MUNICIPALIDAD ICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA DIRECCION GENERAL DE AUDITORIA INTERNA
EXAMEN ESPECIAL RELACIONADO CON LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DE LA MUNICIPALIDAD MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA PERIODO 02 ENERO AL 31 DICIEMBRE 2001 I.-
INTRODUCCION 1.
ORIGEN DEL EXAMEN El Examen Especial relacionado con la Adquisición Adquisición de Bienes y Servicios, período del 02 Ene.2001 al 31 Dic.2001, de la Municipalidad Municipalidad Provincial de Piura, Piura, se ha realizado en cumplimiento al Plan Anual de Control para el año 2002, aprobado mediante Resolución de Alcaldía Nº 1119-2001-A/MPP del 29 Nov.2001 y Resolución de Sub Contralor Nº 069-2001-CG del 31.Dic.2001.
2.
NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN La presente acción de control constituye un Examen Especial relacionado con la Adquisición de Bienes y Servicios, por el período del 02 Enero al 31 Diciembre 2001, cuyos objetivos son los siguientes:
3.
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Establecer la eficiencia de los controles internos implementados para cautelar el buen uso de los recursos públicos en las adquisiciones de Bienes y Servicios.
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Evaluar el proceso de adjudicación de bienes y servicios con un enfoque integral que comprende los requerimientos, evaluación de propuestas, adjudicación, contratación y conformidad de la cantidad y calidad de los suministros incidiendo en los procesos de Licitación de mayor significación económica y en las exoneraciones de la modalidad de Licitación Pública, otorgadas y en los procesos declarados desiertos, sin descuidar las adjudicaciones directas.
ALCANCE DEL EXAMEN El Examen Especial se enmarcó dentro de las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU), y comprendió la evaluación selectiva de la documentación relacionada con los diferentes procesos de selección para la adquisición de bienes y servicios efectuados por la Municipalidad Provincial de Piura,
Cabe señalar que durante la Acción de Control, se ha tenido limitaciones en cuanto a la información que se se ha solicitado a la Dirección de Logística, la misma que atendía los requerimientos con varios días de retraso, lo cual ha motivado que el trabajo de campo sea ampliado en diez (10) días y disminuido los días de elaboración del Informe Final.
El Examen Especial abarcó el período comprendido entre el 02 de Enero al 31 de Diciembre del 2001 habiéndose incluido en el presente Examen Especial, investigaciones dispuestas por el señor Alcalde, por hechos suscitados en el presente año 2002.
4.
ANTECEDENTES Y BASE LEGAL La Municipalidad Provincial de Piura, es una entidad con personería jurídica de derecho público y goza de autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. Su organización y funcionamiento se encuentra normado por la Ley No. 23853, Ley Orgánica de Municipalidades y tiene como finalidad planificar, ejecutar e impulsar un conjunto de acciones con el objeto de proporcionar el desarrollo integral y armónico de su jurisdicción. La Municipalidad Provincial de Piura, para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una Estructura Orgánica Administrativa, aprobada mediante Edicto Municipal No. 007-99-C/CPP de fecha 13.Ago.1999, la misma que está conformada por Órganos de Gobierno, Órgano de Control, Órganos de Asesoramiento Asesoramiento y Apoyo, y Órganos de Ejecución.
BASE LEGAL ? ? ? ? ? ? ? ? ?
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Ley N° 23853. Nueva Ley Orgánica de Municipalidades y sus modificatorias. Decreto Supremo No. 012-2001-PCM que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley No. 26850 (Vigente a partir del 15.Mar..2001). Decreto Supremo No. 013-2001-PCM que aprueba la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Vigente a partir del 15.Mar.2001). Decreto Legislativo No. 909-2000, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2001. Ley N° 27573, Ley del Presupuesto del Sector Público Para el Año Fiscal 2002. Ley N° 27209, Ley de Gestión Presupuestaria del Estado. Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobadas con Resolución de Contraloría No. 072-98-CG. Directiva N° 005-2000-CONSUCODE/PRE, aprobada con Resolución N° 0682000-CONSUCODE/PRE 2000-CONSUCODE/PRE (vigente para el primer trimestre del año 2001) Directiva No. 014-2001-CONCUSCODE/PRE, aprobada con Resolución No.1192001-CONSUCODE/PRE, aprueban Directiva que regula la Información que debe contener el Registro de Procesos de Selección y sus Contratos a cargo de las Entidades del Sector Público (vigente a partir de 2do trimestre del año 2001) Resolución de Contraloría No. 042-2001-CG que aprueba la Directiva No. 0052001-CG/OATJ que aprueban Directiva sobre la Información que las Entidades deben remitir a la Contraloría General de la República con relación a Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Resolución de Contraloría No. 092-2001-CG que modifica la Directiva que establece la Información que las Entidades deben remitir a la Contraloría General con relación a Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Dec. Leg. N° 276. 276. Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público.
5.
COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS Durante el trabajo de campo se determinaron hallazgos de auditoria, los mismos que en cumplimiento a la NAGU 3.60 Comunicación de Hallazgos de Auditoría, fueron comunicados a los funcionarios, ex funcionarios y servidores responsables, dándoles la oportunidad de ejercer el derecho de defensa; por lo que sus aclaraciones y/o comentarios recepcionados fueron evaluados por la Comisión de Auditoría y considerados en el presente informe.
6.
MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO Durante la acción de control se emitió el Memorándum de Control Interno, mediante el cual se informó al Titular de la entidad, las deficiencias en los controles internos implantados en la misma; el referido documento fue elevado al titular de la entidad a través del Oficio Nº 221-2002-DGAI/MPP de fecha 23 Dic.2002.
7.
OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA Se precisa que las adquisiciones efectuadas para el Programa del Vaso de Leche, correspondiente al año 2001, fueron evaluadas en una Acción de Control específica en el presente año. De otro lado considerando que los montos pagados indebidamente representan sumas no considerables, pero que devienen en perjuicio económico que afectan la economía de la Municipalidad, razón por lo que se esta reportando los mismos en el presente Examen Especial.
II.
OBSERVACIONES Como resultado del Examen Especial relacionado con la Adquisición de Bienes y Servicios, período 02 Ene.2001 al 31 DIC.2001, así como de las investigaciones dispuestas por el Sr. Alcalde en relación a hechos suscitados en el presente año, se han determinado las siguientes observaciones:
1.
LA DIRECCION DE LOGISTICA NO HA LLEVADO UN “REGISTRO DE PROCESOS DE SELECCION Y CONTRATOS”, Y POR CONSIGUIENTE NO CUMPLIO CON REMITIR LA INFORMACION REFERENTE A DICHOS PROCESOS AL CONSUCODE Y A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA. Se ha determinado que la Dirección de Logística de la Municipalidad Provincial de Piura no ha llevado el “Registro de Procesos de Selección y Contratos”, en el cual obligatoriamente se debió registrar los procesos de Licitación Pública, Concursos Públicos, Adjudicación Directa y Adjudicación de Menor Cuantía, así como los contratos derivados de estos procesos y por consiguiente no ha cumplido con remitir trimestralmente al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE, la información requerida por este organismo de acuerdo a los Formatos preestablecidos. Del mismo modo no se ha cumplido con remitir trimestralmente información a la Contraloría General de la República, referente a los procesos de selección que se hayan culminado al finalizar cada trimestre del ejercicio 2001, de acuerdo igualmente a Formatos preestablecidos.
Lo expuesto transgrede el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado con Decreto Supremo N° 013-2001-PCM, que en el Artículo 10 “Registro de Procesos y Contratos”, señala que la Entidad obligatoriamente llevará un registro de los procesos de Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación Directa y Adjudicación de Menor Cuantía, así como los contratos derivados de éstos; y en el párrafo tercero del artículo mencionado señala que la información sobre los procesos realizados deberá ser remitida trimestralmente al CONSUCODE, en la forma establecida por éste, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la finalización de cada período, a fin de dar cumplimiento a lo dispuesto por el Art. 46° de la Ley, la cual dispone que la Entidad bajo responsabilidad, llevará un Registro Público de los procesos de selección que convoque, de los contratos suscritos y su información básica, debiendo remitir trimestralmente una estadística de dicha información al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, disposición concordante con la Directiva N° 014-2001-CONSUCODE/PRE, aprobada con Resolución N° 119-2001CONSUCODE/PRE. La Directiva N° 005-2001-CG/OATJ, aprobada con Resolución de Contraloría N° 0422001-CG, y modificada con Resolución de Contraloría N° 092-2001-CG, en la V DISPOSICION ESPECIFICA, numeral 1 señala: Las entidades remitirán a la Contraloría General de la República, dentro de los quince (15) días siguientes al cierre de cada trimestre, la información sobre los procesos de selección que hayan culminado durante el trimestre. Lo expuesto constituye un riesgo potencial que la entidad sea sancionada por no proveer de información para la Base de Datos del CONSUCODE, tal como dispone la Directiva N° 014-2001-CONSUCODE/PRE, aprobado con Resolución N° 119-2001CONSUCODE/PRE, asimismo de parte de la Contraloría General de la República, por no cumplir la entidad con lo dispuesto por este Organo Superior de Control. Situación que se ha producido por un débil control interno existente en la Dirección General de Administración y por la Dirección de Logística..
2.
IRREGULARIDADES EN PROCESO DE LICITACION PUBLICA No. 002-2001CE/MPP MOTIVO PARA QUE SEA ANULADA DE OFICIO, HABIENDO GENERADO PERJUICIO ECONOMICO A LA MUNICIPALIDAD POR LA SUMA DE S/. 3,320.77 POR CONCEPTO DE VIATICOS, SIN CONSIDERAR GASTOS POR PUBLICACIONES Y PAGO DE EXPERTO. De la evaluación realizada a la Licitación Pública No. 002-2001-CE/MPP, convocada para la "ADQUISICION DE CUATRO CAMIONES VOLQUETES DE 15 M3", se ha evidenciado que dicho proceso se realizó a solicitud de la Dirección de Infraestructura, teniendo como valor referencial la suma de $ 200,000.00, el mismo que no estaba contenido en el Plan Anual de Adquisiciones del año 2001. Para llevar a cabo dicho proceso, con Resolución de Alcaldía N° 291-A/MPP de fecha 05 Abr.2001, se designó al Comité Especial, conformada por: Director General de Administración - Presidente Director General de Asesoría Jurídica -Miembro Director de Transporte - Miembro Experto Miembro Experto Miembro Experto - Independiente
CPC. Juan Avalos León Dr. Valentín Soto Llerena Ing. Civil Luis Vallejos Vílchez Br. Gaspar Chiroque Sandoval Ing. Genaro Salas Dorado
Miembro Suplente
Sr. Juan Carlos Tello Shaw
El Ing. Luis Vallejos Vílchez, renuncia al cargo de Director de Transportes el 18.Abr.2001, por lo tanto no continuó como Experto y lo sustituye el Sr. Juan Carlos Tello Shaw en su condición de Director de Logística, no habiéndose efectuado la rectificación de la mencionada Resolución. El Proceso se inició el día 17.Abr.2001, con la publicación de la Convocatoria en el Diario Oficial "El Peruano" y el Diario "El Tiempo", la que no indicaba la condición y año de fabricación de los vehículos por adquirir, lo cual sí estaba contemplado en las Bases. Las Bases fueron adquiridas por tres postores: Volvo Perú S.A. Divemotor S.A. Inversiones Vucval S.A.
adquiridas el 20.Abr.2001 adquiridas el 20.Abr.2001 adquiridas el 23.May.2001
Revisado el expediente del Proceso de Adquisición, se ha evidenciado que éste no contiene todos los documentos relacionados con el mismo, como son: las propuestas presentadas por los postores, oficios remitidos al CONSUCODE, entre otros. El Acto de Presentación de Propuestas se realizó el 30.May.2002, con la participación solo de dos (02) postores: DIVEMOTOR S.A e INVERSIONES VUCVAL S.A. y según Acta del Comité Especial se observó que ambos postores no presentaron el Manual de Taller y la Garantía Específica por cada vehículo, otorgándoles para tal efecto 48 horas de plazo para su subsanación, y es el día 01 Jun.2001, a horas 11.05 a.m., que la Dirección General de Administración recepciona vía fax, la Carta de fecha Mayo 2001, donde INVERSIONES VUCVAL S.A., indicaba que remitían los documentos faltantes, no habiéndose ubicado en el expediente el original de dicho documento ni mucho menos los documentos faltantes, dándose el caso que según Acta, de fecha 05 Jun.2001, el Comité Especial no informa si los postores remitieron o no los documentos observados, y es en esta reunión que acuerdan por mayoría verificar "in-situ" los talleres autorizados designado por los postores. El mismo día en horas de la tarde, el Comité Especial se reúne, y es el Presidente quien pone de conocimiento que los ingenieros expertos habían evaluado la Propuesta Técnica de cada uno de los postores, sin mencionar si hubo o no observaciones; no habiéndose ubicado en el Expediente del Proceso el Informe Técnico de dicha evaluación. El 06 Jun.2001, la Comisión en pleno se constituyó a la Empresa Inversiones Nor Oriente (Km. 2 Carretera a Piura- Sullana), taller autorizado por los dos postores, en donde levantan dos Actas consignando la misma hora en las cuales señalan que el almacén no tiene todos los repuestos necesarios para el mantenimiento de la maquinaria ofertada, firmando un Acta el Ing. Ramón Caminatti Romero como representante legal del postor DIVEMOTOR S.A. y la Segunda Acta el mismo Ing. firma por el Sr. Víctor Cruz Guevara, quien es el representante de VUCVAL S.A., y no obstante lo observado, el Comité Especial se reúne el día 07 Jun.2001, para llevar a cabo el proceso de otorgamiento de la Buena Pro, procediendo a evaluar la Propuesta Técnica, evidenciándose que en dicha evaluación se había cambiado el encabezamiento de los formatos que según las Bases señalaba la marca del vehículo, origen, No. de motor, No. de serie, entre otros, y el usado por el Comité Especial, sólo se indica No. de Licitación, el Proyecto y fecha de evaluación, lo que hace presumir la concertación del Comité con
los postores, toda vez que de haber utilizado los formatos establecidos de acuerdo a las Bases, hubiera resaltado que ambas Empresas ofertaban los mismos vehículos. En la evaluación técnica la Empresa DIVEMOTOR S.A. obtuvo 45.73 puntos y la Empresa Inversiones VUCVAL, S.A. 43.73 puntos, diferencia motivada por no presentar ésta última, Plan de Capacitación y el Certificado de Calidad del Fabricante. En la Propuesta Económica, DIVEMOTOR obtuvo 50 puntos e Inversiones VUCVAL S.A. 49.99 puntos, por las ofertas de S/. 219,960.00 y S/. 220,000.00 respectivamente, otorgándose la Buena Pro en mesa a DIVEMOTOR S.A. concluyéndose el acto sin ninguna observación; habiéndose encontrado en el expediente del proceso el Oficio N° 002-2001MPP/CEA, de fecha 07.Jun.2001 dirigido al CONSUCODE en donde el Presidente del Comité pide que la mencionada entidad rectifique la consulta telefónica de que no hay impedimento legal en el caso que dos Postores (distribuidor y sub-distribuidor), presenten sus propuestas ofertando los mismos vehículos, identificados por el N° de motor, serie y placa de rodaje; adjuntando cartas de los dos Postores en las que enumeran el número de chasis, motor y placa de las unidades ofertadas, documentos éstos que solo difieren en el tamaño de la letra, sellos, firma y razón social; no habiéndose evidenciado la remisión del documento mencionado al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE, ni menos consta en Actas el caso suscitado. El mismo día 07 Jun.2002, a horas 12:00 a.m., se reúne nuevamente el Comité Especial, y es el Presidente del referido Comité que expone que es necesario viajar a la ciudad de Lima el Comité en pleno, para que verifique la disponibilidad de servicios técnicos repuestos, con lo cual se garantizaría fehacientemente el puntaje obtenido por cada postor, por estar dentro de los plazos que quede consentida la Buena Pro, y es el mismo día que informan al Titular de la entidad que el Comité en pleno viajaría a la ciudad de Lima, a fin de verificar las unidades propuestas, su estado de conservación y veracidad de sus declaraciones, acciones diferentes a lo acordado según Acta, lo cual generó un gasto por tres (3) días de Comisión de Servicios por la suma de S/. 3,320.77 (Anexo N° 3). El día 13 Jun.2001, a horas 9:00 a.m., el Comité en pleno se constituyó a los locales de la Empresa DIVEMOTOR, encontrando todo conforme según la Propuesta presentada; y a las 12:50 p.m. del mismo día, se apersonaron al local de INVERSIONES VUCVAL S.A., verificando solo el almacén de repuestos, en razón a lo informado por el Gerente General Juan Valdez Coz; que los vehículos se encontraban en exhibición en distintos lugares para venta, no siendo posible su verificación. Al final de la visita según Acta, el Gerente General había manifestado que eran concesionarios y distribuidores autorizados y que el representante en marca era DIVEMOTOR S.A. concluyendo la visita a las 13:10 p.m. La Buena Pro debió quedar consentida el 13 Jun.2001, sin embargo, con fecha 14 Jun.2001, el Comité Especial eleva el Informe N° 001-2001-CE/CPP a la Alcaldía, en la que expone que según los hechos observados por ellos desde el día 05 Jun.2001, que efectúan la visita al taller autorizado por los postores, se acreditaba y se demostraba la conciliación de precios entre ambos postores, solicitando se declare la nulidad de oficio y que la Resolución debía publicarse en el Diario Oficial "El Peruano", emitiéndose la Resolución de Alcaldía N° 541-2001-A/MPP de fecha 14 Jun.2001, declarando la nulidad de oficio del Proceso de Selección y en Art. 2do. señala que se debe comunicar la presente Resolución al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE para que se determine las sanciones a que hubiere lugar, comunicación que no fue remitida al CONSUCODE.
Los hechos expuestos trasgreden el Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que en el Artículo 3° indica: "Los procesos de adquisición y contratación regulados por esta Ley y su Reglamento se rigen por los principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía, vigencia tecnológica y trato justo e igualitario; teniendo como finalidad de garantizar que las entidades obtengan bienes, servicios y obras de calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados". El Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado con D.S. N° 013-2001-PCM, en el Art. 10° indica: "Los postores en un Proceso de Selección están prohibidos de celebrar acuerdos entre sí y con terceros, con el fin de establecer prácticas restrictivas de libre competencia, bajo sanción de quedar inhabilitados para contratar con el Estado, sin perjuicio de las demás sanciones que establecen las disposiciones vigentes"; el Art. 25° CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO, señala que: "El otorgamiento de la Buena Pro quedará automáticamente consentida una vez transcurrido el plazo para la interposición de los recursos de impugnación sin que los postores hayan ejercido tal derecho"; en el Art. 38° QUORUM Y ACUERDOS, en el que numeral 2) párrafo segundo señala: "EL Comité Especial actúa en forma colegiada y es autónomo en sus decisiones, las cuales no requieren ratificación alguna por parte de la Entidad. Sus integrantes son solidariamente responsables de su actuación. Los actos del Comité Especial consta en Actas" Asimismo, trasgrede las Normas de Control Interno para el Sector Público aprobado con Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, N° 300-01 que señala: En su sentido más amplio; economía en la gestión de la entidad pública, significa, administración recta y prudente de los recursos públicos. Es decir, orden en el gasto presupuestal, ahorro de trabajo, dinero, buena distribución de tiempo y otros asuntos. Lo expuesto ha originado un perjuicio económico a la Entidad así como a la Comunidad al no haberse adquirido los vehículos con los cuales se hubiese ampliado y/o mejorado los servicios de Limpieza Pública. Situación que se produjo debido a la falta de idoneidad de cada uno de los integrantes del Comité Especial de Adquisiciones
3.
PROCESOS DE ADQUISICIONES SON REALIZADOS SIN CRITERIO TECNICO, Y LA INCORRECTA SELECCIÓN DE PROVEEDORES HA ORIGINADO INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO. De la evaluación a los expedientes de adquisiciones de los Procesos de Adjudicación de Menor Cuantía, se ha determinado que en los requerimientos de materiales para una Obra determinada, las adquisiciones no han sido agrupados a efecto de realizar un solo proceso de adquisición, habiéndolo realizado en forma individual e incorrecta, así tenemos: En la Obra Construcción del Módulo de Vivienda para Damnificados del Fenómeno del Niño, el Jefe de Proyecto Sr. Manuel Reque Ugaz, solicitó al Director General de Administración, mediante Memorando N° 006-2001-MPP/SP-CIV de fecha 06 Feb.2001, que se realicen cotizaciones para adquirir materiales según dos (2) requerimientos efectuado por el Ing. Residente de la Obra, indicándole que adjuntaba cotizaciones con precios más bajos que los cotizados por la Oficina de Logística, (documentos que no se encuentran archivados en el expediente). En uno de los requerimientos, Informe N° 042000-MCM-R/MPP-VPC, de fecha 11.Dic.2000, solicitaban entre otros: AGREGADOS
y LADRILLO KK, cuyos costos referenciales eran de S/. 21,724.00 y 20,349.00 respectivamente, sin embargo se realizaron dos procesos de Adjudicación de Menor Cuantía, la N° 009 y 010-2001-CEP/MPP “Construcción Módulos Villa Perú – Canadá”, teniendo como CRONOGRAMA DEL PROCESO las mismas fechas. En los expedientes de los Procesos de Adquisición no se ha encontrado archivados cartas de invitación a proveedores, propuestas presentadas por los postores eliminados, notificación a la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa PROMPYME, entre otros documentos que deben contener los referidos expedientes. Según Acta de Adjudicación Directa de Menor Cuantía N° 009-2001-CEP/MPP (folio 29 del Libro de Actas), de fecha 25 May.2001, para la adquisición de 107,100 ladrillos King Kong Artesanal de primera calidad de 24 x 14 x 9 tipo Caravista, se presentaron tres postores: -
Ladrillo David de Ricardo More Silva. Servicios, Representaciones y Constructora “CESAR´S S.A.”. Mi Señor Cautivo.
El Comité Especial al evaluar las propuestas técnicas que presentaron los postores, descalificó a dos de ellos por no alcanzar el puntaje mínimo, que según las Bases del Proceso de Selección era de 40 puntos; sin embargo, otorga la Buena Pro al Postor Servicios, Representaciones y Constructora Cesar´s S.A., asignándole indebidamente 43 puntos, según como se demuestra en el Cuadro Comparativo de Cotizaciones, donde se considera a dicho postor como plazo de entrega de los bienes 04 días, asignándole en dicho ítem ocho (08) puntos, a fin de que totalizara 43 puntos y obtuviera la Buena Pro, no obstante según Acta del Comité de fecha 25 May.2001, dicho postor solo obtuvo 39 puntos, y consecuentemente también estaba descalificado, por cuanto según se refiere en dicha Acta el plazo de entrega de los bienes ofertado por el indicado postor era de 5 días y por lo tanto de acuerdo a las Bases del Proceso se le concedió 4 puntos con lo que totalizaba 39 puntos, calificación esta que fue modificada por el Comité en el Cuadro Comparativo de Cotizaciones, con la finalidad de favorecer al precitado postor, a quien se le otorgó la buena pro con su oferta de S/. 19,063.80 para la adquisición de 107,100 unidades de ladrillo King Kong. De acuerdo a las Bases, culminada la Adjudicación se comunicaría por escrito el resultado de la Buena Pro al postor ganador, para que en un plazo de un día calendario, es decir el 28 May.2001, se procediera a suscribir el contrato, sin embargo no se comunicó al postor, y el mencionado contrato se suscribió el 21 Jun.2001, después de 25 días de otorgada la Buena Pro. Con Guía de Remisión N° 0001- N° 00008, de fecha 12 Jul.2001, se recepcionó en obra 8,500 unidades de ladrillo, a los 21 días de firmado el contrato y que según su propuesta técnica era a los 5 días de firmado, y es con fecha 18 de Julio que el Director de Logística, comunicó notarialmente el incumplimiento del contrato, otorgándole un plazo de 24 horas para que entregue la diferencia del material, es decir los 98,600 unidades de ladrillo KK, recepcionándolo el Proveedor el 20 Jul.2001, ante el cual, con Carta N° 042001-CESAR´S S.A. de fecha 07 Ago.2001, el Proveedor solicita la resolución de contrato y cancelación de los 8,500 ladrillos que había remitido. Con Informe N° 003-2001-CEP/MPP de fecha 10 Ago.2001, el Sr. Juan Carlos Tello Shaw, firmando como Presidente del Comité Especial Permanente, comunica al Director de Asesoría Jurídica el incumplimiento del contrato, y solicita la resolución del contrato
y que se efectúe los trámites para la sanción correspondiente, ante el cual obtiene respuesta mediante Informe N° 0862-2001-DGAI/CPP de fecha 15.Ago.2001, en la que Asesoría Jurídica opina que la empresa ha incumplido con la entrega de ladrillo King Kong siendo la causal imputable al contratista la resolución del contrato, por lo tanto procede el cobro de la penalidad, para lo cual se debe emitir la Resolución de Alcaldía en la que se declare la resolución del contrato y que se efectúe los trámites para la sanción correspondiente. Y es en la Orden de Servicio N° 705, cancelado con el Comprobante de Pago N° 4644 de fecha 29 Ago.2001, donde se efectúa la deducción de la penalidad por el 5% del monto contractual, sin que previamente se expida la Resolución de Alcaldía correspondiente. Asimismo no se ha comunicado al CONSUCODE, ni mucho menos se ha efectuado el trámite respectivo para el resarcimiento de daños y perjuicios ocasionados por el incumplimiento del contrato. Lo expuesto trasgrede el Art. 45° del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo N° 012-2001-PCM que en el último párrafo señala que: La resolución del contrato por causas imputables al contratista le originará las sanciones que le imponga el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, así como el resarcimiento de los daños y perjuicios ocasionados; y el Art. 50° Cumplimiento de lo pactado, señala que: Los contratistas están obligados a cumplir cabalmente, con lo ofrecido en su propuesta y en cualquier manifestación formal documentada, que hayan aportado adicionalmente, en el curso del proceso de selección o en la formalización del contrato, así como a lo dispuesto en los incisos 2) y 3) del Art. 1774° del Código Civil. Asimismo, ha transgredido el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado con Decreto Supremo N° 013-2001-PCM, y que en el Art. 3° Principios que rigen las adquisiciones y contrataciones del Estado, numeral 1. Principio de Moralidad, señala que Los actos referidos a las adquisiciones y contrataciones deben caracterizarse por la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia y probidad; y en el numeral 2. Principio de Libre Competencia, indica que en los procedimientos de adquisiciones y contrataciones se incluirán regulaciones o tratamientos que fomenten la más amplia, objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participación de postores potenciales y en el Art. 38° numeral 2) segundo párrafo señala que el Comité Especial actúa en forma colegiada y es autónomo en sus decisiones, las cuales no requieren ratificación alguna por parte de la Entidad. Sus integrantes son solidariamente responsables de su actuación. Los actos del Comité Especial consta en actas y el Art. 93°, párrafo 2do. indica que la convocatoria de los procesos de selección regulados en el presente subcapítulo, cuyos valores referenciales sean iguales o superiores a cuatro (4) UIT se notificará al PROMPYME... Lo expuesto ha traído como consecuencia que al no haber comunicado al PROMPYME el Proceso de Adquisición a realizar, hubo concurrencia limitada de postores, y los tres que se presentaron no cumplían con los requisitos mínimos exigidos, lo que motivó a que indebidamente se otorgue la Buena Pro y por consiguiente se incumpliera el contrato en perjuicio de la comunidad beneficiaria, al no cumplirse con los plazos establecidos en la ejecución de la obra. Situación que ha sido ocasionada por un deficiente control interno de la Dirección de Logística y falta de Supervisión de la Dirección General de Administración.
4.
MIEMBRO EXPERTO NO CUMPLIO A CABALIDAD CON SUS OBLIGACIONES, HABIÉNDOSE PAGADO INDEBIDAMENTE EL IMPORTE DE S/. 1,235.40. Se ha determinado que el Miembro Experto Independiente no ha cumplido con sus obligaciones contractuales por lo que el importe de S/. 1,235.40 pagado, correspondiente al 30% a la recepción conforme de los vehículos y/o a la conclusión del proceso de selección, es indebido, tal como se demuestra a continuación: El Ing. GENARO SALAS DORADO, Miembro Experto independiente designado con Resolución de Alcaldía N° 291-2001-A/MPP de fecha 05 Abr.2001, hizo llegar al Sr. Juan Francisco Avalos León, Dirección General de Administración, su Informe s/n, de fecha 14 Jun.2001, en el cual hacía un recuento de su accionar como Miembro Experto Independiente, documento con el cual (sin ningún proveído), se elaboró la Orden de Servicio N° 00657, de fecha 30 May.2001, dando conformidad al servicio prestado el mencionado Administrador, firmando como Presidente del Comité de Adquisiciones. El referido experto independiente, presentó el Recibo por Honorarios por la suma de S/.4,118.00 de fecha 19 Jun.2001, y que según contrato firmado con fecha 05 Abr.2001, el monto a pagar era por S/. 3,500.00 neto de impuestos de Ley, y que incluyendo estos impuestos de acuerdo a disposiciones Tributarias el importe es de S/. 4,118.00, a pagarse de la siguiente manera: 40% a la presentación de las Bases Administrativas y especificaciones técnicas concluidas y aprobadas 30% a la apertura de sobres de la Licitación Pública. 30% a la recepción conforme de los vehículos y/o a la conclusión del proceso de selección. TOTAL
S/. 1,647.20 1,235.40 1,235.40 S/. 4,118.00
Los pagos se efectuaron de la siguiente manera: Comprobante de Pago N° 2261 del 08 May.2001 Comprobante de Pago N° 3145 del 20 Jun.2001 Neto Cobrado
S/.
800.00 2,700.00
S/. 3,500.00
De los pagos efectuados, el correspondiente al 30% a la recepción conforme de los vehículos y/o a la conclusión del Proceso de Selección, por un importe de S/. 1,235.00 resulta improcedente, toda vez que al haberse declarado de Oficio la nulidad del proceso de selección correspondiente a la Licitación Pública N° 002-2001-CE/MPP, según Resolución de Alcaldía N° 541-2001-A/MPP de fecha 14 Jun.2001, no se efectuó la recepción de los vehículos, más aún el mencionado experto independiente, según actas suscritas no informó que al evaluar las Propuestas Técnicas, ambos postores ofertaban los mismos vehículos, identificados con el N° de motor y chasis, lo cual sí lo manifiesta en su Informe de fecha 14 Jun.2001, con el que solicita el pago del saldo de sus honorarios profesionales, por lo que el referido desembolso por la suma de S/. 1,235.40 correspondiente al 30% a la recepción conforme de los vehículos y/o a la conclusión del proceso de selección resulta improcedente. Lo expuesto trasgrede el Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado con Decreto Supremo N° 012-2001-PCM, que en el Art. 23° del Comité Especial, párrafo segundo señala: El Comité Especial estará
integrado por no menos de tres miembros y se conformará con la participación de personas que tengan conocimiento técnico de los bienes o servicios a adquirir y el Art. 24° Responsabilidad indica que: Todos los miembros del Comité Especial son solidariamente responsables por que la selección realizada se encuentre arreglada a ley y responde administrativa y/o judicialmente, en su caso de cualquier irregularidad cometida en la misma que les sea imputable. Son de aplicación a los miembros del Comité Especial lo establecido en el Art. 47° de la presente Ley. En caso se determine responsabilidad en los expertos independientes que participen en el Comité, sean estos personas naturales o jurídicas, el hecho se comunicará al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado para que se le incluya en el Registro de inhabilitados para Contratar con el Estado. Lo expuesto ha traído como consecuencia un perjuicio económico de la entidad en S/. 1,235.40 al haberse pagado indebidamente a miembro experto que no cumplió a cabalidad sus obligaciones, hechos que se originaron por una deficiente gestión del Ex – Director General de Administración y a su vez Presidente del Comité Especial Juan Avalos León.
5. TRABAJOS DE MANTENIMIENTO Y REPARACION DE RODILLO VIBRADOR DYNAPAC, FUERON REALIZADOS EN FORMA ESCALONADA SIMULANDO UN PROCESO DE SELECCIÓN. Se ha determinado que el rodillo vibrador DYNAPAC, asignado a la Dirección de Infraestructura, se le ha efectuado mantenimiento y reparaciones en forma escalonada en los meses de Julio, Septiembre y Octubre del año 2002, trabajos que fueron realizados por Servícentro Luren, empresa que funciona irregularmente al no contar con Licencia de Funcionamiento, ni local para la ejecución de sus actividades; observándose en la prestación de dichos servicios lo siguiente: Con Informe Nº 0079/2002 de fecha 26 Jun.2002, la empresa Lubricentro Luren presupuesta la reparación general del rodillo vibrador DINAPAC por la suma de S/. 26,000.00, reparación que se lleva acabo por etapas, según como se demuestra con la documentación siguiente: Orden de Servicio Nº 1081 del 24 Jul.2002 por Orden de Servicio Nº 1324 del 05 Set.2002 por Orden de Servicio Nº 1602 del 28 Oct.2002 por
S/. 7,600.00 9,500.00 11,250.00
Evaluado el proceso de selección para efectuar dichos servicios, se observó lo siguiente: Que posterior a las dos primeras reparaciones, con documento s/n de fecha 12 Set.2002, el Jefe de la Unidad de Mantenimiento y Control Vehicular Sr. Víctor Castro Olaya, omitiendo a la Dirección de Logística, solicita al Jefe de Servicios Auxiliares Sr. Luis León García, la reparación urgente del motor PERKINS de rodillo vibrador DYNAPAC por estar descompresionado, y que al haber sido reparado las bombas de inyección, traslación, hidráulica y de vibración, los componentes exigían mayor fuerza del motor, adjuntando carta de Lubricentro Luren de fecha 11.Set.2002, dirigido al Jefe de la Unidad de Mantenimiento, en la que le informaba que se debe reparar el motor, a fin de que no sufra desperfectos con gastos mayores al funcionar con las piezas reparadas, y
que el motor necesitaba una reparación general completa a la brevedad para evitar torceduras de bielas, o roturas de válvulas, y que antes no debía trabajar la máquina. Con Proveído de fecha 13.Set.2002, el Jefe de Servicios Auxiliares Sr. Luis León García, remite lo actuado a la Dirección de Logística para conocimiento y disposición, quién lo recepciona el 16.Set.2002, y con fecha del 17.Set.2002, lo devuelve a la Unidad de Servicios Auxiliares, para su verificación e informe cuantificado, el mismo que con fecha 18.Set.2002, dispone al servidor Ricardo Sernaqué que proceda a invitar a los postores para efectuar dicho servicio, remitiendo a la Dirección de Logística con fecha 28 Oct.2002, el Cuadro Comparativo e invitaciones efectuadas, como son: Carta de invitación de fecha 19.Set.2002, la que solo indica “servicio de reparación del motor PERKINS del rodillo vibrador DYNAPAC”, no precisando las especificaciones técnicas, características, y otros datos indispensables que sirvan de información a los postores para presentar sus ofertas; invitación que según el cargo de recepción, figura recepcionada por los siguientes postores: DAGSA E.I.R.L, FABELI E.I.R.L, Lubricentro Luren, las que no indican fecha de recepción y de la Empresa Ferreyros S.A.A, que figura con sello de recepción de fecha 21 Oct.2002, esto último no obstante la carta de invitación tener fecha de 19 Set.2002, lo que hace presumir que se elaboró con esa fecha con fines de convalidar el acto de simulación del proceso de adquisición, más aún cuando se llegó a determinar que los postores DAGSA E.I.R.L y FABELI E.I.R.L no ofrecen servicios de reparación y mantenimiento de maquinaria pesada, y tienen como gerente a los señores Gerardo de la Cruz Sánchez Rangel y Roberto Martín de la Cruz, Sánchez Rangel respectivamente, presumiéndose por la igualdad de apellidos que son hermanos, considerando además que las propuestas presentadas por los supuestos postores en el encabezamiento han usado el mismo tipo de letra, el mismo estilo y color de letra, presentadas en impresión tipo laser en blanco y negro y que las direcciones señaladas son casa - habitación y no talleres de mantenimiento, según como se demuestra en la documentación que se adjunta. De otro lado, se precisa que el Cuadro Comparativo de Cotizaciones Nº 0082 de fecha 28 Oct.2002, fue avalado por el Comité Especial Permanente designado mediante Resolución de Alcaldía Nº 495-2002-A/MPP de fecha 07 Jun.2002, integrado por la servidora Martha Correa Cánova – Directora de Logística, Luis Enrique León García y Martín de la Cruz Otero Neyra, actuando en reemplazo de la Directora de Logística el Econ. Víctor Hugo Laberry Saavedra, Director General de Administración y miembro suplente del mencionado comité, quienes otorgaron la Buena Pro a Lubricentro Luren refiriendo por su oferta económica más baja, que fue de S/.11,250.80, elaborándose el mismo día la Orden de Servicio Nº 01602, la que cuenta con la conformidad del Jefe de la Unidad de Mantenimiento y Control Vehicular Sr. Víctor Castro Olaya, quien a su vez con fecha 29 Oct.2002, emitió su informe Nº 1127-2002-MPP-DL-UMYCV, dirigido al Director General de Administración Sr. Víctor Hugo Laberry Saavedra (no se evidencia sello de recepción), en el cual da su conformidad a la reparación del indicado motor, es decir que cuando se otorgó la Buena Pro, el bien ya había estaba reparado y por los hechos expuestos el proceso ha sido simulado. Del mismo modo se precisa que la Orden de Servicio ha sido autorizada por el Director General de Administración en reemplazo de la Directora de Logística y por el Jefe de la Unidad de Servicios Auxiliares, efectuándose el pago correspondiente el 30 Oct.2002, según Comprobante de Pago Nº 05787 de la misma fecha, el que contiene la Factura Nº 0862 de fecha 29 Oct.2002.
En lo referente a las Licencias de Funcionamiento, la Dirección de Abastecimientos y Comercialización de Productos con Oficios Nºs 1219-2002-DAYCP/MPP del 21 Nov.2002, y Oficio No. 1287-2002-DAYCP/MPP de fecha 11Dic.2002, ha informado que Lubricentro Luren y la Empresa DAGSA E.I.R.L en el sistema, no registran sus respectivas Licencias de Funcionamiento, es decir están funcionando irregularmente. De otro lado se precisa que Lubricentro Luren, en su facturación figura como Servicentro Luren, observándose diferentes membretes tanto en sus facturas como en sus propuestas presentadas y que en su domicilio legal que consigna en sus documentos que emite, funciona la Empresa Sociedad Mercantil del Norte y el teléfono Nº 306786 que aparece en su facturación corresponde a la empresa DIMATEX. Asimismo, con Oficio No. 1332-2002-DAYCP/MPP del 26 Dic.2002 el Director de Abastecimientos y Comercialización de Productos, Lic. Jorge Luis Ruesta Chamba, señala que la Empresa Fabelli E.I.R.L no se encuentra registrada en la Base de datos de la Dirección de Abastecimiento y Comercialización de Productos. Lo expuesto transgrede el Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante D.S Nº 012-2001-PCM, que en el Art. 3ro. Principio que rigen las Adquisiciones y Contrataciones, señala: “Los procesos de adquisición y contratación regulados por esta Ley y su Reglamento se rigen por los principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía, vigencia tecnológica y trato justo e igualitario; teniendo como finalidad garantizar que las entidades obtengan bienes, servicios y obras de calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados”; a su vez el Art. 10º Prohibición de Prácticas Restrictivas – “Los postores en un proceso de selección están prohibidos de celebrar acuerdos, entre sí o con terceros, con el fin de establecer prácticas restrictivas de libre competencia, bajo sanción de quedar inhabilitados para contratar con el Estado, sin perjuicio de las demás sanciones que establecen las disposiciones vigentes”. El Decreto Legislativo Nº 720 en su Art. 1º señala que las Municipalidades solo podrán exigir a las personas naturales o jurídicas para el desarrollo de cualquier actividad económica la Autorización Municipal de Funcionamiento. Lo dispuesto en el párrafo anterior no exime a las personas naturales o jurídicas de cumplir con los objetivos de higiene y salubridad establecidos en las normas vigentes. Los hechos expuestos han originado que la Municipalidad no haya podido obtener otras ofertas en mejores condiciones económicas para efectuar el mencionado servicio al simular un proceso de selección a fin de regularizar dicho servicio, considerando a postores que no se dedicaban ni ofrecían servicios de mantenimiento y reparación, todo esto con la finalidad de favorecer a Lubricentro Luren, hechos que se han originado por una deficiente gestión del Comité Especial Permanente y la carencia de efectivos controles internos en el proceso de las adquisiciones de bienes y servicios.
6.
HONORARIOS PROFESIONALES POR LA SUMA DE S/.12,000.00 FUERON PAGADOS INDEBIDAMENTE A SUPERVISORES AL NO HABERSE INICIADO LA EJECUCION DE LA OBRA. Se ha determinado que, el Director de Infraestructura, recomendó a la Dirección Municipal la contratación de un Inspector de Obra y un Inspector Adjunto, dos meses antes del inicio de la obra, tal como se detalla a continuación:
El Director de Infraestructura Ing. Alejandro Pasache Boyer, sin tener en cuenta que el Otorgamiento de la Buena Pro de la Obra “Construcción de Puestos de Venta-Mercado Minorista Las Capullanas”, no había quedado consentida, con Informe Nº 1380-2002DI/MPP de fecha 28 Ago.2002, recomienda a la Dirección Municipal, se contrate a partir del 01 Set.2002 al Arq. Ruy David Pardo Neumann como Inspector de Obra y al Ing. Carlos Adolfo Barrantes Pérez como Inspector Adjunto, para lo cual también debía disponer el monto de los Honorarios Profesionales: La Dirección Municipal con fecha 28 Ago.2002, autoriza la referida contratación, sin tener en cuenta que la obra no se había iniciado, no requiriendo como era su obligación, autorización al titular a fin de que se emita la Resolución de Alcaldía autorizando dichas contrataciones, disponiendo además pagar como honorarios profesionales el importe de S/. 3.000,00, mensual a cada profesional, no obstante a esa fecha el honorario que venían percibiendo los supervisores era de S/. 1,800.00 mensual, y que solo se contrataba a un supervisor por obra. Con la autorización de la Dirección Municipal a través de la Dirección de Logística se elaboran los contratos por servicios profesionales, cuyo plazo de contratación era desde el 1° Set.2002 hasta la culminación de la obra. La obra se inició el 12 Nov.2002, según Acta de Entrega de Terreno, y es el mismo Director de Infraestructura Ing. Alejandro Pasache Boyer, quien solicita nuevamente a la Dirección Municipal , mediante Informe N° 1618-2002-DI/MPP de fecha 28 Oct.2002 que se designe como Inspector al Arq. Ruy David Pardo Neumann a partir del 17 Oct.2002, sin mencionar que dicho profesional supuestamente ya venía prestando servicios desde el 1° Set.2002, acción esta que se omitió con la finalidad de sorprender al titular a fin de que autorice la contratación y no tomara conocimiento que dicho profesional ya venía laborando desde antes del inicio de la obra; emitiéndose la Resolución de Alcaldía N° 987-2002-A/MPP de fecha 11 Nov.2002; no solicitando dicha autorización para el Ing. Carlos Barrantes Pérez, igualmente con la finalidad de que el titular no tome conocimiento de que se estaba contratando indebidamente a Inspector Adjunto, y aún más antes del inicio de la obra, acciones que la Dirección de Infraestructura, ejecutó en coordinación con el Director Municipal, y sin conocimiento del titular. De otro lado tampoco se hizo de conocimiento que el Arq. Ruy David Pardo Neumann con fecha 11 Oct.2002, había firmado además el contrato por la Adjudicación de Menor Cuantía N° 1223-2002-CEP/MPP para que brinde los servicios del Estudio de Consultoría del Proyecto Rediseño y Relotización del Sector UPIS Aledaños al Kurt Beer – Barrio 1, 2, 3 y 4 por S/. 12,300.00 con un plazo de entrega de 60 días calendarios. En lo referente al Ing. Carlos Adolfo Barrantes Pérez, se precisa que el mismo no cuenta con Resolución de Alcaldía que autorice su contratación, presumiéndose que no laboró en esta entidad por cuanto con Oficio Nº 0255-2002-FONCODES/GZ-CHI de fecha 11 Dic.2002, el Jefe de la Oficina Zonal – Chiclayo del Fondo Nacional de Compensación y Desarrollo Social – FONCODES, ha comunicado que el mencionado Ing., ha sido contratado desde el mes de Julio del año 2002 hasta la fecha (11 Dic.2002), como Inspector Residente por el Núcleo Ejecutor del Proyecto “Pequeño Sistema de Riego San Rafael II Etapa, ubicado en la localidad de san Rafael del Distrito de Zaña, Provincia de Chiclayo – Lambayeque, y que el coeficiente de participación de dicho profesional es de uno (tiempo completo), es decir permanece en Obra los 24 días útiles del mes. Los pagos a los indicados profesionales se efectuaron en las siguientes condiciones: Con Informe Nº 1526-2002-DI/MPP de fecha 25 Set.2002, el Director de Infraestructura remite al Director Municipal los informes de actividades realizadas por los indicados profesionales, los mismos que están numerados correlativamente, tienen el mismo estilo,
el mismo tipo de letra, y además consignan las mismas actividades realizadas y son tal como se detalla a continuación: 1. Inspección de Terreno 1. Revisión Expediente: Planos Metrados Análisis de Costos Unitarios Presupuesto Estos Honorarios Profesionales fueron cancelados con Comprobante de Pago Nº 5173 del 27 Set.2002, al Ingº Carlos Barrantes Pérez y Comprobante de Pago Nº 5327 del 04 Oct.2002, al Arqº Ruy David Pardo Neumann, por S/. 3,000.00 c/u. Con Informes Nºs 1616-2002 y 1617-2002-DI/MPP de fechas 23 y 24 Oct.2002, respectivamente, el Director de Infraestructura remite los Informes de Actividades de los mencionados profesionales a la Dirección Municipal solicitando el pago correspondiente al mes de Octubre, en los que igualmente ambos detallan las mismas actividades, como son: 1. Inspección de Terreno 2. Evaluación de Requisitos previos a la firma del Contrato: - Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado. - Capacidad Libre de Contratación - Garantía de fiel cumplimiento del contrato. Cancelándose los honorarios profesionales con Comprobante de Pago Nº 05790 del 30 Oct.2002 al Ing.Carlos Barrantes Pérez y Comprobante de Pago 05829 de fecha 31 Oct.2002, al Arq. Ruy David Pardo Neumann, por S/. 3,000.00 c/u. Estos pagos realizados por un total de S/. 12,000.00, a razón de S/. 6,000.00 a cada profesional, según como se detallan en Anexos N°s 04 y 05 adjuntos, se presumen son ilegales, toda vez que la Buena Pro quedó consentida recién el 27 Set.2001, mediante Resolución de Alcaldía Nº 877-2002-A/MPP, dándose inicio a la Obra el 12 Nov.2002, según Acta de Entrega de Terreno. Los hechos expuestos, contravienen el Art. 3° del Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante D.S Nº 012-2001-PCM, que establece, “Los procesos de adquisición y contratación regulados por esta Ley y su Reglamento se rigen por los principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía, vigencia tecnológica y trato justo e igualitario; teniendo como finalidad garantizar que las entidades obtengan bienes, servicios y obras de calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados”. A su vez el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado con Decreto Supremo Nº 013-2001-PCM en el Art. 148º Inspector o Supervisor de Obras, señala: “Toda obra contará de modo permanente y directo con un inspector o un supervisor, quedando prohibida la existencia de ambos en una misma obra”; y el Art. 149º Funciones del Inspector o del Supervisor de Obra, señala: “La Entidad controlará los trabajos efectuados por el contratista a través del inspector o supervisor, según corresponda, quien será el responsable de velar directa y permanentemente por la correcta ejecución de la obra y del cumplimiento del contrato”, siendo que el Ingº Ruy David Pardo Neumann y Carlos Barrantes Pérez fueron contratados antes del inicio de la obra y que las actividades informadas como ejecutadas por ambos profesionales son similares, no se ajustan a la Ley como es el de velar directa y permanentemente por la correcta ejecución de la obra, por no haberse iniciado la misma, no justificándose por lo tanto los pagos efectuados.
A su vez el Art. 14º numeral 14.2 del capítulo II de la Ley N° 27573, Ley del Presupuesto del sector Público para el Año Fiscal 2001 establece que los Contratos de Servicios no Personales o Contratos de Locación de Servicios deben ser autorizados por el Titular del pliego o por quien delegue éste dicha autorización, previo informe favorable de la Oficina de Presupuesto y Planificación de la entidad, respecto a la disponibilidad presupuestal correspondiente y de la Oficina General de Administración o Personal, según corresponda, sobre las calificaciones del locatario, la naturaleza del servicio, el tiempo de duración del mismo y el monto de los honorarios. . Los hechos expuestos han traído como consecuencia un perjuicio económico a la entidad por el importe de S/. 12,000.00. Habiendo sido originado por deficiencias en controles internos que no permitieron que el Titular de la entidad tome conocimiento de la irregularidad que se estaba produciendo con la autorización de la Dirección Municipal.
III.
CONCLUSIONES Como resultado del Examen Especial relacionado con la Adquisición de Bienes y Servicios, se ha llegado a las siguientes conclusiones: 1. Que la Dirección de Logística no ha llevado el Registro de Procesos de Selección y Contratos, en el cual se registran los procesos de Licitación Pública, Concursos Públicos, adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, así como los contratos derivados de estos procesos, y por lo consiguiente no se ha remitido la información trimestral requerida por el CONSUCODE. Así mismo, no se ha remitido trimestralmente información a la Contraloría General de la República, de los procesos de selección culminados en el trimestre, situación que transgrede el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado con Decreto Supremo No. 013-2001-PCM, concordaste con la Directiva No. 014-2001-CONSUCODE/PRE aprobado con Resolución No. 119-2001CONSUCODE/PRE; y la Directiva No. 005-2001-CG/OATJ aprobada con Resolución de Contraloría No. 092-2001-CG.
(Observación N° 1). 2. Que, en la Licitación Pública No. 002-2001-CE/MPP convocada para la Adquisición de cuatro (4) camiones volquetes de 15 m3, se estuvo realizando en forma irregular y que además después de otorgar la Buena Pro, la Comisión Especial viajó a Lima generando un gasto innecesario de S/. 3,320.77, pues existían pruebas suficientes para no proseguir con dicho proceso, y después de haberse vencido el plazo para dejar consentida la Buena Pro, la Comisión Especial solicita al Titular de la entidad, declare nula de oficio el mencionado proceso. Las observaciones que se determinaron en dicho Proceso de Adquisición, son: -
La Adquisición no estaba contenido en el Plan Anual de Adquisiciones del año 2001. El aviso de convocatoria no indicaba la condición y año de fabricación de los vehículos a adquirir, que sí estaba contemplado en las Bases.
-
No se ha evidenciado que los dos (2) postores (Distribuidor y sub distribuidor) hayan prestado los documentos faltantes, como son:
-
El Manual de Taller y la Garantía específica por cada vehículo. Según las Actas de la Comisión Especial la Propuesta Técnica era conforme no existiendo ninguna observación por parte de los Técnicos Expertos, y es con el Informe No. 001-2001-CE/CPP de fecha 14 Jun.2001, que la Comisión Especial informa al Alcalde las irregularidades existentes solicitando sea anulada de oficio el proceso un día después de haberse vencido el plazo para quedar consentida la Buena Pro. Los formatos que usó la Comisión Especial tuvo un encabezamiento diferente a los contenidos en las Bases del concurso. Los dos postores presentaron el mismo Taller: Inversiones Nor Oriente (Km. 2 Carretera Piura a Sullana), el cual fue verificado por la Comisión Especial, observándose que no contaban con los repuestos necesarios para el mantenimiento de la maquinaria ofertada, no obstante en estas condiciones y sin además haber presentado la documentación faltante se procedió a otorgar la Buena Pro.
-
Según los postores el CONSUCODE había dado conformidad por teléfono de que se oferten los mismos vehículos por los dos (2) postores, y que iban a regularizar esta conformidad mediante la remisión del Oficio No. 002-2001-MPP/CEA, el mismo que no fue remitido al CONSUCODE. Los hechos expuestos transgreden lo establecido en el Art. 3° del Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, así como lo establecido en los Arts. 10°, 25° y 38° del Reglamento de la misma.
(Observación N° 2). 3. Que, la Comisión Especial Permanente, realizó dos procesos de adjudicaciones de Menor cuantía para adquirir agregados y ladrillos KK para la obra Construcción Módulos Villa Perú - Canadá, teniendo como cronograma de los procesos las mismas fechas, no habiéndose notificado a PRMPYME; además en los expedientes de los procesos no están archivados las Cartas de las invitaciones realizadas. Con relación a la adquisición de 107,100 ladrillos King Kong artesanal de primera calidad de 24 x 14x 9 tipo caravista, se otorgó la Buena Pro al proveedor Representaciones y Constructora Cesar's S.A., asignándole en el Cuadro de Necesidades 43 puntos y que según Libro de Actas, dicho postor sólo alcanzó 39 puntos, otorgándole la Buena Pro, por su oferta de S/. 19,063.80. El contrato se suscribió después de 25 días de otorgada la Buena Pro, y según las Bases después de un día de otorgada la Buena Pro, debió suscribirse. Una parte del ladrillo, es decir 8,500 unidades fue entregada después de 21 días de firmado el contrato, es decir el 12.Jul.2001, sin embargo, en su propuesta era después de 5 días, y es con fecha 18.Jul.2002, que el Director de Logística le otorga 24 horas para entregar el material faltante, ante el cual el proveedor solicitó la resolución del contrato y que se le cancele los ladrillos que ya había remitido, y procediéndose a aplicar la multa correspondiente y el pago de la diferencia, sin haberse emitido la Resolución de Alcaldía por la resolución del contrato, ni mucho menos se ha efectuado el trámite correspondiente para el resarcimiento de daños y perjuicios ocasionados por el incumplimiento del contrato.
Los hechos expuestos han trasgredido los Arts. 45°, 50° y 93° del Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, así como los Arts. 3° y 38° del Reglamento de la mencionada Ley.
(Observación N° 3). 4. Que al declararse nulo de oficio el Proceso de Licitación Pública No. 002-2001-CE/MPP, con fecha 14.Jun.2001, el Ing. Genaro Salas Dorado-Miembro Experto Independiente designado con Resolución de Alcaldía No. 291-2001-A/MPP de fecha 05.Abr.2001, presenta su Informe S/n de fecha 14.Jun.2001, al Sr. Juan Avalos León, Director General de Administración quien da conformidad y sin ningún proveído se elabora la Orden de Servicio para el pago del saldo de los Honorarios del referido experto independiente. En dicho Informe el experto expone detalladamente las irregularidades que hubieron en el proceso desde el momento que se evaluó la Propuesta Técnica, irregularidades que no fueron informadas oportunamente ni constan en las Actas de la Comisión Especial, procediéndose al pago total, sin haberse observado que dicho experto independiente no cumplió a cabalidad su función para lo cual se le contrató, por lo que el pago correspondiente a la última cuota de S/. 1,235.40 correspondiente al 30 % a la recepción conforme de los vehículos y/o a la conclusión del Proceso de selección resulta improcedente, en cumplimiento al Art. 24° del Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
(Observación N° 4). 5. Que, el rodillo vibrador DYNAPAC, asignado a la Dirección de Infraestructura, se le a efectuado mantenimiento y reparaciones en forma escalonada, servicios que fueron prestados por la Empresa Lubricentro Luren, emitiéndose las Ordenes de Servicio que se indican: - Orden de Servicio No. 1081 24.Jul.2002 - Orden de Servicio No. 1324 05.Set.2002 - Orden de Servicio No. 1602 28.Oct.2002
S/. 7,600.00 9,500.00 11,250.00
Evaluado el proceso se observó que el precitado proveedor no cuenta con un local para su funcionamiento, y que a su vez carece de Licencia Municipal de Funcionamiento, y que las reparaciones se han efectuado sin que previamente se realice un proceso de selección, determinándose que para efectuar la última reparación se ha simulado un proceso de selección, con la finalidad de regularizar la reparación efectuada, proceso en el que se consideró la participación de empresas que brindan otros servicios y no el de reparación de maquinaria pesada. Los hechos expuestos han trasgredido lo establecido en los Arts. 3° y 10° del Texto Unico Ordenado de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
(Observación N° 5). 6. Que el Director de Infraestructura, Ing. Alejandro Pasache Boyer solicitó a la Dirección Municipal, la contratación de los profesionales Arq. Ruy David Pardo Neumann y del Ing. Carlos Adolfo Barrantes Pérez, como Inspector e Inspector Adjunto respectivamente, de la obra: Construcción Puestos de Venta Mercado Minorista "Las Capullanas", sin que la Buena Pro de la mencionada obra quede consentida, ni mucho menos se iniciase su ejecución. La contratación fue autorizada por el Director Municipal, Sr. Jacob Barrantes
Arrese, quien también dispuso el pago de honorarios en S/. 3,000.00 a cada profesional, a partir del 01 Set.2002, no obstante a esa fecha el honorario que venían percibiendo los supervisores era de S/. 1,800.00, y que solo se designaba un supervisor por obra, contrataciones que eran autorizadas con Resolución de Alcaldía, pero que en el presente caso se omitió. La obra se inició el 12.Nov.2002 según Acta de Entrega de Terreno y es el mismo Director de Infraestructura Ing. Alejandro Pasache Boyer, quien solicita nuevamente a la Dirección Municipal, mediante Informe No. 1618-2002-DI/MPP de fecha 28 Oct.2002 que se designe como Inspector al Arq. Ruy David Pardo Neumann a partir del 17.Oct.2002, sin mencionar que dicho profesional supuestamente ya venía prestando servicios desde el 1° Set.2002, acción esta que se omitió con la finalidad de sorprender al titular a fin de que autorice la contratación y no tomará conocimiento que dicho profesional ya venía laborando desde antes del inicio de la obra; no solicitando dicha autorización para el Ing. Carlos Barrantes Pérez igualmente con la finalidad de que el titular no tome conocimiento de que se estaba contratando indebidamente a un Inspector Adjunto, y aún más antes del inicio de la obra, acciones que la Dirección de Infraestructura en coordinación con el Director Municipal, y sin conocimiento del titular. Los pagos por los honorarios se efectivizaron con la presentación de sus Informes de actividades presentados por los mencionados Inspectores, habiendo informado ambos las mismas actividades, y es más los documentos (informes) son similares en cuanto a fondo y forma, y están aprobados por el Director de Infraestructura, habiéndose pagado por los meses de Septiembre y Octubre el monto de S/. 6,000.00 a cada Inspector, lo cual resulta un pago indebido por no haber laborado en dichos meses, al no iniciarse la obra, y que las actividades que supuestamente indican haber realizado no justifican el pago efectuado; presumiéndose además que dichos profesionales tampoco laboraron en los meses de Noviembre y Diciembre del presente año, al no ser ubicados en obra, más aún se encontró suprvisando dicha obra al Ing. Arturo Coronado Peralta, acciones que han trasgredido lo dispuesto en el Art. 3° del Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado; y los Arts. 148° y 149° del Reglamento de la mencionada Ley. Del mismo modo se ha contravenido el Art. 14°, numeral 14.2 del Capítulo II de la Ley N° 27573, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2002.
(Observación N° 6). IV.
RECOMENDACIONES Teniendo en consideración las Observaciones y Conclusiones y en mérito a las atribuciones contenidas en el Art. 15º inciso b) y f) de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, aprobado con Ley Nº 27785, y con el fin de coadyuvar a la gestión en el logro de los Objetivos y Metas, consideramos pertinente efectuar las siguientes Recomendaciones:
AL CONCEJO MUNICIPAL: 1.
Que, la Dirección Municipal disponga que la Dirección de Logística, bajo responsabilidad implemente el “Registro de Procesos de Selección y Contratos” en el cual deben registrar todos los procesos de Adjudicación que se realizan, así como los contratos derivados de los mismos, en cumplimiento al Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
(Conclusión No. 1)
2.
Que, la Dirección de Logística cumpla con remitir la información sobre los procesos de selección al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE y a la Contraloría General de la República, dentro de los plazos establecidos, en cumplimiento a la normatividad legal vigente.
(Conclusión No. 1) 3.
Que, la Dirección General de Asesoría Jurídica inicie el trámite correspondiente para que la ex – Comisión Especial restituya el importe de S/. 3,320.77 más intereses legales pagados indebidamente por gastos de comisión de servicio a la ciudad de Lima, de acuerdo al Anexo No. Del presente informe.
(Conclusión No. 2) 4.
Que, los Comités Especiales al llevar acabo los procesos de selección, den cumplimiento estricto a las normas y disposiciones que regulan dichos procesos, asi como el cumplimiento irrestricto de las bases que se formulan para llevar acabo los mismos. Asi mismo dichos Comités antes de proceder a invitar a los postores, verifiquen formalmente su constitución, a fin de evitar contratar con proveedores que vienen desarrollando actividades sin contar con la Autorización Municipal correspondiente.
(Conclusión No. 3 y 5) 5.
Que, la Dirección General de Asesoría Jurídica inicie el trámite para recuperar el importe de S/. 1,235.40 pagados indebidamente al ex – miembro Experto Independiente, Ing. Genaro Salas Dorado por no haber cumplido a cabalidad su asesoramiento para lo cual fue contratado.
(Conclusión No. 4) 6.
Que, la Dirección General de Asesoría Jurídica, inicie el trámite correspondiente para recuperar el importe de S/. 12,000.00 más los intereses legales pagados al Inspector e Inspector Adjunto de la Obra: Construcción de Puestos de Venta –Mercado Minorista “Las Capullanas”, por no haber laborado en la obra mencionada.
(Conclusión No. 6) 7.
Que, la Alta Dirección en la designación de los Comités Especiales tenga en consideración la idoneidad de los profesionales que lo integraran, a fin de salvaguardar los intereses de la Municipalidad y la buena imagen que debe proyectar a la comunidad.
(Conclusión No. 2, 3 y 5) 8.
Que, la Alta Dirección disponga que la Dirección de Desarrollo Institucional en coordinación con la Dirección General de Administración y la Dirección de Logística, elaboren Manuales de Procedimientos para llevar acabo cada uno de los Procesos de Selección, a fin de evitar en lo posible se susciten errores o hechos irregulares.
(Conclusión No. 1, 2, 3 y 5)
9. Que, se establezca el grado de responsabilidad administrativa y se aplique las sanciones que correspondan a los funcionarios y ex – funcionarios comprendidos en las observaciones Nos. 01, 02, 03, 04, 05 y 06).
(Conclusión No. 1, 2, 3, 4, 5 y 6)
San Miguel de Piura, Diciembre 31 del 2002.
