La junta general y los acuerdos adoptados en ella constan en acta que expresa un resumen de lo acontecido en la reunión. Las actas pueden asentarse en un libro especialmente abierto a dicho efecto, en hojas sueltas o en cualquier otra forma que permita la ley. Cuando consten en libros o documentos, ellos serán legalizados conforme a ley”.
Luego, el artículo 135° de la Ley nos indica el contenido y la forma en que deben aprobarse las actas de las juntas generales de accionistas: “Artículo 135°.- Contenido, aprobación y validez de las actas En el acta de cada junta debe constar el lugar, fecha y hora en que se realizó; la
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De acuerdo a estas disposiciones, podemos establecer las siguientes reglas para la elaboración de las actas y del libro de actas: • Las actas deben tener el contenido
señalado en el artículo 135° y deben ser suscritas por las personas indicadas en dicho artículo, atendiendo a las circunstancias de la reunión llevada a cabo.
• Estas actas deben constar en un libro
de actas o en hojas sueltas. En cada caso, el libro y las hojas deben ser legalizadas ante notario público.
• Lo más común, es que se lleve un libro
empastado.
• Hace muchos años, las actas eran
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asentadas en el libro anotando a
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mano el contenido en las hojas del libro empastado. Actualmente, es práctica común y acorde con la ley, que las actas sean redactadas en forma mecánica e impresas en hojas que luego son adheridas a las hojas del libro empastado. • No existen formatos ociales de ac tas, por lo que cada sociedad puede redactar las actas en la forma que considere conveniente, pero respetando el contenido señalado en el artículo 135° de la ley. • La redacción de las actas no requiere
ser efectuada por un abogado y no requiere certicación notarial, salvo en los casos en que se requiere certicar
una copia del acta para formalizar los acuerdos adoptados ante los Registros Públicos. • En la medida que la ley no establece
formalidades o condiciones especiales para las actas y libros de los otros tipos societarios, las reglas que hemos mencionado que pertenecen al tratamiento de las sociedades anónimas, son aplicables supletoriamente, salvo en aquellos aspectos que no sean coherentes con las características de cada tipo societario.
b. Actas y libro de actas del directorio
Como habíamos señalado, en el caso de las sociedades anónimas, debajo de la junta general de accionistas existe el órgano del directorio. Al igual que la junta, este órgano también adopta acuerdos que deben constar en actas, las cuales deben gurar en un libro.
Veamos lo que indica el artículo 170° de la ley sobre las actas de los acuerdos del directorio: “Artículo 170°.- Actas Las deliberaciones y acuerdos del directorio deben ser consignados, por cualquier medio, en actas que se recogerán en un libro, en hojas sueltas o en otra forma que permita la ley y, excepcionalmente, conforme al artículo 136°. Las actas deben expresar, si hubiera habido sesión: la fecha, hora y lugar de celebración y el nombre de los concurrentes; de no haber habido sesión: la forma y circunstancias en que se adoptaron el o los acuerdos; y, en todo caso, los asuntos tratados, las resoluciones adoptadas y el número de votos emitidos, así como las constancias que quieran dejar los directores. Si el estatuto no dispone de manera distinta, las actas serán rmadas por quienes actuaron como presidente y secretario de la sesión o por quienes fueron expresamente designados para tal efecto. El acta tendrá validez legal y los acuerdos a que ella se reere se podrán llevar a efecto desde el momento en que fue rmada, bajo respon sabilidad de quienes la hubiesen suscrito. Las actas deberán estar rmadas en un plazo máximo de diez días útiles siguientes a la fecha de la sesión o del acuerdo, según corresponda.
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VIII Informe Especial Cualquier director puede rmar el acta si así lo desea y lo maniesta en la sesión. El director que estimare que un acta adolece de inexactitudes u omisiones tiene el derecho de exigir que se consignen sus observaciones como parte del acta y de rmar la adición correspondiente. El director que quiera salvar su respon sabilidad por algún acto o acuerdo del directorio debe pedir que conste en el acta su oposición. Si ella no se consigna en el acta, solicitará que se adicione al acta, según lo antes indicado. El plazo para pedir que se consignen las observaciones o que se incluya la oposición vence a los veinte días útiles de realizada la sesión”.
De la regulación contenida en este artículo podemos desprender las siguientes consideraciones: • Al igual que en el caso de las juntas de
accionistas o de socios, los acuerdos del directorio también deben constar en actas, que pueden ser llevadas en un libro empastado o en hojas sueltas. En cada caso, se debe constar con la legalización de notario público.
• Es también lo más usual que se lleve
un libro empastado.
El artículo 92° de la ley regula la forma como debe llevarse este registro:
• La redacción de las actas no requiere
ser efectuada por un abogado y no requieren certicación notarial, salvo en los casos en que se requiere certicar
una copia del acta para formalizar los acuerdos adoptados ante los Registros Públicos. c. Matrícula de acciones En el caso especíco de las sociedades
anónimas, existe un registro o libro adicional a los libros de actas de las junta generales de accionistas y del directorio, que es la matrícula de acciones
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libro de matrícula de acciones, si bien en la práctica se comercializan libros con formatos impresos. Pero, estos formatos no necesariamente se adecúan al contenido o información que se debe anotar en función del tipo de operación, por lo que es recomendable que los asientos sean elaborados en la forma indicada en el párrafo anterior.
“Artículo 92°.- Matrícula de acciones En la matrícula de acciones se anota la creación de acciones cuando corresponda de acuerdo a lo establecido en el artículo 83°. Igualmente se anota en dicha matrícula la emisión de acciones, según lo establecido en el artículo 84°, sea que estén representadas por certicados provisionales o denitivos.
• La matrícula de acciones es un registro
En la matrícula se anotan también las transferencias, los canjes y desdoblamientos de acciones, la constitució n de derechos y gravámenes sobre las mismas, las limitaciones a la transferencia de las acciones y los convenios entre accionistas o de accionistas con terceros que versen sobre las acciones o que tengan por objeto el ejercicio de los derechos inherentes a ellas.
privado de la sociedad y no existe obligación de exhibirlo a cualquier persona. No es un registro público. • La propiedad de las acciones se
determina por la información de la matrícula de acciones, no por la información que consta en los Registros Públicos.
La matrícula de acciones se llevará en un libro especialmente abierto a dicho efecto o en hojas sueltas, debidamente legalizados, o mediante registro electrónico o en cualquier otra forma que permita la ley. Se podrá usar simultáneamente dos o más de los sistemas antes descritos; en caso de discrepan cia prevalecerá lo anotado en el libro o en las hojas sueltas, según corresponda.
• En los demás tipos societarios, las
participaciones no se llevan en una matrícula como un registro privado, sino que se llevan ante los Registros Públicos. 4.2. Las EIRL
El régimen de la representación de valores mediante anotaciones en cuenta se rige por la legislación del mercado de valores”.
• De la misma forma que con el libro
de actas de las juntas generales de accionistas, las actas de los acuerdos del directorio pueden ser redactadas en forma mecánica e impresas en hojas que luego son adheridas a las hojas del libro empastado. • No existen formatos ociales de ac tas, por lo que cada sociedad puede redactar las actas en la forma que considere conveniente, pero respetando el contenido señalado en el artículo 170° de la ley.
• No existen formatos oficiales del
Así, la matrícula de acciones tiene las siguientes características: • La matrícula es un registro propio de
las sociedades anónimas. En el caso de las sociedades anónimas ordinarias y cerradas, el registro es llevado en un libro, hojas sueltas o en forma electrónica, en cuyo caso se encarga a una entidad especializada de llevar el registro electrónico. En el caso de las sociedades anónimas abiertas, la matrícula se lleva en forma electrónica y el registro se hace ante el Registro Público del Mercado de Valores. • En la matrícula se anotan todas las
operaciones que se realizan sobre las acciones de la sociedad, tales como las emisiones de acciones, las cancelaciones, las transferencias, las garantías, etc. • Si bien las anotaciones en el libro
pueden hacerse a mano, es usual que los asientos se redacten en medios mecánicos y que luego sean adheridos a las hojas legalizadas.
En el caso de las EIRL, es necesario llevar un libro de actas, legalizado ante notario, en el cual se anotarán las decisiones del titular de la empresa. No existen formatos ociales de las actas, pero su contenido
debe ajustarse a lo señalado en el artículo 40° del Decreto Ley Nº 21621. En la práctica, el libro de actas de las EIRL se lleva de manera muy similar al libro de actas de las juntas generales de accionistas de las sociedades.
5. Conclusiones Luego de haber revisado las disposiciones que regulan las formalidades y las características de los libros de actas y libros de matrícula de acciones, tenemos un panorama claro de las consideraciones que deben observar las sociedades y las EIRL. La importancia de estas formalidades es que muchas de las decisiones adoptadas requieren una formalización notarial y registral para surtir plenos efectos, como ocurre con los aumentos de capital o las modicaciones de estatutos, por lo que
se debe tener especial cuidado al cumplir las exigencias de la ley.
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