GUÍA PARA LA REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Mario Vásquez Astudillo
La Serena, 2012
RESUMEN EJECUTIVO Presentamos este documento para quienes formamos parte de la Comunidad Educacional de INACAP, y para todos aquellos que deseen mejorar sus prácticas comunicacionales, a través de una correcta utilización de la comunicación escrita. Su propósito es ser una guía para la preparación y redacción de Informes y trabajos, de acuerdo a un formato específico, con características diferenciadoras. El informe en sí, es un escrito que tiene como objetivo comunicar un hecho, un pensamiento, ya sea científico, técnico, administrativo, comercial o un suceso o actividad relevante (taller, laboratorio, salida a terreno, experiencia práctica, indagación
bibliográfica). Existen, en consecuencia, tantos tipos de informes como finalidades tenga éste. Sin embargo, esta guía presenta un enfoque de indagación bibliográfica, el que de acuerdo a sus partes constitutivas, presenta diferencias con el científico y el comercial, los cuales serán mencionados sólo como referencia. El Informe de indagación bibliográfica: Consiste en reproducir en forma objetiva el pensamiento e información vertidos en alguna publicación. Consta, entre otros elementos que se analizarán con detalle en el desarrollo, de Introducción, desarrollo y Conclusión.
VERSIÓN CORREGIDA Y REVISADA POR CECILIA ROMERO OCARANZA JACQUELINE OLIVARES OYARZÚN CLAUDIA GONZÁLEZ ARIAS INACAP, SEDE LA SERENA. 2012 2
“ En el centro de mi vida en el núcleo c apital de mi v ida hay una fuente luminosa un surtidor que alza convicc iones de colores y es lindo contemplarlas y seguirlas..”.
SUBURBIA, MARIO BENEDETTI
3
ÍNDICE
...............................................................................................
05
2. Redacción y presentación de Informes 2.1 Tipos de informes …….......................................................................
06
1.
Introducción.
2.2 Estructura de un Inf orme …………………………................................. 2.2.1 Portada 2.2.2 Índice 2.2.3 Introducción 2.2.4 Cuerpo principal o desarrollo 2.2.5 Conclusiones 2.2.6 Bibliografía
07
2.3 Consideraciones Generales................................................................. 2.3.1 Partes variables 2.3.2 Gráficos y diagramas 2.3.3 Márgenes 2.3.4 Numeraciones 2.3.5 Títulos 2.3.6 Citas textuales 2.3.7 Citas especiales
14
Conclusiones Bibliografía
.............................................................................................
18
.................................................................................................
19
4
1.
INTRODUCCIÓN
Los seres humanos somos seres sociales, es decir, estamos en una constante interacción con otros seres humanos. Esta comunicación se realiza a través de nuestro código verbal llamado “idioma o lengua”, así
como también a través de recursos no verbales como son una sonrisa, un gesto, un abrazo o una carta, una llamada, un emails. La selección de uno u otro medio de comunicación, depende de nuestra intención comunicativa, y de nuestro propósito al transmitir mensajes a las otras personas. Esto permite establecer formas de relación con el mundo que nos rodea. Dependiendo del contexto y de la relación entre las personas que se van a comunicar, se elige el formato de comunicación, el cual debe responder a ciertas convenciones sociales para ser bien aceptados. La palabra escrita es una herramienta importante de los seres humanos para la transmisión de datos, pues no sólo permiten plasmar nuestras ideas a través de un proceso personal en el que confluyen emociones y los valores propios del contexto social en el que estamos insertos, sino que, además, permite perpetuarnos como referentes históricos válidos, protagonistas indiscutidos de nuestra convivencia universal. El manejo de esta forma de comunicación, propia de contextos académicos, formales y laborales, se convierte entonces una forma de expresión habilitante para el desarrollo de otras actividades humanas relevantes. Una de las actividades formales y de gran complejidad para quienes deben desenvolverse en contextos formales de
comunicación es la preparación de documentos y la elaboración de informes. Este documento es una guía para la preparación de informes de índole Bibliográfico, cuyo objetivo fundamental guarda relación con orientar tanto a docentes como a estudiantes, en los aspectos formales que se deben cuidar y aplicar al redactar un informe. Se han seleccionado los aspectos estructurales más significativos de este tipo de documento, con el fin de aunar los criterios de calidad, estilo y adecuada redacción. Es importante señalar que existen tantos tipos de informes como finalidades se tengan. Sin embargo, esta guía presenta un enfoque de indagación bibliográfica, razón por la cual sugerimos, para mayor profundidad del tema y elaboración de otro tipo de informe, complementar la información aquí descrita, consultando la bibliografía que presentamos al final de este trabajo. Un segundo objetivo de esta guía es ser congruente en su formato, estilo y redacción, con la estructura que este tipo de informe debe poseer, por lo que él mismo se presenta como ejemplo directo de sus partes constitutivas. Finalmente, quienes formamos parte de la Comunidad Educacional de INACAP, tenemos la responsabilidad de contribuir a la optimización del acto humano de la vinculación, mediante una comunicación efectiva, afectiva , significativa y correcta, por lo que toda persona que quiera mejorar sus prácticas comunicacionales encuentra en esta guía una oportunidad para hacerlo. 5
2.- REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES 2.1.
Tipos de informes
Tal como se plantea al comienzo de la guía, existen diferentes tipos de informes, es por ello que se presenta a continuación, una síntesis de los tres tipos más utilizados, para que puedan ser verificadas sus diferencias fundamentales: 1.- Informe de indagación bibliográfica: Consiste en reproducir en forma objetiva el pensamiento e información vertidos en alguna publicación. Consta de: Introducción: debe responder a tres preguntas: De QUÉ se trata el contenido del informe. PARA QUÉ hemos indagado acerca del tema, importancia y pertinencia del tema. CÓMO estructuraremos el tema. Desarrollo o cuerpo donde se expone el contenido separado en capítulos de acuerdo a la estructura lógica del tema. Son primordiales la objetividad y la claridad. Conclusión: corresponde a una síntesis de los elementos rescatados. 2.- Informe científico: Está basado en la observación directa, se trabaja con la realidad inmediata. Un ejemplo es el trabajo de laboratorio, un práctico en terreno. Aquí es objetivo es verificar un principio o un proceso. Este tipo de informe consiste, esencialmente, en la descripción de fenómenos observados y una interpretación de ellos utilizando el conocimiento teórico que poseemos. Se guía por los pasos del método experimental:
Observación de un fenómeno de la naturaleza, de la realidad. Formulación de una hipótesis. Realización experimental. Conclusión del hecho en la cual se comprueba o rechaza la hipótesis.
3.- Informe comercial: Título Destinatario Autor El problema (cuatro o cinco líneas) Análisis (cuatro o cinco líneas) Sugerencias (cuatro o cinco líneas) Conclusión (cuatro o cinco líneas) Firma Fecha
2.2
ESTRUCTURA DE UN INFORME
En un informe se distinguen las siguientes partes, referidas por el orden en que aparecen: portada, índice, introducción, cuerpo principal, conclusiones, bibliografía y anexos. 2.2.1 Portada Es la primera página bajo la cubierta, debe contener: Membrete de INACAP, carrera. Título descriptivo, que debe dar una indicación clara y específica del tema Subtítulo (si corresponde) con una indicación de la naturaleza del informe: de laboratorio, taller, salida a terreno, práctico, pasantía, observación. Indicar además si es un borrador, un informe provisional o un informe final. Identificación: nombre(s) del(os) autor(es), curso, asignatura, docente, fecha de entrega. (respetar el orden). Año: Escribir a pie de página el año y, en caso de ser necesario, la sede o región. 2.2.2 Índice Debe aparecer tras la portada y no al final del informe, como a veces se hace en otro tipo de documentos. En el índice se consignan los capítulos y secciones del informe. También se indica la página donde aparecen. El índice es la mejor expresión de la estructura de un informe. Si los títulos de los capítulos y las secciones están redactados cuidadosamente, el índice puede dar al lector una buena idea del contenido y naturaleza del informe.
7
ÍNDICE
1.
INTRODUCCIÓN...................................................................05
2. DESARROLLO (Nombre específico del tema)......................06 2.1 Subtítulos.......................................................................07 2.2 XXXXXXXXXXXX..........................................................15 2.3 XXXXXXXXXXXXX........................................................19 3. CONCLUSIÓN........................................................................24 4. BIBLIOGRAFÍA.......................................................................26 5. ANEXOS (Si corresponde).....................................................27
2.2.3 Introducción Su misión es dar cuenta, en unas pocas páginas, del contenido del informe. Por ello, debe redactarse en último lugar, una vez que ya sepamos cual es el contenido del cuerpo principal del informe y, en su caso, de los anexos. La importancia de la introducción reside en el hecho de que a través de ella el lector recibe una primera impresión no sólo del asunto y objetivos del informe, sino también de la relevancia e interés que éste tiene. De la introducción dependerá en muchas ocasiones que el informe sea o no leído. Por otra parte, hay personas que, por escasez de tiempo, sólo leerán la introducción al informe. La introducción se convertirá, en consecuencia, en el único elemento con que dichas personas contarán para valorar la totalidad del informe. La extensión de la introducción debe ser proporcional a la del cuerpo principal del informe. De cualquier forma, se estima que la introducción no debe sobrepasar en ningún caso las seis páginas. Si en el caso de un informe largo, de unas cien páginas o más, se estima que una introducción de seis páginas no es suficiente para dar cuenta del contenido, lo más conveniente es hacer, además de la introducción, una versión abreviada del informe principal que sea un documento independiente de éste. Debe contener obligatoriamente:
Presentación (toda información más general que el tema mismo, o alguna anécdota, historia, etc que pueda servir de enganche para el lector).
Finalidad u objetivos del informe. (Redactados con verbos en infinitivo) QUÉ. 8
Delimitación temática (qué información abarcará) Metodología que se ha seguido para elaborar el informe (Por ej. Indagación bibliográfica, observación directa, entrevistas, etc). CÓMO. Si corresponde: finalidad y recomendaciones del informe. QUÉ DEBE HACERSE. (cómo debe abordarse el tema)
La finalidad y recomendaciones se expondrán al final de la introducción. Luego serán repetidas a lo largo del informe. En un informe extenso esta repetición es útil, ya que, por una parte, algunas personas sólo leerán la introducción y, por otra, quienes lean el informe completo podrán a través de esta reiteración retener los puntos más importantes, las conclusiones. En un informe corto (de menos de diez o quince páginas) no resulta necesario referirse a las conclusiones en la introducción.
EJEMPLO DE UNA INTRODUCCIÓN
PRSENTACIÓN
OBJETIVOS
Pocas veces, la humanidad había enfrentado una enfermedad de la magnitud del VIH-SIDA. Aún están frescas en la memoria del mundo las pestes asoladoras que cegaron la vida de millones de personas en el medioevo. Familias, aldeas, pueblos y ciudades eran infectados en cuestión de días. La mortandad causada por la peste era altísima. Hoy en las postrimerías del siglo XX, unas décadas después de la llegada del hombre a la luna, y en una época tecnificada, matizada por chips y aparatos capaces de realizar hazañas hasta hace unos años increíbles - un tiempo sin límites - nos llega otra enfermedad que sacude los cimientos mismos de nuestras sociedades. De manera directa los grupos de edades económicamente activos, la cúspide productiva, intelectual y rebosante de vida de la humanidad, se ve amenazada, diezmada; indirectamente familias se destruyen, padres lloran a sus hijos, hijos a sus padres. Personas ilustres sucumben, niños inocentes están condenados a una muerte segura. Frente a un mal de tal magnitud e intentando clarificar el cúmulo de conocimiento sobre el tema, se abordará esta problemática desde una perspectiva histórica, dando a conocer como uno de los principales objetivos, las variables de tipo psicosociales con sus efectos e implicaciones.
DELIMITACIÓN TEMÁTICA
Se partirá primeramente, desde la irrupción de este mal en el mundo contemporáneo, las teorías sobre su origen y la naturaleza misma del mal. Posteriormente, veremos como se ha perfilado el mismo en Chile; cifras nos hablarán sobre la real dimensión de este problema en nuestro país. Por último revisaremos la situación de nuestra región. Después pasaremos a introducirnos en la investigación propiamente tal. Con la presentación de la misma, metodología usada, instrumentos aplicados y los resultados obtenidos. Por último, se analizarán los datos de manera gráfica y sintética, las conclusiones finales reflexionan sobre el trabajo en sí, integrando las propuestas específicas sobre qué medidas preventivas deberían aplicarse en nuestra universidad.
METODOLOGÍA
La información contenida en el informe fue adquirida a través de una selección bibliográfica de las principales teorías existes, así como del análisis estadístico entregado por el Ministerio de Salud. Además se incorporan algunas opiniones vertidas por especialistas y personas relacionadas con el tema.
FINALIDAD
Esta breve exposición pretende, en su simpleza, introducirnos a un problema que no tiene límites frente a sí; no reconoce credos ni razones; un mal que en su corta vida, y en cuatro letras encierra un significado mortal.
9
2.2.4 Cuerpo principal o desarrollo: El cuerpo principal es la parte del informe que primero se debe redactar, ya que las otras partes (introducción, conclusiones, portada) dependen lógicamente de él. Sólo los apéndices guardan cierta autonomía en relación con el cuerpo principal. La forma concreta en que se organiza el cuerpo principal del informe depende, obviamente, del asunto que allí se trate. El cuerpo principal de un informe se divide en capítulos, que a su vez se dividen en secciones. En el caso de un informe muy breve (de menos de diez páginas), el cuerpo principal puede estar dividido en una pocas secciones. No se pueden dar normas exactas sobre la extensión de los capítulos y de las secciones. Una sección puede constar de un solo párrafo o necesitar una docena de ellos más varios diagramas y tablas. Un capítulo puede tener una sola sección o doce. Se ha aconsejado que, siempre que resulte posible, los capítulos de un mismo informe deben tener una extensión similar. También se ha dicho que un capítulo no debe superar las seis páginas. Si es necesario incluir más información, se puede remitir a un apéndice. Se recomienda que cada capítulo comience con un párrafo previo a la aparición de la primera de sus secciones. Es conveniente que los títulos de capítulos y secciones resulten informativos en relación con el contenido de éstos. Ningún aspecto clave de los que se tratan en el texto debe carecer de título y de una referencia en el índice para llamar la atención sobre él. La estructura más característica es:
El procedimiento: modalidad, metodología que se usó para recoger los datos.
Los hechos y/o resultados, problema: por medio de una narración y/o descripción se hace una presentación clara y objetiva de los hechos, resultados o datos obtenidos. Pueden apoyarse con gráficos, cuadros estadísticos, esquemas.
El análisis y discusión: el análisis consiste en el proceso por el cual la mente descompone y separa las partes de un todo (objeto de conocimiento, hechos, resultados), con una triple finalidad: a) Para advertir la estructura del objeto estudiado discriminando sus elementos componentes, sus partes. b) Para descubrir las relaciones que puedan existir, tanto entre los distintos elementos entre sí, como entre cada elemento particular y el conjunto estructural total. c) Para establecer principios explicativos para fundamentar con ellas el conocimiento del objeto de estudio y obtener así respuestas confiables, recomendaciones apropiadas, conclusiones fundamentadas. 10
2.2.5 Conclusiones Las conclusiones pueden ser referidas en la introducción si el informe es extenso. También suelen acompañar a cada capítulo o sección del cuerpo principal en relación con el asunto en ellos tratado. De cualquier forma, es conveniente incluir en el informe un último capítulo dedicado a reunir todas las conclusiones, hayan sido o no expuestas, de cada capítulo. Este capítulo contendrá: Las conclusiones propiamente dichas, esto es, las que se derivan de lo expuesto con anterioridad en el cuerpo principal del informe. El resto de las principales apreciaciones o juicios de valor realizados por el autor a partir de lo ya expuesto. Las recomendaciones que el autor haga a tenor de lo expuesto. La relación de las ventajas que se derivarán de adoptar las recomendaciones. Al igual que en el caso de la introducción, la extensión del capítulo dedicado a las conclusiones debe ser proporcional al tamaño del cuerpo principal del informe. Así mismo, se recomienda que las conclusiones no sobrepasen en ningún caso las seis páginas.
2.2.6 Bibliografía La bibliografía es una lista en la cual se describen las características editoriales de cada una de las fuentes consultadas por el autor sobre determinada materia. Actualmente, se utiliza la Normativa APA (American Psychological Association) para referirse a las fuentes bibliográficas que fueron utilizadas para la construcción del trabajo y forman parte del Informe. Aunque estas se diseñaron para las citas y referencias que se están dentro del texto. Su uso se ha extendido y es recomendado para especificar todas las fuentes de uso. Las listas de referencias están organizadas alfabéticamente y en caso de un mismo autor, por año. No debe llevar enumeración, sólo sangría. a) Libros: Los datos para elaborarla deben extraerse de las páginas interiores (portada interior y página de derechos de autor). El orden de presentación es el siguiente: Apellido de Autor, Inicial del Nombre. (Año). Título del libro . Lugar de publicación: Editorial -
Se parte con el Nombre de él o los autores. Primero el apellido, después el nombre o los nombres (comúnmente sólo la inicial del primer nombre seguido de punto). Si son varios los autores, se separan entre comas y al nombre final se le precede un "y" si el libro es en español, o de un "&" si es en inglés. 11
-
Luego se pone Año de publicación (si lo hay, de lo contrario se pone s.f), siempre entre paréntesis. Punto. Luego viene el Título del libro, siempre en cursiva, nunca entre comillas. Sólo la primera letra de la primera palabra va con mayúscula. Luego el nombre del Lugar de publicación. (en general se pone la ciudad). Luego Dos puntos. Y luego de estos dos puntos se pone la Editorial, sólo el nombre de ella.
McEntee, Eileen, (2005). La comunicación oral. ( 2da. Edición) México: McGraw-Hill, b) Capítulo en un libro Apellido de Autor de artículo, Inicial del Nombre (Año). Título capítulo. En Inicial Autor principal. Apellido, Título del libro (pp. números de las páginas en las que está el capítulo citado). Lugar de publicación: Editorial Es similar a la referencia de libro, salvo por las siguientes diferencias: - Se parte con el Nombre de él o los autores del artículo. - Luego el Año de publicación del libro, entre paréntesis. Punto. - Luego viene Título del Artículo específico que se está citando, sin usar negrita ni cursiva y nunca entre comillas. Punto. - Luego se pone el nombre de los autores principales, primero la inicial del nombre con un punto y el primer apellido. Se parte poniendo "En ". Punto . - Título del libro: siempre en cursiva, nunca entre comillas. - Entre paréntesis, el intervalo de hojas que ocupa el artículo, precedido de "pp." Punto. - Ciudad de publicación. Dos puntos. - Editorial: sólo el nombre de ella. Katz, D. (1971). El enfoque funcional para el estudio de las actitudes. En R. Zúñiga (ed.), Psicología social 10: La influencia social individualizada (pp. 101 - 128). Valparaíso: Ediciones Universitarias de Valparaíso.
c) Artículos de revistas Apellido de Autor, Inicial del Nombre. (Año). Título del artículo. Nombre de la Revista, n° del volumen de la revista , número de las páginas del artículo. -
Se parte con el Nombre de él o los autores. Luego el Año de publicación, que va entre paréntesis. Punto. Se escribe el Título del Artículo: Sin negrita ni cursiva, nunca entre comillas. Punto. Luego el Nombre de la revista, siempre en cursiva. Nunca entre comillas. Coma. A continuación el Número del volumen de la revista (en cursiva) Coma Finalmente el Número de página donde se encuentra el artículo. Se coloca el número de la página inicial, se agrega un guión y el número de página final. 12
Bekerian, D. A. (1992). In search of the typical eyewitness. American Psychologist, 48 , 574-576. d) Artículo de publicación periódica Forma general Apellido del autor, Inicial del Nombre. (año y mes/período). Título del artículo. Título de la Publicación Periódica , volumen (número), página_inicial-página_final.
Bekerian, D. A. (1992, Primavera). In search of the typical eyewitness. The Clinical Psychologist, 48, 574-576.
Artículo de publicación periódica, sin autor The new health-care lexicon. (1992, Agosto/Septiembre). Copy Editor, 4 , 574-576
Artículo de periódico diario, sin autor New drug appears to sharply cut risk of death from heart failure. (1992, 15 Julio). The Washington Post , p. A12.
e) Informes técnicos y de investigación
Informe de instituto gubernamental como autor National Institute of Mental Health (1992). Clinical training in serious mental illnes (Publicación DHHS Nº ADM 90-1679). Washington, DC: Government Printing Office.
Informe de una universidad Bekerian, D. A. (1992). Sex offending and recidivism (Inf. Téc. Nº 3). Nedlands, Western Australia: University of Western Australia, Crime Research Centre.
f) Medios audiovisuales
Película, circulación limitada
Bekerian, D. A. (Productor), y Smith, J. N. (Director). (1992). Cambiar nuestras mentes [Película]. (Disponible en Changing Our Minds, Inc., 170 West End Avenue, Suite 35R, New York, NY 10023). 13
Cinta de video National Geographic Society (Productora). (1987). In the shadow of Vesuvius . [Video]. Washington, DC: National Geographic Society.
g) Varios:
Enciclopedia o diccionario Bekerian, D. A. (1992). The new Grove dictionary of music and musicians (3ª ed., Vols. 120). New York: McGraw-Hill.
Trabajo no publicado presentado a un congreso Bekerian, D. A. (1992, Enero). Early data on the Trauma Symptom Checklist for Children (TSC-C). Comunicación presentada al Congreso de la American Professional Society on the Abuse of Children, San Diego, CA.
h) Textos electrónicos, bases de datos y programas informáticos Si la información se ha obtenido desde una documento en Internet, se debe poner la dirección de internet al final del señalamiento de la recuperación. 1.-Publicaciones periódicas en línea
Forma general – Periódicos en línea, revistas electrónicas o base de datos libre
Autor, A. A., Autor, B. B., y Autor, C. C. (año). Título del artículo. Título del periódico o revista, xx , xxx-xxx. Obtenido el día del mes de año, desde dirección electrónica. Jacobson, J. W., Mulick, J. A., & Schwartz, A. A. (1995). A history of facilitated communication: Science, pseudoscience, and antiscience: Science working group on facilitated communication. American Psychologist, 50 , 750-765. Extraído el 6 de Junio de 2001 desde http://www.apa.org/journals/jacobson.html 2.- Documentos en línea Incluye documentos no periódicos obtenidos de sitios web, grupos de noticias, grupos de discusión por mail, etc. (Una dirección URL que continúe en la siguiente línea, se puede dividir después del slash o un signo de puntuación. No es válido insertar, o permitir que el procesador inserte, un guión para dividirla)
14
Apellido del autor, Inicial del nombre. (año). Título del trabajo . Extraído el día del mes de año desde fuente. NAACP, (2001, 25 de Febrero) . NAACP calls for presidential order to halt police brutality crisis. Extraído el 3 de Junio de 2001 desde http://www.naacp.org/president/ releases/police_brutality.htm
2.3 CONSIDERACIONES GENERALES 2.3.1 Partes variables: Se debe consignar además que existen partes variables en el informe, y que son: 2.3.1.1. Dedicatoria: parte optativa que se debe incluir inmediatamente a continuación de la portada. El lenguaje utilizado debe corresponder a una actitud argumentativa, expositiva o informativa, evitando todo tipo de lirismo. 2.3.1.2. Agradecimientos: optativa ,que se coloca con ocasión de manifestar gratitud a aquellas instituciones o personas que apoyaron materialmente o moralmente la investigación. 2.3.1.3. Resumen Ejecutivo: el que se debe consignar luego del índice, con la finalidad de facilitar la comprensión total del informe en un resumen de las principales ideas que en él se desarrollen. 2.1.4.Fuentes de Información o Consulta: cualquiera de estos dos nombres es pertinente para reemplazar la palabra Bibliografía en caso de que las fuentes no solo estén constituidas por libros. 2.3.1.5. Anexos: se ubica después de la bibliografía. En esta sección se consignan los documentos, gráficos , tablas, o información general que está directamente relacionada con la temática planteada en el informe, y que por estética, disposición o planteamiento de la investigación no es conveniente su disposición en el cuerpo del mismo. 2.3.1.6. Apéndice: corresponde a una temática distinta de la investigada en el informe, que sin embargo, se ha desprendido o extractado colindantemente como producto de la misma. 2.3.1.7. Glosario: aquí se escriben en orden alfabético y a modo de un diccionario tradicional, todas aquellas palabras de difícil acepción que se han incorporado en el informe, por constituir un lenguaje técnico que no necesariamente maneja el lector. 15
2.3.2. Gráficos y diagramas Es recomendable su inclusión, ya que permiten una valoración más rápida e intuitiva de los datos. Deben ir acompañados de una breve explicación y de una referencia en el texto: "el diagrama del la figura 2.1 nos muestra que...". Si es previsible que algunos lectores del informe no estén familiarizados con los signos convencionales utilizados en gráficos y diagramas, es necesario incluir una tabla con las claves. Si es posible, las tablas y los diagramas que aparezcan en el cuerpo principal del informe deben ocupar menos de una página para que cualquier descripción o comentario de ellos pueda aparecer en la misma página. Si no es posible, lo mejor es utilizar la página siguiente con este propósito.
2.3.3. Márgenes Lo más usual es dejar un margen de 2,5 centímetros en las cuatro direcciones que encuadran el texto. Si se utiliza un sistema de encuadernación que ocupe algo de espacio a la izquierda, debe tenerse en cuenta. Suele ser suficiente con añadir medio centímetro. En la primera página de un capítulo o de una sección importante, el margen superior puede ser mayor, por ejemplo, de cinco centímetros. Este espacio actuará de señal visual para el lector. 2.3.4. Numeraciones Además de la numeración de las páginas, en el informe existen otros tipos de numeraciones. Numeración de los capítulos y las secciones del texto del informe. Existen diversidad de métodos. Uno de los más sencillos consiste en insertar al lado del título de cada capítulo el número que le corresponde. Al lado del título de cada sección se insertará, en primer lugar, el número del capítulo en que la sección se integra; en segundo lugar y separado por un punto, el número que la sección ocupa en relación con el resto de las secciones del capítulo. Los diagramas y tablas que aparecen en el informe se numerarán de igual forma que los párrafos. Así en el capítulo primero: diagrama 1.1, 1.2,... Los anexos también se citan con un número, además de su título. Gráficamente:
o bien
I.
1. A.
1.1.
1. 2.
a) b)
1.1.2.
a) b) II.
B.
1.1.1. 1.1.1.1. 1.1.1.2. 1.1.2.1. 1.1.2.2.
2.
1.2.
16
2.3.5. Títulos Se suele distinguir entre títulos, que encabezan los capítulos, y subtítulos, que encabezan las secciones. Hay múltiples métodos gráficos para diferenciar a los títulos de los subtítulos y a ambos del resto del texto (subrayado, letra cursiva, etc..). Lo más habitual es: Escribir los títulos en mayúsculas. Si es posible, se utilizará además la letra negrita. No conviene subrayar los títulos ni escribirlos con letra cursiva. Escribir los subtítulos en minúsculas. Si es posible, se utilizará preferentemente la letra cursiva. Si ésta no está disponible, se subrayará el subtítulo. Es también admisible usar las posibilidades anteriores (minúsculas cursivas o minúsculas subrayadas) combinadas con el tipo de letra negrita.
2.3.6 Citas textuales Toda cita textual debe proporcionar los datos de la fuente donde se extrajo la información. En ella se recogen exclusivamente fragmentos o párrafos completos del texto original, debido a que sea difícil resumir o sintetizar, o para probar lo asentado por un autor, o para apoyar o criticar un comentario. Es la que presenta más variables. Se debe evitar el exceso de esta clase de citas, ya que la finalidad de cualquier trabajo académico requiere de la integración y producción personales. La transcripción debe ser correcta según el tipo de cita: 2.3.6.1. Cita textual: - Aquellas que corresponden a un extracto textual y literal de algún artículo o texto. - Toda cita textual debe ir con la indicación del apellido de él o los autores de dicho texto, año de publicación y página(s) de donde se ha extraído, todo ello entre paréntesis. - Toda cita textual no superior a 40 palabras debe ir entrecomillada y dentro del párrafo. - Cuando las citas son superiores a 40 palabras (bloques), se separan en un párrafo aparte y se sangra todo el texto que se cita. Estos bloques no se ponen entre comillas. - Las citas textuales se deben reproducir literalmente, incluso si hubiera incorrecciones o errores. En este caso, se utiliza [sic] inmediatamente después de la palabra o expresión errónea. En opinión de algunos autores, “debido a las ambigüedades y a las impresiones erróneas asociadas a los términos ‘terapia de conducta’ y ‘psicoterapia’, su uso continuado impide ver la mayoría de las cuestiones fundament ales en este campo” (Bandura, 1969, p. 450), si bien otros sostienen que…
17
En opinión de algunos autores, “debido a las ambigüedades y a las impresiones erróneas asociadas a los términos ‘terapia de conducta’ y ‘psicoterapia’, su uso continuado impide v er la mayoría de las cuestiones fundamentales en este campo” (Bandura, 1969, p. 450).
2.3.6.2 -
Citas no textuales: Aquellas que corresponden a dar referencia del autor propietario de una idea que es traspasada al texto que se escribe, pero asumiendo una r edacción propia, de forma “no textual”.
-
Muchas veces, se considerará necesario exponer la idea de un autor, revisada en otra obra (no leída directamente), distinta de la original en que fue publicada. Por ejemplo, una idea de Watson (1940) leída en una publicación de Lazarus (1982): El condicionamiento clásico tiene muchas aplicaciones prácticas (Watson, 1940, citado en Lazarus, 1982)
CONCLUSIONES De acuerdo a lo expuesto en el desarrollo de la guía, debemos recordar que una correcta aplicación de las normativas para la lengua escrita nos faciltaran la exspresión de ideas y la recepción de quiénes deberán leernos. En la redacción de un Informe, la partes que lo constituyen, resultan fundamentales para su correcta redacción y presentación. Es por ello que precisamos la incorporación de cada una de ellas, de acuerdo a un formato a la altura de un Profesional en Formación.
Por otro lado, debemos recordar que existen otros tipos de informes, los que responden a finalidades distintas, por lo que quien requiera su utilización, deberá iniciar necesaria y personalmente su .
búsqueda, la que muchas veces estará determinada por el estilo característico de la institución que lo solicita.
Sin embargo, la estructura base de todo Informe de Indagación Bibliográfica como son la portada, índice y la forma de citar bibliografía, serán requeridos en la mayoría de los documentos escritos. Recomendamos la utilización estructurada de este tipo de informe, ya que su finalidad también posibilita el contribuir a la optimización del acto humano de la vinculación, el cual es posible desarrollar, mediante una comunicación efectiva, afectiva, significativa y correcta.
18
Bibliografía McEntee, E. (2005) La comunicación oral. ( 2da. Edición) México, McGraw-Hill ANDER-EGG, E. (1994) Cómo Aprender a Hablar en Público . Buenos Aires: Magisterio del Río La Plata BERLO, D.. (1997) El proceso de la comunicación . Buenos Aires:. El Ateneo, B. Aires DECKER, B (1992) El arte de la comunicación . México: Iberoamerica. FERNÁNDEZ, C (1995) La comunicación humana . México: Mc Graw Hill. FINCH, L. (1992) La Cortesía por Teléfono y el Servicio al Cliente, escuchar efectivamente. Responde efectivamente . México: Iberoamerica. FRASER, L. (1999 ) Logrando tus Metas . (5ta. Edición). La Serena: Documento de uso interno de INACAP. FUENTES, J. L. (1983) Comunicación, estudio del lenguaje . Brasil: Fernández y Cía. Ltda., KNAPP, M. (1982) La Comunicación No Verbal, el cuerpo y el entorno . Barcelona: Paidós. MCENTEE DE MADERO, E. (1994 ) Comunicación oral , (1ª edición) México: Mc Graw Hill.
19
