LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK WIPA YOGYAKARTA PERIODE 1 – 30 30 APRIL 2016
DISUSUN OLEH:
Rizka Maretiana Ramadhani Nasrullah Khomsiyah Sismiati Damas Dwihan Saputra
1507062019 1507062035 1507062056 1507062084
PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER FAKULTAS FARMASI UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN YOGYAKARTA 2016
LEMBAR PENGESAHAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK WIPA YOGYAKARTA PERIODE 1-30 APRIL 2016
Disetujui Oleh:
Pembimbing Akademik
Preceptor
Ichwan Ridwan Rais, M.Sc., Apt
Dra. Endang Sutantiningsih, Apt
Mengetahui,
Ketua Program Studi Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Ahmad Dahlan
ii
Moch. Saiful Bachri, M.Si., Ph.D., Apt
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirobbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ”Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek WIPA Yogyakarta periode 1-30 April 2016”. 2016 ”. Kegiatan praktek kerja ini dilakukan oleh mahasiswa Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Ahmad Dahlan sebagai syarat untuk mendapatkan gelar Apoteker..Pelaksanaan PKPA ini dilaksanakan untuk memberi bekal calon Apoteker agar dapat mengelola Apotek, mendidik serta melatih calon apoteker agar lebih kompeten dan mampu bersaing di dunia kerja nantinya. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa pelaksanaan PKPA maupun penyelesaian penyusunan laporan ini tidak lepas dari bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan mengucapkan terima kasih banyak kepada : 1. Dr. Dyah Aryani Perwitasari, P.hD., Apt., selaku Dekan Fakultas Farmasi Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta. 2. Moch.Saiful Bachri, M.Si., Ph.D.,Apt., selaku Ketua Program Studi Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta. 3. Ichwan Ridwan Rais, M.Sc., Apt selaku Dosen Pembimbing Akademik Praktek Kerja Profesi Apoteker. 4. Dra. Endang Sutantiningsih, Apt., selaku Apoteker Pengelola Apotek WIPA Yogyakarta yang telah memberikan izin, bimbingan, pengetahuan, wawasan, petunjuk, saran sar an dan nasehat nase hat serta arahan selama melaksanakan PKPA di apotek WIPA Yogyakarta.
iii
5. Segenap Asisten Apoteker dan karyawan Apotek WIPA yang banyak membantu dan membimbing selama pelaksanaan PKPA. 6. Segenap pihak yang telah banyak mendukung dan membantu penulis dalam melaksanakan PKPA di Apotek WIPA Yogyakarta yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan. Penulis menyadari bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran dari berbagai pihak sangat penulis harapkan demi perbaikan di masa mendatang.
Yogyakarta, 2 Mei 2016
Penulis
iv
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................. ii KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii DAFTAR ISI ........................................................................................................... v DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii DAFTAR TABEL ................................................................................................ viii BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1 A. Latar Belakang ............................................................................................. 1 B. Tujuan PKPA ............................................................................................... 2 C. Manfaat PKPA ............................................................................................. 3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................. 4 A. Pengertian Apotek ........................................................................................ 4 B. Tugas dan Fungsi Apotek ............................................................................ 4 C. Ketentuan Umum dan Peraturan Perundang-Undangan Tentang Apotek ... 5 D. Persyaratan Apotek .................................................................................... 11 E.
Persyaratan APA ........................................................................................ 12
F.
Tugas Dan Tanggung Jawab APA ............................................................. 14
G. Studi Kelayakan Pendirian Apotek ............................................................ 16 H. Tata Cara Pendirian Apotek ....................................................................... 19 I.
Pengelolaan Apotek ................................................................................... 26
J.
Perpajakan .................................................................................................. 41
K. Pelayananan KIE dan Pharmaceutical Care.............................................. 45 L.
Evaluasi Apotek ......................................................................................... 46
BAB III TINJAUAN APOTEK WIPA ................................................................. 48 A. Sejarah Apotek ........................................................................................... 48 B. Struktur Organisasi Apotek ........................................................................ 49 C. Pengelolaan Apotek ................................................................................... 52 BAB IV PEMBAHASAN..................................................................................... 98 A. Pengelolaan Apotek ................................................................................... 98 B. Perpajakan ................................................................................................ 111 C. Pelayanan KIE dan Pharmaceutical Care ................................................. 113 v
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN.............................................................. 115 A. Kesimpulan .............................................................................................. 115 B. Saran......................................................................................................... 116 DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 117
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Skema Pemberian Izin Pendirian Apotek............................................ 24 Gambar 2. Struktur organisasi Apotek WIPA ...................................................... 50 Gambar 3. Alur Pelayanan Obat dengan Resep di Apotek WIPA ........................ 61 Gambar 4. Contoh Pencatatan Transaksi Penjualan OWA ................................... 71 Gambar 5. Nota Apotek WIPA ............................................................................. 74 Gambar 6. Kwitansi Apotek WIPA ...................................................................... 75 Gambar 7. Faktur Apotek WIPA .......................................................................... 75 Gambar 8. Etiket Biru, Etiket Putih, Etiket Peringatan ........................................ 76 Gambar 9. Blanko Surat Pesanan untuk obat Narkotika ....................................... 77 Gambar 10. Blanko Surat Pesanan untuk obat Psikotropik .................................. 78 Gambar 11. Surat Pesanan (SP) obat di Apotek WIPA ........................................ 79 Gambar 12. Blanko Salinan Resep Apotek WIPA ............................................... 80
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Catatan Penjualan Obat Bebas Apotek WIPA ........................................ 64 Tabel 2. Catatan Penerimaan Barang Apotek WIPA ............................................ 64 Tabel 3. Buku Pelunasan WIPA ........................................................................... 65 Tabel 4. Catatan Hutang Apotek WIPA................................................................ 66 Tabel 5. Catatan Rekap Pembelian Apotek WIPA ............................................... 67 Tabel 6. Catatan Surat Pesanan Apotek WIPA ..................................................... 67 Tabel 7. Buku Catatan Jatuh Tempo ..................................................................... 68 Tabel 8. Buku Catatan Expired Date .................................................................... 68 Tabel 9. Buku Penerimaan Resep WIPA .............................................................. 68 Tabel 10. Catatan Psikotropik Apotek WIPA ....................................................... 69 Tabel 11. Catatan Obat Generik Apotek WIPA .................................................... 70 Tabel 12. Catatan Statistik Obat Generik Berlogo Apotek WIPA ........................ 70 Tabel 13. Catatan OWA Apotek WIPA ................................................................ 71 Tabel 14. Catatan Rekap Koreksi HV Apotek WIPA ........................................... 72 Tabel 15. Kartu Stok Gudang Apotek WIPA........................................................ 72 Tabel 16. Kartu Steling Apotek WIPA ................................................................. 73 Tabel 17. Blanko Register Narkotik/Psikotropik .................................................. 84
viii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kesehatan merupakan salah satu kesejahteraan hidup masyarakat yang harus diwujudkan melalui upaya pembangunan kesehatan yang berkesinambungan. Upaya pembangunan kesehatan harus terarah guna tercapainya kesadaran hidup sehat bagi setiap individu manusia agar terwujudnya derajat kesehatan masyarakat yang optimal. Berdasarkan hal itu, perlu dilakukan suatu upaya peningkatan kualitas tenaga kesehatan, adanya pelayanan kesehatan yang terorganisasi dengan baik dan ditunjang dengan sarana kesehatan yang memadahi. Pelayanan kefarmasian merupakan salah satu sistem pelayanan kesehatan yang menjamin tersedianya pelayanan kesehatan yang bermutu. Berdasarkan Permenkes No.1332/Menkes/SK/X/2002, Apoteker merupakan satu-satunya profesi yang memiliki wewenang untuk mengatur, mengawasi, dan melaksanakan segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan kefarmasian, serta tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek dan dalam Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1027/ Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Sebagaimana yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian dan Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No.889/Menkes/ Per/V/2011 tentang Registrasi Izin Praktik dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian, kegiatan praktek kefarmasian yang dapat dilakukan oleh seorang Apoteker meliputi pembuatan termasuk
pengendalian
mutu
sediaan
farmasi,
pengamanan,
pengadaan,
penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional. Salah satu bentuk pekerjaan kefarmasian yang dilakukan oleh seorang apoteker adalah pelayanan obat dengan segala informasi yang diberikan di apotek. Apotek termasuk salah satu sarana kesehatan masyarakat. Apotek dalam
1
menjalankan fungsinya bersifat dwi fungsi, yaitu fungsi ekonomi dan fungsi sosial. Fungsi ekonomi adalah agar apotek dapat memperoleh laba untuk menjaga kelangsungan usaha, sedangkan fungsi sosial adalah untuk pemerataan distribusi obat dan sebagai salah salah satu tempat pelayanan informasi obat kepada masyarakat. Pengelolaan sebuah apotek dilakukan oleh sorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang tidak hanya mampu dari segi teknis kefarmasian tapi juga harus mampu menguasai aspek manajemen dalam apotek. Praktek Kerja Profesi Apoteker di apotek diharapkan dapat membantu calon apoteker untuk memperoleh gambaran nyata mengenai aspek legalitas dan organisasi, aspek pelayanan kefarmasian di apotek, aspek bisnis, dan aspek pengelolaan sumber daya. Berbagai kegiatan yang dilakukan selama menjalani PKPA baik dalam pelayanan langsung kepada pasien maupun pengelolaan administrasi yang dilakukan secara manual dan komputerisasi sangat membantu calon apoteker untuk melihat gambaran nyata tentang peran, fungsi, dan tanggung jawab menjadi apoteker yang sesungguhnya sehingga adanya PKPA ini dapat semakin memantapkan calon apoteker yang siap menjalankan tugasnya secara professional baik dalam pelayanan ataupun manajerial di apotek
B. Tujuan PKPA
Praktek Kerja Profesi Apoteker di apotek WIPA bertujuan untuk : 1. Mempersiapkan mahasiswa agar menjadi apoteker yang bertindak sesuai kode etik profesi, peraturan perundang-undangan serta sesuai ketetapan standar profesi. 2. Meningkatkan pemahaman bagi calon apoteker tentang tugas, tanggung jawab, fungsi, dan peranan seorang apoteker di apotek dengan terlibat secara langsung dalam kegiatan pengelolan apotek dan pekerjaan kefarmasian sehingga diperoleh bekal tentang kemampuan profesional, manajerial dan keterampilan dalam berbisnis ketika mengelola apotek.
2
3. Mampu melakukan pembuatan temasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan dan pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter dan pelayanan informasi obat di apotek. 4. Meningkatkan pengetahuan faktual dan gambaran nyata tentang persyaratan dan tata cara pendirian apotek. 5. Memberi wawasan, pengetahuan, pengalaman, dan keterampilan mengenai kegiatan farmasi di apotek serta gambaran mengenai organisasi, struktur, dan aspek-aspek lainnya dalam pengelolaan apotek. 6. Mahasiswa calon apoteker memperoleh gambaran secara nyata tentang problematika apotek, strategi pemecahan, serta pengembangan apotek di lingkungan apotek tempat PKPA.
C. Manfaat PKPA
Praktek Kerja Profesi Apoteker di apotek WIPA memberikan beberapa manfaat, antara lain adalah sebagai berikut : 1. Menjadi gambaran nyata bagi calon apoteker tentang kondisi apotek yang sebenarnya. 2. Menjadi sarana pembelajaran bagi calon apoteker untuk meningkatkan komunikasi serta kemampuan manajerial dalam mengelola apotek. 3. Dapat mencetak farmasis yang profesional di bidang kerja apotek sesuai dengan kode etik, undang-undang yang berlaku, dan kompetensi farmasi. 4. Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dan kemandirian profesi dalam pelayanan kesehatan sebagai aplikasi dari ilmu yang diperoleh. 5. Memberikan rasa percaya diri bagi calon apoteker untuk menjadi apoteker yang profesional di masa yang akan datang, serta melatih calon apoteker untuk bersosialisasi dengan dokter, teman sejawat, maupun pasien. 6. Dapat menerapkan keilmuan yang telah didapatkannya dari perkuliahan dan diterapkan di lapangan untuk melatih cara berpikir solutif bagi problem problem aktual yang terdapat di apotek.
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Apotek
Definisi apotek menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
1332/MENKES/SK/X/2002
yaitu
sebagai
suatu
tempat
tertentu
dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian Pasal 1, yang dimaksud dengan apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker. Menurut PP No 51 tahun 2009, pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional. Sediaan farmasi yang dimaksud adalah obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetika. Dalam pengelolaannya, apotek harus dikelola oleh apoteker, yang telah mengucapkan sumpah jabatan dan telah memperoleh Surat Izin Apotek (SIA) dari Dinas Kesehatan setempat. Pelayanan kefarmasian yang dilakukan oleh apoteker meliputi pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan kualitas kehidupan pasien.
B. Tugas dan Fungsi Apotek
Tugas dan fungsi apotek diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980 pasal 2. Apotek mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut: 1. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan.
4
2. Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat. 3. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.
C. Ketentuan Umum dan Peraturan Perundang-Undangan Tentang Apotek
Beberapa ketentuan umum dan peraturan perundang-undangan apotek yaitu Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian
dan
Keputusan
Menteri
Kesehatan
RI
No.
1027/MENKES/SKIX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, keduanya berisi peraturan terbaru tentang apotek dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian a. Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan
farmasi,
pengamanan,
pengadaan,
penyimpanan
dan
pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. b. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetika. c. Tenaga
kefarmasian
adalah
tenaga
yang
melakukan
pekerjaan
kefarmasian yang terdiri atas apoteker dan tenaga teknis kefarmasian. d. Pelayanan kefarmasian adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. e. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker. f. Tenaga teknis kefarmasian adalah tenaga yang membantu apoteker dalam menjalani pekerjaan kefarmasian yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli
5
Madya Farmasi, Analis Farmasi, dan Tenaga Menengah Farmasi/Asisten Apoteker. g. Fasilitas
kesehatan
adalah
sarana
yang
digunakan
untuk
menyelenggarakan pelayanan kesehatan. h. Fasilitas kefarmasian adalah sarana yang digunakan untuk melakukan pekerjaan kefarmasian. i.
Fasilitas produksi sediaan farmasi adalah sarana yang digunakan untuk memproduksi obat, bahan baku obat, obat tradisional, dan kosmetika.
j.
Fasilitas distribusi atau penyaluran sediaan farmasi adalah sarana yang digunakan untuk mendistribusikan atau menyalurkan sediaan farmasi yaitu Pedagang Besar Farmasi dan Instalasi Sediaan Farmasi.
k. Fasilitas pelayanan kefarmasian adalah sarana yang digunakan untuk menyelenggarakan pelayanan kefarmasian yaitu apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, klinik, toko obat, atau praktek bersama. l.
Pedagang Besar Farmasi adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundangundangan.
m. Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker. n. Toko obat adalah sarana yang memiliki izin untuk menyimpan obat-obat bebas dan obat-obat bebas terbatas untuk dijual secara eceran. o. Standar Profesi adalah pedoman untuk menjalankan praktek profesi kefarmasian secara baik. p. Standar Prosedur Operasional adalah prosedur tertulis berupa petunjuk operasional tentang pekerjaan kefarmasian. q. Standar kefarmasian adalah pedoman untuk melakukan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas produksi, distribusi atau penyaluran, dan pelayanan kefarmasian. r. Asosiasi adalah perhimpunan dari perguruan tinggi farmasi yang ada di Indonesia.
6
s. Organisasi Profesi adalah organisasi tempat berhimpun para apoteker di Indonesia. t.
Surat Tanda Registrasi Apoteker selanjutnya di singkat STRA adalah bukti tertulis yang diberikan oleh Menteri Kesehatan kepada Apoteker yang telah diregistrasi.
u. Surat Tanda Registrasi Tenaga Teknis Kefarmasian yang selanjutnya disingkat STRTTK adalah bukti tertulis yang diberikan oleh Menteri Kesehatan kepada tenaga teknis kefarmasian yang telah diregistrasi. v. Surat Izin Praktek Apoteker selanjutnya disingkat SIPA adalah surat izin yang diberikan kepada Apoteker untuk dapat melaksanakan pekerjaan kefarmasian pada Apotek atau Instalasi Farmasi Rumah Sakit. w. Surat Izin Kerja selanjutnya di singkat SIK adalah surat izin yang diberikan kepada Apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian untuk dapat melaksanakan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas produksi dan fasilitas distribusi atau penyaluran. x. Rahasia Kedokteran adalah sesuatu yang berkaitan dengan praktek kedokteran yang tidak boleh diketahui secara umum sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. y. Rahasia Kefarmasian adalah pekerjaan kefarmasian yang menyangkut proses produksi, proses penyaluran, dan proses pelayanan dari sediaan farmasi yang tidak boleh diketahui oleh umum sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. z. Menteri adalah menteri yang tugas dan tanggung jawabnya di bidang kesehatan 2. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek a. Apotek adalah tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. b. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus pendidikan profesi dan telah mengucapkan sumpah berdasarkan peraturan perundangan yang
7
berlaku dan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia sebagai apoteker. c. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetika. d. Perbekalan kesehatan adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan. e. Alat kesehatan adalah bahan, instrumen aparatus, mesin, implan yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit, serta memulihkan kesehatan pada manusia dan atau untuk membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh. f. Resep adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan, kepada apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. g. Perlengkapan apotek adalah semua peralatan yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan pelayanan kefarmasian di apotek. h. Pelayanan kefarmasian ( Pharmaceutical Care) adalah bentuk pelayanan dan tanggung jawab langsung profesi apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. i. Medication record adalah catatan pengobatan setiap pasien. j. Medication error adalah kejadian yang merugikan pasien akibat pemakaian obat selama dalam penanganan tenaga kesehatan, yang sebetulnya dapat dicegah. k. Konseling adalah suatu proses komunikasi dua arah yang sistematik antara apoteker dan pasien untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang berkaitan dengan obat dan pengobatan. l.
Pelayanan residensial ( Home Care) adalah pelayanan apoteker sebagai care giver dalam pelayanan kefarmasiaan di rumah-rumah khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan terapi kronis lainnya
8
Peraturan-peraturan yang mengatur tentang apotek meliputi : 1. Undang-Undang Republik Indonesia No. 5 tahun 1997 tentang Psikotropika. 2. Undang-Undang Republik Indonesia No. 35 tahun 2009 tentang Narkotika. 3. Undang-Undang Republik Indonesia No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan. 4. Peraturan Pemerintah No. 26 tahun 1965 tentang Apotek. 5. Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah No. 26 tahun 1965 tentang Apotek. 6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 32 tahun 1996 tentang Tenaga Kesehatan. 7. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 72 tahun 1998 tentang Pengamanan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan. 8. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. 9. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 28/MENKES/PER/I/1978 tentang Penyimpanan Narkotika. 10. Peraturan
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia
No.
26/MENKES/PER/I/1981 tentang Pengolahan dan Perizinan Apotek. 11. Peraturan Menteri Kesehatan No. 919/MENKES/PER/1993 tentang Kriteria Obat yang Dapat Diserahkan Tanpa Resep Dokter. 12. Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. 13. Peraturan Menteri Kesehatan No. 924/MENKES/PER/X/1993 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 2 14. Peraturan Menteri Kesehatan No. 925/MENKES/PER/X/1993 tentang Daftar Perubahan Golongan Obat No. 1 15. Peraturan Menteri Kesehatan No. 688/MENKES/PER/VII/1997 tentang Peredaran Psikotropika. 16. Peraturan Menteri Kesehatan No. 1176/MENKES/SK/X/1999 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 3.
9
17. Peraturan
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia
No.
889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktek, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. 18. Keputusan
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia
No.
278/MENKES/SK/V/1981 tentang Persyaratan Apotek. 19. Keputusan Menteri Kesehatan No. 347/MENKES/SK/VII/1990/tentang Obat Wajib Apotek (Obat Wajib Apotek No. 1). 20. Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 922/MENKES/SK/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. 21. Keputusan
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia
No.
1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. 22. Surat Edaran Direktur Jenderal Pengawasan Obat dan Makanan Departemen Kesehatan RI No. 336/E/SE/77 tanggal 24 September 1973 tentang Salinan Resep Narkotika. Selain peraturan-peraturan di atas apoteker juga harus memperhatikan kode etik profesi apoteker terkait bidang farmasi perapotekan. Kode Etik Apoteker belum termuat dalam perundang-undangan sehingga segala sesuatu tentang profesi ditangani oleh Ikatan Apoteker Indonesia (IAI) dan termuat dalam keputusan Kongres ISFI XVIII No. 006/KONGRES/XVIII/ISFI/2009. Pada Kode Etik Apoteker, disebutkan bahwa seorang apoteker dalam pengabdian profesinya memiliki empat kewajiban, yaitu: 1. Kewajiban umum. 2. Kewajiban apoteker terhadap penderita. 3. Kewajiban apoteker terhadap teman sejawat. 4. Kewajiban farmasis/apoteker terhadap teman sejawat petugas kesehatan lainnya
10
Seorang apoteker dalam menjalankan tugas dan kewajibannya senantiasa dilandasi oleh nilai kemanusiaan serta berpegang teguh pada Kode Etik Apoteker yang selaras dengan sumpah/janji apoteker yang diikrarkan.
D. Persyaratan Apotek
Persyaratan Apotek diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 278/MENKES/SK/V/1981 tentang Persyaratan Apotek yang meliputi: 1. Memiliki ventilasi dan sistem sanitasi yang baik serta memenuhi persyaratan higienis lainnya. 2. Memiliki penerangan yang cukup untuk menjamin pelaksanaan tugas dan fungsi apotek dengan baik. 3. Memiliki sumber air yang memenuhi syarat kesehatan sesuai ketentuan yang berlaku. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek mengenai sarana dan prasarana apotek harus memiliki: 1. Ruang tunggu yang nyaman bagi pasien. 2. Tempat untuk mendisplay informasi bagi pasien, termasuk penempatan brosur/materi informasi. 3. Ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang dilengkapi dengan meja dan kursi serta lemari untuk menyimpan catatan swamedikasi pasien. 4. Ruang racikan. 5. Keranjang sampah yang tersedia untuk staf maupun pasien. Sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/Menkes/Per/X/1993 pasal 6 tentang ketentuan dan tata cara pemberian izin apotek menjelaskan persyaratan apotek yaitu : 1. Untuk mendapatkan izin apotek, apoteker penanggungjawab atau apoteker yang bekerjasama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan
11
harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan lainnya yang merupakan milik sendiri atau pihak lain. 2. Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. 3. Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi E. Persyaratan APA
Menurut Permenkes No. 922/Menkes/Per/X/1993 pasal 5 untuk menjadi Apoteker Pengelola Apotek (APA) harus memenuhi persyaratan yang telah diatur dalam sebagai berikut : 1. Ijazahnya telah terdaftar pada Departemen Kesehatan. 2. Telah mengucapkan Sumpah/Janji sebagai Apoteker. 3. Memiliki Surat Izin dari Menteri. 4. Memenuhi syarat-syarat kesehatan fisik dan mental untuk melaksanakan tugasnya sebagai Apoteker. 5. Tidak bekerja di suatu perusahaan farmasi dan tidak menjadi Apoteker Pengelola Apotek di apotek lain. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 tahun 2009 tentang pekerjaan kefarmasian pasal 39, 40, 52, 54, 55 : Pasal 39
1. Setiap Tenaga Kefarmasian yang melakukan Pekerjaan Kefarmasian di Indonesia wajib memiliki Surat Tanda Registrasi 2. Surat Tanda Registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat 1 diperuntukkan bagi: a. Apoteker berupa STRA, dan b. Tenaga Teknis Kefarmasian berupa STRTTK Pasal 40
1. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuh persyaratan : a. Memiliki ijazah apoteker b. Memiliki sertifikat kompetensi profesi
12
c. Memiliki surat pernyataan telah mengucapkan sumpah/janji apoteker d. Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang memiliki surat izin praktek, dan e. Membuat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi 2. STRA dikeluarkan oleh menteri Pasal 52
1. Setiap Tenaga Kefarmasian yang melaksanakan Pekerjaan Kefarmasian di Indonesia wajib memiliki surat izin sesuai tempat Tenaga Kefarnasian bekerja. 2. Surat izin sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dapat berupa: a. SIPA bagi apoteker yang melakukan Pekerjaan Kefarmasian di apotek, puskesmas atau instalasi farmasi rumah sakit. b. SIPA bagi apoteker yang melakukan Pekerjaan Kefarmasian sebagai Apoteker pendamping c. SIK bagi apoteker yang melakukan Pekerjaan Kefarmasian di fasilitas kefarmasian diluar apotek dan instalasi farmasi rumah sakit, atau d. SIK bagi tenaga teknis kefarmasian yang melakukan Pekerjaan Kefarmasian pada fasilitas kefarmasian Pasal 54
1. Apoteker sebagaimana dimaksud dalam pasal 52 ayat 2 huruf a hanya dapat melaksanakan praktik di satu apotek/puskesmas/instalasi farmasi rumah sakit 2. Apoteker pendamping sebagaimana dimaksud dalam pasal 52 ayat 2 huruf b hanya dapat melaksanakan praktik paling banyak di 3 (tiga) apotek, atau puskesmas atau instalasi farmasi rumah sakit Pasal 55
1. Untuk mendapatkan surat izin sebagaimana dimaksud dalam pasal 52 Tenaga Kefarmasian harus memiliki : a. STRA, STRA Khusus atau STRTTK yang masih berlaku;
13
b. Tempat atau ada tempat untuk melakukan Pekerjaan Kefarmasian atau fasilitas kefarmasian atau Fasilitas Kesehatan yang memiliki izin dan c. Rekomendasi dari organisasi profesi setempat 2. Surat izin sebagaimana dimaksud pada ayat 1 batal demi hukum apabila Pekerjaan Kefarmasian dilakukan pada tempat yang tidak sesuai dengan yang tercantum dalam surat izin. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MenKes/SK/X/2002 pasal 19 mengatur tentang pengalihan tanggung jawab pengelolaan apotek, antara lain : 1. Apabila APA berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, APA harus menunjuk Apoteker Pendamping. 2. Apabila APA dan Apoteker Pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan melakukan tugasnya, APA menunjuk Apoteker Pengganti. 3. Penunjukan dimaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) harus dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten atau Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat. 4. Apoteker Pendamping dan Apoteker Pengganti wajib memenuhi persyaratan seperti dimaksud dalam pasal 5. 5. Apabila APA berhalangan melakukan tugasnya lebih dari dua tahun secara terus-menerus, Surat Ijin Apotek atas nama Apoteker bersangkutan dicabut
F. Tugas Dan Tanggung Jawab APA
Adapun tugas dan tanggung jawab dari Apoteker Pengelola Apotek menurut Anief (2005) yaitu: 1. Bidang pengabdian profesi a. Melakukan penelitian seperlunya terhadap semua obat dan bahan obat secara kualitatif/kuantitatif yang dibeli. b. Mengadakan pengontrolan terhadap bagian pembuatan. c. Mengadakan pengontrolan serta pengecekan terhadap pelayanan atas resep yang telah dibuat dan diserahkan kepada pasien. d. Menyelenggarakan sterilisasi jika diperlukan.
14
e. Menyelenggarakan informasi tentang obat pada pasien, dokter, dan sebagainya. f.
Menyelenggarakan komunikasi dengan mengusahakan segala sesuatu agar dapat melancarkan hubungan keluar antara lain dengan dokter, mengenai survei pasar, promosi dan publisitas, dan sebagainya.
2. Bidang administrasi a. Memimpin, mengatur, dan mengawasi pekerjaan tata usaha, keuangan, perdagangan, dan statistik. b. Membuat laporan-laporan. c. Menyelenggarakan surat-menyurat. d. Mengadakan
pengawasan
penggunaan
dan
pemeliharaan
aktiva
perusahaan. 3. Bidang Komersil a. Merencanakan dan mengatur kebutuhan barang yaitu obat, alat kesehatan, dan sebagainya untuk satu periode tertentu sesuai dengan peraturan yang berlaku. b. Mengatur dan mengawasi penjualan dalam bentuk resep maupun penjualan bebas, langganan, dan sebagainya. c. Menentukan kalkulasi harga dan kebijakan harga. d. Memupuk hubungan baik dengan pelanggan. e. Mencari langganan baru. f.
Menentukan kepada siapa dapat diberi kredit atas pembelian obat.
g. Mengadakan efisiensi dalam berbagai bidang. 4. Tanggung jawab dan wewenang a. Bertanggung jawab mengenai segala aktivitas perusahaan kepada pemilik sarana dan ke luar, dibidang farmasi kepada Departemen Kesehatan RI. b. Memimpin, mengelola sejumlah orang dalam melakukan pengabdian profesi kefarmasian. c. Menambah, memberhentikan, dan mutasi pegawai serta pemberian dan kenaikan gaji
15
G. Studi Kelayakan Pendirian Apotek
Sebelum memulai mendirikan apotek, sangat perlu dilakukan perencanaan. Salah satunya yaitu melakukan studi kelayakan apotek. Studi kelayakan adalah studi atau penelitian yang menyangkut berbagai aspek yang digunakan untuk mengambil keputusan apakah suatu proyek atau bisnis tersebut, dalam hal ini apotek, layak dikerjakan, ditunda ataupun tidak layak dilakukan. Dalam studi kelayakan perlu dilakukan perhitungan yang matang sehingga apotek yang akan didirikan nanti tidak mengalami kerugian. Laporan tertulis yang menyatakan bahwa suatu rencana bisnis layak direalisasikan merupakan hasil dari studi kelayakan bisnis (Hartini dan Sulasmono, 2006). Studi kelayakan ini kemudian dipresentasikan oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) di hadapan wakil Gabungan Pengusaha Farmasi (GPF), Organisasi Profesi (Ikatan Apoteker Indonesia, IAI), dan wakil pemerintah (petugas dari Dinas Kesehatan). Pertimbangan yang menjadikan studi kelayakan bersifat realistis antara lain: 1. Kepadatan penduduk, yaitu tingkat kepadatan penduduk daerah sekitar lokasi apotek. Semakin padat penduduk maka kebutuhan sarana pelayanan kesehatan semakin besar. 2. Pelayanan kesehatan, dengan melihat jumlah sarana pelayanan kesehatan dan tingkat kepadatan penduduk, dapat diperkirakan seberapa banyak masyarakat yang belum terlayani. 3. Tingkat kehidupan, taraf kehidupan masyarakat menjadi salah satu pertimbangan, karena semakin tinggi taraf hidup biasanya masyarakat semakin memperhatikan kesehatan. Sehingga perlu sarana pelayanan kesehatan yang memadai salah satunya adalah apotek. 4. Untuk mematangkan perencanaan, dalam melakukan pertimbangan dapat dianalisa dengan menggunakan analisa SWOT ( strength, weakness, opportunity and threat) (Hartini dan Sulasmono, 2006). Studi kelayakan apotek meliputi beberapa aspek yaitu lokasi, permodalan, analisa pasar, analisa keuangan, serta aspek teknis.
16
1. Aspek Lokasi Berkaitan dengan lokasi apotek, hal yang perlu diperhatikan adalah kepadatan dan jumlah penduduk, keadaan sosial ekonomi dan tingkat pendidikan masyarakat setempat, jumlah apotek yang ada pada lokasi yang sama, jarak dengan apotek lain, fasilitas kesehatan yang ada di sekitar lokasi apotek, misalnya: Puskesmas, Rumah Sakit, dokter praktek, dan lain-lain. 2. Aspek Permodalan Berkaitan dengan besarnya modal yang akan ditanamkan serta berapa lama investasi atau modal yang ditanamkan tersebut akan kembali. 3. Analisa Pasar Analisa pasar berkaitan dengan perkiraan jumlah resep yang dapat diserap dari masing-masing dokter, Poliklinik, atau Rumah Sakit di sekitar apotek, harga obat tiap resep dan keadaan penduduk sekitar lokasi yang meliputi jumlah penduduk, tingkat pendidikan penduduk, tingkat sosial ekonomi, dan perilaku penduduk dalam menggunakan obat. 4. Analisa Keuangan Untuk meyakinkan bahwa semua sumber daya dan keahlian dapat digunakan untuk mendirikan sebuah apotek perlu dilakukan studi kelayakan. Selain memuat beberapa persyaratan pendirian apotek yang telah dipenuhi, hal terpenting dari studi kelayakan adalah prospek pemasaran yang digambarkan dengan melakukan perencanaan dan evaluasi perkiraan biaya yang akan dikeluarkan tiap bulannya (RAPB atau Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja) yang di dalamnya mencakup biaya rutin perbulan dan pertahun, proyeksi pendapatan, pengeluaran rutin, perkiraan laba-rugi, perhitungan Pay Back Periode (PBP), Return On Investment (ROI), dan Break Even Point (BEP). a. Break Even Point (BEP) Merupakan suatu teknik analisa yang menunjukkan suatu keadaan usaha tidak mengalami keuntungan ataupun kerugian. Untuk mempertahankan kontinuitas usaha, apotek harus menjaga tingkat keseimbangan antara hasil penjualan (total revenue) atau laba yang
17
diperoleh dengan biaya total. Analisa pendekatan yang digunakan adalah metode Break Even Analysis. Fungsi analisa tersebut antara lain: 1) Sebagai alat pertimbangan dalam menentukan harga jual. 2) Sebagai alat pertimbangan dalam mengambil keputusan. 3) Digunakan untuk perencanaan laba ( profit planning ). 4) Sebagai alat pengendalian (controlling ). Rumus BEP :
BEP
1
1
VC
xFC
TR
BEP :
Break Event Point
FC
:
Fixed Cost (biaya tetap/BOP)
VC
:
Variable Cost (biaya variabel/HPP)
TR
:
Total Revenue (pendapatan total/Omset)
⁄
⁄
b. Return On Investment (ROI) Untuk melihat apakah modal yang ditanam di apotek lebih menguntungkan daripada investasi di bank maka dapat digunakan ROI ( Return on Investment ). ROI merupakan analisa hasil usaha. Rumus Return On Investment (ROI) :
= () × 100% Nilai ROI yang baik adalah lebih besar daripada jasa pinjaman rata-rata.
Besarnya
ROI
yang
diperoleh
merupakan
tingkat
pengembangan usaha suatu perusahaan (Anief, 2005). c. Pay Back Period (PBP) Pay Back Period digunakan untuk menghitung berapa lama modal yang kita keluarkan akan kembali (balik modal). Rumus Pay Back Period (Anief, 2005).
18
=
ℎ
Semakin kecil waktu balik modal, maka semakin prospektif pendirian
apotek,
hal
ini
menandakan
semakin
besar
tingkat
pengembalian modal dan keuntungan bersih rata-rata juga besar (Anief, 2005). d. Aspek Teknis Aspek ini berkaitan dengan apotek merupakan tanggung jawab APA yang dalam pengelolaan sehari-hari dibantu oleh Asisten Apoteker. Strategi pengembangan apotek dapat dilakukan dengan cara seperti tersedianya ruang praktek dokter, baik dokter umum maupun dokter spesialis, dan laboratorium. Apotek dapat melakukan hubungan kerja sama dengan kantor, instansi, supermarket, atau perusahaan yang ada di kota setempat.
H. Tata Cara Pendirian Apotek
Syarat-syarat yang harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum pendirian apotek, yaitu : 1. HO ( Hinder Ordonantie)/Surat Keterangan Izin Tempat Usaha dari Biro Perekonomian di Pemerintah Daerah Kabupaten. 2. SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) dari Departemen Perdagangan dan Perindustrian. 3. NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) yang diajukan pemilik sarana ke kantor pajak. 4. SIA untuk apotek dan Apoteker. 5. Persyaratan fisik : bangunan (termasuk IMB dan status tanah), etalase dan furniture, alat meracik obat dan buku-buku standar. Secara teknis, lantai, ventilasi, serta sanitasi harus memenuhi persyaratan higienis dan penerangan yang cukup. Bangunan setidaknya terdiri dari ruang tunggu, ruang peracikan, gudang dan tempat pencucian.
19
6. Perbekalan farmasi terutama obat, sekurang-kurangnya 80% Obat Generik sesuai dengan Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) dari rumah sakit tipe C. 7. Perlengkapan Perlengkapan yang dimiliki apotek antara lain : a. Alat pembuatan, pengolahan, dan peracikan terdiri dari : 1) Timbangan miligram dengan anak timbangan yang sudah ditara minimal 1 set. 2) Timbangan gram dengan anak timbangan yang sudah ditara minimal 1 set. 3) Perlengkapan lain disesuaikan dengan kebutuhan. b. Perlengkapan dan alat perbekalan farmasi terdiri dari: 1) Lemari dan rak untuk penyimpanan obat dengan jumlah sesuai kebutuhan. 2) Lemari pendingin. 3) Lemari untuk penyimpanan narkotika dan psikotropika ada dengan jumlah sesuai kebutuhan. Berdasarkan Permenkes No.28/Menkes/Per/1978 Bab II pasal 5 ayat 2 tentang penyimpanan narkotika, disebutkan bahwa tempat khusus untuk penyimpanan narkotika harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1) Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat. 2) Harus mempunyai kunci yang kuat. 3) Dibagi dua masing-masing dengan kunci yang berlainan, bagian pertama digunakan untuk penyimpanan morfin, petidin dan garamgaramnya serta penyediaan narkotika, bagian kedua dipergunakan untuk menyimpan narkotika lainnya yang dipakai sehari-hari. 4) Apabila tempat khusus tersebut berupa lemari berukuran kurang dari 40 x 80 x 100 cm, maka lemari tersebut harus dibuat pada tembok atau lantai. 5) Lemari khusus tersebut tidak dipergunakan untuk menyimpan barang lain selain narkotika dan harus di tempat yang aman dan
20
tidak terlihat oleh umum. Anak kuncinya harus dikuasai oleh penanggung jawab atau pegawai lain yang dikuasakan. c. Wadah pengemas dan pembungkusan yang terdiri dari: 1) Wadah pengemas dan pembungkus untuk penyerahan obat sesuai dengan jumlah kebutuhan. 2) Etiket dengan jumlah sesuai kebutuhan. d. Alat administrasi, terdiri dari: 1) Blanko pesanan obat dengan jumlah sesuai kebutuhan. 2) Buku pesanan obat narkotika dengan jumlah sesuai kebutuhan. 3) Buku pencatatan narkotika dengan jumlah sesuai kebutuhan. 4) Form laporan obat narkotika dengan jumlah sesuai kebutuhan. 5) Blanko faktur dan blanko nota penjualan dengan jumlah sesuai kebutuhan. 6) Blanko salinan resep dengan jumlah sesuai kebutuhan. 7) Blanko kartu stok obat dengan jumlah sesuai kebutuhan. e. Buku standar yang diwajibkan adalah : 1) Farmakope Indonesia Edisi terbaru 2) Kumpulan
peraturan
perundang-undangan
yang
berhubungan
dengan apotek dengan jumlah sesuai kebutuhan. 3) BNF, MIMS, ISO, dan buku penunjang lainnya. f. Kelengkapan bangunan dan teknis Apotek lainnya: Berdasarkan
Keputusan
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia
No.1332/Menkes/SK/X/2002 diatur tentang persyaratan bangunan apotek sebagai berikut : 1) Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan dan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. 2) Bangunan apotek sekurang-kurangnya memiliki ruangan khusus untuk : a) Ruang peracikan dan penyerahan resep b) Ruangan administrasi dan kamar kerja apoteker c) WC
21
3) Kelengkapan bangunan calon apotek yaitu: a) Sumber air, harus memenuhi persyaratan kesehatan. b) Penerangan, harus cukup terang sehingga dapat menjamin pelaksanaan tugas dan fungsi apotek. c) Alat pemadam kebakaran, harus berfungsi dengan baik sekurang-kurangnya 2 buah. d) Ventilasi, yang baik serta memenuhi persyaratan hygiene lainnya. e) Sanitasi, harus baik serta memenuhi persyaratan hygiene lainnya. 4) Papan nama a) Berukuran minimal : -
Panjang : 60 cm
-
Lebar
: 40 cm.
b) Dengan tulisan : -
Hitam di atas dasar putih
-
Tinggi huruf minimal : 5 cm
-
Tebal
: 5 cm
Biasanya berisi nama apotek, nama Apoteker Pengelola Apotek, Nomor SIK, Nomor SIA dan alamat serta nomor telepon apotek. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/ Menkes/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek pasal 4 menyatakan : 1. Izin apotek diberikan oleh Menteri Kesehatan. 2. Menteri melimpahkan wewenang pemberian izin apotek kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. 3. Kepala dinas Kesehatan Kabupaten/Kota wajib melaporkan pelaksanaan pemberian izin, pembekuan izin, pencairan izin, dan pencabutan izin apotek sekali setahun kepada Menteri dan tembusan disampaikan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi.
22
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor:
1332/MENKES/SK/X/2002
tentang
Ketentuan
Tata
dan
Cara
Pemberian Izin Apotek, adalah sebagai berikut : Pasal 7: 1. Permohonan Izin Apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-1. 2. Dengan
menggunakan
Formulir
APT-2,
Kepala
Dinas
Kesehatan
Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai Besar POM untuk melakukan pemeriksaan setempat terhadap kesiapan Apotek untuk melakukan kegiatan. 3. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai Besar POM selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh Formulir APT-3. 4. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan (3) tidak dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat
dengan
tembusan
kepada
Kepala
Dinas
Propinsi
dengan
menggunakan contoh Formulir Model APT-4. 5. Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan hasil pemeriksaan sebagaimana dimaksud ayat (3), atau pernyataan dimaksud ayat (4) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengeluarkan Surat Izin Apotek dengan menggunakan contoh Formulir APT-5. 6. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM dimaksud ayat 3 (tiga) masih belum memenuhi syarat Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 (dua belas) hari kerja mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-6. 7. Terhadap Surat Penundaan sebagaimana dimaksud dalam ayat 6 (enam), Apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum
23
dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 1 (satu) bulan sejak tanggal Surat Penundaan. Pasal 9: Terhadap permohonan izin apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan dimaksud pasal (5) dan atau pasal (6), atau lokasi apotek tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam jangka waktu selambat – lambatnya 12 (dua belas) hari kerja wajib mengeluarkan Surat Penolakan disertai dengan
alasan – alasannya dengan mempergunakan
contoh Formulir Model APT-7 yang disertai tembusan kepada Menteri Kesehatan Republik Indonesia di Jakarta dan Kepala Dinas Kesehatan Propinsi.
APOTEKER Form APT-1
KADINKES Tidak dilakukan pemeriksaan
tembus Form APT-2
6 hari
KADINKES PROPINSI Apoteker pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan
Ka BPOM/Tim Dinkes Kab/Kota
Form APT-4 Form APT-3
6 hari kerja
KADINKES KAB/KOTA tembusan
KADINKES
Belum Memenuhi Syarat Form APT-6
Surat penundaan untuk melengkapi
12 hari ker a
Memenuhi Syarat Form APT-5
Surat Izin A otek
Tidak Memenuhi Syarat Form APT-7
Surat penolakan
Gambar 1. Skema Pemberian Izin Pendirian Apotek
24
Lampiran
Kepmenkes
No.
1332/MENKES/SK/X/2002
mencantumkan syarat-syarat administrasi yang harus dilampirkan dalam permohonan izin apotek adalah sebagai berikut : 1. Salinan/fotokopi Surat Izin Kerja Apoteker 2. Salinan/fotokopi KTP 3. Salinan/fotokopi denah bangunan 4. Surat
yang
menyatakan
status
bangunan
dalam
bentuk
akta
hak
milik/sewa/kontrak 5. Salinan/fotokopi denah lokasi yang mencakup jalan utama, jalan ke apotek, serta sarana kesehatan atau apotek lain terdekat 6. Daftar tenaga kerja farmasi yang meliputi Apoteker Pendamping, Asisten Apoteker, S1 Farmasi, D3 Farmasi dengan mencatumkan nama, alamat, tanggal lulus, dan nomor surat izin kerja 7. Asli dan salinan/fotokopi daftar terperinci alat perlengkapan apotek 8. Surat pernyataan dari apoteker pengelola apotek bahwa tidak bekerja tetap pada perusahaan farmasi dan tidak menjadi apoteker pengelola apotek di apotek lain 9. Surat izin dari atasan apabila apoteker pengelola apotek seorang PNS 10. Akte perjanjian kerjasama apoteker pengelola apotek dengan pemilik sarana apotek 11. Surat pernyataan pemilik sarana apotek tidak pernah terlibat pelanggaran peraturan perundangan di bidang farmasi Berdasarkan
Keputusan
Menteri
Kesehatan
No.
1332/MENKES/SK/X/ 2002 Pasal 25, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat mencabut surat izin apotek apabila : 1. Apoteker sudah tidak lagi memenuhi ketentuan yang dimaksud pasal 5 Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/MENKES/SK/X/2002. 2. Apoteker tidak memenuhi kewajiban dimaksud dalam Pasal 12 Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/MENKES/SK/X/2002 yang menyatakan : a. Apoteker berkewajiban menyediakan, menyimpan, dan menyerahkan sediaan farmasi yang bermutu baik dan yang keabsahannya terjamin.
25
b. Sediaan farmasi yang karena sesuatu hal tidak dapat digunakan lagi atau dilarang digunakan, harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan. 3. Apoteker tidak memenuhi kewajiban dimaksud dalam pasal 15 ayat 2 Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/MENKES/SK/X/2002 yang menyatakan apoteker tidak diijinkan untuk mengganti obat generik yang ditulis dalam resep dengan obat paten. 4. Apoteker pengelola apotek terkena ketentuan yang dimaksud dalam pasal 19 ayat 5 Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/MENKES/SK/X/2002 yang menyatakan apabila Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya lebih dari 2 tahun secara terus menerus, Surat Izin Apotek atas nama apoteker yang bersangkutan dicabut. 5. Terjadi pelanggaran terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 yaitu pelanggaran terhadap UndangUndang No. 22 tahun 1997 tentang Narkotika, Undang-Undang No. 23 tahun 1992 serta ketentuan peraturan perundang-undangan lainnya yang terjadi di apotek dapat dikenakan sanksi pidana sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang bersangkutan. 6. Surat Izin Kerja Apoteker Pengelola Apotek dicabut. 7. Pemilik sarana apotek terbukti terlibat dalam pelanggaran perundangundangan dibidang obat. 8. Apotek tidak lagi memenuhi persyaratan yang dimaksud dalam pasal 6 Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/MENKES/SK/X/2002.
I. Pengelolaan Apotek
Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Republik Indonesia Nomor 51 tahun 2009 pasal 1 ayat 13, Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. Pekerjaan kefarmasian yang dimaksud adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat,
26
pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional (PP No.51 tentang pekerjaan kefarmasian bab 1 ayat 1) Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, Apotek dikelola oleh seorang Apoteker Penanggung jawab Apotek (APA), yang mana untuk menjadi APA seorang apoteker harus memenuhi persyaratan, yaitu telah memiliki ijazah yang terdaftar pada Departemen Kesehatan, telah mengucapkan Sumpah/Janji Apoteker, telah memiliki STRA (Surat Tanda Registrasi Apoteker) dan memiliki Surat Izin Praktik Apoteker (SIPA) dari menteri untuk melakukan pekerjaan kefarmasian pada apotek atau Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Berbagai pekerjaan kefarmasian meliputi pembuatan termasuk
pengendalian mutu sediaan
farmasi,
pengamanan,
pengadaan, penyimpanan, dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional, serta memberikan KIE (Komunikasi Informasi dan Edukasi) terutama dalam upaya swamedikasi (self medication) yang dilakukan oleh masyarakat merupakan wewenang atau hak dari seorang Apoteker. Dalam melakukan pekerjaan tersebut, seorang Apoteker sebagai tenaga kesehatan dituntut untuk memiliki pengetahuan, keterampilan, dan wawasan di bidang kefarmasian dan kesehatan; pengelolaan apotek dengan sistem manajemen yang baik; serta perilakunya dalam melaksanakan komunikasi, pemberian informasi, edukasi sehingga mendukung tercapainya penggunanaan obat yang benar, aman, dan rasional. Menurut
Keputusan
Menteri
Kesehatan
No.
1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, peranan Apoteker dalam pelayanan kefarmasian dapat ditinjau dari 2 aspek, yaitu aspek pengabdian profesi yang berupa layanan yang terkait dengan sifat pemerataan kesempatan masyarakat untuk mendapatkan pelayanan kefarmasian secara profesional, dan aspek manajerial yang dikaitkan dengan kelangsungan hidup apotek itu sendiri.
27
1. Pengelolaan Obat
Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku meliputi perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pemusnahan, pengendalian, pencatatan dan pelaporan. a. Perencanaan Dalam membuat perencanaan pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat. b. Pengadaan Untuk
menjamin
kualitas
Pelayanan
Kefarmasian
maka
pengadaan Sediaan Farmasi harus melalui jalur resmi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. c. Penerimaan Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. d. Penyimpanan 1) Obat/bahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru. Wadah sekurangkurangnya
memuat
nama
obat,
nomor
batch
dan
tanggal
kadaluwarsa. 2) Semua obat/bahan obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai sehingga terjamin keamanan dan stabilitasnya. 3)
Sistem penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan bentuk sediaan dan kelas terapi obat serta disusun secara alfabetis.
4) Pengeluaran obat memakai sistem FEFO ( First Expired First Out ) dan FIFO ( First In First Out )
28
e.
Pemusnahan Obat kadaluwarsa atau rusak harus dimusnahkan sesuai dengan jenis dan bentuk sediaan. Pemusnahan Obat kadaluwarsa atau rusak yang mengandung narkotika atau psikotropika dilakukan oleh Apoteker dan disaksikan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
f.
Pengendalian Pengendalian dilakukan untuk mempertahankan jenis dan jumlah persediaan sesuai kebutuhan pelayanan, melalui pengaturan sistem pesanan atau pengadaan, penyimpanan dan pengeluaran. Hal ini bertujuan
untuk
menghindari
terjadinya
kelebihan,
kekurangan,
kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, kehilangan serta pengembalian pesanan. Pengendalian persediaan dilakukan menggunakan kartu stok baik dengan cara manual atau elektronik. Kartu stok sekurang-kurangnya memuat nama obat, tanggal kadaluwarsa, jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran dan sisa persediaan. g. Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan dilakukan pada setiap proses pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai meliputi pengadaan
(surat
pesanan,
faktur),
penyimpanan
(kartu
stock),
penyerahan (nota atau struk penjualan) dan pencatatan lainnya disesuaikan dengan kebutuhan. Obat adalah bahan atau panduan bahan-bahan yang siap digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi (Undang-Undang Kesehatan No. 23 tahun 1992). Menurut Abdul Muchid et.al (2006) berdasarkan jenisnya, obat dibagi menjadi 4 yaitu : 1) Obat Bebas Obat bebas adalah obat yang dijual bebas di pasaran dan dapat dibeli tanpa resep dokter. Tanda khusus pada kemasan dan
29
etiket obat bebas adalah lingkaran hijau dengan garis tepi berwarna hitam. Contoh : Parasetamol 2)
Obat Bebas Terbatas Obat bebas terbatas adalah obat yang sebenarnya termasuk obat keras tetapi masih dapat dijual atau dibeli bebas tanpa resep dokter, dan disertai dengan tanda peringatan. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas terbatas adalah lingkaran biru dengan garis tepi berwarna hitam. Contoh : CTM
3) Obat Keras dan Psikotropika Obat keras adalah obat yang hanya dapat dibeli di apotek dengan resep dokter. Tanda khusus pada kemasan dan etiket adalah huruf K dalam lingkaran merah dengan garis tepi berwarna hitam. Contoh : Asam Mefenamat Obat psikotropika adalah obat keras baik alamiah maupun sintetis bukan narkotik, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada
aktivitas
mental
dan
perilaku.
Contoh
:
Diazepam,
Phenobarbital 4)
Obat Narkotika Obat narkotika adalah obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman baik sintetis maupun semi sintetis yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri dan menimbulkan ketergantungan. Contoh : Morfin, Petidin Selain jenis-jenis obat diatas, diapotek terdapat obat wajib apotek atau yang sering disebut dengan OWA. Keputusan Menteri Kesehatan nomor: 347/MenKes/SK/VlI/1990 tentang OBAT WAJIB APOTIK yaitu obat keras yang dapat diserahkan oleh Apoteker kepada pasien di Apotik tanpa resep dokter. Apoteker di Apotik dalam melayani pasien yang memerlukan obat tersebut diwajibkan :
30
a. Memenuhi ketentuan dan batasan tiap jenis obat per pasien yang disebutkan dalam Obat Wajib Apotik yang bersangkutan. b. Membuat catatan pasien serta obat yang telah diserahkan. c. Memberi informasi meliputi dosis dan aturan pakainya, kontraindikasi,
efek
samping
dan
lain-lain
yang
perlu
diperhatikan oleh pasien Berbeda dengan pengelolaan obat bebas, bebas terbatas dan obat keras, pengelolaan obat narkotika diperlakukan secara khusus. Menurut Permenkes nomor 3 tahun 2015 tentang peredaran, penyimpanan, pemusnahan, dan pelaporan narkotika, psikotropika, dan prekursor farmasi tempat penyimpanan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi di fasilitas produksi, fasilitas distribusi, dan fasilitas pelayanan kefarmasian harus
mampu
menjaga
keamanan,
khasiat,
dan
mutu
Narkotika,
Psikotropika, dan Prekursor Farmasi. Tempat penyimpanan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dapat berupa gudang, ruangan, atau lemari khusus, dilarang digunakan untuk menyimpan barang selain Narkotika. Di apotek, penyimpanan Narkotika harus berada dalam lemari khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 ayat (1) harus memenuhi syarat sebagai berikut : a. Terbuat dari bahan yang kuat b. Tidak mudah dipindahkan dan mempunyai 2 (dua) buah kunci yang berbeda c. Harus diletakkan dalam ruang khusus di sudut gudang, untuk Instalasi Farmasi Pemerintah d. Diletakkan di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum, untuk Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit, Puskesmas, Instalasi Farmasi Klinik, dan Lembaga Ilmu Pengetahuan e. Kunci
lemari
khusus
dikuasai
oleh
Apoteker
penanggung
jawab/Apoteker yang ditunjuk dan pegawai lain yang dikuasakan. Pemusnahan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dilakukan dengan tahapan sebagai berikut :
31
Penanggung jawab fasilitas produksi/fasilitas distribusi/fasilitas pelayanan
kefarmasian/pimpinan
lembaga/dokter
praktik
perorangan
menyampaikan surat pemberitahuan dan permohonan saksi kepada : 1) Kementerian Kesehatan dan Badan Pengawas Obat dan Makanan, bagi Instalasi Farmasi Pemerintah Pusat 2) Dinas Kesehatan Provinsi dan/atau Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan setempat, bagi Importir, Industri Farmasi, PBF, Lembaga Ilmu Pengetahuan, atau Instalasi Farmasi Pemerintah Provinsi; atau 3) Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan/atau Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan setempat, bagi Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit,
Instalasi
Farmasi
Klinik,
Instalasi
Farmasi
Pemerintah
Kabupaten/Kota, Dokter, atau Toko Obat. Industri Farmasi, PBF, Instalasi Farmasi Pemerintah, Apotek, Puskesmas, Instalasi Farmasi Rumah Sakit, Instalasi Farmasi Klinik, Lembaga Ilmu Pengetahuan, atau dokter praktik perorangan yang melakukan produksi, Penyaluran, atau Penyerahan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi wajib membuat pencatatan mengenai pemasukan dan/atau pengeluaran Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi. Seluruh dokumen pencatatan, dokumen penerimaan, dokumen penyaluran, dan/atau
dokumen
penyerahan
termasuk
surat
pesanan
Narkotika,
Psikotropika, dan Prekursor Farmasi wajib disimpan secara terpisah paling singkat 3 (tiga) tahun.
2. Pengelolaan Resep
Menurut KEPMENKES RI NO 1332/MENKES/SK/XX/2002, Resep adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada Apoteker
Penanggung
jawab
Apotek
(APA)
untuk
menyediakan
dan
menyerahkan obat bagi penderita sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
32
Pelayanan resep yang diberikan apotek menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 1027/MENKES/PER/IX/2004 Bab III, meliputi: a. Skrining Resep. Apoteker melakukan skrining resep meliputi : 1) Persyaratan administratif : Nama, SIP (surat izin praktek) dan alamat dokter; tanggal penulisan resep; tanda tangan/paraf dokter penulis resep; nama, alamat, umur, jenis kelamin, dan berat badan pasien; nama obat, potensi, dosis, jumlah yang diminta; cara pemakaian yang jelas, informasi lainnya. 2) Kesesuaian farmasetik : bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian. 3) Kesesuaian klinis : adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain) b. Penyiapan obat 1) Peracikan Peracikan merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam melaksanakan peracikan obat harus dibuat suatu prosedur tetap dengan memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket obat yang benar. 2) Penulisan Etiket Etiket harus jelas dan dapat dibaca, meliputi nomor resep, tanggal, nama dan aturan pakai. 3) Pengemasan obat Obat yang diserahkan hendaknya dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya. 4) Penyerahan obat Sebelum obat diserahkan pada pasien harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien dan tenaga kesehatan.
33
5) Informasi obat Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bisa, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi : cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan (jam penggunaan obat), aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi. 6) Konseling Apoteker harus memberikan konseling, mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk pasien penyakit tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya, apoteker harus memberikan konseling secara berkelanjutan. Monitoring penggunaan obat setelah penyerahan obat kepada
pasien,
penggunaan
obat,
apoteker terutama
harus untuk
melaksanakan pasien
pemantauan
tertentu
seperti
kardiovaskular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya c. Penyimpanan Resep Resep-resep yang telah dilayani (sudah diserahkan obatnya pada pasien), disimpan menurut tanggal dan nomor penerimaan atau pembuatan resep atau dapat pula disimpan menurut nomor urutnya (untuk yang kontan) dan menurut debitur (nama langganan) untuk yang kredit. Resep-resep tersebut kemudian oleh petugas AA diberi harga lalu diserahkan kepada bagian tata usaha untuk dibuatkan tagihannya. Resepresep kontan maupun kredit sebelum diarsipkan, diberi tanggal agar mudah mencarinya kembali. Resep-resep ini juga dipisahkan berdasarkan golongannya yaitu resep yang mengandung narkotika, psikotropika maupun obat generik. Untuk membedakan setiap resep yang mengandung narkotika diberi tanda garis merah sedangkan resep yang mengandung
34
psikotropika diberi warna kuning. Selanjutnya resep tersebut disusun dijadikan satu setiap bulannya berdasarkan golongannya dan disimpan selama kurun waktu tiga tahun untuk kemudian dimusnahkan. (SK Menkes RI no. 280/MenKes/SK/V/1981 mengenai Penyimpanan Resep di Apotek). Secara jelas dalam pasal 7 Kepmenkes No. 280 Tahun 1981 mengatur tentang tata cara penyimpanan dan pemusnahan resep sebagai berikut: 1) Apoteker Pengelola Apotek mengatur resep yang telah dikerjakan menurut urutan tanggal dan nomor urutan penerimaan resep dan harus disimpan sekurang – kurangnya tiga tahun. 2) Resep yang mengandung Narkotika harus dipisahkan dengan resep lainnya. 3) Resep
yang
telah
disimpan
melebihi
jangka
waktu
dapat
dimusnahkan. d. Pemusnahan Resep Berdasarkan Permenkes No. 35 TAHUN 2014 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu 5 (lima) tahun dapat dimusnahkan. Pemusnahan Resep dilakukan oleh Apoteker disaksikan oleh sekurang-kurangnya petugas lain di Apotek dengan cara dibakar atau cara pemusnahan lain yang dibuktikan dengan Berita Acara Pemusnahan Resep menggunakan Formulir 2 sebagaimana terlampir dan selanjutnya dilaporkan kepada dinas kesehatan kabupaten/kota
3. Administratif
Berdasarkan KEPMENKES RI No.1027/MenKes/SK/IX/ 2004, dalam menjalankan pelayanan kefarmasian di Apotek, perlu dilaksanakan kegiatan administrasi : a. Administrasi umum meliputi: pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika dan psikotropika, dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
35
b. Administrasi pelayanan/khusus meliputi pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, pengarsipan hasil monitoring penggunaan obat. Pengelolaan apotek perlu ditunjang dengan kelengkapan administrasi, sehingga dapat memperlancar jalannya kegiatan apotek. Kegiatan yang dilakukan di bagian administrasi: a. Kesekretariatan atau Pengelolaan Administrasi Tugas kesekretariatan meliputi surat-menyurat dan pembuatan laporan. Kelengkapan yang diperlukan adalah buku agenda, blangko suratmenyurat dan lain-lain. b. Pembuatan dan Pengiriman Laporan. Laporan yang dibuat diantaranya sebagai berikut : 1) Laporan statistik resep dan obat generik berlogo. Pelaporan statistika resep dan obat generik berlogo dilakukan setiap bulan ke Kepala Dinkes Kab/Kota dengan tembusan Kepala DInkes Provinsi, Kepala Balai POM setempat dan sebagi arsip. Laporan satistika resep dan obat generik berlogo berisi persentase jumlah resep yang masuk apotek perhari serta besarnya obat generik berlogo yang diresepkan. Tujuan dari pelaporan ini adalah untuk mengetahui persentase penggunaan obat generik di masyarakat. 2) Laporan narkotika Laporan narkotika dibuat setiap bulan dengan format yang telah ditentukan dan dapat dilaporkan secara online lewat SIPNAP. Laporan dikirimkan paling lambat tanggal 10 pada bulan berikutnya. 3) Laporan psikotropika Seperti halnya narkotika, penggunaan psikotropika juga harus dilaporkan. Laporan psikotropika berisi nomor urut, nama bahan atau sediaan, satuan, sediaan awal bulan, penerimaan, penggunaan dan stok akhir.
36
4) Laporan tenaga kerja Laporan ini berisi jumlah tenaga kefarmasian yang bekerja di apotek dan pelaporannya dilakukan setiap 3 bulan sekali ke Kepala Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten dan disimpan sebagai arsip apotek. 5) Laporan pemusnahan resep Laporan pemusnahan dibuat ketika resep dimusnahkan setelah disimpan selama 5 tahun dengan dibakar. 6) Laporan monitoring obat. Laporan ini berisi nama obat yang mengalami kerusakan atau tidak memenuhi persyaratan. 7) Laporan OWA Penggunaan OWA tidak dilaporkan, tetapi dilakukan pencatatan setiap penjualannya meliputi obat, nama, alamat dan keluhan. 8) Laporan perpajakan Laporan
pajak
hanya
diajukan
bagi
apotek
yang
penghasilan atau pendapatan laba bersih (netto) telah melebihi PTKP. Laporan pajak dilakukan melalui Surat Pemberi Tahuan (SPT). SPT ada dua jenis yakni SPT tahunan bagi pribadi/perorangan dan badan usaha serta SPT massa (PPh 25, PPn, PPh21). c. Inventarisasi Tugas inventarisasi adalah mengetahui kekayaan apotek yang tertanam pada barang tetap. Nilai barang-barang inventaris akan berkurang tiap tahun karena adanya penyusutan, meskipun barang tersebut masih baik. Besarnya penyusutan tergantung jenis barang (berdasarkan perkiraan manfaat/masa pemakaiannya). Catatan inventarisasi meliputi tanggal pembelian, nama barang dan spesifikasi, jumlah harga pembelian per unit serta nilai penyusutannya.
37
d. Administrasi kepegawaian Tugas administrasi kepegawaian adalah mencatat biodata masing-masing pegawai apotek meliputi nama, tempat dan tanggal lahir, alamat, tanggal mulai bekerja, gaji, cuti, dan presensi. e. Administrasi pengadaan/pembelian Administrasi
pembelian
meliputi
bukti-bukti
pembelian
(faktur), surat pesanan obat bebas dan keras serta surat pesanan narkotik dan psikotropika, dan buku defecta. f.
Administrasi pergudangan Administrasi pergudangan meliputi kartu stok ( stock card ) dan kartu stalling ( stalling card )
g. Administrasi penjualan Administrasi
penjualan
mengatur
penetapan
harga
jual,
mengajukan harga penawaran, mengatur penagihan dan penerimaan piutang. Kelengkapan administrasinya meliputi : 1) Nota penjualan tunai 2) Faktur 3) Daftar harga 4) Daftar penjualan harian
4. SDM
Sumber daya manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan paling sulit dikelola. Sumber daya manusia memberikan sumbangan tenaga, bakat, kreatifitas, dan usaha kepada organisasi Berdasarkan Permenkes NOMOR 35 TAHUN 2014 TENTANG STANDAR PELAYANAN KEFARMASIAN DI APOTEK, Sumber Daya Manusia Pelayanan Kefarmasian di Apotek diselenggarakan oleh Apoteker, dapat dibantu oleh Apoteker Pendamping dan/atau Tenaga Teknis Kefarmasian yang memiliki Surat Tanda Registrasi, Surat Izin Praktik atau Surat Izin Kerja. Dalam melakukan Pelayanan Kefarmasian Apoteker harus memenuhi kriteria :
38
a.
Persyaratan administrasi 1) Memiliki ijazah dari institusi pendidikan farmasi yang terakreditasi 2) Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA) 3) Memiliki sertifikat kompetensi yang masih berlaku 4) Memiliki Surat Izin Praktik Apoteker (SIPA)
b. Menggunakan atribut praktik antara lain baju praktik, tanda pengenal. c. Wajib
mengikuti
Development
pendidikan
(CPD)
dan
berkelanjutan/Continuing mampu
memberikan
Professional
pelatihan
yang
berkesinambungan. d. Apoteker harus mampu mengidentifikasi kebutuhan akan pengembangan diri, baik melalui pelatihan, seminar, workshop, pendidikan berkelanjutan atau mandiri. e. Harus memahami dan melaksanakan serta patuh terhadap peraturan
perundang undangan, sumpah Apoteker, standar profesi (standar pendidikan, standar pelayanan, standar kompetensi dan kode etik) yang berlaku. Personalia di apotek terdiri dari : a. Apoteker Di apotek, apoteker dapat bertugas sebagai : 1) Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA). Setiap satu apotek harus ada 1 APA dan s eorang apoteker hanya bisa menjadi APA di satu apotek saja. 2) Apoteker pendamping adalah apoteker yang bekerja di apotek di samping APA dan atau menggantikannya pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek. Menurut Kepmenkes RI No. 1332 tahun 2002 pasal 19, “Apabila APA berhalangan hadir pada jam buka apotek, maka harus menunjuk Apoteker pendamping”. Apabila APA tidak bisa selalu ada di apotek selama jam buka apotek, maka Apoteker pendamping ini dapat menggantikannya. Syarat menjadi Apoteker pendamping sama dengan syarat menjadi APA dalam Pasal 5 Permenkes RI No. 922 tahun 1993. 3) Apoteker pengganti adalah apoteker yang menggantikan APA selama APA tersebut tidak berada di tempat lebih dari 3 bulan secara terus-
39
menerus, telah memiliki SIK dan tidak bertindak sebagai APA di apotek lain. Syarat menjadi Apotek Pengganti sama dengan syarat menjadi APA dalam Pasal 5 Permenkes RI No. 922 tahun 1993. b. Asisten Apoteker (AA) Tugas Asisten Apoteker : 1) Mengerjakan sesuai dengan profesinya sebagai asisten Apoteker. 2) Mampu dalam hal tertentu menggantikan pekerjaan sebagai penjual obat bebas dan juru resep. 3) Tanggung jawab Asisten Apoteker adalah mempertanggungjawabkan seluruh tugas yang diserahkan kepadanya tanpa ada kesalahan, kehilangan, kerusakan, kekeliruan kepada APA. 4) Asisten
Apoteker
berwenang
menyelesaikan
tugas
pelayanan
kefarmasian sesuai dengan batas pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. c. Bagian Administrasi Tugas dan kewajiban bagian administrasi: 1) Membuat laporan harian yaitu pencatatan penjualan kredit, pencatatan pembelian yang dicocokkan dengan buku penerimaan barang di gudang, pencatatan hasil penjualan dan tagihan serta pengeluaran setiap hari. 2) Membuat laporan bulanan, yaitu realisasi data untuk pimpinan apotek, membuat daftar gaji, upah dan pajak. 3) Membuat laporan tahunan tutup tahun (membuat neraca rugi-laba). 4) Surat menyurat. 5) Bagian administrasi bertanggung jawab kepada APA sesuai tugas yang diberikan
kepadanya.
melaksanakan
semua
Wewenang kegiatan
bagian
administrasi
administrasi
adalah
pembukuan
dengan
petunjuk-petunjuk dari APA dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
40
d. Bagian Keuangan Tugas dan kewajiban bagian keuangan : 1) Mencatat pengeluaran uang setelah dihitung terlebih dahulu, juga pengeluaran uang yang harus dilengkapi dengan kuitansi, nota dan tanda setoran yang sudah diparaf oleh APA atau petugas yang ditunjuk. 2) Menyetorkan dan atau mengambil uang baik dari kasir atau dari bank. 3) Bagian keuangan bertanggung jawab kepada APA atas kebenaran jumlah uang yang dipercayakan kepadanya. Wewenang bagian keuangan adalah untuk melaksanakan kegiatan arus uang sesuai dengan petunjuk petunjuk dari APA. e. Reseptur Bertugas membantu Asisten Apoteker dalam menyelesaikan resep racikan sesuai petunjuk Asisten Apoteker atau APA. Juru resep mempunyai wewenang untuk menyelesaikan resep racikan sesuai dengan prosedur yang benar.
J. Perpajakan
Pajak adalah suatu kewajiban setiap warganegara untuk menyerahkan sebagian dari kekayaannya atau penghasilan kepada negara menurut peraturan perundang/undangan yang ditetapkan oleh pemerintah dan dipergunakan untuk kepentingan masyarakat. Perpajakan merupakan salah satu masalah yang penting dalam menjalankan sebuah badan usaha apotek. Hal ini dikarenakan, apabila tidak memenuhi kewajiban untuk membayar pajak tersebut, maka akan dikenakan sanksi. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) mutlak diperlukan dalam pendirian apotek karena ia merupakan salah satu penyumbang pajak di negara kita. Seorang APA yang akan mencari NPWP, sebelumnya harus memperoleh izin tempat usaha terlebih dahulu. Apabila izin tempat usaha sudah diperoleh, maka dapat diperoleh Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dan NPWP. Setelah
41
mendapatkan NPWP maka perusahaan wajib membayar pajak dan melapor tiap bulannya ke kantor pajak. Ada beberapa pajak yang dikenakan untuk usaha apotek meliputi pajak penghasilan (PPh) pasal 21, PPh pasal 25, PPh pasal 29, PPh pasal 28, PPh pasal 23, PPh pasal 2 ayat 4, pajak pertambahan nilai (PPN), pajak bumi dan bangunan (PBB) dan pajak reklame. 1.
Pajak Penghasilan (PPh) pasal 21 Pasal 21 Undang-undang pajak penghasilan No. 36 tahun 2008
menyatakan bahwa pajak ini merupakan pemotongan pajak atas penghasilan sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan dengan nama dan dalam bentuk apa pun yang diterima atau diperoleh Wajib Pajak orang pribadi dalam negeri. Besarnya PPh pasal 21 untuk penghasilan pegawai tetap atau pensiunan yang dipotong setiap bulan adalah jumlah penghasilan bruto setelah dikurangi dengan biaya jabatan atau biaya pensiun yang besarnya ditetapkan dengan Peraturan Menteri Keuangan, iuran pensiun, dan Penghasilan Tidak Kena Pajak. Sementara itu untuk penghasilan pegawai harian, mingguan, serta pegawai tidak tetap lainnya yang dipotong pajak adalah jumlah penghasilan bruto setelah dikurangi bagian penghasilan yang tidak dikenakan pemotongan yang besarnya ditetapkan dengan Peraturan Menteri Keuangan. PPh pasal 21 dibayarkan setiap bulan sebelum tanggal 10 setiap bulannya, keterlambatan pembayaran dikenakan denda 2% dari nilai pajak yang harus dibayarkan. 2.
Pajak Penghasilan (PPh) pasal 25 Pajak penghasilan (PPh) pasal 25 mengatur tentang besarnya angsuran
bulanan yang harus dibayar oleh Wajib Pajak sendiri dalam tahun berjalan (1/12 jumlah pajak tahun lalu). Pembayaran paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dan bukti pembayaran diserahkan ke Kantor Pelayanan Pajak paling lambat tanggal 15. Pajak Penghasilan pasal 25 sesuai Undang-undang pajak No. 36 tahun 2008 menyatakan bahwa :
42
a. Pajak penghasilan pribadi 1) Jika penghasilan kena pajak perorangan berkisar antara Rp 0 sampai Rp 50 juta maka dapat dikenai pajak sebesar 5% 2) Jika penghasilan kena pajak perorangan berkisar antara > Rp 50 juta sampai Rp 250 juta maka dapat dikenai pajak sebesar 15% 3) Jika penghasilan kena pajak perorangan berkisar antara > Rp 250 juta sampai Rp 500 juta dapat dikenai pajak sebesar 25% 4) Jika penghasilan kena pajak perorangan > Rp 500 juta maka dapat dikenai pajak sebesar 30% b. Pajak penghasilan badan usaha 1) Omset < Rp 4,8 M dikenai pajak final 1% dari omset 2) Omset > Rp 4,8 M maka Rp 4,8 M dikenai pajak 25% dan di subsidi sebesar 50%, sementara selebihnya dari Rp 4,8 M dikenai pajak 25% c. Pajak Penghasilan (PPh) pasal 29 Ketentuan pada PPh pasal 29 mewajibkan Wajib Pajak untuk melunasi kekurangan pembayaran pajak yang terhutang menurut ketentuan undang-undang sebelum Surat Pemberitahuan Tahunan Pajak Penghasilan disampaikan dan paling lambat pada batas akhir penyampaian Surat Pemberitahuan Tahunan. Apabila tahun buku sama dengan tahun kalender, kekurangan pajak tersebut wajib dilunasi paling lambat tanggal 31 maret bagi wajib pajak orang pribadi atau 30 april bagi wajib pajak badan setelah tahun pajak berakhir, sedangkan apabila tahun buku tidak sesuai dengan tahun kalender, misalnya dimulai tanggal 1 juli sampai 30 juni, kekurangan pajak wajib dilunasi paling lambat tanggal 30 september bagi wajib pajak orang pribadi atau 31 oktober bagi wajib pajak badan. d. Pajak Penghasilan (PPh) pasal 28 PPh pasal 28 berkaitan dengan kelebihan pajak yang dibayarkan tiap bulan (PPh pasal 25) dibandingkan perhitungan pajak final selama satu tahun. Sesuai dengan ketentuan dalam pasal 17B ayat 1 Undang-undang tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan, maka diwajibkan diadakan pemeriksan sebelum dilakukan pengembalian atau perhitungan kelebihan pajak.
43
Hal-hal yang harus menjadi pertimbangan sebelum dilakukan pengembalian atau perhitungan kelebihan pajak adalah: 1) Kebenaran materiil tentang besarnya pajak penghasilan yang terhutang 2) Keabsahan bukti-bukti pungutan dan bukti-bukti potongan pajak sert a bukti pembayaran pajak oleh Wajib Pajak sendiri selama dan untuk tahun pajak yang bersangkutan. e. Pajak Penghasilan (PPh) pasal 23 Pajak Penghasilan (PPh) pasal 23 merupakan pajak penghasilan atas dasar deviden (pembagian keuntungan yang berdasarkan modal) bagi suatu badan usaha, dikenai pajak sebesar 15% dari total yang dibagi. f. Pajak Penghasilan (PPh) pasal 2 ayat 4 Pajak Penghasilan (PPh) pasal 2 ayat 4 berhubungan dengan pajak inventaris yang berkaitan dengan bangunan termasuk sewa menyewa. g. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Pajak pertambahan nilai dikenakan pada setiap pembeliaan berapapun jumlah rupiah yang dibayarkan sesuai Undang-undang No. 42 tahun 2009. Tarif Pajak Pertambahan Nilai (PPN) adalah 10 %. h. Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) Dikenakan setiap tahun dan besarnya tergantung dari luas tanah, kondisi bangunan dan lokasi. Sesuai dengan Undang-udang No. 12 tahun 1994 tentang Pajak Bumi dan Bangunan (PBB), besarnya tarif pajak yang dikenakan adalah 0,5% i. Pajak Reklame Pajak reklame merupakan pajak daerah yang tarif nya disesuaikan dengan daerah masing-masing dan dibayarkan setiap tahun. Perhitungan pajak reklame tergantung pada: 1) Jenis yang meliputi papan datar, papan bercahaya dan papan berjalan 2) Ukuran 3) Lokasi
44
K. Pelayananan KIE dan Pharmaceutical Care
Agar pasien dapat memahami mengenai terapi obat yang diberikan maka pemberian konseling, informasi obat dan edukasi merupakan aspek penting dalam pendidikan pasien, dan ini melibatkan pasien dan farmasis. Berdasarkan PMK No. 35 tahun 2014 tentang standar pelayanan kefarmasian di apotek yang merupakan konseling adalah proses interaksi antara Apoteker
dengan
pasien/keluarga
untuk
meningkatkan
pengetahuan,
pemahaman, kesadaran dan kepatuhan sehingga terjadi perubahan perilaku dalam penggunaan obat dan menyelesaikan masalah yang dihadapi pasien. Tujuan konseling yaitu: 1. Membina hubungan dengan pasien dan mendapat kerpercayaan 2. Mendemonstrasikan dan memberi pelayanan pada pasien 3. Membantu dan mengadaptasikan pasien dengan pengobatannya 4. Membantu dan mengadaptasikan pasien dengan penyakitnya 5. Meminimalkan masalah yang berkaitan dengan efek samping obat, efek yang merugikan serta kemungkinan ketidakpatuhan 6. Mengembangkan kapasitas/kemampuan yang ada pada pasien supaya pasien dapat mengatasi masalah-masalah tersebut Adapun kriteria pasien/keluarga pasien yang perlu diberi konseling : 1. Pasien kondisi khusus (pediatric, geriatric, gangguan fungsi hati dan atau ginjal, ibu hamil dan menyusui). 2. Pasien dengan terapi jangka panjang/penyakit kronis 3. Pasien yang menggunakan obat dengan instruksi khusus 4. Pasien yang menggunakan obat dengan indeks terapi sempit 5. Pasien dengan polifarmasi 6. Pasien dengan tingkat kepatuhan rendah Dalam rangka peningkatan pemakaian obat secara rasional melalui informasi obat, maka komponen informasi obat minimal yang harus diberikan meliputi: 1. Nama obat dan indikasi 2. Cara penggunaan dan aturan pakai
45
3. Efek samping, kontraindikasi, peringatan dan apa yang harus dilakukan bila terjadi efek yang tidak diharapkan 4. Tanda-tanda kesembuhan 5. Cara menyimpan obat dirumah, bagaimana mengetahui kalau obat sudah rusak. Pemberian informasi obat yang baik dan benar bukan merupakan satusatunya jaminan dalam penggunaan obat yang tepat, tetapi menjadi salah satu syarat yang mendasar untuk penggunaan obat yang rasional. Pharmaceutical care
atau asuhan kefarmasian adalah bentuk
pelayanan dan tanggung jawab langsung profesi apoteker dalam upaya mencapai hasil terapi yang optimal bagi pasien dan meningkatkan kualitas hidup pasien (quality of life). Hasil terapi yang optimal dapat dilihat apabila penyakit sembuh baik secara klinis dan laboratoris, hilangnya gejala penyakit (simtomatis), diperlambatnya proses penyakit, pencegahan penyakit ( preventif). L. Evaluasi Apotek
Apotek sebagai suatu bentuk badan usaha, perlu dievaluasi secara periodik (setiap akhir tahun) yaitu untuk mengetahui rugi laba serta kemajuan apoetk. Umumnya yang dievaluasi adalah dalam bidang keuangan, yaitu dengan membuat neraca rugi laba dan neraca keuangan akhir tahun. Analisa keuangan dapat dijadikan dasar evaluasi kemajuan apotek, meliputi (Hartono, 1987) 1.
Ratio
Likuiditas,
yaitu
kemampuan
apotek
memenuhi
kewajiban
keuangannya (kewajiban membayar hutang pada tanggal pembayarannya). 2.
Ratio Rentabilitas, yaitu kemampuan apotek menghasilkan laba selama periode tertentu
3.
Ratio Aktivitas, yaitu kemampuan apotek untuk memutar dana yang terhimpun selama periode tertentu
4.
ROI ( Return On Investment), yaitu menghubungkan keuntungan yang diperoleh dari operasi perusahaan dengan jumlah investasi atau aktiva yang digunakan untuk memperoleh keuntungan operasi tersebut laba bersih ROI = X 100% total investasi
46
5.
Analisa BEP ( Break Even Point), analisa merupakan alat untuk menetapkan titik dimana hasil penjualan akan menutup jumlah biaya-biaya. Jika apotek ingin menghindari kerugian, maka hasil penjualannya harus dapat menutup semua biaya, baik biaya-biaya variable maupun biaya-biaya tetap Fixed Cost BEP =
1 - Variabel Cost
TR Analisa keuangan juga dapat digunakan untuk menghitung nilai akhir apotek bertambah atau berkurang sehingga dapat dipakai sebagai dasar pembuatan rencana kerja yang akan datang dan penentuan kebijaksanaan.
47
BAB III TINJAUAN APOTEK WIPA
A. Sejarah Apotek
Sejarah berdirinya Apotek WIPA dimulai dari keluarnya Peraturan Pemerintah nomor 25 tahun 1980, bahwa Apotek harus dikelola oleh seorang Apoteker yang telah mengucapkan sumpah dan telah memiliki Surat Ijin Kerja (SIK). Peraturan ini keluar dikarenakan sebelumnya apotek hanya dimiliki oleh perusahaan, sedangkan apoteker sebagai pegawai saja bukan sebagai pengelola. Apotek WIPA merupakan apotek yang merintis bahwa apotek dipegang dan dikelola oleh apoteker. Apotek WIPA berdiri pada tanggal 12 November 1979 yang bertepatan dengan Hari Kesehatan Nasional. Apotek WIPA berlokasi di daerah Panembahan yaitu di Jalan Mantrigawen Lor No.30 Yogyakarta. Apotek WIPA merupakan apotek yang berbentuk Company Vereeneging (CV) yang memiliki Surat Izin Apotek No. 0592/SIA/79/1988. Apotek WIPA memilih badan hukum berbentuk CV karena pengelolaannya dipercayakan pada satu orang sebagai direktur. Pendirian Apotek WIPA berdasarkan atas modal awal yang ditanam oleh 9 orang dengan modal prioritas per orang nya adalah 1 juta dan modal non prioritas 6 juta, sehingga total modal awalnya adalah sebesar 15 juta. Pengelolaannya dipercayakan kepada salah satu apoteker pemilik modal yaitu Dra. Hj. Endang Sutantiningsih, Apt. selaku direktur dan Apoteker Pengelola Apotek yang memiliki wewenang untuk mengelola apotek serta menentukan kebijakan terhadap pembagian deviden sesuai dengan prosentase modal yang mereka tanam di apotek. Nama Apotek WIPA sendiri diambil dari kepanjangan yaitu “Wiraswasta Para Apoteker ”. Pada saat itu ada ketentuan bahwa setiap pendirian apotek di kotamadya dipersyaratkan harus mendirikan apotek di pedesaan, oleh karena itu CV. WIPA mendirikan Apotek Pakem di daerah Pakem. Namun seiringnya waktu berjalan timbul banyak kendala yaitu salah satunya banyak praktek dokter yang melakukan dispensing , sehingga Apotek Pakem mengalami kerugian dan akhirnya
48
tutup. Selanjutnya CV WIPA mendirikan apotek di daerah perumahan Sidoarum dengan nama “Apotek Sidoarum”, namun apotek ini sulit berkembang dan akhirnya harus ditutup. Pada tahun 1997, CV WIPA akhirnya mendirikan Apotek Mentari yang bertempat di Jalan Imogiri Barat Bantul sebagai apotek pedesaan. CV. WIPA mengadakan kerjasama dengan apotek lain yang memerlukan bantuan dalam bentuk Kerjasama Operasional (KSO). Kerjasama pertama dilakukan dengan apotek Husada kemudian muncul tawaran KSO dari apotek WIRA (sekarang pindah lokasi dan berganti nama menjadi Apotek Kartika) dan juga Apotek Kopasfi. Sampai saat ini CV. WIPA mengelola 3 apotek yaitu, Apotek WIPA,
Apotek
Mentari,
dan
Apotek
Umbulharjo
yang
masing-masing
administrasinya dikerjakan terpisah serta bekerja sama dengan apotek lain, yaitu Sanitas di Pugeran, Kencana di dekat RS Sardjito dan sebuah apotek di Salatiga.
B. Struktur Organisasi Apotek
Apotek WIPA berbentuk CV karena bentuk ini memiliki kelebihan, yaitu apabila apotek mengalami kerugian maka yang menanggung adalah semua pemegang saham. Sedangkan bila apotek berbentuk PT kekurangannya adalah bila terjadi kerugian yang bertanggung jawab adalah pimpinan perusahaan. Pengelolaan suatu usaha dapat berjalan dengan baik jika didukung oleh organisasi yang mapan. Struktur organisasi sangat diperlukan dalam rangka mengelola apotek agar dapat berjalan dengan baik dan efisien. Adanya struktur organisasi yang baik, wewenang dan tanggung jawab, kewajiban serta job description yang jelas akan memperlancar pengelolaan apotek serta dapat menghindari terjadinya over lap pekerjaan oleh masing-masing staff. Adapun struktur organisasi Apotek WIPA yaitu :
49
Direktur CV. WIPA (Kuasa Pemegang Saham Apotek WIPA)
Apoteker Pengelola Apotek (APA)
Apoteker Pendamping
Keuangan
AA
Kasir
Reseptir
Administrasi
Gudang
Pembantu Umum
Gambar 2. Struktur organisasi Apotek WIPA
Apotek WIPA mempunyai karyawan yang terdiri dari Apoteker Pengelola Apotek (1 orang), Apoteker Pendamping (2 orang), Asisten Apoteker (2 orang), administrasi (1 orang), kasir (2 orang), bagian gudang dan merangkap sebagai pembantu umum (2 orang). Masing-masing karyawan memiliki kewajiban, tanggung jawab serta wewenang sebagai berikut : 1.
Direktur Apotek WIPA Adapun tugas, tanggung jawab dan kewajiban direktur apotek WIPA yaitu: a. Menjalankan dan menyelenggarakan operasional CV. WIPA. b. Mewakili CV. WIPA di dalam dan di luar pengadilan. c. Membuat neraca dan perhitungan rugi laba yang disahkan oleh para penanam modal dan selambat-lambatnya dalam waktu 3 bulan setelah penutupan buku. d. Memberikan bantuan berupa keterangan jika diminta oleh para penanam modal. e. Bersama dengan APA menetapkan anggaran biaya bagi keperluan apotek,
mengelola
keuangan,
50
serta
berhak
dan
berkewajiban
mengadakan kontrol jalannya apotek, mengadakan penilaian kembali sistem pengelolaan tiap akhir tahun untuk mengetahui perkembangan apotek. 2. Apoteker Pengelola Apotek (APA) Adapun tugas, tanggung jawab dan kewajiban APA, yaitu : a. Memimpin seluruh kegiatan apotek, termasuk mengkoordinir dan mengawasi jalannya kerja karyawan. b. Mengatur dan mengawasi penyimpanan dan kelengkapan teknis farmasi terutama di ruang peracikan. c. Menyesuaikan buku harga dan kalkulasi harga obat yang akan dijual sesuai dengan kebijaksanaan harga yang ditetapkan. d. Pembinaan dan pemberian petunjuk soal teknis farmasi kepada karyawan terutama dalam pemberian informasi kepada pasien. e. Bersama dengan bagian administrasi menyusun laporan manajerial serta pertanggung jawaban. 3. Apoteker Pendamping Tugas, tanggung jawab dan kewajiban Apoteker Pendamping, yaitu : a. Mengerjakan pekerjaan pelayanan atas resep dan obat bebas. b. Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat generik, psikotropika dan obat narkotika. c. Membuat pembukuan resep yang dilayani termasuk narkotika dan psikotropika. d. Menyusun buku harian untuk psikotropika dan narkotika serta menyimpan secara terpisah dan tersendiri dari resep biasa untuk dilaporkan tiap bulan. 4. Asisten Apoteker (AA) Tugas, tanggung jawab dan wewenang Asisten Apoteker, yaitu : a. Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan profesinya. b. Dalam hal tertentu dapat menggantikan pekerjaan sebagai penjual obat bebas dan juru resep.
51
5. Bagian Administrasi Tugas, tanggung jawab dan wewenang bagian administrasi, adalah : a. Membuat laporan harian, pencatatan, penjualan, pembelian dan buku penerimaan barang. b. Membuat laporan bulanan, realisasi data untuk pimpinan apotek, daftar gaji, upah dan pajak. c. Membuat laporan tahunan (neraca akhir tahun dan laporan laba rugi). d. Melaksanakan surat menyurat apotek. 6. Bagian Keuangan Tugas, tanggung jawab dan kewajiban bagian keuangan, adalah : a. Mencatat penerimaan, pengeluaran uang yang harus dilengkapi kwitansi, nota dan tanda setoran yang sudah diparaf oleh APA. b. Menyetor atau mengambil uang baik dari kasir atau dari bank. 7. Pembantu Umum Tugas, tanggung jawab dan kewajiban pembantu umum adalah membantu dalam segala bidang yang memerlukan bantuan dan membersihkan lingkungan yang ada di sekitar apotek, disamping itu pembantu umum juga bertugas juga digudang dan juga sebagai reseptur jika apotek menerima resep racikan.
C. Pengelolaan Apotek
Pengelolaan apotek adalah seluruh upaya dan kegiatan apoteker untuk melaksanakan tugas dan fungsi pelayanan apotek. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/2002 pengelolaan apotek dapat dibagi menjadi dua yaitu pengelolaan teknis kefarmasian dan non teknis. Pengelolaan
teknis
kefarmasian
meliputi
pembuatan,
pengelolan,
peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi lainnya, sedangkan pengelolaan non teknis meliputi semua kegiatan administrasi, keuangan, personalia, pelayanan komoditas selain perbekalan farmasi dan bidang lainnya yang berhubungan dengan fungsi apotek.
52
Dalam
pelaksanaan
pengelolaan
apotek
APA
(Apoteker
penaggungjawab) dibantu oleh beberapa AA (Asisten apoteker) dan tenaga kerja lainnnya. 1.
Pengelolaan Obat
Pemilihan obat obatan di apotek WIPA berdasar pada obat obatan yang fast moving atau slow moving. Obat fast moving biasanya berpacu pada pola penyakit yang ada di masyarakat setempat dan obat berasal dari merk yang populer dikalangan masyarakat, selain itu juga berdasar dari resep dokter yang terdapat disekitar apotek. Sedangkan obat obat slow moving biasanya yang tidak terkenal dikalangan masyarakat dan obat yang mempunyai khasiat sama namun beda merk, dimana yang satu harganya lebih mahal dibandingkan dengan merk lain dengan khasiat sama tapi harga lebih murah. Secara umum tahapan pengelolaan obat di apotek WIPA terdiri dari perencanaan
pengadaan
obat,
sistem
penyimpanan
obat,
mekanisme
penyaluran obat dan pemusnahan obat rusak dan kadaluarsa. a. Perencanaan pengadaan obat Perencanaan perbekalan farmasi merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, kualitas, jumlah, dan harga perbekalan farmasi dalam rangka pengadaan. Tujuan dari perencanaan adalah mendapatkan perbekalan farmasi yang berkualitas dalam jumlah dan waktu yang tepat, harga optimal dan kualitas yang memenuhi standar serta untuk menjaga stabilitas keseimbangan antara biaya pengadaan dengan pemakaian rutin. Dalam
perencanaan
kebutuhan
obat,
Apotek
WIPA
mempertimbangkan beberapa hal: 1) Defecta : Perencanaan kebutuhan obat disesuaikan dengan daftar obat yang segera diisi karena barang kosong atau hampir habis. 2)
Letak PBF : Jika keberadaan PBF dekat/dalam kota perencanaan pembelian dilakukan untuk 1-2 hari, sedangkan apabila letak PBF jauh/di luar kota perencanaan pembelian dilakukan untuk satu bulan sudah termasuk lead time.
53
3)
Service PBF : Pemilihan PBF berdasarkan diskon yang ditawarkan, bonus, jangka waktu pembayaran, pelayanan yang baik dan cepat serta kualitas dan kuantitas barangnya terjamin.
4)
Menyesuaikan dengan rencana anggaran belanja (Anggaran Pembelian), salah satunya berdasarkan EOQ ( Economic Order Quantity) yaitu pembelian berdasarkan omset bulan kemarin dikurangi HPP (Harga Pokok Pembelian) atau pembelian barang dibatasi jangan sampai melebihi HPP bulan kemarin. Administrasi pengadaan di apotek WIPA mencakup beberapa hal,
antara lain : 1)
Buku Defecta Buku yang digunakan untuk mencatat barang barang yang kosong dan hampir habis. Pengadaan barang disesuaikan dengan daftar obat yang tertera dibuku defecta. Dari buku defecta dapat dilihat mana obat obat yang fast moving atau slow moving .
2) Buku Penerimaan Barang Barang yang masuk diterima oleh APA dan dilakukan pengecekan mengenai nama obat, nomor batch, jumlah, harga diskon dan tanggal ED. Kemudian barang-barang tersebut dimasukkan ke gudang dengan alur sebagai berikut : a) Barang yang telah diperiksa, tembusan fakturnya diberi nomor urut gudang dan paraf petugas gudang. b) Gudang menerima barang disertai dengan faktur tembusannya. Barang diteliti dan dicocokkan kembali dengan SP tembusan, kemudian dicatat di buku SP tanggal kedatangan. Bila ada barang yang kurang atau tidak ada ditulis dikertas tolakan. c) Barang dicatat dalam buku pemasukan gudang didasarkan urutan nomor gudang pada hari itu. Pencatatan di buku penerimaan barang yang meliputi nomor urut gudang, tanggal diterima, nama PBF, nomor SP, nomor faktur, nama obat datang, jumlah, nomor batch,
54
diskon yang didapat dan tanggal kadaluarsa pengisian buku ini dilakukan oleh petugas gudang. d) Barang-barang yang tertulis tanggal ED (expired date) ditulis tersendiri di buku ED sehingga memudahkan untuk mengetahui pada buku-buku tersebut barang apa saja yang hampir mendekati ED untuk dapat ditukarkan pada PBF sesuai dengan perjanjian. Di dalam buku tersebut memuat tentang nomor per tanggal ED, nama obat, nama PBF, tanggal barang diterima, nama PBF dan jumlah barang. e) Setiap faktur melimiki jatuh tempo pembayaran berbeda maka dari itu dilakukan pencatatan di buku jatuh tempo pembayaran setiap faktur dilakukan untuk mempermudah kontrol pembayaran ke PBF. f) Barang yang keluar dari gudang dicatat di dalam buku pengeluaran gudang. Pada buku ini dicatat tanggal pengeluaran, nama barang, jumlah barang yang diambil serta jumlah yang masih tersisa di gudang. Selain mencatat dalam buku-buku gudang tersebut maka barang barang yang datang itu juga di stok dalam kartu stok barang, obat generik, bahan baku, psikotropika, obat paten serta berbagai sediaan stok gudang. Untuk bagian HV di stok bagian HV. 3)
Buku Hutang Barang yang masih bersatatus hutang dicatat nomor faktur, nama PBF, PPN dan total hutang, kemudian dicatat tanggal jatuh tempo pembayarannya. Tujuan penulisan untuk kedisiplinan dalam pembayaran supaya tepat waktu. Keuntungan pembayaran tepat waktu antara lain mendapat kepercayaan dari PBF dan memungkinkan mendapat diskon untuk pembelian pembelian selanjutnya.
4)
Buku Pelunasan Hutang kepada PBF yang sudah terbayar dicatat di buku pelunasan. Hal ini bertujuan agar mudah dalam pengecekan tanggal pembayaran dan sebgai bukti sudah melakukan pembayaran untuk
55
mencegah dari penipuan beberapa sales PBF yang bermain curang dalam pembayaran. 5)
Buku Surat Pemesanan (SP) APA menuliskan Surat Pesanan (SP) untuk tiap PBF dengan jumlah tertentu sesuai dengan kebutuhan. SP harus ditandatangani oleh APA atau apoteker pendamping atau apoteker pengganti. Selanjutnya SP diambil oleh salesman dari masing-masing PBF sambil lebih lanjut membahas kondisi yang ditawarkan. Pemesanan juga dapat dilakukan melalui telepon dengan SP menyusul pada waktu pengiriman barang. SP sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya non psikotropika dan non narkotika dibuat 3 lembar. Lembar pertama untuk PBF (asli), lembar kedua disertakan pada fakur tembusan saat pengiriman barang dan lembar ketiga untuk arsip apotek. Surat Pesanan (SP) untuk pembelian obat di Apotek WIPA dibagi menjadi 3 bagian, yaitu : a) Surat Pesanan Untuk Obat Non Psikotropika dan Non Narkotika. Formatnya bebas (tidak ditentukan), jumlah item obat dalam tiap SP bebas, diberi nomor SP, tandatangan APA dan cap apotek. Dibuat rangkap
3. Lembar pertama untuk PBF (asli), lembar kedua
disertakan difaktur tembusan saat pengiriman barang dan lembar ketiga untuk arsip apotek. b) Surat Pesanan Untuk Obat Narkotika. Format sudah ditentukan oleh DepKes dengan model N-9, dalam satu lembar Surat Pesanan hanya boleh memesan satu item obat narkotika, diberi nomor SP, nama, alamat, jabatan, tandatangan APA dan cap apotek. Surat pesanan ini dibuat rangkap 5 yang ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, PBF, Balai POM, manajer Kimia Farma dan arsip Apotek. c) Surat Pesanan Untuk Obat Psikotropika. Format sudah ditentukan oleh DepKes, untuk Apotek WIPA menggunakan model N-6, satu lembar SP untuk satu distributor dan boleh memuat lebih dari 1 item
56
obat, diberi nomor SP, nama, alamat, jabatan, ditandatangani oleh APA dan cap apotek. 6)
Buku Expired Pada saat penerimaan barang di gudang, dicek tanggal expired date/tanggal kadaluarsa obat, kemudian di tulis tersendiri di buku ED. Di dalam buku tersebut memuat bulan dan tahun obat datang ke apotek, nama obat dan jumlah barangnya.
7)
Buku Jatuh Tempo Format penulisan dalam buku jatuh tempo antara lain tanggal penulisan, nomor faktur, nama PBF dan total harga yang harus dibayar oleh apotek ke PBF. Buku jatuh tempo memudahkan APA mengetahui hutang yang mana yang harus dibayar terlebih dahulu, untuk mengontrol perputaran uang dan mecegah telat pembayaran. Sistem pembayaran yang dipilih apotek WIPA tergantung modal yang
ada dan diskon yang diberikan. Bila modal mencukupi maka pembayaran secara COD (cash on delivery) lebih dipilih dari pada pembayaran cash karena diskon yang diperoleh lebih besar. Bila pembayaran baik secara kredit maupun cash sama-sama tidak mendapat diskon, dipilih pembayaran secara kredit. Pembayaran ada juga yang dilakukan setelah barang terjual yaitu pengadaan barang konsinyasi (consigment consignate). Inkaso atau pembayaran dilakukan pada hari Senin sampai Jumat pada pukul 09.00-12.00 WIB sebelum jatuh tempo pembayaran pada PBF yang bersangkutan. Pembayaran atau pelunasan tagihan untuk barang-barang yang sudah diterima dilakukan dengan cara memberi uang tunai untuk pembayaran kurang dari satu juta. Pembayaran dengan bilyet giro (BG) atau cek untuk transaksi lebih dari satu juta. Sedangkan untuk jenis obat narkotik dan psikotropika dibayar secara tunai. b.
Sistem Penyimpanan Obat Penyimpanan dilakukan karena barang yang datang atau dibeli
tidak langsung habis terjual
kegiatan ini berada digudang meliputi
penyimpanan barang, pengeluaran barang dan administrasi gudang. Tujuan
57
penyimpanan barang di gudang adalah aman dan terjaga stabilitas obat, mudah dalam pengawasan dan menjamin kelancaran pelayanan. Penyimpanan dan pengaturan pengelompokkan obat di Apotek WIPA dilakukan berdasarkan : 1) Bentuk sediaannya : padat, cair dan semi padat, penataan secara alfabetis. 2) Jenis obat yaitu obat generik dan paten, diletakkan dilemari sendirisendiri secara alfabetis. 3) Produk OTC diletakkan pada etalase depan dan dikelompokkan secara farmakologi. 4) Obat narkotika disimpan di lemari khusus sesuai dengan Permenkes No.28/MENKES/PER/I/1978. 5) Obat psikotropika disimpan di lemari psikotropika terpisah dari obatobat daftar G lainnya. 6) Obat yang dipersyaratkan untuk disimpan dalam suhu dingin disimpan di lemari pendingin untuk menjaga stabilitasnya, contoh : suppositoria. 7) Alat-alat kesehatan dan peralatan bayi diletakkan pada etalase tersendiri. c.
Mekanisme Penyaluran Obat Penjualan obat atau alat kesehatan secara umum dibagi menjadi 2
yaitu : penjualan obat atau alat kesehatan dengan resep dokter dan penjualan obat atau alat kesehatan bebas (tanpa resep dokter). 1)
Penjualan obat dengan resep dokter Penjualan obat dengan resep dapat dilakukan secara kredit maupun
kontan. Penjualan kontan ditujukan untuk umum, pembeli membayar langsung harga obat yang dibelinya. Sedangkan penjualan kredit ditujukan kepada pelanggan (pribadi atau instansi) sebagai usaha apotek untuk mengembangkan jangkauan konsumen. 2)
Penjualan obat bebas (tanpa resep) Penjualan ini meliputi obat-obat bebas, obat bebas terbatas, OWA
(Obat Wajib Apotek), kosmetika, alat kesehatan, dan barang-barang lain yang dijual di apotek.
58
d.
Pemusnahan Obat Rusak dan Kadaluarsa Sediaan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat sesuai standar
yang ditetapkan harus dimusnahkan. Penghapusan dan Pemusnahan sediaan farmasi harus dilaksanakan dengan cara yang baik dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. Prosedur pemusnahan obat hendaklah dibuat yang mencakup pencegahan pencemaran di lingkungan dan mencegah jatuhnya obat tersebut di kalangan orang yang tidak berwenang. Sediaan farmasi yang akan dimusnahkan supaya disimpan terpisah dan dibuat daftar yang mencakup jumlah dan identitas produk. Penghapusan dan pemusnahan obat
baik
yang
dilakukan
sendiri
maupun
oleh
pihak
lain
harus
didokumentasikan sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pemusnahan obat di WIPA dibagi menjadi 3, antara lain pemusnahan obat yang mengandung narkotika, pemusnahan obat daftar G dan pemusnahan alat kesehatan. Setiap pemusnahan dibuat berita acara rangkap 3 dan diserahkan kepada Dinas Kesehatan dengan tembusan ke Balai POM dan satu lembar lagi untuk arsip apotek. Pemusnahan narkotika dan psikotropika harus disaksikan oleh petugas dari Dinas Kesehatan atau Balai POM. Pemusnahan obat bebas di WIPA dilakukan dengan cara menggunting atupun merusak kemasan, menghancurkan isi apabila tablet digerus. Sedangkan untuk pemusnahan alat alat kesehatan tidak boleh dicampur dengan obat obatan lain. 2.
Pengelolaan Resep
Resep adalah permintaan tertulis dari seorang dokter kepada apoteker pengelola apotek untuk menyiapkan dan atau membuat, meracik, serta menyerahkan obat kepada pasien (Syamsuni, 2006). Resep harus ditulis dengan jelas dan lengkap. Jika resep tidak jelas atau tidak lengkap, apoteker harus menanyakan kepada dokter penulis resep tersebut.
59
Resep yang lengkap memuat hal-hal sebagai berikut : a. Nama, alamat, dan nomor izin praktek dokter, dokter gigi atau dokter hewan. b. Tanggal penulisan resep (inscriptio). c. Tanda R/ pada bagian kiri setiap penulisan resep (invocatio). d. Nama setiap obat dan komposisinya ( praescrippio/ordonatio). e. Aturan pemakaiain obat yang tertulis ( signatura). f. Tanda tangan atau paraf dokter penulis resep sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku ( subscriptio). g. Jenis hewan serta nama dan alamat pemiliknya untuk resep dokter hewan. h. Tanda seru atau paraf dokter untuk setiap resep yang melebihi dosis maksimalnya (Anief, 2000). Apotek wajib melayani resep dokter, dokter gigi, dan dokter hewan. Pelayanan resep adalah menjadi tanggung Apoteker Pengelola Apotek. Apoteker wajib melayani resep sesuai dengan tanggung dengan keahlian profesinya dan dilandasi pada kepentingan masyarakat. Apoteker wajib memberi informasi tentang penggunaan secara tepat, aman, rasional, kepada pasien atas permintaan masyarakat (Anief, 2004). a.
Alur Pelayanan Resep Pengelolaan resep di apotek WIPA meliputi pelayanan resep, penyimpanan
resep, pembukuan, pelaporan obat-obat yang diresepkan dan pemusnahan resep. Pembukuan atau pelaporan terdiri atas pembukuan obat generik, narkotika dan psikotropika, serta obat wajib apotek. Pasien datang membawa resep dimana resep yang masuk kemudian akan diterima oleh Apoteker/Asisten Apoteker, yang selanjutnya dicek keabsahan resep meliputi nama, alamat dan SIP dokter, tanggal pembuatan resep, tanda R/, jenis dan jumlah obat, aturan pakai, paraf dokter, nama dan umur pasien, serta berat badan pasien (administratif). Pemeriksaan juga dilakukan terhadap kesesuaian farmasetis dan kondisi klinis antara resep dan pasien. Kemudian diperiksa ketersediaan obat yang diminta pasien di apotek. Jika tersedia, resep
60
kemudian diberi harga dan dikonfirmasikan dengan pasien. Setelah mendapat persetujuan dari pasien, obat disiapkan dan kemudian diberikan kepada pasien.
. Gambar 3. Alur Pelayanan Obat dengan Resep di Apotek WIPA
Resep yang diulang (iter) atau atas permintaan pasien dibuatkan salinan resep dan kwitansi diberikan jika dibutuhkan. Pencatatan penerimaan resep dilakukan setiap hari. Resep dibendel dan diurutkan sesuai dengan nomor urut resep per hari kemudian dibedakan untuk resep yang mengandung psikotropika. Pencatatan penggunaan obat psikotropika dilakukan secara rutin oleh
AA yang bertanggung jawab terhadap pencatatan psikotropika agar
memudahkan dalam pelaporan. b. Penyimpanan Resep Resep-resep yang telah dilayani (sudah diserahkan obatnya pada pasien), disimpan menurut tanggal dan nomor penerimaan atau pembuatan resep atau dapat pula disimpan menurut nomor urutnya (untuk yang kontan) dan menurut debitur (nama langganan) untuk yang kredit. Resep-resep tersebut kemudian oleh petugas AA diberi harga lalu diserahkan kepada bagian tata usaha untuk dibuatkan tagihannya. Resep-resep kontan maupun kredit sebelum diarsipkan, diberi tanggal agar mudah mencarinya kembali. c.
Pemusnahan resep Resep yang telah disimpan lebih dari 5 tahun dapat dimusnahkan dengan
cara dibakar atau dengan cara lain yang memadai dan wajib dibuat berita acara pemusnahan rangkap tiga yang nantinya diserahkan ke Dinas Kesehatan DIY,
61
Dinas Kesehatan kota, Balai POM dan satu lembar disimpan untuk arsip Apotek WIPA. Pemusnahaan resep disaksikan oleh APA, Aping dan AA. Berita acara pemusnahan resep di Apotek WIPA mengacu kepada lampiran Kepmenkes No. 922 tahun 1993 yang berisi waktu pemusnahan, nama dan SIPA APA, nama dan alamat Apotek, pernyataan pemusnahan resep, tempat pemusnahan, jumlah atau berat resep, pernyataan tembusan serta tanda tangan Apoteker dan karyawan yang membantu pemusnahan resep 3. Administratif
Administrasi di Apotek WIPA, terbagi atas 6 bagian, yakni : a. Administrasi Umum, b. Administarsi Pengadaan, c. Administrasi Pelayanan dan Penjualan, d. Administrasi Laporan, e. Administrasi Keuangan, f. Administrasi Kepegawaian. Bagian-bagian administrasi tersebut memiliki lingkup pencatatan mengenai berbagai kepentingan bagi Apotek WIPA. Secara spesifik, bagian bagian administrasi tersebut akan dijelaskan berdasarkan fungsi dan komponen pencatatan administrasi. a. Administrasi Umum Administrasi umum, melingkupi perihal agenda surat-menyurat dengan menggunakan buku ekspedisi mengenai pencatatan surat masuk dan surat keluar. 1)
Surat masuk, contohnya berupa : a) Surat dari Dinas Kesehatan Kota b) Surat dari BPOM (daftar obat yang tidak memenuhi syarat baik per No Batch atau keseluruhan). c) Surat dari Pedagang Besar Farmasi (PBF) sehubungan dengan pindah tempat/alamat, pengumuman tutup atau libur. d) Surat dari instansi perihal kerja sama.
2)
Surat keluar, contohnya berupa laporan dan balasan surat menyurat
62
b. Administrasi Pengadaan/Pembelian Administrasi pengadaan disebut juga dengan administrasi pembelian. Pembelian di Apotek WIPA didasarkan pada pecatatan pada buku defekta. Selain itu, administrasi pengadaan/pembelian harus melakukan cek stok pada obat-obat yang tidak sesuai data komputer dan jumlah fisiknya. Untuk meminimalkan ketidakcocokan data komputer dan stok fisik, maka dilakukan pencatatan manual pada penjualan obat bebas. Selain itu, administrasi pengadaan/pembelian juga bertanggung jawab atas pencatatan penerimaan barang, pelunasan barang, daftar harga terbaru, hutang apotek, catatan surat pesanan pada PBF, jatuh tempo pembayaran barang serta pencatatan ED barang yang diterima. Dibawah ini akan diuraikan segala macam pencatatan yang dilakukan pada bagian administrasi pengadaan/pembelian. 1) Buku Defekta Buku defekta, memuat daftar nama barang-barang habis atau barang barang yang akan habis untuk segera dipesan agar tak terjadi kekosongan stok obat di apotek. Komponen yang dicatat dibuku defekta adalah tanggal, nama barang, jumlah sesuai kebutuhan (slow moving/fast moving ), dan PBF yang dituju untuk melakukan order barang (obat). Jumlah kebutuhan stok obat untuk kembali diorder dan dari PBF mana akan di order direkap berdasarkan PBF yang menyediakan obat tersebut. a) Cek stok, dilakukan pada obat-obat yang keluar melalui pengecekan fisik dan komputer untuk koreksi apabila terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian stok. Contohnya kesalahan pengambilan obat, cek kontrol barang-barang yang tidak sesuai fisik dan data komputer yang dapat menyebabkan kerugian bagi apotek. b) Pencatatan penjualan obat bebas, dilakukan untuk mengurangi kejadian ketidak sesuaian jumlah fisik barang dan data komputer. Sehingga jumlah barang dan dijual beserta sisanya harus sesuai. Dibawah ini disajikan tabel pencatatan penjualan Obat Bebas Apotek W IPA.
63
Tabel 1. Catatan Penjualan Obat Bebas Apotek WIPA
∑
Nama Barang
barang
Sisa Stok
Sisa
Harga
Komputer
stok
Barang
dijual 1
Fisik Panadol Extra
17
17
6700
2) Buku Penerimaan Barang Berisi catatan mengenai barang yang telah diorder melalui surat pesanan (SP) ke suatu PBF dan telah diterima oleh apotek. Pencatatan penerimaan barang dilakukan digudang. Dibawah ini disajikan tabel pencatatan pada Buku Penerimaan Barang Apotek WIPA. Tabel 2. Catatan Penerimaan Barang Apotek WIPA
3) Buku Pelunasan Barang Berisi catatan mengenai sejumlah biaya terhutang dan terbayar yang harus dilunasi oleh apotek pada saat barang datang maupun pada saat telah mencapai jatuh tempo. Dibawah ini disajikan tabel pencatatan pada Buku Catatan Pelunasan Barang Apotek WIPA.
64
Tabel 3. Buku Pelunasan WIPA
Tgl No. Urut No.
22/
Tgl
PBF
Retur
Pelunasan
Faktur faktur
88
365
19/12
Enseval -
89
-
-
Madu
No.
Tgl
Terbayar Disc Tertagih
Gudang gudang 200
20/12
300.800
3535 300.800
80.000 135
01/11
240.000
-
12 160.000
Pahit
Pada saat menerima faktur pelunasan, terdapat kode pada faktur dengan kode nomor urut pelunasan – Bulan – Tahun. Nomer faktur di WIPA hanya berdasarkan 4 nomor terakhir faktur. Kolom terbayar dan tertagih menyatakan sejumlah uang yang tertera di dalam faktur dan harus dibayarkan oleh apotek. Jumlah tertagih dan terbayar bisa saja berbeda. Contohnya pada barang-barang konsinyasi. Jumlah pada kolom tertagih adalah total dari semua barang yang dititipkan pada apotek. Jika sampai pada masa jatuh tempo, tetapi barang yang laku hanya beberapa item saja, maka sejumlah uang terbayar hanya berdasarkan jumlah barang yang laku. Contohnya jika seluruh barang yang dititipkan berjumlah 6 item dengan total harga Rp 240.000,- , pada saat jatuh tempo ternyata barang yang laku hanya berjumlah 4 item dengan total harga Rp160.000,- maka kolom terbayar pada buku pelunasan, ditulis sebesar Rp 160.000,-selisih harga sebesar Rp 80.000,dimasukkan pada kolom retur pembelian. Di Apotek WIPA, juga dilakukan pencatatan untuk apotek Umbulharjo dan Mentari. Prinsip pencatatan sama, hanya saja penjumlahan total pengeluaran untuk pelunasan dilakukan tiap 20 transaksi. 4) Buku Daftar Harga Keseluruhan harga di Apotek WIPA, ditulis dalam buku rekapan stock out. Di dalam buku daftar harga, petugas administrasi harus mencantumkan tanggal terakhir. Pada obat-obat fast moving , dalam kurun waktu 1 tahun harga barang bisa naik hingga 2x lipat sebesar 10%. Untuk obat-obat yang mengalami kenaikan harga, maka diberi tanda di buku daftar
65
harga beserta bulan dan tahun terjadinya kenaikan harga. Hanya saja, kini di Apotek WIPA pengecekkan harga obat dilakukan dengan sistem komputer. Pada saat menerima faktur, sejumlah data harga obat dimasukkan ke dalam sistem data base komputer. Jika ada kenaikan harga barang dari distrbutor atau subdistributor, maka komputer akan otomatis menjumlahkan harga netto dan % HJA apotek. 5) Buku Hutang Buku digunakan untuk melakukan pencatatan sejumlah pembelian harian yang dilakukan apotek WIPA. Seluruh pembelian yang dilakukan apotek WIPA, walaupun pembelian dilakukan secara cash atau pelunasan dilakukan pada hari yang sama, tetap harus di catat di buku hutang, hanya saja, tanggal pelunasan ditulis pada hari dimana dilakukan pelunasan. Dibawah ini disajikan tabel pencatatan hutang apotek WIPA (tabel 4). Pada tanggal pelunasan, format yang ditulis adalah nomor urut pelunasan-bulantahun. Nomor urut pelunasan, dilihat pada Buku Catatan Pelunasan Apotek WIPA.
Tabel 4. Catatan Hutang Apotek WIPA
No.
Tanggal No.
Urut 222
PBF
PPN
Jumlah
Dok 22/12
4851
No Urut Pelunasan
Tagihan BSP
3.579
123.550
135/02/15
6) Buku Rekap Pembelian Apotek Catatan
rekap
pembelian
apotek
ditulis
berdasarkan
catatan
hutang/pembelian apotek WIPA. Catatan rekap pembelian Apotek WIPA dilalukan setiap hari. Total pembelian atau hutang pada 1 hari kerja di total dan dicatat pada buku ini (tabel 5).
66
Tabel 5. Catatan Rekap Pembelian Apotek WIPA
Keterangan
: Apotek-Tahun (WIPA-2015)
7) Buku Catatan Surat Pesanan (SP) Pada buku catatan SP, surat pesanan yang dikeluarkan ke suatu PBF dicatat tanggal pemesanan barang. Jika barang datang, maka apotek akan menerima faktur. Pada faktur terdapat nomor faktur dan tanggal barang masuk gudang. Dibawah ini disajikan tabel catatan surat pesanan di Apotek WIPA (tabel 6). Tabel 6. Catatan Surat Pesanan Apotek WIPA
Keterangan Tanggal
Nomor
: Bulan/tahun (Desember 2014) PBF
Nomor SP
Faktur 23/02/15 3551
Tanggal Gudang
Dos Ni Roha
3660
24/02/15
8) Buku Catatan Jatuh Tempo Buku ini berfungsi untuk mempersiapkan dana pelunasan bagi barang inkaso. Jadi setiap apotek menerima barang dari PBF, maka akan diterima faktur pembelian. Dalam faktur pembelian, terdapat keterangan tanggal jatuh tempo. Jika telah mencapai waktu jatuh tempo, maka apotek harus membayar sejumlah uang pada catatan jatuh tempo. Dibawah ini dapat dilihat kolomkolom pada buku catatan jatuh tempo.
67
Tabel 7. Buku Catatan Jatuh Tempo
Keterangan Tanggal
: Tgl/Bln/Thn ( 12 Feb 2015)
No.
PBF
Jumlah
Gudang 12/02/2015 199
PPG
Rp 323.450
9) Buku Catatan Expired Date (ED) Buku ini digunakan untuk mencatat expired date tiap barang yang datang di apotek agar lebih memudahkan petugas mengendalikan jumlah barang ED di apotek. Semakin banyak jumlah barang ED maka akan merugikan apotek. Dibawah ini disajikan tabel catatan expired date Apotek WIPA. Tabel 8. Buku Catatan E xpir ed Date
Keterangan Tangal
: Bulan/Tahun ED (Okt-2016) Nama Barang
22/02/2015 Sanmol Syr
Asal PBF BSP
Jumlah 3
c. Administrasi Pelayanan dan Penjualan Administrasi pelayanan di Apotek WIPA terdiri dari pelayanan Resep, Obat Wajib Apotek (OWA) dan Penjualan Obat Bebas (HV). 1) Administrasi Pelayanan Resep Pelayanan resep, dibagi berdasarkan waktu penerimaan yakni pagi (JB-002) dan Malam (JB-004). Resep yang telah dilayani, dicatat pada Buku Penerimaan Resep Apotek WIPA. Dibawah ini, disajikan tabel pada Buku Catatan Penerimaan Resep WIPA.
Tabel 9. Buku Penerimaan Resep WIPA
68
No. R/
Nama Pasien
G/P Tuslah Racik
Tuslah
Harga
Non-Racik
1.
Doni
G
-
2
5.300
2.
Ani
G/P
1
-
16.400
Kode G/P menyatakan keterangan generik atau paten obat. Jika dalam suatu resep hanya ada obat dalam golongan generik atau paten maka di tulis G atau P. Tapi, jika terdapat golongan generik dan paten dalam 1 resep ditulis G/P. Toeslag resep di WIPA, dihitung tiap 1 R/. Untuk resep racikan/non racikan, toeslag dihitung tiap 30 Tablet/puyer/kapsul yang ada di resep. Jika di resep terdapat 45 Tablet/puyer/kapsul, maka toeslag R/ di hitung 2 R/. Jika pada suatu resep mengandung narkotik atau psikotropik, maka ada pencatatan khusus untuk golongan tersebut. Pada resep yang mengandung obat psikotropik, di resep ditandai dengan garis biru dibawah nama obat. untuk resep yang mengandung obat narkotik, maka ditandai dengan garis merah di bawah nama obat. Dibawah ini disajikan kolom pencatatan obat Psikotropik pada tabel 10.
Tabel 10. Catatan Psikotropik Apotek WIPA
Tanggal
No
Nama Obat
R/ 12/02/15
5
Diazepam
Jumlah
Stok
Nama
Alamat Nama
Alamat Dokter
Obat
Sisa
Pasien
Pasien
Dokter
5
60
Yati
Suryop
Dr.
Jl. Langestran
utran
Soedewi
Lor 22/24
S.
Pada penerimaan resep per hari, resep diklasifikasikan berdasarkan golongan generik dan paten. Untuk obat-obat golongan generik, dicatat di buku catatan khusus. Buku catatan generik apotek WIPA ditulis berdasarkan resep yang didalamnya ada obat generik berlogo. Semua golongan obat OGB dicatat dibuku ini. Untuk kolom harga, harga pada struk yang terdapat di
69
belakang resep dihitung berdasarkan pengurangan dari nilai toeslag sebesar Rp 1.500 dan embalase sebesar Rp 300. Untuk pembelian dengan kelipatan 30, maka nilai tuslah dan embalasenya menjadi 2 kali. Selain melakukan catatan generik Apotek WIPA (tabel 11), Apotek WIPA juga melakukan pencatatan untuk laporan statistik OGB (tabel 12).
Tabel 11. Catatan Obat Generik Apotek WIPA
Keterangan:
Tanggal (12 Feb 2015)
No. R/
Nama Obat
Jumlah
Harga
1
Paracetamol
10
1700
2
Acyclovir 200
10
3600
Acyclovir Cream
1
7600
Total
12900
Tabel 12. Catatan Statistik Obat Generik Berlogo Apotek WIPA
Tanggal Jumlah R/
Jumlah Harga
Jumlah Lembar Resep
Rata-rata
2) Administrasi Pelayanan Penjualan Obat Wajib Apotek (OWA) Pelayanan penjulalan OWA di apotek WIPA telah mengikuti standar pelayanan yang di tetapkan oleh Menteri Kesehatan dalam Keputusan Menteri
Kesehatan
RI
No.
347/
MenKes/SK/VII/1990,
347/MenKes/SK/VII/1990 dan 1176/Menkes/SK/X/1999 tentang Obat Wajib Apotek no 1, 2 dan 3. Obat wajib apotek adalah obat keras yang dapat diserahkan oleh Apoteker kepada pasien di Apotik tanpa resep dokter. Dalam menyerahkan OWA, apotek WIPA telah memenuhi ketentuan.. Apotik WIPA memberikan OWA dalam batasan jumlah yang ditentukan di dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 347/ MenKes/SK/VII/1990, 347/MenKes/SK/VII/1990 dan 1176/Menkes/SK/X/1999. Untuk pencatatan
70
penyerahan OWA, kini di catat dalam blanko penyerahan OWA. Blanko penyerahan OWA berisi informasi berupa jenis obat dan jumlah yang diberikan, nama pasien, alamat pasien dan keluhan pasien. Kini, blanko pencatatan OWA dibedakan untuk shift pagi dan malam. Shift pagi bewarna kuning, dan malam bewarna merah muda. Berikut disajikan blanko pencatatan penyerahan OWA di Apotek WIPA pada Gambar 4.
Gambar 4. Contoh Pencatatan Transaksi Penjualan OWA
Informasi terkait obat yang diberikan kepada pasien meliputi dosis, aturan pakai, kontraindikasi, efek samping obat, di catat di balik blanko. Hanya saja, untuk pencatatan informasi khusus ini, tidak sering dilakukan karena banyaknya pelanggan, sehingga diperlukan pelayanan yang cepat. Untuk pelayanan penjualan OWA, dilakukan di dalam Buku Catatan OWA Apotek WIPA yang dapat dilihat pada tabel 13.
Tabel 13. Catatan OWA Apotek WIPA
Shift
JB4
Nama dan Alamat
Nama
Pasien
Obat
Rahmat
Cataflam
Suryoputran
50 mg
71
Jumlah
Harga
Keluhan
3
16.900 Sakit gigi
3) Administrasi Pelayanan Penjualan Obat Bebas (HV) Administrasi pelayanan HV, lebih ditujukan untuk melihat kesesuaian jumlah penjualan, sisa stok fisik dan stok komputer dengan perolehan pendapatan penjualan harian apotek W IPA. Selain pencatatan penjualan HV, rutin setiap hari dilakukan pencatatan pada Buku Catatan Rekap Koreksi HV Apotek WIPA. Tabel rekap koreksi HV Apotek WIPA dapat dilihat pada tabel 14. Tabel 14. Catatan Rekap Koreksi HV Apotek WIPA
Keterangan Jumlah
: Tanggal/Bulan/Tahun (22 Feb 2015)
Nama Barang
Barang
1
Sisa Stok
Sisa
Harga
Harga
Database
Stok
Jual
Jual
Fisik
Database
Fisik
Garcia
1
0
95.000
95.000
4) Kelengkapan Administrasi Apotek WIPA a) Kartu Stok Kartu stok di apotek WIPA terdiri dari dua macam kartu, yakni kartu stok gudang dan kartu stelling . Hal ini dilakukan untuk memudahkan penelusuran sisa barang di gudang belakang. Kartu stok gudang diisi berdasarkan informasi dari buku penerimaan barang dan pengeluaran barang. Kartu stok gudang digolongkan menjadi beberapa jenis yakni, golongan obat-obat paten, obat generik, sediaan krim dan obat psikotropik/narkotik.Form kartu stok gudang dapat dilihat pada tabel 15. Tabel 15. Kartu Stok Gudang Apotek WIPA
Keterangan Tanggal
Jumlah Barang – PBF
: Nama Obat (Incidal OD) Harga Satuan
Stok Keluar
Sisa Stok
Barang yang telah dikeluarkan dari gudang akan masuk pada bagian stok depan untuk pelayanan. Pada bagian pelayanan, juga
72
memiliki kartu kontrol stok untuk tiap item obat. Kartu stelling digunakan untuk mencatat stok masuk dan keluar jenis obat generik (Tablet, kapsul, sirup, salep) dan obat paten (Tablet, kapsul, sirup, salep). Pada jenis obat bebas yang dipajang pada counter depan apotek, tidak ada pencatatan pada kartu stelling. Pencatatan penjualan obat bebas hanya didasarkan pada kesesuaian sisa stok fisik dan stok database komputer untuk memastikan tidak terjadi selisih jumlah barang. Berikut disajikan form kartu stelling apotek WIPA pada tabel 16. Tabel 16. Kartu Steling Apotek WIPA
Keterangan Tanggal
: Nama Obat (Neuralgin)
Keterangan
-
+
Jumlah/Sisa Stok
10/02/15 1
10
90
10/02/15 UH
20
70
10/02/15 MT
30
40
Pada kolom keterangan, jika ada sejumlah penambahan jumlah barang, maka harus ditulis dari mana barang berasal. Contohnya, 100 buah Tablet Natrium diklofek 50 mg dari MJS. MJS adalah kode untuk PT. Muda Jaya Sukses (MJS). Lain halnya jika terjadi pengurangan. Walaupun pengurangan terjadi karena adanya pembelian, tetapi harus tetap dicantumkan keterangan penjualannya. Jika pada kolom keterangan berisi nomor, maka nomor tersebut menandakan nomor resep yang dilayani pada hari tersebut. Pencatatan nomer resep pada kartu stelling juga dimaksudkan untuk memudahkan penelusuran pencarian resep. Contoh pada tanggal 10/02/2015 dengan keterangan 1, maka 1 menandakan nomor pelayanan resep pada tanggal tersebut. Pembelian lainnya bisa juga berasal dari apotek lain. Contohnya pada tanggal 10/02/2015 berisi keterangan UH. UH adalah kode untuk apotek Umbulharjo. Apotek WIPA juga melayani pembelian obat dari apotek
73
lain sehingga dalam kartu stelling juga harus di catat jumlah permintaan dan sisa stok fisik barang b) Bukti Penjualan Bukti penjualan di Apotek WIPA terdiri dari 3 macam bukti penjualan. Yakni, nota, kwitansi dan faktur. Masing-masing bukti penjualan memiliki peruntukkannya tersendiri.
i.
Nota Nota adalah bukti pembayaran yang ditujukan kepada seseorang
atau instansi yang melakukan pembelian obat bebas (HV). Nota berisi keterangan apotek pada bagian atas, kemudian terdapat keterangan tanggal dan kolom jumlah barang, nama barang, harga dan total harga. Nota juga di lengkapi cap “Lunas” jika pembayaran dilakukan secara cash. Gambar nota Apotek WIPA dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 5. Nota Apotek WIPA
ii. Kwitansi Kwitansi adalah bukti pembayaran yang ditujukan bagi penjualan obat resep jika pasien meminta bukti pembelian obat dar resep dokter. Gambar kwitansi Apotek WIPA dapat dilihat pada gambar 6.
74
Gambar 6. Kwitansi Apotek WIPA
iii.
Faktur Faktur adalah bukti penjualan yang ditujukan untuk pelayanan
penjualan obat dalam jumlah banyak ke apotek lain atau kepada suatu instansi. Jadi, faktur akan dibuat jika ada surat pesanan yang diterima Apotek WIPA dari apotek lain atau suatu instansi untuk pembelian beberapa item barang. Setelah menerima surat pesanan, maka barang yang dipesan disiapkan, dan dibuatkan faktur sebagai bukti transaksi penjualan. Gambar faktur Apotek WIPA dapat dilihat pada gambar 7.
Gambar 7. Faktur Apotek WIPA
Blanko faktur di apotek WIPA terdiri dari 3 rangkap. Faktur copy pertama diperuntukkan bagi pembeli. Sedangkan copy kedua disimpan oleh asli dan apotek sebagai arsip faktur penjualan.
75
c) Etiket Etiket di apotek WIPA terbagi menjadi 3 macam etiket yakni etiket biru untuk obat-obat non-oral (salep, tetes mata, salep mata, injeksi, suppositoria, ovula), etiket putih untuk obat-obat peroral (tablet, kapsul, puyer, sirup) dan etiket peringatan. Etiket peringatan yang tersedia di apotek WIPA antara lain adalah peringatan “Kocok Dahulu”. Contoh etiket yang tersedia di Apotek WIPA dapat dilihat pada gambar 8.
Gambar 8. Etiket Biru, Etiket Putih, Etiket Peringatan dan Kemasan Plastik Obat.
Peringatan lainnya yang dapat dibuat selain peringatan tersebut antara lain berupa peringatan “Antibiotik, Habiskan Dalam Waktu yang Sama dan Terbagi Rata”, “Hindarkan Mengendarai Kendaraan dan Menjalankan
Mesin
serta
Menjauhi
Alkohol”.
Sedangkan
untuk
peringatan kapan obat diminum, telah ada dalam kemasan plastik obat dengan keterangan “Diminum Sebelum/Saat/Sesudah Makan”. d) Surat Pesanan Surat pesanan (SP) adalah tanda bukti dan daftar pemesanan obat yang akan ditujukan kepada distributor atau subdistributor. SP diapotek WIPA terbagi menjadi 3 macam Surat pesanan (SP). Yakni, Surat pesanan (SP) untuk golongan obat Narkotik, Surat pesanan (SP) untuk golongan obat Psikotropik dan Surat pesanan (SP) untuk golongan obat Daftar G (Generik).
76
i.
Surat Pesanan (SP) Golongan Narkotik Pemesanan obat-obat narkotika dilakukan dengan menggunakan
SP khusus dengan format sudah ditentukan oleh peraturan perundangundangan untuk seluruh apotek dengan model N-9. Dalam satu lembar SP hanya boleh memesan satu item narkotika, dimana yang bertanggung jawab adalah Apoteker dan ditandatangani oleh Apoteker, diberi nomor urut SP sesuai nomor apotek, serta cap apotek. Surat pesanan terdiri dari 5 rangkap. Lembar SP asli ditujukan untuk PBF pemasok obat narkotika. Lembar copy pertama ditujukan kepada pihak Manajer kimia farma. Lembar
copy
kedua
ditujukan
kepada
pihak
Dinas
Kesehatan
kabupten/kota. Lembar copy ketiga ditujukan kepada pihak BPOM. Lembar copy keempat ditujukan sebagai arsip apotek. Pemesanan golongan narkotik dapat dilakukan oleh APA dan APING. Perbedaan pihak yang memesan, dapat dilihat dari keterangan jabatan yang terdapat pada SP Narkotik. Sedangkan untuk penerimaan obat golongan narkotik, dapat dilakukan oleh APA, APING dan AA di apotek.
Gambar 9. Blanko Surat Pesanan untuk obat Narkotika
ii.
Surat Pesanan (SP) Golongan Psikotropik Format dan bentuk sama dengan SP untuk narkotika yaitu sudah
ditentukan oleh Peraturan perundang-undangan. Untuk Apotek WIPA menggunakan model N-6, untuk SP psikotropika tidak ada aturan jadi satu lembar SP untuk satu distributor boleh memuat beberapa item obat, diberi nomor SP, ditandatangani oleh APA dan cap apotek.
77
Surat pesanan memuat nama dan jumlah barang yang dipesan. Selanjutnya setelah menerima surat pesanan, PBF akan mengirimkan barang yang dipesan disertai faktur. SP golongan Psikotropik dibuat 2 rangkap. Apotek WIPA membuat SP golongan psikotropik menjadi rangkap 3 dimana SP asli akan ditujukan untuk PBF pemasok obat, lembar copy pertama ditujukan untuk arsip apotek dan
lembar copy
kedua ditujukan untuk kepentingan administrasi pembelian obat yang akan disatukan dengan faktur pembelian obat dari PBF. Blanko Surat Pesanan untuk obat-obatan jenis Psikotropika dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10. Blanko Surat Pesanan untuk obat Psikotropik
iii.
Surat Pesanan Untuk Obat Non Psikotropika dan Non Narkotika Format SP bebas (tidak ditentukan) jadi ukuran dan bentuk
tergantung masing-masing apotek, jumlah item obat item obat dalam tiap SP bebas, diberi nomor urut SP sesuai apotek, identitas apotek, tanggal, nama dan jumlah obat, tandatangan APA dan cap apotek. Surat pesanan biasanya dibuat rangkap 2 atau 3 sama seperti untuk psikotropika. Dibawah ini disajikan gambar SP (Surat Pesanan) untuk obat Non Psikotropika dan Non Narkotika.
78
Gambar 11. Surat Pesanan (SP) obat Non Psikotropika dan Non Narkotika Apotek WIPA
iv.
Salinan Resep Blanko slainan resep di Apotek WIPA memuat keterangan
identitas apotek pada bagian paling atas, kemudian, keterangan tanggal, tulisan “Salinan Resep” atau “Apograph”, keterangan resep yang dilayani meliputi nama dokter, nama pasien, tanggal dan nomor resep, keterangan avocatio atau tanda R/, R/, dan pada bagian bawah tertera tulisan “PCC” yang merupakan singkatan dari “pro copy conform” yang berarti “sesuai dengan aslinya”. Salinan resep atau copy resep di apotek W IPA dapat dilihat pada gambar 12.
79
Gambar 12. Blanko Salinan Resep Apotek WIPA
d. Administrasi Laporan Administrasi Laporan di Apotek WIPA terdiri dari 2 macam laporan. Yakni laporan intern dan laporan ekstern. ekstern. Laporan intern merupakan laporan keuangan yang ditujukan bagi pemegang saham apotek (PSA). Laporan ekstern merupakan laporan yang tidak berhubungan dengan keuangan apotek seperti laporan narkotik, laporan psikotropik, dan sebagainya. 1) Laporan intern a) Laporan Keuangan Bulanan Laporan keuangan yang termasuk dalam laporan keuangan intern bulanan meliputi : i.
Laporan Pemasukan Harian Laporan ini berisi laporan keuangan saldo bulan lalu, pendapatan harian
dalam satu bulan yang terdiri dari pendapatan penjualan obat resep, penjualan obat bebas (HV), penjualan OWA dan retur pembelian, pemasukan karena hutang (RA), piutang (CRT), selisih lebih pemasukan. Pemasukan harian ditulis dalam blanko penjualan harian yang dilaporkan berdasarkan pergantian shift. pergantian shift.
80
ii.
Laporan Pengeluaran Pengeluaran yang dilaporkan adalah pengeluaran dalam 1 bulan.
Pengeluaran dapat berasal dari biaya operasional yang terdiri dari gaji, sewa apotek, biaya penyusutan, listrik, telepon, inventaris, dan sebagainya, dan pengeluaran dari pembayaran/pembelian obat. Kemudian dari laporan pengeluaran ini, maka dapat diketahui sisa saldo yang dimiliki apotek, atau sisa hutang dalam suatu bulan yang belum dilunasi. iii.
Laporan Sisa Stok Barang
b) Laporan Keuangan Tahunan Laporan keuangan yang termasuk dalam laporan keuangan intern tahunan meliputi : i.
Laporan Penyusutan Laporan
penyusutan dibuat berdasarkan harga perolehan atau
harga beli barang pada saat itu. Persen (%) penyusutan didasarkan pada perkiraan penggunaan efektif suatu barang. Misalnya Mi salnya suatu bangunan efektif digunakan selama 5 tahun, maka bia ya penyusutan yang dimasukkan sebagai baya operasional bulanan sebesar 20%. Nilai sebesar 20% menyatakan nilai estimasi pada saat waktu tahun ke-5, telah tersedia dana sebesar harga beli bangunan tersebut. Dari total jumlah dari laporan penyusutan, maka dari nilai total tersebut ditambahkan jumlah penyusutan sebesar 2%. Setelah itu, pada laporan penyusutan, dihitung juga akumulasi penyusutan yang nilainya berasal dari nilai total penyusutan dan sisa penyusutan.
ii.
Laporan Rugi Laba Rugi-laba suatu apotek diperoleh dari nilai pendapatan usaha yang
dikurangi dengan nilai beban apotek (biaya operasional). Pendapatan apotek dapat berasal dari penjualan obat resep, obat bebas, OWA dan retur pembelian. Nilai pendapatan dari penjualan obat tersebut harus dikurangi dengan harga pokok penjualan (HPP). Nilai HPP juga bisa diperoleh dari nlai stok awal ditambahkan dnegan discount pembelian dan dikurangi dengan nilai stok akhir. Jika terdapat barang ED, maka nilai HPP saat ini
81
adalah nilai HPP dikurangi nilai total barang ED. Jika apotek bekerjasama dengan dokter untuk membuka praktek, maka pendapatan jasa pemeriksaan dapat menjadi salah satu pemasukan. Seluruh pendapatan dikurangi dengan nilai HPP, maka akan didapatkan nilai laba kotor yang diperoleh apotek. Laba bersih dapat dihitung dari nilai laba kotor yang dikurangi dengan nilai beban apotek (biaya operasional). Jika nilai laba kotor lebih besar jika dibandingkan dengan nilai biaya operasional maka apotek akan memperoleh laba/keuntungan, begitu sebaliknya. Secara singkat, rumus perhitungan rugilaba dijabarkan sebagai berikut. (Stok Awal + Disc Pembelian)- Stok Akhir HPP- Stok ED = HPP sekarang Laba Kotor = Pendapatan - HPP Laba Bersih = Laba Kotor – Biaya Operasional
Bagi barang-barang yang akan ED atau yang telah mencapai masa ED, maka apotek WIPA dapat menukarkan barang-barang tersebut kepada distributor/subdistributor jika ada kesepakatan. Apotek Mentari dan UH pun dapat menukarkan barang ED dengan cara menyerahkan blanko penukaran barang ED tersebut kepada Apotek WIPA. Apotek WIPA sebagai apotek pemasok obat bagi kedua apotek ini, yang akan menukarkan barang tersebut kepada distributor/subdistributor terkait.
iii. Neraca Keuangan Neraca keuangan merupakan ringkasan posisi keuangan perusahaan pada suatu periode tertentu. Neraca terdiri dari dua bagian yakni aktiva (lancar dan tetap) dan passiva (kewajiban/hutang dan ekuitas/modal).
Aktiva lancar Aktiva lancar diurutkan menurut tingkat kemudahan pencairan
dana. Contohnya kas, simpanan bank, surat berharga, piutang dan persediaan barang.
82
Aktiva tetap Aktiva tetap merupakan investasi jangka panjang yang bersifat tetap
dna permanen, tidak dijual kembali dalam kegiatan normal seperti tanah, bangunan, mesin, peralatan bangunan, alat transportasi dan nilai akumulasi penyusutan terhadap aktiva tetap.
Kewajiban / hutang Terdiri dari hutang lancar (hutang jangka pendek) seperti pinjaman
bank, kewajiban jangka panjang yang akan jatuh tempo, hutang dagang, uang muka penjualan, hutang pembelian aktiva tetap, penyisihan kewajiban pajak dan hutang deviden.
Modal/ekuitas Dapat diperoleh dari modal usaha, laba berjalan dan laba ditahan.
Laporan rugi-laba dan neraca sangat berkaitan. Laba yang diterima dari laporan rugi-laba, nantinya akan menjadi salah satu komponen modal pada kolom aktiva modal/ekuitas. Neraca keuangan disebut juga dengan balance sheet . Karena neraca digunakan untuk melihat kondisi keuangan suatu perusahaan, maka diharapkan nilai total aktiva dan passiva seimbang. Hanya saja, pada kenyataannya, neraca keuangan susah balance. Jika kesalahan perhitungan balancing aktiva-passiva <10% maka ubah nilai pembelian, karena pengurangan dari nilai pembelian tidak merugikan pihak manapun. Tetapi, jika nilai kesalahan balancing aktiva-passiva >10% maka penggung jawab harus melakukan perhitungan ulang dari persediaaan stok barang, stok barang harus sama anatar total fisik barang dan total data barang, serta peninjauan ulang hutang pembelian atau fakutr yang belum diambil. 2) Laporan ekstern Jenis laporan yang tergolong laporan ekstern meliputi: a) Laporan Narkotika Apotek
kini
wajib
melaporkan
pemasukan,
penggunaan
dan
pemusnahan narkotika melalui website Kementrian Kesehatan di Jakarta. Laporan narkotika harus dilaporkan sebelum tanggal 10 tiap bulannya. Data
83
yang dimasukkan dalam website, dilihat berdasarkan rekapan narkotik di register narkotika. Tabel rekapan register dapat dilihat pada tabel 17. Tabel 17. Blanko Register Narkotik/Psikotropik
Keterangan
: Nama Obat (Diazepam)
Penambahan Bulan
Saldo Awal
Tgl ∑ Asal
Tgl/No. Faktur
Pengurangan Tgl/ No. SP
Tgl
No. R/
Pasien ∑ Nama
Saldo Nama
Alamat
b) Laporan Psikotropika Laporan psikotropika sama seperti laporan narkotika. Data penggunaan obat psikotropika dilaporkan setiap tanggal 10 tiap bulan berikutnya. Data hanya di laporkan via online pada website register psikotropik Indonesia. Laporan psikotropika, di laporkan berdasarkan rekaan register psikotropik seperti yang tercantum pada tabel 17. c) Laporan Statistika Laporan statistika dibuat dan dilaporkan setiap bulan. Laporan ini dibuat secara manual dan dikirim via post atau langsung dikirm ke BPOM. Pada laporan statistika, hanya penggunaan obat generik berlogo (OGB) yang dilaporkan. Selain melaporkan jumlah lembar resep pehari, total R/ OGB perhari yang dibandingkan dengan total R/ yang diterima perharinya. Selain melaporkan penggunaan OGB, apotek juga wajib melaporkan OGB yang mengalami kekosongan di distributor. Laporan statistika untuk pelayanan OGB berisi 4 rangkap yang akan dikirmkan kepada pihak Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, BPOM, Dinas Kesehatan Propinsi dan sebagai arsip apotek sendiri. d) Laporan Tenaga Kerja Kefarmasian Laporan tenaga kerja kefarmasian di Apotek dilaporkan tiap 3 bulan dan berisi 4 rangkap yang akan dilaporkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, BPOM, Dinas Kesehatan Propinsi dan sebagai arsip apotek.
84
dr.
Akhir
Tenaga kefarmasian yang harus dilaporkan adalah tenaga kerja kefarmasian yan memiliki Surat Ijin Kerja bagi APA dan APING, STRTTK beserta SIK bagi S1 Farmasi dan STRTTK bagi D3 Farmasi. e) Laporan Tenaga Kerja Keseluruhan Apotek yang berbentuk badan usaha wajib lapor k e Departemen Tenaga Kerja. Kini, badan usaha yang wajib lapor hanya badan usaha yang memiliki karyawan ≥ 20 orang. Laporan tenaga kerja keseluruhan dilaporkan ke Depnaker tiap tahun. Laporan tenaga kerja keseluruhan melampirkan identitas perusahaan, macam-macam buruh yang bekerja sebagai pegawai (buruh harian atau bulanan), bentuk kesejahteraan bagi karyawan, waktu/jam kerja tenaga kerja keseluruhan, tingkat pendidikan tenaga kerja dan dokumen lain yang dibutuhkan pihak Depnaker. Form laporan tenaga kerja keseluruhan dapat dilihat pada lampiran 4. f) Laporan Kontrasepsi Bagi apotek yang ditunjuk oleh BKKBN dan bersedia untuk melaksanakan program KB, maka wajib untuk membuat laporan kontrasepsi. Bagi apotek yang melaksanakan program kontrasepsi ini, maka akan mendapatkan insentif sebesar Rp 150.000/ 3 bulan atau dapat diganti dengan SKP (Satuan Kredit Partisipasi) yang dikumpulkan untuk mendapatkan sertifikat kompetensi. Pada pelaksanaan program ini, BKKBN bekerja sama dengan pihak IAI (Ikatan Apoteker Indonesia). Ada dua macam laporan kontrasepsi. Laporan yang pertama mengenai Laporan Hasil Pelayanan Alat dan Obat Kontrasepsi Melalui Apotek. Laporan ini berisi jenis alat kontrasepsi, jumlah awal, sisa jumlah, nama dan alamat pasien, keterangan pasien dan sisa stok. Laporan Hasil Pelayanan Alat dan Obat Kontrasepsi Melalui Apotek. Laporan yang kedua berupa Catatan Hasil Pelayanan Kondom Melalui Apotek Provinsi DIY. Laporan ini ditujukan untuk apotek yang hanya menyalurkan alat kontrasepsi berupa kondom. Apotek WIPA wajib melaporkan catatan hasil pelayanan kondom, karena alat kontrasepsi yang tersedia hanya kondom. g) Laporan Monitoring Efek Samping Obat (MESO)
85
Laporan MESO bersifat insidentil, karena kejadian efek samping akibat penggunaan obat sangat jarang terjadi. Blanko laporan MESO terdiri dari 4 macam. Blanko laporan MESO berwarna hijau digunakan untuk kejadian efek samping yang disebabkan oleh suplemen atau makanan. Blanko laporan MESO berwarna merah muda digunakan untuk kejadian efek samping yang disebabkan oleh penggunaan kosmetika. Blanko laporan MESO berwarna hijau muda digunakan untuk kejadian efek samping yang disebabkan oleh obat tradisional. Blanko laporan MESO berwarna kuning digunakan untuk kejadian efek samping yang disebabkan oleh obat nasional. Laporan kejadian MESO akan dikirim ke Direktorat Penilaian Obat Tradisional dan Panitia MESO. h) Laporan Monitoring Kerusakan Obat Kriteria kerusakan obat yang dimaksud adalah obat dalam kemasan utuh tetapi menunjukkan kerusakan fisik. Contohnya gelembung pada kemasan strip, obat dalam botol tak tercampur atau adanya kerak di dinding botol. Laporan ini hanya dibuat jika ada penemuan kerusakan obat. Laporan monitoring kerusakan obat berisi nama obat, bentuk sediaan, asal PBF yang memproduksi dan bentuk kerusakan yang dimaksud. Form laporan dikirm ke pemerintah, agar pemerintah dapat melaksanakan inspeksi dan memberi teguran kepada PBF mengenai adanya laporan kerusakan obat. i) Laporan Pemusnahan Obat Laporan pemusnahan obat dibedakan menjadi pemusnahan obat golongan narkotika dan golongan selain narkotika (daftar G dan Psikotropik). Pemusnahan obat dilakukan apabila terdapat obat-obat yang telah mencapai massa kadaluwarsa ataupun mengalami kerusakan. Kerusakan atau ED obat minimal sebesar 1% dari persediaan obat, hindari jika kerusakan atau ED obat mencapai 3% karena akan menrugikan apotek. Pemusnahan golongan narkotika, akan dibuat berita acara sendiri jika dilakukan bersamaan dengan pemusnahan golongan lainnya. Pada pelaksanaan pemusnahan obat narkotik, harus disaksikan oleh Pejabat Setempat (contohnya Kepala BPOM). Berbeda dengan pemusnahan pada golongan non-narkotik yang boleh hanya dihadiri oleh APA, APING dan pelaksanan pemusnahan. Berita acara pemusnahan obat
86
berisi keterangan nama obat, jenis sediaan obat, jumlah obat, dan keterangan tempat, waktu serta metode pemusnahan yang digunakan. j) Laporan Pemusnahan Resep Pemusnahan resep dilakukan setelah mencapai masa penyimpanan selama 5 tahun. Pemusnahan resep narkotika dan narkotika dilakukan dengan cara yang sama. Sebelum dilakukan pemusnahan, resep ditimbang, dicatat keterangan resep yang akan dimusnahkan (kurun waktu 5 tahun, ex 20032008), cara pemusnahan, saksi dan pelaksana pemusnahan untuk dilaporkan sebagai berita acara pemusnahan. Berita acara pemusnahan ditanda tangani oleh para saksi (APA dan APING), dibuat 4 rangkap yang akan ditujukan bagi Dinas kesehatan Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Propinsi, BPOM dan Arsip Apotek. k) Laporan Pajak Laporan pajak hanya ditujukan bagi apotek yang penghasilan atau pendapatan laba bersih (netto) telah melebihi PTKP. Laporan pajak dilakukan melalui Surat Pemberi Tahuan (SPT). SPT ada dua jenis yakni SPT tahunan bagi pribadi/perorangan dan badan usaha serta SPT massa (PPh 25, PPN, PPh 21). e. Administrasi Keuangan Administrasi keuangan di Apotek WIPA dilakukan dengan pencatatan pada buku kas. Buku kas di Apotek WIPA terdiri dari buku kas besar dan buku kas kecil. Selain pencatatan pada buku kas, administrasi keuangan di WIPA dapat dilihat pada buku bank. Berikut penjelasan mengenai macam pencatatan pada administrasi keuangan di Apotek WIPA. 1) Buku Kas Besar Buku kas besar dipegang oleh Apoteker Pengelola Apotek yang bertindak sebagai penanggung jawab seluruh transaksi pembelian di Apotek WIPA. Buku kas besar, digunakan berdampingan dengan buku kas kecil karena bersifat saling mengoreksi. Jika APA tidak hadir untuk menangani transaksi pembelian dan pemasukan, maka transaksi pembelian masih dapat dilakukan tetapi dicatat dibuku kas kecil.
87
2) Buku Kas Kecil Buku kas kecil dipegang oleh staff administratif. Buku kas kecil berfungsi sebagai buku bantu pencatatan transaksi pembelian di Apotek WIPA. Nilai jumlah transaksi tiap tanggal pada buku kas kecil, harus sama dengan kas besar. 3) Buku Bank Jika jumlah uang yang dimiliki apotek ada dalam jumlah besar biasanya APA dengan persetujuan PSA akan membuar rekening koran. Tujuan pembuatan rekening koran adalah untuk keamanan. Persyaratan untuk membuka rekening koran antara lain adalah dengan minimal uang Rp 1.000.000,- dan ada rekomendasi atau referensi dari nasabah lain. Jika membuka rekening koran, kita akan mendapatkan 2 bukti pembayaran yang berupa Cek dan Bilyet Giro. a) Cek, merupakan bukti pembayaran yang dapat dicairkan oleh pihak kolektor dari rekening nasabah yang memiliki rekening koran. b) Bilyet Giro, merupakan bukti pembayaran yang tidak bisa diuangkan secara tunai. Bilyet giro hanya bisa disetor pada rekening giro pihak penagih. Waktu pencairan bilyet giro dan cek dapat disesuaikan dengan waktu penerimaan barang. Hanya saja, untuk membuka rekening koran, apotek harus mengeluarkan biaya administrasi lainnya berupa biaya buku cek at au giro dan biaya materai. f. Administrasi Kepegawaian Administrasi
kepegawaian
berkaitan
dengan
pengarsipan
data
kepegawaian. Kepegawaian di Apotik WIPA menurut struktur organisasi terdiri dari Apoteker Pengelola Apotek (APA), Apoteker Pendamping (Aping), Tenaga Teknis Kefarmasian (S1, D3, Analis farmasi) dan Tenaga Teknis Non Kefarmasian. Arsip yang disimpan mengenai seluruh pegawai yang bekerja di Apotek WIPA meliputi biodata pegawai, surat lamaran kerja, kontrak kerja, perjanjian kerja dan dokumen lain yang dibutuhkan sebagai syarat administrasi pegawai sesuai tingkat pendidikan yang bersangkuran.
88
4. SDM
Susunan karyawan atau pegawai di Apotek WIPA adalah sebagai berikut : Apoteker Pengelola Apotek
: 1 orang
Apoteker Pendamping Apotek
: 1 orang
Asisten Apoteker
: 2 orang
Administrasi
: 2 orang
Kasir
: 2 orang
Reseptir dan Gudang
: 2 orang
Karyawan bekerja setiap hari senin-sabtu yang terbagi menjadi dua shift yaitu shift pagi pada jam 08.00-15.00 WIB dan shift sore pada jam 14.00-21.00. Jam kerja karyawan 7 jam/hari, jika >7 jam/hari maka dihitung lembur dan mendapat 1,5 kali gaji. Berdasarkan tanggung jawab masing-masing karyawan system penggajian diatur sebagai berikut : 1) Gaji pokok Apoteker disesuaikan dengan standar dari IAI 2) Besarnya gaji pokok karyawan ditentukan oleh APA. Pembayaran gaji dilakukan tiap tanggal 1 bulan berikutnya 3) Besar gaji pokok disesuaikan dengan tingkat pendidikan, jumlah jam kerja, pengalaman dan besarnya tanggung jawab maksimal 42 jam/minggu atau 7 jam/hari, kalau lebih dari itu dihitung lembur. 4) Pembayaran gaji karyawan meliputi gaji pokok, toeslah yang besarnya tergantung dari jumlah resep yang masuk dan jumlah jam kerja, serta tunjangan kesejahteraan lainnya. 5) Besarnya toeslah berdasarkan perincian sebagai berikut : a) 10 bagian untuk APA, APING dan AA b) 5-6 bagian untuk kasir c) 3-4 bagian untuk reseptur Dalam sistem gaji, apotek menerapkan sistem UMR per 42 jam. Upah minimum Regional (UMR) ini dihitung dari Take Home Pay nya (meliputi gaji pokok, tuslah dan kesejahteraan). Tuslah dihitung untuk racik = Rp 1.000,- dan non racikan = Rp 250,-
89
Kesejahteraan karyawan yang dapat diberikan yaitu :. 1) Tunjangan Kesehatan, di Apotek WIPA besarnya biasanya dibagi rata antar karyawan (dana kesehatan) dan apabila karyawan membeli obat di Apotek WIPA diberikan dengan harga netto. 2) Premi yakni pembagian keuntungan berdasarkan pekerjaan, sedangkan untuk penanam saham per modal mendapatkan deviden sesuai keuntungan yang didapatkan berdasarkan modal yang diinvestasikan. 3) Tunjangan Hari Raya Tujangan Hari Raya yang diberikan menjelang hari raya idul fitri sebesar satu kali gaji.
A. Perpajakan
Pajak merupakan iuran wajib bagi wajib pajak menurut ketentuan yang berlaku yaitu untuk menyerahkan sebagian dari kekayaan atau penghasilannya kepada negara menurut undang-undang yang ditetapkan oleh pemerintah dan dipergunakan untuk kepentingan masyarakat. Pengelolaan pajak dilakukan sendiri oleh Apotek WIPA, karena pemerintah telah menetapkan metode self assesment bagi wajib pajak, yaitu bahwa wajib pajak mendaftar, menghitung dan membayar sendiri pajak yang akan dibayarkan. Jenis-jenis pajak yang dikenakan di apotek WIPA sebagai badan usaha adalah sebagai berikut : 1. Pajak Langsung Pajak Langsung merupakan pajak yang dalam proses menghitung, melaporkan dan membayarnya dilakukan oleh kita sendiri. Contoh pajak langsung adalah : Pph 21, PPh 25, PPh 28 dan PPh 29 2. Pajak Tidak langsung Pajak tidak langsung merupakan pajak yang kita bayar tetapi dipungut oleh pihak lain. Pihak lain yang dimaksud misalnya PBF. Contoh pajak tidak langsung adalah : PPN PBF, Materai.
90
3. Pajak Pusat a. Pajak penghasilan final Sesuai PP No.46/2013, penghasilan yang dikenakan pajak penghasilan (PPh) final adalah penghasilan dari usaha bruto tidak lebih Rp 4,8 miliar dalam satu tahun pajak, besarnya tarif pajak yang harus dibayar adalah 1% dasar bruto setiap bulan dibayar paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya. b. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) PPN merupakan pajak tak langsung yang dikenakan pada setiap pembelian. Besarnya pajak yang harus dibayarkan sebesar 10% dari jumlah pembelian. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dikenakan terhadap Apotek WIPA sebesar 10% saat pembelian obat dari PBF. c. Pajak penghasilan (PPh 21) PPh pasal 21 (Pajak Penghasilan Perorangan) PPh 21 adalah pajak yang mengatur pajak pribadi atau perorangan yang pendapatannya telah melebihi PTKP. Di Apotek WIPA, karyawan yang penghasilannya melebihi PTKP adalah Apoteker Pengelola Apotek. Sehingga, APA wajib melakukan perhitungan pajak terhadap pendapatannya. Dibawah ini disajikan contoh perhitungan pajak perorangan untuk SPT PPh 21. Pendapatan Perorangan/bulan
= Rp. 7.000.000,-
Status
= Kawin, memiliki 1 anak
PTKP
= 3.000.000 + (250.000 x 2) = 3.500.000/bulan
Maka: Bruto
= Rp 7.000.000,-
Netto
= Bruto – Biaya jabatan (5%)
Netto
= Rp 7.000.000 - Rp 350.000
Netto
= Rp 6.650.000
PKP
= Netto – PTKP (K-1)/bulan
PKP
= Rp 6.650.000 – Rp 3.000.000
PKP
= Rp 3.650.000/bulan = Rp 43.800.000/tahun
91
PKP/tahun pribadi orang tersebut adalah Rp 43.800.000/tahun sehingga tarif pajak yang harus dibayar adalah sebagai berikut: Pajak tertagih = PKP x Tarif Pajak PKP = Rp 43.800.000 Pajak Tertagih hanya lapis 1 sebesar 5% Lapis 1 (> PTKP – Rp 43.800.000)
= Rp 43.800.000 x 5% = Rp 2.190.000/tahun = Rp
182.500/bulan
d. Pajak Penghasilan Apotek (PPh 25) Apotek WIPA menggunakan perhitungan pembukuan yang besarnya ditentukan berdasarkan keuntungan bersih apotek setiap tahunnya. Adapun ketentuan yang berlaku dalam perhitungan besarnya pajak untuk suatu badan usaha adalah jika omset lebih dari Rp 4.800.000.000,00 dihitung dengan cara pembukuan, sedangkan jika omset apotek kurang dari Rp 4.800.000.000,00 maka perhitungan pajak menggunakan pajak final 1% dari omset setiap bulannya. e. PPh pasal 28 dan PPh pasal 29 Besarnya angsuran yang harus dibayarkan oleh Apotek WIPA dihitung 1/12 dari Sisa Hasil Usaha (SHU) tahun sebelumnya dimana pembayaran dilakukan dengan SSP atau SPT massa. Apabila besarnya angsuran yang dibayar lebih banyak dari pajak terhutang apotek, maka apotek terkena PPh pasal 28. Sedangkan apabila besarnya angsuran yang telah dibayarkan lebih kecil dari pajak terhutang yang harus dibayar oleh apotek, maka apotek wajib membayar kekurangan pajak sesuai PPh pasal 29. f. PPh pasal 23 Untuk PPh 23 di Apotek WIPA dihitung dari deviden yang berasal dari jumlah omset yang akan dibagikan ke pemegang saham dikalikan 15%, karena apotek WIPA berbentuk CV maka apotek WIPA tidak membayar untuk sewa, karena bangunan apotek adalah milik sendiri.
92
4. Pajak Daerah a.
Pajak Reklame Pajak reklame adalah pajak yang dikenakan terhadap pemasangan
papan nama apotek di luar atau di dalam lingkungan apotek. Besarnya pajak ini tergantung pada : 1) Jenis
: papan datar, papan bercahaya, papan berjalan
2) Ukuran
: datar, cahaya, berjalan
3) Lokasi
: tanah sendiri, diluar tanah sendiri
Jika tidak mencantumkan nama usaha yang bersangkutan dan jarak apotek dianggap UKM (Usaha Kecil Menengah), jadi dapat bebas dari pajak reklame. Apotek WIPA memang memasang papan bertuliskan ”Apotek” tanpa mencantumkan nama ”WIPA” dan jarak sekian meter, oleh karena itu Apotek WIPA bebas pajak ini. b. Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) Pajak ini dikenakan setiap tahun dan besarnya tergantung dari luas tanah, kondisi bangunan, serta lokasi apotek.
B. Pelayanan KIE dan Pharmaceutical Care
Pelayanan kefarmasian di apotek meliputi pelayanan tanpa resep untuk obat bebas, obat bebas terbatas, dan obat wajib apotik, sedangkan pelayanan dengan resep dokter untuk obat keras, obat golongan psikotropika dan obat golongan narkotika serta pemberian KIE dan melakukan Pharmaceutical Care. Asuhan kefarmasian ( Pharmaceutical care) adalah tanggung jawab langsung apoteker pada pelayanan yang berhubungan dengan pengobatan pasien dengan tujuan mencapai hasil yang ditetapkan yang memperbaiki kualitas hidup pasien. Asuhan kefarmasian tidak hanya melibatkan terapi obat tapi juga keputusan tentang penggunaan obat pada pasien. Termasuk keputusan untuk tidak menggunakan terapi obat, pertimbangan pemilihan obat, dosis, rute dan metoda pemberian, pemantauan terapi obat dan pemberian informasi dan konseling pada pasien.
93
Pelayanan KIE bertujuan memberikan informasi yang benar mengenai segala sesuatu yang harus diketahui dan diperhatikan pasien mengenai suatu obat, antara lain macam obat, indikasi pengobatan, 28 kontraindikasi obat, efek samping yang mungkin timbul, cara penggunaan, frekuensi pemberian, pentingnya kepatuhan maupun hal-hal lain yang harus diperhatikan oleh pasien yang meminum obat tersebut. Melalui KIE diharapkan pasien dapat menggunakan obat yang diminumnya secara benar sehingga tujuan terapi dapat tercapai. Pelayanan pada pasien dibedakan berdasarkan kategori obat yang dibutuhkan oleh pasien. Dalam pelayan obat non resep diperlukan informasi tentang pasien. Informasi yang dibutuhkan beberapa diantaranya yaitu : 1. Untuk siapa obat tersebut. 2. Berapa lama gejala yang dirasakan pasien. 3. Sebelumnya sudah menggunakan obat apa untuk penyakit pasien tersebut. 4. Apakah ada penyakit lain yang menyertai atau apakah sedang mengkonsumsi obat lain. Pada pasien dengan resep dokter, informasi yang diberikan hanya bersifat menunjang dan menegaskan kembali informasi yang telah diberikan oleh dokter. Three prime question yang diajukan jika pasien mendapat resep baru adalah : a. Bagaimana penjelasan Dokter tentang obat Anda ? b. Bagaimana penjelasan Dokter tentang cara pakai obat Anda ? c. Bagaimana
penjelasan
Dokter
tentang
harapan
setelah
minum/memakai obat Anda ? Pelayanan konsultasi obat di apotek WIPA dapat dilakukan setiap hari senin-sabtu oleh APA pada jam 09.00 – 21.00 WIB dan dapat dilakukan melalui telepon. Informasi yang dapat diberikan oleh apoteker di apotek meliputi: 1. Nama obat atau senyawa senyawa aktif apa yang terkandung dalam sediaan.
94
2. Indikasi obat atau efek terapi dari senyawa aktif tersebut. 3. Aturan dosis dan cara pemakaian, termasuk jumlah, frekuensi dan lama penggunaan. 4. Efek samping obat yang ditimbulkan dari penggunaan obat tersebut, baik ringan, berat maupun fatal dan efek samping obat yang dapat ditanggulangi sendiri atau yang harus ditangani oleh dokter. 5. Kemungkinan adanya interaksi dengan obat lain atau dengan makanan, hal yang perlu diperhatikan yaitu warna urin dan feses. 6. Pantangan dan kontraindikasi dari obat yang diberikan. 7. Alternatif pengobatan yang tersedia selain obat yang diberikan tersebut. 8. Anjuran – anjuran
khusus pada pemakaian obat, misalnya antibiotik
harus dihabiskan, diminum sebelum atau sesudah makan. 9. Tindakan yang dilakukan apabila lupa minum obat. 10. Cara penyimpanan dan pengembalian obat bila memungkinkan. 11. Harga obat. Beberapa sumber informasi obat yang dapat digunakan sebagai bekal dalam konsultasi obat di apotek adalah lembaran informasi produk obat dalam bentuk package insert yang disiapkan dalam kemasan atau dos, buku – buku standar seperti ISO, MIMS, DOI, Farmakope ataupun sumber – sumber informasi seperti majalah farmasi dan kedokteran, seminar dan lain-lain. Di Apotek WIPA tersedia Pelayanan Informasi Obat (PIO) melalui media cetak berupa buletin yang mengkaji beberapa informasi obat untuk masyarakat. Program ini bekerjasama dengan PIO Universitas Gadjah Mada (UGM) Yogyakarta.
C. Evaluasi Apotek
Untuk mengetahui perkembangan apotek maka perlu dilakukan evaluasi secara periodik setiap akhir tahun. Evaluasi dilakukan oleh APA terhadap resep, keuangan dan kinerja pegawai. Evaluasi terhadap resep dilakukan dengan meneliti resep-resep yang masuk. Evaluasi kinerja pegawai dilakukan dengan melihat tanggung jawab pegawai sehari-hari.
95
Evaluasi kegiatan Apotek WIPA dilakukan dengan pembuatan pembuatan laporan, yang meliputi : 1. Laporan internal, meliputi : a. Laporan harian yaitu laporan jumlah resep, jumlah uang masuk dan jumlah penjualan obat bebas, bebas terbatas dan OWA. b. Laporan bulanan keuangan, yaitu laporan hutang, laporan keluar masuknya uang, laporan pembayaran rekening listrik, air, telepon dan laporan gaji pegawai. c. Buku inventaris tahunan, berguna untuk mengetahui jumlah dan macam barang yang menjadi kekayaan apotek misalnya TV, lemari es, mebel, rak-rak obat dan lainnya beserta nilai penyusutannya. d. Laporan rugi-laba, yang berisi penjualan bruto, harga pokok penjualan, laba bersih serta biaya-biaya perhitungan dilakukan sekali dalam setahun. e. Neraca akhir tahun mengenai kas piutang lancar, inventaris, hutang barang, hutang modal dan modal akhir. 2. Laporan eksternal a. Laporan penggunaan narkotika, dibuat setiap bulan selambat-lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya. Laporan ini berisi nama sediaan, persediaan awal bulan, pemasukan, persediaan akhir bulan dan keterangan. b. Laporan penggunaan psikotropika. Laporan ini dibuat setiap bulan, dengan ketentuan penyerahan sama seperti laporan penggunaan bulanan narkotika. c. Laporan penggunaan obat generik berlogo. Laporan ini di buat setiap bulan untuk mengetahui tingkat penggunaan obat generik berlogo. Laporan ini dibuat berdasarkan buku register yang memuat nama dan alamat dokter, dan jumlah resep obat generik dan laporan ini dibuat rangkap tiga. d. Laporan jumlah tenaga kerja farmasi yang dilaporkan 3 bulan sekali.
96
3. Laporan keuangan Laporan keuangan berfungsi
untuk menganalisa keuangan keuangan apotek,
sehingga dapat diketahui likuiditas, rentabilitas apotek tersebut. Disamping itu juga sebagai dasar pembuatan rencana kerja yang akan datang dan penentuan kebijaksanaan. Evaluasi keuangan diperlukan laporan perhitungan laba rugi dan neraca akhir tahun. Dari perhitungan tersebut dapat diketahui besarnya laba yang diperoleh dan digunakan untuk menghitung macam-macam rasio keuangan yang berguna bagi evaluasi apotek. Rasio yang sering dipakai untuk evaluasi keuangan di apotek adalah : 1. Persentasi laba bersih setiap penjualan 2. Membandingkan dengan rasio tahun lalu, sehingga dapat dilihat jalannya apotek yang dapat memberikan peringatan untuk perbaikan. 3. Persentase laba bersih terhadap jumlah modal 4. Besarnya penjualan selama setahun dibandingkan dengan aktiva apotek 5. Besarnya perbandingan nilai pembelian barang selama setahun dengan nilai persediaan.
97
BAB IV PEMBAHASAN
A. Pengelolaan Apotek
Berdasarkan
ketentuan
Keputusan
Menteri
Kesehatan
RI
No.
1332/Menkes /SK/X/2002, yaitu apotek memiliki tugas serta fungsi sebagai tempat pengabdian profesi apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan sebagai apoteker dan telah memiliki Surat Ijin Apoteker (SIA) dari Menteri Kesehatan. Apoteker Pengelola Apotek Apotek (APA) diharapkan senantiasa senantiasa aktif, kreatif dan inovatif agar dapat mengembangkan apotek yang dikelola serta profesional dalam memberikan pelayanan dan informasi kepada masyarakat tentang obat dan pengobatan. Apotek sebagai salah satu institusi bisnis bertujuan untuk mencari keuntungan dengan memberikan pelayanan jasa di bidang kefarmasian. Kedua hal tersebut harus selaras dan seimbang antara kepentingan bisnis dengan pengabdian profesi Apoteker di Apotek. Apotek WIPA dalam dalam melaksanakan perannya di masyarakat memiliki beberapa fungsi, yaitu sebagai institusi pelayanan kesehatan yang menyediakan perbekalan farmasi dengan keamanan, mutu, manfaat, khasiat yang terjamin, serta pemberian informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat, sebagai institusi bisnis yang bertujuan untuk memperoleh keuntungan atas jasa pelaksanaan pelayanan kefarmasian demi kelangsungan hidupnya dan sebagai institusi pendidikan yang memberikan wadah bagi calon Apoteker untuk meningkatkan pengetahuan, pengalaman praktis, dan keterampilan dalam mengelola apotek melalui kegiatan praktek kerja lapangan. Dedikasi Apotek WIPA pada masyarakat terlihat jelas pada pelayanan dengan informasi yang tepat, patuh pada peraturan yang berlaku terutama mengenai siapa yang dapat dilayani atas pembelian obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, obat golongan narkotik dan psikotropika, maupun obat
98
tradisional karena hal ini sangat berkaitan dengan penyalahgunaan obat. Adapun faktor-faktor yang mendukung perkembangan Apotek WIPA, yaitu: 1. Lokasi yang strategis Apotek WIPA berada pada lokasi yang strategis di daerah Panembahan yaitu di Jalan Mantrigawen Lor No.30 Yogyakarta yang merupakan jalan raya yang relatif ramai dan mudah dijangkau oleh masyarakat. Hal ini didukung pula dengan banyaknya banyaknya perumahan, pertokoan, perkantoran, pemukiman penduduk di sekitar apotek. Lokasi yang strategis ini merupakan salah satu keunggulan Apotek WIPA dan merupakan salah satu aset untuk perkembangan apotek. 2. Struktur organisasi jelas. Apotek WIPA mempunyai struktur organisasi yang jelas, terdapat tugas dan kewajiban masing-masing karyawan. Dengan adanya pembagian tugas dan kewajiban karyawan, diharapkan tugas-tugas berjalan lancar sesuai yang ditetapkan. 3. Fasilitas apotek yang memadai Apotek WIPA terdapat ruang tunggu yang yang nyaman dilengkapi dilengkapi dengan televisi, timbangan badan. Selain itu, di apotek WIPA terdapat praktek dokter gigi. 4. Pelayanan yang ramah dan cepat Apotek WIPA WIPA memberikan pelayanan setiap hari senin hingga sabtu dengan jam buka Apotek WIPA W IPA yaitu 08.00-21.00. Shift pagi mulai pukul 08.00-14.00 WIB, sedangkan shift sore mulai pukul 14.00-21.00 WIB. Hari minggu dan tanggal merah libur. 5. Karyawan Karyawan Apotek WIPA mempunyai loyalitas dan dedikasi yang tinggi serta berpengalaman. Pada umumnya karyawan Apotek WIPA merupakan karyawan yang berpengalaman. Setiap karyawan mempunyai job description descr iption yang jelas dan tanggung jawab sehingga semua pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik. Dari segi pelayanan pada pasien, karyawan Apotek WIPA memiliki kemampuan komunikasi yang yang baik.
Hal ini terlihat dari cara karyawan
memberikan pelayanan obat kepada kepada pasien dengan bahasa yang baik serta informasi mengenai obat yang jelas.
99
1. Pengelolaan Obat
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 35 tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek yaitu pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan habis medis habis pakai dan pelayanan farmasi klinik. Pengelolaan sediaan darmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai meliputi perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pemusnahan, pengendalian, pencatatan dan pelaporan. Pengeluaran obat menggunakan sistem FIFO ( First In First Out ) dan FEFO ( First Expired First Out ). Sistem FIFO ( First In First Out ) dimana barang yang baru diterima disimpan dibagian belakang dari barang yang diterima sebelumnya, sedangkan sistem FEFO ( First Expired First Out ) berdasarkan kadaluwarsa barang. Pengelolaan obat di apotek WIPA seperti dalam Drug Management Cycle misalnya seperti sistem pengadaan obat, penyimpanan, distribusi obat serta pemusnahan obat yang sudah kadaluwarsa. a.
Perencanaan Tujuan perencanaan adalah untuk mengefisienkan jumlah perbekalan
farmasi dengan kondisi keuangan yang ada di apotek. Selain itu perencanaan bertujuan agar persediaan barang tidak over stok dan low stok. Apotek WIPA dalam perencanaan pembelian obat utamanya berdasarkan frekuensi pemakaian barang (fast moving atau slow moving) yang dapat dilihat melalui buku defecta (buku catatan barang habis). Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kerugian akibat penumpukan barang di gudang, banyaknya obat kadaluwarsa dan berhentinya perputaran
uang.
Perencanaan
pembelian
obat
di
Apotek
WIPA
mempertimbangkan kondisi keuangan, pola penyakit yang sering terjadi (epidemiologi), peresepan oleh dokter dan pola konsumsi masyarakat sehingga permintaan obat dapat terlayani secara maksimal. b.
Pengadaan Pengadaan barang di Apotek WIPA dilakukan setiap hari kecuali hari
libur (tanggal merah). Pengadaan barang dilakukan secara langsung yaitu pemesanan secara langsung melalui salesman yang datang maupun melalui telepon, hal ini karena apotek WIPA termasuk lokasi yang terletak di pusat kota
100
Yogyakarta yang cukup banyak didirikan PBF maupun sub PBF dan supplier sehingga lead time tidak terlalu lama. Dengan demikian dapat menghindari terjadinya kekosongan barang karena bisa dipesan secara langsung sesuai perencanaan dan kebutuhan. Pengadaan barang dilakukan jika stok di apotek minim atau hampir habis dan barang-barang yang habis ditulis dibuku defecta. Order barang dilakukan dengan jumlah yang cukup besar karena Apotek WIPA mempunyai dua cabang apotek yaitu Apotek Mentari dan Umbulharjo. Cara ini menguntungkan karena diperoleh diskon yang cukup besar ataupun dengan adanya bonus. Apotek Mentari dan Umbulharjo bisa melakukan pengadaan barang ke apotek WIPA dengan system pembelian tetapi dengan harga netto. Apabila ada barang yang tidak tersedia di apotek WIPA maka kedua apotek tersebut bisa order langsung ke PBF. Pemesanan barang dilakukan oleh Apoteker dengan disertai SP (surat pesanan). Surat pesanan ada 4 macam yaitu SP daftar G, SP prekursor, SP narkotik, dan SP psikotropik. Di apotek WIPA surat pesanan dibuat tiga rangkap, SP asli diserahkan ke PBF, tembusan 1 untuk arsip apotek, tembusan 2 untuk bagian penerimaan barang. Tembusan 2 ini bertujuan untuk mencocokkan faktur dengan barang yang dipesan, sehingga jika ada barang yang tidak datang bisa ditulis di buku tolakan pesanan dan bisa diorderkan ke PBF lain. Satu hal yang sangat diperhatikan apotek WIPA bila memesan barang ke PBF adalah lokasi dari PBF itu sendiri, sebab tidak semua PBF yang obatnya bisa kita pesan ada di wilayah Yogyakarta. Pemesanan ke PBF dalam wilayah Yogyakarta biasanya barang dapat diantar dalam jangka waktu satu hari (pagi pesan, sore datang) sedangkan PBF diluar wilayah Yogyakarta, barang datang selang satu hari setelah waktu pemesanan obat (hari ini pesan, besok baru datang). Sistem pengadaan di apotek WIPA sebagian besar secara Just In Time, karena hampir seluruh PBF yang bekerja sama dengan apotek WIPA jaraknya relatif dekat sehingga menguntungkan dari segi waktu. Pengadaan barang di apotek WIPA juga secara konsinyasi (consigment consignate) yaitu penitipan barang, biasanya untuk obat baru atau obat yang belum pernah dijual di apotek dalam rangka promosi. Dalam hal ini apotek bertindak sebagai agen komisioner
101
yang mendapatkan komisi dari barang-barang yang terjual dan barang dapat dikembalikan jika tidak terjual. Meskipun sistem pengadaan barang telah diatur sebaik mungkin terkadang kekosongan barang masih terjadi. Hal ini dapat terjadi mungkin karena keterlambatan datangnya barang dari PBF. Untuk mengantisipasi hal tersebut, apotek berusaha mencarikan obat ke apotek lain, sehingga kepercayaan masyarakat terhadap apotek WIPA sebagai apotek yang lengkap dapat terjaga. Jika tidak, dengan terpaksa pasien tidak dapat dilayani. Pasien tersebut disarankan untuk ke apotek lain. c.
Penerimaan Pada saat penerimaan barang, salesman membawa SP disertai faktur
pembelian sebanyak 4 lembar, dua lembar untuk PBF, satu lembar untuk penagihan dan satu lembar untuk apotek. Faktur ini dibuat sebagai bukti yang sah dari pihak kreditur mengenai transaksi penjualan barang, surat pesanan digunakan untuk mencocokkan barang yang dipesan dengan barang yang dikirim. Setiap ada penerimaan barang datang, terlebih dahulu dilakukan pengecekan kesesuaian antara faktur dengan barang yang diterima yang mencakup jenis, jumlah, kondisi barang, tanggal kadaluwarsa, harga dan kesesuaian nomor batch. Apabila sesuai dengan pemesanan, Apoteker atau Asisten Apoteker yang menerima barang akan menandatangani dan memberi cap apotek sebagai bukti penerimaan barang pada faktur. Selanjutnya 3 lembar faktur dikembalikan ke pihak PBF. Apotek akan mendapatkan satu lembar salinan faktur sebagai arsip. Selanjutnya obat diberi harga serta ditempatkan sesuai dengan jenis, bentuk sediaan dan disusun secara alfabetis serta ditulis dalam kartu stock. Salinan faktur tersebut dicatat dalam buku penerimaan barang di gudang sebelum diberi harga. Di apotek WIPA ada 7 buku yang harus ditulis dan diisi oleh petugas gudang. Selain itu data salinan faktur tersebut juga dimasukkan ke dalam komputer. Apotek WIPA telah didukung dengan sistem komputer sehingga memudahkan dalam melakukan pengelolaan persediaan barang di apotek. Sistem ini memuat data-data tentang barang di apotek, mulai data obat yang meliputi
102
jumlah stok, data pembelian, penjualan, dan lainnya. Hal ini memudahkan dalam melakukan perencanaan pengadaan barang dan operasional apotek. Untuk barang yang memiliki masa kadaluarsa pendek, dilakukan perjanjian terlebih dahulu, khususnya mengenai retur barang, apakah barang tersebut boleh dikembalikan atau tidak dengan waktu pengembalian yang telah disepakati bersama. Sistem pembayaran yang dipilih apotek WIPA tergantung modal yang ada dan diskon yang diberikan. Bila modal mencukupi maka pembayaran secara COD (cash on delivery) lebih dipilih dari pada pembayaran cash karena diskon yang diperoleh lebih besar. Bila pembayaran baik secara kredit maupun cash sama-sama tidak mendapat diskon, dipilih pembayaran secara kredit. Pembayaran ada juga yang dilakukan setelah barang terjual yaitu pengadaan barang konsinyasi (consigment consignate). Inkaso atau pembayaran dilakukan pada hari Senin sampai Jumat pada pukul 09.00-12.00 WIB sebelum jatuh tempo pembayaran pada PBF yang bersangkutan. Pembayaran atau pelunasan tagihan untuk barang-barang yang sudah diterima dilakukan dengan cara memberi uang tunai untuk pembayaran kurang dari satu juta. Pembayaran dengan bilyet giro (BG) atau cek untuk transaksi lebih dari satu juta. Sedangkan untuk jenis obat narkotik dan psikotropika dibayar secara tunai. d.
Penyimpanaan Perbekalan farmasi di Apotek WIPA disimpan dan dikelompokkan
berdasarkan golongan (obat bebas, obat generik, obat paten, psikotropika, dan narkotika), berdasarkan bentuk sediaan (Tabelt, sirup, salep, dan tetes mata), dan untuk sediaan yang dipersyaratkan disimpan pada suhu dingin disimpan di lemari es (suppositoria) dan disusun secara alfabetis. Penyimpanan obat psikotropik dilakukan pada tempat tersendiri sedangkan narkotik pada lemari khusus. Penyimpanan narkotik dan psikotropik diletakkan pada tempat dimana pasien tidak bisa melihat untuk keamanan dan menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Untuk Obat-obat OTC diletakkan di etalase bagian depan yang mudah terlihat oleh pasien atau pembeli.
103
Barang juga diatur dengan sistem FIFO ( First In First Out ) dan FEFO ( First Expired First Out ) untuk menghindari kerusakan karena terlalu lama disimpan dan untuk mencegah banyaknya obat kadaluarsa ( ED). Metode FIFO artinya obat-obat yang baru masuk diletakkan dibelakang obat yang terdahulu, sedangkan metode FEFO yang artinya untuk obat-obat yang mempunyai expired date (ED) lebih lama diletakkan dibelakang obat-obat yang mempunyai ED lebih pendek walaupun obat tersebut baru datang. Hal ini untuk mengantisipasi adanya obat-obat yang telah ED dan belum didistribusikan (yang dapat menyebabkan kerugian). Batas pengembalian obat ke PBF biasanya tiga bulan sebelum barang tersebut ED dan sebelumnya pihak apotek telah membuat persetujuan dengan PBF untuk pengembalian barang ED, selanjutnya pihak PBF akan mengganti obat tersebut dengan barang baru atau dengan mengganti dalam bentuk uang. Obatobat yang telah rusak dan ED yang tidak dapat dikembalikan ke PBF, obat-obat tersebut dimusnahkan dengan cara ditanam jauh dari pemukiman penduduk atau dihancurkan. Setiap satu tahun sekali di Apotek WIPA dilakukan stock opname. Stock opname ini dilakukan untuk menghitung sisa jumlah obat yang tersedia. Pada stock opname ini biasanya akan dijumpai obat-obat yang sudah ED dan rusak, sehingga dapat diketahui kerugian yang diderita oleh apotek. e.
Pengelolaan Obat Bebas dan OWA Penjualan obat bebas dilakukan dalam upaya swamedikasi (pengobatan
sendiri). Untuk melakukan pelayanan swamedikasi, seorang apoteker harus bisa melakukan penggalian informasi yang diperlukan untuk memilih terapi obat yang tepat. Informasi tersebut antara lain adalah gejala penyakit (yang dirasakan pasien), tindakan yang sudah dilakukan pasien, obat-obatan yang pernah digunakan serta informasi lain yang dianggap diperlukan dalam memberikan obat ke pasien. Penjualan obat bebas ditulis dibuku penjualan HV dan dengan mesin kasir. Selanjutnya penjualan pada hari tersebut direkap besok harinya dibuku rekapan penjualan HV.
104
Pengelolaan OWA dilakukan sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 347 tahun 1990, Permenkes No. 942 tahun 1993 dan Surat Keputusan No. 1176 tahun 1999 tentang OWA, disebutkan bahwa OWA adalah beberapa obat dari golongan obat keras yang dapat diserahkan tanpa resep dokter oleh apoteker di apotek. Hal ini merupakan bentuk upaya untuk meningkatkan peranan apoteker dalam pelayanan komunikasi, informasi serta edukasi (KIE) kepada masyarakat yang melakukan pengobatan sendiri ( self medication). Setiap apotek harus membuat atau mencatat nama obat, jumlah, nama pasien, alamat pasien, keluhan pasien serta memberikan informasi mengenai obatnya. Jumlah harus dicatat karena untuk OWA ada persyaratan jumlah obat yang boleh diberikan. Dalam prakteknya, di Apotek WIPA sudah dilakukan dengan baik pencatatan pembelian obatobat yang masuk dalam daftar OWA. Pelayanan yang diberikan apotek WIPA kepada pasien cukup baik dan perlu
ditingkatkan,
sebab
sekarang
ini
masyarakat
semakin
kritis
dan
menginginkan informasi tentang pengobatan yang tepat. f.
Pemusnahan Pemusnahan obat kadaluwarsa atau rusak harus dimusnahkan sesuai
dengan jenis dan bentuk sediaan. Pemusnahan obat kadaluwarsa atau rusak yang mengandung narkotik atau psikotropika dilakukan oleh Apoteker dan disaksikan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota. Pemusnahan obat selain narkotika dan psikotropika dilakukan oleh Apoteker dan disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain yang memiliki surat izin praktikan atau surat izin kerja. Pemusnahan dibuktikan dengan berita acara pemusnahan menggunakan formulir 1, dan untuk obat psikotropik dan narkotika berita acaranya ditambah dengan formulir 3 dan 4. Berita acara ini dibuat rangkap 4 (empat) dan dikirim kepada : Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota , Kepala Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, Arsip di Apotek.
105
2. Pengelolaan Resep
Pengelolaan pelayanan resep di Apotek WIPA sudah berjalan dengan baik, yaitu dilakukan dengan menganalisa kelengkapan dan keabsahan resep yang meliputi identitas dokter, tanggal penulisan resep, nama obat, jumlah obat, dan cara pakai. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi apabila ada pemalsuan dalam penulisan resep dan kesalahan pengobatan baik dosis maupun aturan pakai sesuai penyakit yang dialami pasien. Resep yang datang setelah dianalisa, kemudian diberi harga dimana pelayanan resep di apotek WIPA didukung dengan sistem komputerisasi yang sangat membantu dalam hal pemberian harga obat sehingga mengurangi waktu tunggu pasien dan kesalahan dalam pemberian harga. Kemudian diperiksa ketersediaan obat di apotek, jika apotek tidak memiliki obat yang tercatat dalam resep, maka dapat langsung dikonfirmasikan pada pasien untuk langkah selanjutnya. Jika obat tersedia dan pasien setuju dengan harga obat yang harus dibayar maka obat dapat diberikan, tetapi jika pasien tidak sanggup membayar penuh resepnya, maka pasien dapat menebus separuhnya dengan memberikan copy resep kepada pasien. Jika di apotek WIPA tidak tersedia, maka pihak apotek dapat mengganti obat sesuai dengan persetujuan
dokter
(mengkonfirmasikan
ke
dokter
sebelumnya)
atau
menyarankan pasien untuk ke apotek lain. Setiap pengambilan obat ditulis di kartu stok untuk mengetahui jumlah persediaan obat yang masih ada terutama untuk obat narkotika dan psikotropika. Hal ini untuk memudahkan pada saat pengecekan dan pelaporan. Resep yang telah dilayani dicatat dalam buku resep dan disimpan setiap hari sesuai dengan tanggal dan nomor urut resep. Resep yang mengandung narkotika dan psikotropika dipisahkan dan dicatat dalam buku register narkotika dan psikotropika. Untuk resep yang mengandung narkotik langsung ditulis di buku register narkotik sedangkan resep yang mengandung psikotropik ditulis di buku bantu psikotropik lalu disalin ke buku register psikotropik. Buku register berguna untuk pelaporan penggunaan narkotika dan psikotropika setiap bulan ke Kementerian Kesehatan Republik Indonesia di
106
Jakarta. Pelaporan ini dilakukan melalui website dirjen binfar menggunakan ID Apotek WIPA sendiri dengan cara mendaftar di website tersebut. Selain itu dilakukan pencatatan jumlah resep, resep yang mengandung obat generik, obat dengan nama dagang, termasuk untuk pelaporan penggunaan Obat Generik Berlogo (OGB) setiap bulan. Tujuan penyimpanan resep adalah untuk mengantisipasi apabila pasien
membutuhkan informasi
tentang
obat
yang pernah
dikonsumsi
sebelumnya, membutuhkan salinan resep, serta yang paling penting untuk mengantisipasi adanya keluhan dari pasien atas kemungkinan kekeliruan obat. Resep-resep yang telah disimpan selama 5 tahun dapat dimusnahkan. Pemusnahan dilakukan oleh APA dengan disaksikan oleh dua karyawan apotek yang bersangkutan dengan terlebih dahulu membuat berita acara pemusnahan. Berita acara pemusnahan berisi jenis obat, berat resep (dalam kg), waktu pelaksanaan, cara pemusnahan dan yang paling penting adalah mencantumkan tanggal awal dan tanggal akhir dari resep yang akan dimusnahkan. Setelah itu dilaporkan ke balai POM dan Dinkes Propinsi/Kabupaten. Cara pemusnahan resep dapat dilakukan dengan cara dibakar atau ditanam.
3. Administrasi
Administrasi di apotek WIPA sudah berjalan dengan sangat baik. Administrasi dilakukan secara rutin setiap hari, terperinci, lengkap, teliti dan terstruktur. Yang bertanggung jawab terhadap administrasi adalah seorang karyawan bagian administrasi. Adapun kegiatan bagian administrasi di apotek WIPA meliputi: a. Administrasi Umum Meliputi penanganan surat menyurat apotek, ada surat masuk dan surat keluar. Surat masuk seperti surat pemberitahuan dari PBF sehubungan dengan pindah tempat atau penagihan, surat masuk bisa dari Instansi (sehubungan dengan melayani pegawai purawisata atau kerjasama lainnya), dan Dinkes atau BPOM sehubungan dengan himbauan atau pemberitahuan. Surat
107
keluar meliputi surat jawaban dari Instansi serta laporan yang diminta Dinas Kesehatan atau BPOM. b. Administrasi Pengadaan/Pembelian Merupakan pencatatan yang dilakukan untuk obat-obat atau barang di Apotek WIPA meliputi: 1) Buku Defecta/Habis, yaitu mencatat barang yang habis atau hampir habis dan barang yang akan dipesan. 2) Buku penerimaan barang, di apotek WIPA buku penerimaan untuk barang konsinyasi digabung dengan barang di apotek. 3) Buku Pelunasan, buku ini bertujuan untuk menulis faktur yang sudah lunas. 4) Buku Daftar Harga yang mengacu pada print out stock opname (stok sisa akhir tahun), biasanya digolongkan dengan jenisnya (sirup, tablet, salep) dan secara alfabetis. 5) Buku Hutang, yang berisi catatan seperti nomor gudang, nomor faktur, tanggal gudang, nama PBF, jumlah terhutang dan keterangan (nomor pelunasan, bulan, dan tahun). 6) Buku Catatan Surat Pesanan (SP) yang terdiri dari catatan SP narkotika, SP psikotropika, SP prekusor dan SP daftar G. Dalam penerimaan obat narkotika boleh dilakukan oleh APA, APING, atau AA. 7) Buku Jatuh Tempo, buku inidigunakan untuk proses pembayaran atau mengetahui perkiraan total yang harus dibayar pada bulan selanjutnya. 8) Buku Expired Date. Pengisiannya dilihat dari buku penerimaan, dan dimasukkan perbulan. c. Administarsi Pelayanan atau Penjualan Buku penjualan di apotek WIPA ada tiga yaitu penjualan HV, penjualan OWA dan penjualan resep. Adapun pencatatan buku tersebut meliputi: 1) Buku Generik, mencatat resep yang berisi obat generik berisi nomor resep, nama obat dan dosis, jumlah obat dan harga obat tanpa tuslah dan embalase serta diskon.
108
2) Buku OWA, digunakan untuk mencatat obat wajib apotek yang terjual. Buku ini berisi nomor urut, nama pasien, alamat pasien, nama obat, jumlah obat, harga, dan indikasi. 3) Buku Resep, digunakan untuk mencatat resep masuk yang berisi nomor resep, nama pasien, generik/psikotropik/narkotik, jumlah racikan, jumlah obat tanpa racikan dan harga obat. 4) Buku narkotik/psikotropik. Buku ini sangat penting karena untuk membuat laporan penggunaan narkotik/psikotropik yang harus dilaporkan ke Kemenkes RI di Jakarta dan Badan POM dimana berisi tanggal resep, nomor resep, nama obat dan dosis, jumlah obat, nama pasien, alamat pasien, nama dokter, dan alamat dokter. Pencatatannya per item obat untuk buku register. Bukti penjualan di apotek WIPA ada tiga macam yaitu nota (untuk penjualan bebas), faktur (untuk penjualan obat untuk apotek lain yang sudah bekerjasama dengan apotek WIPA) dan kwitansi (untuk resep). Etiket yang tersedia di apotek WIPA ada tiga macam juga yaitu putih, biru dan peringatan dimana etiket peringatan ada dua macam yaitu “kocok dahulu” dan “tidak boleh diulang”. d. Administrasi laporan Kegiatan ini berkaitan dengan laporan ekstern. Laporan ekstern terdiri dari laporan narkotika, laporan psikotropika, laporan statistika resep, laporan tenaga kerja kefarmasian, laporan tenaga kerga keseluruhan, laporan kontrasepsi, laporan MESO (Monitoring Efek Samping Obat), laporan monitoring kerusakan obat, laporan pemusnahan obat, laporan pemusnahan resep, laporan pajak (SPT) dan laporan keuangan. e. Administrasi Keuangan. Administrasi keuangan di apotek WIPA menjadi tanggung jawab seorang pegawai non-Asisten Apoteker atau kasir. Sebagai pengontrol di bagian keuangan, dibuat laporan harian apotek dan buku setoran yang meliputi jumlah penerimaan resep, jumlah penjualan obat bebas serta jumlah tuslah yang diperoleh. Pekerjaan ini dibantu dengan mesin cash register sehingga dapat
109
mencegah terjadinya kecurangan. Untuk penyusunan neraca akhir tahun, Apotek WIPA dibantu oleh seorang akuntan dalam perhitungan dan pembuatannya. Pencatatan data keuangan juga diperlukan untuk merencanakan manajemen dan pengembangan apotek, mengetahui posisi keuangan dan mengevaluasi perkembangan apotek. Di apotek WIPA terdapat buku kas harian dimana terdiri dari buku kas besar yang dipegang oleh APA dan buku kas kecil yang dipegang oleh bagian administrasi yang mengelola keuangan. f. Administrasi Kepegawaian Kegiatan ini sehubungan dengan biaya-biaya untuk pegawai, meliputi biaya iklan untuk rekruitmen pegawai, biaya pelayanan meliputi tuslah, biaya kesejahteraan, THR, dan premi (bonus). Biaya pelayanan diberikan karena sumber daya manusia mempunyai peran yang besar dalam menjamin kelancaran kegiatan operasional apotek sehari-hari.
4. SDM
Sumber daya manusia di apotek adalah karyawan dan Apoteker sendiri. Apoteker harus mempunyai tanggung jawab terhadap profesinya dan berkompeten dalam melakukan pekerjaannya. Selain apoteker, karyawan juga merupakan salah satu hal yang penting dalam mendukung kesuksesan dan kelancaran bisnis apotek. Perekrutan karyawan dilakukan oleh apotek tidak dilakukan dengan sembarangan. Karyawan diberi tanggung jawab masingmasing, kejujuran, kekompakan, dan loyalitas pada apotek sangat ditekankan di apotek WIPA. Pembagian tugas karyawan tergantung pada tugas yang harus ditangani. Sebagaimana diketahui untuk melayani masyarakat, apotek WIPA buka setiap hari dengan sistem pembagian kerja 2 shift yaitu, shift pagi pada pukul 08.00-14.00 WIB, shift siang pada pukul 14.00-21.00 WIB. Pada pagi hari sebagian besar pekerjaan lebih kepada administrasi seperti penyetoran dana ke bank, inkaso dan order, serta melayani resep dan HV, sementara pada malam hari lebih banyak melayani resep dan HV sehingga jadwal kerja pegawai disusun dengan baik sesuai dengan pekerjaannya. Pembagian shift mahasiswa PKPA di
110
apotek WIPA ada 3 shift yaitu shift pagi jam 08.00-13.00, shift siang jam 12.0017.00 dan shift malam jam 16.00-21.00. Dalam hal kesejahteraan, gaji karyawan diatur sebagai berikut : a. Besarnya gaji pokok ditentukan oleh APA sesuai dengan standar gaji masingmasing karyawan. Pembayaran gaji dilakukan tiap tanggal 1 bulan berikutnya. b. Besar gaji disesuaikan dengan tingkat pendidikan, jam kerja, pengalaman dan besarnya tanggung jawab. c. Pembayaran gaji karyawan meliputi gaji pokok, tuslah yang besarnya tergantung dari jumlah resep yang masuk dan jumlah jam kerja serta tunjangan lain termasuk kesejahteraan. Selain gaji, karyawan yang ada di apotek WIPA juga diberi tunjangan hari raya (THR), tunjangan kesehatan dan pembagian uang tuslah. Selama perkembangan apotek, sangat jarang terjadi pergantian karyawan. Umumnya karyawan apotek WIPA sudah bekerja pada saat beberapa tahun apotek berdiri. Mereka mempunyai loyalitas dan dedikasi yang tinggi terhadap apotek. Setiap orang mempunyai job description yang jelas dan tanggung jawab masingmasing, sehingga semua pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik. Apotek WIPA juga memberikan hak-hak kepada karyawan dengan memberikan cuti tahunan selama 12 hari pertahun. Dengan pemenuhan hak-hak ini, diharapkan dapat memacu karyawan untuk bekerja secara efektif dan efisien sehingga memberikan kontribusi yang diharapkan.
B. Perpajakan
Perhitungan Pajak dilakukan sendiri oleh Apotek WIPA, karena pemerintah telah menetapkan metode self assesment bagi wajib pajak, yaitu bahwa wajib pajak mendaftar, menghitung dan membayar sendiri pajak yang akan dibayarkan. Dalam pembayaran pajak Apotek WIPA sudah sesuai dengan peraturan yang ditetapkan pemerintah, pembayaran ini dilakukan dengan mengangsur setiap bulan menurut jumlah yang harus dibayarkan dalam 1 (satu)
111
tahun. Untuk menjamin keteraturan urusan perpajakan ini, maka kebijaksanaan dalam pembayaran menjadi wewenang APA. Sistem perhitungan pajak yang dilakukan oleh Apotek WIPA adalah perhitungan final 1% yang dikerjakan oleh APA dan dibantu oleh akuntan yang telah berpengalaman di bidang tersebut. Sistem tersebut merupakan sistem perhitungan pajak yang tepat. 1) Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) Pajak Bumi dan Bangunan dibayarkan setiap akhir tahunnya kepada pemerintah tergantung dari luas tanah, bangunan dan letaknya. Apotek WIPA membayar PBB sudah sesuai dengan SPT yang sudah dikirimkan oleh pemerintah. 2) Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Apotek WIPA membayar PPN tidak langsung melalui PBF yang sudah ditambahkan pada saat pembelian barang dan dibayar ke pemerintah untuk barang-barang yang dibeli belum termasuk PPN. 3) PPh pasal 21 (Pajak Penghasilan Perorangan). Apotek WIPA yang membayar PPH 21 adalah Apotekernya, karena untuk pegawai lainnya penghasilannya masih dibawah PKP. 4)
PPh pasal 23 Untuk PPh 23 di Apotek WIPA dihitung dari deviden yang berasal dari
jumlah omset yang akan dibagikan ke pemegang saham dikalikan 15%, karena apotek WIPA berbentuk CV maka apotek WIPA tidak membayar untuk sewa, karena bangunan sudah milik sendiri. 5)
Pajak Reklame Dikenakan pada pemasangan nama apotek tergantung dari jenis papan
reklame, besar kecilnya ukuran, dan tempat pemasangan. Apotek WIPA melakukan pembayaran pajak yang sudah sesuai dengan peraturan pajak yang dipungut oleh Daerah maupun Pusat, dimana terbagi atas pajak tidak langsung dan langsung. Perhitungan pajak di Apotek WIPA dilakukan dengan menggunakan pajak final dimana pajak yang dihitung adalah 1% dari onset/bulan.
112
C. Pelayanan KIE dan Pharmaceutical Care
Penggunaan obat oleh pasien sangat dipengaruhi oleh tingkat ilmu pengetahuan pasien dan tingkat informasi yang diterima oleh pasien mengenai obat yang digunakan, sehingga untuk mencapai tujuan terapi maka diperlukan adanya komunikasi, informasi dan edukasi tentang penggunaan obat yang benar, tepat dan rasional yang mencakup indikasi obat, efek s amping, kontraindikasi dan cara pemakaian. Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi lainnya merupakan kewajiban yang harus dilakukan oleh apoteker di apotek. Komunikasi dengan pasien dibuat sedemikian rupa sehingga memacu suasana interaktif. Penilaian terhadap diri pasien harus diambil secara cepat, sehingga apoteker dapat mengetahui situasi penderita. Bila pasien terlihat terburu-buru, apoteker harus dapat memprioritaskan informasi apa saja yang harus diberikan. Berdasarkan
Keputusan
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia
No.1027/Menkes/SK/IX/2004, pelayanan kefarmasian saat ini telah bergeser orientasinya dari obat ke pasien yang mengacu kepada pelayanan kefarmasian (pharmaceutical care). Sebagai konsekuensi perubahan orientasi tersebut, Apoteker dituntut untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan perilaku untuk dapat melaksanakan interaksi langsung dengan pasien. Apotek WIPA melakukan KIE (komunikasi, edukasi dan informasi) kepada setiap pasien yang membutuhkannya. Informasi yang diberikan meliputi cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, efek samping obat, jangka waktu pengobatan. Memberikan konsultasi obat pada pasien merupakan salah satu cara yang dapat dilakukan untuk pengembangan apotek. Dengan memperoleh informasi yang dibutuhkan, maka dapat meningkatkan tingkat kepuasan dan kepercayaan pasien terhadap kinerja dan pelayanan apotek. Pelayanan konseling obat itu sendiri dilakukan setiap hari dari pukul 09.00-21.00 WIB. Kedatangan Apoteker setiap hari dapat memudahkan kegiatan konseling sehingga dapat berjalan dengan baik, tetapi pelayanan ini belum berjalan maksimal karena masih sedikit pasien yang memanfaatkan pelayanan konseling tersebut. Untuk mengatasi hal tersebut, maka informasi obat diberikan
113
pada saat penyerahan obat ke pasien sehingga diharapkan tujuan dari terapi obat dapat tercapai. Secara umum dapat dilihat bahwa dari penjelasan-penjelasan di atas, apotek WIPA telah menjalankan fungsinya sebagai unit pelayanan kesehatan dan unit bisnis dengan baik dan seimbang. Apotek WIPA dapat terus berkembang di masa depan karena memiliki sistem administrasi dan manajemen yang baik serta pegawai yang disiplin dengan sistem kekeluargaan
114
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kesimpulan dari hasil pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek WIPA adalah sebagai berikut : 1. Secara umum Apotek WIPA telah melaksanakan tugas dan fungsinya yaitu sebagai tempat pengabdian profesi Apoteker kepada masyarakat dan sebagai fungsi bisnis kefarmasian dengan baik. 2. Apotek WIPA merupakan apotek dalam bentuk CV, dimana salah satu pemilik sahamnya sekaligus bertindak sebagai APA. 3. Apotek WIPA memiliki lokasi yang strategis, sarana dan prasarana yang memadai di dukung oleh manajemen yang baik sehingga dapat menjalankan fungsinya sebagai apotek dengan baik dan berorientasi pada pasien maupun lingkungan sekitarnya. 4. Sistem pengelolaan manajement dana admistrasinya di Apotek WIPA sudah dilaksanakan dengan baik, karena telah menggunakan sistem komputerisasi dan pembukuan secara manual. Hal ini dilakukan untuk menghindari/ mengurangi terjadinya kesalahan. 5. Dengan tidak meninggalkan faktor bisnis kefarmasian, apotek WIPA juga sebagai tempat pengabdian profesi Apoteker, sehingga mahasiswa PKPA (Praktek Kerja Profesi Apoteker) mendapat bekal pengetahuan, pengalaman praktis dan keterampilan dalam mengelola suatu apotek.
115
B. Saran
1. Meningkatkan pelayanan yang ramah, cepat, dan tepat sehingga kepercayaan masyarakat terhadap Apotek WIPA
tetap terjaga sehingga minat para
pelanggan untuk datang dapat terus meningkat. 2. Mempertahankan sistem manajemen yang terstruktur dan lengkap 3. Perlu optimalisasi penggunaan ruang konseling, sehingga pasien dengan mudah mengungkapkan keluhannya kepada Apoteker. 4. Melakukan peningkatan sistem informasi terkait pelayanan informasi obat kepada pasien
116
DAFTAR PUSTAKA
Anief, M., 2000, Prinsip dan Dasar Manajemen Umum dan Farmasi,
Gadjah
Mada University Press, Yogyakarta. Anief, M., 2004, Ilmu Meracik Obat. Gadjah Mada University Press, Yogyakarta. Anief, M., 2005, Manajemen Farmasi, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta BPOM RI, 1973, Surat Edaran Direktur Jenderal Pengawasan Obat dan Makanan Departemen Kesehatan RI No. 336/E/SE/77 tanggal 24 September 1973 tentang Salinan Resep Narkotika. Badan Pengawasan Obat dan Makanan Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1978, Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 28/MENKES/PER/I/1978 tentang Penyimpanan Narkotika . Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1981, Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 278/MENKES/SK/V/1981 tentang Persyaratan Apotek. Anonim, 1993, Peraturan Menteri Kesehatan No. 925/MENKES/PER/X/1993 tentang Daftar Perubahan Golongan Obat No. 1 , Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1981, Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 280 Tahun 1981 tentang Tata Cara Penyimpanan dan Pemusnahan Resep, Lembaran Negara RI tahun 1981, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1990, Keputusan Menteri Kesehatan Nomor: 347/MenKes/SK/VlI/1990 Tentang Obat Wajib Apotek. Lembaran Negara RI tahun 1990, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1993, Peraturan Menteri Kesehatan No. 919/MENKES/PER/1993 tentang Kriteria Obat yang Dapat Diserahkan Tanpa Resep Dokter . Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1993, Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek . Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
117
Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1993, Peraturan Menteri Kesehatan No. 924/MENKES/PER/X/1993 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 2 , Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1993, Peraturan Menteri Kesehatan No. 925/MENKES/PER/X/1993 tentang Daftar Perubahan Golongan Obat No. 1, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1996, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 32 tahun 1996 tentang Tenaga Kesehatan , Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1997, Peraturan Menteri Kesehatan No. 688/MENKES/PER/VII/1997 tentang Peredaran Psikotropika . Anonim, 1993, Peraturan Menteri Kesehatan No. 925/MENKES/PER/X/1993 tentang Daftar Perubahan Golongan Obat No. 1, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1999, Peraturan Menteri Kesehatan No. 1176/MENKES/SK/X/1999 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 3. Anonim, 1993, Peraturan Menteri Kesehatan No. 925/MENKES/PER/X/1993 tentang Daftar Perubahan Golongan Obat No. 1 , Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2002, Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 1332 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor. 922 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek . Lembaran Negara RI tahun 2002, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2002, Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek , Lembaran Negara RI tahun 2002, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2004. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek . Lembaran Negara RI tahun 2004. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2005. Kebijakan Obat Nasional , Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
118
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2009. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian . Lembaran Negara RI tahun 2009. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2011, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktek, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. Anonim, 1993, Peraturan Menteri Kesehatan No. 925/MENKES/PER/X/1993 tentang Daftar Perubahan Golongan Obat No. 1, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2014., Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek . Lembaran Negara RI tahun 2014, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2015, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2015 Peredaran, Penyimpanan, Pemusnahan, dan Pelaporan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi. Lembaran Negara RI tahun 2015, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Hartini, Y.S, dan Sulasmono, 2006, Apotek : Ulasan Beserta Naskah Peraturan Perundang-undangan Terkait Apotek , Universitas Sanata Dharma, Yogayakarta. Groonroos, C. 1990. Service Management and Marketing: Managing the Moment of Truth in Service Competition, Massachusetts, Lexington. Hartono, 1987, Manajemen Apotek, Medan Kementrian Keuangan Republik Indonesia Direktorat Jenderal Pajak, 2008, Undang-undang Pajak Penghasilan Nomor 36 , Jakarta Kementrian Keuangan Republik Indonesia Direktorat Jenderal Pajak, 2009, Undang-undang Pajak Pertambahan Nilai Nomor 12 , Jakarta Muchid Abdul., Fatimah Umar., Chusun., Sudibyo Supardi., Ernawati Sinaga., Sriana Azis., Elly Zardania., Arel St. Iskandar., Lasweti., Nur Ratih Purnama., Siti Nurul Istiqomah., Masrul., Rostilawati Rahim., Bintang Lestari., Yuyun Yuniar., Fachriah Syamsuddin dan Dwi Retnohidayant. 2006. Pedoman Penggunaan Obat Bebas dan Bebas Terbatas. Direktorat
119