MANAJEMEN RESIKO PROSEDUR KERJA PELAYANAN LABORATORIUM DI SUB UNIT LABORATORIUM PUSKESMAS WIROBRAJAN MENGGUNAKAN FAILURE MOOD EFFECT ANALYSIS
Di Susun Oleh : 1. Galuh Nia Khairani 2. Nur Wahyuningsih 3.Kristiana Karolina 4.Elisabeth Fatlolon 5.Ria Saraswati 6.Husna Yaeni MMR Reguler 2015
Langkah 1: Identifikasi Proses PROSEDUR PELAYANAN 1.
Petugas menerima formulir permohonan pemeriksaan laboratorium
2.
Petugas mencocokkan identitas pasien.
3.
Petugas menyiapkan alat-alat dan bahan pemeriksaan sesuai jenis pemeriksaan yang diminta.
4.
Petugas mengambil spesimen untuk pemeriksaan ; a.
Untuk pemeriksaan darah, Petugas mengambil spesimen
b.
Untuk pemeriksaan urine , Petugas menyuruh pasien untuk buang air kecil ditampung dalam pot yang diberikan Petugas .
c.
Untuk pemeriksaan dahak, Petugas meminta pasien untuk mengeluarkan dahaknya.
d.
Untuk pemeriksaan faeces, Petugas memberikan alat swap untuk mengambil tinja pasien.
5.
Petugas melakukan pemeriksaan spesimen sesuai permohonan.
6.
Petugas mencatat hasil pemeriksaan pada buku register dan bangko hasil pemeriksaan .
7.
Petugas menyerahkan hasil pemeriksaan kepada pasien.
DIAGRAM ALUR PELAYANAN
Langkah 2: Mencari Failure Mood Effect Analysis (FMEA) Berdasarkan Alur Prosedur Kerja Pelayanan Laboratorium Tabel 1. FMEA Pelayanan Laboratorium N O
1
PROSES/LANG KAH
Permohonan pemeriksaan laboratorium
APA YANG MUNGKIN GAGAL
Blanko permohonan pemeriksaan laboratorium tidak terisi lengkap, misal jenis jamkes
2
Pencocokan identitas pasien
Pasien dengan nama yang sama dapat tertukar pada saat pengambilan sample pemeriksaan
3
Pengambilan sampel darah vena
Darah vena tidak dapat terambil sesuai volume darah yang dibutuhkan
Pelabelan sampel pemeriksaan, misalnya sampel urine
Labelisasi salah
4
PENYEBAB KEGAGALAN
Tenaga medis kurang teliti dalam melengkapai formulir pemeriksaan laboratorium Petugas tidak sempat melakukan cross cek, pemanggilan secara lisan hanya berdasarkan nama Kurangnya ketelitian dan ketrampilan petugas Petugas tidak langsung melakukan pelabelan
EFEK KEGAGALAN TERHADAP PASIEN Pasien harus menunggu proses konfirmasi dari kasir ke tenaga medis pemberi formulir pemeriksaan laboratorium Pasien harus di ulang pengambilan sample pemeriksaann ya
Pasien harus di suntik ulang Pasien menerima hasil pemeriksaan laboratorium
S V
4
7
OC C
7
3
D T
RP N
7
Pengecekan ulang setiap formulir permintaan 196 pemeriksaan laboratorium oleh paramedis
10
6
8
10
7
1
8
SOLUSI
Adanya cross cek ulang identitas antara petugas pemanggil pasien dan 210 petugas pengambil sample pemeriksaan berdasarkan kartu tanda berobat Peningkatan ketrampilan dan teknik teknik 480 pengambilan sampel darah 56 Labelisasi langsung dilakukan segera setelah menerima sampel urine
5
Pemeriksaan spesimen
Hasil pemeriksaan spesimen tidak akurat
Alat untuk pemeriksaan tidak di kalibrasi
6
Penulisan hasil pemeriksaan laboratorium pada blanko hasil pemeriksaan
Tulisan dalam blanko hasil pemeriksaan tidak jelas
Petugas terburuburu dalam menulis hasil pemeriksaan
Pasien langsung pulang setelah menerima hasil
Pasien merasa hanya ingin chek up dan tidak perlu berkonsultasi dengan dokter
7
Penyerahan hasil pemeriksaan Laboratorium kepada pasien
yang salah, sehingga dapat salah diagnosis Salah diagnosis dan terapi Waktu konsultasi dokter menjadi terganggu /kurang efektif Pasien tidak mengetahui hal hal yang berkaitan dengan hasil pemeriksaann ya
7
3
3
2
7
6
5
7
10
70
Adanya kalibrasi dan jadwal perawatan alat secara rutin
Hasil pemeriksaan Laboratorium dapat di 147 print langsung dari alat pemeriksaannya Edukasi mengenai pentingnya konsultasi kepada dokter dan bahwa 180 hasil pemeriksaan harus terekap dalam rekam medis yang berada di ruang dokter
Langkah 3 : Menghitung “Cut Point” berdasarkan Diagram Pareto dalam rangka menentukan skala prioritas pemecahan masalah Tabel 2. Cut Point kegagalan Pelayanan Laboratorium N O 1 2 3
4 5
EFEK KEGAGALAN TERHADAP PASIEN Pasien harus di suntik ulang Pengulangan pengambilan sampel Pasien menunggu proses konfirmasi administrasi Pasien tidak mengetahui kondisi terkait hasil pemeriksaan laboratoriumnya Waktu konsultasi dokter menjadi kurang efektif Salah diagnosisi dan terapi Hasil pemeriksaan laboratorium salah
RPN
KOMULA TIF
PRESENT ASE KOMULAT IF
480
480
36 %
210
690
51 %
196
886
66 %
180
1066
79 %
147
1213
90 %
Tabel 2 menggambarkan rumus Pareto yang artinya 6 70 1283 96 % ,apabila kegagalan 7 56 1339 100 % dengan nilai presentase komulatif 80% atau mendekati (dalam hal ini 79 %) dapat terpecahkan, maka otomatis semuanya akan terselesaikan.
Langkah 4: Menentukan solusi dan indikator keberhasilan, berdasarkan prioritas pemecahan masalah Tabel 3. Solusi dan indicator keberhasilan
NO
1
2
PROSES/LANGK AH
APA YANG MUNGKIN GAGAL
PENYEBAB KEGAGALAN
EFEK KEGAGALAN TERHADAP PASIEN
SOLUSI
INDIKATOR KEBERHASILAN
KIE mengenai pentingnya konsultasi dengan dokter dan supaya data hasil pemeriksaan laboratorium dapat tercatat di rekam medis
100 % pasien melakukan konsultasi ke dokter paska pemeriksaan laboratorium
Penyerahan hasil pemeriksaan Laboratorium kepada pasien
Pasien langsung pulang setelah menerima hasil
Pasien merasa hanya ingin chek up dan tidak perlu berkonsultasi dengan dokter
Pasien tidak mengetahui hal hal yang berkaitan dengan hasil pemeriksaannya
Permohonan pemeriksaan laboratorium
Blanko permohonan pemeriksaan laboratorium tidak terisi lengkap, misal jenis jamkes
Tenaga medis kurang teliti dalam melengkapai formulir pemeriksaan laboratorium
Pasien harus menunggu proses konfirmasi dari kasir ke tenaga medis pemberi formulir pemeriksaan laboratorium
Adanya cross cek oleh paramedis mengenai kelengkapan data di blanko permintaan pemeriksaan laboratorium
100 % data pasien tertulis lengkap dalam blanko permintaan pemeriksaan laboratorium
Petugas tidak sempat melakukan cross cek, pemanggilan secara lisan hanya berdasarkan nama
Pasien harus di ulang pengambilan sample pemeriksaannya
Adanya mekanisme pencocokan identitas pasien dengan kartu tanda berobat sebelum dilakukan pengambilan sampel pemeriksaan
Tidak terdapat (0%) kejadian salah identitas pada saat penambilan sampel darah
Peningkatan ketrampilan dan update petugas mengenai teknik teknik pengambilan
Angka kejadian pengulangan penyuntikan ulang untuk memperoleh sampel darah
3 .
Pencocokan identitas pasien
4
Pengambilan sampel darah vena
Pasien dengan nama yang sama dapat tertukar pada saat pengambilan sample pemeriksaan Darah vena tidak dapat terambil sesuai volume darah yang
Kurangnya ketelitian dan ketrampilan petugas
Pasien harus di suntik ulang
WAKTU EVALUASI
Setiap 3 bulan
Setiap bulan
Setiap bulan
Setiap bulan
dibutuhkan
sampel darah vena
vena naksimal 5 % tiap bulan
Langkah 5 : Penyusunan alur baru sesuai solusi yang telah ditetapkan PROSEDUR PELAYANAN 1.
Petugas menerima formulir permohonan pemeriksaan laboratorium
2.
Crosssek kelengkapan formulir permohonan pemeriksaan laboratorium oleh paramedis
3.
Petugas mencocokkan identitas pasien.
4.
Cross cek identitas pasien dengan kartu tanda berobat yang dimiliki
5.
Petugas menyiapkan alat-alat dan bahan pemeriksaan sesuai jenis pemeriksaan yang diminta.
6.
Petugas mengambil spesimen untuk pemeriksaan ; a.
Untuk pemeriksaan darah, Petugas mengambil spesimen
b.
Untuk pemeriksaan urine , Petugas menyuruh pasien untuk buang air kecil ditampung dalam pot yang diberikan Petugas .
c.
Untuk pemeriksaan dahak, Petugas meminta pasien untuk mengeluarkan dahaknya.
d.
Untuk pemeriksaan faeces, Petugas memberikan alat swap untuk mengambil tinja pasien.
7.Petugas mengecek kondisi alat (kalibrasi) 8.Petugas melakukan pemeriksaan spesimen sesuai permohonan. 9.Petugas mencatat hasil pemeriksaan pada buku register dan bangko hasil pemeriksaan dengan tulisan yang jelas atau print out hasil pemeriksaan langsung dari alat 10.Petugas menyerahkan hasil pemeriksaan kepada pasien. 11. Petugas memberikan KIE pentingnya konsultasi kepada dokter mengenai hasil pemeriksaan laboratoriumnya
ALUR PELAYANAN Permohonan pemeriksaan laboratorium dan kwitansi pembayaran
Tidak lengkap
Crosscek kelengkapan permohonan laboratorium
Paramedis mengembalikan formulir permohonan laboratorium kepada dokter pemberi formulir
Lengkap
Petugas laboratorium mencocokkan identitas pasien
Petugas laboratorium melakukan crosscek identitas pasien dengan kartu tanda berobat
Petugas mengambil spesiemen sesuai permintaan
Tidak sesuai
Petugas meminta pasien yang tertulis di formulir yang melakukan pemeriksaan
Sesuai
Petugas memeriksa kondisi / kalibrasi alat
Pemeriksaan spesimen
Pencatatan / print out hasil pemeriksaan
KIE kepada pasien mengenai pentingnya konsultasi ke dokter
Penyerahan hasil pemeriksaan ke pasien
Langkah 6 : Evaluasi dari solusi yang kita desain untuk pemecahan masalah N O
1
2
3
PROSES/LANGKA H
APA YANG MUNGKIN GAGAL
PENYEBAB KEGAGALAN
EFEK KEGAGALAN TERHADAP PASIEN Pasien tidak mendapatkan penjelasan dari dokter
SV
KIE mengenai pentingnya konsultasi dengan dokter dan supaya data hasil pemeriksaan laboratorium dapat tercatat di rekam medis Adanya cross cek oleh paramedis mengenai kelengkapan data di blanko permintaan pemeriksaan laboratorium
Pemahaman dari pasien menganai KIE yang diberikan oleh petugas
Kemampuan petugas dalam memberikan KIE kurang
4
Proses cross cek tidak rutin dilakukan
Kurangnya jumlah petugas atau adanya tugas luar dari instansi sehingga jumlah petugas berkurang
Pasien menunggu proses konfirmasi data
5
Adanya mekanisme pencocokan identitas pasien dengan kartu tanda berobat sebelum dilakukan pengambilan sampel pemeriksaan
Proses pencocokan tidak dilakukan dengan detail
Keterbatasan waktu petugas
Salah identitas dan salah jenis pemeriksaan laboatorium yang diinginkan
7
OC C 4
DT 3
RPN
KETERANGAN
48
Terjadi penurunan nilai RPN
4
2
40 Terjadi penurunan nilai RPN
2
2
28 Terjadi penurunan nilai RPN
4
Peningkatan ketrampilan dan update petugas mengenai teknik teknik pengambilan sampel darah vena
Tidak semua petugas menerima diklat yang optimal
Keterbatasan dana dan SDM pengganti saat proses diklat
Proses penyuntikan untuk pengambilan sampel darah vena dapat diulang beberapa kali
