Exel Basico.

5/16/2018

Exe l Ba sic o. - slide pdf.c om

CONTENIDO 1

MICROSOFT EXCEL .................................................................................................................... 1

1.1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 1 2

EJECUTAR / INGRESAR AL PROGRAMA EXCEL 2007 .................................................................. 2

3

COMPONENTES DE LA PANTALLA PRINCIPAL ............................................................................ 2

3.1 CELDAS .................................................................................................................................................. 3.2 HOJA DE TRABAJO .................................................................................................................................... 3.3 LIBRO .................................................................................................................................................... 3.4 ETIQUETAS DE PÁGINAS ............................................................................................................................. 3.5 BARRA DE FÓRMULAS................................................................................................................................ 3.6 BARRA DE ESTADO .................................................................................................................................... 3.7 CREAR UN DOCUMENTO NUEVO .................................................................................................................. 3.8 ABRIR UN DOCUMENTO EXISTENTE............................................................................................................... 3.9 GUARDAR UN LIBRO DE CÁLCULO ................................................................................................................. 3.10 GUARDAR EL LIBRO CON OTRO NOMBRE................................................................................................... 3.11 3.12 3.13

3.14 3.15

3.16 3.17

3.18

CERRAR UN LIBRO ................................................................................................................................ 6 IMPRIMIR........................................................................................................................................... 6 OPCIÓN DE ENVÍO ............................................................................................................................... 6 DESHACER Y REPETIR ............................................................................................................................ 7 OPCIONES DE MANEJO DE CELDAS ........................................................................................................... 7 OPCIONES DE MANEJO DE CONTENIDO ..................................................................................................... 7 OPCIONES DE BÚSQUEDA ...................................................................................................................... 9 LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS: .......................................................................................................... 10

3.18.1

3.19

4

2 3 3 3 3 3 4 4 5 6

Menú Inicio ......................................................................................................................... 10

3.20 3.21

MENÚ INSERTAR ............................................................................................................................... 12 MENÚ DISEÑO DE PÁGINA (PAGE LAYOUT) ............................................................................................ 13 MENÚ FÓRMULAS (FORMULAS) ........................................................................................................... 15

3.22 3.23 3.24

MENÚ DATOS (DATA) ........................................................................................................................ 18 MENÚ REVISAR (REVIEW) ................................................................................................................... 20 MENÚ VISTA (VIEW).......................................................................................................................... 22

FORMAS DEL CURSOR ............................................................................................................. 24 4.1.1 Controlador de relleno ............................................................................................................. 24 4.1.2 Controlador de selección ......................................................................................................... 24 4.1.3 Controlador de movimiento ..................................................................................................... 25 4.2 DESPLAZAMIENTO A TRAVÉS DE LA HOJA Y EL LIBRO ....................................................................................... 26 4.2.1 Tipos de datos .......................................................................................................................... 26 4.2.2 Controles de desplazamiento del libro de trabajo ................................................................... 26 4.2.3 Desplazamiento en la Hoja de Cálculo ................................................................. .................... 27 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.2.8 4.2.9 4.2.10 4.2.11 4.2.12 4.2.13 4.2.14

5

Selección con el ratón .............................................................................................................. 27 Extensión de una selección ...................................................................................................... 28 Modos de teclado .................................................................................................................... 28 Selección Fuera de los bordes de la ventana ........................................................................... 29 Selección de rangos con varias áreas ...................................................................................... 30 Selección con el teclado ........................................................................................................... 31 Uso de Inicio y Fin ............................................................................................................... 31 Uso de Ir a (Goto) ................................................................................................................ 32 Cómo extender una selección ............................................................................................. 32 Selección de rangos múltiples ............................................................................................. 33 Selección de columnas y filas .............................................................................................. 33

TIPOS DE DATOS ..................................................................................................................... 34 5.1.1 5.1.2

Valores simples numéricos y de texto ...................................................................................... 34 Introducción de valores numéricos .......................................................................................... 34

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5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.1.8

Cómo aceptar los datos ........................................................................................................... 34 Caracteres especiales............................................................................................................... 35 Valores presentados frente a valores subyacentes.................................................................. 36 Introducción de valores de texto ............................................................................................. 36 Introducción de textos largos .................................................................................................. 37 Introducción de Fechas y Horas ............................................................................................... 37

5.2 COPIA, MOVIMIENTO, BORRADO DE RANGOS DE CELDAS ................................................................................ 38 5.2.1 Copiar y pegar rangos .............................................................................................................. 38 5.2.2 Selección de Rangos ................................................................................................................. 38 5.2.3 Cortar (Cut) .............................................................................................................................. 40 5.2.4 Borrado - Eliminación .............................................................................................................. 41 6

INSERCIÓN, ELIMINACIÓN DE FILAS Y COLUMNAS .................................................................. 43 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4

Insertar filas ............................................................................................................................. 43 Eliminación de filas .................................................................................................................. 44 Insertar columnas .................................................................................................................... 46 Eliminación de columnas ......................................................................................................... 48

CAMBIO DE ANCHO Y ALTO DE COLUMNAS Y FILAS ................................................................ 50

7

7.1.1 Cambiando al ancho de columnas ........................................................................................... 50 7.2 CAMBIAR EL ALTO DE LA FILA .................................................................................................................... 50 7.3 DEFINIR EL ANCHO DE LA COLUMNA O ALTO DE LA FILA PREDETERMINADA ......................................................... 50

8

FORMATO DE CELDA............................................................................................................... 52 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6

Asignación y Eliminación de Formatos .................................................................................... 52 Formateo con barra de herramientas................................................................... ................... 53 Aplicación de Estilos (Autoformatos) ................................................................. ...................... 54 Cómo dar formato a un número utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas ............. 56 Cambiar estilos de las fuentes ................................................................................................. 57 Cambiar la fuente y el tamaño de la fuente utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas

57 8.1.7 Cambiar la alineación utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas ............................. 58 8.1.8 Controlar el fluido de texto dentro de una celda ..................................................................... 59 8.1.9 Cambiar el color del texto con el cuadro de diálogo Formato de celdas ................................. 60 8.1.10 Elegir un color de relleno y una trama utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas 61 8.1.11 Aplicar un borde con el cuadro de diálogo Formato de celdas ........................................... 62

9

FÓRMULAS: OPERADORES Y OPERANDOS .............................................................................. 64

9.1 OPERADORES ........................................................................................................................................ 64 9.1.1 9.1.2 9.1.3

Aritméticos ............................................................................................................................... 64 De comparación ....................................................................................................................... 67 Texto ........................................................................................................................................ 68

DE DIRECCIONES ABSOLUTAS .............................................................................................................. 70 9.2 USO

10

9.1.4

Prioridad de los operadores ..................................................................................................... 69

9.2.1 9.2.2 9.2.3 9.2.4 9.2.5

Referencia a celdas en fórmulas .............................................................................................. 72 Uso de rangos .......................................................................................................................... 73 Referencia a celdas o rangos que se encuentran en otras hojas del mismo libro.................... 73 Rangos en múltiples hojas ....................................................................................................... 74 Referencia a celdas en otros libros .......................................................................................... 75

IMPRIMIR ............................................................................................................................... 77

10.1

IMPRIMIR UNA HOJA DE TRABAJO .......................................................................................................... 77

10.1.1

10.2

Configuración de página ( Pagesetup ) ............................................................................... 77

IMPRIMIR......................................................................................................................................... 82

11 AUTOLLENADO: NÚMEROS Y TEXTO ....................................................................................... 84 11.1 SERIES ........................................................................................................................................... 84


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11.1.1 11.1.2 11.1.3

12

GRÁFICOS ............................................................................................................................... 90

12.1 13

CREACIÓN DE GRÁFICOS ..................................................................................................................... 90

FUNCIONES ............................................................................................................................. 92

13.1 13.2 13.3 13.4 14

Rellenar ............................................................................................................................... 84 Crear listas personalizadas ................................................................................................. 85 Series de rellenado .............................................................................................................. 86

ASISTENTE DE FUNCIONES ................................................................................................................... 92 FUNCIONES MATEMÁTICAS .................................................................................................................. 94 FUNCIONES ESTADÍSTICAS ................................................................................................................... 97 FUNCIONES LÓGICAS ........................................................................................................................ 104

ORDENAMIENTO DE DATOS.................................................................................................. 107 14.1.1

Opciones de ordenación .................................................................................................... 108


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Microsoft Excel Básico

Introducción

1 MICROSOFT EXCEL

1.1

INTRODUCCIÓN

Las hojas de cálculo aparecen como respuesta a las múltiples necesidades de los usuarios, que tenían que trabajar concomplejos, datos repetitivos obtener resultados de cálculos muchas veces desde elpara punto de vista manual. inmediatos en función La primera hoja de cálculo en aparecer es el VISICAL de la Apple. Posteriormente, y, debido a la masificación de las computadoras personales de tecnología IBM, aparece el LOTUS 123 de la casa Lotus. Con la aparición del entorno gráfico de Windows, aparecen muchas hojas electrónicas y como fruto de esa lucha, aparece la hoja de cálculo denominada EXCEL, que desde 1996, domina este entorno gráfico. Debido a la relativa facilidad de manejo, las hojas de cálculo, aparecen como respuesta a millares de organizaciones y personas que invierten su tiempo en la elaboración de proyectos, tablas y generación de valores basados en variables, lo que constituye su principal carga operacional. Excelnuméricos. sustituye, Para naturalmente, el proceso manual o mecánico de escritura y cálculo de valores trabajar con la hoja de cálculo Excel, no es preciso poseer conocimientos en programación ni informática, solamente debe conocer la aplicación en la que se desenvolverá y las instrucciones básicas de la hoja electrónica. Excel es un componente del paquete Microsoft Office. Su ventaja más importante es que puede realizar cálculos muy sofisticados en muy poco tiempo, realizar gráficos con datos originales o calculados de la hoja y presentarlos en un formato especial. Está organizado en forma de matriz, donde sus 16.384 columnas están identificadas por las letras del abecedario y la combinación de ellas. Tiene 1.048.576 filas en total, características que se especifican para cada una de las hojas. Un documento en Excel toma el nombre de Libro y puede estar formado por diferentes hojas, las cuales pueden tener formatos diferentes dentro del mismo libro.

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Introducción

2 Ejecutar / Ingresar al programa Excel 2007 Para ingresar a Excel, seleccionar la tecla INICIO de la ventana principal de Windows, escoger la opción Todos los Programas (AllPrograms) y seleccionar Microsoft Office de principal, este menúdonde elegirseMicrosoft Office Excel 2007. Unaelementos vez en Excel, apareceyladentro pantalla pueden identificar los diferentes de la ventana de trabajo.

3 Componentes de la Pantalla principal Al momento que se carga Excel, aparece su ventana de trabajo, mostrando una hoja en blanco con el nombre Libro 1. La ventana de trabajo de Excel está compuesta de los siguientes elementos:

Dentro de la hoja de trabajo se encuentran los siguientes elementos:

3.1 Celdas Las celdas conforman la hoja. Una celda se forma por la intersección de una columna con una fila. Su función es almacenar información que puede constituir un texto, un número y por último una fórmula. La celda se identifica por su coordenada dentro de la hoja, la que está dada por la letra de la columna y el número de la fila . Por ejemplo, la celda A7. Esto indica que la celda está ubicada en la columna A y en la fila 7. Cuando se inicia Excel, la celda activa es la A1, la que se identifica, porque aparece con un borde sombreado, como se puede apreciar en el gráfico siguiente.

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3.2

Introducción

Hoja de trabajo

Una hoja de trabajo está formada de celdas, dispuestas por 16384 columnas y 1048576 filas. Cada una de las hojas puede tener una estructura, configuración y características distintas y son tratadas como elementos diferentes del libro que las contiene. Generalmente se identifican como Hoja1, Hoja2, etc. Sin embargo, se les puede dar cualquier nombre. 3.3 Libro Un documento de Excel, recibe el nombre de Libro, en donde, cada hoja es manejada como si se tratase de un documento diferente. En la mayoría de los casos, solamente se trabaja con la primera hoja del libro. Por ello, es recomendable que en lugar de crear cinco libros para controlar las actividades financieras de una Empresa, se creen cinco hojas dentro de un libro. 3.4

Etiquetas de páginas

Se encuentran en la barra de división de etiquetas, que aparece en la parte inferior de la pantalla y que dan la idea de que el libro de Excel es una especie de agenda. Sirve para seleccionar la hoja de trabajo dentro del libro y están identificadas como Hoja1, Hoja2,..aunque, como se indicó anteriormente, estos nombres pueden ser cambiados, de acuerdo a las necesidades del usuario. 3.5

Barra de fórmulas

Su función es mostrar el contenido de la celda actual y permitir la edición del contenido de la misma (Presionando la tecla F2). 3.6

Barra de estado

Su función es presentar mensajes de orientación o advertencia sobre los procesos que están siendo ejecutados, así como el estado de algunas teclas, como por ejemplo, si la tecla BloqNum está activada o desactivada, etc. Estos, entre otros, son los elementos más importantes dentro de una hoja de Excel. Cabe señalar que, para desplazarse dentro de la hoja, se puede hacer del Mouse o simplemente, presionando las teclas de movimiento de cursor, según se detalla en el siguiente cuadro: TECLA Flecha a la derecha Flecha a la izquierda Flecha arriba Flecha abajo CTRL + Flecha a la izquierda o FIN + Flecha a la izquierda CTRL + Flecha a la derecha o FIN + Flecha a la derecha CTRL + Flecha a la abajo o FIN + Flecha a la abajo CTRL + Flecha a la arriba o FIN + Flecha a la arriba

FUNCIÓN QUE REALIZA Desplaza una celda a la derecha Desplaza una celda a la izquierda Desplaza una celda arriba Desplaza una celda hacia abajo Última columna de la línea actual

RePag AvPAg

Desplaza una ventana hacia abajo Desplaza una ventana hacia arriba

Primera columna de la línea actual Ultima línea de la columna actual Primera línea de la columna actual

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Introducción

TECLA ALT+RePag ALT+AvPag CTRL+Retroceso CTRL+Inicio

FUNCIÓN QUE REALIZA Desplaza una ventana hacia la izquierda Desplaza una ventana hacia la derecha Desplaza a la celda actual Ir a la celda A1

F5

Activa el cuadro de diálogo. Ir A

3.7

Crear un documento nuevo

Cuando se ingresa a Excel, generalmente aparece ya abierto el libro de trabajo con el nombre de Libro 1, sin embargo, hay ocasiones en que la pantalla de Excel está en blanco y sea necesario crear un libro, o, si se está trabajando en uno y se quiere abrir otro. Para esto se puede elegir una de las siguientes alternativas: Hacer clic en el Icono del Office y seleccionar Nuevo. b) Hacer clic en el icono Nuevode la barra de herramientas de

a)

c) 3.8

acceso rápido Presionar la combinación de teclas Ctrl+N .

Abrir un documento existente

Cuando se inicia una sesión de trabajo en Excel, seguramente se desea continuar con un trabajo guardado previamente. Para estose puede elegir una de las siguientes alternativas: a) Hacer clic en el botón de Office

y elegir la opción

b) Abrir. hacer clic en el icono Abrir de la barra de herramientas de acceso rápido c) Presionar la combinación de teclas Ctrl+A. Cualquiera de estas tres opciones abre el cuadro de diálogo correspondiente, el cual permite buscar el documento que se desea abrir. Se debe escribir el nombre del archivo de Excel o seleccionarlo de la lista de archivos disponibles. Si el libro no está en la lista puede buscar en otras carpetas e incluso en otra unidad, simplemente presionando el Mouse en la flecha de la ventana Carpetas.

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3.9

Introducción

Guardar un libro de cálculo

Para grabar (guardar) un libro de Excel se puede elegir una de las siguientes alternativas: Activar el Botón de Office y elegir la opción Guardar b) Presionar el icono Guardarde la barra de herramientas de acceso rápido, hacer clic en el disquete.

a)

. c) Presionar la combinación de teclas Ctrl+G Cuando se guarda el libro por primera vez, Excel muestra un cuadro de dialogo en el que debe especificar la Carpeta (Directorio), en la que desea guardar el libro o la unidad.

En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que quiere dar a su libro. Hacer clic en el botón Guardar. Si el libro ya fue guardado anteriormente, al presionar o seleccionar la opción guardar, el sistema sólo guarda la nueva versión del libro sin volver a solicitar el nombre. Página: 5


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Introducción

3.10 Guardar el libro con otro nombre Si ya se tiene guardado el libro Excel y si se han efectuado cambios que se desea conservar aparte de lo anterior, simplemente hay que grabar este libro con otro nombre. Para guardar el libro con otro nombre, se debe seleccionar la opción Guardar comodel Menú de Office

, ubicar la carpeta en donde se quiere guardar, dar el Nombre de archivoy dar clic en el botón Guardar.

3.11 Cerrar un libro Si se está trabajando en un libro y se desea salir de él, sin salir de Excel, puede elegir el Botón de Office y seleccionar la opción Cerrar. También puede hacer clic en el botón marcado con una X en el extremo superior derecho del libro . Las opciones mencionadas cierran el libro y, si era el último que estaba abierto, queda listo para abrir uno nuevo o salir de Excel. 3.12

Imprimir

Una vez terminada la elaboración del libro, se puede imprimir el trabajo. Para ello, Excel provee las herramientas necesarias para configurar la página de impresión, establecer los márgenes y la orientación de las hojas. Incluso, es posible ver la forma como saldrá impresa cada hoja antes de mandar a la impresora. Una vez dadas estas características se está listo para ordenar imprimir y, al hacerlo, especificar el tipo de impresora, la cantidad de copias y si se quiere imprimir toda una página o parte de ella. Para mayor información, ver el tema Impresión de trabajo, en donde se detallan esas opciones. 3.13

Opción de Envío

Excel no sólo permite imprimir los trabajos, sino que también permite enviarlos a otras personas por medio de las opciones de envío, mediante las cuales se especifican las propiedades para que la información se transmita en forma apropiada. Se puede enviar el trabajo a un destinatario de Correo Electrónico,guardar y enviar como Datos adjuntos de correo electrónico como PDF, Datos adjuntos de correo electrónico como XPS , o enviarlo como Fax de Internet.

También tenemos la opción de Preparar, con esta opción se puede modificar las propiedades del documento, Inspeccionar el documento, Cifrar el documento, Página: 6


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Introducción

Restringir permisos, Agregar una firma digital, Marcar como final, Ejecutar el comprobador de compatibilidad. Por ejemplo dentro de las opciones de propiedades del documento, tenemos opciones tales como, Autor, título, Asunto, Palabras clave, Categoría, Estado y Comentarios.

3.14 Deshacer y repetir

Cuando se está elaborando una hoja de trabajo, sin darse cuenta se realizan acciones que posiblemente borren o dañen los datos originales, pero no hay que preocuparse, ya que Excel tiene las herramientas necesarias para restablecer la hoja de cálculo a las condiciones que estaba antes de efectuar la última acción. Todo se puede recuperar seleccionando la opción Deshacer herramientas de acceso rápido

dela Barra de

o, también, con la combinación de teclas Ctrl+Z.

Otras veces, se necesita repetir el mismo paso, presionando el botón Repetir de la Barra de Herramientas de acceso rápido,o también, con la combinación de teclas Ctrl+Y. 3.15

Opciones de manejo de celdas

Cuando se construye una hoja de trabajo, es necesario repetir el contenido de ciertas celdas, quitar el contenido de algunas para ponerlo en otras. Antes de ejecutar cualquiera de esas acciones, es necesario seleccionar el bloque de trabajo. DelaFicha Inicio , opción Portapapeles, elegir Opción Copiaro, también con la combinación de teclas Ctrl+C. DelaFichaInicio , opción Portapapeles, elegir OpciónCortaro, también con la combinación de teclas Ctrl+X. Una vez que se ordena cortar o copiar el contenido de las celdas, es necesario pegarlo en el lugar requerido. Para esto, se debe ubicar el cursor en esa celda y presionar la opción Pegardel Menú Inicioo también con la combinación de teclas CTRL+V . Existen varias formas de pegar el contenido de las celdas, mediante la opción Pegado Especial del Menú Pegar. En la ventana de la izquierda, se debe especificar qué es lo que se quiere pegar y en qué forma. Si se quiere que el contenido esté ligado o encadenado a las celdas anteriores, hay que presionar la tecla Pegar Vínculo.Con esto, cualquier modificación que se haga en las celdas originales, cambiará automáticamente en las celdas del pegado especial.

3.16 Opciones de manejo de contenido Existen opciones de manejo de contenido, tales como: Página: 7


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Introducción

Rellenar. Permite rellenar un rango de celdas con ciertos valores hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha. Para acceder a este menú debemos seleccionar del Menú Inicio, el grupo Modificar, la opción Rellenar.

Borrar.Permite borrar el contenido de una celda o un rango de celdas. Comentarios, el formato de las celdas o todo. Para acceder a este menú debemos seleccionar del Menú Inicio, el grupo Modificar, la opción Borrar.

Eliminar:

Permite eliminar físicamente hojas, celdas, filaso columnas seleccionadas, mediante la opción Eliminar del Menú de Inicio, seleccionamos del grupo Celdas.

Mover o Copiar :

Permite copiar una hoja de trabajo a otro libro. En el cuadro de diálogo que aparece, se debe especificar el nombre del libro al cual desea copiar. Para acceder a este menú debemos ubicar el cursor en la hoja que deseamos copiar y con el botón derecho del mouse elegir Mover o copiar. Página: 8


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3.17

Introducción

Opciones de búsqueda Excel permite buscar el contenido de una celda por medio de la opción Buscar y Seleccionar, el mismo que se encuentra ubicado en el grupo de Modificacióndel Menú Inicio, después de especificar en la ventana de búsqueda el texto por el cual se desea ubicar a la celda.

Otra opción importante que Excel provee, es la opción Reemplazar, que además de buscar el contenido de una celda puede reemplazarlo por otros valores. Se debe especificar el texto que se desea buscar y el texto por el cual se desea reemplazar; si existe más texto idéntico en otras celdas se puede reemplazarlos presionando el botón Buscar siguiente. Página: 9


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Introducción

Se puede ubicar en una celda en especial a través de la opción Ir a. Solo hay que ingresar la dirección y Aceptar y el cursor se ubicará en dicha celda.

3.18 Las Barras de Herramientas: 3.18.1

Menú Inicio

Donde:

Portapapeles,el mismo que contiene las siguientes opciones: Cortar, Corta la selección del documento y la pega en el portapapeles. Copiar, Copia la selección y la coloca en el portapapeles. Copiar Formato, Copia el formato de un sitio y lo aplica en otro. Debe hacer doble clic en el botón para aplicar el mismo formato a varias ubicaciones del documento. Pegar, pega el contenido del portapapeles. Fuente, con estas opciones nos permiten cambiar el tipo de fuente, el tamaño de la fuente, aumentar o disminuir el tamaño de la fuente, aplicar negrita, cursiva, subrayado, bordes, color de relleno, color a la fuente.

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Introducción

Alineación, en este grupo podemos realizar lo siguiente: alinear el texto en la parte superior, alinear en el medio, alinear en la parte inferior, alinear texto a la izquierda, a la derecha, centrado, sangría, aumentar sangría,disminuir cambiar la orientación del texto, ajustar el texto, combinar y centrar. Número, nos permiten cambiar el formato de número: moneda, contabilidad, porcentaje, aumentar decimales, disminuir decimales.

Estilos, en este grupo nos permiten realizar lo siguiente: Formato Condicional, resalta valores poco usuales barras de datos, de iconos basados en

celdas interesantes, enfatiza y visualiza datos usando escalas de color, y conjuntos criterios. Dar formato como tabla, da formato rápidamente a un conjunto de celdas y lo convierte en una tabla seleccionando un Estilo de tabla predefinido. Estilos de Celda, aplica rápidamente un formato a una celda con los estilos predefinidos. También puede definir estilos propios para las celdas. Celdas, nos permiten realizar lo siguiente: Insertar, nos permite insertar celdas, filas o columnas en la hoja o tabla Eliminar, elimina filas o columnas de la tabla o la hoja. Formato, cambia el alto de las filas o el ancho de las columnas, organiza las hojas, o protege y oculta las celdas. Modificar, Con este grupo podemos realizar lo siguiente: Autosuma,Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente después de las celdas seleccionadas, así también puede elegir las funciones promedio, contar números, máximo, mínimo, etc. Rellenar,Continúa un modelo en una o más celdas adyacentes. Puede rellanar celdas en cualquier dirección y en cualquier rango de celdas adyacentes. Borrar, Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el contenido o los comentarios.

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Introducción

Ordenar y Filtrar, Organiza los datos para facilitar el análisis. Puede ordenar los datos seleccionados en orden ascendente o descendente, o filtrar temporalmente valores específicos. Buscar y seleccionar, Busca y selecciona un texto, un formato o un tipo de información específico dentro del libro. También puede reemplazar la información con nuevo texto o formato.

3.19 Menú Insertar

Donde:

Tablas (Tables), en este grupo se puede realizar lo siguiente: Tabla Dinámica (PivotTable),las tablas dinámicas hacen fácil organizar y resumir datos complicados y profundizar en los detalles. La opción nos permite insertar una tabla dinámica o un gráfico dinámico. , crea unay tabla para administrar Tabla (Table) permiten ordenar, filtrar dar formato a los datos ydeanalizar una hojadatos másrelacionados. fácilmente. Las tablas

Ilustraciones (Illustrations), Con este grupo podemos realizar lo siguiente: Imagen (Picture), Inserta una imagen desde archivo Imágenes Prediseñadas (Clip Art),inserta imágenes prediseñadas en el documento, incluyendo dibujos, películas, sonidos o fotografías almacenadas para ilustrar un concepto específico. Formas (Shapes),inserta formas previamente diseñadas como rectángulos y círculos, flechas, líneas, símbolos de diagrama de flujo y llamadas. SmartArt (SmartArt),inserta un gráfico SmartArt para comunicar información visualmente. Los gráficos SmartArt incluyen listas gráficas y diagramas de procesos, así como gráficos más complejos como por ejemplo Diagramas de Venn y organigramas.

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Introducción

Gráficos (Charts), Este grupo nos permite insertar gráficos de acuerdo a: Columna (Column), Línea (Line), Circular (Pie), Barra (Bar), Área (Area), Dispersión (Scatter), Otros gráficos (Other Charts). Hipervínculo (Hyperlink), crea un vínculo a una Página Web, una imagen, una dirección de correo electrónico o un programa.

Texto (Text), con este grupo de opciones nos permiten realizar lo siguiente: Cuadro de Texto (Text Box), Inserta un cuadro de texto para colocarlo en cualquier parte de la página. Encabezado y pie de página (Header&Footer), edita el encabezado o el pie de página del documento. La información del encabezado o del pie de página aparece en la parte superior o inferior de cada página impresa. WordArt (WordArt), Inserta texto decorativo en el documento. Línea de Firma (Signature Line), Inserta una línea de firma que especifique la persona que desea firmar. Para insertar una firma digital, es necesario obtener un id. Digital como el proporcionado por un socio con certificado de Microsoft. Objeto (Object), inserta un objeto incrustado. Símbolo (Symbol), Inserta caracteres que no existen en el teclado, como símbolos de copyright, símbolos de marca registrada, marcas de párrafo y caracteres Unicode. 3.20

Menú Diseño de Página (Page Layout)

Donde:

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Introducción

Temas (Themes), se puede realizar lo siguiente: Temas (Themes), cambia el diseño general de todo el documento, incluido los colores, las fuentes y los efectos. Colores (Colors), cambia los colores del tema actual. Fuentes (Fonts), cambia las fuentes del tema actual. Efectos (Effects), cambia los efectos del tema actual

Configuración de Página (Page Setup), con este grupo de opciones se puede realizar lo siguiente: Márgenes (Margins), Selecciona los tamaños de los márgenes para todo el documento o para la sección actual. Orientación (Orientation), Cambia el diseño de la página entre horizontal y vertical. Tamaño (Size), Elije un tamaño de papel para la sección actual. Para aplicar un tamaño de papel específico a todas las secciones del documento. Área de Impresión (PrintArea), Marca un área específica de la hoja para imprimirla. Saltos (Breaks), Especifica el inicio de una nueva página en la copia impresa. Los saltos de página se insertan encima y a la izquierda de la selección. Fondo (Background), Elije una imagen para el fondo de la hoja. Imprimir Títulos (PrintTitles), Especifique las filas y columnas que se repetirán en cada página impresa.

Ajustar área de impresión (ScaletoFit), con este grupo se realiza lo siguiente: Ancho (Width), Reduce el ancho del resultado de impresión para ajustarlo a un número máximo de páginas. Alto (Height), reduce el alto del resultado de impresión para ajustarlo a un número máximo de páginas. Página: 14


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Introducción

Escala (Scale), Aumenta o disminuye el resultado de impresión en un porcentaje de su tamaño real. El ancho y el alto máximos se deben establecer en Automático para poder utilizar esta característica. Opciones de la hoja (SheetOptions), dentro de este grupo tenemos: Líneas de cuadrícula (Gridlines), con las opciones: Ver (View), Muestra las líneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la edición y la lectura. Imprimir (Print), Imprime las líneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la lectura. Headings (Encabezados), con las opciones: Ver (View), muestra los encabezados de fila y columna. Los encabezados de fila son los números de fila situados al lado de la hoja. Los encabezados de columna son las letras o números que aparecen encima de las columnas de una página. Imprimir (Print), Imprime los encabezados de fila y columna. Los encabezados de fila son los números de fila situados al lado de la hoja. Los encabezados de columna son las letras o números que aparecen encima de las columnas de una página.

Organizar (Arrange), con este grupo podemos hacer lo siguiente: Trae un nivel hacia adelante el objeto seleccionado o al Traer al todos frentelos(BringtoFront), frente de objetos. Enviar al fondo (Sendto Back), Envía un nivel hacia atrás el objeto seleccionado o al fondo de todos los objetos. Panel de selección (SelectionPane), muestra el panel de selección para ayudar a seleccionar objetos individuales para cambiar el orden y la visibilidad. Alinear (Align), Alinea los bordes de varios objetos seleccionados, puede centrarlos o distribuirlos de manera uniforme en la página. Agrupar (Group), Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar como un solo objeto. Girar (Rotate), gira o voltea el objeto seleccionado. 3.21

Menú Fórmulas (Formulas)

Donde:

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Introducción

Biblioteca de Funciones (Function Library),con este grupo se puede realizar lo siguiente: Insertar Función (InsertFunction), Edita la fórmula de la celda actual, seleccionando las funciones y editando los argumentos. Autosuma (AutoSum), Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente después de las celdas seleccionadas. Usadas recientemente (RecentlyUsed), Busca y selecciona de la lista de funciones usadas recientemente. Examina y selecciona de una lista de funciones financieras. Financieras (Financial), Lógicas (Logical), Examina y selecciona de una lista de funciones lógicas. Texto (Text), Examina y selecciona de una lista de funciones de texto. Fecha y Hora (Date&Time), Examina y selecciona de una lista de funciones de fecha y hora. Búsqueda y Referencia (Lookup&Reference), Examina y selecciona de una lista de funciones de búsqueda y referencia. Matemáticas y Trigonométricas (Math&Trig), Examina y selecciona de una lista de funciones matemáticas y trigonométricas.

Más Funciones (MoreFunctions), Examina y selecciona desde listas de funciones estadísticas, de ingeniería, del cubo y de información.

Nombres definidos (DefinedNames), las opciones del grupo les permite realizar lo siguiente: Administrador de nombres (NameManager),Crea, edita, elimina y busca todos los nombres utilizados en el libro. Los nombres se pueden utilizar en fórmulas como sustitutos para referencias a celdas. Asignar un nombre a un rango (DefineName), Asigna nombres a celdas para referirse a ellas por sus nombres en las fórmulas. Los nombres se pueden usar en las fórmulas para facilitar su comprensión. Utilizar en la fórmula (Use in formula), Elije un nombre utilizado en este libro y lo inserta en la fórmula actual. Crear desde la selección (CreatefromSelection), Genera automáticamente nombres desde lassituada celdas más seleccionadas. Generalmente se utiliza el texto de la fila superior o de la columna a la izquierda de una selección. Página: 16


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Introducción

Auditoría de Fórmulas (Formula Auditing), en el presente grupo podemos realizar lo siguiente: Rastrear precedentes (TracePrecedents), Muestra flechas que indiquen las celdas que afectan al valor de la celda seleccionada actualmente. Rastrear dependientes (TraceDependents), Muestra flechas que indiquen las celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada actualmente. Quitar Flechas (RemoveArrows), quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o rastrear dependientes. Mostrar fórmulas (ShowFormulas), Muestra la fórmula en cada celda en lugar del valor resultante. Comprobación de errores (ErrorChecking), Busca errores comunes en fórmulas. Evaluar fórmula (EvaluateFormula), Inicia el cuadro de dialogo Evaluar fórmula para depurar una fórmula evaluando cada parte de la fórmula individualmente. Ventana inspección (WatchWindow), Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja. Los valores se muestran en una ventana separada que se mantiene visible, independientemente del área que se muestre del libro.

Cálculo (Calculation), en este grupo podemos realizar lo siguiente: Opciones para el cálculo (CalculationOptions), Especifica cuándo se calcularán las fórmulas. De manera predeterminada, cuando se cambia un valor que afecta al resto de valores, los nuevos valores se calculan inmediatamente. Calcular ahora (CalculateNow), Calcular todo el libro ahora. Esta opción es necesaria solo si el cálculo automático está desactivado. Calcular Hoja (CalculateSheet), Calcular la hoja actual ahora. Sólo es necesario si el cálculo automático se ha desactivado.

Soluciones (Solutions), El siguiente cuadro nos permite realizar lo siguiente: Página: 17


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Introducción

Sumar si (Sum Conditional), Ayuda a escribir fórmulas que suman valores específicos en una columna basados en otros valores en una lista. Buscar (Lookup), Ayuda a escribir una fórmula encontrando un valor en la intersección de una columna y una fila. 3.22

Menú Datos (Data)

Donde:

Obtener Datos Externos (GetExternal Data), en este grupo existen las siguientes opciones: Desde Access (From Access),Importa datos desde una base de datos de Microsoft Access. Desde Web (From Web), Importa datos desde una página Web. Desde Texto (From Text), Importa datos desde un archivo de texto. De otras fuentes (FromOtherSources), Importa datos desde otros orígenes de datos. Conexiones existentes (ExistingConnections), Conecta a un origen de datos externo seleccionado de una lista de orígenes de datos usados frecuentemente.

Conexiones (Connections), El grupo nos permite realizar lo siguiente: Actualizar todo (RefreshAll), Actualiza la información del libro que provenga de una fuente de datos. Conexiones (Connections), Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Las conexiones de datos son vínculos. Propiedades (Properties), especifica la manera en que se actualizarán las celdas conectadas a un origen de datos, los contenidos del origen que se mostrarán y la manera en que se controlarán los cambios en el número de filas o columnas del origen de datos. Editar vínculos (Edit Links), Muestra todos los archivos a los que está vinculado esta hoja de cálculo para que actualice o quite los vínculos.

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Ordenar y Filtrar (Sort&Filter), el grupo le permite: Ordenar de A a Z (Sort A to Z), Ordena la selección para que los valores más bajos se encuentren en la parte superior de la columna. Ordenar de Z a A(Sort Z to A), Ordena la selección para que los valores más altos se encuentren en la parte superior de la columna. Ordenar (Sort), inicia el cuadro de dialogo Ordenar para ordenar los datos basados en varios criterios a la vez. Filtro (Filter), Habilita el filtrado de celdas seleccionadas. Una vez activado el filtrado, haga clic en la flecha del encabezado de columna para elegir un filtro. Borrar (Clear), Borra el filtro y el estado de ordenación del rango actual de datos. Volver a aplicar (Reapply), Vuelve a aplicar el filtro y ordenar en el intervalo actual. No se filtrarán ni ordenarán los datos nuevos o modificarlos en la columna hasta que haga clic en volver a aplicar. Avanzadas (Advanced), Especifica criterios complejos para limitar los registros que se incluirán en el conjunto de resultados de una consulta.

Herramientas de Datos (Data Tools), El grupo le permite realizar lo siguiente: Texto en Columnas (Text toColumns), Divide el contenido de una celda de Excel en varias columnas. Por ejemplo, puede dividir una columna que contenga nombres y apellidos en dos columnas distintas para los nombres y los apellidos. Quitar Duplicados (RemoveDuplicates), Elimina filas duplicadas de una hoja. Puede especificar las columnas en las que se buscará información duplicada. la entrada datos superiores no válidos aen1000. una Verificación de Datos (Data Validation), celda. Por ejemplo, puede rechazar fechasEvita o números no de válidos También puede forzar que los datos se elijan entre los valores especificados en una lista desplegable. Consolidar (Consolidate), Combina valores de varios rangos en un nuevo rango. Análisis Y si (WhatifAnalysis), Prueba varios valores par las fórmulas de la hoja. Administrador de escenarios le permite crear y guardar diferentes grupos de valores y cambiar entre ellos. Buscar Objetivo buscará la entrada correcta cuando sepa el resultado que desea. Tablas de Datos le permite ver los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo tiempo.

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Introducción

Esquema (Outline), el grupo le permite realizar lo siguiente: Agrupar (Group), Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas. Desagrupar (Ungroup), Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente. Subtotal (Subtotal), Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando automáticamente subtotales y totales para las celdas seleccionadas. Mostrar Detalle (Show Detail), Expande un grupo de celdas contraído. Ocultar Detalle (HideDetail), Contrae un grupo de celdas.

Análisis (Analysis), el grupo le permite realizar lo siguiente: Análisis de Datos (Data Analysis), Herramientas para análisis de datos financieros y científicos. Solver (Solver), Con solver puede buscarse el valor óptimo para una fórmula de una celda objetivo, en una hoja de cálculo.

3.23

Menú Revisar (Review)

Donde:

Revisión (Proofing), el grupo le permite realizar lo siguiente: Ortografía (Spelling), Comprueba la ortografía del texto. Referencia (Research), Abre el panel de tareas de referencia y busca en los materiales de referencia como diccionarios, enciclopedias y servicios de traducción. Sinónimos (Thesaurus), Sugiere otras palabras con un significado parecido a las palabras que se ha seleccionado. Página: 20


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Introducción

Traducir (Translate), Traduce el texto seleccionado a un idioma diferente.

Comentarios (Comments), El grupo le permite realizar lo siguiente: Nuevo Comentario (New Comment), Agrega un comentario sobre la selección. Eliminar (Delete), Elimina el comentario seleccionado. Anterior (Previous), Selecciona el comentario anterior en la hoja. Siguiente (Next), Se desplaza al siguiente comentario del documento. Mostrar u Ocultar comentarios (Show/HideComment), Muestra u oculta el comentario adjunto a la celda seleccionada. Mostrar todos los comentarios (Show AllComment), Muestra todos los comentarios de la hoja. Mostrar entradas manuscritas (Show Ink), Muestra u oculta cualquier anotación manuscrita de la hoja.

Cambios (Changes), Con el grupo realiza lo siguiente: Proteger hoja (ProtectSheet), Impide que se realicen cambios no deseados en los datos de una hoja especificando la información que se puede cambiar. Por ejemplo, puede impedir que otros editen celdas bloqueadas o cambien el formato del documento. Puede especificar una contraseña para desproteger la hoja permitir esos cambios. Proteger Libro (ProtectWorkbook), Restrinja el acceso al libro impidiendo que se creen nuevas hojas u otorgando acceso sólo a determinadas personas. Compartir Libro (Share Workbook), Permite que varias personas trabajen en un libro al mismo tiempo. El libro debecontienen guardar tablas en unanoubicación red en donde varias personas pueden abrirlo. Los librosseque se puedendecompartir. Proteger y compartir libro (Protect and Share Workbook), Comparte el libro y lo protege con una contraseña al mismo tiempo. La contraseña impedirá que otras personas desactiven el control de cambios. Permitir que los usuarios modifiquen rangos (Allowuserstoeditranges), Permite que personas concretas editen rangos de celdas en un libro u hoja protegidos. Antes de utilizar este comando, establezca la seguridad en la hoja con la función proteger Hoja. Control de Cambios (TrackChanges), Controla todos los cambios realizados en el documento, incluidas las inserciones, eliminaciones y los cambios de formato.

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3.24

Introducción

Menú Vista (View)

A través del Menú Vista(View), Excel da la posibilidad de determinar la forma como quiere visualizar la hoja de trabajo, el tamaño o resolución con el que quiere mostrar la hoja:

Donde:

Vistas del Libro (WorkbookViews), estas opciones nos permiten visualizar la información en varias formas como son: , en endonde puede Normal (Normal) visualizar el documento formase normal Diseño de Página (Page Layout), Muestra el documento tal y como aparecerá en la página impresa. Vista previa de salto de página (Page Break Preview), Muestra una vista preliminar, donde se interrumpen las páginas al imprimir el documento. Vistas Personalizadas (CustomViews), guarda un conjunto de valores de configuración de presentación e impresión como una vista personalizada.

Pantalla completa (Full Screen), muestra el documento en modo de pantalla completa. Mostrar/Ocultar (Show/Hide),Este grupo nos permite mostrar: Regla (Ruler), Muestra las reglas utilizadas para medir y alinear objetos en el documento. Barra de Fórmulas (Formula Bar), muestra la barra de fórmulas en la que puede escribir texto y fórmulas en las celdas. Títulos (Headings), muestra los encabezados de fila y columna. Los encabezados de fila son losque números deencima fila situados al lado dedela una hoja. Los encabezados de columna son las letras aparecen de las columnas página. Líneas de cuadrícula (Gridlines), muestra las líneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la edición y la lectura. Barra de Mensajes (Messaje Bar).Abre la barra de mensajes para completar cualquier acción necesaria del documento.

Las opciones que ofrece este grupo son: Página: 22


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Introducción

Zoom(Zoom), Abre el cuadro de dialogo de Zoom para especificar el nivel de zoom del documento. En la mayoría de casos también puede utilizar los controles de zoom de la barra de estado en la parte inferior de la ventana para acercar o alejar el documento. 100%, Aplica el tamaño normal al documento. Realice un zoom libroayudarle para quea el de Ampliar Selección actualmente (Zoom toSelection), celdas seleccionado rellene toda la ventana. Estodelpuede verrango un área específica de la hoja de cálculo.

Ventana (Window), las opciones de este grupo le permite realizar lo siguiente: Nueva Ventana (New Window), Abre una nueva ventana que contenga una vista del documento actual. Organizar todo (ArrangeAll), Coloca en mosaico todas las ventanas de los programas abiertos en paralelo en la pantalla. Inmovilizar paneles (Freeze Panes), Mantiene una parte de la hoja visible durante el desplazamiento por la hoja. Dividir (Split), divide la ventana en varios paneles ajustables que contengan las vistas de su libro. Ocultar (Hide), oculta la ventana actual para que no se vea. Mostrar (Show), muestra las ventanas ocultas mediante la función ocultar ventana. Ver en paralelo (View SidebySide), permite ver dos hojas de cálculo en paralelo para poder comparar su contenido. Desplazamiento sincrónico (SynchronousScrolling), Sincroniza el desplazamiento de los dos documentos para que se desplacen juntos. Para activar esta función primero se debe habilitar la opción Ver en paralelo. Restablecer posición de la ventana (ResetWindow Position), Restablece la posición de la ventana del documento que se está comparando en paralelo para que compartan la pantalla. Guarda más el diseño Guardar áreaárea de de trabajo ventanas como trabajo(SaveWorkspace) para que se pueda ,restaurar tarde. actual de todas las Cambiar ventanas (Switch Windows), cambia a una ventana abierta actualmente diferente. Macros (Macros), Permite grabar una macro o tener acceso a otras opciones de Macro.

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4

Introducción

Formas del cursor

4.1.1

Controlador de relleno

Pequeño cuadro negro situado en la esquina inferior derecha de la sección. Cuando se señala con el puntero, el controlador de relleno cambia a una cruz negra para copiar el contenido en las celdas adyacentes, o para rellenar una serie de datos.

4.1.2

Controlador de selección

Pequeña cruz situada en el interior o exterior de la celda o celdas que se ha seleccionado. Para seleccionar un grupo de celdas, hacer clic en la primera celda del rango a seleccionar y arrastrar hasta la última celda.

El seleccionar un rango de celdas, permite realizar sobre éstas una serie de aplicaciones en conjunto como: cortar, pegar, copiar, dar formato a las celdas, etc. Para realizar cualquiera de las aplicaciones antes mencionadas, clic derecho. La cruz cambiará a un puntero, el cual, permitirá seleccionar la aplicación que se desee realizar.

Otra forma de escoger la aplicación a realizar sobre las celdas seleccionadas es utilizando los iconos de la barra de herramientas

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4.1.3

Introducción

Controlador de movimiento

Pequeño puntero que aparece al colocarse en el borde de una celda o rango de celdas. Este puntero permite mover el contenido de una celda o rango de celdas a otra celda o celdas respectivamente. Para realizar esta aplicación, arrastrar el puntero hasta donde desea mover el contenido de las celdas seleccionadas.

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4.2

4.2.1

Introducción

Desplazamiento a través de la hoja y el libro Tipos de datos

En la parte inferior de la ventana del libro de trabajo se muestran varios controles que se puede utilizar para desplazarse de hoja en hoja dentro de un libro. La Figura -muestra los controles de desplazamiento.

4.2.2

Controles de desplazamiento del libro de trabajo

Se pueden utilizar los cuatro botones de desplazamiento de etiquetas de la esquina inferior izquierda cuando el libro tiene más hojas de las que pueden presentarse simultáneamente. Con los botones de desplazamiento de etiquetas se puede desplazar a través de las etiquetas de la hoja del libro de trabajo, permitiendo así visualizar el contenido del libro. Los dos botones de desplazamiento del centro desplazan las etiquetas en la dirección indicada de hoja enPara hoja.modificar Los botones más externos le sitúan en la primera la últimaeletiqueta libro. el número de etiquetas mostradas, se puedeo arrastrar cuadro del de división de etiquetas. Para restablecer la visualización de etiquetas, basta con pulsar dos veces sobre el cuadro de división.

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Sin embargo, estos botones de desplazamiento de etiquetas y el cuadro de división de etiquetas no activan las hojas. Para poder activarlas se debe pulsar la etiqueta de la hoja que se pretende activar, después de haber localizado la hoja, utilizando los botones de desplazamiento de etiquetas, como se puede apreciar en la Figura Cuando se pulsa una etiqueta, se activa la hoja correspondiente También se puede utilizar el teclado para desplazarse de hoja en hoja dentro de un libro de trabajo. Para pasar a la hoja anterior se puede pulsar las teclas Control-RePág, y para situarse en la hoja siguiente, Control-AvPág.

4.2.3

Desplazamiento en la Hoja de Cálculo

Antes de trabajar con celdas, se debe seleccionar una celda o grupos de celdas. Cuando se selecciona una única celda, ésta se vuelve activa y su referencia aparece en el Cuadro de nombres (Name box), en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas (Formula bar). Aunque en cada momento sólo puede estar activa una sola celda, a menudo se puede acelerar las operaciones seleccionando grupos de celdas denominados rangos. Se puede desplazar entre las celdas dentro de un rango seleccionado (aunque no fuera del rango) sin modificar la selección del rango. En este capítulo se describen las técnicas utilizadas con el ratón y el teclado para seleccionar celdas y rangos.

4.2.4

Selección con el ratón

Para seleccionar una celda, se sitúa el puntero en ella y se pulsa el botón del ratón. El selector de celda enmarca la celda seleccionada y la referencia de la misma se visualiza en el Cuadro de nombres. La figura muestra cómo seleccionar un rango de celdas.

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Las celdas seleccionadas son destacadas cuando se arrastra el cursor en un rango. Excel describe el rango usando las celdas ubicadas en las esquinas superior izquierda e inferior derecha. 4.2.5 Extensión de una selección En vez de arrastrar el puntero para seleccionar todas las celdas con las que se quiere trabajar, se puede indicar dos esquinas del rango, situadas en diagonal. Esta técnica se conoce como extender una selección. Por ejemplo, para extender la selección A1:C6 y ampliarla a A1:D10, se tiene que mantener pulsada la tecla Mayús y luego pulsar el ratón sobre la celda D10. Cuando se necesite seleccionar un rango amplio, es mucho más eficiente esta técnica que la de arrastrar el ratón a través de la selección completa.

4.2.6 Modos de teclado El lado derecho de la barra de estado visualiza los siguientes indicadores, cuando se activa uno de los modos correspondientes. EXT Modo extender. Pulsar F8 para extender la selección activa utilizando el teclado. Es la tecla equivalente a mantener pulsada la tecla Mayús y seleccionar celda con el ratón. AGR Modo Agregar. Pulsar Mayúsculas-F8 y se añade más celdas a la selección activa utilizando el teclado. No es necesario que las celdas sean adyacentes. Esta es la combinación de teclas equivalente a mantener pulsada la tecla Control y seleccionar las celdas con el ratón.

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NUM El modo BLOQ NUM se activa por omisión, y fija el teclado numérico para entrada de valores numéricos. Para desactivar este modo pulse la tecla BLOQ NUM. FIJO Modo Número fijo de decimales. Se puede añadir una coma decimal a los datos numéricos en la posición que especifiquemos, dentro del cuadro de edición Posición decimal, si se selecciona la orden Opciones (Options) del menú Herramientas (Tools), se pulsa la ficha Modificar (Edit) y se selecciona el casillero Número fijo de decimales (Fixed decimal). F8 representa una alternativa a tener que mantener pulsada la tecla Mayús para extender una selección. Por ejemplo, para seleccionar A1:G15 seguir estos pasos: 1. Pulsar sobre la celda A1 2. Pulsar F8. La barra de estado presenta EXT, indicando que ha activado el modo Extender. 3. Pulsar la celda G15.

4.2.7

4. Para desactivar el modo Extender, pulsar F8 de nuevo. Selección Fuera de los bordes de la ventana

No se puede ver el libro de trabajo completo en la ventana. La parte de libro presente en la pantalla depende del tamaño y resolución del monitor. Si se necesita seleccionar un rango que está fuera de la ventana del libro de trabajo, simplemente se arrastra el puntero del ratón más allá del borde de la ventana, o bien se utiliza la orden Zoom de labarra de estado. Por ejemplo, para seleccionar el rango A15:A25, seguir estos pasos: 1. Pulsar sobre la celda A15. 2. Arrastrar el puntero del ratón hasta la celda A25 (cuando el puntero alcance la parte superior de la ventana, la hoja de cálculo comienza a desplazarse). 3. Suelte el botón del ratón. La Figura muestra el resultado.

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Un modo alternativo de seleccionar el rango A15:A25, consiste en pulsar sobre la celda A25 y arrastrar el puntero del ratón hacia la barra de título. Cuando se haya alcanzado la celda A15, se suelta el botón del ratón. También se puede arrastrar el puntero más allá de los bordes: izquierdo o derecho de la ventana del libro de trabajo para traer columnas adicionales a la presentación, y así realizar la selección. Cuando se necesita seleccionar grandes rangos, la técnica de arrastrar puede llevar bastante tiempo. Aquí se tiene una alternativa para la selección de A1:M45: 1. Pulse la celda A1. 2. Utilice las barras de desplazamiento para llevar la celda M45 a la presentación. 3. Mantenga pulsada la tecla Mayús o pulse F8. 4. Pulse sobre la celda M45.

4.2.8

Selección de rangos con varias áreas

Los rangos con varias áreas (también se conocen como rangos no adyacentes o no contiguos) son rangos de celdas que no abarcan una única área rectangular. Para seleccionar rangos múltiples con el ratón se utiliza la tecla Control, como se muestra en la Figura. También se puede utilizar el modo AGR (Agregar a la selección) para seleccionar rangos múltiples. Después de seleccionar la primera área del rango, se pulsa Mayús-F8 para pasar al modo AGR. Cuando aparece el indicador AGR a la derecha de la barra de estado, se arrastra sobre las celdas del nuevo rango. Pulsando Esc o Mayús-F8 se desactivará el modo AGR.

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Introducción

4.2.9 Selección con el teclado También se puede utilizar el teclado para seleccionar celdas y recorrer una hoja de cálculo. Para seleccionar una celda simple, se utilizan las teclas de dirección. Por ejemplo, si la celda A1 está activa, se pulsa la tecla Flecha hacia Abajo una vez para seleccionar la celda A2. Se pulsará la tecla Flecha Derecha o Izquierda para activar la celda localizada inmediatamente a la derecha o a la izquierda de la celda activa. 4.2.10 Uso de Inicio y Fin Las teclas Inicio y Fin resultan útiles para la selección y el desplazamiento. La tabla que está a continuación muestra cómo utilizar estas teclas de forma individual o conjuntamente con otras teclas para realizar selecciones o recorrer una hoja de cálculo. Pulsar

Para

Inicio Control-Inicio Control-Fin Fin

Situarse en la primera celda de la fila activa. Situarse en la celda A1. Situarse en la última celda de la última columna del área activa. Activa el modo Fin. Luego se deben utilizar las teclas de dirección para desplazarse entre regiones de celdas. BloqDespl-Inicio Situarse en la primera celda de la ventana activa. BloqDespl-Fin Situarse en la última celda de la ventana activa. Página: 31


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4.2.11

Introducción

Uso de Ir a (Goto)

Para desplazarse rápidamente y seleccionar una celda o rangos de celdas, se puede seleccionar la orden Ir a (Goto) del menú Inicio (Home) (o se pulsa F5 o Ctrl+G), luego se introduce la celda o la referencia del rango en el cuadro de edición Referencia (Reference) yampliar finalmente pulsa Aceptar se puede A1:Z100 utilizar la se orden Ir asobre (Ok). También (Goto) una se selección. Por ejemplo, para seleccionar pulsa A1,para se selecciona la orden Ir a ( Goto), se teclea Z100 y, manteniendo pulsada la tecla Mayús, se pulsa Intro. Para situarse en otra hoja de cálculo dentro del mismo libro de trabajo, se selecciona Ir a (Goto) y se introduce el nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de exclamación y el nombre de la celda o su referencia. Por ejemplo para situarse en la celda J10 de una hoja de cálculo llamada Hoja3 (Sheet), se teclea Hoja3!J10. Cuando se utiliza la orden Ir a, Excel lista en el cuadro de edición Referencia ( Reference) la celda o el rango desde el cual se acaba de desplazar. De esta forma se puede retroceder fácilmente y alternar entre posiciones pulsando repetidamente F5 sey ha después Intro. Excel también mantiene las dos cuatro últimas posiciones desde las cuales utilizado la orden Ir a, y las listas dentro del cuadro de diálogo Ir a (Goto). También se puede utilizar esta lista para desplazarse entre estas posiciones dentro de la hoja de cálculo.

4.2.12

Cómo extender una selección

Igual que cuando se utiliza el ratón, se puede extender una selección desde el teclado usando las teclas Mayús o F8 (no se puede extender una selección con la tecla Tabulador). Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C6 con la tecla Mayús, siga estos pasos: 1. Seleccionar la celda A1. 2. Mantener pulsada la tecla Mayús, pulse la tecla de dirección hacia la derecha dos veces y seguidamente pulsar la tecla de dirección hacia abajo cinco veces. Ahora puede seleccionar el rango A1:C12 utilizando F8, siguiendo estos pasos: 1. Seleccionar A1. 2. Pulsar F8 para activar el modo Extender (aparecerá el indicador EXT en la barra de estado). 3. Pulsar la tecla de dirección hacia la derecha dos veces y la tecla de dirección hacia abajo 11 veces. 4. Pulsar F8 de nuevo para desactivar el modo Extender. Para extender una selección más allá de los márgenes de la ventana, se utilizan las teclas Mayús y de dirección. Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C40, siga estos pasos: 1. Seleccionar la celda A1. 2. Mantener pulsada Mayús y pulsar la tecla de dirección hacia la derecha dos veces. 3. Continuar pulsando la tecla Mayús y pulsar AvPág dos veces. 4. Continuar pulsando Mayús y utilizar las teclas de dirección para desplazar la selección hacia arriba o hacia abajo hasta que la celda C40 esté incluida en la selección. Página: 32


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4.2.13

Introducción

Selección de rangos múltiples

Para seleccionar rangos múltiples se utiliza el modo Agregar. Por ejemplo, si se desea añadir el rango C7:E10 al rango A1:B6 previamente seleccionado, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Con el rango A1:B6 seleccionado pulsar Mayús-F8 para activar el modo Agregar. 2. Utilizar las teclas de selección para seleccionar la celda C7. 3. Para seleccionar el rango C7:E10, mantener pulsada la tecla Mayús o pulsar la tecla F8 y utilizar las teclas de dirección. 4.2.14 Selección de columnas y filas Se puede seleccionar una columna completa eligiendo una celda de la columna y pulsando Control-Barra espaciadora. Para seleccionar una fila completa utilizando el teclado, se selecciona una celda en la fila y se pulsa Mayús-Barra espaciadora. Para seleccionar varias columnas o filas adyacentes completas, se resalta un rango que incluya celdas de cada una de las columnas o filas, y entonces se pulsa Control-Barra espaciadora o Mayús-Barra espaciadora. Por ejemplo, para seleccionar las columnas B, C y D, se selecciona B4:D4 o cualquier rango que incluya celdas en estas tres columnas, y entonces se pulsa Control-Barra espaciadora.

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5

Tipos de Datos

Microsoft Excel acepta dos tipos básicos de datos de entrada para una celda: constantes y fórmulas. Las constantes se engloban en tres grandes categorías: valores numéricos, valores de tipo texto (también llamados rótulos o cadenas de caracteres) y valores de fecha y hora. Excel también reconoce dos tipos especiales de constantes denominados valores lógicos y valores de error .

5.1.1

Valores simples numéricos y de texto

Un valor numérico es un dato de entrada que incluye los números del 0 al 9 y ciertos caracteres especiales como + - E e ( ) . , $ % y /. Cualquier entrada que contenga otro carácter cualquiera será un valor de texto. La siguiente tabla lista algunos ejemplos de valores numéricos y de texto. Valores numéricos

123 345678 $9999,99 1% 1,23E+12

5.1.2

Valores de texto

Ventas Hola Un rótulo Calle Mayor 123 No. 324

Introducción de valores numéricos

Para introducir valores de tipo numérico, se selecciona la celda y se introduce el número. Al ir introduciendo, el número aparece en la barra de fórmula y en la celda activa. La barra vertical intermitente que aparece en la barra de fórmula se denomina punto de inserción. Cuando se crea una nueva hoja de cálculo, a todas las celdas se les asigna el formato de números General. El formato General muestra los números en la forma más exacta posible, utilizando el formato de número entero (123), el formato de fracción decimal (1,23) o, si el número es más largo que el ancho de la celda, notaciones científicas (1,23E+12). Cuando se vea #### quiere decir que el número es demasiado largo para aparecer en una celda. Si se aumenta el ancho de la columna lo suficiente para acomodar el número, éste aparecerá en la celda. Una forma fácil de aumentar el ancho de una columna hasta obtener un ajuste perfecto es hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna.

5.1.3

Cómo aceptar los datos

Cuando se termina de introducir el valor, se debe aceptar el dato para almacenarlo permanentemente en la celda. La forma más simple de aceptarlo es pulsando la tecla Intro después de haber tecleado el valor. El punto de inserción desaparece de la barra de fórmula y Excel almacena el dato en la celda. Si se pulsa Tabulador, Mayús-Tabulador, o una tecla de dirección después de introducir el dato, Excel acepta elIntro, dato yMayús-Intro activa una celda adyacente. Página: 34


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Al comenzar a escribir una entrada, la barra de fórmulas presenta varios botones: el botón Cancelar (Cancel), el botón Introducir (Enter) y el botón Modificar función (Insertfunction). Si la entrada comienza con un signo igual (=), un signo más (+) o un signo menos (-), también, se presenta una lista desplegable con las funciones usadas con mayor frecuencia, mostrada en la Figura:

Se puede aceptar un dato de entrada en una celda pulsando el botón Introducir, o cancelar el dato pulsando el botón Cancelar, dentro de la barra de Fórmulas.

5.1.4

Caracteres especiales

Hay varios caracteres que tienen un significado especial en Excel. A continuación una lista con el comportamiento de los caracteres especiales:

Si se comienza una entrada numérica con un signo más (+). Excel borra el signo más.

Si se comienza una entrada numérica con el signo menos (-). Excel interpreta el dato como un número negativo y mantiene el signo.

Excel interpreta el carácter E o e como notación científica. Por ejemplo, Excel interpreta 1E6 como 1.000.000 (1 por 10 elevado a 6).

Excel interpreta constantes numéricas encerradas en paréntesis como números negativos, lo cual es típico en contabilidad. Por ejemplo, Excel interpreta (100) como –100.

Se puede utilizar comas decimales como normalmente se hace. También se puede utilizar puntos para separar cientos de miles, miles de millones, etc. Cuando se introduce números que incluyen puntos como separadores, el número aparece con puntos en la celda, pero éstos no aparecen en la barra de fórmula. Por ejemplo, al teclear 1.234,56 , la barra de fórmulas visualiza 1234,56. No obstante, la celda visualiza el número con el punto en el lugar correcto, si se ha utilizado uno de los formatos numéricos predefinidos de Excel.

Si se empieza un dato de entrada con $, Excel asigna un formato Moneda a la celda. Por ejemplo al teclear $. 123456, Excel visualiza $. 123.456 en la celda, y en la barra de fórmulas visualiza 1234546. En este caso, Excel añade el punto a la visualización de la hoja de cálculo, ya que es parte del formato Moneda de Excel.

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Si se finaliza un dato numérico con un signo de tanto por ciento (%), Excel asigna un formato de Porcentaje a la celda. Por ejemplo, si se introduce 53%, Excel visualiza 53% en la barra de fórmula y asigna un formato de porcentaje a la celda, que visualiza 53%.

Si se utiliza la barra inclinada (/) en un dato de entrada y la cadena de caracteres no puede ser interpretada como una fecha, Excel interpreta el número como una fracción. Por ejemplo, al teclear 12 5/8, Excel visualiza 12,625 en la barra de fórmula y asigna un formato de fracción de celda. La celda visualiza 12 5/8.

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5.1.5

Valores presentados frente a valores subyacentes

Aunque se puede escribir más de 16.000 caracteres en una celda, un dato de entrada numérico de una celda puede contener un máximo de 15 dígitos. Si se introduce un número que sea demasiado grande para aparecer en una celda, Excel lo convierte a notación científica. Excel ajusta la precisión de la notación científica para visualizar el dato en una celda, tal como se muestra en la Figura. Sin embargo, si se introduce un número demasiado grande o demasiado pequeño, Excel también lo visualiza en la barra de fórmula utilizando la notación científica con un máximo de 15 dígitos de precisión. Los valores que aparecen en la celda se denominan valores presentados; los valores almacenados en celdas y los que aparecen en la barra de fórmula se denominan valores subyacentes . El número de dígitos que aparecen en una celda depende del ancho de la columna. Si se reduce el ancho de la columna que contiene un dato de entrada grande, Excel podría visualizar el valor redondeado del número o una cadena de signos #, dependiendo del formato de visualización que se esté utilizando.

El número 1234567890123 es demasiado grande para caber en la celda A1, y por tanto Excel lo visualiza en notación científica. 5.1.6 Introducción de valores de texto Introducir texto es similar a introducir valores numéricos. Para introducir texto en una celda, se selecciona una celda, se teclea el texto y se pulsa Intro o el botón Introducir. Para cancelar una entrada, se pulsa la tecla Esc o el botón Cancelar. Un texto puede estar compuesto de caracteres o de cualquier combinación de números y caracteres. Cualquier conjunto de caracteres que se introduzcan en una celda que Excel no interprete como número, fórmula, fecha, hora, valor lógico o valor de error se interpretará como texto. Cuando se introduce texto, los caracteres se alinean a la izquierda de la celda.

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5.1.7

Introducción de textos largos

Si se introduce un texto demasiado largo para visualizarlo en una celda simple, Excel permite que el texto se superponga en las celdas adyacentes. Sin embargo, el texto se almacena en una celda. Si se teclea texto en una celda que está a la derecha de la celda original, Figura. la parte del texto de la celda original aparece truncada, como se muestra en la

Cuando la celda situada a la derecha de un texto de gran tamaño contiene un dato de entrada, el texto no puede ocupar esa celda y aparece truncado.

5.1.8

Introducción de Fechas y Horas

Aunque es posible mostrar las fechas y horas bajo varios formatos estándar, Excel almacena todas las fechas como números de serie y todas las horas como fracciones decimales. Dado que las fechas y horas son consideradas números, se pueden sumar, restar y añadir a otros cálculos. Para ver una fecha o una hora con formato de número de serie o de fracciónuna decimal, tiene hora que cambiar el formato a General. Cuando se introduce fecha se o una que Excel reconoce,de elcelda formato de celda cambia automáticamente del formato General al formato de fecha o de hora adecuado. Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir fechas u horas:

Excel hace caso omiso de las mayúsculas.

Si se desea mostrar una hora utilizando el formato de 12 horas, escriba a.m. o p.m.; por ejemplo: 4:00 p.m. También se puede escribir “a” o “p”; se deberá incluir un espacio entre la hora y la letra. Si no escribe a.m. o p.m., Excel automáticamente muestra la hora con el formato de 24 horas; por ejemplo: 16:00.

Se puede escribir la fecha y la hora en la misma celda, si se las separa por un espacio.

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Para introducir la fecha, utilice una barra diagonal (/) o un guión (-). También se pueden crear formatos de fecha y hora personalizados. Si se utilizan formatos de número personalizados, Excel le permite introducir horas pasadas las 24, y minutos o segundos pasados los 60.

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Copia, movimiento, borrado de rangos de celdas

5.2

Teniendo claro los conceptos de celdas y rangos, se estudia el copiado, movimiento (corte) y borrado de Rangos. •

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Una celda es el rango mínimo de una hoja de cálculo. Una hoja completa representa un rango máximo. El tamaño del rango se define de acuerdo a la necesidad del trabajo.

Las dos primeras operaciones (copiado y movimiento) se encuentran vinculadas a la acción de pegado.

Al accionar copiado y mover (cortar), queda grabado en el visor de portapapeles.

Podrá pegar en otro lugar el rango seleccionado.

Borrado de rangos, eliminará el contenido de todo el Rango.

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5.2.1

Copiar y pegar rangos

Para definir un rango de copia, marque el rango, que puede ser una celda, un grupo de celdas o toda la hoja. El contenido del rango puede ser: caracteres alfanuméricos, gráficos, dibujos, etc. En el Menú Inicio(Home) ,grupo Portapapeles (Clipboard), o también la combinación de teclas CTRL+C, después de lo cual el rango queda marcado por una línea intermitente en su borde exterior en movimiento.

Copiar(Copy)[botón del grupo Portapapeles (Clipboard)]. Pegar(Paste) [botón del grupo Portapapeles (Clipboard)]. 5.2.2 Selección de Rangos

Como se puede ver el rango se encuentra seleccionado en el gráfico anterior (B2:D8) Página: 38


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A continuación se procede a dar un ejemplo de copiado y pegado de un rango seleccionado. En la columna B, el rango de celdas B3:B7.

Seleccionado el rango de Copia, por cualquiera de los sistemas indicados:

•

Del MenúInicio (Home)seleccionar Copiar (Copy)

Pegar

•

Del Menú Inicio (Home) seleccionar Pegar (Paste)

Utilizando la combinación de teclas Ctrl+C, para Copiar y Ctrl+V para Pegar. Proceder al pegado, para lo cual se define la celda de inicio de posición y como la orden copia guardó en el visor de portapapeles la imagen, se procede exclusivamente al pegado. Pegado que se repetirá tantas veces se requiera manteniendo la última indicación de copiado. Ejemplo a continuación:

•

Se ha procedido a la copia de los contenidos del rango seleccionado a la posición D5:D9. Una vez terminada la operación de copiado y pegado, continuará activada (borde intermitente en el rango seleccionado), indicación que permite repetir el pegado en Página: 39


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cualquier otro sector. Para desactivar esta orden proceda a hacer clic en cualquier sector de la hoja.

5.2.3

Cortar (Cut)

El desplazamiento de un rango se lo realiza con el mismo procedimiento que el de copiar con la única diferencia que la orden es Cortar(Cut).

Cortar(Cut)[botón del menú Inicio (Home)]

Pegar (Paste) [botón del menú Inicio (Home)] Por cualquiera de los sistemas indicados para copiar, realizamos el movimiento del rango de información a Cortar (Cut). Procedimiento:

Seleccionar el rango

Del menú Inicio(Home) seleccionar la orden Cortar(Cut)

Colocarse en la primera celda donde se desea mover la información

•

•

•

Del menú Inicio (Home) seleccionar la orden Pegar(Paste) También se puede realizar esta operación con el manejo de las teclas Ctrl+X (cortar) (Cut) y posteriormente Ctrl+V (para pegar) (Paste).

•

Selección del rango a Cortar (Cut).

Rango A3:A5 Cortar(Cut) y Pegar(Paste) a partir de B1 el rango seleccionado.

Se ha concluido el desplazamiento y se ha desactivado la orden.

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5.2.4

Borrado - Eliminación

Es la eliminación del contenido de un rango, por lo cual se puede suprimir Notas, Contenido, Formatos, o Todo.

Procedimiento:

Selección del Rango a Eliminar, Suprimir, Borrar.

Varias alternativas como Borrar:

•

•

Presionar tecla Del, Delete, Supr.

Menú Inicio(Home)

•

•

Seleccione el rango a Borrar (borde intermitente), C9:C11.

Elegir de cualquiera de los sistemas el Borrado del rango determinado.

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El resultado es el borrado del contenido del rango, como a continuación se ilustra.

Se recomienda efectuar ejercicios aplicando teclas rápidas.

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6

Inserción, eliminación de filas y columnas

La inserción y la eliminación tanto de filas como de columnas en una hoja electrónica se las realiza muy a menudo. Excel proporciona varias herramientas tanto para aumentar, como para quitar o eliminar columnas o filas. Este proceso es sencillo y muy útil, como a continuación se indica. 6.1.1 Insertar filas Es el proceso de aumentar filas, en cualquier parte de la hoja de cálculo, y se la realiza de la siguiente forma:  Colocar en la posición donde quiere insertar una o varias filas. En el ejemplo, se insertará a continuación de la fila 2 (MARTES), una fila . Es importante la selección de LA FILA.



Posteriormente con el botón derecho del mouse activamos el menú y elegimos Insertar (Insert)



O también podemos elegir del menú Inicio (Home) la opción Insertar (Insert) Página: 43


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

Con cualquiera de las dos opciones automáticamente se ha insertado una fila en toda la hoja de cálculo.

Es importante tomar en cuenta que al insertarse la fila/filas nuevas se ubicaron en la parte superior.  Para insertar más de una fila, hay que seleccionarlas por cualquier sistema y seguir el mismo procedimiento.

6.1.2

Eliminación de filas

Se refiere a quitar filas (eliminar). El procedimiento es similar al estudiado en el tema anterior, con la diferencia que se elimina la o las filas seleccionadas:  Seleccionar dos filas (2 y 3).

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



Del MenúInicio (Home), opción Eliminar filas de hoja (DeleteSheetRows), y se eliminan las dos filas o, con el uso del Menú contextual, botón derecho del Mouse y seleccionar Eliminar (Delete).

Usando cualquiera de las dos opciones, el resultado es el siguiente:

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6.1.3

Insertar columnas

Consiste en incluir, insertar una o varias columnas en cualquier sitio de la hoja de cálculo. El procedimiento es similar al empleado para filas, con la diferencia que ahora se selecciona Columna/Columnas (Columns). Para indicar su procedimiento, se ilustra con un ejemplo a continuación:

Se inserta una columna delante de la columna A. Esto significa que se ubica en A y delante se creará una columna vacía, en blanco.  Colóquese en la posición determinada para la inserción de la columna. En nuestro ejemplo seleccione la columna A. Elija del menú Inicio(Home), la ordenInsertar (Insert) y luego elija Insertar columnas de hoja(InsertSheetColumns).

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

  

Sé ha conseguido el objetivo (incluir una columna en el lugar seleccionado).

Se puede también utilizar el Menú Contextual. Para más de una columna, se seleccionan las columnas requeridas y se repite todo el procedimiento como para una columna. El menú contextual presenta la ventana, donde se escoge Insertar (Insert).

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

El resultado es el mismo que el anterior.

6.1.4

Eliminación de columnas

Suprime una o varias columnas de acuerdo a la selección realizada. Su diferenciación consiste en la selección. El método es muy similar a la eliminación de filas, con la variación que se escoge la de columnas para la presente ilustración.  Seleccionar la o las columnas a eliminar. Pueden ser secuenciales o alternadas para lo cual se utilizará la combinación de teclas de selección alternada (CTRL) y selección, o secuencial.  En el ejemplo se eliminará las columnas B y D.  Del menú Inicio(Home), seleccionar la orden Eliminar(Delete) y luego elegir Eliminar Columnas de hoja (DeleteSheetColumns)

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

El resultado será:



Se eliminó y se procedió a la reagrupación como se muestra en el gráfico anterior quedando las columnas A y B.

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7

Cambio de ancho y alto de columnas y filas

7.1.1

Cambiando al ancho de columnas

Para cambiar el ancho de una columna, arrastrar el borde situado a la derecha del título de la columna hasta obtener el ancho deseado.

7.2

Cambiar el alto de la fila

Para cambiar el alto de una columna, arrastrar el borde inferior del título de la fila hasta que tenga el alto deseado.

7.3

Definir el ancho de la columna o alto de la fila predeterminada

1. Clic en el menú Inicio (Home) . Elegir Formato(Format).

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2. A continuación, clic en Alto de fila(RowHeight).

3. Si deseamos cambiar el ancho de la columna, procedemos de una forma similar a la usada en fila, así:

4. A continuación, clic en Ancho de Columna(ColumnWidth).

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8 FORMATO DE CELDA Microsoft Excel ofrece diversas opciones de formato para destacar los datos, o bien, para que las hojas de cálculo sean más fáciles de leer y que tengan una apariencia más atractiva. Es posible asignar formato a las celdas de la hoja de cálculo antes o después de ingresar los datos. Por ejemplo, se puede introducir un rango de celdas y luego asignarle el formato para que el rango aparezca en negrita. O bien, si aplica el formato de negrita al rango de celdas, cualquier dato que se introduzca en dicho rango estará en negrita al introducirlo. Los formatos de una celda son entidades independientes de los datos contenidos en la misma. Es posible copiar en otras celdas los formatos de celda y modificarlos de manera independiente de los datos que contienen las celdas. Dar formato a una hoja de trabajo implica realizar cambios de los contenidos de las celdas y en las líneas de división de la hoja. Sin formato, una hoja de cálculo llena de datos podría parecer un mar de datos sin sentido.de Para hacer que la información importante destaque, se puede modificar la apariencia los números y del texto dándoles formato con negrita y cursiva, o añadiendo signos de moneda y comas. Se puede seleccionar nuevas fuentes y tamaños de fuentes, ajustar la alineación de los datos dentro de las celdas y agregar colores, diseños, bordes e imágenes. Utilizar con prudencia estos elementos de formato ayuda a reforzar la imagen de una empresa o del estilo personal.

8.1.1

Asignación y Eliminación de Formatos

El grupo Celdas(Cells) del menú de Inicio(Home) controla la mayoría de los formatos que se aplican a las celdas de las hojas de cálculo. Formatear es fácil: Basta con seleccionar la celda o el rango y elegir las órdenes apropiadas del menú Formato(Format). Por ejemplo, para aplicar un formato numérico a las celdas B4:F10, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar las celdas B4:F10. 2. Desde el menú Inicio(Home), seleccionar Formato(Format) 3. Posteriormente elegir Formato de Celdas (FormatCell) 4. Del menú elegir la ficha Número(Number), si no está activa. 5. Desde el cuadro de lista Categoría(Category), seleccionar Moneda(Currency). 6. Introducir un 2 en el recuadro Posiciones decimales(Decimal places).

7. Pulsar Aceptar(Ok) para volver a la hoja de cálculo Como se puede observar en la Figura, Microsoft Excel modifica los números de las celdas seleccionadas visualizando los valores en formato monetario (se puede incrementar el ancho de las columnas para observar los valores en formato monetario). Una celda formateada permanece así hasta que se aplique un nuevo formato o se borre el que posee. Cuando se sobrescribe o se edita un dato de entrada, no se necesita volver a formatear la celda.

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En el Libro1 los datos se visualizan en sus formatos por omisión. En el Libro2 a hoja de cálculo formateada es más fácil de leer. 8.1.2 Formateo con barra de herramientas La Figura muestra el grupo Portapapeles (Clipboard), del Menú Inicio (Home) que contiene el botón Copiar formato (FormatPainter). Este botón permite copiar formatos desde celdas seleccionadas a otras celdas y hojas de cálculo en el libro de trabajo activo e incluso en otros libros de trabajo. Para copiar formatos a otras celdas, seguir estas instrucciones: 1. Seleccionar la celda o celdas desde las que desea copiar sus formatos. el botón Copiar Formato(FormatPainter) (junto al puntero aparecerá un 2. Pulsar pequeño icono en forma de brocha). 3. Seleccionar la celda o celdas donde desea copiar los formatos.

Botón para copiar el formato de una celda a otra. Si se copian formatos desde un rango de celdas y después se selecciona una única celda para pegar, Copiar formato (FormatPainter) pega el rango de formatos completo desde Página: 53


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la celda seleccionada hacia abajo y hacia la derecha. Sin embargo, si se selecciona un rango de celdas cuando se pega formatos, Copiar formato (FormatPainter) sigue la forma del rango copiado. Si el rango que se desea formatear tiene una forma diferente a la del rango copiado, el patrón es repetido o truncado, según sea necesario.

8.1.3

Aplicación de Estilos (Autoformatos)

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Se puede ahorrar mucho tiempo utilizando la orden Estilos(Syles) del menú Inicio(Home). Los formatos automáticos de Excel son combinaciones predefinidas de formatos: numéricos, fuentes, de alineación, de bordes, de diseños, de anchura de columnas y de altura de filas. Utiliza las fórmulas y rótulos de texto existentes para la determinación de los formatos a aplicar. Se pueden usar otras órdenes de formato, para ajustar la presentación completa. En caso de no estar de acuerdo con el resultado obtenido, se puede seleccionar Deshacer Autoformato (Undo) desde el menú Edición (Edit), y después tratar de añadir columnas o filas en blanco para desplazarúnicamente las áreas que no se desea que modifique Autoformato. También se puede seleccionar las regiones de la hoja de cálculo sobre las que se desea que Autoformato tenga efecto. Para utilizar la orden Autoformato, se tienen que seguir estos pasos: 1. Ingresar datos en la hoja de cálculo. 2. Especificar la región activa seleccionando cualquier celda del grupo de celdas que desea formatear (la región activa es el bloque continuo de celdas que contiene la celda activa y está limitado por columnas en blanco, filas en blanco o los bordes de la hoja de cálculo. Autoformato determina automáticamente la región activa y la selecciona). Alternativamente, puede seleccionar el rango de celdas que desea formatear. 3. Desde el menú formato (Format), seleccionar la orden Autoformato (Autoformat). La selección de celdas se expande para incluir los datos de la región activa, y aparece un cuadro de diálogo como el mostrado en la Figura. 4. En el cuadro de diálogo Autoformato (Autoformat), pulsar Opciones (options) para la visualización de la sección Formatos a aplicar (Formatstoapply) (si se pulsa una opción para anular un tipo de formato, el casillero Muestra se cambia para reflejar esto). 5. Seleccionar un formato desde la lista Formato de tabla y después pulsar Aceptar

(Ok). Página: 55


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6. Seleccionar una celda fuera de la tabla para anular la selección de la región activa y observar los efectos de sus cambios.

El cuadro de diálogo Autoformato ofrece una selección de formatos predefinidos que se pueden aplicar a los datos de la hoja de cálculo.

8.1.4

Cómo dar formato a un número utilizando el cuadro de diálogo Formato

de celdas Para cambiar el formato de números de una celda a otro formato de números predeterminado, se tiene que elegir la opción Celdas (Cells) del menú Formato (Format), o bien, la opción Formato de celdas del menú contextual y luego seleccionar la etiqueta Número. Microsoft Excel viene con formatos de contabilidad con los símbolos de la moneda de casi todos los países del mundo incorporados. Los formatos de contabilidad mantienen el símbolo de la moneda a la izquierda de la celda, muestran los valores negativos según como esté la Configuración Regional de Panel de Control, pueden estar entre paréntesis, o el signo negativo a la izquierda o derecha del valor. A continuación se podrá mirar cómo de una manera rápida y visual, tal como se puede apreciar en la Figura, de los pasos que se deben seguir, para lograr el cometido. 1. Seleccionar la celda o el rango que contenga el número o los números a los que se quiera dar el formato. 2. Hacer clic en el menú Formato (Format) y después en Celdas (Cells). 3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Número (Number). 4. Hacer clic para seleccionar una categoría (Category). 5. Seleccionar las opciones de formato que se quiera aplicar. 6. En el cuadro Muestra (Sample) aparecerá una vista previa de las selecciones. Página: 56


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7. Hacer clic en Aceptar (Ok).

8.1.5

Cambiar estilos de las fuentes

Una fuente(Font) es una colección de caracteres alfanuméricos que comparten la misma tipografía, o diseño, y que tienen características similares. La mayoría de las fuentes están disponibles en una gran variedad de tamaños. El tamaño de cada carácter de la fuente se mide en puntos (aproximadamente el 1/72 de una pulgada). Se puede utilizar cualquiera de las fuentes que estén instaladas en la computadora, pero la predeterminada es la Times New Roman de 10 puntos.

8.1.6

Cambiar la fuente y el tamaño de la fuente utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas

Seleccionar la celda o el rango que contenga los datos a los que se quiere dar formato 1. con nueva fuente o tamaño de fuente. 2. Hacer clic derecho con el botón del ratón y después hacer clic en Formato de celdas (Formatcells). 3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Fuente (Font). 4. Seleccionar la fuente (Font) que se quiera utilizar. 5. Seleccionar el estilo de fuente (Font Style). 6. Seleccionar el tamaño de fuente (Size) que se quiera. 7. Seleccionar cualquier otro efecto adicional (Effects). 8. Mirar la vista previa (Preview) de las selecciones que se hayan realizado. Página: 57


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9. Hacer clic en Aceptar (Ok).

8.1.7

Cambiar la alineación utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga los datos cuya alineación se quiera modificar. 2. Hacer clic derecho y después hacer clic en Formato de celdas (Formatcelss). 3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Alineación (Alignment). 4. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Horizontal y seleccionar una alineación. 5. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Vertical y seleccionar una alineación. una orientación haciendo clic en uno de los puntos del mapa de orientación 6. Seleccionar (Orientation) o hacer clic en la flechas Grados que apuntan hacia arriba o hacia abajo. 7. Si fuese necesario, hacer clic en una o más de las casillas de verificación de la selección Control del texto (Text control). 8. Hacer clic en Aceptar (Ok).

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8.1.8

Controlar el fluido de texto dentro de una celda

1. Seleccionar una celda o rango que contenga el texto que se quiera ajustar. 2. Hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Formato de celdas (Formatcells). 3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Alineación (Alignment). 4. Hacer clic en una o más casillas de verificación de la sección Control del texto (Text control).  Ajustar texto (Wraptext), ajusta el texto a múltiples líneas dentro de la celda.  Reducir hasta ajustar (Shrinktofit), reduce el tamaño de los caracteres para que se ajusten dentro de la celda.  Combinar celdas, combina las celdas (Mergecells) seleccionadas dentro de una sola celda. 5. Hacer clic en Aceptar (Ok)

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8.1.9

Cambiar el color del texto con el cuadro de diálogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga el texto cuyo color se quiera modificar. 2. Hacer clic derecho con el botón del ratón y después hacer clic en Formato de celdas (Formatcells). 3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Fuente (Font). 4. Hacer clic en flecha de lista desplegable Color y después en el color que se quiera utilizar. 5. Mirar la vista previa (Preview) de la selección. 6. Hacer clic en Aceptar (Ok).

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8.1.10

Elegir un color de relleno y una trama utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango al que se quiera dar formato con un color de relleno o trama. 2. Hacer clic derecho con el botón del ratón y después hacer clic en Formato de celdas (Formatcells). 3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Tramas (Patterns). 4. Hacer clic en el color que se quiera utilizar. 5. Hacer clic en la flecha de la lista desplegable Trama (Pattern) para visualizar las tramas disponibles y después en la trama que se vaya a utilizar o en la otra paleta de colores. 6. Mirar la selección en el cuadro Muestra (Sample). 7. Hacer clic en aceptar (Ok).

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8.1.11

Aplicar un borde con el cuadro de diálogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango al que se quiera aplicar bordes, o para seleccionar toda la hoja de trabajo, hacer clic en el botón Seleccionar todo (Selectall). 2. Hacer clic derecho con el botón del ratón y después hacer clic en Formato de celdas (Formatcells). 3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Bordes (Borders). 4. Seleccionar un tipo de línea de la lista Estilo (Style). 5. Si se desea un borde en la parte exterior de una celda o rango, o líneas dentro de un rango de celdas, hacer clic en la opción Contorno o Interior (Outlineo Inside). Si lo que se quiere es quitar un borde, hacer clic en la opción Ninguno (None). Para elegir las otras opciones de Borde hacer clic se enquiera uno deque los aparezca botones de 6. Borde (Border) o hacer clic, dentro deldisponibles, cuadro Borde, donde el borde. 7. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Color y después en uno de los colores para el borde que se haya seleccionado. 8. Hacer clic en Aceptar (Ok).

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9 FÓRMULAS: OPERADORES Y OPERANDOS Teniendo claro cómo crear fórmulas, el tema de estudio de operadores nos permite conocer los diferentes signos que estructuran las fórmulas.

9.1 Operadores Los operadores que se utilizan en Excel son signos para estructurar determinadas operaciones o fórmulas; sumar dos números, comparar elementos, etc. Los operadores pueden clasificarse en cuatro grupos. Aritméticos De comparación Texto Referencias • • • •

9.1.1 Aritméticos Estos ejecutan operaciones matemáticas básicas con valores numéricos, como son las sumas, restas, divisiones, multiplicaciones, etc., basado en los siguientes signos: + suma resta * multiplicación / división ^ exponencial % porcentaje Suma Ejemplo de suma, realizar la operación de B1+C1 y (2+3) Observar que se está sumando celdas y se antepone el signo = para identificar en Excel el ingreso de una fórmula u operación.

Se va a realizar otra suma (2+3), pero ejecutando la operación en una misma celda (B1).

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La misma resta como otro ejemplo, pero realizada en una misma celda.

Multiplicación Se ilustra con dos ejemplos de similar concepto que los anteriores.

División Ilustración con dos ejemplos. Página: 65


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Exponencial Se indica su funcionamiento con dos ejemplos prácticos, sencillos y de fácil manejo y comprensión.

Porcentual Se ilustra con dos ejemplos.

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9.1.2

De comparación

Operador < <=

Significado Menor que Menor o igual que

Ejemplo A1 < B1 A1 <= B1

> >= <> =

Mayor que Mayor o igual que Diferente Es igual a

A1 > B1 A1 >= B1 A1 <> B1 A1 = B1

Son aquellos que producen valores lógicos. Permiten inspeccionar dos valores y llegar a una conclusión de su valor relativo VERDADERO (True) O FALSO (False). Ejemplos prácticos de aplicación. Mayor que (b3 > c3), la respuesta es un verdadero o falso, o cualquier otra aplicación en función de la respuesta

Menor que (b3
Igualdad

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Desigualdad

Como se puede apreciar en los ejemplos presentados su utilización es realmente fácil.

9.1.3 Texto Existe en la actualidad un solo operador de texto y es el Ampersand (&). Sirve para unir dos o más valores de texto, funciones, etc.

Ejemplo de aplicación. En el ejemplo anterior se presenta la unión de: FABI & AN dando como resultado la palabra completa FABIAN. Página: 68


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MOTO&NIVELADORA MOTONIVELADORA AEREO&PUERTO AEREOPUERTO.

De referencia Son aquellos que representan rangos de celdas, como por ejemplo A2:C5

Ejemplo de aplicación

Se aplicó Suma en el rango B3:B5

9.1.4

Prioridad de los operadores

En la utilización de operadores en fórmulas complejas, sin separador de paréntesis, existe en Excel una prioridad de ejecución en lo que se refiere a operadores y es la siguiente:

Símbolo : , % ^ */ +-

Operación Dos puntos Coma Un espacio Negación Porcentaje Exponente Multiplicación, División Suma, Resta Página: 69


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& =;<>; <=; >=,<>

9.2

Unión de texto Comparación

Uso de direcciones absolutas

Cuando se necesita copiar una fórmula, porde defecto esta es relativa. enEsto significa, que al ser copiada, la fórmula mantiene la relación casilleros, resultando un error. Para solucionar este inconveniente, se debe modificar a la fórmula original, donde algunas de sus partes deben ser referencias de manera absoluta.

Ubicación del Comando Este comando se ejecuta al presionar la tecla F4 en la parte de la fórmula que nos interesa modificar.

Pre - requisitos Es necesario que exista un documento con las siguientes características:

Listado de datos.

Datos que interesa relacionar.

Fórmula existente.

•

•

•

Proceso Se ubicaseen la línea de comando, ende la laparte fórmula, oyEnter. se presiona F4. Luego, hace clic con el ratón enexactamente el visto bueno barradedelafórmulas

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Supongamos que en el ejercicio calculamos la fórmula del porcentaje de asistencias del primer alumno, que es la asistencia del alumno dividido para la asistencia del curso, en la celda F4 hacer =D4/H4. Para calcular el porcentaje respectivo, del resto de alumnos, basta con copiar esta fórmula, pero si intenta el resultado es erróneo.

Al copiar la fórmula para el segundo alumno, la referencia relativa de las asistencias del alumno está correcta, pero la referencia de asistencias del curso esta en el casillero H5. Si se observa en el casillero H5 está en blanco, y al ser dividido para en blanco se entiende que es igual que 0 y aparece el error de este tipo. Una solución es hacer de una en una las fórmulas, con la correspondiente pérdida de tiempo. Otra solución es copiar las asistencias del curso para cada alumno el mismo dato, con el uso ineficiente del sistema. Entonces, lo correcto es transformar en absoluto la referencia de la fórmula solo a las asistencias del curso. Luego, se copia de nuevo la fórmula para el resto de datos.

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Opciones Existen 3 formas de referencias absolutas de una fórmula: 1. Absoluto a toda la referencia. Ejemplo $D$4. 2. Solo la fila como referencia absoluta. Ejemplo D$4. 3. Solo la columna como referencia absoluta. Ejemplo $D4. Ejercicios Preparar una hoja con los requisitos dados: 1. Calcular el porcentaje de asistencias del primer alumno, hacer absoluto y copiar esta fórmula para el resto del curso. 2. Calcular en dólares, el precio de cada uno de algunos artículos que debe preparar con precios en sucres. No olvidando utilizar las direcciones absolutas, como corresponde. 9.2.1 Referencia a celdas en fórmulas Excel tiene 255 columnas y 65536 filas, las columnas están nombradas con letras de la A a la IV, mientras que las filas están numeradas desde el 1 al 65355. Cada celda tiene una dirección o referencia que está formada por la columna y la fila. La dirección o referencia de la celda activa aparece en la parte izquierda de la barra de fórmulas como se ve en la figura siguiente, en la que la celda activa es la AH5:

En la construcción de fórmulas, para referirse a una celda se debe usar la referencia de la misma; por ejemplo: Página: 72


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=B7 *B8

9.2.2

Uso de rangos

Es común que en muchas fórmulas se haga referencia a un conjunto de celdas, en este caso dicho conjunto se conoce como rango. El rango es el conjunto de celdas comprendido entre doselceldas expresa por lahace referencia de las por dosentre puntos. Por ejemplo rango ydeseceldas A2:C5 referencia a lasceldas celdasseparada comprendidas la celda A2 y C5; en la siguiente figura se usa la función suma para calcular la suma de todas las celdas de este rango: Algunas funciones permiten especificar más de un rango como argumento, por ejemplo la función suma como se muestra a continuación:

Las referencias de las celdas o de los rangos en las fórmulas pueden ser escritas en mayúsculas o minúsculas, Excel transforma a mayúsculas.

9.2.3

Referencia a celdas o rangos que se encuentran en otras hojas del mismo libro

Si la celda o rango se encuentran en otra hoja del mismo libro, se debe usar el nombre de la hoja seguido del caracter! y la dirección de la celda:

También se puede sumar usando la función, así: Página: 73


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En el ejemplo de la figura se tiene un libro con tres hojas: SIERRA, Datos Costa y Resumen Nacional. En la celda B3 de la hoja Resumen nacional se a escrito la fórmula =SIERRA!B12 + ‘Datos Costa’!B6. En esta fórmula observe que si el nombre de la hoja consta de varias palabras debe ir entre comillas simples como en el caso ‘Datos Costa’!B6. Si se necesita referirse a rangos de celdas que se encuentran en otras hojas, deben escribirse los rangos a continuación de los nombres de las hojas como en el siguiente ejemplo:

La fórmula de la celda B3 de la hoja Resumen nacional es: =SUMA(SIERRA!A7:C10;’Datos Costa’!B2:B4) En esta fórmula se está usando la función suma con dos argumentos, el primero hace referencia al rango A7:C10 de la hoja SIERRA, mientras que el segundo se refiere al rango B2:B4 de la hoja Datos Costa. El resultado de esta fórmula es la suma de los valores de las celdas de los dos rangos.

9.2.4

Rangos en múltiples hojas

Cuando el usuario tiene varias hojas con el mismo tipo de datos, puede usar un rango que haga referencia al mismo conjunto de celdas a través de las hojas. El siguiente ejemplo muestra un libro con varias hojas y se necesita calcular la suma de los valores de cada hoja:

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En la hoja TOTAL COSTA se calcularon los totales de cada año. En la celda B4, la fórmula usada es: =ESMERALDAS!E4 + MANABI!E4 + LOSRIOS!E4 + GUAYAS!E4 + ELORO!E4 Esta fórmula suma todos los valores de las celdas E4 de las hojas comprendidas entre la hoja ESMERALDAS y ELORO inclusive.

9.2.5

Referencia a celdas en otros libros

Cuando se necesita referirse a celdas que se encuentran en otros libros, es necesario escribir la referencia completa de la celda, la cual incluye el nombre del libro entre corchetes, la hoja y la referencia de la celda, como se muestra en el siguiente ejemplo, para el cualdos: se tienen tres libros, y se calculará una suma haciendo referencia a los valores en los otros

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La fórmula de la celda B4 es: ='[Total Costa.xls]Total Costa'!$B$4 + '[Total Sierra.xls]Total Sierra'!$B$4 En esta fórmula, los nombres de los libros aparecen entre corchetes y seguidos de los nombres de las hojas.

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10 IMPRIMIR

10.1 Imprimir una hoja de trabajo Una vez que ha concluido la elaboración de la hoja de trabajo y existe la necesidad de imprimirla, Excel provee las opciones para especificar la forma como se desea la impresión:

10.1.1

Configuración de página ( Pagesetup )

Página de impresión (Page) Dentro de la opción Imprimir (Printer) seleccione Vista Preliminar ( PrintPreview) aparecerá una ventana donde puede elegir Configuración de Página ( Page setup) se puede especificar las características de la página de impresión, la cual, puede hacerse de forma vertical (Portrait horizontal (Landscape seleccionar la cada opción, bastaPuede con presionar el botón )delu ratón en el casillero que ).se Para encuentra al lado de opción. determinar, además, la escala de impresión ( Scaling). Si desea que el área de impresión sea más grande, aumentar la escala en el recuadro identificado con la leyenda Ajustar al (Adjustto) , si desea que la impresión se ajuste a una página o a un cierto número de páginas, registrar el número de páginas en el recuadro identificado con la leyenda Ajustar a (Fitto) . Puede seleccionar el tipo de papel que va a utilizar, la calidad de impresión y la numeración de las páginas. Al especificar estos requerimientos, puede directamente mandar a imprimir, mirar como saldrá la impresión sin mandar a la impresora o determinar más opciones. Para ello, presionar un botón de los que se encuentran en el costado superior derecho del cuadro de diálogo. Página: 77


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Márgenes (margins) Esta opción, dentro de la Configuración de la página ( pagesetup ) , permite especificar el tamaño de los márgenes que va ha tener la página de impresión, los valores que especifique para los márgenes pueden estar dados en centímetros o puntos. Puede especificar el margen digitando el número o, simplemente, presionando las teclas que se encuentran dentro de cada casillero de los márgenes. Al momento que especifica los valores de cada uno de los márgenes detallados en el gráfico siguientes, Excel muestra en la hoja que se encuentra en medio del cuadro de dialogo, como saldrá el contenido de la hoja de acuerdo a los márgenes especificados.

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Encabezado y pie de página (header/footer) En la opción configurar página, existe la opción para especificar los encabezados y el pie de página que se imprimirá en cada una de las hojas. Si desea registrar el encabezado, presionar el botón Personalizar Encabezado (Customheader),aparecerá el cuadro de diálogo en el cual existen tres casilleros en los que se debe registrar el texto que desea que salga como encabezado; si desea que el texto salga al costado izquierdo de la hoja, utilizar el recuadro izquierdo; si utiliza el recuadro del centro el texto, saldrá en el centro de la hoja; si utiliza el recuadro de la derecha el texto, saldrá en el costado derecho de su hoja de impresión. Se puede utilizar los tres, si así se quiere. Del mismo modo, si desea especificar el pie de página, presionar el botón Personalizar Pie de página (Customfooter) , y enviar las mismas instrucciones que para el encabezado. Una vez que se especifique el encabezado y el pie de página, presionar la tecla Aceptar ( Ok).

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Hoja (Sheet) Una de las características importantes dentro de la configuración de la página de impresión es determinar las condiciones de la hoja de trabajo para la impresión. Se debe especificar el área de impresión. Muchas veces. no se quiere mandar a imprimir toda la hoja, sino una parte de Enaelimprimir recuadro(Ej. identificado como Área de impresión (printarea escribir A el rango deella. celdas A1:F40 imprime el área comprendida ente la),columna hasta la F y entre las filas 1 y 40), si se desea imprimir toda la hoja dejar en blanco este casillero. Cuando imprime una hoja y ésta requiere de más de una página de impresión, los títulos de las columnas sólo aparece en la primera hoja y no en las restantes. Si desea que los títulos de las columnas o, el título en general de la hoja, aparezca en todas las hojas en el recuadro identificado con el titulo Repetir filas en extremo superior ( Rowstorepeat at top) ,digitar los números de las filas que va a repetir en cada página de impresión. Puede especificar, además, si desea imprimir las líneas de división, si la impresión desea solamente en blancodey las negro, a pesar que la hoja tenga colores, la calidad de impresión y el orden de impresión hojas.

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Vista preliminar

Una vez definida el área a imprimir y especificadas las condiciones para la impresión, está listo para enviar su trabajo a la impresora, pero, sin embargo, Excel da la posibilidad de revisar previamente como saldrá impreso el trabajo sin necesidad) de Esto (se puede lograr), seleccionando la opción Vista(Printer preliminar (preview del imprimirlo. Botón de Office Office Button seleccione la opción Imprimir )y escoja Impresión Preliminar (PrinterPreview) o simplemente presionando el botón Vista preliminar que se encuentra en la barra indicada anteriormente.

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Excel le muestra la hoja de trabajo como se describe en el gráfico, además, da ciertas posibilidades como: El botón Siguiente (Next) permite ver la siguiente página a imprimir. El botón Anterior (Previous) permite ver la página anterior a la actual. El botón Zoom modifica el tamaño de la vista, aumentándolo o reduciéndolo para ver toda la página de impresión. El botón Configurar (Setup) permite configurar la página de impresión o modificar las especificaciones de impresión dadas anteriormente. El botón Márgenes (Margin ) permite especificar los márgenes con los cuales la página de impresión van a salir. El botón Salto de página (Page break), a partir de la posición en la que se encuentre el cursor, crea una nueva página para la impresión. El botón Cerrar (Close), cierra la vista previa y vuelve el control a la hoja de trabajo original.

10.2 Imprimir Una vez que ya se comprobó como saldrá la impresión de la hoja de trabajo, está listo para imprimir realmente el documento. Para ello, seleccionar la opción Imprimir ( Print ) o simplemente, presionar la tecla identificada con el icono Imprimir de la barra de herramientas o, también, presionar las teclas CTRL+P. Página: 82


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Cuando se selecciona la opción de impresión, aparece el cuadro de diálogo que se muestra en la figura, en el que se debe especificar el tipo de impresora que se va a utilizar. En el recuadro Nombre (Name) , especifique el nombre de la impresora o seleccionar un nombre de las impresoras instaladas de la lista que aparece cuando presiona la flecha del extremo derecho del recuadro. Puede especificar las páginas que se desea imprimir, si no se desea imprimir todo el documento. Se puede seleccionar ciertas páginas; para esto, seleccionar la opción Páginas (pages) del cuadroque de se diálogo y en los recuadros Desde y Hasta ( Fromto) digitar los números de página desea imprimir. Se puede, además, especificar el número de copias que se desea o definir si la impresión la está realizando de la hoja activa o lo va hacer desde otra hoja. Si ya está listo, presionar el botón Aceptar ( Ok) , pero antes asegurarse que la impresora esté encendida y tenga el papel suficiente para realizar la impresión. Si no se desea imprimir y se desea salir, presionar el botón Cancelar ( Cancel) , con lo que vuelve el control a la hoja de trabajo original o simplemente presionar la tecla ESC.

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11 Autollenado: números y texto Arrastrando el controlador de relleno de una celda y soltando el botón del Mouse (ratón). Se podrá: llenar en otras filas o columnas una serie de números o texto, copiar en otras filas o columnas dichos datos. Si la celda contiene un número, una fecha o una hora que Microsoft Excel puede extender en serie, los valores se incrementarán en lugar de copiarse. Por ejemplo, si la celda contiene "Enero", podrá rellenar rápidamente las demás celdas de una fila o columna con "Febrero", "Marzo" y así sucesivamente.

11.1 SERIES Excel dispone de un recurso que puede servir de gran ayuda si se necesita rellenar automáticamente varios tipos de series. Este recurso se denomina Autollenado, mediante el cual, Excel comprueba el contenido de las celdas seleccionadas y, dependiendo de ello, hace una copia literal del contenido o incrementa el valor en las celdas siguientes. La segunda opción permite generar una serie de valores en un conjunto de celdas, cuando se requiere crear una serie numérica para determinar la secuencia de elementos de la hoja. Todo esto, puede hacerlo por medio de las opciones de generación de series y autollenado.

11.1.1

Rellenar

Esta opción de Excel permite autollenar un grupo de celdas con valores generales colocados en la primera celda de la fila a rellenar. Para ilustrar de mejor manera el funcionamiento de esta opción, suponga que desea generar una columna con los meses del año, no es necesario escribir todos, simplemente escribir Enero en la primera celda, luego colocar el ratón en el vértice inferior derecho de la celda en donde el cursor toma la forma de un más (+) como se aprecia en la figura. Arrastrar el selector de la celda tal como se muestra en la Figura al alcanzar la fila 12, suelte el botón del ratón y observe lo que ocurre.

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Las celdas A1 hasta la A12 tienen los meses del año,. Es importante observar que el rellenado reconoce y hace la distinción entre letras mayúsculas y letras minúsculas, repitiendo el modelo de escritura de la palabra inicial en las demás celdas.

La opción rellenar no solamente hace este tipo de trabajo, reconoce un número en cualquier parte del texto y realiza un aumento progresivo de éste en el rango de celdas especificado, como lo demuestra la Figura anterior. No importa el texto que se especifique la opción rellenar coloca el texto de acuerdo a lo que se especifique en el rango, Ver figura anterior.

11.1.2

Crear listas personalizadas

Excel posee una lista de series predefinidas, las cuales son utilizadas por la función rellenar. Se puede incluir nuevas listas o series personales que a menudo se utilicen. Para activar, cambiar o crear nuevas listas seleccionar el botón de office (Office Buttom) , luego hacemos clic en Opciones Excel (Excel Options).Hacemos clic en Opciones Página: 85


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avanzadas y, a continuación, en el botón Editar Listas Personalizadas y aparecerá la siguiente ventana.

,

En el cuadro listas personalizadas (Customlists), se puede observar las listas que ya se encuentran incluidas, como los días de la semana y los meses del año. Si desea crear una nueva lista, seleccionar el elemento NUEVA LISTA (New List), y presionar el botón Agregar (Add). Al presionar el botón, el cursor aparece en el cuadro Entradas de lista (Listentries). Escribir aquí la nueva serie que se desea incluir, separando cada elemento con una coma. Aceptar (Ok), cuando se haya terminado de escribir el último elemento, con lo que se agrega la nueva lista. En el cuadro Listas Personalizadas aparece ya la nueva lista, junto a las demás. A partir de ahora, ya se puede utilizar la nueva lista para rellenar las celdas en su trabajo. La función rellenar trabaja desde cualquiera de los elementos de la lista, si se selecciona un número de celdas mayor al de los elementos de la lista, las celdas sobrantes se rellenan con los valores restantes de la lista. Esto demuestra que la función rellenar es una función cíclica. Se puede también rellenar celdas con valores numéricos, lo que se conoce con el nombre de Series.

11.1.3 Series de rellenado Al trabajar con números, la función Rellenado permite configurar una serie que será creada por medio de la orden Series (Series).

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Esta opción opera tomando como base solamente una celda inicial y, aplicando en las demás celdas, el resultado de la configuración realizada por el usuario. Para entender mejor su funcionamiento, se puede desarrollar el siguiente ejemplo: - En la celda A1 ingresar el número 5, - Seleccionar el rango de A1 hasta A10, - Series (Series) - En el cuadro de diálogo, especificar el valor con el cual desea que se incremente la serie (Stepvalue) - Indicar el límite y el valor máximo que debe alcanzar la serie (Stop value) - Especificar si el llenado se lo hace en la fila o en la columna (Rows/Columns) - Seleccionar el tipo de incremento (Lineal, geométrica, fecha o autorelleno) (Type) - Aceptar y ver lo que obtiene (Ok):

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Mirar lo que sucede si al mismo valor ahora se le aplica el tipo de rellenado Geométrico (Growth).

Ahora observar lo que pasaría si la celda inicial contendría una fecha y en tipo de rellenado escogiera Cronológica (Date).

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12 GRÁFICOS Una de las mejores herramientas que provee Excel es la de crear gráficos basándose en los datos ingresados y calculados por la hoja, porque es una forma sencilla de entender los valores registrados, ya que de otra forma, tal vez, le llevaría mucho tiempo leerlos y analizarlos. Excel puede crear gráficos de diversos tipos, formatos y posiciones dentro del libro de trabajo, o, en una hoja exclusiva de gráfico. Cuando el gráfico es creado dentro de la misma hoja de trabajo, se dice que es un gráfico incrustado. Excel permite básicamente hacer dos tipos de gráficos, los gráficos circulares y los gráficos de barras. De estos dos tipos se desprenden los demás tipos de gráficos. Tal vez se pregunte cuando utilizar un tipo y cuando utilizar el otro. La respuesta es muy sencilla, si lo que se desea es representar gráficamente los valores de una variable de datos, se puede utilizar cualquiera de las formas, pero si se desea representar más de una variable de datos, lo más aconsejable y correcto es utilizar cualquier forma de los gráficos tipo barras o columnas.

12.1 Creación de Gráficos Para crear un gráfico dentro de Excel, seleccionar previamente el área de datos de la hoja de trabajo, datos que serán representados en el gráfico.

Luego de la ficha Insertar (Insert) elegir el tipo de gráfico que desea generar, elegir el subtipo y automáticamente se generará el gráfico.

El gráfico ha sido terminado, pero, sin embargo, puede tener la sensación de que le falta algo, puede ser que desee mejorar la presentación, o, mejor, si le pone un color de fondo. Excel permite mejorar la presentación de su gráfico. Para ello, simplemente presionar el botón del ratón sobre el gráfico, inmediatamente se dispone de las fichas Diseño (Design), Presentación (Layout) y Formato (Format) con una lista de botones de dónde se puede establecer los cambios en el gráfico generado.

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Para eliminar los gráficos solamente se debe hacer clic con el ratón sobre el gráfico y presionar la tecla Suprimir.

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13 Funciones

13.1 Asistente de Funciones En Microsoft Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultáneamente varias operaciones y que se genere uno o varios resultados. Todas las funciones tienen un nombre que comienzan con el carácter = y requieren de uno o varios argumentos (que se ingresan entre paréntesis) que pueden ser datos de naturaleza diversa según el caso y/o la función. Se puede ingresar una función de memoria en una celda, de la siguiente manera: 1. Utilizar el icono para asistente de funciones que se encuentra en la barra de herramientas, y clic en el icono .

2. Escoger la categoría de función (Matemática y trigonométrica y el nombre de la función (cos), y, clic en Aceptar. 3. Ingresar el argumento requerido, en este caso el valor de un ángulo. Clic en Aceptar.

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En la hoja de Excel es presentado el resultado.

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13.2 Funciones matemáticas RAIZ(número) Devuelve la raíz cuadrada de un número.

REDONDEAR(número, num_de_decimales) especificado.

SUMA(número1, número2, ...)

Redondea a un número de decimales

Suma de argumentos.

SUMAR.SI(Rango del Criterio; Criterio; Rango de Suma) Suma las celdas especificadas de acuerdo a una condición o criterio

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SUMAR.SI.CONJUNTO (rango_suma, rango1_criterio, criterio1, rango2_criterio, criterio2…) Suma las celdas del rango_suma siempre y cuando las celdas de rango_criterio cumplan con las condiciones de criterio. Es decir es una suma con múltiples condiciones

=SUMAR.CONJUNTO.SI(C2:C9;B2:B9:”Enero”;D2:D9;”Juan”) PRODUCTO(número1, número2,…) Multiplicación de argumentos.

También se puede usar de la siguiente manera:

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POTENCIA(número, elevado) Retorna el resultado de un número elevado a una potencia Ejemplo: Para obtener la raíz cúbica de un número será de la siguiente forma:

ALEATORIO() Retorna un número aleatorio mayor igual a cero y menor que uno

ALEATORIO.ENTRE(número inicial, número final) Retorna un número aleatorio entre un número inicial y un número final ingresados. Ejemplo: Si queremos generar números aleatorios entre los valores 100 y 200, usaremos la función de la siguiente forma:

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13.3 Funciones Estadísticas MAX(número1, número2, ...)

Devuelve el mayor número de la lista.

También se puede usar la función de la siguiente forma:

MIN(número1, número2, ...)

Devuelve el menor número de la lista.


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PROMEDIO(número1, número2, ...)

Devuelve el promedio de los argumentos.


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Promedio condicionado PROMEDIO.SI(rango; condición; rango_promediarse). Halla el promedio de las celdas rango_promediarsesi las celdas rango cumplen con la condición Ejemplo:

=PROMEDIO.SI(D2:D9;”Juan”;C2:C9) Promedio con condiciones múltiples PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_promediarse; rango1; condición1; rango2; condición2; …). Halla el promedio de los valores de las celdas rango_promediarse, si las celdas rango1, rango2,… cumplen con las condiciones condición1, condición2, …respectivamente.

PROMEDIO.SI.CONJUNTO(C2:C9;D2:D9;”Juan”;B2:B9;”enero”) CONTAR(número1, número2, ….) Cuenta el número de celdas que contienen números y números dentro de una lista de argumentos.

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CONTAR.SI(rango, criterio). Cuenta las celdas especificadas de acuerdo a una condición o criterio

CONTARA(valor1, valor2, …) Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que están dentro de una lista de argumentos.

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CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2; …)

MODA(número1, número2, …) Retorna el valor que se repite con mayor frecuencia.


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DESVEST(número1, número2, …) Devuelve la desviación estándar de una lista de argumentos.


MEDIANA(número1, número2, …) Retorna la mediana de una lista de argumentos ó el valor medio que se encuentra en una lista de argumentos.

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13.4 Funciones Lógicas SI(expresión lógica;respuesta por verdad;respuesta por falso) La función lógica permite escoger una alternativa de entre dos posibles. El resultado de la expresión lógica es verdadero o falso; en el caso de que sea verdadero, se ejecuta la acción que se indica en respuesta por verdad; en el caso de que sea falso, se ejecuta la acción que se indica en respuesta por falso. En respuesta por verdad y en respuesta por falso puede indicarse:  Texto encerrado entre comillas  Constantes enteras o reales  Asignación de celda indicando columna más fila  Expresiones aritméticas utilizando constantes, celdas y operadores aritméticos.

Ejemplos: Si celda A1 contiene: 15 Celda A2 contiene: 10 Y si en la celda A3 se escribe la función: =SI(A1 > A2; “Mayor A1”;”Menor A2”)

Tiene como acción que en la celda A3 se almacena el texto Mayor A1 Pero si en la celda A3 se escribe la función: =SI(A1 > A2;A1;A2)

Tiene como acción que en la celda A3 se almacena el numero 15 Además si en la celda A3 se escribe la función: =SI(A1 > A2; A1+A2; A1-A2) Página: 104


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Tiene como acción que en la celda A3 se almacena el valor 25 que es el resultado de la suma de las celdas A1 más A2. Y(condición1; condición2;….;condición n) Esta función es usada conjuntamente con la función if, y nos sirve cuando tenemos dos o más condiciones que queremos que se cumplan para que ejecute la respuesta por valor verdadero, caso contrario ejecutará por valor falso. Si celda G3 contiene un valor superior o igual a 21; Y Si Celda H3 contiene un porcentaje superior o igual a 70% Entonces: Como tenemos dos condiciones, únicamente si se cumplen las dos condiciones, por valor verdadero: Aprobará, por valor falso: Reposición. La función se escribe de la siguiente manera:

=SI(Y(G3>=21;H3>=70%);”Aprueba”;”Reposición”) Ejemplo:

O(condición1; condición2;….;condición n) Esta función es usada conjuntamente con la función if, y nos sirve cuando tenemos dos o más condiciones y queremos que una condición o más se cumpla (pero no todas) para que ejecute la respuesta por valor verdadero, caso contrario ejecutará por valor falso. Si celda C3 es igual a “Informática”; o Si Celda D3 contiene el número 5 Entonces: Como tenemos dos condiciones, únicamente si se cumple una de las dos condiciones ingresadas, por valor verdadero: Participa, por valor falso: No participa. La función se escribe de la siguiente manera:

=SI(O(C3=”Informática”;D3=5);”Participa”;”No participa”)

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Función condicional múltiple Esta función sirve generalmente para resolver problemas donde existan varias condiciones que deben cumplirse para ejecutar alguna acción. La sintaxis general de esta función es:

SI(condición1; acción1; SI(condición2; acción2; SI(condición3; acción3; ….))) Ejemplo:

=SI(A2<6;0;IF(OR(AND(A2>=6;A2<=18);A2>65);0,12;0,25))

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14 Ordenamiento de datos Las listas podrán ser ordenadas escogiendo el campo de ordenación, para ordenar listas seleccione la ficha Datos.

Luego de un clic en ordenamiento ascendente , o descendente , esta acción le permitirá mostrar el cuadro de diálogo ordenar.

, o en Ordenar

Cuadro de diálogo Ordenar En este cuadro de diálogo usted podrá elegir los campos de ordenación que desee. Esto se utiliza en caso de que algún registro del campo de ordenación se repita. Ordenar por será el campo primero o principal de ordenación, en caso de repetirse, seleccionar

. Aquí deberá elegir otro rótulo de campo diferente al elegido en

Ordenar por.

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En caso de que los registros se repitieran en los dos campos anteriores, tiene la posibilidad de elegir otro campo de ordenación, esto se realiza seleccionado el botón

.

En caso de que los registros se repitieran en los campos anteriores, tiene la posibilidad de elegir otro campo de ordenación, esto se realiza seleccionado el botón

.

Adicionalmente para cada una de las listas, puede seleccionar el orden como Ascendente o Descendente. En caso de que su lista no tuviera rótulos,

, en dicho caso en lugar de

aparecer el texto de los rótulos aparecería la columna a la que pertenecen.

14.1.1

Opciones de ordenación

Si su lista no hubiera sido creada en columnas, o tuviera elementos de ordenación diferente a la ascendente y descendente, por ejemplo, si queremos ordenar por los días de la semana, o según los meses del año, o siguiendo algún tipo de orden especial con alguna lista creada por usted, en ese caso deberá seleccionar el botón Opciones

, esta selección

abre el cuadro de diálogo Opciones de ordenación.

Cuadro de diálogo Opciones de ordenación En este cuadro de diálogo, podrá seleccionar el orden de la lista. Si los datos se encuentran en columnas, deberá seleccionar Ordenar de arriba hacia abajo; en caso de que su lista estuviera en filas, deberá seleccionar Ordenar de izquierda a derecha. Adicionalmente, puede escoger el orden correspondiente al primer criterio de ordenación. En esta lista podrá seleccionar el tipo de ordenación. En caso de ser normal, será la ordenación tipo

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alfabética, además, en esta lista aparecen todas las listas personalizadas del Excel, pudiendo utilizar las listas personalizadas como criterio de ordenación. Una vez realizada la selección requerida, aceptar (Ok). Toda la tabla será ordenada siguiendo el criterio seleccionado.

Nota: En caso de no ubicarse en una de las celdas de la tabla antes de realizar cualquiera de las operaciones con listas, Excel no encuentra la lista con la que se desea trabajar y genera un cuadro de diálogo de error Este error se corrige ubicándose en una de las celdas que contiene información de la lista.

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Exel Basico.

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